IDÉ CAMP NOVEMBER 2011
IDÉ CAMP, NOVEMBER 2011
Introduktion KOMBIT’s bestyrelse har besluttet at iværksætte et for-projekt på kontanthjælpsområdet. Projektet skal bidrage til realiseringen af KL’s og KOMBIT’s udbudsplan for monopolområdet. Projektets formål er at etablere en moderne, fælles-kommunal it-understøttelse af kontanthjælpsområdet, som afløser for kommunernes brug af "KMD Aktiv". Begrebet ”kontanthjælpsområdet” bruges her som en fællesbetegnelse for forsørgelsesydelser generelt, herunder kontanthjælp, starthjælp, revalidering, introduktionsydelse, ledighedsydelse og fleksydelse, samt enkeltydelser (inkl. personlige tillæg m.v.) og administrationssager. Hele forprojektet omfatter analyser af arbejdsgange, muligheder for regelforenkling, vurdering af gevinstpotentiale ved et nyt kontanthjælpssystem og endelig indsamling af ideer – små som store, der kan medvirke til at gøre det nye system attraktivt og moderne, og ikke mindst sikre at systemet bliver en daglig lettelse i hverdagen. Dette sidste formål er blevet temaet for de to Idé-camps, som KOMBIT afholdt henholdsvis den 8. november 2011 i Roskilde og den 17. november 2011 i Fredericia med deltagelse af samlet set 68 ledere, faglige konsulenter og medarbejdere fra ydelseskontorerne fra 37 forskellige kommuner. Forud for dagen blev deltagerne opfordret til at overveje følgende spørgsmål: Hvordan vil du gerne arbejde i fremtiden? (Inden for arbejdet med forsørgelsesydelser, enkeltydelser og administrationssager) Hvad skal der til for at gøre arbejdsdagens for dig og dine kolleger lettere? Selve Idé campen blev gennemført som tre workshops, hvor første workshop handlede om at skrotte alt, hvad der er skidt i de nuværende systemer, workshop to om det bevaringsværdige og endelig workshop tre om alt det, der skal udvikles på for at opnå det ideelle system. Slutteligt har deltagerne haft mulighed for at tilkendegive deres interesse for at bidrage til det fremadrettede arbejde, og det har 29 benyttet sig af. De 2 camps blev faciliteret af ISU Plus, som også har udarbejdet referatet. Her præsenteres resultaterne i hovedtræk. Alle ideer og kommentarer vil indgå i den samlede rapport. Følg desuden med på http://kombit.dk/kontanthjælp, hvor der løbende opdateres med nye informationer omkring projektet.
2
IDÉ CAMP, NOVEMBER 2011
Skrotte hvad I gerne vil af med!! Nu har I chancen for at komme af med alt det, som har irriteret jer ved jeres nuværende systemer, (KMD Aktiv med videre). Det kan være arbejdsgange, funktionaliteter, manglende snitflader til andre systemer, manuelle indtastninger, eller hvad I er stødt på som tidsrøvere og andre irritationsmomenter.
…Og dette blev skrottet! Systemer, der ikke snakker sammen
Det handler om manglende sammenhæng mellem systemerne og dårlig integration mellem OPERA/Workbase og KMD Aktiv. Det skaber en masse ekstra arbejde når for eksempelvis beregninger med både ledighedsydelser og kontanthjælp ikke koordineres når der skal indberettes manuelt i Workbase, og oplysningerne allerede ligger i KMD Sag når der er divergens mellem SKAT og KMD i forhold til afregning af skat når der ikke er integration til EAN numrene, så det er besværligt at betale regninger når ændringer, der indtastes i Opera ikke går igennem i KMD, eksempelvis ved fravær og sanktioner
3
IDÉ CAMP, NOVEMBER 2011 ”Der er alt for mange systemer, der skal holdes øje med! Glemmer man at gå ind i et af dem, f.eks. KMD Aktiv en måned, vælter det ind med ting der skal omkonteres”
Dobbeltarbejde
Det handler om Dobbeltindtastninger, når man går fra system til system Alt for mange opslag i forskellige systemer
Manuelle indtastninger
Alt det der kan automatiseres og hentes fra andre systemer, men ikke er indarbejdet! Eksempelvis Manuel indlæggelse af aktiviteter, sanktioner, SUnedsættelser mm. Manuel indtastning, hjemmeboende/udeboende- børns bopæl At man manuelt skal følge op på opholdstilladelse Manuel beregning, når beregningerne går år tilbage f.eks. v. § 34, godtgørelser, forskellige ydelser Manuel omkontering Manuel indtastning f.eks. 18 mdr. dato på ledighedsydelser Manuel indtastning af jobpræmie Indtastning af opfølgningspligt Manuel indberetning ved f.eks. efter 6 mdr. såfremt der ikke er udbetalt i 1 mdr. og ved unge efter 6 mdr. Og så det der mangler i systemet! Manuel indberetning når jobcenter ikke har indberettet rettidigt ved nul-refusion Manuelle lappeløsninger for at få systemet til at følge lovgivningen At man selv skal ajourføre kontoplan Manuel trangsberegning ved enkeltydelser At systemet ikke kan håndtere ægtefæller, hvor den ene er bosat i udlandet
Dårlig statistik og ledelsesinformation Unødvendig spildtid til at lede efter informationer
Ingen brugbar ledelsesinformation om sagsbehandlingstider Det handler om at der mangler faciliteter og at der går rigtig meget tid med at finde informationer frem, eller at lave omberegninger, når informationerne kommer frem. For eksempel At se i skattemappen v. frikortrest
4
IDÉ CAMP, NOVEMBER 2011
At ringe rundt til tidligere bopælskommuner om f.eks. loftdatoer, sanktioner med videre At det ikke kan kontrolleres, om der er formuer i udlandet. For mange manuelle opslag eller kontakt til statsforvaltning ift. EU/EØS At der ikke er sikring af hvorvidt udlændige hæver ydelser andre steder eller i andre lande Besked ved udbetaling af feriepenge (feriekonto) Begrænsning i søgefunktioner- f.eks. i forhold til muligheden for at søge på landsplan Ventetid for medarbejderne og i forhold til borgerens udbetaling
”Det kan tage år at indarbejde en lovændring, og i mellemtiden må vi fuske os til hjemmelavede løsninger”
Advis’er, der ikke er brug for eller som bare ikke kommer!
Dårlige standardbreve til borgeren
Ingen adgang for borger
At ændringer er lang tid undervejs ved fejl i systemet At lovændringer tager lang tid at få ind i systemet Lang tid mellem en sag er oprettet i KMD-Aktiv og KMD-Sag Et system der er langsomt til at rette fejl i beregningen vedr. sanktion Ventetid ift. at rette fejl/ændringsønsker Langsomme opdateringer ift. systembrevene 3-dages ventetid på straksudbetaling
Advis-systemer er for gammeldags. Det betyder i praksis at mange advis’er er tidsrøvere eller omvendt, at væsentlige advis’er ikke kommer. Eksempelvis handler det om Dobbelte, unødvendige, intetsigende og for sene advisér Manglende advisér omkring køb/salg af bil/hus eller ved visitation til flexjob mv. Irrelevante adviser fra f.eks. KMD Sag Standardbrevene er for stive og låste. Kravene om lovgivningens tydelighed skaber helt uforståelige breve, som borgeren ikke kan læse. Vi vil skrotte Uredigerbare standardbreve Standardbreve der er uforståelige f.eks. i brevet om loft over boligstøtte eller i varslingsbreve Borger kan ikke følge sin egen sag Borger kan ikke ændre oplysninger selv
5
IDÉ CAMP, NOVEMBER 2011
Betaling for tilkøbsmoduler
Irriterende systemfejl og stive systemer
Man er godt og grundigt trætte af at skulle søge om midler til at udbygge systemerne med tillægsmoduler. Det gør det svært at planlægge IT omkostningerne fremadrettet. Betalingsmodellen er usmart, fordi den ikke afspejler sammenhæng mellem driftpris for et modul og de konkrete antal sager, der hører til der. Det handler også om betaling v. oplæring ift. nye systemer For mange klik Systemnedbrud Dårlige udbetalingsmeddelelser Kommunespærringer imellem kommuner Administratordelen Skærmbilleder Stemplinger i journal Nedetid ved årsskifte Ulogiske koder Opbygning af nuværende system At systemet ikke virker samtidig med at reglerne ændres Halvfærdige moduler
”Der er tilfælde hvor systemet ikke handler i overensstemmelse med loven eks. På revalideringsområdet. Det skaber en masse rod og manuelle rettelser”
Uhensigtsmæssigt samarbejde med KMD
At ønsker om ændringer ikke efterkommes Dårlig service (fra KMD) At små kommuner ikke kan påvirke KMD Halvdårlig konsulentbistand Sene udmeldinger om ændringer i systemet
6
IDÉ CAMP, NOVEMBER 2011
Her er det, som alle gerne vil sikre bevaret i de nye systemer. Der er bred enighed om at KMD er et meget driftsikkert system. Der er få nedbrud, der er sikker drift, og dette er en meget høj prioritet. Der er stor interesse for at få udviklet nye og moderne systemer, men ingen har lyst til at blive udsat for halvfærdige løsninger, der ikke er gennemtestede. Så her kommer det, som gerne skal indarbejdes i de nye IT - løsninger. Meget af det nævnte er funktioner og tekniske detaljer, som også trænger til udvikling.
Bevar det der fungerer godt. Der er altid risiko for at man får smidt velfungerende funktionaliteter, procedurer og løsninger ud, når der udvikles nye metoder og systemer. Det vil vi gerne undgå. Hvad fungerer godt i de eksisterende systemer (KMD Aktiv og andre systemer og som er vigtige at bevare, når der udvikles et nyt system).
7
IDÉ CAMP, NOVEMBER 2011
Sikker drift
Det handler om at pengene er hos borgerne til tiden. Der er få nedbrud. Systemet er driftsikkert. Sikker drift (pengene er der til tiden)Korrekt udbetaling til den rigtige borger Kort tid fra indberetning til udbetaling Driftsikkert system Korrekt kontering
Systemets funktioner- de automatiske funktioner, som er til rådighed nu.
Tillægsmoduler som især Automatisk Korrektion Automatisk omkontering, hvor det er muligt Automatisk opdatering af satser §34-beregningen Fortsat automatisk overførsel Automatisk journalstempling Automatisk takstændring (barn-voksen/forsørgerej forsøger) Automatisk udbetaling af godtgørelse når indberetningen sker til Opera Automatisk ajourføring af skattekort + boligstøtte Ydelser stopper ved fraflytning/død Automatisk udskrivning af breve (dog ikke nødvendigvis indholdet)- herunder at kommunen selv vælger hvilke breve der automatisk skal udsendes Fagligheden hos KMD-Servicefolk God kommunikation med KMD Orienteringsmøder/erfagrupper Adm. delen Borgeroverblikket (CPR) Kompetenceplanen Bevare snitflader til andre systemer (primært Jobcenteret) Mulighed for undervisning i udvalgte dele f.eks. regnskab IT-supporten (dog ikke bevare at noget koster) Hotline-support (hurtig hjælp til systemet)
Support/undervisning til nye brugere
Brugervenlighed
Søgemuligheder ift. øjebliksbilleder- muligheder i systemet Statistik og søgemuligheder Adm. Delen skal bevares Borgeroverblikket (CPR) Kompetenceplanen Bevare snitflader til andre systemer (primært Jobcenter) Gennemsigtighed i beregningsdelen i KMD Aktiv Let at oprette nye brugere Logisk opbygning Overblik over den enkelte borgers ydelser Historik ift. udbetalinger – hurtigt overblik
8
IDÉ CAMP, NOVEMBER 2011
Systemets funktioner-generelt
Bremsefunktionen/valideringen (advarslen hvis handlinger ikke kan gennemføres) Fleksible udbetalingsmuligheder F4 knappen (mulighedsknappen)- ”hjælpetast” Angivelse af enhed og sagsbehandler Statistikmulighed på sagsbehandlerniveau SUM-knap + Totalknap Automatisk arkivering Tilbageførselsknap til ydelsen Adm. Af borgerens ydelser (adm. Sager)- borgere med behov for adm. Styring af udgifter
Forskellige systemer kan samarbejde
Samarbejde mellem systemer Snifladen til jobcenter Joblog- sparer opslag i Opera
Information (til borgeren og internt)
Advis-delen skal fortsætte (dog er samme advis ikke nødvendig både KMD Aktiv og KMD Sag) Manuelle advisér Individuel mulighed for bestillinger af breve, funktioner mv. (balancen ml. enkelhed og individuelle muligheder er passende pt.) Overførsel af skatteoplysninger Oplysninger om familierelationer
9
IDÉ CAMP, NOVEMBER 2011
Hvad skal verdens bedste system kunne?
Fornyelse og udvikling Hvad skal vores drømme system kunne? Nu har I chancen for at få helt nye muligheder ind i jeres daglige arbejdsværktøj. Det kan være procedurer, snitflader til andre systemer faciliteter, funktioner, smarte løsninger, noget som systemet skal kunne gøre, knapper og genveje osv. osv.
I workshoppen kom der mange ideer og forbedringsforslag frem. Meget er udvikling af nuværende faciliteter, noget er nytænkning i forhold til specielt borgerens muligheder for at bidrage til egen sagsbehandling ved at inddatere oplysninger, korrigere oplysninger, beregne og vurdere egne sager. Der er mange forslag, der fremmer forvaltningens muligheder for at få adgang og indsigt i stort set alle arkiver, registre og konti. Rigtig meget handler også om at automatisere forretningsgange, hvor der enten ikke foreligger en reel myndighedsafgørelse, eller denne er nærmest mekanisk. Ikke mindst efterspørges systemer, der er intuitivt opbyggede, som kun viser det relevante for den aktuelle sag, og som er i stand til intelligent at supervisere sagsbehandlingen (indtastningen), enten ved at være opbygget situationsbestemt, og således vurdere efter få relevante oplysninger, om borgeren er berettiget til ydelse, er kommet korrekt ind i systemet, eller om der gives afslag allerede her. Løbende hjælp og definitioner, som kommer frem på skærmen ved klik på funktionen, ønskes af flere af grupperne. Checklister med opmærksomhedspunkter i forhold til sagstypen, specielt ved sjældnere og komplicerede sager er et stort ønske, ligesom det er vigtigt at borgerens historik er tilgængelig for den nye kommune.
10
”Der er ingen grund til at fortsætte sagen, hvis der ikke er lovligt ophold, eller hvis formueforhold gør, at ansøgeren ikke er berettiget”
IDÉ CAMP, NOVEMBER 2011
Selvbetjeningsløsninger – borger er aktiv i egen sag og kan selv opdatere med nye oplysninger og ændringer
Integration til ”min side”, så borgeren kan se sin egen sag og rette oplysninger Borgeren kan selv logge på og se kommende udbetaling Der er en simuleringsmodel, som borgeren kan bruge og herved se om der er lovhjemmel for ydelse Forklaringer til borgeren i brug af systemet Sms-beskeder, så borgerens mindes om aftaler, kan følge processen samt oplyse om rettigheder mv. Ved uoverensstemmelse mellem borgerens oplysninger og andre oplysninger sendes sms omkring afvigelsen og behov for yderligere dokumentation
Standardbreve som borgeren forstår
Breve kommer på borgerens eget sprog Det er muligt at redigere Breve er udarbejdet centralt og efter ankestyrelsens krav Standardbreve, men hvor vi kan tilpasse og målrette budskaberne
”Det supermoderne system giver borgeren mulighed for at være aktiv, samtidig med at det daglige arbejde lettes”
11
IDÉ CAMP, NOVEMBER 2011
Et samlet system, der dækker alt. Systemet skal kunne vidensdele og sikre at oplysninger udveksles mellem kommunerne
System som henter alle tilgængelige oplysninger ved indtast af cpr. Nr. Der skal være historik, som følger borgeren uanset bopæl Det skal kunne kommunikere til andre systemer, hvor borgeren er aktiv og disse systemer skal kunne kommunikere frem og tilbage, så borgeren ikke skal give oplysninger flere steder Der skal være en stopklods, når udbetalinger sker til samme person fra forskellige kommuner
Medarbejdervenlighed
Genvejstaster – ikke alt det museklikkeri Vi kan tale til systemet Lovstof er integreret i systemet og nemt at finde frem Forklarende tekster kommer frem, når vi fører musen hen over en funktion
Øvemoduler – både til borger og til medarbejder
Hvor ægtefæller har forskellig bopæl, og i udlandet Tildele fiktive cpr. Numre, der gør det muligt at foretage skinberegninger
Funktionalitet og ventetid. Det fungerer bare!
Overførelser til borger sker straks Systemet har korte svartider Alle journaler er samlet i et system Vi kan følge hvilken medarbejder, der har arbejdet i sagen Ved behov for historiske beregninger, fungerer det hele automatisk – alt beregnes med de gamle satser Jeg kan designe min side med de funktionaliteter, som jeg gerne vil have Alle koder er logiske og konsistente Journalen opdateres automatisk, så jeg ikke skal gøre noget ekstra
12
IDÉ CAMP, NOVEMBER 2011
Automatiske løsninger. Her er der næsten ingen ende på alle de konkrete forslag der kommer frem. Det er lige fra ønsker til at systemer selv går ind og retter udbetalinger, når unge bliver 18 år, flytter hjemmefra, overgår til SU osv.
Alarmsystem ved flere divergerende offentlige ydelser Samkøring med boligregisteret Der udskrives automatisk det rigtige standardbrev, som informerer om konsekvenserne
Ledelsesinformation
Vi kan trække ledelsesrapporter med statistikker om både sager og medarbejderproduktion Der er søgemoduler på tværs, der kan give oversigter over de budgetmæssige forhold Der kan trækkes statistikker på forventninger detaljeret fx medicinudgifter, tandlæge- ikke kun på paragraf, da dette omfatter mange elementer Statistikker trækkes på ventetider, sagstyper med videre
13
IDÉ CAMP, NOVEMBER 2011
Prioriteringer Som afslutning på dagen blev deltagerne bedt om at prioritere de vigtigste emner. I Roskilde fik deltagerne lov til at afgive 5 stemmer, medens Fredericia-gruppen måtte nøjes med 3 stemmer hver. Denne forskelsbehandling skyldes antallet af deltagere. Dette har helt klart gjort Fredericia prioriteringerne mere rettet mod egne arbejdsgange og lettelser i dagligdagen. Nedenfor angives de prioriterede temaer. I Roskilde viste afstemningen følgende vægtning: 1) 2) 3) 4) 5) 6)
Situationsbestemt system (ud fra borgerprofil) Dag-til dag udbetalinger Importere alle tilgængelige oplysninger på borgeren Alarmsystem ved flere divergerende offentlige ydelser Landsdækkende system, hvor sagen flytter med borgeren Overskuelighed/brugervenligt
I Fredericia viste afstemningen følgende vægtning: 1)
2) 3) 4) 5) 6)
Én platform, der omfatter fælles adgang til oplysninger og automatisk overførsel af oplysninger samt automatisk beregning, R75, E- indkomst, Cpr register, UIP, og automatisk journal, med breve der afsendes digitalt Borgerside – med adgang til egen side, kommunikation, udbetalingsoplysninger og får svar på generelle og specifikke spørgsmål Nyt og enkelt administrationssystem Historik følger borgeren Pris for system indeholder opdateringer Direkte fjernelse af frigivelse, hvis der kommer oplysninger om løn, SU m.m.
De første 6 har fået over 7 stemmer, på tværs af de to idé camps er de næste prioriterede temaer: Standardbreve – korrekte, letforståelige, redigerbare Guided intelligent elektronisk ansøgning – alle rubrikker skal udfyldes inden skema kan afsendes Sikker drift
14
IDÉ CAMP, NOVEMBER 2011
Deltagende kommuner Følgende kommuner har deltaget i de to ide-camps. Brønderslev Kommune Ballerup Kommune Brøndby Kommune Esbjerg Kommune Favrskov Kommune Faxe Kommune Fredericia Kommune Furesø Kommune Gribskov Kommune Hedensted Kommune Herning Kommune Hillerød Kommune Ikast-Brande Kommune
Kolding Kommune Københavns Kommune Køge Kommune Langeland Kommune Mariagerfjord Kommune Nyborg Kommune Næstved Kommune Odder Kommune Odense Kommune Randers Kommune Roskilde Kommune Rødovre Kommune Silkeborg Kommune
15
Skanderborg Kommune Skive Kommune Slagelse Kommune Syddjurs Kommune Sønderborg Kommune Tønder Kommune Tårnby Kommune Vallensbæk Kommune Vejen Kommune Aalborg Kommune Aarhus Kommune
IDÉ CAMP, NOVEMBER 2011
Interesseret i at være med i udviklingen?
”29 deltagere har allerede nu tilkendegivet deres interesse i at bidrage til at udvikle de nye systemer. Hvis du er interesseret kan du sende en mail til
[email protected]”
16
