MISE EN PLACE D’UN PROGICIEL DE GESTION DU CENTRE DE FORMATION
MISSION pour un stagiaire
Mission progiciel AURION mars 2013
Page 1
Cadre de la mission
Créée en 1933, l’ECOLE SANTE SOCIAL SUD-EST est une association loi 1901.
l’ECOLE SANTE SOCIAL SUD-EST est un centre de formation pluri professionnel qui dispense des formations qualifiantes et continues dans le domaine de la santé, de l’éducatif, du social, de l'animation et de l’aide à la personne.
Un effectif de 115 salariés permanents, et 950 vacataires, encadre chaque année la formation de 2500 étudiants et stagiaires, du niveau V au niveau II.
Elle déploie son activité sur deux sites à Lyon et à Valence.
ajouter plaquette institutionnelle Son organisation : Un conseil d’administration qui définit les orientations Une direction générale qui met en œuvre ces orientations et dirige l’ensemble de l’activité, sur les deux établissements, par délégation du Conseil d’Administration. 4 pôles d’activité : •
pôle santé
•
pôle enfance – famille
•
pôle social
•
pôle formation continue
ajouter organigramme.
Mission progiciel AURION mars 2013
Page 2
Objectif du projet Depuis 2006, l’entreprise utilise le progiciel de gestion des centres de formation AURIWIN permettant de gérer le cursus complet d’un étudiant, depuis son recrutement, jusqu’à son entrée dans la vie professionnelle. Les différents modules de gestion sont implantés et fonctionnent dans toute l’entreprise mais : •
de manière partielle, avec création d’outils supplémentaires redondants
•
avec des développements qui répondent à des besoins de services mais qui ne s’inscrivent pas dans l’organisation générale
•
avec des difficultés liées à l’utilisation même du progiciel (lourdeur de saisie, inadaptation aux cursus personnalisés, interface de consultation Web inexistante…)
Compte tenu de la disparition prochaine du progiciel AURIWIN et dans la perspective d’une refonte globale de son système d’information, d’une optimisation des processus de gestion administrative, financière et RH, l’entreprise a acquis et veut développer dans toutes ces applications le progiciel AURION.
Phases du projet •
Diagnostic et étude prospective de l’existant dans les différentes filières : quelle utilisation de l’outil au regard de l’organisation ? avec quels acteurs ? quelles contraintes ? Travail mené après présentation par l’éditeur de la solution Aurion et en associant les fonctionnalités du logiciel aux besoins des différentes filières.
•
Elaboration du cahier des charges de déploiement de l’outil pour la gestion administrative, financière, et RH, en lien avec l’organisation et les outils existants (logiciel compta, gestion paie…) les étapes, les moyens
Mission progiciel AURION mars 2013
Page 3
•
Préparation technique : paramétrage, interfaces, récupération des données, formations
•
Mise en production.
Moyens organisationnels La Direction Générale valide les orientations stratégique du projet et les décisions prises par le comité de pilotage Un chef de projet Un comité de pilotage composé de la chef de projet, de la DRH, de la responsable communication, des deux informaticiens, de la directrice adjointe du pôle santé, du directeur du pôle enfance/famille à Valence, d’une assistante du pôle enfance/famille LYON. Ce comité de pilotage se réunira une fois par mois pour suivre l’avancement du projet, et déterminer le plan d’actions. Ces réunions feront l’objet d’un compte-rendu rédigé.
délais phase 1 : avril – mai 2013 Diagnostic phase 2 : mai – juin 2013 Cahier des charges phase 3 : juin – septembre 2013 Préparation technique phase 4 : à partir d’octobre 2013 Mise en production
Mission confiée au stagiaire Assistance au pilotage de la mise en place du progiciel de gestion AURION à l’ESSSE :
Mission progiciel AURION mars 2013
Page 4
Accompagner le chef de projet et le comité de pilotage, en lien avec les deux informaticiens, mettre en œuvre de la phase 1 et 2, participer à la phase 3. Durée : 6 mois du 1er avril au 30 septembre 2013.
Mission progiciel AURION mars 2013
Page 5
