Projektplan
Dnr: Ubn 2010/20
Plan för utveckling av Barkarby College – utbildningscentrum i Barkarbystaden
Version 5
2011-06-28
Utbildningsförvaltningen Kansliet Kirsti Jolma, Projektledare Barkarby College Telefon: 08-5802 83 03, 070-002 73 36 Fax: 08-580 30215
Besöksadress: Vasaplatsen 11 Postadress: 177 80 JÄRFÄLLA Telefon växel: 08-580 285 00 E-post:
[email protected] Webbplats: www.jarfalla.se Organisationsnummer: 212000-0043 Postgiro: 30918-7 Bankgiro: 239-2082
2011-06-20
2 (12)
Innehåll 1.
BASFAKTA.........................................................................................................3 1.1. Projektets start- och slutdatum .....................................................................3 1.2. Godkännande................................................................................................3 1.3. Information om revideringar ........................................................................4
2.
PROJEKTETS BAKGRUND, IDÉ OCH MÅL ..................................................4 2.1. Bakgrund ......................................................................................................4 2.2. Förväntat resultat - Vision på lång sikt ........................................................4 2.3. Mål för fas 1 (2011-05-01 - 2012-04-30).....................................................5
3.
PROJEKTETS OMFATTNING ..........................................................................6 3.1. Delmål och godkännande .............................................................................6
4.
ORGANISATION OCH ROLLER......................................................................7
5.
MILSTOLPAR OCH PROJEKTAVSLUT .........................................................8 5.1. Milstolpar och beslutspunkter ......................................................................8 5.2. Projektavslut...............................................................................................10
6.
ARBETSSÄTT OCH KOMMUNIKATION.....................................................11 6.1. Uppföljning ................................................................................................11 6.2. Dokumenthantering och informationsspridning.........................................11
7.
MATERIAL, RESURSER OCH KOSTNADER ..............................................11 7.1. Projektets sammantagna budget .................................................................11
8.
KRITISKA FAKTORER, RISKER ...................................................................12
2011-06-20
1.
BASFAKTA
1.1.
Projektets start- och slutdatum
Startdatum
Slutdatum
2011-05-01
2012-04-30
1.2.
3 (12)
Godkännande
Härmed godkänns innehållet i projektplanen
Styrgruppsordförande: Järfälla 2011-06-28 Ort och datum
Projektledare:
Annika Ramsell
Järfälla 2011-06-28 Ort och datum
Kirsti Jolma
Resurser, godkännande Jag är informerad om att jag ska avsätta resurser nedanstående personella resurser för att utföra den del av arbetsuppgifterna som tilldelats och i och i den omfattning som krävs för att nå projektmålet i denna Barkarby College plan. Organisatorisk enhet, projektdeltagare
Ansvarig chef
Kirsti Jolma (Utbildningsförvaltningen) Sune Stjärnlöf (Utbildningförvaltningen) Gunilla Carlsson (NT-gymnasiet) Per Eklind (YTC) Ulrika Grönqvist (Järfälla utbildningscenter) Carin Dahlin (Vuxenutbildningen) Fredrik Persson (Plex/Näringsliv) Anders C Eriksson (Plan- och bygglov) Mats Johansson (adjungerad, Informationsavdelningen)
Annika Ramsell Annika Ramsell
Torbjörn Neiman (Kultur och fritidsnämnd) Annika Ramsell (Utbildningsförvaltningen)
Annika Ramsell Annika Ramsell Annika Ramsell Annika Ramsell Mikael Åklint Elisabeth Särenfors Greger Ekström Elisabeth Särenfors Elisabeth Särenfors
Signatur
2011-06-20
1.3.
4 (12)
Information om revideringar
Version
Datum
Kommentar
Signatur beställare
Signatur projektledare
1
31 maj 2011 28 juni 2011
Utkast till projektplanen
AR
KJ
Godkännande av projektplanen
AR
kj
2
2.
PROJEKTETS BAKGRUND, IDÉ OCH MÅL
2.1.
Bakgrund
En motion, Satsa på utbildningscenter på Barkarbyfältet! – från Lotta Håkansson Harju (S) och Agneta Karlsson (S). Utbildningsnämnden antog ett svar på motionen på nämndens möte 2010-04-27. Därefter har kommunledningskontoret berett frågan och 2010-08-30 beslutade Kommunfullmäktige att tillstyrka motionen och Utbildningsnämnden fick i uppdrag att arbeta vidare med utbildningscentrum på Barkarbyfältet utifrån det underlag som nämnden tidigare tagit fram. Med det avses i första hand den rapport – Barkarby College – Banbrytande gymnasie- och vuxenutbildning med naturvetenskaplig och teknisk profil – som nämnden tog ställning till 2006. Kansliet har utarbetat en plan för det fortsatta arbetet. Olika intressenter inom kommunen som t ex planerings- och exploateringsavdelningen deltar i arbetet och kontakter utvecklas med det lokala näringslivet, högskolor, andra kommuner och olika utbildningsanordnare. En särskild projektledare har anställts för projektet 2011-05-01-2012-04-30. Projektet avrapporteras kontinuerligt vid nämndens möten med en första rapport vid nämndens möte i oktober då det även fattas ett beslut om fortsatt inriktning på projektet. 2.2.
Förväntat resultat - Vision på lång sikt
Järfälla strävar efter att ligga i framkant då det gäller behövliga naturvetenskapliga och tekniska, närliggande och/eller andra utbildningar utifrån branschernas behov. Visionen och ambitionen är att Barkarby College ska fungera som ett nav för naturvetenskapligt och tekniskt inriktad utbildning på gymnasial och eftergymnasial nivå i nordvästra Stockholm. Med Barkarby College kommer kommunen att ansluta sig till den regionala utvecklingsplanen, driva på den regionala utvecklingen, förstärka kompetensförsörjningen för den lokala/regionala arbetsmarknaden och bidra till att Barkarby-Jakobsberg blir den naturliga regionala kärnan. Styrkan i Barkarby College konceptet ligger i dess flexibilitet, dynamik och samarbete med näringsliv, andra kommuner, skolor, utbildningsanordnare och universitet/högskola. Genom att knyta an andra verksamheter t ex olika typer av tjänsteföretag, konferensanläggning, bibliotek, motionsanläggning till det nya utbildningscentret kommer Barkarby College
2011-06-20
5 (12)
tillgodose den nya Barkarbystadens behov och verksamheter. Målet är Barkarby College har fler ägare och utförare än bara kommunen. Framförallt genom yrkeshögskoleutbildning som kommer att bli en viktig del i Barkarby College kommer en närmare och naturlig koppling till näringslivsstrukturen i en regionkärna att skapas och utvecklas. Visionen är att samla ett relativt stort antal YH-utbildningar inom ett brett ämnesområde som anknyter till denna struktur och organisera dessa utbildningar i form av yrkeshögskola med lokalisering till en regionkärna. Genom att ligga i framkanten i att identifiera och genomföra behövliga och realiserbara gymnasiala och eftergymnasiala (YH) utbildningar är Järfälla kommun en god förebild för framtida utbildningskoncept i ett nära samarbete med det regionala näringslivet. I kommunen finns idag en särskild kompetens och lång erfarenhet av projekt inom flerspråkighet vilket kommer att tas tillvara och vidareutvecklas i de nya utbildningskoncepten för gymnasiala och eftergymnasiala utbildningar inom Barkarby College. Ett exempel är SFINX, Intensiv svenska för ingenjörer som kommunen driver sedan flera år tillbaka och som kommer att vidareutvecklas inom Barkarby College. För att Järfälla gymnasieskolor och vuxenutbildningen ska kunna infria visionen och vara nationellt ledande måste en ny profil med nya utbildningar även för de naturvetenskapliga och tekniska gymnasiala utbildningarna utvecklas i ett nära samarbete med näringslivet i den regionala kärnan. Närheten till Veddesta, Barkarby, Jakobsberg, Stockholm tas tillvara för praktikplatser och annan typ av näringslivssamverkan i gymnasial utbildning inom Barkarby College.
2.3. Mål för fas 1 (2011-05-01 - 2012-04-30) Projektmål är att skapa en gemensam bild för Barkarby College genom att utveckla ett innehållsmässigt och pedagogiskt koncept för ett naturvetenskapligt och tekniskt utbildningscenter på gymnasial och eftergymnasial nivå i nordvästra Stockholm. Att utveckla ett nära samarbete med partners/ägarintressenter från näringsliv, högre utbildning, andra kommuner och utbildningsanordnare är en väsentlig del i utveckling av konceptet. Projektet avrapporteras kontinuerligt vid nämndens möten och målet är att med den i det här projektet framtagna gemensamma bilden - konceptet Barkarby College - ge nämnden ett behövligt underlag för att kunna fatta beslut om fortsatt inriktning på projektet under och efter fas 1. Inledningsvis är det viktigt att tänka brett angående konceptet. Delmål 1 är att ta fram en branschanalys som visar vilka utbildningsinriktningar på gymnasial och eftergymnasial nivå inom naturvetenskaplig och teknisk inriktning eller närliggande områden det finns behov av och därmed förutsättningar att etablera ett nytt utbildningscenter kallat för Barkarby College i Barkarbystaden. Branschanalysen ska genomföras under försommaren 2011. Delmål 2 är utveckla ett innehållsmässigt och pedagogiskt koncept som inom Stockholm Väst kan tillgodose behov av gymnasieutbildning, yrkeshögskoleutbildning, uppdragsutbildning och företagsutbildning främst naturvetenskap och teknik i samarbete med tänkbara partners och ägarintressenter. I detta ingår att undersöka förutsättningarna för om ett TeknikCollege kan bli eller inte en del av konceptet i Barkarby College samt om lokaliseringen kan vara provisoriskt under första fasen.
2011-06-20
6 (12)
Delmål 3 är att utifrån den framtagna branschanalysen (Delmål 1) och undersökningen om TeknikCollege (Delmål2) och i samarbete med det lokala/regionala näringslivet utveckla ett unikt koncept för behövliga och realiserbara gymnasiala och eftergymnasiala (YH) utbildningar olika inom främst naturvetenskap och teknik. Att utveckla ett nära samarbete med tänkbara partners/ägarintressenter från näringsliv, högre utbildning, närliggande kommuner och utbildningsanordnare ingår i utveckling av konceptet och är en väsentlig och viktig del i delmål 3. Delmål 4 (bygger på Delmål 1, 2 och 3) är att i ett nära samarbete med näringslivet och ev. andra intressenter (kommuner, utbildningsanordnare) skriva en utbildningsansökan om YH utbildning till Yrkeshögskolemyndigheten. Om kommunen beviljas YH utbildningen kan utbildningen startas tidigast ht 2013 eller vt 2014.
Projektperioden (Fas 1) avser 2011-05-01 - 2012-04-30 och projektet avrapporteras kontinuerligt vid nämndens möten med en slutrapport vid nämndens sista möte under våren 2012. Vid nämndens möten under hösten 2011 och våren 2012 diskuteras och fattas beslut om fortsatt inriktning på projektet från 1 maj 2012. Det fortsatta arbetet handlar om att UKN begär hos kommunstyrelsen att stadsbyggnadsnämnden ska ge i uppdrag att ta fram en detaljplan för Barkarby College i Barkarbystaden i anslutning till pendeltågstationen. Vidare är det fortsatta uppdraget att driva processer kring byggandet av Barkarby College, fördjupa kontakterna med närliggande kommuner, företag och högskola/universitet, utveckla ev. TeknikCollege -samarbete och driva det pedagogiska utvecklingsarbetet.
3.
PROJEKTETS OMFATTNING
3.1.
Delmål och godkännande
Leverans
Kriterier för leveransgodkännande
Godkänns av
Datum
Delmål 1: Branschanalys
Kartläggning/analys av utbildningsbehov. Kriterierna är specificerade i anbudet 2011-03-07 från Sweco Eurofutures.
Beställare via styrgrupp
30 augusti 2011
2011-06-20
7 (12)
Delmål 2: TeknikCollege – en del av Barkarby College?
Undersökning om ett TeknikCollege kan bli en del av Barkarby College är genomförd. Att ta tillvara de befintliga utbildningarna (NT, YTC, KomTek, etc.), skrivbordsundersökning, studiebesök, möten, goda förebilder och diskussion med forskare och annan expertis.
Beställare via styrgrupp
Delmål 3: Första utkast till ett koncept för Barkarby College Inkl en lista på ev. tänkbara intressenter och samarbetspartners. Delmål 4: Yh utbildningsansökan
Ägarintressenter, Styrgrupp praktikföretag, andra intressanta företag/samarbetspartners, närliggande kommuner, högskolor, utbildningsanordnare. Utbildningsansökan till Beställare Yrkeshögskolemyndigheten är framtagen i samarbete med de samverkande företagen.
30 sept. 2011
29 nov 2011
24 april 2012
Slutgiltigt förslag till ett innehållsmässigt och Överskådlig bild inkl en pedagogiskt koncept för skriftlig Barkarby College konceptbeskrivning.
4.
ORGANISATION OCH ROLLER
Roll
Namn
Ansvar och befogenheter
Beställare
Annika Ramsell, utbildningsdirektör Annika Ramsell, utb.direktör Sune Stjärnlöf, programchef Torbjörn Neiman, kultur- och fritidsdirektör Fredrik Persson, näringslivssamordnare Mats Johansson (adjungerad), informationschef, Anders C Eriksson, Stadsarkitekt, Plex Kirsti Jolma, projektledare (adjungerad)
Definiera och ansvara för projektets mål Beställare utser styrgrupp om behövligt. Säkerställa att projektet har tillräckliga resurser för att nå önskat resultat. Följa upp att projektet utvecklas enligt projektplan
Styrgrupp
2011-06-20
Projektledare
Kirsti Jolma
Projektmedlemmar/ Gunilla Carlsson (NT), projektgruppen Per Eklind (YTC), Ulrika Grönqvist (Järfälla Utbildningscentrum), Carin Dahlin (Vux), Kirsti Jolma (Utb.nämnden) Sune Stjärnlöf (Utb.nämnden) Eva Kjellström (HTS gym) En representant från KTH dock inte inledningsvis Referensgrupp Bildas senare
Övriga interna resurser Eventuellt externa leverantörer
Arbetsmarknadens parter Vilka andra? Bestäms senare Sweco Eurofutures
8 (12)
Leder projektet inom ramen för projektplanen. Ansvar att leda produktionen i projektet Producerar de resultat som leder till att projektets mål uppfylls
Vara rådgivande avseende resultatets funktionella innehåll och kommande användning
Kartläggning/analys av utbildningsbehov
5.
MILSTOLPAR OCH PROJEKTAVSLUT
5.1.
Milstolpar och beslutspunkter
Styrgruppsmöten Styrgruppsmöten hålls en gång i månaden - sista tisdagen i månaden kl 10.00 – 11.30 - med undantag för juli och december enligt nedan. Obs! Vid reservation för komplettering och förändringar så att mötesschemat stämmer med verkligheten. Milstolpe/beslutspunkt/styrgruppsmöten Styrgruppsmöte 1 Bakgrund, presentation av projektorganisationen, arbetssättet och projektplanen. Styrgruppsmöte 2 Godkännande av projektplanen Styrgruppsmöte 3 Resultat av branschanalysen; förutsättningarna för att etablera Yrkeshögskolekurser. Gemensam målbild. Enkel broschyr om Barkarby College klar för att delas ut till olika intressenter. Styrgruppsmöte 4 Resultat av undersökningen om TeknikCollege kan bli en del i Barkarby College (Beslut)
Datum 31 maj 2011
28 juni 2011 30 augusti 2011 OBS! Kl 10.30– 12.00
27 september 2011
2011-06-20
Möjliga samarbetspartners och andra intressenter. Utbildningsnämndens möte Projektledarens nulägesrapport (projektplan) till Utbildningsnämnden Styrgruppsmöte 5 Ett första utkast till utbildningsansökan till YH myndigheten Konceptskiss Barkarby College inkl tänkbara samarbetspartners Styrgruppsmöte 6 Ett första utkast till ett innehållsmässigt och pedagogiskt koncept för Barkarby College. En lista på tänkbara intressenter - företag, organisationer, utbildningsanordnare med kontaktuppgifter som ska kontaktas. Styrgruppsmöte 7 Broschyr om Barkarby College Plan för marknadsföring, informationsmöten regionalt och inom kommunen (elever, berörda förvaltningar, företag, skolpersonal) Styrgruppsmöte 8 Ett andra utkast till Yrkeshögskolemyndigheten Ett bearbetat utkast till ett innehållsmässigt och pedagogiskt koncept för Barkarby College Styrgruppsmöte 9 Lista på intressenter och partners som visar ett fortsatt och fördjupat intresse för vidareutveckling och samarbete kring Barkarby College. Projektet förankrat regionalt och inom kommunen (elever, berörda förvaltningar, företag, skolpersonal, utbildningsföretag) Styrgruppsmöte 10 Utbildningsansökan till YH myndigheten klar. Slutgiltigt förslag till ett innehållsmässigt och pedagogiskt koncept för Barkarby College. Projektavslut fas 1 och Kick Off fas 2 Styrgrupp, projektgrupp, referensgrupp, samverkande företag
9 (12)
4 oktober 2011
25 oktober 2011 29 november 2011
31 januari 2012
28 februari 2012
27 mars 2012
24 april 2012
2012-05-15
Projektgruppen Projektgruppens möten hålls en gång i månaden enligt nedan. Veckodag: tisdag, Tid: kl 15.00–16.30. Obs! Vid reservation för komplettering och förändringar så att mötesschemat stämmer med verkligheten. Milstolpe/beslutspunkt/projektgruppsmöten Projektdirektiv för att dra upp riktlinjerna, forma organisationen och arbetssättet. Projektgrupp, möte nr 1 Bakgrund, presentation av projektplan, -organisationen och arbetssättet. Brainstorming kring konceptet Barkarby College. (Underlag projektrapporten Barkarby College, Dnr UKN 2005/138, egna idéer, erfarenheter, goda förebilder, framtidskompetenser)
Datum
2011-05-05 2011-06-20
2011-06-20
Projektgrupp, möte nr 2 Gemensam målbild och definiering av arbetsuppgifterna och rollerna. Resultat av branschanalysen. Förutsättningarna för att etablera yrkeshögskoleutbildningar. (Analysen mailas till alla 30 juni.) Undersökning om TeknikCollege kan bli en del av Barkarby College Förslag till samarbetspartners och andra intressenter. Projektgrupp, möte nr 3 Resultat om undersökningen om TeknikCollege kan bli en del av Barkarby College. Broschyr om Barkarby College. Översiktlig konceptskiss Barkarby College samt en lista på tänkbara intressenter som kommuner, företag, organisationer, utbildningsanordnare. Projektgrupp, möte nr 4 Fortsatt arbete med konceptskissen Barkarby College. Ett första utkast till utbildningsansökan till YH myndigheten Projektgrupp, möte nr 5 Ett första utkast till ett innehållsmässigt och pedagogiskt koncept för Barkarby College samt en lista på företag, organisationer, utbildningsanordnare som ska kontaktas. Projektgrupp, möte nr 6 Fortsatt bearbetning av konceptet Barkarby College och företagskontakter Ett andra utkast till utbildningsansökan till YH myndigheten. Broschyr om Barkarby College Projektgrupp, möte nr 7 Fortsatt bearbetning av konceptet Barkarby College och YH ansökan Plan för marknadsföring, informationsmöten regionalt och inom kommunen (elever, berörd förvaltningar, företag, skolpersonal) Projektgrupp, möte nr 8 Fortsatt bearbetning av konceptet Barkarby College och YH ansökan Projektgrupp, möte nr 9 Fortsatt bearbetning av konceptet Barkarby College Lista på samverkande företag Projektgrupp, möte nr 10 Utbildningsansökan till YH myndigheten klar. (Ansökan ska lämnas in senast den 15 september 2012) Slutgiltigt förslag till ett innehållsmässigt och pedagogiskt koncept för Barkarby College inkl samverkande företag. Projektavslut, fas 1 och Kick off fas 2 Styrgrupp, projektgrupp, referensgrupp, samverkande företag
10 (12)
2011-08-26 (Heldag! På Lasse Maja i Barkarby tillsammans med styr- och projektgruppen) 2011-09-13
2011-10-11
2011-11-15
2011-12-13
2012-01-17
2012-02-14 2012-03-13
2012-04-17
2012-05-15
5.2. Projektavslut En slutrapport skrivs i anslutning till projektavslut 30 april 2012 och överlämnas till alla projektmedlemmar.
2011-06-20
6.
11 (12)
ARBETSSÄTT OCH KOMMUNIKATION
6.1. Uppföljning Varje projektgruppsmedlem ska fortlöpande stämma av arbetet med projektledaren. Projektledaren är ansvarig för att mötesanteckningar görs efter styr- och projektgruppsmöten. Projektmedlemmarna ska föra anteckningar angående sina egna arbetsuppgifter och -resultat i projektet och delge dessa regelbundet till projektledaren. Vid eventuella avvikelser från tidplanen eller om problem uppstår ska projektledaren kontaktas omgående. Projektledaren rapporterar om projektets framskridande till styrgruppen genom regelbundet återkommande möten (ref: punkt 5.1 Milstolpar och beslutspunkter). Vid särskilda behov kan hela projektgruppen delta i styrgruppsmöten.
6.2. Dokumenthantering och informationsspridning Projektledaren är huvudansvarig för informationen och dokumentationen av projektet. Styrande dokument, beslut, beställningar av extra konsultinsatser, mötesanteckningar, avtal och andra viktiga projekthandlingar ska fortlöpande dokumenteras. Dokumenten ska vara tillgängliga i projektverktyget Antura. De viktigaste dokumenten såsom projektplan, kallelser och protokoll ska även skickas via epost till styr- och projektgruppen. Det övergripande projektet Barkarbystaden har en egen hemsida www.barkarbystaden.se där Barkarby College presenteras översiktligt för byggherrar och andra viktiga intressenter under fliken Utbildning/Gymnasium och högre utbildning.
7.
MATERIAL, RESURSER OCH KOSTNADER
7.1. Projektets sammantagna budget Projektbudgeten omfattar följande kostnader under fas 1 (2011-05-01-2012-04-30). En mer detaljerad budget av enskilda kostnader upprättas separat och uppdateras kontinuerligt. Kostnad, exkl. moms
Belopp
Kommentar
Sweco Eurofutures Kartläggning/analys av utbildningsbehov
180 000,-
25 % av 180 000,- dvs. 45 000,- finansieras av Näringsliv
Lunchmöten Studiebesök (tågbiljetter etc.) Marknadsföring, informationsmöten Broschyr Barkarby College Övrigt
5 000,10 000,10 000,10 000,5 000,Totalt: 240 000,-
2011-06-20
8.
12 (12)
KRITISKA FAKTORER, RISKER
Risk
Projektmedlemmarnas tid räcker inte till pga. andra stora projekt och arbetsuppgifter Långsiktigt beslutsunderlag saknas
Effekt
Svårt att hinna få fram ett slutgiltigt koncept Svårt att förankra projektet internt och externt Projektet växer och nya Projektet arbetsuppgifter kommer till. försenas. Tiden räcker inte till pga. oväntade Projektet händelser: sjukdom, förändrade försenas. arbetsuppgifter
Åtgärd
Tydligare prioritering.
Kontinuerlig rapportering till UBN. Beslut om fortsatt inriktning om projektet så tidigt som möjligt. Tydligare avgränsning av projektet. Revidering av projektmålen. Projektledaren rapporterar till styrgrupp för åtgärd.
