Organisationscirkulære nr. 13 Hovedforeningens opgaver I vedtægternes § 37 bestemmes det, at ”indhold og rammer for opgaveløsningen i såvel det vedtægtsbestemte som det på samtykke baserede samarbejde i HF beskrives af HB i et organisationscirkulære”. Denne bestemmelse opfyldes med dette cirkulære. Cirkulæret har til formål: 1) At informere om HF sekretariatets virksomhed, 2) At fastlægge snit- og samarbejdsflader mellem kredsene og hovedforeningen 3) At bidrage til forventningsafstemning i organisationens forskellige led. Det principielle udgangspunkt Kredsforeningerne er selvstændige juridiske enheder, der som særlig forening har dannet FADL, Hovedforeningen (HF), hvorefter kredsforeningerne og HF tilsammen udgør en såkaldt sammenkædet foreningsstruktur. HF’s øverste myndighed er HB. HB afleder sin beslutningskompetence fra vedtægterne og kredsforeningernes mandat og vilje. De tre kredsforeninger har navnlig overladt til FADL, HF, at være overenskomstpart, således at de kollektive overenskomster indgås med FADL, HF. Kredsforeningerne har hermed påtaget sig visse forpligtelser til at handle i overensstemmelse med fællesskabets interesser, herunder bl.a. til at respektere de kollektive overenskomster med dertil knyttede rettigheder og forpligtelser for deltagerne. Forpligtelserne indebærer bl.a., at der ikke må arbejdes mod FADL-organisationens generelle fagpolitiske og overenskomstmæssige interesser, navnlig med hensyn til at bevare den helt dominerende stilling på vagtmarkedet. Kredsforeningerne er alene underlagt beslutninger truffet af HF indenfor de områder, hvor der specifikt er overdraget beslutningskompetence, idet kredsforeningerne dog ikke efter vedtægterne (§11) må foretage skridt, som kan berører HF’s eller en anden kredsforenings interesser, uden forudgående godkendelse i HB. På nogle områder udøver HF en de facto beslutningskompetence, som kan siges at hvile på en fuldmagt fra kredsforeningerne. Det gælder bl.a. Faglig sagsbehandling og medlemsbetjening vedr. løn- og arbejdsvilkår i bred forstand Design, informationsvirksomhed og drift af IT, mailsystem, mv. Uddannelse af FADL’s politikere Kredsforeningerne kan tilbagekalde deres samtykke til denne form for ikke-vedtægtsbestemt udøvelse af beslutningskompetence. Hovedforeningens opgaver HF’s vigtigste opgaver er følgende: 1. Vedtægter og organisationscirkulærer 2. Politisk betjening af ledelser og udvalg 3. Økonomi, budget og regnskab 4. Ejendommen Blegdamsvej 26 5. OK-forhandlinger 6. Faglig sagsbehandling og medlemsbetjening 7. Medlemsfordele og forsikring 8. Information, kommunikation og presse 9. IT 10. Medlemssystem
1. Vedtægter og organisationscirkulærer
1
Det formelle grundlag for FADL-organisationen er fastlagt gennem vedtægterne for de tre kredsforeninger og HF’s vedtægter. HB skal godkende ændringer i kredsforeningens vedtægter og repræsentantskaberne i kredsene skal godkende ændringer i HF’s vedtægter. Efter HF’s vedtægter er nedsat en særlig Voldgiftsret, der virker som appelinstans i eksklusionssager og afgør tilfælde af uenighed mellem en kredsforening og HF om fortolkning af vedtægter. Endvidere er vedtaget et sæt af kollegiale vedtægter og statutter for FADL’s forhandlingsfond. I tilknytning til vedtægterne har HB vedtaget forretningsordener for HB, FS og HB’s udvalg. HB fastlægger løbende på en række specifikke områder vilkår og bestemmelser for sin virksomhed gennem et antal organisationscirkulærer. (HB beslutning 23.9.2010) Sekretariatet har vedrørende vedtægter og organisationscirkulærer følgende hovedopgaver:
Føre tilsyn med, at gældende vedtægter og bestemmelser i HF overholdes og informere de relevante politiske ledelser, når dette ikke er tilfældet. Tage initiativ til at vedligeholde og ændre vedtægter og organisationscirkulærer i relation til udviklingen i FADL’s interne og eksterne relationer samt inspirere til vedtægtsmæssig, organisatorisk og strukturel kreativitet Rådgive de politiske ledelser i spørgsmål om vedtægter mv. Udarbejde forslag og ændringsforslag til vedtægter, forretningsordener, organisationscirkulærer, mv. når dette gives i opdrag af de politiske organer. Informere og undervise valgte og ansatte i indholdet af FADL’s vedtægter og bestemmelser og organisationens opbygning. Varetage sekretærfunktionen for Voldgiftsretten.
Kredsene har i samarbejdet med sekretariatet følgende hovedopgaver på dette område: Forelægge vedtægtsændringer skriftligt til godkendelse i HB Vedligeholde hjemmesiden med de aktuelt gældende vedtægter, cirkulærer, mv. i kredsen.
2. Betjening af ledelser og udvalg Hovedforeningens sekretariat varetager en række centrale administrative og organisatoriske funktioner for FADL’s nationale ledelser – HB og FS – og for formanden for HF. Sekretariatet står for planlægning og gennemførelse af Landsrepræsentantskabsmødet i september Sekretariatet bistår endvidere de nationale politiske udvalg i deres arbejde. Opgaverne løses bl.a. på grundlag af de fire forretningsordner Forretningsorden for HB Forretningsorden for FS Forretningsorden for udvalg Forretningsorden for Landsrepræsentantskabsmødet (vedtages af mødet) Hovedforeningen fører og vedligeholder et arkiv – fysisk og elektronisk - over arbejdet i HF, ledelser og nationale udvalg. Hovedforeningens sekretariat er administrativt og organisatorisk ansvarlig for aktiviteterne i FADL’s politikeruddannelse. FADL's politikeruddannelse fastlægges i indhold og omfang af HB som et program.
2
Målgruppen for FADL's politikeruddannelse er HB, medlemmer af de nationale udvalg og de valgte repræsentantskaber. Tilknyttede til de nationale udvalg og lokalt valgte TR kan deltage efter konkret beslutning.
Sekretariatet har vedrørende ledelser og udvalg følgende hovedopgaver: Planlægning af arbejdet i HB og FS Udarbejde indkaldelse til HB og FS i samarbejde med formanden Praktisk afvikling af møderne i HB og FS Udarbejde referater af HB og FS møder Opfølgning på beslutninger i HB og FS i samarbejde med formanden o.a. Indkaldelse og formel gennemførelse af Landsrepræsentantskabsmødet Registrering af valg og konstitueringer og efterfølgende opdatering i administrationssystem, mailgrupper og på hjemmesiden Kommunikation med LPK Hjælp til udvalg med mødeindkaldelse, deltagerregistrering og referat. Til hvert af de politiske udvalg er knyttet en medarbejder fra sekretariatet og der kan i aftalte konkrete situationer ydes mere omfattende sagsbehandlerbistand til udvalgene Bistand i forbindelse med programlægning og afvikling af arrangementer (møder, konferencer, seminarer, osv.) i regi af udvalgene Planlægning og afvikling af aktiviteterne i FADLs politikeruddannelse Kredsene har i samarbejdet med sekretariatet følgende hovedopgaver på dette område: Værter for HB møder i kredsen – sørger for lokaler, forplejning og print af dagsorden og bilag Orienterer sekretariatet om valg og konstitueringer Meddeler deltagelse i kurser, seminarer, arrangementer mv. Orienterer lokalt om arbejdet i ledelser og nationale udvalg Være værter for Landsrepræsentantskabsmødet (på skift) i september måned.
3. Økonomi, budget og regnskab Hovedforeningens indtægter kommer primært fra 3 kilder: Kontingenter fra kredsforeningerne (medlemmerne) Overenskomstmidler - de såkaldte Akutmidler, Uddannelsesfondsmidler og Efteruddannelsesmidler Huslejeindtægter for FADL Huset Udgifterne fordeler sig på de politiske aktiviteter (Hovedbestyrelsens arbejde samt de landsdækkende udvalg), og på administration (løn, kontorhold m.v.). Hertil kommer udgifter ved drift af FADL Huset. Ud over kontingent til HF betaler kredsene også en kontingent andel til forhandlingsfonden. Kontingentet – størrelse og antal rater – fastsættes af HB. For nuværende betales kontingentet i 2 rater pr. 1. april og 1. november (HB 10.10.2006). HB traf den 13.12.1994 principbeslutning om, at kontingentet til HF og FF pristalsreguleres som forholdet mellem forbrugerprisindekset i to foregående år for juli måned afrundet til nærmeste hele kronebeløb. FADL’s centrale økonomi er opdelt i følgende fem regnskaber FADL Hovedforeningen (CVR-nr. 69 97 82 15) FADL Forhandlingsfonden FADL AKUT midler FADL Udannelsesmidler FADL Efteruddannelsesmidler
3
Sekretariatet har vedrørende økonomi, budget og regnskab følgende hovedopgaver:
Udarbejdelse af årsbudgetter til HB godkendelse i december Udarbejdelse af forslag til budgetrevision til godkendelse i HB i august Udarbejdelse af årsrapport sammen med revisor Samarbejde med de kritiske revisorer og afholde mindst to møder årligt med dem Likviditetsstyring Løbende afrapportering til FS og HB om alle væsentlige forhold vedr. FADLs økonomi Beregning og opkrævning af kontingent hos kredsforeningerne to gange årligt Bankforbindelse Huslejeopkrævning Refusion af udlæg Betaling af kreditorer Ajourføring og opkrævning af debitorer Intern fakturering mellem FADL’s organisationer Opkrævning vedr. annoncering på fadl.dk Indsende revisors AKUT-fondsregnskab og regnskab for Efteruddannelsesmidler Rådgivning og undervisning af FADLs politikere i økonomi, budget og regnskab Følge og godkende budgetter og årsrapporter i E/F Blegdamsvej 26
Kredsene har i samarbejdet med sekretariatet følgende hovedopgaver på dette område: Løbende oplysning om udviklingen i medlemstallet Afregning af kontingent Fremsendelse af kopi af underskreven årsrapport til HF’s og HB’s orientering.
4. Ejendommen Blegdamsvej 26 Hovedbestyrelsen besluttede i september 2008 at bevilge penge til køb af en fast ejendom beliggende på Blegdamsvej 26. Midlerne til køb af den faste ejendom blev taget af forhandlingsfondens aktiver. Hensigten med ejendomskøbet var, at samle FADLs virksomheder under samme tag fra 2010 ved at udleje lokaler til Københavns Vagtbureau og til FADLs Forlag. Indflytningen i det ombyggede hus fandt sted i løbet af foråret 2010. I ejendommen bor ud over hovedforeningen
Københavns Kredsforening (der ejer en erhvervslejlighed i forhuset) og som lejere hos FADL, Hovedforeningen: Københavns Vagtbureau FADL’s forlag
Sekretariatet har vedrørende Ejendommen Blegdamsvej 26 følgende hovedopgaver: Daglig drift af ejendommen og dens funktioner Viceværtfunktion Rengøring Vedligeholdelsesopgaver Om- og nybygning Huslejeopkrævning Budget og regnskab vedr. ejendommen (Forhandlingsfonden) Kredsene har i samarbejdet med sekretariatet følgende hovedopgaver på dette område:
4
KKF og hovedforeningen samarbejder om driften af det samlede FADL-hus på Blegdamsvej 26. Hovedforeningen repræsenterer begge parters interesser i Ejerforeningen Blegdamsvej 26.
5. OK-forhandlinger Det formelle grundlag for FADLs overenskomstforhandlinger er stadfæstet i HF-vedtægterne: § 2. Foreningens formål er at varetage medlemmernes interesser Herefter er det uddybet hvordan arbejdet forgår: Afsnit 6: HF-udvalgene § 20. HB kan nedsætte udvalg til varetagelse af særlige arbejdsområder - f.eks.: Overenskomstudvalg (OU) HB har p.t. 3 overenskomstbærende udvalg. Ud over ovenstående er det Lægevikargruppen (LVG) og Studenterundervisergruppen (SUG). Hvert udvalg har tilknyttet sekretærbistand i form af faglig sagsbehandler samt juridisk- og forhandlingsbistand i form af forhandlingsleder. Udvalgene står for vedligeholdelse og forhandling af deres overenskomst. Dog har SUG / LVG samarbejde om lægevikaroverenskomsten i Forsvaret. Udvalgene varetager overenskomsterne mellem forhandlingerne, jf. deres kommissorier der er godkendt af HB. Udvalgene bidrager med detailviden om selve arbejdet, som sygeplejevikar, lægevikar, undervisningsassistent, præparatfremstiller mm. Hovedforeningen skal så sørge for at nedenstående overholdes når forhandlingerne slutter. Vedtægternes Afsnit 7: Overenskomster og konflikttilstande § 22. Inden underskrivelsen af ny overenskomst indenfor et af følgende områder: studenter, der beskæftiges som sygeplejevikarer og ventilatører. studentervikarer, der beskæftiges i underordnede lægestillinger gælder, at overenskomsten skal være godkendt ved en afstemning blandt samtlige medlemmer af kredsforeningerne. Resultatet af denne afstemning er bindende for HB, såfremt mindst 50% af de stemmeberettigede har afgivet deres stemme. Ved mindre stemmeprocent er afstemningen vejledende. Dog skal en overenskomst, hvis ordlyd ensidigt er fastsat ved folketingsbeslutning, ikke gøres til genstand for urafstemning. Overenskomstforhandling En overenskomst er en kollektiv aftale indgået mellem en faglig organisation og en arbejdsgiverorganisation, eller mellem en fagforening og en arbejdsgiver (virksomhed). FADL har fire overenskomster SPV/VT overenskomsten mellem FADL og Regionernes Lønnings- og Takstnævn (RLTN) LVG (mellem FADL og RLTN) Universitetsoverenskomsten (mellem FADL og Finansministeriet/Moderniseringsstyrelsen) Lægevikaroverenskomst med Forsvaret (mellem FADL og Forsvarsministeriet) Herudover har FADL forhånds- og lokalaftaler. Det er FADL (overenskomstudvalget) der har fortolkningsretten i overenskomstspørgsmål. Kredsene og kredsenes repræsentanter i vagtbureauernes bestyrelser skal følge denne fortolkning.
Sekretariatet har vedrørende OK-forhandlingerne følgende hovedopgaver
5
Forhandle overenskomsterne p.t hvert andet år (OK 11, OK 13) Forestå urafstemningernes gennemførelse og informere alle medlemmer om forhandlingsresultaterne Forhandle forhåndsaftale og indgå lokalaftaler Afholde kurser således at lægestuderende uddannes i overenskomst forståelse, herunder den danske model mm. Afholde kurser til forberedelse af selve forhandlingerne således at der fremkommer et forhandlingsudvalg der har tilegnet sig de mest basale forhandlingsteknikker og kan udregne hvad et krav koster Indsamle krav og holde medlemmerne orienteret om forhandlingerne Lønsumsberegninger i forbindelse med forhandlinger Løbende undervise de studerende i overenskomstforhold således at de kan være med til at fortolke overenskomster og bistå ved voldgiftssager og andre tvister Sikre overholdelse af overenskomsterne Køre voldgifts- og arbejdsretssager for medlemmer Indkalde udvalgene i samarbejde med udvalgsformændene og sikre at referater mm. renskrives arkiveres og udsendes Udregne og opdaterer hjemmesiden med de nye lønsatser for lægesekretærer, undervisere på FADLs kurser, LVG, OU og SUL lønninger Udvide FADLs overenskomstområder til CEKU, færdighedstræning og simulationsenheder som DIMS Fastholde FADLs historik Være opdateret på KTO, CFU aftaler og deres forhandlinger Samarbejde med SUL og AC Kontakt / samarbejde med YL Sikre pension Gennem sagsbehandlingen være opmærksom på nye opgaver og områder, der skal overenskomstdækkes
Kredsene har i samarbejdet med sekretariatet følgende hovedopgaver på dette område: Bidrage til indsamlingen af krav forud for OK-forhandlingerne Informere medlemmerne om betydningen af overenskomsterne og de opnåede resultater Arbejde for at sikre en høj stemmedeltagelse i urafstemningerne Udpege valgkontrollanter Holde HF orienteret om udviklingen i vagtmarkedet og vagtbureauernes arbejde Tilse at overenskomsterne overholdes
6. Faglig sagsbehandling og medlemsbetjening Det formelle grundlag for FADL, HF’s sagsbehandling er vedtaget af hovedbestyrelsen den 16. juni 2004 på baggrund af beslutning om ”Faglig vidensbank i Hovedforeningen” på Landsseminaret på Thalia i 2002. Beslutninger var: Faglig vidensbank i HF styrk sagsbehandlerfunktionen centralisering af OK i HF ledelsesfunktion/koordinering ansættelse/udviklingssamtale, lønforhandling Hovedforeningen er det sted, hvor al viden opsamles og spredes via pjecer/kurser/medlemsrådgivning. Hovedforeningens rolle er at rådgive såvel FADLs 6.000 medlemmer, som de tre kredsforeninger. Al egentlig sagsbehandling/rådgivning/juridisk vejledning blev ved ovennævnte beslutning samlet i hovedforeningen. Kredsenes rolle (de ansattes) skulle være centreret om den gode medlemsservice, og om at skabe det gode sociale liv i kredsforeningen, således at det bliver motiverende at være politiker.
6
Hovedforeningssekretariatet har vedrørende faglig sagsbehandling/vidensbank følgende hovedopgaver: Varetage klager til skat, ankenævnet og kommuner Gå ind i arbejdsstridigheder med arbejdsgiver (feriepenge, manglende løn, for meget udbetalt løn, mv.) Ansættelsesforhold, check af ansættelsesbreve, lønsedler m.m. såvel indenfor som udenfor FADL’s område Udarbejdelse af pjecer o Skattevejledning o Barselspjece o Sygedagpengepjece o Lægevikar (den lille røde) o Studenterundervisere (den lille grønne) o Funktionærlov o Kommenteret overenskomst Arbejdsmiljø (anmeldelse af arbejdsskader) Konkurssager (LG anmeldelser) Personalejura og løn Være velorienteret om love og domme der har indflydelse på FADLs faglige område Være velorienteret om kommende love (EU og danske), såsom vikardirektiv mm. Udarbejdelse af lovfortolkninger og orientering herom Vidensbank for sikkerheds - og tillidsrepræsentanter samt klagebisiddere A-kasse viden (g-dage, efterløn mm.) Sekretariatet har vedrørende medlemsbetjening følgende hovedopgaver: A-kasse spørgsmål og rådgivning Barsel, sygedagpenge, lønniveau og skat. Skabe materiale - f.eks. pjecer - så medlemmerne selv kan finde svar på deres spørgsmål på hjemmesiden. Oplyse de studerende om deres rettigheder inden for forskellige ansættelsessituationer f.eks. forskningsår. Kredsene har følgende hovedopgaver på dette område: Besvare lettere henvendelser fra medlemmer f.eks. i forhold indmeldelse/udmeldelse, forsikring, akasse osv. Informerer medlemmerne om medlemsfordele.
7. Medlemsfordele og forsikringspolitik Det formelle grundlag for FADLs arbejde med forsikring er fastsat i vedtægternes §34. HF’s arbejdet med medlemsfordele er samtykkebestemt. . Medlemsfordele FADL ønsker at give sine medlemmer nogle medlemsfordele der matcher det at være lægestuderende. Landsdækkende aftaler kan indgås af HF/MFU. Andre aftaler er det bedre, at det er de lokale MFU’ er der laver, og som så måske kan brede sig til de andre kredse. FADL’s medlemmer kan få kort til indkøbsforeningen ”Forbrugsforeningen” Forsikring For FADL er studieforsikringen et vigtigt element til både at hverve og fastholde medlemmer. Udover en billig studieforsikring bliver de studerende som en aftale mellem Lægeforeningen og FADL omfattet af en ”gratis” gruppelivsordning i Forende Gruppeliv (FG). Sekretariatet har vedrørende forsikring følgende hovedopgaver
7
Forhandle forsikringsaftaler og priser hvert år Omsætte FADL’s forsikringspolitik i praksis og udarbejde administrative regler og procedurer for forsikringernes tegning og forvaltning Sikre kurser til forsikringsmedarbejderne
Kredsene har i samarbejdet med sekretariatet følgende hovedopgaver på dette område: Tilse at de administrative procedurer overholdes Oplyse sekretariatet de nødvendige data vedr. forsikringerne Rejse spørgsmål og problemer vedr. forsikringernes forvaltning, der er af fælles interesse
8. Information, kommunikation og presse Hovedforeningens sekretariat har en række vigtige opgaver internt og eksternt i FADL’s informationsvirksomhed og kommunikation. Internt er det sekretariatets opgave at sikre at kredse og medlemmer på en let og overskuelig måde har adgang til de informationer, der er brug for i relation til hovedforeningens opgaver og virksomhed. Eksternt er der en tilsvarende informationsopgave og en selvstændig opgave i gennem kommunikation og presse at udtrykke FADL’s politiske holdninger til omverdenen og eksterne samarbejdsparter. De vigtigste kanaler i denne kommunikation er hjemmesiden www.fadl.dk og mailsystemet. Disse driftes og vedligeholdes overordnet set af hovedforeningen. I relation til pressen er FADL’s pressepolitik fastlagt i Organisationscirkulære 2. Det er sekretariatets opgave bistå og understøtte HF formanden, kredsformændene og udvalgsformændene i deres eksterne kontakter til pressen. Sekretariatet har vedrørende information, kommunikation og presse følgende hovedopgaver: Udarbejde af pjecer, informationsmaterialer og nyhedsbreve vedr. overenskomster, love, aftaler og medlemmernes rettigheder og pligter – i trykt form og til www.fadl.dk. Følge den generelle presse- og offentlige debat om faglige og politiske spørgsmål af central betydning for FADL. Bistå FADL’s politikere i udarbejdelse af debatindlæg og pressemeddelelser, samt i medievalg og valg af rette journalist. Vedligeholde informationer på www.fadl.dk fsva. opgaver og informationer relateret til hovedforeningens virksomhed. Gennemføre forskellige former for mindre undersøgelser, fx 12. semestersundersøgelserne Kredsene har i samarbejdet med sekretariatet følgende hovedopgaver på dette område: Holde hovedforeningen orienteret om fejl, mangler og nye behov internt og eksternt i relation til hovedforeningens udbud på området Vedligeholde de lokale dele af www.fadl.dk Bistå hovedforeningen med relevante oplysninger i kommunikations- og informationsarbejdet og ved gennemførelsen af mindre undersøgelser
9. IT Hovedforeningens sekretariat har i praksis en række centrale opgaver på IT-området, der rækker ud over drift af sekretariatets egne installationer med PC’ere og kontorpakke. Området er dog i væsentlig grad karakteriseret ved at være ubeskrevet og udokumenteret. En række vigtige systemer driftes af hovedforeningen: hjemmeside, mailsystem og administrativ database.
8
Hovedforeningen samarbejder i væsentlig grad med Københavns Vagtbureau omkring opgaveløsningen på IT-området. Der er fælles telefonsystem i huset Blegdamsvej 26. Sekretariatet har vedrørende IT følgende hovedopgaver: Drift og vedligeholdelse af hjemmeside, mailsystem og administrativ database Drift og vedligeholdelse af egen IT-installation Kredsene har i samarbejdet med sekretariatet følgende hovedopgaver på dette område: Samarbejde omkring hjemmeside og mailsystem
10. Medlemssystem ( Denne del af cirkulæret udfyldes af HB på HB mødet i december 2013, når det nye fælles medlemssystem er taget i brug)
Administrativ Forum Det administrative samarbejde mellem HF og kredsene på alle de ovennævnte områder koordineres gennem Administrativt Forum (AF). AF holder møde en gang i hvert kvartal efter en mødeplan, der gælder for kalenderåret. Yderligere møder kan indkaldes efter behov. I møderne deltager sekretariatets og kredsenes ansatte alt efter relevansens for den enkelte i de punkter, der er på dagsordenen. Dagsordenen sammensættes efter ønskerne fra sekretariatet og kredsenes medarbejdere til spørgsmål og problemer, der bør tages op. Der udarbejdes referat af møderne, som også tilgår HB.
Cirkulæret udløber den 15. december 2015 Vedtaget af HB den 31. maj 2013
9
