PIANO TRIENNALE 2013-2015 DI RAZIONALIZZAZIONE DELLE SPESE DI FUNZIONAMENTO (art. 2,commi 594 e seguenti , L.244/2007 – Legge Finanziaria 2008) PIANO TRIENNALE DI RAZIONALIZZAZIONE DELLE SPESE DI FUNZIONAMENTO 2014 – 2016
PREMESSA La Legge finanziaria 2008 detta numerose ed importanti disposizioni che si propongono di raggiungere l’obiettivo di razionalizzazione e contenimento delle spese di funzionamento delle Pubbliche Amministrazioni. Tali disposizioni hanno un carattere vincolante ed immediatamente operativo per le amministrazioni statali, mentre per gli enti locali e per le regioni esse costituiscono indicazioni di principio, ma non per questo è possibile sottovalutarne l’importanza di tali prescrizioni, visto comunque il loro rilievo legislativo ed il loro carattere vincolante. Il presente Piano, elaborato dopo una ricognizione della situazione esistente, individua, per il triennio 20142016, le misure di contenimento dei costi e gli obiettivi di risparmio. I predetti obiettivi si riflettono negli strumenti di bilancio e, conseguentemente, sugli stanziamenti di spesa iscritti per ridurli o, comunque, per ridimensionarli. Il presente piano costituisce inoltre, il riferimento di razionalizzazione e riqualificazione della spesa, di riordino e ristrutturazione amministrativa, di semplificazione e digitalizzazione, di riduzione dei costi di funzionamento, in applicazione dell’art.16 del D.L. 98/2011. La stessa Legge Finanziaria, all’art. 2 comma 594 e seguenti prevede che gli Enti Locali provvedano alla predisposizione di un piano triennale per l'individuazione di misure finalizzate alla razionalizzazione dell'utilizzo: 1. delle dotazioni strumentali, anche informatiche, che corredano le stazioni di lavoro nell'automazione d'ufficio; 2. delle autovetture di servizio, attraverso il ricorso, previa verifica di fattibilità, a mezzi alternativi di trasporto, anche cumulativo; 3. dei beni immobili ad uso abitativo o di servizio, con esclusione dei beni infrastrutturali. In ottemperanza a tale previsione normativa ed in coerenza con l’esigenza di ridurre quanto più possibile i costi di funzionamento per dar risposta ai crescenti problemi di bilancio legati al calo delle entrate da un lato e all’incremento della spesa corrente dall’altro, vengono di seguito delineate le azioni che l’Amministrazione comunale d Cogliate intende perseguire per conseguire gli auspicati e necessari obiettivi di risparmio. Il Piano suddetto, ha carattere dinamico per cui le azioni e le modalità operative potranno essere aggiornate e modificate anche disgiuntamente per i singoli servizi e/o congiuntamente riprogrammati. Sulla base delle esigenze e valutazioni dell’Amministrazione, nell’ambito degli aggiornamenti successivi, il Piano potrà essere esteso a servizi di intervento.
1. MISURE FINALIZZATE ALLA RAZIONALIZZAZIONE DELLE DOTAZIONI STRUMENTALI
TELEFONIA FISSA Successivamente all’approvazione del precedente piano triennale della razionalizzazione 2011/2013, le spese della telefonia fissa si sono notevolmente ridotte ed inoltre il contratto di servizio è stato rivisto ed approvato tramite convenzione CONSIP. L’Amministrazione precedente, dopo aver effettuato una ricognizione di tutte le utenze telefoniche comunali attive, ne ha individuato l’effettivo fabbisogno e ha fatto cessare le utenze non necessarie. Si ritiene quindi che non sia possibile una ulteriore contrazione della spesa in quanto porterebbe inevitabilmente a disservizi nella gestione. TELEFONIA MOBILE L’utilizzo del telefono cellulare viene concesso al personale dipendente quando la natura della prestazione e dell’incarico rivestito richieda pronta e costante reperibilità e limitatamente al periodo necessario allo svolgimento delle particolari attività che ne richiedano l’uso. Attualmente i cellulari in dotazione sono tre: due a disposizione della polizia locale e uno a disposizione del tecnico comunale. I servizi che hanno in dotazione il cellulare vengono dotati di scheda telefonica il cui costo complessivo a carico dell’ente è pari, per tutti e tre i cellulari ,ad euro 500 annuali. Gli Amministratori non sono dotati di cellulare comunale. Non si ritiene possibile alcune ulteriore contrazione della spesa. UTILIZZO DELLA CARTA Sul versante dell’utilizzo della carta l’Amministrazione prevede di operare un risparmio, ai sensi del Decreto cosiddetto “tagliacarta”, dando mandato ai titolari di posizione organizzativa affinchè impongano agli uffici, laddove sia possibile, di: • utilizzare il foglio fronte retro, specie per deliberazioni e/o determinazioni; • ricorrere, quanto più possibile, alle stampanti di rete, ciò per ridurre i consumi energetici e le cartucce inchiostro; • limitare al minimo indispensabile, nel rispetto di leggi e regolamenti, il numero di copie dei predetti atti amministrativi; • riciclare carta parzialmente utilizzata; • ricorrere in sede di acquisto a Convenzioni Consip /MEPA; • agevolare l’incremento delle comunicazioni interne tra i vari Funzionari Responsabili e Organi di Direzione Politica a mezzo della posta elettronica. A seguito del precedente piano di razionalizzazione 2011/2013, la stampa su cartaceo è stata ridotta al minimo indispensabile utilizzando, in sostituzione, la posta elettronica per le comunicazioni fra uffici, ai fornitori , agli utenti ed a altri enti del settore pubblico. Attualmente gli uffici riciclano la carta per appunti o stampe “interne” e per le scuole/ asili per attività didattiche
FOTOCOPIATRICI Ai fini di economizzare e razionalizzare i costi di gestione l’Amministrazione ha deciso di noleggiare con contratto “full sevice” i fotocopiatori multifunzione attraverso convenzione consip . Attualmente i fotocopiatori in uso sono pari a 13 nelle diverse sedi e nelle scuole.
Si è già sperimentato in alcuni settori che questa soluzione presenta dei vantaggi sia dal punto di vista tecnico-patrimoniale che dal punto di vista economico-finanziario. Sotto l’aspetto tecnico patrimoniale, permette di avere la disponibilità di strumenti di ultima generazione più efficienti, in grado di soddisfare le differenti esigenze dei Servizi, e di consentirne il ricambio ogni 3 anni circa. Sotto l’aspetto economico-finanziario, l’uso di fotocopiatrici vetuste è risultato antieconomico in quanto richiedeva frequenti ed onerosi interventi di manutenzione, ordinaria e straordinaria, sproporzionati rispetto alla funzionalità residua del bene. Il noleggio di fotocopiatrici di ultima generazione, invece, limita gli interventi manutentivi sulle medesime apparecchiature alla durata della locazione, che mediamente non supera il triennio. Inoltre, il canone di noleggio applicato è comprensivo degli interventi di manutenzione. Le nuove apparecchiature sono inoltre predisposte al risparmio energetico e consentono il controllo delle attività svolte, grazie alla rilevazione in remoto della quantità delle copie effettuate e il collegamento in rete di tutte le fotocopiatrici. Al fine di razionalizzare l’uso delle risorse da parte degli uffici, nell’anno 2013 si sono noleggiati fotocopiatori con funzioni di stampanti di rete e di scanner: in questo modo si sono ridotte progressivamente l’uso delle stampanti locali ,con risparmio di toner, e si è giunti alla eliminazione progressiva di fax ormai obsoleti. Attualmente è rimasto un unico fotocopiatore in uso presso la sede del Centro Diurno Disabili di via De Gasperi che ha un costo contenuto ripartito su nove enti convenzionati in quanto la struttura non necessita di altre funzioni aggiuntive tipiche del “multifunzione”. Non si ritiene quindi nel triennio 2014/2016 di adottare ulteriori misure di razionalizzazione rispetto a quanto si è già provveduto con il precedente piano triennale 2011/2013.
SISTEMA INFORMATICO Il Comune di Cogliate è dotato di una rete informatica composta da server e apparecchiature dislocate in modo distribuito. La politica adottata per l’assegnazione dei PC risponde al principio “un PC per ogni dipendente con compiti d’ufficio”. Gli elementi che compongono l’architettura del sistema informatico sono: • Server • Computer • Postazioni di lavoro La postazione di lavoro standard è formata da • 1 Personal Computer • 1 Monitor • Stampante di rete attraverso fotocopiatore multifunzione allocato presso il servizio • Licenze per il software Per un totale di 26 computer, 29 video e 3 server di proprietà ed 1 a noleggio con contratto black box il quale prevede la fornitura di un server gestito direttamente e interamente da tecnici Halley tramite linea A/HDSL che si occuperanno delle seguenti attività: - Manutenzione del sistema operativo; - Assistenza sistemistica del server; - Aggiornamenti automatici degli applicativi Halley effettuai in orario notturno evitando così di interrompere il lavoro giornaliero; - Backup notturno su Hard Disk interno e supporto RDX; - Verifica giornaliera dei backup eseguiti; - Gestione profili di accesso e password; - Manutenzione degli archivi e del data base;
- Ripristino copie in caso di necessità; - Gestione sicurezza accessi; - Ampliamento delle componenti Hardware del Server in caso di necessità; - Interventi in loco per riparazione o sostituzione gratuita del server in caso di guasto in 8 ore lavorative; - Interventi in loco anche in caso di guasti da fulmini; - Assistenza sistemistica on@site in 8 ore lavorative. Considerato inoltre che l’ente non è dotato di una struttura di supporto alle problematiche informatiche , si è ritenuto oltre che conveniente, più funzionale questo tipo di contratto anziché l’acquisto del server stesso.
La sostituzione dei PC è effettuata in base a due criteri: memoria RAM in dotazione e CPU. A parità di RAM viene fatta la sostituzione, riferendosi al processore più vecchio, salvo situazioni particolari secondo i principi dell’efficacia operativa e dell’economicità. In particolare si è tenuto conto e si terrà conto: 1. delle esigenze operative delle varie postazioni di lavoro 2. del ciclo di vita del prodotto. Tutte le attrezzature informatiche sono acquistate esclusivamente dal Servizio tecnico tramite CONSIP/MEPA, a garanzia della corretta integrazione dei sistemi. Già nel 2013, l’Amministrazione neo eletta ha provveduto ad i incrementare il livello di integrazione della base dati informativi e delle tecnologie in uso al fine di recuperare efficienza e risorse gestionali che potranno poi essere utilizzate all’avviamento di nuove attività. Obiettivo dell’Amministrazione è quello di proseguire tramite Intranet la politica di smaterializzazione degli atti: determinazioni, delibere, modulistica, ecc. I sistemi acquisiti per il servizio personale sono dotati del servizio web intranet dei dati a disposizione dell’Ufficio come: ferie, permessi, buste paga, CUD e presenze. L’introduzione di questi sistemi nell’anno 2014 porterà evidentemente ad un contenimento delle spese con un taglio sostanziale dell’uso della carta e dei materiali di consumo utilizzati per la stampa. Inoltre, l’Amministrazione, valuterà l’opportunità di introdurre l’uso di software “Open-source” che comporterebbe l’abbattimento dei costi per il rinnovo dei costi delle licenze e dei relativi canoni di manutenzione. Nella direttiva “Stanca” si indica come le pubbliche amministrazioni debbano tener conto della offerta sul mercato di una nuova modalità di sviluppo e diffusione di programmi informatici, definita "open source" o "a codice sorgente aperto". L'inclusione di tale nuova tipologia d'offerta all'interno delle soluzioni tecniche tra cui scegliere, contribuisce ad ampliare la gamma delle opportunità e delle possibili soluzioni, in un quadro di equilibrio, di pluralismo e di aperta competizione. MISURE FINALIZZATE ALLA RAZIONALIZZAZIONE DELLE DOTAZIONI STRUMENTALI La dotazione complessiva delle autovetture di servizio a disposizione del Comune di Cogliate ed utilizzate per esigenze di servizio è di n. 6 unità di cui tutte di proprietà: Nel conteggio sono presenti i mezzi cosiddetti speciali (Autocarro-apecar ) non utilizzabili per il trasporto di persone. Non è possibile prevedere una ulteriore razionalizzazione dei costi se non attraverso l’acquisto di nuovi automezzi in sostituzione degli obsoleti i quali richiedono continui interventi di manutenzione e riparazione.
Al fine di predisporre un piano di razionalizzazione per l’utilizzo delle autovetture di servizio si rende necessario coinvolgere i Responsabili dei Servizi per: • utilizzare i mezzi pubblici, quando possibile, in luogo dei veicoli in dotazione. Un’ attenta analisi e comparazione degli effettivi fabbisogni di ciascun servizio e la dotazione di mezzi assegnata è necessaria per un’ottimizzazione del livello di soddisfacimento delle esigenze dei servizi, senza incrementare l’attuale parco mezzi ed il rapporto tra l’effettiva utilizzazione dei mezzi ed i costi fissi che comportano. L’Amministrazione, inoltre, intende applicare quali linee di indirizzo generale nella gestione dell’autoparco: • la progressiva eliminazione dei veicoli più obsoleti, specialmente di quelli i cui costi di manutenzione e di riparazione risultano eccessivi rispetto al valore commerciale del veicolo, attraverso l’avvio di procedure di alienazione nelle forme di legge e mediante l’iscrizione della spesa per il rinnovo nel bilancio comunale; • la cancellazione dal PRA dei veicoli non più funzionanti e privi di valore commerciale; E’già condiviso l’utilizzo di vetture fra servizi e fra più utenti di servizi diversi, usando un sistema di prenotazione anche on-line da parte dei singoli utenti, che si inserisce in un programma condiviso da tutti i servizi comunali (una sorta di “car sharing” e “car-pooling” interno). E’ intenzione dell’Amministrazione provvedere, successivamente all’acquisto di nuove autovetture in sostituzione delle obsolete , alla redazione di un Regolamento che disciplini le modalità di gestione del parco auto, per una più trasparente ed efficiente utilizzazione. Per l’acquisto della benzina, i servizi sono dotati di “fuel-card”. Questa tessera ,abbinata alla targa dell’automezzo, è dotata di banda magnetica cui viene associato un codice PIN ed è utilizzabile presso l’intera rete regionale dei punti vendita del gestore convenzionato. L’uso della tessera magnetica “fuel-card”, comporta uno snellimento delle procedure amministrative sia in fase di autorizzazione che di liquidazione delle forniture di carburante, oltre che permettere un dettagliato monitoraggio delle spese sulla base dei chilometri percorsi, e dei costi mensili del carburante consumato. Attualmente ll servizio è presente presso il provveditore economo. E’ in fase di implementazione un programma informatico interno, gestito dal Servizio Economato, che sarà in grado di elaborare i dati relativi ai costi sia mensili che annuali complessivi di ogni automezzo di servizio, sia per le spese fisse (bolli-assicurazioni) che per gli interventi di manutenzione permettendo un monitoraggio completo. Anche per l’attivazione delle “fuel-card” e della fornitura di carburanti e lubrificanti viene utilizzata le convenzioni CONSIP.
BENI IMMOBILI L’ente, già dall’esercizio 2013, non paga canoni di affitto in strutture diverse la quelle di proprietà. Le spese di manutenzione e gestione degli stabili di proprietà comunale sono già contenute al minimo indispensabile per il normale funzionamento degli uffici e dei servizi.
