Tutoriel Team-Space
© by DSwiss AG, Zurich, Switzerland
V. 1.1 - 2015-04-29
SOMMAIRE 1
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CONFIGURER UN TEAM-SPACE
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1.1 INTRODUCTION
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1.2 OUVRIR UN TEAM-SPACE SANS COMPTE EXISTANT
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1.3 OUVRIR UN TEAM-SPACE AVEC UN COMPTE EXISTANT
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GESTION DES MEMBRES D'UN TEAM-SPACE
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2.1 INVITER DES MEMBRES ET AFFECTER DES RÔLES
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2.2 ACCEPTER UNE INVITATION DE TEAM-SPACE
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2.3 SUPPRIMER UN MEMBRE
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2.4 RENOMMER UN TEAM-SPACE
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INFORMATIONS SUPPLEMENTAIRES
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3.1 TELECHARGEMENT GRATUIT APPLICATIONS MOBILES
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3.2 SYNCHRONISER VOS FICHIERS AVEC VOTRE PC/MAC
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3.3 ASSISTANCE / SUPPORT
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1 CONFIGURER UN TEAM-SPACE 1.1 INTRODUCTION Ce tutoriel vous guidera pour ouvrir un Team-Space, pour y inviter des membres et pour vous donner un aperçu des fonctions essentielles qu'il vous faut connaître pour l'utiliser. Votre (vos) Team-Space(s) sera (seront) intégré(s) dans un compte SecureSafe. Un tel compte comprend toujours un coffre privé (pour vos documents personnels et vos mots de passe) ainsi que l'option d'ouvrir, de supprimer et de gérer autant de Team-Spaces que vous le souhaitez. L'image ci-dessous vous présente l'organisation d'un compte SecureSafe. LE SOUS-ONGLET (1)
LE SOUS-ONGLET (2)
Le sous-onglet (1), marqué d'un cadenas, est destiné aux documents et mots de passe privés de l'utilisateur de SecureSafe. Les données enregistrées sous cet onglet ne sont PAS visibles par les autres utilisateurs !
Le sous-onglet 2 est un exemple de Team-Space intitulé « Cooperation Jaques ». Les documents qui sont téléchargés et partagés ici sont accessibles à TOUS les membres invités de ce Team-Space.
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1.2 TEAM-SPACE SANS COMPTE EXISTANT Si vous ne disposez pas encore d'un compte SecureSafe, vous pouvez créer un Team-Space et un compte personnel en une étape simple. Rendez-vous à l'adresse suivante : https://www.securesafe.com/ apps/teamsignup.html Une boîte de dialogue apparaît pour que vous puissiez enregistrer votre Team-Space. Renseignez chaque champ sur la page d'enregistrement. En cliquant sur le symbole « i », vous pourrez afficher plus d'informations sur les données requises pour chaque champ. Décochez le champ “Essayez 1 mois gratuitement” pour choisir le nombre souhaité de membres et la durée de l'abonnement de votre Team-Space. Si vous disposez d'un bon de réduction de SecureSafe, saisissez-le sous « Bon ». Le prix sera ajusté automatiquement. Une fois que vous avez fini, il vous suffit de cliquer sur « Procéder au règlement » pour terminer votre commande et ouvrir votre Team-Space.
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1.3 TEAM-SPACE AVEC COMPTE EXISTANT Si vous disposez déjà d'un compte SecureSafe, effectuez les étapes suivantes pour ouvrir un Team-Space :
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Connectez-vous à votre compte personnel Cliquez sur l'onglet avec le symbole « + » (1). Une boîte de dialogue apparaît pour l'enregistrement de votre Team-Space. Renseignez chacun des champs. En cliquant sur le symbole « i », vous pourrez afficher plus d'informations sur les données requises dans chaque champ. Décochez le champ “Essayez 1 mois gratuitement” pour choisir le nombre souhaité de membres et la durée de l'abonnement de votre Team-Space. Si vous disposez d'un bon de réduction de SecureSafe, saisissez-le sous « Bon ». Le prix sera ajusté automatiquement. Une fois que vous avez fini, il vous suffit de cliquer sur « Procéder au règlement » pour terminer votre commande et ouvrir votre Team-Space.
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2 GESTION DES MEMBRES D'UN TEAM-SPACE 2.1 INVITER DES MEMBRES ET ASSIGNER DES RÔLES Un Team-Space comporte un membre immédiatement après que vous l'ayez ouvert (vous). Vous pouvez ajouter de nouveaux membres à un Team-Space en suivant les étapes ci-dessous.
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1. ALLER A L'ADMINISRATION Cliquez sur l'onglet du Team-Space pour lequel vous souhaitez inviter quelqu'un (1) et sélectionnez les membres sur la partie gauche de l'écran (2), ensuite cliquez sur le bouton « Ajouter un membre » (3).
2. RENSEIGNER LES INFORMATIONS SUR LES MEMBRES Remplissez tous les champs requis pour le nouveau membre. Le pseudonyme est le nom permettant d'identifier l'utilisateur dans le Team-Space. Il doit être différent de son nom d'utilisateur. Le rôle des nouveaux membres est défini selon qu'ils ont le droit de gérer de nouveaux utilisateurs, d’editer les documents etc. Vous pouvez en apprendre un peu plus sur chaque rôle ici : http://www.securesafe.com/fr/faq /questions-about-team-spaces/di fferent-roles/ L'invitation sera envoyée en deux parties : une invitation par e-mail avec un lien et un message texte avec un code d'accès. Pour cette raison, il est important que vous fournissiez à la fois une adresse e-mail actuelle et un numéro de téléphone portable valide pour le nouveau membre avant de cliquer sur « Inviter ».
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Si vous ne connaissez pas le numéro de téléphone portable du membre que vous voulez inviter, vous pouvez consulter le code de sécurité en sélectionnant « Montrer le code dans l’étape suivante » dans le menu déroulant « Transmission » (1). Vous pouvez ensuite partager le code avec le nouveau membre que vous souhaitez inviter, néanmoins nous vous recommandons de ne pas l'envoyer par e-mail. 3. INVITATION TERMINEE Vous recevrez une confirmation une fois que l'invitation aura été envoyée, avec les détails de l'adresse e-mail et du numéro de téléphone utilisés. Si vous détectez une erreur à ce stade, vous pouvez sélectionner « Inviter de nouveaux membres » pour corriger les informations.
Dans la liste des membres de l'équipe, vous verrez une ligne supplémentaire. Le statut du membre sera « invité ». Vous apercevrez le basculement du statut en « activé » une fois que le membre aura accepté votre invitation.
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2.2 ACCEPTER UNE INVITATION DE TEAM-SPACE 1. RECEVOIR LES INFORMATIONS D'INVITATION Si vous êtes invité à rejoindre un Team-Space, vous recevrez un e-mail et un message texte. En cliquant sur le lien « Rejoindre Team-Space » (1), vous lancerez automatiquement le processus d'enregistrement. Veuillez conserver le code de sécurité du message texte (2) à portée de main, vous en aurez besoin pour compléter l'enregistrement.
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2. SAISISSEZ LE CODE DE SÉCURITÉ Après l'ouverture du lien dans l'e-mail, saisissez le code de sécurité que vous avez reçu par message texte dans l'espace correspondant et cliquez sur « Suivant ».
3. « CRÉER UN COMPTE » OU « SE CONNECTER À UN COMPTE EXISTANT » Sur l'écran suivant, vous pouvez choisir entre ouvrir un nouveau compte SecureSafe (gratuitement) ou utiliser votre compte SecureSafe existant pout integrer le Team Space. Cliquez sur le bouton correspondant.
4. OUVRIR UN NOUVEAU COMPTE SECURESAFE Pour ouvrir un nouveau compte SecureSafe, complétez tous les champs requis dans le formulaire d'enregistrement. N'oubliez pas de saisir votre numéro de téléphone portable si vous souhaitez utiliser l'authentification à deux facteurs. Si vous activez cette fonction, vous recevrez un code par SMS à chaque fois que vous vous connecterez, ce qui assure un niveau de sécurité supplémentaire. Cliquez sur « Créer un compte » pour achever le processus d'enregistrement.
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5. IMPRIMER LE CODE DE RÉCUPÉRATION
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Les mesures de sécurité élevées en vigueur chez SecureSafe ne nous permettent pas de réinitialiser votre mot de passe si vous l'oubliez. Néanmoins, vous pouvez réinitialiser votre mot de passe à tout moment avec votre code personnel de récupération. Nous vous recommandons vivement de l'imprimer immédiatement. Cliquez sur « Imprimer code de récupération » (1). Imprimez une copie du PDF téléchargé sur votre ordinateur, ensuite supprimez le PDF en utilisant « Vider la corbeille » et conservez la copie dans un endroit sûr. Cliquez sur « Se connecter sur le compte » pour terminer le processus (2). 6. CONNEXION AUTOMATIQUE Vous serez redirigé automatiquement vers l'application web SecureSafe. Les champs Nom d'utilisateur et Mot de passe seront préremplis. Si vous avez choisi l'authentification à deux facteurs, vous devrez saisir le code reçu par SMS.
Pour vos connexions ultérieures, utilisez l'adresse suivante : https://www.securesafe.com/mylogin 7. A PROPROS DE SECURESAFE Une fois connecté, vous verrez deux onglets séparés. Mon coffre-fort privé, où vous pouvez stocker vos documents et mots de passe personnels (vous êtes la seule personne à pouvoir accéder à ces données). Tous les autres onglets sont destinés aux Team-Spaces. Vous pouvez les utiliser pour stocker vos documents d'équipe partagés.
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2.3 SUPPRIMER UN MEMBRE Pour supprimer un membre d'un Team-Space (par ex. en cas de changement dans l'équipe de projet), procédez comme pour l'ajout d'un nouveau membre dans le Team-Space.
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1. SUPPRIMER UN MEMBRE
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Sélectionnez le membre que vous souhaitez supprimer et cliquez sur « Supprimer le membre ».
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2. CONFIRMATION Pour confirmer la suppression du membre, cliquez sur « Oui » dans la boîte de dialogue. Le membre sera supprimé immédiatement et n'aura plus accès à aucun des documents stockés dans le Team-Space.
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2.4 RENOMMER UN TEAM-SPACE 1. RENOMMER UN TEAM-SPACE
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Pour modifier le nom d'un Team-Space, sélectionnez le Team-Space souhaité (1) et cliquez sur l'onglet « Profile & Subscription » (2) . Pour renommer le Team-Space, cliquez sur l'icône à côté de son nom (3).
2. SÉLECTIONNER UN NOUVEAU NOM Saisissez le nouveau nom et confirmez en cliquant sur l'icône de coche. Votre Team-Space est maintenant renommé.
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3 INFO SUPPLÉMENTAIRES 3.1 APPLICATIONS MOBILES SecureSafe n'est pas seulement disponible via le navigateur de votre ordinateur ; il est aussi accessible via nos applications iPhone, iPad et Android. Ces applications vous permettent d'accéder à vos données à tout moment et en tout lieu. Les applications iPhone et iPad peuvent être téléchargées depuis la boutique iTunes, et l'application Android est disponible dans le Google Play Store.
3.2 DATENSYNCHRONISATION Le client SecureSafe vous permet de synchroniser tous vos fichiers SecureSafe sur votre ordinateur Mac ou Windows local. Tout devient encore plus simple qu'un jeu d'enfant pour travailler et partager des fichiers qui sont stockés dans votre SecureSafe - pour qu'ils soient synchronisés à tout moment. Grâce au Client SecureSafe, votre équipe n'a plus besoin de télécharger manuellement les fichiers partagés depuis le Team-Space pour les modifier. Ils peuvent modifier les fichiers partagés depuis leur PC/Mac local, et ils sont synchronisés automatiquement. Téléchargez ici le Client SecureSafe pour PC/Mac (gratuitement): http://www.securesafe.com/fr/sync
3.3 ASSISTANCE Pour toute question concernant SecureSafe ou si vous avez besoin d'aide avec les applications, veuillez nous contacter à l'adresse :
[email protected] Notre équipe d'assistance répondra à votre demande dans les plus brefs délais.
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