Fiche ressource n° 110
LES INDICES DE QUALITE
Les Indices de Qualité (IQ), c’est quoi ? Il s’agit d’un processus d’évaluation de la Mini-Entreprise en 3 niveaux afin de vous permettre de vous évaluer et vous démarquer des autres en répondant à des normes communes. Les Indices de Qualité vont vous permettre de montrer et prouver la qualité de votre projet vis-à-vis du monde extérieur mais aussi de l’école, des professeurs, des actionnaires, des clients des fournisseurs… L’obtention des Indices de Qualité est aussi étroitement liée au respect du règlement de LJE. Principes Niveau1:
se base sur l’aspect administratif, de gestion de base et du lancement de la mini ;
Niveau2:
se base sur l’entreprise et son B.A.BA comme l’actualisation des chiffres, la comptabilité, la participation aux ventes, le rapport de gestion, etc.;
Niveau3:
vise à développer l’esprit d’entreprendre et l’esprit de groupe comme la participation au Congrès, au Concours, la création du site internet de la mini, etc.
Pour qu’un niveau soit franchi, il faut réaliser un certain pourcentage des critères. Reportez-vous au tableau ci-dessous dans lequel vous retrouverez les critères et les pourcentages à obtenir. Pour accéder à un niveau supérieur, le précédent doit être franchi selon le pourcentage fixé. Il n’est donc pas question de passer au niveau 2 si les critères du niveau 1 ne sont pas respectés. Il faut obligatoirement passer les niveaux dans l’ordre numérique croissant. Les critères de qualité sont accordés sur base volontaire du projet. C'est-à-dire qu'il appartient à la mini d'introduire un dossier de demande complet, selon le niveau et les critères valides requis, comportant les documents exigés. Il va de soi que la Mini-Entreprise sera contrôlée quant au respect des règles propres à chaque niveau. Qu’est-ce que cela rapporte ? 1. Certificats de Qualité pour la Mini-Entreprise. 2. Participation à la sélection pour le Concours. 3. Le droit de faire mention du niveau atteint ainsi que celui de reproduire le logo correspondant, dans vos flyers, affiches, rapports, pages internet, et autres documents de travail. 4. Des primes à l’investissement pour votre Mini-Entreprise Attention, il est interdit d'utiliser le logo ou de faire état d'un niveau atteint avant réception officielle de l'avis de validation dudit niveau.
Tous droits de reproduction, d’adaptation ou de traduction, par quelque procédé que ce soit, réservés pour tous pays sauf autorisation écrite de l’éditeur ou de ses ayants droits ASBL Les Jeunes Entreprises
Qui vérifie que vous avez atteint les critères? Le secrétariat de LJE se charge de vérifier si les critères sont bien respectés. La Mini-Entreprise se verra notifier l’octroi ou le retrait de son Indice. Dans le cas où il lui serait ôté, elle devra rendre directement son certificat. En cas de non-respect de cette règle, la Mini-Entreprise ne pourra plus faire de nouvelles demandes. La liste des projets ayant obtenu un ou plusieurs indice(s) de qualité sera publiée et mise à jour. Quels sont les moyens de preuve? Tout document pouvant prouver le respect des critères : documents, photos, etc. Il appartient à la MiniEntreprise de faire les recherches, solliciter les attestations, réaliser les copies, collecter les preuves nécessaires et photos pour répondre aux différents critères. (voir détail pour chaque critère). Dans le cas où certains critères nécessitent une preuve fournie par le secrétariat de LJE, il n’est pas nécessaire de la solliciter auprès de celui-ci. Le secrétariat vérifiera les critères concernés au moment de l’analyse de votre dossier. Quelles sont les montants des primes à l’investissement ? Elles sont non cumulables et octroyées « nettes » d’impôt sur les bénéfices : Si la Mini-Entreprise est en bénéfices vous comptabiliserez: Pour le niveau 1 => 35 € Pour le niveau 2 => 35€ (IQ1) + 35€ = 70 € Pour le niveau 3 => 35€ (IQ1) + 35€ (IQ2) + 30€ = 100 € Pour le niveau 3 avec écolabel => 35€ (IQ1) + 35€ (IQ2) + 30€(IQ3) + 35€ = 135 € sIi la Mini-Entreprise est en pertes vous comptabiliserez: Pour le niveau 1 => 25 € Pour le niveau 2 => 25€ (IQ1) + 25€ = 50 € Pour le niveau 3 => 25€ (IQ1) + 25€ (IQ2) + 25€ = 75 € Pour le niveau 3 avec écolabel => 25€ (IQ1) + 25€ (IQ2) + 25€ (IQ3) + 25€ = 100 € Ces primes ne seront pas versées directement à la Mini-Entreprise, elles seront ajoutées à son résultat et donc au montant qui sera remboursé à ses actionnaires. Comment introduire une demande d’Indice de Qualité ? Il suffit d’envoyer votre dossier de demande à l'adresse suivante: Les Jeunes Entreprises ASBL (Indices de Qualité) Rue Dr. Elie Lambotte, 10 - 1030 Bruxelles ou à
[email protected]. N’oubliez pas d’y inclure votre adresse e-mail, votre n° de téléphone, les justificatifs, copies, attestations prouvant le respect des critères et une lettre stipulant votre demande ainsi que le numéro du projet et le niveau de l’indice demandé. Tous droits de reproduction, d’adaptation ou de traduction, par quelque procédé que ce soit, réservés pour tous pays sauf autorisation écrite de l’éditeur ou de ses ayants droits ASBL Les Jeunes Entreprises
Si le dossier est déclaré complet et validé, une confirmation vous parviendra par email dans un délai de 1 à 5 jours. Les mentions du niveau et du logo ne seront autorisées qu'à partir de la réception de cette confirmation. Un certificat vous sera envoyé ultérieurement. La demande d’Indice de Qualité ne peut être introduite que lorsque tous les critères du niveau concerné sont remplis. Ceci dit, n’attendez pas l’obtention officielle d’un niveau pour entamer le niveau suivant. Date extrême de réception des dossiers (réputés complets et valides) Voir échéancier. Aucun dossier ne sera suivi au-delà de cette date. Critères d'évaluation par niveau NIVEAU 1- IQ1 Remplir les 7 critères
1 Créer une carte d'identité pour la mini + organigramme Enregistrer la Mini-Entreprise ainsi que les jeunes sur la plateforme LJE 2 (www.lje.be), envoi des autorisations et paiement des frais d’assurance 3 Rechercher activement des souscripteurs au capital 4 Mettre en place les outils d'une bonne gestion financière 5 Joindre l’étude de marché initiale, justifier tout changement 6 Concevoir et réfléchir à un mini business plan 7 Avoir participé à 1 vente NIVEAU 2 – IQ2 Remplir au minimum 7 critères sur les 8
Répondre aux critères de l'IQ 1 1 Lancer une publicité (moyen quelconque de promotion) 2 Organiser un événement suscitant la motivation de l'équipe 3 Participer à 2 ventes supplémentaires 4 Actualiser le seuil de rentabilité et le prix de revient 5 Eviter les amendes 6 Participer aux séminaires organisés par LJE, minimum ½ participants 7 Rédiger des procès-verbaux 8 Payer l'ONSS, précompte et TVA Tous droits de reproduction, d’adaptation ou de traduction, par quelque procédé que ce soit, réservés pour tous pays sauf autorisation écrite de l’éditeur ou de ses ayants droits ASBL Les Jeunes Entreprises
NIVEAU 3 – IQ3 Remplir au minimum 8 critères sur les 11 Répondre aux critères de l'IQ2 1 Utiliser un média pour promotion (pas journal scolaire!) 2 Créer une page ou un site Internet 3 Participer à un des concours organisés par l’ASBL LJE 4 Trouver "4" lieux de vente (autres que ceux de l'ASBL LJE) 5 Organiser un 2ème événement suscitant la motivation de l'équipe 6 Entreprendre une démarche internationale (congrès, vente, partenariat, EWB…) 7 Avoir 80% des jeunes de la mini présents durant l'année 8 Actualiser seuil de rentabilité et le prix de revient 9 Parité homme / femme dans le comité de direction Avoir mené une collaboration avec une mini-entreprise issue d'une école différente. Moyen de preuve: invitations + photos. Préciser le type de 10 collaboration (date, attestation du conseiller présent à l'événement). Avoir consulté un professionnel du monde de l'entreprise (un commercial, un responsable technique, un responsable de management, un financier…. Moyen 11 de preuve: carte de visite, compte-rendu sur la rencontre, photo(s)…
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7 CRITERES : NIVEAU 1 1. Créer une carte d’identité pour la Mini-Entreprise Personnalisation de la mini par des signes extérieurs (logo, devise, code vestimentaire, chanson, etc..). Chaque entreprise affiche un profil qui la différencie par rapport à ses concurrents. Moyens de preuve: Nom de la mini + courte présentation + organigramme + logo + genre de produit + courte présentation du produit à envoyer à LJE avec la demande d'IQ. 2. Enregistrer la Mini-Entreprise Comme toute entreprise, à l’image de la banque carrefour des entreprises, la mini doit être identifiée par l’Etat, dans notre cas LJE (via la plateforme d’inscription, droits d’assurance payés et document de règlement et d’assurance remis). Moyen de preuve: vérification de l’inscription complète (jeunes+projet) par le secrétariat de LJE (inscription sur la plateforme LJE, paiement des 7,00€ d’assurance/jeune et document de règlement et d’assurance remis). 3. Rechercher des souscripteurs au capital Avoir la liste des actionnaires prête pour l’AG. Il s’agit d’avoir vendu ses actions pour l’Assemblée générale. Moyens de preuve: copie de la liste des actionnaires à envoyer à LJE avec la demande d'IQ. 4. Mettre en place les outils d'une bonne gestion financière Ouverture d’un compte bancaire, création et tenue d’un livre de caisse. Comme toute entreprise, il s’agit de s’assurer de la bonne gestion des comptes et de la surveillance et justification des mouvements des liquidités. Moyens de preuve: copie du document de la banque confirmant l'ouverture de compte + copie du livre de caisse, à envoyer à LJE avec la demande d'IQ. 5. Joindre l’étude de marché initiale Détecter le besoin auquel le produit répond et cerner la clientèle potentielle et étudier la concurrence. Comme toute entreprise le fait, la mini-entreprise doit réaliser une étude de marché. Tous droits de reproduction, d’adaptation ou de traduction, par quelque procédé que ce soit, réservés pour tous pays sauf autorisation écrite de l’éditeur ou de ses ayants droits ASBL Les Jeunes Entreprises
Moyens de preuve: copie de l'étude de marché avec chiffres et graphique(s) + conclusions de l'étude, à envoyer à LJE avec la demande d'IQ. 6. Concevoir et réfléchir à un mini business plan Les différents départements participent à l’élaboration d’un mini business plan suivant le canvas que l’ASBL LJE met à votre disposition (voir fiche ressource n°141). Ce dossier devra montrer la cohérence entre les différents départements et le leadership de l’Administrateur Délégué. Il comportera entre autres, la description de la fabrication du produit, la présentation des différents canaux de vente, les prix de revient, seuil de rentabilité et prix de vente. Moyen de preuve: copie du dossier « mini business plan » et du fichier RENTAB (relatif au seuil de rentabilité) à envoyer à LJE avec la demande d'IQ. 7. Participer à une vente Il s’agit ici de participer au moins à une vente : stand lors de l’AG, vente organisée par LJE, école, etc. Moyen de preuve: attestation de l'école ou copie de l'autorisation de la commune ou du pouvoir organisateur, avec date et lieu. 1 ou 2 photo(s) souhaitée(s) de votre stand. A envoyer à LJE avec la demande d'IQ.
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8 CRITERES : NIVEAU 2 1. Lancer une publicité Il s’agit de se faire connaître. Moyens de preuve: original d'affiche, flyers, copie presse. A envoyer à LJE avec la demande d'IQ. 2. Organiser un événement suscitant la motivation de l’équipe Il s’agit ici de trouver une activité à faire avec toutes les personnes de la mini. Le but est d’instaurer un esprit d’équipe et de développer le principe de Management. Pour remplir ce critère, il est important que 80% des membres de la mini soient présents. Exemples d’activités: bowling, repas en commun, barbecue, etc. Moyens de preuve: préciser la nature de l'événement, liste des inscrits, l'adresse de l'évènement, la date + souche de paiement éventuelle +, date, note de paiement, + attestation du conseiller s'il participe à l'évènement. Une ou deux photo(s) souhaitée(s). A envoyer à LJE avec la demande d'IQ. 3. Participer à 2 ventes Une des grandes activités d’une entreprise consiste en la vente de son produit. Il en est de même pour les mini-entreprises: convaincre les clients, créer un stand attrayant, créer des affiches. Ces deux ventes doivent se différencier de la première du niveau 1. Moyen de preuve: attestations de l'école ou copies des autorisations de la commune ou du pouvoir organisateur, avec dates et lieux. Une ou deux photo(s) souhaitée(s) de vos stands. A envoyer à LJE avec la demande d'IQ. 4. Actualiser le seuil de rentabilité et le prix de revient Il faut comparer, après quelques semaines, le prix de revient calculé lors du lancement de la mini avec les données réelles de votre mini, et cela en fonction des temps de fabrication, des nouveaux prix d'achat, de nouvelles finitions, des quantités réelles de vente, etc. Il est évident, vu les nouveaux éléments, qu'il faut également recalculer le seuil de rentabilité. Cette vérification est importante car elle permet de situer votre mini-entreprise par rapport aux prévisions présentées lors de sa constitution. Moyen de preuve: copie de la mise à jour du document, ancien et nouveau seuil + quelques mots expliquant les raisons du changement. A envoyer à LJE avec la demande d'IQ. Tous droits de reproduction, d’adaptation ou de traduction, par quelque procédé que ce soit, réservés pour tous pays sauf autorisation écrite de l’éditeur ou de ses ayants droits ASBL Les Jeunes Entreprises
5. Eviter les amendes La rigueur est une compétence de la vie de tous les jours; cela s’applique également à la vie de votre Mini-Entreprise. En étant le plus rigoureux possible, vous éviterez les amendes. Moyen de preuve: la vérification est faite par le secrétariat. 6. Participer aux séminaires Se former et être à la pointe est une nécessité pour les entreprises. Vous veillerez donc à ce qu’il y ait au moins un représentant de chaque département lors des séminaires (Administrateur-Délégué compris). Moyen de preuve: les présences sont prises lors des séminaires 7. Rédiger les procès-verbaux Savoir ce qui a été décidé et suivre les décisions, est éliminatoire pour une entreprise. Les procèsverbaux sont là pour veiller au bon déroulement des activités de votre mini. Il doit y en avoir un pour chaque réunion. Moyen de preuve: copie de minimum 5 PV, à envoyer à LJE avec la demande d'IQ. 8. Payer l’ONSS, le précompte et la TVA C’est une obligation légale de toute entreprise. Y compris pour les minis. Vous devez veiller à faire ces paiements en suivant le règlement de la mini-entreprise ! Moyen de preuve: la vérification que la mini est en ordre sur ces points est faite par le secrétariat. PS : Ne pas oublier qu’il faut toujours être conforme aux critères de l’IQ niveau 1.
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11 CRITERES : NIVEAU 3
1. Utiliser un média pour la promotion de la mini Il est bon se faire connaitre vis-à-vis du monde extérieur en prenant contact avec les médias tels que journaux, radios, télés locales, etc. (tous les moyens de communication sauf Internet). Moyens de preuve: Nom du média + copie de la page du (ou des) journal, magazine…ou enregistrement des émissions TV ou radio A envoyer à l'asbl avec la demande d'IQ. 2. Créer une page ou un site Internet La promotion de la mini via le net est une nécessité. Le but n’est pas nécessairement de créer un site pour vendre le produit mais bien de se faire connaitre. Le site Internet ne doit pas comprendre obligatoirement de rubrique de vente online. Moyen de preuve: adresse url de(s) site(s), blog(s), facebook, twitter…, A envoyer à LJE avec la demande d'IQ. 3. Participer à un des concours organisés par l’ASBL LJE L’ASBL LJE organise différents concours durant l’année scolaire. Il vous est demandé de présenter votre candidature pour l’un de ces concours, peu importe lequel. Les modalités de participation à ces concours sont décrites lors du lancement de ceux-ci. Moyen de preuve: le secrétariat vérifie la réception d’au moins une candidature "valide". 4. Trouver 4 lieux de vente (les lieux proposés par LJE et/ou de l’école ne comptent pas) Afin d’optimiser au mieux votre chiffre d’affaires, il est recommandé de vendre votre produit. Il vous est donc demandé ici de trouver et participer à 4 ventes en dehors des ventes organisées par LJE, votre école ou des ventes déjà renseignées dans les niveaux précédents. Moyen de preuve: copie autorisation de la commune, du pouvoir organisateur, attestation d’/des autre(s) école(s.) que la vôtre, dates, lieux avec photos, ... A envoyer à LJE avec la demande d'IQ.
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5. Organiser un 2ème événement suscitant la motivation de l’équipe Le principe est le même que pour le premier événement si ce n’est que celui-ci doit être organisé conjointement avec une autre mini, si possible d’une autre région. Pour remplir ce critère, il est important que 80% des membres chaque mini soient présents. Moyens de preuve: préciser la nature de l'événement, liste des inscrits, l'adresse de l'évènement, la date + souche de paiement éventuelle +, date, note de paiement, + attestation du conseiller s'il participe à l'évènement. Une ou deux photo(s) souhaitée(s). A envoyer à LJE avec la demande d'IQ. 6. Entreprendre une démarche internationale Les contacts avec les autres pays sont essentiels. Il s’agit de sortir de sa petite Belgique et de faire connaissance avec des personnes d’autres pays. Tous les moyens sont bons ! Emails, échanges de produits, de procédés de fabrication, visite dans un pays tiers. Le programme Enterprise Without Borders est LE programme qui vous permettra de faire cette démarche facilement. (Moyen de preuve: copie écran de la page "Entreprise Without Borders" dans le menu: "Submitted & Pending Reports". Toutes les mentions "approved" d'au moins un partenaire doivent être en vert. Si le partenariat n'a pas lieu via "EWB", il y a lieu de joindre les nom et coordonnées de la mini étrangère ainsi que les copies courriers qui attestent que le partenariat est effectif). A envoyer à LJE avec la demande d'IQ. 7. Avoir 80% des jeunes présents durant la vie de la mini Une entreprise est le projet d’une équipe. Il en est de même pour les Mini-Entreprises. Le fait de s’assurer de la présence de 80% d’équipe active assure une cohésion au groupe. Moyen de preuve: copies de toutes les feuilles de présence, mises à jour à la date de l'envoi du dossier. A envoyer à LJE avec la demande d'IQ. 8. Actualiser le seuil de rentabilité et le prix de revient Une bonne gestion entrepreneuriale passe par une bonne gestion financière et la comparaison entre le prévu et le réalisé. C’est le but de cette démarche. Moyen de preuve: copie de la mise à jour du document, ancien et nouveau seuil + quelques mots expliquant les raisons du changement. A envoyer à LJE avec la demande d'IQ. 9. Obtenir une parité homme/femme dans le comité de direction A l’heure actuelle le monde politique et le monde de l’entreprise s’emploient à reconnaître le travail de la femme d’une commune valeur à celui fournit par un homme et donc à réduire la discrimination entre hommes et femmes. Nous vous demandons d’en faire de même en établissant la parité entre filles et garçons au sein de votre comité de direction (pour autant que vous ayez des filles et des Tous droits de reproduction, d’adaptation ou de traduction, par quelque procédé que ce soit, réservés pour tous pays sauf autorisation écrite de l’éditeur ou de ses ayants droits ASBL Les Jeunes Entreprises
garçons au sein de votre équipe auquel cas ce critère ne s’appliquera pas). Moyen de preuve : copie de votre organigramme mis à jour. A envoyer à LJE avec la demande d’IQ. 10. Avoir mené une collaboration avec une mini-entreprise issue d'une école différente. Moyen de preuve: invitations + photos. Préciser le type de collaboration (date, attestation du conseiller présent à l'événement). 11. Avoir consulté un professionnel du monde de l'entreprise Un commercial, un responsable technique, un responsable de management, un financier…., Moyen de preuve: carte de visite, compte-rendu sur la rencontre, photo… PS : il faut toujours être conforme aux critères des niveaux 1et 2 pour obtenir le niveau 3 Date ultime de réception des dossiers COMPLETS VALIDES: voir échéancier. Les dossiers des IQ1, IQ2 et IQ3 reçus après cette date ou non valides (incomplets) ne seront plus traités après cette date.
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