2015-11-16
Utbildning NY EKONOMI ht 2015 ANSKAFFA RESURSER
Vi som håller i dagens utbildningspass: Karin Olandersson Kerstin Larsson
Syfte med dagens utbildning • Förståelse och övergripande kunskap – om ekonomimodellen och den nya kodsträngen – om nya rutiner
Anskaffa resurser
Vad har vi köpt? Vad har vi använt pengarna till?
1
2015-11-16
Innehåll • Översikt nyheter Ny och system kodsträng i Lupin • Nya kodsträngen
Övriga förändringar i Lupin • Stöd till forskningsprojekt • Urval rutiner och principer, bl rutiner a: Nya – Kontraktshantering
Övriga utbetalningar
– Internfakturering
• Tidplan övergången Lokalkostnader
Nya konton
Ny kodsträng i Lupin
• Ny kodsträng – Konto – Aktivitet (10720.35.567412) – Funktion, – Tillgång/Fin (999) – Intrastatinfo – enbart på varuinköp inom EU – Intrastatkod – enbart på varuinköp inom EU
Två organisationer i Lupin Lunds universitet • Ny kodsträng Lunds universitet_OLD • Gammal kodsträng • Tidigare hanterade fakturor och beställningar • Ingen kontroll mellan organisationer om fakturanummer är unikt för leverantören • Vid beställning måste organisation väljas
2
2015-11-16
Tilldelning av ny kodsträng i Lupin • Aktivitet (kostnadsställe.verksamhet.aktivitet) – Alla aktiviteter inom kostnadsstället tilldelas kostnadsställets alla grupper – Inga individuella tilldelningar • Konto, Funktion, Intrastat och Tillgång (999) – Tilldelas alla grupper • Önskemål om ändring skickas till
[email protected]
Favoriter och förvalda värden • Favoriter Visas överst i listan • Förvalda värden Ett värde per koddel
Fakturanummer extern faktura • Verifikationsnummer på extern faktura i Lupin Fakturanummer i Raindance • Fakturanummer på extern leverantörsfaktura i Lupin Er referens i Raindance • Fakturanummer i Leverantörsreskontran i Raindance: – 70XXXXXX – manuellt registrerad – 71XXXXXX – överförd från Lupin
3
2015-11-16
Internfaktura i Lupin • Internfaktura – Ställs ut i Raindance - betalas i Lupin – Granskare i Lupin väljs vid utställandet – Inga interna konton – Bokföring av både debet och kredit när fakturan är konterad och attesterad i Lupin – Intern motpart sätts med automatik – Fakturanr 45XXXXXX i båda systemen
Attest i Lupin • Ny attest – ny kodsträng • Attestflöde sätts upp enligt den uppsättning som finns idag men enbart på kostnadsställe. • Attest på aktivitet ej prioriterat vid övergång - läggs till under början på 2016 • Parallell attest • Eget köp (hierarkiskt) • Eskalering sker till angiven chef (ej hierarkiskt)
Abonnemangsfakturor • Ny ansökning om förkontering av t ex mobiltelefonfakturor upplagda på abonnemang • Granskare ligger kvar
4
2015-11-16
Anläggningstillgång • Anläggningstillgång – Bokföring direkt i balansräkningen – Preliminärt anläggningskonto 10000 väljs vid kontering – Finansiär 999 för registrering av stöldbegärlig tillgång – Inget godkännande av konteringen i Raindance – Separat utbildning ger behörighet till anläggningsregistret i Raindance
Intrastat - Lupin • Två nya dimensioner i Lupin • Intrastatinformation och statistisk varukod – kan anges i fält redan i Lupin
Intrastat - Raindance
• Enklare hantering • Utbildning via film • Sök fram de poster som finns på ditt kostnadsställe
5
2015-11-16
Viktigt att tänka på inför 2016 • Viktigt att alla fakturor blir granskade och attesterade inför byte av organisation(kodsträng) • Fakturor över 50 000 SEK som gäller 2016 ska periodiseras i Orfi, skicka mail till
[email protected] • På de ordrar som faktura ej inkommit och matchat order/leverans före 11 jan får fakturan granskas och attesteras manuellt med ny kodsträng
Löner och andra ersättningar Primula/Primula webb • Lön • Arvode och Utlägg • Ny kodsträng • Ombokning av lön, arvode, resor – ID begrepp
Övriga rutiner • Förskott – Reseförskott – Handkasseförskott – Redovisning
• Leverantörsskulder centralt • Rättningar
6
2015-11-16
Fördelning av lokalkostnader • Ingen ändring i rutiner eller systemstöd. Översyn pågår hos LU Bygg och LU Service.
• Nya konton (för hyra och lokalservice/städ) • Avstämning av fördelning och pålägg på särskild aktivitet (istället för 10 och 30): – Stödverksamhetens lokalkostnader: på akt 990099 – Kärnverksamhetens gemensamma lokalkostnader: på akt 990098
Nya konton • Konto för Hotell och Restaurang delas upp • Konton med Ej bibl borttagna • Namnändringar för att förtydliga en del konto
7