Til SYDDJURS KOMMUNE Hovedgaden 77 8410 RØNDE Maria Liv Morin Aarhus d.22-12-2014 Sagsnummer:1667
Kære Maria Liv Morin
BEVILLING FRA FONDEN AARHUS 2017 Aarhus 2017 har nu holdt møde med alle de strategiske projekter, der fik bevilget tilskud i 2014. Det har været gode og inspirerende møder, og i forlængelse heraf kan vi oplyse, at dit/jeres projekt også modtager tilskud fra Fonden Aarhus 2017 i perioden 2015-2017. Tilskuddet er bevilget med følgende begrundelse: StreetCultureKlynge modtager støtte med baggrund i, at projektet får etableret en masterplan over det samlede regionale udbud af gadeidræftsfaciliteter til et samlet StreetCulture aktivitetskort; at projektet sikrer grundlaget for udviklingen af de konkrete projekter, der skal udgøre en helhed i 2017. Aarhus 2017 er derfor glad for at kunne yde et samlet tilskud i perioden 2015 – 2017 til projektet på 800.000 kr. Tilskuddet fordeles som følger: 200.000,00 kr. i 2015 200.000,00 kr. i 2016 400.000,00 kr. i 2017 Det har været dejligt at høre om de mange forskellige projekter og ikke mindst at få et mere uddybende kendskab til indholdet af projekterne. Projekterne er inde i en god udvikling, har fået skabt nye og anderledes samarbejder og ikke mindst, så understøtter de Aarhus 2017s mål om at gentænke løsningerne på de udfordringer, vi står over for. Sammen er vi godt på vej til at gøre Aarhus 2017 til et helt specielt kulturhovedstadsår.
UDBETALING AF TILSKUD OG TILSAGNSVILKÅR Vi planlægger at udbetale det årlige tilskud i to rater som beskrevet i nedenstående. Processen skal dog først godkendes på Fondens bestyrelsesmøde d. 17.02.15. Retningslinjerne for de årlige udbetalinger er som følger: Rater
Retningslinjer
1
1. rate 85% 2. rate 15%
Udbetales når Aarhus 2017 har modtaget og godkendt en revideret 3-årig projektplan primo 2015. Udbetaling af 1. rate i 2016 og 2017 sker efter anmodning fra projektejer. Udbetales når Aarhus 2017 har modtaget og godkendt det årlige reviderede regnskab samt når relevante årlige monitoreringsdata er indberettet. I 2017 kan den sidste rate dog først udbetales når den endelige slutrapport er modtaget og godkendt af Aarhus 2017.
Tilsagnsvilkår og øvrige retningslinjer findes i slutningen af dette brev. Tilsagnsvilkårene er accepteret, når projektejer har indsendt en revideret projektplan og anmodet om udbetaling af 1. rate. Tilsagnet udbetales til projektejer jf. de indberettede kontooplysninger i forbindelse med bevillingen i 2014. Er der sket ændringer i udbetalingsoplysningerne skal dette meddeles skriftligt.
MØDER OG AKTIVITETER Aarhus 2017 vil løbende udsende nyhedsbreve om programmets udvikling samt indbyde til møder, hvor du/I bl.a. kan mødes med andre projektejere om fælles temaer. Endelig er det muligt at tage kontakt til Aarhus 2017’s sponsormedarbejdere, kommunikationsmedarbejdere samt frivillighedskoordinator for sparring og idéer. Kontaktinfo kan findes på Aarhus 2017’s hjemmeside. Programteamet vil i fjerde kvartal af 2015, 2016 og 2017 gentage statusmøderne med jer, se tilsagnsbetingelserne for retningslinjerne, og vi glæder os til det fortsatte samarbejde. I er dog også velkomne til at kontakte os ud over de fastlagte møder. Eventuelle spørgsmål til dette tilsagn kan rettes til de programmedarbejdere I har mødtes med. Kontaktinfo findes på Aarhus 2017s hjemmeside. Med venlig hilsen og glædelig jul
Ole Wolf Kst. programdirektør 2017 0095
2
1. TILSAGNSVILKÅR Nedenstående tilsagnsvilkår, udgør sammen med revisorinstruksen, det samlede vilkår for at få støtte fra Aarhus 2017. 1.1 Revideret projektplan og afrapportering i øvrigt Revideret projektplan Projektejer skal primo 2015 udarbejde og indsende en revideret 3-årig årlig projektplan, der dækker tilsagnsperioden 2015-2017 samt et revideret budget, som tager højde for det bevilgede tilskud fra Aarhus 2017, øvrige bidragsydere og egenfinansiering. Skabelon med budgetposter kan downloades her. Projektet skal herefter gennemføres i henhold til den reviderede projektplan. Statusmøder Projektejer bliver årligt indkaldt til et statusmøde. Forinden møderne skal projektejer indsende en kort statusrapport. Regnskaber Projektejer er ansvarlig for årligt at udarbejde et samlet regnskab for projektet. Regnskabet skal udarbejdes efter samme skabelon som det reviderede budget. Regnskabet skal revideres, hvis tilskuddet fra Aarhus 2017 er på 100.000 kr. eller derover. Se i øvrigt revisorinstruksen. Det reviderede regnskab skal underskrives af projektejer og den regnskabsansvarlige for projektet. Slutrapport Projektejer skal ved afslutningen af projektet indsende en slutrapport før sidste rate kan udbetales. Deadline herfor er d. 30. marts 2018. Slutrapporten skal omfatte en afrapportering på projektet og et revideret regnskab for hele projektperioden. Slutrapporten skal underskrives af projektejer og den regnskabsansvarlige for projektet. Eventuelle forsinkelser i afrapporteringen skal varsles og begrundes over for Aarhus 2017. Dokumentation og markedsføring De projekter, der har modtaget en bevilling fra Aarhus 2017, er forpligtet til at dokumentere, hvordan de bevilgede midler anvendes. Det betyder, at projektejer skal indsende materiale, som kan anvendes i Aarhus 2017s markedsføring. Som minimum vil det omfatte en kortfattet tekst, som kan bearbejdes redaktionelt, samt en relevant illustration/foto i høj opløsning, men også gerne video m.m. Aarhus 2017s adgang til oplysninger
3
Projektejer og samarbejdspartnere skal efter Aarhus 2017s ønske stille supplerende oplysninger til rådighed, som Aarhus 2017 skønner nødvendige for at kontrollere anvendelsen af tilskuddet og projektets forløb. Aarhus 2017 har ret til at foretage en gennemgang af alle forhold vedrørende det projekt, der er givet tilskud til. 1.2 Støtteberettigede omkostninger Ved udarbejdelse af det reviderede projektbudget skal projektejer være opmærksom på følgende: Aarhus 2017 kan ikke støtte følgende omkostninger:
Projektomkostninger, der er afholdt før det i tilskudsbrevet anførte starttidspunkt for projektet eller efter projektets afslutning. Nybygninger, ombygninger eller lignende.
1.3 Projektændringer Projektejer skal straks underrette Aarhus 2017, hvis der sker væsentlige ændringer i projektet, sådan at de vilkår, hvorpå tilskuddet er givet, ikke vil kunne overholdes. Aarhus 2017 vil herefter tage stilling til, om ændringerne kan godkendes. 1.4 Udbetaling af tilskud og eventuelt bortfald af tilskud Aarhus 2017 udbetaler tilskuddet til én part i projektet; projektejeren. Tilskuddet udbetales til projektejers konto i et pengeinstitut. Projektejer modtager og administrerer bevillingen på vegne af det samlede projekt. 1.5 Indberetning af data til monitorering og evaluering Projektejer er forpligtiget til årligt at indberette en række nøgletal og oplysninger om projektet. Oplysningerne skal anvendes af Aarhus 2017 til den løbende monitorering samt til den overordnede evaluering af Aarhus 2017. Projektejer forpligter sig til at besvare monitoreringsskemaet, der vil blive tilsendt elektronisk. 1.6 Kommunikation og PR Projektejer er forpligtet til tydeligt at signalere, at projektet er støttet af Aarhus 2017. Det betyder: at Aarhus 2017s logo skal anvendes i alle kommunikative og marketing sammenhænge (tryksager, elektroniske medier, roll ups etc.). Logo og billeder findes på Aarhus 2017s hjemmeside - http://www.aarhus2017.dk/presserum. at Aarhus 2017s støtte nævnes i formidling og kommunikation af projektet, eksempelvis i pressemeddelelser, web, sociale platforme etc. Fonden Aarhus 2017 opfordrer til, at administrerende direktør Rebecca Matthews eller programdirektøren tilbydes at blive citeret i pressemeddelelser om projektet, hvor det vurderes relevant. alle pressemeddelelser om projektet sendes i kopi til
[email protected]. at der linkes til Aarhus 2017s hjemmeside eller facebookside, når projektet omtales eller optræder på elektroniske platforme. Hjemmeside: www.aarhus2017.dk, Facebook: https://www.facebook.com/AarhusSomHovedstad2017 - samt kommende 2017-platforme.
4
I tvivlstilfælde eller for yderligere oplysninger om kommunikation omkring projekterne kontakt venligst Aarhus 2017s pressechef Peter Vestergaard:
[email protected]. 1.7 Reduktion, bortfald eller tilbageholdelse af tilskud Aarhus 2017 forbeholder sig ret til at kunne reducere tilskuddet, tilbageholde en del af tilskuddet eller kræve udbetalte midler tilbagebetalt, hvis vilkårene i tilsagnsskrivelsen ikke overholdes. Disse omfatter blandt andet: hvis der i forhold til projektbudgettet forbruges flere eller færre midler end angivet. hvis det vurderes, at projektet ikke vil kunne gennemføres inden for de forudsatte rammer. ved væsentlig forsinkelse eller manglende afrapportering. hvis væsentlige samarbejdspartnere træder ud af projektet. hvis de kommunikationsmæssige forpligtelser ikke er overholdt.
2. REVISORINSTRUKS FOR FONDEN AARHUS 2017 Instruks for revision af regnskaber for projekttilskud over 100.000 kr. 2.1 Overordnede retningsliner Revisionen udføres af en registreret revisor eller en statusautoriseret revisor. For regnskaber med projekttilskud på under 100.000 kr. kræves alene et regnskab underskrevet af den ansvarlige for projektet. Revisionen foretages som udgangspunkt i, at der skal udvises økonomisk forsvarlighed. 2.2 Retningslinjer vedr. regnskabet Ved revisionen efterprøves, om projektregnskabet er rigtigt og om de dispositioner, der er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med meddelte tilsagnsskrivelse. Der foretages endvidere en vurdering af, hvorvidt der er taget skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af de midler, der er omfattet af projektregnskabet. Revisionens omfang afhænger af tilskudsmodtagers administrative struktur og forretningsgange, herunder den interne kontrol og andre forhold af betydning for regnskabsaflæggelsen. Desuden har tilskuddets (tilsagnets) størrelse betydning for revisionens omfang. Ved revisionen skal revisor efterprøve: om projektregnskabet er rigtigt, dvs. uden væsentlige fejl og mangler. om tilskudsbetingelserne er opfyldt. om tilskuddet er anvendt til formålet. om tilskudsmodtager har udvist økonomisk forsvarlighed. Revisionen udføres ved stikprøvevise undersøgelser. Tilskudsmodtager skal give revisor de oplysninger, som må anses af betydning for bedømmelsen af projektregnskabet samt for revisors
5
vurdering af forvaltningen, herunder mål og opnåede resultater. Tilskudsmodtager skal give revisor adgang til at foretage de undersøgelser, denne finder nødvendige og skal sørge for, at revisor får de oplysninger og den bistand, som revisor anser for nødvendig for udførelsen af sit hverv. Bliver revisor opmærksom på lovovertrædelser eller tilsidesættelser af forskrifter af væsentlig betydning i forbindelse med midlernes forvaltning, påhviler det revisor straks at give tilskudsmodtager meddelelse herom, samt at påse, at tilskudsmodtagers ledelse inden 3 uger giver tilskudsyder meddelelse herom. I modsat fald er det revisors pligt at orientere tilskudsyder. Revisors bemærkninger indsendes sammen med meddelelsen. Det samme gælder, hvis revisor under sin revision eller på anden måde bliver opmærksom på, at projektets gennemførelse er usikker af økonomiske eller andre grunde. Det reviderede projektregnskab forsynes med en påtegning, hvoraf det skal fremgå, at regnskabet er revideret i overensstemmelse med denne instruks. Forbehold skal fremgå af påtegningen. Revisor skal afgive en revisionsberetning med revisors vurdering og konklusion vedrørende den udførte revision. Genpart af revisionsberetningen indsendes af tilskudsmodtager til Fonden Aarhus 2017 sammen med det påtegnede projektregnskab. Nærværende instruks træder i kraft 15. maj 2014.
6
