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Comment profiter des avantages de la facture électronique? Fanny COTON Maxime FABRY 20 juin 2014
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• Quels sont les avantages de la facture électronique ? • Comment émettre une facture électronique valable ? • Comment traiter et payer la facture électronique d’un fournisseur ? • Où, comment et pendant combien de temps archiver mes factures ? www.philippelaw.eu - http://ip-it.philippelaw.eu
Quels sont les avantages de la facture électronique ?
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Situation Monsieur CONSTRUITOUT possède une petite PME familiale (8 ouvriers, un secrétaire-comptable). Il songe à se lancer dans la facturation électronique… www.philippelaw.eu - http://ip-it.philippelaw.eu
Une facture électronique, qu’est-ce que c’est ? Facture adressée ET réceptionnée par voie électronique
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Quels sont les avantages de la facture électronique ? - Accélération du processus d’encodage et de traitement, libération de l’espace Diminution des coûts (jusque 70 % d’économie!) - Ecologie - Nécessaire adaptation à l’évolution technologique www.philippelaw.eu - http://ip-it.philippelaw.eu
Quels sont les inconvénients de la facture électronique ?
Comment émettre une facture électronique valable ?
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Comment émettre une facture électronique valable ? Obligation de facturer de façon électronique? NON Démarche particulière auprès de l’administration fiscale? NON Possible pour un client particulier ? OUI Mix possible? OUI www.philippelaw.eu - http://ip-it.philippelaw.eu
Comment émettre une facture électronique valable ?
2 interlocuteurs à prendre en compte Administration fiscale
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Client
Comment émettre une facture électronique valable ? Administration fiscale Loi du 17 décembre 2012 (transposition directive 2010/45) Principe: Facture électronique = facture papier
Mêmes règles pour les 2 types de factures
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Comment émettre une facture électronique valable ? 3 exigences applicables à toute facture: Authenticité de l’origine Intégrité du contenu Lisibilité www.philippelaw.eu - http://ip-it.philippelaw.eu
Comment émettre une facture électronique valable ? Mesures techniques /pratiques légalement imposées ? Non Moyens techniques à titre d’exemple dans directive Code de conduite e-invoicing (ASA) www.philippelaw.eu - http://ip-it.philippelaw.eu
Comment émettre une facture électronique valable ? La preuve du respect des 3 exigences incombe au fournisseur ET au client Peuvent s’organiser chacun de leur côté ou collaborer
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Comment émettre une facture électronique valable ? Est-ce que Monsieur CONSTRUITOUT peut envoyer un e-mail avec sa facture dans le corps du texte ? NON Sauf si signature électronique www.philippelaw.eu - http://ip-it.philippelaw.eu
Comment émettre une facture électronique valable ? Monsieur CONSTRUITOUT peut émettre sa facture de diverses manières: - Envoie PDF par email Système basique à moindre coût
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Comment émettre une facture électronique valable ? Signature électronique Permet d’assurer qu’aucune modification ultérieure du document envoyé On fonctionne habituellement avec une signature électronique “qualifiée” (on obtient un certificat auprès d’un prestataire de certification)
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Comment émettre une facture électronique valable ? Autres possibilités: - Portail web (souvent avec un fournisseur de services) - Fournisseur de services - De logiciel à logiciel (EDI : échange de données informatisées) Concerne les grosses structures travaillant sur le long terme avec un fournisseur (gestion de stocks) www.philippelaw.eu - http://ip-it.philippelaw.eu
Comment émettre une facture électronique valable ? Attention: les moyens techniques ne dispensent pas le fournisseur ou le client de démontrer la réalité de l’opération qui fait l’objet de la facture (Circulaire AGFisc 14/2014) Art. 60, §5 CTVA: “Tout contrôle de gestion qui établit une piste d'audit fiable entre une facture et une livraison de biens ou une prestation de services, est de nature à donner l’assurance de l’authenticité/intégrité/lisibilité” www.philippelaw.eu - http://ip-it.philippelaw.eu
Comment émettre une facture électronique valable ? “Contrôle de gestion qui établit une piste d’audit fiable” Monsieur CONSTRUITOUT va constituer un flux documenté d’une opération du début (ex: bon de commande), à la fin de celle-ci (enregistrement dans la comptabilité) Sytème classique: liaison (“matching”) entre la facture et les diverses pièces justificatives www.philippelaw.eu - http://ip-it.philippelaw.eu
Comment émettre une facture électronique valable ? Vis à vis du client Accord du client sur la facturation électronique (peut être implicite) Comment s’assurer de l’accord préalable du client ? Contrat Conditions générales Courrier circonstancié www.philippelaw.eu - http://ip-it.philippelaw.eu
Comment émettre une facture électronique valable ? Aussi pour client public ? Difficulté d’obtenir l’accord du pouvoir adjudicateur Directive européenne du 16 avril 2014 relative à la facturation électronique dans le cadre des marchés publics Future norme européenne à transposer pour 2018 (modèle des éléments essentiels d’une facture électronique) www.philippelaw.eu - http://ip-it.philippelaw.eu
Comment émettre une facture électronique valable ? Communication de la facture au client MAIL : Accusé de réception FACTURE A TELECHARGER : Accessibilité en ligne durant un temps raisonnable et en envoyant un email de notification (+accusé de réception) www.philippelaw.eu - http://ip-it.philippelaw.eu
Comment traiter et payer la facture électronique d’un fournisseur ?
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Comment traiter et payer la facture électronique d’un fournisseur ? Obligé de recevoir une facture électronique ? NON
Accord exprès
ou tacite
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Comment traiter et payer la facture électronique d’un fournisseur ? • Comment contester une facture électronique ?
Notamment si ne répond pas aux trois exigences www.philippelaw.eu - http://ip-it.philippelaw.eu
Comment traiter et payer la facture électronique d’un fournisseur ? • Comment payer une facture électronique ?
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Comment traiter et payer la facture électronique d’un fournisseur ?
A partir de quand suis-je censé avoir connaissance de la facture ? envoi du mail / mise à disposition online
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Où, comment et pendant combien de temps archiver mes factures ?
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Où, comment et pendant combien de temps archiver mes factures ? Archivage par fournisseur ET par client
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Où, comment et pendant combien de temps archiver mes factures ?
Pendant combien de temps ? Pendant 7 ans à partir du 1er janvier qui suit l’émission de la facture
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Où, comment et pendant combien de temps archiver mes factures ? Comment ? Sous quel format ? 3 principes : • Authenticité • Intégrité • Lisibilité: www.philippelaw.eu - http://ip-it.philippelaw.eu
Où, comment et pendant combien de temps archiver mes factures ? •Obligation d’imprimer?
NON
•Coexistence papier/électronique •Obsolescence •Risque de destruction/de perte www.philippelaw.eu - http://ip-it.philippelaw.eu
Où, comment et pendant combien de temps archiver mes factures ? Où ? •
Propre serveur
•
Cloud
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Où, comment et pendant combien de temps archiver mes factures ?
Sanctions • Non-déductibilité • Amendes (2 x TVA en jeu)
