PIANO TRIENNALE DI CONTENIMENTO DELLE SPESE DI FUNZIONAMENTO PER IL TRIENNIO 2008 2010 – AGGIORNAMENTO 2010
1. Introduzione La legge 24 dicembre 2007, n.244 (legge finanziaria 2008) prevede, al comma 594 dell’art.2, che le amministrazioni pubbliche di cui all'articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, fra i quali gli enti locali, adottino piani triennali per il contenimento delle spese di funzionamento delle proprie strutture. Tali piani contengono le misure finalizzate alla razionalizzazione dell'utilizzo: a) delle dotazioni strumentali, anche informatiche, che corredano le stazioni di lavoro nell'automazione d'ufficio; b) delle autovetture di servizio, attraverso il ricorso, previa verifica di fattibilità, a mezzi alternativi di trasporto, anche cumulativo. Con deliberazione n.89 del 25 settembre 2008 il Consiglio comunale ha approvato il piano di contenimento delle spese di funzionamento per il triennio 2008 – 2010. Il piano individua le tipologie di dotazioni strumentali oggetto della norma tenendo conto che in tale categoria rientrano le immobilizzazioni materiali e immateriali di ausilio all’operatore per la propria attività lavorativa. L’Amministrazione comunale alla luce del mutato quadro legislativo rispetto al 2008, anno di approvazione del piano, e del rinnovamento degli organi di Governo del Comune di Montecatini Terme avvenuto nella metà del 2009, ha ritenuto opportuno redigere una nuova programmazione per l’anno 2010. Il triennio 2011 – 2013 sarà invece oggetto di apposito documento che sarà emanato una volta approvata la programmazione della Regione Toscana, all’interno della quale debbono inserirsi le attività del Comune. Con il presente documento i progetti informatici proposti sono stati classificati con le modalità stabilite dal CNIPA per le Amministrazioni Statali; i progetti sono stati riclassificati inoltre secondo gli obiettivi descritti nel Programma regionale per la promozione
e
lo
sviluppo
dell’amministrazione
elettronica
e
della
società
dell'informazione e della conoscenza nel sistema regionale – 2007-2010 1.1 – La classificazione dei progetti secondo le linee strategiche CNIPA Il CNIPA, oggi DigitPA, ha predisposto le linee strategiche volte ad indirizzare le Amministrazioni nella predisposizione del piano triennale per l’ICT 2010-2012. Il documento traduce in linee guida operative le indicazioni e le azioni del Governo per il rilancio della P.A.: il cd “Piano industriale per la P.A.”.
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Il Piano industriale per la PA, tracciando fin dal maggio del 2008 le linee programmatiche della riforma della pubblica amministrazione, ha sottolineato il tema della modernizzazione della PA come cruciale per il Paese nel suo complesso, e riaffermato il ruolo strategico dei beni e servizi pubblici offerti, in termini di quantità disponibili, qualità, costo e adeguatezza alla domanda. Il Piano industriale identifica i tre elementi fondamentali della riforma della PA nelle risorse umane, nell’organizzazione e nelle tecnologie: - gli interventi legislativi idonei per ottimizzare la produttività del lavoro; - le modalità di riorganizzazione delle pubbliche amministrazioni; - il ruolo strategico della digitalizzazione della Pubblica Amministrazione Le iniziative di natura strategica descritte indirizzano le amministrazioni affinché gli interventi di ICT che esse intendono pianificare rappresentino un portafoglio di progetti coerente con il più ampio piano di sviluppo e innovazione della PA. Al fine di consentire di classificare le iniziative di innovazione delle amministrazioni per il triennio 2010-2012, il CNIPA considera i c.d. macro-obiettivi di e-government, introdotti nella circolare CNIPA n. 55 del 13 febbraio 2009. Essi sono: 1. Innovazione nei servizi per cittadini e imprese; 2. Miglioramento delle performance della P.A.; 3. Innovazione nelle tecnologie ICT. I progetti di innovazione delle amministrazioni devono quindi essere attribuiti ad uno dei tre macro-obiettivi; per iniziative che riguardano più di un macro-obiettivo, deve essere utilizzato il criterio della prevalenza. A tal fine, particolare attenzione dovrà essere posta all’analisi degli effettivi bisogni dell’utenza, alla gestione dei rapporti con l’utenza stessa (sistemi di CRM), e in particolare l’iniziativa “Linea Amica” e alla misurazione della loro soddisfazione (cfr. iniziativa “Mettiamoci la faccia”). Altri elementi di attenzione sono le modalità di erogazione multicanale (vale a dire oltre ai PC anche telefoni cellulari e tecniche mobili in genere con voce e/o dati), il grado di pro attività e interattività e la copertura dell’intero processo, incluso l’eventuale pagamento on line. Nel caso si sia indicato il macro obiettivo 2, l’Amministrazione specificherà a quale (o a quali) fra le seguenti tipologie di realizzazione fa riferimento l’iniziativa: - Applicazioni e servizi per la dematerializzazione e gestione dei flussi documentali (workflow); le amministrazioni sono chiamate ad estendere l’utilizzo dei sistemi di workflow management, passando dalla semplice informatizzazione del protocollo (che oggi è presente nella quasi totalità delle amministrazioni) alla gestione informatizzata dei procedimenti
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- Gestione delle risorse di personale, logistiche e finanziarie a supporto del funzionamento della P.A. e della valutazione dell’azione amministrativa, attraverso sistemi di controllo dei risultati della gestione - Razionalizzazione/integrazione del patrimonio informativo e delle funzionalità delle basi di dati necessarie per l’azione amministrativa. Nel caso si sia indicato il macro obiettivo 3, l’Amministrazione specificherà a quale (o a quali) fra le seguenti tipologie di realizzazione fa riferimento l’iniziativa: - Sistemi di connettività e interoperabilità in rete (SPC federale) e banda larga; - Infrastrutture e servizi per la fruizione multicanale multiterminale - Miglioramento efficienza infrastrutture ICT - Sicurezza ICT e continuità operativa - Tecnologie innovative (biometrie, RFId e Wireless, VoIP, ecc.) 1.2 – La classificazione dei progetti secondo gli obiettivi del programma regionale Il Programma regionale prevede il raggiungimento di due finalità principali: 1. garantire nuovi diritti di cittadinanza ; 2. sviluppare i servizi digitali per lo sviluppo e la competitività. Per raggiungere tali finalità esso è stato articolato in quattro aree tematiche che costituiscono la struttura portante e definiscono obiettivi, azioni ed i risultati specifici da raggiungere. La scelta di organizzare il Programma su questi quattro macro obiettivi si basa sull'esperienza positiva condotta in questi anni attraverso e.Toscana, che ha articolato la propria azione su tre linee di attività. Tale intuizione metodologica e' stata avvalorata e sostenuta anche da analisi e ricerche condotte a livello europeo. Le aree tematiche sono: 1. e.comunità – le politiche per l'accesso e la partecipazione: ovvero azioni che offrono risposta al tema dell'accesso alla rete, ai suoi servizi e ai suoi giacimenti di conoscenza, intesi come opportunità di esercizio di diritti di cittadinanza in ambienti e spazi sicuri, entro i quali favorire la partecipazione e la condivisione di conoscenze; 2. e.servizi – le politiche per l'offerta di servizi alla comunità: ovvero azioni volte ad accrescere
l'innovazione
organizzativa
e
l'uso
delle
TIC
in
una
pubblica
amministrazione incentrata sul dinamismo e sulla qualità, per offrire a cittadini e imprese servizi efficienti, trasparenti e integrati; 3. e.competitività – le politiche per uno sviluppo economico sostenibile : ovvero interventi per accrescere il valore e la competitività delle imprese mediante l’utilizzo delle TIC e il loro impiego nella catena produzione - marketing - vendita; 4. infrastrutture tecnologiche: ovvero azioni tese a completare e accrescere le infrastrutture tecnologiche di RTRT mediante la diffusione della banda larga, la
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condivisione dei livelli di servizio garantiti, la creazione di sistemi interoperabili e sicuri.
2. L’assetto organizzativo del Comune di Montecatini Terme Il Comune ha subito negli ultimi anni un profondo riassetto della struttura organizzativa culminato nell’adozione delle deliberazioni della Giunta comunale n.200 del 17 giugno 2008 e n.201 del 17 giugno 2008 con le quali sono state approvate rispettivamente la macrostruttura dell’ente e la dotazione organica. La dotazione organica per il 2010 è stata confermata dalla Giunta comunale che, con deliberazione n.32 del 22/01/2009, ha approvato la programmazione triennale del personale per il triennio 2009 – 2011. La figura seguente mostra l’attuale struttura dell’Ente:
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Sindaco e Giunta Nucleo di valutazione Direttore Generale
Segretario Generale
Staff del Sindaco
Esternalizzazioni
Alienazioni immobiliari
Controllo di gestione e controllo strategico
Controllo analogo
Servizio Pianificazione e Controlli
Consulenza in materia di Sicurezza e decoro
Segreteria del Sindaco
Risorse umane e organizzazione
Finanza, Bilancio, Tributi e Aziende Partecipate
Protezione civile Settore Giuridico
Sistemi Informativi e provveditorato
Servizio Tecnico Servizio Segreteria Generale, attività produttive e Politiche Sociali
Segreteria e Affari Generali
Attività produttive
Politiche sociali e Famiglia
Cultura
Sport e Tempo Libero
e Assetto del territorio
Assetto del Territorio
decoro Arredo urbano
CONTRATTI
Edilizia Privata
Servizi al Cittadino
Scuola
Corpo della Polizia Municipale
anagrafe ed elettorale
U.R.P.
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Pianificazione Urbanistica SIT
Servizio Tecnico
Ambiente
Lavori Pubblici ed Edilizia Residenziale Pubblica
Supporto amministrati vo.
Sicurezza luoghi di lavoro
Patrimonio ed impianti sportivi
La dotazione attuale di personale e Amministratori del Comune di Montecatini Terme, al 31/12/2009, è riassunta nella seguente tabella: Sindaco e Assessori
8
Consiglieri
20
Dirigenti e Segretario comunale
5
Dipendenti
207
3. Le dotazioni strumentali anche informatiche, che corredano le stazioni di lavoro nell'automazione d'ufficio Rientrano tra le dotazioni strumentali oggetto del presente piano le seguenti attrezzature: 1. Personal Computer 2. Monitor 3. Fax 4. Stampanti 5. Scanner 6. Calcolatrici 7. Fotocamere 8. Lettori di smart card 9. Smart card per la firma digitale 10. Fotocopiatrici 11. Software di produttività individuale 12. Software applicativo specifico (gestione della contabilità, gestione del protocollo, ecc.).
3.1 L’attuale dotazione Nella tabella seguente sono indicate, in base alle risultanze dell’inventario del Comune di Montecatini Terme al 31 dicembre 2009; poiché sono attualmente in corso le procedure di dismissione, tra parentesi sono indicate le dotazioni effettivamente assegnate. Le dotazioni non assegnate saranno dismesse nel corso dell’anno.
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Tipologia
Quantità in
Quantità
inventario
effettivamente assegnata
1. Personal Computer
253
232
240
220
b. PC palmare
1
1
c. PC portatili
12
11
249
237
a. Monitor LCD
84
84
b. Monitor CRT
160
152
5
1
39
36
169
146
143
121
26
25
6
6
62
62
7. Calcolatrici
108
108
8. Fotocamere
12
12
a. digitali
11
11
b. manuali
1
1
183
183
a. Personal computer
2. Monitor
c. Terminali videosorveglianza 3. Fax 4. Stampanti a. Stampanti bassa produzione b. Stampanti di rete alta produzione 5. Plotter 6. Scanner
9. Lettori di smart card 10.
Smart card per la firma digitale
79
55
11.
Fotocopiatrici (a noleggio)
27
27
Manutenzione degli applicativi software specifici Il Comune gestisce la quasi totalità dei procedimenti mediante software applicativo specifico per la manutenzione del quale versa ai fornitori un corrispettivo annuo il cui importo per l’anno 2010 è indicato nella tabella seguente: FORNITORE
IMPORTO
SOFTWARE
CANONE ADS SPA - Via del Lavoro n. 17 - 2.898,00
Manutenzione
Software
40127 Bologna
gestione
determinativi
atti
deliberativi INSIMARK
Srl
-
Via
San 1.612,55
Francesco n. 43 - 34133 Trieste -
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Gestione del Protocollo
per e
DEDAGROUP SPA - Loc. Palazzine 17.400,00
Contabilità finanziaria, gestione
n. 120/F - 38100 Gardolo (TN)
tributi, controllo di gestione e contratto teleassistenza
DATAGRAPH
Srl.
Strada 5.625,00
-
Servizi demografici
Collegarola, 160 – 41100 Modena MARCHE 391,20
GRUPPO
Gestione dei contratti
INFORMATICA Srl - Via Potenza n. 11 - 62010 Villa Potenza (MC) MARCHE 2.305,20
GRUPPO
Gestione dei cimiteri comunali
INFORMATICA Srl - Via Potenza n. 11 - 62010 Villa Potenza (MC) ORACLE ITALIA SRL - Via E. 7.229,64
Database Oracle
Marelli n. 303 - 20134 Sesto S. Giovanni (MI) MAGGIOLI SPA - Via del Carpino 4.238,40
Gestione della Polizia Municipale e
n. 8 - 47822 Santarcangelo di
dei sinistri stradali
Romagna SISMIC SISTEMI SRL - Via 2.100,00
Gestione centrale operativa per
Malibran n. 49 - 50127 Firenze
vigili urbani
ELDA Soft SPA - Via Enrico 9.000,00
Gestione pratiche edilizie
Reginato n. 87 - 31100 Treviso ZEROBYTE SISTEMI SRL - Via 780,00
Gestione dei piani di emergenza in
Chimenti n. 1 - 50142 Firenze
uso
alla
Protezione
Civile,
ZEROGis Augustus MAGGIOLI SPA - Via del Carpino 3.978,00
Manutenzione
n. 8 - 47822 Santarcangelo di
Windows per servizio Attività
Romagna -
Produttive
SISTEMI
TERRITORIALI
Srl, 1.800,00
Via Di Lupo Parra n. 144 – 56023
software
Trade
n. 2 licenze ArcView 9.3 Single Use di ESRI Inc
Cascina (PI) PROGETTI DI IMPRESA - via 1.800,00
Assistenza
del
Zucchi, 31 - 41100 Modena
gestione del
software
portale
di
web del
Comune di Montecatini Terme PIANETA SOFTWARE - via Dante 180,00
Manutenzione software gestione
De Blasi, 66 - 73100 Lecce
degli internet point
BLUMATICA - VIA Rosa Jemma,2 600,00
Assistenza
Centro Direzionale Pastena - 84091
software
Battipaglia (SA)
sicurezza Pagina 8 di 29
e di
manutenzione gestione
della
TOTALE
61.937,99
4. Autovetture Il parco automezzi del Comune di Montecatini Terme è costituito da autovetture e veicoli commerciali acquistati. Con deliberazione n.225 del 27 agosto 2009 la Giunta Comunale ha emanato indirizzi affichè fosse eliminata l’unica autovettura di rappresentanza dell’ente, una Audi A6 2.7 Tdi, per la quale il Comune sostiene una spesa annua pari a € 11.705,47. La Convenzione in parola prevede la possibilità per l’Amministrazione di recedere anticipatamente
dal
contratto;
infatti
l’art.5
della
Convenzione
recita
“L’Amministrazione Contraente ha facoltà di recedere unilateralmente dal Contratto
di Fornitura, mediante comunicazione scritta con preavviso di 30 (trenta) giorni solari, ferma restando l’applicazione dell’art.1671 c.c.. In tale ipotesi di recesso, le Amministrazioni Contraenti dovranno restituire anticipatamente gli autoveicoli oggetto dei singoli Ordinativi di Fornitura previo pagamento: (i) dell’importo pari ai canoni mensili dovuti fino al completamento del periodo di 12 mesi di noleggio, (ii) di un importo pari ad un quarto dei restanti canoni mensili dovuti dal tredicesimo mese di noleggio fino al completamento del periodo richiesto di noleggio”. Nel caso quindi che l’Amministrazione intenda recedere dal contratto dovrà corrispondere al fornitore i canoni mensili fino al dodicesimo oltre a € 8.779,10 (un quarto dei canini residui da versare). Con la deliberazione n.225 del 27 agosto 2009 la Giunta comunale tra gli indirizzi e le linee guida gestionali per il contenimento dei costi ha espressamente stabilito di rinuciare ad alcune dotazioni non ritenute più necessarie, quali le auto di rappresentanza attualmente in dotazione all’Ente. “A tale proposito viene fornito
indirizzo al Servizio Pianificazione e Controlli affinché proceda con la ricerca di altro ente pubblico interessato a subentrare nel contratto di noleggio o in alternativa a restituire, previo pagamento di penale contrattuale, le dotazioni in questione”; Con determinazione del Dirigente del Servizio Pianificazione e Controlli n.1447 del 14 ottobre 2009 il contratto è stato ceduto il contratto di noleggio al Comune di Pisa previo accordo con la Lease Plan SpA società fornitrice dell’automezzo. L’operazione ha permesso all’Amministrazione comunale di eliminare dal parco automezzi l’auto destinata agli organi istituzionali senza alcun esborso da parte del Comune di Montecatini Terme permettendo così una minore spesa per il periodo 1 dicembre 2009 – 28 ottobre 2012 pari ai canoni di noleggio che non saranno più versati, € 33.165,50 per il triennio 2010 – 2012. Il parco mezzi è composto da 65 mezzi in proprietà. Pagina 9 di 29
L’attuale dotazione del parco macchine è in parte obsoleta poiché composta da 21 mezzi (di cui un’autovettura, sei scuolabus e il rimanente mezzi per trasporto cose) immatricolati prima del 1 gennaio 2000
5. Programmazione 2010 Il presente documento conferma le seguenti linee guida stabilite dal piano di contenimento 2008 – 2010 approvato dal Consiglio comunale con deliberazione n.89 del 25 settembre 2008. La programmazione deve seguire la normativa in materia di informatizzazione della Pubblica Amministrazione, rientrare nella logica programmatoria nazionale e regionale e deve essere obbligatoriamente coordinata con i documenti fondamentali di programmazione del Comune di Montecatini Terme. Nella programmazione è necessario inoltre tener conto delle politiche di Green Public Procurement o GPP, Acquisti Pubblici Verdi integrando i criteri ambientali in tutte le
fasi del processo di acquisto, incoraggiando la diffusione di tecnologie ambientali e lo sviluppo di prodotti validi sotto il profilo ambientale, attraverso la ricerca e la scelta dei risultati e delle soluzioni che hanno il minore impatto possibile sull’ambiente lungo l’intero ciclo di vita. Si tratta di uno strumento di politica ambientale volontario che intende favorire lo sviluppo di un mercato di prodotti e servizi a ridotto impatto ambientale attraverso la leva della domanda pubblica. Con l’emanazione del Decreto Interministeriale di approvazione del Piano d’azione nazionale sul Green Public Procurement, che fa seguito alla delega conferita al governo dall’art. 1, comma 1126 della L. 296/2006 (finanziaria per l’anno 2007), nonché con l’emanazione dei successivi decreti Ministeriali che fisseranno i “Criteri ambientali minimi” per le categorie di beni, servizi e lavori ambito oggettivo d’intervento del Piano d’azione, verrà delineato un quadro di riferimento utile a facilitare l’adozione e l’implementazione di pratiche di GPP sia dal punto di vista tecnico che metodologico. Gli obiettivi strategici del PAN sono i seguenti: 1. Efficienza e risparmio nell’uso delle risorse, in particolare dell’energia e conseguente riduzione delle emissioni di CO2. 2. Riduzione dell’uso di sostanze pericolose 3. Riduzione quantitativa dei rifiuti prodotti Tra le 11 categorie rientranti nei settori prioritari di intervento per il GPP ci sono le attrezzature elettriche ed elettroniche d’ufficio e relativi materiali di consumo, apparati di telecomunicazione e i mezzi di trasporto Per quanto riguarda l’informatizzazione della Pubblica Amministrazione si segnalano: -
il d.lgs 7 marzo 2005, n. 82 - Codice dell'amministrazione digitale; Pagina 10 di 29
-
le linee strategiche volte ad indirizzare le amministrazioni nella predisposizione del piano triennale per l’ict 2008-2010 approvate dal CNIPA nell’Adunanza del 1 marzo 2007;
-
le linee strategiche volte ad indirizzare le amministrazioni nella predisposizione del piano triennale per l’ict 2009-2011 approvate dal CNIPA nell’Adunanza del 28 febbraio 2008;
-
le linee strategiche volte ad indirizzare le amministrazioni nella predisposizione del piano triennale per l’ict 2010-2012 approvate dal CNIPA nell’Adunanza del 24 settembre 2009;
-
la legge regionale TOSCANA 26-01-2004, n. 1 - Promozione dell'amministrazione elettronica e della società dell'informazione e della conoscenza nel sistema regionale. Disciplina della "Rete telematica regionale toscana”;
-
Legge regionale 23 luglio 2009, n. 40 - Legge di semplificazione e riordino normativo 2009.
-
il Programma regionale per la promozione e lo sviluppo dell’amministrazione elettronica e della società dell'informazione e della conoscenza nel sistema regionale 2007-2010;
Per quanto riguarda i documenti fondamentali di programmazione del Comune di Montecatini Terme si segnalano: -
il Bilancio di previsione 2010 approvato con deliberazione del Consiglio comunale n.26 del 12 aprile 2010;
-
il Bilancio pluriennale 2010 2012 approvato con deliberazione del Consiglio comunale n.26 del 12 aprile 2010;
-
la Relazione Previsionale e Programmatica 2010-2012 approvata con deliberazione del Consiglio comunale n.26 del 12 aprile 2010;
-
il Piano esecutivo di gestione 2010 approvato con deliberazione della Giunta comunale n.153 del 15 aprile 2010;
-
il Piano esecutivo di gestione pluriennale 2010 -2012 approvato con deliberazione della Giunta comunale n.153 del 15 aprile 2010.
-
la
programmazione
triennale
del
fabbisogno
di
personale
approvata
con
deliberazione della Giunta comunale n.32 del 22/01/2009. Il Comune di Montecatini Terme infine è parte della Rete Telematica Regionale Toscana, definita quale forma stabile di coordinamento del sistema regionale delle autonomie locali e di cooperazione del sistema stesso con altri soggetti, pubblici e privati, nelle materie oggetto della citata legge regionale Toscana n.1/2004, in forza della convenzione stipulata con la Regione a seguito della deliberazione del Consiglio comunale n.97 del 29 settembre 2008.
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La Rete Telematica Regionale Toscana dispone di una infrastruttura tecnologica di rete regionale, condivisa a livello territoriale e che costituisce l’articolazione regionale del Sistema Pubblico di Connettività , di cui al D.Lgs. 7 marzo 2005 n.82 Codice dell’amministrazione digitale. Aderire alla Rete Regionale significa integrare i propri sistemi informatici con altre realtà pubbliche e private garantendone la compatibilità e l’interoperabilità. Nella successive due sezioni sono ribadite le linee guida di cui al Piano triennale 2008 – 2010 approvato dal Consiglio comunale con deliberazione n.85 del 25/09/2009,che dovranno
essere
seguite
obbligatoriamente
dai
Servizi
comunali
per
la
razionalizzazione delle dotazioni strumentali e delle autovetture, i progetti che si intendono realizzare e l’andamento della spesa previsto per il 2010.
5.1 Le dotazioni strumentali anche informatiche, che corredano le stazioni di lavoro nell'automazione d'ufficio Linee guida per l’assegnazione delle dotazioni strumentali 1. Personal Computer. I personal computer vengono assegnati ai dipendenti per lo svolgimento dei lavori di ufficio nella misura di n.1 Personal computer per postazione di lavoro alla quale sia assegnato un dipendente. Agli Assessori e al Sindaco può essere assegnato a richiesta n.1 PC portatile in sostituzione del Personal computer fisso. Vengono dotati inoltre di personal computer le postazioni di lavoro aperte dedicate all’attività di sportello al pubblico (ad es. Tributi, Anagrafe, Biblioteca), n.7 postazioni per l’accesso del pubblico ad internet presso la Biblioteca comunale, n.2 due stazioni dedicate al disegno tecnico presso l’Ufficio tecnico e n.2 postazioni presso la centrale operativa della Protezione civile. In occasione di riduzione di personale (ad es. per dimissioni o pensionamenti) il Personal computer viene immediatamente ritirato dall’unità responsabile della gestione informatica che li destina ove necessario alla sostituzione di attrezzature obsolete. Il ciclo di vita di un personal computer viene individuato in sei anni pertanto annualmente devono essere sostituite tendenzialmente e compatibilmente con le disponibilità assegnate negli strumenti di programmazione le attrezzature che hanno terminato il ciclo di vita; nel corso del 2010 sono destinate al rinovo dei PC le risorse derivanti da eventuali economie nella realizzazione dei progetti di cui al successivo paragrafo 5.1.1.
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La dotazione dei personal computer viene analizzata annualmente in occasione della relazione annuale a consuntivo e degli aggiornamenti del presente piano di programmazione. 2. Monitor I Personal computer vengono generalmente acquistati completi di monitor LCD. Non viene definito un ciclo di vita per i monitor, pertanto si provvede alla fornitura di monitor LCD in sostituzione dei monitor a retroproiezione solo in caso di esplicita richiesta del Datore di lavoro o del RSPP del Comune. I monitor a retroproiezione vengono sostituiti progressivamente con monitor LCD con le disponibilità assegnate negli strumenti di programmazione; nel corso del 2010 sono destinate al rinovo dei PC le risorse derivanti da eventuali economie nella realizzazione dei progetti di cui al successivo paragrafo 5.1.1. La sostituzione progressiva deve essere effettuata in ossequi alle citate politiche di Green procurement; infatti i monitor LCD assicurano un consumo medio circa 1/3 rispetto ai CRT di pari area netta visualizzata1. 3. Fax Il ciclo di vita dei fax viene individuato in 6 anni. L’attuale dotazione di fax è ritenuta ottimale pertanto si procede progressivamente alla sostituzione dei fax il cui ciclo di vita sia terminato compatibilmente con le disponibilità assegnate negli strumenti di programmazione. Ove esistano fotocopiatrici di rete con il modulo fax non si provvede alla sostituzione dello fax. 4. Stampanti Nel triennio è prevista la progressiva eliminazione di stampanti individuali obsolete, che dunque non vengono sostituite, in quanto comportano un elevato consumo di toner. Non viene definito un ciclo di vita per le stampanti. Si provvede alla sostituzione delle stampanti individuali con stampanti di rete ad alta o media capacità nei locali dove ci sono più postazioni di lavoro compatibilmente con le disponibilità assegnate negli strumenti di programmazione; nel corso del 2010 sono destinate al rinovo dei PC le risorse derivanti da eventuali economie nella realizzazione dei progetti di cui al successivo paragrafo 5.1.1. 5. Scanner L’attuale dotazione di scanner è ritenuta ottimale.
1
Fonte: Federazione Italiana per l'uso Razionale dell'Energia - www.fire-italia.it.
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Non viene definito un ciclo di vita per gli scanner pertanto si procede progressivamente alla sostituzione degli scanner obsoleti compatibilmente con le disponibilità assegnate negli strumenti di programmazione. Ove esistano fotocopiatrici di rete con il modulo scanner non si provvede alla sostituzione dello scanner. 6. Calcolatrici Le calcolatrici vengono assegnate ai dipendenti per lo svolgimento dei lavori di ufficio nella misura massima di n.1 calcolatrice a postazione di lavoro assegnata ad un dipendente. Non si individua il ciclo di vita di una calcolatrice quindi vengono sostituite solo le attrezzature non più utilmente riparabili compatibilmente con le disponibilità assegnate negli strumenti di programmazione. 7. Fotocamere La dotazione di fotocamere è ritenuta ottimale. Non si individua il ciclo di vita di una fotocamera quindi vengono sostituite solo le attrezzature non più utilmente riparabili compatibilmente con le disponibilità assegnate negli strumenti di programmazione. 8. Lettori di smart card Tutti i Personal computer sono dotati di lettori di smart card. Non si prevedono nuovi acquisti o sostituzioni. 9. Smart card per la firma digitale Le Smart card per la firma digitale sono assegnate ai Dirigenti, agli amministratori, al Segretario comunale e a tutti quei dipendenti ai quali sono assegnati poteri di firma dai Dirigenti e da questi ultimi individuati. I certificati di firma vengono sostituiti secondo le scadenze fissate dal certificatore; le smart card vengono sostituite solo in caso di deterioramento o smarrimento e in caso di nuove assunzioni. 10. Fotocopiatrici L’attuale parco macchine fotocopiatrici è ritenuto ottimale. 11. Software di produttività individuale Il software di Office automation attualmente utilizzato, MS Office, non deve essere aggiornato in attesa dell’avvio dell’utilizzo di Openoffice.org, previsto per il 2011. 12. Software applicativo specifico.
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La spesa sostenuta per questa categoria di dotazione è destinata alla manutenzione, l’aggiornamento e la formazione di software proprietari che permettono la gestione dei procedimenti degli uffici (gestione della contabilità, gestione del protocollo, ecc.). I costi dei canoni di manutenzione vengono rivalutati annualmente dell’indice ISTAT dell’anno precedente. A causa dell’avvio dei progetti previsti e dettagliati nel presente piano alla sezione tale tipologia di spesa è destinata ad aumentare.
5.1.1 Progetti Sistema di fax server Nel Piano approvato con la citata deliberazione C.C. n.89 del 25 settembre 2008 era previsto che nel biennio 2009 – 2010 fosse avviato un progetto per la verifica della possibilità di eliminazione della quasi totalità dei fax grazie all’implementazione del servizio di fax server. La crescente diffusione della Posta Elettronica Certificata permette, rispetto al fax, il conseguimento dei seguenti benefici: •
la semplicità e la velocità di trasmissione;
•
la semplicità e l’economicità di archiviazione e di ricerca;
•
la facilità negli invii multipli;
•
la velocità e l’asincronia della comunicazione;
•
la compatibilità e l’integrabilità con altri gli sistemi di automazione di ufficio.
Lo strumento fax dunque è relegato in una posizione sempre più marginale; l’Amministrazione pertanto non ritiene opportuno investire risorse sul progetto fax server che dunque non sarà riproposto. Nel corso del 2010 l’Amministrazione prevede di avviare i seguenti progetti: 1. Protocollo informatico MACRO-OBIETTIVO DI E-GOVERNMENT: 2 - Applicazioni e servizi per la dematerializzazione e gestione dei flussi documentali (workflow) CODICE MACROAZIONE: 2 -E-SERVIZI CODICE AZIONE: 2.1.3 - Sistemi di gestione documentale e archiviazione Il Comune di Montecatini Terme ha stipulato in data 20 febbraio 2003 una convenzione con la Regione Toscana, il cui schema è stato approvato con deliberazione della Giunta comunale n.5 del 9 gennaio 2003, per la realizzazione dei progetti contenuti in eToscana e soggetti a cofinanziamento da parte della presidenza del Consiglio dei Ministri – Dipartimento per l’Innovazione e le Tecnologia. La convenzione dà atto che il Comune di Montecatini Terme si impegna alla realizzazione di alcuni dei progetti fra i quali il progetto B2 - Invio telematico di Pagina 15 di 29
comunicazioni
da
parte
di
cittadini
ed
imprese
al
sistema
della
Pubblica
Amministrazione Toscana e fra organizzazioni pubbliche e private. L’obiettivo del progetto è costruire l'infrastruttura per l'interoperabilità degli scambi di messaggi protocollati fra le pubbliche amministrazioni. E' esteso anche a cittadini e imprese tramite la integrazione con sistemi di posta certificata che consentano e garantiscano la trasmissione telematica di documenti con valore legale. Questa infrastruttura tecnologica ed applicativa consentirà di rendere superflua la trasmissione per via tradizionale della documentazione cartacea che attualmente, in molti procedimenti amministrativi, avviene a sola "garanzia" della trasmissione telematica. Il protocollo informatico è attivo e interoperabile con la rete telematica regionale; nel 2010
gli
uffici
dovranno
utilizzare
preferibilmente
tale
srtumento
per
la
comunicazione con gli enti della RTRT; in sede di rendiconto del 2010 tutti i Servizi comunali devono redigere apposita relazione sull’utilizzo dello strumento. 2. Posta Elettronica Certificata MACRO-OBIETTIVO DI E-GOVERNMENT: 2 - Applicazioni e servizi per la dematerializzazione e gestione dei flussi documentali (workflow) CODICE MACROAZIONE: 2 -E-SERVIZI CODICE AZIONE: 2.1.3 - Sistemi di gestione documentale e archiviazione Tutti i Servizi comunali dovranno inserire l’obbligo per il contraente, almeno nei contratti di forniture e servizi superiori a € 100.000,00, di istituire una propria casella di PEC e di adottare la firma digitale nelle comunicazioni con l’Ente. 3. Firma digitale MACRO-OBIETTIVO DI E-GOVERNMENT: 2 - Applicazioni e servizi per la dematerializzazione e gestione dei flussi documentali (workflow) CODICE MACROAZIONE: 2 -E-SERVIZI CODICE AZIONE: 2.1.3 - Sistemi di gestione documentale e archiviazione Tutti i servizi dovranno inserire l’obbligo per il contraente, almeno nei contratti di forniture e servizi superiori a € 100.000,00, di istituire una propria casella di PEC e di adottare la firma digitale nelle comunicazioni con l’Ente. 4. Gestione delle pratiche cimiteriali MACRO-OBIETTIVO DI E-GOVERNMENT: 2 - Applicazioni e servizi per la dematerializzazione e gestione dei flussi documentali (workflow) CODICE MACROAZIONE: 2 -E-SERVIZI CODICE AZIONE: 2.1.3 - Sistemi di gestione documentale e archiviazione L’U.O. Sistemi informativi, economato e provveditorato ha gestito fino al 2008 le procedure amministrative relative ai servizi di polizia mortuaria mediante il software Pagina 16 di 29
PROCIM 2000 fornito dalla RVS PROJECT MANAGEMENT Srl, per la gestione delle concessioni cimiteriali. Nel corso del 2008 RVS PROJECT MANAGEMENT Srl ha cessato di supportare il software PROCIM 2000, non è stato quindi possibile stipulare il relativo contratto di manutenzione per lo stesso anno e per il 2009. Oltre alle ovvie difficoltà nella gestione ordinaria, l’assenza di supporto da parte della software house fa cadere uno dei requisiti obbligatori affinché sia lecito il trattamento dei dati personali con sistemi informatizzati. Il punto 17 dell'allegato B al D.lgs. 196 del 30 giugno 2003 – Codice in materia di
protezione dei dati personali infatti afferma: "Gli aggiornamenti periodici dei programmi per elaboratore volti a prevenire la vulnerabilità di strumenti elettronici e a correggerne difetti sono effettuati almeno annualmente. In caso di trattamento di dati sensibili o giudiziari l’aggiornamento è almeno semestrale". È stato quindi indispensabile ricorrere al mercato per continuare a gestire legittimamente i dati relativi alle concessioni cimiteriali. Con determinazione del Dirigente del Servizio Pianificazione e Controlli n.904 del 9 giugno 2009 è stata pertanto indetta procedura di gara informale previo invio di lettere d'invito alle software house individuate a seguito di indagine di mercato. La gara, per la quale è stato adottato il criterio di aggiudicazione dell’offerta economicamente più vantaggiosa, è stata aggiudicata alla Gruppo Marche Informatica Srl per un corrispettivo di € 9.570,00 oltre IVA, su un prezzo a base d'asta di € 10.000,00 oltre IVA. E' quindi iniziata la fase di start up per la migrazione dati, la configurazione del nuovo software, secondo le personalizzazioni richieste dall'ufficio, e la successiva formazione dei dipendenti all'utilizzo del software stesso. Nel corso del 2010 il software deve permettere la gestione a regime di tutte le pratiche cimiteriali; la struttura del cimitero deve essere pubblicata sul sito web del Comune così da consetire la ricerca dei defunti da parte dei cittadini tramite la rete telematica. 5. Gestione informatizzata dell’attività dei messi comunali MACRO-OBIETTIVO DI E-GOVERNMENT: 2 - Applicazioni e servizi per la dematerializzazione e gestione dei flussi documentali (workflow) CODICE MACROAZIONE: 2 -E-SERVIZI CODICE AZIONE: 2.1.3 - Sistemi di gestione documentale e archiviazione Nel corso del 2009 il Servizio Segreteria Generale ha richiesto di informatizzare la gestione delle notifiche e, in generale, l’attività dei messi comunali compresa la gestione dell’albo pretorio. Pagina 17 di 29
La legge 18 giugno 2009, n. 69 all’art.32 ha stabilito che a far data dal 1º gennaio 2010, gli obblighi di pubblicazione di atti e provvedimenti amministrativi aventi effetto di pubblicità legale si intendono assolti con la pubblicazione nei propri siti informatici da parte delle amministrazioni e degli enti pubblici obbligati. Nel secondo semestre del 2009 quindi è stato necessario dotarsi di uno strumento informatico che garantisca la gestione informatizzata delle pubblicazioni. A seguito di un’analisi di mercato svolta dal Servizio Segreteria Generale con determinazione del Dirigente del Servizio Pianificazione e Controlli n.1862 del 7 dicembre 2009 è stato acquistato un software per la gestione delle attività di notificazione, dalla fase ricognitiva alla registrazione e pubblicazione on line dei documenti presenti nell’Albo Pretorio di proprietà della ADS automated data system SpA – via del lavoro, 17 – 40127 Bologna per un importo pari a € 4.850,00 oltre IVA. Nel corso del 2010 devono essere gestite informaticamente le attività dei messi comunali. 6. Gestione informatizzata dell’albo pretorio MACRO-OBIETTIVO DI E-GOVERNMENT: 1 - Innovazione nei servizi per cittadini e imprese CODICE MACROAZIONE: 2 -E-SERVIZI CODICE AZIONE: 2.1.3 - Sistemi di gestione documentale e archiviazione La legge 18 giugno 2009, n. 69 all’art.32 ha stabilito che a far data dal 1º gennaio 2010, gli obblighi di pubblicazione di atti e provvedimenti amministrativi aventi effetto di pubblicità legale si intendono assolti con la pubblicazione nei propri siti informatici da parte delle amministrazioni e degli enti pubblici obbligati. Il
software per la gestione delle attività di notificazione di cui al progetto
precedente consente la registrazione e la pubblicazione on line dei documenti presenti nell’Albo Pretorio. La pubblicazione all’albo pretorio dei documenti digitali deve essere garantita a partire dal 1° luglio 2010. 7. Consultazione telematica banca dati anagrafe MACRO-OBIETTIVO DI E-GOVERNMENT: 1 - Innovazione nei servizi per cittadini e imprese CODICE MACROAZIONE: 2 -E-SERVIZI A seguito di apposita richiesta della Prefettura di Pistoia è emersa l’esigenza di una più agevole consultazione di alcuni dati anagrafici da parte della forze dell’ordine e gli organismi che esercitano attività di prelievo contributivo e fiscale o che eroghino servizi di pubblica utilità; procedura oggi estremamente farraginosa e basata sullo scambio di documenti cartacei.
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La nuova procedura prevede l’accesso ai propri dati anagrafici da parte dei residenti del Comune di Montecatini Terme e la relativa modellistica per la creazione e stampa di dichiarazioni sostitutive di certificazione e di atto di notorietà ai sensi del DPR n.445/2000. Il progetto si sintetizza nell’attivazione di apposito collegamento informatico previa registrazione e acquisizione di password da parte degli di permettere la consultazione telematica o il trasferimento di dati anagrafici, fatte salve le norme che regolano l’accesso e la consultazione degli atti anagrafici e la privacy. L’accesso avviene attraverso il sito web del Comune di Montecatini Terme ed è implementato secondo modalità che garantiscano il rispetto della disciplina dettata dal Codice dell’Amministrazione Digitale tramite un’adeguata profilazione delle utenze e l’assegnazione di password univoche. L’obiettivo ha coinvolto due unità operative del Comune: la U.O. Servizi demografici e l’U.O. Sistemi informativi, economato e provveditorato. Alla prima competono tutte le attività amministrative (autorizzazioni, convenzioni con le forze dell’ordine e con gli organismi che gestiscono servizi di pubblica utilità, mentre alla seconda U.O. compete la realizzazione dell’infrastruttura informatica, il coordinamento delle imprese che intervengono nello sviluppo dell’applicazione. Il collegamento è stato ampiamente testato e nei primi mesi del 2010 potrà essere utilizzato dagli utenti. Entro il 1° giugno 2010 le forze dell’ordine dovranno accedere alla banca dati dei servizi demografici con il software mentre entro il 31 dicembre 2010 gli utenti dovranno essere in grado di consultare i propri dati anagrafici. 8. Ap@ci MACRO-OBIETTIVO DI E-GOVERNMENT: 1- Innovazione nei servizi per cittadini e imprese CODICE MACROAZIONE: 2 -E-SERVIZI CODICE AZIONE: 2.1.3 - Sistemi di gestione documentale e archiviazione Ap@ci È un’applicazione web che estende le funzionalità del protocollo informatico, già attivo nel Comune di Montecatini Terme anche alle Amministrazioni che non appartengono alla RTRT, ai cittadini e alle imprese. Lo strumento permette di integrare il protocollo con la PEC dei cittadini ricevendo direttamente sull’applicativo del Comune i documenti inviati dalle Amministrazioni che non appartengono alla RTRT, ai cittadini e alle imprese; i cittadini e le imprese possono ricevere sulla propria casella di PEC i documenti inviati dal Comune previa registrazione su un portale web e visionare i documenti direttamente tramite il portale stesso. L’applicazione è stata implementata dalla Regione Toscana e dovrà essere utilizzata non appena sarà resa completamente operativa. Pagina 19 di 29
9. Determinazioni e deliberazioni online con firma digitale MACRO-OBIETTIVO DI E-GOVERNMENT: 2 - Applicazioni e servizi per la dematerializzazione e gestione dei flussi documentali (workflow) CODICE MACROAZIONE: 2 -E-SERVIZI CODICE AZIONE: 2.1.3 - Sistemi di gestione documentale e archiviazione L’attuale software per la gestione degli atti amministrativi consente già oggi di gestire tutto il work-flow del procedimento esclusivamente in formato digitale. Già oggi gli uffici gestiscono tutte le fasi del procedimento con il software salvo stampare il provvedimento amministrativo e archiviarlo in formato cartaceo. La ADS SpA, proprietaria del software di gestione degli atti amministrativi, ha rilasciato nel corso del 2009 l’evoluzione web del software di gestione degli atti amministrativi semplificando e rendendo più efficiente il motore di work flow e, soprattutto, di accedere al software mediante il solo browser internet. La gestione automatizzata consente di eliminare tutti i documenti cartacei e tutte quelle attività necessarie per il trasporto fisico della documentazione tra gli uffici. Entro il 31 dicembre 2010 il Comune di montecatini Terme deve rendere operativa la gestione esclusivamente digitale delle determinazioni e delle deliberazioni. 10. Stato pagamento fatture online MACRO-OBIETTIVO DI E-GOVERNMENT: 1 - Innovazione nei servizi per cittadini e imprese CODICE MACROAZIONE: 2 -E-SERVIZI L’evoluzione del programma di contabilità alla piattaforma web permette di implementare alcune funzioni grazie all’architettura web; una di queste è la possibilità per i fornitori di verificare online lo stato di avanzamento dei pagamenti (fattura protocollata, liquidata, pagata). Il progetto permette di erogare un servizio per le imprese che possono monitorare in tempo pressoché reale lo stato del procedimento. Il progetto deve essere implementato e testato entro il 2010. 11. Potenziamento linea internet MACRO-OBIETTIVO
DI
E-GOVERNMENT:
4
-
Miglioramento
efficienza
infrastrutture ICT CODICE MACROAZIONE: 4 – INFRASTRUTTURE TECNOLOGICHE Attualmente il Comune si connette alla rete internet mediante una sola linea ubicata presso il Palazzo comunale e che ha una capacità di 2 mega sia in upload che in download. La seconda linea in dotazione all’Ente è riservata esclusivamente alla Carta d’Identità Elettronica che realizza un collegamento dedicato con il Centro Nazionale dei Servizi Demografici, archivio unico centralizzato del ministero dell’Interno. La linea internet dedicata alla navigazione non è utilizzata solo dagli uffici comunali Pagina 20 di 29
anche periferici, che si collegano al Palazzo comunale tramite fibra ottica di proprietà del Comune, ma anche dalle direzioni didattiche. La capacità della linea appare già oggi insufficiente, si pensi poi alle difficoltà che avrà il Comune a garantire una pur minima evoluzione dei servizi web alla cittadinanza. È necessario incrementare la capacità della linea entro il 1 marzo 2010. 12. Integrazione software cimitero e banca dati anagrafica MACRO-OBIETTIVO DI E-GOVERNMENT: 2- Razionalizzazione/integrazione del patrimonio informativo e delle funzionalità delle basi di dati necessarie per l’azione amministrativa CODICE MACROAZIONE: 2 -E-SERVIZI Obiettivo del presente progetto è quello di integrare i dati presenti nella banca dati dell’anagrafe, che sono dati corretti e validati, con quelli relativi al software del cimitero, acquistato nel 2009, tale integrazione
consentirà di velocizzare la
conclusione della pratica cimiteriale allo sportello (in quanto i dati della maggior parte degli utenti saranno già precaricati poiché importati dall’anagrafe) e di evitare la ridondanza delle informazioni e gli errori di caricamento. 13. Digitalizzazione Fascicoli Del Personale MACRO-OBIETTIVO DI E-GOVERNMENT: 2 - Applicazioni e servizi per la dematerializzazione e gestione dei flussi documentali (workflow) CODICE MACROAZIONE: 2 -E-SERVIZI L’U.O. Risorse umane ha la necessità di organizzare la tenuta dei fascicoli del personale composti da documentazione cartacea varia. Tutta la documentazione può essere scansionata e indicizzata in modo da rendere rapida e ordinata qualsiasi ricerca o aggiornamento del fascicolo elettrinico. La digitalizzazione deve essere l’occasione di razionalizzare l’intero procedimento della formazione della pratica che deve essere procedimentalizzato formalmente. 14. Digitalizzazione contratti cimitero MACRO-OBIETTIVO DI E-GOVERNMENT: 2 - Applicazioni e servizi per la dematerializzazione e gestione dei flussi documentali (workflow) CODICE MACROAZIONE: 2 -E-SERVIZI I contratti cimiteriali sono conservati in parte nell’archivio corrente dell’unità competente e in parte nell’archivio storico e di deposito. La gestione delle pratiche cimiteriali comporta spesso di dover reperire copia dei vecchi contratti; la richiesta all’archivio, la copia e la trasmissione implicano ritardi nella conclusione della pratica che possono essere superati tramite la digitalizzazione dei contratti presenti in archivio e l’integrazione del documento digitale nel software di gestione dei cimiteri comunali. Pagina 21 di 29
15. Integrazione dei documenti digitalizzati relativi alle sanzioni amministrative con il relativo software di gestione MACRO-OBIETTIVO DI E-GOVERNMENT: 2 - Applicazioni e servizi per la dematerializzazione e gestione dei flussi documentali (workflow) CODICE MACROAZIONE: 2 -E-SERVIZI Attualmente la Polizia Municipale del Comue utilizza un software per la gestione delle sanzioni amministrativo fornito da maggioli Spa. Parallelamente la documentazione relativa viene scansionata e archiviata per una più celere ricerca da parte degli uffici competenti. È necessario implementare insieme a Maggioli Spa delle procedure condivise di gestione della documentazione digitalizzata e la relativa gestione esclusivamente attraverso il software. 16. Protocollo Ministero Innovazione MACRO-OBIETTIVO DI E-GOVERNMENT: 1 - Innovazione nei servizi per cittadini e imprese CODICE MACROAZIONE: 2 -E-SERVIZI Con deliberazione n.194 il 26 maggio 2009 la Giunta comunale ha approvato un protocollo di intesa con il Ministro per la pubblica amministrazione e innovazione che ha lo scopo di implementare l’iniziativa Linea Amica, individuare e promuovere best practice e sviluppare modelli di rilevazione dell’efficienza e delle performance degli apparati e dei dipendenti della pubblica amministrazione. Nell’ambito delle summenzionate attività il Comune si impegna a potenziare un sistema di rilevazione delle indagini di customer satisfaction mediante, in particolare modo l’iniziativa Mettiamoci la Faccia (utilizzo di emoticons per la valutazione dei servizi). È necessario acquisire l’hardware e il software necessari per implementare il sistema di rilevazione che andrà installato presso gli sportelli al pubblico individuati dalla Giunta comunale. 17. START – Gestione delle gare online MACRO-OBIETTIVO DI E-GOVERNMENT: 2 - Applicazioni e servizi per la dematerializzazione e gestione dei flussi documentali (workflow) CODICE MACROAZIONE: 2 -E-SERVIZI CODICE AZIONE: 2.1.1 Acquisti e gare on line Uno degli obiettivi previsti nel Programma Regionale di Sviluppo 2006-2010 della Regione Toscana, adottato con deliberazione della Giunta Regionale n. 403 del 30.05.2006, riguarda la diffusione nelle Pubbliche Amministrazioni dei servizi di eprocurement e lo sviluppo di mercati locali competitivi. Il Programma Strategico n.4 - Governance, conoscenza, partecipazione, sicurezza (PIR 4.2 -La società dell’informazione per lo sviluppo, i diritti, l’e-governament e 4.4 Pagina 22 di 29
Efficienza, riorganizzazione, semplificazione) definisce nel dettaglio gli obiettivi specifici, finalizzati: • •
alla diffusione nella PA dei servizi di e-procurement e a favorire lo sviluppo di un mercato locale competitivo; all’uso massiccio e coordinato dei processi di innovazione tecnologica per il sostegno dei processi di innovazione organizzativa e di semplificazione amministrativa in modo trasversale a tutte le politiche regionali in una logica di sinergia delle risorse.
I risultati che si intende ottenere per i suddetti obiettivi possono essere sintetizzati: •
nell’attivazione di migliori livelli di trasparenza ed accessibilità alla PA;
•
nell’estensione dei servizi di e-procurement;
•
nel sostegno alla diffusione dell’e-procurement da attivare in collaborazione con la Rete Telematica Regionale Toscana con lo scopo di utilizzare tale soluzione per gli acquisti della Regione, dei propri enti ed agenzie e per il sistema degli enti locali della toscana.
Per il raggiungimento di questo obiettivo strategico Regione Toscana, in stretta collaborazione con tutti gli enti RTRT, ha realizzato una piattaforma di servizi di eprocurement orientata a: •
La diffusione sul territorio del Sistema Telematico di Acquisiti Regionale della Toscana (START) per l’utilizzo e l’integrazione di procedure telematiche in grado di supportare lo svolgimento delle procedure tradizionali di scelta del contraente e le aste elettroniche.
•
La realizzazione del Mercato elettronico della Toscana come previsto dall’art. 49 della Legge Regionale del 13/07/07 n. 38 (Norme in materia di contratti
pubblici e relative disposizioni sulla sicurezza e regolarità del lavoro) in corso di attivazione. Per poter utilizzare i servizi che verranno resi disponibili sulla piattaforma ciascun ente deve: •
Comunicare a Regione Toscana il proprio interesse attraverso il modulo di preadesione
•
Stipulare con Regione Toscana l’apposita convenzione di adesione
Gli enti interessati all’acquisto del sistema telematico per lo svolgimento delle procedure di scelta del contraente utilizzato da Regione Toscana e disponibile attraverso
l’adesione
al
contratto
aperto
possono
inoltre
consultare
la
documentazione ed avviare l’iter di acquisto attraverso l’apposita sezione online Il programma permette di gestire le gare completamente online semplificando soprattutto gli adempimenti delle imprese partecipanti anche mediante l’adozione di una piattaforma omogenea su tutto il territorio toscano. 18. Progetti regionali per gli Sportelli Unici per le Attività Produttive Pagina 23 di 29
MACRO-OBIETTIVO DI E-GOVERNMENT: 2 - Applicazioni e servizi per la dematerializzazione e gestione dei flussi documentali (workflow) CODICE MACROAZIONE: 3 -E-COMPETITIVITÁ CODICE AZIONE: 3.3 Servizi alle imprese per la semplificazione e lo sviluppo I progetti regionali relativi alla gestione delle pratiche del commercio e, più in generale, agli sportelli unici sono, per quantità, qualità e stato di avanzamento i progetti in assoluto più avanzati dell’intera rete. Fin dal 2003 alcuni importanti Comuni, ad es. Livorno, hanno messo a punto procedimenti telematici per semplificare le attività delle imprese; tali progetti, finanziati dalla Regione e riutilizzabili dagli altri enti locali sono ormai adeguatamente testati da anni. Per sottolineare l’importanza che la Regione attribuisce alle procedure telematiche si allegano due estratti della legge regionale n.44/2009 che le impone perentoriamente anche agli enti locali. Con la messa in opera degli sportelli SUAP molti comuni hanno assolto a questi obblighi di legge, ma il loro esercizio ha reso evidenti le carenze di un sistema disegnato stand-alone verso un problema che oramai è diventato un problema di rete. Infatti è sempre fatto più comune che le Aziende tendano a distribuire le loro attività industriali e commerciali compatibilmente con le esigenze del territorio ma con criteri sempre più orientati alla ricerca della redditività. Quindi la Regione Toscana ha deciso di superare le carenze intrinseche della logica dei SUAP istituzionali impostando un progetto che aiuti gli enti e le associazioni di categoria a superare i problemi fin qui incontrati. Il progetto Rete dei SUAP si pone i seguenti obiettivi: • Coordinare i progetti SUAP territoriali allargati alla gestione delle autorizzazioni commerciali • Identificare e normalizzare un Protocollo procedurale con gli enti terzi • Identificare e pubblicare le Best Practices sui procedimenti amministrativi • Costituire un tavolo di verifica e competenze per procedimenti. I benefici che si potranno trarre sono di facile comprensione: Benefici al cittadino: possibilità di avere un unico punto di contatto con l’amministrazione pubblica; possibilità di poter valutare contestualmente opportunità di localizzazione industriale/commerciale e finanziamenti ottenibili Benefici alla Pubblica Amministrazione:• Fornire un servizio di qualità alle aziende • Semplificare l’interazione con gli enti terzi • Poter attingere ad un repository di endoprocedimenti (template) da personalizzare in base alle proprie esigenze • Poter scambiare le loro esperienze al tavolo delle competenze • Controllare il flusso e la qualità degli investimenti regionali • Supportare il management con report di qualità • Incrementare la propria competenza applicativa. Tra le altre cose si segnala che è attivo dal giugno 2007 in regione un servizio di Pagina 24 di 29
supporto ai Responsabili del SUAP che comprende: - News - L’esperto risponde - Modulistica, un insieme di 30 corsi online per gli operatori del suap fruibili attraverso una piattaforma di e_lerning e i cui contenuti sono garantiti dai componenti del Tavolo Tecnico Regionale. Si è quindi creato un gruppo professionale di livello regionale che contribuisce a innovare i suap. Tale rete sta sviluppando anche la banca dati regionale dei procedimenti relativi al suap e la costituzione dei servizi per la presentazione e la gestione telematica delle domande allo sportello; nel sito web citato sono elencati e mappati centinaia di procedimenti attinenti alla materia. Il Comune di Montecatini Terme fa parte di un tavolo provinciale che coordina tutti i SUAP della Provincia e presieduto dalla Provincia di Pistoia che, nel corso del primo semestre 2010, dovrà scegliere un unico software che gestisca tutti i front office dei SUAP. Il software dovrà essere acquisito da tutti i Comuni della Provincia e dovrà essere messo in funzione entro il 1° settebre 2010 così da permettere l’adempimento delle attività previste dalla legge regionale n.40/2009. 19. Importazioni Dati Anagrafici in Programma Edilizia MACRO-OBIETTIVO DI E-GOVERNMENT: 2 - Razionalizzazione/integrazione del patrimonio informativo e delle funzionalità delle basi di dati necessarie per l’azione amministrativa CODICE MACROAZIONE: 2 -E-SERVIZI Il software di gestione delle pratiche edilizie contiene numerosi dati informativi già presenti nel programma dell’anagrafe; tale ultimo database contiene dati certi e validati. È opportuno integrare i dati contenuti nel programma di gestione delle pratiche edilizie con quelli provenienti dal database dei servizi demografici così da eliminare possibili discrasie tra dati e inutili duplicazioni di informazioni. 20. Fondo Venturi della Biblioteca online MACRO-OBIETTIVO DI E-GOVERNMENT: 1 - Innovazione nei servizi per cittadini e imprese CODICE MACROAZIONE: 2 –E-SERVIZI CODICE AZIONE - 4.5 Beni culturali La Biblioteca Comunale dispone di una raccolta di opere denominata Fondo Venturi costituita da 399 brani e spartiti musicali, acquistati dal Comune di Montecatini Terme nel 1981, dalla figlia del maestro Venturi. Gli spartiti musicali risalgono alla seconda metà del diciottesimo secolo, pochissimi sono a stampa la maggior parte Pagina 25 di 29
manoscritti di diversi autori: compositori locali e toscani, di fama internazionale, alcuni anonimi, molti, circa 110, identificati. Attorno al 2000 la Biblioteca ha affidato ad un’impresa esterna un progetto relativo alla scansione di tali documenti. Al termine di tale attività l’impresa ha riconsegnato alla biblioteca diversi cd rom contenenti tale patrimonio in digitale. L’idea è ora di raccogliere le scansioni, creare un motore di ricerca che consenta un rapido reperimento delle opere sulla base di parametri predefiniti e mettere online sul nostro sito, a disposizione di chi ne fosse interessato, tale Fondo. Infatti diverse biblioteche stanno realizzando progetti analoghi per rendere disponibile online il proprio patrimonio cartaceo. Tecnicamente occorre affidare ad un’impresa esterna la creazione del motore di ricerca a partire dai file digitali in possesso del Comune. 21. Fore-Gov MACRO-OBIETTIVO DI E-GOVERNMENT: 2 - Gestione delle risorse di personale, logistiche e finanziarie a supporto del funzionamento della P.A. e della valutazione dell’azione amministrativa CODICE MACROAZIONE: 2 –E-SERVIZI CODICE AZIONE - 2.1.4 Formazione e innovazione I processi di innovazione della pubblica amministrazione si realizzano attraverso la qualificazione, la crescita delle competenze e della propensione al cambiamento del personale della pubblica amministrazione. Non c’è sviluppo senza un investimento efficace nelle risorse umane che lo devono realizzare. Per queste ragioni la formazione riveste un ruolo fondamentale nel presente Programma e più in generale nel settore dell a società dell’informazione della conoscenza. La Regione Toscana ha promosso nel recente passato numerosi percorsi formativi rivolti al personale della pubblica amministrazione, mirati ad accrescere le competenze sui temi dell’innovazione tecnologica e dell’amministrazione elettronica al fine di favorire il raggiungimento degli obiettivi di e.Toscana. Tale impegno deve essere proseguito rendendo permanente il ciclo di formazione per i dipendenti e coinvolgendo gli amministratori degli enti locali toscani. D'altra parte i processi formativi devono inserirsi anche in un quadro di relazioni con le OO.SS. per accompagnarsi con la presenza di sistemi incentivanti. Inoltre, anche in relazione alle iniziative sui temi della semplificazione e dei servizi per le im prese, è necessario costruire percorsi formativi integrati, con il coinvolgimento dei diversi soggetti, pubblici e privati, interessati ai processi di innovazione, mentre i programmi di intervento della PA devono coordinarsi con le iniziative di formazion e delle associazioni di categoria e dei loro centri servizi nei confronti dei propri rappresentanti, cosi' da dar vita a momenti di integrazione e di scambio di esperienze tra la gestione di servizi pubblici e di servizi privati. Pagina 26 di 29
La Regione ha creato una infrastruttura informativa in grado di raccogliere i fabbisogni formativi espressi dalla PA e i suoi risultati in termini di percorsi formativi attuati dai livelli dirigenziali. Tale piattaforma di formazione a distanza (TRIO) è stata evoluta e potenziata con riferimento ai temi di interesse della PA, e oggi è in grado di consentire buoni livelli di cooperazione e di tutoring, per dar vita a comunità di cooperazione impegnate su proce ssi di innovazione. Sono resi disponibili strumenti di knowledge management, per assicurare la condivisione di basi di conoscenza documentale utili alla realizzazione delle attività amministrative. I Dirigenti dovranno utilizzare obbligatoriamente la piattaforma di elearning per la formazione dei dipendenti delle proprie strutture, integrando le modalità di formazione ordinarie; l’avvenuto utilizzo dovrà essere descritto in sede di rendiconto del presente piano. L’utilizzo della piattaforma di cui al presente progetto dovrà essere espressamente previsto e disciplinato nel piano di formazione del personale.
5.1.2 Programmazione della spesa per il 2010 In base ai documenti di programmazione finanziaria nella tabella seguente viene evidenziata la spesa che si prevede di sostenere nell’anno 2010 per la gestione delle infrastrutture informatiche e per la fornitura delle dotazioni strumentali per l’automazione d’ufficio.
Categoria di spesa 2010 Gestione dell’infrastruttura informatica € 149.476,45 Fornitura di hardware (PC, stampanti, fax e altre dotazioni € 0,00 strumentali) Fornitura di software di produttività individuale € 0,00 Fornitura di software applicativo specifico € 0,00 Canoni di manutenzione, formazione e aggiornamento per software € 161.323,55 applicativo specifico Spese di investimento per progetti € 106.000,00 Fornitura in locazione di fotocopiatrici € 39.612,01 Spesa complessiva € 456.412,01 Il costo dei progetti descritti nel presente documento è indicativo e comprende tutte le spese relative all’hardware, al software e alle attività necessarie per implemetare le nuove funzioni.
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6 Albo pretorio on line
€ 8.000,00
7 Visualizzazione web dei dati anagrafici
€ 0,00
8 Ap@ci
€ 5.000,00
9 Determinazioni e deliberazioni on line con firma digitale
€ 3.000,00
10 Stato pagamento fatture online
€ 3.000,00
11 Potenziamento linea internet
€ 8.500,00
12 Integrazione banca dati cimitero e anagrafe
€ 1.500,00
13 Digitalizzazione Fascicoli Del Personale
€ 22.000,00
14 Digitalizzazione contratti cimitero
€ 5.000,00
15 Integrazione sanzioni
dei
documenti
amministrative
digitalizzati
relativi
il
software
con
relativo
alle € 3.000,00 di
gestione 16 Protocollo Ministero Innovazione
€ 3.000,00
17 START - Gestione delle gare on line
€ 15.000,00
18 Progetti regionali per gli Sportelli Unici per le Attività € 20.000,00 Produttive 19 Importazioni Dati Anagrafici in Programma Edilizia
€ 6.000,00
20 Fondo Venturi della Biblioteca online
€ 3.000,00
21 Foregov
€ 0,00 TOTALE
€ 106.000,00
5.2 Autovetture Linee guida per l’acquisizione, l’assegnazione e la dismissione delle autovetture Ai sensi dell’art.2, comma 588, della dicembre 2007, n.244 (legge finanziaria per il 2008) “a decorrere dall'anno 2008 la cilindrata media delle autovetture di servizio assegnate in uso esclusivo e non esclusivo nell'ambito delle magistrature e di ciascuna amministrazione civile dello Stato non può superare i 1.600 centimetri cubici, escludendo dal computo le autovetture utilizzate dal Corpo nazionale dei vigili del fuoco e per i servizi istituzionali di tutela dell'ordine, della sicurezza pubblica e della protezione civile”. Con il presente piano si intende applicare tale norma dettata per le Amministrazioni civili dello Stato al Comune di Montecatini Terme.
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Le nuove acquisizioni di autovetture destinate al trasporto di persone dovranno rispettare il limite di 1.600 cc imposto dalla norma con l’esclusione degli automezzi destinati alla Polizia municipale e alla protezione civile; in tali ultimi casi l’acquisto di un automezzo di cilindrata superiore dovrà essere adeguatamente motivato indicando le specifiche esigenze di servizio. Il parco automezzi del Comune dovrà essere progressivamente rinnovato attraverso la sostituzione dei mezzi più vecchi e inquinanti con mezzi che consentano l’erogazione di incentivi dallo Stato in base alle emissioni di CO2. L’acquisto di mezzi che non rispettino tali regole dovrà essere adeguatamente motivato specificando le esigenze di servizio. Il parco automezzi dovrà essere razionalizzato mediante l’eliminazione di quei mezzi che percorrono un numero di km inferiore a 1.000 annui. In deroga alla norma sopra citata tutte le sedi dovranno essere dotate almeno di un automezzo per il collegamento tra gli uffici.
5.2.1 Programmazione della spesa per l’anno 2010 In base ai documenti di programmazione finanziaria approvati nella tabella seguente viene evidenziata la spesa che si prevede di sostenere nel triennio 2008-2010 per la fornitura di automezzi del Comune di Montecatini Terme. Categoria di spesa
2010
Fornitura di automezzi Fornitura a noleggio di automezzi di rappresentanza
€ 0,00 € 0,00
6. Dismissione di dotazioni strumentali Il presente Piano non prevede la dismissione di dotazioni strumentali al di fuori delle dotazioni obsolete e dunque prive di alcun valore di mercato. In tale caso sono adottate le procedure dettate dal Regolamento di contabilità del Comune di Montecatini Terme in materia che prevedono: -
la demolizione dei beni in stato di avanzato deterioramento e non più utilizzabili;
-
la donazione a Società, Associazioni di volontariato, ONLUS o altri Enti o Istituti che operano per scopi socio-educativi;
L’eventuale dismissione di una apparecchiatura da una postazione di lavoro, ufficio od area di lavoro derivante da una razionalizzazione dell’utilizzo delle dotazioni strumentali complessive, comporterà la sua riallocazione in altra postazione, ufficio od area di lavoro, in sostituzione di altra dotazione obsoleta, fino al termine del suo ciclo di vita.
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