UNIVERSITA’ DEGLI STUDI DI PALERMO
LA FIGURA DELL’UFFICIALE ROGANTE NELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE
A CURA DEL DOTT. CALOGERO SCHILLECI 2005
INTRODUZIONE
Il presente lavoro ha origine da un analogo elaborato, redatto in occasione di un Master sui lavori pubblici tenuto dal COINFO nel corso dell’anno 2004. Si ritiene che questa pubblicazione possa risultare significativa e di qualche utilità nella misura in cui, soffermandosi sugli aspetti salienti di una funzione di grande rilevanza quale quella di Ufficiale Rogante, riesca a proporsi come seppur sintetico riferimento a chi, in futuro, sia chiamato a svolgere tale incarico.
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CAPITOLO PRIMO
Tutti i contratti stipulati dalle pubbliche Amministrazioni devono essere redatti per iscritto a pena di nullità. La forma scritta, pertanto, si configura come elemento essenziale del contratto (essa, come suol dirsi, è richiesta ad substantiam). La stipulazione, sia nell’ipotesi che si manifesti come atto autonomo e distinto rispetto al provvedimento di aggiudicazione, sia nel caso in cui venga incorporata
documentalmente
nello
stesso
atto
di
aggiudicazione,
rappresenta il momento in cui sorge il vincolo negoziale tra la p.A. e il privato contraente. Per quanto riguarda specificamente il contratto d’appalto di lavori pubblici, il recente assetto normativo ha introdotto alcune importanti innovazioni rispetto alla precedente legislazione, ed in particolare all’art. 16, c. 4, del R.D. n. 2440/1923 che prescrive, per tutti i contratti (lavori, forniture e servizi), che “ i processi verbali di aggiudicazione definitiva, in seguito ad incanti pubblici o private licitazioni, equivalgono per ogni legale effetto al contratto”. Tale disposizione può ritenersi oggi superata per ciò che attiene ai lavori pubblici.
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Infatti, per giurisprudenza consolidata, il suesposto principio è da intendersi di fatto abrogato dal dettato dell’art. 109 del D.P.R. n. 554/1999, che prescrive alle stazioni appaltanti di stipulare il contratto entro 60 giorni dall’aggiudicazione, nel caso di pubblico incanto, licitazione privata o appalto concorso. E’ interessante notare come sia attualmente in corso un serrato dibattito in merito al momento in cui sorge, tra le parti del citato contratto di lavori pubblici, il vinculum iuris. La stessa giurisprudenza ha assunto orientamenti diversificati, oscillando tra la posizione di chi vede il suddetto vincolo configurarsi già con l’aggiudicazione (attribuendo al contratto valore di mera formalità) e chi invece sostiene (Cons. Stato – sez. V, n. 3470 del 28/5/2004) che sia la stipulazione del contratto il momento nel quale sorgono gli obblighi per le parti. Quest’ultima, peraltro, è la tesi sostenuta dall’Autorità per la Vigilanza sui lavori pubblici con la determinazione n. 24/2002. La stipulazione di un contratto che ha come parte una pubblica Amministrazione può avvenire in tre modi, e precisamente: A) in forma pubblica; B) in forma pubblica amministrativa; C) in forma privata (o privatistica).
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A) La stipulazione in forma pubblica si ha quando (per determinazione della p.A. o su richiesta del privato contraente) il contratto è stipulato per atto di Notaio secondo le forme ordinarie. A tale forma si può ricorrere tanto per i contratti preceduti da pubbliche gare tanto per quelli conclusi a trattativa privata. Nella prassi non si fa quasi mai uso di questa forma, per evidenti motivi di economicità. B) La stipulazione in forma pubblica amministrativa è caratterizzata dalla presenza del cosiddetto Ufficiale Rogante, che è il funzionario che espleta, nei confronti del contratto da stipulare, le stesse funzioni del Notaio nella forma pubblica. L’Ufficiale Rogante è delegato a redigere e a ricevere, a tutti gli effetti legali, gli atti e contratti della pubblica Amministrazione e ad assistere alle gare pubbliche, redigendo il relativo verbale; ha altresì il compito di tenere un repertorio in conformità alle varie disposizioni vigenti in materia, e di raccogliere e custodire i contratti in fascicoli per ordine cronologico. Dell’Ufficiale Rogante si dirà ancora più approfonditamente in seguito. C) La stipulazione in forma privata (o privatistica), ammessa soltanto per i contratti conclusi a seguito di trattativa privata, può avvenire: - per mezzo di obbligazione “stesa ai piedi del capitolato”: - con atto separato di obbligazione sottoscritto da chi presenta l’offerta;
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- per mezzo di corrispondenza secondo l’uso commerciale (quando il contratto è concluso con ditte commerciali). Tutti i contratti inseriti nel repertorio sono soggetti a registrazione fiscale, a prescindere dalla forma con la quale vengono stipulati.
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CAPITOLO SECONDO
Nel precedente capitolo si è accennato, a proposito della stipulazione del contratto in forma pubblica amministrativa, alla figura dell’Ufficiale Rogante. Quest’ultimo è il funzionario che svolge, all’interno dell’Amministrazione di appartenenza, le funzioni proprie del Notaio. All’Ufficiale Rogante fanno espresso richiamo le seguenti disposizioni normative: - art. 16 R.D. n. 2440/1923: “I contratti sono…ricevuti da un funzionario designato quale ufficiale rogante, con le norme stabilite dal regolamento. I processi verbali di aggiudicazione nelle aste e nelle licitazioni private sono parimenti formati da quest’ultimo funzionario”; - art. 18 R.D. n. 2440/1923: “…L’accertamento della capacità dello stipulante ad impegnare legalmente la ditta o società, come pure il riconoscimento della facoltà delle persone che nei contratti vengono designate a riscuotere, incombe al funzionario rogante, nei contratti in forma pubblica amministrativa…”;
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- art. 63 R.D. n. 827/1924: “…il funzionario designato quale ufficiale rogante deve intervenire agli incanti per autenticare i processi verbali.”; - art. 95 R.D. n. 827/1924: “I contratti e i processi verbali di aggiudicazione, nelle aste e nelle licitazioni private, sono ricevuti da un funzionario designato quale ufficiale rogante, di grado non inferiore a…(oggi, per le Università, alla cat. D – N.d.A.)…L’ufficiale rogante autentica le copie degli atti originali, da lui ricevuti, per ogni effetto di legge e rilascia le copie stesse alle parti che ne facciano richiesta.”; - art. 96 R.D. n. 827/1924: “I contratti in forma pubblica sono ricevuti con l’osservanza delle norme prescritte dalla legge notarile per gli atti notarili, in quanto applicabili”; - art. 100 R.D. n. 827/1924: “L’ufficiale rogante deve custodire i contratti in fascicoli per ordine cronologico e tenerne il repertorio. I contratti di qualsiasi specie non sono mai da ricomprendersi fra le carte da vendersi o da distruggersi.” Dopo questa elencazione si ritiene utile per le finalità cui, come si è detto prima, questo lavoro tende, osservare più da vicino diversi aspetti dell’attività “notarile” che devono costituire patrimonio culturale imprescindibile di coloro i quali sono designati ad esercitare questa delicatissima funzione. 8
L’Ufficiale Rogante provvede, tra l’altro, ad apporre per ultima la sua firma sui contratti. Sull’Ufficiale Rogante incombe l’obbligo di richiedere la registrazione dei contratti e di provvedere al pagamento della relativa imposta entro venti giorni dalla data dell’avvenuta stipulazione. Nel repertorio vanno iscritti tutti gli atti stipulati in forma pubblica amministrativa o per scrittura privata da sottoporre a registrazione fiscale in termine fisso. Come già detto in precedenza, soltanto in forma pubblica amministrativa (oltre che in forma pubblica) possono stipularsi, per espressa disposizione normativa, i contratti conclusi a seguito di asta pubblica o licitazione privata. Ad essi vanno assimilati i contratti conclusi al termine di una procedura di appalto concorso. Sarà cura dell’Ufficiale Rogante provvedere a far vidimare ogni nuovo repertorio dal capo della propria Amministrazione; dovrà anche sottoporre ogni quadrimestre (e precisamente entro i mesi di gennaio, maggio e settembre) il suddetto repertorio al controllo e al visto della competente Agenzie delle Entrate. Ogni pubblica Amministrazione deve avere un solo repertorio.
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CAPITOLO TERZO
Sembra opportuno, a questo punto della trattazione, soffermarsi sul concetto di atto pubblico. Il Codice Civile definisce atto pubblico “il documento redatto, con le richieste formalità, da un notaio o da altro pubblico ufficiale autorizzato ad attribuirgli pubblica fede nel luogo dove l'atto è formato". Primo requisito, quindi, è la funzione svolta da colui il quale riceve l'atto. L'atto pubblico ha in sè la prova della sua autenticità ( e ciò sino a querela di falso). La sua efficacia probatoria consiste nel costituire prova della provenienza del documento dal pubblico ufficiale che lo ha formato, nonchè delle dichiarazioni delle parti e degli altri atti che il pubblico ufficiale attesta avvenuti in sua presenza o da lui compiuti. E' chiaro che, però, per i fatti avvenuti alla presenza del pubblico ufficiale, l'efficacia probatoria non si estenda sino ad assicurare la sincerità dei fatti stessi.
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L'atto pubblico deve essere ricevuto alla presenza delle parti e, salvo che la legge stabilisca in maniera diversa, di due testimoni. Con eccezione degli atti di ultima volontà, delle donazioni, dei contratti di matrimonio, le parti che sappiano leggere e scrivere possono rinunziare, di comune accordo, all'assistenza dei testimoni. Di tale circostanza l'ufficiale rogante deve fare espressa menzione nell'atto. La sottoscrizione degli atti pubblici deve avvenire con inchiostro indelebile. Gli originali dell'atto notarile vanno scritti in carattere chiaro e leggibile, senza spazi vuoti che non siano interlineati, senza raschiature, alterazioni od addizioni nel corpo dell'atto. L'obbligo dell'interlineazione si riferisce non solo ai vuoti del corpo dello scritto ma anche ai tratti di linea rimasti in bianco dopo la fine del periodo. Non è consentito abbreviare le parole. La cancellazione o la sostituzione di una o più parole deve effettuarsi in modo tale che esse rimangano sempre leggibili; si dovrà, quindi, provvedere a racchiudere la parola o le parole in questione entro un piccolo rettangolo; accanto al rettangolo dovrà essere apposto, tra parentesi, un piccolo numero (in caso di più cancellature o sostituzioni ognuna di esse avrà accanto un numero diverso, a partire dall'uno e a seguire in ordine crescente). Gli stessi criteri si adotteranno per le parole da aggiungere inserendo il piccolo numero dopo la parola alla fine della quale va effettuata l'aggiunta. 11
Al termine del testo e prima delle sottoscrizioni occorrerà riportare, uno per ciascun rigo, i numeri indicanti le suddette modificazioni seguiti dalle corrispondenti correzioni o aggiunte o sostituzioni; alla fine, si dovranno inserire diciture come "si approvano le superiori numero...... postille". Tali concetti saranno comunque ripresi, ampliati e approfonditi nel corso del successivo capitolo. Per quanto riguarda la registrazione dei contratti pubblici vi è da dire, per completezza d'informazione, che è tuttora viva la disputa tra chi sostiene che solo lo Stato goda del beneficio di accollare al privato l'imposta di registro, quando dovuta, e ciò in forza dell'art. 42 del D.P.R. 29/9/1973, n. 601 (ora sostituito dall'art. 57 del D.P.R. 26/4/1986, n. 131 - T.U. delle disposizioni relative all'imposta di registro - in forza del quale vengono abrogati tutti i benefici accordati agli enti parificati allo Stato) e chi, invece, sostiene che l'Università continui a godere di tali benefici, agendo non come ente strumentale ma in nome e per conto dello Stato stesso. Sembra utile, infine, rammentare che la legge 24/11/2000, n. 340, all’art. 36, ha sancito che “1. Salvo autorizzazione o ordine della competente autorità giudiziaria e salvo quanto disposto dal titolo VI, capo I, della legge 16 febbraio 1913, n. 89, è fatto divieto ai notai e ai pubblici ufficiali depositari di atti
pubblici
e
scritture
private
autenticate
di
asportare
anche
temporaneamente tali atti e documenti dai locali ove gli stessi sono conservati o archiviati. 12
2. In tutti quei casi in cui è prevista a qualsiasi fine la produzione in originale dell’atto pubblico o della scrittura privata autenticata, il relativo obbligo si intende adempiuto, salvo specifico ordine della competente autorità giudiziaria, mediante produzione di copia certificata conforme dal pubblico ufficiale depositario. 3. Le annotazioni, gli estremi di protocollo e registrazione, le quietanze ed ogni altra formalità da annotarsi a margine degli atti pubblici e delle scritture private
autenticate
a
cura
degli
uffici
finanziari
e
della
pubblica
amministrazione in genere sono eseguite sui documenti stessi dal pubblico ufficiale depositario, sulla base di idoneo documento scritto emesso dalla competente amministrazione cui l’originale avrebbe dovuto essere prodotto in base alla normativa previgente.”.
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CAPITOLO QUARTO
Nel presente capitolo si approfondiranno i concetti già espressi nel precedente, introducendo ulteriori elementi ritenuti di grande importanza per un corretto esercizio della funzione notarile nell’ambito di una pubblica Amministrazione, e la cui inosservanza può influire tanto sulla validità dell’atto quanto sulla responsabilità civile, penale e disciplinare del Notaio (e quindi dell’Ufficiale Rogante; d’ora innanzi, quando si farà menzione esclusivamente del Notaio, ogni riferimento a quest’ultimo deve essere considerato esteso anche all’Ufficiale Rogante). Si premette (a mero titolo informativo) che le norme che in Italia regolano attualmente il notariato sono la legge 16/2/1913, n. 89 (in seguito indicata l.n.), insieme al regolamento approvato con R.D.10/9/1914, n.1326. Si è comunque posto il problema relativo al coordinamento di tali norme con altre disposizioni, quali, ad esempio, il R.D.L. 19/12/1936, n. 2380 ( scrittura
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degli atti notarili) ed il D.lg. C.p.S. 24/1/1947, n. 33 (forma degli atti notarili), regolanti alcuni specifici aspetti della materia. Come già detto, l’atto notarile deve essere ricevuto in presenza delle parti e di due testimoni; tuttavia a questi ultimi si può rinunciare con l’accordo delle parti. La l.n. non definisce la funzione dei testimoni ma si limita a prescrivere la loro presenza durante la fase del “ricevimento dell’atto”. Per quanto concerne la portata della suddetta presenza, sembra condivisibile la posizione di chi ne invoca la necessità al momento della lettura e a quello della sottoscrizione dell’atto, salvo che la legge o la natura dell’atto non ne impongano l’esistenza anche nelle fasi precedenti (tali casi esulano, comunque, da quelli concernenti l’attività dell’Ufficiale Rogante di una pubblica Amministrazione). Questa opinione viene peraltro ampiamente confortata, oltre che dalla dottrina e dalla giurisprudenza, dalla stessa funzione dei testimoni, consistente principalmente nel far piena prova della veridicità del documento nel suo stesso contesto. L’art. 50 della l.n. prescrive che i testimoni possiedano requisiti sia positivi che negativi, aventi il loro presupposto alcuni nella capacità fisica o giuridica
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di svolgere la funzione testimoniale, altri nell’imprescindibile necessità di garantire l’assoluta imparzialità della stessa funzione. Per quanto riguarda i requisiti positivi, i testimoni devono: - essere maggiorenni; - essere cittadini italiani o stranieri residenti in Italia; - non essere interessati all’atto; - possedere il pieno esercizio dei diritti civili (con conseguente esclusione per gli interdetti civili e giudiziali, gli inabilitati, gli emancipati e i falliti). Per ciò che concerne invece i requisiti negativi, non possono svolgere la funzione di testimoni: - i ciechi, i sordi e i muti; - i parenti e gli affini del rogante e delle parti nei gradi indicati nell’art. 28 della l.n., il coniuge dell’uno o delle altre; - i soggetti che non sanno o non possono sottoscrivere (non appare pertanto influente la capacità di saper leggere né quella di saper scrivere oltre la propria firma). Come già accennato, per i contratti che vedono l’intervento dell’Ufficiale Rogante le parti possono rinunciare circostanza
deve
però
essere
alla presenza dei testimoni; di tale fatta
espressa
menzione
nell’atto
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(indifferentemente prima o dopo le comparizioni
ma in ogni caso prima
dell’inizio delle convenzioni). L’atto compiuto si considererà a tutti gli effetti analogo a quello stipulato alla presenza dei testimoni. Perché l’Ufficiale Rogante possa autorizzare la stipulazione del contratto senza il suddetto intervento dei testimoni occorre che tutte le parti sappiano leggere e scrivere. La mancata presenza dei testimoni, ovvero la mancata espressa rinuncia, determina la nullità del contratto stipulato. E’ da ricordare che il Notaio deve avere piena certezza dell’identità personale delle
parti
“e
può
raggiungere
tale
certezza
anche
al
momento
dell’attestazione, valutando tutti gli elementi atti a formare il suo convincimento”; è appena il caso di dire che, per l’Ufficiale Rogante, il problema si pone soltanto per l’identificazione della parte privata. Qualora il Notaio non ritenga di aver raggiunto la certezza dell’identità delle parti, deve accertarsene mediante il ricorso a due fidefacienti di sua conoscenza, ai quali può anche attribuire il ruolo di testimoni. Per i fidefacienti (per i quali non costituisce impedimento il non sapere o il non potere sottoscrivere) occorre la sussistenza dei seguenti requisiti: età maggiore di anni diciotto, cittadinanza italiana o residenza in Italia se stranieri, esercizio dei diritti civili, mancanza di interesse nell’atto.
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Qualora i fidefacienti rivestano anche la qualità di testimoni, i requisiti che devono possedere sono ovviamente anche quelli previsti per questi ultimi. La violazione delle norme sull’accertamento dell’identità personale delle parti e sull’assunzione di fidefacienti non comporta la nullità dell’atto ma soltanto conseguenze disciplinari per il Notaio. Si ritiene particolarmente utile, a questo punto della trattazione, soffermarsi sul contenuto tipo dell’atto notarile. L’atto deve possedere: a)
un
protocollo
iniziale
(che
comprende:
intestazione,
datazione, comparizione, dichiarazione della conoscenza dell’identità delle parti o dell’accertamento compiuto mediante i suddetti fidefacienti); b)
un testo o dispositivo;
c)
un protocollo finale, detto anche escatocollo o chiusa (che comprende: lettura dell’atto, indicazione della persona che l’ha scritto, indicazione del numero delle facciate utilizzate, sottoscrizione, apposizione del sigillo.
Delle suddette parti, la prima e la terza devono essere considerati generalmente fisse; il testo o dispositivo, compreso tra queste ultime, varia in funzione di che cosa occorra concordare. Si procede, di seguito, ad una più approfondita analisi dei suesposti punti. 18
A) Protocollo iniziale In questa parte si riscontrano: 1.
l’indicazione del numero con il quale l’atto è stato annotato dal Notaio nell’apposito repertorio;
2.
l’intitolazione,
che
consiste
nell’indicazione
della
natura
dell’atto; 3.
l’intestazione, prescritta dal primo comma dell’art. 51 della l.n., consistente
nelle
parole
(con
lettere
tutte
maiuscole)
REPUBBLICA ITALIANA . Tuttavia, la mancanza di tale indicazione non costituisce vizio dell’atto e non comporta sanzioni a carico dell’Ufficiale Rogante; 4.
la datazione. Ai sensi del citato art. 51 della l.n. occorre necessariamente sia l’indicazione in lettere per esteso dell’anno, del mese e del giorno in cui l’atto è ricevuto (è ammessa la ripetizione della data in cifre), sia il riferimento al Comune e al luogo nel quale l’atto viene ricevuto. La mancata indicazione della data e del Comune determina la nullità dell’atto e sanzioni a carico del rogante; la mancata indicazione del luogo,
invece,
non
inficia la
validità dell’atto
pur
determinando sanzioni a carico del Notaio;
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5.
la comparizione, che comprende alcuni dati relativi a tutti coloro i quali intervengono nella formazione dell’atto. In particolare, la comparizione consta dell’identificazione di tutti i soggetti intervenuti e del Notaio rogante e dell’indicazione delle generalità dei suddetti soggetti. E’ prescritta l’indicazione dei seguenti dati per le parti, i testimoni e i fidefacienti: a) il nome (rectius: il prenome) e il cognome: è opportuno tenere presente che:
- nell’eventualità di nomi o cognomi doppi, dovranno essere indicati tutti in forma integrale; - l’uso dello pseudonimo non è vietato ma non può sostituire l’indicazione del nome e del cognome anagrafico; - per i religiosi occorre indicare il nome e il cognome al secolo, pur potendosi aggiungere l’indicazione del nome eventualmente assunto in religione; - quando è previsto dalla legge che un soggetto assuma il cognome di altri, in aggiunta o in sostituzione del proprio, nell’atto dovrà indicarsi il nuovo cognome (oltre al precedente nome, nel caso di aggiunta); - per quanto riguarda i soggetti stranieri, il nome da indicare è quello risultante dalla rispettiva legge nazionale. Il nome dovrà essere trascritto nella forma originale, tranne il caso in cui, trattandosi di 20
caratteri di scrittura diversi da quelli latini, sarà opportuno renderli in questi ultimi; - se si tratta di soggetti diversi dalle persone fisiche, dovrà essere riportata la denominazione o la ragione sociale, senza abbreviazioni o posposizioni. E’ comunque da tener presente che la dottrina ritiene che l’uso del nome e del cognome in maniera illegittima o non conforme alle disposizioni normative che lo disciplinano non determina responsabilità del Notaio se si tratti di un uso corrispondente all’individuazione corrente della persona; b) il luogo e la data di nascita: da tener presente sia che è vietato negli atti notarili l’indicazione della paternità sia che non è prescritta l’indicazione in lettere della data; c) il domicilio
e la residenza: occorre indicare il Comune,
l’eventuale Frazione, la via ed il numero civico; d) la condizione: ci si riferisce alla professione, al mestiere o all’occupazione esercitate; e) anche se non imposte dalla legge, sono ritenute ammissibili le indicazioni dei titoli onorifici ed accademici; tenendo conto della circostanza
che
la
XIV
disposizione
transitoria
della
Costituzione ha abolito i titoli nobiliari, l’indicazione di questi 21
ultimi è ammessa soltanto per gli stranieri (qualora tale uso sia ammesso nei rispettivi ordinamenti) e per i soggetti ai quali tali titoli siano stati conferiti dal Sommo Pontefice; f) nel caso in cui una delle parti (nel caso di specie, la parte privata) intervenga a mezzo di procuratore, la procura dovrà obbligatoriamente essere allegata in originale o copia autentica al contratto (è ovviamente opportuno che di essa sia
fatta
comunque espressa menzione). La fase della comparizione si chiude con l’avvenuta dichiarazione che il rogante fa
della certezza dell’identità personale delle parti o
dell’accertamento fattone mediante i fidefacienti. La
violazione
della
suddetta
prescrizione
non
invalida
l’atto,
comportando soltanto sanzioni pecuniarie a carico del Notaio. B) Testo o dispositivo Nel testo è possibile distinguere una parte detta narrativa e il vero e proprio dispositivo. La c.d. narrativa comprende tutti gli antefatti che hanno preceduto e che rendono possibile la stipulazione del contratto in questione; il dispositivo stricto sensu contiene l’oggetto dell’atto.
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Per la redazione del testo occorre rammentare quanto sancito, a proposito, dal più volte richiamato art. 51 della l.n., che impone le seguenti prescrizioni: 1.
l’indicazione, almeno per la prima volta, in lettere e per esteso, delle date, delle somme e delle quantità che formano oggetto del contratto che si sta per stipulare (è nella prassi il far seguire all’indicazione in lettere quella in cifre, racchiusa tra parentesi); la violazione della presente disposizione non inficia l’atto ma determina sanzioni pecuniarie a carico del Notaio;
2.
la designazione precisa delle cose che formano oggetto del contratto, al fine di evitare qualsiasi futura incertezza sulla loro individuazione
(è
comunque
ammessa
l’indicazione
per
relationem); la violazione della presente disposizione non inficia l’atto ma determina sanzioni pecuniarie a carico del Notaio; 3.
l’indicazione dei titoli e delle scritture che devono essere inseriti nell’atto. Si tratta dei c.d. inserti o allegati; ciascun allegato deve recare lo stesso numero progressivo dell’atto nel quale è inserito e una lettera alfabetica che lo contraddistingua (è comunque opportuno che la suddetta indicazione venga riportata anche nel corpo dell’atto). Da sottolineare l’obbligo di indicare gli estremi di registrazione
nell’ipotesi in cui siano
allegati documenti registrati. La violazione della disposizione 23
contenuta nel presente punto non inficia l’atto (tranne il caso in cui non determini il convincimento che il documento sia stato allegato all’atto successivamente all’avvenuta stipulazione) ma determina sanzioni pecuniarie a carico del Notaio. C) Protocollo finale e chiusa Quest’ultima parte dell’atto notarile comprende una serie di elementi, alcuni dei quali obbligatori mentre altri sono previsti soltanto dalla prassi; tra quelli obbligatori in quanto previsti dall’art. 51 della l.n. possono essere ricordati i seguenti: 1. la menzione della lettura dell’atto, di tutte le scritture e titoli allegati a quest’ultimo. La lettura deve: a) essere data dal Notaio o da persona di sua fiducia, presente il Notaio; b) essere data alle parti, in presenza dei testimoni se intervenuti; c) riguardare tutto l’atto e gli allegati (di questi ultimi è possibile omettere la lettura se tutte le parti sappiano leggere e abbiano espressamente autorizzato il Notaio. Occorre in questo caso fare espressa menzione di tale autorizzazione). Si sottolinea che la mancata lettura dell’atto (ma non degli allegati) in presenza dei testimoni se intervenuti ne determina la nullità mentre l’eventuale mancata menzione della lettura non ne inficia la validità; in entrambe le fattispecie sono previste sanzioni a carico del Notaio, e ciò anche nel caso di non 24
avvenuta menzione dell’autorizzazione delle parti all’omissione della lettura degli allegati ; 2. la menzione che l’atto è stato scritto dal Notaio o da persona di sua fiducia, con la contestuale indicazione dei fogli di cui consta e delle pagine effettivamente scritte. Si rammenta che gli atti notarili possono essere scritti oltre che a mano anche a macchina, a condizione che, in ogni caso, venga usato inchiostro indelebile. In particolare; la violazione della presente disposizione non inficia l’atto ma determina sanzioni pecuniarie a carico del Notaio; 3. l’indicazione dell’ora in cui avviene la sottoscrizione (tuttavia tale prescrizione è obbligatoria soltanto per gli atti di ultima volontà, rimanendo per gli altri atti – tra i quali i contratti affidata alla volontà delle parti o all’apprezzamento del Notaio. Chi scrive ritiene che tale indicazione non sia necessaria nei contratti, mentre può essere opportuno specificare l’ora di inizio delle operazioni descritte nei verbali di gara pubblica); 4. le sottoscrizioni col nome e cognome delle parti, degli eventuali fidefacienti, dell’eventuale interprete, degli eventuali testimoni e del rogante; è comunque da ritenere necessario che tutte le sottoscrizioni siano apposte contestualmente; quella notarile deve essere apposta per ultima, come sancito dall’art. 53 della 25
l.n.. La mancata apposizione della sottoscrizione da parte anche di uno solo degli aventi titolo sopra richiamati comporta la nullità dell’atto e sanzioni pecuniarie a carico del Notaio; 5. la sottoscrizione a margine di ciascun foglio, con eccezione di quello contenente le sottoscrizioni finali; le sottoscrizioni vanno ripetute su ciascun documento allegato. Per sottoscrizione a margine è ammesso l’uso del solo cognome (ma anche di una sigla riconoscibile); la mancata osservanza delle norme sulle sottoscrizioni marginali comporta soltanto sanzioni a carico del Notaio, senza alterare la validità dell’atto; 6. l’impronta del sigillo notarile; è chiaro che l’Ufficiale Rogante sostituirà tale sigillo
con il timbro dell’Amministrazione di
appartenenza. La mancata osservanza di tale prescrizione non ha comunque alcuna conseguenza. ___________ L’ordinamento si preoccupa di dettare apposita assicurare
disciplina per
la chiarezza e l’intangibilità dell’atto notarile. Tali norme
riguardano in particolare: A) le caratteristiche che deve avere la scrittura del suddetto atto; B) le variazioni che occorre apportare al testo dell’atto prima della stipulazione. 26
A) La scrittura E’ prescritto che gli atti notarili siano scritti in carattere chiaro, distinto e facilmente leggibile. Il testo non deve contenere lacune o spazi vuoti che non siano interlineati e non deve assolutamente riportare correzioni, alterazioni o addizioni o raschiature; è opinione diffusa che l’interlineazione vada effettuata dopo la sottoscrizione e non riguardi gli allegati. L’inosservanza delle sopra richiamate prescrizioni non ha ricadute sull’atto ma comporta l’invalidità
delle aggiunte e delle variazioni
effettuate in maniera difforme da come previsto dalla legge stessa.
B) Le postille La legge consente la facoltà di togliere, variare o aggiungere una o più parole dal corpo dell’atto che sta per stipularsi; tale possibilità è ammessa sino al momento in cui il rogante non abbia apposto la sua sottoscrizione. Nel caso in cui le postille debbano eseguirsi prima delle sottoscrizioni delle parti e prima della lettura dell’atto, il rogante dovrà cancellare mediante “chiusura tra cancelli” (in maniera da essere sempre leggibili)
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le parole che si vogliono togliere o sostituire e quindi riportare alla fine dell’atto – e precisamente prima della chiusa - le parole in questione. Tra i sistemi di indicazione delle postille quello più usato nella prassi consente di apporre un contrassegno numerico (in cifre) in postilla, possibilmente progressivo in caso di più postille; qualora sia necessario ripetere più volte la stessa postilla, sarà sufficiente ripetere ogni volta lo stesso numero, ma si dovrà, nel richiamo finale, specificare quante volte il numero è stato ripetuto. Il rogante dovrà inoltre dar contezza, alla fine dell’atto e prima delle sottoscrizioni, del numero delle parole cancellate e delle postille e, nell’ipotesi di cancellazione di più parole, trascrivere la prima e l’ultima. Nel caso in cui, invece, le postille debbano eseguirsi prima delle sottoscrizioni ma dopo che sia stata data lettura del testo, oltre alle sopra ricordate prescrizioni occorrerà anche dar notizia dell’avvenuta lettura delle postille alle parti, alla presenza dei testimoni, se intervenuti. Nell’ipotesi in cui, infine, le postille debbano essere apportate dopo la sottoscrizione delle parti ma prima che il Notaio abbia apposto la propria sottoscrizione, quest’ultimo dovrà eseguire le postille mediante apposita dichiarazione, darne lettura, far menzione di detta lettura e far ripetere le sottoscrizioni.
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L’inosservanza delle disposizioni sulle postille non è causa di invalidità dell’atto, se non in via mediata, e cioè quando l’irregolarità della postilla faccia venir meno un elemento richiesto a pena di nullità; infatti si considerano come non apposte le postille fatte e non approvate nei modi stabiliti dalla norma. Anche in questo caso è prevista una sanzione pecuniaria a carico del rogante.
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BIBLIOGRAFIA
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Giuffrè Ed. 1981
Manuale dei Contratti pubblici
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Vincenzo Roppo
Il Contratto
Antonio Salvini
L’attività contrattuale dell’Università Mucchi Ed. 1988
Stefano Betti
Il pubblico Ufficiale Rogante
Calogero
Schilleci
Il
Giuffrè Ed.
Contratto
e
2001
Master 2003
l’attività
contrattuale
della
pubblica Amministrazione (lavoro elaborato in occasione del ciclo di seminari sul medesimo tema tenuti
presso
l’Ateneo
Palermitano
in
data
gennaio/febbraio 1996; la pubblicazione è stata depositata presso la suddetta Università).
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