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CAHIER DES PRESCRIPTIONS TECHNIQUES DE L’APPEL D’OFFRES N° 09 /14
OBJET : CONCEPTION, REALISATION ET ANIMATION D’UN SHOWROOM DES PRODUITS DE LA MER MAROCAINS AU MARCHE DE GROS DE RUNGIS –FRANCE
(Lot unique)
CPT - AO N° 09/14 -Conception, Réalisation et Animation d’un Showroom des Produits de la Mer marocains au Marché de Gros de Rungis –France
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OBJET DE L’APPEL D’OFFRES Le présent appel d’offres a pour objet :
La conception et l’aménagement d’un espace showroom des produits de la mer marocains à l’état frais au niveau du Marché de Gros de Rungis France. L’animation de l’espace showroom à travers notamment un cooking show des produits de la mer marocains au profit des visiteurs de l’exposition.
La prise en charge du terrain réservé au showroom d’une superficie de 450 m2 d’un montant de cinq mille euros (5.000,00 euros HT).
La réalisation d’un atelier regroupant les opérateurs marocains aux acheteurs du marché Rungis et donneurs d’ordre de la grande distribution française.
La communication autour de cet événement à travers la conception et production de supports de communication et à travers la relation presse :
La superficie de l’espace est de 450 m² composé comme suit : - Partie 1 : terrain nu (de 15m*15m = 225 m²) - Partie 2 : sous forme de deux magasins juxtaposés avec 4 cloisons chacun. La superficie de chaque magasin est de (15m*7,5m = 112,5 m²) (Voir plan en annexe)
Le lieu : Halle de vente des poissons - Marché de Gros Rungis – Paris (France) La période : Le Show room aura lieu le 23 Mai 2014 et se déroulera une seule journée. Les horaires : - L’exposition et le cooking show de 02h à 07h du matin - L’atelier professionnel de 08h30 à 12h30
A/ REALISATION DE L’EVENEMENT A-1 Conception de l’espace showroom et dégustation. La conception de l’espace d’exposition doit être sobre, esthétique, moderne, avec quelques touches légères reflétant la typicité marocaine. Le concept doit être cohérent avec la nature de l’événement et des produits exposés. Aussi, il doit permettre un repérage facile et immédiat par les visiteurs. L’espace d’exposition du Maroc doit bénéficier d’une très bonne visibilité avec l’utilisation du drapeau du Maroc dans les endroits stratégiques. Le prestataire doit procéder à l’agencement de l’espace Showroom (SR) en prenant considération les particularités suivantes :
en
La nature de l’événement : il s’agit d’un showroom et pas d’un Salon / foire (voir concept au niveau du CPS).
Le lieu de l’événement : Halle / secteur de la marée, marché de Rungis La cible : les acheteurs de poisson
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Acheteurs du marché de Rungis ; Grossistes Acheteurs de la Grande distribution Restaurateurs Poissonniers
L’espace SR doit être ouvert, sans cloisons ni revêtement du sol compte tenu de la particularité de la Halle / secteur de la marée. NB : le prestataire doit prévoir une cloison de séparation avec l’espace du voisin à droite de l’emplacement du show room Le SR doit comprendre ce qui suit : i.Un espace d’accueil des visiteurs :
Desk d’accueil. Tables+chaises Présentoirs de documents Drapeau du Maroc Totem avec signalétique haute éclairée (Moroccan Seafood)
ii.Un espace d’exposition du poisson frais :
Présentoirs & étalage en inox pour présenter le poisson frais (ces derniers doivent être ergonomiques, modernes de bonne qualité et attrayants, tout en prenant en considération la nature du produit exposé, notamment en terme de disponibilité de la glace ou espace réfrigéré. Le prestataire doit prévoir également un vivier pour les crustacés vivants.)
iii.Un espace de dégustation (60-70 m2 environ) :
Espace réservé au matériel du maître traiteur « équipement de la cuisine » Espace réservé à la cuisson devant les visiteurs (avec retour caméra sur écran LCD) Espace réservé à la dégustation au profit des visiteurs
iv.Un espace de rencontres :
Espace aménagé spécialement pour des rencontres entre opérateurs marocains et visiteurs professionnels (5 à 6 tables avec chaises + porte-documents)
Le soumissionnaire doit impérativement inclure dans son offre technique :
Les maquettes de sa proposition de concept du Show room Maroc, incluant son agencement, le matériel et mobilier proposé, des vues en 3D ;
Un ou des supports de communication déjà réalisés par le prestataire.
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A-3 Produits exposés : Produits exposés : Poisson frais de différentes espèces traduisant la diversité de l’offre marocaine à savoir : Poisson pélagique, Poisson blanc, Céphalopodes et Crustacés (ces produits seront fournis par l’EACCE) A-4 Consommation pendant l’événement Prévoir les produits suivants, en quantité suffisante pendant cet événement :
Eau minérale 1 Cafetière expresso Sucre Jus de fruits (origine Maroc) Gobelets en plastique Serviettes en papier Assiettes en plastique et / ou papier Cuillères en plastique 2 Plateaux en argenterie Couverts et mini tajines pour la dégustation
A-5 Electricité & Eau Un éclairage d’ambiance devra être prévu au niveau de la décoration globale de l’espace show room Maroc :
L’éclairage doit être suffisant et adapté à la signalétique de l’espace show room Les frais de branchement, d’installation et de consommation sont à la charge du prestataire.
Des sorties d’eau sont également à prévoir par le prestataire, notamment pour la préparation des plats à déguster sur place ainsi que le nettoyage des ustensiles utilisés par l’équipe des cuisiniers.
A-6 Cooking Show Le prestataire doit engager et prendre en charge un maître traiteur marocain de renommée en vue de réaliser un cooking show au niveau de l’espace de dégustation prévu. Le maître traiteur doit préparer des plats à base des produits de la mer marocains (recettes essentiellement marocaines) devant les visiteurs avec retour caméra et commentaire en temps réel avec utilisation de micro. CPT - AO N° 09/14 -Conception, Réalisation et Animation d’un Showroom des Produits de la Mer marocains au Marché de Gros de Rungis –France
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Le prestataire doit proposer une liste détaillée de 15 à 20 recettes différentes à valider avec l’EACCE. Le prestataire est invité à proposer un menu détaillé ainsi qu’un programme d’animation pour toute la durée de l’événement. B/ COMMUNICATION EVENEMENTIELLE
B-1 Signalétique espace d’accueil
Mettre en valeur la mention ‘’ Royaume du Maroc ‘’ sur le desk d’accueil ainsi que l’identité visuelle « Moroccan Seafood » ci-après.
Concevoir et réaliser des panneaux personnalisés reprenant les noms et logos des sociétés marocaines présentes à cet évènement.
B-2 Signalétique haute Le soumissionnaire est invité à adapter et concevoir les visuels pour la signalétique haute en fonction des dimensions qui seront communiquées ultérieurement avec mise en valeur de l’identité visuelle « Moroccan Seafood » qui sera communiqué au prestataire au format HD.
B-3 Charte graphique Le soumissionnaire devra récupérer tous les fichiers des exposants et les adapter pour le format retenu afin de garder une cohérence globale de l’espace SR. NB : le soumissionnaire peut proposer d’autres formes de signalétique pour que l’espace d’exposition « Maroc » gagne en visibilité.
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B-4 Animation musicale Le soumissionnaire est invité à prévoir la diffusion d’un fonds sonore musical (type musique marocaine andalouse Al ala, Malhoune, ou Gnawa) avec le matériel technique adéquat. B-5 Service d’accueil des visiteurs Le prestataire doit prévoir :
Un animateur du cooking show qui va accompagner le travail du chef cuisinier par un commentaire décrivant les ingrédients et les différentes étapes de préparation des plats réalisés. En parallèle, cet animateur doit présenter aux visiteurs les caractéristiques distinctives des produits marocains. Le contenu de ces caractéristiques sera communiqué par l’EACCE.
1 serveur (Tenue traditionnelle) au niveau de l’espace de dégustation
2 hôtesses d’accueil au niveau de l’entrée du stand maitrisant le français, dont les missions sont comme suit :
1 poissonnier au niveau de l’espace d’exposition maitrisant les noms des espèces en langue française
L’accueil des visiteurs professionnels et services (boissons, gâteaux). La distribution des supports de communication aux visiteurs. La distribution des sacs promotionnels. La récupération systématique des cartes des visiteurs en vue de constituer un fichier visiteurs. (Livrable à remettre à l’EACCE 15 jours au plus tard après la fin de l’évènement)
B-6 Campagne de communication Le prestataire doit réaliser ce qui suit :
Un bandeau relais de l’événement en page d’accueil sur le site www.myrungis.com pour une durée d’un mois
Un bandeau publicitaire dans la newsletter des opérateurs du Marché de Rungis (envoyée aux 1200 entreprises du Marché et à leurs 120 chefs d’entreprises)
Un bandeau publicitaire dans la newsletter généraliste du Marché de Rungis (envoyée aux 28 000 abonnés dont 15 000 acheteurs)
2 envois SMS annonçant le showroom aux acheteurs marée (poissonniers-restaurateurstraiteurs une fois le péage franchi - 2000 à 3000 contacts) Le premier envoi : une semaine avant l’évènement Le deuxième envoi : le jour de l’évènement
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Prospectus Distri’boîtes aux portes le jour de l’évènement sur tous les péages (A ce niveau, le prestataire doit concevoir, imprimer et livrer aux services du Marché de Rungis 5000 flyers afin que ces derniers les mettent dans les distri’boîtes) 54 distri’boîtes réparties sur 2 niveaux VL &PL aux 5 portes du Marché (Passage obligé de tous les acheteurs : 21 000 à 26 000 Passages/Jour)
Une insertion d’une page quadri dans le magazine Rungis - Actualités Format tabloïd plein papier 288*360 mm Période de parution : le mois d’avril 2014
Une page publi-reportage pour décrire et commenter le déroulement de l’évènement dans le magazine Rungis – Actualités (période de parution : mois de Juin 2014)
Achat d’espaces pour l’affichage au niveau des panneaux « MIN PEAGE 1 » de dimension (60cm*80cm) pour couvrir les entrées de péages d’entrée du marché de Rungis, ce qui permettra de toucher plus de 20.000 acheteurs abonnées par jour. durée de l’affichage : 7 jours avant l’évènement Nombre de panneaux : 51 faces Conception et impression à la charge du prestataire
Achat d’espaces pour l’affichage au niveau des panneaux « MUST 12 MIN » de 12m2. durée de l’affichage : 3 mois Nombre de panneaux : 2 Conception et impression à la charge du prestataire
à Rungis Accueil Annonce Flyers à destination des opérateurs du Marché Conception, impression et mise en place de Beach Flag annonçant l’évènement
à l’accueil Secteur Marée Conception, impression et mise en place de Beach Flag annonçant l’évènement
Gyroprodes Segway avec carénage publicitaire + habillage roues en vue de distribuer les flyers au niveau de la halle de poisson et de drainer le maximum de visiteurs sur le show room Maroc ; Nombre : 2 gyroprodes segway (2h00 à 6h00 du matin) 2 animatrices à gyroprodes
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Remarque générale : Le prestataire devra concevoir, imprimer et livrer l’ensemble des supports de communication aux services concernés de Rungis.
B-7 Couverture médiatique Le soumissionnaire doit :
Assurer la couverture médiatique nationale et auprès de la presse française généraliste et spécialisée : avant la manifestation pour annoncer l’organisation du show room « Maroc » à Rungis et après la manifestation pour dresser le bilan de l’action.
Le choix des journalistes se fera en concertation avec l’EACCE.
Le prestataire doit prendre en charge le voyage de presse de 6 journalistes de la presse marocaine (2 chaînes TV + Presse écrite), les accompagner et les encadrer pour la couverture médiatique pour toute la journée de l’événement (Hébergement - Billets d’avion- Transport interne + navette (Paris - Rungis)
Dossier de Presse Le prestataire doit prévoir la rédaction, la conception et l’impression du dossier de presse complet (dossier de presse national et dossier pour la presse française), ainsi que l’envoi de mailings et de photos. Également, prévoir une déclinaison d’une chemise à rabat avec la charte graphique de l’évènement pour y intégrer le dossier de presse. Les Caractéristiques techniques du Dossier de Presse sont les suivantes: Presse internationale : Langue : français. Presse nationale : Langues : Arabe/ Français Format: A4, écrit et sur support électronique Couleur: Quadrichromie Nombre d’exemplaires : 20 exemplaires pour chaque langue (presse nationale + 20 exemplaires en français pour la presse internationale Nombre de pages : entre 5 à 10 pages Le prestataire doit aussi organiser des interviews (vidéo) avec les visiteurs, les institutionnels et les opérateurs marocains. Ces interviews doivent figurer dans le DVD best of mentionnés ciaprès. Le prestataire doit également remettre à l’EACCE à la fin de l’événement une revue de presse nationale et internationale regroupant l’ensemble des articles presse parus.
NB : Toutes les prestations susmentionnées (dossier de presse, listing presse, conception dossier de presse, choix des journalistes …etc) doivent faire l’objet d’une validation préalable de l’EACCE. NB : Le prestataire doit également organiser un point presse avant la tenue de l’atelier CPT - AO N° 09/14 -Conception, Réalisation et Animation d’un Showroom des Produits de la Mer marocains au Marché de Gros de Rungis –France
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professionnel.
B-8 Supports de communication i. Affichage Le prestataire s’engage à conceptualiser (création de modèle) et à exécuter l’édition, l’impression des affiches, kakémonos ou autres supports retenus comme suit :
Conception d’affiches en parfaite adéquation avec le thème retenu.
Le nombre d’affiches sera fixé en fonction de la superficie de l’espace d’exposition et du nombre de cloisons (avec la prise en compte de deux affiches (1.50m×1.60m) pour couvrir les plaques Reynaud – voir annexe)
Préparation d’une affiche institutionnelle (pour une insertion sur les panneaux à l’intérieur du Marché de Rungis et dans les magazines spécialisés)
ii. Plaquette institutionnelle Le prestataire prendra en charge la conception, la rédaction et l’impression de la plaquette institutionnelle selon les caractéristiques suivantes :
Langue : Français Format : 21 x 21 Couleur : Quadrichromie Nombre de pages : 8 à 12 environ Nombre d’exemplaires : 200 Finition : couché mat avec vernis sélectif
iii. Catalogue des exportateurs du poisson frais La conception, la rédaction, la traduction et l’impression en offset avec pelliculage catalogue exportateurs avec les caractéristiques suivantes :
Langues : Français, anglais Format : 21 x 21 Couleur : Quadrichromie Nombre de pages
: 15-20 environ
Nombre d’exemplaires : 300 Finition : couché mat avec vernis sélectif
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Le contenu sera fournit par l’EACCE.
iv. Gestion d’accès des participants : Le prestataire doit récupérer les badges d’accès pour l’ensemble de la délégation y compris les journalistes et les invités VIP au marché de Rungis et à la halle de la marée. A cet effet, il devra faire les démarches nécessaires auprès du marché de Rungis en concertation avec le maître d’ouvrage. Le nombre de personnes à prévoir est entre 100 et 150. NB : la Direction du Marché de Rungis offre les badges d’accès gratuitement pour ce genre d’évènement. Aussi, le prestataire doit mettre à disposition des participants au show room des blouses spéciales et des bottes adaptées (jetables) pour accéder à la halle des poissons. v. Flyers : Le prestataire s’engage à conceptualiser (création de modèle) et à exécuter l’impression, de 7000 flyers pour usage suivants :
Distri-boîtes aux portes du Marché de Rungis (5000 flyers environ) Distribution au niveau de la Halle de poisson par les gyroprodes segway (1000 flyers environ) Annonce flyers à destination des opérateurs du Marché (1000 flyers) vi. Invitations VIP : Le prestataire s’engage à conceptualiser (création de modèle) et à exécuter l’impression, de 400 invitations VIP personnalisées. Ces dernières seront envoyées à la liste d’invités qui sera communiquée par l’EACCE. vii. Reportage photo et vidéo Le prestataire est appelé à réaliser : Album photos mettant en valeur les moments forts du Show room marocain (différentes vues de l’espace d’exposition, cooking show, atelier de rencontre des opérateurs marocains et français,...) sur support papier et CD Rom avec pochette montrant la création retenue. (30 exemplaires papiers et 30 exemplaires CD ROM) 1 reportage vidéo (best of) de 10 min mettant en valeur les moments forts du Show room marocain sur DVD avec pochette montrant la création retenue. (30 exemplaires) N.B : Album photos, CD et DVD sont à remettre à l’EACCE au plus tard 15 jours après la fin de l’évènement. viii. Objets promotionnels CPT - AO N° 09/14 -Conception, Réalisation et Animation d’un Showroom des Produits de la Mer marocains au Marché de Gros de Rungis –France
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Le soumissionnaire est appelé à produire, transporter et livrer au lieu de l’événement le matériel suivant :
500 gilets 500 casquettes 500 sacs en matériaux biodégradables 100 Pin’s 500 portes-clé Cartes de visites « Moroccan Seafood » pour la délégation marocaine (5000 cartes de visite)
Ces éléments seront confectionnés avec sérigraphie Maroc en matériaux appropriés à préciser avec l’EACCE et avec une création qui sera élaborée par le prestataire en concertation avec l’EACCE. C/ Organisation de l’atelier professionnel Le prestataire doit prendre en charge la location de 2 salles équipées au niveau de la tour du Marché de Rungis (Salle Paris Ouest et Salle Paris Est) pour l’organisation d’un atelier qui regroupera les institutionnels et opérateurs marocains avec leurs homologues français. (Nombre de participants : 75 à 100 personnes).
Le prestataire doit prendre en charge les moyens humains et matériels nécessaires à la tenue de cette rencontre : PC et Vidéo projecteur, Micro, Micro-baladeur, Hôtesse, serveur. Le prestataire doit prévoir un expert modérateur de l’atelier pour la modération et l’animation de la rencontre. Le programme provisoire de cet atelier peut se présenter comme suit :
8h30 - 9h00 : Accueil et enregistrement des participants (avec petit déjeuner marocain – thé, meloui, baghrir, amlou, …..etc . Il est à souligner que ce petit déjeuner est à la charge du prestataire)
9h00 – 9h15 : Mots d’ouverture de l’atelier (DG – EACCE + SG SNCE Rungis)
09h45 – 10h30 : interventions et témoignages des opérateurs marocains et français
9h15 – 9h45 : Exposé sur le secteur halieutique marocain et l’offre marocaine en produits de la mer 10h30 – 10h45 : Pause café 10h45 – 12h00 : Poursuite des travaux 12h00 – 12h30 : Synthèse et clôture des travaux de l’atelier
D/ MAINTENANCE ET SERVICES
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D.1 Maintenance et services : Le prestataire assurera obligatoirement, avant et pendant la durée de l’événement un service de maintenance des équipements et des matériaux fournis dans le cadre de ses prestations. Le prestataire sera également en charge des éléments suivants :
Les frais de branchement Installation Désinstallation Consommation Manutention sont à la charge du prestataire ainsi que les frais de nettoyage, et d’assurance.
D.2 Transport et transit :
Le prestataire prendra en charge toutes les démarches nécessaires pour l’emballage et le transport de la marchandise (800 kg - par fret aérien), jusqu’à la livraison au site de l’exposition comprenant les frais d’acheminement, de transit et de dédouanement si nécessaire. Les produits en question sont des produits alimentaires.
Le prestataire prendra également en charge le transport et l’acheminement des supports de communication, du matériel promotionnel jusqu’au lieu de l’événement.
Le prestataire prendra également en charge le transport du matériel nécessaire au déroulement de cette journée.
A la fin de l’événement, le prestataire se chargera de renvoyer les supports de communication restants au siège de l’Établissement Autonome de Contrôle et de Coordination des Exportations.
NB 1 : A la fin de l’événement, le prestataire s’engage à préparer et à remettre un rapport sur le déroulement du show room et de l’atelier ainsi qu’une évaluation de l’événement. NB 2 (COPY RIGHT) : Tous les supports créés par le prestataire doivent être restituées à l’EACCE en format électronique haute définition dans les 15 jours qui suivent l’évènement.
L’ETABLISSEMENT AUTONOME DE CONTROLE ET DE COORDINATION DES EXPORTATIONS
CACHET ET SIGNATURE DU SOUMISSIONNAIRE SUIVIS DE LA MENTION MANUSCRITE « LU ET APPROUVE »»
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