Anordna konferens. tjänsteutbud lu konferens

Anordna konferens tjänsteutbud | lu konferens

2

lu konferens

”En lyckad kongress är inte enbart en intressant upplevelse under några få dagar. En lyckad kongress bidrar också till spridning av aktuell forskning, ger möjlighet till kompetensutveckling och stärker varumärket – både organisationens och det personliga.” – Eva Wendel Høiland konferenschef LU Konferens

lu konferens

Innehåll Inledning 4 Personal 5 Platserna 6 Vetenskapliga kongresser 7 Konferenstjänster 8 Tekniklösningar 9 Halvdagsarrangemang 10 Heldagsarrangemang 11 Representationslunch 12 Representationsmiddag 13 Bokning/Avbokning 14 Säkerhet 15

3

4

lu konferens

Inledning OM OSS Vi är åtta medarbetare som brinner för bra och professionella möten. Vi arbetar främst med vetenskapliga kongresser med flera lokaler, förtäring, utställning och registrering. Vi ansvarar också för drift och arrangemang i Gamla Biskopshuset. Vi har gedigen erfarenhet och kompetens inom mötesområdet med väl inarbetade nätverk med både kommun, mötesanläggningar, cateringleverantörer och teknikleverantörer. LU Konferens är en del av Lunds universitet och är organiserade under LU Service. Vi är till liten del centralt finansierade och är till största del självfinansierade. VÅRT MÅL Vårt mål är att bidra till det strategiska varumärkesarbetet genom att visa att Lunds universitet är en attraktiv, inspirerande och spännande mötesplats för universitetets anställda och dess gäster. Vi vill genom tjänster och nätverk underlätta för universitetets verksamheter att ta på sig värdskapet för vetenskapliga kongresser så att fler attraktiva kongresser förläggs till Lunds universitet. Vi vill bidra med vår kunskap och erfarenhet kring planering och genomförande av olika typer av möten mellan människor. Vi kan råda dig kring vilken kontext som kan passa för just ditt arrangemang. Vi kan tipsa om vilka mervärden som kan uppnås och vilka hjälpmedel som finns så att din

konferens eller kongress blir en minnesvärd upplevelse både för dina gäster och för dig. VARFÖR EN TJÄNSTEKATALOG? Vi vill ge en inblick i vad LU Konferens kan erbjuda i samband med möten, konferenser och kongresser. Det är inte en helt enkel uppgift eftersom det råder stor variation mellan olika typer av arrangemang som till största del behöver skräddarsys från gång till gång. Vi har därför tagit fram en katalog med de tjänster och inramningar som är någorlunda standardiserade – även om innehåll och gäster såklart förändrar mötets karaktär varje gång samt försökt beskriva i vilka sammanhang som vi bäst kan bidra med vår kunskap och erfarenhet.

HÄR FINNS VI Besöksadress: Gamla Biskopshuset Biskopsgatan 1, Lund Hämtställe: 31 Webbadress: www.konferens.lu.se E-post: [email protected]

lu konferens

Personal

Anna Nilsson

Eva Wendel Høiland

Mattias Nordström

Teknisk koordinator [email protected] 046-222 09 77

Konferenschef [email protected] 046-222 70 90

Teknisk koordinator [email protected] 046-222 09 76

Anni Haavisto

LOUISE SJÖDOFF

Micela Beckdahl

Konferenssamordnare, G:a Biskopshuset [email protected] 046-222 09 79

Konferensvärd [email protected] 046-222 09 78

Konferenssamordnare [email protected]

EMilie Edlund

Magnus Nygren

Ingela Frigge

Konferenssamordnare, G:a Biskopshuset [email protected] 046-222 09 75

Konferenssamordnare [email protected] 046-222 09 74

Konferenssamordnare Tjänstledig

5

6

lu konferens

Platserna ARRANGEMANG via LU KONFERENS LU Konferens är ingen fysisk plats utan ett antal personer som bidrar med kunskap och kompetens kring planering och genomförande av arrangemang förlagda till framför allt Lunds universitet. LU Konferens gör störst nytta i samband med större komplexa arrangemang men arbetar också med mindre konferenser samt stöd till interna personalutbildningar. UNIVERSITETSPLATSEN Universitetshuset, Palaestra och AFborgen bildar runt universitetsfontänen en spännande mötesplats mitt i Lund. UNIVERSITETSHUSET Rum 206 Belägen på andra våningen i Universitetshuset. En öppen lokal med flexibla möbleringsmöjligheter. Passar för mindre föredrag, work shops eller disputationer. Maxantal: Biosittning 80 pers U-sittning 26 pers Aulan Belägen en halvtrappa upp från atriet. En ovanlig, vacker lokal för universitetets ceremonier eller för till exempel en öppningsceremoni av en kongress. Maxantal: Biosittning: 450 pers Pelarsalen Belägen en halvtrappa ner från atriet.

En stämningsfull öppen lokal för representationsmiddagar och luncher, mingel och bufféer. Maxantal: 140 pers PALAESTRA ET ODEUM Hörsalen Stor delbar hörsal med bra tekniska möjligheter. I anslutning till hörsalen finns bra mingelutrymmen samt plats för mindre utställning. Passar för konferenser, kongresser, symposier och disputationer. Maxantal: 250 pers Nedre: 148 Övre: 102 Rum 105 Belägen strax innanför entrén till Palaestra. En öppen undervisningslokal med flexibla möbleringsmöjligheter. Passar för mindre föredrag, work shops, mingel och utställningar. Maxantal: Biosittning 34 pers U-sittning 20 pers AF-BORGEN Lunds universitet har ett väl inarbetat samarbete med AF-borgen. I AF-borgen finns flera öppna lokaler med flexibla möbleringsmöjligheter som passar väl till konferenser, kongresser, möten och middagar. I AF-borgen finner du bland annat Stora Salen, en av Lunds största lokaler, som används både som hörsal till kongresser och som middagssal för stora middagar. Maxantal Stora salen: Biosittning: 648 pers Middagssittning: 530 pers

ARRANGEMANG I GAMLA BISKOPSHUSET Gamla Biskopshuset, från år 1842, har genom åren pietetsfullt restaurerats och andas idag harmoni, trivsel och inspiration. En högklassig oas där upplevelser blandas med små överraskningar. Gamla Biskopshuset är Lunds universitets representationshus beläget i korsningen Biskopsgatan/Sandgatan. Här erbjuds konferens- och möteslokaler i avskild och unik miljö för såväl små som stora grupper. Maxantal för konferens med bio-sittning är 70 personer. Med glimten i ögat och ett leende på läpparna möter vår personal upp i dörren och ser till att arrangemanget blir precis så lyckat och speciellt som du förväntat dig. Här kan du äta gott och konferera i historiska rum och vi visar med stolthet upp stora delar av Lunds universitets konstsamling. För oss spelar maten en betydande roll i mötet och vi har funnit riktiga juveler av leverantörer som delar vår matfilosofi. FLER MÖTESPLATSER Många av de gemensamma lärosalarna fungerar väl som plats för konferenser och kongresser. LUX har en modern hörsal med 244 platser. Annexet (tidigare Matteannexet) med flera hörsalar i anslutning till varandra med plats för mellan 120-210 personer. Kårhuset med en stor aula med 400 platser och en hörsal med 200 platser är några exempel.

lu konferens

Vetenskapliga kongresser En internationell vetenskaplig kongress bidrar till spridning av aktuell forskning men ger också möjligheter till kompetensutveckling, att stärka sitt personliga varumärke och att utöka sitt internationella nätverk. En kongress är ett möte som regelbundet roterar mellan olika städer vilket innebär att städerna kan konkurrerar om värdskapet för ett kommande möte. Mötet ”ägs” av en organisation som vårdar och utvecklar kongressens koncept och traditioner. Till en kongress anmäler sig deltagarna individuellt och de har ofta flera break outs att välja mellan. De skall beställa och betala sitt boende, sin resa, sina utflykter, sitt deltagande i olika middagar etcetera själva. Kongressens ramprogram/tema bestäms oftast av den arrangerande organisationen men det är deltagarna själva som fyller det med innehåll och ibland kan flera tusen föredrag behöva värderas och schemaläggas bara på ett möte. En konferens är ett möte som genomförs en gång. Konferensen har en inbjudare som bjuder in till arrangemanget och bestämmer mål, syfte och program samt står för alla kostnaderna. Både nationella och internationella kongresser kan med fördel förläggas till Lunds universitet. LU Konferens hjälper gärna till med kontexten kring ditt arrangemang – vilka lokaler, miljöer och inramningar som fungerar för olika typer av möten, vilka tekniska lösningar som kan behövas och vilka mervärden som kan bidra till dina gästers upplevelse. Du kan tack vare detta koncentrera dig på innehållet. Eftersom behoven ser olika ut vid olika typer av kongresser och konferenser träffas vi gärna i ett personligt möte och diskuterar förutsättningarna för just ditt arrangemang. För att vi ska kunna bidra på mest effektiva sätt är det bra om vi kontaktas så tidigt som möjligt i planeringsprocessen.

Prisscenario: Två-dagarskongress med ca 250 personer med plenarsal och tre break out salar. Tekniker på plats under hela arrangemanget samt förtäring under båda dagarna (för- och eftermiddagsfika, lunchbox, mineralvatten och kaffe), poster session och konferensmiddag. Från ca 1 500 kr/person. SAMARBETE MED LUND CONVENTION BUREAU Vi har ett tätt samarbete med Lund Convention Bureau vilka du kan erhålla kostnadsfri hjälp från för att till exempel lämna anbud på en kongress (bid), boka hotell och bussar samt att boka kringarrangemang. I vissa fall kan ekonomiskt stöd för site visits, bussbiljetter eller guidade visningar för medföljarprogram eller liknande erbjudas. Vill man lämna anbud (bid) på en kongress kan LU Konferens i samarbete med Lund Convention Bureau hjälpa dig att sammanställa ett sådant för att bjuda in kongressen till Lund och Lunds universitet. SAMARBETE MED KONGRESSBYRÅN REACHEM Lunds universitet har avtal med en kongressbyrå. Vi har ett väl inarbetat samarbete och kan vara din kontaktperson i relationen med kongressbyrån. SAMARBETE MED INTERNA LEVERANTÖRER Vi har ett nära samarbete med interna leverantörer som till exempel Media-Tryck och Profilshopen som erbjuder tjänster till konferenser.

7

8

lu konferens

Konferenstjänster LU Konferens arbetar för att bygga upp relationer med leverantörer samt skapa tjänster som underlättar planeringen och genomförandet av en konferens eller kongress. Kontakta oss gärna så berättar vi mer om vad vi kan hjälpa till med. KONFERENSHEMSIDA OCH DELTAGARREGISTRERING Som en del i planeringsarbetet av en kongress med många deltagare ingår det att ta emot anmälan och hantera deltagare. Här kan information om specialkost, val av break out sessions och enkäter hanteras. Vill du ta betalt för ditt arrangemang kan vi hjälpa dig att välja lösning för detta. Antingen via upphandlad kongressbyrå eller via kortbetalning med hjälp av sektionen Ekonomi. Registreringssida för arrangemang Uppläggning av sida enligt mallar (startsida, anmälningsformulär) Inkl 150 registreringar. Startkostnad 3 000 kr och sedan 550 kr/h löpande. Antal utöver 150 personer debiteras med 15 kr/person. Hemsida för konferens (inkl registrering) Uppläggning av sida enligt mallar (startsida, program, hotellinfo, plats och anmälningsformulär).

Startkostnad 3 000 kr och sedan 550 kr/h löpande. Antal utöver 150 personer debiteras med 15 kr/person. FLER KONFERENSTJÄNSTER Som en del i planeringsarbetet ingår att tänka igenom och underlätta logistiken för arrangemanget. Vi har många idéer och lösningar för att ställa i ordning platsen för ditt arrangemang. Vi erbjuder garderobslösningar samt vid behov bemanning av den. Vi har möjligheter att hjälpa till att packa konferensväskor eller annat informationsmaterial. Vi har bord, ståbord, skyltar och utställningsskärmar. Vi har också partners för att enkelt ordna namnbrickor, bordspratare, biljetter, presenter och blomsterbuketter. Här följer prisexempel på några tjänster som vi kan bistå med: Garderobssystem med bemanning Pris: från 1 100 kr (minst två personer i två timmar)

Garderobssystem utan bemanning Pris: från 540 kr/dag Utställningsskärmar (3-4 posters/sida) Pris: 50 kr/skärm/dag Ståbord Pris: 160 kr/bord (inklusive duk: 200 kr/ bord/dag) Trottoarpratare (70*90 cm) Pris: 100 kr/skylt/dag Namnbrickor Pris: från 30 kr/bricka Bordspratare Pris: från 30 kr/bricka Packning av konferensmappar Pris: 270 kr/mantimme Alla priser är enligt intern prislista 2015 och exklusive moms. Tjänsterna erbjuds endast i samband med bokning av arrangemang.

lu konferens

Tekniklösningar Teknik kan på olika sätt addera mervärden till ditt arrangemang. Allt från en välkomnande och informativ hemsida till förändring av ett rums karaktär genom kreativ ljussättning. Ett väl genomtänkt teknikupplägg med trevligt ljussatt lokal och funktionellt ljud ger ett professionellt intryck och gör att både du som arrangör, talarna samt publiken kan få den bästa upplevelsen. Låt en av våra tekniker ansvara för tekniken och se till att mikrofoner, övergång mellan presentationer och byte av talare fungerar på bästa sätt. Detta ger dig som arrangör frihet att fokusera på kongressens innehåll samt att nätverka med dina gäster. Med teknikens hjälp kan platser som normalt inte används till arrangemang omvandlas så att det blir en spännande mötesplats som överraskar dina gäster. Göra skillnad. Att märkas. Vi kan erbjuda det mesta: allt ifrån uppstartat av teknik,

LJUDPAKET Vill du erbjuda ljudförstärkning vid exempelvis ett tal eller musikframträdande kan vi erbjuda högtalare och mikrofoner anpassade efter era förutsättningar och önskemål. Prisexempel: Enkelt ljudpaket med en högtalare och en mikrofon från 1 550 kr. VIDEOKONFERENS Vill du hålla ett resfritt möte erbjuder vi videokonferensutrustning som kan riggas i passande lokal. Vi hjälper till

en enkel ljussättning eller enkel ljudförstärkning till avancerade helhetslösningar. Vi kan hjälpa till med tolklösningar och lösningar för interaktion med publiken som till exempel mentometerknappar, twitterflöden eller liknande. Eftersom behoven ser olika ut vid olika typer av arrangemang träffas vi gärna i ett personligt möte och diskuterar förutsättningarna för just ditt arrangemang. Mycket av teknikutrustningen hyr vi in av leverantörer. Utöver själva tekniken utgörs kostnaderna mest av tekniker att rigga upp och ner samt för att hantera tekniken under själva arrangemanget. För att vi ska kunna bidra med smarta lösningar på mest effektiva sätt är det bra om vi kan komma in så tidigt som möjligt i planeringsprocessen.

både med provringning och med själva videokonferensen. Prisexempel: Videokonferens (exklusive lokalhyra) från 1 600 kr. FILMNING Vill du göra hela eller delar av ditt arrangemang tillgängligt för dem som inte kan vara på plats erbjuds filmningoch streamingmöjligheter. Vi har mobil utrustning och kan därför filma där behovet finns. Vi publicerar våra produktioner på youtube-kanalen: Lund University - LU

Konferens. Livestreaming via Bambuserkonto: Lund_University Prisexempel: Enkamerafilmning av halvdagsarrangemang från 11 900 kr. TEKNIKER Tekniker debiterar vi med 550 kr/mantimme (exklusive lokalkostnad). Samtliga priser är enligt intern prislista 2015 och exklusive moms.

9

10

lu konferens

Halvdagsarrangemang På Lunds universitet finns ett stort antal bra mötesplatser. Här presenterar vi halvdagsarrangemang i ett urval av lokaler som vi tycker fungerar bra för konferenser och möten. Vi kan naturligtvis skräddarsy andra lösningar för just ditt arrangemang. LU KONferens Priset innehåller en möteslokal, en mingelyta samt för- eller eftermiddagsfika samt lunchbox (serveras stående). Lokalerna iordningställs med bord, dukar, fikabufféer, blommor, skyltar osv för att gästerna ska få en bra upplevelse. Tekniken startas upp* och när mötet är slut återställs lokalerna. Priset består av en fast del för arrangemanget (lokalhyra och förberedelse) samt en rörlig del baserad på antalet gäster (förtäring). UNIVERSITETSHUSET RUM 206 (80 platser) Fast pris: 4 150 kr Per deltagare: 185 kr PALAESTRA ET ODEUM HÖRSAL (250 platser) Fast pris: 14 990 kr Per deltagare: 185 kr PALAESTRA ET ODEUM HÖRSAL (delad:148/102 platser) Fast pris: 10 980 kr Per deltagare: 185 kr PALAESTRA ET ODEUM, RUM 105 (34 platser) Fast pris: 3 310 kr Per deltagare: 185 kr ANNEXET: MA 2-6 (120-150 platser) Fast pris: 11 240 kr Per deltagare: 185 kr ANNEXET: MA 7 (210 platser) Fast pris: 11 880 kr Per deltagare: 185 kr Samtliga priser är enligt intern prislista 2015 och exklusive moms. Maxantalet i salen är med biosittning. Vid annan möblering kan maxantalet minska.

*Vid arrangemang med flera talare under dagen rekommenderar vi teknikersupport under hela eller delar av arrangemanget. Detta debiteras extra med 550 kr per mantimme. GAMLA BISKOPSHUSET Allt är fixat och klart och det är bara för dig att hälsa ditt sällskap välkommet. I halvdagspaketet ingår förutom lokalhyra även servering av en trevlig förmiddagsfika med smörgås och kaffe/the eller eftermiddagsfika med kaffe/the och ett läckert litet bakverk. I priset ingår också färsk frukt, konferensgodis och vatten i karaff. Våra möteslokaler (Stora konferensrummet, Lilla konferensrummet, Gröna rummet, och Kinarummet) möbleras efter önskemål och de är samtliga utrustade med projektor och dator. Tekniken är uppstartad och klar till ditt möte. Vi ställer också gärna fram whiteboard och/eller blädderblock om så önskas. Halvdagskonferens (inkl fika) Per deltagare: 260 kr Vill du inleda eller avsluta mötet med lunch Per deltagare: från 470 kr Kort möte, 2 h (inkl fika) Per deltagare: 160 kr Vill du inleda eller avsluta mötet med lunch Per deltagare: från 345 kr Kort möte, 3 h (inkl fika) Per deltagare: 210 kr Vill du inleda eller avsluta mötet med lunch Per deltagare: från 395 kr

lu konferens

Heldagsarrangemang På Lunds universitet finns ett stort antal bra mötesplatser. Här presenterar vi heldagsarrangemang i ett urval av lokaler som vi tycker fungerar bra för konferenser och möten. Vi kan naturligtvis skräddarsy andra lösningar för just ditt arrangemang. lu konferens I priset ingår en möteslokal, en mingelyta samt för- och eftermiddagsfika samt lunch (serveras stående). Lokalerna, som oftast är undervisningslokaler, iordningställs med bord, dukar, fikabufféer, blommor, skyltar osv för att gästerna ska få en bra upplevelse. Tekniken startas upp* och när mötet är slut återställs lokalerna. Priset består av en fast del för arrangemanget (lokalhyra och förberedelse) samt en rörlig del baserad på antalet gäster (förtäring). UNIVERSITETSHUSET RUM 206 (80 platser) Fast pris: 6 620 kr Per deltagare: 240 kr PALAESTRA ET ODEUMS HÖRSAL (250 platser) Fast pris: 24 580 kr Per deltagare: 240 kr PALAESTRA ET ODEUMS HÖRSAL (delad:148/102 platser) Fast pris: 17 070 kr Per deltagare: 240 kr PALAESTRA ET ODEUM, RUM 105 (34 platser) Fast pris: 5 100 kr Per deltagare: 240 kr ANNEXET: MA 2–6 (120–150 platser) Fast pris: 16 510 kr Per deltagare: 240 kr

ANNEXET: MA 7 (210 platser) Fast pris: 17 740 kr Per deltagare: 240 kr Samtliga priser är enligt intern prislista 2015 och exklusive moms. Maxantal i rummen är med biosittning. Med annan möblering kan maxantalet minska. GAMLA BISKOPSHUSET Allt är fixat och klart och det är bara för dig att hälsa ditt sällskap välkommet. I heldagspaketet ingår förutom lokalhyra även servering av en trevlig förmiddagsfika med smörgås och kaffe/the. Vi dukar till sittande lunch i ett av husets vackra rum och på eftermiddagen dukas fika med kaffe/the och ett läckert litet bakverk fram. I priset ingår också färsk frukt, konferensgodis och vatten i karaff. Våra möteslokaler (Stora konferensrummet, Lilla konferensrummet, Gröna rummet, och Kinarummet) möbleras efter önskemål och de är samtliga utrustade med projektor och dator. Tekniken är uppstartad och klar till ditt möte. Vi ställer också gärna fram whiteboard och/eller blädderblock om så önskas. Heldagskonferens (maxantal: 4–70 pers i biosittning) Per deltagare: 580 kr * Vid arrangemang med flera talare under dagen rekommenderar vi teknikersupport under hela eller delar av arrangemanget. Detta debiteras extra med 550 kr per mantimme.

11

12

lu konferens

Representationslunch Bjud in dina gäster till representationslunch i Universitetshuset eller Gamla Biskopshuset. Här serveras högkvalitativ mat med bästa service. Vi samarbetar med välkända och professionella cateringleverantörer. GAMLA BISKOPSHUSET Gamla Biskopshuset lämpar sig bra för såväl små som stora sällskap från ca 10–max 80 gäster. Husmanslunch Per gäst: 150 kr Biskopslunch Per gäst: 175 kr PELARSALEN I UNIVERSITETSHUSET Pelarsalen lämpar sig bäst för arrangemang med mellan 50–140 gäster. Husmanslunch Per gäst: 150 kr

Pelarsalslunch Per gäst: 175 kr Detta ingår I priset ingår förutom lokalhyra också servering av en god och vällagad lunchrätt, sallad och hembakat bröd. Det ingår kaffe efter maten samt vatten i karaff. Önskas mineralvatten/lättöl avräknas detta efter åtgång med 18 kr/flaska. Biskopslunchen och Pelarsalslunchen har fler tillbehör och ett snitsigare upplägg än husmanlunchen. Samtliga priser är enligt intern prislista 2015 och exklusive moms.

lu konferens

Representationsmiddag Bjud in dina gäster till samvaro i en historisk och unik miljö, mitt i hjärtat av Lund. Här får gästerna personligt bemötande, välkomponerad meny och professionell service under hela arrangemanget. Till vår hjälp har vi några av Skånes bästa krögare som genom sin högkvalitativa mat gör att din representationsmiddag blir en minnesvärd upplevelse för dina gäster. GAMLA BISKOPSHUSET Gamla Biskopshuset erbjuder en stämningsfull, avskild och högtidlig miljö och lämpar sig bra för såväl små som stora sällskap från ca 10–max 80 gäster. 2-rätters middag Huvudrätt, förrätt eller dessert samt vinpaket och kaffe. Per gäst: 560 kr* 3-rätters middag Förrätt, huvudrätt och dessert samt vinpaket och kaffe. Per gäst: 650 kr* Buffé Sju-rätters buffé med kalla och varma smårätter, vinpaket och kaffe. Per gäst: 625 kr* PELARSALEN I UNIVERSITETSHUSET Den pampiga inramningen i Pelarsalen erbjuder en annorlunda upplevelse för dina gäster. Pelarsalen lämpar sig bäst för arrangemang med mellan 50-140 gäster. 3-rätters middag Huvudrätt, förrätt och dessert samt vinpaket och kaffe. Per gäst: 450 kr/pers** Buffé Sju-rätters buffé med kalla och varma smårätter, vinpaket samt kaffe. Per gäst: 450 kr/pers** Detta ingår Lokalhyra, iordningsställande av lokalen samt servering. Vinpaket – Ett glas per rätt samt en påfyllning av huvudrättsvinet. Detta kan väljas till Fördrink och avec (beställ senast tre dagar före arrangemangsdatum). Mineralvatten/lättöl samt vin utöver vinpaketet. (Samtligt avräknas per flaska och faktureras i efterhand). Alla priser är enligt intern prislista 2015 och exklusive moms.

Detta tillkommer: * I Gamla Biskopshuset: Porslinskostnad för sällskap ≥40 personer kan tillkomma. ** Pelarsalen: Till priset för middag tillkommer väktarkostnad med 495 kr/timme efter kl 16.00 (från ca 3 000 kr/arrangemang).

13

14

lu konferens

Bokning OFFERTEN Efter ett första samtal eller möte får du kostnadsförslag utifrån givna förutsättningar från dig som kund. Vid ändrade förutsättningar kan offerten komma att kompletteras och/eller förändras. Priserna är angivna enligt en intern prislista som gäller för 2015 och exklusive moms. Vid extern fakturamottagare (till annat än ett internt kostnadsställe) tillämpas en annan prislista samt tillkommer moms. Komplettering av offert önskas snarast möjligt, dock senast 14 dagar före arrangemangets första dag. ARRANGEMANG via lu konferens Prisexempel i denna katalog bygger på standardlösningar för hel- och halvdagsarrangemang.

I dessa arrangemang har vi räknat en konferenslokal och en mingelyta med iordningställande/återställning, uppstart av tekniken, och hel- resp halvdagspaket för förtäring. Vid aktiviteter utöver dessa standardarrangemang stämmer vi av dina behov och önskemål och presenterar ett pris för just ditt arrangemang. HELDAGS- OCH HALVDAGSPAKET (INTAS STÅENDE) I heldagspaketet ingår: För- och eftermiddagsfika, lunchbox samt mineralvatten, stilla vatten samt kaffe efter maten. I halvdagspaket ingår: För- eller eftermiddagsfika samt lunchbox, mineralvatten, stilla vatten samt kaffe efter maten.

ARRANGEMANG I GAMLA BISKOPSHUSET För arrangemang i Gamla Biskopshuset presenteras priset per person för hela arrangemanget (inklusive förtäring). I priset ingår även färsk frukt, konferensgodis och vatten i karaff. Möteslokalerna är utrustade med projektor och dator. Vi ställer också gärna fram whiteboard och/eller blädderblock om så önskas. REPRESENTATIONSPOLICY För information om vilka regler som gäller kring representation, förmånsbeskattning, momsredovisning samt gåvor i anslutning till konferenser och representationsmöten var god se Lunds universitets representationspolicy (Dnr EK2011-37).

Avbokning VID AVBOKNING AV UNIVERSITETETS LOKALER Vid avbokning mer än 35 dagar före arrangemanget debiteras ingen hyra. Vid avbokning 25-35 dagar före arrangemangsdatum debiteras halva lokalkostnaden. Vid avbokning senare än 25 dagar före arrangemangstillfället debiteras hela lokalhyran samt för samtliga kostnader som LU Konferens åtagit sig i förskott för arrangemanget. Dock minst 500-1 000 kr beroende på arrangemangets storlek. VID BOKNING AV LOKALER I AF-BORGEN När LU Konferens preliminärbokar AF-borgens lokaler innebär det ingen avbokningskostnad. Inkommer det önskemål från annan beställare som vill boka lokaler måste kontrakt skrivas. Då börjar följande avbokningsregler att gälla: Vid avbokning en månad eller tidigare före arrangemanget debiteras 10% av lokalkostnaden. Dock minst 500 kr.

Vid avbokning senare än fyra veckor före hyrestillfället debiteras 75% av hyreskostnaden. Vid avbokning senare än två veckor före hyrestillfället debiteras hela hyreskostnaden. AVBOKNINGSREGLER GAMLA BISKOPSHUSET Vid avbokning senare än 30 dagar före arrangemangsdatum debiteras hela lokalkostnaden. Vid avbokning senare än 14 dagar före arrangemangstillfället debiteras hela arrangemanget. Om bokning sker med kort varsel dvs senare än 30 dagar före arrangemangsdatum och arrangemanget avbokas debiteras enligt ovan samt en administrativ kostnad på 500-1 000 kr beroende på arrangemangets storlek. TEKNIK OCH TEKNIKER Teknik och tekniker som är offererat är en första uppskattning av oss. Vi stämmer löpande av teknik- och teknikerbehovet och uppdaterar offerten.

Minskning av teknik- och eller inhyrd teknikpersonal kan göras fram till 14 arbetsdagar före arrangemangsdatum. Senare avbokning än så debiteras hela den offererade kostnaden. FORCE MAJEURE Strejk, lockout, eldsvåda, explosion, krig eller liknande krigstillstånd, väsentliga inskränkningar i leveranser eller andra omständigheter utanför leverantörens kontroll, berättigar leverantören att häva avtalet utan skyldighet att utge skadestånd. ANSVAR FÖR EGENDOM/VÅLLANDE AV SKADA Leverantören har inget strikt ansvar för egendom som förvaras i leverantörens lokaler. Skulle det visa sig att leverantören eller dess anställda handlat vårdslöst eller oaktsamt eller på annat sätt haft skuld i att egendom förkommit eller skadats ansvarar leverantören för den förkomna/skadade egendomen.

lu konferens

Säkerhet SÄKERHETSINSTRUKTIONER – UNIVERSITETSHUSET, AULAN Enligt beslut från LU Gemensamma lärosalar (V 2014/1942) får universitetshusets aula, efter kl 16.00 på vardagar samt helger och övriga helgdagar, endast disponeras i närvaro av vaktmästare eller väktare samt brandvakt. Detta debiteras separat. Väktarkostnad 495 kr/timme efter kl 16.00. BRANDSÄKERHET Enligt instruktioner från universitets säkerhetsavdelning (LU Byggnad) måste det vid arrangemang i universitetsaulan med fler än 150 deltagare vara en brandvakt stationerad i rummet under hela arrangemanget. Denna person får inte vara samma som agerar väktare. Kostnader för detta debiteras separat. Brandvaktskostnad 495 kr/timme under hela arrangemanget. UNIVERSITETSHUSET, PELARSALEN Enligt beslut från LU Gemensamma lärosalar (V 2014/1942) får universitetshusets Pelarsal, efter kl 16.00 på vardagar samt helger och övriga helgdagar, endast disponeras i närvaro av vaktmästare eller väktare. Detta debiteras separat. Väktarkostnad 495 kr/timme efter kl 16.00.

Produktion: LU Konferens, Lunds universitet 2015 Text: Eva Wendel Høiland Layout: Anna Nilsson Foto: Gunnar Menander, Magnus Nygren, Anna Nilsson, Leif Johansson

15

LU Konferens

www.konferens.lu.se

Lunds universitet LU konferens Box 117 221 00 Lund Tel 046-222 09 74 www.lu.se