UDVIKLINGSFORLØB FOR LEDERE Kriminalforsorgen Midt- og Nordjylland
UDDVIKLINGSFORLØB FOR LEDERE Kriminalforsorgen. Midt- og Nordjylland
Modul 1 review
UDDVIKLINGSFORLØB FOR LEDERE Kriminalforsorgen. Midt- og Nordjylland
Input til det videre forløb
UDDVIKLINGSFORLØB FOR LEDERE Kriminalforsorgen. Midt- og Nordjylland
Modul 2
UDDVIKLINGSFORLØB FOR LEDERE Kriminalforsorgen. Midt- og Nordjylland
Modul 3 Modul 3
Form
Eftrm
Dag 1 Samarbejde · Sammensætning af grupper og teams · Samarbejdets faser · Samarbejdets udvikling · Team i organisationen
Dag 2 Personaleledelse · Motivation · Trivsel · Mellemlederrollen
Kommunikation 2 · Kommunikation i Samarbejde · Dialogværktøj · Møder/mødetyper · Videndeling
Ledelse opsamling · Situationsbestemt ledelse
Opsamling Implementering af Samarbejdskultur Indsatser
Kompetence Medarbejderudvikling (MUS) Egenudvikling (De fremadrettede muligheder – AU, Realkompetence m.v.) Opsamling Indsatser i forhold til personlig plan
UDDVIKLINGSFORLØB FOR LEDERE Kriminalforsorgen. Midt- og Forskellige lederroller Nordjylland Mintzberg
Formel position og autoritet
Interpersonelle roller •Topleder •Anfører •Forbindelsesled Mintzberg HOF side 372
Informationsroller •Overvåger •Informationsformidler •Talsmand
Beslutningsroller •Entreprenør •Kriseløser •Ressourcefordeler •Forhandler
UDDVIKLINGSFORLØB FOR LEDERE Kriminalforsorgen. Midt- og Nordjylland
Effektiv ledelse
Drucker om gode lederes dyder -
De spurgte: Hvad er der behov for at gøre? De spurgte: Hvad er det rigtige for virksomheden / organisationen? De udviklede handlingsplaner De tog ansvar for beslutninger De tog ansvar for formidling De var fokuseret på muligheder frem for problemer De gennemførte effektive møder De tænkte og sagde ”vi” frem for ”jeg”
Peter F. Drucker
Drucker om Handlingsorienteret Ledelse -
Resultatorienterede Tidsbeviste Selektive Målbeviste
Peter F. Drucker
Styring versus Ledelse Styring (management) • Gør tingene rigtig • Indre effektivitet • Vide hvordan • Styre aktiviteterne • Sætte mål • Løse problemer • Have magt • Tilpasse grænseflader • Organisationsstruktur • Opgavefordeling
Ledelse (leadership) • Gør de rigtige ting • Ydre effektivitet • Vide hvorfor • Lede andre • Skabe visioner • Finde muligheder • Give magt • Skabe fodslaw • Kontakter • Samvirke
UDDVIKLINGSFORLØB FOR LEDERE Kriminalforsorgen. Midt- og Nordjylland
Ledelseskompas Hard
Managementdiscipliner
Organisationsudvikling
Kort sigt
Ledelsesprocesser
Lang sigt
Lederskabsdiscipliner
Soft
UDDVIKLINGSFORLØB FOR LEDERE Kriminalforsorgen. Midt- og Nordjylland
God Ledelse hos os
• • • • • • • •
Du skal nå de fælles mål Du skal sikre respekt for løsninger Du skal vise handlekraft Du skal motivere Du skal håndtere konflikter Du skal bruge kritik og fejl Du skal informere klart Du skal tænke på tværs af hele Kriminalforsorgen
UDDVIKLINGSFORLØB FOR LEDERE Kriminalforsorgen. Midt- og Nordjylland
Hvordan fordeler du din ledelse
Din Lederrolle fordeling
Vælg dine Lederroller, og angiv deres fordeling i dag, og tænk herefter dit ideal, hvor er dine udfordringer.
UDDVIKLINGSFORLØB FOR LEDERE Kriminalforsorgen. Midt- og Nordjylland
Teoretisk paradigme Viden Hvad skal der gøres, hvorfor
Vaner Kunnen (hvordan det skal gøres)
Vilje (Drivkraften) Hvad vi ser… bestemmer hvad vi gør… og dermed hvad vi får!
http://www.youtube.com/watch?v=GKIvdvC0O6o
UDDVIKLINGSFORLØB FOR LEDERE Kriminalforsorgen. Midt- og Nordjylland
De 7 gode vaner i spild
• Det samlede vanekompleks • Udvikling fra den indre til den ydre sejr
Gensidighed 5. Søg først at 6. Skab forstå synergi Fælles sejr 4. Tænk vind-vind
7. Slib saven
Uafhængighed 3. Gør det første først Personlig sejr 1. Vær Proaktiv
2. Begynd med slutning
Afhængighed 13
UDDVIKLINGSFORLØB FOR LEDERE Kriminalforsorgen. Midt- og Nordjylland
Proaktiv model Frihed til at vælge
Stimulus
Selverkendelse
Fantasi
Reaktion
Selvstændig vilje Samvittighed
Dit beviste valg
UDDVIKLINGSFORLØB FOR LEDERE Kriminalforsorgen. Midt- og Nordjylland
Vær Proaktiv
Livet er en bog, og du er dets forfatter. Du bestemmer handlingsforløb og tempo, og du – kun du – vender siderne i den
Interessesfære
Indflydelses sfære
UDDVIKLINGSFORLØB FOR LEDERE Kriminalforsorgen. Midt- og Nordjylland
Roller og mål
Eksempler på roller Kunstner
Omsorgsgiver
Ledsager
Direktør
Energiskaber
Ven
Far
Opfinder
Nabo
Fredsstifter
Søn
Lærer
Træner
Frivillig
Forfatter
Beskriv dine roller Rolle
Beskrivelse af optimal indsats i rollen
UDDVIKLINGSFORLØB FOR LEDERE Kriminalforsorgen. Midt- og Nordjylland
V3+ Kvadranterne
Vigtigt
I
II
Uvigtigt
• Derfor snakker alle om QII…
Nøglen er ikke at prioritere det, der er med i din planlægning, men at planlægge dine prioriteter
III
IV
Haster
Haster Ikke
http://www.youtube.com/watch?v=-VDxKLSyksI&feature=related
17
UDDVIKLINGSFORLØB FOR LEDERE Kriminalforsorgen. Midt- og Nordjylland
V3+ Kvadranterne
Uvigtigt
Vigtigt
Kriser Presserende problemer Tidsfrister Udløbsfrister
Forebyggelse PE Aktiviteter Opbygning af venskaber Opsøge nye muligheder Planlægning, afslapning
Afbrydelser Uventet besøg En del post Mange møder Kommende presserende problemer Populærere aktiviteter
Trivialiteter Hårdt arbejde En del post Mange telefonsamtaler Tidsspilde Behagelige aktiviteter
Haster
Haster Ikke
18
UDDVIKLINGSFORLØB FOR LEDERE Kriminalforsorgen. Midt- og Nordjylland
UDDVIKLINGSFORLØB FOR LEDERE Kriminalforsorgen. Midt- og Nordjylland
• • • • • • • • •
Pas på din tid
Forhold dig bevist til din tid Eksterne tidsrøvere stjæler din tid Tid er en abstrakt størrelse Tidsbudgettering Tidsregistrering Udnyttelse af Up-time / Down-time Husk Pareto’s princip (80/20) Pas på udskydelse og overspringshandlinger Tid til gode vaner
UDDVIKLINGSFORLØB FOR LEDERE Kriminalforsorgen. Midt- og Nordjylland
Find dit spild
Opgave Prøv at find eksempler fra de hverdag på de forskellige typer af spild. Identificer dine vigtigste tidsrøvere Diskuter med dine kollegaer, og overvej evt. tiltag der kan afhjælpe.
UDDVIKLINGSFORLØB FOR LEDERE Kriminalforsorgen. Midt- og Nordjylland
Delegering
Opgave Hvad kræver det? Hvad er vigtigt når du delegere? Grunde til at du ikke delegere i dag? Hvordan hænger delegering sammen med begreberne Tillid, Opbakning og Loyalitet
UDDVIKLINGSFORLØB FOR LEDERE Kriminalforsorgen. Midt- og Nordjylland
Delegering på den gode måde
• Afklar, hvad der skal uddelegeres • Find den rette at uddelegere til • Giv medarbejderen den fornødne beslutningskompetence • Præciser målet og sæt Deadline • Beskriv de resultater du forventer, men ikke metoden • Spørg løbende til hvordan det går • Giv feedback 15-02-2013
Win-Win aftaler Win-Win aftaler, altid afstem Forventninger
Hvad skal opnås?
Retningslinjer
Hvordan gribes an? Hvilke trin?
Ressourcer
Hvem gør hvad? Hvor længe
Ansvar
Hvem godkender, afleverer og hvordan?
Konsekvenser
Hvis ikke vi når ovenstående?
08-10-2013
Input
Output
Delegering
24
UDDVIKLINGSFORLØB FOR LEDERE Kriminalforsorgen. Midt- og Nordjylland
Legend
Få tingene gjort! Ting
• Enkelt princip: Do, Delegate or Defer • På dansk, GDU
• Gør • Deleger • Udsæt
1 ,Samle 2 .Behandle 3 .Organisere 4 .Review
Indbakke
5 .Gøre
Hvad er det? Skraldespand
Handling?
Projektudbytte
No
Måske en gang?
Opslag
Yes Multi-trin
Næste handling
Projektplaner
< 2 min
Gør det!
> 2 min
Deleger
Afvent anden
> 2 min
Udsæt
Kalender
Næste handling
25
Indsamle Legend
UDDVIKLINGSFORLØB FOR LEDERE Kriminalforsorgen. Midt- og Nordjylland
Ting
• Indsamle ALT – – – –
Indbakke Post Artikler Ideer
• Opbyg system med tillid (×2) – Tænk pragmatisk vedligehold
2 .Behandle 3 .Organisere 4 .Review
Indbakke
5 .Gøre
Hvad er det? Skraldespand
Handling?
Projektudbytte
No
Måske en gang?
Opslag
Yes Multi-trin
• Enkel dataopsamling – Og konsistent
1 ,Samle
Næste handling
Projektplaner
< 2 min
Gør det!
> 2 min
Deleger
Afvent anden
> 2 min
Udsæt
Kalender
Næste handling
26
Behandle Legend
UDDVIKLINGSFORLØB FOR LEDERE Kriminalforsorgen. Midt- og Nordjylland
Ting
• Åben indbakken, kun når der er handle tid! • Hvad er det? • Smid ud • < 2 minutter! – Gør det nu
• > 2 minutter – Udsætte – Delegere
1 ,Samle 2 .Behandle 3 .Organisere 4 .Review
Indbakke
5 .Gøre
Hvad er det? Skraldespand
Handling?
Projektudbytte
No
Måske en gang?
Opslag
Yes Multi-trin
Næste handling
Projektplaner
< 2 min
Gør det!
> 2 min
Deleger
Afvent anden
> 2 min
Udsæt
Kalender
Næste handling
27
Arkivere Legend
UDDVIKLINGSFORLØB FOR LEDERE Kriminalforsorgen. Midt- og Nordjylland
Ting
• Non-aktion
– Venter på andre – I kalenderen – Når der er tid
4 .Review
Indbakke
5 .Gøre
Hvad er det? Skraldespand
Handling?
Projektudbytte
No
Måske en gang?
Opslag
Yes Multi-trin
Næste handling
Projektplaner
< 2 min
Gør det!
> 2 min
Deleger
• Projekter? – Mere om lidt!
2 .Behandle 3 .Organisere
– Arkiver til enten “måske” eller “opslag”
• Huskelister
1 ,Samle
Afvent anden
> 2 min
Udsæt
Kalender
Næste handling
28
UDDVIKLINGSFORLØB FOR LEDERE Kriminalforsorgen. Midt- og Nordjylland
Hjemme: Dine bolde…
• Formål: Definer dine lister / projekter og deres opsamlingssted… – Nævn 10 ting du arbejder på – Nævn de steder du samler
lin
Noter Opgaver Dokumenter Ideer Ønsker
Projekt
Op sa m
– – – – –
gs st ed
• Hvor og på hvad ligger
29
UDDVIKLINGSFORLØB FOR LEDERE Kriminalforsorgen. Midt- og Nordjylland
Øvelse: 2 overvejelser
Hvad 1. Hvor mange projekter arbejder du på, store så vel som små?
Hvor 2. Hvor mange steder gemmer du informationer om projektet?
•
Udbytte: Bruttoliste af projekter Samles i roller Og informationslagre arkivering & radar 30
UDDVIKLINGSFORLØB FOR LEDERE Kriminalforsorgen. Midt- og Nordjylland
Arkivering
• ALT skal arkiveres! • Den korte … – Lister – Top10 – Egne bakker
• … og den lidt for lange – Ca. 43 foldere 31
UDDVIKLINGSFORLØB FOR LEDERE Kriminalforsorgen. Midt- og Nordjylland
Øvelse: Din verden
• David Allen har et amerikansk system… Hvad har du? – Forestil dig ethvert stykke information…
• Hvor er dine… – Lister? – Papirer?
32
UDDVIKLINGSFORLØB FOR LEDERE Kriminalforsorgen. Midt- og Nordjylland
Overblik
• Tjek løbende dine lister – Lister tæt på – Hvad skal du gennemgå hvornår – Det ugentlige overblik - afgørende faktor for succes !
• Dit personlige ugemøde – Samler og behandler alle dine sager – Skaffer dig overblik over dit system – Opdater dine lister – Bliver strømlinet, klar, up to date og færdig 33
UDDVIKLINGSFORLØB FOR LEDERE Kriminalforsorgen. Midt- og Nordjylland
Mere om projektet
• Vær bevidst om (tids-) horisonter – David Allen taler om flyvehøjder…
• En regel:
Alle skal planlægge bedre – – – – – – –
Definer formål og principper Visualiserer resultat Brainstorming Organiser, herunder uddelegering Identificer de næste handlinger Planlæg møder (projekt/deltagere) Indsamle informationer, igen igen 34
Delegering
• Er jeg den bedste? – I dag … og i morgen?
• Tillid vs. kontrol – – – –
Send opgaven Check modtagelse Anbring på liste Opfølg personligt
• Alternativt? – Overvej ”venter på”
Husk Covey’s win-win Stewardship agreement!
UDDVIKLINGSFORLØB FOR LEDERE Kriminalforsorgen. Midt- og Nordjylland
35
Møder & Projekter •
• Enkel opskrift på effektive møder
• • • • •
Formål Udbytte-vision Brainstorm Prioritering Næste handling
Den amerikanske, faste agenda…
Purpose Outcome Vision Brainstorm Organize Next Action
36
UDDVIKLINGSFORLØB FOR LEDERE Kriminalforsorgen. Midt- og Nordjylland
Kategorier
• Find de kategorier der passer på dig og brug dem konsekvent – – – –
Mapper Foldere Arkiver Alle medier
Fra egen b… 01 Internt 02 Marked 03 Marketing 04 Partnere 05 Produkt 06 Kunder
Det er ikke sikkert du rammer rigtigt første gang!
07 Teknik 08 Uddannelse 09 Privat 37
UDDVIKLINGSFORLØB FOR LEDERE Kriminalforsorgen. Midt- og Nordjylland
Refleksionsark
Udfyld refleksions ark, og diskuter herefter jeres svar med 1-2 af de øvrige kursister
UDDVIKLINGSFORLØB FOR LEDERE Kriminalforsorgen. Midt- og Nordjylland
Case
Der skal implementeres en ny, samlet MUS koncept i hele kriminalforsorgen, i skal som nedsat projektgruppe lave en plan for implementeringen. Frem over skal der holdes to samtaler årligt. En som Arrestforvarer står for, og en med Overvagtmesteren. Der skal min. Være 3 mdr. Mellem de to samtaler. Konceptet indeholder langt mere dybdegående spm. end nu, og giver mulighed for at gøre spm. mere individuelle. Det betyder at der er mere behov for forberedelse i forhold til samtalerne, både for leder og medarbejder. Samtalerne udmønter sig i en konkret handlings og udviklingsplan for den enkelte, med målepunkter for både leder og medarbejder. Målepunkterne bliver synliggjort i organisationen. MUS konceptet hænger sammen med ny trivselsundersøgelse, som lederne bliver målt på, og et benchmark vil sammenholde resultater fra de enkelte institutioner.
UDDVIKLINGSFORLØB FOR LEDERE Kriminalforsorgen. Midt- og Nordjylland
What´s in it for me?
• I forbindelse med en forandring spørger alle først sig selv… – Hvad betyder denne forandring for mig? – Hvorfor er dette en god idé?
• Der kan opstå modstand mod meddelte forandringer på 3 niveauer: – Jeg kan ikke forstå det! – Jeg kan ikke lide det! – Jeg kan ikke lide dig!
UDDVIKLINGSFORLØB FOR LEDERE Kriminalforsorgen. Midt- og Nordjylland
3 niveauer af modstand mod forandringsprocesser Hvordan håndterer vi disse?
1.
Manglende forståelse
(facts, data, ideen) • Manglende information. • Uenighed om selve ideen. • Hele ideen/grundlaget kommunikeres ikke.
2.
Emotionel reaktion
mod forandringen
3.
Manglende tillid til lederen
• Den personlige historie. • Dét, du repræsenterer • Tab af magt, kontrol, (kulturelt, fag-, køns- eller status, privilegier. magtforskelle). • Tabe ansigt eller respekt. • Signifikant uenighed om • Orker ikke mere (for værdigrundlag meget forandring).
”Jeg forstår ”Jeg kan ikke ”Jeg kan ikke det ikke…!” lide det…!” lide dig…!” R. Maurer,”Beyond The Wall of Resistance”, 1996
UDDVIKLINGSFORLØB FOR LEDERE Kriminalforsorgen. Midt- og Nordjylland
Flyt fokus
42
UDDVIKLINGSFORLØB FOR LEDERE Kriminalforsorgen. Midt- og Nordjylland
Modstand mod forandring
43
UDDVIKLINGSFORLØB FOR LEDERE Kriminalforsorgen. Midt- og Nordjylland
Interessenter Mindre vigtig for succes
Vigtig for succes
Kritisk for succes Parametre: Beslutningskompetence Uformel myndighed/ Nøgleperson Politisk kompetence/alliancer ………??
UDDVIKLINGSFORLØB FOR LEDERE Kriminalforsorgen. Midt- og Nordjylland
Mere om interessenter
Medvirke og indflydelse Indflydelse på projektet Ja Medvirke i projektorganisationen
Nej
Ja
Aktiv deltager
Gidsel
Nej
Grå eminence
Uden for projektet
Positiv holdning
Grå eminencer
Ambassadører Aktive/syn lige
Passive/us ynlige
Bomber
Sabotører Negativ holdning
UDDVIKLINGSFORLØB FOR LEDERE Kriminalforsorgen. Midt- og Nordjylland
Interessenter i overblik
Hvem
Personlige præferencer / deres syn på værdi
Vil være tiltalt af i Mulige dette projekt.. modargumenter i dette projekt…
Vores handlinger
UDDVIKLINGSFORLØB FOR LEDERE Kriminalforsorgen. Midt- og Nordjylland
SWOT
Internt perspektiv
Eksternt perspektiv
Svagheder (Weaknesses)
Trusler (Threats)
Defensive strategier
Styrker (Strenghts)
Muligheder (Opportunities)
Offensive strategier
Men vi kommer nemt til….. • Vi kommer nemt til at:
• I Anerkendende samtale vælger vi at:
Tale om det, vi ikke vil have
Tale om det, vi ønsker os.
Tale om det, der ikke virker.
Tale om det, der virker godt.
Tale om det, vi vil undgå.
Tale om den fremtid, vi ønsker.
Tale i et mangelsprog: ’Vi kan ikke ... Se forandring som noget, der kommer senere.
Tale i ressourcesprog: ’Vi kan ...’ Se forandring som noget, der sker i selve samtalen.
UDDVIKLINGSFORLØB FOR LEDERE Kriminalforsorgen. Midt- og Nordjylland
Kotters 8 trin
1. Forøg presset og følelsen af nødvendighed 2. Etablér den ledende koalition: Er nøgleinteressenter enige?? 3. Få visionen og strategien gjort klar: Hvorfor ska’ vi?? 4. Kommunikér visionen: ”Fortæl historien”
5. Gør det ! Og styrk medarbejdernes kompetencer 6. Skab synlige og kortsigtede resultater 7. Konsolidér forbedringer og fasthold forandringsforløbet 8. Implementér nye procedurer i organisationens kultur
UDDVIKLINGSFORLØB FOR LEDERE Kriminalforsorgen. Midt- og Nordjylland
Dobbelte bogholderi I dag
Fordele
Ulemper
Efter Fordele
Ulemper
UDDVIKLINGSFORLØB FOR LEDERE Kriminalforsorgen. Midt- og Nordjylland
Forandringskommunikation +
+
Status Quo
Peg på hvad der vil forblive det samme, de ting som værdsættes
1
Beskrive fordelene ved fremtidig stade og hvordan vi kommer derhen
3 Formidle øget behov/nødvendighed for hurtig og tvingende ændring
-
Formuler hvad du opfatter som andres bekymring. Diskuter hvordan de minimeres /fjernes
-
Efter forandring
2
4
UDDVIKLINGSFORLØB FOR LEDERE Kriminalforsorgen. Midt- og Nordjylland
Forandringskommunikation +
+ 2
4
Peg på hvad der vil Beskrive fordelene ved + forblive det samme, de fremtidig stade og ting som værdsættes hvordan vi kommer 2 4 derhen Peg på hvad der vil Beskrive fordelene ved + + forblive det samme, de fremtidig stade og 1 3 Formuler hvad du opfatter ting som værdsættes hvordan vi kommer 2 som andres bekymring. Formidle øget derhen Diskuter hvordan de behov/nødvendighed for ved Peg på hvad der vil Beskrive fordelene minimeres /fjernes hurtig og tvingende forblive det samme, de fremtidig stade og 1 3 Formuler hvad du opfatter ændringhvordan vi kommer ting som værdsættes som andres bekymring. Formidle øget derhen Diskuter hvordan de behov/nødvendighed for minimeres /fjernes hurtig og tvingende 3 Formuler hvad du opfatter ændring som andres bekymring. Formidle øget Diskuter hvordan de behov/nødvendighed for minimeres /fjernes hurtig og tvingende ændring
1
-
-
Efter forandring
Efter forandring
Status Quo
Efter forandring
Status Quo
4
Status Quo
+
UDDVIKLINGSFORLØB FOR LEDERE Kriminalforsorgen. Midt- og Nordjylland
Effektiv kommunikation
Effektiv kommunikation er, når modtagerne
Forstår …accepterer … husker … og handler på dit budskab = vælger at lade sig lede