Format for Puljeaftale mellem Udenrigsministeriet og [Værtsorganisationen]
Puljeaftale
mellem Udenrigsministeriet og [Værtsorganisationen] Nærværende aftale mellem Udenrigsministeriet (herefter kaldet ”UM”) og [Værtsorganisationen] indgås med henblik på at fastsætte vilkår og retningslinjer for UMs flerårige statslige finansiering af [værtsorganisationens] puljeadministration finansieret over Civilsamfundsbevillingen (puljeordninger). § 1. Aftalens formål Formålet med nærværende samarbejdsaftale er gennem statslig finansiering af midlerne til udviklingssamarbejde at bemyndige [værtsorganisationen] til at administrere puljebevillingen i overensstemmelse med gældende danske udviklingspolitiske målsætninger og strategier. [Værtsorganisationen] har pligt til at holde sig orienteret om ændringer heri. Disse er på tidspunktet for denne aftales indgåelse især indeholdt i ” Retten til et bedre liv Strategi for Danmarks udviklingssamarbejde”, ”Politik for dansk støtte til civilsamfundet” (Civilsamfundspolitikken), de generelle principper for støtte til udviklingsaktiviteter gennem danske civilsamfundsorganisationer samt regeringens løbende udenrigs- og udviklingspolitiske udspil, men kan også være indeholdt i konkrete justeringer af den danske udviklingspolitik. [Værtsorganisationens] forvaltning skal følge dansk forvaltningsret. Den skal ske efter bestemmelserne i denne aftale og efter de til enhver tid gældende administrative retningslinjer, herunder særligt Udenrigsministeriets ”Administrative retningslinjer for forvaltning af tilskudsmidler fra Udenrigsministeriet - Puljeordninger” (herefter kaldet ”de administrative retningslinjer”), der findes på UMs hjemmeside under ”Civilsamfundsorganisationer”. [Værtsorganisationen] har pligt til at holde sig orienteret om opdateringer af de administrative retningslinjer. For ændringer, der har konsekvens for aftalens ordlyd, gælder § 13. § 2. Finansiering Finansloven giver direkte hjemmel til afholdelse af udgifter under aftalen. Niveauet herfor fastsættes i hvert års Finanslov, hvori der ligeledes opstilles budgetoverslag for de kommende tre år. Godkendelse af budget for årets tilsagnsramme sker på baggrund af konsultationer mellem UM og [værtsorganisationen], jf. §§ 3 og 4. [Værtsorganisationen] er bemyndiget til inden for den årlige tilsagnsramme at indgå bindende flerårige aftaler med samarbejdsorganisationer. Den på Finansloven godkendte årlige budgetramme skal overholdes. UM accepterer dog, at ubrugte tilsagn videreføres til det efterfølgende finansår (jf. reglerne herfor i de administrative retningslinjer). [For værtsorganisationer med en bevillingsramme på over 5 mio. DKK til enkeltbevillinger: [Værtsorganisationen] har bevillingskompetence for bevillinger op til 5 mio. DKK, hvorimod større bevillinger vil skulle følge UMs generelle bevillingsregler. Proceduren herfor er nærmere beskrevet i de administrative retningslinjer.] 1|Side
§ 3. Konsultationer [Værtsorganisationen] skal senest 15. september indsende et oplæg til puljekonsultationer med UM. Oplægget skal have den opbygning og det indhold, der er angivet i de administrative retningslinjers kapital 6, afhængigt af mødets karakter. § 4. Budget [Værtsorganisationen] skal hvert år senest den 15. september indsende et budget, der dækker den kommende fireårs periode. Budgettet, der tager udgangspunkt i ovennævnte tilsagnsramme og budgetoverslag skal udarbejdes i DKK og omfatte følgende hovedposter, jf. anvisningerne i de administrative retningslinjer: Udgifter til program- og projektstøtte Udgifter til øvrige aktiviteter, herunder udgifter til programrelateret oplysningsarbejde i Danmark Revision i Danmark Administrationsvederlag [Værtsorganisationens] godkendelse af aktiviteter kræver ikke forudgående forelæggelse for UM med den undtagelse, der er nævnt i § 2. Eventuel omallokering af budgetfordelingen skal ske efter bestemmelserne i de administrative retningslinjer. I forbindelse med regnskabsaflæggelsen skal der gives forklaring på stedfundne omallokeringer. Som led i budgetteringen kan indarbejdes et administrationsvederlag, der ikke må overstige syv pct. af det samlede budget (eksklusiv administration). Administrationsvederlaget skal ikke dokumenteres hverken i budget- eller regnskabsfasen og skal dække den skønnede administrative merudgift i forbindelse med forvaltningen af de statslige midler. Anvendelse af administrationsvederlaget skal ske efter reglerne i de administrative retningslinjer. § 5. [Værtsorganisationens] ansvar og pligter Ansvaret for administrationen af bevillingen i henhold til nærværende aftale påhviler [værtsorganisationen]. Som led heri skal [værtsorganisationen] påse, at projekter, programmer og øvrige aktiviteter bidrager til opfyldelse af UMs strategier, principper og retningslinjer for den danske udviklingspolitik. I tvivlstilfælde forelægges sagen for UM, der herefter kan træffe beslutning om eventuel afbrydelse af den pågældende aktivitet. [Værtsorganisationen] skal udarbejde egne retningslinjer for forvaltning af puljen under hensyntagen til god forvaltningspraksis, herunder transparens i forhold til opslag af ansøgningsrunder og behandling af ansøgninger samt habilitet i forhold til behandling af disse. Herudover skal [værtsorganisationen] udarbejde retningslinjer for de forskellige modaliteter, som partnerorganisationerne kan ansøge om puljemidlerne til. Retningslinjerne skal forelægges Udenrigsministeriet, som tillige skal orienteres, forinden der foretages væsentlige ændringer i materialet. Det påhviler [værtsorganisationen] at underrette medlems- og partnerorganisationer (herefter samarbejdsorganisationer) om puljeretningslinjerne og reglerne i nærværende aftale og påse, at disse overholdes. Samarbejdet med organisationerne skal hvile på skriftlige aftaler, og 2|Side
[værtsorganisationen] skal sikre, at der indføjes misligholdelsesbestemmelser, herunder udelukkelsesklausuler i tilfælde af korrupt eller svigagtig fremgangsmåde som foreskrevet af UM, jf. de administrative retningslinjer. Det påhviler endvidere [værtsorganisationen] at underrette UM om påtænkte vedtægtsændringer. Såfremt disse ikke følger UMs generelle principper for civilsamfundsbistand, kan UM opsige nærværende aftale, jf. § 14. UM og Rigsrevisionen har ret til at få adgang til alle relevante dokumenter, rapporter, regnskabsmateriale mv., der vedrører de statsfinansierede aktiviteter. § 6. Rapporteringsregler [Værtsorganisationen] skal på anmodning fra UM på et hvilket som helst tidspunkt kunne levere statistiske oplysninger om igangværende og afsluttede aktiviteter under puljeordningen fordelt på lande, sektorer og år. Efter lancering af websitet OpenAid.dk skal der ikke som tidligere leveres rapportering til den årlige projekt- og programorientering (PPO), men UM vil i stedet på sitet oploade [værtsorganisationens] resultatrapportering, der indsendes hvert år pr. 15. september. Såfremt der i forbindelse med forvaltningen af de statslige midler opstår begrundet mistanke om eller konstateres bedrageri, misbrug eller alvorlige uregelmæssigheder i administrationen, påhviler det [værtsorganisationen] omgående at underrette revisor og UM skriftligt i henhold til de administrative retningslinjer. § 7. Udbetaling af beløb under samarbejdsaftalen [Værtsorganisationen] skal hvert halvår indsende en betalingsanmodning til UM. Betalingsanmodningen udarbejdes på grundlag af det forventede forbrug, således at der ikke opbygges mere likviditet af statsmidler end påkrævet for aktiviteternes planlagte gennemførelse. Tilsvarende skal [værtsorganisationen] påse, at der ikke anvises større beløb end påkrævet til samarbejdsorganisationerne. § 8. Afgivelse af forbrugsskøn For at sætte UM i stand til løbende at udarbejde skøn over årets forbrug af den samlede Civilsamfundsbevilling skal [værtsorganisationen] samtidig med den halvårlige udbetalingsanmodning afgive et opdateret samlet forbrugsskøn for det pågældende kalenderår. Skønnet afgives som ét tal, der skal reflektere det seneste skøn over det forventede samlede årsforbrug under samarbejdsaftalen. § 9. Regnskab Det påhviler [værtsorganisationen] at opretholde et sikkert og troværdigt regnskabsvæsen. Det skal påses, at de økonomiske forretningsgange er betryggende og har forsvarlige interne kontroller. [Værtsorganisationens] bogføring skal løbende ajourføres og dokumenteres med bilag, og regnskabsvæsenet skal i øvrigt følge bogføringslovens bestemmelser. Der henvises i øvrigt til afsnittet om regnskabsaflæggelse i de administrative retningslinjer for puljeordninger. 3|Side
§ 10. Revision Der henvises til afsnittet om regnskabsaflæggelse i de administrative retningslinjer for puljeordninger. § 11. Udenrigsministeriets tilsyn Udenrigsministeriets løbende tilsyn med [værtsorganisationens] opfyldelse af generelle krav og med forvaltningen af tilskudsmidlerne sker gennem vurderingen af [værtsorganisationens] rapportering og regnskabsaflæggelse samt gennem forvaltningsmæssige tilsynsbesøg, jf. de administrative retningslinjer. Udenrigsministeriet gennemfører herudover med jævne mellemrum kapacitetsanalyser. § 12. Misligholdelse Såfremt UM konstaterer, at der uden godkendelse af UM er iværksat aktiviteter, der ikke kan godtgøres inden for samarbejdsaftalen, herunder i forhold til UMs strategier, principper og retningslinjer, vil UM kunne kræve, at [værtsorganisationen] selv finansierer sådanne aktiviteter. I tilfælde af misligholdelse af bestemmelserne i nærværende aftale og de dertil knyttede dokumenter er UM berettiget til at træffe relevante foranstaltninger med sigte på at begrænse følgerne af misligholdelsen. Disse kan bestå i skriftlig påtale, iværksættelse af konsulent- eller revisorundersøgelser af [værtsorganisationens] forvaltning, ophør af yderligere bevillinger og betalinger, udfasning af igangværende aktiviteter, eller fuld afvikling af samarbejdet. I sidstnævnte tilfælde påhviler det [værtsorganisationen] straks at tilbagebetale alle ubrugte tilskudsmidler til UM. I tilfælde af økonomiske tab som følge af misligholdelse vil UM kunne rejse krav om erstatning. § 13. Ændring af samarbejdsaftalen Begge parter kan anmode om ændringer i aftalens bestemmelser. Gennemførelsen af sådanne ændringer forudsætter enighed mellem parterne. De aftalte ændringer sættes i kraft ved brevveksling mellem parterne på mindst samme niveau som ved aftalens indgåelse. § 14. Opsigelse af samarbejdsaftalen og voldgiftsbestemmelser Nærværende aftale kan opsiges skriftligt af begge parter med 3 måneders varsel. I tilfælde af væsentlig misligholdelse, jf. § 12, er UM dog berettiget til øjeblikkeligt at ophæve aftalen. Aftalen er underlagt dansk ret. Begge parter forpligter sig til forinden opsigelse at søge eventuelle til grund liggende konflikter løst ad forhandlingens vej. Uløste konflikter kan ikke indbringes for domstolene, men skal løses ved voldgift. Såfremt tvisten ikke kan løses gennem parternes forhandling, afgøres tvisten i henhold til "Regler for behandling af sager ved Det Danske Voldgiftsinstitut (Copenhagen Arbitration)". Voldgiftsretten skal bestå af tre medlemmer. Hver part udpeger en voldgiftsmand, mens Voldgiftsrettens formand udnævnes af Instituttet. Såfremt en part ikke inden 30 dage efter at have indgivet eller modtaget underretning om begæring om voldgift har udpeget en voldgiftsmand, udnævnes også denne af Instituttet i overensstemmelse med ovennævnte regler. 4|Side
Voldgiftsretten bestemmer, hvorledes omkostningerne i forbindelse med voldgiftssagens gennemførelse skal fordeles. § 15. Ikrafttræden Aftalen træder i kraft den […] og erstatter tidligere aftaler. København, den […]
Udenrigsministeriet
[Værtsorganisationen]
5|Side
