Plats och tid Oskarshamnssalen, 2016-05-23 klockan 13:00-15:10, ajournering 14:30-14:55
Beslutande Magnus Larsson (C), ordförande Thina Andersson (S) 1:e vice ordförande Gudrun Gustafsson (M) 2:e vice ordförande Marianne Erlandsson (S) ersätter Leine Johansson (S) Yvonne Hagberg (S) ersätter Sami Durmishi (S) Lena Blomander (S) Marita Reinholdsson (V) Elisabet Åström (M) Tobias Hörnfeldt Röhr (L) Andreas Brager (KD) Jan Johansson (SD)
Icke tjänstgörande ersättare Ingrid Brundin (C), Helen Hammarqvist (MP), Cenneth Holmberg (V), Monica Johansson (V), Michael Erlandsson (SD)
Övriga deltagare Bildningschef Matz Ingvarsson, förvaltningsekonom Kristoffer Lundgren §§ 43-45, områdeschef Lotta Lindgren § 43 och nämndsekreterare Ann-Birthe Larsen Rosén
Paragrafer §§ 41-45
Justeringens plats och tid Stadshuset 2016-05-30
Underskrifter Magnus Larsson (C) Ordförande
Lena Blomander (S) Justerare
Ann-Birthe Larsen Rosén Sekreterare
Anslag Det justerade protokollet offentliggörs genom detta anslag. Beslutsinstans: Bildningsnämnden Sammanträdesdatum: 2016-05-23 Anslaget sätts upp: 2016-05-31 Anslaget tas ned: 2016-06-22 Förvaringsplats för protokollet: Bildningskontoret Underskrift
Revisionsrapport gällande kommunens aktivitetsansvar för ungdomar utanför gymnasieskolan – Yttrande Bildningsnämndens beslut Bildningsnämnden godkänner förvaltningens tjänsteutlåtande och överlämnar detta till kommunens revisorer som nämndens yttrande över revisionsrapporten.
Ärendet På uppdrag av revisorerna i Oskarshamns kommun har PwC genomfört en granskning av Kommunens aktivitetsansvar för ungdomar utanför gymnasieskolan. Bildningsnämnden ska senast 2016-06-03 redogöra för vad man avser att göra för att åtgärda de påpekanden som görs i granskningen.
Förslag till åtgärder angående de påpekanden som görs i den revisionella bedömningen Internrevisionens bedömning är att bildningsnämnden inte helt säkerställer att Kommunens aktivitetsansvar för ungdomar utanför gymnasieskolan (i denna text förkortat KAA) bedrivs på ett ändamålsenligt sätt. Vidare bedöms att bildningsnämnden inte helt säkerställer att den interna kontrollen är tillräcklig. Nedan följer beskrivning av åtgärder, kopplade till kontrollmålen och de påpekanden som internrevisionen gjort.
Kontrollmål 1 – Styrningen I arbetet med att skapa en kommunal arbetsmarknadsenhet utreddes styrning och organisatorisk placering av det kommunala aktivitetsansvaret. Beslutet blev att KAA flyttas till den nya arbetsmarknadsenheten. Specifika mål för kommunalt aktivitetsansvar beslutas av ansvarig styrelse/nämnd. Det kommunala aktivitetsansvaret skrivs in i delegationsordningen så att det tydligt framgår vem som är ansvarig. Ansvarig styrelse/nämnd får årligen återkoppling om omfattning och insatser.
Kontrollmål 2 – Ansvarsfördelningen Gymnasiechefen har ansvar för KAA och den studie- och yrkesvägledare på Oscarsgymnasiet som gymnasiechefen utser genomför åtgärderna fram till och med den 31 augusti 2016. Från och med 1 september 2016 går ansvaret över till chefen för arbetsmarknadsenheten. Rutiner för samverkan mellan gymnasieskolan och arbetsmarknadsenheten utarbetas av gymnasiechefen och chefen för arbetsmarknadsenheten under september månad 2016.
Kontrollmål 3 – Kartläggning och registerhållning Ungdomarna som omfattas av aktivitetsansvar kontaktas via brev, telefon, mejl eller personlig kontakt minst en gång per kvartal. Tillsammans med ungdomen kartläggs individens behov av åtgärder för att i första hand komma vidare till studier, i andra hand arbete eller praktik. - De ungdomar som studerar på Introduktionsprogrammet och omfattas av KAA dokumenteras genom sina individuella studieplaner. - Ungdomar utanför Introduktionsprogrammet dokumenteras genom en dokumentation som omfattar kartläggning av nuläge, långsiktigt och kortsiktigt mål. I dokumentationen finns även vad som ska göras och vem som är ansvarig. - De ungdomar som blir erbjudna insatser och tackar nej eller inte går att få kontakt med dokumenteras. Erbjuden åtgärd och kontaktförsöken dokumenteras. Samtliga ungdomar förs i register enligt förordningen (2006:39) om Register och dokumentation vid fullgörandet av kommunernas aktivitetsansvar för ungdomar. Registret på samtliga ungdomar skickas till SCB i den omfattning som fordras enligt Skolverkets föreskrifter (SKOLFS 2015:28) om insamling av uppgifter för uppföljning och utvärdering av det kommunala aktivitetsansvaret. Korrekt registerhållning ska ingå i den interna kontrollen.
Kontrollmål 4 – Individuella åtgärder Ungdomar som omfattas av KAA erbjuds åtgärder som är anpassade efter individens behov. Exempel på sådana åtgärder kan vara - Hjälp med CV-skrivning - Jobbsökar-aktiviteter - Kontakt med Arbetsförmedlingen - Studie- och yrkesvägledning - Studier på gymnasieskolans Introduktionsprogram - Studier på folkhögskola - Vägknuten - Praktik - Studier på nationellt program - SFI (svenska för invandrare) - Komvux (kommunal vuxenutbildning) En budget för kommunalt aktivitetsansvar skapas. Efter övergången från kommunalt informationsansvar till KAA har det saknats resurser för åtgärder. De åtgärder som har genomförts har rymts inom ramen för introduktionsprogrammen eller finansierats externt.
Kontrollmål 5 – Dokumentation I uppdraget till den som är ansvarig ska ingå att kraven på dokumentation följs. Det ska gå att följa de ungdomar som ingår i KAA oavsett om de är inskrivna på introduktionsprogrammet eller inte. Uppföljning av dokumentationsskyldigheten ska ingå i den interna kontrollen.
Kontrollmål 6 – Uppföljning, utvärdering och återkoppling Det kommunala aktivitetsansvaret utvärderas en gång per år. En rapport skickas till kommunstyrelsen och berörda nämnder under januari med en utvärdering av föregående år. Rapporten redovisas i kommunstyrelsen och nämnderna. Utvärdering genomförs i relation till de allmänna råden från Skolverket.
Ärendets behandling Förvaltningen föreslår att bildningsnämnden godkänner förvaltningens tjänsteutlåtande och överlämnar detta till kommunens revisorer som nämndens yttrande över revisionsrapporten.
Dagens sammanträde Bildningschef Matz Ingvarsson föredrar ärendet.
Yrkande Jan Johansson (SD) yrkar bifall till förvaltningens förslag. Thina Andersson (S) yrkar för Socialdemokraterna, Vänsterpartiet och Centerpartiet bifall till förvaltningens förslag.
Proposition Ordföranden ställer proposition på förvaltningens förslag och finner att bildningsnämnden beslutar bifalla detta.
Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande 2016-05-16 Kommunfullmäktiges beslut 2016-04-11, § 41 Revisionsrapport - Kommunens aktivitetsansvar för ungdomar utanför gymnasieskolan
Skickas till För kännedom: Kommunstyrelsen Kommundirektören Gymnasiechefen Studie- och yrkesvägledare på gymnasieskolan
För åtgärd: Kommunens revisorer Klaus Leidecker och Johnny Maurits
Bildningsnämndens förslag till driftbudget 2017 och verksamhetsplan (VP) 2018-2019 – Information Bildningsnämndens beslut 1. Bildningsnämnden antecknar informationen till protokollet. 2. Förvaltningen får i uppdrag att senast vecka 23 ta fram mer detaljerade konsekvensbeskrivningar avseende driftbudgeten samt förslag till taxor och avgifter för 2017. 3. De politiska partierna ska senast 2016-08-01 lämna in budgetförslag till nämndsekreteraren.
Dagens sammanträde Bildningschef Matz Ingvarsson och förvaltningsekonom Kristoffer Lundgren informerar om årets budgetförutsättningar och svarar, tillsammans med områdeschef Lotta Lindgren, på frågor.
Yrkande Magnus Larsson (C) yrkar följande: - Bildningsnämnden antecknar informationen till protokollet. -
Förvaltningen får i uppdrag att senast vecka 23 ta fram mer detaljerade konsekvensbeskrivningar avseende driftbudgeten samt förslag till taxor och avgifter för 2017.
-
De politiska partierna ska senast 2016-08-01 lämna in budgetförslag till nämndsekreteraren.
Proposition Ordföranden ställer proposition på Magnus Larssons yrkande och finner att bildningsnämnden beslutar bifalla detta.
Skickas till För åtgärd: Bildningschef Matz Ingvarsson Förvaltningsekonom Kristoffer Lundgren
Bildningsnämndens förslag till taxor och avgifter 2017 – Information Bildningsnämndens beslut Bildningsnämnden antecknar informationen till protokollet.
Dagens sammanträde Förvaltningsekonom Kristoffer Lundgren informerar och svarar på frågor om taxor och avgifter 2017.
Proposition Ordföranden ställer proposition på att anteckna informationen till protokollet och finner att bildningsnämnden beslutar bifalla detta.
