Kommunens och bostadsföretagets fastighetsunderhåll

Revisionsrapport*

Kommunens och bostadsföretagets fastighetsunderhåll Gällivare kommun

December 2007 Hans Forsström, certifierad kommunal revisor Rolf Särkimukka

*connectedthinking

Innehållsförteckning

sid

1

Sammanfattande bedömningar och förslag.................................................................... 3

2

Bakgrund, syfte och upplägg.......................................................................................... 5 2.1 Bakgrund ................................................................................................................. 5

3

Granskningsresultat........................................................................................................ 6 3.1 Mål och riktlinjer för skötsel av fastigheter och anläggningar................................ 6 3.1.1 Måldokument för Service- och tekniknämnden................................................ 6 3.1.2 Måldokument för Gällivare kommuns fastigheter............................................ 6 3.1.3 Måldokument för TOP bostäder AB................................................................. 7 3.1.4 Samarbetsavtal mellan Gällivare kommun och TOP bostäder AB................... 8 3.2 Förvaltningsuppdraget ........................................................................................... 10 3.3 TOP bostäder AB .................................................................................................. 12 3.4 Samplanering ......................................................................................................... 14

2

1 Sammanfattande bedömningar och förslag På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Gällivare kommun har Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers genomfört en granskning av kommunens och bostadsföretagets/Top bostäders fastighetsunderhåll. Granskningen har syftat till att bedöma om fastighetsunderhållet bedrivs på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt om den interna kontrollen av underhållsbehov och risker är tillräcklig. Följande revisionsfrågor har varit styrande för granskningen: 

Vilka mål och riktlinjer finns det för skötsel av fastigheter och anläggningar?



Är underhållsplanerna realistiska utifrån behoven?



Är fastighetsunderhållet bra och långsiktigt?



Är den interna kontrollen av underhållsbehovet/riskerna tillräcklig?

Sammantaget konstaterar vi att utifrån befintliga underlag (i form av politiska beslut i kommunstyrelsen, kommunfullmäktige, drift-, underhålls- och investeringsbudget, och ekonomiuppföljning) att Gällivare kommun tillämpar regelbundna rutiner för översyn av fastighetsunderhållet men att det inte med säkerhet går att bedöma huruvida TOP bostäders fastighetsunderhåll bedrivs ändamålsenligt. Vi noterar vidare att de granskade verksamheterna har en historia av ekonomiska underskott och eftersatt underhåll varav kommunen nu har kommit tillrätta med sitt eftersatta underhåll medan TOP bostäder ännu inte har det. Om detta är uttryck för bristande effektivitet, eller enbart en följd av att de behov och akuta åtgärder som måste vidtas inte har rymts inom tillgänglig budget, finns inte underlag att bedöma. Vi bedömer att kommunen har tillräcklig intern kontroll vad gäller bl a underhållsbehov och riskbedömningar. Kommunen tillämpar regelbundna rutiner för översyn av fastighetsbeståndet och analyserar regelmässigt om kommunens fastighetsbestånd är väl anpassat till verksamhetens omfattning och behov, samt om lokalutnyttjandet är effektivt. Vidare bedömer vi att TOP bostäders interkontroll av underhållsbehovet är bristfällig även om det är positivt att TOP bostäder i o m övertagandet av förvaltningen av kommunens fastighetsbestånd har fått en planeringsavdelning, med kompetens inom bland annat projektering och VVS. Det är även positivt att ett dokumentationsprojekt har inletts avseende TOP bostäders och förvaltningsuppdragets/kommunens fastighetsbestånd.

3

Arbetet med samplaneringen av kommunens och TOP bostäders fastighetsunderhåll, för att få ett samlat grepp om de bägge fastighetsbestånden, har startat men integreringen har fördröjts. Detta kan inte bedömas som tillfredställande med tanke på att kontraktstiden, för bolagets uppdrag att förvalta kommunens fastigheter, löper från och med 2006-01-01 till och med 2008-06-30 och att kontraktstiden därmed närmar sig sitt slut. Mot bakgrund av granskningens resultat lämnas följande förslag: 

att Gällivare kommun och TOP bostäder AB omgående och gemensamt intensifierar arbetet med att uppfylla samarbetsavtalets intentioner.



att TOP bostäder AB omgående vidtar åtgärder för att säkra en tillräcklig intern kontroll av underhållsbehovet, samt för att nedbringa det eftersatta underhållet i det egna fastighetsbeståndet .

4

2 Bakgrund, syfte och upplägg 2.1

Bakgrund

I samband med revisorernas väsentlighets- och riskanalys framkom behov av att granska kommunens och bostadsföretagets fastighetsunderhåll. Mål och riktlinjer för skötsel av fastigheter och anläggningar är viktigt för att upprätthålla en hög kvalitet i underhåll och reinvestering. Realistiska underhållsplaner utifrån behoven är också en nödvändig utgångspunkt. Som en del i god ekonomisk hushållning ligger kraven på bra och långsiktigt underhåll av fastigheterna. Kommunen har den 1 januari 2006 överfört fastighetsförvaltningen avseende kommunens verksamhetsfastigheter till det kommunala bostadsbolaget TOP bostäder AB, förutom några särskilda objekt som sporthall, simhallar och dyl. De förtroendevalda revisorerna uppdrog därför till Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers att granska Gällivare kommuns och TOP bostäders fastighetsunderhåll. Granskningen syftar till att bedöma om fastighetsunderhållet bedrivs på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredställande sätt samt om den interna kontrollen av underhållsbehovet/riskerna är tillräckligt. Granskningen syftar till att belysa om fastighetsunderhållet bedrivs ändamålsenligt och effektivt. De frågor som ska besvaras genom granskningen är; 

Vilka mål och riktlinjer finns det för skötsel av fastigheter och anläggningar?



Är underhållsplanerna realistiska utifrån behoven?



Är fastighetsunderhållet bra och långsiktigt?



Är den interna kontrollen av underhållsbehovet/riskerna tillräcklig?

Intervjuer har genomförts med tillförordnad förvaltningschef, fastighetsförvaltare samt VD i bolaget. Genomgång av investeringsbudget, -redovisning, underhållsplaner samt stickprov i den ekonomiska redovisning har gjorts. Granskningen har omfattat material från Service- och tekniknämnden samt kommunfullmäktige. TOP bostäder förvaltar 1 943 lägenheter med en total bostadsyta av 124 340 m². Utöver detta ingår förvaltning av 25 571 m² eget ägda lokaler, 505 garageplatser samt 1 009 motorvärmarplatser. Från och med 2006-01-01 förvaltar TOP bostäder även kommunens fastigheter med undantag av exempelvis fritids- och VA-anläggningar. Kommunens fastighetsbestånd är 135 000 – 140 000 m2.

5

3 Granskningsresultat 3.1

Mål och riktlinjer för skötsel av fastigheter och anläggningar

3.1.1 Måldokument för Service- och tekniknämnden Service- och tekniknämnden vision är att nämnden skall erbjuda en god vardaglig service som präglas av rationalitet, trygghet och miljöhänsyn. Service samt möjligheter till aktiviteter för alla grupper gör kommunen till en attraktiv bostadsort. Service- och tekniknämndens verksamhetsidé är att nämnden skall verka för att allmänheten bereds tillfälle till ett rikt utbud av fritidsaktiviteter och att stimulera föreningslivet. Förvaltning av kommunens fastigheter och anläggningar skall ske på ett rationellt sätt där användarna sätts i fokus. Möjligheterna till sysselsättning för svagare grupper inom kommunen skall prioriteras. Vidare skall kommuninnevånarna ges tillgång till trygghet och säkerhet Service- och tekniknämndens verksamhetsmål är bland annat att: 

Kommunens fastigheter och anläggningar skall tillgodose brukarnas behov



Förvaltningen av kommunens fastigheter och anläggningar skall alltid skötas på ett ekonomiskt rationellt sätt



Antalet olyckor, bränder och tillbud skall reduceras genom ett effektivt förebyggande arbete

3.1.2 Måldokument för Gällivare kommuns fastigheter Enligt måldokument för Gällivare kommuns fastigheter 2005-03-30 är det övergripande målet att beställarfunktionen skall tillgodose verksamheterna med ändamålsenliga och kostnadseffektiva lokaler. Inriktningsmålen är att: 

Kommunen ska äga de fastigheter som behövs för den egna verksamheten där det är långsiktigt ekonomiskt fördelaktigt, ca 10 år. I annat fall skall kommunen hyra fastigheter/lokaler.



Kommunens fastigheter ska vara funktionella och ha hög flexibilitet.



Kommunen bör avyttra fastigheter som inte behövs för den egna verksamheten samt skall upprätta en plan för avyttring av sådana objekt.



Förvaltningen av kommunens fastigheter ska bedrivas så att fastigheternas funktionella, estetiska och ekonomiska värde bibehålls.

6



Fastighetsförvaltningen ska bedrivas kostnadseffektivt och med syfte att lokalerna skall nyttjas optimalt. Det innebär att olika alternativ till lokallösningar skall utredas och investeringskalkyler upprättas för varje lokalalternativ.



Internhyressystemet ska vara utformat så att det bidrar till att öka kostnadsmedvetandet hos lokalanvändarna. Det skall finnas incitament som uppmuntrar till sparsamhet när det gäller lokalytor, energiförbrukning och andra driftskostnader.



Möjligheten för lokalanvändarna att vidareuthyra och dubbelutnyttja lokaler skall uppmuntras.



Kommunens lokalförsörjning är en stödverksamhet som genom samordning mellan olika verksamheter på bästa sätt ska förse verksamheterna med lokaler.



Kommunen ska regelbundet göra lokalrevision och bevaka att det finns verkliga och långsiktiga behov som grund för verksamheternas anskaffning av lokaler.



Kommunen ska i sitt arbete med lokalförsörjning sträva efter att hålla nere de totala lokalytorna.



Lokalplaneringsgruppen är alltid remissinstans i strategiska lokalförsörjningsfrågor.



PM ”Strategisk lokalplanering för Gällivare kommun” utgör vägledning i detaljarbetet med lokalplanering.

3.1.3 Måldokument för TOP bostäder AB Enligt ägardirektiv för TOP bostäder 2005-12-05 skall bolaget bland annat: 

Tillhandahålla goda bostäder till rimliga hyresnivåer i välskötta fastigheter och bostadsområden.



Förvalta sitt bestånd effektivt och utveckla förvaltningsformer där hyresgästen skall uppmuntras att ta ett aktivt ansvar för boendemiljön och bostadsområdenas utveckling



Anpassa lägenheternas utformning och standard samt servicenivå i boendet till hyresgästernas önskemål så långt det är rimligt och möjligt.

TOP bostäder skall bedriva sin verksamhet på affärsmässiga villkor och sträva efter en ekonomisk utveckling som ger förutsättningar för en ekonomisk stabilitet och att klara nödvändiga reinvesteringar. Då bolaget ingår i Gällivare kommuns koncernbildning skall bolaget aktivt samverka med kommunen och de övriga bolagen som ingår i koncernen för att uppnå synergieffekter och effektiviseringar. Bolaget skall långsiktigt arbeta för konsolidering i syfte att minska kommunens risktagande som ägare. TOP bostäder skall förvalta kommunens fastighetsbestånd enligt upprättat avtal mellan kommunen och bolaget.

7

De mål, strategier och policys som kommunfullmäktige antagit liksom andra regler och riktlinjer inom kommunkoncernen gäller som kompletterande ägardirektiv för bolaget. 3.1.4 Samarbetsavtal mellan Gällivare kommun och TOP bostäder AB Kommunfullmäktige beslutade 2004-03-29 att som ägardirektiv uppdra åt TOP bostäder att svara för huvudmannaskapet för en samordnad fastighetsförvaltning. Fullmäktige beslutade att uppdraget skall regleras genom ett så kallat förvaltningsavtal och uppdrog åt kommunstyrelsen att samordna och svara för genomförandet av kommunens del i övergången till samordnad fastighetsförvaltning i TOP bostäder. Kommunstyrelsen beslutade 2005-06-07 § 179 att anta det principiella utkastet till samarbetsavtal mellan Gällivare kommun och TOP bostäder avseende gemensam fastighetsförvaltning, samt att delegera till kommunstyrelsens arbetsutskott att anta det slutgiltiga avtalet. Kommunstyrelsen beslutade dock själv 2005-09-12 189 att anta föreliggande förslag till samarbetsavtal mellan Gällivare kommun och TOP bostäder. Enligt samarbetsavtalet mellan Gällivare kommun och TOP bostäder skall kommunens allmännyttiga bostadsbolag, TOP bostäder förvalta Gällivare kommuns fastighetsbestånd i enlighet med upprättad fastighetsförteckning. Kontraktstiden löper från och med 2006-0101 till och med 2008-06-30. TOP bostäder har enligt samarbetsavtalet ett uppdrag som avser ekonomisk, teknisk fastighetsförvaltning samt drift och underhåll av byggnader och mark. TOP bostäder tar enligt samarbetsavtalet ett helhetsansvar för samtliga åtgärder och insatser, ekonomiskt och tekniskt, som löpande krävs för att byggnader och mark ska fungera ändamålsenligt för verksamheterna. Gällivare kommun och TOP bostäder skall enligt samarbetsavtalet: 

aktivt verka för att gemensamt söka och utnyttja möjliga samordnings- och volymeffekter och att genomföra detta arbete i en förtroendefull anda.



genom en kontinuerlig och tät dialog hålla varandra informerade om frågor som berör samarbetsavtalet och samråda med varandra innan åtgärder vidtas eller förändringar av väsentlig betydelse genomförs, som kan påverka samarbetsavtalet.

Syftet med den samlade fastighetsförvaltningen är enligt avtalet att: 

effektivt söka och uppnå stordrifts- och kompetensfördelar för kommunens fastighetsförvaltning av lokaler.



samordningen ska leda till fördelar för både Gällivare kommun, dess lokalanvändare och TOP bostäder och därmed till bästa totalresultatet för Gällivare kommunkoncern som helhet.

8

I samarbetsavtalet framgår att ägandet av kommunala verksamhetslokaler och fastigheter ligger kvar hos kommunen och den ekonomiska redovisningen skall följa ägarstrukturen. Av kommunstyrelsen § 189 2005-09-12 framgår att ägandet av kommunala verksamhetslokaler och fastigheter ligger kvar hos kommunen och den ekonomiska redovisningen skall följa ägarstrukturen. Enligt Ks kommer: 

fakturahantering, kontoplan och nyckelhantering initialt kvarstå i kommunens regi



budgetering att ske via TOP bostäder AB men inrymmas i kommunens ordinarie budgethantering.



industrifastigheter att hyras ut och förvaltas av TOP bostäder men debitering att ske via kommunen.

9

3.2

Förvaltningsuppdraget

Gällivare kommun använder för sina fastigheter underhållsplaneringssystemet REPAB. I systemet finns det uppgifter på ålder, material och planerad åtgärd i tidsintervall för stomme, fasad och tak. Fastigheternas installationer finns däremot inte dokumenterade i systemet. Underhållsplaneringen sträcker sig fram till 2025. Särskilda prioriteringar framgår inte av dokumenten, endast tidsintervall för besiktning. Varje fastighet har en egen beskrivning på plats för respektive ventilationssystem och kommunen har skötselinstruktioner för varje fastighet. Noteras kan också att ventilations- samt värmepumpar är larmade till räddningstjänsten. Vid budgetering kommer informationen för kommunens fastighetsbestånd från två håll till tillförordnad förvaltningschef på service- och teknikförvaltningen som leder budget-, prioriterings- samt uppföljningsarbetet för kommunens fastighetsunderhåll. Systemet kombinerar inrapportering av fastighetssyn från den fastighetsansvarige med inrapportering från förvaltningarna varefter förslag till åtgärder tas fram. De årliga samt långsiktiga planerna ligger sedan till grund för de budgetsamtal som tillförordnad förvaltningschef på service- och teknikförvaltningen har med en lokal styrgrupp bestående av samtliga förvaltningschefer, kommunchef, kommunalråd, ekonomichef samt kommunstyrelsens vice ordförande. De träffas ett antal gånger per år för att diskutera fastigheternas underhåll, drift, investeringar och reinvesteringar. Tjänstemännen plockar ut stora investeringar och reinvesteringar från den 15 – 20 års långa planen för att föra in dessa i den tre- till fyraåriga investeringsbudgeten som kommunfullmäktige beslutar om. Material som planeras att åtgärdas efter ett bestämt tidsintervall lämnas utan åtgärd om det är i godtagbart skick och annat prioriteras istället. 2007-03-05 beslutade fullmäktige om ett anslag för reinvesteringar på 7 mnkr per år för åren 2008 – 2010. För 2007 anslogs 8 mnkr i investeringsbudgeten för reinvesteringar i kommunens fastigheter. Service- och tekniknämnden behandlar inte drift- och underhållsplaner i någon större utsträckning men väl investeringsplanerna i nämnden. Kommunfullmäktige ger budgetramar för drift och underhåll. Underhållet består av två delar, nämligen planerat respektive akut underhåll. Innehållet i den årliga underhållsplanen utgörs, utan inbördes rangordning, av det som kommunen uppfattar vara det mest prioriterade underhållet för kommande år. Särskilda prioriteringar framgår inte av dokumentet. Ambitionen är att samtliga poster i den ettåriga underhållsplanen skall åtgärdas under det aktuella budgetåret. Samtliga poster är kalkylerade och de stora kostnaderna skall tas perioden januari – december. Tillförordnad förvaltningschef på service och teknikförvaltningen prioriterar, ger klartecken att starta, omfördelar medel och stryker projekt inom budgetramen. För 2007 är 4,3 mnkr budgeterat för planerat underhåll för de kommunala fastigheterna varav 300 – 400 tkr ligger utanför förvaltningsuppdraget. Per 2007-12-31, utan månad 13, var 2,8 mnkr upparbetat.

10

Enligt budgetuppföljning i SOT-nämnden 2007-12-11 var ambitionen att minska underhållet för att balansera genomförandekostnaderna av förvaltningsuppdraget. Preliminärt uppskattas av SoT-chefen att 94 procent av planerat underhåll är upparbetat för helåret 2007. Varje fastighet kan följas upp via ekonomisystemet Å-data. Det går att få fram ekonomiska uppgifter för varje fastighet på konterings-, faktura- och verifikatnivå. Tillförordad förvaltningschef på service- och teknikförvaltningen följer speciellt upp posten övriga driftskostnader som bl a inkluderar, men inte särredovisar, akut och planerat underhåll. Om posterna driftskostnader respektive övriga driftskostnader ökar mer än förväntat för en fastighet kan det enligt tillförordnad förvaltningschef vara bättre ekonomisk hushållning att reinvestera än att öka underhållet. Kommunens investeringsplaner revideras två gånger per år. Underhållsplanerna revideras dock oftare. Viktigare reinvesteringar, akuta reparationer och avvikelser av underhåll presenteras för politikerna och tas i nämnden. Service- och tekniknämnden har delegerat till förvaltningschefen att omdisponera medel inom av service- och tekniknämnden fastställd driftbudget (inom ett verksamhetsområde delegerat till förvaltningschefen). För 2007 är 2,8 mnkr budgeterat för det akuta underhållet för förvaltningsuppdraget. Per 200712-31, utan månad 13, var utfallet 3,5 mnkr. Tillförordnad förvaltningschef följer upp driften varje månad i driftmöten i egenskap av ägarrepresentant för kommunen. Analysen av årets utfall av underhållet är i dags dato inte klar. Kommunen anser sig ha arbetat ikapp tidigare eftersatt underhåll i kommunens lokalbestånd och tycker att underhållsnivån i dagsläget är på en bra nivå i år. Kommunen har avvecklat 60 000 m2 under ett antal år och politikerna har under 4 – 5 års tid ökat medlen för reinvesteringar. I dag anser sig kommunen ha ett gott skalskydd på sina fastigheter och god uppsikt över anläggningarna. Anläggningarna uppges vara i driftmässigt bra skick. De anläggningar som befinner sig i sämre skick och har ett nedprioriterat underhåll är de som befinner sig nära rasriskområden. Anläggningar som inrymmer verksamheter vilka bedöms finnas kvar kortare tid än avskrivningstiden på i fastigheterna nedlagda investeringar nedprioriteras också. Nedprioriteringarna görs tillsammans med den lokala styrgruppen där anläggningarna diskuteras ur ett koncernperspektiv. Service- och teknikförvaltningen avvaktar exempelvis skolans strukturplan innan de föreslår en budget för underhåll och investeringar för skollokaler. Service- och teknikförvaltningen menar att 7,5 mnkr per år i reinvesteringar är en rimlig nivå om skolor med låg verksamhet nedprioriteras, annars krävs det stora investeringspaket och 10 mnkr per år i reinvesteringar för att anläggningarna skall kunna rustas upp till ett acceptabelt skick. Noteras ska att den lokala styrgruppen jämför nyckeltal som yta per elev kontra underhålls- och investeringskostnader.

11

Service- och teknikförvaltningens önskan är att skjuta på investeringar framåt i tiden, då Gällivare är inne i en högkonjunktur som driver upp investeringskostnaderna, till efter att toppen på överhettningen passerat.

3.3

TOP bostäder AB

TOP bostäder upprättade en mer översiktlig genomgång av underhållsbehovet per fastighet 2004 som avsåg perioden 2004 - 2007. Prioriteringar framgår av dokumentet. Delar av de i planen upptagna åtgärderna har genomförts under 2006 och 2007. Årliga underhållsplaner har upprättats för flertalet av TOP bostäders fastigheter 2006 och 2007. Särskilda prioriteringar framgår inte i dem men däremot görs uppföljningar av underhållet månadsvis, då ledningen många gånger måste plocka bort vissa bitar ur det planerade underhållet och lägga till andra bitar. Ledningen väljer därför också att benämna underhållet periodiserat, inte planerat då det ofta är akuta behov som styr mer än planen. Hus som står i rasrisk för gruvbrytning eller i områden där LKAB begär undersökningstillstånd för gruvbrytning och de 285 fastigheter som var planerade att rivas enligt avtal med statens bostadsnämnd, men aldrig revs, saknar i princip underhållsplaner. Vid budgeteringen lämnar TOP bostäders fastighetsansvarige information om TOP bostäders underhållsbehov till ledningen och styrelsen. Den fastighetsansvarige fångar upp underhållsbehov genom inrapporteringar och fastighetssyn, men det är resultatet av hyresförhandlingarna och styrelsens beslut som bestämmer ramarna för underhållet. Underhållsplanen följs upp fortlöpande under året och revideras vid behov. Det har gjorts två omprioriteringar av underhållsplan 2007 sedan 1 april. Större omprioriteringar tas i styrelsen. Underhållsplan 2004 – 2007 är inte heltäckande då mycket av kunskaperna om fastighetsbeståndet innehas av de anställda och dessa har inte dokumenterats, enligt TOP bostäders ledning. Planerna, såväl dokumenterade som icke dokumenterade, revideras därmed hela tiden. Konstateras kan att TOP bostäder har ett stort underhållsbehov. Tillbudsrapporteringen styr mer än det planerade underhållet. Underhållsprioriteringarna görs utifrån principen att det mest akuta görs först. Underhållsbehovet har uppstått av att planerade underhållsåtgärder flyttats fram under flera år. Det har inte gått att upprätthålla hållbart långsiktiga underhållsplaner inom beståndet utan revideringar har genomförts fortlöpande. I TOP bostäders fastigheter har medel för planerat underhåll till stor del behövt användas till det som är synligt för hyresgästen då hyresgästerna har prioriterat vad som är synligt för dem. Större underhållsinsatser har ej skett inom beståndet. Det skulle behövas stora underhåll på stammar/stambyten, ventilation, mark/markarbeten, tak och fasader, enligt

12

VD:n för TOP bostäder. I dag är 72 procent av TOP bostäders lägenheter 30 år eller äldre och det innebär att huvuddelen av fastigheterna ungefär samtidigt kräver mer omfattande underhållsåtgärder, vilka dock ur ett ekonomiskt perspektiv måste fördelas över flera år. Ekonomin har förbättrats efterhand genom lägre vakansgrader och genom att kommunen har lyft av finansiella kostnader. 2006 var vakansgraden 0,98 procent och företaget hade ett balanserat resultat på drygt 4 mnkr. 2007 räknar företaget med ett positivt resultat på cirka 1,4 mnkr Det budgeterade underhållskostnaderna för TOP bostäder och förvaltningsuppdraget var 12,5 mnkr 2006 och 13,5 mnkr 2007. Utfallet blev 13,7 mnkr 2006 och ligger på 12,5 mnkr per september 2007. Det löpande akuta underhållet var 4,3 mnkr 2006 och 3,3 mnkr 2007 mot budgeterade 2,9 mnkr och 3,3 mnkr. Anledningen till att TOP bostäder inte håller underhållsbudgeten är det höga kostnadsläget och att anbudsupphandlingar inte kan avbrytas. Det gör att TOP inte kan finansiera akuta behov via omprioriteringar och att budgeten överskrids. TOP bostäder har lagt två förslag för underhåll 2008. Ett förslag är 14 mnkr och det andra förslaget ligger på 19 mnkr. TOP bostäder anser sig kunna arbeta upp 19 mnkr 2008, även om det är svårt att få tag på entreprenörer just nu. TOP bostäder skulle, enligt den fastighetsansvariges uppgifter, utan vidare kunna sätta in 150 mnkr på underhåll per år de närmaste åren. Styrelsens långsiktiga prioriteringar är att försöka höja statusen på bostadsområden med hjälp av underhåll och investeringar, men då det råder ovisshet på orten finner inte TOP bostäder det meningsfullt att lägga upp detaljerade underhållsplaner för samtliga fastigheter på en gång. Underhållsplanerna bestäms till viss del av hur mycket kraft som ska läggas på varje objekt och vad företaget mäktar med. Styrelsen och ledningen anser att det är mer omdömesgillt att investera i ett centrumnära bestånd i Gällivare, för att höja statusen på fastigheterna där, än i en fastighet som står nära ett rasriskområde i Malmberget och är borta om 10 år. TOP bostäders styrelse har tagit en grundprincip för investeringar och det är att de investeringar som kan sparas in på två år tidigareläggs i investeringsbudgeten. Investeringarna är svåra att genomföra nu då den lokala högkonjunkturen innebär generella kostnadsökningar och det är svårt att få tag på hantverkare.

13

3.4

Samplanering

Under 2006 utgjorde TOP bostäders intäkter för förvaltningsuppdraget 11,3 mnkr och denna summa täcker motsvarande personalkostnadsökning för de anställda som TOP bostäder tagit över från kommunen. Arbetet med samplaneringen av kommunens och TOP bostäders fastighetsunderhåll, för att få ett samlat grepp om de bägge fastighetsbestånden, har startat men integreringen har fördröjts av att den personal som flyttats över från kommunen till TOP bostäder har haft med sig arbetsuppgifter från Gällivare kommun för 2006-2007.1 Detta har styrt agendan under denna period vilket föranlett att arbetet inte kunnat integreras tidigare. Den fastighetsansvarige på TOP bostäder med ansvar för kommunens fastighetsbestånd uppges fortfarande arbeta till 90 % med kommunens fastighetsbestånd, och den fastighetsansvarige för TOP bostäders fastighetsbestånd arbetar fortfarande i huvudsak med TOP bostäders fastighetsbestånd. Kommunen förvaltar fortfarande förvaltningsuppdragets ekonomi. Fakturahantering, kontoplan, och budgetering kvarstår alltjämt i kommunens regi två år efter överförandet av förvaltningsuppdraget fastän dessa tjänster endast skulle tillhandahållas initialt enligt kommunstyrelsen 2005-09-12. Material som köps inom förvaltningsuppdraget attesteras av TOP bostäder men betalas och följs upp av kommunen. Kommunens ekonomiavdelning sammanställer en bokföringsorder som går till tillförordnad förvaltningschef på service- och teknikförvaltningen och till TOP bostäder. Enligt kommunstyrelsen 2005-09-12 skall även TOP bostäder hyra ut industrifastigheter, men detta sker fortfarande i kommunens regi. Från november 2007 och framåt kommer en tjänsteman tillika fastighetsansvarig att få det övergripande ansvaret för att ta fram underhållsplaner för TOP bostäder och förvaltningsuppdraget 2008. Arbetet med samplaneringen av kommunens och TOP bostäders fastighetsunderhåll fortgår därmed. Ett arbete har påbörjats att byta underhållsplaneringssystem till SUMMARUM. Det tar ett halvår att byta system och uppskattas ta cirka tre år innan det är i full drift. Planeringssystemet skall användas för både TOP bostäders och kommunens fastighetsbestånd. I samband med systembytet numreras lägenheter om och koordineras med räddningstjänstens larmcentral. Uppgifter motsvarande de som Gällivare kommun använder i

1

2005 var 18,3 män samt 9,2 kvinnor anställda av TOP bostäder. 2006 var det 43,7 män och 9,5 kvinnor.

14

underhållsplaneringssystemet REPAB kommer att dokumenteras i det nya systemet för både TOP bostäders och kommunens fastighetsbestånd. SUMMARUM kommer även att kompletteras med uppgifter om installationer. Enligt tillförordnad förvaltningschef på service- och teknikförvaltningen och fastighetsförvaltaren för förvaltningsuppdraget är det gamla planeringssystemet REPAB för detaljrikt att jobba med. Innan en åtgärd görs måste ändå ny omprövning och statusbesiktning göras. Planeringssystemet SUMMARUM, som ska ligga till grund för det framtida planeringsarbetet, kommer förhoppningsvis att öka träffsäkerheten på respektive underhållsområde och ge ett förbättrat underlag att besluta om insatser och kostnader. Noteras i sammanhanget ska att i och med överförandet har TOP bostäder fått en planeringsavdelning, som de inte haft tidigare, med kompetens inom bland annat projektering och VVS. Innan sammanslagningen hade TOP bostäder endast tre personer anställda på den tekniska avdelningen. TOP bostäder och service- och teknikförvaltningen för en aktiv dialog kring förvaltningsuppdraget gällande underhållsprioriteringar och personalens resursfördelning. Uppföljning av hur förvaltningsuppdraget och underhållet bedrivs görs vid regelbundna planeringsträffar. Detta är någonting som parterna också har förbundit sig att göra i samarbetsavtalet där parterna ska samråda med varandra innan åtgärder vidtas eller förändringar av väsentlig betydelse genomförs, som kan påverka samarbetsavtalet. Vi kan slutligen konstatera att TOP bostäders styrelse diskuterar förvaltningsuppdraget av kommunens fastigheter då detta är en väsentlig del av TOP bostäders uppgift. Styrelsen för TOP bostäder försöker även att föra en koncernövergripande dialog i bland annat fastighetsfrågor och har hitintills träffat kommunstyrelsen, service- och tekniknämnden samt värmeverket.

15