Appel d’Offres 100000451
C.C.T.P. Mise en place d’un logiciel de GMAO et d’un Portail de Services
Sommaire 1
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PRESENTATION DE L’OCDE ET DE L’OBJET DE L’APPEL D’OFFRES 3 1.1 Présentation de l’OCDE : 3 1.2 Présentation du patrimoine objet de la consultation 4 1.2.1 Quinze bâtiments : ................................................................................... 4 1.2.2 Equipements et Gammes de maintenance : ............................................ 5 1.2.3 Activités de déménagement et de manutention : ..................................... 5 1.3 Les objectifs de l'appel d’offres : 5 LOGICIEL DE GMAO ET PORTAIL DE SERVICES 6 2.1 Fonctionnalités générales attendues 6 2.2 Performances générales attendues 6 2.3 Services en continu attendus sur la prestation 8 2.4 Tableau des fonctionnalités métiers spécifiques attendues 9 2.5 Tableaux des interfaces à réaliser 9 DESCRIPTION DU CONTEXTE ACTUEL DE L’INFORMATIQUE DE L’OCDE 10 3.1 Conditions de fonctionnement informatique des logiciels 10 CALENDRIER PRÉVISIONNEL ET PHASES DE LA MISE EN PLACE 12 4.1 Phases de mise en place des logiciels : 12 4.2 Calendrier prévisionnel 12 4.2.1 Passation du marché : ........................................................................... 12 4.2.2 Mise en place du logiciel : ...................................................................... 13 CADRE DE RÉPONSE TECHNIQUE 13 MODALITÉS DE DÉMONSTRATION DU LOGICIEL 14 CADRE DE RÉPONSE FINANCIER 14 CADRE DE DESCRIPTION JURIDIQUE ET FINANCIÈRE DU PRESTATAIRE 15
Annexes : Annexe 1 – Liste des Équipements Annexe 2 – Gammes de maintenance Annexe 3 - Tableau des fonctionnalités Annexe 4 - Cadre de réponse technique Annexe 5 – Cadre de réponse financière Annexe 6 – Cadre de description juridique et financière du fournisseur du logiciel Annexe 7 – Infrastructure informatique existante de l’OCDE Annexe 8 – Calendrier prévisionnel d’exécution de la phase de mise en place (à fournir par le prestataire)
1
PRESENTATION DE L’OCDE ET DE L’OBJET DE L’APPEL D’OFFRES
1.1
Présentation de l’OCDE : Date de création de l’Organisation : 1961 Siège : 2 rue André Pascal, Paris 16ème. Pays membres : 34 Budget (contributions statutaires des pays membres) : 328 millions EUR Nombre d’agents du Secrétariat : 2 750 Secrétaire général : Angel Gurría Publications : 250 titres par an Langues officielles : anglais/français
L’OCDE est une organisation internationale regroupant 34 pays membres. Ses 2750 agents se composent pour la grande majorité d’analystes politiques, économistes et statisticiens dont les études sont présentées au Centre de Conférences situé au siège de l’Organisation à Paris 16ème. L’OCDE partage aussi son expertise avec plus de 100 autres pays, ce qui génère un volume important de réunions et de visiteurs sur ce site principal. Pour gérer les installations techniques sur l’ensemble des 15 bâtiments que l’OCDE occupe, le Service des Opérations de l’Organisation dispose d’équipes internes et externes (sous-traitants) : Maintenance des sites, hygiène et sécurité, contrôle et qualité : o équipe interne de 10 personnes o équipe en sous-traitance de 15 personnes Service clients (pour 2 750 occupants) et gestion des transports : équipe interne de 4 personnes (hors chauffeurs) Gestion de la manutention et de l’aménagement des conférences : équipe interne de 8 personnes et équipes de déménageurs en sous-traitance selon les besoins Gestion des surfaces et des déménagements : équipe interne de 3 personnes (hors déménageurs) Gestion des bâtiments et développement des sites : équipe interne de 3 personnes (supervision de travaux) Gestion du nettoyage : équipe interne de 2 personnes et société de nettoyage en sous-traitance Gestion des événements traiteur et restauration : équipe interne de 2 personnes et société de restauration en sous-traitance Pour faciliter la gestion des activités de maintenance et de manutention principalement, et améliorer l’environnement de travail des occupants des divers sites, le Service des Opérations souhaite exploiter un outil de GMAO relié à un portail de services aux occupants. Le présent document identifie différent interlocuteurs qu’il convient de qualifier comme suit : Le client désigne le Service des Opérations de l’OCDE, il s’agit de la Maîtrise d’Ouvrage, Les utilisateurs désignent les 2 750 occupants des sites exploités par l’OCDE, Les opérateurs désignent le personnel d’intervention interne ou externe sur les domaines technique et de services dont le Service des Opérations a la responsabilité (environ 40 personnes).
Le Prestataire sera amené à collaborer activement avec le client et les opérateurs internes et externes. 1.2
Présentation du patrimoine objet de la consultation
1.2.1
Quinze bâtiments : Les 2750 utilisateurs se répartissent sur l’ensemble des 15 bâtiments suivants : Sites
Qualité
Adresse
SUB
Autres surfaces
Surfaces totales
Château
Propriété Paris 16
6 340 m²
6 340 m²
Franqueville
Propriété Paris 16
5 060 m²
5 060 m²
Pavillon médical
Propriété Paris 16
181 m²
181 m²
Pavillon de garde
Propriété Paris 16
174 m²
174 m²
Centre de Conférence
Propriété Paris 16
14 300 m² 3200 m² parking
17 500 m²
Marshall Building
Propriété Paris 16
29 295 m² 9600 m² parking
38 895 m²
Monaco
Propriété Paris 16
2 328 m²
2 328 m²
Propriété Paris 16
661 m²
661 m²
Octave Feuillet Ensemble 1, Site Muette – Siège Bâtiments de bureaux, salles de conférences et restaurants Delta
Location 92100
Maillot
Location Paris 16
Issy les Moulineaux
Location 92
Louis David Fédération
58 339 m² 12 800 m² 2092 parties 13 509 m² communes
71 139 m² 15 601 m²
761 m²
761 m²
4 520 m²
4 520 m²
Location Paris 16
588 m²
588 m²
Location Paris 15
5 383 m²
5 383 m²
Ensemble 2, Annexes Bâtiments de bureaux, salles de réunions et espaces de restauration (au Delta) Sèvre
24 761 m² 2 092 m²
26 853 m²
Location 92
1 419 m²
1 419 m²
Location 78
655 m²
655 m²
Bâtiments de stockage, archives
2 074 m²
2 074 m²
TOTAL
85 174m²
100 066 m²
Montigny Le Bretonneux Ensemble 3, Annexes
1.2.2
Equipements et Gammes de maintenance : Le détail des 3300 équipements installés à fin 2012 dans les 15 bâtiments occupés figurent en Annexe 1 – Liste des Equipements. Le nombre de ces équipements devraient s’élever à environ 4000 d’ici fin 2013. Il existe environ 440 gammes de maintenance qui sont répertoriées dans l’Annexe 2 – Gammes de maintenance. Elles sont déclinées sur différents types de fréquence sur l’année (annuel, mensuel, hebdomadaire, quotidien…).
1.2.3
Activités de déménagement et de manutention : Un nombre important d’agents de l’OCDE est constitué d’experts en mission ce qui porte le taux de renouvellement et de changement de postes à 30% du personnel par an, soit environ 825 mouvements annuels. Le Centre de Conférences étant composé de 24 salles de toutes dimensions, équipées de murs mobiles, les activités de manutention pour l’aménagement des salles selon diverses configurations ou pour le transport de caisses de documents ou d’équipements, représentent presque 7 000 opérations de manutention par an.
1.3
Les objectifs de l'appel d’offres : Le présent appel d’offres a pour objet : 1. La mise en place d’un logiciel de GMAO (Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur) pour organiser la planification et le suivi des activités de : Maintenance des installations techniques et des bâtiments nettoyage manutention déménagements aménagement des salles de conférences gestion des pannes des distributeurs automatiques de boissons 2. La mise en place d‘un Portail de Services relié à la GMAO pour traiter les demandes des utilisateurs des services pré-cités pour les sites occupés par l’OCDE (sites présentés au paragraphe 1.2.1). 3. Le transfert des données des outils existants, notamment GMAO, vers la nouvelle solution implémentée 4. L’interfaçage de ce logiciel avec certaines applications existantes à l’OCDE 5. L’assistance à l’élaboration des rapports d’activités des domaines de maintenance et services issus de la solution informatique mise en place 6. La formation initiale de la Maîtrise d’Ouvrage OCDE (le client), des occupants OCDE (utilisateurs), des prestataires de maintenance multitechnique et multiservice intervenant pour OCDE (opérateurs) 7. La maintenance et la mise à jour des logiciels et l’aide aux opérateurs (formation continue) par un contrat annuel.
Il est attendu du prestataire d’intégrer à son offre l’animation des réunions de travail qu’il jugera nécessaire pour valider ou mettre en œuvre chacun des objectifs pré-cités. Le présent CCTP comprend deux parties : 1. une description des logiciels demandés, ainsi que du contexte de l’opération et des exigences de l’OCDE ; 2. un cadre de réponse technique et financier à remplir par le prestataire.
2
LOGICIEL DE GMAO ET PORTAIL DE SERVICES
2.1
Fonctionnalités générales attendues L’OCDE souhaite mettre en place un logiciel de GMAO pour gérer les activités de ses équipes techniques (les opérateurs) dans les domaines suivants : technique de bâtiment, maintenance, nettoyage, manutention, déménagements, aménagement des salles de conférences, gestion des pannes des distributeurs automatiques de boissons Ce logiciel de GMAO sera relié à un Portail de Services dédié aux occupants des bâtiments (les utilisateurs) pour envoyer leurs demandes de services. La GMAO et le Portail de Services pourront être des modules d’un même logiciel ou de logiciels séparés et interfacés entre eux.
2.2
Performances générales attendues Le chapitre qui suit décrit les fonctionnalités et les performances générales attendues de la part de l’OCDE sur la solution à implémenter. Il est attendu du prestataire de décrire dans son Mémoire technique la manière dont sera prise en compte chacune des exigences listées ci-après. 1.
Convivialité : l’OCDE a une exigence forte sur la convivialité de l’outil, elle souhaite un outil ergonomique, simple, privilégiant un système de navigation par icône.
2.
Outil bilingue pour les utilisateurs : L’OCDE souhaite que le Portail de Services soit un outil utilisable en anglais et en français puisque ses agents proviennent de 34 pays ; ces 2 langues étant les langues officielles de l’Organisation.
3.
Connexion : l’OCDE, dans le choix de la solution retenue, sera soucieuse de la rapidité de connexion et de réaction qu’offrira l’outil. L’OCDE souhaite également connaître les fonctionnalités de l’outil en termes de reconnaissance de la cession en cours d’un utilisateur (à préciser dans le Mémoire) pour éviter la saisie de mots de passe pour accéder à l’application. Pour le Portail de Service, l’OCDE souhaite que la connexion de chaque utilisateur soit personnalisée avec une page d’accueil synthétisant son profil avec les demandes le concernant et leur état d’avancement.
Cette page doit également permettre à l’OCDE d’adresser des messages sur les activités de maintenance et de services généraux (à titre d’exemple, des bulles d’information sur des espaces temporaires condamnés pour travaux ou entretien). 4.
Demandes multi-sources : Les utilisateurs pourront faire leurs demandes en ligne, directement dans le Portail de Services, depuis leur poste de travail. Ils pourront aussi communiquer leurs besoins par email ou par téléphone ; leurs demandes seront alors retraitées dans l’outil par un service de helpdesk.
Pour les demandes saisies directement par les utilisateurs dans le Portail de Services, le client souhaite qu’un maximum de champs soient pré-remplis automatiquement par reconnaissance du demandeur depuis son poste informatique (nom, email, adresse de bureau etc.). De la même façon des systèmes de menus et de demandes types doivent être proposés pour permettre aux utilisateurs de saisir et qualifier rapidement leurs demandes.
Pour les demandes des utilisateurs reçues par email, l’OCDE souhaite que la demande email reçue dans un compte générique produise un bon d’intervention dans l'outil, où sont renseignés automatiquement les champs du type demandeur, zone d'intervention. Elle souhaite également par une reconnaissance de mots clefs dans les champs texte de l’email un pré-tri des demandes par domaine et orientation vers le bon service de traitement/exécution.
Pour les demandes saisies par téléphone, l’OCDE souhaite connaître les fonctionnalités proposées par l’outil pour reconnaître le demandeur par reconnaissance de l’appel entrant (possibilité d’intégration avec l’annuaire électronique) et pour faciliter la saisie de l’information par les opérateurs du help desk (champs pré-remplis).
5.
Multi-dispatch : l’outil doit permettre l’attribution de tâches ou d’interventions à des multidestinataires, avec un déclenchement des tâches séquentiel ou non. Il doit également intégrer un système de worflow pour les missions nécessitant une validation hiérarchique préalable avant leur exécution ou leur clôture.
6.
Reporting : l’OCDE souhaite réaliser un reporting de ses activités à partir de l’outil GMAO et du Portail de Services. Elle attend du prestataire une présentation détaillée des fonctionnalités proposées par sa solution dans ce domaine ainsi que des exemples de rapports. Ce reporting devra être facilement réalisable et modifiable par les opérateurs selon leurs besoins. Des rapports pré-établis devront également être disponibles dans l’application. L’extraction des données devra être possible sur tableaux Excel, en vue de l’utilisation de « pivot tables – tableaux croisés dynamiques ».
7.
Traitement des bons d’intervention : Les responsables des opérateurs devront disposer d’un mode de gestion qui rende compte rapidement des urgences, de l’état d’avancement des activités, des interventions du jour, de la semaine (liste non exhaustive à compléter des idées du prestataire).
8.
Supervision :
Le client pourra superviser les bons d’intervention avec la possibilité de valider, refuser, modifier et faire des observations. 9.
Administration : En complément des fonctions habituelles du profil administrateur, l’OCDE souhaite pouvoir : gérer les profils utilisateurs et opérateurs procéder à des déconnexions d’utilisateurs et d’opérateurs, prendre la main sur le système, forcer ou corriger des données, Pouvoir paramétrer et personnaliser les pages du Portail de Services en fonction des services proposés
10. Mobilité : pour l’outil GMAO, l’OCDE, attend du prestataire qu’il présente dans son Mémoire les fonctionnalités mobiles qu’offre sa solution sur des sujets comme le repérage des équipements ou l’itinérance des opérateurs techniques. 2.3
Services en continu attendus sur la prestation Dans le cadre du déploiement de l’outil de GMAO et du Portail de Services clients, l’OCDE attend une offre qui intègre : 1. Formation : la formation des utilisateurs et des opérateurs (tous profils confondus) doit être régulière, avec un minimum de 2 sessions par an, notamment à l’occasion des mises à jour et des améliorations de l’outil. 2. Manuel des utilisateurs : un manuel d’utilisation des applications doit être rédigé pour les utilisateurs, les opérateurs et les administrateurs. 3. Assistance Hotline : une hot-line doit être disponible pour répondre aux questions des utilisateurs et des opérateurs pendant les heures et jours ouvrés. 4. Maintenance annuelle : un service de maintenance annuel qui intègre la prise en compte des modifications de paramétrage souhaitées par le client. Le prestataire devra préciser dans son offre le planning annuel proposé pour le passage sur site d’un technicien de maintenance. Les mises à jour du système devront être faites en dehors des heures ouvrables pour assurer la continuité du service de l’OCDE. 5. Gestion des données : la mise à jour des données des utilisateurs (nouvel utilisateur, changement d’adresse, nouveau bureau etc.) doit être quotidienne, ces données étant issues de tables provenant d’une base de données SQL server. L’archivage doit être prévu régulièrement afin d’alléger la consultation des données actives, tout en conservant l’historique des interventions. 6. Mission de Conseil Pendant la mise en place de l’outil : dans le management du projet et son implémentation, l’OCDE attend du prestataire qu’il assure une mission de conseil par rapport à la traduction des besoins décrits dans le présent CCTP et à titre d’exemples, la validation des fonctionnalités, l’adaptation des bases de données existantes.
Elle attend également du prestataire retenu qu’il anime l’ensemble des réunions de travail nécessaires à la validation de son expression de besoins en programme technique et fonctionnel détaillé. Les rythmes, la nature et les intervenants à associer aux réunions devront être détaillés dans le Mémoire technique. Pendant toute la durée du contrat : l’OCDE attend également du prestataire de poursuivre sa mission de conseil en dédiant un interlocuteur privilégié à l’Organisation, de formation ingénieur de préférence, qui conseillera sur les possibles évolutions de la solution informatique mise en place, en fonction de l’usage de l’OCDE et en fonction des nouvelles améliorations réalisées sur les logiciels du prestataire. 2.4
Tableau des fonctionnalités métiers spécifiques attendues Le Tableau des fonctionnalités en Annexe 3 donne le détail des fonctions à assurer par le logiciel de GMAO et le Portail de Service pour gérer les demandes des utilisateurs OCDE. La numérotation des fonctions par catégorie sera utilisée dans tous les documents, et il conviendra de s’y référer pour désigner une fonction particulière, sous la forme par exemple : 1 - Gestion des installations et des équipements techniques 1.6 Historique des interventions par équipement Les fonctions avec la mention « non assuré » ne sont pas demandées par l’OCDE, mais peuvent figurer dans le logiciel (le signaler).
2.5
Tableaux des interfaces à réaliser Le tableau suivant donne le détail des interfaces entre le ou les logiciels. Pour chaque interface, le principe de l’interface demandée et les données à transférer sont indiqués de façon résumée afin de permettre l’estimation des coûts. Un cahier des charges plus précis, détaillant les données à transférer, leur position dans la base et les règles de transfert, sera établi par les services de l’OCDE, pour le prestataire retenu pour le contrat, lors de la réalisation de ces interfaces. Les interfaces sont au nombre de 3, elles sont toutes en temps réel. Seule la première interface avec l’annuaire électronique est indispensable ; les 2 autres interfaces sont optionnelles. Si la GMAO et le Portail de Services sont proposés comme deux logiciels séparés, ils devront être interfacés entre eux.
Nom de l’outil à interfacer Interface 1 – Annuaire électronique OCDE,
Description du logiciel à interfacer LDAP Lightweight Directory Access Protocol – Protocole d'accès aux annuaires
Principe de l’interface et principales variables à transférer : Mise à jour journalière et automatique des données
Interface 2 –outil Content Server de la société Open Text, utilisé pour l’archivage des DOE (Dossiers des Ouvrages Exécutés)
Base de données de plans et documents techniques
Lancement d’une recherche multicritères via une requête http afin d’insérer un hyperlien vers le document sélectionné dans la base de données.
Interface 3 – avec l’outil Service Desk Express de la société BMC – (SDE)
Application utilisée par les opérateurs du Service informatique de l’OCDE pour transmettre les demandes des utilisateurs aux équipes d’opérateurs
Transfert de la demande arrivée dans le Portail de Service du présent outil vers l’application SDE.
3
DESCRIPTION DU CONTEXTE ACTUEL DE L’INFORMATIQUE DE L’OCDE
3.1
Conditions de fonctionnement informatique des logiciels Solution d’implantation des logiciels : Les logiciels proposés peuvent correspondre à deux solutions : 1. Solution n°1 : Implantation sur les serveurs de l’OCDE, accès par Intranet OCDE. 2. Solution n°2 : Implantation sur les serveurs du fournisseur, avec accès sécurisé par Internet. Dans les deux cas, le fonctionnement doit être de type « Full Web » sans client spécifique sur le poste de travail. Postes de travail utilisés : Les postes de travail utilisés sont de type PC sous Windows, avec les versions suivantes : Windows XP SP3 x86 version internationale (anglaise) avec Internet Explorer 7 (actuelle) Windows 7 SP1 x64 version internationale (anglaise) avec Internet Explorer 9 (en cours de migration) Navigateur utilisé : Outre le navigateur Internet Explorer, le logiciel devra fonctionner dans les mêmes conditions et les mêmes fonctionnalités avec Google Chrome et Mozilla Firefox. Equipements particuliers : Si certaines fonctionnalités du logiciel demandent l’utilisation d’équipements particuliers, par exemple lecteur de codes-barres pour la gestion de stocks, ces équipements sont à fournir par le fournisseur du logiciel, qui assure leur installation et leur maintenance (matériel et logiciel) à 100 %. Connexion : Le nombre minimum de connexions simultanées à assurer sera : de 20 pour le client et les opérateurs de 15 pour les utilisateurs qui n’accéderont à l’outil que de façon ponctuelle, par le Portail de Services, pour des demandes de services ou le signalement d’incidents.
(pour rappel définition des interlocuteurs donnée dans le premier chapitre du document). Le bordereau de prix unitaire précisera s’il y a lieu, le coût à la connexion supplémentaire par tranche de 10, ou selon le mode de chiffrage effectué par la société. L’accès des postes de travail est possible également par WiFi (802.11 abgn) sur l’ensemble des bâtiments de l’OCDE. Le prestataire précisera si l’accès au logiciel à partir de mobiles est possible, avec quels types de mobiles et dans quelles conditions de connexion et de sécurité. Compte tenu de la nature des transactions, portant en général sur un nombre limité de données, le temps de réponse devra être court et la connexion au système transparente, sans nouvelle introduction d’identification et de mot de passe une fois l’utilisateur connecté au système de l’OCDE (y compris pour une implantation sur serveur externe). Le profil de l’utilisateur doit être reconnu et les données personnelles automatiquement renseignées dans les champs correspondants. Le délai de latence pour la saisie d’une donnée ou son choix dans un menu déroulant ne devra pas excéder 1 seconde, le temps nécessaire à l’enregistrement d’une demande complétée devra être inférieur à 10 secondes. Services d’hébergement : Si le prestataire est en mesure de proposer les 2 services d’hébergement interne et externe des applications, il est attendu que les 2 solutions soient décrites dans son offre technique et financière. Solution n°1 : Pour une implantation interne sur les serveurs de l’OCDE, les solutions suivantes sont possibles : Solution Windows Server (la très grande majorité des serveurs à l’OCDE) : Windows Server 2008 R2 (actuel), et serveur virtuel Hyper-V Bases de données Microsoft SQL Server 2008 R2 La garantie d’une évolution du logiciel proposée pour les versions 2012 de Windows Server et SQL Serve est demandée. La maintenance et le support du système de base de données SQL Server est assurée par le service informatique de l’OCDE. Si une autre base de données que SQL Server est proposée (par exemple ORACLE), le fournisseur du logiciel devra en assurer la maintenance et le support à 100 %, sans intervention du service informatique de l’OCDE. Solution Linux : Linux Red Hat Entreprise 6.4 ; Le fournisseur du logiciel devra en assurer la maintenance et le support à 100 % de la base de données utilisée, sans intervention du service informatique de l’OCDE. Solution n°2 : Pour une implantation sur les serveurs du fournisseur, les conditions suivantes sont requises : La sécurité des serveurs et des systèmes et logiciels utilisés doit être certifiée, suivant les certifications suivantes : SSAE 16 avec type de rapport SOC2, si disponible (remplace SAS 70 à partir de juin 2011) ;
A défaut, SAS 70 type I ou type II (de préférence), si SSAE 16 n’est pas encore disponible ; Les rapports correspondants seront communiqués sur la base d’un Non Disclosure Agreement signé par l’OCDE. La connexion au système doit être transparente, sans nouvelle introduction d’identification et de mot de passe une fois l’utilisateur connecté au système de l’OCDE. L’OCDE a mis en place une infrastructure SSO-SAML compatible avec la version 2.0 de ce standard. Les conditions de temps de réponse sont les mêmes que pour l’implantation interne. En Annexe 7 de ce document une présentation détaillée de l’infrastructure informatique existante de l’OCDE complète les conditions pré-citées.
4
CALENDRIER PRÉVISIONNEL ET PHASES DE LA MISE EN PLACE
4.1
Phases de mise en place des logiciels : 1. Installation du ou des logiciels sur le système OCDE existant. Le calendrier d’intégration devra prévoir l’élaboration d’une base test avant le déploiement de l’outil dans sa configuration étendue. 2. Formation du service informatique au(x) nouveau(x) logiciel, à son utilisation et sa maintenance 3. Transfert des données vers le logiciel à partir des bases de données existantes, en particulier de la GMAO en place 4. Réalisation des interfaces demandées avec les applications de l’OCDE conservées 5. Transfert définitif des données sur le nouveau contexte de travail ; 6. Elaboration des modules et trames de rapports type pouvant être édités à partir de l’outil. 7. Formation des utilisateurs et des opérateurs à l’ensemble logiciels + interfaces, par groupes à définir par le prestataire. Il est attendu de préciser le contenu de la formation dans le Mémoire technique du prestataire ainsi que le prix correspondant dans le Bordereau de prix. (par type d’utilisateurs, nombre de personnes par groupe, durée de la formation etc.) 8. Mise en service définitive du système.
4.2 4.2.1
Calendrier prévisionnel Passation du marché :
Délai de réponse à l’appel d’offres : Réunion technique préalable à la remise des offres, organisée par le Client 10 jours après l’envoi du dossier d’appel d’offres : visite du site et réunion questions/réponses sur les spécificités du cahier des charges.
Phase d’analyse des offres et de sélection du prestataire : Entretiens avec les candidats pré-sélectionnés dans la shortlist ; Démonstration du logiciel par les candidats (voir article 6) ; Mise en relation avec des clients référencés des candidats.
(3 semaines)
4.2.2
Mise en place du logiciel : Les phases de mise en place des logiciels listées à l’article 4.1. sont données à titre indicatif. Elles sont à détailler par le prestataire dans son Mémoire technique pour apprécier le phasage et la durée du déploiement du projet. Le Calendrier prévisionnel d’exécution de la phase de mise en place sera annexé au Contrat. A titre d’information, le planning prévisionnel de déploiement de l’outil prévoit un démarrage de la phase de mise en place à la fin juillet 2013.
5
CADRE DE RÉPONSE TECHNIQUE Le Cadre de réponse technique fourni en Annexe 4 est à remplir par le candidat : il comprend 8 parties qui sont à remplir dans les divers onglets du tableau Excel de l’Annexe 4. Partie 1 : Tableau des fonctionnalités Préciser pour chaque fonction si elle est assurée par le logiciel, si une possibilité d’import/export de données sous forme standard (texte, Excel…) existe, et dans quel sens. Tout commentaire explicatif est le bienvenu dans la colonne Commentaires et Précisions. Partie 2 : Possibilités d’adaptation A remplir si certaines fonctions demandées ne sont pas assurées par le logiciel dans son état actuel. Indiquer les modifications ou paramétrages nécessaires : par paramétrage intégré (sans modification du programme) par modification du programme Le coût de ces modifications sera renseigné dans le cadre de réponse financière en annexe 5. Partie 3 : Modularité du logiciel Si le logiciel est composé de modules qui peuvent être acquis et installés indépendamment, préciser la décomposition des modules par fonction, et la configuration minimale possible pour débuter. Partie 4 : Caractéristiques du logiciel Préciser les caractéristiques du ou des logiciels proposés (à remplir obligatoirement) : principales caractéristiques matériels supportés autres matériels nécessaires ergonomie du logiciel sécurité des données Partie 5 : Maintenance et évolution du logiciel champ couvert par le contrat de maintenance Fréquence des interventions modalités pratiques et délais d'intervention modalités de maintenance des adaptations spécifiques au Client modalités de maintenance des interfaces conditions d'évolution du logiciel suite à modification de la réglementation aide téléphonique
Partie 6 : Documentation Liste des manuels transmis Partie 7 : Formation des utilisateurs des opérateurs des administrateurs Partie 8 : Cadre libre de réponse Le soumissionnaire pourra détailler l’ensemble des points qu’il juge utile à l’appréciation de son offre. Il est attendu du prestataire qu’il apporte toutes les réponses aux différentes questions posées au travers du présent CCTP et non traitées dans les parties 1 à 7.
6
MODALITÉS DE DÉMONSTRATION DU LOGICIEL Une démonstration du logiciel dans les locaux du prestataire sera demandée aux candidats de la shortlist (candidats pré-sélectionnés après une première analyse des offres remises). La présentation devra être faite sur un contexte proche de celui de l’OCDE : bureaux et locaux tertiaires en propriété et en location, avec plusieurs utilisateurs et équipes d’opérateurs. Les soumissionnaires devront également présenter une liste de leurs clients avec leurs contacts téléphoniques. Dans cette liste, il sera précisé les clients chez lesquels une démonstration de l’outil pourra être réalisée. L’OCDE fera le choix du site client sur lequel elle souhaite avoir une présentation de l’outil en place.
7
CADRE DE RÉPONSE FINANCIER Le cadre de réponse financier est à remplir en annexe 5 pour tous les éléments de coût de la mise en place du logiciel et de sa maintenance annuelle, en incluant les prestations décrites précédemment, à savoir : Installation du ou des logiciels sur le système OCDE existant (base test incluse) Formation du service informatique au nouveau(x) logiciel(s), à son utilisation et sa maintenance Transfert des données vers le logiciel à partir des bases de données existantes, en particulier de la GMAO en place Réalisation des interfaces demandées avec les applications de l’OCDE conservées Transfert définitif des données sur le nouveau contexte de travail Élaboration des modules et trames de rapports type pouvant être édités à partir de l’outil Formation des utilisateurs à l’ensemble logiciels + interfaces, par groupes à définir par le prestataire (nombre de personnes par groupe, durée de la formation) Mise en service définitive du système Service de hot line Maintenance annuelle et mises à jour du logiciel
8
Formation continue annuelle des opérateurs Mises à jour régulière des bases de données
CADRE DE DESCRIPTION PRESTATAIRE
JURIDIQUE
ET
FINANCIÈRE
DU
Partie 1 : Société éditrice du logiciel Remplir le cadre de réponse fourni dans le 1er onglet du tableau Excel de l’Annexe 6 renseignant les informations juridiques et financières de la société éditrice du logiciel. Partie 2 : Caractéristiques commerciales du ou des logiciels proposés : Remplir le cadre de réponse fourni dans le 2ème onglet du tableau Excel de l’annexe 6. Si la solution proposée est composée de différents logiciels, renseigner un cadre de réponse par logiciel proposé. S’il s’agit de logiciels provenant d’une société sous-traitante, il conviendra de le préciser.
