Vikarieanskaffning Nybro kommun

Vikarieanskaffning Nybro kommun Författare Andreas Johansson, Mathias Sunnegård Ensolution AB E-post [email protected] Mobil 0709 90 00 30 Version 1.0 Datum 2014-10-04

INLEDNING Bakgrund Omsorgsnämnden prognostiserar ett underskott i resultat för 2014, vilket leder till att en översyn av arbetsmetoder behövs genomföras för att hitta en effektiv organisering av vikarieanskaffningen för att uppnå en till lägsta kostnad. Resultatet av KPB har visat att omsorgsförvaltningen har en högre kostnad för hemtjänst än snittet i riket. Genom en analys har förvaltningen därför beslutat att gå vidare genom att göra en fördjupad studie av organisationen för vikarieanskaffning genom ett tilläggsuppdrag till tidigare leverantör. Idag förbrukar omsorgsförvaltningen 33mkr på vikarier årligen (2013). Anskaffningen av vikarier sker dels genom en organiserad bemanningsenhet och dels ute i verksamheten i den dagliga driften.

UPPLÄGG Avser följande frågeställningar/moment har analyserats • Processkartläggning - Kartlägga hur vikarieanskaffningen utförs i dagsläget • Vikariekostnader - Utreda skillnader i vikariekostnader/timme • Ge förslag på alternativa organisationer och dess konsekvenser för verksamhet och ekonomi • Ge förslag på hur vikarieanskaffningen bör organiseras optimalt sett ur ett kostnadsperspektiv och ett arbetsgivarperspektiv

METOD De metoder som har använts är kalkylering, processkartläggning, jämförelser och intervjuer.

Analysmodell Vi har arbetat fram en analysmodell som bygger på att vi analyserar verksamheten ur olika perspektiv, nämligen produktivitet, personalstrategi och processer. Sammanvägt ska dessa perspektiv ge en totalbild av verksamhetens effektivitet.

Bild 1: Analysmodell



 

Analys av produktivitet. Syftet är att jämföra produktiviteten i kommunen, jämfört med andra kommuner. Här kan bl.a. ställas frågor som: Har kommunen en dyr vikariekostnad jämfört med andra kommuner? I så fall vad beror detta på? Personalstrategi vikarier. Hur ser personalstrategin ut för vikarier? Hur mycket används poolen kontra timvikarier? Processkartläggning. Hur ser vårt arbetssätt ut? Hur planerar vi och följer upp vikarieanskaffningen? Kan vi hitta förbättringsförslag på hur vi kan arbeta smartare?

Sammanlagt medför dessa delar att vi kan ta fram ett antal förbättringsförslag för att göra verksamheten effektivare.

Processkartläggning I projektet kartlades organisationen och vikarieanskaffningsprocesserna tillsammans med enhetschefer, områdeschefer och bemanningschef. Under kartläggningen av delprocessen ”Beställning och förmedling av vikarier” kunde ses att korttidssjukanmälningar behandlas på olika sätt i de olika förvaltningarna. Inom äldreomsorgen sker anmälan direkt till bemanningen och därefter skickar personen ett meddelande till enhetschefen och meddelar att han/hon är sjuk. Inom OF hanteras det på två olika sätt, det ena är att de i första hand försöker ersätta korttidssjukanmälningar internt inom personalgruppen (med årsarbetstid) och om inte det går att lösa internt kontaktas bemanningen och även enhetschefen. Det andra sättet kring hantering av korttidssjukanmälningar inom OF är att en ansvarig samordnare tar beslut om den behöver ersättas eller inte. Under kartläggningen kunde också konstateras att enhetscheferna var väldigt nöjda med hur det fungerade nu och att samarbetet med bemanningsenheten fungerade väldigt bra. Det fastställdes också att bemanningsenheten har många uppgifter utöver just vikarieanskaffningen. De har exempelvis hand om all rekrytering och jobbar aktivt mot gymnasiets vård- och omsorgsprogram där de bl.a. garanterar jobb till de som uppfyller kommunens krav.

Bild 2: Exempel från processen beställning och förmedling av vikarier.

Kalkylering Parallellt med kartläggningen gjordes en kalkylering av vikariekostnaderna för de olika verksamheterna. Kalkylen visar vad vikarieinsatserna kostar. Genom kalkylerna erhålls ett bra material för jämförelser mellan ex. pool och vikarie. Här följer en kort beskrivning av de olika stegen för att räkna fram kostnad per insats:   



I steg ett identifieras vikarieverksamhetens insatser, enheter och volymer inom äldre- och handikappomsorgen. I steg två hämtas ekonomisk information för att relatera kostnaderna till vikarieverksamheten. I steg tre fördelas kostnaderna upp i två olika huvudaktiviteter: o Administration (bemanningsenheten) o Direkta vikariekostnader I steg fyra sammanställs beräkningen av insatserna, dvs. en enhetskostnad och en totalkostnad per insats. Totalkostnaden består då av den direkta vikariekostnaden och den fördelade gemensamma administrationskostnaden. Den delas med den totala volymen av vikarieanvändning i kommunen, resultatet blir en kostnad per insats. Kostnaderna delas också upp på enheter ex. pool och timvikarier, dessa kostnader delas med den använda volymen av respektive enhet och vi får då fram en enhetskostnad.

All analys i modellen har gjorts med hjälp av kostnadsdata för halvåret jan-juni 2014. Antalet timmar har vi fått manuellt per anställningsform från bemanningsenheten. Verksamheten kan därmed analyseras utifrån perspektiv såsom: • •

Kostnad per timme, totalt och per anställningsform. Jämförelse med andra kommuner.

ANALYS Bild 4 nedan visar hur flera olika faktorer samverkar för att skapa det resultat som bemanningsenheten har. De grönmarkerade faktorerna i bilden utgör stommen i vad som påverkar bemanningens kostnader och de har i sin tur påverkande faktorer.

Följande tabell visar en sammanställning av nettokostnad per timme för insatsen Personlig assistans, LASS, egen regi: Insats

Fördelning

Kostnad

Nettotimkostnad Antal tim

LSS_Personlig assistans, kommunal LASS (inkl. administration och kommunnivå)

100,00%

6 484 681

63

LSS_Personlig assistans, kommunal LASS (kostnader på objektnivå)

93,94%

6 091 709

59

114 929

Detta medför en nettotimkostnad (baserat på det totala antalet timmar LASS i egen regi) på ca. 63 kr Bild 4: Analysbild

Första faktorn att ta hänsyn till är behovet av bemanning. Detta är grunden till varför det behövs en bemanningsenhet. Det som påverkar hur behovet av bemanningen ser ut är bl.a. sjukskrivningar och ledighetsplanering. Här kan konstateras att Nybro har en ganska hög korttidssjukfrånvaro på ca 8 %. Detta påverkas inte bara av sjukskrivningar utan även av ledighetsplanering. Ledighetsplaneringen ska ske till enhetscheferna innan den 20e varje månad. Detta följdes dåligt av medarbetarna i början men har blivit bättre enligt enhetscheferna. Det påverkar ändå att det blir behov av fler bokningar. Självklart påverkar andra faktorer såsom historik/tradition och arbetssätt som påverkar utfallet av sjukskrivningar och ledighet. Hur hårda cheferna är med att all ledighet måste vara rapporterad innan den 20e annars får du inte vara ledig för att det ska vara så enkelt som möjligt för bemanningen att planera. Hur cheferna följer upp korttidssjukfrånvaro på ex. återkommande personer och hur jobbar dem för att förebygga korttidsfrånvaron (när är det t.ex. ok att sjukskriva sig eller att inte vilja arbeta?). I vilken utsträckning vikarier faktiskt sätts in när ordinarie personal är borta påverkar också resultatet. Men är väl fungerande bemanningsenhet är det då ”smidigt” sätta in vikarier. Det ska det givetvis vara men det påverkar den totala mängden vikarier i en hög utsträckning. Alla behoven av bemanning påverkar i sin tur den andra faktorn, hur mycket eller lite bokningar det kommer till bemanningen. Antalet bokningar styr i sin tur den tredje faktorn, antalet personal på bemanningen. I Nybro kommun får bemanningsenheten in relativt mycket uppdrag samt uppdrag som är större än normalt. Detta gör att bemanningen idag har ganska mycket personal. Hur servicenivån ser ut på bemanningen påverkar också antalet personal. Här har Nybro idag en väldigt hög servicenivå men långa öppettider både på vardagar och helger. En sista delfaktor som påverkar antalet personal

är produktiviteten på bokarna. Här handlar det mycket om rutiner för bokningar av timvikarier och poolen. Det är således flera olika faktorer som samvarierar och som har medfört att Nybro har den nivå på bemanningsenhet som man faktiskt har.

Produktivitet Kostnaderna för vikarieanskaffningen i Nybro uppgår till 4 372 807kr för OF och 14 441 483kr för ÄO (jan-juni 2014). I bild 5 nedan ses vikariekostnaderna uppdelat på intermittenta (timmisar), tillsvidare (pool), visstid och övrigt. I bilden kan det också utläsas kostnaderna för introduktionen för intermittenta och tillsvidareanställda. Längre ner i bilden har det lagts in administrationskostnaden dvs. bemanningens kostnader, här är även inräknat enhetschefens för bemanningsenhetens lön. Timkostnaderna för vikarierna inkl. administration hamnar på 314 kr/timme för OF och 307 kr/timme för ÄO. Ersättningen för vikarierna ligger på 280 kr/timme. Det innebär i sin tur att Nybro går minus ca.30 kr/timme för både OF och ÄO för perioden janjuni. I kostnader innebär detta ca 1,8 miljoner kronor minus första halvåret. Analyseras tidigare utfall så ses tydligt att resultat ofta är så här första halvåret för att sedan hämtas upp under andra halvåret. Det är alltid svårt att prognostisera men det troliga är att det kommer gå ner mot ca 500 000kr minus i år.

Bild 5: Vikariekostnad, OF och ÄO Den totala kostnaden för vikarieanskaffningen för Nybro kommun under perioden jan-juni ligger på 18,8mkr, med en korttidssjukfrånvaro på ca 10%. Två helt slumpmässigt utvalda kommuner har valts ut som jämförelse, som väljs att benämnas som kommun 1 och kommun 2 i detta sammanhang. Kommun 1 har en korttidssjukfrånvara på ca 8% och hade 2013 en totalkostnad för bemanningen på 14mkr. Kommun 2 har en korttidssjukfrånvaro på ca 16,5% och har en

totalkostnad för sin bemanning på 11mkr för jan-aug. Både kommun 1 och 2 är mer än dubbelt så stora sett till invånare jämfört med Nybro kommun. Den stora skillnaden mellan kommun 1, 2 och Nybro är att kommun 1 och 2 i större utsträckning löser frånvaron utan vikarier. Detta utan att kostnaderna på enheterna ökar i samma utsträckning. De har också (naturligt) en lägre bemanning på deras bemanningsenheter.

Användning av vikariegrupper I bild 6 nedan kan kostnaderna för respektive vikariegrupp utläsas. Här syns tydligt att det inom OF är lägre timkostnaderna när de använder sig av poolen i stället för ”timmisar”. Inom ÄO är det inte någon skillnad på timkostnaden om det kommer ifrån poolen eller ”timmisar”. Så för att vara så kostnadseffektiv som möjligt är det bättre att använda sig av poolen i så stor utsträckning som möjligt. Detta kan också ses börjat hända i Nybros fall, se bild 7, där det kan ses tydligt hur antalet timmar för poolen ökat genom åren medan timmarna för ”timmisarna” har minskat.

Bild 6: Vikariekostnad, per vikariegrupp

Bild 7: Antalet använda timmar jan- juni åren 2011-2014

Vägval Resultatet för bemanningsenheten 2014 ser ut att gå emot ett negativt resultat på -500 000kr vilket motsvarar ungefär en tjänst. Vi ser fyra olika vägval som Nybro kommun skulle kunna välja utifrån ett förbättringsperspektiv. Vilket av valen som är mest relevant för Nybro är upp till förvaltningen att välja. 1. Minska bemanningen med en tjänst genom att behovet minskar Ett möjligt vägval för att minska kostnaderna är att minska bemanningsenheten med en tjänst. För att detta ska bli trovärdigt att genomföra behöver något förändras i inflödet till bemanningen. Ett sätt att minska inflödet är att få behovet att minska. Detta kan handla om att få ner den höga korttidsfrånvaron som finns idag. Där ser vi att enhetscheferna i större utsträckning kan ta ett ansvar och lära av varandras arbetssätt. Det som kom fram under processkartläggningen var att enhetschefer som ger bättre återkoppling och som samordnar återkommande korttidssjukfrånvaro är att behovet inte uppstår i samma utsträckning. 2. Minska bemanningen med en tjänst genom att dra ner på öppettider och servicenivån Ett annat vägval för att kunna minska bemanningen med en tjänst är att dra ner på servicenivån och öppettiderna på bemanningsenheten. I dagsläget har bemanningen öppet långa dagar och även öppet på helger. Detta gör att det krävs en större personalstyrka, vilket leder till högre kostnader. En bidragande orsak till öppettiderna är också behovet och risken med att minska öppettiderna är att det leder till mer kvalificerad övertid vilket sätter större krav på enhetscheferna och personalgrupperna för att detta inte ska inträffa. 3. Organisationsförändring, utöka bemanningens ansvar till fler förvaltningar Ett tredje vägval är att utöka bemanningsenhetens ansvar till fler förvaltningar. Genom att utöka bemanningens ansvar så skulle de kunna bibehålla den personalstyrka de har idag men med ett större uppdrag. Då minskar den strukturella kostnaden för öppettider och helger. Att utöka ansvaret till fler förvaltningar skulle också kunna innebära stordriftsfördelar. Det finns några kommuner som har gått till att bemanningsenheten i princip ansvarar för alla kommunens förvaltningar. Hur detta har gett utslag i stordriftsfördelar upplevs positivt men har varit svårt att utvärdera. 4. Gå tillbaka till det mer traditionella arbetssättet med att enhetscheferna har ansvar Det fjärde vägvalet är att gå tillbaka till hur det såg ut tidigare, och då lägga över vikarieanskaffningen till enhetscheferna i stället för bemanningsenheten. Efter intervjuer med enhetscheferna om hur lång tid de la ner på vikarieanskaffningen tidigare jämfört med nu är slutsatsen att de skulle få lägga ner totalt ca.2600 timmar mer om året än de gör idag. Med detta som beräkningsgrund är detta alternativ mer kostsamt. Detta alternativ skulle inte vara gångbart, dels med tanke på de förändringar som det skulle innebära och dels för att vi kan inte se någon direkt ekonomisk vinning att göra förändringen.

SLUTSATSER OCH REKOMMENDATIONER Samtliga deltagare som medverkat i projektet har visat ett stort engagemang och bidragit till en effektiv kartläggning av vikarieanskaffningen. Vi hoppas att detta i förlängningen ska leda till ett gemensamt arbetssätt i vikariehanteringen.

KONTAKTINFORMATION Ensolution AB Andreas Johansson Slottsmöllans företagscenter 302 32 Halmstad Tel: 035-22 77 30 Mobil: 0709-90 00 30 andreas.johansson@ensolutio n.se

Det påverkar strategin i användningen av vikariepersonal som också påbörjats redan innan detta projekt.

Grev Turegatan 35B 114 38 Stockholm Tel: 08-640 70 00 Fax: 08-24 70 01 E-post: [email protected]

Vi ger följande rekommendation till fortsättning:

Besök oss på www.ensolution.se

• •

Besluta om en av riktlinjerna som ni vill gå vidare med. Skapa en handlingsplan och ansvar för detta val. Viktigt att tid avsätts för detta.