Handbok i projektplanering
Innehåll Handbok i projektplanering
3
Förkortningar
4
Mänskliga rättigheter i fokus
5
Forum Syds resultatmodell för utvecklingsprojekt
13
Projektplanering: från idé till projekt
14
Analys: Att lägga grunden till ett rättighetsbaserat projekt
16
Exempel: Problemträd
21
Formulering av mål
23
Planering för aktiviteter och resurser
26
Resultatuppföljning och lärdomar
30
Riskbedömning
35
APPENDIX 1
38
Handbok i projektplanering Inledning denna handbok tar upp nyckelaspekter i planeringen av ett rättighets-
baserat projekt. Materialet grundar sig i Forum Syds långa erfarenhet av att stötta civilsamhällesorganisationer med deras projekt runt om i världen. vår förhoppning är att handboken ska vara användbar för de organisationer som letar efter ett lättförståeligt material där både teori och praktiska exempel ingår som även stöttar er organisation att finna ert egna sätt att arbeta rättighetsbaserat. vi som skrivit denna handbok vill tacka våra kollegor och samarbetspart-
ners för deras värdefulla kommentarer, erfarenheter och diskussioner som handboken vuxit fram ifrån.
Text: Lana Willebrand och Lisa Tistedt, projekthandläggare på Forum Syd. Layout: Martina Andersson Fotograf: Christoffer Hjalmarsson. Mars 2015
Forum Syd | Katarinavägen 20 | Box 15407 | SE-104 65 Stockholm | Sweden | tel: +46(0)8 506 370 00 | fax: +46(0)8 506 370 99 | www.forumsyd.org
3
Förkortningar SvEO: Förkortning för Svensk Enskild Organisation som syftar på svenska ideella föreningar, stiftelser och diasporaorganisationer som arbetar för ideella ändamål och som verkar för demokratisk utveckling och för alla människors frihet och lika värde, kvinnor som män. SvEO måste ha huvudkontoret i Sverige, och dess stadgar eller stiftelseurkund ska ange vilken aktivitet organisationen bedriver och det sätt på vilket styrelsen eller ledningen väljs. SvEO måste vara registrerade i Sverige och måste vara en egen organisation. LEO: Förkortning för Lokal Enskild Organisation som syftar på en lokal partnerorganisation som uppfyller den lokala lagstiftningen i det land där den har sitt säte eller är registrerad.
4
Mänskliga rättigheter i fokus forum syd ger ekonomiskt stöd till organisatio-
ner i civilsamhället som verkar för att alla ska ha tillgång till mänskliga rättigheter. Denna förändring uppnås genom att arbeta rättighetsbaserat i projekt och program. Rättighetsbaserat arbete (RBA) bygger på Förenta Nationernas (FN:s) allmänna förklaringen om de mänskliga rättigheterna och relaterade konventioner. RBA används av ett stort antal utvecklingsaktörer, från FN till små lokala organisationer. Det finns en stor mängd med referensmaterial om RBA om ni skulle vilja fördjupa era kunskaper.
I denna handbok har vi listat de viktigaste aspekterna av RBA som vi tror kommer vara användbara för er projektplanering. Vi hoppas att det kan väcka diskussioner inom er organisation om hur ni tolkar och arbetar rättighetsbaserat i er kontext. Om ni är nya inom denna typ av arbete och känner att det är svårt att ta in alla aspekter på en gång, kan ni fokusera på de sju frågorna nedan, och sedan besvara dem för er själva. Vi föreslår att ni som redan arbetar rättighetsbaserat använder denna lista som en referens för att stämma av att ingenting utelämnas i planeringen.
5
Bidrar ert projekt till att öka tillgången till mänskliga rättigheter? Forum Syd anser att fattigdom har strukturella orsaker grundade i ojämn fördelning av makt, resurser och säkerhet. Fattigdom handlar också om att förvägras rättigheter, att utsättas för diskriminering och att inte kunna påverka sitt eget liv. Vi använder RBA som det mest effektiva verktyget för att bekämpa strukturella orsaker till fattigdom och på så sätt nå långsiktig förändring. Att arbeta rättighetsbaserat är nära knutet till demokratiarbete. Det demokratiska systemets hörnstenar är jämställdhet, delaktighet, ansvarsutkrävande och transparens. Demokrati som statsskick bygger på tydligt utformade åtaganden
från staten att respektera, skydda och infria alla mänskliga rättigheter: både politiska rättigheter och friheter och sociala, ekonomiska och kulturella rättigheter. När dessa hörnstenar saknas eller tas bort (exempelvis i repressiva regimer) begränsas demokratin till dess formella uttryck (allmänna val), och människors möjlighet att påverka sin livssituation begränsas (samma konsekvens som fattigdom leder till). Det innebär också att man förvägrar människor deras värdighet och tillgång till mänskliga rättigheter. I en sådan situation är ofta minoriteter och vissa grupper i samhället särskilt utsatta. Detta är anledningen till att Forum Syd anser att främjande av mänskliga rättigheter är ett sätt att åstadkomma både minskning av fattigdomen och stärkta demokratiska system. Det är inte möjligt att ta itu med alla kränkningar av de mänskliga rättigheterna i ett projekt som är begränsat i tid och resurser. Förändringsarbetet måste göras i steg och utformas efter lokala förutsättningar. Ett projekts målformulering ska återspegla projektets utgångspunkt i en eller flera specifika mänskliga rättigheter. Hur tolkar ni relationen mellan rättighetsinnehavare och ansvarsbärare i ert projekt? Det räcker inte med att hänvisa till en mänsklig rättighet – som exempelvis ”rätten till utbildning”
6
– för att ett projekt ska vara rättighetsbaserat. Det är viktigt att förstå relationen mellan de som har denna rättighet och de som har ansvar för att säkerställa att rättigheten förverkligas för denna grupp. Dessa två grupper av aktörer kallas rättighetsinnehavare och ansvarsbärare.
När man arbetar med staten som huvudsaklig ansvarsbärare är det viktigt att komma ihåg att principen om rättighetsinnehavare inte är begränsad endast till medborgare. Grupper såsom migranter, flyktingar, inhemska minoriteter som saknar formellt medborgarskap är också rättighetsinnehavare gentemot vilka staten har förpliktelser.
Staten är den huvudsakliga ansvarsbäraren, enligt det internationella regelverket för mänskliga rättigheter. Staten på varje nivå, från lokal, regional till nationell, har den formella makten och det formella ansvaret att förändra strukturer och institutioner som står i konflikt med statens plikt att säkerställa befolkningens tillgång till mänskliga rättigheter. Staten har också ansvar att verka för en förändring av befintliga attityder, traditioner och kulturella normer som inte är förenliga med de mänskliga rättigheterna. Ansvaret att respektera andras mänskliga rättigheter och att samarbeta med staten i dess
ansträngningar att förverkliga mänskliga rättigheter gäller även icke-statliga aktörer. Det gäller exempelvis globala organisationer, massmedier, skolsystem, föräldrar (inom ramen för barnkonventionen), religiösa ledare/andra informella maktstrukturer. Det är inte alla stater som har ratificerat samtliga konventioner om mänskliga rättigheter. Dessutom är den nationella lagstiftningen ofta i konflikt med regelverket för de mänskliga rättigheterna. Det kan vara så att staten aktivt försvårar möjligheten att ta del av vissa rättigheter: exempelvis är det olagligt att vara homosexuell i många länder trots att konventionerna säkerställer individen rätten att bestämma över den egna sexualiteten. Att arbeta rättighetsbaserat innebär att synliggöra dessa konflikter och ojämlika situationer och att söka konstruktiva relationer mellan rättighetsinnehavare och ansvarsbärare för att finna en lösning. När ni identifierar projektets viktigaste målgrupper, tänk på att ni kan möta motstånd både bland rättighetsinnehavare och ansvarsbärare, och ni kan hitta stöd bland båda dessa grupper. Hur tar ni hänsyn till den bredare kontexten medan ni planerar den förändring ni vill uppnå? Rättighetsbaserat arbete betyder att ni förstår och kan kartlägga hur makt, möjligheter och resurser fördelas i ett samhälle för att välja strategiska grupper till projektet.
7
•
Vem har makten och skyldighet att förändra situationen för rättighetsinnehavare så att deras behov uppfylls i ett längre perspektiv?
•
På vilket sätt stöds dessa behov i de relevanta konventionerna om mänskliga rättigheter?
•
Vilka möjligheter har rättighetsinnehavare att kräva sina rättigheter, individuellt eller som en del av civilsamhället?
•
Vilken kapacitet har ansvarsbärarna att möta dessa krav och uppfylla sina åtaganden?
Den här typen av frågor hjälper er att identifiera de formella och informella aktörerna som genom sitt beteende kan påverka maktförhållandena mellan ansvarsbärare och rättighetsinnehavare. Om lokala ansvarsbärare och civilsamhället är svaga, till exempel i ett postkonflikt land, kan ett rättighetsbaserat projekt inkludera vissa grundläggande tjänster, som vatten och livsmedel. Fokus ska dock ligga på att förbereda relevanta aktörer att ta sitt ansvar i framtiden. Det handlar även om hur dessa tjänster levereras, exempelvis genom att säkerställa att rättighetsinnehavarna deltar aktivt och påverkar utvecklingen.
Har ni definierat er egen organisations roll som aktör i civilsamhället? Civilsamhället har många olika roller som det kan spela gentemot rättighetsinnehavare och ansvarsbärare. Civilsamhället består av mängder av grupper, nätverk och organisationer som har olika relationer till de rättighetsinnehavare som de arbetar med. Civilsamhället i vissa länder har möjligheten att agera och påverka beslutsfattandet, och de erkänns av ansvarsbärarna som en partner för utveckling. Andra stater eller internationella aktörer begränsar utrymmet för deltagande i civilsamhället och dess möjligheter att påverka utvecklingen med utgångspunk i de mänskliga rättigheterna. Svenska organisationer som är verksamma inom internationellt utvecklingsarbete måste definiera sin egen roll och uppgift i relation till sin lokala partner och det lokala samhället.
Hur ser dessa relationer ut för er organisation? Har ni hittat lokala eller internationella partner som kan hjälpa er i ert arbete? Vad behöver ni utveckla i er organisation för att fortsätta vara en relevant och effektiv förändringsaktör? Civilsamhällets organisationer tolkar ibland sin koppling till mänskliga rättigheter genom att ta över statens ansvar att tillhandahålla sociala
tjänster till en marginaliserad grupp. Detta kan på kort sikt minska effekten av en kränkning av en specifik mänsklig rättighet (exempelvis rätten till rent vatten eller rätten till utbildning). Men det innebär att de långsiktiga relationerna mellan rättighetsinnehavare och ansvarsbärare fortsätter att vara obalanserade. Rättighetsinnehavarna kommer även i fortsättningen att sakna möjligheten att kräva sina rättigheter på egen hand, och ansvarsbäraren upprätthåller dysfunktionella strukturer och institutioner. Ett potentiellt ekonomiskt beroende för tillhandahållande av en social tjänst från internationella bidragsgivare undergräver ytterligare både det lokala civilsamhället och staten eftersom de blir mer ansvariga gentemot externa aktörer än gentemot de egna medborgarna. Är er relation till rättighetsinnehavarna tydlig och klar? Rättighetsbaserat arbete syftar till att öka människors kapacitet att kräva sina rättigheter. Detta utförs av rättighetsinnehavarna själva eller av en grupp/organisation i civilsamhället som har fått ett mandat från målgruppen att kämpa för deras rättigheter. Deltagande, transparens och antidiskriminering är den röda tråden i alla rättighetsbaserade projekt. Det är viktigt att visa att ert projekt har en tydlig koppling till rättighetsinnehavarna, även om ni har valt att arbeta med andra förändringsaktörer: ansvarsbärare eller civilsamhället. Projektets pla-
8
nering, uppföljning och utvärdering är de tillfällen då ni bör återkoppla till rättighetsinnehavarna. Följer er egen organisation principerna för deltagande, transparens och antidiskriminering internt? Har ni stämt av att era mål och strategier tar jämställdhet i beaktande? Det är välkänt att kvinnor som grupp i högre utsträckning än män förvägras eller har begränsad tillgång till maktpositioner, resurser och säkerhet. Det är därför det inte finns något annat sätt att minska fattigdomen och att stärka demokratin än att säkerställa att jämställdhet inte bara är tomma ord utan en naturlig del i allt vi tänker och gör. För att uppnå detta måste männen vara lika engagerade i förändringen som kvinnorna.
Jämställdhet utifrån ett människorättsperspektiv säkerställer att flickor och pojkar samt kvinnor och män har samma rättigheter, möjligheter, ansvar och makt att påverka sina egna liv.
Att integrera ett jämställdhetsperspektiv (gender mainstreaming) i projektet betyder enkelt uttryckt att alla projektets delar har utformats med hänsyn till både kvinnors och mäns situation. För att kunna göra detta behöver ni som planerar projektet ha en god kännedom om målgrupperna och kontexten.
Om projektets mål inte har formulerats med hänsyn till en analys som inkluderar maktrelationer mellan kvinnor och män kan det i värsta fall leda till att projektet gör den lokala situationen värre än den var före projektet.
Jämställdhet och mångfald Världens kvinnor och män är förstås inte homogena grupper. Diskriminering mot bakgrund av kön interagerar med andra sociala kategorier såsom sexuell läggning, ålder, könsidentitet, könsuttryck, etnicitet, klass, funktionshinder och religion. Alla kvinnor och män är del av mer än en social grupp samtidigt, och de kan på så sätt uppleva förtryck och förmåner samtidigt och i olika utsträckning. En kvinna med en funktionsnedsättning har troligtvis inte samma erfarenheter och möjligheter som en kvinna utan funktionshinder.
kvinnor och män måste ni också sätta upp särskilda mål. Om ni inte sätter upp mål kan det leda till att frågor kring jämställdhet blir dolda och att aktiviteter kopplat till detta blir mer som sidospår. Har er organisation tillräcklig kapacitet att analysera den egna organisationens brister och styrkor för att kunna sätta upp ett relevant jämställdhetsmål? Har ni planerat arbetet med hänsyn till hållbar användning av naturresurser? Konsekvenserna av klimatförändringat och icke hållbart nyttjande av naturresurser stärker den ojämna maktbalansen mellan kvinnor och män. I de flesta länder har kvinnor lägre representation i de maktstrukturer där beslut fattas om kontrollen över naturresurser. Från ett människorättsperspektiv är det omöjligt att främja en hållbar utveckling i ett samhälle utan att medvetet fokusera på hanteringen av och tillgången till naturresurser.
Integrerar ni ett jämställdhetsperspektiv i utvecklingen av den egna organisationen? Har exempelvis kvinnor och män samma tillgång till beslutsfattande inom ledande organ (årsmöten, styrelser eller arbetsgrupper etc.)? Har ni en åtgärdsplan för förbättring och uppföljning?
Civilsamhället är en viktig aktör när det handlar om att utkräva ansvar för vilka beslut och regelverk som finns med hänsyn till hållbart nyttjande av naturresurserna. Men inom er organisation har ni också ansvar för att era utvecklingsprojekt inte efterlämnar ett orimligt stort ekologiskt fotavtryck.
Att integrera ett jämställdhetsperspektiv är viktigt för att säkerställa att projektet är relevant. Men om ni vill bidra till ökad jämställdhet mellan
Diskuterar er organisation den utveckling och de utmaningar som den möter i samband med klimatförändringar och icke hållbart nyttjande av
9
naturresurser? Har ni en strategi för hur ni kan bidra? Har ni tillräcklig kapacitet för att kunna arbeta mot ett mer hållbart nyttjande av naturresurser inom projektområdet?
Forum Syd instämmer med definitionen av hållbar utveckling i Riodeklarationen från 1992 som går ut på att mänsklig utveckling i vilken användning av naturresurser syftar till att uppfylla mänskliga behov och samtidigt bevara miljön så att dessa behov kan uppfyllas både nu och av framtida generationer. Hållbart nyttjande av naturresurser inkluderar även en långsiktig social, ekonomisk, miljömässig och även kulturellt hållbar användning.
Ditt projekt är en del av Forum Syds resultatmodell Forum Syd är en ideell, religiöst och politiskt obunden paraplyorganisation. Vår vision är en rättvis och hållbar värld där alla människor har makt att förändra. Denna vision är en beskrivning av en perfekt värld, hur vi önskar att världen såg ut. Vi delar denna vision eller liknande visioner med många likasinnade organisationer. När människor använder och utvecklar demokratin fördelas de gemensamma resurserna mer rättvist och fattigdomen minskar. Detta sker världen över
när människor går samman för att hävda sina rättigheter och ta makten att förändra sina liv. Därför arbetar Forum Syd för människors organisering och ett starkt civilt samhälle. Vi stöder civilsamhället i nästan 70 länder genom att genomföra våra egna program och genom att stödja partnerskapsprojekt mellan lokala organisationer och deras svenska motparter, inklusive svenska diasporaorganisationer. Via Forum Syds landkontor samarbetar vi direkt med det lokala civilsamhället, både som partner i gemensamma program och genom att finansiera utvecklingsprojekt. Forum Syd samlar berättelser om förändring från projekten i alla dessa länder och rapporterar tillbaka till de svenska skattebetalarna: de är den största aktören som vi ansvarar inför. Genom Forum Syds resultatmodell kommer det som era projekt uppnår att bli en del av denna större berättelse om förändring i världen. Forum Syd utvecklade en modell för att analysera resultat (se separat sida). Vi anser att resultatet av ett utvecklingsprojekt är en förändring. Modellen visar vilka förändringar som har skett inom varje
aktörsgrupp. Vi drar den gula pilen genom hela bilden för att visa att vi är övertygade om att vi kommer ett steg närmare visionen när människor mobiliserar och organiserar sig i ett starkt, representativt och legitimt civilsamhälle. Vi förstår att förändring i strukturer som står i vägen för allas
10
tillgång till de mänskliga rättigheterna först kräver förändring i attityder och beteende som upprätthåller dessa ojämlika strukturer. Resultatmodellen är inte en exakt vetenskap, men det är ett bra verktyg för att förstå och lära sig vad som händer när organisationer genomför sina aktiviteter. Vi visar er vår modell med förhoppningen att inspirera er organisation att ställa sig frågan: Uppnår vi en förändring genom vårt arbete? Vad var det som fick förändringen att ske? Varför skedde inte en förändring? Måste vi ompröva vårt tillvägagångssätt? Kan vi nå längre? Oavsett vilken slutsats ni drar, kan modellen hjälpa er att sätta upp realistiska mål för projektet. Och i slutet av projektperioden kan den vara till hjälp för att tydliggöra och beskriva vilka förändringar projektet har åstadkommit. Kan vi göra allt detta, då bidrar vi till ett hållbart samhälle där människor har makt att förändra sina liv.
11
12
Rättighetsinnehavare marginaliserade människor som lever i fattigdom
UTFALL
FÖRÄNDRING
FÖRÄNDRING
directly linked to the activities
i relationer, attityder, beteende, arbetssätt som kan härledas till projektets aktiviteter
i strukturer och processer som projektet bidrar till. Dessa kräver oftast samverkan av olika aktörer och faktorer
Gällande frågor som rör rättigheter, civilsamhälle, inkl. i relation till jämställdhet och miljö/klimat
• Attityder /syn på sig själva som innehavare av rättigheter, inkl. i relation till jämställdhet och miljö/klimat
• Ökat kvantitativa/ kvalitativa deltagandet i demokratiska processer, beslut och ansvarsutkrävande mekanismer (t.ex. valdelatagande)
• Information har nått mottagare
Resurser och aktiviteter
• Ökad kunskap och medvetenhet
Lokal samarbetspartner Lokalt civilsamhälle Civilsamhällsorganisationer, nätverk, löst organiserade grupper
Gällande frågor som rör rättigheter, civilsamhälle, jämställdhet och miljö/ klimat • Information har nått mottagare • Ökad kunskap och medvetenhet • Förutsättningar för ett effektivt rättighetsbaserat arbete har skapats
• Förändrat beteende / ökad kapacitet att hävda sina rättigheter; förändrat beteende, inkl. i relation till jämställdhet och miljö/klimat
• Stärkt Interndemokrati och arbetssätt
• Ökat målgruppens inflytande i civilsamhälle
• Stärkt Tematisk/strategisk kapacitet (för att agera i sakfrågor, påverka, övervaka, nå ut med budskapet, ge upphov till nya lagar)
• Ökad legitimitet och representativitet av CSO/nätverk
• Ökad Administrativ kapacitet • Ökat Nätverkande/nya arenor
• Ökat kvantitativa/ kvalitativa deltagandet i demokratiska processer, beslut och ansvarsutkrävande mekanismer (inkl. accountability)
• Ökad organiseringsgrad hos målgruppen/Ökat antal medlemmar i CSO
Ansvarsbärare Staten, lokala beslutsfattare Andra aktörer civil befolkning, media, företag, trossamfund, skolväsendet, sjukvård
Gällande frågor som rör jämställdhet, miljö/klimat, rättighetsinnehavarnas tillgång till rättigheter • Information har nått mottagare • Ökad kunskap och medvetenhet
• Attityder/värderingar i frågor som rör jämställdhet, miljö/klimat, påverkar målgruppens tillgång till rättigheter
• Tolkning av lagar
• Praxis /beteende i frågor som rör rättigheter, jämställdhet och/eller miljö/klimat
• Reformprocesser och formella strukturer möjliggör demokratiskt deltagande (inkl. accountability)
13
• Tillämpning av lagar • Förändring i lagstiftning
Forum Syds övergripande mål
Forum Syds resultatmodell för utvecklingsprojekt
Projektplanering: från idé till projekt vad är det som kännetecknar ett projekt? Ett
projekt är tidsbegränsat, det har specifika mål och har en budget som är skild från de utförande organisationernas allmänna budgetar. Ett projekt börjar alltid med en projektidé. Den första idén formuleras ofta som någonting som organisationerna vill göra (seminarier, fotbollsturnering, radiokampanjer, bygga en skola etc.). Det är emellertid viktigt med följande:
3. Fokusera på vad ni vill förändra i stället för att fokusera direkt på vad ni vill göra. Ett bra sätt att arbeta i projektform är att skapa ett projektteam. Projektteamet ska bestå av projektledningen från partnerorganisationerna och annan relevant personal och, om så är möjligt, representanter från målgruppen. När ett projekt ska genomföras av två (eller ibland ännu fler) partnerorganisationer är det viktigt att alla organisationer deltar i planeringsprocessen.
1. Ta ett steg tillbaka och titta på den lokala kontexten.
Den metod för projektplanering som Forum Syd
2. Identifiera huvudproblemet.
Framework Approach (LFA). LFA används av de flesta organisationer i civilsamhället och är
använder och rekommenderar bygger på Logical
14
ett allmänt accepterat internationellt verktyg för planering, uppföljning och utvärdering av projekt och program. Om ni är intresserade av att lära er mer om LFA rekommenderar vi Sidas publikation Logical Framework Approach (LFA) från 2003. Vi har valt att fokusera på fem delar av LFA-processen som kommer att leda er genom projektplaneringen. I denna handbok ges förklaringar till varje del och ett konkret exempel på hur de kan användas praktiskt:
1.
2.
Analys
Mål
3.
4.
Aktiviteter och resurser
Uppföljning och lärdomar
15
5. Risk
1.
Analys: Att lägga grunden till ett rättighetsbaserat projekt
Exempel på planering av rättighetsbaserade projekt Projektidé
som du redan läst i kapitel 1 ska alla projekt som finansieras av Forum
LEO, en kenyansk ideell organisation, har nära kontakter med lokala föreningar i en region i Kenya och har förstått att det är en mycket hög andel flickor som inte fullföljer skolan (secondary school) i staden X. LEO kontaktades av Women Self-Help Group från staden X som undrade om LEO kunde göra något för att förändra situationen. Women Self-Help Group består av kvinnor som arbetar med jordbruk, och de bor i och omkring staden. Vissa av dem har barn i skolan. Andelen flickor som hoppar av skolan är hög även i de omkringliggande städerna, men den är särskilt hög i staden X.
Syd vara rättighetsbaserade. Detta sätter sin prägel på planeringen, genomförandet, uppföljningen och utvärderingen av projektet. Viktiga principer för rättighetsbaserat arbete (RBA) som ska hållas i åtanke vid det här steget är rättighetsinnehavarnas deltagande och lokalt ägarskap till projektet. Ett projekt ska bygga på en analys av •
kontexten
•
de olika aktörer som påverkas av och som kan påverka problemet
•
de specifika problem eller situationer som projektet syftar till att förändra
LEO och dess svenska partnerorganisation (SvEO) har tidigare arbetat med frågor som avser jämställdhet och sexuell och reproduktiv hälsa och rättigheter (SRHR) i en större stad nära staden X. För att lära sig mer om situationen och för att kunna planera ett nytt projekt har SvEO ansökt om en förstudie, vilket Forum Syd har beviljat. SvEO kommer därför att träffa LEO och Women Self-Help Group under två veckor för att genomföra en kontext-, aktörs-, och problemanalys samt för att identifiera mål, aktiviteter och resurser och därefter planera hur uppföljning och utvärdering av projektet ska göras. Lärdomar från tidigare projekt kommer också användas så mycket som möjligt vid planering av det nya projektet. Resultatet av förstudien kommer att vara en nästan helt färdig projektansökan till Forum Syd.
Analysen ska alltid vara det första steget av projektplaneringen. När ni har analyserat kontexten, aktörerna och problemet, har ni möjlighet att formulera den förändring ni vill uppnå.
För att analysen ska bli verkligt användbar måste den ta hänsyn till olika gruppers perspektiv, erfarenheter, kunskaper och önskemål. Det ger en nyanserad bild av situationen. Ägna särskild uppmärksamhet åt grupper som ofta exkluderas eller som inte är vana vid att uttrycka sin åsikt.
Ni kommer att kunna följa det här exemplet genom hela kapitlet och se hur organisationerna i Kenya planerade ett projekt. Exemplet visar både arbetsprocessen (P) och en sammanfattning (S) av resultaten av varje steg
P
16
= process
S
= sammanfattning
Kontextanalys
Exempel: Kontextanalys
Vid planering av ett projekt är det nödvändigt att ha en tydlig bild av den kontext där det ska genomföras. Kontextanalysen hänvisar till den allmän-
P
Med hänsyn till projektidén har LEO samlat statistik från skolan, domstolen och polisen, forskningsrapporter från ett närliggande universitet och hade sammanträden med lokala organisationer innan projektledare från SvEO kom till regionen för att genomföra förstudien. Den första dagen gick projektledarna från SvEO och LEO samt en företrädare för Women Self-Help Group igenom materialet och började skissa på kontexten och de största utmaningarna och förutsättningarna i projektområdet. Nedan ges en kort sammanfattning av de viktigaste punkter som organisationerna ansåg vara relevanta för projektets fokus.
na situationen, utmaningarna och förutsättningarna inom projektområdet exempelvis med hänsyn till den sociala, politiska, religiösa, kulturella och ekonomiska situationen. Det är viktigt att se till att ni känner till vilka lagar och rättigheter som är relevanta för projektet. Kontextanalysen ska inte vara för bred – fokusera alltid på projektområdet och på de frågor ni vill arbeta med. Använd redan tillgängliga källor såsom officiell statistik, rapporter, forskning med mera, tillsammans med de egna erfarenheterna och det arbete ni eventuellt redan har gjort.
Tips! Sammanfatta kontext- och aktörsanalysen genom att rita en bild på ett stort papper. Det är ett sätt att visualisera hur projektområdet ser ut, vilka relationer mellan aktörer som är viktiga för projektet. Dessutom är det en rolig övning att göra tillsammans i projektteamet!
Det kan finnas kontextbundna aspekter som ni till en början inte tror kommer att påverka projektet. I många områden där Forum Syd stöder projekt är alkohol och andra droger (exempelvis kat) ett stort hinder för utveckling och fattigdomsminskning. Andra sådana aspekter är hiv och aids som har förödande konsekvenser för enskilda rättighetsinnehavares liv och för samhället i stort.* * Läs mer om alkohol som ett hinder för utveckling på IOGT-NTO International Institutes webbplats. Läs mer om arbete med hiv/aids på Forum Syds webbplats. Bild 1: Ett projektteams arbetsverktyg
17
Den lokala polisen har inte den kapacitet eller kunskap som krävs för att hantera anmälan om könsrelaterat våld och sexuellt våld.
Organisationerna kartlade relevanta konventioner som berör rätten till utbildning och kvinnors rättigheter. De undersökte också vilka konventioner som Kenya har ratificerat. Dessutom kartlade de lagstiftningen med hänsyn till könsrelaterat våld och utbildning, samt vilka myndigheter som är ansvariga i regionen. De konstaterade att det finns lagstiftning till stöd för ett projekt som syftar till att få fler flickor att fullfölja skolan.
S
I intervjuer som LEO genomförde före förstudien visade det sig att ett stort antal flickor hoppade av skolan när de blivit gravida. Staden X har endast en gymnasieskola. Den byggdes av en internationell ideell organisation för 20 år sedan och är nu en offentlig skola. Den byggdes för att inrymma 50 elever och har nu 225 elever i lokaler med samma kapacitet (inklusive toaletterna).
Korruption är ett stort hinder för hur samhällsviktiga tjänster levereras i regionen. Hälsokliniken är bristfälligt utrustad och saknar tillräckliga resurser.
Den flod som används för den dagliga vattenförsörjningen har under de senaste åren både torkat ut och översvämmats på ett oförutsägbart sätt. Detta har exempelvis lett till att flickor stannar hemma från skolan under torrperioder för att hjälpa till med att hämta vatten från en brunn som ligger 4 kilometer utanför staden. Vissa flickor går sedan inte tillbaka till skolan eftersom de har förlorat så mycket tid.
De flesta människor som bor i och omkring staden X arbetar med småskaligt jordbruk och småföretagande. Jordbrukssektorn påverkas kraftigt av översvämningar och perioder av torka som är vanliga i området, och de flesta har ingen regelbunden inkomst. Enligt Women Self-Help Group och en lokal ideell organisation som arbetar med hivprevention är könsrelaterat våld och sexuellt våld utbrett, men ingenting man talar öppet om. Antalet fall av sexuellt våld och könsrelaterat våld som rapporteras till polisen är få, och ännu färre av dessa brott når domstol. Sexuella övergrepp mot unga flickor är vanliga enligt flera olika källor. Vissa fall av sexuella övergrepp mot flickor har enligt rapporten inträffat i skolan, och förövarna var en lärare och pojkar som var elever i skolan. Organisationer i det civila samhället bedömer att det könsrelaterade våldet är kopplat till hög alkoholförtäring bland män.
En stor väg leder genom staden mot den närmaste större staden som ligger 17 kilometer därifrån. Många flickor som har hoppat av skolan – men även unga pojkar – reser till staden för att hitta arbete. Det finns en stor pingstförsamling och ett muslimskt samfund i staden. De religiösa ledarna har ett stort inflytande på de värderingar och normer som råder i staden, och de kan vara en viktig aktör för förändring.
18
Exempel: analys av aktörer
Analys av aktörer (analys av intressenter)
P
Workshopens deltagare sammanställde en lista över alla aktörer som påverkar och som påverkas av det identifierade problemet med flickor som hoppar av skolan i staden X. De analyserade hur de olika grupperna påverkar och påverkas, och sannolikheten för att de är positiva till den förändring som projektet förväntas leda till. De delade in aktörerna i floaters, blockers eller supporters. I de flesta grupper kommer det att finnas en blandning av dessa kategorier, och deltagarna kartlade specifika individer som skulle vara relevanta att inrikta sig på i projektet. Genom att kartlägga aktörer eller intressenter kan LEO och SvEO också bedöma vem de måste tala mer med för att säkerställa att projektet har rätt fokus.
De berörda aktörerna som ska finnas med i er analys är de grupper eller individer som direkt eller indirekt påverkar och påverkas av problemet. Detta inkluderar partnerorganisationerna, ansvarsbärarna, rättighetsinnehavare samt övrigt civilsamhälle och andra aktörer såsom medier, religiösa samfund med mera. Nedan följer några frågor som kan vara bra att ställa i projektteamet: Vilka grupper eller individer har makten att påverka och förändra? Vilka är ansvarsbärarna? Vilka är rättighetsinnehavarna? Finns det andra organisationer i civilsamhället som arbetar med samma fråga och som eventuellt vill samarbeta? Finns det grupper eller individer som kanske är motståndare till den förändring som projektet förväntas resultera i?
Sammanfattning av identifierade aktörer:
Här kan man ta hjälp av Forum Syds resultatmodell (se separat sida) för att säkerställa att ni har inkluderat olika typer av aktörer i analysen. Det är inte nödvändigt att i projektet inkludera samtliga identifierade aktörer som målgrupper. Gör i stället ett strategiskt urval av målgrupper mot bakgrund av de förändringar ni vill åstadkomma. Vi rekommenderar att ni delar in de identifierade aktörerna som suppor-
ters, floaters eller blockers. Supporters är de som stöder den förändring som ni vill uppnå med projektet. Floaters är de som är tveksamma eller som inte har bestämt sig för en särskild ståndpunkt. Blockers är de som motsätter sig förändringen. På detta sätt är det lättare att välja vilka grupper ni ska samarbeta med och på vilket sätt.
19
S
•
Lokal polis
•
Lokala ansvarsbärare (kommunal nivå)
•
Skolledning och skolpersonal
•
Lärare
•
Föräldrar (till barn som går och som inte går i skolan)
•
Rättsväsendet (den närmaste domstolen i områden)
•
Personalen vid den lokala hälsokliniken
•
Religiösa ledare (imamer och präster)
•
Barn i skolåldern (flickor och pojkar, inklusive barn som har hoppat av skolan)
•
Medier (journalister som bor i staden, andra regionala och nationella medieaktörer).
•
Organisationer i civilsamhället som arbetar i området (två Women SelfHelp Groups varav den ena är aktiv, fem ungdomsgrupper som inte är särskilt aktiva, två större ideella organisationer som genomför projekt med fokus på mikrokrediter respektive förebyggande av hiv/aids).
Problemanalys Syftet med problemanalysen är att fastställa huvudproblemet och dess
Exempel: Problemanalys
orsaker och konsekvenser. Problemanalysen ska alltid vara relaterad till mänskliga rättigheter. Det finns många problem och situationer då människors rättigheter inte respekteras. Det kan exempelvis handla om tillgång till hälsovård, utbildning eller yttrandefrihet.
P
Före workshopen med problemanalys träffade LEO och Women Self-Help Group de viktigaste grupperna, och detta gav dem en djupare förståelse för situationen. Dessa grupper bestod av några flickor och pojkar, lärare vid skolan, polischefen och en sjuksköterska på den lokala hälsokliniken. Denna information var avgörande när samarbetsorganisationerna kartlade de bakomliggande orsakerna till att flickor hoppar av skolan. Den fråga de ständigt upprepade var varför? Varför hoppar flickorna av skolan? Varför upplever de osäkerhet i skolan? Varför använder inte flickorna skoltoaletterna? Varför reagerar ingen när unga män ofredar flickor på väg till skolan? Och så vidare.
Börja med att brainstorma kring de specifika problem som ni fokuserar på inom det aktuella projektområdet. Identifiera tillsammans med de relevanta aktörerna vad som är det huvudproblem er organisation vill bidra till att förändra. Orsakerna är ett svar på frågan varför, dvs. anledningarna till att problemet finns. Orsaken till problemet är i regel en kombination av olika faktorer. Det är viktigt att titta på hur de är kopplade till varandra och att identifiera de grundläggande orsakerna. Det är också bra att koppla orsakerna till relevanta ansvarsbärare som är skyldiga att vidta åtgärder.
De såg olika kategorier av orsaker och hur det ena ledde till det andra. De kartlade också huvudproblemets konsekvenser. Efter en dags workshop hade organisationerna identifierat flera olika orsaker, vissa av dem okomplicerade och andra mycket komplexa. Med utgångspunkt från den egna förmågan och expertisen valde de ut vilka områden man skulle arbeta med. LEO förstod att de också behövde förbättra sin förmåga att påverka ansvarsbärare att genomföra en hållbar förändring i staden X.
Ett projekt genomförs med syfte att åstadkomma en förändring av ett problem eller en situation där rättigheter kränks. Det är det som Forum Syd kallar ett problem.
Konsekvenserna är en beskrivning av vad problemen leder till. De stärker argumenten för att projektet är nödvändigt att genomföra. Det kan vara lite svårt att skilja orsakerna från konsekvenserna, men det är viktigt för att säkerställa att ni fokuserar på orsakerna till problemet och inte på konsekvenserna. På så sätt bidrar ni till en långsiktig förändring. Det bästa sättet att strukturera problemet, orsakerna och konsekvenserna är ett problemträd. (se nästa sida)
20
Exempel: Problemträd
Få kvinnor är aktiva i lokala beslutsfattande organ.
(Staden och aktörerna är fiktiva)
Detta är en synlig konsekvens av problemet.
Dessa orsaker kommer att hanteras under nästa, längre projekt.
Graviditet.
Flickor har begränsade möjligheter i livet.
Ett stort antal flickor hoppar av skolan.
Skolavgifter inklusive dolda avgifter.
Familjerna prioriterar pojkarnas utbildning.
Ekonomiska hinder för familjerna.
.....
Lågt självförtroende.
Flickor i staden X har inte tillgång till rätten till trygg utbildning.
Hemarbete på dagtid.
Flickorna använder inte sanitetsutrymmena och går inte till skolan när de har mens.
.....
.....
S
Flickor gifter sig tidigt och hoppar av skolan.
Flickorna hjälper till i hemarbetet.
Gemensamma sanitetsutrymmen för flickor och pojkar som byggts för 50 elever – nu har skolan 225 elever.
..... Könsrelaterad fördelning av hemarbetet.
Längre perioder av torka innebär att man måste hämta vatten från brunnen.
Skolledningen saknar kunskaper om hur hänsyn tas till jämställdhetsfrågor i skolmiljön.
21
Ansvarsbärare (regionen) prioriterar inte underhållet av skolbyggnader.
Den slutliga formuleringen av problemet med hänsyn till mänskliga rättigheter.
Eftersom ansökan för projektet gäller ett år har organisationerna begränsat antalet orsaker till det problem de vill ta itu med först.
Sexuella trakasserier och våld i skolan samt på väg till skolan.
Pojkar och män ofredar flickor på väg till skolan.
Könsrelaterat våld och sexuellt våld är normaliserat.
Olika normer för hur flickor och pojkar förväntas uppföra sig.
Skolvägen är mörk och obevakad.
2.
Formulering av mål
ett projekt förväntas leda till en
förändring av ett problem eller en situation som innebär en kränkning av de mänskliga rättigheterna (som
SMART står för:
identifieras i problemanalysen). Denna förändring formuleras som ett mål. Ett projekt ska ha identifierade förändringar på tre olika nivåer som formu-
•
Specifikt
•
Mätbart
•
Accepterat av intressenterna
•
Realistiskt
•
Tidsbegränsat.
lerats i det övergripande målet, projektmålet och delmålen. Dessa mål ska presenteras i projektets mål- och riskmatris. När ni har gjort en problemanalys och skapat ett problemträd är det lättare att formulera målen. De förändringar ni väljer ska inrikta sig på orsakerna till problemet. Av de orsaker som ni har identifierat är det viktigt att välja de som är realistiska för er att arbeta med och där ni kan uppnå förändring under projektets tidsperiod.
Det ska finnas en logisk kedja mellan projektmålet och delmålen. Det betyder att när man tittar på delmålen ska det vara möjligt att förstå deras koppling till projektmålet och på vilket sätt de leder till att projektmålet uppnås.
Det övergripande målet beskriver en önskad förändring som projektet vill bidra till på längre sikt (inom fem till tio år). Det övergripande målet ger projektet en långsiktig inriktning.
Målen beskriver den förändring/de förändringar som projektet förväntas uppnå.
Projektmål beskriver den förväntade förändringen under projektperioden. Projektmålet ska vara realistiskt att uppnå av organisationerna inom 1 till 3 år.
Alla utvecklingsprojekt som stöds av Forum Syd ska leda till att lokala civilsamhällen blir starkare förändringsaktörer. Eftersom att sätta mål hjälper organisationer att fokusera deras arbete är det bra att formulera specifika
Delmål bidrar tillsammans till projektmålet. Ett bra sätt att formulera ett mål är att beskriva den situation ni vill se när
mål för organisationsutveckling. Utveckling av organisationens kapacitet kan vara det första steget i genomförande av projektet, för att se till att nödvändig kapacitet skaffas. Det kan också ses som en investering i att göra ert arbete hållbart över tid.
projektet avslutats i presens. Det är viktigt att målen är formulerade på ett tydligt och kortfattat sätt. Det ska inte bara vara projektteamet som förstår vad målen betyder! En metod man kan använda vid formulering av mål är SMART.
Projekt som stöds av Forum Syd ska också tydliggöra sitt arbete mot ökad jämställdhet och hållbar nyttjande av naturresurser. Vi rekommenderar att ni sätter mål som tydligt tar hänsyn till dessa områden om de utgör en av
23
de orsaker till det problem som ni vill bidra till att förändra. Om så inte är fallet rekommenderar vi att ni inkluderar genus eller miljö i projektets kapacitetsbyggande komponent för att stärka det lokala civilsamhället (er partnerorganisation eller andra lokala föreningar och grupper). Det finns också andra sätt att visa hur ni arbetar inom genus och miljö, exempelvis genom aktiviteter och indikatorer.
Exempel: Formulering av mål
Först formulerade organisationerna ett projektmål där bara flickornas rättigheter omnämndes. Sedan förstod de att det inte bara är flickor som drabbas av situationen, utan alla barn. Processen att tänka om målformuleringen visar hur genusanalysen genomsyrar projektplaneringen. Jämställdhet är någonting som berör alla.
P
Ett litet projekt kan inte hantera alla orsaker till att mänskliga rättigheter inte uppfylls. LEO och SvEO ansåg sig vara relevanta aktörer vad gäller att arbeta med beteendeförändringar då de har erfarenhet av den typen av projekt. De vet att det krävs engagemang och förståelse från ansvarsbärarna för att förbättra situationen i staden X (polis, utbildningstjänstemän på kommunal nivå, religiösa ledare etc.). För att kunna göra detta måste LEO och Women SelfHelp Group stärka sin kapacitet i påverkansarbete, och de har därför inkluderat ett delmål för detta.
Projektets målsättningar:
LEO och SvEO har beslutat att ansöka om ett pilotprojekt för ett år (projektmål) men har en långsiktigare plan för hur de ska utveckla projektet och nå större förändringar i samhället (övergripande mål). Om pilotprojektet är framgångsrikt kommer de att planera för ett treårigt projekt. Det långsiktiga arbetet fokuserar på att förändra de underliggande orsakerna i samhället som leder till ojämlikhet mellan kvinnor och män.
Delmål 1: LEO och Women Self-Help Group i staden X har den kapacitet och kompetens som krävs för att kunna påverka ansvarsbärarna.
Övergripande mål: Flickor och pojkar i staden X tar del av rätten till en säker skolmiljö, och de slutför sin skolgång.
Projektmål: Flickor och pojkar har tillgång till en säker skolmiljö i skolan i staden X (med hänsyn till skolvägen, skydd från övergrepp och anpassade toaletter).
Delmål 2: Ansvarsbärare engagerar sig aktivt för att förbättra vägen till skolan och skolmiljön med hänsyn tagen till både flickors och pojkars behov.
S
I det första projektet ligger fokus på skolan för att väcka diskussioner om situationen för både flickor och pojkar och för att se en tydlig förändring i skolan.
24
3.
Planering för aktiviteter och resurser ra för. Forum Syd kräver att ni skickar in en så kallad aktivitetsbaserad budget. Det betyder att de aktiviteter ni planerar kommer att utgöra separata budgetposter. Ni kan underlätta detta genom att använda samma nummer för varje aktivitet i budgeten som ni har i mål- och riskmatriserna. För att
när ni har bra kännedom om kontexten (kontextanalys), de olika aktö-
rerna (analys av aktörer), problemet eller situationen som ni vill förändra (problemanalys) och har formulerat mål, är det dags att planera de konkreta aktiviteterna. Projektets aktiviteter är det som ska göras inom ramen för projektet för att uppnå målen.
göra en aktivitetsbaserad budget sammanställer ni helt enkelt kostnaderna för samtliga resurser som krävs för de planerade aktiviteterna. En budgetpost kan exempelvis vara ”1.1. Utbildning av LEO i påverkansmetoder” som innefattar hyra av lokaler, kostnad för en inbjuden expert, kaffe och tilltugg, resekostnader.
Exempel på aktiviteter som är vanliga i de projekt som stöds av Forum Syd är seminarier, kampanjer i medier, utbildningar, möten och policyanalyser. Aktiviteterna placeras i mål- och riskmatrisen under delmålen. Med andra ord ska de aktiviteter som planeras för varje delmål tillsammans på ett direkt sätt bidra till att projektmålet uppfylls.
Aktiviteter är vad er organisation vill göra i projektet för att uppnå målen.
För varje aktivitet behöver ni specificera målgrupperna i projektets måloch riskmatris. Den primära målgruppen är de personer som är direkt involverade i aktiviteten. Ni behöver göra en uppskattning av antalet kvinnor, män eller andra grupper. Det finns också sekundära målgrupper, vilka är de personer som sannolikt påverkas av projektet men som inte deltar aktivt i aktiviteterna. Ni behöver inte specificera sekundära målgrupper i matrisen, men det antal som ni uppskattar kan hjälpa er att bedöma större effekter av projektet. Vid planering av aktiviteterna måste ni planera för vilka resurser ni behöver. Bilda er en uppfattning om vad era partnerorganisationer redan har i form av lokaler, utrustning, antalet volontärer, och vad ni behöver budgete-
26
Exempel: Aktiviteter och resurser
P
Organisationerna har identifierat de förändringar som de skulle vilja uppnå under projektperioden. De började sedan planera för de aktiviteter som ansågs mest effektiva för att uppnå förändringarna. De beslutade att de skulle arbeta både i skolan och ute i samhället med ansvarsbärare såsom polisen och ledarna för de religiösa samfunden. Organisationerna diskuterade ifall projektet på något sätt kan bidra till ett mer hållbart nyttjande av naturresurser i området. De beslutade att rekommendera ansvarsbärarna att förbättra skollokalerna på ett miljövänligt sätt. Denna lösning motiverar de med hänsyn till den oregelbundna tillgången till vatten som uppstår när regionen drabbas av torka (enligt beskrivningen i kontextanalysen och riskanalysen). De resurser – förutom personalen – som kommer behövas består till största delen av möteslokaler, kostnader för att anlita experter, resekostnader och en del tryckt informationsmaterial.
Mål och aktiviteter
Målgrupper
Delmål 1 LEO, Women Self-Help Group
LEO och Women Self-Help Group i staden X har den kapacitet och kompetens som krävs för att kunna påverka ansvarsbärarna Aktivitet 1.1 Utbildning av LEO i påverkansmetoder vid NGO Training Center
LEO:s projektpersonal (7 män, 6 kvinnor) och två styrelsemedlemmar (en man, en kvinna)
Aktivitet 1.2 Utbildning om rätten till utbildning, SRHR och påverkansmetoder för Women Self-Help Group arrangerad av LEO
Medlemmarna i Women Self-Help Group (15 kvinnor)
27
S
Delmål 2 Ansvarsbärare engagerar sig aktivt för att förbättra vägen till skolan och skolmiljön med hänsyn tagen till både flickors och pojkars behov
Elever, lärare, skolledning, myndighetsanställda på regional nivå, religiösa ledare, föräldrar, polis
Aktivitet 2.1 Organisera diskussionsgrupper i skolan två gånger i månaden som fokuserar på genusnormer och sexuellt våld (för pojkar och flickor, både var för sig och tillsammans)
Alla skolans elever (135 pojkar, 90 flickor), lärare (5 män, 3 kvinnor), skolledning (8 män, 4 kvinnor)
Aktivitet 2.2 Fyra möten och en workshop med ansvarsbärare om situationen i skolan och i samhället med hänsyn till könsrelaterat våld och rätten till utbildning
Polis (4 män), myndighetsanställda på regional nivå (5 män, 2 kvinnor), skolledning, religiösa ledare (3 män)
Aktivitet 2.3 Seminarier och workshops om relevanta rättigheter, lagstiftning och jämställdhet mellan kvinnor och män
Lärare, skolledning, föräldrar (omkring 100 män och 100 kvinnor)
Aktivitet 2.4 Tre möten och ett seminarium med ansvarsbärare för att påverka dem att finansiera och bygga ekologiska toaletter i skolan
28
Myndighetsanställda på regional nivå (desamma som i aktivitet 2), skolledning
4.
Resultatuppföljning och lärdomar
uppföljning innebär en fortlöpande metodiskt process för data- och
Notera att indikator 2 och 3 tar hänsyn till både flickors och pojkars samt kvinnor och mäns uppfattning om vad som omfattas av en säker skolmiljö.
informationsinsamling under ett projekts genomförande. Ni måste planera för hur uppföljningen ska göras eftersom den ska påbörjas så snart projektet inleds. Uppföljning av projektet är ett sätt att säkerställa att man är på rätt spår och för att möjliggöra korrigeringar i ett tidigt skede. Uppföljning nämns ofta tillsammans med utvärdering. Vanligtvis sker utvärdering under specifika tillfällen under projektets gång eller när det avslutas.
Se till att ni är medvetna om hur genus och kön kan påverka era indikatorer.
Indikatorer används för att besvara frågorna ”Är vi på rätt spår?” och ”Har vi uppnått våra mål?”.
Det projekt ni planerar förväntas leda till konkreta och mätbara förändringar, som formulerats som mål. Dessa mål måste verifieras, vilket betyder att det måste finnas sätt att visa att förändringarna har ägt rum. För att ni ska
Oavsett vilken typ av indikator ni använder är det viktigaste att ni förstår vad det är ni mäter. Det kanske inte är relevant att mäta antalet deltagare vid ett möte. Det kan ju faktiskt vara så att alla deltagare satt och sov på
kunna göra detta använder ni både indikatorer och baslinjevärden.
mötet! Oavsett vilket kunde inte indikatorn hjälpa er att visa att en föränd-
ring har ägt rum.
Indikatorer är mätningar av måluppfyllelse, men det behöver inte vara i form av siffror. De indikatorer som väljs ger aldrig en helhetsbild av allt som projektet har resulterat i. Syftet med indikatorer är att de ska ge ett
Det är viktigt att inte inkludera för många indikatorer eftersom ni måste rapportera dem alla! Välj de som är mest relevanta.
signifikant bevis på förändringen.
Om ett projekt har många komplicerade indikatorer är det också tidskrävande för personalen och leder till höga och kanske helt onödiga kostnader.
Indikatorer kan formuleras på många olika sätt (kvalitativt, kvantitativt eller en kombination av dessa). Ni kan också besluta att ni vill ha en mål-
För att ni ska kunna visa att en förändring har ägt rum måste ni ha en start-
sättning (target) för en indikator.
punkt att jämföra slutresultatet med, vilken är projektets baslinjevärden. Baslinjevärden är mätningen av indikatorer före eller vid starten av projektet. En ytterligare fördel med att fastställa baslinjevärden är att ni kan testa att era indikatorer är relevanta, och att det är tydligt vad de mäter.
Titta på indikatorerna i vårt exempel: indikatorerna för projektmålet är en kombination av båda typerna. Indikator 1 är endast kvantitativ, medan indikator 2 är en kombination av kvalitativ (”upplever skolmiljön som säker”) och kvantitativ (procent). Samtidigt visar indikator 2 att vi vill nå en målsättning på 90 % flickor och pojkar som upplever att skolmiljön är säker för att kunna ha ett signifikant bevis på att denna aspekt av projektmålet är uppfyllt. Indikator 3 visar att det också är möjligt att bara ha en ”neutral” indikator utan en målsättning.
Valet av indikatorer beror också på vilka metoder för datainsamling som ni kan använda er av. Metoder för uppföljning och utvärdering av projekt är exempelvis fokusgrupper, enkäter, intervjuer, most significant change och observationer. Ett bra sätt att säkerställa en effektiv uppföljning och
30
utvärdering som inte tar för mycket tid är att skapa en uppföljningsplan. Det kan verka svårt att utforma en sådan plan redan innan projektet har startat, men det är en bra övning och det är också ett sätt att upptäcka om ni har relevanta indikatorer och tillräckliga resurser. Nedan ges ett mycket enkelt exempel på vilken information som kan ingå i en uppföljningsplan.
Verifikationskällor visar var man kan hitta information om indikatorerna. Indikator
Baslinjevärde
Hur?
När?
Vem?
Verifikationskällor
Uppföljning och utvärdering som utförs medan projektet pågår kan ge värdefull information som kan ligga till grunden för att förändra metoder och göra projektet mer effektivt. Det är också viktigt att dokumentera vad som gick fel och vad utmaningarna bestod i. Detta kommer att vara värdefullt i det framtida arbetet. Detta kallas även lärdomar. Ett sätt att samla in lärdomar under projektets gång är att använda metoden självutvärdering i grupp som Forum Syd rekommenderar för uppföljning1 . Här presenteras lärdomar som ett av de sista stegen i projektplaneringen. Men det skulle också kunna vara det första! Om ni redan har genomfört ett projekt och dragit lärdomar av detta ska de användas i planeringen av ett nytt projekt. Detta betyder förstås att man behöver göra en uppdaterad analys, formulera nya mål och så vidare. Det kan vara värdefullt att låta en extern aktör genomföra en utvärdering som ett komplement till det egna systemet för uppföljning och utvärdering. Glöm inte att ta hänsyn till kostnaderna för detta och att inkludera dem i budgeten.
1. Läs mer i Forum Syds handbok för rapportering, www.forumsyd.org.
31
Uppföljning och lärdomar
P
Organisationerna formulerade indikatorer som de tror kommer att visa att målen har uppnåtts. De skapade också en enkel uppföljningsplan för när indikatorerna ska användas, vem som ska göra uppföljningen och hur den ska göras. De insåg att det skulle vara mycket kostsamt och tidskrävande att använda samtliga indikatorer, och de valde därför några få som bedömdes vara de mest signifikanta. De utarbetade också en plan för hur man ska samla in baslinjevärden innan ansökan skickas till Forum Syd. För att säkerställa att alla har samma förståelse för vad indikatorerna betyder skrev de också beskrivningar för var och en av dem. Som exempel kan nämnas att dialogmötena (indikator 1.2.) ska ses som ”regelbundna” när de sker en gång var tredje månad.
Mål och aktiviteter
Indikatorer
Baslinjevärden
Verifikationskällor
Projektmål
1. Antal flickor som börjar gå i skolan igen (tack vare förbättrad säkerhet)
1. Under 2014 hoppade 17 flickor av skolan. Detta antal har varit i stort sett detsamma under de senaste fem åren
1. Statistik från skolan, protokoll från intervjuer med flickorna
2. Enligt en enkät som gjordes under förstudien: 34 % av flickorna, 79 % av pojkarna
2. Frågeformulär och intervjuprotokoll från fokusgrupper
3. Enligt en enkät som gjordes under förstudien: 60 % av kvinnorna, 72 % av männen
3. Frågeformulär och intervjuprotokoll från fokusgrupper
Flickor och pojkar har tillgång till en säker skolmiljö i skolan i staden X (med hänsyn till skolvägen, skydd från övergrepp och anpassade toaletter).
2. 90 procent av flickorna och pojkarna som upplever skolmiljön som säker 3. Procentandel av barnens vårdnadshavare, män och kvinnor som anser att skolmiljön är säker
S
32
Delmål 1 LEO och Women Self-Help Group i staden X har den kapacitet och kompetens som krävs för att kunna påverka ansvarsbärarna
Delmål 2 Ansvarsbärare engagerar sig aktivt för att förbättra vägen till skolan och skolmiljön med hänsyn tagen till både flickors och pojkars behov
1.1. LEO och Women Self-Help Group har utarbetade planer för påverkansarbete 1.2. LEO och Women Self-Help Group organiserar regelbundna dialogmöten med ansvarsbärarna för att diskutera relevanta frågor
2.1. Skolan har en åtgärdsplan för arbete med säkerhetsfrågor och en särskild budgetpost för detta 2.2. Skolvägen säkras genom att förse den med belysning och patrullering, inklusive patrullering av polis 2.3. Anpassade toaletter har byggts, och de används av flickorna 2.3.1.De nya toaletterna är miljövänliga
1.1. Ingen av organisationerna har någon plan för påverkansarbete 1.2. LEO har under det tidigare projektet haft sporadiska rundabordssamtal med hälsovårdsmyndigheterna. Women Self-Help Group har aldrig arbetat med påverkan
2.1. Planen för säkerhetsarbete i skolan är från 1997. Den tar inte jämställdhet i beaktande och den är inte anpassad efter det ökade antalet elever. Ingen specifik budgetpost. 2.2. Det fanns ingen belysning och ingen patrullering av något slag när förstudien genomfördes 2.3. De befintliga toaletterna är inte anpassade för antalet elever, och de flesta flickor använder dem inte 2.3.1. De befintliga toaletterna är inte miljöanpassade
33
1.1. Påverkansplaner 1.2. Dagordningar, deltagarlista
2.1. Skolans arbetsplan för säkerhetsfrågor, skolans budget 2.2. Fotografier, mediers rapportering, regionens budget 2.3. Fotografier, intervjuprotokoll från fokusgrupper 2.3.1. Expertuttalande från lokala miljöaktivister
5.
Riskbedömning att ni behöver avbryta alla aktiviteter inom projektet om de inträffar. Andra risker kan vara relativt lätta att hantera.
alla projekt är förknippade med vissa risker. Forum Syd definierar en
risk som en händelse som påverkar möjligheten att uppnå målen negativt. Det kommer alltid att finnas en möjlighet att någonting händer som kan göra det svårt eller till och med omöjligt att nå målen. De projekt som finansieras av Forum Syd arbetar först och främst med att förändra maktrelationer, attityder, beteenden och till och med strukturer. Denna typ av arbete kommer alltid att mötas med motstånd från vissa grupper eller individer.
Riskerna påverkar sannolikheten att målen uppfylls, vilket betyder att ni bör fundera på vilka risker som är förknippade med varje enskilt mål. Risker som kan påverka projektet i sin helhet ska vara relaterade till projektmålet.
Detta är exempel på vanliga risker i projekt som finansieras av Forum Syd och som ni bör ta hänsyn till •
Risker är händelser som påverkar möjligheten att uppnå målen negativt. Nyckeln är att identifiera riskerna redan innan de inträffar!
Personalrelaterade: exempelvis hög personalomsättning, sjukdom m.m.
•
Ekonomisk hantering: korruption, instabila banksystem, stora förändringar i växelkurser etc.
•
Motstånd: en målgrupp vill inte delta, hot om våld, ryktesspridning etc.
•
Juridiska risker: svårigheter att beviljas tillstånd etc.
•
Konflikter och säkerhetsrelaterade risker
•
Miljökatastrofer: både av naturlig orsak och som ett resultat av icke hållbart nyttjande av naturresurser.
En enkel metod att identifiera risker är att ha en brainstorm med projektteamet. Skriv ned alla risker som ni kommer på ett papper. I nästa steg diskuterar ni och försöker uppskatta sannolikheten för att risken inträffar när projektet genomförs, och hur allvarliga konsekvenserna skulle vara om så sker. Ni kan använda den gradering som ges nedan.
Det är viktigt att ta hänsyn till både interna och externa risker för SvEO och LEO. De exempel som ges ovan innefattar både interna (exempelvis risker med hänsyn till personalresurser) och externa (exempelvis risker med hänsyn till konflikt). Vissa risker som ni identifierar kan vara så allvarliga
35
Sannolikhet (1–5)
eller reaktivt sätt. Det går att begränsa konsekvenserna av många risker om åtgärder vidtas innan de inträffar. I så fall väljer ni ett proaktivt sätt att hantera riskerna. Ett exempel på en sådan risk är att en nyckelperson inom LEO säger upp sig. Att se till att flera personer inom LEO och SvEO arbetar med projektet kan minska de negativa konsekvenserna om detta inträffar. Den proaktiva riskhanteringen kan också betyda att ni behöver planera ytterligare aktiviteter inom projektet. Ett exempel på detta kan vara att LEO ökar sin kapacitet att hantera instabila växelkurser genom att gå en relevant utbildning.
1. = Inte alls troligt (förväntas bara uppstå under exceptionella omständigheter) 2. = Föga troligt (skulle kunna uppstå vid sällsynta omständigheter) 3. = Möjligt (kan uppstå någon gång) 4. = Troligt (kommer troligen att uppstå under de flesta omständigheter) 5. = Nästan säkert (förväntas uppstå under de flesta omständigheter)
Att hantera en risk när den inträffar är det reaktiva sättet att hantera risker. Det betyder att man beslutar att använda alternativa aktiviteter i stället för de man planerat från början, den så kallade ”plan b”. Forum Syd uppmanar er att hellre välja ett förebyggande tillvägagångssätt än att hantera riskerna när de har uppstått.
Konsekvenser (1–5) 1. = Inga konsekvenser (organisationens ordinarie rutiner hanterar detta med lätthet) 2. = Mindre konsekvenser (kan påverka någon mindre aktivitet inom projektet)
Riskbedömning är inte något man bara ska göra under planeringsfasen. Ni behöver gå tillbaka till de identifierade riskerna och till riskhanteringen för att se om något måste anpassas, eller om det finns nya risker att ta hänsyn till.
3. = Måttliga konsekvenser (kräver vissa justeringar i projektet) 4. = Större konsekvenser (hotar vissa mål inom projektet)
Riskanalys
5. = Hela projektet är hotat (projektet måste avbrytas)
Riskerna identifierades i två steg, först genom brainstorming och genom att skriva ned alla möjliga risker på ett stort pappersark. Därefter graderade organisationerna sannolikheten och konsekvenserna för samtliga risker. Genom att göra detta kunde de välja några få av de mest sannolika riskerna som bedömdes ha så stora konsekvenser att de ska kunna påverka möjligheten att uppnå målet. Organisationerna hade en djupare diskussion om hur pengarna ska hanteras inom projektet för att förhindra att ekonomiska medel används på fel sätt. De diskuterade också en rollfördelning inom projektet för att säkerställa att det interna beslutsfattandet fungerar.
Det kan hända att ni identifierar risker som ni bedömer som osannolika och som också har mindre konsekvenser för projektet. Dessa risker kan undanröjas. Om det finns risker som både har hög sannolikhet för att kunna inträffa och som skulle kunna hota projektet i sin helhet, måste ni tänka om er projektplanering. Riskhantering Nästa steg efter att ha identifierat risker är att planera för hur de relevanta riskerna ska hanteras. Ni kan välja att hantera riskerna på ett proaktivt och/
36
P
Mål
Risker och riskhantering
Projektmål
Risk: Kommunen avsätter inte några medel för att förbättra säkerheten utmed skolvägen och i skolans lokaler.
Flickor och pojkar har tillgång till en säker skolmiljö i skolan i staden X (med hänsyn till skolvägen, skydd från övergrepp och anpassade toaletter).
Riskhantering: Även om det inte avsatts några medel i tid och om ansvarsbärare visar stor motvilja att ge ett konkret löfte (9 månader efter projektets start), kan säkerheten förbättras genom temporära lösningar, exempelvis frivilliga patruller, tillfälliga toaletter och andra lösningar som skolan, föräldrar och elever beslutar om.
S
Beskriv antikorruptionsarbetet i er organisation: En policy tillämpas för att minimera risken att medlemmar av LEO och Women Self-Help Group ska hamna i en situation där de kan ombes att ge mutor: gå aldrig ensam, och tillkännage alla möten offentligt. Inom LEO: Budgeten är transparent för projektteamets medlemmar, det finns två firmatecknare, det finns en tydlig rollfördelning. LEO genomför årliga revisioner med hjälp av en extern revisor.
Delmål 1
Risk: Medlemmar av LEO och Women Self-Help Group känner osäkerhet inför den nya påverkansuppgiften.
LEO och Women Self-Help Group i staden X har den kapacitet och kompetens som krävs för att kunna påverka ansvarsbärarna.
Riskhantering: De medlemmar av LEO och Women Self-Help Group som ska arbeta med påverkan får fortlöpande stöd.
Delmål 2
1. Risk: Motstånd från lärare och skolledning mot diskussionsgrupperna.
Ansvarsbärare engagerar sig aktivt för att förbättra vägen till skolan och skolmiljön med hänsyn tagen till både flickors och pojkars behov.
Riskhantering: Börja med lärarna och ledningen och visa hur processen med gruppdiskussioner ska genomföras, transparens om diskussionsämnen, ha en icke-fördömande inställning med hänsyn till hur situationen är i skolan. 2. Risk: Lokala ansvarsbärare vägrar att avsätta medel för säkerheten kring skolan och/eller förbättrade sanitetsutrymmen. Riskhantering: Under de första mötena ska dialogen fokuseras på vikten av goda skolresultat för kommunen, sök efter strategiska allianser med massmedier och myndighetsanställda i kommunen. 3. Risk: Föräldrar är skeptiska och vill inte delta. Riskhantering: Anslagstavlor, se till att mötena äger rum vid en tidpunkt som är anpassad efter föräldrarnas arbetssituation, uppmana de religiösa ledarna att stödja projektet.
På nästa sida ser du hur mål- och riskmatrisen ser ut när den sammanfattas i Forum Syds mall.
37
APPENDIX 1: Exempel sammanfattande MÅL- OCH RISKMATRIS FÖR ANSÖKAN OM PROJEKTBIDRAG Alla utvecklingsinsatser som beviljas genom Forum Syd ska bidra till Forum Syds förväntade resultatmål på övergripande nivå: Marginaliserade människor som lever i fattigdom har demokratiskt inflytande och tillgång till grundläggande rättigheter. Resultat finns som visar förändringar mot ett hållbart och jämställt samhälle. Ange det övergripande målet för projektet: Flickor och pojkar i staden X tar del av rätten till en säker skolmiljö, och de slutför sin skolgång.
Mål och aktiviteter
Målgrupper Som nås direkt. Gör en uppskattning av antalet kvinnor/män/andra grupper
Ange projektmål här Flickor och pojkar har tillgång till en säker skolmiljö i skolan i staden X (med hänsyn till skolvägen, skydd från övergrepp och anpassade toaletter).
Elever, lärare, skolledning, myndighetsanställda på regional nivå, religiösa ledare, föräldrar, polis
Indikatorer och baslinjevärden
Verifikationskällor
Risker och riskhantering
1. Antal flickor som börjar gå i skolan igen (tack vare förbättrad säkerhet)
1. Statistik från skolan, protokoll från intervjuer med flickorna
Ange risker och åtgärder för riskhantering här
Baslinje: 1. Under 2014 hoppade 17 flickor av skolan. Detta antal har varit i stort sett detsamma under de senaste fem åren
2. Frågeformulär och intervjuprotokoll från fokusgrupper
Varje indikator ska ha ett baslinjevärde.
2. 90 procent av flickorna och pojkarna som upplever skolmiljön som säker
38
3. Frågeformulär och intervjuprotokoll från fokusgrupper
Obs! Korruptionsrisk och relevanta förebyggande och kapacitetsstärkande åtgärder ska alltid specificeras. Risk: Kommunen avsätter inte några medel för att förbättra säkerheten utmed skolvägen och i skolans lokaler. Riskhantering: Även om det inte avsatts några medel i tid och om ansvarsbärare visar stor motvilja att ge ett konkret löfte (9 månader efter projektets start), kan säkerheten förbättras genom temporära lösningar, exempelvis frivilliga patruller, tillfälliga toaletter och andra lösningar som skolan, föräldrar och elever beslutar om.
Beskriv antikorruptionsarbetet i er organisation:
Baslinje: 2. Enligt en enkät som gjordes under förstudien: 34 % av flickorna, 79 % av pojkarna
En policy tillämpas för att minimera risken att medlemmar av LEO och Women Self-Help Group ska hamna i en situation där de kan ombes att ge mutor: gå aldrig ensam, och tillkännage alla möten offentligt.
3. Procentandel av barnens vårdnadshavare, män och kvinnor som anser att skolmiljön är säker
Inom LEO: Budgeten är transparent för projektteamets medlemmar, det finns två firmatecknare, det finns en tydlig rollfördelning. LEO genomför årliga revisioner med hjälp av en extern revisor.
Baslinje: 3. Enligt en enkät som gjordes under förstudien: 60 % av kvinnorna, 72 % av männen
Obs! Åtminstone ett delmål består i att beskriva vad projektet har uppnått när det handlar om att stärka det lokala civilsamhället och/eller LEO. Ange delmål 1 här.
LEO, Women Self-Help Group
1.1. LEO och Women SelfHelp Group har utarbetade planer för påverkansarbete Baslinje: 1.1. Ingen av organisationerna har någon plan för påverkansarbete
LEO och Women Self-Help Group i staden X har den kapacitet och kompetens som krävs för att kunna påverka ansvarsbärarna.
39
1.1. Påverkansplaner
Ange risker
1.2. Dagordningar, deltagarlista
Risk: Medlemmar av LEO och Women Self-Help Group känner osäkerhet inför den nya påverkansuppgiften.
1.2. LEO och Women SelfHelp Group organiserar regelbundna möten med ansvarsbärarna för att diskutera relevanta frågor. Baslinje: 1.2 LEO har under det tidigare projektet haft sporadiska rundabordssamtal med hälsovårdsmyndigheterna. Women Self-Help Group har aldrig arbetat med påverkan
Aktivitet 1.1 Utbildning av LEO i påverkansmetoder vid NGO Training Center
Aktivitet 1.2
Riskhantering
LEO:s projektpersonal (7 män, 6 kvinnor) och två styrelsemedlemmar (en man, en kvinna)
De medlemmar av LEO och Women Self-Help Group som ska arbeta med påverkan får fortlöpande stöd.
Medlemmarna i Women Self-Help Group (15 kvinnor)
Utbildning om rätten till utbildning, SRHR och påverkansmetoder för Women Self-Help Group arrangerad av LEO
40
Ange delmål 2 här. Ansvarsbärare engagerar sig aktivt för att förbättra vägen till skolan och skolmiljön med hänsyn tagen till både flickors och pojkars behov.
Elever, lärare, skolledning, myndighetsanställda på regional nivå, religiösa ledare, föräldrar, polis
2.1. Skolan har en åtgärdsplan för arbete med säkerhetsfrågor och en särskild budgetpost för detta Baslinje: 2.1. Planen för säkerhetsarbete i skolan är från 1997. Den tar inte jämställdhet i beaktande och den är inte anpassad efter det ökade antalet elever. Ingen specifik budgetpost. 2.2. Skolvägen säkras genom att förse den med belysning och patrullering, inklusive patrullering av polis Baslinje: 2.2. Det fanns ingen belysning och ingen patrullering av något slag när förstudien genomfördes 2.3. Anpassade toaletter har byggts, och de används av flickorna 2.3.1.De nya toaletterna är miljövänliga
41
2.1. Skolans arbetsplan för säkerhetsfrågor, skolans budget 2.2. Fotografier, mediers rapportering, regionens budget 2.3. Fotografier, intervjuprotokoll från fokusgrupper 2.3.1. Expertuttalande från lokala miljöaktivister
Ange risker här 1. Risk: Motstånd från lärare och skolledning mot diskussionsgrupperna. 2. Risk: Lokala ansvarsbärare vägrar att avsätta medel för säkerheten kring skolan och/eller förbättrade sanitetsutrymmen. 3. Risk: Föräldrar är skeptiska och vill inte delta.
Baslinje: 2.3. De befintliga toaletterna är inte anpassade för antalet elever, och de flesta flickor använder dem inte Baslinje: 2.3.1. De befintliga toaletterna är inte miljöanpassade
Aktivitet 2.1 Organisera diskussionsgrupper i skolan två gånger i månaden som fokuserar på genusnormer och sexuellt våld (för pojkar och flickor, både var för sig och tillsammans) Aktivitet 2.2 Fyra möten och en workshop med ansvarsbärare om situationen i skolan och i samhället med hänsyn till könsrelaterat våld och rätten till utbildning
Riskhantering
2.1 Elever (135 pojkar, 90 flickor), lärare (5 män, 3 kvinnor), skolledning (8 män, 4 kvinnor)
1. Riskhantering: Börja med lärarna och ledningen och visa hur processen med gruppdiskussioner ska genomföras, transparens om diskussionsämnen, ha en icke-fördömande inställning med hänsyn till hur situationen är i skolan.
2.2.Polis (4 män), myndighetsanställda på regional nivå (5 män, 2 kvinnor), skolledning, religiösa ledare (3 män)
2. Riskhantering: Under de första mötena ska dialogen fokuseras på vikten av goda skolresultat för kommunen, sök efter strategiska allianser med massmedier och myndighetsanställda i kommunen.
2.3.Lärare, skolledning, föräldrar (omkring 100 män och 100 kvinnor) 2.4.Myndighetsanställda på regional nivå (desamma som i aktivitet 2), skolledning
3. Riskhantering: Anslagstavlor, se till att mötena äger rum vid en tidpunkt som är anpassad efter föräldrarnas arbetssituation, uppmana de religiösa ledarna att stödja projektet.
Aktivitet 2.3 Seminarier och workshops om relevanta rättigheter, lagstiftning och jämställdhet mellan kvinnor och män
42
Aktivitet 2.4 Tre möten och ett seminarium med ansvarsbärare för att påverka dem att finansiera och bygga ekologiska toaletter i skolan
