Protocollo AO G Salvini
“Identificare correttamente il paziente”
Direzione Sanitaria Aziendale
PRT 02/2012 Rev 0.0
Ufficio Clio-Risk Management
A.O. “G. Salvini” – Garbagnate Milanese
PROTOCOLLO “Identificare correttamente il paziente-utente” nell’Azienda Ospedaliera G. Salvini
Protocollo:
AO G Salvini
Identificare correttamente il paziente
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PRT 02/2012 Rev 0.0 Ufficio CLIO e Risk Management
INDICE 0. 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Premessa Oggetto e Scopo Campo di applicazione Riferimenti Responsabilità Definizioni e glossario
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Descrizione delle Attività per Identificazione del paziente/utente, mediante impiego di bracciale ID 6.1 6.2
Materiali e strumentazione
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Attività comuni tutti i setting assistenziali
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a) Applicazione del bracciale ID b) Lettura dati ID riportati sul bracciale per corrispondenza ID paziente c) Eventuale sostituzione del bracciale ID d) Rimozione del bracciale ID Casi e situazioni particolari Rifiuto del paziente a uso del bracciale ID Corretta ID della salma Eccezionali esigenze sanitarie del paziente che propendono per il mancato impiego di bracciale ID Bracciale ID e tracciabilità nella documentazione sanitaria del pz
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6.3
Ulteriori attività specifiche per tipologia di setting assistenziale
6.3.1 6.3.2 6.3.3 6.3.4 6.3.5
Accesso da Pronto Soccorso/Triage Il ricovero nelle UUOO di degenza La pre-ospedalizzazione chirurgica Prestazioni in regime di MAC – B.O.C.A. – D.H. L’ evento parto “neonato, mamma e anche ID papà”
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Casi e situazioni particolari per mamma e neonato/i Casi e situazioni particolari per il bracciale ID del papà
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7.
Descrizione delle attività per l’identificazione sicura di tutti gli altri utenti che accedono a prestazioni sanitarie presso l’azienda G. Salvini 8.
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Identificazione sicura del paziente/utente e norme sulla privacy- trattamento dei dati personali
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PREMESSA- INTRODUZIONE La “corretta identificazione del paziente” costituisce una delle principali raccomandazioni cui dover ottemperare nell’ambito della politica della clinical governance per gli errori in sanità. Rientra tra uno degli standard della JCI nell’area della sicurezza del paziente (obiettivo n. 1) rappresentando l’elemento-chiave di gestione organizzativa, clinica ed assistenziale rispetto all’impedire del verificarsi dell’evento sentinella: “procedura in paziente sbagliato”. Errori umani per possibili “scambi accidentali di persona/paziente” da parte degli operatori sanitari tutti possono infatti aver luogo in qualsiasi momento diagnostico o terapeutico nell’ambito delle diverse fasi del processo di erogazione delle cure sanitarie, come ad esempio: − la somministrazione della terapia farmacologica, − l’effettuazione di trasfusioni di sangue ed emoderivati, − l’esecuzione di interventi chirurgici, − l’applicazione di specifiche procedure diagnostiche quali esami ematici etc... I pazienti, anche in ragione del ricorso alle cure sanitarie ricovero possono infatti essere non collaboranti, sedati, o comunque manifestanti alterazioni dello stato di coscienza e vigilanza; possono avere disturbi di comprensione linguistica o non conoscere affatto la nostra lingua; manifestare disturbi per alterazioni degli organi di senso Errori umani per scambi accidentali di persona possono accadere in qualsiasi contesto: dal pronto soccorso alla sala operatoria, dalla degenza al day hospital, dalle attività ospedaliere a quelle territoriali di tipo ambulatoriale. Poiché dunque “i setting assistenziali” sono nella realtà molteplici è necessario prevedere altrettante specifiche coerenti modalità di “corretta ed univoca ID”, da doversi impiegare, a cura degli operatori tutti, a seconda del contesto specifico in cui si trovano ad operare. Così, mentre un bracciale apposto al paziente fin dal primo momento del ricovero, con “barcode e dati ID univoci” potrà di molto aiutare a contenere e ridurre possibili errori umani degli operatori in tutte le fasi diagnostico-terapeutiche, clinico-assistenziali del paziente soprattutto durante il suo ricovero in ospedale, altrettanto, l’impiego di specifici e ben codificati identificativi per l’utenza ambulatoriale, cui risulta impensabile avvalersi dell’uso del bracciale ID, potrà soddisfare al meglio il medesimo obiettivo, riguardante appunto la dimensione della sicura ID dell’utente/paziente medesimo.
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1. OGGETTO E SCOPO Il presente protocollo descrive le diverse possibili modalità di corretta identificazione del paziente nelle due fattispecie: 1. utente/paziente identificabile mediante dati personali e/o bare-code univoco tracciati su apposito bracciale ID individuale, applicato sul paziente medesimo 2. utente identificabile mediante accertamento verbale e/o documentale delle generalità personali Quanto sopra, da parte di tutti gli operatori che entrano nel processo d’erogazione delle diverse prestazioni sanitarie, in particolare: − al momento della somministrazione di farmaci, sangue ed emoderivati − durante tutto il percorso peri-operatorio (obiettivo chirurgia sicura) − prima dell’esecuzione di qualsiasi procedura diagnostico-terapeutica − prima del prelievo di sangue e di altri campioni biologici, a scopo diagnostico − al momento della visita e all’atto della prescrizione farmacologica
2. CAMPO DI APPLICAZIONE Il presente protocollo deve trovare applicazione: per utenza destinatari: − nei confronti di tutti i degenti adulti e pediatrici indipendentemente dalla tipologia di loro ricovero e/o ragione clinica del medesimo, ivi comprese le forme di prestazione sanitaria dei M.A.C., dei DH , B.O.C.A. e della pre-ospedalizzazione chirurgica − per tutti i neonati, (da evento nascita) compresi mamma e papà − per tutti gli utenti ambulatoriali delle strutture sanitarie ed anche territoriali per setting clinico-assistenziale : − presso tutte le Unità Operative (UUOO) ospedaliere ed anche territoriali esterne in capo all’Azienda G. Salvini * Si rinvia al successivo paragrafo n. 6 per il dettaglio delle attività specifiche dei diversi processi/setting assistenziali
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3. RIFERIMENTI Raccomandazioni Ministeriali: - Raccomandazione n. 3 luglio 2006: La corretta identificazione dei pazienti, del sito chirurgico e della procedura - Raccomandazione n. 7 settembre 2010: Prevenzione della morte, coma o grave danno da errori danno derivati da errori in terapia farmacologica
Linee guida sulle modalità per l’identificazione del neonato al momento della nascita” Accordo Conferenza permanente Stato Regioni e Prov autonome Trento e Bolzano del 22 novembre 2001
Ministero della Salute - Osservatorio Nazionale sugli “eventi sentinella”: Costituiscono “eventi sentinella” tutte le sotto citate situazioni che possono derivare, tra le possibili cause, da una errata identificazione del paziente: - Procedura in paziente sbagliato - Procedura chirurgica in parte del corpo sbagliata (lato, organo o parte) - Reazione trasfusionale conseguente ad incompatibilità AB0 - Morte, coma o grave danno derivati da errori in terapia farmacologica
Joint Commission International : - Manuale “Standard per Ospedali e per la Sicurezza del Paziente”, Servizio di valutazione delle strutture accreditate e a contratto del sistema sanitario lombardo Anno 2011 (IV ediz del Manuale Marzo 2011) Obiettivo n. 1. “Identificare correttamente il paziente”
Ulteriori riferimenti aziendali AO Salvini: − Linee guida per l’infusione di emocomponenti “Trasfusione” PRT 14 Rev 0.0. del 18 nov 2011 (Dipartimento dei Servizi Diagnostici e Terapeutici – CLIO Risk management- SIMT) − Protocollo “Gestione del Farmaco” PRG.DSA.AZ.03 Rev 1 del 16 giu 2011 (Direzione Sanitaria Aziendale – USC Farmacia - SITRA - Dipartimento Ricerca ed innovazione USC Qualità e Risk management )
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4. RESPONSABILITA’ Rispetto allo scopo-risultato della presente procedura: Tutti gli operatori dell’azienda di tutte le qualifiche/ruoli che, per ragioni della loro funzione di natura professionale o anche tecnico-operativa ed anche amministrativa sono tenuti ad identificare correttamente ogni utente/paziente ai fini della sicurezza di tutte le prestazioni diagnostico-terapeutiche della sua prestazione/percorso di cura, è attribuita la responsabilità individuale di: − dover conoscere i contenuti del presente protocollo − adottare sistematicamente il presente protocollo, a sostegno dei propri comportamenti operativi Tale responsabilità è da intendersi anche comprensiva dell’accertamento della corrispondenza-congruenza univoca tra l’ID del paziente-utente e la documentazione sanitaria tutta del percorso diagnostico-terapeutico della cura (dalla cartella clinica, alla singola richiesta di prestazione diagnostica, sia sotto forma cartacea che informatizzata) Ulteriori specifiche responsabilità1 tecnico-professionali del processo: Alla funzione dell’Area Risk Management aziendale è attribuita la responsabilità di: − aggiornare/rivedere periodicamente il presente documento − adottare le migliori azioni organizzative di diffusione/conoscenza e sostegno all’implementazione dello stesso a livello aziendale, anche mediante sistemi di coinvolgimento “a cascata” e di possibili percorsi formativi sul campo − presidiare/verificare, anche di concerto altre funzioni aziendali, periodici sistemi di audit finalizzati alla verifica della responsabile adozione di tale policy sicurezza, da parte di tutti gli operatori A ciascun Direttore S.C., Responsabile dei diversi PS, e a ciascun Coord. delle aree Infermieristica Ostetrica e Tecnico-Sanitaria e della Riabilitazione delle singole UUOO è attribuita la responsabilità di: − diffondere, rendere accessibile e far conoscere a tutti gli operatori il presente protocollo entro la rispettiva UO, per la propria area di afferenza degli stessi, ivi compresi i nuovi neo-assunti − verificare e controllare sistematicamente la corretta adesione ai contenuti del presente protocollo, rispetto ai comportamenti tecnico-professionali di processo di ciascun operatore del proprio staff
5. DEFINIZIONI e GLOSSARIO ID = abbreviazione di “identità”, riferita “alle generalità” che identificano nello specifico ogni persona distinguendola al tempo stesso da tutte le altre P.O.: Presidio Ospedaliero U.O. : Unità Operativa J.C.I : Joint Commission International M.A.C. : Macroattività Ambulatoriali ad alta Complessità assistenziale B.O.C.A. : Bassa Operatività Chirurgico-Assistenziale 1
* Per altrettante specifiche responsabilità sulle singole qualifiche/ruoli si rimanda al dettaglio descrizione delle singole attività, di cui a tutto i successivi paragrafi n. 6 e n.7
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6. DESCRIZIONE DELLE ATTIVITA’ PER L’IDENTIFICAZIONE DEL PAZIENTE/UTENTE MEDIANTE IMPIEGO DI BRACCIALE ID 6.1. Materiali e strumentazione Presso l’AO Salvini assistenziali:
sono in uso diverse tipologie di bracciali, a seconda degli specifici setting
Setting Assistenziale
Utente/paziente da Pronto soccorso generale Utente/paziente da Pronto soccorso ostetrico o anche pediatrico in postazione dedicata di Triage presso l’UO Utente/paziente adulto da ricovero ordinario/programmato o anche preospedalizzazione chirurgica e prestazione in regime MAC BOCA DH Utente/paziente pediatrico con ricovero ordinario/programmato o anche preospedalizzazione chirurgica e prestazione in regime MAC Neonato/madre da punto nascita
Papà per neonato del punto nascita
Tipologia Bracciale
Caratteristiche
Codice richiesta magazzino AO Salvini Cod 12195
Mod bracciale BCS (per stampante Zebra)
Generalità utente direttamente derivate da sistema informatico di apertura accesso prestazione, mediante stampa
Mod bracciale MA.BI Service
Generalità utente da bare-code etichetta cartacea generata in fase ADT in reparto
Cod 12284
Mod bracciale MA.BI Service
Generalità utente da bare-code etichetta cartacea generata in fase ADT in reparto
Cod 13631
Mod Bracciale identificazione antimanomissione oer “mamma e neonato” avente numero progressivo identificativo prestampato, conforme a Linee Guida Ministeriali 2001 Mod bracciale MA.BI Service
Generalità utente da bare-code etichetta cartacea generata in fase ADT /ricovero
Cod 7273
Generalità utente (neonato) da bare-code etichetta cartacea generata in fase ADT/ricovero
Cod 12284
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6.2 Attività comuni a tutti i setting assistenziali: a) APPLICAZIONE DEL BRACCIALE ID Responsabilità sull’atto: − l’infermiere/ostetrica che prende in carico per primo il paziente/utente sia in fase di Triage di Pronto Soccorso sia in regime di ricovero ordinario o anche preospedalizzazione o MAC, BOCA, DH o ancora, qualsiasi altra prestazione sanitaria che preveda il sistematico impiego del Bracciale ID Specifiche: 1. generare/confezionare il bracciale ID paziente dopo aver accertato la corrispondenza delle generalità contenute con l’identità del paziente/utente stesso mediante documento della smart-card sanitaria personale o, in sub-ordine, altri documenti identificativi quali: carta identità, passaporto, patente... 2. informare e spiegare al paziente/utente ed eventuali familiari/persone riferimento (nel caso di minori, persone non collaboranti/ in stato di incoscienza...) lo scopo/finalità del bracciale ID ai fini del necessario ottenimento del consenso e della “compliance collaborativa” alla non rimozione volontaria dello stesso durante l’intero percorso di cura, ai fini della sua sicurezza alle cure che dovrà ricevere di tipo diagnostico ed anche terapeutico 3. apporre il bracciale ID, di norma su arto superiore del paziente, per maggior facilità/comodità d’uso/accessibilità d’uso da parte degli operatori medesimi. Possibile tuttavia prevedere il posizionamento dello stesso in altra parte del corpo quale gli arti inferiori, ciò nel caso di esistenza di specifiche situazioni ad esempio di natura traumatica o di esigenze di natura clinica (esempio: presenza di fratture arti superiori,... ferite, ustioni... posizionamento di aghicannula....) etc.... 4. L’apposizione del bracciale dovrà avvenire in maniera sicura per “completo-corretto fissaggio sul paziente” e per “giusta e sicura larghezza” dello stesso sull’arto, al fine di evitare che possa essere facilmente sfilato e perdersi, o essere talvolta rimosso accidentalmente o anche volontariamente dal paziente. Dovrà di contro, non indurre/provocare danni locali alla cute, alla circolazione etc... qualora fosse impropriamente posizionato eccessivamente stretto .
b) LETTURA DATI ID RIPORTATI SUL BRACCIALE per CORRISPONDENZA ID Responsabilità sull’atto: Tutti gli operatori dell’azienda di tutte le qualifiche/ruoli, in ragione della loro funzione di natura professionale o anche tecnico-operativa sono tenuti, prima di effettuare qualsiasi prestazione diagnostico-terapeutica a verificare, mediante bracciale, la corrispondenza tra il trattamento/servizio da erogare e sua documentazione sanitaria e il destinatario (utente/paziente) dello stesso. Specifiche: Tale corrispondenza di univocità di tali dati può essere effettuata: − di norma direttamente mediante “lettura a vista” da parte dell’operatore che “acquisisce” e “confronta” “utente e prestazione da erogare” ricercando sempre almeno i 2 ID cognomenome paziente” ed al bisogno, anche di altri ID personali quali data nascita o sesso riportati su etichetta − oppure anche mediante “impiego di strumenti elettronici” per la lettura ottica di bare-code univoco ID paziente, laddove se ne sia già introdotto l’uso in specifici percorsi sanitari (es blocco-operatorio)
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c) EVENTUALE SOSTITUZIONE DEL BRACCIALE ID Responsabilità sull’atto: − infermiere/ostetrica Corresponsabilità: − di tutti gli altri operatori altre qualifiche/ruoli nella tempestiva segnalazione della necessità di dover procedere alla doverosa sostituzione del bracciale ID Specifiche La possibile sostituzione del Bracciale ID deve sempre essere prassi salvaguardata con tempestività, e deve sempre avvenire in tutti i seguenti casi: 1. 2. 3. 4.
danneggiamento del bracciale ID smarrimento del bracciale ID rimozione “forzata” da esigenze cliniche variazione dati ID paziente su etichetta bare-code anagrafica dati
1) danneggiamento del bracciale ID: può lacerarsi accidentalmente, perdere di chiara leggibilità dei dati ivi contenuti per effetto della scoloritura soprattutto nelle situazioni di ricovero prolungato, essere danneggiato volontariamente dal paziente poco collaborante o essere accidentalmente danneggiato in corso di procedure varie 2) smarrimento del bracciale ID: può essere accidentalmente “smarrito” dal paziente, laddove posizionato in maniera non sicura e pertanto può essere facilmente sfilato. Si richiama pertanto la necessità di rispettare un corretto posizionamento per larghezza sull’arto, che riduca/elimini il più possibile tale accadimento accidentale 3) rimozione forzata del bracciale ID per esigenze cliniche: E’ possibile che durante il ricovero ci sia la necessità di dover rimuovere il bracciale ID per varie ragioni: necessità dell’arto libero per procedure diagnostico-terapeutiche, situazioni accidentali di comparsa di decubiti/lesioni cutanee locali su sede bracciali ID... etc 4) variazione dati ID paziente su etichetta dati bare-code La sostituzione del bracciale ID deve essere attuata ogniqualvolta dovessero verificarsi delle variazioni nei DATI IDENTIFICATIVI riportati sull’etichetta che possono riguardare : − il n. della cartella clinica, per l’apertura di nuova procedura amministrativa di ricovero tra Presidi diversi dell’Azienda Ospedaliera o anche per trasferimenti interni tra UO.OO. del medesimo Presidio comportanti comunque il cambio del regime di ricovero (es: il passaggio dalle cure acute alla riabilitazione). − Avvenuto accertamento di possibile errore sulle generalità del paziente commesso in fase di accettazione dello stesso sia al Triage di Pronto Soccorso che nella procedura ADT di reparto per i ricoveri ordinari (es data nascita erronea, cognome/nome sbagliato per digitazione.....) etc.... − Acquisizione, in secondo tempo, delle generalità anagrafiche per quegli utenti-pazienti sui quali non era stato possibile risalire in modo alcuno all’identità personale, in situazione di prestazione sanitaria erogata in Pronto Soccorso e si era impiegato un braccale ID con codice ID univoco generato con “procedura d’urgenza”. In questo caso, il bracciale con i nuovi dati sarà aggiunto al precedente che sarà rimosso, solamente quando saranno stati “recuperati” tutti gli esami diagnostici nel frattempo effettuati con regime di “ID paziente in Procedura d’urgenza PS”
d) RIMOZIONE DEL BRACCIALE ID Responsabilità sull’atto: − infermiere/ostetrica Specifiche: a) La rimozione del bracciale ID (mediante uso di forbici) deve sempre coincidere con l’atto della dimissione sia da Pronto Soccorso sia da Unità Operativa di degenza/ricovero che comporti, in entrambi i casi, l’esclusivo ritorno al domicilio del paziente per conclusione del percorso sanitario di cura. (Nei casi di proseguo cure presso anche altre strutture sanitarie, si rinvia agli specifici dettami precisati nei paragrafi più oltre) 9/19
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Casi particolari RIFIUTO DEL PAZIENTE/UTENTE ALL’USO DEL BRACCIALE ID premesso che occorre sempre spiegare finalità... e scopo al pz... (rif paragrafo specifiche su corretta applicazione del bracciale ID....) nel caso di rifiuto o anche di comportamenti non collaborativi del paziente, è fatto obbligo dare evidenza-tracciabilità del mancato posizionamento del bracciale sulla documentazione sanitaria, precisandone chiaramente ed esaustivamente, anche ai fini di tutela medico-legale, le ragioni dell’impossibilità di applicazione Quanto sopra, a seconda dello specifico setting assistenziale: − in Triage, Pronto Soccorso: su apposito campo “note” della schermata informatica del Triage ed eventualmente riportarlo anche nella restante documentazione sanitaria che è stampabile − in degenza/ricovero: su documentazione sanitaria cartacea o anche informatizzata, (quest’ ultima laddove presente), del paziente medesimo. Responsabilità dell’atto: congiunta di medico e infermiere/ostetrica ciascuno per propria responsabilità di redazione/ compilazione della documentazione sanitaria
CORRETTA IDENTIFICAZIONE DELLA SALMA La corretta ID della persona deve essere assicurata, per le conseguenti responsabilità medicolegali anche nel caso di avvenuto decesso, laddove dovrà essere successivamente trasportata presso i locali delle Camere Mortuarie di Presidio Pertanto in tutti i sotto elencati casi di: − paziente giunto in Pronto Soccorso come “cadavere” − paziente con successivo exitus in Pronto Soccorso o qualsiasi altra U.O di ricovero − bambino nato morto lo stesso dovrà indossare lo specifico bracciale ID previsto a seconda della tipologia del setting assistenziale (vedere anche i paragrafi più oltre) ed inoltre, sempre ai fini della sua corretta ID, la salma dovrà essere sempre accompagnata da: a. documentazione sanitaria (cartella clinica) completa b. documento “atto di morte” redatto nell’ U.O. di provenienza
ECCEZIONALI ESIGENZE SANITARIE DEL PAZIENTE CHE PROPENDONO PER IL MANCATO IMPIEGO DI BRACCIALE ID Eccezionali ed inderogabili ragioni di natura sanitaria che dovessero imporre una possibile mancata applicazione del bracciale ID dovranno altrettanto essere valutate e concertate come scelta d’equipe medico-infermiere/ostetrica Tutta l’equipe clinico-assistenziale, anche per il tramite delle consegne verbali, dovrà essere messa a conoscenza di tale situazione ai fini di poter elevare il livello di sorveglianza alla sicura ID paziente, con attivazione di alternative modalità di corretto accertamento identità del paziente, prima di qualsiasi trattamento diagnostico o terapeutico a suo carico.
BRACCIALE ID E TRACCIABILITÀ NELLA DOCUMENTAZIONE SANITARIA DEL PAZIENTE la mancata apposizione del bracciale ID, a qualsiasi titolo/ragione di carattere sanitario o di rifiuto del paziente ad accettare il posizionamento del bracciale ID o a mantenerlo in corso di ricovero, dovrà essere tracciato/documentato sulla documentazione sanitaria del paziente
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6.3 Ulteriori attività specifiche per tipologia di setting assistenziale 6.3.1 Accesso in Pronto Soccorso da Triage Setting assistenziale: − accesso alle cure di Pronto Soccorso di tutti i PS dell’Azienda − accesso ai servizi di Pronto Soccorso decentrati dell’area materno infantile Ao Salvini Responsabilità dell’atto di applicazione del bracciale ID e tempistica: − Infermiere/ostetrica di triage, immediatamente in fase di triage Specifiche: 1. Da prevedersi l’applicazione per tutti gli utenti, indistintamente per tutti i codici di accesso (bianco, verde, giallo e rosso) di Pronto Soccorso, ed indistintamente dall’età, per tutti gli adulti e pediatrici che transiteranno presso tali strutture. 2.
L’apertura della pratica di Triage deve sempre partire, a cura dell’Infermiere triagista, dal riconoscimento ID paziente da tessera sanitaria Smart Card, o, in carenza di questa, da altro documento di ID personale. Il bracciale ID sarà così automaticamente generato, contestualmente alla procedura informatica di apertura pratica sanitaria della prestazione di Pronto Soccorso.
Casi particolari PROSEGUO DELLE CURE DI PRONTO SOCCORSO MEDIANTE TRASFERIMENTO/TRASPORTO O RICOVERO Per tutti i casi di: − trasferimento/ospedalizzazione del paziente presso altro Ospedale/Struttura sanitaria aziendale o anche non AO Guido Salvini, − ricovero in U.O. del medesimo P.O. facente seguito alla avvenuta prestazione di Pronto Soccorso il bracciale ID dovrà essere mantenuto sul paziente per assicurare la sicurezza delle prestazioni erogate, nella fase del trasferimento e della successiva presa in carico clinico-assistenziale da parte di altra UO o di altra struttura sanitaria
PAZIENTE NON IMMEDIATAMENTE IDENTIFICABILE PER ID perché incosciente, non collaborante, non è in grado di capire/comprendere la lingua parlata, non è accompagnato da nessuno che possa attestare le generalità identificative personali ed è completamente privo di documenti: attenersi alle regole già vigenti di accesso, con “codice triage Accettazione d’urgenza” ed applicare il bracciale che, in automatico, viene generato con codice ID proprio (codifica univoca). Tale bracciale ID dovrà rimanere posizionato sul paziente fintanto che non si sarà riusciti a pervenire ad un corretto riconoscimento delle generalità della persona, in esito al quale si procederà a predisporre nuovo bracciale, rinviando, per i dettagli della procedura di sostituzione al precedente paragrafo “4) variazione dati ID paziente su etichetta dati bare-code”, descritto alla pag 9 del presente documento PAZIENTE GIUNTO CADAVERE − prevedere sempre il posizionamento del bracciale ID generato dal sistema informatico, al fine di consentire la corretta identificazione della salma in tutto il successivo iter medico-legale del caso. Nel caso in cui la salma non fosse immediatamente identificabile per irreperibilità delle sue generalità, attenersi a quanto previsto per “l’accettazione d’urgenza triage” che consentirà comunque di generare un bracciale con dati aventi univocità di codifica
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6.3.2. Il ricovero nelle UUOO di degenza Setting assistenziale: − Tutte le unità operative di degenza aziendali Responsabilità dell’atto di applicazione del bracciale ID e tempistica: − Infermiere, al momento del ricovero, con procedura ADT in reparto Specifiche: 1. Da prevedersi l’applicazione per tutti gli utenti/pazienti, che accedono con prestazione di ricovero, dall’esterno o anche per trasferimento interno
Casi particolari RICOVERO QUALE PROSEGUO DI CURA CON PROVENIENZA DA ALTRA U.O. − Qualora l’ammissione del paziente in UO a seguito di trasferimento non comporti l’apertura di una nuova pratica amministrativo-sanitaria di ADT, ma mantenga il medesimo regime di ricovero (es da UO di Med a UO Chir del medesimo PO), il paziente sarà già regolarmente fornito di bracciale ID pertanto se ne dovrà prevedere il regolare mantenimento. − Qualora l’ammissione del paziente nell’ UO costituisca proseguo di cure sanitarie implicanti l’apertura di pratica amministrativo-sanitaria di ADT, per “nuovo regime di ricovero”, occorre prevedere la rimozione del bracciale ID precedentemente apposto e la contestuale tempestiva applicazione di nuovo bracciale ID con etichetta-bare-code generata da questo nuovo ricovero. − Qualora il ricovero sia successivo a prestazione di Pronto Soccorso nel medesimo Presidio è di norma possibile il mantenimento del bracciale ID che era stato già stato applicato inTriage, fintanto che lo stesso, non richieda, al bisogno d’essere eventualmente sostituito per possibili ragioni di danneggiamento.
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6.3.3. La pre-ospedalizzazione chirurgica Setting assistenziale: − Tutte le unità operative aziendali che effettuano la pre-ospedalizzazione chirurgica Responsabilità dell’atto di applicazione bracciale ID e tempistica: − Infermiere, al momento del accesso al percorso di pre-ospedalizzazione Specifiche: 1. il bracciale ID dovrà essere mantenuto sul paziente fino ad avvenuto completamento della prestazione giornaliera in regime di pre-ospedalizzazione. La sua rimozione finale da parte dell’infermiere consentirà di rassicurare l’utente circa l’avvenuto completamento di tutto l’iter sanitario programmato e dunque il regolare allontanamento dalla struttura sanitaria 2.
il caso si dovesse rendere necessario un “rientro” in giornate successive al fine del completamento sanitario del percorso di pre-ospedalizzazione, l’utente dovrà essere dotato di ulteriore nuovo bracciale ID.
6.3.4. Prestazioni in regime di M.A.C. – B.O.C.A – D.H. Setting assistenziale: − Tutte le unità operative aziendali che effettuano prestazioni sanitarie in regime di M.A.C. Responsabilità dell’atto di applicazione bracciale ID e tempistica: − Infermiere, al momento dell’ accesso al percorso sanitario M.A.C Specifiche: 1. il bracciale ID dovrà essere mantenuto sul paziente fino ad avvenuto completamento della prestazione giornaliera sanitaria in regime di M.A.C. La sua rimozione finale da parte dell’infermiere consentirà di rassicurare l’utente circa l’avvenuto completamento di tutto l’iter sanitario programmato in quella specifica giornata e dunque il regolare allontanamento dalla struttura sanitaria
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6.3.5. “L’evento parto” : mamma-neonato e anche ID papà Setting assistenziale: − Punti nascita aziendali Responsabilità dell’atto di applicazione dei bracciali ID e tempistica: − Infermiere/ostetrica, nel tempo 1 − Ostetrica, nel tempo 2 − Infermiere/puericultrice presente al punto nascita, nel tempo 2 Da prevedere che anche durante i corsi di preparazione al parto, sia prevista una piccola sessione informativo-conoscitiva alla futura puerpera e anche eventualmente al papà, se partecipante ai corsi, rispetto a tale prassi di sicurezza delle prestazioni sanitarie Specifiche
ID della “mamma” partoriente a mezzo bracciali
2
Il presente protocollo prevede l’applicazione, differita nel tempo, di 2 bracciali ID sulla paziente “mamma”, come meglio precisato:
Tempo 1: momento del ricovero della donna partoriente Apposizione bracciale da Triage o anche da ricovero ordinario − Ogni donna gravida che viene ricoverata presso l’U.O. di Ostetrica della AO Salvini deve essere regolarmente identificata in base alla tipologia d’accesso cosi come già descritto ai precedenti paragrafi , in particolare: − se avvenuta con procedura di Pronto Soccorso si provvederà ad applicare il bracciale Triage nel rispetto della procedura di cui al precedente paragrafo 6.3.1 − se invece avvenuta con procedura di ricovero ordinario, dovrà essere assicurata la procedura di cui al precedente paragrafo 6.3.2.
Tempo 2: momento dell’evento nascita ID puerpera e ID del neonato Specifiche: 1. L’Ostetrica che prende in carico la donna gravida assistendola al parto ha la responsabilità, di dover provvedere all’applicazione del “bracciale Modello set doppio antimanomissione madreneonato con identificativo” immediatamente dopo il parto e comunque all’interno della sala parto, prima che il neonato stesso lasci l’isola neonatale per il proseguo delle cure neonatali. In particolare: mostra alla puerpera il set doppio, ancora unito bracciale ID, “Modello set anti-manomissione madre-neonato”, e leggendo ad alta voce questi 3 elementi: a) il n. seriale identificativo già prestampato sul modello dei due bracciali b) il n. progressivo parto/anno precedentemente apposto con penna rossa indelebile,
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(* fatta l’ulteriore eccezione del caso “parti plurimi” specificata più oltre)
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c) l’etichetta bare code mamma, applicato su entrambi i bracciali, facendo osservare la corrispondenza/uguaglianza “a coppie” di tutti questi identificativi su entrambi i bracciali “mamma-neonato” si accerta che la puerpera confermi a voce tale uguaglianza divide quindi i 2 bracciali e provvede ad applicare “il bracciale mamma” al braccio della puerpera ed immediatamente dopo “il bracciale bimbo” di norma al braccio (o anche possibile caviglia) del neonato, prima che questo venga allontanato dall’isola neo-natale per il proseguo delle cure, potendosi avvalere in questo momento anche della collaborazione pratica dell’infermiere/puericultrice altrettanto presente al parto Responsabilità congiunta a quella dell’ostetrica è anche del personale infermieristico e medico del punto nascita che dovrà ulteriormente accertare, a garanzia di massima sicurezza, prima del trasferimento del neonato dal letto parto a nido/neonatologia, che lo stesso neonato abbia il bracciale ID. Entrambi i due numeri (quello prestampato ed anche quello progressivo del parto) dovranno risultare anche agli atti della documentazione sanitaria, rispettivamente della cartella mamma ed anche della cartella bambino
Casi particolari per bracciali ID mamma e neonato/i SOSTITUZIONE DEL BRACCIALE ID PER DANNEGGIAMENTO... Nel caso di necessaria sostituzione del bracciale ID a carico di uno dei due soggetti (mamma o bambino) per fuoriuscita accidentale, danneggiamento..., rimozione forzata per esigenze cliniche o altro ancora...),..... si dovrà procedere alla sostituzione congiunta dei 2 bracciali sia mamma che bambino: registrando l’avvenuta sostituzione nella documentazione sanitaria con la specifica del nuovo numero seriale/prestampato.
PARTO OPERATIVO Stante che oggigiorno la maggior parte dei parti cesarei avviene in regime di anestesia spinale, la puerpera sarà di norma altrettanto in grado, per stato di coscienza, presso la sala operatoria, di poter riconoscere e validare la corrispondenza univoca dei numeri dei due bracciali antimanomissione ancora uniti “mamma-bambino”, nel rispetto della procedura più sopra descritta. Nei casi di anestesia generale della donna partoriente si suggerisce di norma fare effettuare preliminarmente alla donna il riconoscimento della corrispondenza univoca dei numeri bracciali mamma-bambino, prima dell’induzione anestesiologica provvedendo altresì all’immediata applicazione degli stessi appena il neonato risulterà nato
PARTI PLURIMI − ID di ciascun neonato gemello: ogni singolo neonato sarà dotato di un braccialetto antimanomissione con numero progressivo corrispondente alla cronologia della nascita, in ordine di genitura. − Bracciale ID puerpera: alla puerpera verrà applicato il corrispondente bracciale antimanomissione applicato ad ogni neonato
NEONATO CHE NECESSITA DI CURE TIN Qualora le condizioni generali del neonato nato immaturo o prematuro impedissero anche per esigenze o condizioni sanitarie la regolare applicazione del bracciale ID al piccolo nato (es dimensioni del bimbo) , il bracciale dovrà sempre accompagnare la culla da trasporto e successivamente essere conservato nella culla del neonato in UO di Neonatologia o di Rianimazione
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NEONATO NON RICONOSCIUTO DALLA MADRE − nel caso di non riconoscimento genitoriale da parte della mamma da parte della puerpera è utilizzato esclusivamente il braccialetto anti-manomissione applicato sul neonato, immediatamente subito dopo la nascita − In questo caso deve essere omessa la procedura d’identificazione mamma/neonato di cui al paragrafo precedente
NEONATO NATO AL DI FUORI DEL “PUNTO NASCITA” OSPEDALIERO − Nel caso di neonato nato al di fuori del punto nascita sanitario (es domicilio, in itinere....) che necessita di ricovero sia in area dedicata alle cure neonatali minime, sia presso viene ospedalizzato , spetta al personale sanitario che ha prestato per primo l’assistenza o che per primo ha verificato l’evento nascita essere garante dell’identità del neonato e della corrispondenza puerpera-neonato. L’applicazione del bracciale ID dovrà essere tempestiva e nel caso in cui anche la puerpera sia ricoverata − tra bracciale mamma e bracciale del “numero seriale” prestampato e verificando altresì che la puerpera ed anche eventuale persona di riferimento presente al parto abbia accertato e confermi tale corrispondenza.
BRACCIALE ID PER IL PAPÀ DEL NEONATO Scopo Al fine di poter consentire, nello spirito della triade familiare “mamma-papà-bambino”, anche al papà la partecipazione all’accudimento del neonato durante l’intera permanenza ospedaliera, assicurando altresì da parte del personale del Nido/Neonatologia/TIN, un affidamento sicuro del piccolo nato al “papà” è introdotta la procedura di dotare sistematicamente di bracciale ID Mod MA.BI. Service LH band anche il papà medesimo, con le generalità ID del piccolo nato Responsabilità dell’atto di applicazione del bracciale ID e tempistica: − Infermiere/puericultrice del Nido-Neonatologia-TIN Responsabilità del corretto uso, ai fini della sicurezza neonato, del bracciale ID papà: − La verifica della corrispondenza tra ID papà e ID neonato, a mezzo degli identificativi apposti sui rispettivi 2 bracciali, è responsabilità di tutti i singoli operatori del Nido/Neonatologia ogniqualvolta procedono ad affidare in consegna per l’accudimento il neonato a tale genitore
Ad avvenuta nascita del neonato, una volta assicurate tutte le necessarie cure neonatali ed effettuata la procedura ADT amministrativa del ricovero presso il nido/neonatologia con apertura di cartella clinica del piccolo nato, dovrà subito essere preparato il “bracciale ID papà” come meglio ora precisato
Specifiche: Preparazione del bracciale papà: su bracciale mod Ma.Bi Service LH band (cod articolo magazzino 12284) apporre al di sotto della sua pellicola protettiva di sicurezza, l’etichetta bare-code del neonato generata da procedura ADT del ricovero, aggiungendo altresì con penna indelebile rossa anche il numero progressivo di nascita
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Applicazione del bracciale − Per l’applicazione del bracciale si indica come “più idonea” ai fini della sicurezza del neonato, l’occasione del primo ingresso al nido del papà, immediatamente dopo il parto, laddove tale papà era già presente e quindi già identificato dal personale sanitario all’evento nascita. − Qualora invece l’arrivo in ospedale del papà avvenisse a posteriori rispetto all’evento della nascita, o ancora, per situazione di parto operativo “il papà” non fosse immediatamente identificabile dal personale infermieristico, l’apposizione del “bracciale papà” dovrà avvenire obbligatoriamente alla compresenza della puerpera che farà da garante ai fini della sicurezza, anche eventualmente al letto della stessa, qualora costei fosse impossibilitata ad alzarsi. − Laddove particolari condizioni di salute della puerpera dovessero impedire tale riscontro, si procederà a richiedere al papà un personale documento identificativo in visione, per il regolare accertamento delle sue generalità rispetto al neonato − Applicare direttamente al braccio del papà il bracciale, in maniera sicura per evitare che possa essere perso/smarrito o possa fuoriuscire, al pari dei bracciali posti alla mamma ed al bambino
Informazioni da dover comunicare al papà − Spiegare al neo-papà le finalità dell’uso del bracciale ID rispetto all’obbligo della totale sicurezza del neonato , avvalendosi al bisogno, anche del format illustrativo Allegato n. 1 a disposizione del reparto − Precisare altresì che tale “bracciale ID papà-neonato” non potrà essere cedibile a nessun altro terzo, e dovrà rimane, per cura e corretta conservazione, sotto la responsabilità dello stesso. − Illustrarne quindi il corretto impiego che dovrà esserne fatto, durante tutta la durata della permanenza in ospedale del neonato
Uso del bracciale ID papà Il bracciale ID dovrà essere esibito dal papà al personale del Nido/Neonatologia/TIN ogniqualvolta avvenga, da parte del padre, la presa in affidamento-accudimento del neonato dai locali del nido verso la camera di degenza della mamma o anche presso la TIN. In assenza di tale bracciale ID-papà, per motivi di sicurezza e di responsabilità legale dell’Ente, il personale del nido/neonatologia è tenuto a non affidare per nessuna ragione il neonato
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Casi particolari per il bracciale ID papà di neonato : IMPOSSIBILITÀ DI APPLICAZIONE DEL BRACCIALE PAPÀ PER RAGIONI/ NECESSITÀ INDIVIDUALI Possibile prevedere, qualora fosse richiesto dallo stesso padre, per ragioni del tutto personali quali ad esempio impedimenti di ordine lavorativo o anche altro, la sola consegna a mano di questo bracciale ID, (si suggerisce considerare comunque tale prassi come un’eccezione rispetto alla prassi operativa aziendale!) Tale consegna dovrà avvenire, per responsabilità dell’infermiere/puericultrice del nido, sempre direttamente e solo alla figura del papà, che ne dovrà rispondere per conservazione, al pari di qualsiasi altro documento d’identità personale ed altrettanto sempre comunque esibirlo per poter avere in accudimento il proprio bambino
NEL CASO DI PARTI PLURIMI .... E BRACCIALE ID PER IL PAPA’ il papà dovrà essere regolarmente dotato di tanti bracciali ID-neonato, al pari del numero dei suoi nascituri . Possibile, in alternativa, prevedere applicazione di max 2 bare-code (2 neonati) su unico bracciale, sempre comunque sotto pellicola protettiva trasparente, una affiancata all’altra, purchè rimangano leggibili e visibili tutti i dati ID dei singoli neonati
SMARRIMENTO DEL BRACCIALE ID DA PARTE DEL PAPÀ il papà del neonato che dovesse accidentalmente smarrire il “bracciale papà-ID-neonato”, dovrà darne tempestiva comunicazione verbale al personale sanitario del Nido/Neonatologia che, registrato l’accaduto sulla documentazione sanitaria e, fatto firmare anche lo stesso genitore per la segnalazione di tale eccezionale accadimento, provvederà a confezionarne uno nuovo, riconsegnandolo allo stesso, esclusivamente alla presenza obbligatoria della mamma del bambino, che farà da garante
DANNEGGIAMENTO ACCIDENTALE DEL BRACCIALE ID DEL PAPA’ comportarsi analogamente a quanto già precisato nel punto precedente
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DESCRIZIONE DELLE ATTIVITA’ PER L’IDENTIFICAZIONE SICURA DI TUTTI GLI ALTRI UTENTI CHE ACCEDONO A PRESTAZIONI SANITARIE PRESSO L’AZIENDA AO SALVINI
Per tutte quelle situazioni di setting clinico-assistenziali tipicamente ambulatoriali/servizi che vengono erogate sia nei Presidi che nelle strutture territoriali è fatto d’obbligo da parte del personale tutto accertare prima di procedere dell’erogazione della prestazione medesima l’identità dell’utente mediante richiesta verbale di espressione del proprio cognome nome, facendo rispondere ad esempio l’utente alla domanda: “....Mi può gentilmente dire/ripetere il suo cognome e nome.... ” Responsabilità sull’atto: Tutti gli operatori dell’azienda di tutte le qualifiche/ruoli, in ragione della loro funzione di natura professionale o anche tecnico-operativa sono sempre tenuti, prima di effettuare qualsiasi prestazione diagnostico-terapeutica a verificare la corrispondenza tra il trattamento/servizio da erogare e sua documentazione sanitaria e il destinatario (utente/paziente) dello stesso.
Talvolta potrebbe essere ulteriormente necessario acquisire anche l’ ID utente della sua data di nascita (es per determinazione del gruppo sanguigno) In caso di utente non collaborante occorrerà sempre avvalersi del documento identificativo della smart-card sanitaria o, in assenza di questa, di altro documento ID personale. A questo punto si dovrà procedere a verificare sempre la corrispondenza univoca tra cognome-nome espresso dall’utente o da suo documento ID e: − ID delle etichette per provette per campioni biologici, − ID delle impegnative di prenotazioni/accesso alle prestazioni specialistiche rilasciate dai CUP − ID fogli moduli sanitari informatizzati o anche pre-compilati per dati anagrafici dell’utente mediante penna, sui quali dovrà essere tracciata, per contenuti sanitari, l’avvenuta prestazione.
8) IDENTIFICAZIONE CORRETTA DEL PAZIENTE/UTENTE E NORME SULLA PRIVACY- TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI Qualsiasi procedura di corretta ID del paziente/utente finalizzata alla sicurezza dell’erogazione delle prestazioni sanitarie, dovrà in tutti i casi rimanere vincolata da parte di tutti gli operatori al rispetto del corretto trattamento dei dati personali come da disposizioni vigenti in materia, da parte di tutti gli operatori (segreto d’ufficio, segreto professionale, norme sulla privacy)
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