Examensarbete nr. 453
Institutionen för Fastigheter och Byggande Avd för Bygg- och fastighetsekonomi
Processen vid genomförandet av en organisationsförändring -
Kartläggning av företagens kostnader vid nyteckning eller omförhandling av ett hyreskontrakt
Författare: Claudio Gomez
Handledare: Hans Lind Stockholm 2008
Master of Science thesis Title: Authors Department Master of Science thesis number Supervisor Keywords
The process for a relocation or a renegotiation of an office lease - Identification of costs Claudio Gomez Department of Real Estate and Construction Management Division of Building and Real Estate Economics 453 Lind Hans, KTH Office lease, project, relocation process, costs
Abstract This thesis describes the process when a company must conduct an organizational change. Companies various skills in terms of procurement of premises have been shown to contain many weaknesses, not least when they establish their specifications. Ambiguities and the vague preparation of their specifications are often the cause of disputes between the parties during the execution. The real initial problem seems to be that there are no good methods to examine and ensure the quality of the specifications before awarding a contract. Besides the shortcomings of their internal skills, it has been noted that also property owners are poor at describing the total rental costs for a lease. There are different ways of how the rent for the premises can be apparent in the lease, the rule says, however, the amount must be determined. The main rule also says that the amount of the rent in respect of compensation for heat, hot water, electricity, water and sewage, should be defined in the contract. The aim of the thesis is also to provide a comprehensive picture of the costs that can arise when the company will procure premises. Also the modules that a company must undergo, either they sign a new lease or renegotiate a lease, with or without help from experts, is described in this thesis.
2
Examensarbete Titel:
Författare Institution Examensarbete nummer Handledare Nyckelord
Processen vid genomförandet av en organisationsförändring - Kartläggning av företags kostnader vid nyteckning eller omförhandling av ett hyreskontrakt Claudio Gomez Institutionen för Fastigheter och Byggande Avd för Bygg- och Fastighetsekonomi 453 Lind Hans, KTH Avtal, projekt, omlokalisering, kostnader
Sammanfattning Detta examensarbete beskriver processen då ett företag skall genomföra en organisationsförändring. Företagens olika kompetens då det gäller upphandling av lokaler har visat sig innehålla många brister, inte minst då man upprättat sina förfrågningsunderlag. Tvetydigheter och oklara formuleringar i förfrågningsunderlagen utgör ofta orsak till tvister mellan parterna under utförandet. Det verkliga initiala problemet verkar vara att det inte finns några bra metoder för att granska och kvalitetssäkra förfrågningsunderlag innan en upphandling. Förutom de brister som finns i företagens interna kompetens, så har det konstateras att även fastighetsägare är dåliga på att beskriva den totala hyreskostnaden för ett kontrakt. Det finns olika sätt för hur hyran för lokaler skall framgå i hyresavtalet, huvudregeln säger dock att beloppet ska vara bestämt. Ett generellt undantag som hör därtill är angående den del av hyran som avser ersättning för värme, varmvatten, el, vatten och avlopp. Syftet med examensarbetet är att ge en sammanfattande bild av de kostnader som kan uppstå då företag ska upphandla lokaler. Även de delmoment som ett företag måste genomgå då man antingen ska nyteckna eller omförhandla ett hyreskontrakt, med eller utan hjälp utav fackman beskrivs i denna uppsats.
3
Förord Detta examensarbete är skrivet under hösten 2008 och är det sista delmomentet i civilingenjörsutbildningen på Lantmäteriprogrammet med inriktning mot Bygg- och fastighetsekonomi vid Kungliga Tekniska Högskolan i Stockholm. Jag vill härmed tacka min handledare Hans Lind vid avdelningen för Bygg- och Fastighetsekonomi inom institutionen för Fastigheter och Byggande vid KTH samt Ken Strand på Jones Lang LaSalle som har gett mig vägledning och förtroendet att få utföra detta examensarbete. Jag vill även tacka alla på Jones Lang LaSalles kontor i Stockholm för en trevlig arbetsmiljö. Dessutom så vill jag tacka alla som ställt upp intervjuer och bidragit med information som lett till att detta examensarbeta kunnat fortsätta att gå framåt. Sist men inte minst så vill jag tacka min kära familj och mina vänner som har stöttat mig under hela min studietid på KTH.
Stockholm, december 2008 Claudio Gomez
4
Innehållsförteckning
1.
Inledning ............................................................................................................................. 6 1.1 Bakgrund ..................................................................................................................... 6 1.2 Syfte............................................................................................................................. 7 1.3 Avgränsningar ............................................................................................................. 7 1.4 Metod........................................................................................................................... 8 1.5 Disposition.................................................................................................................. 8
2. 2.1 2.2 2.3 2.4. 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10
Processen ......................................................................................................................... 9 Behovsanalys ............................................................................................................... 9 Förfrågningsunderlaget.............................................................................................. 10 Lokalsökningen ......................................................................................................... 10 Lokalens egenskaper, yteffektivitet och ändringsklausuler...................................... 11 Nyckeltal................................................................................................................... 11 Förhandlingen ........................................................................................................... 12 Kontraktet .................................................................................................................. 13 Slutprogrammering .................................................................................................... 17 Projektering och byggnation..................................................................................... 18 Tillträde och överlämnandet av färdig lokal............................................................. 18
3.
Konsulten ......................................................................................................................... 19 3.1 Inledning .................................................................................................................... 19 3.2 Konsulters allmänna roller......................................................................................... 19 3.3 Förfrågningsunderlag och kostnadsökningar............................................................. 20 3.4 Att avtala med en konsult ......................................................................................... 23 3.5 Samarbetsproblem .................................................................................................... 26
4.
Resultat från intervjuer.................................................................................................. 27 Inledning .................................................................................................................... 27 Författarens reflektioner av intervjuerna ................................................................... 27 Sammanställning av intervjumaterialet ..................................................................... 27 Sammanfattning........................................................................................................ 34
4.1 4.2 4.3 4.4 5.
Analys och slutsats........................................................................................................... 35 5.1 Inledning .................................................................................................................... 35 5.2 Analys och slutsats .................................................................................................... 35
Källförteckning......................................................................................................................... 39 Bilaga 1 Frågelista för intervju med hyresgäster ..................................................................... 41
5
1.
Inledning
I detta kapitel redogörs bakgrunden till detta examensarbete samt vad arbetet syftar till att utreda. Vidare beskrivs vilka metoder som använts, dess avgränsningar samt dispositionen för arbetet. 1.1
Bakgrund
Stora hyresgäster som ständigt genomför organisationsförändringar behöver regelbundet ändra sin lokalsituation som till exempel lämna lokaler, skaffa mer lokaler, bygga om lokaler mm. I samband med detta, så blir även frågor som rör de befintliga avtalen i hög grad aktuella. I praktiken så finns det egentligen tre stycken scenarios som en företagsledning kan ställas inför och som vanligtvis påverkar företagets framtida lokalsituation. Det vanligaste är att det befintliga hyresavtalet börja löpa mot sitt slut. Det andra brukar vara att det har skett, eller kommer att ske en organisationsförändring och man behöver lämna ifrån sig, eller skaffa fler lokaler. Det tredje motivet är att det skett en förändring på marknaden som gjort att man måste flytta sin verksamhet antingen till ett bättre läge (oftast under högkonjunktur), eller i värsta fall till ett sämre läge på grund av marknadssituationen. Vanligast är dock att man omförhandlar sitt befintliga kontrakt i de lokaler man besitter. Ibland kallar företag då in konsulter som hjälper till och lösa detta, men ibland inte. Problemet är att företag ofta då kallar in konsulten för sent in i ”processen”. En orsak till detta är att man tänkt igenom dåligt vad man egentligen vill ha konsulten till. Om man då som hyresgäst (beställare) även varit otydlig i explikationen mot konsulten, så brukar detta även leda till vissa kostnadsökningar, oftast efter kontraktskrivningen, det vill säga, under projekterings och byggnationsfasen. Med oförutsedda kostnadsökningar avses i detta examensarbete kostnadsökningar som företag inte kunnat förutse, och som troligtvis uppstår någon gång redan under behovsanalysen, troligtvis på grund av de luddigt utformade målbeskrivningarna. Detta brukar troligtvis även medföra att samma företag har problem med att upprätta bra förfrågningsunderlag under sök/anbudsprocessen. Detta samband tros leda till att oförutsedda kostnader dyker upp i efterhand. Kommunikationen som råder mellan hyresgästen och konsulten, men även mellan hyresgästen och fastighetsägaren under hela processen spelar därför en viktig roll i detta sammanhang. Enligt en av de största konsulterna i Sverige inom området så brukar dessa kostnadsökningar i dagsläget representeras av 25-40 procent av totalkostnaden. År 2006 motsvarades denna siffra med 13 procent inom byggsektorn av de totala investeringskostnaderna, eller drygt 22,5 miljarder kronor som kostnadsökningar till följd av bristande kommunikation.1 Många företag väljer att skaffa mer lokaler eller flytta till en modernare lokal då det råder högkonjunktur. Man är då även beredd att betala lite extra för allt. Ur en hyresvärds perspektiv så betyder det att man gärna redan från början ”bakar in” alla tilläggskostnader (exempelvis fastighetsskatt, moms, el, värme, VA mm) när man presenterar bashyran, medan i en lågkonjunktur så väljer man och minska bashyran för att vid en senare tidpunkt, efter 1
Dagens industri, (2008)
6
kontraktsskrivningen, lägga till dessa extra kostnader som tilläggskostnader. Dessa kostnadsökningar dyker oftast upp senare exempelvis som en oförutsedd hyreshöjning för hyresgästen. Då ett företag skriver på ett hyreskontrakt innebär det även att man skriver på för vissa förbättringsåtgärder såsom lokalanpassningar som sedan hyresvärden sätter sitt pris på. Åtgärder som skapar betydande förändringar, behöver noggrann planering och kräver investeringar. Hur avskrivs dessa? Och varför blir det oftast dyrare än man tänkt sig från början? Ett annat bakomliggande problem till kostnadsökningar är de olika företagens seriositet angående sina lokalfrågor. Det finns vissa som exempelvis ser över sina lokalfrågor över en fika och tar sedan ett kraftlöst beslut angående sin lokalsituation. Detta brukar i slutändan leda till en större totalkostnad än man tänkt sig från början på grund utav den dåliga planeringen. Andra mer erfarna företagsledare tar in sina bästa medarbetare såsom jurister, arkitekter, ekonomer mm för att ta sig an sina lokalfrågor. Vad har detta för konsekvens på den totala kostnaden? Lokalkostnaden är den näst största utgiften som ett företag har, efter personalkostnader. Detta borde sporra företagsledningar att planera sitt ”Business Case” mycket noggrannare och försöka förstå lokal och fastighetsfrågor ännu bättre innan de tar ett beslut. Om inte annat, så bör man försöka hitta rätt kompetens i rätt tidpunkt. Frågan är ifall detta är ett problem som är branschrelaterat? I så fall, är det på grund utav att det finns olika risker i olika sorters branscher? 1.2
Syfte
Syftet är att kartlägga företags kostnader vid nyteckning eller omförhandling av ett hyreskontrakt. Det har upplevts att det finns en önskan bland hyresgäster att dessa kostnader bör diskuteras, redas ut och göras mer transparenta. Utöver detta så vill jag i denna uppsats spegla hur experterna upp uppfattar att dessa kostnader påverkar ett projekts totala kostnad. Denna uppsats skall även bidra till att fler hyresgäster som är på väg att genoföra en omstrukturering i sin verksamhet, ska få en klarare bild av hur processen vid en verksamhetsförändring och dess fallgropar kan undvikas genom att agera konsekvent genom processens alla delmoment. 1.3
Avgränsningar
Uppsatsen är till övervägande del avgränsad till att omfatta städerna Stockholm, Göteborg och Malmö. Vidare så koncentrerar sig denna uppsats endast på kontorslokaler och stora hyresgäster vars lokalbehov är minst 1000 kvm kontorsyta. Själva processen kommer att avgränsas till: Upphandling av lokal (behovet, förfrågningsunderlaget, lokalsökningen, utvärderingen och förhandlingen) tecknande av hyreskontrakt, slutprogrammering, projektering och byggnation fram till överlämnande av färdig lokal. Ytterligare en avgränsning är att denna uppsats speglar den rådande marknadssituationen då denna uppsats är skriven och sträcker sig cirka ett år tillbaka i tiden. Denna uppsats kommer på grund av dessa förutsättningar ge en bild av en fastighetsmarknad som befinner sig i en högkonjunktur.
7
1.4
Metod
Uppsatsen baserades på litteraturstudier, informationssökning via Internet samt djupintervjuer av ett antal stora hyresgäster som med hjälp, eller utan hjälp av fackman nytecknat eller omförhandlat sina hyreskontrakt. Alla personer som ställt upp på intervjuerna har varit handplockade från utvalda företagen och som författaren trott haft störst insikt i ämnet, förståelse i dess problematik och möjlighet att komma med förslag till potentiella lösningar. Bland de företag som intervjuades ingår både privata och statliga bolag. Efter att alla intervjuer varit genomförda och man fått höra de utvalda hyresgästernas egna tankar och åsikter, så ökade förståelsen för hur de upplever processen. Den information som kunde urskiljas från intervjumaterialet var bland annat hur det går till då man skall genomföra ett projekt, och hur de olika fasernas planering kan påverka projektets totala kostnad. Till sist så analyserades och sammanställdes intervjumaterialet. Det var genom de väl utförda intervjuerna som ytterligare information framkom och samtidigt tillät detta arbete och fortsätta att gå framåt. 1.5
Disposition
Kapitel två börjar med en översiktlig genomgång av processen och delas in i olika delmoment som exempelvis beslutsprocess, sökprocessen och anbudsprocess. Efter det följer en inblick i hur det går till då man skriver på ett hyresavtal, samt en översiktlig beskrivning av vilka kostnader hyresgästerna står för. I detta kapitel redovisas även några av de delposter som regleras i ett hyresavtal, samt avtalets betydelse för hyresvärd respektive hyresgäst. Kapitlet avslutas med en beskrivning av hur den efterföljande projekteringen och byggnationen kan komma att påverka den totala kostnaden. I kapitel tre presenteras först en allmän beskrivning hur Tenant Rep konsulter jobbar med frågor som rör bland annat kontraktskrivning. Sedan ges en genomgång av vad ett förfrågningsunderlag är, och vad den har för betydelse för ett projekts utfall. Med hjälp utav en konsult så kan man forma och skapa förfrågningsunderlag som leder till ett bra förarbete under beslutsprocessen, sökprocessen samt anbudsprocessen. Kostnader för ändrings och tilläggsarbeten beskrivs sist i detta kapitel. I kapitel fyra presenteras information och åsikter som samlats in genom intervjuer med kunniga personer inom ämnet. Här presenteras även författarens egna reflektioner av intervjuerna. I slutet sammanfattas de områden som kan ha en inverkan på bedömningen av vissa av de frågor som tas upp i examensarbetet. Analys och slutsatser återfinns i kapitel fem.
8
2.
Processen
Detta kapitel syftar till att ge läsaren en allmän bild av de delmoment som ingår i processen för upphandling av kontorslokaler, oavsett om man genomfört detta i egen regi, eller med hjälp av en konsult. 2.1
Behovsanalys
När ett hyreskontrakt för de lokaler som ett företag sitter i börjar löpa mot sitt slut, är det dags för ledningen i företaget och fatta nya viktiga beslut. Det två vanligaste frågorna man ställer sig då är ifall man skall omförhandla det aktuella kontraktet och stanna kvar i de gamla lokalerna, eller flytta till nya lokaler. Det normala är att man först utför en verksamhetsanalys. Denna utförs av företagets ledning föranledd utav en förstudie. Ledningens definierar i förstudien då ner alla så kallade ”key drivers”. Dessa är de olika faktorer som skall ligga till grund för beslutsunderlaget. All information som läggs till, kommer senare att ligga till grund för ledningens beslut då företaget slutligen antingen väljer att omförhandla sitt nuvarande hyreskontrakt, eller flytta till en ny lokal. Oftast har inte alla företagen egen fastighetsavdelning ”in house”, därför så är det vanligt att man kallar in en konsult som rådgivare. En av anledningarna till detta beror på att de beslut som fattas under detta tidiga skede, kan vara ytterst avgörande mot slutet, både tidsmässigt och ekonomiskt. Lokalbehovet kan variera mellan olika företag och tidpunkt beroende på vad man har fokus på just då man ska omförhandla eller nyteckna ett hyreskontrakt. En lokalsökning kan exempelvis bli aktuell då ett företag vill öka produktiviteten och måste ha de lokalresurser som företagets produktionsutveckling kräver, eller då man helt enkelt vill få ner kostnaderna för lokalerna man sitter i, det vill säga, man vill förhandla fram en lägre hyra. Läget är det första man brukar prioriterar när ett företag söker efter en ny lokal (eller då man väljer att stanna kvar). Bland större företag så är man för det mesta mer villig att betala mer för lokalens utformning än för läget. Detta kan bero på att ju fler anställda ett företag har desto större omsättning blir det bland de anställda och därmed blir lokalens utformning viktigare. Behovet av en lokalsökning kan även ha och göra med hur konjunkturen ser ut. För att vid exempelvis en lågkonjunktur, så sker det många omstruktureringar i företagen som kan leda till att en hyresgäst behöver flytta till en mindre lokal, eller till en som ligger utanför CBD- läget på grund utav de ekonomiska förutsättningarna. Man brukar därför under förstudien utföra en kartläggning över företagets anställda, konkurrenter, partners, kunder och kommunikationer för att få en uppfattning om deras beteendemönster i förhållande till lokalens position. Dessa är några av de vanligaste faktorerna som oftast styr vilket beslut ledningen tar till slut.
9
2.2
Förfrågningsunderlaget
Kommunikationen mellan alla ”players” i projektens tidiga skeden kommer som tidigare nämnts att spela en viktig roll när man börjar närma sig slutfasen. Det är därför viktigt för projektledaren att vara säker på att det alltid är ”rätt” handling som ligger till grund för projekteringen. Det ökar därmed sannolikheten för honom att kunna minska den totala kostnaden som i värsta fall kan bli mycket större än väntat. För att klara av och hålla ner kostnaderna så krävs det därför att man har en god struktur på förfrågningsunderlaget. Förfrågningsunderlag i samband med upphandling av lokaler kommer att behandlas mer utförligt i nästa kapitel. 2.3
Lokalsökningen
En lokalsökning startar oftast efter man har gjort en behovsanalys, och med hjälp av denna genomlyst den nuvarande lokalsituationen. Behovsanalysen som beskrevs ovan, skall vara på den nivån och omfattning att den kan användas som kravspecifikation i en kommande lokalsökning. Själva lokalsökningen går sedan ut på att försöka identifiera de lokaler som marknaden har att erbjuda och som tillfredsställer företagets behov. Har man anlitat en konsult eller en mäklare så brukar de i detta skede presentera en lista på de lokaler som mer eller mindre uppfyller företagets kriterier i en så kallad ”long list”. Därefter så bantas denna lista ner tills det bara finns några få objekt kvar beroende på vilka preferenser kunden har. Denna nedbantade lista kallas för ”short list” och innehåller endast ett par objekt som till slut konsulten besöker tillsammans med kunden. Företag kan ibland vara väldigt känsliga för i vilket område fastigheten ligger, kanske på grund utav företagskulturen. Områdeskriterier kan exempelvis vara tillgängligheten till fastigheten med fordon eller via lokaltrafik, säkerhet, tillgång till funktionell och modern infrastruktur samt närhet till restauranger, post och bankkontor. Vidare så brukar det finnas intresse att få veta hur byggnadens olika tekniska finesser och fastighetsägarens service utbud stämmer överrens med ens egna kriterier. Det kan exempelvis innebära att fastigheten skall vara en funktionell och modern sådan. Det kan även innebära att hyresgästen har som önskemål att fastighetsägaren har och kan erbjuda företaget ”facilities management” tjänster. Detta är tjänster såsom vaktmästeritjänster, catering, reception, hjälp med konferenser och möten, mm. Andra kravspecifikationer kan exempelvis vara tillgång till ett antal parkeringsplatser för de anställda(prioriteras väldigt högt). Även säkerhet prioriteras högt och den innefattar inte bara lås och larmsystem, utan även skydd av person och egendom. Vad gäller själva lokalen, så spelar placeringen i byggnaden en viktig roll. Ska man sitta högst upp och få en fin utsikt, eller på bottenplan och ha bästa exponering ut mot gatan? Givetvis så spelar även omgivningen runtomkring en väldigt stor roll, för att har man andra stora byggnader tätt intill så är det ju betydelselöst i vilken våning man sitter på, med tanke på utsikten. Å andra sidan så kanske man vill sitta längst ner i byggnaden för att man istället får utsikt ut till en fin innegård eller park. På grund av inbrottsrisken bland annat, så innebär det en större risk att sitta på bottenplan och våning ett, än att ha sitt kontor högre upp.
10
Detta är även en kostnadsfråga med hänsyn till årshyran per kvadratmeter per år för lokalen på grund utav att riskexponeringen. Att hitta rätt planlösningen brukar även vara ett hinder då man som hyresgäst försöker finna den optimala lokalen. Planlösningen ska vara lätt att anpassa till företagets verksamhet och affärsidé. Flexibilitet är också ett krav för att kunna nyttja lokalen maximalt. Företag vill snabbt kunna anpassa lokalerna i takt med att verksamhetens behov förändras. Slutligen så är det även viktigt att kunna etablerbara en god relation med hyresvärden . Som hyresgäst så vill man känna sig trygg och säker då man skriver på ett kontrakt som innebär att man gör en omfattande och långsiktig investering. Man träder därför då även in i en långsiktig relation med hyresvärden. En god relation mellan hyresvärd och hyresgäst medför att man som hyresvärd även kan åstadkomma enklare och mer kostnadseffektiva problemlösningar. Vilket i sin tur leder till en mer lönsam fastighetsförvaltning med nöjda kunder, som i sin tur väljer att stanna längre. 2.4.
Lokalens egenskaper, yteffektivitet och ändringsklausuler
När man väl bestämt sig för att flytta in i en lokal så är det många som kommer med idéer om huruvida lokalen skall projekteras om och byggas till(arkitekter, konsulter, projektgruppen, ledningen mm). En punkt som man dock brukar vara rätt så eniga om är, att man vill ha ett så yteffektivt kontor som möjligt. Av arkitekten, konsulten, projektgruppen och ledningen så är det ändå nästan alltid ledningen som har sista ordet om huruvida den slutgiltiga layouten kommer att se ut. Det finns även vissa frågor som ledningen bör ha extra bra koll på, och det är till exempel: Hur många anställda finns de inom företaget? Hur många kvadratmeter per anställd är lämpligast? Vilket koncept är effektivast för uppdelningen av arbetsplatser, delad skrivbordsplacering eller så kallade ”hot desks”? Det finns alltid saker som dyker upp i efterhand under projekteringen som gör att man behöver ändra tidigare planritningar. Det är därför viktigt att ha med en del ändringsklausuler i kontraktet som täcker eventuella ändringsåtgärder som måste göras i efterhand och som kan leda till kostnadsökningar på grund av fel planering eller vissa missuppfattningar mellan beställare och entreprenör. 2.5
Nyckeltal
När ett företag planerar en flytt, så skall det ingå i ledningens och projektledarens uppgift att bland annat skapa en budget för de kostnader och utgifter som man förväntar sig att ett projekt kommer att kräva. En sådan budget, speciellt inom fastighetsbranschen, tas normalt fram med hjälp av nyckeltal. Dessa nyckeltal används även mycket flitigt av bland annat av konsulter. Det finns ett antal olika nyckeltal, och konsulter försöker alltid att utveckla och uppdatera dem för att erbjuda deras kunder den senaste informationen som rör fastighetsmarknaden, på lokal, regional samt internationell nivå. En del använder nyckeltal och benchmarking som ett underlag inför beslutsfattande i fastighetsrelaterade frågor. Andra använder det som en indikator för att kartlägga företagets sits i förhållande till sin målsättning eller som en kombination av dessa.2 2
Van Dijk och Widlund, (2003)
11
I fastighetsbranschen så används nyckeltal främst för att komma fram till viktiga beslut i samband med exempelvis fastighetstransaktioner för att kunna jämföra vissa objekt, samt vid lokalutnyttjande för att exempelvis utvärdera en potentiell förbättring inom det egna beståndet. De vanligaste nyckeltalen som man normalt brukar räkna på för att få en grov uppfattning om vad hyra, projektering och byggnation kommer att kosta presenteras nedan. Man kan dela upp dessa nyckeltal i två grupper, fysiska nyckeltal och kostnadsrelaterade nyckeltal. Fysiska nyckletal • Yta per anställd • Yta per arbetsplats Kostnadsrelaterade nyckeltal • Hyra per kvadratmeter • Drift och underhåll per kvadratmeter • Städkostnad per arbetsplats Det finns många fler olika nyckeltal. Dessa används för att exempelvis räkna fram avgifter för fastighetsskattskatt och moms. Sedan så finns det några andra som inte är helt definierade och är något som man i branschen måste komma överrens om. Vilka är de, och hur ska de redovisas? exempelvis, hur stor är en arbetsplats?3 Frågan är också hur väl nyckeltalen stämmer överrens med definitionerna? Och med vilken precision man kan använda sig av dessa vid utformningen av en fastighetsrelaterad affär. 2.6
Förhandlingen
Detta kapitel syfta till att ge läsaren en inblick i processen då man ska nyteckna, alternativt omförhandla ett hyreskontrakt, fram tills att den färdiga lokalen överlämnas. Den ska även ge läsaren kännedom om de olika parametrar som regleras i ett kontrakt och som man oftast förhandlar om vid en hyresförhandling. 2.6.1
Förhandlingen med hyresvärden
När ett företag bestämt sig för vart de vill etablera sitt kontor och hittat rätt lokal, så följs detta vanligtvis av en förhandling vars mål är att leda till ett avtal. Alternativet är en omförhandling av ett befintligt avtal där hyresgästen och hyresvärden hjälps åt att förhandla fram ett kontrakt som är fördelaktigt för båda parter. Förhandlingar bör skötas av personer med spetskompetens inom området på grund av att hyresfrågorna ofta har en mycket hög prioritet. Många företag (oftast mindre företag) är av uppfattningen av att det bara är ett kontrakt som borde vara enkelt att hantera själv. Andra förhandlar oftast bara om priset, men det handlar även om att ha flexibilitet i kontraktet och andra villkor.
3
Kristoffer Ultenius, (2007)
12
100 80 60 40 20 0 Finnans-och
Adv okat
försäkringsbolag
Data/IT/Teknink
Konsult
Statlig
Media/ reklam
organisation
Figur 1. Andel som anser sig ha god eller mkt god kunskap om lokalmarknaden. Källa: Sealey och Svanberg, 2005
Diagrammet ovan visar andelen i olika typer av branscher som anser sig vara bra eller mycket bra på hyresförhandling. Den visar att media och reklamföretagen anser sig vara överlägset bäst inom dessa områden tätt följt av finans- och försäkringsbolagen. Anmärkningsvärt är att en bransch som media och reklam vars kärnverksamhet ligger så långt från lokalhyresmarknaden ändå anser sig ha så goda kunskaper inom detta område. Men ifall man inte anser sig vara tillräckligt bra på att förhandla hyreskontrakt så kan det vara bra och ta kontakt med en konsult som kan ta på sig ansvaret och sköta förhandlingarna med fastighetsägaren. Mest förekommande är det då företag ska nyteckna ett hyreskontrakt. Konsulten bistår oftast då företaget (beställaren) som projektledare och ser till att förhandlingarna går rätt till, samt att hela processen blir så kostnadseffektiv som möjligt. Även för fastighetsägaren så brukar det kännas bättre då man vet att företaget har anlitat en konsult till sin hjälp. Det beror på att man då kan prata ”samma språk” och därmed blir det ett noggrannare och seriösare jobb från start, samt att fastighetsägaren kan svara upp mot konsultens begär då det finns en professionell mottagare. 2.7
Kontraktet
När man förhandlar om ett hyreskontrakt så finns det vissa parametrar som är fundamentala och bör därför alltid finnas deklarerade. De parametrar hyresvärden vanligtvis brukar presentera i ett hyreskontrakt är: Hyra, kontraktstid, drift och underhållskostnader, skatt och moms, inbetalningstidpunkter, uppsägningstid, möjlighet till förlängning av kontrakt och eventuell hyreshöjning. Här nedan visas ett exempel på hur de vanligaste svenska kontrakt brukar definieras ner: Hyra Kontraktstid Inbetalningstidpunkter Uppsägningstid Möjlighet till förlängning efter kotraktidens slut Hyreshöjning
X SEK/KVM/ÅR 3-5 år kalenderkvartals /kalendermånads 9 månader Ja Årlig eller kvartalsvis indexering
13
Nedan redovisas mer komplicerade parametrar som tillkommer i ett hyresavtal. Dessa parametrar såsom drift och underhållskostnader, fastighetsskatt och moms utgör även de ett viktigt underlag för hyressättningen. 2.7.1
Driftkostnader och underhållskostnader
När man pratar om driftkostnad för en fastighet kan det i olika sammanhang verka lite luddigt. Men med driftkostnader anses kostnader såsom försäkringskostnader(lokal eller anläggning), uppvärmning, vatten och avlopp, soptömning, miljöavgifter och brandtillsyn samt kostnader för telefonabonnemang med mera. Eller, ”Åtgärder med ett förväntat intervall mindre än ett år vilka syftar till att upprätthålla funktionen hos ett förvaltningsobjekt”4 Vanligen sker en fördelning vilket innebär att hyresgästen betalar en viss andel av den totala driftkostnaden. Den del som tillfaller hyresgästen räknas fram genom att man tar hyresgästens lokalyta och delar sedan denna med fastighetens totala lokalyta. En annan stor utgiftspost för en fastighetsägare är underhållskostnaden för fastighetens lokaler. Det finns även här olika typer av ansvarsfördelningar mellan fastighetsägare och hyresgäst för underhållskostnaderna. Från en hyresgäst sida så är exempelvis alla inre reparationskostnader av den lokalen man förhyr, en kostnad som avgränsas till den privata lokaldelen som varje enskild hyresgäst förhyr. Däremot utgifter som underhållskostnader för allmänna platser i byggnaden som receptioner, hissar, sophämtning, trappstädning, snöröjning, sandning mm. ansvarar fastighetsägaren för. Fastighetsägaren ansvara även för alla de underhållskostnader som rör den externa delen av byggnaden som exempelvis underhåll av tak och fasader. Till sist så svarar fastighetsägaren även för fastighetens olika försäkringskostnader som är relaterade till fastighetens olika beståndsdelar. 2.7.2
Fastighetsskatt och moms
Fastighetsbeskattningen är en angelägen fråga, inte minst för fastighetsägare av kommersiella fastigheter. Även denna utgift delas upp mellan hyresgäst och fastighetsägare. Men i praktiken så går det till som så att fastighetsägaren betalar alltid själv in den totala fastighetsskatten som tillfaller hela fastigheten. Denna skattesats som tillfaller fastigheten räknas ut genom att Skatteverket debiterar fastighetsägaren 1 procent av taxeringsvärdet på fastigheten. I nästa steg så debiteras skatten från hyresgästerna i efterhand på pro-rata basis, det vill säga, man betalar en viss kvot av fastighetsskatten beroende på hur stor lokalarea av fastigheten man nyttjar i relation till den totala fastighetsarean. På samma sätt debiteras mervärdeskatten, VAT eller momsen som det heter på vardags svenska. Momsen är till skillnad mot hyra inget som hyresvärden kan tillgodogöra sig. Så väl som den egentliga hyran som förekommande tillägg, så betraktas däremot momsen alltid som hyra för hyresgästen och utgör kostnader i hyresgästens rörelse. Men det finns
4 www.lantm.lth.se/fileadmin/fastighetsvetenskap/utbildning/fastighetsekonomi/Inv_fast_SO.pdf
14
andra omständigheter, främst det rent hyresrättsliga, som talar för att moms inte utgör hyra enligt hyreslagen. Till sist så kan det nämnas att fastighetsägaren kan antingen vara skatteskyldig till moms (vanligast), eller i efterhand bli frivillig skatteskyldig till moms, efter beslut av skattemyndigheter. Syftet med reglerna om frivillig skatteskyldighet till moms syftar till att möjliggöra för fastighetsägaren att ta ut en lägre hyra. 2.7.3
Oförutsedda kostnader och hyrestillägg
”Skulle efter avtalets tecknande för avtal löpande på längre tid än tre år oförutsedda kostnader uppkomma för fastigheten såsom skatter, avgifter eller annan pålaga varom riksdag, regering, kommun eller myndighet kan komma att besluta, eller uppkommer andra oförutsedda kostnader som inte hyresvärden råder över, skall hyresgästen med verkan från inträdd kostnadsökning erlägga ersättning till hyresvärden med belopp som belöper på sin andel i fastigheten”.5 Men man måste återigen tillägga att i förlängningen så utgör varken moms eller fastighetsskatt hyra enligt hyreslagen 19 § och är därför heller inte något som hyresvärden kan tillgodogöra sig. En annan fråga som kan tyckas vara intressant är vilka kostnader som hyresgästen betalar till hyresvärden utöver bashyra ska ses som hyra? En hyresgäst som förhyr en lokal betalar vanligtvis bashyra, fastighetsskatt, moms, tillägg för kostnader som värme, vatten, el, VA samt tillägg för kostnader för drift- och underhåll av de gemensamma ytorna. Frågan är hur dessa tillägg borde vara utformade för att de ska vara giltiga? Troligtvis så måste det finnas en tillräckligt preciserad beräkningsgrund.6 Tillräckligt preciserad beräkningsgrund kan anses vara då hyresvärden gör en indexuppräckning av hyran som följer konsumentprisindex. Moms och fastighetsskatt debiteras däremot genom en procentandel, vilken beräknas genom att dividera hyresgästens hyra med den totala hyran från alla hyresgäster i byggnaden. Det som kan tyckas vara fel är att moms och fastighetsskatt som nämnt ovan inte utgör någon hyra eftersom hyresvärden inte kan tillgodoräkna sig de pengarna. Frågan är varför man samtidigt tillämpar samma beräkningssätt på andra typer av kostnader och tillägg som hyresgästen ska betala och hänföra till hyra. Dessa tillägg behandlas alltså på samma sätt trots att hyresvärden inte kan påverka avgifterna för moms och fastighetsskatt men kan påverka andra tillägg till hyran eftersom hyresvärden upphandlat med privata parter. Bilden nedan visar hyresgästens kostnader och speglar även problematiken med hyrestillägg:
5 6
www.fastighetsagarna.se/hyreskontrakt Anna Flodmark, Lovisa Skalin, (2005)
15
Hyra
Hyresvärden kan påverka!
- Bashyra -Tilläggskostnader (Förhandling med privata parter)
Undantagna avgifter
a
Hyresvärden kan inte påverka!
- Moms - Fastighetsskatt
Figur 2: Figuren visar problematiken med hyrestillägg. Källa: Flodmark och Skalin, (2007)
Det är viktigt att kunna visa hur de enskilda posterna är framtagna, så att hyresgästen också ska kunna räkna ut kostnaderna. Om man inte kan förklara beräkningsgrunden för varje enskild post, så skulle det kunna vara ogiltigt. Öyvind Freszals affärsjurist på Svensk Handel tror att många på hyresvärdssidan skulle protestera mot detta, men hänvisar till att det står i lagen att man ska använda sig av en beräkningsgrund.7 2.7.4
Andrahandsuthyrning, uppsägning av kontrakt och återställande av lokal
Som hyresgäst så har man även vissa begränsningar då det gäller nyttjandet av lokalen. Det kan exempelvis röra om att få tillstånd och hyra ut delar av lokalen i andra hand då man som hyresgäst kontrakterat för stora ytor och behöver dra ner sina lokalkostnader. Som hyresgäst så har man alltid en möjlighet att hyra ut i andrahand så länge man själv bedriver verksamhet i lokalen och så länge den nya verksamheten inte strider mot avtalet. Vidare så får andrahandsuthyrning eller överlåtelse av hyreskontrakt inte ske utan tillstånd från förvaltaren. Skall man hyra ut lokalen i andra hand är det viktigt att man som förstahandshyresgäst momsregistrerar sig som hyresvärd.8 En annan viktig punkt är själva uppsägningen av ett kontrakt. När har man egentligen rätt att säga upp ett kontrakt i förhand? Är det någon skillnad ifall det är hyresvärden eller hyresgästen som säger upp? Det man kan göra är att man för in en klausul i själva kontraktet som framför att man har rätt till uppsägning i förtid. Om det är hyresvärden som gör uppsägningen, måste skillnad göras för uppsägning till avflyttning eller för villkorsändring. Om uppsägningen avser avflyttning är det ett formkrav att hyresvärden anger varför hyresgästen inte får fortsätta att använda sin lokal. 7 8
Anna Flodmark, Lovisa Skalin, (2005) www.hyresgast.newsec.se
16
De vanligaste skälen är att fastigheten skall byggas om, att hyresvärden behöver lokalen själv eller att hyresgästen misskött sig i något avseende. Ingenting hindrar att hyresvärden i uppsägningen anger flera skäl till att hyresavtalet skall upphöra. Om uppsägningen avser omförhandling, till exempel om hyresvärden vill höja hyran, måste denna förändring av hyresvillkoren som den uppsägande parten önskar, framgå av själva uppsägningen. Men till skillnad från hyresvärden så får hyresgästen inte ange att han önskar att förändra sin förhyrda lokalyta eller heller åberopa hyressänkning i sitt uttalande. En sådan uppsägning från hyresgästens sida kan bara avse uppsägning för avflyttning med konsekvensen om skyldighet att avflytta utan ekonomiska krav. Vidare måste i uppsägningen finnas en formulering, som skall motsvara följande: ”Om Ni inte går med på att avflytta utan att få ersättning enligt 12 kap. 58b § jordabalken, har Ni att hos hyresnämnden begära medling inom 2 månader från det Ni fått del av denna uppsägning.” 9 Som hyresgäst så har man även ett ansvar att även återställa lokalen så att hyresvärden med enkelhet kan ta in en ny hyresgäst. Man kan säga att ”man skall lämna lokalen som man själv skulle vilja finna den”, ren och snygg med andra ord och inte minst användbar. Detta brukar i vissa fall medföra en del omkostnader för hyresgästen ifall lokalen blivit för nerslitet under kontraktstiden, eller ifall det gjorts vissa lokalanpassningar som tidigare införts för hyresgästen som nu måste återställas innan en ny hyresgäst kan flytta in. 2.8
Slutprogrammering
Många hyresgäster brukar ha svårt att ibland tolka juridiska överenskommelser såsom ett hyreskontrakt som innehåller många komplexa definitioner och beståndsdelar som kan misstolkas och ställa till problem. Det finns en allmän uppfattning hos konsulter om att hyresgäster ofta tror att de kan saker själva, mest vanligt är det bland mindre hyresgäster på grund av att de kanske inte har en fastighetsavdelning i företaget som är sakkunnig inom det här området. Det kan därför vara bra för hyresgäster som inte har så stor erfarenhet av tidigare flytt mm att ta kontakt med en expert så att man så tidigt som möjligt kan få tag i den information som man behöver. Helst innan kontraktet med hyresvärden är påskrivet. Varför kan man då fråga sig? Det kan exempelvis vara ifall hyresgästen i framtiden skulle behöva lägga till, lämna ifrån sig yta eller göra om i lokalens layout så bör dessa klausuler och tillägg definieras i kontraktet på ett sådant sätt så att det inte kan misstolkas. Man bör på grund av detta så tidigt som möjligt införa en eller flera klausuler i kontraktet som säger att man gentemot hyresvärden har rätt att göra dessa sena ändringar, utan att det leder till några tilläggskostnader ifrån hyresvärdens sida. Hyresvärden stämmer alltså efter kontraktskrivningen av det som kallas för slutprogrammeringen av lokalen tillsammans med hyresgästen. Observera återigen, att slutprogrammeringen kommer efter kontraktskrivningen och därför så bör möjligheterna till ändring i denna fas anges redan i kontraktet. Företagets verksamhet kan även förändras under tiden för förhandlingar, därför gör man rätt i att ha med dessa klausuler i kontraktet som ”backup”, så att totalkostnaden inte blir större än budgeterat på grund av att man inte garderat sig för sena ändringar. En studie visar att otydlighet kring beslut om vilka lösningsförslag som egentligen skall utgöra så kallade ”gällande handling” brukar leda till stress, och en ostrukturerad arbetsgång. En orsak till detta kan vara att kommunikationsvägarna är flera och att det därför finns många 9
www.dagenslokaler.se 2005/artiklar/2006-11
17
olika sätt att delge varandra information på, exempelvis då sändare och mottagare använder olika media.10 Det är alltså i slutprogrammeringen man bör se till att alla detaljer som berör lokalens projektering och byggnation stämmer överrens med kontraktet och dess kravspecifikationer. 2.9
Projektering och byggnation
Projektering och byggnation tar vid då kontraktet är skrivet och man stämt av alla detaljer i slutprogrameringsfasen.(se ovan) Det kan innebära allt från att koordinera nätverk, ställa i ordning lokalen med larm och lås till byggmöten. Byggmöten brukar hållas med en tidsintervall enligt överenskommelse, till exempel var tredje vecka, som sedan blir till varannan vecka och slutligen en till två gånger per vecka, då man börjar närma sig slutfasen. Byggmöten skall även följa en i förväg uppgjord dagordning. I Projektering och byggnationsfasen, eller Project Management som det även kallas, innehåller även utveckling av en projektplan, definierade projektmål och syfte, specificerade aktiviteter och hur målen skall kunna uppnås, vilka resurser som är nödvändiga och associerade budgetar och tidsramar för färdigställande av målet. Project Management innebär också implementering av projektplanen tillsammans med verktyg för att kunna behålla kontrollen på de olika parametrar som är viktiga för att nå målen inom tidsramen samt kostnader. Project Management följer ofta några huvudfaser. Dessa faser kan vara förstudie, projektplanering, implementering, utvärdering och support/underhåll (benämningen på dessa faser varierar mellan olika projekt). 11 2.10
Tillträde och överlämnandet av färdig lokal
När ett företag bestämt sig för ett datum då man kommer flytta in i den nya lokalen, så brukar man försöka tima så att det sker under en helg. En lokal som är nästa klar för inflytt tar inte mer än en hel helg att färdigställa. Med tanke på hur känsligt det kan vara att ha sitt IT-system nerlagt, så är en helg mest passande. Bästa dagen för flytt är en fredag då alla medarbetare kan bedes lämna kontoret vid lunch och komma tillbaka till det nya kontoret på måndag då kontoret uppmöblerat. 12
10
Örjan Wikforss, (2006) www.qbis.se 12 Göran Johansson, (2007) 11
18
3.
Konsulten
3.1
Inledning
Konsulten som ett verktyg vid en hyresförhandling har tidigare nämnts i texten. Samarbetet mellan företag och konsulter har ökat företagens medvetenhet och förståelse för hela processen, som i sin tur lett till att företag allt oftare börjat efterfråga helhetslösningar. Men många företag känner fortfarande inte till konsulttjänster som exempelvis Tenant Representation. Vanligast är det bland mindre företag som för det mesta kontaktar en mäklare framför en TR-konsult eftersom de har relativt lite kunskap om vad TR är och att det finns. Intresseväckande av den orsaken för detta examensarbete, är att urskilja de företag som har fått hjälp av en konsult vid exempelvis en hyresförhandling, med dem som inte har haft med en rådgivande konsult när de tagit sig an sina lokalfrågor. Har man gått miste om något och i så fall vad? Misstag som gjorts i kontraktsförhandlingen dyker oftast upp i efterhand och upptäcks därför inte till en början. 3.2
Konsulters allmänna roller
Konsultens främsta roll i detta sammanhang är att bland annat agera rådgivare på frågor som rör lokalsökning, nyteckning eller omförhandling av hyreskontrakt. Omförhandling och lokalsökning hänger oftast samman. Detta är på grund av att man då kan passa på att erbjuda kunden(hyresgästen) flera alternativa lokaler och därmed skapa ett bättre förhandlingsläge gentemot hyresvärden vid en omförhandling. Konsulten söker därför oftast samtidigt upp minst två alternativa lokaler till hyresgästen som han eventuellt ska kunna flytta till. Som konsult så måste man även ha förmågan att sätta sig in i kundens verksamhet för att på så sätt kunna relatera till det lokalbehov som företagets verksamhet önskar att få tillfredställd. Men även för fastighetsägare så kommer TR-konsulten att bli ”matnyttig”. Hyresgäster som ibland har svårt att definiera deras verkliga problem, har även svårt att komma fram till en väl underbyggt resonemang angående deras lokalsituation. Därför så fungerar konsulten även som ”språkrör” för hyresgästen och kan därmed föra en mer professionell dialog med fastighetsägaren vilket brukar underlätta för bägge parter. Men det blir även tuffare för fastighetsägaren att avtala med en motpart vars intresse ligger i att förhandla fram ett så fördelaktigt avtal som möjligt för hyresgästen. Indirekt så kan man tro att fastighetsägare ser TR-konsulter som konkurrenter. Men i själva verket så finns det en ömsesidig uppfattning mellan konsulter och fastighetsägare att hela processen löper snabbare ifall man får prata med en professionell motpart. Dock finns det en mer komplicerad dimension då konsulten ska företräda en utländsk investerare. Delvis beror det på att konsulten inte har den direkta kontaktytan med ägaren utan måste gå via en förvaltare där konsulten inte känner till deras samarbete. Generellt kan man tycka att det bästa och enklaste vore om hyresgäst och hyresvärd skulle kunna sköta förhandlingen själva men det är här som problemen uppkommer.13 Fastighetsfrågor och förhandlingar är en fastighetsägares ”vardagsmat”, men inte för alla hyresgästen. Problemet är fortfarande den sneda kunskapsbalansen mellan hyresgäster och fastighetsägare.
13
Kristoffer Ultenius, (2007)
19
D. Hay Project Oversight
Tenant Representation Department Project Support
L. Ohlsson Project Lead
Research Department Project Support
Capital Market Department Project Support
Bild: Projektteam och dess uppbyggnad. Källa: Jones lang Lasalle Sverige
Bilden ovan visar hur ett projektteam kan vara uppbyggt då man exempelvis ska biträda en kund, samt vilka roller som de inblandade konsulterna kan ha i ett sådant projekt. Vanligast är att man bistår företaget med minst två personer som tar på sig ansvaret att leda projektet(se bild). Dessa personer har till uppgift att jobba så nära kunden som möjligt och sätta sig in i dennes produkt/tjänst för att förstå hur det är relaterat till den lokal som de behöver använda för att bäst kunna utföra sin verksamhet.14 Vid sin sida har projektledarna flera stödgrupper som bistår de med information om exempelvis marknadsläget och prognoser genom researcharbete. En annan uppgift kan exempelvis vara att avlasta projektledarna i vissa frågor som inte har en direkt koppling till kundens kärnverksamhet, men har stor betydelse för projektets professionella utgång. Konsulternas främsta mål är att nu och i framtiden, försöka få kunden och förstå att när man går in i den här typen av process, bör det inte bara titta på hyra per kvadratmeter och år, utan på det totala kontraktsvärdet, det vill säga, vad det egentligen är som skrivs under.15 3.3
Förfrågningsunderlag och kostnadsökningar
En förfrågan är ofta det officiella startskottet till en upphandlingsprocess, där syftet är att få in en offert som till sist kan leda till ett avtal. Innan ett förfrågningsunderlag skickas ut är det mycket viktigt att göra ett bra förarbete som exempelvis innebär att man tar reda på all bakgrundsfakta samt gör analyser som speglar företagets aktuella lokalsituation. Tyvärr så finns ett utbrett problem i de flesta branscher som innebär att man är dålig på att delge väsentlig information när en förfrågan skickas ut till fastighetsägare eller leverantörer. En allmän uppfattning bland konsulter är att förfrågningsunderlag som anses vara bristfälliga brukar leda till utdragna upphandlingsprocesser, ökad totalkostnad och inte minst dåliga resultat. Några av de orsaker till att företag anses har svårt att utforma fullständiga förfrågningar, är att de för det mesta besitter en svag marknadskännedom, lite eller fel information om hyresnivåer och ofullständiga kunskaper kring legala frågor som påverkar kontraktets utformning och flexibilitet. 14 15
Kristoffer Ultenius, (2007) Kristoffer Ultenius, (2007)
20
Figur 3: Figuren visar att påverkningsmöjlighetern i ett projekt är störst i början. Källa: Adamek och Bergenstråle(2004)
Figuren ovan visar hur stora påverkningsmöjligheterna man har och hur kostnadsutvecklingen påverkas av tiden. Störst chans att påverka den totala kostnaden för ett projekt har man precis i början. Så ifall man behöver anlitar en expert som exempelvis en konsult, så bör man göra det i så tidigt skede som möjligt. Frågan är, hur man på bästa möjliga sätt kan utforma en så komplett förfrågan som möjligt? Det borde handla om att först och främst samla information om de olika leverantörerna. Men hur bör man gå till väga då, om man inte vet vad man behöver eller vad man egentligen vill ha? Denna fråga ställdes till ett antal konsulter som jobbat med olika sorters upphandlingar under många år, och sammanfattningsvis så kom man fram till att man bör försöka be flera leverantörer och säljare att komma in på företaget för ett säljarmöte. På mötet kan man sedan förklara hur man tänkt sig att projektet skall genomföras, men man bör även förklara att man inte är helt säker på exakt vad man vill ha. Fråga konsulter/säljare om idéer, förslag och möjliga lösningar till problemet. De flesta konsulter/säljare är villiga att lägga ner ett par timmar för att hjälpa till. Men skall försöka göra det informellt, och inte lova något. Det är viktigt att man även är öppen och ärlig. Det är också viktigt att man tar sig tid att läsa handels tidskrifter, delta i konferenser, och lära sig så mycket som mycket som möjligt om olika ämnen med anknytning till projektet. Alltså, vad är det då som kännetecknar ett fullständigt förfrågningsunderlag? Vad bör den innehålla? Enligt den årliga utmärkelsen ” årets bästa förfrågningsunderlag” som delas ut av SKL, har man använt sig av följande bedömningsgrunder: 1. Förfrågningsunderlagets struktur: Går det snabbt och lätt att orientera sig i förfrågningsunderlaget? 2. Uppdragsbeskrivningen: Finns det en överskådlig beskrivning av syfte, förutsättningar och omfattning av upphandlingen? 3. Krav på anbudsgivaren: Finns det tydliga och relevanta krav på anbudsgivaren? 4. Kravspecifikation: Finns det tydliga och relevanta krav och önskemål/kriterier på tjänsten och är dessa kalkylerbara för anbudsgivaren? 5. Utvärdering av anbudet: Finns det en tydligt beskriven och förutsägbar metod för utvärderingar som omfattar angivna kriterier? 6. Uppföljning av entreprenaden: Finns det en struktur för hur entreprenaden ska följas upp och utvärderas under kontraktstiden? 21
Således så har man konstaterat att det finns ett stort behov av duktiga upphandlare och ekvationen kanske kan lösas till en viss punkt, men för att lösa den helt så krävs det både erfarenhet och kunskap. 3.3.1
Oförutsedda kostnader, ÄTA - kostnader
Med oförutsedda kostnadsökningar avses i detta examensarbete kostnadsökningar som företag inte kunnat förutse, och som troligtvis uppstått på grund utav dåligt förarbete under behovsprocessen och anbudsprocessen, och på grund utav att man haft otillräckligt detaljerade kravspecifikationer. Dessa ”oförutsedda” kostnader visar sig oftast inte förrän efter kontraktsskrivningstidpunkten och kan därför leda till att den totala kostnaden för den färdiga produkten, blir större än den faktiska kostnaden vid kontraktskrivningstidpunkten. Hyreskontrakt
Slutprogrammering
Projektering
Byggnation
Tillträde
Tid
ÄTA Kostnader
Total kostnad Budgeterad totalkostnad
Figur 4: Figuren visar vad man menar med att de sker en eskalering av ÄTOR ju närmare tillträdes datumet man kommer.
Med oförutsedda kostnadsökningar avses följaktligen inte kostnadsökningar som företaget inte beaktade i sin budget, men som borde ha analyserats bättre exempelvis genom en riskanalys, eftersom de kunde ha förutsetts vid tillfället för budgetbeslutet. Risken att ett företag skall drabbas av oförutsedda kostnadsökningar kan variera beroende på i vilken bransch man befinner sig i. Man kan dra slutsatsen att olika företag är olika exponerade för risken att drabbas av oförutsedda kostnader, eftersom olika verksamheter med olika erfarenhet av lokalfrågor medför att korrekt bedömning av kostnadsutvecklingen kan variera. I vissa verksamheter är förutsättningarna mer stabila, i andra är de mer osäkra. Givetvis betyder dessa skillnader att frågan om risken för oförutsedda kostnadsökningar måste värderas olika i olika branscher. ”Största risken vid fastställande av riktkostnaden är vanligtvis beställaren. Att fastställa slutlig riktkostnad är inte det stora problemet. Den stora frågan och jätterisken är att beställaren inte vet vad han vill ha initialt och allt för ofta förutsätter han även att entreprenören ska klara av otydlighet och tankeläsning” Problemet är att om entreprenören lägger in oförutsedda kostnader och riskpremier i budgeten vid starten är risken stor att han åker ut. Å andra sidan, om han inte gör det så får han kritik på grund av att han inte varit tillräckligt förutseende.16 ÄTA står för, ändrings- och tilläggsarbeten och uppkommer under hela byggskedet och ibland även efter att företaget flyttat in i lokalerna. Detta kan exempelvis bero på att man inte 16
Anders Drugge, (2007)
22
förutsett hur lokalen fungerar då man utsätter den för max belastning och dimensioneringen för exempelvis ventilation i lokalen, inte räcker till för att åstadkomma en god arbetsmiljö. Andra faktorer som kan bli ÄTA-kostnader: • • • • • • • • • • •
Spårning i golv (ska man spåra för el till konferensrum etc.) Förändring av belysning (tänk till innan avtalet skrivs och boka in en belysningskonsult, värt pengarna) Färg på eluttag (välj inte vita ifall du har mörka dörrar och dörrpartier) Kostnaden för extra uttag dyker gärna upp på ÄTA listan. Tänk igenom hur många uttag som behövs innan avtalet skrivs. Extra kyleffekter ( exempel: 4 gånger en normal arbetsplats (vid många kraftfulla datorer)) Målning (Många extra kostnader för val av andra färger än den vita som brukar vara standard, se till att få med i avtalet att man får välja fritt vilken kulör som önskas) Konferensrummen - Specialbelysning Extra pentry (Tänk noga igenom hur många pentryn som kommer att behövas) Kanalisation för olika säkerhetsutrustning Hjälp med montering av möbler etc.
Otillräcklig planering leder många gånger till ändringar under byggnationens gång och är en central orsak till varför tilläggskostnader uppkommer. Byggbranschen anses vara väldigt tvistebenägen jämfört med andra branscher. Ständiga diskussioner om ÄTOR påverkar samarbetsklimatet och i slutändan även kvaliteten på projektet. 3.4
Att avtala med en konsult
Utformningen av ett kontrakt mellan konsult och hyresgäst kan variera från fall till fall beroende på vilket företag det är som har anlitat konsulten, eller rättare sagt, vem det är som är uppdragsgivaren. Men det som oftast utgör kontraktsutformningens variation är vilken bransch företagen tillhör. Konsultfirmor använder sig därför av olika sorters upplägg då man skall sluta ett avtal. Dessa avtal är sådana som de själva anser vara tillräckligt betjänande som kontrakt beroende av vem uppdragsgivaren är. Tillsammans med avtalet utfylls kontraktet sedan med bilagor som utgör en förlängning av ”standardavtalet” och innehåller mer detaljerad information. Ett exempel på vad ett avtal mellan en konsult och ett företag kan innehålla (ej bilaga) är det som konsultfirman Jones Lang LaSalle använt sig av vid ett avtal med ett företag. Nedanstående information är tagen ifrån ett ”verkligt case” där just Jones Lang LaSalle agerat rådgivare vid en nyteckning av ett hyresavtal. Företaget som vi kommer att kalla för ”X” hade sitt kontor på Stureplan och var i behov av en ny lokal. Alla projektet har ett namn. I det här fallet kallar vi det för ”Stockholm relocation projekt” (vilket även var det riktiga namnet på just detta projekt). I kontraktets inledande del så finner man en kort beskrivning om bakgrunden till själva projektet/uppdraget. I det här fallet var det 23
företaget ”X” som var i behov av en ny större kontorslokal. ”X” hade bestämt sig för att säga upp sitt avtal med hyresvärd ”Y” för att sedan flytta till en annan lokal och anlitade därför konsultfirman som rådgivare. Konsulten skulle även vara rådgivare vid framtida nyteckning av hyreskontrakt. I kontraktet mellan konsulten och företaget så beskrivs även målet/syftet med projektet. I just det här fallet, så fanns det tre huvudmål för konsultfirman: • • •
Att assistera företaget ”X” genom att göra en kvalifisierad lokalsökning åt dem Att assistera företaget ”X” genom att hjälpa till och selektera potentiella objekt samt vara med i förhandlingarna på ”X” vägnar Att assistera företaget ”X” med projektstyrning i relation till flytt, samt avslut av kontrakt med tidigare fastighetsägare.
Som ovan nämnt så finner man endast primär information i den första delen av kontraktet. All annan information kommer att finnas tillgänglig i den andra mer detaljerade bifogade delen av kontraktet. Vidare i kontraktet så spaltar konsulten upp vilka uppdragets milstolpar kommer att vara samt uppdragets omfattning. Detta görs vanligtvis punktvis och innehåller information om vilka uppgifter konsulten har i samband med uppdraget. Det kan röra sig om allt mellan 10 till 30 punkter som fungerar som riktmärken för konsultens uppdrag. I kontraktet deklarerades dessa punkter på följande sätt: •
•
• • • • • • • • • • • •
Förberedelse av detaljerad projekt schema (GANT-schema) som bör innehålla information om tidsramar, deadlines med mera. Vilka ansvarsområden som bör delas ut, vilka roller olika huvudpersoner har, definiera s k key drivers för projektet med mera. Samtala med arkitekter och planera potentiella planlösningar med hänsyn till nya lokalens framtida layout. Vidare analyseras även de ekonomiska förutsättningarna för diverse investeringar samt hur de skall finansieras (avskrivning, hyra o s v.). Förmedla kontinuerlig information om regionala marknaden och den lokala marknaden genom hela processen. Arrangera besök hos potentiella fastighetsägare som kan vara av intresse för kunden. Upprätta en Cash flow analys inklusive alla omkostnader som tillkommer vid flytt. Förmedla en s.k. ”short-list” med cirka 2-3 slutgiltiga objekt som man sedan besöker Upprätta ett förfrågningsunderlag som sedan skall förmedlas ut till potentiella fastighetsägare Representera företaget ”X” vid kommande förhandlingar Avsluta och stäm av huvudfrågor i kontraktsförhandlingar med inblandade parter Koordinera företagens godkännande process Avsluta förhandlingarna Gör en översyn av existerande värden s.k. Due Diligence och koordinera själva kontraktskrivningen Assistera företaget ”X” med att anlita flyttföretag Etc .
24
Ungefär så här ser den inledande och grundläggande delen av ett kontrakt ut. Längre ner finner man hur tjänsterna ska ersätts av företaget till konsulten och vilka villkor som gäller då. Hur arvoderingen till konsulten skall erläggas är därför nästa punkt i kontraktet. 3.4.1
Arvoderinsmodellen
Alla konsulter som jobbar inom fastighetsrådgivning är beroende av en arvoderingsmodell som kallas för ”success fee”. Denna fungerar som en ”morot” för konsulter och innebär kort och gott att, desto större besparingar man lyckas åstadkomma för kunden, ju större blir arvodet. I det här fallet så delade man upp arvoderingsmodellen i två delar: 1. Ett fast arvode på x tusen kronor 2. En rörlig del på 15 procent av de 12 första månadernas hyra, minus det fasta beloppet ovan (1) på x tusentals kronor. Årshyran antas vara endast bashyra, det vill säga exklusive fastighetsskatt, moms och andra tillägg. Vidare i kontraktet finner man en överenskommelse mellan företaget och konsulten som hänvisar till ifall företaget säger upp kontraktet med konsulten i förtid, eller av någon anledning gör så att uppdraget blir försenat och överskrider en längre period än tolv månader på grund av företagets uppsägning eller försummelse, så ska en viss procentsats av arvodet ändå utgå. Denna överenskommelse innebär att konsulten har rätt till en viss procentsats av det fasta arvodet(1) och det rörliga arvodet(2), även fast uppdraget inte fullföljs. Allt detta i relation till hur lång man har hunnit komma i processen. Se exempel nedan. Marknadsanalys och shortlist Utskick av förfrågninsunderlag Avstämmning av huvudfrågor Slutförhandling
20% av det totala arvodet 30% av det totala arvodet 40% av det totala arvodet 50% av det totala arvodet
Alltså, de procentsatser som presenteras ovan speglar hur lång fram man egentligen hunnit i processen, men ersättningsmodellen gäller endast upp till 50 % av den förutsatta transaktionskostnaden. Vidare i kontraktet så finner information angående betalningstidpunkt för erläggning av arvodet, samt utrymme för signering av kontraktet. Som ovan nämnt så är det här en väldigt enkel del av kontraktsutformningen, och så här ser de flesta kontrakt ut. För mer detaljerad information om exempelvis vilka klausuler som ingår i avtalet angående, ansvarsskyldighet gentemot tredje man, skadeståndsskyldighet, betalningsskyldighet, andra förpliktelser med mera, så uppkommer det i den bifogade delen i kontraktet exempelvis, Bilaga 1. Den andra bilagan, (Bilaga 2), bör innehålla kontaktuppgifter på de personer som är inblandade i projektet och som även har huvudansvar för projektets fullbordan, både från företag samt konsult sidan.
25
3.5
Samarbetsproblem
Hur gör egentligen konsulten för att få en insikt i hur kundens(hyresgästens) verksamhet fungerar? Vanligast är att konsulten själv gör en research om kundens verksamhet samt den marknad som de befinner sig på. Ett annat tillvägagångssätt för konsulten att samla information om företagets verksamhet, är att genomföra en s.k. referensintervju. Men en allmän uppfattning bland konsulter är att företag ibland har svårt att sätta fingret på vad de egentligen efterfrågar, samt att de oftast ändrar sin uppfattning under processens gång. Problemet tycks vara att företag oftast har bristfälliga förfrågningsunderlag och har därmed svårt att utrycka sig och bli förstådda. Samarbetsproblem mellan företag och konsulter, kan å andra sidan uppstå på grund utav att exempelvis konsulten inte är tillräckligt lyhörd mot kunden, och bara utgår ifrån sina egna modeller eller arbetssätt. Konsulterna menar att det är olika kunders behov som skall tillfredsställas och att man därför inte ska försöka och generalisera och säga att man kör exakt samma process på alla företag. Vidare så påstår vissa konsulter att det i slutändan alltid är företaget(kunden) som har rätt att ta det slutgiltiga beslutet. Konsulten kan därmed bara säga att ni borde göra så här, men ifall ni vill göra på ett annorlunda sätt så är det upp till er. Vissa företag, är av uppfattningen av att även överlämningen mellan konsult och underkonsult i projekteringsfasen är otillräckligt tydligt för företaget/kunden, och att det leder till kostnadsökningar. Många konsulter brukar hålla med om att detta är ett faktiskt problem, men tycker samtidigt att det borde finnas bättre informationskanaler mellan konsulter, företag samt underentreprenörer. Det bästa vore ifall duktiga konsulter kan erbjuda företag helhetslösningar där man kan sköta hela processen, från behovsanalysen, via kontraktsskrivningen och vidare till projekt management fasen på egen hand. Detta skulle troligtvis leda till att man kan undvika vissa fördröjningar samt kommunikationsproblem mellan företaget, konsulten och alla underkonsulter. Till sist så kan man fråga sig hur uppföljningarna bör skötas, och hur viktigt det är att man går hela vägen med att utvärdera ett slutfört projekt? Har ett projekt gått bra och inga större problem har uppstått, så är det vanligt att ett projekt formellt avslutas i direkt anslutning till att en slutrapport föreligger. Konsulter speciellt borde bli mycket bättre på att följa upp ett projekt på grund utav att man då har en möjlighet att knyta mer långsiktiga relationer med sina kunder. Utvärderingen har i vissa fall endast gjorts genom att man skickat ut blanketter till företag och sedan fått tillbaks en blankett med ett par lite halvseriösa svar. Konsulterna borde höja sig ett snäpp och exempelvis följa upp genom att bjuda kunden på lunch efter ett avslutat projekt för att på ett mer naturligt sätt kunna utvärdera projektet tillsammans med två eller tre representanter från deras sida. Konsulternas mervärde i detta sammanhang blir att kunden alltid, oavsett projekt fungerar som en budbärare. Av just denna anledning så är det en god ide att avsluta ett projekt med en seriös utvärdering, och som i framtiden kan med större sannolikhet komma att skapa nya affärsmöjligheter.
26
4.
Resultat från intervjuer
4.1 Inledning I detta kapitel sammanställs material och information från intervjuerna. Kapitlet inleds med författarens reflektioner från intervjuerna. Därefter följer en sammanfattning av svaren på frågorna. 4.2
Författarens reflektioner av intervjuerna
Att seriositeten och kunskapen då man ska genomföra en verksamhetsförändring skiljer sig åt mellan olika företag i olika branscher är det ingen tvekan om. Företag har ofta försökt att genomföra ett projekt med en stor skopa tidsoptimism, men fått ångra det i efterhand på grund ut av alla fel som uppstått då det gått för fort. Det har framkommit i denna studie att även visionen för ett projekt kommuniceras dåligt, eller ibland inte alls mellan den interna organisationen och den externa kompetensen såsom arkitekter, byggherrar och konsulter. Det har även framkommit att det finns stort ett behov bland annat ifrån konsulter, att fastighetsägare, måste bli tydligare med att redovisa de tilläggskostnader som ingår i kontrakten, samt de beräkningsgrunder som man har använt sig av då man tagit fram dessa kostnader. Det är inte endast hur fastighetsägaren har definierat dessa kostnader som är problemet, utan även hyresgästen brister i kravspecifikationen. Man brukar säga att ”som man frågar får man svar”, vilket kan tyckas vara en prestation som ligger på hyresgästernas sida att upprätta en detaljerad kravspecifikation innehållande hårda och mjuka krav/önskemål ur ett verksamhets- och medarbetarperspektiv. På vems sida ligger ansvaret att rätt gränsdragningslista för de kostnader som uppstår efter kontraktskrivningen finns definierade i kontrakten? Författarens uppfattning är den att de kostnader som uppstår för en hyresgäst i samband med kontraktskrivning oftast är självförvållat, medan fastighetsägaren oftast presenterar en offert innehållande hyreskostnad och skatt, avtalstid, hyresgästanpassning men ingen ordentlig gränsdragningslista. 4.3
Sammanställning av intervjumaterialet
F1: Finns en fastighetsavdelning eller motsvarande? Fyrtio procent av de intervjuade företagen kunde meddela att de inte hade någon verksamhet inom företaget som bara hade hand om de frågor som rör deras lokaler.
60 % ja 40 % Nej
Figur 5: Andelen intervjuade företag som har egen fastighetsavdelning
Bland de företag som inte har någon fastighetsavdelning, använder man sig istället av någon utvald representant vars uppgift blir att ta hand om FM-relaterade arbetsuppgifter och frågor. Hyresvärden brukar då i vanliga fall ta på sig ansvaret för att sköta den tekniska delen som rör fastigheten och lokaler såsom luftventilation, värme, kyla med mera.
27
Då man ska genomföra ett projekt, och det inte finns någon intern fastighetsavdelning, så är det vanligt att företag istället tillsätter en intern projektgrupp uppdelad i olika kompetensblock. Den kompetens som finns i företaget kopplas sedan ihop med extern kompetens, exempelvis med konsulter inom IT, arkitekter, design med mera. Och andra sidan, för det företag som har en fastighetsavdelning så kan deras lokalförsörjningsfrågor styras antingen lokalt eller centralt. Ifall ett företag har en centralstyrd organisation, så brukar även varje enskilt kontor i en ort har sin egen kontorschef eller upphandlingschef som sedan rapporterar upp till HR-direktören. F2: Hur rapporterar fastighetsavdelningen eller motsvarande till ledningen? På denna fråga så har nästan alla företag svarat likadant, och kan därför sammanfattningsvis, beskrivas på följande sätt:” Alla beslut som ska fattas i ett projekt bör först gå via ledningen”. Oftast är det då HR-chefen eller projektledaren som rapporterar eventuella förslag eller ändringar uppåt i företaget. Ledningens uppgift är att bland annat definiera det budskap som företaget vill ge till sina kunder. Vid en verksamhetsförändring så väger deras åsikter därför väldigt tungt då man exempelvis ska bestämma hur kontorets utformning ska se ut för att ge rätt budskap till kunder och andra som besöker deras kontor. Projektledare är å andra sidan eniga om att ledningen eller andra starka personer, oftast lägger sig i projektet och vill ändra på beslut som man redan tagit, vilket i sin tur leder till att listan för ändring och tilläggskostnaders bara blir längre. F3: Vilket var Ert motiv till förändring/flytt? Här nedan presenteras de tre mest representativa motiven: 1. Hyreskontraktet löper ut 2. Verksamhetsförändring 3. Marknaden förändras Av de tillfrågade så svarade konstigt nog alla att anledningen till flytt var på grund utav att det fanns ett behov av en verksamhetsförändring. Vidare så styrdes verksamhetsförändringen av att man antingen hade ”växt ur” sina gamla lokaler eller tvärtom att ”kostymen blivit för stor” då exempelvis en viss del av verksamheten flyttades till en annan ort. Bland de intervjuade företagen så fanns det självklart andra faktorer som gjorde att man tog beslutet. Ett företag konstaterade att lokalerna blivit omoderna, och man ville därför skapa en ny image för kunder och andra som skulle vistas i lokalerna. Samma företag ansåg att funktionaliteten i deras gamla lokaler var en avgörande faktor för en lokaländring. Ett annat företag ville efter beslut ifrån VD:n försöka markera något nytt. Genom att flytta sitt kontor till ett mer centralt läge, kunde företaget skapa ett bättre flöde i relation till exempelvis kunder och leverantörer. I deras gamla lokaler fanns heller inte möjligheten att jobba i så kallade kontorslandskap, vilket ansågs vara en mer praktisk lösning då man jobbar inom media. Men på grund utav att lokalens konstruktion så tilläts det inte att man rev ner ett par väggar. Detta är ett vanligt fenomen bland sekelskiftsbyggnader som vanligtvis har många stora och bärande väggar som är svåra att flytta på. Oftast handlar det om att företag vill ha flexibilitet och funktionalitet i lokalerna. Flexibiliteten tillåter företaget att expandera eller minska sina lokalytor vid behov, och skapar en trivsammare arbetsmiljö. De två andra benämnda faktorerna, att hyreskontraktet löper ut, eller att marknaden för kontorslokaler vänder, är två skäl för förändring, men som ett företag primärt inte kan påverka.
28
F4: Hur låg det i tid med Ert förra kontrakt? Den här frågan ställdes för att få en uppfattning om det fanns något samband mellan löptiden på det gamla kontraktet och när man väljer att skriva på det nya kontraktet. Det är också intressant att veta hur företag löser vissa kollisioner som kan uppstå mellan olika kontraktsperioder i mellan två olika avtal. Bland de intervjuade så fanns det exempelvis ett företag som lämnade sina gamla lokaler med 1,5 år kvar på kontraktet, vilket ledde till att de fick betala dubbla hyror under en viss period. Ett annat företag har fått betala av årshyran med fem år kvar på kontraktet. Anledningarna till varför det blir på det här viset är många. Men oftast är det för att det inte finns tid och vänta ut det gamla kontraktet då en verksamhetsförändring måste ske så fort som möjligt. En annan anledning till denna tidspress är att när det inte finns tillräckligt med ”bra” lokaler kvar på marknaden, exempelvis under en högkonjunktur, då fastighetsmarknaden för kommersiella lokaler och fastighetsägare kan dra nytta av den ökade efterfrågan på kontorslokaler, så blir det oftast först till kvarn som får skriva på ett kontrakt. Detta bidrar då i sin tur att företag känner sig stressade och tvingas skriva på ett kontrakt innan deras gamla kontrakt löpt ut. Samtliga tillfrågade är eniga om att för att kunna genomföra ett lyckad flytt, så ska tidsplanen vara väl tilltagen och på ett tidigt stadium vara nedbruten i delmål och aktiviteter. Man skall heller inte glömma bort trögheten i företagens beslutsvägar, det kan vara en riktig tidstjuv, menar en av de intervjuade representanterna. F5: Hur såg er projektgrupp ut, vem/vilka fick ta på sig ansvaret a) att genomföra en behovsanalys b) att hitta lokal c) ställa upp kravspecifikationer d) förhandla och skriva kontrakt? Samtliga tillfrågade hade alla på olika men ändå ganska så lika tillvägagångssätt lyckats genomföra ”processen” för en organisationsförändring. Det är just planeringen och hur man genomför ett projekt som är avgörande för hur mycket den budgeterade kostnaden i slutändan kommer att skilja sig ifrån den totala kostnaden. 100%
Figur 6: Andelen företag som haft experthjälp i olika delar av projekten.
80% 60%
Ja
40%
Nej
20% 0% Behovsanalys
Lokalsökning
Kontrakskrivning
Projektering & Byggnation
Ifall man ska utgå ifrån skolexemplet, så bör ett projekt oavsett om man genomför den i egen regi, eller med experthjälp, innehålla dessa fem olika huvudfaser: 1. Behovsprocess 2. Sökprocess 3. Anbudsprocess/Förhandlingsprocess 4. Ombyggnationsprocess/Förändringsprocess 5. Utvärdering Om man tittar på den totala kostnaden under utvärderingen så kan man se att det finns en direkt koppling av vissa kostnader, till en av dessa faser.
29
Vad är det då som skiljer ett lyckat projekt ifrån ett mindre lyckad sådan(ur en ekonomisk synvinkel)? Ett företag hade till sin hjälp anlita en konsultfirma, så kallad hyresgästs representant. De fanns med från dag ett, och hjälpte företaget med allt från behovsanalys, lokalsökning och förfrågningsunderlag till att sitta med i förhandlingarna med fastighetsägare. Konsultfirmans experter hade kopplats ihop med företagets interna projektgrupp och de olika kompetensblocken jobbade ihop med motsvarande kompetens från konsulternas sida. Konsultfirman hjälpte även företaget att hitta ett byggföretag samt arkitekter som skulle vara med och bygga det nya kontoret. Hela processen från behovsanalys till inflytt tog cirka ett år. Från behovsanalys tills att man hittat en lokal så tog det däremot 8 månader. Sen hade man cirka 4 månader kvar, från och med att man skrivit på kontraktet fram till inflytt på sig att projektera och bygga i lokalen. Men frågan är hur stora besparingar man kan åstadkomma då man väljer och ta in en konsult som kör hela processen, istället för att driva hela projektet själv? Conny Davidsson på CSN menar att ”vi på CSN är duktiga på studiestödsfrågor men inte på lokalbeskrivning”. Ett sånt här projekt kan utföras av såna som har ganska så god kunskap om upphandlingar och lokalfrågor, men man kan aldrig mätas sig med experter som har fastighet och lokalfrågor som deras kärnverksamhet. Vidare så poängterar han även vikten av att kunna ta in exempelvis en konsult i så tidigt skede som möjligt så att de redan då kan komma med bra förslag. I annat fall så brukar experternas uppgift bli att reparera de misstag som uppstått i projektens tidiga skeden, menar Conny Davidsson. I ett annat företag så ansåg man att det inte var nödvändigt att ta in någon experthjälp. Istället så tog företagets VD på sig ansvaret för att göra behovsanalysen samt lokalsökningen på egen hand. Detta är vanligare bland större företag som har egen fastighetsavdelning än bland de mindre företag som oftast efterfrågar helhetslösningar ifrån konsulter. Förhandlingen med den nya hyresvärden samt kontraktskrivningen leddes också av VD:n , men i den här fasen så hade han även företagets fastighetsdirektör vid sin sida. Efter kontraktskrivningen så kopplades arkitekter, byggentreprenörer samt någon IT-konsult in. Men överlag så var det ledningen själva som ansvarade för hela processen. Båda företagen kunde avslutningsvis påstå att projekten faktiskt slutat väldigt bra och att det lyckligtvis inte uppkommit några kostnadsökningar i relation till budget. Så frågan är ifall ett företag som har duktiga projektledare som kan styra och ställa krav på leverantörer och fastighetsägare med hjärnhand löper mindre risk att råka ut för oförutsedda kostnadsökningar? Annars så tror jag att företag som inte har den kompetensen kan göra stora besparingar på att anlita en expert som kan leda dem genom ett projekt. F6: Hur såg Er budgetplanering ut för lokalkostnader? Vilka var de tunga kostnadsposterna? Samtliga intervjuade svarade att man endast gjort en ganska så grov budget planering. Anledningarna till att det, var bland annat på grund utav den tidspress som man hade under planeringsfasen. Bengt Wall på Bonnier AB menar att det är därför viktigt att man har många kontakter i branschen som kan skapa genvägar och kan bidra till att man sparar en massa tid vid exempelvis en upphandling. Det som också är avgörande är att de kravspecifikationer som man har på lokalen är realistiska, och går att nå utan några som helst komplikationer. Avslutningsvis så var alla de intervjuade företagen överrens om att de tunga kostnadsposterna var kopplade till anpassningen av alla arbetsplatser med alla dess tillbehör såsom skrivbord, datorer, inredning, belysning, värme och ventilation. Andra stora utgifter hade man för projektorer och annan utrustning som behövdes i de olika konferensrummen.
30
F7: I offertgranskningen under säljprocessen presenterar hyresvärden en hyra vilket alltid brukar bygga på indexuppräkningar, fastighetsskatt och tilläggskostnader för bl. a (el, värme mm) som utökar hyreskostnaderna. Anser Ni som hyresgäst att dessa stora summor måste tydliggöras och redovisas bättre? 120 100 80
Nej
60
Ja
40
Figur 7: Andelen av de intervjuade företagen som är nöjda med hyresvärdars transperrensnivå.
20 0 Ja
Nej
Det verkar vara en enig menig bland hyresgäster om att hyresvärdar är dåliga på att beskriva den totala kostnaden för ett projekt. Ibland har man hört fastighetsägare säga att ”i branschen så brukar vi inte göra si eller så”, menar Bengt Wall på CSN. Men det är svårt för ett företag som inte tillhör exempelvis byggbranschen eller fastighetsbranschen och veta vad som är sedvanligt i just den branschen. Man ska som hyresgäst inte behöva ställa samma följfråga hundra gånger, var detta allt? Var detta allt?, menar Bengt Wall på CSN. Ett annat sätt och se på problemet är då fastighetsägare redovisa en klumpsumma som hyra där allting ingår, men däremot så finns det inga deklarerade beräkningsgrunder för de delposter som ingår i den. För en okunnig person så är det inte alltid så lätt och förutse alla dessa kostnader. Hyresjuridiken kan även den vara väldigt komplex i vissa frågor. Därför kan det vara värt för en hyresgäst att ha med en konsult som kan hjälpa företaget att utforma kontrakten och exempelvis förhandla om vad som ska ingå i hyran, och vad som fastighetsägaren skall betala. Till skillnad från en erfaren person som har varit med och förhandlat förr, så är vägen till ett färdigt avtal mycket kortare. Indexregleringar definieras oftast i en egen bilaga i kontraktet. Denna siffra brukar då endast vara känd till en viss procent. Fastighetsägare vill oftast gärna ha en hundra procentig indexreglering men det är inte helt ovanligt att man förhandla ner denna siffra till exempelvis 80 procent. En post som fastighetskatt däremot fastställs nästan aldrig och redovisas oftast i efterhand. Fastighetsägare brukar endast redovisa en preliminär fastighetsskatt som sedan skatteverket justerar antingen upp eller ner. En anledning till detta kan bero på den omfattningen av de lokalanpassningar som hyresgästen har gjort i lokalen. Göran Johansson på Telenor menar att dessa lokalanpassningar samt kontraktets längd påverkar fastighetens värde och beroende på vilken hyra fastighetsägaren väljer att ta ut efter att hyresgästen flyttat in, så justerar Skatteverket fastighetsskatten i efterhand. Detta kan i sånt fall uppstå som en oförutsedd kostnadsökning för hyresgästen efter kontraktskrivningen ifall skatten regleras uppåt. F8: Vad upplevde ni som störst problem inför flytten? Vilken del av flytten underskattades mest? Många företag menade att den största utmaningen är den mentala flytten bland de anställda. Personalens oro över framtiden och hur deras nya arbetsplats kommer att se ut gör att man måste kompromissa så att så många som möjligt får känna sig trygga och nöjda på sin nya arbetsplats. Ett annat företag tyckte att det svåraste var att analysera företagets verkliga behov av en ny lokal. När man väl kommer till kritan, så märker man att det finns olika grupper av 31
människor speciellt inom data och IT företag, som har olika behov vid en lokalanpassning. Vissa kräver mer ventilation i sina arbetsrum, och andra vill till exempel att alla väggar ska vara svartmålade annars så kan de inte skapa den arbetsmiljö som de behöver för att bli mer kreativa, exempelvis då man ska tillverka tv-spel. Men överlag så kunde alla företag svara att man ändå lyckats tillfredställa personalens olika behov till cirka 90 procent. Det som man även var överrens om var att man tyckte att omsättningen av data och IT kändes som en kritisk punkt under flytten. Det viktigaste är att det finns tillräckligt med bra intern kompetens i den egna organisationen som kan sitta med på byggmöten och som själva kan ge en korrekt bild av vad verksamheten behöver och se till att det blir som man sagt från början. F:9 Vad blev dyrare och när märkte ni det? Hur behandlas ÄTOR och avvikelser? Hur avskrivs dessa? Det som gör att vissa saker blir dyrare än man tänkt sig ifrån början är exempelvis då den teoretiska planeringen skiljer sig ifrån den faktiska verkligheten. Ett exempel är då ett företag väljer att köpa in lyxiga träbänkar till köket och fikarummet, men räknar inte med att vissa material kräver ett visst underhåll som kan komma att kosta mer än vad det smakar. Bengt Wall menar även att arkitekter och byggentreprenörer inte alltid kan förutse hur kontoret kommer att fungera då den utsätts för max belastning. Oftast uppkommer då vissa problem som man inte kunnat förutse och då uppstår en väldigt stor tilläggskostnad för att rätta till problemet. Förseningar och kostnader kan även uppstå då det råder brist på material under vissa perioder. Material som exempelvis blir försenat drar även ut på hela processen. En annan anledning till att ett projekt blir dyrare än man tänt sig från början är att vissa företag har en hård tidspress från ledningen. Ökade förväntningar från ledningen och tidsfaktorn är för dem även en ekonomisk faktor. Man kan ha långa checklistor som man inte hinner bli klar med. Detta leder till att själva planeringsprocessen blir kortare som i slutändan leder till kostnadsökningar. Ett av de intervjuade företagen förklarade att de även hade behövt gå in i lite djupare i lokalen och gjort egna mätningar och så vidare. Detta var på grund utav att ritningar samt rumsbeskrivningar, inte alltid stämde överrens med verkligheten. Vidare så har det konstaterats att lokalanpassningar skrivs oftast av direkt av företagen. Dessa kostnader ingår vanligtvis i deras budgetplanering för byggkostnader. Bra att tänka på är också att lägga saker som kräver mycket service i hyresavtalet, det vill säga, att det ska ingå. Exempel på då man kan göra stora besparingar, är då man till exempel behöver mörkläggningsgardiner längs med hela fasaden. Detta brukar vara en stor investering som under åren även kräver service och utbyte. F:10 Hur skulle Ni göra idag i motsvarande situation? En av de intervjuade menade att en viktig faktor för ett lyckat projekt är tiden. Om man ger processen en realistisk tidsram, så tror man att både hyresgästen samt hyresvärden kommer att kunna tjäna på det. Men verkligheten har många gånger varit att fastighetsägare sätter press på potentiella hyresgäster att skriva på kontraktet. Detta anses även vara en hög konjunkturs fenomen på grund utav det snåla utbudet av ”bra” objekt på marknaden, i relation till tillväxten av efterfrågan från hyresgäster. Vidare så måste företag alltid försöka vara klara i brisen till fastighetsägare, flyttkonsulter, arkitekter och byggfirma. Detta kräver förstås att beställaren har ett fullständigt utformat förfrågningsunderlag vilket i allmänhet brukar uppfattas som bristfälliga. Vidare så var en av det största ”learnings” som ett företag haft, de tre inbrott som de utsattes för strax efter att de flyttat in i de nya lokalerna. Detta kunde i efterhand konstateras bero på att man inte brytt sig om att installera ett tillräckligt bra larmsystem innan man flyttade in i
32
lokalerna. Man påstår dock att detta är ett ganska så vanligt fenomen i samband med flytt, och man tror först och främst att detta rör sig om så kallade ”insider” kontakter. Personer som på ett eller annat sätt tagit reda på just den informationen om det bristfälliga larmsystemet. Detta leder naturligtvis till en ganska så stor extrakostnad för företaget i samband med flytt. Vidare så var samtliga intervjuade överens om att man även bör undvika att göra för många sena ändringar. Ändringar som görs i projektets sena skeden beror inte bara på att man haft bristfälliga förfrågningsunderlag, utan även på grund utav att ledningen, och andra starka personer i företaget, inte stått för vad man har sagt från början. För att få bästa resultat i ett projekt så bör projektet skötas av människor som vet vad de gör och inte blanda in folk som vill komma med egna idéer som kan leda till missuppfattningar under projektets gång. Avslutningsvis så är det viktigt är att man ser till att dokumentera allt man kommer överrens om, för det blir alltid en tvist i slutändan om vem som sa vad etcetera. Protokoll från möten ska granskas noggrant. F:11 Hade Ni någon utvärdering efter projektet?
60 % Ja 40 % Nej
Figur 8: Andelen företag som genomfört någon sorts utvärdering efter projektet.
Ett företag hade ekonomiska utvärderingar efter varje delmoment i processen som var avslutat. I slutändan så fick de ändå en lista på cirka 100 punkter med gjorda ändringar, så kallade ÄTOR. Men företaget poängterade ändå vikten av att alltid ha en utvärdering med så många inblandade personer som möjligt för att på så sätt ge varandra feedback på vad man tyckte klarades av bra eller mindre bra. Ett annat företag svarade också ja, men tyckte att det var svårt att samla ihop hela gruppen efter ett avslutat projekt på grund utav att alla de som varit inblandade då oftast redan är upptagna i andra projekt.
33
4.4
Sammanfattning
Sammanfattningsvis kan man ur denna empiriska studie urskilja att det finns en vilja bland hyresgäster på lokalhyresmarknaden att kunna skapa incitament för konsulter/entreprenörer för att identifiera de risker/kostnader som finns i samband med att ett hyresavtal skrivs på. Det kan även konstateras att det exempelvis behövs ett gemensamt forum/plattform för hyresgäster på lokalhyresmarknaden, där målet är att exempelvis samla alla eventuella ändrings- eller tilläggsarbeten och sedan ta reda på när och varför de inträffar. Idag jobbar många konsulter inom Tenant Representation. I det dagliga arbetet så är deras uppgift är att dels representera hyresgäster i olika förhandlingssituationer och dels att analysera företagets lokalsituation. Att skapa ett forum för hyresgäster skulle kunna vara en av byggstenarna för att generera mer ömsesidig förståelse och kommunikation mellan företag och konsulter. Förutom de brister som finns i företagens interna kompetens, så kan det konstateras att även fastighetsägare är dåliga på att beskriva den totala hyreskostnaden för ett kontrakt. Det finns olika sätt för hur hyran för lokaler skall framgå i hyresavtalet, huvudregeln säger dock att beloppet ska vara bestämt17. Ett generellt undantag som hör därtill är angående den del av hyran som avser ersättning för värme, varmvatten, el, vatten och avlopp. De flesta fastighetsägare särskilt i storstäder som Stockholm, Göteborg och Malmö behöver inte pressa ner sina hyresnivåer för att få sina lokaler uthyrda. Men eftersom byggnadstakten i exempelvis Stockholm har ökat de senaste åren, så kommer det att i framtiden finnas fler vakanser och fastighetsägare kommer att få det svårare att hyra ut sina lokaler ifall man inte blir mer transparant i sitt handlande. Man brukar säga att ”som man frågar får man svar”. Att välutformade förfrågningsunderlag anses vara en viktig faktor framgår av empirin. Företag måste även bli mycket bättre på att framföra själva visionen för ett projekt. Om man anser sig vara en duktig förhandlare eller strategisk spelare med någorlunda perspektiv på fastighetsmarknaden, så kan det även löna sig att byta idéer och erfarenheter med andra lokalanvändare som också står inför stora beslut.
17
My Pettersson, (2007)
34
5.
Analys och slutsats
5.1
Inledning
Detta sista kapitel sammanför examensarbetet i en slutsats och en diskussion. I examensarbetet ges en sammanfattande bild av hur själva processen vid en omstrukturering av en verksamhet genomförs av olika företag och hur deras olika tillvägagångssätt skiljer sig åt. Utöver detta förklaras även teorin om varför det kan uppstå vissa oförutsägbara kostnader för hyresgäster efter att man skrivit på ett avtal. 5.2
Analys och slutsats
Eftersom att det i denna uppsats legat fokus på de kostnader som uppstår i samband med nyteckning eller omförhandling av ett hyreskontrakt, så har även begrepp som tilläggskostnad och totalkostnad legat i fokus. Två andra begrepp som kostnadsökningar samt ändrings- och tilläggskostnad har belysts och har även de spelat en central roll för att kunna nå fram till denna analys. Det finns fortfarande många brister bland företag när det gäller att planera samt genomföra processen, speciellt under anbudsfasen då tekniska, finansiella samt legala frågor måste kunna besvaras på en fackmannamässig nivå. Hyresgäster måste även bli bättre på att ta tydligare beslut ifall man vill undvika sena ändringar i projekten. Sena ändringar har visat sig vara en utav anledningarna till att kostnadsökningar uppstått. För att uppnå målet med att komma så nära noll kronor i kostnadsökningar så bör hyresgäster(beställare) uppnå de sex delmomenten som redovisas i figuren nedan: 0 kr i kostnadsökningar Ömsesidig förståelse och kommunikation mellan företag och konsulter Bättre förfrågningsunderlag Bättre riskidentifiering/riskanalys Bättre kommunikation mellan ledning och projektgrupp Bättre målformuleringar Forum/plattform för lokalhyresgäster
Figur 9: Målbild
5.2.1 Forum/Plattform för lokalhyresgäster Med anledning till alla de olika faktorer som kan leda till att det uppstår ändrings- och tilläggsarbeten, så vore det inte helt fel att försöka arbeta fram ett forum för hyresgäster där man kan utbyta idéer och erfarenheter med varandra. Exempelvis så skulle detta vara ett bra sätt för företag att identifiera samt undvika vissa problem som kan leda till kostnadsökningar. Det skulle skapa bättre förutsättningar för hyresgäster inte minst i anbudsfasen där just denna kunskapsöverföring mellan hyresgäster kommer att väga som tyngst. Detta skulle även kunna leda till att hyresgäster blir bättre på att förklara för hyresvärdar/entreprenörer om vilken 35
”produkt” de vill ha levererad. Kort och gott så är visionen att kunna hjälpa kontorshyresgäster oavsett företagskultur att komma till rätta med de olika frågor som rör oförutsedda kostnader som kan uppstå på grund av olika hinder. 5.2.2
Bättre målformulering
Ett stort problem som kom fram under intervjuerna var att kommunikationen mellan hyresgäster och hyresvärdar var oftast väldigt oklar(vilket även tidigare studier har visat). Detta har uppenbarat sig bero på att hyresgäster inte har haft klart för sig vad det är som de egentligen vill ha. I samband med detta problem så har även tiden varit en avgörande faktor för resultatet ur en ekonomisk synvinkel, med andra ord, för totalkostnaden. Det framkom under intervjuerna att vissa företagsledningar ibland planerat en omstrukturering under en längre tid och sedan låtit väldigt lite tid gå åt för att hitta en lokal med alla de kravspecifikationer som ledningen ställt upp. Fördelen med att ha en väl genomtänkt behovsanalys är att man kan redan då styra ett projekt mot ”rätt mål” vilket i sin tur leder till mindre missuppfattningar mellan hyresgäst och fastighetsägare/entreprenörer. Många företag ser idag kontorslokalen som ett sätt att manifestera vad företaget står för: En del i profileringen gentemot kunder, framtida kunder, konkurrenter, medarbetare och presumtiva medarbetare.18 Om beställare kan bli något klarare i målformuleringen så kommer troligtvis detta leda till att man kan ha bättre framgång och framförallt framförhållning gentemot hyresvärdar/entreprenörer vilket i sin tur kommer att leda till man kan minimera kostnaderna för samtliga inblandade parter. 5.2.3
Bättre kommunikation mellan ledning och projektgrupp
Om ledningen kan delge all den information som det utsatta projektguppen behöver, borde detta leda till att man kan skapa en klarare dialog och bättre kommunikation mellan ledning och projektgrupp. Problem och oklarheter mellan ledning och projektgruppen kan då även lösas mycket tidigare och man slipper därmed skylla på någon annan. 5.2.4
Bättre riskidentifiering/riskanalys
Riskanalysen för ett projekt är ett försök att identifiera de största riskerna och fundera på hur företag kan göra förändringar exempelvis i anbudsprocessen för att minska riskerna. Å andra sidan i samband med att entreprenören identifierar en risk så skapas även en kalkyl/riskpremie på denna risk.19 Fördelen med tidig riskidentifiering från en hyresgäst sida, är att man som hyresgäst då kan undvika att entreprenören lägger in egna buffertar i anbuden, vilket i sin tur leder till en större anbudskostnad. 5.2.5
Bättre förfrågningsunderlag
Ett förfrågningsunderlag kan aldrig bli nog utvecklat eller detaljerat. Och som det tidigare nämnts i teoridelen, så är en förfrågan ofta det officiella startskottet till en upphandlingsprocess, där syftet är att få in en offert som till sist kan leda till ett avtal. På grund utav att det generellt förekommer en uppfattning att de flesta förfrågningsunderlag fungerar tillfredställande men inte bra nog, så finns det därför fortfarande ett stort behov av att bli mer noggrann just under denna process. Exempelvis så kan en fråga vara ifall det finns någon planritning för lokalen. Just den här typen av frågor brukar dyka upp i den slutliga 18 19
Jones lang LaSalle Sweden Research Department, (2008) Anders Drugge, (2007)
36
förhandlingen. Problemet här är att teorin ibland inte stämmer med verkligheten, det vill säga att ibland så måste man även undersöka lokalen fysiskt också, och inte bara förlita sig på gamla ritningar. I värsta fall så kan det vara så att det dyker upp en mellanvägg eller liknande som inte funnits med på de ritningarna som byggentreprenören fått, men som visar sig finnas i verkligheten. Detta kan innebära att man måste riva väggen och leder därför till förseningar och även en tilläggskostnad för företaget(beställaren). Tvetydigheter och oklara formuleringar i förfrågningsunderlagen utgör ofta orsak till tvister mellan parterna under utförandet. Det verkliga initiala problemet verkar vara att det inte finns några bra metoder för att granska och kvalitetssäkra förfrågningsunderlag innan en upphandling. Konsekvenserna blir att oklarheter ofta inte observeras förrän under utförandet (se teoridel ovan). Att företagen(beställarna) framdeles kommer att kunna påräkna väsentligt ökade resurser för sådan kvalitetssäkring förefaller knappast troligt. Ett utvecklingsarbete syftande till att finnas metoder och hjälpmedel för att underlätta sådan kvalitetssäkring vore därför mycket angeläget. 5.2.6
Ömsesidig förståelse och kommunikation mellan företag och konsulter
Problemet med har visat sig vara företagens sätt att förmedla sitt budskap både till fastighetsägare och konsulter. Utifrån denna slutsats så borde därför företag och konsulter alltid försöka ha förberedande och uppföljande möten före och efter varje avslutad delmoment i processen. Detta skulle innebära att konsulter läger ner mer tid på att försöka förstå vad kunde egentligen vill ha och inte bara utgår ifrån sina egna modeller. Detta skulle då i sin tur leda till att företag bli mer effektiva vid en framtida organisationsförändring då man återigen kan behöva genomgå precocessen. För att ge en klarare bild av problematiken och hur författaren har märkt att den totala kostnaden för ett projekt bildas, så kan man för ordningens skull, dela upp den totala kostnaden i tre olika block. Det första blocket kallas för budget och anses vara en så kallad riktkostnadsbestämning för ett projekt. Det andra blocket kan man kalla för kontrollerade kostnader och kan närmare beskrivas som, kostnader som är planerade och uppstår i samband med att man skriver på ett hyresavtal. Det tredje blocket kan man kalla för icke kontrollerade kostnader och uppstår inte förrann efter kontraktskrivningen och kan närmas beskrivas som en oförutsedd kostnad, exempelvis en ÄTA-kostnader.
Budget Kontrakt ÄTOR
Bild 10: Utifrån intervjumaterialet så kunde man konstatera att den totala kostnaden för ett mindre lyckat projekt består av cirka 50 % förutsedda kostnader(personalkostnader, konsulter, arkitekter mm.), 25 % kontrollerade kostnader exempelvis(skatt, moms, drift och underhåll mm,) och cirka 25 % oförutsedda kostnader i form av ÄTOR och andra fel som uppstått under projektet.
37
Ifall man delar upp dessa tre block och jämför med den budgeten, så kan man få en uppfattning om vilka skillnader det finns i budgetkostnad. Det har noterats att det finns stora skillnader på hur företag genomför budgetprocessen/budgetplaneringen, särskilt då man valt att lägga in riskmarginaler i sin budget samt hur dessa riskmarginaler har räknats fram. Utifrån empirin så kunde man konstatera att cirka 60 % av de intervjuade företagen endast utfört en grov budgetplanering. Detta berodde mestadels på den tidspress som man haft för att ta fram en budget. Det är i och för sig väldigt svårt att förutspå den totala kostnaden i sånt tidigt skede, men budskapet är att tidig gemensam identifiering av olika risker är ett viktigt steg i ömsesidig förståelse.
38
Källförteckning Litteratur Adamek Norbert och Fredrik Bergenstråle (2005), Flytten som projekt. Examensarbete, Stockholm Dagens Industri (2008), 22 miljarder att tjäna för byggsektorn Drugge Anders (2007), Samverkan vid partneringprojekt Examensarbete, Lund Flodmark Anna och Skalin Lovisa (2005), Hyrestillägg i centrumavtal och problematiken med företagarföreningen Pettersson My (2007), En studie av hyressättningen av kontorslokaler i stockholm Examensarbete, Stockholm Ultenius Kristoffer (2007), Tenat representation Examensarbete, Stockholm Van Dijk och Widlund (2003), Nyckeltal och benchmarking Examensarbete, Stockholm Wikfors Örjan (2006), Kampen om kommunitationen Presentationer Göran Johansson (2007), Facility manager Telenor, Seminarium, Flytt av företag Internet http://dagenslokaler.se2005/artiklar http://fastighetsagarna.se/hyreskontrakt http://hyresgast.newsec.se http://joneslanglasalle.se http://qbis.se
39
Muntliga källor – Intervjuer Davidsson Conny, Fastighetschef, Centrala studiestödsnämnden, 2008-11-07 Henningsson Jeanette, Projektledare, Digital Illusions, 2008-11-13 Johansson Göran, Facility Manager, Telenor AB, 2008-11-06 Mattsson Urban, Fastighetschef, Beiersdorf, 2008-11-17 Wall Bengt, Administrativ chef, Bonnier Fastigheter AB, 2008-10-24
40
Bilaga 1 Frågelista för intervju med hyresgäster
Företagets verksamhet 1) Vilken bransch tillhör Ni? 2) Vilken är Er kärnverksamhet? 3) Hur många anställda har Ni i just detta kontor? 4) I vilken stadsdel sitter Ni? 5) Hur stora är Era lokaler? Hur ser fördelningen ut mellan kontor/ mötesrum/ arkivering etc.? Allmänt 6) Finns det en fastighetsavdelning eller motsvarande? Om ja: Vilken roll har fastighetsavdelningen i företaget? Om nej: Vem har då ansvaret för fastighetsrelaterade frågor? 7) Hur och vem från fastighetsavdelningen rapporterar till ledningen/styrelsen? Förändring av lokaler 8) Vilket var Ert motiv till förändring/ flytt? Och vilka krav hade Er projektgrupp från ledningen? (Hyreskontrakt löper ut, verksamhetsförändring, marknaden förändras)? 9) Hur låg det i tid med Ert förra kontrakt? (När, varför, dubbla hyror)? 10) Hur såg Er projektgrupp ut, vem/ vilka fick ta på sig ansvaret a) att göra en behovsanalys b) att hitta lokal C) ställa upp kravspecifikationer D) förhandla och skriva kontrakt 11) Hade ni någon mall inför flytten om vad som skulle göras och inte får glömmas bort s.k. checklista?
Planerade kostnader
41
12) Låg Capex men hög Opex innebär att investeringskostnaderna för en ny produkt inte är så stora, men de rörliga kostnaderna för att hålla igång hela driften är betydande. Hur såg Er budgetplanering ut för era lokalkostnader? 13) Vilka var de tunga kostnadsposterna?
42
Erfarenheter och eventuella problem 14) I offertgranskningen under säljprocessen presenterar hyresvärden en hyra vilket alltid brukar bygga på indexuppräkningar, fastighetsskatt och tilläggskostnader för bl. a (el, värme mm) som utökar hyreskostnaderna. Anser Ni som hyresgäst att dessa stora summor måste tydliggöras och redovisas bättre? Projektering och Byggnation 15) Varför uppstår det i projektering och byggnationsprocessen risker för stora kostnadsutgifter för exempelvis ändring och – tilläggsarbeten? 16) Vad upplevde Ni som störst problem inför flytten? Vilken del av flytten underskattades mest? Slutkostnader i relation till planerade kostnader 17) Rumsfunktioner och krav på ytskikt är några av de saker som brukar definieras i kravspecifikationsprotokollet. Vad eller vilka punkter tycker du att Ni borde borde ha tydliggjort bättre? 18) Hur väl tyckte Ni att den definierade produkten Ni skrev på för vid kontraktskrivningen stämde överrens med slutprodukten? 19) Vad blev dyrare, när märkte Ni det? Hur behandlas ÄTOR och avvikelser? Hur avskrivs dessa? Hur lång tid? Lärdomar för framtiden 20) Hur skulle Ni göra idag i motsvarande situation? 21) Påverkar nedlagda kostnader och avskrivningstider på ombyggnadskostnader en framtida flytt? 22) Hade Ni någon utvärdering efter flytten?
43
