Referater af Allerslev menighedsråds møder 2014
www.o-a-p.dk
Referat af menighedsrådsmøde den 6. feb. 2014 Menighedsrådet for Allerslev Sogn
1. Velkomst og godkendelse af dagsorden Alle til stede, og dagsorden godkendt med tilføjelse til pkt. 3, vedr. budget 2014. 2. Kirkens liv og vækst (nr. 5) Kirkens kommunikation. Samtale om muligheder/udfordringer, hvad kan og skal der gøres? Menighedsrådet valgte at udsætte drøftelserne af emnet. 3. Kirkekasseregnskab. Kvartalsoversigt gennemgås og behandles for godkendelse, v/PM. Kvartalsoversigten viser et pænt resultat. På trods af en stor byggesag vil årets resultat lande på en ret minimal overskridelse af budgettet. Menighedsrådet ser frem til det endelige resultat. Budget 2014. Godkendelse foreligger fra Provstiudvalget, v/PM Taget til efterretning. 4. AV-udstyr til Munkehuset Dagsordensforslag genfremsættes jf. referat den 06-12-2013. Menighedsrådet behandler forslag fra TD-J om indkøb af AV-udstyr til brug i Munkehuset, jf. den tidl. godkendte budgetramme. FKC vil fremlægge endnu et tilbud. Punkt til beslutning. Punktet er efter forslag fra TD-J og KB blevet udsat til senere. 5. Kirkegårdsvedtægt Dagsordensforslag genfremsættes jf. referat den 06-12-2013. Kirkegårdsvedtægt til behandling, gennemgang v/ERP og BK, punkt til beslutning. Vedtægten er behandlet i færdig form. Underskrevet af KB. 6. Energigennemgang ved Energitjenesten 20-08-2013 (Rapport er modtaget 22-01-2014) Forslag fra KB, at menighedsrådet arrangerer et tema-/arbejdsmøde i løbet af foråret (og inden budgetarbejdet for 2015) med deltagelse af energivejleder Niels Ulrik Friis, hvor hele rapporten gennemgås med henblik på dels energibesparelser dels bevarelse af kirken. Forslaget godkendt. KB arrangerer og indkalder. 7. Forslag fra det stående udvalg Udvalget har afholdt møde den 16/1 og indstiller følgende til behandling på rådsmødet: a. Udvalget foreslår, at der indhentes tilbud på udskiftning af hynder på kirkebænke. Forslaget godkendt, menighedsrådet beder udvalget fortsætte med opgaven. b. Udvalget har jf. referatpunkt 10 af 6/12-2013 besluttet indkøb af stole. Til godkendelse. Kirkeværgens orientering godkendt. Stolene leveres i marts måned. c. Akustiske forhold i store mødesal forsøges for tiden udbedret med støbebats. Evaluering af virkningen heraf samt drøftelse af evt. alternativt forsøg m/gardiner (forslag fra ERP). Virkningen af forsøg med støbebats blev evalueret grundigt, ligesom forslaget fra ERP blev debatteret, og på grundlag heraf, og ud fra grundigt forarbejde af ERP, besluttedes det at opsætte en Rockfon-løsning. Menighedsrådet godkendte budgetramme på 22.000 kr. d. Udvalget foreslår, kirkegårdens areal på nordsiden af kirken ved fællesgraven til urne- og kistegrave (i alt 16 pladser) bliver etableret med fuldt dækkende græsbelægning. Menighedsrådet godkendte etablering med heldækkende græsbelægning med gravstene i niveau med plænen i henhold til kirkegårdsvedtægten. e. Udvalget orienterer om arbejdet med renskrivning af retningslinjer for brug af Munkehuset. Arbejdet kunne ikke afleveres, men FKC og KB lovede at være klar til næste rådsmøde. f. Udvalget foreslår, at tre æbletræer foran Munkehuset erstattes med tre andre type træer. Menighedsrådet anbefalede udvalget at finde en løsning snarest. Budgetramme 6.000 kr. g. Udvalget foreslår, at timeprisen for arbejde udført af graveren for gravstedsejere bliver forhøjet til kr. 220,00 ekskl. moms. Menighedsrådet anbefaler en forhøjelse af prisen, men en prisfastsættelse udskydes efter forslag fra KB, indtil udvalget forinden har haft undersøgt nabosognenes prisniveau. h. Udvalget foreslår, at menighedsrådet ansøger Tryg-fonden om tilskud til hjertestarter, som kan anbringes på forsiden af Munkehuset. Forslaget godkendt, og KB ansøger. .
i.
Vedr. den forsvundne gravsten. Efter opfordring fra ERP besluttede menighedsrådet at kommentere på fornyet henvendelse vedr. den forsvundne gravsten med skriftligt svar v/KB. Side 1 af 2
2014-02-06 / side 2 af 2
8. Orientering og meddelelse o Menighedsrådsformand / KB – Bibelselskabet kan den 22. maj fejre 200 års jubilæum og udgiver i marts tre særtilbud, bl.a. Bibelmagasinet. Orientering og fælles ordreafgivelse. – Forslag om gratis abonnement for alle på Danmissions Magasin godt modtaget. – Og et takkebrev for blomster er modtaget fra menighedsrådets super-frivillige Kirsten. o
Sognepræst / TD-J – orienterede vedr. sin forestående sygeorlov, der betyder afløsning i tjenesterne af præstevikar og nabosognenes præster for en tid.
o
Aktivitets- og koordineringsudvalget for Osted-Allerslev / TD-J – En kort gennemgang af referat af Musikudvalgets møde i Osted den 31/1 – berøres ikke af sygeorloven, idet alle aktiviteter for længst er planlagt. (Herefter forlod TD-J menighedsrådsmødet)
o
Kandavaudvalget / FKC ønskede drøftelse om muligheder for præstens og rådsmedlemmers tur til venskabsmenigheden i Kandava. Jørgen Lauterbach deltog i drøftelse bordet rundt, og FKC vil overveje at sondere mulighederne, evt. drøfte mulighederne med Osted-folkene.
o
Det stående udvalg / LJ – Intet at bemærke, se pkt. 7.
o
Kirkeværge / FKC – Intet at bemærke.
o
Kontaktperson / FKC stillede spørgsmål til menighedsrådet om forhold vedr. ansættelser og aflønning af vikarer. – Resultatet blev en god drøftelse bordet rundt og resulterede i, at KB understregede vigtigheden af, at alle ansættelser skal ske gennem kontaktpersonen.
o
Medarbejderrepræsentant / BK – Der er indkøbt ny støvsuger til rengøringsdamen. – Der er behov for en digital kalenderfunktion til koordinering/styring af aktiviteter i Munkehuset, og BSH og KB vil analysere div. muligheder. – BK søger indsamlere / hjælpere til indsamling for Folkekirkens Nødhjælp.
o
Det stående præstegårdsudvalg / FKC – Intet at bemærke.
o
Det fælles højskoleudvalg / IR – Intet at bemærke.
o
Valgmenighedens repræsentant / AK – Intet at bemærke.
9. Eventuelt o Kirkekaffe efter gudstjeneste den 23/2 klarer Bruce. Hvem tager den næste, den 2/3 ??? o
Værtsskab for kommende menighedsrådsmøder: Den 6/3 Preben, den 3/4 Erik, den 8/5 Arne & Bruce, og den 12/6 FKC. Bemærk, den 8/5 er der afbud fra Erik og Ib.
o
KB foreslog til det stående udvalg at påbegynde planlægning af etableringen af have og plæne bag Munkehuset.
o
KB ønsker forslag til dato for vores årlige syn af kirke og kirkegårde til næste rådsmøde.
Referent ERP. Menighedsrådet for Allerslev Sogn: TD-J, Torsten Dam-Jensen, sognepræst. KB, Kurt Bierbum, menighedsrådets formand og sekretær (og medl. af stående præstegårdsudvalg). LJ, Leif Jensen, menighedsrådets næstformand og medlem af stående udvalg. PM, Preben Mathiasen, valgt kasserer for kirkekassen og underskriftsberettiget for menighedsrådet. FKC, Finn Krog Christensen, kirkeværge og kontaktperson (og medl. af stående præstegårdsudvalg). IR, medlem af stående udvalg. ERP, Erik Ravn Pedersen, medlem af stående udvalg. AK, Arne Knudsen, valgmenighedsrepræsentant. BK, Bruce Kiely, graver og medarbejderrepræsentant. BSH, Bent Skovbro Hansen, ekstern regnskabsfører. KN, Knud Nielsen, bygningskyndig for menighedsrådet. Underudvalg i Menighedsrådet: Aktivitets- og koordineringsudvalget: Torsten Dam-Jensen, Erik Ravn P. og Kurt Bierbum. Højskoleudvalget: Ib Rasmussen. Kandavaudvalget: Finn Krog Christensen, Torsten Dam-Jensen og Bruce Kiely. Budgetudvalget: Preben Mathiasen, Finn Krog Christensen, Kurt Bierbum og Bent Skovbro Hansen.
Menighedsrådet for Allerslev Sogn
Referat af ordinært menighedsrådsmøde den 6. marts 2014 Afbud fra TD-J (sygeorlov). 1. Velkomst og godkendelse af dagsorden. Godkendt med tilføjelse af pkt. 2.e. 2. Økonomi a. Orientering om kirkekasseregnskabet, v/PM. Orientering taget til efterretning. b.
Orientering vedr. budget i 2014 for reetablering og anlæg af plæne og have, v/PM. Menighedsrådet godkender rammebudget kr. 17.500 kr.
c.
Årsbudget 2015, menighedsrådet og menighedsrådets budgetudvalgs forberedelse af det kommende budgetarbejde, v/PM og BSH. Menighedsrådets budgetudvalg henstiller til det stående udvalg at fremkomme med indstillinger / ønsker til anlægskonto 2015 inden det næste menighedsrådsmøde.
d.
Menighedsrådets forhold til e-Boks og Digital Post, orientering v/PM og BSH. PM meddelte, at menighedsrådets digitale postkasse fungerer, men vi mangler den digitale signatur, hvilket PM vil løse snarest muligt.
e.
Årsregnskab 2013 til godkendelse, v/PM. Årsregnskabet for 2013 version 04-03-2014 blev enstemmigt godkendt.
3. Lyd og lys i Munkehuset Forslag v/ERP. Drøftelse af status for arbejdet. Lyddæmpende Rockfon plader er opsat med tilfredsstillende resultat, og der er forberedt til montering af ELLA-spots. Samme type plader vil blive anvendt i det lavloftede lokale og monteres ved LED-elementerne. 4. Det stående udvalg a. Udvalgsformanden orienterer om dagens gang i udvalgsarbejdet, v/LJ. Forslaget frafaldet. b.
Kirkegårdsvedtægten, arbejdet er færdigt, orientering v/ERP og BK. ERP og FKC gennemgår kirkegårdsvedtægten for kontrol mht. gravstenes størrelser.
c.
Menighedsrådet drøfter, hvordan det stående udvalg støttes i at udvalgsbehandle emner, inden de sættes på dagsorden for behandling på menighedsrådsmøde, v/KB. Forslaget blev udskudt til næste rådsmøde.
d.
Planlægning af det forestående anlægsarbejde i haven ved Munkehuset, v/BK. Fuld tilslutning fra menighedsrådet til, at graveren forestår anlægsarbejdet.
e.
Forslag v/KB. Indsamling af stearinlys stumper til fordel for Danmissions arbejde. Forslaget frafaldet.
5. Orientering og meddelelser a. Menighedsrådsformand 1. Juniorkonfirmandundervisning er skudt i gang med Henriette som tovholder. 2. Provstiet afholder formandsmøde den 20. marts kl. 19 i Munkehuset. 3. Kontaktpersonen klarer planlægningen vedr. ferieafløsning for organist Camilla. 4. Arbejdet med regler for brug af Munkehuset præsenteres til næste rådsmøde. 5. Evt. ansøgning om hjertestarter ved Munkehuset bør overvejes nærmere. 6. Det årlige syn (sidste gang 31-08-2013) den 22/3, m/start kl. 09 i Munkehuset. 7. Menighedsrådets digitale kalenderfunktion er søsat v/Bruce, alle tilbydes kursus. 8. Orientering om mail fra Osteds menighedsrådsformand blev drøftet. Side 1 af 2
Side 2 af 2 b.
Kirkeværge og graver 1. Orientering vedr. plan for P-pladser foran Munkehuset. 2. BK vil hjemtage prøver til kirkehynder, og beslutning sker ved synet den 22/3. 3. Vedr. timeløn for gravers ekstraarbejde tilbød KB at bringe spørgsmålet op på formandsmødet den 20/3. Orientering til menighedsrådet på næste rådsmøde.
c.
Det stående præstegårdsudvalg KB vil kontakte formandskollega i Osted ang. dato for næste udvalgsmøde.
6. Eventuelt Næste menighedsrådsmøde er den 3. april, vært er Erik. Aftale vedr. kirkekaffe, den 16/3 Kurt, 13/4 Erik, 20/4 Bruce, 11/5 Leif og 18/5 Ib.
Menighedsrådet for Allerslev Sogn: TD-J, Torsten Dam-Jensen, sognepræst. KB, Kurt Bierbum, menighedsrådets formand og sekretær (og medl. af stående præstegårdsudvalg). LJ, Leif Jensen, menighedsrådets næstformand og medlem af stående udvalg. PM, Preben Mathiasen, valgt kasserer for kirkekassen og underskriftsberettiget for menighedsrådet. FKC, Finn Krog Christensen, kirkeværge og kontaktperson (og medl. af stående præstegårdsudvalg). IR, Ib Rasmussen, medlem af stående udvalg. ERP, Erik Ravn Pedersen, medlem af stående udvalg. AK, Arne Knudsen, valgmenighedsrepræsentant. BK, Bruce Kiely, graver og medarbejderrepræsentant. BSH, Bent Skovbro Hansen, ekstern regnskabsfører. KN, Knud Nielsen, bygningskyndig for menighedsrådet. Underudvalg i Menighedsrådet: Aktivitets- og koordineringsudvalget: Torsten Dam-Jensen, Erik Ravn P. og Kurt Bierbum. Højskoleudvalget: Ib Rasmussen. Kandavaudvalget: Finn Krog Christensen, Torsten Dam-Jensen og Bruce Kiely. Budgetudvalget: Preben Mathiasen, Finn Krog Christensen, Kurt Bierbum og Bent Skovbro Hansen.
Menighedsrådet for Allerslev Sogn
Referat af menighedsrådsmødet i Allerslev den 3. april 2014 Side 1 af 2 Til stede: KB, PM, AK, BK, LJ, ERP og FKC. Afbud: TD-J (sygeorlov), IR og BSH. 1) Velkomst – og godkendelse af dagsorden. Dagsorden med tilføjelse af nye pkt. 2.b og 5.d blev godkendt. 2) Økonomi a) Orientering om regnskabet / kvartalsrapporten, punkt til godkendelse, v/PM. Kvartalsrapporten gennemgået og godkendt. b) Årsregnskab 2013 version "Allerslev Sogns Menighedsråd, CVR-nr. 21684619, Regnskab 2013, er afleveret den 29-03-2014 12:21" godkendes af menighedsrådet, v/KB. Godkendt enstemmigt. 3) Orientering fra formandsmøde den 20/3 i Lejre Provsti a) Kirkekassens budget 2015, menighedsrådet drøfter oplæg til budgetudvalget, v/KB. Punktet blev udsat. b) Oplæg fra Provstiudvalget til menighedsrådets behandling, hvordan prioriteres ressourcer i fremtiden, vedligeholdes / anvendelse af kapellet i fremtiden? Punkt til godkendelse, v/KB. Ud fra referatet fra formandsmødet den 20/3, der blev modtaget kort før menighedsrådsmødet, anbefalede KB at udsætte behandlingen. Godkendt. 4) Det årlige syn, evaluering på synsforretningen, inklusive budgetforslag for år 2015 til videre behandling i menighedsrådets budgetudvalg a) Energioptimering for kirken, jf. formandsmødet, punkt til godkendelse, v/KB. Ref. rapport fra Energitjenesten Sjælland den 20/8-2013 nedsættes et udvalg bestående af FKC, KB og BK til at udarbejde låneansøgning stor 130.000 kr. til Lejre Provstis energipulje til energibesparelse og bevaring af kirken. Desuden besluttede menighedsrådet, at udvalget samtidig kan udarbejde særlig tillægsansøgning for energioptimering. b) Vedligeholdelse af kirkegårdens mure, jf. formandsmødet, punkt til godkendelse, v/KB. Formandsmødet den 20/3 forhåndsgodkendte, at menighedsrådets ved synet den 22/3 besluttede at udskyde behandlingen af dette punkt til provstesynet i 2015. Godkendt. c) Munkehusets have og færdigrenovering, jf. formandsmødet, punkt til godkendelse, v/KB. Det blev på formandsmødet den 20/3 meddelt, at reetablering og anlæg af haven ved Munkehuset er anlægsudgift i forbindelse med færdiggørelsen af byggesagen. Godkendt. d) Fremtidssikring af albuerum, punkt til godkendelse, v/KB. Menighedsrådet nedsætter udvalg bestående af ERP, LJ og PM til at undersøge muligheder for erhvervelse af fritliggende areal ved annekskirkegården (ref. rådets tidligere beslutning af den 14-02-2013, pkt. 4.c.), menighedsrådet besluttede, at der fra år 2015 budgetteres med opsparing til formålet. e) Interaktiv tavle (Smart Board) til Munkehusets mødesal, punkt til godkendelse, v/KB. Menighedsrådet besluttede, at FKC og KB i samarbejde med Provstiudvalget indhenter tilbud på en interaktiv tavle til undervisningsbrug, kursus- og foredragsvirksomhed – og alternativt vurderer muligheder for en fælles investering i flytbar model. 5) Det stående udvalg for kirke og kirkegård a) Forslag fra udvalget vedr. udskiftning af hynderne til kirkebænkene, vareprøver med pristilbud fremlægges af BK. Punkt til godkendelse, v/LJ. Det blev besluttet, at det stående udvalg udvælger to muligheder (tilbud), som forelægges menighedsrådet. b) Reetablering af P-pladser på Munkehusets forområde, v/FKC. Udvalget anbefalede menighedsrådet, at kirkeværgen anmodes om at fremlægge forslag til godkendelse på næste menighedsrådsmøde.
Side 2 af 2 c) Diverse mangler vedr. byggesagens færdiggørelse til drøftelse med menighedsrådet. Menighedsrådet udtrykte stor tilfredshed med løsningen af div. problemer med akustik og belysning i stueetagens mødelokaler. Kirkeværgen blev anmodet om at holde god kontakt til Kommunens tekniske forvaltning for afklaring af de sidste formaliteter. d) Styning/beskæring af træer på kirkegård. To tilbud på arbejdet til behandling og beslutning præsenteres af graver BK. Punkt til beslutning. Efter gennemgang af modtagne tilbud besluttede menighedsrådet at udsætte behandling af punktet til næste menighedsrådsmøde. FKC og BK indhenter nye tilbud på arbejdet. 6) Orientering og meddelelser a) Sognepræst (TD-J har sygeorlov) b) Menighedsrådsformand – Mail fra TD-J ang. sygeorlov. Brev fra Kirkeministeriet med info om arbejdsmiljøloven. Mail fra Den Digitale Arbejdsplads vedr. funktionen personlig post og kalender. Information om Danmissions opfordring til danske sognemenigheders støtte til hjælp til genopbygningen af Ægyptens kirker, der blev ødelagt i august 2013. Budgetudvalget vil samles sidst i april. c) Det fælles aktivitetsudvalg – Foredrag i Munkehuset den 10/4 om skæbneåret 1864. 7) Eventuelt Næste menighedsrådsmøde er den 8/5, værter er AK og BK, og der er afbud fra ERP og IR. Menighedsrådet for Allerslev Sogn: TD-J, Torsten Dam-Jensen, sognepræst. KB, Kurt Bierbum, menighedsrådets formand og sekretær (og medl. af stående præstegårdsudvalg). LJ, Leif Jensen, menighedsrådets næstformand og medlem af stående udvalg. PM, Preben Mathiasen, valgt kasserer for kirkekassen og underskriftsberettiget for menighedsrådet. FKC, Finn Krog Christensen, kirkeværge og kontaktperson (og medl. af stående præstegårdsudvalg). IR, Ib Rasmussen, medlem af stående udvalg. ERP, Erik Ravn Pedersen, medlem af stående udvalg. AK, Arne Knudsen, valgmenighedsrepræsentant. BK, Bruce Kiely, graver og medarbejderrepræsentant. BSH, Bent Skovbro Hansen, ekstern regnskabsfører. KN, Knud Nielsen, bygningskyndig for menighedsrådet. Underudvalg i Menighedsrådet: Aktivitets- og koordineringsudvalget: Torsten Dam-Jensen, Erik Ravn P. og Kurt Bierbum. Højskoleudvalget: Ib Rasmussen. Kandavaudvalget: Finn Krog Christensen, Torsten Dam-Jensen og Bruce Kiely. Budgetudvalget: Preben Mathiasen, Finn Krog Christensen, Kurt Bierbum og Bent Skovbro Hansen.
Menighedsrådet for Allerslev Sogn
Referat af menighedsrådsmøde i Allerslev den 8. maj 2014 Afbud fra ERP og IR, TD-J på sygeorlov. Til stede: KB, FKC, PM, BSH, AK, BK og LJ (referent).
Side 1 af 2
1. Velkomst – Dagsorden, vers. 2, inkl. nye punkter: 3.c. Juniorkonfirmander, 5.f. Sikkerhed i Munkehuset og 7.c. Fælles digital kalenderfunktion. Dagsorden godkendt. 2. Økonomi a. Orientering ang. kirkekassens likviditet pr. den 30. april 2014. Kirkekasseregnskabet og likviditeten godkendt. b. Årsregnskab 2013, version: “Allerslev Sogns Menighedsråd, VCR-nr.21684619, regnskab 2013 er afleveret den 29-03-2014 12:21”, skal endnu en gang have menighedsrådets godkendelse, jf. krav om påførsel af stempel for revisionen (ministeriel bestemmelse). Årsregnskab 2013 godkendt. Underskriftsbilag vedlægges beslutningsprotokol, v/BSH. c. Budget for 2015. Budgetforslag af 23-04-2014 forelægges til rådets forhåndsgodkendelse. Menighedsrådet drøftede budgetlægningen. Efter anbefaling fra budgetudvalget blev det besluttet, at ingen udvalg (gælder også fællesudvalg) må bruge flere midler, end der er budgetteret eller forhåndsgodkendt af menighedsrådet. Budgetforslag af den 23-04-2014 blev godkendt, og det forelægges i færdig form for rådet den 12. juni til endelig godkendelse. 3. Gudstjenester og aktiviteter (fælles kalender) i juni, juli og august a. Fælles kalender for fire sogne indrykkes i lokalavis og erstatter sommerens kirkebladet, ansvarlig er pastor Marianne Kristensen. KB orienterede om sidste øjebliks ændringer i listen med gudstjenester. b. Kirkekaffe-turnus til sommerens kl. 10.30-gudstjenester. Søndag den 15/6: KB, den 6/7 + 20/7: PM, og den 7/9: ERP (eller IR). c. Afslutning for juniorkonfirmander m/gudstjeneste og aktivitet i Munkehuset, v/KB. Orientering blev omdelt. Stor anerkendelse og ros til Henriette for god undervisning. 4. Hærværk i kirken den 26. april Orientering v/FKC, BK og KB vedr. Ref. mail om af den 7/5. Menighedsrådet ser med stor alvor på det passerede, orienteringen blev taget til efterretning, og BK indkøber dørpumpe til kirkens yderdør i våbenhuset. 5. Det stående udvalg for kirke og kirkegård a. Vedr. udskiftning af hynderne til kirkebænkene. Punktet udsat til rådsmødet den 12/6. b. Forslag fra kirkeværgen om reetablering af P-pladser på Munkehusets forområde. Mundtligt forslag fra FKC om skråparkering, der giver i alt otte p-pladser, forelægges i skitseform på næste menighedsrådsmøde for behandling som et punkt til beslutning. c. Kirkeværgen orienterer menighedsrådet vedr. byggesagens endelige færdiggørelse. Orienteringen taget til efterretning. FKC orienterede desuden rådet om snarlig indkaldelse til 1-års syn på byggesagen, mere information følger til rådsmødet den 12/6. d. To tilbud på styning/beskæring af træer samt fjernelse af gammel træstub på kirkegården fra FKC og BK, jf. referat af 3. april 2014. Det blev besluttet, at punktet tages op til drøftelse igen til efteråret, og træstubben vil blive ned ved roden snarest. e. Martin A. Hansens dobbeltgravsted. Orientering om aftale med Hans-Ole Hansen, v/BK. Kirkeværgen vil arbejde videre med en løsning. Orientering følger til menighedsrådet. f.
Forslag fra KB og BK om revurdering af sikkerhed, brandslukningsudstyr i Munkehuset. Menighedsrådet anbefalede, at FKC og BK finder en snarlig løsning. / side 2
Side 2 af 2 6. Interaktiv tavle (Smart Board) til store møderum i stueetagen Orientering v/FKC til videre behandling af de indhentede tilbud, jf. referat af 3. april 2014. a. Det blev besluttet, at FKC snarest indkøber Smart Board til 25.000 kr. (inkl. montering). Orientering v/FKC om, at en installation af trådløst netværk til anvendelse for alle brugere af Munkehuset er udført. Password for adgang til netværket kan fås ved FKC og BK. 7. Vejledning i brug af Munkehuset a. Retningslinjer v/FKC for brug af Munkehuset, formular version 2014-05-01. Godkendt efter behandling, og KB renskriver til næste menighedsrådsmøde. b. Lejekontrakt for lejere af Munkehuset, formular version 2014-05-01. Godkendt efter behandling, og KB renskriver til næste menighedsrådsmøde. c. Digital kalenderfunktion for aktiviteter i Munkehuset. Godkendt til anvendelse for både medarbejdere og menighedsråd m/vejledning v/BK. 8. Fremtidssikring af albuerum Orientering v/udvalget, ERP, LJ og PM. Taget til efterretning, og udvalget fortsætter arbejdet. 9. Energioptimering for kirken Orientering v/FKC vedr. kirken og et tillægsprojekt. Taget til efterretning, FKC fortsætter. 10.Orientering og meddelelser Sognepræsten (TD-J har sygeorlov), v/KB. o Vedr. sygeorlov og ferie for præsten, – Torsten vender tilbage efter ferie i august. Menighedsrådsformanden o Korrespondance m/gravstedsholder vedr. udgifter er afsluttet tilfredsstillende. o Møde afholdt i det stående præstegårdsudvalg, mødereferat mangler. o Bibelselskabet fylder 200 år, og Bibelmagasinet er blevet uddelt på rådsmødet. o Overvejer forslag fra organist Camilla, gamle salmebøger i Munkehuset sælges? Eller? … o Høring om Folkekirkens styring jf. tidl. information (digitale skrivebord). Formanden gav udtryk for, at ét høringssvar måtte være nok. Almindelig enighed bordet rundt. 11.Eventuelt o Afklaring af valg af hynder, KB opfordrede stående udvalg til at indkalde for et afklarende møde inden menighedsrådsmødet den 12/6. o
Menighedsrådsmøder rest af 2014 og i fremtiden, forslag fra PM om afholdelse på 2. torsdag i måneden til lettelse af regnskabsrapportering på næste dagsorden.
o
Næste menighedsrådsmøde er den 12. juni, og vært er FKC.
Menighedsrådet for Allerslev Sogn: TD-J, Torsten Dam-Jensen, sognepræst. KB, Kurt Bierbum, menighedsrådets formand og sekretær (og medl. af stående præstegårdsudvalg). LJ, Leif Jensen, menighedsrådets næstformand og medlem af stående udvalg. PM, Preben Mathiasen, valgt kasserer for kirkekassen og underskriftsberettiget for menighedsrådet. FKC, Finn Krog Christensen, kirkeværge og kontaktperson (og medl. af stående præstegårdsudvalg). IR, Ib Rasmussen, medlem af stående udvalg. ERP, Erik Ravn Pedersen, medlem af stående udvalg. AK, Arne Knudsen, valgmenighedsrepræsentant. BK, Bruce Kiely, graver og medarbejderrepræsentant. BSH, Bent Skovbro Hansen, ekstern regnskabsfører. KN, Knud Nielsen, bygningskyndig for menighedsrådet. Underudvalg i Menighedsrådet: Aktivitets- og koordineringsudvalget: Torsten Dam-Jensen, Erik Ravn P. og Kurt Bierbum. Højskoleudvalget: Ib Rasmussen. Kandavaudvalget: Finn Krog Christensen, Torsten Dam-Jensen og Bruce Kiely. Budgetudvalget: Preben Mathiasen, Finn Krog Christensen, Kurt Bierbum og Bent Skovbro Hansen.
Menighedsrådet for Allerslev Sogn
Referat af menighedsrådsmøde i Allerslev den 12. juni 2014
Side 1 af 2
Til stede: KB, BK, IR, FKC, AK, PM, LJ, ERP (referent) og Steen Dilling. Fravær: TD-J, sygeorlov. 1. Velkomst a. Velkommen til præstevikar Steen Dilling. Præsentation v/KB af pastor Steen Dilling, som netop er ansat af Biskoppen i stillingen som konstitueret, midlertidig sognepræst i Osted-Allerslev Pastorat under Torsten Dam-Jensens sygevakance (Efterskrift v/referent: Orientering om kontakt til Steen Dilling følger snarest). b. Godkendelse af dagsorden. Dagsorden godkendt med tilføjelse af nyt pkt. 5.b. og 5.c. 2. Økonomi Orientering vedr. kirkekasseregnskabet, orientering, v/PM. Kassererens driftsrapportering taget til efterretning. Meget tilfredsstillende status, jf. budgettet. 3. Budget 2015 for Allerslev Kirkekasse Budget for 2015 fremlægges for godkendelse på menighedsrådsmødet, v/PM. Enstemmig godkendelse af årsbudget 2015. 4. Stående udvalg, orientering og punkter til beslutning a. Udskiftning af hynderne på kirkebænkene. Udvalget indstiller til menighedsrådet, at der nu indkøbes hynder af mærke Hallingdal nr. 227. Pris for hynder til hovedskib er 45.160 kr. og til pulpitur 5.648 kr. Punkt til godkendelse, v/LJ. Indstillingen enstemmigt godkendt. BK drager omsorg for det videre forløb. b. Orientering om udbedring af arealet og anlæg af græsplæne ved Munkehuset, v/FKC og BK. Haveanlægget er under færdiggørelse ved graverpersonalet. Menighedsrådet besluttede, at der, inden for budgettet til haveanlæg, kan indkøbes havemøbler. Ansvarlig er BK. c.
Indretning af mødelokale i Munkehuset, stole- og bordopstilling samt udsmykning, v/ERP. God drøftelse bordet rundt uden stillingtagen. Opgaven henlagt til udvalgsarbejde.
d. Forslag til reeetablering af P-pladser på grunden foran Munkehuset gennemgås på menighedsrådsmødet ud fra udsendt oplæg. Punkt til beslutning, v/FKC. Det blev besluttet, at kirkeværge FKC iværksætter arbejdet med skråparkering i midten og to handicapvenlige P-pladser i siden mod naboen, Munkedammen 10. Belægningen udføres i ”blå rønne” (eller lignende) med chaussesten til markering af de enkelte P-pladser. e. Byggesagen, orientering om 1-års syn, v/FCK. Punktet udsat og behandles på næste menighedsrådsmøde. f.
Revurdering af brandslukningsudstyr i Munkehuset, orientering v/FKC og BK. Punktet udsat og behandles på næste menighedsrådsmøde.
g. Retningslinjer og lejekontrakt vedr. brug af Munkehuset færdiggøres, v/KB. Punktet udsat og behandles på næste menighedsrådsmøde. 5. Aktivitetsudvalg a. Orientering vedr. information om aktiviteter, gudstjenester og kirkelig betjening, v/KB. Sommerens kirkeblad er blevet erstattet af helsides annonce i LejreLokalavis den 4. juni. Desværre er der konstateret nogle fejl vedr. juli måneds gudstjenester, hvorfor en ny oversigt snarest muligt vil blive udsendt via www.o-a-p.dk Det næste kirkeblad, periode 7. sept. – 1. dec., har deadline den 29. juli, redigeres i uge 31, og slutkorrektur er i uge 32, mellem den 5. og 8. august. Kirkebladet trykkes i uge 33 og distribueres i ugerne 35-36. Ansvarlig er pastor Marianne N. Kristensen. Orienteringen taget til efterretning. Side 2 af 2
12-06-2014 / Side 2 af 2 b. Forslag fra webmaster Per Tiljevang om etablering af 12 mdrs. løbende kalender fælles for Glim, Rorup, Osted og Allerslev kirker og menighedsråd vedr. gudstjenester og aktiviteter behandles på rådsmødet. Punkt til beslutning. Menighedsrådet har udskudt behandlingen af emnet til Torstens tilbagekomst. c.
Kalender ajourføres mht. vært ved kirkekaffe. Kirkekaffe varetages af PM den 6/7 og 20/7.
6. Afholdelse af menighedsrådsmøder fremover Forslag fra PM om, at menighedsrådsmøder afholdes frem over hver 2. torsdag i måneden, det vil medføre en lettelse i regnskabsrapporteringen. Punkt til godkendelse, orientering v/KB. Menighedsrådsmøder afholdes frem over den 2. torsdag i måneden – således: Den 11. september, den 9. oktober, den 13. november og den 11. december. Vært den 11/9 er ERP og den 9/10 TD-J. 7. Orientering og meddelelser a. Menighedsrådsformand – Hilsen fra pastor Lis-Ann Rotem, der har sidste gudstjeneste i pinsen, blev læst op. – Pastor Marianne N. Kristensen varetager embedet i Torstens ferie, 9/8 til 1/9. – Henvendelse fra ”Grøn Kirke konsulent” om besøg for gensidig erfaringsudveksling. b. Aktivitetsudvalget – Revurdering af www.o-a-p.dk er foreslået af Per Tiljevang. Drøftelser om ny hjemmesideopbygning og –udvikling udskydes indtil TD-J er tilbage i tjeneste. – Indkøb af ”Kirkebibelen” (Bibelselskabets jubilæumsudgave) og ”Mini-bibelen” (en børneudgave af Biskop Tine Lindhardt) til fremlæggelse på hylde ved kirkedøren. – Refleksion over ”at kirken er et andagtsrum” til fremlæggelse i Våbenhuset udarbejdes i samarbejde mlm. Steen Dilling og KB. c.
Kontaktperson Problematisk at finde afløsere for organisten ved fridage/ferie. KB vil kontakte Provstens sekretær Vibeke og formand Hjarne i Osted vedr. problemet.
d. Medarbejderrepræsentant Gravermedhjælper Marianne deltager pt. i et blomsterbindingskursus. e. Det stående præstegårdsudvalg FKC og KB har været til udvalgsmøde den 24/4, og KB har deltaget i syn den 23/5. Desværre endnu ikke referater, men KB rykker. f.
Kandavaudvalget En redegørelse for udvalgets arbejde. Enighed om at afvente, at TD-J vender tilbage.
8. Eventuelt Næste menighedsrådsmøde afholdes den 11. september, og vært er ERP. Sommerferieplaner for menighedsrådsmedlemmer blev udvekslet.
Menighedsrådet for Allerslev Sogn: TD-J, Torsten Dam-Jensen, sognepræst. KB, Kurt Bierbum, menighedsrådets formand og sekretær (og medl. af stående præstegårdsudvalg). LJ, Leif Jensen, menighedsrådets næstformand og medlem af stående udvalg. PM, Preben Mathiasen, valgt kasserer for kirkekassen og underskriftsberettiget for menighedsrådet. FKC, Finn Krog Christensen, kirkeværge og kontaktperson (og medl. af stående præstegårdsudvalg). IR, Ib Rasmussen, medlem af stående udvalg. ERP, Erik Ravn Pedersen, medlem af stående udvalg. AK, Arne Knudsen, valgmenighedsrepræsentant. BK, Bruce Kiely, graver og medarbejderrepræsentant. BSH, Bent Skovbro Hansen, ekstern regnskabsfører. KN, Knud Nielsen, bygningskyndig for menighedsrådet.
Underudvalg i Menighedsrådet: Aktivitets- og koordineringsudvalget: Torsten Dam-Jensen, Erik Ravn P. og Kurt Bierbum. Højskoleudvalget: Ib Rasmussen. Kandavaudvalget: Finn Krog Christensen, Torsten Dam-Jensen og Bruce Kiely. Budgetudvalget: Preben Mathiasen, Finn Krog Christensen, Kurt Bierbum og Bent Skovbro Hansen.
Menighedsrådet for Allerslev Sogn
Side 1 af 2
Referat af menighedsrådsmøde i Munkehuset den 21. august 2014, kl. 19 Til stede: BK, LJ, PM, FKC, AK, BSH, IR, KB, ERP (referent). Fravær: TD-J (sygemeldt). 1. Velkomst og godkendelse af dagsorden Velkomst v/KB. 2. Vedtægt vedr. samarbejde og fælles anlægskonto Udkast til vedtægt for samarbejde mellem menighedsrådene i Lejre Provsti om fælles anlægskonto, vers. 30-04-2014 til behandling på rådsmødet, v/KB. Punkt til godkendelse. Menighedsrådet godkendte udkast tilsendt den 26. juni fra Provstiudvalget, vedtægt for samarbejde mellem menighedsrådene i Lejre Provsti om fælles anlægskonti. Vedtægten tiltrædes hermed. 3. Fremtidssikring af albuerum og friareal I henhold til beslutning på rådsmødet 14-02-2014 og jf. referat af rådsmødet 03-04-2014 orienterer arbejdsudvalget (ERP, LJ og PM) om arbejdet, v/ERP. Punkt til godkendelse. Menighedsrådet anmodede udvalget om at fortsætte dets arbejde. 4. Budgetsamråd den 28. august Budgetsamråd for Provstiet og menighedsrådsformændene afholdes den 28. aug. Orientering og aftale om menighedsrådets repræsentation, v/KB. Punkt til godkendelse. Det blev besluttet, at menighedsrådet vil være repræsenteret ved FKC, PM og KB. 5. Kirkekassen, 2. kvartalsrapport Orientering til godkendelse af menighedsrådet, v/PM. Punkt til godkendelse. Orientering og kvartalsrapport, gennemgået v/PM, blev godkendt. 6. Opgradering/modernisering af køkkenet Forslag om renovering med opgradering af køkkenet i Munkehuset, forslag v/FKC, LJ og KB er til behandling. Budgetramme, tidsplan og ansvarlig aftales, v/FKC. Punkt til godkendelse. Menighedsrådet besluttede, at forholdene på parkeringspladsen foran Munkehuset skal færdiggøres, og ibrugtagningstilladelse indhentes, hvorefter dagsordenspunkt 6 behandles på efterfølgende menighedsrådsmøde. 7. Av-midler i Munkehuset Introduktion til Smart Board og planlægning af brugerkursus (for kørekort) til brug af Smart Board behandles på menigheds-rådsmødet, v/FKC. Punkt til godkendelse. Menighedsrådet opfordrede FKC til at arrangere et brugerkursus. 8. Orientering om afholdt års-syn den 25/06 for byggesagen. Orientering til menighedsrådet, v/FKC. Menighedsrådet anbefalede, at sidste mangler udbedres v/FKC. 9. Orientering og meddelelser Menighedsrådsformand KB er fraværende ved næste menighedsrådsmøde den 11. sept., og næstformand LJ vil derfor være mødeleder/fungerende formand. 10.Eventuelt Forslag fra graver BK til næste dagsorden om behandling af to tilbud på beskæring af træer. BK og KB vil anskaffe en bordtransportør til mødesalen til udgift kr. 1.750,00 inkl. moms. Vært ved næste menighedsrådsmødet den 11. sept. er ERP, og den 9/10 er TD-J vært. / side 2 af 2
21-08-2014 / side 2 af 2 Menighedsrådet for Allerslev Sogn: TD-J, Torsten Dam-Jensen, sognepræst. KB, Kurt Bierbum, menighedsrådets formand og sekretær (og medl. af stående præstegårdsudvalg). LJ, Leif Jensen, menighedsrådets næstformand og medlem af stående udvalg. PM, Preben Mathiasen, valgt kasserer for kirkekassen og underskriftsberettiget for menighedsrådet. FKC, Finn Krog Christensen, kirkeværge og kontaktperson (og medl. af stående præstegårdsudvalg). IR, Ib Rasmussen, medlem af stående udvalg. ERP, Erik Ravn Pedersen, medlem af stående udvalg. AK, Arne Knudsen, valgmenighedsrepræsentant. BK, Bruce Kiely, graver og medarbejderrepræsentant. BSH, Bent Skovbro Hansen, ekstern regnskabsfører. KN, Knud Nielsen, bygningskyndig for menighedsrådet.
Underudvalg i Menighedsrådet: Aktivitets- og koordineringsudvalget: Torsten Dam-Jensen, Erik Ravn P. og Kurt Bierbum. Højskoleudvalget: Ib Rasmussen. Kandavaudvalget: Finn Krog Christensen, Torsten Dam-Jensen og Bruce Kiely. Budgetudvalget: Preben Mathiasen, Finn Krog Christensen, Kurt Bierbum og Bent Skovbro Hansen.
Menighedsrådet for Allerslev Sogn
Referat af menighedsrådsmødet afholdt den 11. september 2014 Tilstede: LJ, TD-J, AK, FKC, BSH, PM, BK, ERP (referent). Afbud: IR, KB. 1. Velkomst a. Velkommen til sognepræsten. Orientering til menighedsrådet, v/TD-J. Orientering fra TD-J om bl.a. fortsat sygeforløb. b. Godkendelse af dagsorden, v/LJ. Dagordenen godkendt. 2. Økonomi Orientering vedr. kirkekasseregnskabet, v/PM. Orientering v/PM og BSH blev taget til efterretning. Rådet bemærker, at revisionsbemærkning vedr. regnskabsmæssig opstilling af årsregnskabets afslutning for 2013 må forventes. 3. Budgetsamråd er afholdt den 28. august Orientering til menighedsrådet, v/PM og FKC. Orienteringen taget til efterretning. 4. Konfirmationsforberedelse Orientering v/TD-J. Punkt til behandling og godkendelse. Konfirmandundervisningen foregår en halv time senere end hidtil, det vil sige fra kl. 14.30. 5. Fremtidssikring af albuerum og friareal Orientering jf. rådsmødet den 21-08-2014 om udvalgets arbejde (ERP, LJ og PM), v/ERP. Orienteringen taget til efterretning. 6. Det stående udvalg a. Styning/beskæring af træer på kirkegård. To tilbud på arbejdet til behandling og beslutning præsenteres af graver BK. Punkt til beslutning. Tilbud fra Palle Nielsen, Bondeskov, blev enstemmigt godkendt. b. Færdiggørelse af parkeringspladserne ved Munkehuset, orientering v/FKC. Det blev besluttet, at arealet med P-pladser færdiggøres med skråparkering. c. Redegørelse vedr. ibrugtagningstilladelse fra Kommunen, v/FKC. Orienteringen om kontakt med Rådhuset taget til efterretning. d. Opgradering/modernisering af køkkenet. Forslag v/FKC, LJ og KB om renovering med opgradering af køkkenet til behandling i menighedsrådet. Budgetramme, tidsplan og ansvarlig aftales, v/FKC. Punkt til godkendelse. Dagsordenspunktet blev udskudt til næste menighedsrådsmøde. 7. Av-midler i Munkehuset Orientering om planlægning af brugerkursus (for kørekort) til brug af Smart Board, v/FKC. Det blev besluttet, at FKC indkøber en PC til brug ved Smart Board tavlen i Munkehuset. 8. Orientering og meddelelser a. Sognepræst Sognepræstens sekretær har opsagt sin stilling, og en ny sekretær søges. Der arbejdes på et arrangement i forbindelse med høstgudstjenesten og konfirmandpræsentationen. b. Menighedsrådsformand (er fraværende) Orientering v/LJ om et takkebrev fra Hans Ole Hansen. c. Kontaktperson Orientering vedr. lønregulering. d. Kandavaudvalget Udvalget arbejder med udsendelse af to repræsentanter fra Allerslev til Kandava. 9. Eventuelt Værter til næste menighedsrådsmøder, den 9/10 LJ, og den 13/11 TD-J. Værter ved kirkekaffe, den 12/10 ERP, den 16/11 PM og den 30/11 LJ.
Menighedsrådet for Allerslev Sogn: TD-J, Torsten Dam-Jensen, sognepræst. KB, Kurt Bierbum, menighedsrådets formand og sekretær (og medl. af stående præstegårdsudvalg). LJ, Leif Jensen, menighedsrådets næstformand og medlem af stående udvalg. PM, Preben Mathiasen, valgt kasserer for kirkekassen og underskriftsberettiget for menighedsrådet. FKC, Finn Krog Christensen, kirkeværge og kontaktperson (og medl. af stående præstegårdsudvalg). IR, Ib Rasmussen, medlem af stående udvalg. ERP, Erik Ravn Pedersen, medlem af stående udvalg. AK, Arne Knudsen, valgmenighedsrepræsentant. BK, Bruce Kiely, graver og medarbejderrepræsentant. BSH, Bent Skovbro Hansen, ekstern regnskabsfører. KN, Knud Nielsen, bygningskyndig for menighedsrådet.
Underudvalg i Menighedsrådet: Aktivitets- og koordineringsudvalget: Torsten Dam-Jensen, Erik Ravn P. og Kurt Bierbum. Højskoleudvalget: Ib Rasmussen. Kandavaudvalget: Finn Krog Christensen, Torsten Dam-Jensen og Bruce Kiely. Budgetudvalget: Preben Mathiasen, Finn Krog Christensen, Kurt Bierbum og Bent Skovbro Hansen.
Menighedsrådet for Allerslev Sogn
Referat af menighedsrådsmødet i Munkehuset den 9. oktober 2014 Fravær: TD-J (sygeorlov), BK og BSH.
1. Velkomst Godkendelse af dagsorden og velkommen til præstevikar Steen Dilling. Dagsordenen med tilføjelse af pkt. 2.b. godkendt. 2. Økonomi a. Orientering vedr. kirkekasseregnskabet, v/PM. Regnskabet blev behørigt gennemgået og enstemmigt godkendt. b. Tillægsforhandlinger, orientering v/FKC. Menighedsrådet bemyndigede kontaktperson FKC til at færdiggøre tillægsforhandlingerne efter oplæg godkendt på menighedsrådsmødet.
3. Fremtidssikring af albuerum og friareal Orientering jf. rådsmødet den 21-08-2014 om udvalgets arbejde (ERP, LJ og PM), v/ERP. Orientering ved ERP taget til efterretning med enstemmig opbakning til fortsættelse af arbejdet. 4. Det stående udvalg a. Orientering ang. færdiggørelse af parkeringspladserne ved Munkehuset, v/FKC. Parkeringspladsen er etableret med undtagelse af en sidste justering af belægningen på arealet, der skal ordnes til foråret. b. Orientering ang. elektrikerarbejde og ekstraudstyr til Smart Board tavle, v/FKC. Kirkeværgen vil sikre de sidste opgaver afsluttet inden næste menighedsrådsmøde. c.
Forslag v/FKC, LJ og KB om renovering med opgradering af køkkenet til behandling i menighedsrådet efter tidligere udsættelse, v/FKC. Endnu et forslag blev præsenteret af ERP. Efter anbefaling af KB behandles forslagene på et særligt projektudvalgsmøde med henblik på efterfølgende behandling i menighedsrådet.
5. Orientering og meddelelser a. Vikar for sognepræsten Pastor Steen Dilling vikarierer i resten af kirkeåret for TD-J. b. Menighedsrådsformand Ny præstesekretær ansat i Osted den 1. okt., provstigudstjeneste den 28/9 og et foredrag i Tølløse Baptistkirke den 1. okt. om de lokale kirkers økumeniske ansvar. c.
Aktivitets- og musikudvalg Foredrag i Munkehuset den 11. nov. om 1. Verdenskrig v/Hans Jørgen Lynch Larsen.
6. Eventuelt Det næste menighedsrådsmødet afholdes torsdag den 6. november, vært er IR. Menighedsrådet for Allerslev Sogn: TD-J, Torsten Dam-Jensen, sognepræst. KB, Kurt Bierbum, menighedsrådets formand og sekretær (og medl. af stående præstegårdsudvalg). LJ, Leif Jensen, menighedsrådets næstformand og medlem af stående udvalg. PM, Preben Mathiasen, valgt kasserer for kirkekassen og underskriftsberettiget for menighedsrådet. FKC, Finn Krog Christensen, kirkeværge og kontaktperson (og medl. af stående præstegårdsudvalg). IR, Ib Rasmussen, medlem af stående udvalg. ERP, Erik Ravn Pedersen, medlem af stående udvalg. AK, Arne Knudsen, valgmenighedsrepræsentant. BK, Bruce Kiely, graver og medarbejderrepræsentant. BSH, Bent Skovbro Hansen, ekstern regnskabsfører. KN, Knud Nielsen, bygningskyndig for menighedsrådet.
Underudvalg i Menighedsrådet: Aktivitets- og koordineringsudvalget: Torsten Dam-Jensen, Erik Ravn P. og Kurt Bierbum. Højskoleudvalget: Ib Rasmussen. Kandavaudvalget: Finn Krog Christensen, Torsten Dam-Jensen og Bruce Kiely. Budgetudvalget: Preben Mathiasen, Finn Krog Christensen, Kurt Bierbum og Bent Skovbro Hansen.
Menighedsrådet for Allerslev Sogn
Referat af menighedsrådsmødet i Allerslev den 6. november 2014 Til stede: KB, FKC, Steen Dilling, IR, BSH, LJ og ERP (referent). Fravær: TD-J (sygeorlov), AK (afbud). Side 1 af 2 1. Velkomst Godkendelse af dagsorden – og velkommen. Dagsorden godkendt. 2. Økonomi a. Revisionserklæring for årsregnskabet 2013. Punkt til godkendelse, v/PM. Revisors bemærkning om underbudgettering er godkendt og tages til efterretning. b. Erklæring om menighedsrådets tilsyn med intern kontrol og udarbejdelse af årsregnskab over for revisor. Punkt til godkendelse, v/PM. Revisors bemærkning vedr. afregnet moms er godkendt, og regnskabsfører og kasserer vil genberegne og korrigere momsfordelingsprocenten i 2014-regnskabet. c. Forelæggelse af endeligt budget for 2015 til Provstiet. Punkt til godkendelse, v/PM. Revisors bemærkning om resultatdisponeringen er godkendt og tages til efterretning. Resultatdisponeringen vil blive korrekt ajourført i 2014-regnskabet. d. Orientering om driftsstatus for kirkekassen, v/PM. Tak til kassereren for god orientering. 3. Valg af formand, næstformand og enkeltmandsposter, 1 årig funktionsperiode Valgsekretær, Erik Ravn Pedersen og valgt til stemmetællere, Bruce Kiely og Steen Dilling. Formand, Kurt Bierbum, genvalg. Næstformand, Leif Jensen, genvalg. Kirkeværge, Finn Krog Christensen, genvalg. Kasserer, Preben Mathiasen, genvalg. Sekretær, Kurt Bierbum, genvalg. Kontaktperson, Finn Krog Christensen, genvalg. Bygningskyndig, Knud Nielsen, genvalg. Underskriftsberettiget, Preben Mathiasen og Kurt Bierbum. 4. Medhørshøjttaler i våbenhuset Forslag fra graver BK om installation af 1 stk. højttaler i våbenhuset tilsluttet til eksisterende højttalere i kirken, jf. tilbud af den 30-10-2014. Punkt til godkendelse, v/KB. Punktet blev drøftet og udsat til næste menighedsrådsmøde. 5. Retningslinjer for brugen af Munkehusets stueetage Udkast til lejekontrakt og retningslinjer til endelig behandling. Punkt til godkendelse, v/KB. Retningslinjerne godkendt i sin helhed med ændring og præcisering af ansvar/kompetence, som tilrettes v/FKC i den endelige udgave. 6. Permanent ordning vedr. gudstjenestefrekvens m.m. fra 1. søndag i advent 2014 Skrivelse fra Stiftet vedr. afholdelser af gudstjenester og tælling af kirkegængere, v/KB. Taget til efterretning med henblik på en senere drøftelse med sognepræst TD-J. 7. Fremtidssikring af albuerum og friareal Orientering om udvalgets arbejde (ERP, LJ og PM), v/ERP. Orientering v/ERP blev taget til efterretning. 8. Orientering og meddelelser a. Menighedsrådsformand Menighedsrådet støtter Kirkens Korshær, Roskilde afd. med 500 kr. Kalender m/minihåndbog for menighedsrådet og medarbejdere. Tak for gave fra FWA. b. Aktivitets- og musikudvalg ”Kortfilm & konfirmander”, otte kortfilm, indkøbt til Munkehuset. Foredrag om 1. verdenskrig tirsdag den 11/11 kl. 19.30 med Hans Jørgen Larsen. /2 af 2
Side 2 af 2 c. Kontaktperson Der foregår forhandlinger med de forhandlingsberettigede organisationer. Udvidet personalemøde afholdes den 5/12 kl. 17.00, FKC arrangerer. d. Medarbejderrepræsentant / graver Der observeres for muligt svampeangreb (graver og kirkeværge). e. Det stående præstegårdsudvalg Intet at berette. f.
Kandavaudvalget Udvalgsformand FKC orienterede.
9. Eventuelt Næste menighedsrådsmøde afholdes den 11. december, her planlægges der for afholdelse af menighedsrådsmøderne i det nye kirkeår, og aftenens vært er FKC.
Menighedsrådet for Allerslev Sogn: TD-J, Torsten Dam-Jensen, sognepræst. KB, Kurt Bierbum, menighedsrådets formand og sekretær (og medl. af stående præstegårdsudvalg). LJ, Leif Jensen, menighedsrådets næstformand og medlem af stående udvalg. PM, Preben Mathiasen, valgt kasserer for kirkekassen og underskriftsberettiget for menighedsrådet. FKC, Finn Krog Christensen, kirkeværge og kontaktperson (og medl. af stående præstegårdsudvalg). IR, Ib Rasmussen, medlem af stående udvalg. ERP, Erik Ravn Pedersen, medlem af stående udvalg. AK, Arne Knudsen, valgmenighedsrepræsentant. BK, Bruce Kiely, graver og medarbejderrepræsentant. BSH, Bent Skovbro Hansen, ekstern regnskabsfører. KN, Knud Nielsen, bygningskyndig for menighedsrådet.
Underudvalg i Menighedsrådet: Aktivitets- og koordineringsudvalget: Torsten Dam-Jensen, Erik Ravn P. og Kurt Bierbum. Højskoleudvalget: Ib Rasmussen. Kandavaudvalget: Finn Krog Christensen, Torsten Dam-Jensen og Bruce Kiely. Budgetudvalget: Preben Mathiasen, Finn Krog Christensen, Kurt Bierbum og Bent Skovbro Hansen.
Menighedsrådet for Allerslev Sogn
Referat af menighedsrådsmøde i Allerslev den 11. december 2014 Til stede: Rådet fuldtalligt.
Side 1 af 2
1. Velkomst Godkendelse af dagsorden, orientering vedr. udsendte bilag – og velkommen. Dagsorden godkendt med tilføjelse af nyt punkt 2.d. vedr. ændring af samarbejdsaftale. 2. Økonomi a. Årsbudget 2015 godkendt af provstiudvalget den 3. dec. 2014, v/KB. Formandens orientering taget til efterretning. b. Skrivelse fra Provstiudvalget med godkendelse af regnskab 2013, v/PM. Kassererens orienteringen taget til efterretning. c. Orientering om driftsstatus for kirkekassen, v/PM. Kassererens orientering taget til efterretning. d. Ændring af samarbejdsaftale med diakonale organisationer, v/KB. Formandens orientering taget til efterretning, og dagsordenspunkt formuleres til næste menighedsrådsmøde for behandling og godkendelse. 3. Planlægning af menighedsrådsmøder inkl. navneliste m/værter, m.v. a. Menighedsrådsmøder Afholdes torsdage kl. 19.30 – den 8. jan. (FKC), 12. feb. TD-J, 19/3 (PM), 7. maj (BK), 11. juni (LJ), 10. sept. (ERP), 8. okt. (KB), 12. nov. (FKC) og 10. dec. (TD-J). Der er ikke menighedsrådsmøde i april, juli og august. b. Værter til kirkekaffe ifm. højmesse/nadvergudstjenester kl. 10.30 Menighedsrådet bakker op om kirkekaffe efter højmesse, en værtsliste er udarbejdet: den 14/12 ERP, 25/12 Lis D-J, 11/1 PM, 1/2 KB, 15/2 LJ, 1/3 IR, 29/3 ERP og 6/4 KB. c. Evt. forslag til det fælles menighedsrådsmøde med Osted, jf. Lov om MHR, §22, stk. 5. TD-J er bedt om at forespørge i Osted. 4. Tidspunkter for faste gudstjenester Menighedsrådet drøfter tidspunkter for gudstjenester henholdsvis kl. 9.00 og kl. 10.30 med henblik på den kommende planlægning, jf. Lov om MHR, §35. Forslag fra TD-J om at behandle punktet under dagsordenspunkt 8.a. er taget til efterretning. 5. Indsamling/kollekt ved faste gudstjenester a. Anvendelsen af indsamlede midler til venskabsmenigheden i Kandava, punkt til behandling og beslutning. Menighedsrådet tilslutter sig udvalgets forslag om, at TD-J tager kontakt til præsten i Kandava for at indhente oplysninger om, hvad der måtte være brug for at økonomisk støtte ud over midler til suppekøkkenet. b. Sognepræsten orienterer om kollektplan for kirkeåret, jf. Lov om MHR, §38, stk. 1. Kollektplanen for kirkeåret godkendt, som følger: Folkekirkens Nødhjælp, Danmission, K.F.U.M. og K., Bibelselskabet og Venskabsmenigheden i Kandava Sogn. 6. Henvendelse fra Allerslev Rådhus vedr. borgerlige vielser Forespørgsel om lejlighedsvis lån af lokale i Munkehuset til borgerlige vielser frem til sommer, medens Rådhuset er under renovering. Menighedsrådet behandlede forespørgslen og godkendte efterfølgende ansøgningen med fem stemmer for og to imod. KB vil kontakte Rådhuset. 7. Medhørshøjttaler i våbenhuset Tidl. forslag fra BK om installation af højttaler i våbenhuset tilsluttet til eksisterende højttalere i kirken, jf. tilbud af den 30-10-2014, og ekstra forslag/tilbud af den 24-11-2014 om højttaler og videoanlæg i våbenhuset. Punkt til godkendelse. Menighedsrådet godkendte installation af en højttaler i våbenhuset, jf. indhentet tilbud v/BK.
Side 2 af 2 8. Fælles aktivitetsudvalg for Osted og Allerslev sogne a. Aktivitetsudvalget for Osted og Allerslev mødes igen den 22-01-2015. Menighedsrådets drøfter ønsker og holdninger til fremtidige aktiviteter i relation til vort budget. Kirkekoncerter og kor-, foredrags- og mødevirksomhed, kirkelig undervisning? God debat bordet rundt. b. Nyt spændende Kirkenyt er udkommet. Bordet rundt blev udtrykt stor tilfredshed med et udmærket kirkeblad. 9. Menighedsrådets fælles E-post/myndighedspostkasse Menighedsrådets politik vedr. kontrol med og behandling af indkomne mails, v/KB. Orientering taget til efterretning. 10.Valg af entreprenører og håndværkere til arbejdsopgaver Menighedsrådet drøfter evaluering af og kontrol med udført elektrikerarbejde samt valg og brug af håndværkere og entreprenører generelt, forslag v/ERP. Menighedsrådet opfordrede til, at det stående kirke- og kirkegårdsudvalg arbejder videre med sagen. 11.Orientering og meddelelser a. Menighedsrådsformand – Distriktsforeningens kursus ”Om at passe på vore kirker. b. Sognepræst – intet. c. Det stående udvalg – Diverse orientering v/ERP. d. Aktivitets- og musikudvalg – afholder møde den 22. jan. i Stalden. e. Kontaktperson – intet. f. Kirkeværge – intet. g. Medarbejderrepræsentant – intet, fraværende fra kl. 22. h. Det stående præstegårdsudvalg – intet. i. Det fælles højskoleudvalg – intet. j. Kandavaudvalget – behandlet under dagsordenspunkt 5.a. k. Valgmenighedens repræsentant – intet. 12.Eventuelt Menighedsrådsmødet sluttede kl. 22.15.
Menighedsrådet for Allerslev Sogn: TD-J, Torsten Dam-Jensen, sognepræst. KB, Kurt Bierbum, menighedsrådets formand og sekretær (og medl. af stående præstegårdsudvalg). LJ, Leif Jensen, menighedsrådets næstformand og medlem af stående udvalg. PM, Preben Mathiasen, valgt kasserer for kirkekassen og underskriftsberettiget for menighedsrådet. FKC, Finn Krog Christensen, kirkeværge og kontaktperson (og medl. af stående præstegårdsudvalg). IR, Ib Rasmussen, medlem af stående udvalg. ERP, Erik Ravn Pedersen, medlem af stående udvalg. AK, Arne Knudsen, valgmenighedsrepræsentant. BK, Bruce Kiely, graver og medarbejderrepræsentant. BSH, Bent Skovbro Hansen, ekstern regnskabsfører. KN, Knud Nielsen, bygningskyndig for menighedsrådet.
Underudvalg i Menighedsrådet: Aktivitets- og koordineringsudvalget: Torsten Dam-Jensen, Erik Ravn P. og Kurt Bierbum. Højskoleudvalget: Ib Rasmussen. Kandavaudvalget: Finn Krog Christensen, Torsten Dam-Jensen og Bruce Kiely. Budgetudvalget: Preben Mathiasen, Finn Krog Christensen, Kurt Bierbum og Bent Skovbro Hansen.
