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25 juin 2013 MONTRÉAL Rapport Annuel 2012/2013 Coup de balai Inc.
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Le Conseil d’Administration
L
e Conseil d’administration est composé de sept administrateurs bénévoles venant des secteurs communautaires, de la santé et du secteur des affaires. Il comprend également un représentant des employés et un représentant des clients et se tient au
moins quatre fois par an. -
Bonnie Brayton – Présidente, Directrice Réseaux des femmes handicapées du Canada
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Me Christine Anagnostou – Vice-Présidente, Avocate - milieu des affaires
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Tony Vescio – Trésorier, CPA, CA | Associé, Raymond Chabot Grant Thornton
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Tina Recine – Représentante du CSSS Cavendish
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Debbie Ungar – Représentante des organismes communautaires
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Bernard St-Laurent – Représentant des usagers
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Doreen Lanteigne – Représentante des employés
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Bruce Cameron : Directeur général et secrétaire
L’équipe administrative
U
ne équipe dynamique, sympathique et attentive aux besoins de notre clientèle, toujours disponible pour rendre satisfaction. Notre équipe administrative est composée des personnes suivantes :
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Bruce Cameron, Directeur général
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Linda Cassell, Responsable des horaires des employés et de la clientèle
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Terry Gianforte, Agente Responsable-Qualité & Superviseure des employés de terrain
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Edwin Blanchard, Chef d’équipe des travaux grand ménage
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Guidioni Lowe, Agent de développement, de Marketing et des Communications
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Luis Cartagena, Agent comptable, chargé de la facturation et de la comptabilité
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L’équipe de terrain
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ous nos employé (es)s sont minutieusement sélectionnés, formés et encadrés, à la suite d’un processus de sélection mis en place par l’organisme. En effet, nous considérons que la formation des employés est un des éléments clés de la
satisfaction de notre clientèle. C’est sur cette belle équipe, de plus de 40 employés et sur la qualité de notre service à la clientèle que nous fondons notre développement : Val Alexander, Vanessa Alexander, Eda Alleyne, Pauline Brown, Hazel Buen, MarieImmanculee Cameau, Audrey Campbell, Yvette Charles, Sonia Chase, Eulene Daniels, Michelle Daoust, Lecia David, Susan DeMedeiros, Estime Demoulin, Aziza Elhaili, Charito Estigoy, Diana Fabiancic, Carol Gabriel, Shannon Gardiner, Catrina Gheorghiu, Hyacinth John, Suzanne Labranche, June Weston, Aline Trudeau, Janet Samuels, Ronald Lalonde, Doreen Lanteigne, Maureen Lewis, Yolette Lubin, Marie-Anne Michel, Marjorie Mombrun, Linda Morin, Doreen Nixon, Sharon Prendergast, Veronica Rawlins, Pamela Rhoden, Phyllis Riddell, Marie Christina Garcia Lopez.
Mot de la Présidente 012-2013 : Une année de changements. C’est ce qui me vient à l'esprit quand j’y
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pense. Ce fut une année électoral au Québec et avec les élections, il y a toujours la possibilité de changements pouvant affecter notre secteur d’activités et nos
clients. Les engagements récents et les signaux de l'actuel gouvernement du Québec semblent évoluer dans le bon sens. Sous la direction de notre directeur général Bruce Cameron, notre organisation a connu des changements importants cette année, à la fois en interne, qu’en terme de notre approche axée sur notre capacité à servir nos clients, de soutenir notre équipe de bureau, le personnel de terrain et d'honorer notre mission. Notre nouveau logo, notre bulletin d'information et la conception d’une page web parlent plus qu'un simple changement d'image, car elle nous
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rappelle ce que nous faisons. Nous servons les gens, notre communauté et nous rendons hommage à la dignité de nos clients et le droit à leur autonomie. Nous tenons à remercier la Corporation de Développement Économique Communautaire de Côte-des -Neiges/Notre-Dame-de-Grâce, pour le soutien constant et indéfectible, pour les ressources financières et l'expertise technique dont elle continue à nous apporter. Ce type de partenariat et de soutien est indispensable pour maintenir ce service communautaire vital. Nous ne ferons pas fi du Fonds de développement d'emploi de Montréal dont les ressources, le personnel et le soutien ont également été précieux dans l'amélioration de nos processus financiers
internes
et
notre
approche
globale
des
problèmes
budgétaires.
Nous regardons vers 2013-2014 avec optimisme et un sens d'anticipation. Je tiens à remercier personnellement Bruce Cameron, pour le leadership remarquable qu'il a toujours démontré, mais singulièrement pour l'année écoulée. Il n’a ménagé aucun effort par beaucoup de travail et de responsabilité supplémentaire, pour nous faire traverser une nouvelle et passionnante phase de notre organisation développement.
Rapport des activités
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n 2012-2013, Coup de balai a mis l’emphase sur les conditions d’emploi, l’amélioration des systèmes de comptabilité et de renforcement du contrôle interne, le développement des outils de marketing, l’embauche d’un agent de
développement et de communications, la révision de ses services de grand ménage et finalement, sur l’implantation d’un système de formation terrain et bureau, laquelle se déroulera en 2013 -2014. Toutes ces activités, dans le but d’être plus efficient dans nos opérations. Il faut préciser qu’il y avait certains coûts importants et non prévus, associés à ceux-ci, mais très cruciaux pour le bon fonctionnement de l’organisme. 4
L’entreprise s’est penchée sur les aspects suivants :
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Le fonds pension : L’entreprise a décidé de continuer avec sa participation, même en accusant un déficit budgétaire. Il serait idoine que les gens qui donnent à la communauté puissent avoir la possibilité d’accéder aussi aux conditions d’emplois existants dans le secteur public et privé. En modifiant notre taux de participation, nous pouvons continuer à contribuer au fonds. Les difficultés de financement, du manque de fonds de roulement et de mise en marché sont toujours présentes: Nous rencontrons toujours des difficultés à financer adéquatement les opérations de l’entreprise. Nos sources de revenus sont fragiles, notre fonds de roulement a atteint sa limite et par conséquent, nous n’avons pas les moyens de développer d’autres activités génératrices de revenus. Nous avons décidé d’augmenter nos tarifs. Pour la première fois, l’augmentation chez les aînées sera moins, comparativement aux ménages actifs. Toutefois, nous nous rendons compte que l’élasticité entre nos besoins et la capacité des clients à payer nos services pourrait être très tendue. Il faut souligner que les fonds octroyés par le Ministère de la Santé et services sociaux aident à couvrir des frais administratifs. Malgré l’augmentation du tarif horaire et les améliorations financières du Ministère de la Santé et des Services sociaux, nous avons fait appel à notre Corporation de Développement Économique Communautaire de Côte-des-Neiges/NotreDame-de-Grâce ainsi qu’à Emploi Québec pour un soutien financier. Le manque de ressources humaines / Taux de roulement : Le recrutement des préposés d’aide à domicile est toujours problématique. Nous faisons partie d’un programme de formation que la Commission scolaire de Montréal lancera au printemps 2013. Nous espérons que cette formation de 450 heures pourra nettement améliorer nos besoins et stabiliser le taux de roulement. 5
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Le plan de redressement doit être prioritaire Nous avons entrepris plusieurs démarches avec des consultants externes, afin de moderniser notre système de comptabilité et nos contrôles internes, pour être en mesure de prendre des décisions appropriées et faire des ajustements nécessaires, dans l’optique d’avoir une meilleure santé financière. Nous sommes en période de redressement et nous comptons sur notre plan marketing pour augmenter nos ventes. Nous ferons des révisions budgétaires trimestrielles, à l’effet de suivre nos prévisions. Cela nous permettra d’ajuster ou faire des modifications au fur et à mesure. Pour l’année fiscale 2013-2014, il est prévu une augmentation de 4% de ventes chez les personnes âgées. L’entreprise doit impérativement atteindre plus de 39000 heures de ventes en travaux légers et autour de 7000 heures en légers actifs. Les retombées des services de travaux lourds devraient couvrir une partie du déficit en travaux légers. Enjeux pour l’année 2013 -2014 L’annonce de l’assurance autonomie implique beaucoup de mesures qui toucheront à coup sûr notre offre de service. Le panier des services subventionnés pourrait inclure les soins à la personne, prévus pour l’hiver 2014. Nous discuterons avec nos partenaires afin d’assurer que la mise en place de cette nouvelle mesure soit une réussite Par ailleurs, la balance entre un sain portrait financier et nos objectifs sociaux est et sera toujours au sein des préoccupations de notre Conseil d’administration. Les déficits accumulés des années antérieures nous montrent que les mesures de financement actuel et les conditions dans lesquelles nous offrons nos services doivent changer. Coup de balai prendra sa responsabilité et fera son mieux afin de maintenir cet équilibre. Nous devons protéger nos gains et porter très haut l’étendard de Coup de balai dans le réseau d’aide à domicile. Et bientôt 15 ans d’existence!!! Nous comptons organiser un événement qui restera à jamais gravé dans les anales de l’histoire, un événement à ne pas manquer!
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Activités de Marketing et Communications
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ous sommes convaincus que sans un nouveau plan marketing, nous atteindrons difficilement nos objectifs de vente pour les années 2013-2015. Nous avons effectué plusieurs démarches depuis le mois d’octobre 2012, lesquelles
démontrent un profil positif de nos clients et partenaires. En nous fondant sur celui-ci, nous sommes persuadés que nous réussirons. Le sondage Satisfaction client Dans l’optique de poursuivre l’amélioration de la qualité de son travail, un questionnaire a été octroyé a un échantillon représentatif des clients actifs de Coup de balai Inc., aux organismes en collaboration avec Coup de balai, tels le CSSS Cavendish et le Centre Cummings. Le sondage visait à déterminer la satisfaction client d’une part et d’autre part, la relation entre ces organismes et Coup de balai dans les services d’aide à domicile des citoyens du territoire CSSS Cavendish.
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Recrutement des nouveaux préposés : -
Conception des affiches, d’un dépliant et des tracts pour recrutement.
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Pose des affiches dans des lieux publics
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Distribution des tracts
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Réalisation des cartes d’affaires destinées au staff pour référer de nouveaux préposés ont été conçues et imprimées
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Annonces dans le Journal 24h.
Promotion des services : -
Conception et réalisation d’un dépliant institutionnel
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Dépôt des dépliants dans les organismes partenaires
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Création d’un nouveau site web (en cours)
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Impression des cartes d’affaires
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Conception et réalisation d’un Roll Up (bannière)
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Présentation dans les HLM
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Présentation au CLSC NDG
Communication interne : -
Parution mensuelle d’un numéro d’infolettre destiné aux employés.
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Organisation des rencontres générales avec tout le staff en automne et en printemps
Communication externe : -
Réalisation des sacs éco et autres produits
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Organisation d’un événement de présentation du nouveau logo, site avec les clients
Notoriété et visibilité : -
Participation aux tables communautaires
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Participation aux activités de réseautage
Augmentation de la clientèle : -
Partenariat avec la ville de Montréal (la carte Accès Montréal)
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Parution dans les sites web d’autres organismes tels que la Table de Concertation des Aînés de l’Île de Montréal.
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Autres partenariats en vue.
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