UTILISATION DE L’IMPRIMANTE
C O N TRÔLE DES C OÛT S
A NA LYSE D E L ’IMP R E S S ION SUIVI
> Imprimantes
> Copieurs
> Traceurs
« Print Audit 4 nous permet d’être efficaces au moment d’acquérir et d’affecter l’équipement et de former des groupes de travail. »
Print Audit 4 est l’outil de gestion de l’impression le plus puissant offert sur le marché.
SUIVI
Print Audit 4 est muni d’innombrables fonctions conviviales, dont les suivantes : • arrêt d’une tâche d’impression jusqu’à ce que l’utilisateur ait entré l’information requise; • réacheminement de tâches d’impression coûteuses vers des imprimantes dont l’exploitation est moins coûteuse; • entrées par défaut et menus déroulants qui rendent Print Audit 4 incroyablement rapide à utiliser; • quotas d’impression destinés aux utilisateurs; • fonction de sécurité qui veille à ce que Print Audit 4 ne puisse pas être contourné; • fonction de création de rapports souple qui permet de choisir l’information nécessaire et la façon de la présenter; • installation en réseau qui élimine la nécessité d’installer manuellement Print Audit 4 sur chaque poste de travail; • capacité de déterminer si une tâche d’impression est en noir et blanc ou en couleur et d’imputer les frais appropriés; • compatibilité avec l’impression par lots; • assistant qui aide l’utilisateur à programmer Print Audit 4; • ET DE NOMBREUSES AUTRES!
VOICI Print Audit 4 : le logiciel de suivi et de vérification de l'impression le plus complet sur le marché qu’offre le chef de file de l’industrie en solutions de gestion de l’impression. Que vous vouliez imputer les coûts d’impression à vos clients ou réduire les coûts d’impression, Print Audit 4 est l’outil idéal.
Ce logiciel est aussi offert en français
PRINT AUDIT 4 ENREGISTRE LES DONNÉES SUIVANTES : • le nom d’utilisateur à partir du réseau • le code d’utilisateur Print Audit 4 fondé sur le NIP • l’ordinateur • le nom de document • le code et la description de client • l’imprimante • le port • le type de papier • si la tâche d’impression est en couleur • la date et l’heure • le format de papier présenté par feuille ou en pouces carrés • le nombre de copies • les coûts d’une tâche • possibilité de deux champs d’information supplémentaires
Le module d’administration du logiciel Print Audit 4 comporte de nombreuses fonctions puissantes et faciles à utiliser.
Print Audit 4 est doté de la capacité exceptionnelle d’enseigner aux utilisateurs comment réacheminer des tâches d’impression vers l’imprimante ou le copieur numérique dont l’exploitation est la moins coûteuse. Chaque imprimante peut faire afficher un avertissement créé sur mesure sur le nombre de pages qu’elle peut imprimer et les appareils vers lesquels des tâches particulières doivent être réacheminées. Un champ de message créé sur mesure permet à l’administrateur de donner des instructions particulières.
« Print Audit 4 offre facilité facilit d d’utilisation utilisation et d’installation. d installation. Votre personnel de soutien technique est bien informé, inform , facile à joindre et rapide à r répondre pondre à nos demandes. Nous vous recommanderions à n n’importe importe qui. »
La fenêtre en incrustation de Print Audit 4 s’utilise de façon intuitive et peut être entièrement adaptée sur mesure par l’administrateur.
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FICHE DES CARACTÉRISTIQUES DE PRINT AUDIT 4
Logiciel de suivi et de vérification de l'impression
Analyser > Réduire > Récupérer
CARACTÉRISTIQUES DE LA FONCTION DE SUIVI • Jusqu’à 23 éléments d’information sont enregistrés par tâche d’impression : º jusqu’à deux codes d’entrée validés*; º numéro d’identification personnel (N.I.P.) de l’utilisateur*; º nom de l’utilisateur sur le réseau; º nom de l’ordinateur; º nom de l’application sous lequel le document a été créé; º nom de l’imprimante; º port de l’imprimante; º type de papier*; º document en couleur ou en noir et blanc; º nom du document ou adresse du site Web; º jusqu’à deux boîtes d’entrée définies par l’utilisateur*; º date et heure d’impression; º format de papier obtenu du pilote; º largeur du papier mesurée par Print Audit; º hauteur du papier mesurée par Print Audit; º nombre de pages; º nombre de copies; º si la tâche a été mesurée en pieds carrés ou en feuilles; º coût par pied carré ou par feuille; º nombre total de pieds carrés ou de feuilles; º coût total de la tâche. * Données devant être tapées dans des fenêtres contextuelles facultatives. CARACTÉRISTIQUES DE L’INTERFACE UTILISATEUR - FENÊTRES CONTEXTUELLES • Interface utilisateur contextuelle facultative qui permet d’obtenir de l’information supplémentaire sur une tâche d’impression. • Prise en charge de l’impression par lots. • Soldes des budgets accordés aux utilisateurs. • N.I.P. utiles pour les entreprises qui utilisent un seul poste auquel ont accès de nombreux utilisateurs. • Champ relatif aux coûts de la fenêtre contextuelle pouvant être contourné par l’utilisateur. • Fenêtre contextuelle pouvant être programmée par défaut pour faire afficher la dernière entrée dans le cas de chaque champ d’entrée destiné aux utilisateurs. • Fenêtre contextuelle pouvant être programmée afin qu’une liste déroulante des dix dernières entrées s’affiche dans chaque champ d’entrée destiné aux utilisateurs. • Fenêtre contextuelle et suggestions facultatives qui indiquent comment réduire les frais d’impression par tâche et amènent les utilisateurs à prendre conscience des coûts des tâches d’impression.
• Tous les coûts imputés peuvent être automatiquement modifiés en fonction de différents critères, comme la couleur, le format de papier, le type de papier, les rabais et les primes.
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• Administration centrale à partir de tout ordinateur personnel autorisé. • Allocation d’un nombre maximal de pages par tâche d’impression à des imprimantes individuelles ou à des groupes d’imprimantes. • Attribution de différents critères de suivi à des imprimantes individuelles ou des groupes d’imprimantes, dont « ne pas effectuer de suivi », « effectuer le suivi par le biais de fenêtres contextuelles définies par l’utilisateur » ou « effectuer le suivi en arrière-plan sans fenêtre contextuelle ». • Attribution de différents critères de suivi à des applications individuelles, dont « ne pas effectuer de suivi », « effectuer le suivi par le biais de fenêtres contextuelles définies par l’utilisateur » ou « effectuer le suivi en arrière-plan sans fenêtre contextuelle ». CARACTÉRISTIQUES DE LA FONCTION D’ÉTABLISSEMENT DE RAPPORTS • Deux outils d’établissement de rapports différents : º Print Audit Viewer permet de faire afficher, de trier, d’exporter, et de faire imprimer de façon souple toutes les données relatives aux tâches d’impression. º Print Audit Reporter permet de générer des rapports et des graphiques préformatés. • Prise en charge de l’intégration des données dans le cas de tout chiffrier de comptabilité et de tout logiciel d’établissement de rapports. CARACTÉRISTIQUES D’INSTALLATION ET DE PROGRAMMATION • Installation en arrière-plan à l’échelle d’un réseau à l’aide de scripts d’ouverture de session ou de programmes d’installation de masse. • Assistant facilitant la programmation. CARACTÉRISTIQUES SUPPLÉMENTAIRES • Suivi des enregistrements dans des fichiers. • Suivi de l’acheminement des fichiers vers d’autres applications, comme Acrobat Distiller, ou vers des programmes de télécopie. • Compatibilité avec divers programmes de conception assistée par ordinateur. • Sécurité à toute épreuve, qui rend Print Audit impossible à contourner. CARACTÉRISTIQUES TECHNIQUES
CARACTÉRISTIQUES DE LA FONCTION D’IMPUTATION DES COÛTS
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CARACTÉRISTIQUES DE LA FONCTION ADMINISTRATIVE
• Logiciel n’effectuant pas le suivi de l’impression à partir d’un serveur d’impression. • Compatibilité avec les systèmes d’exploitation Microsoft Windows, soit Windows 95 et les versions plus récentes. • Exigences minimales : processeur 386 ou son équivalent Pentium, ou processeur plus puissant. • Compatibilité avec les applications de base de données Access, SQL et Oracle. • Logiciel nécessitant moins de 2 mégaoctets de mémoire lorsqu’il est installé sur un poste de travail.
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FICHE DES CARACTÉRISTIQUES D’ANALYSE DE PRINT AUDIT
Logiciel de suivi et de vérification de l'impression
Analyser > Réduire > Récupérer
CARACTÉRISTIQUES DE LA FONCTION DE SUIVI • Les sept éléments d’information ci-dessous sont enregistrés dans le cas de chaque tâche afin de préciser les volumes d’impression : º º º º º º º
nom d’utilisateur sur le réseau nom d’ordinateur nom d’imprimante port d’imprimante nombre de pages nombre de copies nombre total de pages
CARACTÉRISTIQUES SUPPLÉMENTAIRES • Sécurité à toute épreuve, qui rend l’analyse Print Audit impossible à contourner. • Coûts affectés en fonction des volumes d’impression par imprimantes individuelles ou groupes d’imprimantes. CARACTÉRISTIQUES TECHNIQUES
CARACTÉRISTIQUES DE LA FONCTION D’ÉTABLISSEMENT DE RAPPORTS • Production de plusieurs rapports différents qui détaillent les volumes d’impression par utilisateurs et par imprimantes. • Outils d’extrapolation à la fine pointe qui manipulent les données analytiques, afin d’indiquer ce que seront les volumes d’impression futurs. Cette fonction permet aux clients d’effectuer des études comparatives au moment de prendre des décisions en ce qui a trait à l’achat de matériel informatique. • Fonctions d’exportation de tout format de données, soit les données produites à l’aide de chiffriers et de logiciels de traitement de texte. • Regroupement d’utilisateurs et de données relatives aux imprimantes selon les critères que précise le client. • Rajustement du coût par copie.
• Suivi des impressions effectué à partir des postes de travail. Ainsi, aucun serveur d’impression n’est nécessaire. • Compatibilité avec les systèmes d’exploitation Microsoft Windows, soit Windows 95 et les versions plus récentes. • Exigences minimales : processeur 386 ou son équivalent Pentium, ou processeur plus puissant. • Compatibilité avec les applications de base de données Access et SQL. • Logiciel nécessitant moins de 2 mégaoctets de mémoire lorsqu’il est installé sur un poste de travail.
CARACTÉRISTIQUES D’INSTALLATION ET DE PROGRAMMATION • Suivi en arrière-plan qui ne nécessite aucune administration. • Installation en arrière-plan facile sur des dizaines, des centaines ou des milliers de postes par le biais d’outils intégrés d’installation de masse.
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Logiciel de suivi et de vérification de l'impression
Analyser > Réduire > Récupérer
Dans un grand nombre d’entreprises, l’impression représente le troisième poste budgétaire en importance, tout juste derrière les ressources humaines et le loyer. En réalité, la plupart des entreprises consacrent plus d’argent à l’impression qu’à la recherche-développement. Cette situation plutôt alarmante peut être évitée si vous disposez de l’information pertinente.
>Analyser
/ analize / Examiner méthodiquement en séparant en parties et en étudiant les interrelations.
Analysez facilement l’information relative à l’impression grâce à Print Audit 4. Ce logiciel aide les entreprises à maîtriser leurs frais d’impression en leur indiquant exactement le nombre de pages imprimées, les appareils utilisés, les personnes qui ont effectué les tâches et les types de document imprimés. Les données peuvent alors être affichées sous forme de rapport ou de graphique faciles à lire. La quantité totale de papier qu’utilise une entreprise est calculée facilement en faisant la somme des commandes de papier. Toutefois, où va tout ce papier une fois qu’il a été livré à l’entreprise? On n’arrive pas à la réponse à cette question simplement en faisant la somme du nombre de boîtes de papier commandées. Print Audit 4 fournit les données nécessaires à l’établissement de budgets précis. La plupart des entreprises sous-estiment leurs frais d’impression réels de plus de 50 %. Les coûts cachés qu’entraîne l’utilisation d’une ancienne technologie par rapport aux nouvelles imprimantes numériques sont apparents lorsqu’une comparaison de coûts est effectuée. Print Audit 4 élimine le jeu de devinette.
Une analyse Print Audit 4 peut répondre aux questions suivantes : • Qui effectuent les tâches? • Quels documents sont imprimés? • Quelles imprimantes effectuent les tâches d’impression? • Quelles imprimantes sont les plus utilisées? • Quelle quantité est imprimée dans le cas de chaque tâche d’impression? Sécurité documentaire Print Audit 4 enregistre le nom de chaque document imprimé. Comme le logiciel effectue le suivi de la personne qui a effectué la tâche d’impression et de l’imprimante utilisée, il existe un enregistrement électronique qui est à l’abri des déchiqueteuses. Le logiciel Print Audit place toute cette information à portée de main. Tirez-en profit.
Apprenez à quelles tâches sont liés vos frais d’impression. Devenez le héros du bureau. Commandez Print Audit 4 dès aujourd’hui.
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Logiciel de suivi et de vérification de l'impression
Analyser > Réduire > Récupérer
« Sans exagération, une tâche qui prenait auparavant 6 heures ou plus, nécessite maintenant 5 minutes ou moins. » - Dawn Johnson, Architectural Alternatives, faisant un commentaire sur le suivi automatique des frais d’impression devant être imputés à chaque client de son entreprise.
>Récupérer
/ rekypere / Retrouver, reprendre (une chose prêtée, perdue).
Grâce à Print Audit 4, récupérez rapidement et efficacement les frais d’impression. Auparavant, les entreprises devaient calculer le montant des frais remboursables à imputer à leurs clients en suivant manuellement les volumes d’impression. Cette méthode peu fiable et fastidieuse devait absolument être automatisée. La solution Print Audit 4 permet d’imputer aux clients avec précision les frais remboursables. Print Audit peut effectuer le suivi d’autant de variables que nécessaire : • nombre de pages • nom ou code de client • impression en couleur par rapport à impression en noir • imprimante
D’ailleurs, lorsqu’une méthode de suivi manuelle est utilisée, la productivité subit une baisse. Print Audit 4 produit des rapports précis qui permettent d’économiser du temps. En plus de permettre aux entreprises d’imputer les frais aux clients, Print Audit 4 permet d’imputer aux utilisateurs et services internes les frais d’impression remboursables. Quels types d’entreprises peuvent tirer profit de Print Audit 4 pour récupérer des frais? • Cabinets d’avocats • Laboratoires informatiques universitaires • Entreprises qui imputent des frais aux clients ou aux utilisateurs • Organismes de soins de santé
• nom d’utilisateur • format de papier par feuille ou pied carré • N.I.P. et de nombreuses autres!
Ce que vous ferez avec cette information dépendra des besoins de votre entreprise. Certaines sociétés signent des ententes avec leurs clients afin d’ajouter les frais remboursables à la facture, mais ces frais ne sont pas récupérés en raison du peu de fiabilité des méthodes de suivi.
• Bureaux d’architectes • Organismes à caractère éducatif • Bureaux d’ingénieurs • Sociétés immobilières • Services gouvernementaux
Les frais remboursables peuvent augmenter vos bénéfices nets ou constituer une perte de revenu. À vous de choisir.
Pas le temps d’effectuer le suivi des frais d’impression? Devenez le héros du bureau. Commandez Print Audit 4 dès aujourd’hui.
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Logiciel de suivi et de vérification de l'impression
Analyser > Réduire > Récupérer
Vous ne maîtrisez plus les coûts de vos tâches d’impression. Le budget doit être présenté à la fin du mois et vous devez offrir des suggestions pour réduire les coûts. Il suffit peut être de choisir la bonne solution logicielle pour résoudre vos problèmes.
>Réduire
/ / Ramener à une quantité plus faible, à un nombre plus petit; diminuer.
La plupart des entreprises ignorent l’immense écart de coût par copie qui existe entre les dispositifs d’impression. Cet écart de coût par copie peut atteindre les 500 pour cent. Comment votre entreprise peut-elle réduire les coûts d’impression de plus de 15 pour cent? Print Audit 4 est la solution qu’il vous faut. La solution Print Audit 4 aide les entreprises à réaliser des économies de coût d’impression des façons suivantes : • La réaffectation des ressources actuelles à des appareils plus rentables. Par exemple, un gestionnaire de bureau peut utiliser une vieille imprimante dont l’utilisation coûte cher et faire imprimer des milliers de pages par mois, alors qu’un cadre dispose d’une imprimante à la fine pointe dont l’utilisation est peu coûteuse et ne fait imprimer que quelques pages. Le fait d’échanger ces deux imprimantes permettra d’économiser des milliers de dollars. • La réduction du gaspillage et de l’abus grâce au contrôle de toutes les tâches d’impression et à l’élimination des piles de pages laissées sur les imprimantes à la fin de chaque journée. Les volumes excédentaires sont faciles à repérer lorsque vous
examinez un graphique ou un rapport. Toute réduction de l’utilisation de papier signifie aussi la diminution de l’usure des imprimantes. • L’achat proactif plutôt que réactif de matériel informatique et de fournitures consomptibles. Les entreprises peuvent budgéter de façon efficace les dépenses du troisième poste budgétaire en importance en utilisant des chiffres réels. Lorsqu’une nouvelle imprimante est demandée au Service des T.I., le personnel peut consulter les données pour constater si l’entreprise dispose d’imprimantes sous-utilisées avant d’effectuer l’achat. Ces données indiqueront aussi le type d’imprimante nécessaire. • Le réacheminement de tâches d’impression coûteuses vers l’imprimante la plus rentable. Le logiciel Print Audit 4 peut indiquer au personnel d’utiliser l’imprimante numérique neuve au moment de faire imprimer de gros documents au lieu d’utiliser une vieille imprimante laser. Trop d’entreprises ignorent les montants réels qu’elles consacrent à l’impression chaque année. Réduisez les frais d’impression de votre entreprise.
Vous désirez réduire les frais d’impression? Devenez le héros du bureau. Commandez Print Audit 4 aujourd’hui.
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Analyser > Réduire > Récupérer
Les scandales financiers peuvent ruiner une entreprise. Des années de travail acharné peuvent soudainement être anéanties en raison de l’action d’un petit groupe. Des documents peuvent être déchiquetés et des fichiers supprimés. Mais, s’il subsistait un autre élément de preuve?
>Sécurité
/ sekyrite / Précautions prises pour se protéger contre le vol, l’espionnage, etc.
La sécurité documentaire n’a jamais été plus importante qu’elle ne l’est aujourd’hui. À la suite des nombreux scandales financiers, les entreprises de tous les secteurs cherchent des façons de placer l’information à l’abri des dangers que présentent les faussaires professionnels. Print Audit 4 fournit une pièce supplémentaire au casse-tête en effectuant le suivi de la personne qui a lancé la tâche d’impression, du document que comportait la tâche et de l’heure à laquelle le document a été imprimé. Print Audit 4 peut révéler l’information suivante : • nom du document; • nom de l’utilisateur; • date et heure; • programme utilisé pour créer le document, par exemple un chiffrier ou logiciel de traitement de texte; • adresses des pages Web imprimées; • nom du client; • nombre de pages; • nombres d’exemplaires; • ordinateur qui a transmis le document; • appareil ayant imprimé le document.
Cette information peut être utilisée de concert avec des enregistrements de sauvegarde et des dossiers, pour aider les vérificateurs ou les juricomptables à récupérer les documents qui manquent. Le fait que les documents imprimés soient suivis et scrutés empêche les fraudeurs de passer à l’action, ce qui constitue possiblement un avantage encore plus important. Aidez à réduire les inquiétudes de vos investisseurs et employés en ajoutant un autre niveau à la sécurité électronique de votre entreprise. La sécurité documentaire n’est que l’une des nombreuses fonctions qu’offre Print Audit 4. Le logiciel Print Audit 4 se payera de lui-même de nombreuses fois grâce à sa capacité d’aider les entreprises à analyser et à réduire les frais d’impression. Print Audit 4 permet aussi aux entreprises de récupérer de façon efficace les frais d’impression en les imputant aux clients et utilisateurs.
Inquiet de la sécurité documentaire? Devenez le héros du bureau. Commandez Print Audit 4 dès aujourd’hui.
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