Dematerializzazione documentale negli Enti pubblici Le novità normative, l’innovazione tecnologica e le soluzioni gestionali per la digitalizzazione della PA
GIORNATA DI FORMAZIONE Lunedi 7 marzo 2011, ore 9.00 - 13.00 / ORE 14.30 - 17.30 Sala Teatro Leone - CASTELLEONE - VIA GARIBALDI 27
Agenda della giornata Parte I • L’amministrazione pubblica digitale • Il “nuovo” CAD • La dematerializzazione sostitutiva • La conservazione sostitutiva • Il responsabile della conservazione Parte II • La conservazione digitale • Le strategie di conservazione digitale • La scelta dei formati elettronici Conclusioni
L’amministrazione pubblica digitale
Convergenza tecnologica sul digitale La digitalizzazione delle comunicazioni, dei documenti, dei processi e dei servizi in genere, è il fenomeno che più di ogni altro caratterizza la società contemporanea. La crescita annua del numero di messaggi di posta elettronica scambiati è dell’ordine del 30 – 40%. Inoltre, sempre più spesso si parla di IP Telephony, VoIP, DTT, IP-TV.
La spinta dei governi In questo scenario, il legislatore nazionale e quello europeo hanno emanato un complesso molto articolato di norme volte a sostenere la transizione dal documento cartaceo al documento informatico La PA deve dare attuazione ad un complesso di norme che la indirizza decisamente verso la dematerializzazione dell’azione amministrativa, I progetti di digitalizzazione dei documenti e dematerializzazione dei procedimenti amministrativi assumono grande rilevanza in quanto “promettono” forti riduzioni di costi e aumenti significativi di competitività ed efficienza delle organizzazioni, sia pubbliche che private.
Codice dell’amministrazione digitale Il D. Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell’amministrazione digitale), entrato in vigore il 1 gennaio 2006 e modificato con D. Lgs. 4 aprile 2006, n. 159 e con il D.Lgs. 235-2010, riconosce ai cittadini e alle imprese alcuni diritti fondamentali: [art. 3, c. 1]: il diritto di richiedere ed ottenere l'uso delle tecnologie telematiche nelle comunicazioni con le pubbliche amministrazioni e con i gestori di pubblici servizi statali. [art. 4, c. 2]: ogni atto e documento può essere trasmesso alle pubbliche amministrazioni con l'uso delle tecnologie della informazione e della comunicazione [art. 47]: Le comunicazioni di documenti tra le pubbliche amministrazioni avvengono di norma mediante l'utilizzo della posta elettronica; esse sono valide ai fini del procedimento amministrativo una volta che ne sia verificata la provenienza.
I costi e le inefficenze nella gestione del documento cartaceo in Italia Acquisizione documenti documenti Distribuzione Distribuzione documenti
Stampa/ Stampa/ Produzione Produzione documenti documenti 115 miliardi di pagine stampate, di cui 19,5 miliardi inutilizzate
Ogni documento viene duplicato da 9 a 11 volte => costo: 18 euro per documento
Costo: 287 milioni di euro all’anno
Archiviazione Archiviazione documenti documenti
1 documento perduto su 20 3% dei documenti archiviati erroneamente Costo per recuperare un documento non archiviato correttamente: 120 euro
40%: Percentuale media del tempo di ogni impiegato speso in attività di gestione documentale Fonte: Elaborazioni NetConsulting su fonti ISTAT, 2006
Gli strumenti Gli strumenti tecnologici non mancano: la firma digitale permette di produrre documenti informatici con forza giuridica equivalente a quelli cartacei sottoscritti con firma autografa. la posta elettronica certificata consente la trasmissione di documenti informatici con garanzia di riservatezza e integrità, certezza della provenienza, certezza della data di spedizione e di consegna. la carta d’identità elettronica e la carta nazionale dei servizi permettono di eseguire i processi di autenticazione informatica necessari per la erogazione on line dei servizi delle pubbliche amministrazioni. i sistemi di protocollo informatico e di gestione informatica dei documenti possono essere impiegati per la formazione degli archivi digitali e la gestione dei flussi documentali elettronici. il sistema pubblico di connettività (SPC) consentirà alle amministrazioni di sviluppare, condividere, integrare e diffondere il loro patrimonio informativo. l’albo pretorio on-line consente di assolvere all’obbligo di pubblicazione degli atti e provvedimenti amministrativi direttamente sui propri siti istituzionali e senza produzione alcuna di carta
La fatturazione elettronica Il d. lgs. 20 febbraio 2004, n. 52, emanato in attuazione della direttiva 2001/115/CE volta a semplificare ed armonizzare le modalità di fatturazione in materia di IVA, e il decreto del MEF 23 gennaio 2004, concernente le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto, hanno introdotto la fattura elettronica in sostituzione di quella cartacea e regolamentato l’archiviazione su base informatica dei documenti di rilevanza fiscale e tributaria
La fatturazione elettronica verso la PA L’art. 1, c. 209-214, della L. n. 244/2007, ha stabilito che l’emissione, la trasmissione, l’archiviazione e la conservazione delle fatture emesse nei rapporti con le Amministrazioni dello Stato e con gli enti pubblici nazionali, deve essere effettuata esclusivamente in forma elettronica. Dopo la pubblicazione del regolamento del MEF, atteso ormai da mesi, le Pubbliche Amministrazioni non potranno più accettare né pagare fatture emesse su supporto cartaceo.
AIPA - CNIPA
Modifiche al DPR 445
L’alluvione normativa
Piano di e-government 2012 Il piano di e-government 2012 è un piano da realizzare entro il 2012, composto da 27 obiettivi, tra i quali: Scuola. Interazione digitale scuola – famiglia; pagella elettronica e registro elettronico Università. Università digitale (semplificazione e digitalizzazione dell’azione amministrativa; servizi on line agli studenti) Salute. Digitalizzazione del ciclo delle prescrizioni e dei certificati medici; Fascicolo sanitario elettronico Sicurezza e libertà civili. Passaporto e carta d’identità elettronica Giustizia. Notificazione telematiche delle comunicazioni e degli atti processuali; certificati giudiziari on line Dematerializzazione. Casella elettronica certificata per i cittadini, le amministrazioni pubbliche, le imprese e i professionisti; fatturazione elettronica verso la pubblica amministrazione; pagamenti on lineverso la pubblica amministrazione; DURC on line; attuazione del codice dell’amministrazione digitale; gestione documentale elettronica.
In sintesi
Il quadro che si sta delineando è quello di una Pubblica Amministrazione altamente informatizzata e che dialoga con i cittadini quasi prevalentemente attraverso l’utilizzo delle tecnologie digitali
La comunicazione tra PA e cittadino Posta Elettronica (ordinaria)
Canali di comunicazione elettronica tra P.A. e cittadino
Posta Elettronica Certificata (PEC) Comunicazione Elettronica Certificata tra Pubblica Amministrazione e Cittadino (CEC-PAC)
altri sistemi di trasmissione elettronica dei messaggi che certifichino la data e l'ora dell'invio e della ricezione delle comunicazioni e garantiscano l'integrità del contenuto delle comunicazioni trasmesse e ricevute, assicurando l'interoperabilità con analoghi sistemi internazionali in materia di rilascio e di uso della casella di posta elettronica certificata assegnata ai cittadini.
Introdotto dalla Legge 2/2009
Il “nuovo” CAD
Introduzione Il “vecchio” Codice dell’amministrazione digitale (D.Lgs. n. 82/2005) è stato pubblicato cinque anni fa Il D.Lgs. n. 150 del 2009 (“Riforma Brunetta”) ha introdotto nella PA principi di meritocrazia, premialità, trasparenza e responsabilizzazione dei dirigenti.
Èra necessario mettere a disposizione delle amministrazioni e dei pubblici dipendenti strumenti (soprattutto digitali) in grado di incrementare l’efficienza e l’efficacia dell’intero sistema pubblico
Nel frattempo le tecnologie informatiche si sono evolute con una tale rapidità da rendere necessaria l’approvazione di un nuovo testo normativo. I cittadini e le imprese hanno cominciato a richiedere mezzi più snelli, rapidi e meno costosi per comunicare con le pubbliche amministrazioni. Il “nuovo” Codice dell’amministrazione digitale (D.Lgs. n. 235 del 30 dicembre 2010), pubblicato il 10 gennaio 2011 ed entrato in vigore il 25 gennaio 2011, ha modificato le norme del 2005, introducendo nuovi diritti, nuovi obblighi e, soprattutto, fornendo strumenti e modalità organizzative per far rispettare gli uni e gli altri
Il nuovo Codice dell’amministrazione digitale stabilisce le regole per la digitalizzazione della pubblica amministrazione.
I principi guida Il Codice si basa su due principi: Effettività: si introducono misure premiali e misure sanzionatorie favorendo, da una parte, le amministrazioni virtuose anche con la possibilità di quantificare e riutilizzare i risparmi ottenuti grazie alle tecnologie digitali e sanzionando, dall’altra, le amministrazioni inadempienti
Risparmi: dalla razionalizzazione della propria organizzazione e dall’informatizzazione dei procedimenti, le pubbliche amministrazioni ricaveranno dei risparmi che potranno utilizzare per l’incentivazione del personale in essi coinvolto e per il finanziamento di progetti di innovazione
I principi guida del nuovo CAD Collegamento stretto con il ciclo della performance e la valutazione del merito (art.12) L’attuazione delle disposizioni del CAD è comunque rilevante ai fini della misurazione e della valutazione della performance organizzativa e individuale dei dirigenti. Alle opportunità si accompagnano quindi sia gli incentivi, sia le sanzioni. L’innovazione diventa per la prima volta materia di valutazione del personale, da cui dipendono sanzioni ed incentivi. Opportunità per le amministrazioni di capitalizzare il “dividendo dell’efficienza” che l’innovazione digitale consente (art.15) I risparmi ottenuti attraverso l’innovazione tecnologica e organizzativa (reingegnerizzazione dei processi) dovranno essere effettivamente misurati e andranno in parte ad incentivare il personale interessato, secondo le norme del d.lgs. 150/09, in parte a finanziare nuova innovazione.
I provvedimenti in pillole Diritto all’ uso delle tecnologie verso amministrazioni e gestori di servizi pubblici (art.3)
Non sarà più possibile per un’amministrazione pubblica o per un gestore di pubblico servizio obbligare i cittadini a recarsi agli sportelli per presentare documenti cartacei, per firmare fisicamente domande o istanze, per fornire chiarimenti. Per tutto questo deve essere sempre e dovunque disponibile un canale digitale sicuro (nella maggior parte dei casi costituito dalla PEC – Posta Elettronica Certificata), certificato e con piena validità giuridica che permetta di dialogare con la PA dal proprio computer. Il nuovo codice correla l’effettiva disponibilità degli strumenti necessari alla valutazione dei dirigenti e delle organizzazioni.
I cittadini e le imprese hanno diritto di usare le tecnologie informatiche per tutti i rapporti con qualsiasi amministrazione pubblica o gestore di pubblico servizio.
I provvedimenti in pillole Firme elettroniche (artt. 1, comma 1, lett. q-bis, e 28, comma 3-bis) Istanze alle pubbliche amministrazioni: vengono limitati i casi in cui è richiesta la sottoscrizione mediante firma digitale e si prevede l’utilizzo di strumenti di firma più semplici, senza pregiudizio di sicurezza e attendibilità Si introduce il concetto di firma elettronica avanzata, con cui è possibile sottoscrivere un documento informatico con piena validità legale. Si liberalizza il mercato delle firme digitali, prevedendo che le informazioni relative al titolare e ai limiti d'uso siano contenute in un separato certificato elettronico e rese disponibili anche in rete.
I provvedimenti in pillole Pagamenti elettronici (art. 5) Già il CAD del 2005 imponeva alle amministrazioni di consentire i pagamenti ad esse spettanti con le tecnologie digitali, ma non diceva come. Il nuovo CAD introduce alcuni strumenti (carte di credito, di debito o prepagate e ogni altro strumento di pagamento elettronico disponibile) per consentire alle Pubbliche Amministrazioni di riscuotere i pagamenti. Inoltre, permette loro di avvalersi di soggetti anche privati per la riscossione.
I provvedimenti in pillole Comunicazioni tra imprese e amministrazioni (art.5 bis) La presentazione di istanze, dichiarazioni, dati e lo scambio di informazioni e documenti, anche a fini statistici, tra le imprese e le amministrazioni pubbliche avviene esclusivamente utilizzando le tecnologie dell’informazione e della comunicazione (ICT). Con le medesime modalità le amministrazioni pubbliche adottano e comunicano atti e provvedimenti amministrativi
Il digitale diventa la regola nei rapporti tra imprese ed amministrazioni e il cartaceo l’eccezione.
I provvedimenti in pillole Posta elettronica certificata (artt. 6 e 65) La PEC diventa il mezzo più veloce, sicuro e valido per comunicare con le PA. I cittadini possono utilizzare la PEC non solo come canale di comunicazione ma anche come strumento di identificazione, che può evitare, nella maggior parte dei casi l'uso della firma digitale. Le istanze possono essere trasmesse da tutte le caselle di posta elettronica certificata rilasciate previa identificazione del titolare. Tramite PEC potranno essere effettuate anche le diffide necessarie per avviare una class action.
La PEC diventa, per tutte le imprese e i professionisti, che per legge devono esserne dotati e per i cittadini che lo desiderano, il mezzo più veloce, sicuro e valido per comunicare con le amministrazioni pubbliche.
I provvedimenti in pillole
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Validità dei documenti indipendente dal supporto (artt. 20-23 quater) La dematerializzazione, riguarda sia la produzione di documenti digitali nativi, sia la digitalizzazione di quelli che sono stati prodotti in forma analogica (su carta). Per entrambi i procedimenti mancavano certezze di validità Il nuovo CAD fornisce indicazioni sulla validità delle copie informatiche di documenti con riferimento preciso circa le diverse possibilità (copia digitale del documento cartaceo, duplicazione digitale, ecc.), lasciando poi alle successive norme tecniche il compito di specificare le modalità. Per sancire la conformità delle copie cartacee di documenti digitali, il nuovo CAD introduce un semplice sistema di contrassegno generato elettronicamente (c.d. glifo) e stampato direttamente dal cittadino dal proprio computer
La validità dei documenti è indipendente dal supporto
I provvedimenti in pillole Protocollo informatico, fascicolo elettronico e tracciabilità (artt. 40-bis e 41) Ogni comunicazione inviata tramite PEC tra le Pubbliche Amministrazioni e tra le pubbliche amministrazioni e i cittadini o le imprese è protocollata in via informatica. L'amministrazione titolare del procedimento raccoglierà gli atti, i documenti e i dati del procedimento medesimo in un fascicolo elettronico, dotato di un apposito identificativo.
Certezza nella trasmissione di istanze alla Pubblica Amministrazione
I provvedimenti in pillole Conservazione digitale dei documenti (artt. 43-44 bis)
Viene riordinata la disciplina delle copie dei documenti informatici e amministrativi e si sviluppa il processo di dematerializzazione dei documenti E' prevista la gestione della conservazione dei documenti e del relativo processo da parte di un Responsabile della conservazione Ogni responsabile della conservazione dei documenti negli uffici pubblici può certificare il processo di digitalizzazione e di conservazione servendosi (se vuole) di Conservatori accreditati. La norma introduce la figura dei Conservatori accreditati, soggetti che ottengono da DigitPA il riconoscimento del possesso dei requisiti di sicurezza e affidabilità per effettuare il processo e la conservazione dei documenti informatici.
Conservazione digitale dei documenti: meno carta, senza perdere né sicurezza né storia
I provvedimenti in pillole
È, ovviamente, fatta salva l’integrità cartacea di particolari documenti dotati di valore storico, culturale o artistico che potranno essere meglio conservati, anche perché non annegati tra milioni di faldoni.
I provvedimenti in pillole Sicurezza digitale (art. 51) Il nuovo CAD contiene disposizioni importanti sia sulla continuità operativa, sia sul disaster recovery. Le Pubbliche Amministrazioni dovranno predisporre appositi piani di emergenza idonei ad assicurare, in caso di eventi disastrosi, la continuità delle operazioni indispensabili a fornire i servizi e il ritorno alla normale operatività.
Costruire nei confronti del digitale la stessa fiducia che si ha nei confronti della “carta”
I provvedimenti in pillole Fruibilità del dato e “open data” (art. 52 e 58) Le Pubbliche Amministrazioni non possono richiedere informazioni di cui già dispongono. Per evitare che il cittadino debba fornire più volte gli stessi dati, le amministrazioni titolari di banche dati predisporranno apposite convenzioni aperte per assicurare l'accessibilità delle informazioni in proprio possesso da parte delle altre pubbliche amministrazioni, assicurando la gratuità dell’accesso e la pubblicazione dei dati in formato aperto in modo che possano essere rielaborabili da terzi.
Far viaggiare le informazioni e non le persone e non chiedere ai cittadini quello che le amministrazioni sanno già
I provvedimenti in pillole Siti pubblici e trasparenza (art. 54) Il D.Lgs 150/09 detta stringenti principi per la trasparenza delle amministrazioni pubbliche utilizzando come principale strumento di pubblicità i siti Internet pubblici. La successiva direttiva 105 della Commissione Indipendente per la Valutazione, Integrità e Trasparenza della PA (CIVIT) elenca con precisione quali sono i dati e le notizie che ciascuna amministrazione deve inserire nel proprio sito Internet. Il nuovo CAD arricchisce il contenuto dei siti istituzionali delle amministrazioni, prevedendo che, nel caso delle amministrazioni centrali, sugli stessi siano in modo integrale anche tutti i bandi di concorso. Anche tale aspetto viene considerato ai fini della valutazione dei dirigenti
La trasparenza si realizza attraverso i siti pubblici
I provvedimenti in pillole Customer satisfaction dei cittadini su Internet (artt. 54 e 63) La cosiddetta “riforma Brunetta” ha tra i suoi cardini l’empowerment dei cittadini accrescendo le occasioni di dar loro voce possibilità di esprimere giudizi sulla soddisfazione nella fruizione dei servizi. Anche per i servizi on-line vale lo stesso principio: le amministrazioni sono tenute ad adottare strumenti idonei alla rilevazione immediata, continua e sicura del giudizio degli utenti.
Dare voce ai cittadini anche sui servizi on-line
I provvedimenti in pillole Moduli on line (art. 57)
Le pubbliche amministrazioni hanno l’obbligo di pubblicare on line l’elenco della documentazione richiesta per i singoli procedimenti, nonché i moduli e i formulari stessi, validi ad ogni effetto di legge, anche ai fini delle dichiarazioni sostitutive di certificazione e delle dichiarazioni sostitutive di notorietà. Le pubbliche amministrazioni non possono richiedere l’uso di moduli e formulari che non siano stati pubblicati on-line; in caso di omessa pubblicazione, i relativi procedimenti possono essere avviati anche in assenza dei suddetti moduli o formulari. La mancata pubblicazione è altresì rilevante ai fini della misurazione e valutazione della performance individuale dei dirigenti responsabili.
Moduli e formulari sempre disponibili on-line
I provvedimenti in pillole Carta di identità elettronica e Carta nazionale dei servizi (art. 64) La Carta di identità elettronica (CIE) e la Carta nazionale dei servizi (CNS) valgono ai fini dell'identificazione elettronica. Accesso ai servizi in rete (artt. 64 e 65) Per l'accesso ai servizi erogati in rete dalle Pubbliche Amministrazioni è possibile utilizzare strumenti diversi dalla CIE e dalla CNS, previa individuazione del soggetto che ne richiede il servizio.
I provvedimenti in pillole Le regole tecniche (art.58) Per molti dei provvedimenti previsti dal nuovo codice sarà necessario predisporre regole tecniche che saranno dettate da appositi decreti del Presidente del Consiglio dei Ministri Per gran parte di queste l’organo tecnico competente è DigitPa che istituirà tavoli di lavoro e di consultazione con tutti gli stakeholders pubblici e privati interessati, con particolare attenzione per le imprese di ICT .
I tempi di applicazione La complessa normativa prevista dal Codice richiede tempi ragionevoli per il suo recepimento, per adeguare processi e per formare il personale. La riforma entrerà in vigore quindi a scaglioni In coerenza con gli impegni assunti nel Piano di e-Gov 2012 l’orizzonte temporale dell’intervento è il 2012
I tempi di applicazione
Entro 3 mesi
Le pubbliche amministrazioni utilizzeranno soltanto la posta elettronica certificata (PEC) o altre soluzioni tecnologiche per tutte le comunicazioni che richiedono una ricevuta di consegna ai soggetti che hanno preventivamente dichiarato il proprio indirizzo
Entro 4 mesi
Le amministrazioni individueranno un unico ufficio responsabile dell’attività ICT
Entro 6 mesi
Le PA centrali pubblicheranno sui propri siti istituzionali i bandi di concorso e tutta una serie di informazioni sul proprio funzionamento nell’ottica della total disclosure Le amministrazioni consentiranno ovunque i pagamenti ad esse spettanti per via telematica Le amministrazioni e le imprese comunicheranno tra loro esclusivamente per via telematica
I tempi di applicazione
Entro 12 mesi
Entro 15 mesi
Le pubbliche amministrazioni non potranno richiedere l’uso di moduli e formulari che non siano stati pubblicati sui propri siti istituzionali Il cittadino fornirà una sola volta i propri dati alla pubblica amministrazione. Sarà onere delle amministrazioni (in possesso dei dati) assicurare, tramite convenzioni, l’accessibilità delle informazioni alle altre amministrazioni richiedenti Saranno definite le basi di dati di interesse nazionale Saranno emanate tutte le regole tecniche previste dal CAD: le regole tecniche che consentiranno di dare piena validità alle firme elettroniche (diverse da quella digitale), alle copie cartacee e, soprattutto, alle copie digitali dei documenti informatici, dando così piena effettività al processo di dematerializzazione dei documenti della PA Saranno emanate le regole tecniche per la conservazione sostitutiva dei documenti in forma digitale dando il via agli archivi informatizzati Le PA predisporranno appositi piani di emergenza idonei ad assicurare, in caso di eventi disastrosi, la continuità delle operazioni indispensabili a fornire i servizi e il ritorno alla normale operatività
I benefici attesi utilizzo diffuso della Posta Elettronica Certificata (PEC), che produrrà un risparmio a regime di 200 milioni di euro per la riduzione delle raccomandate della Pubblica Amministrazione ai cittadini, senza contare la riduzione dei tempi e degli spazi di archiviazione. riduzione dei tempi fino all'80% per le pratiche amministrative, in particolare di quelle ancora a basso tasso di informatizzazione; riduzioni dei costi della giustizia: nei sei mesi di sperimentazione delle notificazioni telematiche relative al processo civile presso il Tribunale di Milano sono state effettuate 100.000 notifiche telematiche per un risparmio di circa 1 milione di euro; risparmio del 90% dei costi di carta e del relativo impatto ecologico (uso e smaltimento) per circa 6 milioni di euro l'anno (solo acquisto senza smaltimento); riduzione di circa 1.000.000 di pagine l'anno per l'effetto dell'avvio della dematerializzazione, con l'obiettivo al 2012 di ridurre di 3.000.000 le pagine;
Eliminazione della produzione di “nuova carta” e quindi dell’espansione degli archivi
La dematerializzazione
Un po’ di chiarezza…. Dematerializzazione Smaterializzazione Archiviazione sostitutiva Archiviazione elettronica Archiviazione digitale Conservazione sostitutiva Conservazione digitale Archiviazione ottica Archiviazione ottica sostitutiva Conservazione ottica sostitutiva
Il termine “dematerializzazione” Il termine “dematerializzazione” ha fatto la sua prima comparsa durante gli anni ‘80 nel settore finanziario, con particolare riferimento ai titoli di credito al fine di superarne la fisicità e consentire forme di circolazione virtuali. Da allora è entrato a far parte del lessico giuridico: il termine “dematerializzazione” (o “smaterializzazione”) viene utilizzato per identificare la progressiva perdita di consistenza fisica da parte dei documenti e degli archivi, tradizionalmente costituiti da documentazione cartacea, all’atto della loro sostituzione con documenti informatici.
Il termine “dematerializzazione” Dematerializzazione non è soltanto “digitalizzazione dei documenti analogici” ma anche “digitalizzazione dei processi”
Quadro normativo
Legge 15 marzo 1997, n.59. art. 15, comma 2: “Gli atti, dati e documenti formati dalla pubblica amministrazione e dai privati con strumenti informatici o telematici, i contratti stipulati nelle medesime forme, nonché la loro archiviazione e trasmissione con strumenti informatici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge.”
Quadro normativo Codice dei beni culturali e del paesaggio (D. Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42) all’articolo 10, comma 2, include tra i beni oggetto della tutela del Ministero anche “gli archivi e i singoli documenti dello Stato, delle regioni, degli altri enti pubblici territoriali, nonché di ogni altro ente e istituto pubblico”.
Quadro normativo
Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82): art.42 “Dematerializzazione dei documenti delle pubbliche amministrazioni” co.1: “Le pubbliche amministrazioni valutano in termini di rapporto tra costi e benefici il recupero su supporto informatico dei documenti e degli atti cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna la conservazione e provvedono alla predisposizione dei conseguenti piani di sostituzione degli archivi cartacei con archivi informatici, nel rispetto delle regole tecniche adottate ai sensi dell'articolo 71. art. 43 “Riproduzione e conservazione dei documenti“ “I documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto, dato o documento di cui e' prescritta la conservazione per legge o regolamento, ove riprodotti su supporti informatici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se la riproduzione e la conservazione nel tempo è effettuata in modo da garantire la conformità dei documenti agli originali e la loro conservazione nel tempo, nel rispetto delle regole tecniche
Obiettivi della dematerializzazione
Gli obiettivi della dematerializzazione sono almeno tre, ben distinti tra loro: sostituzione dei documenti cartacei attualmente esistenti negli archivi con opportune registrazioni informatiche (“digitalizzazione”) previo scarto di quelli non necessari a fini storici-culturali-legali. l’eventuale “distruzione” degli originali l’adozione di strategie per impedire (o ridurre al minimo) la creazione di nuovi documenti cartacei
Livelli di dematerializzazione
Livello base: è rappresentato dalla digitalizzazione dei documenti analogici, che possono essere cartacei, immagini su film (pellicole mediche, microfiche, microfilm), cassette e nastri magnetici audio e video, per finalità meramente gestionali e/o di fruizione Livello intermedio: si ha quando la digitalizzazione dei documenti analogici viene eseguita non solo per finalità gestionali e di fruizione, ma anche con l’obiettivo dell’archiviazione sostitutiva, con l’eventuale distruzione degli originali analogici Livello avanzato: si ha quando lo svolgimento dei procedimenti amministrativi avviene interamente su base informatica (GED, gestione elettronica dei documenti), quindi senza produzione di carta
complessità
La dematerializzazione può avvenire a più livelli, ciascuno dei quali presenta un diverso grado di complessità.
Documenti analogici e digitali Il processo di conservazione sostitutiva varia a seconda del tipo di documento: documenti informatico (o “elettronico” o “digitale”), documenti analogici (usualmente cartacei),
Per documento analogico si intende un documento formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, come: le tracce della scrittura o della stampa sulla carta le immagini su pellicole fotografiche, cinematografiche, microfiche o microfilm, lastre o pellicole radiologiche, le magnetizzazioni su nastri magnetici audio o video.
Per documento informatico si intende invece “la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”
Documenti analogici I documenti analogici possono essere: documenti analogici originali documenti analogici in copia
i documenti analogici originali pssono essere: documenti analogici originali unici documenti analogici originali non unici Questi ultimi sono rappresentati dai documenti per i quali sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi. Un esempio tipico è la fattura
Conservazione sostitutiva La conservazione sostitutiva è un processo, definito normativamente, attraverso il quale è possibile garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico, sia che si
tratti di un documento nativo digitale, sia che si tratti di un documento informatico ottenuto da un documento analogico (ad es. mediante scansione) Nel secondo caso, la conservazione sostitutiva equipara, sotto certe condizioni, i documenti cartacei con quelli elettronici e permette alla PA e alle aziende di risparmiare sui costi di stampa, stoccaggio e archiviazione. Il risparmio è particolarmente alto per la documentazione che deve essere, a norma di legge, conservata per più anni. La conservazione sostitutiva di fatto legalizza il documento informatico ottenuto mediante digitalizzazione, equiparandolo a quello cartaceo.
Il processo di conservazione sostitutiva
Come avviene la conservazione sostitutiva? Processo di conservazione dei documenti informatici nativi Secondo la Delibera del Cnipa n. 11 del 19 febbraio 2004 la conservazione sostitutiva di documenti informatici avviene attraverso la loro memorizzazione (o “archiviazione”), ed eventualmente anche della loro impronta, su supporti ottici o su altri supporti idonei e si completa con l’apposizione del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo.
Conservazione sostitutiva di documenti analogici originali non unici Processo di conservazione dei documenti analogici Secondo la Delibera CNIPA n. 11 del 19 febbraio 2004 ¤La conservazione sostitutiva di documenti analogici avviene mediante memorizzazione delle relative immagini direttamente su supporti ottici (o altri supporti idonei) e termina con l’apposizione, sull’insieme dei documenti, o su un’evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti, o di un insieme di essi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta così lo svolgimento corretto del processo.
Conservazione sostitutiva di documenti analogici originali unici Per i documenti analogici considerati “originali unici" il processo prevede anche l’apposizione ulteriore del riferimento temporale e della firma digitale da parte di un pubblico ufficiale che attesti la conformità tra documento originale e quanto registrato.
Nelle pubbliche amministrazioni il ruolo del pubblico ufficiale è svolto dal dirigente dell’ufficio responsabile della conservazione dei documenti o da altri dallo stesso formalmente designati
Il problema della distruzione dei documenti analogici La distruzione di documenti analogici, di cui è obbligatoria la conservazione, è consentita soltanto dopo il completamento della procedura di conservazione sostitutiva, fatto salvo quanto previsto dal comma 4 dell’art. 43 del D.Lgs. 82/2005, ovvero: “sono fatti salvi i poteri di controllo del Ministero per i Beni e le attività Culturali sugli archivi delle pubbliche amministrazioni e sugli archivi privati dichiarati di notevole interesse storico ai sensi delle disposizioni del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42” …. il valore storico-culturale?
Conservazione sostitutiva: i supporti Affinché il procedimento sia a norma non deve essere possibile modificare in nessuno modo la parte registrata di ciascun supporto ovvero la scrittura nel supporto deve modificare quest’ultimo in modo permanente e irreversibile supporti di tipo WORM Vengono pertanto ad escludersi tutti quei supporti i quali prevedono la possibilità di cancellazione dei dati scritti anche mediante strumenti o dispositivi diversi da quelli installati nel sistema di archiviazione. In sostanza il supporto digitale è rappresentato dai supporti ottici (CD, DVD, HD-DVD o BD) Tuttavia “è data facoltà alle pubbliche amministrazioni e ai privati di utilizzare un qualsiasi supporto di memorizzazione, anche non ottico, comunque idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali”
Conservazione sostitutiva: i formati La Delibera CNIPA 11 del 19 febbraio 2004 non detta criteri sul tipo di formato da utilizzare. Nella scelta dei formati elettronici si dovrebbero privilegiare quelli che: non possono contenere macroistruzioni o, comunque sia, sono dotati di strumenti efficaci per rilevarne la presenza sono aperti e completamente documentati sono standard de jure (preferibili a quelli standard de facto) e ampiamente adottati
Cos’è l’archiviazione ottica? Quando la memorizzazione dei documenti nativi digitali o ottenuti mediante digitalizzazione avviene su supporti ottici (CD, DVD, H-DVD, BD, etc.) di parla di archiviazione ottica. Quando il procedimento di conservazione sostitutiva avviene utilizzando supporti ottici si parla di conservazione ottica sostitutiva (od, impropriamente, di archiviazione ottica sostitutiva)
Obbligo di esibizione Il documento conservato deve essere reso leggibile in qualunque momento presso il sistema di conservazione sostitutiva e disponibile, a richiesta, su supporto cartaceo o per via telematica. Qualora venga esibito su supporto cartaceo fuori dall'ambiente in cui è installato il sistema di conservazione, deve esserne dichiarata la conformità da parte di un pubblico ufficiale se si tratta di documenti per la cui conservazione è previsto il suo intervento.
La validazione temporale Affinché il sistema di conservazione sostitutiva sia a norma e pertanto garantisca pieno valore giuridico a tutti i documenti informatici coinvolti nel processo di conservazione, oltre allo strumento della firma digitale, è fondamentale garantire la validazione temporale, in quanto attesta ai fini legali il momento temporale in cui un documento viene posto in conservazione
La validazione temporale Per descrivere il procedimento, si parte dal concetto di riferimento temporale, che consiste nell'informazione contenente la data e l'ora associata ad uno o ad un insieme di documenti informatici. La validazione temporale, invece, è il "risultato della procedura informatica, con cui si attribuisce, ad uno o più documenti informatici, un riferimento temporale (data ed ora) opponibile a terzi". L’art. 1 del DPCM 30 marzo 2009 definisce marca temporale o time stamping “un’evidenza informatica che consente la validazione temporale”, ovvero consente di rendere certo e opponibile a terzi un riferimento temporale.
La validazione temporale Ai sensi dell’art. 47 del DPCM 30 marzo 2009, in alternativa alla marca temporale, costituiscono validazione temporale: il riferimento temporale contenuto nella segnatura di protocollo il riferimento temporale ottenuto attraverso l’utilizzo del servizio di posta elettronica certificata il riferimento temporale ottenuto attraverso la procedura di conservazione dei documenti il riferimento temporale ottenuto attraverso l’utilizzo della marcatura postale elettronica (convenzione postale universale)
Obsolescenza dei supporti La Deliberazione CNIPA n.11 del 19 febbraio 2004, per fronteggiare l’obsolescenza dei supporti, assegna al Responsabile della conservazione il compito di verificare periodicamente, con cadenza non superiore a 5 anni, l’effettiva leggibilità dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto del contenuto dei supporti. Per il processo di riversamento diretto non sono previste particolari modalità
Obsolescenza dei formati Per fronteggiare l’obsolescenza dei formati, invece, il legislatore è ricorso alla tecnica del riversamento sostitutivo che consiste nel trasferire uno o più documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione ad un altro, modificando la loro rappresentazione informatica. Al termine del processo di riversamento sostitutivo, sull’insieme dei documenti trattati, o su un’evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti, o di un insieme di essi, si devono apporre il riferimento temporale e la firma digitale da parte del Responsabile della conservazione che ne attesta così il corretto svolgimento.
Obsolescenza dei formati Nei casi in cui il processo di riversamento sostitutivo riguardi documenti informatici sottoscritti digitalmente o documenti analogici originali unici (conservati digitalmente) è richiesta l’apposizione del riferimento temporale e della firma digitale da parte di un pubblico ufficiale per attestare la conformità di quanto riversato al documento di origine
I vantaggi della conservazione sostitutiva Risparmi Risparmi Risparmi Risparmi
nei nei nei nei
costi costi costi costi
di stampa stoccaggio di gestione di ricerca dei documenti
L’obiettivo finale è quello di eliminare tutti i documenti analogici al fine di rendere la gestione documentale efficace e produttiva in azienda e nella Pubblica Amministrazione, con la conseguente ottimizzazione dei tempi e dei costi di gestione.
Il responsabile della conservazione digitale
Il responsabile della conservazione L’art. 5 della Deliberazione CNIPA 11/2004 introduce la figura del Responsabile della conservazione, denominato anche Responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva, e gli vengono assegnati i compiti di: definire le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti (analogici o informatici) da conservare, della quale tiene evidenza; organizzare il contenuto dei supporti ottici e gestire le procedure di sicurezza e di tracciabilità che ne garantiscono la corretta conservazione, anche per consentire l’esibizione di ciascun documento conservato; archiviare e rendere disponibili, con l’impiego di procedure elaborative, relativamente ad ogni supporto di memorizzazione utilizzato, le seguenti informazioni: la descrizione del contenuto dell’insieme dei documenti, l’identificazione del Responsabile della conservazione, gli estremi identificativi delle persone eventualmente delegate dal Responsabile della conservazione con l’indicazione dei compiti alle stesse assegnati, l’indicazione delle copie di sicurezza;
Compiti del responsabile della conservazione mantenere e rendere accessibile un archivio del software in gestione nelle eventuali diverse versioni; verificare la corretta funzionalità del sistema e dei programmi in gestione; adottare le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema preposto al processo di conservazione sostitutiva e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione; verificare periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l’effettiva leggibilità dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti.
Compiti del responsabile della conservazione In particolare, l’attività del responsabile della conservazione risulta determinante in diverse fasi del processo di conservazione: nella fase di acquisizione in formato immagine (scansione) dei documenti analogici, in assenza di ulteriori specificazioni normative, sarà sua la scelta di un formato tale da consentire l’effettiva leggibilità dei documenti conservati sui supporti, da verificare periodicamente, con cadenza non superiore ai cinque anni (art.5, comma 1, lett.h Delibera CNIPA n.11/2004) nella fase di apposizione di firma digitale e marca temporale, dovrà scegliere se operare sull’insieme dei documenti, sull’unica impronta di essi oppure su più impronte che rappresentano i singoli documenti o insiemi di essi (art.3, comma 2 DM 23 gennaio 2004) nel caso in cui sia previsto l’intervento di un pubblico ufficiale, spetta al responsabile della conservazione richiederne la presenza ed assicurare allo stesso assistenza e risorse per l’espletamento delle attività a lui attribuite (art. 5 comma 1 lett.f Delibera CNIPA n.11/2004) se appositamente designato, spetta al responsabile della conservazione l’invio dell’impronta dell’archivio oggetto di conservazione alle competenti agenzie fiscali, ai sensi dell’art. 5 comma 1 DM 23 gennaio 2004.
La delega Il Responsabile della conservazione può delegare, in tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie attività ad una o più persone di specifica competenza ed esperienza Allo stesso modo, il processo di conservazione sostitutiva può essere affidato, in tutto o in parte, ad altri soggetti, pubblici o privati.
Formazione del responsabile della conservazione È logico ritenere che la responsabilità della conservazione debba essere affidata ad una figura professionale dotata di idonee conoscenze in materia di: archivistica, perché si tratta di garantire la formazione, conservazione e fruizione di archivi digitali; informatica, per fare le giuste scelte relativamente ai supporti di memorizzazione, ai formati elettronici, al sistema di conservazione digitale; diritto e diplomatica del documento contemporaneo, per avere la capacità di valutare l’autenticità, gli elementi intrinseci ed estrinseci, l’accessibilità, l’intelligibilità e la riproducibilità dei documenti informatici; organizzazione, in quanto la produzione dei documenti informatici comporta necessariamente la rimodulazione degli assetti organizzativi e il re-engineering dei processi operativi.
I centri di conservazione o depositi digitali La complessità del processo conservativo, i requisiti giuridici da soddisfare e le competenze professionali necessarie per la corretta conservazione della memoria digitale non sono alla portata della maggior parte delle amministrazioni pubbliche Per questo motivo si assite oggi alla costituzione di nuove strutture, denominate “Centri di conservazione digitale” o “Depositi digitali” dedicate alla conservazione degli archivi digitali di più enti produttori
I centri di conservazione o depositi digitali Si tratta di strutture dotate di un impianto informatico caratterizzato dal più alto livello di sicurezza e affidabilità, di figure professionali qualificate in materia di archivistica, informatica e diritto, di procedure formalizzate e coerenti con gli standard internazionali relativi alla descrizione, conservazione e fruizione dei fondi archivistici Lo schema concettualedi riferimento per la conservazione di archivi digitali è rappresentato dallo standard ISO 14721:2003 – Reference Model for an Open Archival Information System (cd. modello OAIS)
La conservazione digitale
I contenuti digitali dati fra 20, 30 o più anni…
2011
2031
? documenti di testo, immagini, video, audio, etc.
Nel 2045…
Fruizione delle informazioni analogiche
contenuti analogici
Fruizione delle informazioni digitali
hardware
supporto
formato
contenuti digitali
software
Conservazione digitale: problematiche
dell’hardware e del software
Obsolescenza
dei supporti
dei formati
Il caso della sonda Viking
La NASA rimette in pista un computer di 40 anni fa E' l'unico modo che ha l'Agenzia spaziale americana per poter leggere i dati sulla polvere lunare salvati negli anni '60. [ZEUS News - www.zeusnews.it - 12 novembre 2008] Quasi quarant'anni fa, al tempo delle missioni Apollo 11, 12 e 14, Brian O'Brien si occupò di realizzare un'apparecchiatura che registrasse i dati sulla polvere lunare, conservandoli su 173 nastri. Quasi quarant'anni fa, dei dati raccolti non importò praticamente niente a nessuno, e i nastri vennero archiviati. Due anni fa, la "polvere lunare" tornò improvvisamente di moda, anche grazie all'idea della Nasa di costruire, nel prossimo futuro, una base sul nostro satellite. Così l'Agenzia spaziale americana andò a ripescare i vetusti dati. Con orrore, tuttavia, si accorsero che i nastri erano stati conservati malamente ed erano illeggibili. Fortunatamente, però, in Australia ne avevano una copia in perfette condizioni, che per quattro decenni era rimasta al sicuro in una stanza climatizzata. Se la storia finisse qui sarebbe troppo bella. Ottenuti i nastri, restava ancora il problema di trovare un'apparecchiatura in grado di leggerli. E l'unico dispositivo in grado di farlo era ed è lo stesso modello di drive che li ha creati, un IBM 729 Mark V, che al giorno d'oggi è roba da museo. E proprio in un museo è stato recuperato un esemplare che Guy Holmes, il quale lavora per la società di recupero dati SpectrumData, spera di riportare all'antico splendore. Se Holmes avrà successo, forse per gennaio la 729 Mark V tornerà a vivere e la Nasa potrà recuperare i vecchi dati diventati tanto importanti.
Obsolescenza dell’hardware e del software
Il floppy da 8”
Obsolescenza dei supporti
Obsolescenza dei formati
Riepilogo
dell’hardware e del software
Obsolescenza
dei supporti
dei formati
Le strategie di conservazione digitale
Trasferimento su supporti analogici
Computer museum
Emulazione
Formato 1 software di emulazione
software di emulazione
software 1
software 2
software 3
hardware 1
hardware 2
hardware 3
generazione 1
generazione 2
generazione 3
Riversamento
Riversamento diretto
1971
1976
1981
1981
1995-6 2003-4
Riversamento sostitutivo (migration ) conversione di formato
conversione di formato
formato 1
formato 2
software 1
software 2
hardware 1
hardware 2
generazione 1
generazione 2
formato n
...
software n hardware n generazione n
Digital archaelogy
Riepilogo
Trasferimento su supporti analogici (analog backup)
Printing to paper
Conservazione tecnologica (technology preservation o (computer museum strategy) Strategie di conservazione digitale
Emulazione (emulation) Riversamento diretto (refreshing) Riversamento Riversamento sostitutivo (migration) Archeologia digitale (digital archaelogy)
Conclusioni I contenuti digitali non si conservano “da soli” Per garantirne la conservazione nel tempo occorre una cura continua che inizia con la corretta scelta dei formati e dei supporti di memorizzazione (o meglio: del sistema di storage management) e prosegue nel tempo con continue operazioni di riversamento diretto e sostitutivo Occorrono figure professionali altamente specializzate come quella del Responsabile della Conservazione
La scelta dei formati elettronici
L’importanza del formato Molti dei formati che nel passato erano i più diffusi oggi sono pressoché scomparsi e ciò rende difficile se non impossibile la fruizione dei contenuti digitali codificati secondo quei formati. Qualunque oggetto digitale non può essere conservato indefinitamente nel formato in cui è stato creato o è stato posto in conservazione ma nel tempo deve essere sottoposto a processi di riversamento sostitutivo (o migrazione). Questi processi non sono privi di conseguenze sotto diversi profili, ad esempio quello del mantenimento dell’integrità e dell’autenticità. È importante avere scegliere fin dal momento della produzione quei formati che riducano al minimo i processi di migrazione dei formati e forniscano le maggiori garanzie per il futuro. Occorrono criteri operativi.
Cos’è un formato elettronico Un qualsiasi contenuto digitale (od oggetto digitale) viene memorizzato come file, ovvero come una sequenza di bit (0 ed 1), considerati come un’entità unica dal punto di vista logico e fissati con una certa organizzazione fisica su una memoria.
= D ocumento di M icrosoft W ord di dimensione pari a 30 K B
011011100100011010011010110110011010010100011 … 01101 245.760 bit
Esempio 1
Esempio
l’insieme di codici e regole che, a partire dalla sequenza di bit che costituisce un oggetto digitale, permettono di riprodurre mediante un software (a video, a stampa o su altri dispositivi di output) il relativo oggetto informativo con lo stesso contenuto e nella stessa forma che gli sono stati conferiti dall’autore
formato
specifica
Esempi di formati document-like formats
DOC
HTML
PDF
RTF
Image formats
GIF
BMP
PNG
JPG
Sounds formats
WAV
MP3
OGG
Movie formats
MPG
AVI
Structured graphics formats
CAD
VSD
Spreadsheets
XLS
Databases
MDB
Collections
ZIP
Configurations & metadata
CSS
DWG
DXF
DBF
FP8
DDF
TAR
RAR
Formati
Program – supporting formats Program file formats
Java
I requisiti desiderabili per i formati
SWF
Non proprietà Un formato è proprietario quando è stato creato da una organizzazione privata (ad es. un’azienda, una software house, etc.), che ne detiene i diritti di proprietà intellettuale; di conseguenza le sue specifiche vengono gestite esclusivamente da tale organizzazione. Un formato è, invece, non proprietario (o libero) quando la gestione delle sue specifiche non è prerogativa di un’organizzazione privata ma è affidata ad una comunità di sviluppatori che cooperano per la gestione condivisa delle stesse, o ad un organismo di standardizzazione. E’ preferibile utilizzare formati non proprietari che non sono legati all’esistenza di una specifica azienda che ne detiene la proprietà e che potrebbe, in qualsiasi momento, modificarne le specifiche, renderle inaccessibili, o imporre restrizioni sul loro utilizzo.
Esempi: • il formato DOC (così come l’XLS e il PPT) è proprietario (di proprietà Microsoft); • il formato ODF è non proprietario.
Apertura Un formato è aperto (o pubblico) quando le sue specifiche sono pubbliche, liberamente accessibili (ad esempio perché sono state pubblicate sul web). Viceversa, un formato è chiuso (o segreto) quando le sue specifiche non sono pubbliche. Un formato adatto per la produzione di documenti informatici compatibili con un processo di conservazione digitale non solo deve essere aperto ma deve essere anche completamente documentato. Esempi: • il formato DOC della Microsoft (così come l’XLS e il PPT), oltre ad essere proprietario, è stato, per diversi anni, anche chiuso perché le sue specifiche non erano mai state rese note. • il DOCX, successore del formato DOC, è non proprietario ed aperto; • il formato PDF, pur essendo stato per molti anni proprietario, era aperto in quando le sue specifiche erano liberamente accessibili.
Standardizzazione e ampia adozione Un formato è standard quando: le sue specifiche sono definite o approvate da un organismo di standardizzazione (ad esempio l’ISO, l’ANSI, l’ECMA, il W3C, etc.) e quindi ha ottenuto un riconoscimento ufficiale; in questo caso si parla di standard de jure; oppure quando le sue specifiche non sono state ratificate da nessun organismo di normazione, ma è diventato, di fatto, uno standard grazie alla sua ampia diffusione; in questo caso si quando di standard de facto.
I formati che sono standard sono meno soggetti ad obsolescenza. Gli standard de jure sono da preferire agli standard de facto, dal momento che solo il processo ufficiale di standardizzazione garantisce che non vi siano interessi di parte nella definizione ed implementazione di un formato.
Esempi: • •
Esempi di standard de facto sono il DOC, l’XLS, l’RTF; Esempi di standard de jure sono l’HTML (W3C Recommendation e ISO 15445), l’XML (W3C Recommendation), l’ODF (ISO 26300), il TIFF (ISO 12639), il JPG (ISO 10918-1), il JPEG2000 (ISO 15444), il PNG (ISO 15948), il PDF (ISO 32000) e alcuni suoi subset quali il PDF/A, il PDF/E e il PDF/A
Trasparenza Un formato è trasparente se è possibile la lettura diretta da parte dell’uomo adoperando semplici strumenti di base (ad esempio, adoperando un editor di testo nel caso dei documenti di testo). Sono trasparenti i formati non binari, ovvero quei formati in cui la sequenza di bit che costituisce il file (o la maggior parte di essa) è interpretabile direttamente come una sequenza di caratteri associando ad ogni byte il carattere corrispondente (solitamente nella codifica ASCII o UNICODE).
Esempio
Alcuni esempi il formato DOC è proprietario (di proprietà della Microsoft), aperto (le sue specifiche sono state recentemente rese pubbliche), non trasparente (binario) e standard de facto (nessun organismo di standardizzazione ha mai ratificato le sue specifiche). il formati della famiglia OOXML sono non proprietari (sono stati sviluppati da Microsoft e sono stati riconosciuti standard ISO all’inizio del 2008), aperti (le loro specifiche sono liberamente accessibili sul sito dell’Ecma International e, a pagamento, su quello dell’ISO), trasparenti (sono basati sull’XML) e standard de jure (la famiglia di formati è stato riconosciuta come standard prima dall’Ecma International e poi dall’ISO. i formati della famiglia ODF sono non proprietari (la loro gestione appartiene alla comunità open source di OpenOffice.org), aperti (le loro specifiche sono liberamente accessibili sul sito dell’OASIS e, a pagamento, su quello dell’ISO), trasparenti (sono basati sull’XML) e standard de jure (la famiglia di formati è stata riconosciuta come standard prima dall’OASIS e poi dall’ISO). il formato PDF è non proprietario (era di proprietà di Adobe Systems, ma dopo il recente riconoscimento come standard ISO è diventato non proprietario), aperto (le sue specifiche sono liberamente accessibili), non trasparente (binario), standard de facto e, dall’inizio del 2008, anche standard de jure; il formato PDF/A è aperto, non proprietario (anch’esso era di proprietà di Adobe Systems, ma dopo il riconoscimento come standard ISO 19005-1:2005 è diventato non proprietario), non trasparente (binario) e standard de jure.
Robustezza Un formato è robusto quando, in caso di corruzione del file, consente il recupero, totale o parziale, dei suoi contenuti. Esistono vari gradi di “robustezza” I formati binari e quelli compressi sono i meno robusti, dal momento che è sufficiente, a volte, anche la corruzione di un solo bit per rendere illeggibile tutto il file. Invece, i formati non binari sono i più robusti.
Esempio (1)
Formato TIFF
Esempio (2)
Formato JPG
Auto-contenimento Auto-contenimento. Un formato è auto-contenuto (o auto-incluso) quando permette di includere tutte le risorse necessarie per la sua rappresentazione.
Stabilità Stabilità. È preferibile che un formato sia stabile e non soggetto a continue e/o sostanziali modifiche nel tempo.
Compatibilità in avanti e all’indietro Il concetto di stabilità è strettamente collegato con quelli di compatibilità in avanti (forward compatibility) e compatibilità all’indietro (backward compatibility). Compatibilità in avanti. Un formato si dice invece, compatibile in avanti, quando è possibile utilizzarlo con una delle versioni del software successive a quella con cui è stato prodotto. Compatibilità all’indietro. Un formato si dice compatibile all’indietro se è possibile utilizzarlo con una delle versioni precedenti dell’applicativo che lo ha prodotto; Compatibilità all’indietro e in avanti. Un formato è compatibile all’indietro e in avanti quando è possibile utilizzarlo sia con le versioni precedenti dell’applicativo che lo ha prodotto, sia con quelle successive.
Un formato dovrebbe garantire: innanzitutto la compatibilità in avanti; sarebbe poi auspicabile che venga garantita anche la compatibilità all’indietro.
Compatibilità in avanti Un formato dovrebbe innazitutto garantire la compatibilità in avanti (formato utilizzabile con una delle versioni del software successive a quella con cui è stato prodotto). Non sempre ciò avviene: ad esempio, il formato DOC2 (Microsoft Word 2.0) non è compatibile in avanti: infatti se si prova ad “aprire” un documento in formato DOC2 con Microsoft Word 2003, si ottiene il seguente messaggio di errore:
Compatibilità all’indietro Sarebbe poi auspicabile che venga garantita anche la compatibilità all’indietro (formato utilizzabile con una delle versioni precedenti dell’applicativo che lo ha prodotto). L’ideale si ha quando un formato garantisce contemporaneamente la compatibilità in avanti e all’indietro (formato utilizzabile sia con le versioni successive che con quelle precedenti dell’applicativo che lo ha prodotto)
Altri requisiti Ampia adozione Indipendenza dal dispositivo Assenza di meccanismi tecnici di protezione Assenza di limitazioni sull’utilizzo Auto-documentazione Accessibilità Sicurezza Efficienza
Conclusioni La scelta del formato è uno degli aspetti più importanti da prendere in considerazione in qualunque strategia di conservazione digitale. Una efficace strategia di conservazione digitale deve iniziare con la corretta scelta del formato In particolare occorre scegliere formati che siano innanzitutto: non proprietari; aperti; trasparenti; standard de jure.
La guerra dei formati
Il formato PDF/A Caratteristiche del PDF 1.4 espressamente proibite troviamo PDF 1.4
PDF/A-1
Caratteristiche raccomandate Caratteristiche proibite
Caratteristiche obbligatorie Caratteristiche limitate
l’utilizzo di contenuti multimediali audio e video; l’utilizzo di codice eseguibile (ad es. Javascript); la crittografia del file; l’uso della trasparenza; l’uso di collegamenti (link) esterni; l’utilizzo di file incorporati e la compressione con l’algoritmo proprietario LZW.
Caratteristiche sono invece obbligatoriamente richieste:
lo spazio dei colori deve essere specificato in una maniera indipendente dal dispositivo su cui il file verrà rappresentato; è obbligatorio l’uso di metadati basati su standard (metadati XMP); tutti i font debbono essere incorporati nel file e devono essere, inoltre, legalmente incorporabili per garantire una rappresentazione universale e illimitata.
Il nuovo formato WWF Il WWF crea il file che non si può stampare Il nuovo formato, evitando lo spreco di carta, permette di salvare gli alberi [ZEUS News - www.zeusnews.com - 10-12-2010] È ormai una lettura comune quella delle frasi, poste in calce a molte email, che invitano a non stampare inutilmente il testo al fine di salvaguardare l'ambiente evitando lo spreco di carta. Ora il WWF ha lanciato una soluzione ancora più radicale: un formato di file che inibisce completamente la possibilità di stampare. Il formato, che ha proprio estensione .wwf, è in sostanza un PDF modificato in maniera tale da disabilitare tutte le funzioni di stampa: in questo modo non è possibile minacciare gli alberi nemmeno volendo. Per creare i documenti in formato WWF occorre scaricare un apposito software, al momento disponibile solo per Mac OS X e di cui presto sarà rilasciata anche la versione per Windows, dal sito ufficiale dell'iniziativa.
Conclusioni
Conservazione di contenuti informativi digitali Conservare un contenuto informativo digitale significa mantenere nel tempo la possibilità di riprodurlo (obbligo di esibizione) con il contenuto e la forma originaria. In altre parole, significa mantenere la capacità di leggere la relativa sequenza binaria nella sua interezza con il sistema di storage management, di interpretarla con le regole del formato elettronico, di visualizzare, a video, a stampa o su un altro dispositivo di output del computer, l’oggetto informativo risultante.
Conservazione di contenuti informativi digitali I fattori che incidono negativamente sulla conservazione a lungo termine di un contenuto informativo digitale dipendono da almeno tre fattori: l’obsolescenza dell’infrastruttura tecnologica (hardware e software) l’obsolescenza dei supporti l’obsolescenza dei formati
Conclusioni Il quadro che si sta delineando nettamente è quello di una pubblica amministrazione che diventa sempre più digitale: documenti e fascicoli che diventano digitali procedimenti amministrativi che diventano digitali comunicazioni tra PA e cittadiino e tra PA e PA che diventano digitali; archivi che diventano digitali problema della conservazione digitale
Conclusioni la sostituzione della carta oggi esistente negli archivi rappresenta solo una parte del problema della dematerializzazione: molto più importante, in quanto proiettata al futuro, è la gestione della nuova documentazione direttamente con strumenti informatici. se si seguono le vecchie procedure, anche la nuova documentazione nascerà e si svilupperà su supporto cartaceo; ma se si riprogettano adeguatamente i processi amministrativi la produzione di nuova carta può essere ridotta fin dall’origine e, in molti casi, anche eliminata. sono necessarie figure professionali qualificate (Responsabile della conservazione digitale). tutto ciò richiede un cambiamento epocale che non può prescindere da un profondo ripensamento dell’azione amministrativa, dei modelli organizzativi e dei processi di gestione documentale.
Analogico o digitale?
