Allegato 1
COMUNE DI FUSIGNANO
PIANO TRIENNALE DI RAZIONALIZZAZIONE DEL SETTORE AFFARI GENERALI (2012 – 2014) d.l.98/2011, art. 16 Obiettivo di risparmio: efficientamento del Settore Affari Generali mediante revisione delle procedure di gestione documentale, in attuazione degli indirizzi del Consiglio Comunale in merito alla riduzione dei costi dei servizi. Rif. Programma relazione di bilancio …. Rif. Codice identificativo obiettivo Piano performance ….
Motivazioni
Superare le criticità che gravano in misura crescente sugli equilibri di bilancio: • le risorse sono sempre più scarse • aumentano progressivamente i vincoli di legge che impediscono il turn over (1 assunzione su 5 cessazioni) e persino le assunzioni a termine • è sempre più difficile assicurare servizi efficienti e di qualità -
Azioni previste nel triennio/ nell'esercizio
Fasi del piano
Risorse utilizzate nel Piano
Vantaggi per l’Ente
Economie e personale interessato
Progettazione di nuove procedure di gestione documentale, in stretto raccordo con gli uffici dell’Unione dei Comuni della bassa Romagna. (v. allegata relazione) - Attuazione sperimentale delle nuove procedure, da estendere eventualmente in tutti i Comuni aderenti all’Unione Fasi previste: entro aprile 2012 : progettazione entro il 2012: sperimentazione nel biennio 2013 – 2014: perfezionamento delle procedure e/o supporto in fase di estensione del progetto
umane: Quelle assegnate a Settore finanziarie: Non sono previste risorse aggiuntive. E’ prevista invece una riduzione del costo dei servizi erogati dal Settore strumentali: Quelle assegnate a Settore Il progetto consente da un lato di migliorare la qualità della protocollazione dei documenti, in termini di omogeneizzazione e di maggior conoscenza delle competenze legate alle varie scrivanie (del Comune e dell’Unione). Dall’altro lato, ne consegue per il Comune di Fusignano la riduzione a partire da aprile 2012 del 100% del costo dell’unità di personale addetta al protocollo per trasferimento all’Unione dei Comuni della Bassa Romagna. Una parte di tale costo costituisce una economia per l’ente. Occorre precisare che i compiti in esame sono in parte addossati al personale del settore (segreteria: ricezione e smistamento posta, copie agli assessori, trasmissione dei documenti dell’Unione con modalità tali da evitare dispersioni e/o
ritardi; URP: protocollazione dei documenti di Polizia municipale; tutti gli uffici: protocollazione decentrata dei documenti di competenza del Comune); la parte restante delle attività spetta agli uffici amministrativi dell’Unione, che sono destinatari anche degli ulteriori compiti di segreteria correlati al progressivo conferimento delle funzioni. Pertanto, dal computo delle economie occorre detrarre la quota di maggiori costi rimborsata all’Unione con riferimento agli adempimenti “ceduti” agli uffici amministrativi dell’Unione. Si può quantificare prudenzialmente l’economia “effettiva” in euro 4.000 all’anno (il 20 % del costo dell’unità di personale non sostituita, parametrata su otto mesi); il vantaggio si estende al triennio 2012-2014 – ferma restando l’esigenza di monitorare i costi e i benefici nel corso del triennio, in modo da verificare le effettive economie. Dipendenti del Settore nel preventivo 2011: Dipendenti del Settore nel preventivo 2012: Dipendenti del Settore nel preventivo 2013: Dipendenti del Settore nel preventivo 2014:
Indicatori
Fusignano, ________________ Il RESPONSABILE DEL SETTORE AFFARI GENERALI ________________________________________
Revisione delle procedure di gestione documentale RELAZIONE ALLEGATA AL PIANO TRIENNALE DI RAZIONALIZZAZIONE DEL SETTORE AFFARI GENERALI (2012 – 2014) L’UNIONE DEI COMUNI È UNA RETE TERRITORIALE MULTIENTE. UNA RETE A CUI PARTECIPANO SOGGETTI COLLOCATI FISICAMENTE IN PIU’ SEDI; IN ALCUNI CASI SI TRATTA DI ORGANI ESPONENZIALI DI ENTI DIVERSI (UNIONE/SINGOLO COMUNE). Di tale aspetto bisogna tener conto in sede di regolamentazione delle procedure amministrative: - gestione dei documenti (protocollazione, archiviazione ecc.) - gestione degli atti (autorizzativi, deliberativi , di spesa ecc.) - gestione degli appalti In particolare, la protocollazione dei documenti deve avvenire in base al funzionigramma dell’Unione e dei Comuni, indipendentemente dall’ente CHE LI RICEVE. I documenti di competenza dell’UNIONE vanno protocollati sul registro dell’Unione (e non su quello del singolo Comune) anche se pervenuti al Comune; non è pensabile peraltro di respingere il documento al mittente, da ridestinare all’Unione: sarebbe una risposta “burocratica”, assai poco comprensibile. Per realizzare tale assunto basilare, ci sono due possibili soluzioni. I documenti di competenza dell’Unione recapitati al singolo Comune per posta, tramite PEC o brevi manu (per scelta o per errore), devono essere protocollati sul registro dell’Unione: - da parte della segreteria del Comune; - (oppure) da parte degli sportelli decentrati ed uffici centrali dell’Unione Si propone di sperimentare, nel Comune di Fusignano, in accordo con l’Unione, il passaggio dalla prima alla seconda soluzione, nell’intento di agevolare e uniformare la protocollazione ferma restando l’esigenza di semplificare la raccolta dei documenti - che il cittadino consegna comodamente nel proprio Comune e che vengono trasmessi all'ufficio competente dell'Unione. Vantaggi: - Il cittadino può tuttora consegnare i documenti nel proprio ente - Al tempo stesso, la protocollazione è maggiormente omogenea - Un’assegnazione precisa alle varie scrivanie dell’Unione - Economie di scala (meglio gestibile il problema dei picchi di lavoro, delle sostituzioni ecc.) Criticità possibili: - In attesa della dematerializzazione degli atti, si pone l’esigenza di un ordinato trasferimento dei documenti cartacei (non ancora protocollati) dalla periferia al centro E’ del tutto evidente la necessità di adottare accorgimenti per prevenire il rischio di dispersioni e/o ritardi. Con riferimento ai documenti cartacei, la soluzione proposta si articola in due tipologie di servizi dell’Unione. A) Gestioni Unione con sportello “settimanale” (tributi, SUE, SUAP ecc.): - (di regola) i documenti pervenuti per posta o brevi manu vengono consegnati allo sportello decentrato dell'Unione, negli orari di apertura al pubblico, e recapitati in giornata alla postazione di protocollazione di Lugo, presso il rispettivo settore - (nei periodi di eventuale chiusura dello sportello) i documenti vengono recapitati tramite messo alla postazione di protocollazione di Lugo; in caso di urgenza, documento scansionato e anticipato via mail B) Gestioni Unione con sportello “fisso” (ragioneria, servizi socio-educativi ecc.): i documenti pervenuti per posta o brevi manu vengono consegnati allo sportello decentrato dell'Unione, che li recapita tramite messo alla postazione di protocollazione di Lugo, presso il rispettivo settore; in caso di urgenza, lo scansiona e anticipa via mail Analogamente, i documenti digitali di competenza dell’Unione pervenuti via PEC alla casella del Comune possono essere inoltrati alla PEC dell’Unione, informando il soggetto mittente di tale inoltro, in modo da favorire a regime una corretta spedizione (compreso il caso delle PEC interoperabili); anche in questo caso è l’Unione a procedere alla protocollazione sul proprio registro. Tale soluzione non è prospettabile nelle procedure di gara e di concorso, laddove il bando prescriva a pena di esclusione che il documento debba pervenire alla casella dell’Unione: in tal caso il Comune erroneamente coinvolto non può che rifiutare il documento, invitando il mittente a inoltrarlo all’indirizzo giusto. Ultima annotazione, non meno importante: qualora il documento di competenza dell’Unione pervenuto al
Comune per posta o brevi manu o via PEC rivesta anche interesse politico, il protocollo ne stampa e consegna copia al proprio sindaco e/o assessore prima di procedere al predetto inoltro. Le postazioni di protocollazione presso la sede centrale dell’Unione provvedono invece alla consegna di copia del documento, qualora opportuno, al sindaco di riferimento dell’Unione. Infine, qualora il documento pervenuto al Comune per posta o brevi manu o via PEC abbia carattere essenzialmente politico istituzionale (es. convocazione sindaci in prefettura) deve essere protocollato (anche) sul registro del Comune. Al termine della sperimentazione (gennaio 2013), il nuovo sistema potrà essere esteso a tutti gli enti, previo adeguamento del manuale di gestione documentale dell’Unione e dei Comuni aderenti e individuazione, con apposite deleghe, dei soggetti che trasportano documenti da un ente all’altro.
Allegato 2
COMUNE DI FUSIGNANO
PIANO TRIENNALE DI RAZIONALIZZAZIONE DEL SETTORE TECNICO (2013 – 2014) d.l.98/2011, art. 16 Obiettivo di risparmio: efficientamento del Settore tecnico mediante revisione dell’assetto organizzativo, in attuazione degli indirizzi del Consiglio Comunale in merito alla riduzione dei costi dei servizi. Rif. Programma relazione di bilancio …. Rif. Codice identificativo obiettivo Piano performance ….
Motivazioni
Superare le criticità che gravano in misura crescente sugli equilibri di bilancio: • le risorse sono sempre più scarse • aumentano progressivamente i vincoli di legge che impediscono il turn over (1 assunzione su 5 cessazioni) e persino le assunzioni a termine • è sempre più difficile assicurare servizi efficienti e di qualità -
Azioni previste nel triennio/ nell'esercizio
-
Fasi del piano
Progettazione dei nuovi assetti organizzativi, alla luce anche del successivo collocamento a riposo del responsabile di area, in stretto raccordo con gli uffici dell’Unione dei Comuni della bassa Romagna. Attuazione sperimentale delle nuove procedure,
Fasi previste: entro aprile 2013 : progettazione nel biennio 2013 – 2014: realizzazione nuovi assetti organizzativi e conseguimento delle economie
Risorse utilizzate nel Piano
Vantaggi per l’Ente
Economie e personale interessato
Indicatori
umane: Quelle assegnate a Settore, più eventuali unità di personale in convenzione finanziarie: Non sono previste risorse aggiuntive. E’ prevista invece una riduzione del costo dei servizi erogati dal Settore strumentali: Quelle assegnate a Settore Il progetto consente di razionalizzare i costi dei servizi, mantenendo gli standard di funzionalità, nonostante l’impossibilità di assumere un nuovo dirigente. I compiti in esame sono in parte addossati al personale del settore – con il supporto di alcune professionalità condivise con i Comuni limitrofi e/o l’Unione Si può quantificare prudenzialmente l’economia “effettiva” in euro 3.000 all’anno (il 20 % del costo dell’unità di personale non sostituita, parametrata su otto mesi) – A DECORRERE DAL 2013 - ferma restando l’esigenza di verificare i costi e i benefici alla luce di quelle che saranno le condizioni di partenza. Dipendenti del Settore nel preventivo 2011: Dipendenti del Settore nel preventivo 2012: Dipendenti del Settore nel preventivo 2013:
Dipendenti del Settore nel preventivo 2014:
Fusignano, ________________ Il RESPONSABILE DEL SETTORE TECNICO ________________________________________
