Uppdatering EIO Q Ledningssystem
Oktober 2013
Allmänt Generella ändringar • Alla dokument i ”nya” office‐formatet docx, xlsx, xlsm, pptx, etc. • Alla länkar internt i ledningssystemet uppdaterade till de nya filnamnen. • Länkning till EIO FORM dokumentmallar anpassade till uppdateringen som frisläpptes september 2013. Specifika ändringar • Ändringar i enskilda dokument framgår av de följande sidorna med ändringsmarkeringar. Att göra uppdateringen • Den här ändringen omfattar hela ledningssystemet. • Det rekommenderas att utgå från den uppdaterade mappstrukturen och göra egna anpassningar i den. • Följ checklistan i slutet av dokumentet, steg för steg.
2013‐10‐23
Handläggare: Pär Lanner
Sida:
1(1)
Senast sparad:
2013-10-22
Utskriven:
2013-10-22
Ansvarig:
VD
LEDNINGSSYSTEM för försäljning, projektering, utförande samt drift och service av installationstekniska anläggningar
Telefonlista
1 Strategiprocessen
Semesterlista Nyhetsbrev
Affärsidé
Vägvisare
Mål
Mål- och strategitimmar
Presentationer
Organisation
Lagförteckning
ISO standarder
Nulägesanalyser
Flera egna knappar
Kundbehov
2 Försäljning Anbudsliggare
Leverantörsregister
Kemikalieförteckning
Förteckning utrustning Kompetenskarta
Huvudprocesser
Kunder
4 Entreprenad
Medarbetare
5 Projektering
Länk till resp. processmapp Lönsamhet
Stödprocesser
7 Ständiga förbättringar
Förslag Avvikelse Kundsynpunkt
8 Personlig utveckling
Kompetenskort
Resultat
3 Serviceuppdrag
6 Inköp – material – utrustning Utbildningsplan
Nödläge
Leverantörsavvikelse
9 Dokumentstyrning Externa dokument
Mallar
10 Administration/Ekonomi
LEDER TILL BÄTTRE RESULTAT
Sida: Senast sparad: Utskriven: Ansvarig:
1(1) 2013-10-23 2013-10-23 VD
Strategiprocessen
1
Allmänt
Vårt ledningssystem är ett stöd för att vi ska få en positiv utveckling och nå våra mål. Ett utbildningsmaterial för att lära mer är EIO-Q Handboken och EIO:s företagshandbok.
Kommentar [PL1]: Bytt namn på månadsmöte till medarbetarträff.
Nuläges analys
Arbetssätt
- Styrelsemöte - Ledningsgrupp - Skyddskommitté - Medarbetarträff - Konferenser
Affärsidé Vägvisare
Mål
Nulägesanalys
Analyserna genomförs minst en gång per år och finns som aktiviteter i System C2. I samband med större förändringar inom företaget görs förnyade analyser i förebyggande syfte. Förklarande text (understrukna ska göras) 1. Arbetsmiljö
2. Förbättringsdagar (revisioner) (Arbetssätt EIO Q Intressegrupp) 3. Intern riskanalys 4. Lagar och andra krav: Genomgång av laglista och andra krav, hur berörs vi och följer vi dem? 5. Marknadsanalys: Beakta konjunkturrapport på www.eio.se. 6. Miljö Beakta övergripande miljöutredning EIO Q Intressegrupp. 7. Nöjd kund (Arbetssätt EIO Q Intressegrupp) 8. Nöjd medarbetare (Arbetssätt EIO Q Intressegrupp) 9. Snabbanalys ISO 10. Strategisk kompetensanalys
Dokumentation Arb.miljö allmän del Arb.miljö service Riskbedömning Samst ohälsa mm Förbättringar , , Intern riskanalys Laglista
Ansv. Arkiv Tid VD Server 10 år VD Server 10 år VD Server 10 år VD Server 10 år VD Rapp. C2 10 år VD Server 10 år VD Server Akt.
SWOT-analys Miljö företag Miljöanalys Sammanställning Sammanställning Snabbanalys Strat. komp.analys
VD VD VD VD VD VD VD
Rapp. C2 10 år Server 10 år Server 10 år C2 10 år C2 10 år Rapp. C2 10 år Server 10 år
Kommentar [PL2]: Länk till gemensamma arbetssätt som ska följas. Kommentar [PL3]: Länkar till enkäter i C2 för förbättringsdag. Behöver kompletteras med kodnamn. Kommentar [PL4]: Länk till ny enkät i C2 för SWOT-analys. Behöver kompletteras med kodnamn.
Affärsidé, vägvisare och organisation
Affärsidé, Vägvisare (Elsäkerhet, Kvalitet, Miljö, Arbetsmiljö, Jämställdhet) och Organisation. Mål
För att säkra att alla känner till våra mål, har sett uppföljning och arbetar mot våra mål har vi: målmöte, måltavla, målfest och mål/strategitimma. 1. Våra mål och processmål (Arbetssätt EIO Q Intressegrupp) 2. Mål- och strategitimmar
Nöjda medarbetare
Styrkort Protokoll
Nöjda kunder
VD VD
Ökad lönsamhet
Rapp. C2 10 år Rapp. C2 10 år
Arbetssätt
Arbetssätt* finns beskrivna för processerna ledningssystemet. Processerna och viktiga dokument framgår av startsidan i systemet (miniatyr t.h.). Att arbetssätten fungerar säkerställs med processmål på utvalda processer. Processmål
Att följa årsplanen till 100%.
*) I arbetssätten finns ingen konstruktion och utveckling som kräver en utvecklingsmodell, varför avsnitt 7.3 i ISO 9001 utesluts. Distribution av dokumentet: Kvalitetsmanual, fikarum.
Kommentar [PL5]: Kompletterat med processmål och gemensamma arbetssätt som ska följas. Kommentar [PL6]: Länk för att skapa styrkort i C2. Behöver kompletteras med kodnamn. Kommentar [PL7]: Länk till enkät för Mål- och strategitimma. Behöver kompletteras med kodnamn. Kommentar [PL8]: Ändrat till processmål.
Årsplan för ledningssystemet
(Ifylles manuellt) Senast sparad: 2013-10-18
Utskriftsdatum: 2013-10-23 Sida: 1(1)
(i C2-kolumnen framgår vilka aktiviteter som initieras från EIO för egen inplanering i årsplanen)
markera en cell och tryck på knapparna för färgkodning
Färgkoder Aktivitet
Inplanerad
Genomförd
Jan Feb Mar Apr
Maj
Jun
Försenad Jul
Inställd
Aug Sep Okt Nov Dec
Ansvarig(a)
Återställ Kommentar
Löpande Tillämpning av systemet Uppdatering av systemet Möten Mål- och strategitimmar Ledningsgruppsmöte
Knappar för att färglägga planering och uppföljning
Medarbetarträffar Strategiprocessen Nulägesanalyser Arbetsmiljö - allmän del Arbetsmiljö - service
Nya kolumner för ansvarig och kommentar
Arbetsmiljö - Riskbedömning Arbetsmiljö - Sammanst ohälsa… Förbättringsdagar ledningssystemet Förbättringsdagar arbetsmiljö Förbättringsdagar miljö Intern riskanalys Laglista arbetsmiljö Laglista miljö Laglista arbetsrätt Laglista organisation och ekonomi Laglista el-teleområdet Lagar och andra krav - miljö Marknadsanalys - SWOT-analys Miljöledning företag Miljöanalys Nöjd kund Nöjd medarbetare Snabbanalys ISO Strategisk kompetensanalys Måluppföljning Kvalitet Miljö Arbetsmiljö Lönsamhet Strategiprocessen
Nytt avsnitt för måluppföljning
Försäljningsprocessen Serviceprocessen Entreprenadprocessen Ständiga förbättringar Personlig utveckling Inköp och hantering av material och utrustning Utvärdering leverantörer (1 gång/2 år) Kontroll och kalibrering av utrustning Inventering kemikalier & säk.datablad Personlig utveckling Utvecklingssamtal Dokumentstyrning Inventering externa dokument Gallring
Nytt
Sida: Senast sparad: Utskriven: Ansvarig:
1(1) 2013-10-22 2013-10-22 VD
Försäljning
2
Allmänt
Försäljningsprocessen ska säkerställa att vi på ett systematiskt sätt säljer in nya entreprenaduppdrag och ramavtal. De som är involverade i försäljningsarbetet ansvarar för att ha läst och förstått kapitlet Försäljning i EIO:s Företagshandbok och checklista Egenkontroll anbud/order med tillhörande kontrollanvisning. Processen 1.Kundkontakt Förfrågan
2. Beslut om anbud
3. Utarbeta
4. Granskning Godkännande
5. Lämna anbud
Kommentar [PL1]: Länken ändrad till Mallar eftersom kontrollanvisningen numera ingår i EIO FORM.
6. Order
Aktiviteter Förklarande text 1. En kundkontakt som leder till en förfrågan, som vi preliminärt bedömer som intressant att räkna på. 2. Bedömning och beslut om anbud ska lämnas, om ja registrering. 3. Vid utarbetande av anbud ingår. 1. Planering 2. Fastställande av krav. Beakta särskilt risker i projektet. 3. Kalkylunderlag 4. Kalkylsammanställning 5. Skrivning av anbudet Checklista ska användas vid entreprenader över 250 kSEK. 4. Granskning och godkännande av anbud. Vid behov justeras eller kompletteras anbudet enligt steg 3. Vid anbud större än 50 kSEK ska mer än en medarbetare delta i granskningen. Kopia av godkända anbud signeras av de som har granskat dem. 5. Anbud överlämnas eller sänds till kunden enligt förfrågan. Registreras i anbudsliggare. 6. När order mottas görs följande. 1. Datering och beställare noteras. 2. Projektledare utses. 3. Genomgång av beställning/kontrakt, i överensstämmelse med anbud. Eventuella avvikelser klargörs med kund, nytt anbud kan bli aktuellt. 4. Ordererkännande 5. Registrering. Upprätta projektpärm. Uppföljning av lämnade anbud görs i anbudsliggare.
Dokumentation -
Ansv. Arkiv Sälj -
Tid -
Anbudsliggare Checklista Anbud med bilagor: Elanbud Bilaga KM-plan
Sälj Server Sälj Server Sälj Server
Akt. 10 år 10 år
Till konsument , , , Kopia anbud
VD/ Anbpärm 10 år Sälj
Anbudsliggare
Sälj Server
Beställning/kontrakt - Original - Kopia Ordererkännande - Original - Kopia Anbudsliggare
Kommentar [PL2]: Länkarna ändrade till Konsumentverkets hemsida.
Akt.
Sälj Ordpärm 10 år Sälj Projpärm 10 år Sälj Ordpärm 10 år Sälj Projpärm 10 år Sälj Server Akt.
Kommentar [PL3]: Ändrat till processmål.
Processmål
Andel erhållna ordrar/lämnade anbud.
Distribution av dokumentet: Kvalitetsmanual, fikarum.
Sida: Senast sparad: Utskriven: Ansvarig:
1(1) 2013-10-22 2013-10-22 VD
Serviceuppdrag
3
Allmänt
Serviceprocessen ska säkerställa att vi utför serviceuppdrag och mindre arbeten på ett säkert sätt, med rätt kvalitet och med miljöhänsyn. I processen ingår försäljning av det enskilda uppdraget eller avrop baserat på separat ramavtal. Processen involverar projektledare (PL) och servicemontör (SM). Processen 1. Försäljning Avrop
2. Arbetsorder Genomgång
3. Materialbehov
4. Utföra
5. Kontroll provning
6.Avrapporter a
Aktiviteter Förklarande text 1. Vid avrop görs en resursplanering varefter bekräftelse skickas till kund. Vid nyförsäljning förs en dialog med kunden (ev. platsbesök) för att klargöra behoven och omfattningen av uppdraget, samt ge lösningsförslag. Resursplanering görs för att säkerställa personal- och utrustningsbehov. 2. Arbetsorder utfärdas och genomgång görs med servicemontör. Kontroll- och elarbetsansvar åligger den montör som har arbetsordern. Arbetsmetod med, nära eller utan spänning fastläggs. Omfattning av kontroll- och provning fastläggs enligt rutin. Om företagets vanliga miljö- eller arbetsmiljörutiner inte bedöms som tillräckliga görs riskanalys/genomgång av checklista. Vid icke obetydliga tilläggsarbeten måste tilläggsbeställning göras, steg 1. 3. Materialbehovet fastläggs och köps in, enligt rutin. Vid materialval tillämpas ”Minimikrav på elmateriel” (art.nr 051940). Levererat material, även från kund, hanteras enligt rutin.
Dokumentation Beställning Best.erkännande
Ansv. Arkiv PL Server PL Server
PL Arbetsorder Vid behov: PL Checklista miljö Riskbedömning arbets- PL miljö
Materialåtgång noteras på arbetsorder Följesedlar Retursedlar 4. Uppdraget utförs enligt arbetsordern. Arbetad tid noteras på Detaljlösningar utförs med tanke på kundfokus, om möjligt i samråd arbetsorder med kund. Vid oklarheter, samt önskemål om ändringar och tillägg meddelas projektledare för besked (steg 2). 5. Kontroll görs alltid under montage, samt före och efter Kontroll av mindre arbete spänningssättning. Funktion provas. Kontroll och provning dokumenteras. Även ytterligare kontroll och provning, enligt vad som fastlagts i steg 2, utförs. 6. Utförda uppdrag redovisas till projektledare. Vid längre uppdrag görs Ovanstående från steg 3-5. veckorapportering. I rapportering ska ingå den dokumentation som servicemontören har varit ansvarig för. Projektledaren avslutar och fakturerar uppdraget.
Server
Tid 10 år 10 år
10 år
SU-pärm 10 år SU-pärm 10 år
SM
Kommentar [PL1]: Ändrat till rutin.
SM SM SM
Kommentar [PL2]: Ändrat till rutin.
SM
PL
SU-pärm 10 år
Kommentar [PL3]: Ändrat till Processmål.
Processmål
Bra flyt i arbetet.
Distribution av dokumentet: Kvalitetsmanual, fikarum.
Sida: Senast sparad: Utskriven: Ansvarig:
1(1) 2013-10-23 2013-10-23 VD
Entreprenad
4
Allmänt
Entreprenadprocessen beskriver övergripande hur vi genomför entreprenader. Vid varje entreprenad upprättar vi en kvalitets- och miljöplan för att säkerställa kvalitet, miljö och arbetsmiljö. Projektledare ansvarar för att de har läst och förstått kapitlen Projektekonomi och Entreprenad i EIO:s Företagshandbok. Processen involverar projektledare (PL), ledande montör (LM) och montörer. Processen 1. Projektstart
2. Planering Inköp
3. Styrning
4. Utföra
5. Kontroll provning
6.Dokumentation
7. Avslut Förbättring
Aktiviteter Förklarande text 1. Inläsning av projekthandlingar. Påbörja kvalitets- och miljöplan. Framtagning av projektkalkyl. Fastläggande av projektorganisation, förbered delegeringar. Projektledaren övertar projektansvaret och projektpärm. 2. Genomgång av offerter, kompletterande offertinfordran. Inköp och leverantörsval görs enligt rutin. Vid materialval tillämpas ”Minimikrav på elmateriel” (art.nr 051940). Genomgång av miljö och arbetsmiljö, samt riskbedömning. Vid planeringen färdigställs kvalitets- och miljöplan, samt i tillämplig omfattning tidplan, leverans- och avropsplan, bemanningsplan och betalningsplan. Etableringsgenomgång hålls med berörda. Arbetspärm tas fram. Uppstartsmöte med övriga aktörer. 3. Uppföljning av projektets status sker fortlöpande. I uppföljningen ingår framsteg, tidplan, risker, resurser och ekonomi. Uppföljning görs av kvalitets- och miljöplan. Kvalitets- och miljöronder görs på anläggningsplats. Projektmätning. , [PL2] Deltagande vid byggmöten. Ändrings- och tilläggsarbeten hanteras. Fakturering sker enligt betalningsplan. 4. Vid utförandet följs kvalitets- och miljöplanen för projektet, som bl a beskriver förutsättningar för projektet, projektorganisation, krav på dokumentation, resurser, miljö, arbetsmiljö, hantering av avvikelser. 5. Omfattningen av kontroll och provning framgår av kvalitets- och miljöplanen. Den fastläggs utifrån kundkrav och rutin. 6. Anläggningsdokumentation till kund färdigställs. Dokument från arbetspärm gallras och arkiveras. 7. Slutfakturering enligt betalningsplan. Åtgärder för att avhjälpa ev. besiktningsanmärkningar planeras in. Uppföljning (efterkalkyl) av projektet och eftermöte med berörda för erfarenhetsåterföringar. Bankgaranti, säkerhet skrivs ned under garantitiden. Ev. servicebesök under garantitiden noteras. Gallring och arkivering av projektdokument.
Dokumentation Kvalitets- och miljöplan alternativt KMA-plan [PL1] Enligt plan ovan
Ansv. Arkiv Tid PL Server/ 10 år Projpärm
PL
Server/ 10 år Projpärm
Projektuppföljning Enligt plan ovan
PL PL
Server 10 år Server/ 10 år Projpärm
Enligt plan ovan
LM
Arbpärm 10 år Projpärm
Enligt plan ovan
LM
Enligt plan ovan
PL
Enligt plan ovan
PL
Arbpärm 10 år Projpärm Server/ 10 år Projpärm Server/ 10 år Projpärm
Processmål[PL3]
Bra projektarbete, mäts genom poäng på projektmätningar[PL4].
Distribution av dokumentet: Kvalitetsmanual, fikarum.
Sida: Senast sparad: Utskriven: Ansvarig:
Kontroll och provning
1(1) 2013-10-23 2013-10-23 VD
4-1
Allmänt
Denna rutin beskriver hur utfört arbete kan kontrolleras och provas. Med utgångspunkt från detta fastlägger projektledaren vilken kontroll och provning som är tillämplig i det enskilda uppdraget. Före och efter spänningssättning
Hur kontroll och mätning av huvudledningars PEN-, PE- och N- ledare samt anslutna elapparaters skyddsledarfunktion ska utföras före spänningssättning redovisas i dokumenten: Kontroll TN-C före drifttagning, blankett 051963 Kontroll TN-S före drifttagning, blankett 051964 I dessa två dokument redovisas också hur kontroll ska utföras efter spänningssättning. Andra tillämpliga blanketter är: Kontroll av skyddsjordning, blankett 052388 Isolationsmätning starkström, blankett 052389 Övrig kontroll och provning
Vid behov utförs kontroll och provning utöver det som ingår i ovanstående avsnitt. För att fastställa omfattningen av kontroll och provning används Svensk Standard SS 436 46 61, Elinstallationer i byggnader – Del 61: Kontroll före idrifttagning. Enligt standarden ska följande provningar göras om så är tillämpligt och helst följande ordning. Provning av skyddsledarnas och potentialutjämningsledarnas kontinuitet. Mätning av installationens isolationsresistans. Provning av skydd genom SELV och PELV och skydd genom skyddsseparation. Mätning av golv- och väggresistans. Provning av automatisk frånkoppling av matningen. Provning av polariteten. Provning av spänningshållfastheten. Funktionsprovning. Kontroll av termiska verkningar. Kontroll av spänningsfallet Om övrig kontroll eller provning ska göras, så ska det framgå av arbetsorder eller kvalitets- och miljöplan hur den ska göras och dokumenteras, samt i vilken omfattning. I tillämpliga fall används följande blanketter: Egenkontroll projektgenomförande, blankett 052306 Kontrollanvisning Mätning av jordtagsresistans, blankett 052387 Isolationsmätning tele, blankett 052390 Driftprov på elmotor, blankett 052391 Kontroll- och provn.protokoll Tele – Data – Säkerhet, blankett 052239 Kontrollanvisning Felaktigheter
Eventuella felaktigheter som upptäcks vid kontroll och provning åtgärdas, varefter förnyad kontroll och provning görs. Vid fel som inte enkelt kan avhjälpas kontaktas projektledare för åtgärder och registrering i C2. Övriga fel tas upp i samband med interna möten för erfarenhetsåterföring. Befintliga fel och brister i anläggningen meddelas till kund, blankett 051995 . Distribution av dokumentet: Kvalitetsmanual, fikarum.
Kommentar [PL1]: Länken ändrad till Mallar eftersom kontrollanvisningen numera ingår i EIO FORM.
Kommentar [PL2]: Länken ändrad till Mallar eftersom kontrollanvisningen numera ingår i EIO FORM.
Kommentar [PL3]: Länk för registrering av avvikelse i C2. Behöver kompletteras med kodnamn.
Sida: Senast sparad: Utskriven: Ansvarig:
1(1) 2013-10-22 2013-10-22 VD
Projektering
5
Allmänt
Projekteringsprocessen beskriver övergripande hur vi anpassar en anläggning enligt kundens krav och önskemål antingen genom egen projektering eller genom anlitande av extern konsult. Vid varje entreprenad upprättas en kvalitets- och miljöplan för att säkerställa kvalitet, miljö och arbetsmiljö. Under projekteringen har vi störst möjlighet att påverka kvalitets-, miljö- och arbetsmiljörelaterade frågor. Projektledare ansvarar för att de har läst och förstått kapitlen Projektekonomi och Entreprenad i EIO:s Företagshandbok, samt Egenkontroll – Projektering med kontrollanvisning och Anläggningsdokumentation med kontrollanvisning.
Kommentar [PL2]: Länken ändrad till Mallar eftersom kontrollanvisningen numera ingår i EIO FORM.
Processen 1. Val: Egen/Konsult
2. Genomgång av krav
Kommentar [PL1]: Länken ändrad till Mallar eftersom kontrollanvisningen numera ingår i EIO FORM.
3. Granskn.handlingar
4. Extern granskning
5. Bygghandlingar
6. Relationshandlingar
Aktiviteter Förklarande text 1. Riskanalys görs med avseende på kvalitet, miljö och arbetsmiljö. Beslut om projekteringsform baserat på kravspecifikation, objektstyp och storlek: Egen eller Konsult. Vid val av extern konsult tas hänsyn till projektets typ och omfattning, bedömning enligt rutin. 2. Genomgång av kundkrav (rambeskrivning, kontrakt m.m., se även Externa dokument) och andra krav (bl a lagkrav). Riktlinjer för materialval fastställs. Omfattning av handlingar och ritningar fastläggs. Klargörande av gränsdragningar mot angränsande teknikområden/sidokonsulter. Kvalitets- och miljöplan påbörjas. Framtagande av arbetsmiljöplan ingår vanligen i samband med totalentreprenader, vägledning fås på www.ampguiden.net. Kompetenskrav BAS-P, se kompetenskarta. Ändrings- och tilläggsarbeten hanteras enl. kvalitets- och miljöplan. 3. Utarbetande av tekniska lösningar. Framtagande av granskningshandlingar. Vid behov gör beställaren genomgång av förhandskopior innan granskningshandlingar översänds för formell granskning. 4. Extern granskning sker från beställarens sida. Ändringar och tillägg fastläggs i PM eller motsvarande ändringsunderlag. 5. Granskningssynpunkter inarbetas och bygghandlingar upprättas. 6. Efter genomförd entreprenad upprättas relationshandlingar. Mottagarkvittens sker av levererad dokumentation.
Dokumentation Kravspecifikation Riskanalys
Ansv. Arkiv Tid PL Projpärm 10 år PL Projpärm 10 år
Kundkrav Egenkontroll del 1 Ritningsförteckning Gränsdragningslista Kvalitets- o miljöplan Arbetsmiljöplan
PL PL PL PL PL PL
Projpärm Projpärm Projpärm Projpärm Projpärm Projpärm
10 år 10 år 10 år 10 år 10 år 10 år
Egenkontroll del 2 PL Granskningshandlingar PL
Projpärm 10 år Projpärm 10 år
Ändringsunderlag
PL
Projpärm 10 år
Bygghandlingar Relationshandlingar Anläggningsdok
PL PL PL
Projpärm 10 år Projpärm 10 år Projpärm 10 år Kommentar [PL3]: Ändrat till processmål
Processmål
Egna avvikelser efter fastlagda bygghandlingar.
Distribution av dokumentet: Kvalitetsmanual, fikarum.
Sida: Senast sparad: Utskriven: Ansvarig:
1(1) 2013-10-23 2013-10-23 VD
Inköp och hantering av material och utrustning
6
Allmänt om inköp
Allmänt om hantering av material/utrustning
Inköpsprocessen ska säkerställa att inköp sker på ett systematiskt och korrekt sätt. Viktigt för en bra inköpsprocess är att vi tydligt specificerar vad vi förväntar oss av inköpt produkt eller tjänst, samt att vi väljer leverantörer som kan uppfylla våra behov. De som gör inköp ska ha läst och förstått kapitlet Inköp i EIO:s Företagshandbok.
All hantering av material och utrustning ska ske så skador och förlust undviks. Tänk på koder, nycklar och ritningar. Med särskild utrustning avses sådan som kräver regelbunden kontroll för att säkerställa korrekt resultat, ex.vis instrument, mätutrustning, momentnycklar, kontaktpressningstänger.
Processen 7. Returer 1. Planering av inköp
2. Val av leverantör
3. Beställning/ kontrakt
4. Ank.kontroll, godk. o attest
5. Förvaring, uttag lager 8. Skada, förlust
10. Bedömning Samverkan
6. Särskild utrustning
9. Leverantörsavvikelse
Aktiviteter Förklarande text Dokumentation 1. Precisera inköpsbehovet. Beakta alltid kvalitet, miljö, arbetsmiljö, Vid inhyrning/UE: Inhyrning av montör samt kompetens vid inhyrning, UE och konsulter. Fastlägg om särskild mottagningskontroll krävs, införs i KM-plan. 2. Lämplig leverantör väljs i första hand ur vårt leverantörsregister om Leverantörsregister det gäller inköp av installationsmaterial, avancerad utrustning, Bedömning i reg. ovan konsulter eller UE. För nya konsulter eller UE görs först en leverantörsbedömning. 3. Inköpshandlingar/underlag granskas av ansvarig. Beställning/avtal Beställning/avtal sänds till leverantören. Avrop under pågående uppdrag kan göras av servicemontör, ledande montör eller enligt vad som fastlagts vid etableringsgenomgången. 4. Ankomstkontroll innebär: Rätt till innehåll och antal. Inget trasigt. Följesedel Följesedel signeras: Av den som kontrollerar, fel meddelas ansvarig. Säkerhetsdatablad För kemiska produkter kontrolleras att aktuellt säkerhetsdatablad finns, samt att produkten finns med i kemikalieföreteckningen. Kemikalieförteckning Faktura Faktura godk./kontering: Görs av inköpare och attestansvarig. 5. Vid förvaring beakta: Risk för stöld, skador och läckage. Projektledare ansvarar för information om det finns speciella krav på hantering, förvaring, skydd och transport av vissa produkter. Vid uttag från lager: först in – först ut. Vid behov datumkontroll. Materialsedel Uttag från lager noteras på arbetsorder eller på Materialsedel. 6. All egen särskild utrustning registreras och hanteras enligt register. Register över utrustn. Kal.- / Kontrollintyg Genomförd kontroll och kalibrering dokumenteras. 7. Felaktigt beställt eller överblivet material returneras snarast till grossist alternativt eget lager. 8. Förlust eller skada av material/utrustning görs till projektledare/chef. Om det är kundens egendom meddelas det skriftligt. Rapportering till kund 9. Leverantörsavvikelser samt ev. förbättringar noteras. Leverantörsavvikelse 10. Bedömning görs vartannat år för de leverantörer som har levererat för Leverantörsregister över 50 kSEK i år och som vi avser att anlita nästa år. Leverantörsprogam Vi samverkar med våra viktigaste leverantörer för att bli bättre.
Ansv. Arkiv Tid Inköp PL Proj.pärm 10 år Inköp Server VD Server
Akt. 10 år
Kommentar [PL1]: Tagit bort länk till mall för leverantörsbedömning eftersom den nu görs direkt i leverantörsregistret.
Inköp Projpärm 10 år /Ink.pärm 10 år
Mot- Projpärm tagare nn Lager nn Server Ekon. Ekonomi
Till avslut Akt. Akt. 10 år
PL
Server
10 år
nn nn PL/ LM
Server Akt. Instrpärm 10 år -
PL Server Inköp C2 VD Server VD Server
10 år 10 år Akt. 10 år
Kommentar [PL2]: Enbart länk till leverantörsregistret, eftersom den även innehåller bedömning. Kommentar [PL3]: Processmål borttaget, om man inte har ett bra sådant.
Distribution av dokumentet: Kvalitetsmanual, fikarum.
Sida: Senast sparad: Utskriven: Ansvarig:
1(1) 2013-10-23 2013-10-23 VD
Ständiga förbättringar – ”drivmotor för att bli bättre”
7 Kommentar [PL1]: Ny bild på flödet.
Ständiga förbättringar för att vi hela tiden ska bli bättre och nå våra mål. Vi drar lärdom av våra misstag när de inträffar, funderar på orsakerna och genomför förbättringar så att det inte ska hända igen. På samma sätt är vi förutseende och genomför förbättringar i förebyggande syfte.
Olika typer av förbättringar
Vi registrerar allt som möjliga förbättringar i System C2 under typerna:
För att bli bra på ständiga förbättringar!
1. Alla ska vara med och därmed bidra till att uppfylla processmåttet för ständiga förbättringar.
Förslag Avvikelse, innefattar våra egna misstag och felaktigheter. Avvikelser som föranleder tilläggsdebitering (ÄTA) i uppdrag hanteras enligt rutinerna för Entreprenad respektive Serviceuppdrag. Förbättringsdagar ingår som nulägesanalys i strategiprocessen, se även www.eio-q.se. Kundsynpunkter, inklusive reklamationer och beröm, samt externa miljösynpunkter/frågor. Leverantörsavvikelser. Ledningssystem används för återkommande aktiviteter, ex.vis Nöjd kund, Nöjd medarbetare och Nulägesanalyser.
Aktiviteter
1. Alla kan registrera ett nytt förslag, eller annan typ av förbättring, direkt i System C2. Förbättringar kan också meddelas muntligt till arbetsledare eller chef, som gör registreringen i C2. 2. Beslut tas inom 7 dagar: - Genomföra (vem? klart före?) - Utreda (vem? klart före?) - Lägga ner (kommentar) 3. Rapportera när förbättringen är genomförd. Kommentera vad som har gjorts. 4. Följa upp. (Blev det bättre? Ja/Nej. Kommentar) Processmål
Antal genomförda förbättringar per medarbetare och år.
2. Förbättringsarbete ska leda till - Nöjdare kunder - Nöjdare medarbetare - Chefer som lyssnar bättre - Förenklingar i det dagliga - Mindre problem/strul - Bättre ekonomi - Att nå uppsatta mål osv. 3. Förbättringsarbete ska utgå från - uppsatta mål - aktuella problem/strul - resultat på frågor i Nöjd Kund/ Nöjd Medarbetare osv.
Kommentar [PL2]: Länk till inlämningsformulär för förslag. Behöver kompletteras med kodnamn. Kommentar [PL3]: Länk till inlämningsformulär för avvikelse. Behöver kompletteras med kodnamn.
Kommentar [PL4]: Länk till inlämningsformulär för kundsynpunkt. Behöver kompletteras med kodnamn. Kommentar [PL5]: Länk till inlämningsformulär för leverantörsavvikelser. Behöver kompletteras med kodnamn.
4. Arbeta tillsammans i grupparbete och gör t ex fiskben och 5 varför. 5. ”Små” förbättringar prioriteras, undvik stora elefanter! 6. Registrera alla förbättringar i System C2. Både de som redan är genomförda och förslag på förbättringar som ska beslutas. 7. Hantera dina ärenden i tid, se ”mina att göra” i System C2. 8. Fira framgångar! 9. VD ser till att pkt 1 uppnås genom a) vara ett föredöme själv b) månadsvis följer upp att varje personalansvarig chef når pkt 1 c) utse en huvudansvarig som känner ansvar, driver på och hjälper till.
Distribution av dokumentet: Kvalitetsmanual, fikarum.
Kommentar [PL6]: Ändrat till processmål Kommentar [PL7]: Ändrat till år istället för månad. Kan enklare följa upp senaste 12 månader i rapporten Fyra nyckeltal i C2.
Sida: Senast sparad: Utskriven: Ansvarig:
1(1) 2013-10-23 2013-10-23 VD
Personlig utveckling
8
Allmänt
Processen för personlig utveckling ska säkerställa att medarbetare ges möjlighet till personlig utveckling utifrån egna förutsättningar och företagets kompetensbehov, från nyanställning till avslutad anställning. Respektive chef ansvarar för att processen fungerar och ska ha läst och förstått kapitlen Medarbetare och Utvecklingssamtal i EIO:s Företagshandbok. För ytterligare vägledning inom installationsavtalet används Digital-IS eller kontakt med EIO:s Företagsrådgivare. Varje medarbetare tar en aktiv roll för både sin egen utveckling och för att bidra till företagets utveckling. Vi använder en kompetenskarta för att hålla reda på alla medarbetares kompetens och en utvecklingsplan för planerade kompetensåtgärder.
Kommentar [PL1]: Digital-IS ingår nu som en del av www.eio.se.
Processen 1.Nyanställning
2. Introduktion
3. Utvecklingssamtal 5. Avslutande av anställning 4. Kompetensutveckling
Aktiviteter Förklarande text 1. Se Nyanställning i kapitlet Medarbetare i EIO:s Företagshandbok. Företagets affärsidé, vägvisare m.m. presenteras för alla sökande som kallas till intervju. Innan beslut om anställning tas ska kompetensprofilen för intressanta sökande fastläggas. Vid anställning av lärlingar se www.ecy.com. 2. Introduktionen planeras och genomförs.
Dokumentation Ansökningshandlingar Anställn.avtal , , ev. Sekretessavtal
Introduktion Kompetenskarta Kompetenskort 3. Utvecklingssamtal genomförs årligen. Inför varje samtal förebereder Framtidsplanering sig chefen och medarbetaren genom en checklista med prestationsbedömning och frågor att fundera igenom , samt aktuellt kompetenskort. Vid mötet fastläggs en individuell framtidsplan, som medarbetaren får en kopia av. 4. Utifrån den strategiska kompetensanalysen och resultat från Utbildningsplan utvecklingssamtal planeras kompetenshöjande aktiviteter in. Kompetenskarta Genomförande och uppföljning sker enligt plan. Kompetenskort Kursintyg m.m. 5. Se avslutande av anställning i kapitlet Medarbetare i EIO:s Avslutning av Företagshandbok. anställning Anst.betyg/intyg ,
Ansv. Chef Chef Chef
Arkiv Personal Personal Personal
Tid Ständ. Ständ. Ständ.
Chef Chef Chef Chef
Personal Server Server Personal
10 år Akt. Akt. Akt
Chef Chef Chef Chef Chef
Server Server Server Personal Personal
Akt. Akt. Akt. Ständ. 10 år
Kommentar [PL2]: Olika mallar för Installationsavtalet, tjänstemän och övriga.
Kommentar [PL3]: Mall borttagen, eftersom kompetenskort genereras från kompetenskartan. Istället länk till kompetenskartan, där man kan välja mapparna Kompetenskort eller Personliga kompetenskort.
Chef Personal 10 år Kommentar [PL4]: Ändrat till processmål-
Processmål
Tillräcklig kompetensutveckling, medarbetarenkät system och struktur fråga 4.
Distribution av dokumentet: Kvalitetsmanual, fikarum.
Kommentar [PL5]: Ändrat till aktuell fråga i medarbetarenkät.
Sida: Senast sparad: Utskriven: Ansvarig:
1(1) 2013-10-23 2013-10-23 VD
Dokumentstyrning
9
Ledord
Identifiera, förvara, skydda, återsöka, bestämma arkiveringstid, gallra, göra tillgängligt. Allmänt
Samtliga dokument (styrande och redovisande) finns angivna i respektive process. Ansvarig för processen säkerställer att dokument identifieras, är godkända och tar initiativ för uppdatering så att de är aktuella samt tillgängliga för berörda. Gallring sker minst en gång per år. Arkiveringstid 10 år om inte annat anges, ”Akt.” innebär att senaste aktuella version sparas tills vidare. Utgångna dokument som bevaras ska tydligt märkas att de ej är giltiga.
Kommentar [PL1]: Uppdaterat med ny bild över mappstrukturen.
Rutiner och ej ifyllda mallar, checklistor, mm
Arkiveringstid: Endast aktuella (sparar ej tidigare utgåvor). Arkiveringsplats: Server Namn/märkning: Dokumentets titel anges i klartext i filnamnet. Ändringar: Förändringar registreras i System C2 så att alla har tillgång till vilka ändringar som är genomförda. I rutiner görs ändringsmarkering med streck kanten. Automatiskt senast sparat datum. Behörighet: Skrivrättigheter för mappen med rutiner m.m. har endast den ansvarige för respektive process, anges i sidhuvud. Länk till mallar i rutiner markeras med symbolen .
Projekt-/uppdragsdokument
Arkiveringsplats: Närarkiv (bokhylla/server mm) Slutarkiv (arkivrum/server) Namn/märkning: Märks med projektnummer… Gallring: Vid projektavslut kastas sådana dokument som inte sparas vidare (följesedlar, fraktsedlar mm).
Annan dokumentation (än projekt/uppdrag)
Arkiveringsplats: Närarkiv (bokhylla/server mm) Slutarkiv (arkivrum/server)
Server och fysiska arkiveringsplatser
Struktur på servern och backup rutin: - Grundstrukturen på servern framgår av figuren till höger. - Backup rutin: Daglig backup görs genom …. Ansvarig är … eller …. - För icke nätverksanslutna PC ansvarar användaren för att backup görs på CD, USB-minne eller motsvarande. Fysiska arkiveringsplatser - ………..
Externa dokument
Dokument med externt ursprung som tillhör ett visst projekt eller uppdrag behandlas som projekt/uppdragsdokument enligt ovan. För övriga externa dokument gäller följande: Standarder, branschkrav, samt allmänna kundkrav, exempelvis ramavtal, anges i förteckningen Externa dokument. Tillämpliga lagar och förordningar mm som styr vår verksamhet framgår av Laglistor, som hålls uppdaterade på www.eio-q.se. Aktuell utgåva av EIO:s blanketter finns på www.eio.se. Ansvarig för uppdatering är …. Distribution av dokumentet: Kvalitetsmanual, fikarum.
Kommentar [PL2]: Omformulering för att tydliggöra att den som är ansvarig för processen och rutinen också är den som har behörighet till den mapp där rutinen finns.
Checklista – Uppdatering EIO Q Ledningssystem 2013‐10 Förberedelser
Tips!
Byt namn på mappen med befintligt ledningssystem till ”Ledningssystem gammal”.
Ladda ner den uppdaterade zip‐filen med EIO Q Ledningssystem länk till sidan. Extrahera den på samma plats som det befintliga ledningssystemet.
För det fortsatta arbetet är det bra att öppna en varsin utforskare bredvid varandra för de ovanstående mapparna. Befintligt system Uppdateringar Ledningssystem Ledningssystem gammal
Dokumentmallar – EIO FORM
Vid dokumentändringarna är det överskådligt att öppna både det gamla och nya dokumentet bredvid varandra. Befintligt dokument Uppdatering
Börja med att ta bort den tomma mappen EIO FORM
Ladda ner den senaste uppdateringen av EIO FORM länk till sidan. Spara den i mappen Mallar.
Startsida
Extrahera zip‐filen
Ta bort zip‐filen. Döp om mappen EIO‐FORM‐052900 till EIO FORM
1. 2. 3. 4. 5.
Byt ut till egen logotyp. Byt ut kodnamn i C2‐länkarna. Komplettera med ev. egna länkar. Spara startsidan Spara den sedan som enkel webbsidefil.
Strategiprocessen
Installera filen EioRegister (finns i mappen EIO FORM) på de datorer där man automatiskt vill infoga logotyp m.m. Filen EioRegister finns i mappen EIO FORM.
Om ni har anpassade EIO FORM mallar sedan tidigare, gör samma anpassningar i de nya uppdaterade EIO FORM mallarna.
EIO, 2013‐10‐23
1. 2. 3.
Läs om vad som är uppdaterat Byt ut till egen logotyp Gör egna anpassningar
1. 2.
Läs om vad som är uppdaterat Gör planen för kommande år
Flytta över ev. övriga dokument till mappen _Strategiprocessen.
Sida 1(6)
Checklista – Uppdatering EIO Q Ledningssystem 2013‐10 1. 2. 1. 2.
Ersätt detta dokument med er egen affärsidé Observera stavning och filformat: Affärside.docx Inga uppdatering förutom filformat Gör egna anpassningar
Flytta över aktuella laglistor Flytta över dokumenterad lagefterlevnad, äldre laglistor (mappen innehåller en instruktion) Flytta över befintlig dokumentation från marknadsanalys
Flytta över ev. egna dokument (mappen innehåller en instruktion) Flytta över befintlig dokumentation från Mål‐ och strategitimmar (mappen innehåller mappar för olika typer av möten) Flytta över befintlig dokumentation för de mötestyper som är tillämpliga. Skapa vid behov nya mappar. (mapp för de olika nulägesanalyserna)
Flytta över befintlig dokumentation från miljöanalys
Flytta över befintlig dokumentation från nöjd kund mätningar Flytta över befintlig dokumentation från nöjd medarbetarmätningar (mappen innehåller en instruktion) Flytta över befintlig dokumentation från ISO Snabbanalys
Flytta över befintlig dokumentation från ISO Strategisk kompetensanalys
Flytta över befintlig dokumentation från arbetsmiljöanalyserna (mappen innehåller en instruktion) Flytta över ev. befintlig dokumentation från förbättringsdagar
1. 2.
Inga uppdatering förutom filformat och länkar Gör egna anpassningar
Flytta över befintlig dokumentation från intern riskanalys
EIO, 2013‐10‐23
Sida 2(6)
Checklista – Uppdatering EIO Q Ledningssystem 2013‐10 Serviceuppdrag 1. 2.
Inga uppdatering förutom filformat och länkar Gör egna anpassningar
Flytta över befintliga delegeringar
Läs om vad som är uppdaterat Byt ut till egen logotyp Gör egna anpassningar
Flytta över ev. övriga dokument till mappen _Serviceuppdrag.
1. 2. 3.
Övriga mappar
1. 2.
Inga sakändringar Ersätt presentationerna med era egna befintliga presentationer
Flytta över ev. övriga mappar som finns under 3 Serviceuppdrag.
Entreprenad
Övriga mappar Flytta över ev. övriga mappar som finns under 1 Strategiprocessen.
Försäljning 1. 2. 3.
Läs om vad som är uppdaterat Byt ut till egen logotyp Gör egna anpassningar
Flytta över ev. övriga dokument till mappen _Försäljning.
1. 2. 3.
Läs om vad som är uppdaterat Byt ut till egen logotyp Gör egna anpassningar
1. 2. 3.
Läs om vad som är uppdaterat Byt ut till egen logotyp Gör egna anpassningar
Flytta över ev. övriga dokument till mappen _Entreprenad. (tom mappstruktur för projekt)
Flytta över dokument till mappen Anbud
Den nya anbudsliggaren (2013‐08) ger sammanställning över erhållna order för valfri tidsperiod. 1. Kopiera innehållet i den gamla anbudsliggaren. 2. Klistra in det i den nya anbudsliggaren.
Övriga mappar
(Ny mall för att räkna ut medel på projektmätningar som registrerats i C2, instruktion finns i filen)
Projektmappar Flytta över ev. projektmappar
Övriga mappar Flytta över ev. övriga mappar som finns under 4 Entreprenad.
Flytta över ev. övriga mappar som finns under 2 Försäljning.
EIO, 2013‐10‐23
Sida 3(6)
Checklista – Uppdatering EIO Q Ledningssystem 2013‐10 Projektering
Flytta över befintlig dokumentation om genomförda leverantörsbedömningar.
1. 2. 3.
Läs om vad som är uppdaterat Byt ut till egen logotyp Gör egna anpassningar
Flytta över ev. övriga dokument till mappen _Projektering.
Alt 1. Om ni redan har gått över till Leverantörs‐ register med utvärdering i xlsx‐format: Ersätt detta dokument med er egen fil
Övriga mappar
Alt 2. Om ni har kvar den gamla i xls‐formatet:
Flytta över ev. övriga mappar som finns under 5 Projektering.
För över leverantörsuppgifterna till det nya leverantörsregistret.
Inköp och hantering av material och utrustning
Flytta över befintlig dokumentation om leverantörssamverkan.
1.
2. 3.
Förutom länkar och filformat är den enda ändring att processmål har tagits bort. Om ni har ett relevant mål, lägg till det! Byt ut till egen logotyp Gör egna anpassningar
1. 2.
Kopiera innehållet i det gamla registret. Klistra in det i det nya registret.
Övriga mappar Flytta över ev. övriga mappar som finns under 6 Inköp‐material‐utrustning.
Flytta över ev. övriga dokument till mappen _Inköp‐material‐utrustning.
Ständiga förbättringar
Flytta över befintlig dokumentation om avfallsmängder
Den nya kemikaliförteckningen (2013‐08) tydliggör förebyggande åtgärder för människan och miljön. 1. Kopiera innehållet i den gamla kemikalieförteckningen. 2. Klistra in det i den nya kemikalieförteckningen. 3. Anpassa åtgärder för människa och miljö.
1. 2. 3.
Läs om vad som är uppdaterat Byt ut till egen logotyp Gör egna anpassningar
Flytta över ev. övriga dokument till mappen _Ständiga förbättringar.
Övriga mappar Flytta över ev. övriga mappar som finns under 7 Ständiga förbättringar.
Flytta över befintlig dokumentation om kontroll av mätutrustning.
EIO, 2013‐10‐23
Sida 4(6)
Checklista – Uppdatering EIO Q Ledningssystem 2013‐10 Personlig utveckling Alt 2. Om ni har äldre utgåva av kompetenskartan 1.
Utöver den vanliga rutinen finns det ett extra förslag för de företag som använder EUUs Kompetensverktyg (KV).
2.
Kopiera och klistra in uppgifter i den nya kompetenskartan Flytta över befintligt innehåll i mapparna
Alt 1. Den vanliga rutinen
1. 2. 3. 4.
Läs om vad som är uppdaterat Byt ut till egen logotyp Gör egna anpassningar Ta bort Personlig utveckling KV.docx
1. 2.
Kopiera innehållet i den gamla utbildningsplanen. Klistra in det i den nya utbildningsplanen.
Flytta över ev. äldre utbildningsplaner. Alt 2. Rutin anpassas till kompetensverktyget
1. 2. 3. 4. 5.
Läs om vad som är uppdaterat Byt ut till egen logotyp Gör egna anpassningar Ta bort Personlig utveckling.docx Döp om Personlig utveckling KV.docx till Personlig utveckling.docx
Övriga mappar Flytta över ev. övriga mappar som finns under 8 Personlig utveckling.
Dokumentstyrning
Flytta över ev. övriga dokument till mappen _Personlig utveckling.
Alt 1. Om ni redan har den senaste utgåvan av kompetenskartan (utg. 5, 2011‐05)
1.
Börja med att radera följande filer och mappar i den uppdaterade strukturen:
1. 2. 3.
1. 2.
Läs om vad som är uppdaterat Byt ut till egen logotyp Gör egna anpassningar Byt ut till egen logotyp Uppdatera listorna med styrande dokument, av externt ursprung, för er verksamhet.
Flytta över ev. övriga dokument till mappen _Dokumentstyrning.
Övriga mappar 2. 3.
Kopiera motsvarande filer i den gamla strukturen. Klistra in i den nya strukturen i mappen
EIO, 2013‐10‐23
Flytta över ev. övriga mappar som finns under 9 Dokumentstyrning.
.
Sida 5(6)
Checklista – Uppdatering EIO Q Ledningssystem 2013‐10 Administration och ekonomi
Gallring Radera mappen med det gamla lednings‐ systemet när är allt överflyttat till den uppdaterade mappen. Alternativt arkivera den med lämpligt namn och på lämplig plats, så att den inte används av misstag.
Här finns inga förslag på rutiner från EIO. Flytta över ev. befintlig dokumentation till den uppdaterade strukturen. Om ni har dokument i det gamla formatet (doc) konvertera till det nya (docx): 1. Öppna dokumentet 2. Klicka på Arkiv >> Info >> Konvertera
3.
Bekräfta med OK och spara sedan filen i docx‐format.
Om ni i rutinerna har länkar till EIO FORM blanketter, uppdatera dessa till de som ligger under Ledningssystem/Mallar/EIO FORM
Övriga filer och mappar Flytta över ev. övriga filer och mappar som finns under 9 Administration‐Ekonomi eller _Administration‐Ekonomi.
Övriga processer Om ni har kompletterat med övriga processer,flytta över dessa till den uppdaterade strukturen Om ni har dokument för övriga processer i det gamla formatet (doc) konvertera till det nya (docx): 1. Öppna dokumentet 2. Klicka på Arkiv >> Info >> Konvertera
3.
Bekräfta med OK och spara sedan filen i docx‐format.
Om ni i rutinerna har länkar till EIO FORM blanketter, uppdatera dessa till de som ligger under Ledningssystem/Mallar/EIO FORM
EIO, 2013‐10‐23
Sida 6(6)
