Verksamhetsplan 2015 Kommunledningskontoret (KLK)
Enhetens uppdrag: Kommunledning inklusive stabsfunktioner ger strategiskt stöd och service till politik och förvaltning. Staben innefattar ekonomi, IT, upphandling, kansli, personal, information och näringsliv. Utöver detta finns även projekt för utveckling, internationella frågor samt säkerhetsarbete.
2(26)
Vad är en verksamhetsplan? En verksamhetsplan är en skriven plan av de aktiviteter man planerar att genomföra i verksamheten. Verksamhetsplanen konkretiserar hur vision, mål och strategidokument ska förverkligas det kommande året. En verksamhetsplan är inte bara sammanbunden med politiska målsättningar, utan även med kommunens budget. Budgeten fastslår de ekonomiska ramarna för det kommande året och ligger även den till grund för verksamhetsplanen, eftersom det ska finnas täckning i budgeten för aktiviteterna verksamheten planerar. Verksamhetsplanen ska vara realistisk och aktiviteterna som nämns i den ska vara sådana som verksamheten beräknar att genomföra. Verksamhetsberättelsen som skrivs till delårsbokslutet per sista augusti och till årsredovisningen efter årets slut återkopplas mot verksamhetsplanen för att stämma av om de aktiviteterna genomförts som planerat. Varje avsnitt i verksamhetsplanen inleds med en kortfattad instruktion.
Prioriterade mål och planerade aktiviteter Kommunfullmäktige har till visionen antagit sex utvecklingsområden som är särskilt viktiga att satsa på. Till varje utvecklingsområde finns ett antal prioriterade, kommunövergripande mål. Dessa mål tillsammans med texten om utvecklingsområdet ger en tydlig bild av vad kommunen vill uppnå. Varje mål är knutet till en indikator. Indikatorerna är naturliga vägvisare för kommunfullmäktige för att se om vi är på väg att nå vision och utvecklingsområden. Kommunfullmäktige och kommunstyrelsen styr mot visionen och de sex utvecklingsområdena Vättern, Boende, Levande Hjo, Hållbarhet/Natur, Tillsammans och Besökare. Kommunfullmäktige har i budget och verksamhetsplan 2015 antagit 21 prioriterade målsättningar för att följa upp att verksamheten rör sig i riktning mot visionen och de sex utvecklingsområdena. Kommunstyrelsen har kompletterat med ett antal, mer konkreta mål. Av dessa fokuserar Ks förvaltning särskilt på nedanstående mål. I anslutning till varje mål anger verksamheten sitt planerade strategiska arbete och även planerade aktiviteter för att nå en högre grad av måluppfyllelse under 2015:
3(26) 1. I verksamhetsplanen får respektive verksamhet välja ut vilka politiska mål man känner ansvar för. Till dessa mål ska anges i löptext hur verksamheten avser att strategiskt arbeta mot varje utvalt mål och varför det kommer bidra till ökad måluppfyllelse. Det ska även göras en lista över de konkreta aktiviteter man planerar genomföra under året. Kommunfullmäktiges prioriterade mål 1:
Hjo ska ha en positiv befolkningstillväxt
Vår strategi för att nå målet: Detta mål kan ses som övergripande övriga mål, och arbetet för att uppnå övriga mål kan sammantaget ses som förvaltningens arbete för att uppnå målet om en positiv befolkningstillväxt. Hjo kommuns vision ”Tillsammans skapar vi framtidens Hjo” och tillhörande utvecklingsområden anger färdriktningen för kommunens arbete. När vi arbetar på ett bra sätt enligt detta kommer det avspeglas i att ovanstående mål uppfylls. Nedan beskrivs i sammanfattande text exempel på hur förvaltningen tänker arbeta under 2015 för att nå detta övergripande mål. Utvecklingsområde ”Boende” säger bl.a. att ”många uppskattar att Hjo särskilt prioriterar verksamheter som riktar sig till barn och unga”. Kopplat till det är nybyggnationen 2015 av förskolan på Knäpplan. Även ambitionen att anlägga en actionpark är en konkret satsning riktad till barn och unga och som även syftar bidra till ett ”levande Hjo”, vilket är ett annat utvecklingsområde. ”Vättern”, är ett annat utvecklingsområde som vi ska satsa på 2015 genom att utveckla hamnområdet. Utvecklingsområde ”Hållbarhet & natur” anger att ”genom vår småskalighet har Hjo unika förutsättningar att bli en miljövänlig och promenad- och cykelvänlig stad – det ska vi ta tillvara på och göra till vår styrka”. Därför kommer Hjo kommun 2015 satsa på utbyggnad av gång- och cykelvägar. ”Besökare är ett av visionens utvecklingsområden. Besöksnäringen är viktig för Hjo och uttrycks även i fullmäktigemål nr 18 – att Hjo ska få fler besökare. De som besöker Hjo ska få upp ögonen för vår vackra kommun och den positiva atmosfär vi har. Ju fler som besöker Hjo, desto fler får upp ögonen för det här och blir presumtiva nya Hjobor. ”Vi är kända som det enkla, lättillgängliga och välkomnande Hjo, där vi låter hjärtat vara med”. Så beskrivs utvecklingsområdet ”Tillsammans”. Vi strävar efter ett mångkulturellt samhälle där alla känner sig välkomna och inkluderade, oavsett om man besöker eller flyttar till Hjo, om man är ung eller gammal, om man är från en annan del av Sverige eller från ett annat land. Vi ska under 2015 bl.a. arbeta med att utveckla frivilligorganisationen för att jobba med integration på ett bättre sätt. Detta arbete utifrån vår vision skapar stolthet och positiv anda i Hjo kommun. Allt arbete som anges i våra verksamhetsplaner syftar till att göra Hjo till en så pass bra kommun att folk vill leva här. Ovanstående är alltså ett axplock av vad vi ska göra för att uppnå detta.
4(26) Aktivitetsplan 2015: Aktivitet Leva och Bo i Hjo
Beskrivning
Slutdatum
Indikator: SCB befolkningsstatistik
2012
2013
- Antal personer som bor i Hjo kommun
8 840st
8 805st
2014
Ansvarig
Ambition 2015 Högre än föregående mätning
5(26) Kommunfullmäktiges prioriterade mål 2:
Hjo ska vara en attraktiv boendekommun
Vår strategi för att nå målet: Ovanstående mål är nära sammankopplat med mål 1 om positiv befolkningstillväxt. Texten till mål 1 kan därför anses bidra till uppfyllelsen av även mål 2. Hjo kommun kan som arbetsgivare bidra till att Hjo är en attraktiv kommun att leva i, genom att vara en attraktiv arbetsgivare. Kommunen står, liksom våra grannkommuner, inför stora pensionsavgångar. Samtidigt blir det kommunala uppdraget allt mer komplicerat, i kombination med krav på att vi som arbetsgivare använder skattemedel på ett så effektivt sätt som möjligt. Konkurrensen om framtidens arbetskraft blir allt hårdare. I denna konkurrens måste Hjo kommun utmärka sig som det självklara valet för kommande generations lärare, undersköterskor och andra. Att arbeta med arbetsgivarvarumärket Hjo kommun är av detta skäl en nödvändighet. Vi kan inte, och kanske inte heller ska, försöka konkurrera med löner och förmåner, för sådana satsningar tenderar att fungera endast kortsiktigt. Att istället arbeta för att vara en bra arbetsgivare, med genuint förankrade värderingar, där arbetsgivare och medarbetare är måna om varandra, har större effekt i ett långsiktigt perspektiv. Att vara en arbetsgivare med rykte om sig att vara en bra arbetsplats väger tyngre, ger mer och kostar mindre, än att konkurrera med löner och förmåner. Kommunen skall av dessa skäl under 2015 och framåt, arbeta med att färdigställa den ledarmodell som påbörjats och inleda arbetet med en medarbetarmodell. Genom besök på arbetsmässor, information på hemsida och på intranät, skall vi på ett tydligt och välkomnande sätt visa Hjo kommun som det självklara valet för blivande medarbetare. Aktivitetsplan 2015: Aktivitet Kompetensförsörjning
Beskrivning Kommunen skall arbeta med sitt arbetsgivarvarumärke för att öka sin attraktionskraft.
Slutdatum 20151231
Ansvarig Personalchef
Indikator: SCB medborgarundersökning
2012
2013
2014
2015
- Betygsindex för Hjo kommun som en
53 (medel 57)
-
58 (medel 57)
Ingen mätning görs
plats att bo och leva på (NRI).
6(26) Kommunfullmäktiges prioriterade mål 9:
Hjo kommun ska aktivt bidra till att invånarna i Skaraborg ska ha Sveriges bästa hälsa 2020
Vår strategi för att nå målet: Strategiska områden och prioriteringar för folkhälsoarbetet 2015 Folkhälsoarbetet handlar om att med hälsofrämjande och sjukdomsförebyggande insatser åstadkomma en god och jämlik hälsa för hela befolkningen. Ett framgångsrikt folkhälsoarbete handlar om samarbete och ansvarsfördelning mellan olika samhällssektorer, myndigheter och organisationer. Folkhälsorådet är ett samverkansorgan mellan Hjo kommun och Västra Götalandsregionen, Östra Hälsooch sjukvårdsnämnden i syfte att initiera, utveckla och samordna resurser för att främja en god hälsa för kommuninvånarna. För folkhälsoarbetet på kommunnivå finns en folkhälsoplanerare anställd av Västra Götalandsregionen. Folkhälsoplaneraren ska i första hand arbeta med hälsofrämjande arbete på en strategisk nivå. Mål för folkhälsoarbetet Det övergripande nationella folkhälsomålet är att skapa samhälleliga förutsättningar för en god hälsa på lika villkor för hela befolkningen där målet ska uppnås genom arbete med elva målområden.
De elva nationella målområdena är: Mål 1 Delaktighet och inflytande i samhället Mål 2 Ekonomiska och sociala förutsättningar Mål 3 Barn och ungas uppväxtvillkor Mål 4 Hälsa i arbetslivet Mål 5 Miljöer och produkter Mål 6 Hälsofrämjande hälso- och sjukvård
Mål 7 Mål 8
Skydd mot smittspridning Sexualitet och en god reproduktiv hälsa Mål 9 Fysisk aktivitet Mål 10 Matvanor och livsmedel Mål 11 Tobak, alkohol, narkotika, dopning och spel
För en mer övergripande bild av de elva målområdena kan de sammanföras till tre strategiska områden, där målområde 1 - 3 och delar av målområde 6 gäller faktorer på samhällsnivå, medan de övriga åtta främst berör faktorer i människors livsmiljöer eller fokuserar på en viss levnadsvana. Målområde: 4, 5, 7, 8, 9, 10
Målområde: 1, 2, 3, 6 Målområde: 11, delvis 6 Källa: Folkhälsopolitisk rapport 2010
7(26)
Goda livsvillkor Grundläggande förutsättningar för en god folkhälsa och för att utjämna skillnader i hälsa är att skapa möjligheter till en bra start i livet, vilket kan främjas av miljön i hemmet, i förskolan, i skolan och fritiden samt av att nå en utbildningsnivå som ger möjlighet till arbete, ekonomiska villkor för självförsörjning och social trygghet. I Goda livsvillkor ingår också möjligheten till delaktighet och inflytande i samhället. Att barn, vuxna och äldre känner sig delaktiga och upplever att de kan påverka leder till ökad hälsa likaså att få tillgång till hälso- och sjukvård på lika villkor. Folkhälsorådet, kommunens verksamheter och samverkansparter ska: • • • • • •
Verka för ökade möjligheter till inflytande och att kunna påverka den egna livssituationen Stödja arbetet för socioekonomisk analys och metodik Erbjuda föräldrastödjande verksamhet Stödja processen hälsofrämjande förskola, skola och fritidsaktiviteter för barn och ungdomar Stödja processer för ökat arbetsdeltagande Verka för att äldre kan leva ett aktivt liv utifrån sina personliga förutsättningar och ge stöd för att behålla och utveckla sociala nätverk och mötesplatser
Hälsofrämjande livsmiljöer och levnadsvanor Folkhälsoarbetet ska verka för hälsofrämjande livsmiljöer, skapa förutsättningar för en god fysisk och psykosocial miljön där vi bor, arbetar och tillbringar vår fritid. Vilket kan fungera som stödjande miljöer i arbetet med att främja fysisk aktivitet och goda matvanor. Livsmiljöerna kan också formas så att de minskar riskerna för smittspridning, olycksfall och våld. Folkhälsorådet, kommunens verksamheter och samverkansparter ska: • Stödja arbetet med att lyfta in folkhälsoaspekten i samhällsplaneringen • Stödja verksamheter som främjar fysisk aktivitet • Stödja verksamheter som främjar goda matvanor
Alkohol, narkotika, dopning, tobak och spel Syftet med strategiområdet är att via samhällets åtgärder minska bruket och negativa effekter av alkohol och tobak, ge ett narkotika- och dopningsfritt samhälle samt minska skadeverkningarna av överdrivet spelande. Folkhälsorådet, kommunens verksamheter och samverkansparter ska: • Stödja utvecklingen av det förebyggande arbetet kring tobak, alkohol, narkotika och dopning Friskvård för medarbetare Genom att arbeta främjande med friskvård ger varje satsad krona mer tillbaka än om kommunen enbart hade arbetat förebyggande. Kommunen kommer att bidra till en god hälsoutveckling genom att ge varje medarbetare möjlighet att ägna sig åt friskvårdsaktiviteter under arbetstid genom den friskvårdstimme som infördes från den 1 januari 2015. Genom samarbeten med leverantörer av bland annat gymverksamhet finns ytterligare möjligheter för medarbetaren att aktivera sig. Hälsoinspiratörerna, som kommer att få en nystart under 2015, kommer att ha till uppdrag att inspirera sina arbetskamrater till olika typer av aktiviteter. Aktivitetsplan 2015: Aktivitet Friskvård Nikotinavvänjning
Beskrivning Kommunen kommer att fortsätta att fokusera på medarbetarnas möjligheter till friskvård. Genom information på kommunens intranät
Slutdatum 20151231
Ansvarig PC
8(26) fortsätter arbetet med att uppmuntra medarbetarna att sluta röka och/eller snusa med syfte att minska antalet nikotinanvändare i kommunen.
Indikator: SKL Öppna jämförelser
2009
2014
2015
- Självskattat allmänt hälsotillstånd
66,2%
74%
Ingen mätning görs
(2020 ska 73% av Hjoborna skatta sitt allmänna hälsotillstånd som gott.)
9(26) Kommunfullmäktiges prioriterade mål 10:
I Hjo ska vi ha ett gott företagsklimat
Vår strategi för att nå målet: Mötesplatser och nätverkande Hjo kommun vill stärka näringslivsklimatet ytterligare. Att skapa attraktiva mötesplatser mellan näringsliv och Hjo kommun är helt avgörande för att vi tillsammans ska lyckas öka kännedom om varandra och bygga stolthet för att tillsammans skapa tillväxt och bli attraktiva både lokalt för nuvarande näringsidkare och invånare samt regionalt, nationellt och internationellt för att locka potentiella etablerare, invånare och spännande erfarenhetsutbyten samtidigt som vi marknadsför och sätter Hjo på kartan. 2013 och 2014 har engagemanget och tillsammanskänslan ökat avsevärt. Hjo näringsliv har agerat mycket aktivt vid alla aktiviteter under 2014. Riktigt goda exempel 2014 var Öppet Hus på Industrin och vår gemensamma Näringslivstidning. Dessutom nysatsningar på handelsutveckling. Andra lyckade satsningar har varit ’When You Love the Earth’, frukostmöten, Steps-to-Export, rekorddeltagande på Hjo näringslivsgala och ett flertal lyckade gemensamma mässor. Vi kommer att fortsätta jobba för att nå ännu fler lyckade resultat och för att skapa än bättre möten. Näringslivet har dessutom levererat mycket gott resultat både inom industri, handel och gröna näringar. Ett mycket gott exempel är att Hjo blev Årets Tillväxtkommun 2014 i Västra Götaland. SYNAs kriterier att öka omsättningen, öka vinsten och öka antalet anställda uppfylldes av så många som 18 företag, alla inom differentierade verksamheter. Handelns omsättning ökade både inom sällanköps- och dagligvaruhandeln. Vi klättrade även på Svenskt Näringslivs kommunrankings attitydundersökning, om än från en låg nivå. Vi ligger nu på plats 207 av 290 och ska naturligtvis inte nöja oss med detta. För att lyckas klättra så ska vi fortsätta på den lyckade inslagna vägen men vi måste skapa fler naturliga kontakter mellan näringsliv, politiker och olika tjänstemän. Därför ska fler tjänstemän och politiker delta aktivt i de mötesplatser som arrangeras. Vi ska göra arbetsplatsreportage kring bygglovshantering, planering, tillstånd, MÖS och Alkoholhandläggning för att skapa bättre förståelse för kommunens verksamhet. Vi ska öka antalet företagsbesök och framförallt bredda vårt eget deltagande till att gälla fler av oss tjänstemän. Gemensamma företagsfrukostar ska återigen förläggas ute hos näringslivet med start på Hjo kommun där alla nyckelpersoner ska delta. Vi ska verka för att stärka kontakterna vilket kan underlätta för samverkan kring exempelvis en gemensam kompetenspool, och samverkan kring mässor, öppet hus mm. Näringslivet efterfrågar förmöten vid upphandlingar. Informationsmöten bör ordnas och konkurrens vid prissättning av hyror bör redas ut. Samhällsbyggnad ansvarar men vi bjuder in. Framtidstro och entreprenörskap Vi vill vara med och skapa framtidstro för ungdomarna i Hjo. Vi ska försöka koppla skolan än mer till företagen och fortsätta att initiera och locka fler vuxna och elever att se potentialen i entreprenörskap. Utbildningsinsatser kommer att erbjudas näringslivet och företagens vänner såsom IDC, Högskolan med flera ska bjudas in för att ge stöd åt våra företag. Sommarlovskonceptet ska fortsatt erbjudas och kommunen satsar mer än någonsin tillsammans med Hjo Nyföretagarcentrum för att skapa än mer entreprenörskap. Grundskolan ska erbjudas att möta näringsliv, få delta på mässor, och inspireras till entreprenörskap och få delta i ’Möjligheternas Värld’. Än mer samverkan med skolan i Hjo och högskolor. Ex Framtid 2015 för att locka högskolestudenter till Hjo. Vi vill verka för fler kontakter både
10(26) för jobb och examensarbeten. Internationell utveckling Potentialen med vårt EU-medlemskap ska tydliggöras och försök att söka projektmedel för att öka både kommunens och företagens verksamheter ska prioriteras. ESF-ansökningar planeras både för företagen inom management och internationalisering, arbetsmarknadsprojekt och projekt för handeln. EU-projekt för de gröna näringarna kommer också få hög prioritet. Utbildningsinsatser inom Exportfrågor, omvärldsanalys, marknadskommunikation och engelsk konversation kommer att stärka våra företag. 26 september i samband med ’Richard Rocks’ världspremiär ska Hjo kommun synas. Tillväxt på landsbygden – gröna näringar Landsbygdsföretagen, grön näring av flera slag skapar stor tillväxt. Vi ska lägga mer fokus på och besöka dessa företag som levererar inom prioriterade frågor såsom livsmedel, förädling, besöksnäring, energi och miljöfrågor. Dessa frågor tillhör de mest viktiga inom EU varför vi bör satsa extra mycket här. Här är flera generationsskiften på gång. Projekt och marknadsföringsaktiviteter ska genomföras tillsammans med lantbrukarna för att sätta maten och förädlingen på kartan. Leader Östra Skaraborg ska kunna hjälpa fler av företagen till utveckling. Marknadskommunikation Marknadsföring, annonsering, tidningar, utskick, alltid synas att vi kommer från Hjo, alltid märkas att besökarna varit på besök i Hjo. Vårt platsvarumärke är värt guld! Alla ska få ett ”Hjärta” med sig hem, ett erbjudande som signalerar Välkommen tillbaka! Att vi syns med en I Love Hjo kasse, en flagga, penna eller tub på olika mässor, publikfest på Axevalla, premiär av musikal eller ute på högskolor ger glädje, nyfikenhet och skapar intresse för Hjo. Ingen från Hjo kommun får någonsin åka utanför kommungränsen utan ”I Love Hjo”, om än bara med en pin. En röd tråd ska genomsyra allt: kopplat till vårt EU-medlemskap, EU2020, SKL, VG2020, Skaraborgs kommunalförbund, Hjo kommuns vision och våra utvecklingsområden.
Aktivitetsplan 2015: Aktivitet Arbetsplatsreportage, företagsbesök, näringslivsfrukostar ute hos näringslivet. Utbildningsinsatser och möten med finansiärer och "Företagens Vänner" Hjo Nyföretagarcentrum, sommarlovsentreprenörer, UF, Möjligheternas Värld EU-projektansökningar
Beskrivning Att skapa mötesplatser och bygga nätverk för att stärka näringslivsklimatet.
Slutdatum Löpande
Ansvarig Näringslivschef & EUstrateg
För att skapa framtidstro och inspirera till entreprenörskap.
Löpande
Näringslivschef & EUstrateg
För att skapa Internationell utveckling, erfarenhetsutbyte, marknadsutveckling och för att sätta Hjo näringsliv på kartan.
Löpande
Näringslivschef & EUstrateg
11(26) Informations- och marknadsföringsprojekt med LRF samt Leader-projekt
För att lyfta landsbygdstillväxt och gröna näringar.
Löpande
Näringslivschef & EUstrateg
ELMIA, branschmässor, RichardRocks, Axevalla, Framtid2015
Marknadskommunikation och mässdeltagande för att lyfta Hjo näringsliv och locka fler affärer och potentiella kreativa entreprenörer samt studenter till Hjo.
Löpande
Näringslivschef & EUstrateg
Indikator: Svenskt Näringslivs kommunranking
2012
2013
2014
Ambition 2015
- Total placering på kommunrankingen
212
222
207
Högre än föregående mätning
12(26)
Kommunfullmäktiges prioriterade mål 11:
I Hjo ska man få ett gott bemötande och uppleva att det är enkelt att kontakta kommunen
Vår strategi för att nå målet: En förutsättning för att nå hög kvalitet på kommunikationen med hjoborna är att de anställda är välinformerade om verksamheten och dess mål. Hjo kommuns verksamhet bygger till stora delar på mänskliga möten. Detta ställer särskilda krav på att alla anställda har tillgång till aktuell information och att förutsättningarna för kommunikation är goda. Inom en organisation finns ett samband mellan tillgång på information och ansvar. En välinformerad medarbetare känner delaktighet, motivation och tar ansvar. Medarbetarna inom Hjo kommun har en viktig roll som kunskapsbärare, marknadsförare och som kommunens ansikte utåt. Alla medarbetare har dessutom ett personligt ansvar för att hålla sig informerad och att informera andra, om allt som är av betydelse för de egna arbetsuppgifterna och det egna verksamhetsområdet. Samverkan och tvärkontakter inom kommunens olika verksamheter breddar perspektivet i informationsarbetet. Detta bidrar i sin tur till att skapa mervärden och stärka Hjo. För att medarbetarna i Hjo kommun ska få ett ramverk att förhålla sig till när det gäller kommunikation så ska detta formuleras i en kommunikationspolicy samt i riktlinjer för informations- och kommunikationsarbetet. Policyn och riktlinjerna ska fungera som ett hjälpmedel för samtliga verksamheter i kommunen. Ett internt uppslagsverk där du som medarbetare får tydliga riktlinjer för hur vi ska arbeta med externa och interna kommunikationsfrågor samt profilering. En förutsättning för att policyn ska vara till hjälp i utvecklingen av vårt informationsarbete, är att vi alla arbetar för att omsätta innehållet i den till konkreta handlingar. Kommunikationspolicyn är också ett verktyg för att nå den visionen och de strategier som kommunfullmäktige antagit. Under våren kommer Hjo kommuns intranät att lanseras. Detta kommer att bidra till att Hjo kommuns medarbetare på ett effektivt sätt kommer kunna få, söka och hitta rätt information, verktyg och person för att kunna genomföra vårt arbete, oberoende vad du är eller vilken enhet du representerar. Intern kommunikationen verkar för dialog mellan verksamheter och ökar kunskapen om kommunens totala arbete. En helhetssyn skapas bland medarbetarna som främjar ”vi-känslan” och gör samtliga medarbetare till goda ambassadörer för kommunen. En välinformerad medarbetare med möjlighet att påverka, känner delaktighet och ansvar, vilket i sin tur ger engagemang och motivation i arbetet. Värdegrunden Det goda mötet kommer under 2015 att kompletteras med så väl en ledarmodell som en medarbetarmodell. Syftet med att arbeta fram dessa modeller handlar framförallt om att göra kommunens visionsmodell komplett. Vi skapar genom våra beteenden förväntningar från den som bor i Hjo eller som kommer hit som besöker eller på annat sätt nyttjar våra tjänster. Visionen och värdegrunder tillsammans handlar om att infria ett löfte. Ska Hjo kommun som arbetsgivare ha en möjlighet att uppfylla dessa förväntningar, måste vi som chefer och medarbetare vara överens om vilka spelregler som ska gälla. Ledarmodellen tas fram av kommunens chefer. Medarbetarmodellen tas fram av medarbetarna. Detta är en nödvändig förutsättning för att få förankring och genomslag i organisationen. Först då kan vi uppfylla det löfte vi gett!
13(26)
Aktivitetsplan 2015: Aktivitet E-plattform
Växel/Kundtjänst
Ökad tillgänglighet och service i Stadshuset
Externa webben
Beskrivning Under våren 2015 så inleds ett samverkansprojekt tillsammans med Skövde. Där Hjo kommun tar del av och blir en del av Skövdes e-plattform. Under året kommer samtliga verksamheter att analyseras utifrån ett e-tjänsteperspektiv. Analysen utförs tillsammans med erfarna e-utvecklare från IT-enheten i Skövde, ITchef Hjo kommun samt deltagare från verksamheten. Syftet är att identifiera möjliga e-tjänster och digitala utvecklingsområden för respektive verksamhet. E-plattformen kommer lanseras under mars 2015, den kommer då samla Hjo kommuns befintliga etjänster samt kommande. Utbyggnaden kommer att vara ständigt pågående men grundstommen med samtliga verksamheter på plats kommer vara klar under 2015. E-plattform och e-tjänster syftar till att förbättra/ effektivisera kommunens interna och externa processer, kontakten mellan verksamheter och ut mot medborgare. Digitaliseringen av kommunens förvaltning och tjänster gör det möjligt att sköta kontakt med medborgarna oberoende av plats och tid (24/7 365 dagar om året), vilket ligger i linje med mål nr. 11. Satsningen ligger i linje med nationella och regionala initiativ, såsom Den Digitala Agendan. Hjo kommuns värdegrund står ständigt i fokus och på varje APT tar vi upp exempel på var vi kan utveckla oss genom exempel från det dagliga arbetet. Växelpersonalen har i uppgift att kontinuerligt var vaksamma på information som saknas i de verktyg som vi använder i kommunen och där ta egna initiativ till att uppdatera där det behövs och/eller ta kontakt med verksamheterna som behöver förändra eller förbättra något. Under våren kommer vi att öka tillgängligheten och servicen i Stadshuset genom att successivt få alla besökare att anmäla sig i kundtjänst. Vi vill säkerställa att alla som kommer till Stadshuset får den servicen som de efterfrågar. Informationsenheten kommer under
Slutdatum Ansvarig Lansering av IT-chef e-plattform med tillhörande etjänster 2015. Dock är det inget slut på utveckling av e-tjänster-
Finns inget slutdatum. Detta är ett arbete som pågår kontinuerligt.
Informationschef
2015-12-31
Alla
SKL
Informationschef
14(26) våren att följa upp alla de frågeställningar som inte ger svar (Vissa delar kommer vi inte klara av pga att vi som kommun inte erbjuder vissa tjänster). När det gäller övriga frågeställningar kommer informationsenheten att återkoppla alla brister direkt till verksamheternas utnämnda webbredaktörer och verksamhetsdrivande chef och sätta deadlines för när informationen ska vara komplett.
Det goda mötet
Värdegrunden Det goda mötet kommer under 2015 att kompletteras med så väl en ledarmodell som en medarbetarmodell.
genomför nästa mätning i maj 2015. Till dess ska samtliga verksamhete r genomlyst sina sidor. Utvecklingsar beten pågår kontinuerligt för att möta morgondage ns behov. 20150930
Indikator: SCB:s medborgarundersökning
2012
2013
2014
2015
- Betygsindex för bemötande och tillgänglighet.
56 (medel 58)
-
59 (medel 58)
Ingen mätning görs
15(26)
Kommunfullmäktiges prioriterade mål 12:
I Hjo ska man kunna vara med och påverka kommunen
Vår strategi för att nå målet: Indikatorn till ovanstående mål – Hjobornas nöjdhet med inflytande enligt SCBs medborgarundersökning – visar att Hjo kommun gjort stora förbättringar inom detta område sedan 2012 års mätning. Bedömningen är att detta beror på visionsarbetet och den dialog som fördes där och som fortsatt sedan dess. Därför är det viktigt att fortsätta på det spåret och hålla i ambitionen att arbeta ”tillsammans”. Ett framgångskoncept i demokratiarbetet har varit de tillfällen då kommunen anordnat öppna träffar av olika slag. Detta ska vi fortsätta med när det bedöms vara lämpligt. Kommunsekreteraren utgör stöd i förvaltningen när sådana träffas kan utformas. Kommunledningsgruppen har ansvar att beakta möjligheten att anordna dessa träffar när man diskuterar förvaltningens ärenden. För att Hjoborna ska känna sig delaktiga och att de har möjlighet att påverka behöver kommunen ha en tydlig och väl genomarbetad tanke med demokratiarbetet. Detta ska formuleras i en demokratistrategi som beskriver hur vi ska arbeta med detta. Ambitionen är att demokratistrategin ska tas fram under 2015. Vi ska formellt införa den nya projektmodellen 2015 enligt uppdrag från kommunstyrelsen. I praktiken har modellen redan börjat tillämpas till viss del, men tanken är att vi går i skarpt läge under våren 2015. En handbok ska tas fram och alla handläggare ska utbildas. Projektmodellen skapar tydliga strukturer för oss både i rena projektarbeten och i övrigt utredningsarbete. Modellen kan ses som en checklista som säkerställer att alla viktiga moment görs på rätt sätt i rätt tid. Ett av dessa moment är dialog med allmänheten eller andra intressenter. Att säkerställa att vi i våra arbeten får med det momentet kommer bidra till att Hjoborna känner sig delaktiga och lyssnade till i högre utsträckning. Aktivitetsplan 2015: Aktivitet Arbeta fram demokratistrategi Facebook
Beskrivning Se ovan.
Slutdatum 2015-12-31
Ansvarig Kommunsekreterare
Hjo kommun startar egen Facebooksida. Vi vill nå ut till fler personer, både boende och de som är intresserade av vad som händer och sker i kommunen. Vi kommer framförallt att länka till material och händelser från vår externa webb.
Vi startar upp sidan under våren.
Informationschef
Sidan kommer att skötas av växeln/kundtjänst med hjälp av de olika verksamheterna i kommunen, för att kunna svara på ett snabbt och enkelt sätt. Måndag till fredag kommer den att tittas till dagligen mellan 08.00-16.00 för att se vad som kommit in.
16(26)
Indikator: SCB:s medborgarundersökning - Sammanfattande nöjd inflytande index.
2012
2013
2014
2015
38 (medel 39)
-
44 (medel 40)
Ingen mätning görs
17(26)
Kommunfullmäktiges prioriterade mål 15:
Hjo ska ha ett levande centrum med en positiv handelsutveckling
Vår strategi för att nå målet: Hjo ska ha ett levande centrum med en positiv handelsutveckling, detta skall uppnås genom fortsatt arbeta med gemenskap och samverkan mellan handlare, restauranger, fastighetsägare och kommunen. Återkommande möten i handelsstrategigruppen med representanter från handeln, fastighetsägarna och kommunen. Handeln vad det gäller dagligvaror och sällanköpsvaror mäts bäst genom försäljningsindex som presenteras varje höst för föregående år. Som mål för 2014/2015 är bygga vidare på den positiva trend som inleddes 2013. För att stärka den lokala handeln och köptrohet för de skall det utbud som finns inom kommunen presenteras för kommuninnevånarna och besökande genom en näringsbilaga med inriktning på handeln. Genom samverkan med Turism och Kultur arbeta för en positivt och trevlig bemötande vid arrangemang och aktiviteter med värdskap och öppettider som stärker både turism/kultur, restauranger, handeln och ett attraktivt Hjo. Med fastighetsägarna föra en fortlöpande dialog för att få lämplig verksamhet i de lokaler som blir tillgängliga. För att stärka ett levande centrum och centrumhandeln bör dock på sikt till mer centralt belägna lägenheter. Hur vi går vidare med utgång från tidigare projekt och vision "Tillsammans skapar vi framtidens Hjo" kan ett ESF, EU projekt "Innovativ Småstadshandel Skaraborg" med uppstart under 2015 och som pågår i tre år vara en bra möjlighet med fokusområdena Utbud, Gestaltning, Digitalisering, Bemötande, Tillgänglighet och Starta Eget.
Aktivitetsplan 2015: Aktivitet Samverkan, tillsammans Möten
Beskrivning Återkommande informella frukostmöten med handlare, medlemmar Hjo Handel Möten, träffar med olika grupperingar. Handel, restauranger, fastighetsägare
Möten med handelsstrategigrupp
Återkommande möten med handelsstrategigruppen för planering och lyftande av aktuella frågor, utredningar.
Näringsbilaga med inriktning handel
Att med näringsbilaga kommunicera vårt utbud av handel, då främst till kommuninnevånarna
Slutdatum Kontinuerligt
Ansvarig Näringsutvecklare (handel) Genomförs Näringsutvecklare varje halvår (handel) samt inbjudna Återkomman Näringslivschef samt de enligt näringsutvecklare kalender (handel) med vid behov adjungerad Förhoppning Näringsutvecklare svis två (handel) i samverkan bilagor under med Hjo Handel 2015, vår samt höst
18(26) Skyltning
Att lyfta skyltproblematiken så att handlarnas önskemål om bättre skyltning löses.
2015
Evenemang
Att stärka deltagandet och medverkande vid de aktiviteter som genomförs. Samt extra engagemang vi påsk, julmarknad samt handelsdag.
Periodvis under 2014
Indikator: Handeln i Sverige
2012
2013
- Försäljningsindex i sällanköpsvaruhandeln
36 75
38 81
- Försäljningsindex i dagligvaruhandeln
2014
Näringsutvecklare (handel) i samverkan med stadsarkitekt och Hjo Handel Näringsutvecklare (handel) i samverkan med Hjo Handel och restauranger 2015 Högre än föregående mätning
19(26)
Kommunstyrelsens mål 2015 för kommunledningskontoret Kommunstyrelsens mål 1:
Hjo kommuns medborgare ska ha tillgång till lättillgänglig och relevant information om kommunens verksamheter
Vår strategi för att nå målet: Med hjälp av god extern kommunikation kan vi sprida kunskap om tillvägagångssätt och möjligheter. Den syftar även till att skapa ett större engagemang bland medborgarna för kommunala frågor, med målet att stimulera till aktivitet och medinflytande. Genom att informera om hur medborgarnas skattepengar används och öka kunskapen om kommunens verksamhet, kan vi skapa större förståelse för kommunens agerande i olika situationer. Kommunen måste i alla aktiviteter som syftar till att skapa kommunikation utgå från mottagarnas situation, kunskaper och attityder. Informationsenheten kommer att ta aktiv del i framtagandet av övergripande information från kommunen men också kontinuerlig ha kontakt med verksamheternas ledningsgrupper och hjälpa dem i det strategiska arbetet med att ta fram relevant information och visa på vilka möjligheter som finns. Via webbgruppen, som har representanter från samtliga verksamheterna, kommer informationsenheten i samverkan med verksamheterna säkerställa att den informationen som publiceras är både lättillgänglig och relevant. Detta sker bland annat genom kontinuerliga genomgångar av befintlig information utifrån SKL:s granskning, ”Information till alla?”. En granskning som genomförs av SKL varje år. Via den projektmodell som Hjo kommun inför under 2015 är projektägaren också ansvarig för kommunikationen. Att formulera budskapet på ett rakt och enkelt sätt, och paketera det väl är viktigt för att det ska nå fram till intressenterna. All information ska presenteras i en kommunikationsplan och aktivitetsplan. Här kommer informationsenheten vara sakkunnig och/eller projektdeltagare beroende på projektets omfång och säkerställa tillsammans med projektägaren att vi kontinuerligt informerar om projektet och att vi använder rätt kanaler.
Aktivitetsplan 2015: Aktivitet Årsredovisning i kortformat
Externa webben
Beskrivning Årsredovisningen som tas fram årligen är ett omfattande dokument med mycket ekonomisk rapportering, ofta uttryckt på ett fackmässigt och byråkratiskt sätt. För att förbättra informationen till kommunens invånare i framförallt kommunens ekonomi finns behov av att ge ut en lättläst och kortfattad skrift om detta. Skriften bör upprättas i samband med upprättandet av den ”ordinarie” årsredovisningen och distribueras till hushållen när KF antagit årsredovisningen. Informationsenheten kommer under våren att följa upp alla de frågeställningar som inte ger svar i SKL:s granskning, ”Information till alla?”(Vissa delar kommer vi inte klara av pga att vi som
Slutdatum 2015-06-30
Ansvarig Ek chef
SKL genomför nästa mätning i juni 2015.
Informationschef
20(26) kommun inte erbjuder vissa tjänster). När det gäller övriga frågeställningar kommer informationsenheten att återkoppla alla brister direkt till verksamheternas utnämnda webbredaktörer och verksamhetsdrivande chef och sätta deadlines för när informationen ska vara komplett.
Tillgängliga kontakter
Tryckt material
Under året kommer vi att tillgängliggöra kontaktuppgifterna till anställda i Hjo kommun på vår hemsida. Besökaren kommer kunna söka på person och/eller tjänst. För att arbete vidare med visionen i Hjo kommer kommunen att ta fram en Hjo broschyr. Den ska beskriva lite allmänt om Hjo men framför allt visa på årliga satsningar. Detta för att visa att vi är en kommun som satsar framåt och där det är gott att leva. Utvecklingsområdena kommer att ligga i fokus. Tanken är att kommunen sedan fortsättningsvis ska ta fram en ny och aktuell broschyr varje år. Broschyren kommer att distribueras till samtliga hushåll i Hjo och användas som en del av vår marknadsföring av Hjo som boendeort.
Till dess ska samtliga verksamhete r genomlyst sina sidor. Utvecklingsar beten pågår kontinuerligt för att möta morgondage ns behov. 2015-12-31 Informationschef
2015-06-30
Informationschef
Indikator:
2012
2013
2014
Ambition 2015
SKL webbinformationsundersökning: -Hur god är kommunens webbinformation till medborgarna enligt SKL?
65 (medel 74)
69 (medel 79)
72 (medel 78)
Högre än föregående mätning
49 (medel 52)
-
54 (medel 52)
SCB:s medborgarundersökning: -Medborgarnas omdöme av kommunens information enligt NII avsnitt Information*
21(26)
Kommunstyrelsens mål 11:
Hjo kommun ska arbeta för att förebygga främlingsfientlighet
Vår strategi för att nå målet: 2013 antog Hjo kommun en jämställdhets- och mångfaldspolicy. I denna framgår med all önskvärd tydlighet att alla, oavsett vem de är, ska känna sig välkomna och väntade till arbetsgivaren Hjo kommun. Kommunen är en politiskt styrd och skattefinansierad verksamhet, som verkar utifrån tanken om ett demokratiskt samhälle. Arbetsgivaren Hjo kommun och alla som verkar i den ska vara förebilder i arbetet att förebygga främlingsfientlighet. Jämställdhets- och mångfaldsplanen och vår värdegrund Det goda mötet, är våra verktyg i detta arbete.
Aktivitetsplan 2015: Aktivitet
Beskrivning
Uppföljning sker i form av årlig redovisning.
Slutdatum
Ansvarig
22(26) 2. I budgeten har politiken angett ett antal politiska prioriteringar som tilldelats extra medel. Dessa beskrivs här nedan i text utdragen från budget 2015. Beskriv i de fall det är relevant hur verksamheten avser använda tilldelade medel för att jobba mot angiven politisk prioritering.
Politiska prioriteringar 2015 RÖS Budget 2015: Räddningstjänsten Östra Skaraborg (RÖS) förstärks med 3,85 % vilket innebär ett totalt kommunbidrag för Hjo kommun om 6 034 tkr för 2015 jämfört med nuvarande budget 2014 om 5 810 tkr. Budgetberedningen har beslutat tillföra 6 034-5810 = 224 tkr. Metakatalog Budget 2015: År 2014 avsattes 1 mkr för Metakatalog i investeringsbudgeten. Metakatalogen är en gemensam personalkatalog för kommunen med syfte att kvalitetssäkra personuppgifter. För detta kompenseras politikområdet med 250 tkr i kapitaltjänstkostnader. Plan 2015: Den 12 januari 2015 kommer basimplementationen av Metakatalogen att genomföras. Basimplementationen innebär att AD, Personec (personal), exchange kopplas samman med Metakatalogen som i sin tur är kopplad mot Skatteverkets befolkningsregister, på så viss garanteras att de personuppgifter som finns i tidigare nämnda system är korrekta. Under kommande månader kommer de identifierade verksamhetskritiska systemen att anslutas (enligt avtal). Därefter får en analys/värdering ske över vilka system som ytterligare bör anslutas utifrån ett ROI perspektiv. Evenemangsmedel Budget 2015: År 2014 tilldelades KS Förvaltning 300 tkr för evenemang. 2015 återförs 300 tkr från politikområdets ram. Dessa medel ska istället tillföras Kultur, turism och fritid för att täcka behov av medel för tillfälliga kvalitativa utställningar och verksamhet i Kulturkvarteret Pedagogien samt för evenemang och aktiviteter såsom stadsfest, hälsovecka etc. Trapphusboende Budget 2015: Vård och omsorg har på uppdrag av omvårdnadsutskottet gjort en utredning av boendeformer inom LSS lagstiftningen, där s.k. trapphusboende kan vara ett alternativ. Utredningen har presenterats för budgetberedningen som ställde sig positiv till idén. Då utredningen behöver kompletteras med en del detaljer innan eventuellt införande beslutades att 1 mnkr avsätts i budgeten för 2015. Beloppet har tillförts politikområde KS förvaltning och kommer att överföras till Vård och omsorg i samband med eventuell uppstart av boendeformen. Plan 2015: Komplettering av VoO:s utredning ska göras med uppgifter om tillgängliga lägenheter, placering av personalbas samt en uppskattning av kostnader under första året. Detta underlag ska vara klart under april månad för att lämnas vidare till KS för beslut. Förhoppningen är dock att boendet kan komma igång efter sommaren.
23(26) 3. Avsnitt tre är uppdelat i tre delar. Först beskrivs viktiga händelser under det kommande året tillsammans med övrig verksamhetsutveckling som inte går att koppla till något särskilt mål eller till visionen. Sedan beskrivs hur verksamheten planerar att jobba med Hjo kommuns värdegrund ”Det goda mötet”. Avslutningsvis berättar verksamheten om kända viktiga händelser framöver (längre perspektiv än ett år).
Viktiga händelser och övrig verksamhetsutveckling under 2015 Under 2015 inleds IT-samverkans projekt med Skövde, avslut förväntas i december samma år. Projektet syftar till att knyta Hjo, Tibro och Skövdes IT-enheter närmare varandra, för att på så vis förbättra, effektivisera och öka säkerheten kring IT drift/support/leverans etc. För Hjos del innebär det första steget att vi går in en gemensam klientplattform och helpdesk med Skövde. Det andra steget som än så länge bara är en option innebär att servrar och back up flyttas till en gemensam serverhall, valet att använda sig av denna option beslutas i oktober 2015. Allteftersom IT- enheterna,- miljöerna, - infrastrukturerna mellan de tre kommunerna blir ”samma” ökar möjligheterna till samverkan på även andra områden som på ett eller annat sätt inbegriper IT, såsom t.ex. upphandling/implementering av verksamhetssystem. Kommunledningskontoret är främst en stödfunktion för kommunens verksamheter. Under 2015 ska vi göra en översyn av denna funktion för att utvärdera hur vi kan arbeta på ett bättre och mer effektivt sätt.
Såhär arbetar vi med Hjo kommuns värdegrund ”Det goda mötet” 2015: Under 2015 planerar Kommunledningskontoret att fortsätta förankringsarbetet inom verksamheten med värdegrunden ”Det goda mötet”. Dels genom fortsatta träffar där samtlig personal inom enheten deltar, samt genom samtal inom de egna arbetsgrupperna. Värdegrunden och den ledarmodell som arbetas fram ska bli en naturlig del i det dagliga arbetet och hållas levande genom att vi vid arbetsplatsträffar diskuterar frågor som berör ”Det goda mötet”.
Aktivitetsplan: Aktivitet
Beskrivning
Slutdatum
Ansvarig
Viktiga händelser framtid Ett framtida arbete är att införa e-arkiv, vilket kommer underlätta och förbättra kommunens administration. Möjligheterna för e-arkiv tittas på i det större sammanhanget av olika samverkansgrupper, såsom SKL om Skaraborgs kommunalförbund. HjoTiBorg-samarbetet med en gemensam arkivarie innebär att Hjo, Tibro och Karlsborg gemensamt kommer titta på dessa möjligheter utifrån våra kommuners förutsättningar. Arkivarien håller i detta arbete. Kopplat till detta är en utredning om en eventuell gemensam arkivlokal för de tre kommunerna.
24(26) 4. Nedan finns möjlighet att ange nyckeltal som förtydligar vilka verksamhetsvolymer enheten producerar. T.ex. antal elever, antal barn i barnomsorgen, antal ärenden/personer i hemtjänsten osv. Det är önskvärt att kunna följa verksamhetsvolymerna över tid.
Verksamhetsvolymer och nyckeltal Utfall 2012
Utfall 2013
Utfall 2014
Antal inkomna synpunkter
246
240
280
Andel synpunkter som besvaras i rätt tid
79 %
75 %
67 %
0
3
2
2
6
10
70 000
70 000
Antal inkomna frågor vid allmänhetens frågestund i kommunfullmäktige Antal inkomna motioner till kommunfullmäktige Antal sidvisningar av hemsidan (www.hjo.se) Kännedom om varumärket I Love Hjo (Svema) Antal anmälningar till NäringslivsGalan
47,5%
49,3%
135
150
Antal e-tjänster i Hjo kommun 6 6* * = anmälan till kulturskolan, bibliotekskatalog, felanmälan, lediga jobb, lokalbokning, synpunkten
Nyckeltal -Uppföljning av hälsoläget utifrån målsättningen invånarna i Skaraborg ska ha Sveriges bästa hälsa i Sverige år 2020” (indikatorer kring fysisk aktivitet, fetma, allmäntillstånd, alkoholvanor, dagligrökare och psykiskt välbefinnande)
Se öppna jämförelser folkhälsan
168
25(26) 5. Den ekonomiska ramen som ligger till grund för verksamhetens planering kommer från Hjo kommuns budget. I detta avsnitt kan även möjliga omfördelningar inom verksamhetens tilldelade ram beskrivas, både i tabellform och i löptext.
Ekonomisk ram Kommunledningskontoret (Ks förvaltning) Drift
Utfall 2013
Prognos 2014
Budget 2015
Intäkter
-2 970
-1 756
Kostnader
40 802
43 763
37 832
42 007
Nettokostnader Tilldelad ram Resultat
+ 565*
Kommunledning
9 019
9 655
KS Samverkan
8 770
10 278
17 924
20 030
627
360
1 491
1 685
37 832
42 007
Stab KS Projekt Näringsliv Summa
Planerade förändringar utifrån tilldelad ram Kommunledningskontoret (Ks förvaltning)
Budget Verksamhetsförändringar Föregående års budgetram
2013
2014
2015
35 915
38 783
39 508
Politiska prioriteringar och efterfrågeförändringar RÖS
200
172
224
MÖS
-180
180
-
Avsättning / återföring evenemang
800
-900
-300
Arkivarietjänst
-
165
-
Ökade IT-kostnader
-
350
-
Förstärkning verksamhetsskydd
-
100
-
Visionsarbete, efterarbete
150
-
-
Leva och bo-projekt (intranät och marknadsföring)
100
-
-
Ökade kostnader kommunledning
110
-
-
Stabsfunktioner (PA, avtalskatalog, internkontroll)
100
-
-
PA-enheten – engångsinsatser
-200
-
-
Telefonväxelbyte, ny upphandling
-350
-
-
-
-
1 000
730
67
924
Trapphusboende, reserv Delsumma politiska prioriteringar
26(26) Uppräkning personalkostnader
465
458
439
Uppräkning övriga kostnader
235
243
331
0
0
250
1 618
-43
776
-180
0
-221
38 783
39 508
42 007
Förändring kapitaltjänstkostnader Rättelser Effektivisteringskrav Innevarande års budgetram
Planerade förändringar: Löpande text här…
