Yrkeshögskolan Novias ledningssystem – Manual
Bemöter kraven i ISO 9001:2008 samt ISO 14001:2004 Beaktar kraven i 18001:2007 Vasa 2013
MANUAL Sid 1 av 2 Kontrollerad nätverkskopia, men som utskrift informationskopia
I
Inledning
Från olika håll ställs krav på oss i vårt dagliga arbete. Dels ställer våra kunder och intressenter krav på våra verksamheter/tjänster/produkter dels förutsätter huvudmannen, AB Yrkeshögskolan vid Åbo Akademi, att vi arbetar ekonomiskt och effektivt. Dessutom har statsmakten genom lagstiftning gett oss riktlinjer för vår verksamhet. Föreliggande manual är en vidareutvecklad version av de manualer och handböcker som tidigare använts av Svenska yrkeshögskolan och Yrkeshögskolan Sydväst inom kvalitets- och miljöledning. Vidare har krav som finns i OHSAS 18001 beträffande arbetarskyddet beaktats. Manualen utgör ett övergripande dokument i Yrkeshögskolan Novias ledningssystem och beskriver enheterna och deras arbetssätt, de administrativa funktionerna och deras sätt att stöda enheterna i deras verksamhet. Genom att värna om vår kvalitetsmässiga konkurrenskraft, en hållbar utveckling och en god arbetsmiljö möjliggör vi en ekonomiskt tryggad framtid. Detta innebär att var och en i dessa hänseenden bör delta i den kontinuerliga förbättringen av våra tjänster och vår verksamhet. Med stöd av den under åren uppbyggda kvalitetskulturen och arbete med hållbar utveckling och arbetarskydd, vår samarbetsvilja och -förmåga har vi goda förutsättningar att uppfylla de krav som ställs på oss.
Örjan Andersson Rektor Yrkeshögskolan Novia Vasa den 1 augusti 2008
Uppgjord
Dokument
Granskad
BN
Manual_kap1-3.docx
ML
Godkänd ÖA
Datum 13.10.2011
MANUAL Sid 2 av 2 Kontrollerad nätverkskopia, men som utskrift informationskopia
1
Ledningssystemets omfattning
Yrkeshögskolan Novias ledningssystem omfattar all verksamhet. Ledningssystemet är strukturerat enligt ISO 9001:2008 och bemöter kraven i ISO-standarderna 9001:2008 och 14001:2004 samt beaktar kraven i OHSAS 18001:2007. Standarderna är till hjälp för att strukturera arbetet. De baserar sig på den fortlöpande cirkeln: planera, utför, följ upp och förbättra.
2
Normativ hänvisning
Verksamheten inom högskolan regleras och styrs förutom av statsmaktens lagstiftning och upprätthållarens instruktioner av högskolans egna specificerande dokument. Vid upprättandet av ledningssystemet har dessa dokument beaktats och till dessa hänvisas i olika sammanhang.
3
Termer och definitioner
Vid behandling av kvalitetsledningsärenden benämns aktörerna inom högskolans verksamhet i linje med termer och definitioner i ISO 9001:2008 enligt nedan leverantör - organisation - kund Leverantör är den som tillhandahåller oss produkter. Med ordet produkt menas i detta ledningssystem varor eller tjänster. Med ordet organisation menas i detta system Yrkeshögskolan Novia och med begreppet kund avser vi den som erhåller våra produkter. Begreppet kund har mera detaljerat beskrivits i kapitel 5.2 Kundfokus. Vid behandling av miljöledningsärenden används i linje med ISO 14001:2004 och OHSAS 18001:2007 termen intressent för person eller grupp som har intresse av eller påverkas av vår organisations miljöprestanda respektive arbetsmiljöprestanda. I denna manual syftar begreppet miljöledning även på de saker som tillhör arbetsmiljöledningen. I övrigt används terminologi i överensstämmelse med termer och definitioner i de ledningsstandarder vi följer.
Uppgjord
Dokument
Granskad
BN
Manual_kap1-3.docx
ML
Godkänd ÖA
Datum 13.10.2011
MANUAL Sid 1 av 11 Kontrollerad nätverkskopia, men som utskrift informationskopia
4
Ledningssystem
Syftet med ledningssystemet är att: Stöda förverkligandet av högskolans mission, vision, strategier och mål med hjälp av ett enhetligt och internationellt trovärdigt ledningssystem. Kontinuerligt utvärdera och utveckla högskolans verksamhet Förankra kvalitetsarbetet i hela högskolan hos både studerande och personal. Etablera en aktiv dialog med utbildningarnas referensgrupper och övriga arbetslivsrepresentanter Befrämja en arbetskultur som garanterar att utvärderingsresultat utnyttjas för utveckling av högskolans verksamhet Stöda de studerandes utveckling till kvalitets- och miljömedvetna yrkeskunniga medborgare som kan ta hållbar utveckling i beaktande i sin framtida verksamhet.
Uppgjord BN
Dokument Manual_kap4.docx
Granskad ML
Godkänd ÖA
Datum 15.11.2013
MANUAL Sid 2 av 11 Kontrollerad nätverkskopia, men som utskrift informationskopia
4.1
Verksamhetens grunder och strategier
En av de viktigaste uppgifterna för den högsta ledningen är att skapa en vision för hela organisationen och dess framtid. Vid detta arbete har högskolans mission och vision uppgjorts enligt nedan. Missionen och visionen har fastställts av högskolans huvudman.
Mission Yrkeshögskolan har till uppgift att -
Meddela sådan högskoleundervisning för yrkesinriktade expertuppgifter som baserar sig på arbetslivets och arbetslivsutvecklingens krav samt på forskning och konstnärliga och kulturella utgångspunkter,
-
att stödja individens yrkesutveckling,
-
att bedriva tillämpat forsknings- och utvecklingsarbete som betjänar yrkeshögskoleundervisningen samt stöder arbetslivet och den regionala utvecklingen och tar hänsyn till näringsstrukturen i regionen samt att bedriva konstnärlig verksamhet
-
att vid fullgörandet av sina uppgifter främja livslångt lärande
Till yrkeshögskolans uppgifter hör att i enlighet med yrkeshögskolelagen § 9 att ansvara för kvaliteten och den fortlöpande utvecklingen av den utbildning och övriga verksamhet som yrkeshögskolan ordnar.
Vision Novia är en attraktiv högskola och en viktig regional arbets- och näringslivsutvecklare. Inom våra strategiska fokusområden är vi ledande i landet och internationellt erkända. Visionen bryts ned i långsiktiga mål och kompletteras med strategier för hur målen ska nås. Verksamhetsutveckling har en central betydelse i denna process och för att klargöra kvalitets- och miljöledningsfrågornas roll har en särskild policy formulerats.
Policy Verksamhetsidé
Mål Framgångsfaktorer
Vision
Strategier
Uppgjord BN
Dokument Manual_kap4.docx
Granskad ML
Godkänd ÖA
Datum 15.11.2013
MANUAL Sid 3 av 11 Kontrollerad nätverkskopia, men som utskrift informationskopia
För att klargöra högskolans roll på utbildningsmarknaden och i samhället har organisationens verksamhetsidé fastställts. Yrkeshögskolan Novias verksamhetsidé och policy behandlas i kapitel 5 Ledningens ansvar. Målsättning och –mätning behandlas i kapitel 8 Mätning, analys och förbättring. Arbetet med att nå våra uppsatta mål består av att vi vidtar olika åtgärder och aktiviteter. De planer som beskriver dessa aktiviteter utgör våra strategier. Processen för uppgörande/uppdatering av strategi följer nedanstående processflödesschema:
Omvärldsanalys Verksamhetsidé
Målformulering
Strategiformulering
Handlingsplan
Genomförande
Uppföljning och feedback
Nulägesanalys
Strategiprocessens olika faser förverkligas enligt nedan: -
Verksamhetsidén är uppgjord/uppgörs i linje med den av utbildningsmyndigheterna och upprätthållaren givna uppgiften/missionen.
-
Till grund för omvärldsanalysen ligger nationella och regionala översikter, strategier och behovskartläggningar samt information från personalens arbetslivskontakter, referensgrupper/samarbetsorgan med arbetslivsrepresentation och eget regionalt utvecklingsarbete.
-
Nulägesanalysen görs av personalen på interna planeringstillfällen.
-
Mål- och strategiformulering görs i ledningsgrupperna.
-
Handlingsplan uppgörs av den som är ansvarig för måluppfyllelse och genomförande görs av utförarna i olika typer av projekt och aktiviteter.
-
Uppföljning och feedback sker i form av årliga resultatmätningar samt genomgång av erhållna erfarenheter vilka beaktas vid uppdatering av strategin.
Högskolan har en övergripande strategi kompletterad med varandra integrerade understrategier för pedagogik, forskning och utveckling (FoU) samt regional utveckling. Dessa har i sin tur kontaktytor mot strategier för personalutveckling och kommunikation.
Uppgjord BN
Dokument Manual_kap4.docx
Granskad ML
Godkänd ÖA
Datum 15.11.2013
MANUAL Sid 4 av 11 Kontrollerad nätverkskopia, men som utskrift informationskopia
De strategiska dokumenten granskas årligen. När granskningen visar att ifrågavarande dokument behöver ändras revideras/uppdateras dokumentet och förs till nytt godkännande. Vid strategihanteringen tillämpas nedanstående arbetsfördelning. STRATEGI
Publiceras
Granskas av
Revideras av
Godkänns av
YH-strategi, övergripande, inkl int.
Intranet
Rektor
Upprätthållare
Upprätthållare
Pedagogisk strategi, inkl virt och utb teknologi
Intranet
PLG:s ordf
PLG
Styrelsen
Regional strategi
Intranet
FoU-chef
LG
Styrelsen
FoU strategi
Intranet
FoU-chef
LG
Styrelsen
Personalstrategi
Intranet
Förv.chef
LG
Styrelsen
Kommunikationsstrategi
Intranet
Komm.chef
LG
Styrelsen
Kvalitetsstrategi (manual.)
Internet
Kvalitetschef
Q-team, LG
Rektor
4.2
Grunder för verksamhetsledningen
I sin verksamhet eftersträvar högskolan hög kvalitet i sina processer och på sina produkter. För att förverkliga denna strävan arbetar man i de enskilda processerna enligt en förbättringscykel med stegen planera, utför, följ upp och förbättra. Nedanstående bild visar hur ledningen av hela verksamheten sker. Verksamheten leds, i linje med uppställda mål, av de enhetsansvariga. Resultat presteras i respektive enhet. Med bestämda intervaller utvärderas resultaten vid ledningens genomgång. Erfarenheterna från dessa utvärderingar är värdefulla när satsningar ska göras för att nya målsättningar ska kunna förverkligas. Bilden beskriver således processen för ständig förbättring av den totala verksamheten vid högskolan.
Ledning av verksamhet
Förverkligande av verksamhet
Utvärdering och förbättring av verksamhet
Processerna för målavtal med undervisnings- och kulturministeriet
Enhetsvisa processer, planer/rutiner för aktiviteter
Målavtalsförhandlingar med undervisnings- och kulturministeriet Ledningens genomgångar - externa revisioner - interna revisioner
Operativ ledning
Uppgjord BN
Dokument Manual_kap4.docx
Granskad ML
Godkänd ÖA
Datum 15.11.2013
MANUAL Sid 5 av 11 Kontrollerad nätverkskopia, men som utskrift informationskopia
I ledningssystemet ingår kvalitets- och miljöledning samt verksamhetsstyrning. Det ska säkerställa kvalitet i verksamheten, effektivitet och systematisk utveckling i enlighet med uppställda mål. Målsättningarna fastställs i -
målavtal med undervisnings- och kulturministeriet
-
budget, ekonomi- och verksamhetsplan med huvudmannen
-
målavtal mellan rektor och chef för enhet (utbildande eller administrativ), inkluderar kvalitets samt miljö och/eller hållbarhetsmål
Målavtalsprocessen, bottom up and top down
Huvudmannen AB YHÅA
UKM
Ekonomi- och verksamhetsplan
Målavtal
YH Styrelse Utv.åtgärder Resursbehov etc.
Rektor
Ledningens genomgång
Ledningsgrupp Mål och mätare
Förslag till mål
Enhetschef
Mätning uppföljning
Enhetens genomgång
Ledningsgrupp
Verksamhet - utbildningsprogram, FoU etc.
För att få en beskrivning, helhetsbild, av högskolans verksamhet har ingående processer identifierats och en uppdelning gjorts i huvud- och stödprocesser enligt nedan. När en process utförs av en utomstående organisation sägs processen vara en utlagd process och processutföraren är vår leverantör.
Uppgjord BN
Dokument Manual_kap4.docx
Granskad ML
Godkänd ÖA
Datum 15.11.2013
MANUAL Sid 6 av 11 Kontrollerad nätverkskopia, men som utskrift informationskopia
4.2.1 Huvudprocesser och stödprocesser
Kommunikation med kund
Kärnverksamhet
Utveckling av ny produkt YH-utbildning Forskning och utveckling Övriga tjänster
Stödprocesser I vår processbild betraktar vi de processer under vilka vi är i direkt kontakt med kunden som huvudprocesser. Våra kontakter med kunderna inleds när vi har den första kommunikationen med dessa och kommunikationen fortgår fram till dess att kundkontakten bryts. Kommunikationsprocessens ägare är de som har tjänster att erbjuda, inom YH- utbildningen de som är ansvariga för utbildningarnas kvalitet och inom forskning och utveckling och övriga tjänster de som ansvarar för utförandet av dessa. Kommunikation kan leda till att vi inleder processen för utveckling av ny produkt. Utvecklingsarbetet sker i linje med de uppgifter på behov och krav på produkt som vi erhåller från kunderna. Processägare vid utveckling av ny produkt är den person som tilldelas ifrågavarande utvecklingsarbete. När vi har en produkt, från tidigare eller som resultat av en utvecklingsprocess, kan utbildningsprocessen inledas. Processen för (YH-) utbildningarna inleds med antagning av studerande och fortsätter med utbildningar som åskådliggörs i våra läroplaner och avslutas när de studerande utexamineras. Processägare inom (YH-) utbildningen är de som ansvarar för utbildningarnas kvalitet. Högskolan har enligt lag och förordning också till uppgift att bedriva tillämpat forsknings- och utvecklingsarbete som betjänar högskoleundervisningen samt stöder arbetslivet och den regionala utvecklingen och tar hänsyn till näringsstrukturen i regionen. Processägare inom forskning och utveckling är FoU-ledarna. Processen för övriga tjänster inbegriper såväl fortbildning som övriga åtaganden gentemot kund. Eftersom denna typ av tjänst kan variera får det avtal vi gör med kunden en central roll och tjänsten ska utföras enligt det sätt som man kommit överens om i avtalet.
Uppgjord BN
Dokument Manual_kap4.docx
Granskad ML
Godkänd ÖA
Datum 15.11.2013
MANUAL Sid 7 av 11 Kontrollerad nätverkskopia, men som utskrift informationskopia
Processerna (YH-) utbildning, forskning och utveckling samt övriga tjänster utgör högskolans kärnverksamhet. I de i processbilden inritade stödprocesserna arbetar man för att möjliggöra ett optimalt resultat i kärnverksamheten. Stödprocesserna kan vara stödande, koordinerande eller ledande eller en kombination av dessa. Processägarskapet för stödprocesser finns definierat i stödfunktionernas ansvarsområdesbeskrivningar.
4.2.2 Miljöledning
Inledande miljöutredning
De som inte kan styras tas inte i beaktande
Görs när en ny enhet påbörjar arbetet, när verksamheten ändrar och/eller med högst tre års mellanrum. man ska även ta hänsyn till planerad eller pågående utveckling samt nya eller förändrade aktiviteter, produkter och tjänster.
Identifiering av miljöaspekter,
Beakta : miljölagstifningen (GQAP07), policyn, övergripande målen.
Beakta : miljölagstifningen (GQAP07), tekniska möjligheter, budgeten, policyn, synpunkter från intressenter
Val av betydande miljöaspekter,
Ifall avsaknad kunde leda till avvikelse från policyn och de övergripande och detaljerade målen
Miljömål
För Yrkeshögskolan Novia & enhetsspecifika
Handlingsplan
Utvärdering, Yrkeshögskolan Novias manual
I dessa beskrivs ansvarsfördelning, tillvägagångssätt, resurser, tidsplan, uppföljning för varje relevant nivå och funktion. Handlingsplanerna uppdateras minst en gång per år.
Kontinuerlig förbättring: minskning av den negativa miljöpåverkan, ökning av den positiva
Uppgjord BN
Dokument Manual_kap4.docx
Granskad ML
Rutinbeskriv ning
Enhetens kvalitetskoordinator ansvarar för dokumenteringen
Godkänd ÖA
Datum 15.11.2013
MANUAL Sid 8 av 11 Kontrollerad nätverkskopia, men som utskrift informationskopia
Miljöutredning Grunder för miljöledningsverksamheten finns i enheternas inledande miljöutredningar. En miljöutredning omfattar beskrivning av verksamheten på enheten, enheternas miljöaspekter, utredning om ansvarspersoner och gällande miljölagstiftning samt granskning av gällande rutiner.
Identifiering av miljöaspekter Med miljöaspekter avses delar av en organisations aktiviteter/verksamhet, produkter eller tjänster som kan inverka på miljön. När detta görs ska man även ta hänsyn till planerad eller pågående utveckling.
Val av betydande miljöaspekter Bedömning av alla miljöaspekters betydelse görs. De betydande miljöaspekterna väljs systematiskt ut på basis av protokollförda diskussioner på enheterna. Vid val av betydande miljöaspekter tas miljölagstiftningen, policyn, högskolans övergripande miljömål och åsikter från personalen i beaktande.
Rutiner för miljöaspekter För produkter som kan sättas i samband med de identifierade miljöaspekterna upprätthålls, införs och underhålls dokumenterade rutiner för att styra situationer där avsaknad av dokumenterade rutiner skulle kunna medföra avvikelser från policyn och de övergripande och detaljerade målen. Ifall produkten är en betydande miljöaspekt skrivs en rutinbeskrivning eller en handlingsplan för den, i vilket ingår driftkriterierna.
Lagar och andra krav Miljösamordnaren ansvarar för insamling av miljölagstiftning och andra krav som organisationen berörs av och som är tillämpbara på våra betydande miljöaspekter. Förteckningen över lagstiftningen uppdateras en gång per år, se GQAP07 Styrande dokument. Utvärdering av om förteckningen över miljö- och arbetsmiljölagstiftning följs görs en gång per år, se GQAP08 Hantering av redovisande dokument.
Mål och handlingsplaner Utgående från ovanstående uppgörs övergripande och detaljerade mål samt handlingsplaner för att uppnå målen. Mer detaljerat beskrivs detta i kap. 5.4 Planering av mål och ledningssystem, kap. 8 Mätning, analys och förbättring samt i de enhetsvisa process- och rutinbeskrivningarna.
Uppgjord BN
Dokument Manual_kap4.docx
Granskad ML
Godkänd ÖA
Datum 15.11.2013
MANUAL Sid 9 av 11 Kontrollerad nätverkskopia, men som utskrift informationskopia
Enheterna presenterar sina val av betydande miljöaspekter och miljömål för Yrkeshögskolan Novias ledningsgrupp På basen av de väljs gemensamma mål för hela högskolan. Målsättningarna fastställs enligt schemat målavtal mellan rektor och chef för enhet, på sidan 5 i kapitel 4.2. Blanketter för ovannämnda process finns i rutinen GQAP30, Planering av miljöledningsverksamheten.
4.2.3 Arbetsmiljöledning Verksamhetsprogram för arbetsmiljöledning (arbetarskydd) Arbetsplatsens ledning fastställer verksamhetsmodellerna och verksamhetslinjerna för arbetarskyddet. Arbetarskyddets mål, ansvarsområden och befogenheter anges klart och tydligt och är inskrivna i verksamhetsprogrammet för arbetarskyddet. Formuleringen av målen för arbetarskyddet bygger på en bedömning av det arbete som utförts på arbetsplatsen samt av de hälsorisker och faror som finns i arbetsmiljön och arbetsgemenskapen. I verksamhetsprogrammet har också principerna för verksamheten för att upprätthålla arbetsförmågan skrivits in.
Arbetsmiljöutredning Grunder för arbetsmiljöledningsverksamheten finns i enheternas kartläggning av arbetarskyddets nuläge. En kartläggning omfattar bl.a. beskrivning av arbetsuppgifternas art och personalen på enheten, enheternas vidtagna arbetarskyddsåtgärder samt en utredning om tillbuds stående resurser.
Verksamhetsplan för arbetarskyddet Utgående från arbetsmiljöutredningen gör enhetens ledning upp en verksamhetsplan för arbetarskyddet och uppdaterar verksamhetsprogrammet för arbetarskyddet.
Avtal angående företagshälsovård Arbetsgivaren har ingått skriftliga avtal angående företagshälsovården antingen med en kommunal hälsocentral eller med någon privat läkarcentral som erbjuder företagshälsovård. Med respektive företagshälsovårdsleverantör uppgörs verksamhetsplan för företagshälsovård.
Uppgjord BN
Dokument Manual_kap4.docx
Granskad ML
Godkänd ÖA
Datum 15.11.2013
MANUAL Sid 10 av 11 Kontrollerad nätverkskopia, men som utskrift informationskopia
Lagar och andra krav Miljösamordnaren ansvarar för insamling av lagstiftning och andra krav som organisationen berörs av och som är tillämpbara på vår arbetsmiljöledning. Förteckningen över lagstiftningen uppdateras en gång per år. Se GQAP07 Styrande dokument
4.3
Ledningssystemets dokumentation
4.3.1
Ledningssystemets struktur och dokumentation
I högskolans ledningssystem finns styrande (specificerande) dokument på två nivåer samt redovisande dokument enligt tabell nedan: Nivå
Dokument
Gäller inom området
Dokumenttyp
1
Manual
Yrkeshögskolan Novia
Policy, funktionsbeskrivning
2
Process- och rutinbeskrivningar
Yrkeshögskolan Novia
Specificerande
Enhetsvisa processoch rutinbeskrivningar
Respektive enhet
Specificerande
Redovisande dokument
Där ifrågavarande aktiviteter utförs, funktionsvisa
Resultatblankett/
4.3.2
-formulär
Manualen och övriga specificerande dokument
Manualen är ledningssystemets övergripande dokument. I denna manual har högskolans verksamhetsidé, policy och ledningssystem beskrivits på ett övergripande sätt och hänvisningar för vidare information görs till olika specificerande dokument såsom process- och rutinbeskrivningar, planer, övergripande och detaljerade mål samt beskrivning av miljöledningens huvuddelar och hur dessa samverkar. Manualens struktur, liksom högskolans ledningssystem, följer ordningen i standard ISO 9001:2008, utan uteslutningar. De krav i ISO 14001 och OHSAS 18001 som inte har motsvarighet i ISO 9001 har inkluderats i enlighet med standardernas korsreferenstabeller.
Uppgjord BN
Dokument Manual_kap4.docx
Granskad ML
Godkänd ÖA
Datum 15.11.2013
MANUAL Sid 11 av 11 Kontrollerad nätverkskopia, men som utskrift informationskopia
Högkolans kvalitetschef ansvarar för upprätthållandet och utvecklingen av manualen. Rektor godkänner i manualen ingående kapitel. Manualkapitlen registreras enligt datum då ifrågavarande kapitelversion godkänts. En dokumenterad rutin ska uppgöras när avsaknad av sådan skulle kunna medföra avvikelser från policyn och de övergripande och detaljerade målen.
4.3.3
Styrning av specificerande dokument
Vid hantering av dokument på nivåerna 1 och 2 ska strävan vara att dessa ska finnas på högskolans intranät. Distributionen blir då en fråga om tillgång till ifrågavarande dokument och revideringsrätten av dokumenten blir liktydig med befogenheten att ändra i ifrågavarande dokument. Detta betyder att nätverksversionen är en kontrollerad kopia medan utskrifter av nätverkskopior ska betraktas som informationskopior, vilka inte revideras. Kvalitetskoordinatorerna distribuerar ledningssystemets styrande dokument med hjälp av organisationens intranät.
Dokument av externt ursprung De externa dokument som i huvudsak reglerar verksamheten inom högskolan har listats med gällande utgåva och informationspunkt och finns bland specificerande dokument. Andra dokument av externt ursprung såsom standarder, specifikationer, ritningar etc. övervakas projektvis av ifrågavarande projektansvarig. En rutinbeskrivning som i detalj beskriver uppgörande och underhåll av specificerande dokument upprätthålls.
4.3.4
Styrning av redovisande dokument
Redovisande dokument visar vad aktiviteterna resulterat i, uppnådda resultat eller utgör bevis på utförda aktiviteter. Sådana dokument uppgörs och uppbevaras av den som ansvarar för ifrågavarande aktivitets utförande. Hanteringen av redovisande dokument har fastställts.
Uppgjord BN
Dokument Manual_kap4.docx
Granskad ML
Godkänd ÖA
Datum 15.11.2013
MANUAL Sid 1 av 13 Kontrollerad nätverkskopia, men som utskrift informationskopia
5
Ledningens ansvar
5.1
Ledningens åtagande
Ledningens åtagande med avseende på kvalitet och miljö består av att skapa de förutsättningar som krävs för att erhålla god kvalitet i högskolans processer. Genom att analysera resultat från mätningar utförda enligt våra definierade mätningsmetoder kan vi identifiera resursbehoven och fördela befintliga medel så att tillräckliga och adekvata personal- och materialresurser tillgodoses i syfte att förverkliga och upprätthålla policyn och uppnå våra mål. För att se hur väl vi lyckas i vår verksamhet ska vi använda relevanta mål, målnivåer och mätmetoder. Dessa identifieras och genomgås årligen i respektive enhets ledningsgrupp. Enheternas ledning mäter aktiviteterna och granskar i sina genomgångar behovet av utveckling av ledningssystemet vid respektive enhet.
5.2
Kundfokus
En högskolas lärare i huvudsyssla, övriga personal i huvudsyssla och heltidsstuderande hör till högskolan som dess medlemmar. De personer eller organisationer som vi är till för, som vi vill skapa värde åt utgör våra kunder enligt definitioner i ISO 9001:2008. Samhället och som dess representant närmast undervisnings- och kulturministeriet (UKM) är som finansiär högskolans viktigaste kund. Lagstiftning har fastslagit högskolans uppgifter och årligen uppgörs avtal med UKM om omfattningen av dessa. Dem som vi primärt skapar värde åt är våra studerande. Studerande erhåller en utbildning och är samtidigt som medlemmar i högskolan med i utvecklingen av verksamheten. Studerandekåren Novium sköter studerandes intressebevakning och utser studeranderepresentanter till beredande och beslutande organ.
Uppgjord BN
Dokument Manual_kap5.docx
Granskad KH
Godkänd ÖA
Datum 15.11.2013
MANUAL Sid 2 av 13 Kontrollerad nätverkskopia, men som utskrift informationskopia
Arbetslivet utgör (våra) studerandes framtida arbetsplats och vi skapar på så sätt indirekt värde åt arbetslivet som vi betraktar som vår sekundära kund. I detta värdeskapande samarbetar vi med arbetslivet. Kunder som köper våra tjänster utgör våra externa kunder.
Med interna kunder avses den egna organisationens enheter och ansvarspersoner.
Med intressent avses person eller grupp som har intresse av eller påverkas av vår organisation. Marknadsföring och samverkan med kunder och intressenter beskrivs i kapitel 7.2 Kundanknutna processer.
Uppgjord BN
Dokument Manual_kap5.docx
Granskad KH
Godkänd ÖA
Datum 15.11.2013
MANUAL Sid 3 av 13 Kontrollerad nätverkskopia, men som utskrift informationskopia
5.3
Verksamhetsidé och policy
Som ett övergripande ledningsåtagande har utgående från mission och vision verksamhetsidé och policy för organisationen upprättats.
5.3.1
Verksamhetsidé
Högskolans verksamhetsidé är att i ett nära samarbete med arbetslivet och genom arbete i nätverk med andra högskolor inom landet och utomlands och speciellt med Åbo Akademi -
ge en till det globaliserade arbetslivet och till dess utveckling anpassad kvalitativ högskoleutbildning samt erbjuda kundanpassad fortbildning
-
idka tillämpat forsknings- och utvecklingsarbete samt utföra företags- och andra kundtjänster som stöder den regionala utvecklingen
-
ha en stark regional förankring som bygger på en fortlöpande, interaktiv samverkan med strategiskt valda externa intressenter och därigenom etablera långsiktiga relationer
-
inom disciplinerna för utbildningarna utveckla spetsområden, inom vilka vi har en framstående ställning inom landet samt åtnjuter internationellt erkännande
-
främja hållbar ekologisk, ekonomisk och social utveckling inom högskolans ansvarsområde
5.3.2
Policy
Vi sätter studeranden i centrum. Vårt mål är att vara en stark, attraktiv och ledande yrkeshögskola, där var och en åtar sig att uppfylla krav som ställs i de ledningsstandarder vi tillämpar. Vår strävan är att genom ständig förbättring vara föregångare inom vår kärnverksamhet. Vi verkar för en hållbar samhällsutveckling i ekologiskt, ekonomiskt och socialt hänseende. Vi värnar om miljön genom att aktivt iaktta tillämpliga lagkrav, hushålla med resurser och förebygga föroreningar. Vi utvecklar arbetsgemenskapen och slår vakt om trivsel, trygghet och hälsa. Vi har en synlig medverkan i lokala och regionala utvecklingsprocesser. Vi värnar om att ständigt utvecklas i våra arbetsuppgifter och värdesätter varandras kunskap. Vasa den 1 augusti 2008 Örjan Andersson Rektor Yrkeshögskolan Novia
Uppgjord BN
Dokument Manual_kap5.docx
Granskad KH
Godkänd ÖA
Datum 15.11.2013
MANUAL Sid 4 av 13 Kontrollerad nätverkskopia, men som utskrift informationskopia
5.4
Planering av mål och ledningssystem
5.4.1
Kvalitets-, miljö- och arbetsmiljömål
Utgående från verksamhetsidén och policyn ska högskolan och enheterna ställa sina mål. I ledningens genomgångar noteras hur väl de uppsatta målen nåtts och där ges nya riktlinjer för kommande periods målsättning. I implementeringen av policyn ska enheterna ha möjligheter att anpassa sin målsättning så att de för tillfället viktigaste sakerna utvärderas. De utbildande enheternas mål med avseende på kvalitet ska sättas så att kundkraven uppfylls och kundtillfredsställelsen ökar. Miljömålen bestäms på basis av betydande miljöaspekter, miljö- och arbetsmiljölagstiftning, tekniska möjligheter, budget, policy och synpunkter från intressenter och kunder. De administrativa funktionernas mål med avseende på kvalitet och miljö ska sättas dels utgående från högskolans målsättning, dels från att dessa funktioner ofta representerar stödprocesser som på bästa möjliga sätt skall stöda högskolans kärnverksamhet. I målavtalet beskrivs hur de övergripande och detaljerade kvalitets- och miljö/hållbarhetsmålen ska uppnås. I ledningarnas genomgångar noteras hur väl de ställda målen nåtts och nya mål fastslås för nästa period i enlighet med respektive enhets behov och direktiv från högskolans ledning. Mätning, analys och förbättring har mer detaljerat beskrivits i kapitel 8.
5.4.2
Planering av ledningssystemet för kvalitet, miljö och arbetsmiljö
Planeringen av ledningssystemet görs i avsikt att uppfylla de mål som vi själva uppställt och de krav som ISO 9001 och 14001 samt OHSAS 18001 anger samt för att bibehålla funktionen hos ledningssystemet när ändringar i högskolans verksamhet planeras och införs. Av detta framgår att våra mål kommer att vara kund-, miljö- och arbetsmiljörelaterade.
Uppgjord BN
Dokument Manual_kap5.docx
Granskad KH
Godkänd ÖA
Datum 15.11.2013
MANUAL Sid 5 av 13 Kontrollerad nätverkskopia, men som utskrift informationskopia
5.5
Ansvar, befogenhet och kommunikation
5.5.1
Ansvar och befogenhet
Verksamhet och organisation Utbildning, forskning och utveckling samt övriga tjänster för regional utveckling utgör högskolans kärnverksamhet. I högskolans organisationsplan ingår utbildningsenheterna, FoU-enheten, forsknings- och utvecklingsinstitutet Aronia, fortbildning och en central förvaltning. Upprätthållarens, AB Yrkeshögskolans vid Åbo Akademi, bolagsstämmans och bolagsstyrelsens liksom högskolans styrelses uppgifter och befogenheter finns beskrivna i huvudmannens bolagsavtal och bolagsordning samt i Yrkeshögskolan Novias instruktion.
Förvaltning Rektor är högskolans ledande befattningsinnehavare och har det övergripande ansvaret för högskolans verksamhet och förvaltning. För olika stödprocesser finns en förvaltning bestående av rektorsämbetet, ekonomienheten och studiebyrån. Vidare finns organiserat under rektorsämbetet internationella enheten, biblioteket och ITenheten. Rektorsämbetet har som uppgift att, tillsammans med yrkeshögskolans övriga funktioner, utforma, upprätthålla och kontinuerligt utveckla yrkeshögskolans processer för utveckling och koordinering av utbildning, forskning och utveckling, förvaltning, kvalitets- och miljöledning, information, studeranderekrytering och internationell verksamhet. Rektorsämbetet leds av rektor. Till rektorsämbetet hör därtill prorektor, förvaltningschef, kvalitetschef och kommunikationschef vilka rapporterar till rektor. För personalärenden finns en HR-planerare och för arbetarskyddsärenden finns en koordinerande arbetarskyddschef vilka rapporterar till förvaltningschefen. För samordning av miljöledningsarbete finns en miljösamordnare som rapporterar till kvalitetschefen. Vidare finns en VD-assistent och annan behövlig personal. Den internationella enheten leds av en för uppgiften utsedd chef som rapporterar till rektor. För biblioteksverksamheten ansvarar en bibliotekschef. Bibliotekschefen rapporterar till prorektor.
Uppgjord BN
Dokument Manual_kap5.docx
Granskad KH
Godkänd ÖA
Datum 15.11.2013
MANUAL Sid 6 av 13 Kontrollerad nätverkskopia, men som utskrift informationskopia
För IT-verksamhet, datanät och datakommunikationssystem, ansvarar en IT-chef. IT-chefen rapporterar till förvaltningschefen. Ekonomienheten ansvarar för ekonomiförvaltningen. Enheten leds av ekonomichefen som rapporterar till rektor. För skötseln av yrkeshögskolans gemensamma processer för studieärenden och studieregister finns en studiebyrå med en ansökningsbyrå för handhavande av gemensam ansökan och beredning av beslut för antagning av studerande. Studiebyrån leds av en studiebyråchef som rapporterar till rektor.
Utbildning En pedagogisk ledningsgrupp , bestående av enhetscheferna ansvarar med stöd av övriga utbildningsområdesansvariga för utvecklingen och koordineringen av utbildningarna. Vidare hör virtuella studier och utbildningsteknologi organisatoriskt under den pedagogiska ledningsgruppen. Högskolans utbildningsverksamhet är indelad i utbildningsenheter, inom vilka undervisning ges för examensinriktad utbildning. Utbildningsenheterna leds av enhetschefer, vilka rapporterar till rektor. Över utbildningsenheters organisation och ansvarsfördelning har uppgjorts detaljerade enhetsbeskrivningar.
Forskning och utveckling (FoU) Yrkeshögskolans forsknings- och utvecklingsverksamhet sker dels inom Yrkeshögskolan Novias FoU-områden, dels inom forsknings- och utvecklingsinstitutet Aronia vid Åbo Akademi och Yrkeshögskolan Novia (nedan). FoU-verksamheten koordineras i en FoU-enhet och leds av en FoU-chef som samordnar och rapporterar FoUverksamheten som helhet till rektor. Ett FoU-områdes verksamhet leds av en FoU-ledare. FoU-verksamheten förverkligas i samråd med utbildningsenheterna på så sätt att varje FoU-område kan hänföras till minst en utbildningsenhet och varje utbildningsenhet har tillgång till minst en FoUledare. FoU-ledarna rapporterar till FoU-chefen. Forsknings- och utvecklingsinstitutet Aronia har till uppgift att samordna, utveckla och bedriva tillämpad forskning och därtill ansluten utbildning som bedrivs gemensamt av Åbo Akademi och yrkeshögskolan. Aronias verksamhet leds av en ledningsgrupp och en föreståndare. Yrkeshögskolans styrelse utser, efter att ha hört
Uppgjord BN
Dokument Manual_kap5.docx
Granskad KH
Godkänd ÖA
Datum 15.11.2013
MANUAL Sid 7 av 13 Kontrollerad nätverkskopia, men som utskrift informationskopia
Åbo Akademi, en föreståndare för institutet. Föreståndaren rapporterar till FoUchefen. Institutets verksamhet och organisering beskrivs närmare i skilt reglemente. Rektor utser Aronias föreståndare eller någon av FoU-ledarna till yrkeshögskolans FoU-chef.
Fortbildning Yrkeshögskolan Novias fortbildningsverksamhet tillsammans med fortbildningsverksamheten vid Åbo Akademi bedrivs inom Centret för livslångt lärande vid Åbo Akademi och Yrkeshögskolan Novia. Den yrkeshögskoleinriktade fortbildningsverksamheten leds av en vicedirektör, som väljs av yrkeshögskolans styrelse. Centrets förvaltning beskrivs i skild instruktion. Yrkeshögskolans fortbildningsverksamhet sker inom fastslagna fortbildningsprogram som omspänner hela yrkeshögskolan. Ett fortbildningsprogram leds av en fortbildningsplanerare som av rektor, på vicedirektörens och respektive utbildningsenhetschefs förslag, anställs eller utnämns bland personalen tillsvidare eller för viss tid om högst fem (5) år. Fortbildningsverksamheten förverkligas i samråd med utbildningsenheterna på så sätt att varje fortbildningsprogram kan hänföras till minst en utbildningsenhet och varje utbildningsenhet har tillgång till minst en fortbildningsplanerare. Planerarna rapporterar till vicedirektören. Fortbildningsprogrammen omfattar följande produktgrupper: 1.
Specialiseringsutbildning
2.
Uppdragsutbildning
3.
Fortbildningsinriktade utvecklingsprojekt
4.
Öppen yrkeshögskoleutbildning
Förutom den externa verksamheten arrangeras även intern personalfortbildning. Planerarna tar initiativ till och organiserar i samråd med utbildningsenheterna utbildning utgående från externa kunders behov. Planeraren bedömer vilken slags produkt som bäst svarar till de identifierade externa behoven.
Uppgjord BN
Dokument Manual_kap5.docx
Granskad KH
Godkänd ÖA
Datum 15.11.2013
MANUAL Sid 8 av 13 Kontrollerad nätverkskopia, men som utskrift informationskopia
Enheternas organisation beskrivs närmare i enhetsdokument och ansvarsfördelningen framgår av befattningsbeskrivningarna. I befattningsbeskrivningarna ingår bestämmelser om befattningshavares och arbetstagares ställning i organisationen, behörighetsvillkor, ersättare, ansvarsområden, uppgifter och befogenheter. I informativt syfte har för enhets- och stödfunktionsansvariga uppgjorts och på intranätet publicerats generella befattningsbeskrivningar. Inom enheter och stödfunktioner har i samma syfte vid behov uppgjorts och publicerats generella befattningsbeskrivningar. Inom enheter och stödfunktioner kan de generella befattningsbeskrivningarna vid behov i samförstånd mellan medarbetare och förman kompletteras till personlig befattningsbeskrivning. För undervisande personal förtydligas arbetsuppgifternas fördelning ytterligare i den personliga arbetstidsplanen.
Styrelse
Förvaltning Rektor
Utbildningskoordinering
Utbildningsenheter
Pedagogisk ledningsgrupp Enhetschefer
Enhetschefer
Utbildningsområden Kontaktpersoner till utbildningsområden
Forskning och utveckling Prorektor
● Vasa, Seriegatan ● Vasa, Wolffskavägen
FoU FoU-chef FoU-områden FoU-ledare
● Jakobstad ● Raseborg Aronia Föreståndare
● Åbo
Virtuella studier och utbildningsteknologi Kontaktperson
Fortbildning Vicedirektör, YH-fortbildning
Bibliotek Bibliotekschef
● Centret för livslångt lärande
Figur 5.1 Yrkeshögskolan Novias organisationsplan
Uppgjord BN
Dokument Manual_kap5.docx
Granskad KH
Godkänd ÖA
Datum 15.11.2013
MANUAL Sid 9 av 13 Kontrollerad nätverkskopia, men som utskrift informationskopia
Yrkeshögskolan Novias ledning
Rektor Rektor är högskolans ledande befattningsinnehavare. Rektor leder, utvecklar och övervakar högskolans verksamhet, förvaltning och ekonomi. Rektor leder målavtalsförhandlingarna med undervisnings- och kulturministeriet liksom andra förhandlingar som berör hela högskolan eller flere ansvarsområden inom högskolan. Rektor som utses av styrelsen för AB YHÅA fungerar som ordförande i högskolans styrelse. När rektor är förhindrad eller jävig sköts rektors uppgifter av i första hand prorektor och i andra hand förvaltningschefen. Om prorektors uppgifter besluter rektor.
Ledningsgruppen för högskolan, LG För samordning av verksamheten finns en ledningsgrupp, LG. Rektor är ledningsgruppens ordförande. Medlemmar i LG är rektor, prorektor, enhetscheferna, vicedirektören vid CLL, FoU-chefen, förvaltningschefen, ekonomichefen, kommunikationschefen och kvalitetschefen. LG tar fram gemensamma linjer och strategier för verksamheten och stöder beredningen av ärenden för styrelsen och rektor.
Den pedagogiska ledningsgruppen, PLG För samordning av utbildningsfrågor och pedagogisk utveckling inom högskolan finns en pedagogisk ledningsgrupp, PLG, bestående av enhetscheferna. Gruppen kan också bereda frågor för ledningsgrupp, rektor och styrelse. Som ordförande fungerar prorektor, eller ifall prorektor inte har ansvar för pedagogiska frågor, en av enhetscheferna. I det fall ingen av enhetscheferna har möjlighet att fungera som ordförande kan upprätthållaren befullmäktiga rektor att för ett läsår utse en lärare till pedagogiska ledningsgruppens ordförande. Som föredragande i gruppen fungerar en pedagogisk utvecklare som är en pedagogisk sakkunnig inom högskolan. Som verkställande och beredande organ för den pedagogiska ledningsgruppen fungerar ett pedagogiskt team, P-team. I P-team ingår förutom den pedagogiska utvecklaren en pedagogisk koordinator för varje utbildningsenhet. Dessa fungerar som enhetschefernas representanter. Som ordförande fungerar den pedagogiska utvecklaren.
Uppgjord BN
Dokument Manual_kap5.docx
Granskad KH
Godkänd ÖA
Datum 15.11.2013
MANUAL Sid 10 av 13 Kontrollerad nätverkskopia, men som utskrift informationskopia
Kvalitets-, miljö- och arbetsmiljöansvar Varje enhetsansvarig ansvarar för implementeringen av policyn inom sin enhet och säkerställer att lagstiftningen följs på respektive resultatområde. Varje person i förmansställning är ansvarig för att all personal inom ansvarsområdet som utför kvalitets- och miljöpåverkande aktiviteter är kvalificerad på basis av lämplig utbildning, fortbildning och erfarenhet. Varje anställd i vår organisation är ansvarig för kvaliteten i sitt eget arbete, kan föreslå förbättringar och är skyldig att anmäla avvikelser som berör ledningssystemet.
Uppgjord BN
Dokument Manual_kap5.docx
Granskad KH
Godkänd ÖA
Datum 15.11.2013
MANUAL Sid 11 av 13 Kontrollerad nätverkskopia, men som utskrift informationskopia
Tabell 5.1 Ansvarsområden direkt underställda rektor, ansvariga och deras ersättare
Ansvarsområde
Befattning
Ansvarig
Ersättare
Övergripande ansvar för högskolans verksamhet och förvaltning
Rektor
Ö Andersson
B Forsström K Heir
Forskning och utveckling
Prorektor
B Forsström
Ö Andersson
Utbildningskoordinering
PLG:s ordförande
B BackströmWidjeskog
Ö Andersson
Enheten i Vasa, Wolffskavägen
Enhetschef
J Waller
E Englund
Enheten i Vasa, Seriegatan
Enhetschef
Å Nyberg-Sundqvist
A-L Glasberg
Enheten i Jakobstad
Enhetschef
S Lillkung
L Rebers
Enheten i Åbo
Enhetschef
T Böckelman
E Vartama
Enheten i Raseborg
Enhetschef
T Böckelman
E Sandberg-Kilpi
FoU-enheten
FoU-chef
B Forsström
K Blomqvist
Enheten för fortbildning
Vicedirektör
R Wallis
D Staffans
Uppgjord BN
Dokument Manual_kap5.docx
Granskad KH
Godkänd ÖA
Datum 15.11.2013
MANUAL Sid 12 av 13 Kontrollerad nätverkskopia, men som utskrift informationskopia
Enheternas ansvarsområden och organisationsplaner I specificerande dokument har enheterna dokumenterat sina ansvarsområden och organisationer. Motsvarande dokument för stödfunktionerna har också uppgjorts. Ansvar, befogenheter och huvudsakliga arbetsuppgifter för enheternas personal har fastställts med skriftliga befattningsbeskrivningar.
5.5.2
Ledningens representant
Kvalitetschefen, som är ledningens representant, har befogenhet att säkerställa att den antagna policyn och principerna i ISO 9001 och 14001 samt OHSAS 18001 följs inom högskolan. Information om observerade avvikelser ska i första hand ges till ifrågavarande funktions ledning och enhetens kvalitetskoordinator. I det fall att ingen korrigerande åtgärd vidtas kan kvalitetschefen informera rektorn direkt i ifrågavarande sak. Inom enheterna har de utsedda kvalitetskoordinatorerna likartade befogenheter som kvalitetschefen i respektive enhets verksamhet. Arbetarskyddsorganisationen finns beskriven på intranet. Kvalitetschefen, enheternas kvalitetskoordinatorer, miljösamordnaren och en representant från Studerandekåren Novium utgör högskolans kvalitetskoordinatorgrupp, q-team. Q-team utvecklar, koordinerar och upprätthåller ledningssystemets dokumentation. Q-team bedriver kvalitetsarbete med målsättningen kvalitetssäkring och ständig förbättring. Q-team bereder ledningens genomgångar och övriga till ledningssystemet hörande ärenden för rektors och ledningsgruppens beslut.
5.5.3
Intern kommunikation
Ledningssystemet beskriver organisationens verksamhet. För att säkerställa ledningssystemets funktion har upprättats processer (förfaranden) för kommunikation inom organisationen. Sådan kommunikation äger rum på ledningsgruppens och enhetsledningsgruppernas möten liksom på enheternas personalmöten. För att främja den interna kommunikationen utnyttjas högskolans intranät. Kommunikationen mellan förman och medarbetare sker förutom vid de årliga utvecklingssamtalen närhelst någondera parten har ett behov av att diskutera.
Uppgjord BN
Dokument Manual_kap5.docx
Granskad KH
Godkänd ÖA
Datum 15.11.2013
MANUAL Sid 13 av 13 Kontrollerad nätverkskopia, men som utskrift informationskopia
5.6
Ledningens genomgång
5.6.1
Allmänt
För att säkerställa ledningssystemets lämplighet, tillräcklighet och verkan ska högskolans och utbildningsenheternas ledningar med lämpliga intervaller granska systemet och jämföra det med den aktuella situationen och de krav som fastställs i de ledningsstandarder vi tillämpar. Ledningarna ska också granska och säkerställa systemets fortlöpande lämplighet och effektivitet i att uppfylla policyn och de fastställda målen samt i att ständigt förbättra ledningssystemet. I samband med ledningens genomgång kontrolleras att resurser finns tillgängliga för att målsättningarna ska kunna uppnås. Ovan beskrivna genomgångar utförs av högskolans ledning minst en gång per år och av utbildningsenheternas ledningar minst två gånger per år.
5.6.2
Underlag för genomgång
Dokumentation från interna och externa revisioner ska granskas och ändamålsenligheten och lämpligheten av de korrigerande och förebyggande åtgärder som gjorts på basis av revisionerna ska verifieras. Hur högskolan uppfyller krav som den berörs av utvärderas. Andra mätningar, miljöprestanda, förändrade förhållanden, kundreaktioner, information från externa intressenter och rekommendationer till förbättringar analyseras och utvärderas för eventuella åtgärder. Åtgärder beslutade vid ledningens tidigare genomgångar samt korrigerande åtgärders verkan följs upp.
5.6.3
Resultat av genomgång
Ledningens genomgångar dokumenteras och uppbevaras. Eventuella förändringar i policyn, målen och andra delar av ledningssystemet ska vara baserade på resultat från revisioner, ändrade förutsättningar och åtagandet om ständig förbättring. Dokumenterad rutin för ledningens genomgångar har fastställts, GQAP02 Ledningens genomgångar.
Uppgjord BN
Dokument Manual_kap5.docx
Granskad KH
Godkänd ÖA
Datum 15.11.2013
MANUAL Sid 1 av 3 Kontrollerad nätverkskopia, men som utskrift informationskopia
6
Hantering av resurser
6.1
Tillhandahållande av resurser
All verksamhet sker i processer och varje steg tjänar det följande steget, där det följande steget ska betraktas som kund. Exempel på processbeskrivning, se kapitel 4, sidan 3. Varje anställd i organisationen är ansvarig för kvaliteten i sitt eget arbete och åtar sig härigenom att se till att inga avvikelser från det planerade sker i processkedjan. Genom att analysera resultat från utvärderingar och mätningar utförda enligt definierade metoder kan ledningen identifiera resursbehoven. Därefter fördelas befintliga medel så att tillräckliga resurser finns för att införa, upprätthålla och förbättra verksamheten samt för att öka tillfredställelsen hos kunder och samarbetspartners. Med resurser avses lämplig och yrkeskunnig personal och specialistkompetens, infrastruktur inom högskolan samt tekniska, finansiella och materiella resurser. Beträffande resursers tillgänglighet se kapitel ledningens genomgång i kapitel 5.6.
6.2
Personalresurser
6.2.1
Allmänt
Personalen påverkar kvalitet samt miljö- och arbetsmiljö. Personalen ska ha nödvändig och lämplig teoretisk och praktisk kompetens för att kunna ansvara för sitt arbete. Detta gäller personer som i rollen som anställd eller på högskolans uppdrag utför uppgifter för Yrkeshögskolan Novia. En kontinuerlig personalutveckling är en väsentlig del av högskolans verksamhet. Personalutvecklingen ger också förståelse för behov av förändring och är ett medel genom vilket förändring kan förverkligas.
6.2.2
Kompetens, medvetenhet och praktisk upplärning
Personalutvecklingen tar fasta på behov av ökad kompetens i såväl kunskap som färdighet. Personalutvecklingsprocessen börjar med att identifiera behoven av utveckling, fortsätter med själva verkställandet och avslutas med att utvärdera om insatserna har gett önskat resultat. Viktiga element i personalutvecklingen innefattar a)
noggrann utvärdering av de formella kvalifikationskraven för personalen och lämplig handledning och uppmuntran för utveckling
Uppgjord BN
Dokument Manual_kap6.docx
Granskad EH
Godkänd ÖA
Datum 13.10 2011
MANUAL Sid 2 av 3 Kontrollerad nätverkskopia, men som utskrift informationskopia
b)
kvalificeringen ska leda till nödvändig utbildning och erfarenhet i enlighet med instruktion, lag och förordning
c)
identifiering av utvecklingsbehov och -potential utgående från personalens arbetsuppgifter, kunnande, intresse, prestationer och arbetslivets utveckling
d)
personalens kompetens och utvecklingsbehov kartläggs under utvecklingssamtal
e)
upprätthållande och bevarande av lämplig dokumentation över utbildning och arbetserfarenhet
f)
utbildning i organisationens policy, mål, rutiner, processer, krav och principer för kundtillfredsställelse samt betydelsen av att de följs
g)
årligen återkommande fortbildning om ledningssystemet, omfattande introduktion för ny personal och utbildning för all personal för att säkerställa personalens insikt i betydelsen av de egna aktiviteterna för att nå uppställda mål
h)
beskrivning av personalens roller, ansvar och befogenheter i ledningssystemet
i)
utbildning i processtyrning, insamling och analys av data, identifiering och analys av avvikelser, korrigerande åtgärder och kontinuerliga förbättringar
j)
utbildning angående betydande miljöaspekter, gemensamma miljömål och handlingsplaner och relaterad, verklig eller potentiell miljöpåverkan som kan kopplas till personalens arbete; fördelar för en hållbar utveckling som personalen kan åstadkomma genom en förbättrad personlig insats
k)
beaktande av kravet att personal som utför uppgifter med speciella kompetenskrav, behörighetskrav eller med arbetsuppgifter som kan ge upphov till betydande miljöpåverkan ska vara kvalificerad för sina respektive uppgifter; undervisande personal ska ha tillräckliga och tidsenliga kunskaper i hållbar utveckling och behärska de centrala hållbarhetsaspekterna inom sitt ämnesområde
Utöver detta finns en personalstrategi, en rutinbeskrivning för personalutveckling, GQAP09 och introduktion för nyanställda, GQAP10. Personal som är tillfälligt anställd får i samband med anställningen information om högskolans ledningssystem, se rutinbeskrivningen för personalutveckling, GQAP09.
Uppgjord BN
Dokument Manual_kap6.docx
Granskad EH
Godkänd ÖA
Datum 13.10 2011
MANUAL Sid 3 av 3 Kontrollerad nätverkskopia, men som utskrift informationskopia
6.3
Infrastruktur
Ledningen granskar och fastställer behovet av lämpliga och ändamålsenliga byggnader, arbetsutrymmen och tillhörande infrastruktur för verksamheten samt bedömer fortlöpande lämpligheten hos dessa för att nödvändiga kvalitetskrav ska uppnås. Ledningen ansvarar för att utrustning och stödtjänster är i överensstämmelse med gällande kvalitetskrav på utbildningstjänster.
6.4
Verksamhetsmiljö
Organisationen fastställer och styr den verksamhetsmiljö (t.ex. buller, temperatur, fuktighet eller belysning) som krävs för att uppnå ställda krav på verksamheten.
Uppgjord BN
Dokument Manual_kap6.docx
Granskad EH
Godkänd ÖA
Datum 13.10 2011
MANUAL Sid 1 av 10 Kontrollerad nätverkskopia, men som utskrift informationskopia
7
Produktframtagning
Utbildning, forskning och utveckling samt regional utveckling utgör högskolans kärnverksamheter. För att dessa verksamheter ska hålla en hög standard arbetas kontinuerligt enligt förbättringscykeln planera – utföra – följa upp – förbättra. Detaljerade uppgifter om detta ges i högskolans strategier, kvalitetsplaner och handböcker. I denna manual gäller genomgående att där termen produkt används, menas även tjänster. Med produkt avses t.ex. utbildningar, FoU-tjänster eller olika typer av projekt. För närmare definition av termen kund se kapitel 5.2. Produktframtagning följer fastslagna strukturer som beskrivs i flödesschemat nedan. I det fall vi erbjuder en redan framtagen och tidigare godkänd produkt behöver processen för utveckling, enligt 7.3, inte genomföras.
Start
Planering, kap 7.1
Produktkrav fastställs, kap 7.2
Produkt
Utveckling, kap 7.3
Ny
Befintlig
Inköp/anskaffning, kap 7.4
Utförande/produktion, kap 7.5
Kap 8
Utvärdering, kap 7.6
Arkivering
Slut
Uppgjord BN
Dokument Manual_kap7.DOCX
Granskad TB
Godkänd ÖA
Datum 13.10.2011
MANUAL Sid 2 av 10 Kontrollerad nätverkskopia, men som utskrift informationskopia
I processflödets olika steg följs Yrkeshögskolan Novias styrande dokument enligt tabellen nedan. För ledande, koordinerande och stödande processer har vid behov uppgjorts dokumenterade process- eller rutinbeskrivningar.
Kapitel 7
Kärnverksamhet
Produktframtagning
Utbildning Utbildningsutbud • Examensstadga • Novia 2015 • Gemensam ansökan • Examensinriktade utbildningar • Påbyggnadsutbildningar • Specialiseringsutbildningar • Fortbildning
7.1 Planering (grov)
7.2 Produktkrav fastställs
Upprättande av ny eller revidering av befintlig läroplan
FoU
Regional påverkan
FoU-utbud • •
Utbildning och FoU
Novia 2015 FoU-strategi
Novia 2015
Projektplan
Beakta strategin för
Produktspecificering
regional påverkan
Utvecklingsplan för produkt
7.3 Utveckling
•
Upprättande av ny läroplan Underlag vid utveckling av produkt
Beakta strategin för regional påverkan
7.4 Inköp
Inköpsrutiner
Inköpsrutiner
Beakta strategin för regional påverkan
7.5
Läroplan
Utförande/produktion
Pedagogisk strategi Kvalitetsplaner för utbildningsprogram och undervisning
Projektplan FoU-strategi Projekthandbok Projektrutin
Beakta strategin för regional påverkan
Projektutvärdering Se projekthandboken - av pågående projekt - av färdiga projekt
Utvärdera den regionala påverkan
7.6 Utvärdering
Verifiering av inlärning Utvärdering av undervisning
I samtliga steg av produktframtagningsprocessen ska de riktlinjer som dragits upp visavi kvalitets-, miljö- och arbetsmiljöledning beaktas. Mer detaljerat om dessa nedan i kapitlen 7.1-7.6.
Uppgjord BN
Dokument Manual_kap7.DOCX
Granskad TB
Godkänd ÖA
Datum 13.10.2011
MANUAL Sid 3 av 10 Kontrollerad nätverkskopia, men som utskrift informationskopia
7.1
Planering av produktframtagning
Vid planering av produktframtagning ska följande aspekter fastställas: a.
Vilka krav och målsättningar ska produkten ha?
b.
Behöver processer och/eller styrande dokument för produkten utformas?
c.
Vilka är produktens specifika resursbehov (både vad gäller personal, tid, pengar, utrustning och material)?
d.
Vilka uppföljningsaktiviteter krävs för att kartlägga/följa upp att produkten blev som planerat och fyller våra kriterier för kvalitet och miljö?
e.
Vilka redovisande dokument behövs för att evaluera att framtagningsprocesserna och den resulterande produkten uppfyller ställda krav?
7.2
Kund- och intressentanknutna processer
7.2.1
Fastställande av produktanknutna krav
Högskolans åtaganden gentemot kunderna kan vara uttalade eller underförstådda. Åtagandena för produktanknutna krav dokumenteras, gås igenom och granskas enligt: •
gällande lagstiftning,
•
de krav som specificeras av kunden, inklusive leverans och aktiviteter efter leverans,
•
de krav som inte ställts av kunden, men som är nödvändiga för specificerad eller avsedd användning,
•
ytterligare krav som bestäms av vår egen organisation.
Dessa åtaganden bör ingå i en beskrivning av produkten (tjänsten).
Produktbeskrivningar När beslut fattats om att erbjuda en produkt (tjänst), bör resultaten av marknadsundersökningar, analyser och överenskomna åtaganden värderas, implementeras och dokumenteras i en produktbeskrivning. Produktbeskrivningar kan vara t.ex. -
läroplaner,
-
projektplaner,
-
specificerade offerter för säljtjänster.
Uppgjord BN
Dokument Manual_kap7.DOCX
Granskad TB
Godkänd ÖA
Datum 13.10.2011
MANUAL Sid 4 av 10 Kontrollerad nätverkskopia, men som utskrift informationskopia
7.2.2
Genomgång av produktanknutna krav
Innan Yrkeshögskolan Novia vidtar åtgärder för att erbjuda en produkt ska produktkraven gås igenom noggrant. Efter denna genomgång kan t.ex. en kurs bjudas ut, ett anbud ges till en kund, ett kontrakt undertecknas eller en order godkännas samt ändringar i dessa accepteras. Genomgången ska säkerställa att -
produktkraven definieras klart och tydligt,
-
krav som blivit ändrade är klarlagda,
-
organisationen (Yrkeshögskolan Novia) har kapacitet och resurser att uppfylla definierade krav.
Ovan nämnda åtaganden refereras i produktbeskrivningen. Avtalsändringar kan göras av de parter (funktioner) som ingått det ursprungliga avtalet. Efter ändringen ska den part som gjort ändringen informera alla berörda funktioner om ändringens innebörd. Åtaganden och ändringar som berör t.ex. individuell studieplan beskrivs mer ingående i högskolans instruktion och examensstadga. Vid åtaganden som hänför sig till andra produkter (tjänster) än de som fastslagits i utbildningsprogrammens läroplaner följs de specifikationer och planer som gjorts upp i samråd med beställaren. Då bör den dokumenterade överenskommelsen/beställningen klargöra hur åtagna uppgifter utförs, rapporteras och verifieras så att de uppfyller specificerade krav.
7.2.3
Kommunikation med kund och intressent
En saklig och tydlig kommunikation med kunder och intressenter är avgörande för ett lyckat samarbete. Kommunikation omfattar all slags information, oberoende av informationssätt. Kommunikationen kan bl.a. handla om omfattning, tillgänglighet, kostnader och utförande. Kommunikationen ska säkerställa att produkten (tjänsterna) motsvarar kundens behov och klargöra de insatser som kunden själv kan bidra med för ett lyckat resultat.
Uppgjord BN
Dokument Manual_kap7.DOCX
Granskad TB
Godkänd ÖA
Datum 13.10.2011
MANUAL Sid 5 av 10 Kontrollerad nätverkskopia, men som utskrift informationskopia
Budskapet om vad som är realistiskt att utföra på vår högskola/utbildningsenhet ska även vara sakligt. Detta budskap kan gälla omfattning i timmar, tidsplaner för leverans av tjänster samt ansvar och uppföljning. Vid förfrågningar ska intressenten/kunden hänvisas till den ansvarsperson som förfrågan gäller. Kontrakt och order inklusive ändringar i dessa ska behandlas av den som har rätt att ingå och godkänna dessa. Vid förfrågningar, kontrakt och order ska kommunikationen ske med både intressenten/kunden och andra berörda inom Yrkeshögskolan Novia. Hanteringen av interna och externa klagomål registreras, åtgärdas och följs upp snabbt och kontinuerligt, vid behov enligt rutin GQAP05 Behandling av avvikelser. Yrkeshögskolan Novia kommunicerar sin verksamhet och policy till kunder och intressenter på webbplatsen: http://www.novia.fi. Extern kommunikation om miljöaspekter sköts av miljösamordnaren . Enhetens kvalitetskoordinator ansvarar för intern kommunikation av ledningssystemet, se GQAP08 Hantering av redovisande dokument.
7.3
Utveckling
Planering och utveckling av helt nya produkter eller omfattande förändringar i befintliga produkter sköts enligt en separat process. I korthet ska denna process innefatta följande delområden: -
beskrivning av utvecklingsarbetets målsättning,
-
utvecklingsarbetets arbetsfaser,
-
de metoder för granskning, verifiering och validering som tillämpas under varje fas,
-
arbetsfördelningen och befogenheterna för utvecklingsarbetets ansvarspersoner samt
-
dokumentation och rapportering
Utvecklingsarbetet beträffande nya läroplaner sker enligt processbeskrivning GQAP22 Upprättande av läroplan samt för övriga nya produkter enligt GQAP04 Utveckling av ny produkt.
Uppgjord BN
Dokument Manual_kap7.DOCX
Granskad TB
Godkänd ÖA
Datum 13.10.2011
MANUAL Sid 6 av 10 Kontrollerad nätverkskopia, men som utskrift informationskopia
7.4
Inköp
7.4.1
Inköpsprocess
Vid produktframtagning kan produkter eller delar av produkter köpas in från externa leverantörer. Högskolan har dokumenterade inköpsrutiner för att säkerställa att inköpta produkter ligger i linje med specificerade krav. En inköpt produkt kan vara materiell, immateriell, en kombination av dessa eller en utlagd process (jfr engelskans outsourcing). En inköpt produkt kan således vara en tjänst eller exempelvis behövlig utrustning.
Bedömning av leverantörer Leverantören bedöms och väljs på basis av förmågan att uppfylla specificerade krav. Då tjänstens eller produktens pris inte regleras av allmänna regler (t.ex. kollektivavtal), bör vid valet beaktas kvalitet, men även pris och aspekter på hållbar utveckling och miljö. På vilket sätt och i hur stor utsträckning leverantören kan och bör styras definieras. Vid denna styrning beaktas -
produkttyp och den inverkan leverantörens produkt har på vår kvalitet, hållbar utveckling och miljö,
-
eventuella rapporter från utvärderingar,
-
i mån av möjlighet dokumentation eller referenser om leverantörens förmåga och prestation.
Vi kommunicerar relevanta rutiner för miljöaspekter till leverantörer, entreprenörer och andra uppdragstagare.
7.4.2
Inköpsinformation
Inköpsdokument ska klart specificera den produkt (tjänst) som ska köpas och ska företrädesvis innefatta -
produktspecifikation
-
krav för godkännande av produkt
Före överlåtelse av inköpsdokument bör uppdragsgivaren/beställaren gå igenom och godkänna dessa.
Uppgjord BN
Dokument Manual_kap7.DOCX
Granskad TB
Godkänd ÖA
Datum 13.10.2011
MANUAL Sid 7 av 10 Kontrollerad nätverkskopia, men som utskrift informationskopia
7.4.3
Verifiering av inköpt produkt
Det finns rutiner för varumottagning för att verifiera att inköpta produkter uppfyller specificerade krav. Dessa rutiner omfattar kontroll, provning samt dokumentation. Ifall vi eller vår kund ska verifiera/kontrollera en inköpt produkt hos en leverantör, ska vi i inköpshandlingarna specificera hur verifieringen av produkten ska gå till.
7.5
Utförande av tjänster
7.5.1
Styrning av tjänsteutförande
De processer som påverkar kvaliteten hos högskolans kärnverksamheter bör identifieras. Processerna skall planeras för att säkerställa att de utförs under styrda förhållanden, vilket innefattar: a.
Beskrivningar som definierar de förfaranden, där bristande/icke befintliga beskrivningar skulle kunna ha negativ inverkan på kvaliteten och/eller medföra avvikelser från policyn.
b.
Användning av lämplig utrustning samt lämplig arbetsmiljö.
c.
Upprättade planer som stämmer överens med -
gällande lagar och förordningar,
-
instruktionen för Yrkeshögskolan Novia,
-
examensstadgan för Yrkeshögskolan Novia.
d.
Utvärdering av lämpliga processparametrar och produktegenskaper.
e.
Kriterier för utförande t.ex. specifikationer, prov, bilder etc. (laboratorier).
f.
Underhållsplaner för att säkerställa utrustningars processduglighet.
Verifiering av utbildningsprocessen Antagning av studerande, tillgodoräknande av tidigare studier och examination under utbildningens gång regleras i högskolans examensstadga. För att verifiera att specificerade krav på tjänsten uppfyllts har rutiner upprättats för examination. Detaljuppgifter om examination anges i examensstadgan och i läroplanerna. För övriga delar av utvärderingsprocessen se kapitel 8 i manualen.
Slutkontroll av studieresultaten I examensstadgan bestäms examenskraven för yrkeshögskoleexamen. Den person som ansvarar för ett utbildningsprogram intygar med sin underskrift att en studerande uppfyller dessa krav.
Uppgjord BN
Dokument Manual_kap7.DOCX
Granskad TB
Godkänd ÖA
Datum 13.10.2011
MANUAL Sid 8 av 10 Kontrollerad nätverkskopia, men som utskrift informationskopia
Dokumentation av studieresultaten Den studerandes studieprestationer lagras i ett studieregister som upprätthålls av högskolan. De kursansvariga ansvarar för att data över studieprestationerna införs efter att den studerande godkänts i en kurs. Studerande får utdrag ur studieregistret via intranät. Utdraget redogör för individuella studieplaner, avklarade kurser, kursernas omfattning i antal studiepoäng, erhållna vitsord och examinator. Officiella studieregisterutdrag fås från respektive studiebyrå. De anvisningar som utarbetats för studieregistret upprätthålls på adressen https://intra.novia.fi.
Övriga åtaganden Vid åtaganden som hänför sig till andra produkter än de som fastslagits i utbildningsprogrammen följs de specifikationer och planer som kunden och högskolan kommit överens om sinsemellan. Denna dokumenterade överenskommelse/beställning bör klargöra hur definierade uppgifter utförs, rapporteras och verifieras mot specificerade krav.
7.5.2
Validering av processer för tjänsteutförande
Ibland kan processernas resultat inte verifieras i tillräcklig grad genom efterföljande kontroll och provning av produkten. Därför händer det att vissa brister i en process uppdagas först efter att produkten redan tagits i bruk. I dessa situationer bör korrigeringsprocesserna utföras av kvalificerade personer med kvalitets- och miljökompetens. En kontinuerlig övervakning och styrning av processerna behövs för att säkerställa att planerade och specificerade krav uppfylls. Kvalifikationskraven för en process, en viss utrustning och behövlig personal ska specificeras, likaså användningen av särskilda metoder och rutiner.
7.5.3
Identifikation och spårbarhet
Utbildningsprocessen Dokumentationen av utbildningsprocessen utgörs av utbildningsprogrammens läroplaner och examensstadgan. Dessa beskriver processen från inskrivning, genom utförandeprocess till utexaminering. Spårbarheten säkerställs genom de data som ingår i läroplanernas studiehelhets- och kursbeskrivningar eller studiehelhets-, kurs- och utförandeplaner. Dessa beskriver
Uppgjord BN
Dokument Manual_kap7.DOCX
Granskad TB
Godkänd ÖA
Datum 13.10.2011
MANUAL Sid 9 av 10 Kontrollerad nätverkskopia, men som utskrift informationskopia
studiehelheternas och kursernas inlärningsmål, kompetenser, innehåll, arbetsformer, examination, litteratur etc. i enlighet med examensstadgan. Läroplanerna revideras årligen som ett resultat av den kontinuerliga utvärderingen och förbättringen av tjänsterna. Spårbarheten är säkrad genom att nödvändig information arkiveras (se rutin GQAP08 för bl.a. arkiveringstider). Detta möjliggör verifiering av personligt ansvar och andra aktiviteter genom hela utförandeprocessen. Avsikten är att säkerställa spårbarheten vid eventuella avvikelser, klagomål eller ersättningskrav från kunder.
Övriga åtaganden Dokumentation av övriga åtaganden än de som fastslagits i utbildningsprogrammen utgörs av de åtaganden som kunden och högskolan kommit överens om.
7.5.4
Kundens egendom
Högskolan har rutiner för identifiering, verifiering och säker förvaring av sådan egendom som kunder tillhandahåller för tjänstens utförande. Ordet egendom inbegriper förutom fysiska föremål (t.ex. teknisk utrustning, bilar etc.) även dokument, verifikat, betyg, intyg samt olika typer av dokumentation. Om den tillhandahållna egendomen förloras, skadas eller blir obrukbar ska detta registreras och rapporteras till kunden. Dokumentationen ska sparas.
7.5.5
Skyddande av materiell produkt
Produkter ska hanteras med passande metoder så länge organisationen har ansvar för dem. För att garantera produkternas samstämmighet med ställda krav gäller detta ansvar från att produkten mottas till att den levereras. Kraven innefattar identifiering, hantering, packning, förvaring och skydd. Samtliga krav gäller också delar av en produkt.
7.6
Behandling av övervaknings- och mätutrustning
Högskolans huvudsakliga metoder för bedömning av inlärning består av prov, tentamina, poängsatta övningsuppgifter och andra arbeten. Vid utformning av dessa ska målsättningen för respektive kurs vara riktgivande. Detaljuppgifter om examination ges i kursbeskrivningar eller utförandeplaner samt examensstadgan.
Uppgjord BN
Dokument Manual_kap7.DOCX
Granskad TB
Godkänd ÖA
Datum 13.10.2011
MANUAL Sid 10 av 10 Kontrollerad nätverkskopia, men som utskrift informationskopia
Organisationens mätmetoder för bedömning av tjänsteutförandet består av olika utvärderingar, såsom kursutvärderingar, samt olika typer av kundtillfredsställelsemätningar och enkäter. Dessa mätmetoder samt övriga statistiska metoder utvärderas årligen av respektive enhets ledningsgrupp som fäster särskild vikt vid mätningarnas tillförlitlighet och effektivitet. För uppföljning av miljö- och arbetsmiljöaspekter finns separata mätmetoder. Mer information om dessa metoder finns bl.a. i kapitel 4.2.2 i manualen samt i kapitel 3.4. i Yrkeshögskolan Novias projekthandbok. Vid utförande av laboratorietjänst för kund ska behovet av kalibrering av mätutrustning utredas i samråd med kunden. Mätutrustningen skyddas dels mot justeringar som skulle göra mätresultaten ogiltiga, dels mot skada eller försämring under användning, underhåll och förvaring. Kalibreringsresultaten dokumenteras. När utrustningen används för övningar med studerande, krävs ingen laboratoriekalibrering, utan kontroll av utrustningen sker som en del av undervisningen till de delar det anses vara nödvändigt. För annan utrustning som används vid övervakning och mätning av specificerade krav ska lämpligheten fastställas före användning och därefter regelbundet.
Uppgjord BN
Dokument Manual_kap7.DOCX
Granskad TB
Godkänd ÖA
Datum 13.10.2011
MANUAL Sid 1 av 6 Kontrollerad nätverkskopia, men som utskrift informationskopia
8 Mätning, analys och förbättring 8.1
Allmänt
Statistiska metoder kan vara till hjälp i beslutsprocessen, oavsett om syftet är att få bättre förståelse för kundbehov, processtyrning, duglighetsanalyser, prognoser, mätning av kvalitet eller av verksamhet som kan ha betydande miljöpåverkan. Målet med alla undersökningar och analyser är en ständig förbättring. Högskolan upprätthåller rutiner för övervakning och mätning av verksamheternas prestanda.
8.2
Övervakning och mätning
8.2.1
Kundtillfredsställelse
De processansvariga identifierar samt främjar behovet av och efterfrågan på våra tjänster genom olika undersökningar och intervjuer med kunderna vilket klarlägger resurser, starka sidor och brister. Undersökningarna ger basuppgifter vid identifiering och definiering av kundens krav och förväntningar på ifrågavarande tjänst. Kundtillfredsställelsemätningar görs kontinuerligt och är uppbyggda så att de bildar ett beslutsunderlag till förbättring av processer och produkter. Om det nationellt eller internationellt ordnas omfattande utvärderingar deltar enheterna, utvärderar och följer upp resultaten. Utvärderingen av kundtillfredsställelsen fokuseras på i vilken utsträckning tjänstebeskrivningen, specifikationerna och genomförandeprocessen motsvarar kundernas krav.
8.2.2
Intern revision
För att kunna avgöra om ledningssystemet har införts och fungerar på avsett sätt utförs interna revisioner. Revisionerna görs för att verifiera att kvalitets och miljöpåverkande aktiviteter och deras resultat överensstämmer med vad som planerats, inklusive kraven i ledningssystemsstandarderna. Årliga revisionsplaner uppgörs.
Uppgjord BN
Dokument Manual_kap8.docx
Granskad ML
Godkänd ÖA
Datum 13.10.2011
MANUAL Sid 2 av 6 Kontrollerad nätverkskopia, men som utskrift informationskopia
Vid planeringen utgås från tillstånd och betydelse hos de olika aktiviteterna. Revisionerna genomförs av minst två medlemmar i organisationen som är objektiva och oberoende av dem som har direkt ansvar för den reviderade aktiviteten. Resultatet från revisionen dokumenteras och ges till den ansvarige för aktiviteten, som vidtar lämpliga åtgärder för att stärka beaktansvärda åtgärder och korrigera eventuella brister som påträffats. Uppföljningar av revisionerna genomförs där det verifierats och dokumenterats att korrigerande åtgärd vidtagits samt vilken verkan åtgärden haft. Ansvar för och krav på planering och genomförande av revisioner, rapportering av resultat, bevarande av dokumentation samt identifiering av revisionskriterier, omfattning, frekvens och metoder är definierade i en rutinbeskrivning, GQAP01. Resultaten från revisionerna behandlas i Q-teamet och ingår i underlaget för ledningens genomgångar.
8.2.3
Övervakning och mätning av processer
En kontinuerlig bedömning av processerna görs för att identifiera möjligheter till förbättring av kvaliteten och sådant som kan ha betydande miljöpåverkan. För att genomföra en sådan bedömning har ledningen infört ett arbetssätt för att samla in och sprida uppgifter från relevanta källor. Data blir tillgängliga genom att mäta verksamheten bl.a. med hjälp av egna bedömningar, kundernas/intressenternas bedömningar och utvärderingar. Även externt utförda mätningar, t.ex. gallupar, beaktas vid förbättring av tjänsterna. Speciellt viktiga är mätningar där någon del av högskolans verksamhet jämförs med externa motsvarigheter. Den som utför en tjänst handhar även styrningen av ifrågavarande tjänst. Ordet tjänst står i detta sammanhang för kurs, ämne, utbildningsprogram etc. En kontinuerlig uppföljning sker under själva genomförandet och en slutlig egen bedömning vid gränssnittet till kunden/intressenten för att ge ett eget perspektiv på kvaliteten av den utförda tjänsten. För att se hur väl vi lyckas i vår verksamhet skall vi använda relevanta målnivåer och mätmetoder. Dessa definieras på årlig basis i högskolans samt respektive enhets
Uppgjord BN
Dokument Manual_kap8.docx
Granskad ML
Godkänd ÖA
Datum 13.10.2011
MANUAL Sid 3 av 6 Kontrollerad nätverkskopia, men som utskrift informationskopia
ledningsgrupp. Enheternas ledning mäter aktiviteterna och granskar i sina genomgångar behovet av utveckling av ledningssystemet i respektive enhet. I enhetsledningarnas genomgångar noteras hur väl de uppsatta målen nåtts och nya mål fastslås för nästa period i enlighet med respektive enhets behov och direktiv från högskolans ledning. Om uppsatta mål inte uppnås införs ändamålsenliga korrigerande åtgärder. Vid val av mätparametrar skall deras direkta eller indirekta relaterbarhet till målen beaktas (se kap. 5.4.1). En del parametrar s.k. grundparametrar åskådliggör sådana saker som alltid mäts. Enhetsvisa parametrar används för att åskådliggöra enhetsspecifika trender och specifika parametrar kan användas för att åskådliggöra inverkan av en insats av engångskaraktär. Grundparametrar kan t.ex. vara -
antal studerande
-
antal sökande/antagna/nya studerande i förhållande till antal nybörjarplatser
-
antal utexaminerade/antal avbrutna studier
-
studietid för examen
-
lärares och studerandes kursutvärderingar
-
kostnader per studerande
-
avlagda studiepoäng
-
internationellt utbyte
-
miljöprestanda d.v.s. mätbara resultat av högskolans hantering av sina miljöaspekter
-
sysselsättning bland nyutexaminerade
-
satsade medel för personalutveckling i förhållande till lönekostnader
-
behörighet för tjänst
-
FoU-verksamhetens omfattning
Enhetsspecifika trender kan fås från t.ex. -
utvärdering av utbildningsprogram bland tänkbara arbetsgivare
-
utvärdering av utbildningsprogram bland egna utexaminerade och andra i arbetslivet
-
undervisningskostnader per studerande
-
andelen projektifierade lärdomsprov
Uppgjord BN
Dokument Manual_kap8.docx
Granskad ML
Godkänd ÖA
Datum 13.10.2011
MANUAL Sid 4 av 6 Kontrollerad nätverkskopia, men som utskrift informationskopia
Mätningarna skall utföras under en sådan tidsrymd och på ett sådant sätt att trender framgår och att t.ex. inverkan av en tidigare utförd revidering i ledningssystemet kan utvärderas.
8.2.4
Övervakning och mätning av produkter
För att verifiera att kraven på våra produkter har uppfyllts mäter och övervakar organisationen egenskaperna hos produkterna. Se kapitel 8.2.3 För verifiering av inlärningsprocessen (examination) har dokumenterade rutiner utarbetats och upprätthålls. Detaljuppgifter om examination anges i Yrkeshögskolan Novias examensstadga och i läroplanerna. Anvisningar för vitsordsdataregistertillämpningen och tillgodoräknande av tidigare studier har utarbetats och upprätthålls.
8.3 8.3.1.
Behandling av avvikande produkt Behandling av avvikelser
Identifiering av och rapportering om avvikelser, det vill säga produkter och tjänster som avviker från lagstiftningen, specifikation eller praxis, är en skyldighet och ett ansvar för envar i organisationen. Rapporteringen om avvikelser sker till berörd förman och enhetens kvalitetskoordinator. För att säkerställa att tjänst eller produkt, som avviker från specificerade krav, förhindras att oavsiktligt användas har dokumenterade rutiner upprättats, GQAP05 Behandling av avvikelser. Rutinerna för avvikande produkt/tjänst omfattar identifiering, korrigering, vidtagande av åtgärder för att mildra deras påverkan och förhindra att avvikelsen upprepas och inträffar, dokumentering, utvärdering, avskiljning (då det är praktiskt möjligt), slutbehandling, dvs. granska effekten av korrigerande och förebyggande åtgärder och information till berörda instanser. När avvikande produkt eller tjänst upptäcks efter att den levererats eller börjat användas, skall organisationen vidta lämpliga åtgärder med hänsyn till de verkliga eller tänkbara konsekvenserna av avvikelsen. Omarbetad produkt skall omkontrolleras.
Uppgjord BN
Dokument Manual_kap8.docx
Granskad ML
Godkänd ÖA
Datum 13.10.2011
MANUAL Sid 5 av 6 Kontrollerad nätverkskopia, men som utskrift informationskopia
8.4
Analys av information
Målet med undersökningar och analyser är att följa upp verksamheten, utreda hur ledningssystemet fungerar, om det är lämpligt och fastställa var förbättringar kan göras. Analysen skall ge information om kundtillfredsställelse (8.2.1), överensstämmelse med krav på produkt (7.2.1), egenskaper och trender hos processer och produkter (inklusive möjligheter till förebyggande åtgärder) och leverantörer som påverkar processers eller produkters kvalitet.
8.5 8.5.1
Förbättring Ständig förbättring
För att säkerställa ledningssystemets lämplighet och effektivitet skall högskolans och enheternas ledning med lämpliga intervaller granska systemet och jämföra det med den aktuella situationen och de krav som fastställs i ledningssystemsstandarderna. Se kapitel 5.6 Ledningens genomgång.
8.5.2
Korrigerande åtgärder
För att eliminera orsakerna till faktiska avvikelser har dokumenterade rutiner upprättats, GQAP05 Behandling av avvikelser. Varje korrigerande eller förebyggande åtgärd som genomförs skall ha lämplig omfattning med hänsyn till problemets betydelse samt stå i proportion till de föreliggande risker och den uppkomna miljöpåverkan. Varje ändring i rutiner och processer, som är följden av korrigerande och förebyggande åtgärder skall granskas, genomföras och dokumenteras av de som ansvarar för ifrågavarande aktiviteter.
8.5.3
Förebyggande åtgärder
För att eliminera orsakerna till tänkbara avvikelser har dokumenterade rutiner upprättats, GQAP05 Behandling av avvikelser. Varje förebyggande åtgärd som genomförs skall ha lämplig omfattning med hänsyn till problemets betydelse samt stå i proportion till de föreliggande riskerna och den uppkomna miljöpåverkan.
Uppgjord BN
Dokument Manual_kap8.docx
Granskad ML
Godkänd ÖA
Datum 13.10.2011
MANUAL Sid 6 av 6 Kontrollerad nätverkskopia, men som utskrift informationskopia
Varje ändring i rutiner och processer, som är en följd av korrigerande eller förebyggande åtgärder skall granskas, genomföras och dokumenteras av de som ansvarar för ifrågavarande aktiviteter.
Miljö och arbetsmiljöriskhantering Samtliga medlemmar i högskolan skall meddela en nära på situation. Elektronisk blankett för detta finns under arbetarskydd på intranet. Möjliga nödlägen och olyckor som kan påverka miljön identifieras i samband med riskkarteringen och räddningsplanen som genomförs på alla enheter inom ramen för arbetarskyddsprogrammet, i samband med vilka det görs planer för hur vi skall agera ifall sådana situationer uppstår. Arbetarskyddscheferna är ansvariga för riskkarteringarna och räddningsplanerna som görs av arbetarskyddsombuden/fullmäktige på enheterna. Ansvariga uppdaterar räddningsplanen och riskkarteringen en gång per år. Arbetarskyddskommissionen agerar vid inträffade nödlägen och olyckor och förhindrar eller mildrar negativ miljöpåverkan. Inom arbetarskyddskommissionen ses beredskapen över rutiner för nödlägen och olyckor, i synnerhet efter det att nödlägen och olyckor har inträffat. Där så är praktiskt möjligt övas beredskap för nödlägen och olyckor regelbundet. För nybyggen görs räddningsplanen av respektive arbetarskyddschef. Enheter som använder kemikalier skall välja den kemikalie eller metod som orsakar minst fara. Skyddsinformationsblad finns tillgängliga för användare av kemikalierna som används. Nödlägesberedskapsplan finns tillgänglig för personal och studerande. För enheter som har egna infoblad rekommenderas att utrymningsplanen finns med.
Uppgjord BN
Dokument Manual_kap8.docx
Granskad ML
Godkänd ÖA
Datum 13.10.2011
