Confronto sulle tematiche affrontate dai gruppi di lavoro CODAU AUDIT E RENDICONTAZIONE PERSONALE E TIME SHEET
25-26-27 MARZO 2009
Università degli Studi di Modena e Reggio Emilia Università degli Studi di Pavia Università di Bologna Università degli Studi di Milano
GRUPPO AUDIT E RENDICONTAZIONE COORDINATORE: Barbara Rebecchi
Università di Modena e Reggio Emilia
COMPONENTI: Filippo Nastri Silvia Forno Angela Gallo Gerardo D’Errico Stefania Grotti Claudia Fongaro Emanuela Pavia
Università Federico II di Napoli Università di Torino Università della Calabria Università di Milano Politecnico di Milano Università di Ferrara Università di Padova
GRUPPO PERSONALE E TIME SHEET COORDINATORE: Marco Degani
Università di Bologna
COMPONENTI: Claudio Borio Lorella Palla Marina Scopas Sofia Baggini Cinzia Rampini Nila Colledani
Università Università Università Università Università Università
di di di di di di
Torino Firenze Trieste Pavia Perugia Udine
L’adozione del VII PQ ha comportato l’insorgere di nuove problematiche che necessitano, per la loro risoluzione, di un approccio coordinato tra i soggetti beneficiari
La costituzione dei Gruppi di lavoro CODAU ha rappresentato un primo tentativo di realizzare tale coordinamento
DUE ASPETTI PRIORITARI A LIVELLO GENERALE
MANCANZA CONTABILITÀ ANALITICA
CONFORMITÀ NORMATIVA NAZIONALE CON REGOLE COMUNITARIE
Le fasi del nostro lavoro 1 Base di partenza: Analisi problematiche prioritarie
2 Ogni tema viene affrontato seguendo uno schema che comprende: Analisi aspetti critici Soluzioni prospettate Azioni da intraprendere
3 Risultato finale: Soluzioni gestionali/ organizzative comuni Linee guida condivise
PROBLEMATICHE PRIORITARIE Tempo produttivo del personale dedicato al progetto Sistema di rilevazione dell’orario Forme contrattuali flessibili per il personale dedicato al progetto Personale dei policlinici Parti Terze
PROBLEMATICHE PRIORITARIE
Sistema di calcolo costi indiretti Ammortamento della strumentazione scientifica Problematiche fiscali Audit e controlli interni
Tempo produttivo Il personale permanente e aggiuntivo è riconosciuto come costo ammissibile nei progetti europei del VII PQ
Nessuna forma giuridica – permanente o aggiuntivaprevede l’individuazione di un tempo produttivo, definito per legge, regolamento o contratto, per entrambe le categorie di personale. In particolare si rileva un contrasto tra la disciplina nazionale sullo status giuridico dei docenti e ricercatori, che non prevede l’indicazione di un tempo produttivo annuo e gli obblighi contrattuali a cui è assoggettato il soggetto beneficiario del contributo comunitario
Problema Problema
Tempo produttivo • Personale docente e ricercatore (a tempo pieno): circolare MUR (1512 ore)
• Personale docente e ricercatore (a tempo definito): 1512 : x = C : D Laddove: C = 350, ovvero il numero di ore di didattica obbligatorie per il personale a tempo pieno D = 250, ovvero il numero di ore di didattica obbligatorie per il personale a tempo definito Risultato: 1080 ore • Personale assunto per il progetto (co.co.co., assegnisti, …): sul punto la Giurisprudenza si è espressa nel senso di considerare l’introduzione di un tempo produttivo come fattore non alterante la natura del rapporto di lavoro • Personale Policlinici universitari: coinvolgimento necessario degli attori interessati (Università, Regioni e Ministeri)
Possibili soluzioni
Costo del personale Per determinare il costo del personale occorre a) Individuare il costo b) Stabilire il tempo produttivo c) Adottare un sistema per rilevare il tempo dedicato al progetto
12
a) Individuare il costo Il costo effettivo comprende tutti i costi sostenuti dal soggetto giuridico, per la retribuzione ordinaria: Determinati per ogni persona Determinati su base dei minimi stipendiali
13
a) Individuare il costo Costo medio E’ calcolato a livello di soggetto giuridico Opzionale (solo se soddisfatte alcune condizioni) Calcolato preventivamente Certificato da un auditor esterno o public officer Non si discosta in modo significativo dal costo reale Approvato da parte CE
14
b) Stabilire il tempo produttivo Esempio di calcolo del tempo produttivo
Ore per settimana Settimane Ore complessive Giorni di ferie e permessi Ore relative a giorni di ferie e permessi (50 gg x 7,2 ore/giorno) Tempo produttivo in ore Tempo produttivo in giorni (1512 ore x 7,2 ore/giorno)
36 52 1872 50 - 360 1512 210
15
16
Problemi ancora aperti: Personale non strutturato Personale a convenzione Personale a tempo definito Personale tecnico e amministrativo Valutazione dell’impegno istituzionale Mancata notifica in Commissione
17
Il Tempo Produttivo – possibili scenari
Personale
Professore a tempo pieno
Tempo produttivo
Tempo produttivo imputabile nei
Note
progetti
1512
1162
1635
345/468
Professore a tempo definito
1080
830
250 didattica
Ricercatore a tempo pieno
1512
1162
350 didattica
Personale tecnico - amm.vo
1562
1562
Time sheet
1562 x %partime
1562 x %partime
Time sheet
Assegno di ricerca
N/A
Time sheet
__
Dottorato di ricerca
N/A
Time sheet
Anche ore di Didattica
Co.Co.Co
N/A
Analisi di mercato
Time sheet
Borsa di Studio
N/A
N/A
N/A
Lavoratori autonomi
N/A
N/A
N/A
Professore a tempo pieno (con att. assistenziale)
Personale tecnico - amm.vo (a tempo parziale)
350 didattica 350 didattica 817 assistenza
c) adottare un sistema per rilevare il tempo dedicato al progetto È necessario: Compilare i time sheet per tutti i progetti Indicare le attività svolte Accertarsi che non venga superato il tempo produttivo
19
Contenuto e forma del timetime-sheet Nome per esteso del Beneficiario, così come indicato nel contratto Nome completo del dipendente/collaboratore Titolo del progetto, così come indicato nel contratto Numero del contratto Periodo considerato (giorno, settimana, mese) Ore caricate sul progetto Nome completo e firma del Responsabile del progetto
Ma perchè il time-sheet deve essere integrato? Le Guidelines specificano che il sistema di registrazione delle ore deve permettere di riconciliare le ore totali lavorate nel caso la risorsa sia impegnata su più progetti nello stesso periodo di tempo. Nasce quindi l’esigenza di generare Time Sheet che riportino in forma integrata le varie attività istituzionali in cui è coinvolto il personale di ricerca:
impegno didattico attività di ricerca a livello locale, nazionale ed internazionale eventuali impegni istituzionali
IN MODO DA AVERE
una visione globale sull’insieme delle attività svolte dal ricercatore
la previsione di dispositivi che evitino la doppia rendicontazione.
La necessità del monitoraggio del Tempo Produttivo Guide to Financial Issues relating to FP7 Indirect Actions Viene teorizzato il “full project based time recording” (Version 24/7/2007 - pagine da 38 – 42) “It is important to remember that an effective timerecording system (a system which certifies the reality of the hours worked) is a requisite for the eligibility of the costs.” (Version 24/7/2007 - pagina 39) •
Audit Report on 6°PQ “We recommend the contractor to establish an effective time recording system based on personal time reports that enable the allocation of all workable hours to different activities (direct hours on EC and other research projects and indirect hours), in order to ensure that no more than 100% of hours worked are charged to research projects. Time sheets should disclose the following information: The number of hours worked each day on different projects; …
•
Determinazione del costo del personale sul 7°PQ basato su esperienze di recenti audit
Vengono accettati i seguenti metodi: Metodo storico Metodo presuntivo Metodo attuale
Determinazione del costo del personale sul 7°PQ basato su esperienze di recenti audit Metodo storico Si usa a numeratore il costo tabellare e a denominatore il monte ore rilevato nell’anno precedente. - Adjustment possibile
Determinazione del costo del personale sul 7°PQ basato su esperienze di recenti audit
Metodo presuntivo Si usa a numeratore il costo tabellare e a denominatore il monte ore presunto (1512). - Adjustment possibile - Time sheet (tutti 1512?)
Determinazione del costo del personale sul 7°PQ basato su esperienze di recenti audit
Metodo attuale Si usa a numeratore il costo attuale e a denominatore il monte ore attuale. + No adjustment possibili - Costo attuale
Tempo produttivo Notificare ufficialmente alla Commissione Europea la circolare del MIUR (1512 ore) Proporre al MIUR l’adozione della soluzione prospettata con riferimento al personale docente e ricercatore a tempo definito, anche con il coinvolgimento organi istituzionali preposti Promuovere la creazione di tavoli di lavoro misti su base regionale per concordare le modalità di determinazione del tempo produttivo del personale coinvolto in attività assistenziale
Azioni
Sistema di rilevazione del tempo La soluzione consigliata è l’implementazione di sistemi integrati di ausilio alla rendicontazione “web based” che consentano di generare Time sheet verificabili. Gli Atenei di Bologna, Modena e Reggio Emilia, Milano e Udine stanno procedendo in questa direzione. A livello di Gruppi di lavoro CODAU sono state condivise le linee guida tramite le quali implementare tali sistemi.
Possibili soluzioni Azioni da intraprendere
Forme contrattuali flessibili per personale aggiuntivo al progetto Il problema comune a tutte le forme di reclutamento del personale aggiuntivo riguarda la compatibilità della normativa italiana di riferimento con le regole di partecipazione dei progetti del VII PQ: nessuna forma giuridica, attualmente applicabile in Italia, risulta pienamente conforme con la partecipazione ai progetti del VII PQ. I problemi specifici rilevati riguardano principalmente: - differente interpretazione/applicazione dei co.co.co.; - compresenza attività di ricerca/didattica/formazione non temporalmente distinguibili; - assoluta mancanza di prescrizioni in termini di orario
Problema Problema
Costo del personale Personale: Personale assunto specificamente per il progetto; Personale strutturato e personale a tempo determinato Caratteristiche: La prestazione lavorativa si svolge sotto la supervisione tecnica e la responsabilità del Beneficiario Il costo comprende tutte le voci che compongono la remunerazione: salario, contributi previdenziali, oneri carico Ente Il costo rimborsato è solo quello delle ore effettivamente lavorate sul progetto, documentate da Time sheet (base giornaliera, settimanale o mensile) Inammissibilità di stime concernenti le ore lavorate
31
I costi del personale Lavoratori parasubordinati Tipologie
co.co.co. assegnisti di ricerca borse di dottorato e altre borse di ricerca lavoratori autonomi con partita iva se rispettate le condizioni previste per gli intra-muros
32
Cofinanziamento assegni di ricerca con fondi provenienti da progetti diversi È una possibilità consentita a patto che: - l’attività oggetto dell’assegno faccia riferimento all’Annesso tecnico del progetto europeo; - nel time sheet dell’assegnista siano riportate distintamente le ore lavorate su ciascun progetto; - menzione nella richiesta di attivazione dell’assegno e nel relativo bando
Borse di ricerca e dottorati Sono possibili, ma sconsigliate … La rendicontazione potrà essere solo parziale in quanto vengono svolte anche attività legate alla formazione e non solo “lavoro di ricerca”
InIn-House Consultant Sono da considerarsi Personale i contratti con i lavoratori autonomi se:
stipulati con persone fisiche;
il Consulente lavora presso il Beneficiario;
il Consulente è soggetto alla supervisione del Beneficiario;
i risultati del lavoro appartengono al Beneficiario;
il costo del lavoro del Consulente non differisce in modo significativo da quello adottato dal Beneficiario per i dipendenti che svolgono analoghe mansioni. 35
Personale - casistica • Rendicontazione di incarichi a conferenzieri Si possono rendicontare: sarebbe meglio come “altri costi” • Rimborsi spesa a persone sottoposte a test o intervistate Si possono rendicontare: sarebbe meglio come “altri costi”. Attenzione alla prova del pagamento • Contratti di collaborazione a persone con altri contratti (assegni, borse di dottorato, incarichi professionali) Non si possono rendicontare contratto base e contratto aggiuntivo: o l’uno o l’altro • Rapporti regolati con decreto Come assegni di ricerca, ecc.: si possono rendicontare; è opportuno redigere un contratto scritto 36
Forme contrattuali flessibili per personale aggiuntivo al progetto In assenza di prospettive di riordino complessivo delle figure giuridiche attualmente applicabili, è da vedere con favore nel nostro ordinamento l’introduzione del ricercatore a tempo determinato che soddisferebbe pienamente i requisiti posti dalle regole di partecipazione al VII PQ. Alcuni Atenei hanno già il Regolamento approvato.
Possibili soluzioni Azioni da intraprendere
Introduzione della figura del ricercatore a tempo determinato SOLUZIONE POSSIBILE? Introduzione del ricercatore a tempo determinato, prevista anche dalla L. 230/05, art. 1, comma 14
Procedura selettiva Possibile rilevazione del tempo produttivo Qualifica adeguata alla necessità Collegamento diretto al programma di ricerca
Personale dei policlinici
I docenti convenzionati presso gli IRCSS, le AO, etc., hanno uno status particolare connesso all’inscindibilità delle funzioni assistenziali rispetto a quelle di didattica e ricerca e sono soggetti contemporaneamente alla normativa universitaria e a quella sanitaria.
Descrizione della problematica
Prima del Decreto Legislativo n. 517 del 1999, veniva applicata al personale docente la stessa disciplina prevista per il personale "ospedaliero“ in base al principio, di "equiparazione“ al comparto "ospedaliero", (legge n. 213 del 1971, c.d."De Maria"). Tale principio è stato confermato dal D.P.R. n. 761 del 1979, e dall'art.102 del D.P.R. n. 382 del 1980.
Descrizione della problematica In particolare l'art.102, sanciva l'equiparazione dei docenti universitari al personale "ospedaliero" sia per il trattamento economico sia per le funzioni (“il personale docente universitario e i ricercatori che esplicano attività assistenziale [...] assumono per quanto riguarda l'assistenza i diritti e i doveri previsti per il personale ospedaliero");
Descrizione della problematica L’art. 102 prevedeva una diversa corrispondenza funzionale (“il professore ordinario e' equiparato al primario, il professore associato all‘ aiuto ed il ricercatore all‘ assistente”), e la specificazione degli obblighi istituzionali assistenziali (38 ore settimanali per l’impegno a tempo pieno, ovvero 28,5 ore settimanali per l’impegno a tempo definito), ma soprattutto stabiliva l’inscindibilità di tutte le funzioni istituzionali : didattica, ricerca e assistenza.
Descrizione della problematica Il 30 dicembre del 1992 veniva pubblicato il Decreto Legislativo n. 502 che prevedeva l'istituzione delle aziende ospedaliere ed i protocolli d'intesa tra le regioni e le Università “per regolamentare l'apporto alle attività assistenziali del servizio sanitario nazionale delle Facoltà di Medicina nel rispetto delle loro finalità istituzionali didattiche e scientifiche”.
Descrizione della problematica
Il D. Lgs. non escludeva l’equiparazione, ma introduceva il rapporto di lavoro esclusivo dei dirigenti del ruolo sanitario, applicabile di conseguenza anche al personale universitario.
Descrizione della problematica Il 21 dicembre del 1999 veniva approvato il Decreto Legislativo n. 517, che, nell’istituire le aziende ospedaliero-universitarie, definirne l’organizzazione dipartimentale, prevedere i protocolli d'intesa Regioni-Università e gli atti (statuti) aziendali, eliminava di fatto l'equiparazione della "De Maria" (economica), e, riconoscendo il ruolo e l'impegno assistenziale dei docenti universitari delle Facoltà di Medicina e Chirurgia, introduceva una retribuzione aggiuntiva a quella prevista per l'attività didattica e di ricerca. Si passava così da una retribuzione equiparativa ad una retribuzione aggiuntiva.
Descrizione della problematica Non veniva ancora risolto il problema, da sempre rimasto aperto, del riconoscimento legislativo della inscindibilità, dell'interdipendenza, della compenetrazione dell'attività assistenziale con quella didattica e di ricerca, che rappresentano i tre fini istituzionali dei docenti universitari delle Facoltà di Medicina e Chirurgia.
Descrizione della problematica
Il 4 novembre del 2005, viene approvata la Legge n. 230, che nel comma 2 recita: “i professori di materie cliniche […] esercitano altresì funzioni assistenziali inscindibili da quelle di insegnamento e di ricerca”.
Descrizione della problematica Il Decreto Legislativo 6 aprile 2006, n. 164, concernente "le procedure per il conseguimento della idoneità scientifica nazionale ai fini del reclutamento dei professori universitari", al comma 3 dell'articolo 9 comprende tra i diversi criteri per valutare la produzione scientifica e il curriculum complessivo del candidato “entità e caratteristiche delle attività svolte in campo clinico-assistenziale ed in ogni altro ambito professionale e di lavoro in cui le connesse esperienze e competenze siano esplicitamente richieste o comunque integrino il profilo complessivo del candidato”, ribadendo così il principio della inscindibilità delle tre attività.
Descrizione della problematica L’impegno di servizio per l’attività assistenziale è definito dai protocolli d’intesa tra le Regioni e le Università, che possono prevedere situazioni diversificate in ambito nazionale. Infatti, come già visto la Riforma del Servizio Sanitario, partita nel 1992 e completatasi nel 1999, ha riscritto la partecipazione concorrente delle Università alla programmazione regionale in materia sanitaria.
Descrizione della problematica In particolare il D. Lgs. 21.12.99 n. 517 ha dettato norme per la regolamentazione dell’apporto delle Facoltà di Medicina e Chirurgia alle attività assistenziali del servizio sanitario regionale, da attuarsi attraverso protocolli d’intesa fra Università e Regioni per il perseguimento degli obiettivi di:
Descrizione della problematica
sviluppo della collaborazione tra sistema sanitario regionale e sistema formativo universitario; potenziamento della ricerca biomedica e medico-clinica accanto alla formazione del personale medico e sanitario; programmazione congiunta delle attività assistenziali da attuarsi attraverso le aziende ospedaliero-universitarie;
Descrizione della problematica Poiché i professori in regime di convenzione col SSN devono dedicare gran parte del loro tempo all’attività assistenziale il tempo produttivo disponibile per la ricerca (i.e. 1512) dovrebbe essere ridotto, oltre che per la didattica, anche per le attività svolte per l’ente ospedaliero ospitante. Per individuare quante ore un professore in convezione dovrà dedicare all’attività di assistenza bisogna esaminare le Linee Guida emanate dalle Regioni per la stesura delle convenzioni attuative e i conseguenti protocolli di intesa. PROBLEMA
Descrizione della problematica Le Linee Guida regionali citate prevedono sempre un impegno orario obbligatorio parametrato sull’orario dei Dirigenti Sanitari (ad esempio la proposta di legge di Linee Guida relative alla Lombardia prevede un impegno orario del personale universitario, per l’attività assistenziale, pari almeno al 50% di quello del personale ospedaliero). I protocolli di intesa conseguenti con gli enti ospedalieri riportano ovviamente la stessa percentuale.
I professori in convenzione col SSN Si segnala che le Linee Guida regionali sottolineano sempre due concetti rilevanti ai nostri fini, da un lato evidenziano l’inscindibilità delle attività assistenziali, di ricerca e di didattica e dall’altro fissano il citato impegno orario per l’attività assistenziale. Questi due concetti, potrebbero dar adito ad una contraddizione perché non si comprende come si possa fissare l’impegno orario di una attività inscindibile dalle altre.
I professori in convenzione col SSN Inscindibilità L’inscindibilità è da intendersi riferita ai doveri istituzionali che il soggetto deve mantenere integri per il fatto di lavorare per due enti diversi - (Linee Guida). Il personale universitario convenzionato è tenuto ad assicurare, durante l’orario di servizio, le attività di didattica, ricerca e assistenza avendo riguardo agli obiettivi dei due enti. La previsione di un impegno orario fisso per l’attività di assistenza, conferma che dal punto di vista dell’orario di lavoro è necessario prevedere una scissione delle attività.
Prima soluzione prospettata – SSN Ai nostri fini: A. è opportuno prendere atto che il tempo dedicato obbligatoriamente - in forza di regolamento regionale e relativa convenzione - all’attività assistenziale non potrà essere dedicato alla ricerca. B. questo riferimento esplicito (molto spesso non è in percentuale ma addirittura in ore), nei regolamenti sopra menzionati, ad un impegno orario obbligatorio per l’attività di assistenza porterebbe l’auditor a concludere che quel monte ore non può essere dedicato alla ricerca.
Prima soluzione prospettata – SSN C. Ad ulteriore prova del fatto che l’inscindibilità non è riferita all’impegno sulle tre citate attività si tenga conto che, ad esempio nelle linee guida regionali lombarde, si è passati dall’inscindibilità delle attività (1997), all’inscindibilità dei compiti istituzionali (2000) fino addirittura a modificare il vocabolo in “integrazione” nel 2008.
Come Calcolare il montemonte-ore Si prenda ad esempio il sistema lombardo dove l’impegno orario del personale universitario, per l’attività assistenziale, è pari al 50% di quello del personale ospedaliero. La soluzione prospettata sarà applicabile anche alle altre Regioni una volta individuata la percentuale di riferimento riportata nelle rispettive Linee Guida. Possibili Soluzioni
Prima soluzione prospettata – SSN Bisogna stabilire a quale monte ore corrisponde la percentuale indicate nelle Linee Guida (i.e. 50%). A tal fine è necessario riferirsi al CCNN per la dirigenza sanitaria dal quale è desumibile un tempo produttivo annuo superiore alle 1512 ore. Infatti, il CCNL citato prevede all’articolo 14 un orario di lavoro pari a 38 ore settimanali (differente da quello universitario che ne prevede 36). Il tempo produttivo dei Dirigenti Sanitari risulta pertanto di 1.635 ore su 258 giorni. Segue una tabella del calcolo del tempo produttivo.
Prima soluzione prospettata – SSN English
Giorni 365 52
Ore 2.314,10 329,68
313
1.984,42
Holiday
36
228,24
legal Leave
12
76,08
7
44,38
Anno
Year 52 weekend
Annual Leave
Subtotale vacanze annuali festività legali malattia e altro Subtotale Totale TEMPO PRODUTTIVO
Subtotal
Subtotal Total Working Time
55
348,70
258
Totale assenze
Total Absences
107
1.635,72 678,38
Ilness
Prima soluzione prospettata – SSN Dunque il monte ore corrispondente alla percentuale indicata nelle Linee Guida prese ad esempio è pari a 817 ore (1.635 x 50% = 817) che devono essere dedicate all’attività di assistenza. 2a. Il tempo produttivo rimanente da dedicare all’attività di ricerca e didattica è pari a 695 ore (1.512 – 817 = 695). In questa soluzione si assume che il tempo produttivo totale dei professori in convenzione sia pari a 1512 ore.
Prima soluzione prospettata – SSN 2b. Il tempo produttivo rimanente da dedicare all’attività di ricerca e didattica è pari a 818 ore (1.635 – 817 = 818). In questa soluzione si assume che il tempo produttivo totale dei professori in convenzione sia pari a 1635 ore equiparandolo a quello dei dirigenti sanitari.
Prima soluzione prospettata – SSN La giustificazione delle ore aggiuntive è dovuta alle maggiori attività di lavoro a cui devono adempiere i professori in convenzione. È opportuno segnalare comunque che l’integrazione stipendiale (csd “De Maria”) viene in definitiva erogata da un altro Ente, quindi non è un costo sostenuto dall’Ateneo e pertanto non costituisce un costo rendicontabile.
Seconda soluzione prospettata – SSN I concetti di inscindibilità delle attività e di impegno orario fissato per l’attività assistenziale non sono in contraddizione, infatti l’inscindibilità è sicuramente da riferirsi ai doveri istituzionali che il soggetto deve mantenere integri per il fatto di lavorare per due enti diversi e, quindi, al fatto che (come esplicitato nelle Linee Guida) il personale universitario convenzionato è tenuto ad assicurare, durante l’orario di servizio, le attività di didattica, ricerca e assistenza avendo riguardo agli obiettivi dei due enti.
Seconda soluzione prospettata – SSN Tuttavia, durante lo svolgimento delle attività assistenziali il personale in convenzione si troverà a svolgere anche e in contemporanea attività di didattica (e.g. visite in reparto con gli specializzandi al seguito) e di ricerca (e.g. visite su pazienti coinvolti in progetti di ricerca).
Seconda soluzione prospettata SSN Pertanto, il personale in convenzione col SSN si troverà a svolgere le seguenti attività: 1. Attività didattica pura - 350 ore 2. Attività assistenziale “mista” - 817 ore 3. Attività di ricerca pura (e.g. in laboratorio) – 345 ore (1.512 – 817 – 350 = 345). In questa soluzione si assume che il tempo produttivo totale dei professori in convenzione sia pari a 1512 ore (altrimenti saranno 468 ore - 1.635 – 817 – 350 = 468 - in caso in cui si assuma un tempo produttivo totale pari a 1.635 ore).
Seconda soluzione prospettata – SSN In definitiva il personale in convenzione potrà dedicare alla ricerca un numero di ore pari a 345/468 maggiorato di quelle ore di ricerca svolte contemporaneamente alle attività assistenziali “miste”. Le attività di assistenza “miste” saranno correttamente rilevate dal time-sheet come attività di assistenza “pure”, di ricerca e di didattica. In via indicativa, sulla base di un calcolo convenzionale, è possibile sicuramente aggiungere 230 ore di ricerca alle 345/468.
Parti terze La frammentazione dei gruppi di ricerca spinge molti ricercatori a trovare forme di sinergia con organismi strutturati (Consorzi interuniversitari) o con gruppi affini/complementari presenti in altre sedi universitarie. In particolare due sono le problematiche ricorrenti: 1) partecipazione tramite Consorzi interuniversitari 2) partecipazione di gruppi di ricerca appartenenti ad un’Università a progetti nei quali il Beneficiario è un’altra Università. Tali casi sono ampiamente regolati dalle Linee guida del VII PQ, ma permangono problemi di natura negoziale tra i soggetti coinvolti. Problema
Parti terze Due Casi di terze parti Le terze parti sono entità che non firmano il GA e si distinguono due casi: CASO 1 - Terzo che rende proprie risorse disponibili al Beneficiario (in modo che il Beneficiario possa portare avanti il suo lavoro) CASO 2 - Terzo che porta avanti direttamente parte del lavoro.
Parti terze I costi incorsi dalle terze parti sono eleggibili sotto due condizioni sempre valide. Il Terzo, il lavoro da svolgere (task), una stima dei costi e delle risorse allocate al progetto devono essere identificati durante la negoziazione e menzionate nell’Annesso I. Nel caso 2B (vedi sotto), ovvero quello del Terzo che porta avanti direttamente parte del lavoro (ad esclusione del subcontraente), il beneficiario può caricare i costi del Terzo solo nei casi coperti da una clausola speciale (special clause) del GA. _______ Responsabilità In tutti i casi il beneficiario ha la responsabilità per il lavoro svolto dal terzo e deve assicurare che il terzo osservi le previsioni del GA.
Parti terze CASO 1 - Terzo che rende proprie risorse disponibili Ci si riferisce al caso in cui risorse usate dal beneficiario appartengono a un terzo; in altre parole il terzo non svolge alcuna parte del progetto ma presta risorse al beneficiario. Tali risorse sono direttamente usate dal beneficiario e normalmente il lavoro è svolto, di solito, nei locali del medesimo beneficiario. In questo caso il beneficiario carica sul progetto i costi realmente sostenuti dal terzo senza alcuna possibilità di aggiungere, per tali spese, flat rate riferiti a costi indiretti del terzo o del beneficiario; pertanto, si caricano solo i costi realmente e direttamente sostenuti dal terzo poiché, come è noto, il flat rate del beneficiario si calcola sempre escludendo i costi per subcontratti e per le risorse messe a disposizione da Terzi (salvo i Casi Speciali – vedi sotto Caso 1C).
Parti terze CASO 1 - Terzo che rende proprie risorse disponibili CASO 1A - In modo gratuito (free of charge) - Receipt Il terzo rende disponibili alcune risorse al beneficiario che non fornisce alcun rimborso per le medesime, ma che carica il costo delle risorse sul progetto. Tali costi sono dichiarati nel Form C del beneficiario, e inclusi nell’eventuale CFS del beneficiario, ma sono registrati nella contabilità del Terzo (che può essere sottoposta a audit se richiesto). Pertanto, in questo caso si tratta di entrate (receipt) e non di costi del progetto. Tali entrate non necessariamente riducono il contributo comunitario, infatti il contributo comunitario subisce una riduzione solo nel caso in cui gli introiti superino la differenza tra Eligible Costs e EC Contribution. A questo caso appartiene la fattispecie del professore universitario che collabora con un’altra Università. Esempio 1: un soggetto dell’Ente A viene distaccato o trasferito momentaneamente presso l’Ente B. Esempio 2: l’Ente A rende disponibili gratuitamente all’Ente B un’istallazione o una parte di infrastruttura necessari al beneficiario per il proprio lavoro sul progetto.
Parti terze CASO 1 - Terzo che rende proprie risorse disponibili
CASO 1B - Il beneficiario rimborsa il Terzo Il rimborso verso la Terza Parte è da considerarsi un costo per il beneficiario, registrato nelle contabilità del beneficiario, che deve dichiararlo nel proprio Form C. In questo caso è necessario un contratto che definisca il contesto dell’uso delle risorse e il rimborso alla terzo deve coprire esclusivamente i costi e pertanto non deve generare alcun profitto per il terzo. Esempio: l’Ente A rende disponibili all’Ente B un’istallazione o una parte di infrastruttura necessari al beneficiario per il proprio lavoro sul progetto. L’ente B rimborsa l’Ente A.
Parti terze CASO 1 - Terzo che rende proprie risorse disponibili CASO 1C – Casi speciali Fondazioni, spin-off, etc., create per gestire i task amministrativi del beneficiario Questo è il tipico caso di una società terza che ha un accordo col beneficiario per gestire gli aspetti finanziari e amministrativi derivanti dai progetti di ricerca del medesimo, inclusi gli aspetti relativi all’arruolamento di personale addizionale, all’acquisto di strumentazioni ecc. Gli accordi tra beneficiario e terzo non sono specifici per il progetto ma sono in generale per la gestione di tutti i progetti nazionali e internazionali del beneficiario. Il terzo non ha grandi risorse e il personale da esso assunto lavora nei locali e sotto la responsabilità del beneficiario. In questo caso i costi del terzo sono caricati sul Form C del beneficiario ma sono registrati nella contabilità del terzo; è possibile che il contributo comunitario sia pagato direttamente al terzo. In questo caso, dato che le risorse sono usate nei locali del beneficiario, è possibile applicare ai costi sostenuti la corretta percentuale di costi indiretti del beneficiario; tutti i report saranno presentati in nome del beneficiario e i CFS copriranno i costi del terzo e del beneficiario. Invece, per quei costi sostenuti dal terzo e usati nei suoi locali sarà possibile esporre, oltre a tali costi, esclusivamente i reali costi indiretti del terzo medesimo.
Parti terze CASO 1 - Terzo che rende proprie risorse disponibili CASO 1C – Casi speciali Il caso di risorse (professori/strumenti) utilizzati da un ente ma il cui salario/costo è pagato dal governo. In questo caso le risorse messe a disposizione dal terzo possono essere considerate come risorse proprie (i.e. costi eleggibili) del beneficiario poiché il beneficiario è libero di utilizzare tali risorse. I costi saranno caricati sul Form C del beneficiario, saranno registrati nella contabilità del terzo che potrà essere verificata se richiesto. Diverso è il caso in cui tali risorse sono, senza rimborso, specificatamente destinate al progetto, in questo caso sono contributi free of charge o in kind ovvero introiti (receipt – vedi caso 1A). L’agenzia di lavoro interinale Non si tratta di contributo da terzi ma di un costo sostenuto dal beneficiario che sarà dichiarato secondo le normali regole di contabilità del medesimo.
Parti terze CASO 2 - Terzo che porta avanti direttamente parte del lavoro Caso 2A - I subcontratti I subcontratti costituiscono una fattispecie prevista e estensivamente spiegata all’art. II7 del GA. I subcontratti sono costi diretti eleggibili del beneficiario e sono registrati nella contabilità del beneficiario. La regola generale è che il beneficiario deve svolgere il progetto in modo autonomo e deve avere le risorse necessarie per svolgere il proprio lavoro. Tuttavia è accettato che, se previsto nel GA, certe parti del contratto possono essere subappaltate. Il subcontraente è un tipo di terza parte che non firma il contratto ma appare nel progetto perché un beneficiario ha necessità del suo servizio per portare avanti parte il lavoro, usualmente per lavori specializzati che il beneficiario non è in grado di svolgere da solo o che è più efficiente far svolgere da terzi (es. website).
Parti terze CASO 2 - Terzo che porta avanti direttamente parte del lavoro
Caso 2A - I subcontratti business conditions; il subcontraente carica un prezzo per la prestazione che di solito include un profitto. Questo fa la differenza rispetto a tutte le altre tipologie di terze parti che espongono solamente i costi sostenuti. without the direct supervision; il subcontraente lavora senza la diretta supervisione del beneficiario e non è ad esso gerarchicamente subordinato. Il posto di lavoro, le regole contabili e l’organizzazione del subcontraente sono diverse. carries out parts of the work itself; il subcontraente porta avanti autonomamente parte del lavoro attribuito al beneficiario, mentre le altre terze parti (con l’eccezione della clausola 10) mettono a disposizione risorse al beneficiario. motivation is pecuniary; per il subcontraente la motivazione è pecuniaria e non di ricerca. Tale subcontraente, proprio perché è completamente pagato (compreso il profitto) per il lavoro svolto sul progetto non avrà alcun diritto sui risultati conseguiti.
Parti terze CASO 2 - Terzo che porta avanti direttamente parte del lavoro
Caso 2A - I subcontratti - Cosa può essere subappaltato l subcontratti deve coprire una parte limitata del progetto, altrimenti il subcontraente dovrebbe diventare un beneficiario. Il beneficiario deve assicurare che la proprietà intellettuale generabile dal subcontraente ritorni al beneficiario - sottoscrizione di un contratto il rispetto delle obbligazioni menzionate nell’Annex II e precisamente gli articoli II.10, II.11, II.12, II.13 and II.22 che riguardano soprattutto la comunicazione dei dati e i controlli finanziari. duly justified in Annex I - it is the work (the task) to be performed by a subcontractor that has to be identified - The identity of the subcontractors does not need to be indicated; if indicated, - correct procedure of selection. transparency, equal treatment and best price-quality ratio. - recourse to the award of subcontracts by a beneficiary may not affect the rights and obligations of the beneficiaries regarding background and foreground; - an estimation of the costs;
Parti terze CASO 2 - Terzo che porta avanti direttamente parte del lavoro Caso 2A - I subcontratti - Eccezione – Minor task Beneficiaries may use external support services for assistance with minor tasks that do not represent per se project tasks as identified in Annex I. Minor tasks correspond to minor services, which are not project tasks identified as such in the Annex I but are needed for implementation of the project. They do not have to be specifically identified in Annex I to GA, as by definition their importance is minor (the amounts involved are also normally small). However, the selection procedure mentioned above also applies to these subcontracts. The criteria to decide whether a subcontract concerns minor tasks are qualitative and not quantitative: Examples: Organisation of the rooms and catering for a meeting Printing of material, leaflets, etc.
Parti terze CASO 2 - Terzo che porta avanti direttamente parte del lavoro Caso 2A - I subcontratti - Eccezione – Lavoratori Autonomi Le guide to financial issues spiegano che i lavoratori autonomi possono essere eleggibili a certe condizioni nella voce personale, subcontracting o essere considerati Beneficiari. Per essere considerati eleggibili sotto la voce personale dovranno sottoscrivere un contratto che prevede alcune clausole non compatibili con la nostra legislazione. Ad esempio il lavoro deve essere deciso, progettato e supervisionato dal Beneficiario, oppure il consulente deve lavorare nei locali del Beneficiario. Sarà considerato dall’Ateneo un subcontraente. Infatti, le condizioni per essere considerato subcontraente possono essere rispettate in base alle normali normative/regolamenti degli Atenei. Infine, il consulente può essere considerato un Beneficiario e dovrà farsi approvare dalla CE un CM basato sul suo reddito.
Parti terze CASO 2 - Terzo che porta avanti direttamente parte del lavoro Caso 2B - Le entità terze coperte dalla special clause 10 – COSA SONO Il GA (via Special Clause no 10 inclusa nell’art.7) definisce le terze parti come entità collegate al beneficiario. Il termine “collegate” si riferisce a un rapporto formale costituito tra terzo e beneficiario con tre caratteristiche. Il rapporto è generale, non limitato al GA o creato per il GA. Il rapporto dura oltre la durata del progetto e quindi antidata e termina successivamente rispetto al GA. Il rapporto ha un formale riconoscimento esterno, a volte il riconoscimento si esprime nella composizione di una struttura legale (e.g. relazioni tra un associazione e i suoi membri), a volte sono entità non legali e separate dalle entità legali che le gestiscono, create per la condivisione di infrastrutture e risorse comuni (e.g. laboratori condivisi), o infine si tratta di affiliati o holding. Accordi "ad hoc" per gestire il lavoro sotto il GA non sono coperti da questa clausola 10.
Parti terze CASO 2 - Terzo che porta avanti direttamente parte del lavoro Caso 2B - Le entità terze coperte dalla special clause 10 – Quali condizioni devono essere soddisfatte I terzi devono quindi essere identificati nella clausola 10 e il nome, il lavoro (task) da svolgere, una stima dei costi e le risorse allocate per il progetto devono essere identificati durante la negoziazione e menzionate nell’Annesso I. I costi dei terzi, registrati nella contabilità dei medesimi, devono osservare i principi dall’art II.14 al II.17 (come per il beneficiario), ovvero le regole di eleggibilità, quelle di identificazione dei costi diretti e indiretti e i limiti massimi di finanziamento. Inoltre si applicheranno al terzo le medesime regole sui controlli e audit previsti agli articoli II.22 e II.23. I Terzi compilano un loro Form C e producono (quando previsto) un loro CFS (Certificate on Financial Statement) e/o CoM (Certificate on Methodology) indipendentemente dal beneficiario a loro collegato. Il beneficiario produrrà sia i Form C sia un summary report che integra i costi del beneficiario medesimo e delle terze parti derivanti dai Form C prodotti.
Parti terze CASO 2 - Terzo che porta avanti direttamente parte del lavoro Caso 2B - Le entità terze coperte dalla special clause 10 – Casi specificatamente coperti dalla clausola 10 Joint Research Units (JRU): laboratori o infrastrutture, non previsti dall’ordinamento italiano, create da diverse entità legali o membri per portare avanti la ricerca. Questi JRU non hanno personalità legale ma formano un’unità di ricerca dove lo staff e le risorse sono portate dai membri che li gestiscono a beneficio di tutti. Tali laboratori esistono fisicamente, con locali, strumenti e risorse individuali distinti da quelli dei membri. In questo caso un membro del JRU è il beneficiario e gli altri membri che intendono partecipare al progetto devono essere inseriti nella clausola 10. Il JRU deve avere un’unità scientifica e economica, durare per un periodo certo e deve essere riconosciuto dall’autorità pubblica. European Economic Interest Grouping (EEIG): sono entità legali create dalle regole del Council Regulation (EEC) No 2137/85 of 25 July 1985, e composte a almeno due entità legali di differenti stati membri e sono soggetti collettivi di diritto comunitario. Affiliates: un affiliato è un’entità legale che è sotto il controllo diretto o indiretto del beneficiario o che è sotto il medesimo controllo diretto o indiretto come il beneficiario. Quindi il caso copre anche i rapporti tra gli stessi affiliati. Groupings: la clausola 10 può essere usata per i gruppi societari dove il gruppo sarà il beneficiario e i membri (terze parti) saranno inclusi nella clausola se partecipano al progetto. I gruppi senza personalità giuridica saranno trattati come i JRU (vedi qui sopra).
Parti terze La partecipazione al PQ con soggetti collettivi
Viste le Guide to financial Issues e il regolamento 1906/2006 (art. 2 n. 1 e art 10) possono partecipare autonomamente ai progetti europei i seguenti soggetti collettivi: • • • • • •
Società di persone Società di capitali Associazioni riconosciute e non Consorzi con attività esterna Società consortili Soggetti collettivi per il diritto comunitario (i.e. GEIE, SE, SCE)
Quando le condizioni minime per un’azione indiretta sono soddisfatte da una serie di soggetti giuridici che insieme costituiscono un solo soggetto giuridico, quest’ultimo può partecipare da solo all’azione.
Parti terze La partecipazione al PQ con soggetti collettivi Invece, non possono partecipare autonomamente ai progetti europei i seguenti soggetti collettivi: • • • • • • • •
ATS ATI Raggruppamenti temporanei Consorzi con attività interna Centri interuniversitari Gruppi JRU Joint venture
Nei casi sopra menzionati si può optare per due soluzioni. La prima vedrà ogni soggetto appartenete al gruppo partecipare come beneficiario singolo. La seconda soluzione vedrà uno dei soggetti come beneficiario e gli altri componenti come terze parti.
Scelta del sistema di calcolo e rendicontazione spese generali
Il VII Programma Quadro ha radicalmente modificato il quadro di riferimento, eliminando il concetto di modello di costo verso un sistema unico a costi pieni declinato in 4 tipologie alternative per la quantificazione dei costi indiretti: metodo analitico metodo semplificato flate rate 20% special transitional flate rate 60% La maggior parte delle Università italiane (ed europee) ha optato per lo Special Transitional Flat Rate
Dal 1 gennaio 2010 l’ammontare massimo delle spese generali verrà diminuito dall’attuale 60% a non meno del 40% dei costi diretti. Possibile perdita economica per gli Atenei
Problema Problema
Scelta del sistema di calcolo e rendicontazione spese generali
La difficoltà di scelta di una metodologia di calcolo che tenga conto della complessità dell’articolazione organizzativa dei singoli soggetti giuridici (amministrazione generale, dipartimenti/strutture dotate di autonomia di bilancio, ecc.) e possibilità conseguente di utilizzare sistemi semplificati (un'unica percentuale/quota di costi indiretti) o sistemi di ribaltamento dei costi indiretti centrali sulle strutture decentrate (con conseguenti percentuali/quote di costi indiretti differenziati per struttura). La necessità di tenere conto nel calcolo dei costi indiretti della diversa attività posta in essere nelle strutture dipartimentali in relazione alla diversa Area scientifica di riferimento.
Criticità Criticità
Scelta del sistema di calcolo e rendicontazione spese generali
La necessità di tenere conto, nel calcolo dei costi indiretti, dei soli costi pertinenti alle attività di ricerca, escludendo i costi relativi alle attività didattiche e di assistenza.
La mancanza di sistemi di rilevamento analitico dei costi e la mancanza del supporto di sistemi di contabilità analitica (attivi in alcune Università a livello solo sperimentale).
Criticità Criticità
…e la Ricerca Nazionale? Anche per i programmi nazionali si pone il problema della determinazione di una percentuale di spese generali supplementari derivanti direttamente dal progetto di ricerca – Con l’adozione del FIRST non verrà riconosciuta più nessuna quota forfettaria Problema già attuale per: Industria 2015 JTI FAR
Problematica Spese Generali Le spese generali sono considerate ammissibili a condizione che siano basate sui costi effettivi relativi all’esecuzione dell’operazione e che vengano imputate con calcolo pro-rata all’operazione, secondo un metodo equo e corretto debitamente giustificato. UNIVERSITÀ? CONTABILITA’ FINANZIARIA?
35
Problematica Spese Generali Le spese generali devono essere valorizzate in una percentuale del costo del personale che sia adeguatamente supportata dalla contabilità Tale percentuale non dovrà comunque eccedere il 50% del costo di personale Utilizzo bilancio consuntivo Necessità di determinazione di tale percentuale Metodo semplificato…. Si può fare!
Problematica Spese Generali COME DEFINIRE LE SPESE GENERALI?
Personale indiretto (fattorini, magazzinieri , segretari, ecc)
Funzionalità ambientale (riscaldamento, pulizia, energia, ecc)
Funzionalità operativa (posta, telefono,cancelleria, fotocopie, abbonamenti, materiali minuti, assicurazioni cespiti per ricerca, ecc)
Funzionalità organizzativa (attività di presidenza, direzione generale, consiglio di amministrazione, ecc.)
Assistenza al personale (mensa, trasporti, copertura assicurativa, ecc)
Spese per trasporto, vitto, alloggio, diarie del personale in missione
Problematica Spese Generali COME DEFINIRE LE SPESE GENERALI? Costo
del personale per l’esecuzione di attività non classificabili come ricerca e/o sviluppo in senso stretto quali, ad esempio, incontri con clienti, fornitori, ecc
Corsi,
congressi, mostre, fiere (costi per il personale partecipante, costi per l’iscrizione e partecipazione, materiale didattico, ecc)
Spese
generali inerenti immobili e impianti generali (ammortamenti, manutenzione ecc)
Spese
generali inerenti la manutenzione (ordinaria e straordinaria) della strumentazione e delle attrezzature di ricerca e sviluppo.
Scelta del sistema di calcolo e rendicontazione spese generali Alcune Università procederanno, nell’arco della durata del VII PQ, alla certificazione della metodologia del calcolo dei costi indiretti e dei costi di personale prevista dalle Linee Guida finanziarie E’ consigliabile che le Università si confrontino su tale problematica costituendo un Tavolo di lavoro costituito a livello nazionale, per consentire lo scambio di esperienze E’ necessario identificare una possibile modalità operativa da utilizzare per la certificazione della metodologia di calcolo dei costi indiretti richiesta dalla Commissione (PoliMI)
Possibili soluzioni/ Azioni da intraprendere
Ammortamento della strumentazione scientifica Anche il 7 PQ consente di imputare al contratto i costi sostenuti per l’acquisto di attrezzatura durevole necessaria allo svolgimento del progetto. Tali costi possono essere imputati secondo la formula
(A/B) x C x D dove “A” è il periodo di utilizzo per lo svolgimento dell’attività di ricerca, espresso in mesi “B” è il “periodo di ammortamento”, e cioè il periodo convenzionale di deprezzamento dell’attrezzatura. A meno che diversamente disposto dalla base giuridica di un programma, tale periodo è stabilito dalle regole interne dell’Ateneo “C” è il costo storico “D” è la percentuale di utilizzo delle apparecchiature stesse per lo specifico progetto di ricerca Definire periodi di ammortamento per le varie tipologie di attrezzature acquisibili all’interno dei progetti di ricerca quanto più possibile coincidenti con la durata dei progetti stessi. Definire modalità che consentano di dimostrare la percentuale di utilizzo del bene all’interno del progetto.
Problema
Attrezzature durevoli Deve essere dimostrata la percentuale d’uso nel progetto (diario d’uso) Natura del bene: spettrofotometro mod… Mese di riferimento: Giugno
Progetti Progetto A
1
2
3
4
5
6
7
8
… 31
TOTALE
8
8
8
8
8
4
44
8
8
8
8
8
4
44
………. Tot. ore
Firma del Responsabile Scientifico
Attrezzature durevoli
Meglio ancora …
Strumentazione collegata a PC con sistema di accesso comandato da password specifica per il progetto (diario d’uso elettronico)
Stampa dei report firmati dal responsabile scientifico
Ammortamento della strumentazione scientifica
Individuare una posizione comune tra tutti gli Atenei sulla definizione di periodi di ammortamento/aliquote di ammortamento e sulla definizione di omogenee ed univoche classi di beni comuni. Creazione di un gruppo di lavoro incaricato di elaborare principi comuni per definire le aliquote (misto con Unità Audit della Commissione Europea) Per dimostrare la percentuale di utilizzo, oltre a tenere un diario d’uso del bene secondo schemi predefiniti sarebbe opportuno utilizzare strumentazione collegata a PC con sistema di accesso comandato da password specifica per il progetto (diario d’uso elettronico) In generale pare non sufficiente definire semplicemente aliquote di ammortamento finalizzate alla rendicontazione del materiale inventariabile, ma che sarebbe auspicabile introdurre una regolamentazione generale in materia patrimoniale.
Possibili soluzioni/ Azioni da intraprendere
Problematiche IVA Come già stabilito per i precedenti programmi quadro, anche per il VII PQ resta confermata la non ammissibilità dell’IVA come costo eleggibile Nel corso del VI PQ: Sistema “additional cost”: rendicontazione 100% dei costi eleggibili Non imponibilità IVA: totalità dell’imposta fatturata Nel corso del VII PQ: attività di “RTD” riconosciuti il 75% dei costi eleggibili attività di dimostrazione: il 50% dei costi eleggibili altre attività (formazione, management, ecc.): 100% dei costi eleggibili Gli acquisti effettuati nell’ambito delle varie attività potranno godere di un regime di non imponibilità ai fini IVA solo nei limiti della percentuale di finanziamento della comunità Problemi nei rapporti con i fornitori
Problema
Schema 1
Università degli Studi di Modena e Reggio Emilia DIPARTIMENTO … Spett.le
Dichiarazione per l’ acquisto di beni e servizi in regime di non imponibilità – art. 72 D.P.R. 633/1972 Si dichiara che il bene (o servizio) richiesto : - verrà utilizzato per lo svolgimento di un contratto di ricerca con la Commissione Europea; - che tale contratto è il n. ...., stipulato in data ...; - che la quota di partecipazione alla spesa della Commissione Europea è pari al [inserire la percentuale da applicare: 75%-50%-100%].
Si richiede, pertanto, l'applicazione del regime di non imponibilità, di cui all'art. 72, comma 3, n. 3 D.P.R. 633/1972, sul [inserire la percentuale da applicare: 75%-50%-100%] dell'importo dell'operazione. Si richiede, inoltre, che sulla fattura del fornitore o prestatore siano riportate le indicazioni di cui ai punti precedenti. Modena,
Ditta/Professionista Spett.le Università degli Studi di Modena e Reggio Emilia Dipartimento ... Fattura n. … del … - [Quantità e qualità dei beni o servizi prestati ], destinati all’esecuzione del contratto di ricerca con la Commissione Europea n. … del …, con partecipazione del [inserire la percentuale da applicare: 75%-50%-100%] alle spese da parte della Commissione Europea. - Euro. …………….. - Iva non imponibile ai sensi dell'art. 72, comma 3, n. 3 D.P.R. 633/1972 nella misura del [inserire la percentuale da applicare: 75%-50%-100%] EUR 0 - Iva imponibile [inserire la percentuale da applicare: 25% o 50%] EUR …
Problematiche IVA
Caso particolare: Consorzi interuniversitari Nel caso in cui un Consorzio abbia stipulato un contratto di ricerca con la Commissione e le attività siano svolte dalle Università aderenti al consorzio in quanto parti terze, gli acquisti effettuati dagli Atenei non potranno godere del regime di non imponibilità IVA, in quanto tali Università non hanno concluso un contratto di ricerca ed associazione con le Comunità Europee Tale interpretazione è avvalorata dalla risoluzione della Agenzie delle Entrate n. 34 del 14/03/2005 Problema
Audit e controlli interni Nel VII Programma Quadro i progetti di importo inferiore ai 375.000 euro non devono essere sottoposti ad audit da parte di un certificatore esterno. Se da un lato questo comporta una semplificazione dal punto di vista burocratico, dall’altro una buona parte dei progetti (forse la parte più rilevante) non dovrà essere sottoposta a nessun controllo intermedio o finale da parte di un certificatore esterno (resta naturalmente possibile il controllo intermedio o finale posto in essere dalle agenzie di controllo della Commissione europea). Problema
Gestione Audit - Interno Internal Audit 1. Analisi del processo 2. Verifica delle criticità 3. Proposta di soluzioni _____ Focus su Ricerca
Project Management Fasi di Project Management
Budget
Gestione
AUDIT
Rendicontazione
Gestione Audit - interno - budget
Consulenza alle strutture di ricerca per la stesura del budget del progetto
verificate le linee guida del finanziatore, la compatibilità con le normative nazionali e i regolamenti universitari.
Ogni proposta di progetto di ricerca viene vagliata dall’ufficio per la parte riguardante il budget.
Gestione Audit - interno - Gestione Monitoraggio delle attività finanziate:
1. 2.
Le strutture autonome (Dipartimenti e Centri di eccellenza) vengono monitorate direttamente sui loro bilanci. Le strutture senza autonomia (Istituti e Centri di ricerca) vengono monitorate sul bilancio di Ateneo. Le metodologie di monitoraggio (PRIN, FIRB, CE ..) e i parametri di spesa sono da concordare con le strutture decentrate. Sono monitorate due principali attività: Rendicontazione – un sistema di e-mail avvisa i responsabili scientifici e amministrativi sull’avvicinarsi della scadenza di rendicontazione. Corretta gestione finanziaria del progetto – ogni 12 mesi e 6 mesi prima della scadenza del progetto viene verificata la corretta gestione finanziaria del progetto. Un sistema di e-mail avvisa responsabili scientifici e amministrativi delle criticità rilevate. Vengono sollecitati approfondimenti.
Gestione Audit - interno - Gestione
Rapporti con i soggetti incaricati dell’audit esterno: Attività di intermediazione negli audit di certificazione dei progetti da parte delle società di certificazione o dell’ente finanziatore
Anticipi: Verifica di opportunità.
Consulenza: a favore delle strutture di ricerca per gli aspetti relativi alla gestione finanziaria dei progetti. Quando richiesto visita “on-site” presso la struttura.
Raccordo con Rip./Div. Stipendi e/o Ragioneria
Gestione Audit - interno Rendicontazione
Consulenza alle strutture di ricerca per gli aspetti relativi alla rendicontazione dei progetti Attività di acquisizione, controllo e firma rendiconti (Rettore) Visite on-site
Disseminazione delle conoscenze esposte sopra presso tutti gli attori della Ricerca. Attività di formazione verso responsabili amministrativi e non delle strutture decentrate su budget, gestione e rendicontazione dei progetti di ricerca. Attività di informazione su web. Pubblicazione di linee guida di gestione e rendicontazione dei progetti (es. PRIN, FIRB, CE ..). Attività di aggiornamento tramite e-mail e seminari verso i responsabili amministrativi delle strutture decentrate in ordine alle novità sulla rendicontazione dei progetti.
Audit e controlli interni gestione
Sarebbe opportuno che le Università si dotassero di un apposito software attraverso il quale sia possibile monitorare in tempo reale, tramite lo stretto collegamento con il programma di contabilità utilizzato dall’Ateneo, tutte le spese e gli impegni di spesa imputati ad un determinato progetto di ricerca. E’ indispensabile mantenere il costante controllo sull’utilizzazione dei finanziamenti alla ricerca, rendendo visibile, in maniera estremamente semplice, l’andamento reale delle spese, permettendo al docente titolare del finanziamento di modulare la gestione dei fondi in maniera coerente rispetto alle regole degli Enti erogatori.
Possibili soluzioni/ Azioni da intraprendere
Audit e controlli interni rendicontazione Si ritiene che un controllo o, meglio, un supporto qualificato nella rendicontazione dei progetti sia sempre auspicabile L’attività di supporto potrebbe essere attuata mediante:
incontri periodici tra segretari amministrativi (e responsabili amministrativi di progetto) e personale degli Uffici Ricerca (audit interni da programmare ad es. a scadenza semestrale per tutta la durata del progetto);
controlli periodici da parte di certificatori esterni (gli stessi che, ricorrendone le condizioni, emetterebbero il vero e proprio certificato sui rendiconti finanziari ): il costo di questi controlli potrebbe essere sostenuto direttamente dal dipartimento (sulla quota costi indiretti del progetto).
Possibili soluzioni/ Azioni da intraprendere
Calcolo degli interessi Ai sensi dell’art. II.19 del Grant Agreement la Commissione richiede che vengano calcolati gli interessi: 1) sull’intero pre-finanziamento ricevuto dal coordinatore fino al trasferimento delle quote spettanti ai partner 2) sulla quota di pre-finanziamento di competenza del coordinatore fino a che la stessa non viene spesa Gli Atenei adottano modalità diverse per la gestione delle entrate dei progetti finanziati: Atenei con gestione centralizzata delle entrate Atenei con gestione decentrata (dipartimentale) delle entrate In entrambi i casi il problema è rappresentato dal calcolo degli interessi e dall’individuazione dell’ente deputato a certificare le modalità di calcolo degli interessi stessi L’obbligo della quantificazione degli interessi comporta un ulteriore problema ossia quello della “penalizzazione del coordinatore”
Problema
Calcolo degli interessi
Le soluzioni per entrambi i casi possono essere le medesime: richiedere all’Ente tesoriere, preferibilmente a titolo gratuito (ricomprendendo tale servizio nella convenzione), il calcolo degli interessi maturati per singola quota di pre-finanziamento da effettuarsi o sul conto dell’Ateneo (sub a) o su tutti i conti correnti attivati dai Dipartimenti (sub b) verifica della possibilità di calcolare gi interessi tramite utilizzo del programma di contabilità adottato; definizione di un algoritmo da validarsi a cura dell’Ente tesoriere. Sarebbe auspicabile anche un’azione di sensibilizzazione presso l’ABI (Associazione Banche Italiane)
Possibili soluzioni/ Azioni da intraprendere
Conclusioni
Il confronto produttivo di realtà diverse, che affrontano le stesse problematiche, ha dimostrato come la condivisione di soluzioni operative comuni sia necessaria e rappresenti un valore indiscutibile. Auspichiamo che questo tavolo di confronto possa continuare prevedendo il coinvolgimento degli interlocutori istituzionali (Ministeri e Commissione Europea) e il mantenimento di un’agenda di lavori aperta con aggiornamenti periodici costanti, estesa anche alla risoluzione di problematiche non affrontate in questo documento, ma di pari interesse per le Università (ricerca nazionale, ecc.). Al termine di questo lavoro resta comunque di rilevante importanza la crescita umana e professionale che questa esperienza ci ha portato.
