PREPARARE LO SCARTO Mariagrazia Salvador
Belluno, 24 maggio 2020
Obiettivi e risultati PROCEDURA CORRETTA DI SCARTO
– – – –
Conoscenza delle norme Conoscenza del complesso archivistico Rispetto Oggettività
SCARTO SENZA DANNI
– Minimo impatto – Distruzione definitiva di tutti i documenti autorizzati
Premessa Non sono oggetto di scarto autorizzato i moduli in bianco, le Gazzette Ufficiali, i B.U.R., riviste, quotidiani e similari
che verranno inviati al CARD / CERD
Pianificazione dello scarto Necessità peculiare Scelta del Personale – Personale interno od esterno formato nella disciplina archivistica, equilibrato, oggettivo
Metodologia – Applicazione di Massimario e/o Piano di conservazione – Sfoltimento, selezione, registrazione, stoccaggio – Redazione elenco di documenti ritenuti superflui alla conservazione ed approvazione interna – Autorizzazione della SAV – Distruzione
Pianificazione dello scarto Valutazione della NECESSITA’ Necessità motivata Snellimento della prassi burocratica Snellimento archivio corrente Archivio di deposito: estremi giuridici ¾ riordino ¾ razionalizzazione degli spazi ¾ economia degli spazi Archivio storico – Sezione separata: estremi giuridici ¾ riordino
Pianificazione dello scarto Valutazione del PERSONALE
Personale interno – Individuazione risorse umane dipendenti (persona o gruppi di lavoro) in possesso di cognizioni archivistiche nonché di predisposizione caratteriale Personale esterno – Rivolgersi alla SAV – Chiedere curricula, piani di lavoro e preventivi di spesa
Pianificazione dello scarto Valutazione della METODOLOGIA
Conoscenza del complesso archivistico e delle “tradizioni” dell’Ente produttore – –
Caso Budoia Carabinieri e referti necroscopici
Livelli d’intervento 1. ¾
Prassi burocratica evitare la produzione di carte ripetitive e superflue con documenti riassuntivi, semplificazione amministrativa
… prassi burocratica …
Pianificazione dello scarto Valutazione della METODOLOGIA 2. Archivio corrente ¾
Sfoltimento ossia estrazione fisica da fascicolo o da serie archivistica di documenti, minute, copie, normativa
3. Archivio di deposito ¾ ¾ ¾
¾
Selezione e sfoltimento Massimario di scarto Piano di conservazione Livello di applicazione: unità archivistica, unità di condizionamento, serie archivistiche (salvo campionatura nella misura dell’1% per anno) Cronologia: la selezione si valuta dalla data documentaria più recente
Pianificazione dello scarto Valutazione della METODOLOGIA Elenco di scarto: contemporaneamente alla selezione e all’estrazione fisica dei documenti si redige l’elenco puntuale degli stessi secondo le modalità già enunciate dalla dott.ssa Volpato
Stoccaggio: ¾ Se la selezione è minima e fatta periodicamente (1-2 anni), i documenti si collocano su strutture di contenimento dedicate ¾ Se la selezione è massiccia si procede all’imballaggio dei documenti (con indicazione del contenuto) e chiusura degli stessi. Lo stoccaggio deve essere fatto in ambiente idoneo ossia a disposizione per la durata della procedura di selezione e della prassi burocratica all’ottenimento dell’autorizzazione della SAV.
Pianificazione dello scarto Valutazione della METODOLOGIA
4. Archivio storico ¾ Complesso documentario quasi integro può contenere serie inutili alla conservazione: bollettari delle imposte di consumo o cartelle di spedalità
… selezione notevole … c.a 20 q.li
selezione periodica …
Pianificazione dello scarto Valutazione della METODOLOGIA Prassi interna: l’elenco definitivo sottoscritto dall’operatore deve essere consegnato in duplice copia al Responsabile del Servizio Archivistico, uno da allegarsi alla determinazione relativa allo scarto, l’altro allegato alla determinazione in triplice copia devono essere inviati alla SAV al fine di acquisire l’autorizzazione alla distruzione definitiva.
Eliminazione fisica: cessione (gratuita) per la totale distruzione alla cartiera (cartiera ex De Medici di S.Giustina per la provincia di Belluno, cartiera Bonfanti di Ponzano V.to per la provincia di Treviso), previo appuntamento per l’invio. I documenti verranno pesati e vi sarà consegnato un referto di pesata, quindi verranno distrutti mediante pulper/spappolamento. Il referto di pesata con verbale di smaltimento devono essere inviati alla SAV.
Esperienze positive Comunicare con i Responsabili sulle
necessità di tenuta dei documenti Verificare con gli stessi o con il
personale eventuali lacune documentarie Confrontarsi con la SAV
Esperienze negative Scarto per deterioramento irreversibile dei
documenti Affidare il compito di distruzione alle risorse
umane dell’Ente Nonostante si ottemperi alla normativa, dopo
lo scarto c’è sempre qualcuno che chiede quel tal documento ………
L’incaricato è il responsabile della corretta procedura
Consigli Cautela, lo scarto è irreversibile Criticità del giudizio Aggiornamento delle fonti normative Onestà
Domande e commenti
BUON LAVORO!!!!!
