Udbudsjuraen Vibeke Jessen chefkonsulent, udbudsjurist
Agenda – Udbudsjura • Beregning af tærskelværdier • Teknisk dialog • Sortimentsudbud
”En ekspert er en person, som har begået alle de fejl, som er muligt at begå på et begrænset område” Niels Bohr
Erfaring er den betegnelse, alle mennesker giver deres fejltrin.” "
Oscar Wilde
Beregning af tærskelværdier, 2012/2013
Statslige kontrakter: 968.383 kr. Regionale og kommunale kontrakter: 1.489.820 kr.
Beregning af tærskelværdier – hvordan? Saglig vurdering af kontraktværdien Bedste skøn på tidspunktet ved udsendelse af : • Annonce • Udbudsbekendgørelse Tidsmæssig beregning • Sagligt skøn over varighed af kontakten • Tidsubegrænset 48 måneder • Serviceaftale 48 måneder
Tærskelværdier – indkøb af ensartede produkter Successive indkøb sammenlægges • 12 måneder ad gangen (medmindre kontrakten er længere) Fx byggematerialer, møbler, emballager, rengøringsprodukter, fødevarer.
IKKE fast indkøbsmønster • pr. kontrakt Selvstændig enhed • Eget budget, finansiering, udbudsforretning. • Skal ikke sammenlægges med overordnet myndighed.
Beregning af tærskelværdier Opdeling i delaftaler - Samlet værdi - 80/20 regel SKAL medtages - Afgifter (fx registreringsafgifter) - Optioner Skal IKKE medtages - Moms
Teknisk dialog • Udbudsdirektivet: • Inden de ordregivende myndigheder indleder en udbudsprocedure, kan de ved hjælp af en teknisk dialog søge eller modtage rådgivning, der kan benyttes til udarbejde udbudsbetingelserne, dog forudsat at en sådan rådgivning ikke har til følge, at konkurrencen forhindres.
Teknisk dialog • ” … dog forudsat at en sådan rådgivning ikke har til følge, at konkurrencen fordrejes (præamblen til direktivet)
• Traktatens almindelige vilkår om ligebehandling, gennemsigtighed og ikkediskriminination • Gennemsigtighed om dialogens formål • Lige adgang til information for markedet
• Krav om offentlighed omkring dialogen? • Måske – vejledende forhåndsmeddelelse i TED og udbud.dk
Teknisk dialog – typiske faldgruber •
Tilbudslisten må ikke ”blindt” blive en opremsning af en eller flere leverandørers varekatalog (f.eks. AV Form A/S mod 12-by Gruppen – 23.marts 2011)
•
Udbuddet skal indeholde alle væsentlige oplysninger fra dialogen
•
Udbuddet skal udligne fordel, der måtte være ved at deltage i dialogen, jf. f.eks. European Dynamics mod Kommissionen, T-345/03 om eksisterende leverandørs kenskab til it-systemet CORDIS
•
Forretningshemmeligheder og udbud • Hvis oplysninger, som kun er en leverandør bekendt er relevante for udbuddet, skal de oplyses. Ellers er denne leverandør i udgangspunktet inhabil
Bevisbyrde og dokumentationskrav Offentlighedsloven: • §6 (notatpligten) • Ordregivers bevisbyrde • AV-Form A/S mod 12-by gruppen
Eksempel på proces for teknisk dialog Trin 1: Ordregiver fastlægger indholdet af den tekniske dialog – dvs. de dokumenter m.v. som ordregiver ønsker at få en bred markedsdialog til. Trin 2: Ordregiver fremsender vejledende forhåndsmeddelelse, og ordregiver offentliggør samtidig via egen hjemmeside eller via elektronisk værktøj materialet med anmodning om at modtage bemærkninger m.v. vedr. materialet. Ordregiver fastlægger evt. en frist for hvornår bemærkningerne senest skal være myndigheden i hænde. Trin 3 Ordregiver modtager bemærkningerne og gennemgår de disse. Ordregiver indarbejder evt. relevante bemærkninger i udbudsmaterialet som herefter kan offentliggøres under hensyntagen til udbudsformen.
Sortimentsudbud
”Erfaring: En kam livet giver dig, efter at du har mistet dit hår.” Judith Stern
Sortimentsudbud - definition • Udbud, hvor der inden for en eller flere afgrænsede kategorier af varer ønskes tilbud på et bredt sortiment.
• Ofte bestående af flere tusinde ”varenumre”.
• Én eller flere rammeaftaler.
”Det er en almindelig fejltagelse blandt folk, der prøver at designe noget fuldstændig idiotsikret, at undervurdere fuldstændige idioters opfindsomhed.” Douglas Adams
Problemstillinger 1) Krav til den kvantitative/kvalitative beskrivelse af varerne. Eksempel: Udbud af kontorartikler Niveau 1: ”Kontorartikler” Niveau 2: ”Skriveredskaber” Niveau 3: ”Kuglepenne” Niveau 4: ”Kuglepen, blå, klikfunktion, 0,7”
2) Krav til prissætning og evaluering af varerne. To sider af samme sag?
Problemstillinger EU-Domstolens praksis – overordnede principper Sag C-496/99 P, CAS Succhi di Frutta
Praksis fra Klagenævnet for udbud • Der er afsagt en del kendelser om tilrettelæggelse og håndtering af sortimentsudbud
• Kendelserne er meget konkrete • Linjen i praksis er ikke klar, men følgende generelle retningslinjer kan udledes ”Det er ikke fordi ting er vanskelige vi ikke tør, det er fordi vi ikke tør de er vanskelige” Lucius Seneca
Tre grundmodeller for beskrivelse 1. Udbud af en klart defineret og udtømmende vareliste (”klassiske model”) Eksempel: ”Kuglepen, blå, klikfunktion, 0,7”
• Fordele: • Udbuddets genstand er entydigt og klart beskrevet, • fuld konkurrenceudsættelse, • ensartet evalueringsgrundlag
• Ulemper: • Ressourcekrævende for ordregiver, • mindre sortiment, • eventuel begrænsning af potentielle leverandører
Tre grundmodeller for beskrivelse 2. ”Katalogmodellen” Kendetegn: • Standardiserede varer • Bredt sortiment Fordele: • Enkel at anvende for ordregiver • Bredt sortiment Ulemper: • Vanskelig evaluering • Juridisk usikker
Tre grundmodeller for beskrivelse 3. ”Andre varermodellen”
Kendetegn: • Vareliste (obligatorisk) • Mulighed for byde ind med ”andre varer”(ikke obligatorisk) Fordele: • Enkel at anvende for ordregiver • Bredt sortiment Ulemper: • Vanskeligt at konkurrenceudsætte priserne for ”andre varer” • Vanskeligt at evaluere kriteriet ”kvalitet” for andre varer
Prissætning og evaluering af ”andre varer” • Prissætning og evaluering af et
”repræsentativt udsnit” i forhold til ordregivers indkøbsbehov
• Kendelse af 11.juni 2011, Hørkram Foodservice: 80% var nok
• Kendelse af 16.juni Tødin A/S ctr. Tønder kommune: mere end 50% af varerne var nok
• Kendelse af 27.marts 2008, AV Form A/S: 6,6% (264 ud af 4000 varer) var ikke nok
Overblik Kendelserne giver ikke et klart svar, men følgende kan formentlig udledes:
• Det må ikke være muligt at beskrive alle ydelser detaljeret
• Ingen klar linje ift. størrelsen af det repræsentative udsnit, men formentlig betydning om: • Stor faktisk indkøbsvolumen dækket • En vis andel af antallet af produkter er dækket
Prisevaluering af ”andre varer” • Tilgang 1: Identiske varer ”på tværs af
tilbuddene” indgår i evalueringen. Kræver at der evalueres på over 50% af de tilbudte varelinjer evalueres (Tødinmodellen)
• Tilgang 2: Ingen evaluering. Pris evalueres kun på den beskrevne og klart definerede del af varelisten(Hørkrammodellen) 80% af det forventede forbrug evalueres
• Tilgang 3: Tilbudte priser for hver vare summeres og den samlede pris evalueres. Modsvares af kvalitet kriterium om ”sortimentsbredde”
Prisevaluering af ”andre varer”, fortsat • Tilgang 4: Gennemsnitsprisen på de tilbudte varer evalueres
• Tilgang 5: Rabat i forhold til listepriser evalueres
Evaluering af ”kvalitet” • Den sikreste håndtering er via mindstekrav i kravspecifikationen (dvs. ingen evaluering)
• Alternativt skal metoden være egnet til at finde ”det økonomisk mest fordelagtige tilbud”
• Ofte anvendt kvalitetskriterium ved sortimentsudbud er ”sortimentsbredden”
DET VIGTIGSTE ER AT BLIVE VED MED AT STILLE SPØRGSMÅL (ALBERT EINSTEIN)
