REGIONE EMILIA ROMAGNA D.G. Cultura, Formazione e Lavoro Sistemi Informativi/Informatici Viale Aldo Moro, 38 40127 Bologna
STUD.I.A.RE Studenti in Anagrafe Regionale
Anagrafe Regionale Studenti Online GUIDA OPERATIVA PER LE SCUOLE DELLA REGIONE EMILIA-ROMAGNA Versione 3.0
Marzo 2008
Guida al sistema Anagrafe Regionale degli Studenti Online
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A. Che cosa è l’Anagrafe Regionale degli Studenti.......................................................... 3 A.1 Il quadro normativo ............................................................................................................ 3 A.2 Il sistema informativo .......................................................................................................... 3 A.3 Le rilevazioni dei dati anagrafici .......................................................................................... 4 A.4 La rilevazione dell’ OBBLIGO FORMATIVO ......................................................................... 4 A.5 I dati da rilevare ................................................................................................................. 4
B. Il sistema informativo ARS Online ................................................................................ 5 B.1 Chi può accedere al sistema Anagrafe degli Studenti Online? ................................................ 5 B.2 Modalità di accesso al sistema ............................................................................................ 5 B.3 Formato dati....................................................................................................................... 5 B.4 Il tracciato dati ARS-RER .................................................................................................... 6
C. Guida alle procedure del sistema Anagrafe Regionale degli Studenti Online .......... 7 C.1 Prima di iniziare ................................................................................................................. 8 C.2 Benvenuto nel sistema ....................................................................................................... 9 C.3 SELEZIONE INIZIALE Î seleziona tipologia di invio dati ................................................... 10 C.3 Passaggio 1 Î Invia file ................................................................................................. 11 C.4 Passaggio 2 Î Verifica formato ....................................................................................... 14 C.5 Passaggio 3 Î Correggi i dati .......................................................................................... 16 C.6 Passaggio 4 Î Riassunto ............................................................................................... 27 C.7 Passaggio 5 Î Fine ........................................................................................................ 28
Allegato 3: schema tracciato record ARS-RER .............................................................. 30
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A. Che cosa è l’Anagrafe Regionale degli Studenti A.1 Il quadro normativo Il D. Lgs. n. 76 del 15 aprile 2005 "Definizione delle norme generali sul diritto-dovere all'istruzione e alla formazione, a norma dell'articolo 2, comma 1, lettera c), della legge 28 marzo 2003, n. 53" ha istituito il sistema nazionale delle anagrafi degli studenti (art. 3). La Regione Emilia-Romagna, con Delibera di Giunta n. 1948 del 06/10/2004, in applicazione della L. R. n. 12 del 30/06/2003, ha programmato di dotarsi di adeguati strumenti conoscitivi del fenomeno scolastico, al fine di effettuare un puntuale monitoraggio della popolazione scolastica residente sul territorio regionale e individuare i giovani a rischio di dispersione scolastica e formativa. Per tale motivo è nata l’Anagrafe Regionale degli Studenti, un sistema informativo che raccoglie in un'unica banca dati le informazioni anagrafiche dei giovani nei tre canali formativi di Scuola, Formazione Professionale, Apprendistato; tali dati sono confrontabili con l’Anagrafe dei residenti.
A.2 Il sistema informativo L’Anagrafe Regionale degli Studenti Online consente: • •
•
•
a tutte le scuole della regione Emilia-Romagna di ogni ordine, grado e gestione di inviare i dati mediante semplici procedure online; ai servizi competenti di tutte le Province dell’Emilia-Romagna e ai referenti degli Uffici Scolastici Provinciali di accedere in tempo reale al monitoraggio delle rilevazioni e alla consultazione dei dati a livello provinciale: schede anagrafiche di dettaglio, analisi statistiche di sintesi, grafici dinamicamente generati delle ricerche impostate; a tutti i soggetti interessati – Istituzioni Scolastiche, Province, Centri per l’Impiego, Enti di Formazione Professionale, Uffici Scolastici Provinciali, Regione, Ufficio scolastico regionale, IRRE - di accedere online ad informazioni e servizi per monitorare i percorsi formativi dei giovani residenti in regione a tutti gli operatori abilitati - di poter accedere al sistema online di incrocio con altri archivi anagrafici per ottenere un'unica base dati aggiornata che riporti la “storia” formativa dei giovani.
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A.3 Le rilevazioni dei dati anagrafici Sono tenute ad effettuare le rilevazioni tutte le scuole statali e non statali della Regione Emilia-Romagna - scuola primaria, secondaria di I e II grado. I dati raccolti e inviati dalle istituzioni scolastiche della regione alimentano la banca dati Anagrafe Scuola.
A.4 La rilevazione dell’ OBBLIGO FORMATIVO Per l’anno 2008 una comunicazione congiunta tra l’USR e la Regione Emilia Romagna ha stabilito che la segnalazione delle SCELTE FORMATIVE degli studenti in dirittodovere devono essere inviate per i giovani nati negli anni 1991, 1992, 1993,1994. Pertanto, le scelte formative (01 –prosegue nella scuola, 02 – formazione professionale, 03 – apprendistato, 04 – nessuna scelta) andranno indicate solamente per le leve scolastiche riguardanti l’obbligo formativo (nati negli anni 1991, 1992, 1993, 1994).
A.5 I dati da rilevare Per agevolare la rilevazione dei dati e per consentire il confronto dei dati a livello regionale e nazionale, a partire dalla rilevazione di Ottobre 2007 è stato elaborato un nuovo tracciato dati per tutte le scuole della regione Emilia-Romagna- il TRACCIATO ARS-RER ( Anagrafe Regionale degli Studenti- Regione EmiliaRomagna).
Questo nuovo tracciato, i cui dettagli sono forniti nelle pagine che seguono, sarà il nuovo standard per le comunicazioni delle scuole all’ANAGRAFE REGIONALE degli studenti, e sostituisce il tracciato fino ad oggi utilizzato ( tracciato AOBforma.txt).
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B. Il sistema informativo ARS Online ARS – Anagrafe Regionale degli Studenti è un sistema telematico per l’invio dei dati delle rilevazioni anagrafiche degli alunni che frequentano le scuole della Regione EmiliaRomagna.
B.1 Chi può accedere al sistema Anagrafe degli Studenti Online? Possono accedere tutti gli Istituti scolastici della Regione Emilia-Romagna di ogni ordine, grado e gestione.
B.2 Modalità di accesso al sistema Per accedere al sistema è sufficiente disporre di un computer collegato a Internet e collegarsi all’indirizzo:
http://anagrafestudenti.scuolaer.it L’accesso al sistema online è riservato agli utenti autorizzati, che devono essere in possesso dei codici di autorizzazione. I codici di autorizzazione sono formati da: Codice Utente e Password. I codici di autorizzazione vengono comunicati alle autonomie scolastiche e agli istituti non statali dal servizio competente delle singole province.
B.3 Formato dati Il sistema Anagrafe degli Studenti Online permette, con una semplice procedura, di inviare files di diversi formati. I files devono contenere i dati anagrafici rilevati secondo il tracciato ARS-RER Possono essere inviati al sistema files nei seguenti formati: a) File tipo ARS-RER.TXT: per le scuole che utilizzano SW gestionali diversi da SISSI (es. ARGO, INFOSCHOOL/AXIOS e altre aziende che operano sul territorio regionale). E’ un formato di esportazione dei dati in un file di testo, che le aziende fornitrici di sofware gestionali per le scuole renderanno disponibile per la rilevazione di marzo 2008. b) File tipo VATOT.zip : per le scuole che utilizzano SISSI. Il file si ottiene mediante una procedura di esportazione dell’archivio completo in Open SISSI. In uso nelle scuole Primarie, Medie e Istituti comprensivi statali
c) File tipo ARS-RERmanual.XLS (modello pre-impostato in Excel) per l’inserimento
dei dati da parte di quelle scuole della regione che non dispongono di gestionali in grado di esportare i dati nei due formati precedenti. Per queste scuole è stato predisposto un file formato Excel contenente il tracciato standard da scaricare, compilare con i dati richiesti e inviare al sistema online.
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B.4 Il tracciato dati ARS-RER Tutte le scuole della regione Emilia-Romagna, a partire dalla rilevazione di ottobre 2007, dovranno inviare i dati anagrafici secondo un tracciato standard regionale il cui nome è TRACCIATO ARS-RER ( tracciato Anagrafe Regionale degli StudentiRegione Emilia-Romagna) Le scuole dovranno esportare dai propri gestionali mediante le procedure di seguito descritte i dati previsti dal nuovo tracciato e che sono: • • • • • • • • •
•
• •
Dati istituzione scolastica e plessi scolastici Dati Anagrafici e di residenza Indicazione del Domicilio - se diverso da residenza Classe e sezione - per tutte le scuole Tempo funzionamento - scuola elementare e media Posizione - per tutte le scuole Dati eventuali trasferimenti o ritiri - per tutte le scuole Esiti scolastici – per tutte le scuole Giudizio sintetico – per gli studenti in uscita dalla 3.a media Scelta scuola anno venturo - per gli studenti in uscita dalla 5.a elementare e dalla 3.a media) Indirizzi di studio- solo per la scuola secondaria di II grado Frequenza a corso serale- - solo per la scuola secondaria di II grado
Il dettaglio dei campi e dei dati è consultabile nello schema alla fine di questo documento – Allegato 3
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C. Guida alle procedure del sistema Anagrafe Regionale degli Studenti Online Una versione digitale di questa guida è consultabile all’interno del sistema Anagrafe Online, nella sezione AIUTO. Il sistema consente di eseguire le procedure di invio, correzione e validazione dei dati inviati in 5 semplici passaggi: Seleziona la modalità di invio – per Istituzione scolastica o per Unità scolastica
SELEZIONE INIZIALE
,
• •
PASSAGGIO 1
Invio del file nel formato concordato
PASSAGGIO 2
Controllo formale automatico della validità del file inviato;
PASSAGGIO 3
Correzione automatica (normalizzazione) di alcuni dati da parte del sistema e suggerimento all’utente responsabile del caricamento dei dati delle eventuali correzioni da apportare manualmente;
PASSAGGIO 4
Riassunto finale dei dati inseriti;
PASSAGGIO 5
Validazione finale del processo che ne attesta la completezza e la validità
Segnala Handicap Segnala Percorsi Integrati
• •
Segnalazione numerica dati studenti portatori di handicap Segnalazione frequentanti percorsi integrati
Ogni singolo passaggio viene illustrato in dettaglio nelle pagine che seguono.
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C.1 Prima di iniziare Per accedere al sistema Anagrafe Studenti Online collegarsi all’indirizzo
http://anagrafestudenti.scuolaer.it E’ necessario essere in possesso dei codici di autorizzazione. I codici di autorizzazione sono formati da: Codice Utente e Password. I codici di autorizzazione vengono comunicati a tutte le scuole statali e non statali dal servizio competente delle singole province
Figura 1: pagina di accesso al sistema Anagrafe Online e Login
Procedura 1) Inserire Codice Utente 2) Inserire Password. 3) Premere il pulsante ENTRA
!
Attenzione ai caratteri MAIUSCOLI e MINUSCOLI nell’inserire i codici di
accesso. Inoltre si consiglia di prendere nota della password e conservarla in un luogo sicuro.
? AIUTO
Se hai dimenticato la password, hai problemi tecnici o compare un messaggio di errore, puoi visualizzare la Guida Operativa nella sezione AIUTO del sistema o rivolgerti alla referente di ASAS - Simona Maiorano - tel. 051/4391141
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C.2 Benvenuto nel sistema Ecco come si presenta la pagina di benvenuto nel sistema Anagrafe Online Dopo aver effettuato la procedura di autenticazione, viene visualizzata la pagina di accesso alle funzioni disponibili per la procedura di Rilevazione dei dati relativi all’Obbligo Formativo. NomeScuola
2008 1 MARZO 2008 2008/1
Figura 2: pagina di benvenuto nel sistema
PROCEDURA per procedere all’invio della rilevazione in corso Premere il pulsante ENTRA
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C.3 SELEZIONE INIZIALE Î seleziona tipologia di invio dati Prima di inviare i dati, è necessario selezionare la tipologia di invio. E’ possibile selezionare tra due opzioni:
1.1
Invia i dati complessivi dell’Istituzione Scolastica in un unico file
Con questa operazione è possibile inviare i dati complessivi dell’Istituzione Scolastica, comprendente tutti gli studenti delle varie unità scolastiche afferenti all’Istituzione scolastica di riferimento
!
E’ possibile selezionare questa procedura per l’invio di files nei formati
• •
ARS-RER.TXT ARS-RERmanual.XLS ( file excel compilabile manualmente)
1.2 Invia i dati in un file separato per ogni scuola appartenente all’Istituzione Scolastica Con questa operazione è possibile inviare un file per ogni unità scolastiche che compone l’istituzione scolastica
!
E’ possibile selezionare questa procedura per l’invio di files nel formato
•
VATOT.ZIP
Figura 3: seleziona tipologia di invio –Istituzione Scolastica o Unità Scolastica
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C.3 Passaggio 1 Î Invia file
Area del controllo dei dati
Area seleziona tipologia file
Area selezione e invio file
Figura 4: Passaggio 1. Invia File
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Dettaglio della pagina
C.3.1 Barra di stato
La barra di stato visualizza lo stato di avanzamento della procedura di invio dei dati. Si può conoscere lo stato di avanzamento mediante a) il testo sopra la barra b) la barra che si colora per segnalare ogni passaggio successivo. La data riportata sopra la barra è la data del giorno corrente Ultimo accesso: è’ la data e l’ora dell’ultimo accesso al sistema da parte della scuola
C.3.2 Area del controllo dei dati In questa area vengono riportati i dati identificativi della scuola presenti nell’Anagrafe Prima di procedere all’invio del file contente di dati della rilevazione è necessario procedere ad un controllo dei propri dati.
!
E’ molto importante verificare che i dati identificativi della scuola riportati nel sistema siano corretti, in particolare i dati relativi a: • • • • • • •
Denominazione Codice meccanografico dell’Istituzione Scolastica Codici meccanografici delle unità scolastiche componenti l’Istituzione Scolastica Gestione Indirizzo Comune Provincia
Nel caso in cui si riscontrassero inesattezze nella composizione dell’istituzione scolastica ( variazioni nelle scuole che compongono l’istituzione scolastica variazioni di codici meccanografici) è importante contattare Simona Maiorano all’indirizzo
[email protected] prima dell’invio del file per permettere le correzioni nell’Anagrafica delle scuole. Nel caso non corrispondano dati quali telefono, fax, e-mail si può procedere all’invio del file, e in seguito segnalare a Simona Maiorano i dati corretti con il semplice invio di un messaggio di posta elettronica.
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C.3.3 Area Seleziona tipologia file In questa area della pagina è necessario indicare la tipologia di file che si intende inviare
Le scuole i dovranno selezionare il pulsante corrispondente alla tipologia di file prodotto.
Procedura per la compilazione del file Excel
1. Accedere al sistema 2. Selezionare il pulsante “Scarica qui il file da compilare” 3. Si aprirà una nuova finestra contente un modello di file Excel vuoto, con i campi pre-impostati e pronto per l’inserimento nel sistema. Il file si chiama ARSRERManula.xls 4. Salvare il modello sul proprio computer 5. Compilare manualmente il file con i dati e salvarlo sul proprio computer 6. Accedere nuovamente al sistema online 7. Selezionare la casella “File Excel compilabile manualmente”
C.3.4 Area selezione e invio file Una volta selezionata la tipologia di file, tramite il pulsante SFOGLIA è necessario selezionare il file da inviare al sistema tra le risorse del proprio computer.
Selezionato il file da inviare, fare clic sul pulsante “Invia il file al sistema Anagrafe Regionale degli studenti”
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C.4 Passaggio 2 Î Verifica formato
Nel passaggio 2 della procedura di invio dei dati il sistema esegue un controllo formale dei dati e una verifica preliminare del contenuto. Mentre il sistema sta eseguendo il controllo, verrà visualizzato un messaggio di attesa:
a) Tipologia di file selezionata corrisponde al file inviato ( file ARS-RER.txt, Vatot.zip o file EXCEL) b) Il tracciato inviato è del formato accettato dal sistema c) I dati della scuola inseriti nel file inviato corrispondono ai dati della scuola che invia il file d) Invio già effettuato: la scuola ha già inviato i dati per la rilevazione in corso. In questo caso possibile sovrascrivere i dati, e cioè aggiornare i dati inseriti con i nuovi dati inviati. e) NB: In questo caso il sistema avviserà l’utente con un messaggio di questo tipo:
L’utente può sovrascrivere i dati selezionando con un clic il riquadro corrispondente. Nel caso si tratti di un errore, l’utente può selezionare il pulsante INDIETRO oppure interrompere la procedure selezionando il pulsante INTERROMPI e SALVA STATO.
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Al termine del caricamento e del controllo, il sistema comunica l’esito dell’invio. Esempio di messaggio con esito positivo. Fare clic sul pulsante AVANTI per passare alla correzione dei dati.
Esempio di messaggio con esito negativo
In questo caso per prima cosa verificate che: a) la tipologia di file selezionata corrisponda al file inviato b) che il tracciato inviato sia corretto c) che i dati della scuola contenuti nel file inviato corrispondano ai dati della scuola che effettua l’invio.
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C.5 Passaggio 3 Î Correggi i dati
Il passaggio 3 della procedura permette di a) visualizzare il risultato dell’analisi dei dati eseguita dal sistema b) visualizzare le correzioni suggerite dal sistema e valicare le modifiche apportate c) correggere manualmente i dati
C.5.1 Avvio della correzione La fase di correzione dei dati è preceduta da una pagina di visualizzazione dell’analisi effettuata dal sistema sui dati inviati. Ecco come si presenterà la finestra di dialogo
Per iniziare la correzione dei dati selezionare il pulsante INIZIA ANALISI E CORREZIONE FILE Per effettuare la correzione in un secondo momento selezionare il pulsante INTERROMPI e SALVA STATO
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C.5.2
Elenco dati analizzati
La procedura di correzione dei dati ha inizio a partire da un elenco che illustra il risultato dell’analisi effettuata dal sistema. Ecco come si presenterà la finestra di visualizzazione dei dati analizzati
Figura 5: Finestra di visualizzazione dei dati analizzati
Area della correzione per Unità scolastica Area della correzione per Istituzione Scolastica
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I dati analizzati sono elencati per tipologie segnalate da icone di diversi colori: Dati mancanti Il sistema ha rilevato nominativi che non riportano tutti i dati previsti- campi obbligatori Dati incongruenti Il sistema ha rilevato nominativi con dati incongruenti ( ad esempio l’anno di nascita non all’anno indicato nel codice fiscale, oppure il comune di residenza riporta un codice non corrispondente) Dati con proposta di correzione automatica Il sistema ha proposto una correzione automatica di alcuni dati ( ad esempio ha aggiunto i codici dei comuni, o il codice della nazione). L’operatore deve sempre controllare e confermare i dati Dati corretti in base alle rilevazioni precedenti Dati che, presenti anche nella rilevazione precedente, l’operatore ha già provveduto a correggere nel sistema online. Nominativo doppio Il sistema ha rilevato che il file contiene uno o più nominativi inseriti due volte per errore Nominativi corretti manualmente Una volta apportate le correzioni manuali, il sistema visualizzerà con questo colore le modifiche apportate manualmente Nominativi corretti Il sistema segnala i nominativi che riportano tutti i dati corretti
C.5.3 Correzione dei dati Questo è il passaggio centrale del sistema Anagrafe Online, che permette agli operatori scolastici di correggere i dati inseriti e, conseguentemente, di migliorare notevolmente in senso qualitativo e quantitativo la raccolta dei dati anagrafici dei giovani in diritto-dovere. E’ qui infatti necessario sottolineare quanto sia importante, per agevolare il lavoro dei soggetti chiamati a svolgere le azioni di orientamento e controllo previsti dalla normativa vigente, disporre di una base dati anagrafica affidabile e corretta. Va ricordato inoltre che, poiché una percentuale considerevole di dati anagrafici è soggetta a rilevazione per molti anni ( esempio un giovane di 11 anni che continua nel sistema scolastico viene rilevato per 8 anni, 3 volte all’anno) la correzione dei dati anagrafici direttamente nel sistema permette al sistema stesso di migliorare la qualità dei dati inseriti e agevolare il lavoro degli operatori scolastici proponendo alcune correzioni che devono sempre essere controllate e validate dall’operatore. Va tenuto presente, infine, che la correzione dei dati può anche essere effettuata in un secondo tempo. In questo caso è sufficiente selezionare il pulsante “Interrompi e salva stato” e uscire dal sistema. Quando si desidera correggere i dati, è sufficiente accedere nuovamente al sistema Anagrafe Online e verrà visualizzata direttamente la pagina con le correzioni da apportare.
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C.5.4
Dettaglio della procedura per la correzione dei dati
Vediamo ora come effettuare le correzioni sulla base degli elenchi forniti dal sistema dopo aver analizzato i dati. Come visualizzato in Figura 5 il sistema riporta il pulsante CORREGGI accanto all’elenco di dati dove sono stati rilevati errori. Selezionare il pulsante CORREGGI per accedere alla pagina di correzione dei dati. Come nell’elenco sintetico, anche nella pagina di correzione i dati sono visualizzati in colori diversi, secondo le diverse tipologie, segnalate anche dalla legenda posizionata in alto a destra nella pagina. In dettaglio le aree della pagina di correzione
Figura 6: Pagina per la correzione dei dati
Area dati della scuola Legenda Dati Area dati studente da correggere
Quantità di nominativi visualizzati per pagina
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C.5.5 Dati con proposta di correzione automatica Il sistema segnala in GIALLO i dati con proposta di correzione. Il sistema in base ad alcune tipologie di dati, propone all’operatore alcune correzioni.
Generalmente si tratterà di correzioni riguardanti le seguenti tipologie: 1. il codice del comune di nascita o di residenza non inserito. Il sistema riconosce il codice del comune sulla base del nome, suggerisce la correzione e inserisce il codice corretto. 2. il codice dello stato estero di nascita non inserito 3. il codice dello stato di nascita più diffuso –ITALIA – non inserito 4. il CAP del comune di nascita o di residenza non inserito
Procedura 1. Controllare la proposta di correzione 2. Nel caso di dubbio, controllare il CAP o il codice del comune o dello stato con l’elenco fornito dal sistema 3. Per controllare l’elenco selezionare il pulsante “SCEGLI” posizionato vicino al campo preso in esame. Si aprirà una finestra con l’elenco richiesto da cui selezionare il nominativo corretto. RICORDA CHE E’ sempre necessario controllare la proposta di correzione prima di confermare la correzione. Al termine del controllo o dell’eventuale correzione manuale a) selezionare il pulsante “Salva le modifiche a questa lista di nominativi” ed eventualmente passare alla pagina successiva da correggere oppure b) Selezionare il pulsante “Interrompi e salva stato” per terminare successivamente la correzione Al termine della correzione selezionare il pulsante “AVANTI” per terminare la procedura di invio.
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C.5.6 Dati incongruenti segnalati dal sistema Il sistema segnala in ARANCIO i dati ritenuti incongruenti come nell’esempio che segue:
Sono elencati come incongruenti : 1. Scelte formative con codici diversi da quelli accettati dal sistema – ( ad esempio inserimento di codice 06) 2. il codice del comune di nascita o di residenza che non corrisponde al nome del comune inserito. 3. il codice dello stato estero di nascita che non corrisponde al nome inserito 4. il CAP del comune di nascita o di residenza che non corrisponde al nome del comune inserito Procedura 1. Nel caso di dubbio, controllare il CAP o il codice del comune o dello stato con l’elenco fornito dal sistema 2. Per controllare l’elenco selezionare il pulsante “SCEGLI” posizionato vicino al campo preso in esame. Si aprirà una finestra con l’elenco richiesto da cui selezionare il nominativo corretto. RICORDA CHE Al termine del controllo e della correzione manuale dei dati •
Selezionare il pulsante “Salva le modifiche a questa lista di nominativi” ed eventualmente passare alla pagina successiva da correggere oppure • Selezionare il pulsante “Interrompi e salva stato” per terminare successivamente la correzione Al termine della correzione selezionare il pulsante “AVANTI” per terminare la procedura di invio.
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C.5.7 Dati mancanti Il sistema segnala in ROSSO i dati mancanti come nell’esempio che segue:
Procedura 1. Inserire manualmente i dati mancanti 2. Per inserire correttamente i comuni e i codici relativi, o il CAP utilizzare gli elenchi forniti selezionando il pulsante “SCEGLI” posizionato vicino al campo preso in esame. Si aprirà una finestra con l’elenco richiesto da cui selezionare il nominativo o il codice corretto. 3. Per inserire una data di nascita, utilizzare il formato gg/mm/aaaa ( es. 12/08/1989) RICORDA CHE Al termine del controllo e della correzione manuale dei dati •
Selezionare il pulsante “Salva le modifiche a questa lista di nominativi” ed eventualmente passare alla pagina successiva da correggere oppure • Selezionare il pulsante “Interrompi e salva stato” per terminare successivamente la correzione Al termine della correzione selezionare il pulsante “AVANTI” per terminare la procedura di invio.
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C.5.8 Nominativi doppi segnalati dal sistema Il sistema segnala con una speciale icona rossa gli eventuali nominativi duplicati inseriti per errore nel sistema, come nell’esempio che segue:
I duplicati sono segnalati in una lista che riporta i dati dell’allievo, per la necessaria verifica. Procedura 1. Controllare l’effettiva duplicazione del nominativo 2. Eliminare il nominativo doppio, selezionando il pulsante CANCELLA posizionato vicino al nominativo. RICORDA CHE Al termine del controllo e della correzione manuale dei dati •
Selezionare il pulsante “Salva le modifiche a questa lista di nominativi” ed eventualmente passare alla pagina successiva da correggere oppure • Selezionare il pulsante “Interrompi e salva stato” per terminare successivamente la correzione Al termine della correzione selezionare il pulsante “AVANTI” per terminare la procedura di invio.
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C.5.9 Dati corretti manualmente Il sistema segnala con il colore VERDE le correzioni apportate manualmente, come nell’esempio che segue:
L’illustrazione che segue mostra alcuni esempi di correzioni effettuate manualmente ( in verde) e correzioni effettuate automaticamente dal sistema ( in giallo).
RICORDA CHE Al termine del controllo e della correzione manuale dei dati •
Selezionare il pulsante “Salva le modifiche a questa lista di nominativi” ed eventualmente passare alla pagina successiva da correggere oppure • Selezionare il pulsante “Interrompi e salva stato” per terminare successivamente la correzione Al termine della correzione selezionare il pulsante “AVANTI” per terminare la procedura di invio.
C.5.10 Storicizzazione delle correzioni Segnalazione delle correzioni operate nel sistema nel corso della precedente rilevazione E’ stata aggiunta nuova tipologia per la correzione dei dati: la storicizzazione
In azzurro vengono segnalati i dati che, presenti anche nella rilevazione precedente, l’operatore ha già provveduto a correggere nel sistema online. Per evitare di procedere ad una nuova correzione, il sistema segnala all’operatore che questa correzione è già stata effettuata. L’operatore deve soltanto: a) Verificare il dato b) Confermare la correzione selezionando il pulsante “Salva le modifiche a questa lista di nominativi”
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C.5.11 Controllo del codice fiscale Il codice fiscale corretto è elemento fondamentale per il buon funzionamento dell’Anagrafe. Per agevolare gli operatori scolastici nell’inserimento e il controllo del codice fiscale corretto dello studente, sono state attivate due nuove funzionalità. Nel dettaglio:
a) Segnalazione codice fiscale non corretto: il sistema controlla il codice fiscale inserito e segnala quando un codice fiscale non corrisponde ai dati inseriti. L’operatore può: a) Selezionare la finestra Controlla posizionata di fianco al campo codice fiscale b) Ricalcolare il codice fiscale con l’apposito motore di calcolo c) Inserire il codice fiscale corretto d) Confermare la correzione selezionando il pulsante “Salva le modifiche a questa lista di nominativi” RICORDA CHE Ogni correzione apportata ai nominativi verrà memorizzata nel sistema e segnalata nella prossima rilevazione ( cfr. 1- storicizzazione dei dati) Al termine del controllo e della correzione manuale dei dati •
Selezionare il pulsante “Salva le modifiche a questa lista di nominativi” ed eventualmente passare alla pagina successiva da correggere oppure • Selezionare il pulsante “Interrompi e salva stato” per terminare successivamente la correzione Al termine della correzione selezionare il pulsante “AVANTI” per terminare la procedura di invio.
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b)Segnalazione di incongruenza tra il codice fiscale inserito e il codice fiscale risultante dalla Banca Dati Anagrafe Residenti Il sistema informativo Anagrafe Regionale degli Studenti è costituito dall’insieme di quattro banche dati anagrafiche – Anagrafe dei Residenti, Anagrafe Scuola, Anagrafe Formazione Professionale e Apprendistato. Per migliorare qualitativamente i dati raccolti, è stato attivato un sistema di controllo incrociato dei codici fiscali inseriti nell’Anagrafe Scuola e i codici fiscali della banca dati Anagrafe dei Residenti. Nel caso in cui venga rilevata una discordanza tra il codice fiscale inserito dalla scuola e il codice fiscale come risulta nell’Anagrafe Residenti, verrà visualizzato un messaggio di colore Arancione ( secondo la tipologia di errore) sotto al campo codice fiscale con la seguente dicitura:
Attenzione! nell'Anagrafe Residenti risulta questo codice fiscale …….
L’operatore può: a. Selezionare la finestra Controlla posizionata di fianco al campo codice fiscale b. Ricalcolare il codice fiscale con l’apposito motore di calcolo c. Una volta verificato l’errore, Copiare/incollare il codice fiscale suggerito nel campo Codice Fiscale d. Confermare la correzione selezionando il pulsante “Salva le modifiche a questa lista di nominativi”
Attenzione: nel caso di invio di dati per singola Unità scolastica, è necessario ripetere i passaggi 3 e 4 fino alla completa correzione di tutti gli errori. Per effettuare la correzione dei dati di tutte le unità scolastiche, selezionare questo pulsante fino a completa correzione dei dati di tutta l’istituzione scolastica.
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C.6 Passaggio 4 Î Riassunto
Il passaggio 4 della procedura permette di a) Visualizzare un riassunto finale dei dati inseriti b) Visualizzare le correzioni apportate ai dati c) Visualizzare eventuali anomalie rimanenti nei dati inseriti L’illustrazione che segue mostra un esempio della pagina riassuntiva, con la visualizzazione delle correzioni apportate.
Figura 7: Pagina riassunto dati Procedura 1. Controllare le correzioni apportate 2. Selezionare il pulsante AVANTI per terminare la procedura di invio. Verrà visualizzata una finestra di dialogo con il seguente messaggio:
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C.7 Passaggio 5 Î Fine
Il passaggio 5 della procedura permette di • •
Visualizzare il documento finale con il dettaglio dell’invio effettuato Inserire altri dati necessari per la rilevazione ( segnalazione Handicap e segnalazione Percorsi integrati)
Ecco come si presenterà la pagina con il dettaglio finale
Figura 8: Pagina riassuntiva dei dati inviati
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ULTERIORI DATI DA SEGNALARE AL TERMINE DELLA RILEVAZIONE Essi sono: • Dati di sintesi sugli studenti portatori di handicap certificato– ex L.140/92. Questo dato numerico è obbligatorio per le scuole di ogni ordine, grado e gestione. •
Segnalazione anagrafica degli studenti che frequentano i percorsi integrati tra Scuola e Formazione professionale – solo scuola secondaria di II grado
Figura 9: Segnalazione numerica handicap Al termine delle procedure di validazione e inserimento dati aggiuntivi è possibile: 1. Controllare il dettaglio dei dati inviati 2. Selezionare il pulsante ESPORTA per esportare i dati inviati in un documento 3. Salvare sul proprio computer il file formato Excel. Nel file excel di esportazione dei dati inviati, i dati evidenziati in giallo riportano le correzioni effettuate nel sistema. 4. Stampare la pagina quale ricevuta dell’invio effettuato RICORDA CHE Al termine della procedura puoi 5. Selezionare il pulsante ESCI e uscire dal sistema AOF online oppure 6. Selezionare il pulsante Anagrafe Studenti e tornare alla pagina di Benvenuto
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Schema tracciato record ARS-RER Anagrafe Regionale degli Studenti- Regione Emilia-Romagna Dettaglio dei dati previsti dal nuovo tracciato record - TRACCIATO RECORD ARS-RER per le rilevazioni dell’Anagrafe Regionale degli Studenti – Marzo 2008
A) Dati Scuola DATO
FORMATO
LUNGHEZZA
DESCRIZIONE
OBB
Codice autonomia
Alfanumerico
10
Si
Codice scuola
Alfanumerico
10
È il codice meccanografico dell’istituzione scolastica di riferimento È il codice meccanografico dell’Unità scolastica o del plesso scolastico
Si
ISTRUZ. PER LA COMPILAZIONE Indica il codice meccanografico dell’istituzione scolastica (codice primario). Indica il codice meccanografico della scuola che l’alunno frequenta. Nel caso di Istituto Comprensivo, nel campo deve essere riportato il codice meccanografico della scuola secondaria di I grado, primaria o dell’infanzia frequentata dall’alunno
B) Dati Alunno DATO
FOPRMATO
DESCRIZIO
OBBL.
Codice fiscale Alunno Cognome Alunno Nome Alunno Sesso alunno
Alfanumerico
È il codice fiscale dell’alunno È il cognome dell’alunno È il nome dell’alunno Sesso dell’alunno
Sì
ISTRUZIONI PER LA COMPILAZIONE Il campo è obbligatorio.
Sì
Il campo è obbligatorio
Sì Sì
Il campo è obbligatorio Il campo è obbligatorio M/F Il campo è obbligatorio
Codice comune o stato straniero di nascita Descrizione comune o stato straniero di nascita Data di nascita Cittadinanza
Alfanumerico Alfanumerico Alfanumerico Alfanumerico
Alfanumerico
Data (gg/mm/aaaa)
È il codice CATASTALE del comune di nascita o dello stato straniero di nascita Descrizione del comune o stato straniero di nascita
SI
SI
Il campo è obbligatorio
E’ la data di nascita dell’alunno
Sì
Il campo è obbligatorio
Sì
Codice ISTAT stato straniero di
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Alfanumerico
Descrizione stato di cittadinanza Codice comune residenza Descrizione comune di residenza CAP
Provincia di residenza
Frazione residenza Telefono di residenza
Codice comune domicilio Descrizione comune domicilio Provincia domicilio CAP domicilio
Sì
Il campo è obbligatorio
SI
Il campo è obbligatorio
Alfanumerico
Descrizione comune di residenza
SI
Il campo è obbligatorio
Numerico
Codice di avviamento postale della residenza dell’alunno Sigla provincia nella quale si trova il comune di residenza dell’alunno È l’indirizzo di residenza dell’alunno
Sì
Il campo è obbligatorio
SI
Il campo è obbligatorio
SI
Il campo è obbligatorio
Alfanumerico
Frazione di residenza
No
Il campo non è obbligatorio
Alfanumerico
È il numero di telefono della residenza dell’alunno Descrizione dell’indirizzo di domicilio Frazione del domicilio
SI
Il campo è obbligatorio
No
Il campo non è obbligatorio
No
Il campo non è obbligatorio
Alfanumerico
Codice del comune di domicilio
No
Il campo non è obbligatorio
Alfanumerico
Descrizione del comune di domicilio
No
Il campo non è obbligatorio
Alfanumerico
Sigla provincia domicilio
No
Il campo non è obbligatorio
Alfanumerico
Cap del domicilio
No
Il campo non è obbligatorio
Alfanumerico
È il numero di telefono del domicilio dell’alunno
No
Il campo non è obbligatorio
Alfanumerico
Alfanumerico
Frazione domicilio
Per cittadinanza italiana = codice 0001
Codice catastale del comune di residenza
Alfanumerico
Indirizzo domicilio
cittadinanza
Alfanumerico
Alfanumerico
Indirizzo di residenza
Telefono domicilio
Alfanumerico
Codice ISTAT dello stato di cittadinanza – italiana o stato straniero di cittadinanza dell’alunno Descrizione stato di cittadinanza
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C) Dati percorso scolastico DATO Scelta formativa dello studente
FOPRMATO
DESCRIZIONE
OBBL.
Alfanumerico
Scelta Obbligo Formativo effettuata dall’alunno per la rilevazione
SI
Alfanumerico
Posizione
Data ritiro
Data trasferimento
Scuola di trasferimento
Sì
Data (gg/mm/aaaa)
Data nel caso del ritiro dell’alunno
NO
Il campo è obbligatorio solo nel caso in cui la posizione dell’alunno sia di RITIRATO ( 02)
Data (gg/mm/aaaa)
Data nel caso del trasferimento dell’alunno
NO
Il campo è obbligatorio solo nel caso in cui la posizione dell’alunno sia di TRASFERITO (03)
Alfanumerico
Codice Meccanografico/Descrizione Scuola di trasferimento dell’alunno
No
Il campo è obbligatorio solo nel caso in cui la posizione dell’alunno sia di TRASFERITO (03)
Sì
1,2,3,4,5
SI
A, B, C, D, ecc.
NO
Obbligatorio per la scuola primaria e secondaria di I grado.
Alfanumerico
Sezione Tempo funzionamento
I valori ammessi sono: 01= prosegue nella scuola 02= prosegue nella formazione professionale 03= prosegue nell’apprendistato 04= non ha comunicato la propria scelta Il valore è 99 se fuori dalle leve monitorate del diritto dovere
Stato dell’alunno alla data della rilevazione ( per le rilevazioni di ottobre e febbraio)
Alfanumerico
Classe
ISTRUZIONI PER LA COMPILAZIONE Il campo è obbligatorio per gli studenti in diritto-dovere
Alfanumerico
Classe alunno Sezione alunno Tempo normale, tempo pieno per la scuola elementare
Il campo è obbligatorio. I valori accettati dal sistema sono: 01: Frequenta 02: Ritirato 03: Trasferito
I valori accettati dal sistema sono: Tempo normale e tempo prolungato: scuola secondaria di I grado Corso serale Indirizzo studio
Alfanumerico
Tempo Normale: TN Tempo Pieno/Prolungato: TP
Corso serale
NO
Codice indirizzo studio
No
Alfanumerico
Tipo: SI/NO E’ obbligatorio solo nel caso di Scuola secondaria di II grado I codici degli indirizzi devono essere uniformati a quelli usati dal MPI-
Data iscrizione
Data (gg/mm/aaaa)
Data dell’iscrizione dell’alunno
No
Da compilare al momento dell’entrata dell’alunno nell’istituto a seguito di
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trasferimento o entrata durante l’anno scolastico Scuola di provenienza
Scuola anno venturo
Esiti
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Codice meccanografico scuola di provenienza
No
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Codice meccanografico scuola anno venturo Da indicare nella rilevazione di febbraio
No
Esito scolastico ( solo per la rilevazione di luglio)
SI
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Da compilare al momento dell’entrata dell’alunno nell’istituto a seguito di trasferimento o entrata durante l’anno scolastico Obbligatorio per gli studenti in uscita dalla terza media, per scelta scuola secondaria II grado
Il campo è obbligatorio. I valori accettati dal sistema sono: 01= Promosso/Ammesso alla classe successiva 02 = Non promosso/ Non ammesso alla classe successiva 03= Promosso con debito 04= Non ammesso maturità/esame 3.a media
Giudizio sintetico
Alfanumerico
Giudizio sintetico ( solo per i licenziati della 3.a media)
NO
05= Diplomato 06= Qualificato 07= Licenziato 08= NON diplomato/Qualificato/Licenziato Valori ammessi 01=SUFFICIENTE 02=BUONO 03=DISTINTO 04=OTTIMO
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