Réunion du Comité de direction CCB Tenue le 10 mars 2015 502 Montrose Drive, Beaconsfield, Quebec
Membres du Comité:
Avo Kayabalian (President) Joanna Cumyn (Vice Presidente) Glenn Kyte (Trésorier) Roy Tom (Secretaire) Catherine Bubnich (Directrice inscriptions) Jean-Louis Richard ( Membre à titre personnel)
Membre absent:
Peter Cote (Directeur randonnées))
Présence de:
Robert Lafleur( site Web)
1.
Quorum Le Président a constaté que le quorum était atteint et a déclaré la séance ouverte à 19h10.
2.
Approbation du procès-verbal de la réunion du Comité de direction du 12 février 2015 et de l’ordre du jour.
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Le Comité a approuvé le procès-verbal du 12 février 2015 et l’ordre du jour.
3.
Finances /Administration
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Glenn Kyte a mentionné au comité que l’encaisse dans le compte bancaire du Club s’élève à 32,754 $ au 10 mars 2015.
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Roy Tom va envoyer par courriel le sommaire de la liste des contacts aux fins de leurs mises à jour au comité.
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Roy et Avo ont fait le nécessaire auprès de la banque pour effectuer le transfert de signataire autorisé entre Linda Houle et Avo Kayabalian.
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Les boutiques de vélo offrant un escompte aux membres du Club sont publiées sur le site Web.
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Roy a confirmé que le CCB a obtenu l’autorisation d’utiliser les parcs de stationnement du Colisée et de la 201 comme point de départ des randonnées pour la saison 2015. A mentionner que l’autorisation pour le parc de stationnement de la 201 s’applique uniquement aux randonnées répertoriées dans la dernière version du calendrier 2015. Toute randonnée supplémentaire doit faire l’objet au préalable d’une autorisation spéciale.
Club Cycliste Beaconsfield CP 232 SP Saint-‐Charles Kirkland, QC H9H 0A3 1
ACTION
Roy
Roy fera le suivi pour l’obtention de l’autorisation d’utiliser le parc de stationnement du campus Mc Gill à Sainte Anne de Bellevue pour les sorties de la semaine en soirée. -
Il a été pris bonne note que Linda Houle a démissionné de son poste «d’ancienne Présidente».au sein du Comité de direction.
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Joanna Cumyn contactera Helen Daoust afin d’obtenir l’état actuel de la version française du «handbook». L’objectif du Club est de publier les deux versions sur le site Web pour le début de la saison cycliste.
4.
Site Web
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Robert Lafleur a fait le point avec le Comité des travaux à réaliser sur le site Web et s’est engagé sur les points suivants: • • • • •
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Créer le module d’inscription en ligne du Groupe Leader afin d’y donner accès aux membres. Modifier la fonction d’accès au site Web afin de diriger les utilisateurs directement sur la page d’acceuil. Installer un bouton Facebook sur le site Web. Robert a confirmé qu’il y aura une fonction - lien direct entre le calendrier et les cartes de randonnées, identique à celle de l’année dernière.(ex. fonction pointercliquer) On a conseillé à Robert d’utiliser le calendrier des sorties en soirée de l’année dernière comme référence pour la saison 2015.
Roy
Joanna
Robert
Jean-Louis / Avo
Jean-Louis Richard s’est porté volontaire d’aider à la mise à jour de la page d’acceuil.Avo passera en revue les fonctions d’édition avec Jean-Louis. Catherine
5.
Inscriptions
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À date, Catherine Bubnich a répertorié 273 inscriptions(incluant 44 nouveaux membres)pour la saison 2015.
6.
Séances de formation
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Joanna Cumyn a confirmé que le Club a obtenu l’autorisation d’utiliser le parc de stationnement de Bombardier à Ville St. Laurent pour les séances de formation.
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Une séance de formation en salle et de préparation aux réparations doivent être organisées. Il est proposé que nous devrions faire les deux séances en même temps L’endroit proposé est l’Aréna de Beaconsfield. Avo va contacter un LBS pour savoir s’ils seraient interessés de faire la présentation des réparations.
7.
Communications
Club Cycliste Beaconsfield CP 232 SP Saint-‐Charles Kirkland, QC H9H 0A3 2
Joanna /Avo
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À notre réunion du 12 février, le Comité de direction a passé en revue la politique permanente du Club,établie de longue date stipulant de ne pas s’impliquer dans des actions de type publicitaire ou promotionnel de magasins et liées avec des évènements sportifs. Le Comité a, en fin de compte, conclu que cette politique demeurerait inchangée. À la réunion d’aujourd’hui, le Comité a décidé à nouveau de revoir cette politique dans le cas d’une demande d’un membre pour l’approbation et le soutien du Club concernant son activité pour une oeuvre de bienfaisance.. Après une discussion minutieuse, le Comité a conclu que le Club et son Comité ne soutiendraient pas ce type d’activités. Aussi noble que cela puisse être, on en est venu à la conclusion que le Club ne peut pas être perçu comme un partisan et endosser de multiples activités d’oeuvre de charité pour lesquelles ses membres pourraient être personnellemnt impliqués. Le fait de sélectionner et d’endosser telle activité de charité versus une autre pourrait potentiellement créer un malaise au sein des membres et pourrait être perçu comme un conflit d’intérêt. Par contre, le Comité a proposé ,pour une période d’essai, de permettre aux membres l’affichage d un prospectus de l’activité en question qu’ils entendent soutenir. Ces prospectus d’oeuvre de charité seraient affichés sous un onglet sur le site Web du CCB accessibles aux membres qui le désirent.
8.
Activités sociales
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Joanna a fourni les quatre dates d’encas social pour lesquelles le Comité a donné son accord.Joanna avisera, se coordonnera avec l’organisateur des encas sociaux et avisera Robert Lafleur de les publier sur le site Web. Les dates convenues sont les 19 mai, 16 juin, 21 juillet et 18 août.
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Catherine Bubnich a confirmé que Rick Birbaum s’est porté volontaire pour organiser la randonnée du pique-nique et la fête de fin d’année.
9.
Randonnées
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Peter Cote a envoyé le 3 mars par courriel au Comité la version finale (avec quelques suspens) du calendrier 2015 des randonnées.. Le Comité a révisé et approuvé le calendrier.
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Robert Lafleur commencera le téléchargement du calendrier des randonnées sur le site Web. Le calendrier devrait être disponible aux membres d’ici deux à trois semaines.
Joanna
10.
Programme Chef de Groupe/Projet Tandem
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Peter Cote et le Comité sont toujours à la recherche d’un volontaire pour aider à la direction du programme de Chef de Groupe. Peter connait un membre (RW) qui pourrait être interessé et en fera le suivi. Avo also a quelqu’un en tête et communiquera avec cette personne.
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Glenn Kyte s’est porté volontaire pour présenter la séance de formation des Chefs de Groupe. La date,non arrêtée, serait le 4 avril.Catherine confirmera la disponibilité de l’Annexe, près de la librairie de Beaconsfield. Club Cycliste Beaconsfield CP 232 SP Saint-‐Charles Kirkland, QC H9H 0A3 3
Robert
Peter / Avo / Committee
Glenn / Catherine
Joanna
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Joanna poursuit ses recherches d’un volontaire pour s’occuper du Projet Tandem. Joanna fera un appel pour les partenaires de tandem dans le prochain courriel du CCB.
11.
Weekends
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Avo a mentionné que les préparations pour le weekend de Gatineau sont sous contrôle et qu’un prospectus sera préparé afin de promouvoir le weekend à la réunion d’ouverture.
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Rick Waldman s’est à nouveau porté volontaire pour organiser le weekend à Stowe Vermont. Le Comité était quelque peu concerné par le coût du weekend à cause du taux de change défavorable du USD/CAD.Le Comité est d’accord d’augmenter légèremnt le prix, le Club absorbant la majeure partie du coût reflété par le taux de change. La date du weekend de Stowe Vermont sera le 21-23 août.
12.
Réunion d’ouverture
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Avo a préparé un projet de présentation destiné à la réunion d’ouverture et l’a présenté au Comité pour révision.
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Joanna contactera Ray Deslauriers et lui demandera de faire une courte présentation lors de la séance de formation.
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Catherine et Avo s’occuperont d’acheter les snacks.
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Joanna présentera aux membres le concept du Projet Tandem.
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Catherine demandera à Helen C. de s’occuper des inscriptions au Group leader à la table prévue à cet effet. Glenn va préparer le formulaire d’inscription.
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Jean-Louis sera responsable de la vente des vêtements.
13.
Autre
Joanna Catherine / Avo
Le Comité est concerné par le fait qu’un membre du CCB ne respecte pas et ne se conforme pas au code de conduite du Club. Cités ci-dessous, sans y être limités, sont les exemples des actions que le Comité a toute raison de croire qui doivent être adressées: • •
Le membre n’agit pas dans le meilleur intérêt du Club. Discrédite et fait publiquement des remarques qui dérogent au règlement du Club et de son Comité de direction.
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Utilise la base de données du Club(ex. courriel) et images pour son agenda personnel. Club Cycliste Beaconsfield CP 232 SP Saint-‐Charles Kirkland, QC H9H 0A3 4
Joanna Catherine / Glenn Jean-Louis
14.
Prochaine réunion
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Mercredi 8 avril 2015 à 19h00
15.
Levée de séance
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La séance est levée à 22h00
Procès-verval preparé par Roy Tom et traduit par Jean-Louis Richard
Club Cycliste Beaconsfield CP 232 SP Saint-‐Charles Kirkland, QC H9H 0A3 5
