Lycée Jean-Piaget Ecole supérieure de commerce Neuchâtel Formation à la pratique professionnelle (2ème année maturité professionnelle) Module préparatoire 1
(Version 6.01 Demo)
Logiciel comptable professionnel
Module WinWay 1ère partie : Quelques manipulations de base … et exercices
J.-Ph. Widmer C. Meyer A. Zosso
Module : WinWay
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1. L’enregistrement des pièces comptables Le rôle de la comptabilité est d'enregistrer les différentes opérations (achats et ventes de marchandises, paiement des salaires, ...) afin de permettre à l'entrepreneur de connaître la situation et les résultats de l'activité économique de son entreprise. Elle doit également pouvoir renseigner le fisc sur le résultat de l’exercice. Le travail comptable consiste principalement, à tenir les comptes en fonction des documents commerciaux (factures, quittances, tickets de caisse, ...) qui servent de pièces justificatives. Pour faciliter l’enregistrement des opérations, il est appliqué sur chaque pièce justificative un timbre de comptabilisation qui sera complété à la main et qui indiquera : le numéro séquentiel d’enregistrement de la pièce (à partir de ce numéro il est possible de retrouver le document à l’origine d’une opération de journal) ; le numéro du compte débité et le numéro du compte crédité ; la somme ; la date de l’enregistrement ; le visa d’une personne responsable attestant du bien-fondé du document ; et la possibilité de rédiger un libellé (description télégraphique de la nature de l’opération). Les rubriques « Payé le : » et « Cf pièce n° : » concernent les opérations à terme et sont complétées au moment du paiement.
Pratique professionnelle, phase préparatoire
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Module : WinWay
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Pour éviter les erreurs de saisies et d'éventuelles fraudes, les pièces justificatives sont d'abord enregistrées dans le journal, qui est tenu au jour le jour et qui contient l'analyse comptable de chaque opération. Une opération de journal se compose : • de la date d’enregistrement, • du numéro de la pièce justificative, • du compte débité, du compte crédité, • du libellé (description télégraphique de la nature de l’opération), • du montant porté au doit et à l’avoir. Date
N° Comptes à Pièce débiter 25.08.2005 9 Loyer
Libellé créditer Banque Raiffeisen
Wincasa /15.8.05 / n° 123-9-05 / loyer octobre
Sommes à débiter créditer 2'650.00 2'650.00
Remarques concernant le libellé : Les règles de rédaction du libellé sont assez libres. Elles dépendent souvent de directives internes à l’entreprise et de la longueur « du champ » à disposition pour le rédiger. Toutefois pour l’enregistrement d’une facture, le bon sens conseille d’indiquer : • Facture de «nom du fournisseur» ou Facture à «nom du débiteur» • La date de la facture • Le numéro de la facture • Quelques mots concernant la nature du document Quelques exemples d’enregistrement de factures : Facture de Jean Bambois / 7.8.05 / n° 45678 / produits d’entretien Facture de Swisscom / 12.2.05 / n° 4567 / téléphones-janvier Facture de Margot / 24.4.05 / n° 45678 / mazout Facture à Ecole supérieure de commerce / 28.8.05 / n° 9834 / Lucerne le 26.8.05 Exemple concernant le paiement d’un débiteur : Reçu de Pierre Favre / valeur 30.8.05 / n° 23456 Exemple concernant le paiement d’un créancier : Versé à Swisscom / valeur 5.9.05 / n° 04-5-78 Vous recevez de la banque : Un avis de crédit quand un débiteur vous paye et un avis de débit quand vous payez un créancier. Pratique professionnelle, phase préparatoire
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2. Un logiciel comptable : WinWay-Z32 Le logiciel WinWay-Z32 est un logiciel professionnel qui permet de remplir les nombreuses tâches concernant la comptabilité (tenue d’une comptabilité générale, gestion débiteurs, …, analyse, …, gestion des salaires). Comme dans tous les logiciels, des boutons ou des menus déroulants permettent d’exécuter des commandes. Toutes les données sont sauvegardées dans une base de données de type Access. Le fichier a donc une extension .mdb . Le terme de Mandat… est synonyme de fichier, document, … Pour ouvrir une comptabilité existante, il faut exécuter WinWay en utilisant le menu démarrer : Î
Î
Dans WinWay sélectionner la rubrique : Ouverture d’une base de données [Mandat]…
Utiliser la fenêtre correspondant à votre comptabilité.
pour sélectionner le fichier
Par simplification, vous aurez toujours un fichier de base (mandat ou comptabilité) qui contiendra déjà le plan comptable nécessaire à la tenue de votre propre comptabilité.
A l’ouverture de la comptabilité, l’écran a cette apparence. Pour l’instant, seules les rubriques du menu « Comptabilité générale » retiendront notre attention.
Quand vous cliquez sur ainsi :
Ferme toutes les applications
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Journaux simples Extrait de comptes Listes et bilans
Aide (F1)
Ecritures simples
Insère la date système (Ctrl/D)
Comptes
, la barre de boutons change et se présente
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3. La personnalisation de « l’En-tête utilisateur » Cette personnalisation ne se fait qu’une seule fois à l’ouverture d’une nouvelle comptabilité (mandat). Après avoir ouvert un « mandat », il est possible de modifier les paramètres de « l’En-tête utilisateur ».
Important : Pour pouvoir modifier les données de l’en-tête, toutes les « applications » doivent être fermées.
Exercice 1 Copier à partir du répertoire P:\Echange\ProfElev\formation prat prof\WinWay les fichiers wz_demo.mdb et wz_voyageur.mdb dans votre répertoire personnel.
Exercice 2 - La personnalisation de « l’En-tête utilisateur » 1) 2) 3) 4)
Lancer le logiciel WinWay et ouvrir le fichier wz_demo.mdb Introduire vos nom et prénom comme « Nom/Raison sociale ». Introduire votre adresse personnelle sous « En-tête supplémentaire (Adresse) ». Appeler votre professeur pour vérifier votre solution.
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4. La création d’un bilan initial et l’utilité du compte 9100 Il n'est pas possible d'introduire les soldes directement au débit ou au crédit des comptes du bilan. Pour saisir les sommes des comptes du bilan, il faut passer des « écritures simples » (cf page 6). Pour ouvrir un compte d’actif, il faut passer l’écriture : Compte à débiter Compte à créditer N° Nom (désignation) N° Nom (désignation) 1000 Caisse 9100 Bilan d’ouverture Et pour un compte de passif : Compte à débiter Compte à créditer N° Nom (désignation) N° Nom (désignation) Dettes fournisseurs 9100 Bilan d’ouverture 2010
Libellé : Ouverture du bilan N° de la pièce : 0
Le compte 9100 est appelé un compte de « liaison »; il ne sert qu’à pouvoir respecter la double écriture comptable. Quand toutes les écritures d’ouverture ont été saisies, le solde du compte « 9100 » vaut 0. Exemple de journal de l’ouverture d’un bilan :
Exercice 3 - La création d’un bilan d’ouverture 1) Introduire dans votre mandat wz_demo.mdb, à la date du 30.9.05, le bilan initial donné ci-dessous :
Bilan initial Actifs 1000 1010 1510 1521
Passifs Caisse Poste Mobilier Ordinateurs
CHF CHF CHF CHF CHF
1'250.65 8'400.00 26'800.00 8'650.00 45'100.65
2100 Banque UBS 2800 Capital
CHF CHF
30'000.00 15'100.65
CHF
45'100.65
2) Appeler votre professeur pour vérifier votre solution
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5. Les écritures simples (journalisation) Dans le menu « Saisies », choisir « Ecritures simples » ou cliquer sur le bouton Dans cette fenêtre, il est possible de saisir des écritures concernant un seul compte à débiter et un seul compte à créditer.
Partie de visualisation des informations …
Partie utilisée pour l’introduction des données (champs de saisie) …
Le bouton
permet d’effacer le contenu des champs de saisie.
Pour journaliser une opération, vous devez obligatoirement compléter les champs : La rubrique « écriture » doit être sélectionnée ; une date comprise entre les dates de l’exercice ; le numéro donné à la pièce comptable (facture, quittance, …) ; le numéro du compte à débiter (=doit) ; et le numéro du compte à créditer (=avoir) ; Ouvre la fenêtre « Comptabilité générale / Comptes » afin de sélectionner un compte. un libellé ; et un montant. Pour mémoriser vos données, il faut cliquer sur le bouton Les écritures mettent à jour les comptes « en temps réel » ; il est possible de les modifier ou de les supprimer en tout temps (tant que la comptabilité n’a pas été clôturée). Remarque : pour le , le nombre introduit est considéré comme du texte ! Pour avoir une « numérotation » logique, il vous faut introduire pour les pièces 1 à 9 -> 01, 02, 03, … 09
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Pour modifier ou supprimer une opération, il faut tout d’abord sélectionner la ligne de journal concernée (enregistrement) dans la partie « visualisation » ; • Le bouton
permet d’inverser les numéros des comptes débité et crédité.
• Le bouton
permet de mémoriser les données modifiées.
• Le bouton
permet de supprimer la ligne de journal sélectionnée.
Exercice 4 - La tenue d’un journal 1) Vous devez tenir la comptabilité de l’entreprise de transport « Voyageur ». En fonction du plan comptable, compléter les grilles d’enregistrement des différentes pièces comptables données (annexes 1 à 11). La date d’enregistrement est celle d’aujourd’hui. Plan comptable de l'entreprise : Comptes du bilan : Actif 1000 Caisse 1010 Poste 1020 Banque Raiffeisen 1100 Créances-clients 1510 Mobilier 1530 Véhicules 1600 Immeubles Comptes de gestion : Charges 6200 Charges s/véhicules 6250 Essence-huile 6000 Loyer 6700 Autres charges d’expl.
Passif 2010 2100 2440 2800
Dettes-fournisseurs Banque UBS Dette hypothécaire Capital
Produits 3400 Produits s/véhicules 6850 Intérêts-produits
Résultat 9000 Compte de résultat
2) Appeler votre professeur pour vérifier les grilles d’enregistrement. 3) Lancer l’exécution de WinWay et ouvrir la comptabilité wz_voyageur.mdb . 4) Utiliser le logiciel WinWay pour journaliser les différentes opérations. 5) Appeler votre professeur pour vérifier votre solution.
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6. Visualisation à l’écran du journal, des extraits de comptes, du bilan à l’écran Le menu « Editions » permet de visualiser : • Le journal • Des extraits de comptes • Listes et bilan, … • Pour visualiser le journal : Après avoir sélectionné « Journaux simples », il faut compléter les champs de l’intervalle des dates si l’on ne souhaite pas visionner les écritures de l’intervalle des dates proposés par défaut.
• Pour visualiser des extraits de comptes : Introduire le n° du compte (2 fois !!!) pour visualiser que le compte ou confirmer les options par défaut.
• Pour visualiser le bilan, le compte d’Exploitation (compte de résultat) : 1°) Sélectionner ce que vous voulez afficher; 2°) Introduire la ou les date(s); 3°) Sélectionner l’option « Seuls les comptes » 4°) Cocher « Afficher seulement …. »
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Annexe 1 - Exercice 4
Voyageur - Transport de personnes
Facture n°:
8094
Rue du Château 35 2034 Peseux
Facture
N° de TVA : 245 734 Adressé à : Nom Adresse Code postal Téléphone Référence
Lycée Jean-Piaget Rue de la maladière 67 2000 Ville Neuchâtel
Date 26.08.2005 Réf. commande M. Duparc Responsable
Pays
Quantité Description
Code T.V.A.
P.U.
Montant
Transport des étudiants à Genève (Musée de la Croix-Rouge) le 25.8.05 38
personnes
2 CHF
TVA TVA
25.00 CHF
Total H.T. 2.10% 7.60% Total T.T.C. dont T.V.A.
950.00
CHF 950.00 CHF CHF 72.20 CHF 1'022.20 CHF 72.20
Nous vous remercions de verser le montant de CHF 1'022.20 à 30 jours net.
Pièce n° Débit
Crédit
Montant
Texte-libellé :
Date :
Visa :
Payé le :
Cf pièce n° :
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Annexe 2 - Exercice 4
Rue des prés 12 / 2000 Neuchâtel
Voyageur - Transport de personnes Rue du Château 35 N° TVA 165 948 2034 Peseux Facture 28951
No client :3694 Marque / Type : Astra Kilomètres/entrée : 89000 / 8.8.05 No Chassis : W0000069H218754 No plaque : NE 93489 Date de mise circ. : 13.3.99 Neuchâtel, le 20.8.05 pro no art./travail Libellé 31 31 31 31
1300T 1101T 1102T 1305T
quantité
- CONTRÔLE AU TECH 1 - ANTIPOL. : MESURES ET INSCRIPTIONS - ANTIPOL. : UTILISATION APPAREIL - LAVER LE MOTEUR PARTIEL
prix
net
1 1 1 1
37.70 41.70 23.80 12.50
TOTAL INCLUS TVA
115.70
RECLAMATION DANS LES 30 JOURS Payable à 30 jours net
Pièce n° Débit
Crédit
Montant
Texte-libellé :
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Date :
Visa :
Payé le :
Cf pièce n° :
CM /JPW/AZ
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Annexe 3 - Exercice 4
Rue de Monruz 34 2002 Neuchâtel
CG Immobilier Services immobiliers Succursale Neuchâtel
Voyageur - Transport de personnes Rue du Château 35 2034 Peseux Loyer pour octobre 2005 Payable jusqu'au 30.9.2005 Colaborateur/-trice Jean Banbois, N° tél. 032 894 45 00
Neuchâtel, 22.8.05
Immeuble, objet :
CHF
Rue du Château 35, 2034 Peseux Locaux administratifs de 6 pièces Loyer net Acompte frais d'exploitation Loyer brut
loyer brut CHF
CHF 1'800.00 CHF 100.00 CHF 1'900.00
Solde en notre faveur
CHF 1'900.00
Pièce n° Débit
Crédit
Montant
Texte-libellé :
Date :
Visa :
Payé le :
Cf pièce n° :
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Module : WinWay
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Annexe 4 - Exercice 4
Voyageur - Transport de personnes
Facture n°:
8128
Rue du Château 35 2034 Peseux
Facture
N° de TVA : 245 734 Adressé à : Nom Adresse Code postal Téléphone Référence
M. Pierre Lafleur Rue du lac 73 2034
Ville St-Aubin
Date 29.08.2004 Réf. commande Mme Du Toit Responsable
Pays
Quantité Description
Code T.V.A.
P.U.
Montant
Transport pour la sociéte "Jazz Band" à Lucerne le 24.8.05 36 personnes
2 CHF
40.00 CHF
1'440.00
CHF
-80.00
CHF CHF CHF CHF CHF
1'360.00 103.35 1'463.35 103.35
Rabais exceptionnel
TVA TVA
Total H.T. 2.10% 7.60% Total T.T.C. dont T.V.A.
Nous vous remercions de verser le montant de CHF 1'463.35 à 30 jours net.
Pièce n° Débit
Crédit
Montant
Texte-libellé :
Date :
Visa :
Payé le :
Cf pièce n° :
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CM /JPW/AZ
Module : WinWay
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Annexe 5 - Exercice 4
ANI -Agence de Nettoyage Industriel
Facture n°:
200509125
Rue des Parcs 23 2000 Neuchâtel N° de TVA : 445 784
FACTURE Adressé à : Nom Adresse Code postal Téléphone Référence
Voyageur - Transport de personnes Rue du Château 35 2034 Ville Peseux
Date Réf. commande Responsable
Quantité Description
1
05.09.2005
Code T.V.A.
P.U.
Montant
2 CHF
105.00 CHF
105.00
1
Prestation mensuelle nettoyage du local administratif Forfait exceptionnel vitrages
2 CHF
128.00 CHF
128.00
-1
Remise sur forfait vitrages
2 CHF
10.00 CHF
-10.00
TVA TVA
Total H.T. 2.10% 7.60% Total T.T.C. dont T.V.A.
CHF CHF CHF CHF CHF
223.00 16.95 239.95 16.95
Nous vous remercions de verser le montant dû à 30 jours net.
Pièce n° Débit
Crédit
Montant
Texte-libellé :
Date :
Visa :
Payé le :
Cf pièce n° :
Pratique professionnelle, phase préparatoire
CM /JPW/AZ
Module : WinWay
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Annexe 6 - Exercice 4
N° de compte : IBAN / Monnaie : Titulaire : Type de compte :
5634.24 CH89 3456 6500 0005 6342 4 / CHF Voyageur - Transport de personnes compte courant
Filiale Neuchâtel Faubourg du Lac 45 2000 Neuchâtel
Voyageur - Transport de personnes Rue du Château 35 2034 Peseux
Date de comptabilisation :
30.08.2005
Avis de crédit D'ordre de Lycée Jean-Piaget Beaux-Arts 30 2000 Neuchâtel Banque ordonnatrice Banque cantonale neuchâteloise 2000 Neuchâtel Valeur au 30.8.04 : CHF
***1'022.20
Pièce n° Débit
Cordiales salutations Banque Raiffeisen
Crédit
Montant
Texte-libellé :
Avis sans signature Date :
Visa :
Payé le :
Cf pièce n° :
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Annexe 7 - Exercice 4
N° de compte : IBAN / Monnaie : Titulaire : Type de compte :
5634.24 CH89 3456 6500 0005 6342 4 / CHF Voyageur - Transport de personnes compte courant
Filiale Neuchâtel Faubourg du Lac 45 2000 Neuchâtel
Voyageur - Transport de personnes Rue du Château 35 2034 Peseux
Ordre du :
29.08.2005
Date de comptabilisation :
30.08.2005
Avis de débit Bénéficiaire : Garage Keller Rue des prés 12 2000 Neuchâtel
Motif du paiement : Facture numéro 28951 du 20.8.05
Selon votre autorisation de débit Valeur au 30.8.04 : CHF
***115.70
Cordiales salutations Banque Raiffeisen Pièce n° Avis sans signature
Débit
Crédit
Montant
Texte-libellé :
Date :
Visa :
Payé le :
Cf pièce n° :
Pratique professionnelle, phase préparatoire
CM /JPW/AZ
Module : WinWay
16
Annexe 8 - Exercice 4
Station TOTAL Le Landeron **Quittance client** 9482/3 25.08.04 25.08.05
15:45
Caissier : Richard Essence 56.7 litres Huile 10W50 Montant total Encaissé CHF 100.00
CHF 76.55 * CHF 9.00 * CHF 85.55 Rendu CHF 14.45
Pièce n° Débit
Crédit
Montant
Texte-libellé :
Date :
Visa :
Payé le :
Cf pièce n° :
Pratique professionnelle, phase préparatoire
CM /JPW/AZ
Module : WinWay
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Annexe 9 - Exercice 4
MultiService SANSOUCIS
Facture n°: 9-123
Faubourg du Lac 34 2000 Neuchâtel
FACTURE Adressé à : Voyageur - Transport de personnes Nom Rue des Château 35 Adresse Ville Peseux 2034 Code postal Téléphone Référence
01.09.2005 Date Réf. commande Responsable
Quantité Description
1
Montant
Réparation de la machine à café
CHF 125.00
CHF 125.00
Paiement comptant
Acquitté en espèces le 1.9.05 Avec nos remerciements C. Bongard Pièce n° Débit
Crédit
Montant
Texte-libellé :
Pratique professionnelle, phase préparatoire
Date :
Visa :
Payé le :
Cf pièce n° :
CM /JPW/AZ
Module : WinWay
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Annexe 10 - Exercice 4
N° de compte : IBAN / Monnaie : Titulaire : Type de compte :
534.1 CH89 3456 6500 0005 341 / CHF Voyageur - Transport de personnes compte courant
Filiale Neuchâtel Faubourg de l'hôpital 45 2000 Neuchâtel
Voyageur - Transport de personnes Rue du Château 35 2034 Peseux
Ordre du :
12.09.2005
Date de comptabilisation :
15.09.2005
Avis de débit Bénéficiaire : CG Immobilier Rue de Monruz 34 2002 Neuchâtel
Motif du paiement : Loyer octobre
Selon votre autorisation de débit Valeur au 14.9.04 : CHF
***1'900.00
Cordiales salutations Banque UBS Avis sans signature
Pièce n° Débit
Crédit
Montant
Texte-libellé :
Date :
Visa :
Payé le :
Cf pièce n° :
Pratique professionnelle, phase préparatoire
CM /JPW/AZ
Module : WinWay
19
Annexe 11 - Exercice 4
Migrol Marin **Quittance client** 9-1234 16.09.2005
11:12
Caissier : Elodie Essence 45.2 litres Montant total Encaissé CHF 70.00
CHF 65.55 * CHF 65.55 Rendu CHF 4.45
Pièce n° Débit
Crédit
Montant
Texte-libellé :
Date :
Visa :
Payé le :
Cf pièce n° :
Pratique professionnelle, phase préparatoire
CM /JPW/AZ
Module : WinWay
20
10. Solutions de la série n° 1 Solution de l’exercice 3
Solution de l’exercice 4
Solution des timbres de l’exercice 4 Pièce n°
1
Débit
Crédit
1100
2
Pièce n° Montant
3400
Débit
1'022.20
Crédit
6200
Montant
2010
115.70
Texte-libellé :
Texte-libellé :
Facture à Lycée Jean-Piaget /26.8.05/ n° 8094/Genève le 25.8.05 20.09.2005 Visa : mel Date :
Facture de Garage Keller/20.8.05/n°28951 Antipollution véh. NE93489 20.09.2005 Visa : mel Date :
Payé le :
Pièce n° Débit
30.08.2005 3
Montant
2010
7
Crédit
1100
Montant
3400
1'463.35
Texte-libellé :
Facture de CG Immobilier/22.8.05/ loyer octobre 20.09.2005 Visa : mel
Payé le :
Cf pièce n°
4
Débit
1'900.00
Texte-libellé :
Date :
30.08.2005
Payé le :
Pièce n° Crédit
6000
6
Cf pièce n°
14.09.2005
Cf pièce n°
10
Pratique professionnelle, phase préparatoire
Date : Payé le :
Facture à Jazz Band / 29.8.05/ n°8128/Lucerne le 24.8.05 20.09.2005 Visa : mel Cf pièce n° :
CM /JPW/AZ
Module : WinWay
21
5
Pièce n° Débit
Pièce n° Crédit
6700
Montant
2010
6
Débit
Crédit
239.95
1020
Montant
1100
1'022.20
Texte-libellé :
Texte-libellé :
Facture de ANI / 5.9.05 /n°200509125/ nettoyage locaux administratifs 20.09.2005 Visa : mel Date :
Reçu de Lycée Jean-Piaget/valeur 30.8.05/ n° 8094 20.09.2005 Visa : mel Date :
Payé le :
Payé le :
Cf pièce n° :
7
Pièce n° Débit
Pièce n° Crédit
2010
Montant
1020
Texte-libellé :
Payé le :
2
Cf pièce n°
9
Débit
Montant
1000
6700
125.00
Payé le :
85.55
Date :
Payé le :
Cf pièce n° :
10 Crédit
2010
Montant
2100
1'900.00
Versé à CG immobilier /valeur 14.9.05/ loyer octobre 20.09.2005 Visa : mel Date :
Cf pièce n° :
Payé le :
Cf pièce n°
3
11 Crédit
6250
1000
Texte-libellé :
Versé à Multiservice/1.9.05/ réparation machine à café 20.09.2005 Visa : mel
Débit
Montant
Ticket de Station Total / 25.8.05 / Essence + huile 20.09.2005 Visa : mel
Débit
Texte-libellé :
Pièce n°
6250
Pièce n° Crédit
Date :
Crédit
Texte-libellé :
Versé à Garage Keller / valeur 30.8.05/ n° 28951 20.09.2005 Visa : mel Date :
Pièce n°
8
Débit
115.70
1
Cf pièce n°
Montant
1000
65.55
Texte-libellé :
Ticket de Station Migrol / 16.9.05 / Essence 20.09.2005 Visa : mel Date : Payé le :
Cf pièce n° :
Pratique professionnelle, phase préparatoire
CM /JPW/AZ
