[Projet final, version 2] Directive relative à l’utilisation du système d’accès aux dossiers entre le portail OPD (Open Portal Dossier) et le système WIPO CASE, applicable dans le cadre d’un projet pilote (établie le 1er avril 2014) 1.
Introduction
La présente directive, définie d’un commun accord par les offices participant au portail OPD et les offices participant au système WIPO CASE, régit l’échange d’informations contenues dans les dossiers par l’intermédiaire du système d’accès aux dossiers utilisé entre le portail OPD et le système WIPO CASE (ci-après dénommé “système de liaison”). Cette directive s’appliquera durant un projet pilote d’une durée de 12 mois qui débutera le 1er avril 2014. À la fin du projet pilote, le système de liaison et le cadre de gouvernance seront réexaminés. L’échange d’informations contenues dans les dossiers entre offices participant au portail OPD ou entre offices participant au système WIPO CASE au sein de chaque système est exclu du champ d’application de cette directive. Par conséquent, lorsqu’un office participant au portail OPD utilise le portail OPD, il doit se conformer aux arrangements prévus par les offices participant au portail OPD (politique en matière de gouvernance du portail OPD, etc.), et lorsqu’un office participant au système WIPO CASE utilise le système WIPO CASE, il doit se conformer aux arrangements prévus par les offices participant au système WIPO CASE (dispositions-cadres pour le système WIPO CASE).
2.
Définition des termes
2.1 Portail OPD et système WIPO CASE On entend par “portail OPD” le système d’accès aux dossiers élaboré par l’Office coréen de la propriété intellectuelle (KIPO), l’Office des brevets du Japon (JPO), l’Office des brevets et des marques des États-Unis d’Amérique (USPTO), l’Office d’État de la propriété intellectuelle de la République populaire de Chine (SIPO) et l’Office européen des brevets (OEB). On entend par “système WIPO CASE” le système d’accès aux dossiers élaboré par le Bureau international de l’OMPI.
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2.2 Office participant au portail OPD et office participant au système WIPO CASE On entend par “offices participant au portail OPD” les offices qui échangent des informations contenues dans les dossiers par l’intermédiaire du portail OPD, à savoir : OEB, JPO, KIPO, SIPO et USPTO. On entend par “offices participant au système WIPO CASE” les offices qui échangent des informations contenues dans les dossiers par l’intermédiaire du système WIPO CASE, à savoir : IP Australia (IPA), Office de la propriété intellectuelle du Canada (OPIC), Office de la propriété intellectuelle du Royaume-Uni (UKIPO) et d’autres offices de propriété intellectuelle. Sauf indication contraire, le Bureau international de l’OMPI fait partie des offices participant au système WIPO CASE. 2.3 Informations contenues dans les dossiers On entend par “informations contenues dans les dossiers” les documents soumis par les déposants, tels que les descriptions, les modifications et les opinions écrites relatives à une demande; les documents émis par un office, tels que les décisions de l’office, y compris les notifications de motifs de refus et les décisions relatives à l’octroi d’un brevet; les documents soumis par des tiers, tels que les observations émanant de tiers; et les citations découvertes durant les recherches et reprises dans une décision d’un office. 2.4 Office ayant accès On entend par “office ayant accès” l’office participant au portail OPD ou l’office participant au système WIPO CASE qui utilise le système de liaison pour obtenir des informations contenues dans les dossiers auprès d’autres offices et qui autorise ses utilisateurs finaux à les consulter. 2.5 Office fournisseur On entend par “office fournisseur” l’office participant au portail OPD ou l’office participant au système WIPO CASE qui utilise le système de liaison et qui autorise que ses propres informations contenues dans les dossiers soient mises à la disposition d’un office ayant accès par l’intermédiaire du système de liaison en réponse à une demande d’accès de ce dernier. Sont également compris les offices fournisseurs qui mettent indirectement à disposition des informations
contenues dans les dossiers par l’intermédiaire d’un autre office ou d’une autre organisation (p. ex. le Bureau international de l’OMPI).
3.
Principes régissant l’utilisation du système de liaison
3.1 Principe de réciprocité Tous les offices participants acceptent de devenir des offices fournisseurs s’ils en ont les capacités juridiques, opérationnelles et techniques. 3.2 Champ d’application L’utilisation d’informations contenues dans les dossiers mises à disposition par des offices fournisseurs par l’intermédiaire du système de liaison est réservée aux examinateurs et aux fonctionnaires des offices ayant accès. Lorsque des informations contenues dans les dossiers sont échangées par l’intermédiaire du système de liaison, l’identité de l’office accédant est communiquée à l’office fournisseur au moment de la demande. Les informations obtenues auprès d’un office fournisseur, qui sont stockées par l’office ayant accès, sont soumises à la règle décrite ci-dessus, à savoir que leur utilisation est réservée aux examinateurs et aux fonctionnaires de l’office ayant accès (voir la section 3.4, intitulée “Autre utilisation des informations contenues dans les dossiers”). 3.3 Étendue des données communiquées Après confirmation du lien entre un office fournisseur et un office ayant accès, chaque office fournisseur met à la disposition de l’office ayant accès des informations équivalentes, sans distinction de traitement entre les offices ayant accès. Toutefois, cette règle ne s’applique pas s’il est difficile de fournir des informations équivalentes, du fait des différences techniques entre le portail OPD et le système WIPO CASE. Les informations contenues dans les dossiers que l’office fournisseur met à disposition se limitent aux informations concernant les demandes déjà publiées qui peuvent être mises par l’office fournisseur à la disposition de tous les offices ayant accès.
3.4 Réutilisation des informations contenues dans les dossiers Les offices ayant accès n’autorisent personne, à l’exception des examinateurs et des fonctionnaires de l’office concerné, à utiliser tout ou partie des informations contenues dans les dossiers obtenues auprès de l’office fournisseur. Les offices participant au portail OPD ne doivent pas fournir aux offices participant au système WIPO CASE, par l’intermédiaire du système de liaison, des informations contenues dans les dossiers obtenues par l’intermédiaire du portail OPD auprès d’un autre office participant au portail OPD. 3.5 Indépendance d’utilisation de chaque système Si les conditions d’utilisation des systèmes (portail OPD ou système WIPO CASE) sont modifiées, ces modifications s’appliquent uniquement aux offices participants et aux documents échangés au sein du système concerné. Les conditions d’utilisation des documents échangés conformément à la présente directive ne peuvent être modifiées que dans le cadre d’une révision de la présente directive, conformément aux dispositions de la section 5 (Révision de la directive). 3.6 Traduction Chaque office fournisseur s’efforce de faire traduire en anglais (y compris par traduction automatique) les informations contenues dans les dossiers établies dans une langue autre que l’anglais et de fournir la traduction aux offices ayant accès, en complément des données dans la langue originale. 3.7 Utilisation abusive L’accès par l’intermédiaire du système de liaison à des informations contenues dans les dossiers conservés dans d’autres offices est limité à un accès en temps réel sur demande. En conséquence, les tentatives d’accès en masse ou abusives sont interdites. Cette règle vise à prévenir les incidents, tels que des temps d’attente excessifs pour les utilisateurs d’autres offices ou encore des défaillances du système, en raison d’une surcharge des communications.
4.
Installation et fonctionnement du système de liaison
Le système de liaison sera créé à partir du portail OPD et du système WIPO CASE, entre lesquels sera mise en place une liaison. L’objectif est de mettre en place cette liaison à moindre frais. 4.1 Perfectionnement et maintenance du système de liaison Les offices utilisent le système de liaison conformément aux spécifications techniques admises du système de liaison. Le Bureau international de l’OMPI se charge de développer et d’entretenir la passerelle qui relie le portail OPD et le système WIPO CASE dans le système de liaison. Le système de liaison est équipé de fonctions de sécurité (cryptage, contrôle des accès, etc.) équivalentes à celles décrites dans la spécification technique du portail OPD. Les services proposés par les offices fournisseurs sont accessibles dès que le système de liaison est disponible. 4.2 Coût d’installation du système de liaison Les frais liés à l’installation du système de liaison dans un office et à l’entretien du système sont à la charge de cet office. Si des dépenses sont nécessaires pour l’installation et l’entretien du matériel utilisé en commun, celles-ci doivent être déterminées d’un commun accord par tous les offices utilisant le système de liaison.
5.
Révision de la directive
La présente directive peut être révisée si tous les offices utilisant le système de liaison conformément à cette directive donnent leur consentement.
6. Procédures que doivent suivre les offices pour participer au système de liaison 1) Procédure de demande d’utilisation du système de liaison Un office participant au portail OPD ou au système WIPO CASE (ci-après dénommé “nouvel office participant”) qui souhaite utiliser le système de liaison conformément à la présente directive une fois établie doit notifier à l’Office des brevets du Japon ou au Bureau international de l’OMPI son intention de participer au système de liaison, ainsi que la date à laquelle il entend acquérir le statut d’office fournisseur (voir la section 3.1). Les informations concernant les
nouveaux offices participants seront disponibles sur les sites Web de l’Office des brevets du Japon et de l’OMPI dans le format présenté à l’annexe. 2) Confirmation par les offices fournisseurs Tout nouvel office participant doit recevoir l’agrément exprès de l’office fournisseur concerné avant de pouvoir accéder aux informations contenues dans les dossiers de l’office fournisseur par l’intermédiaire du système de liaison. Cette étape est coordonnée par l’Office des brevets du Japon (pour les offices participant au portail OPD) et par le Bureau international de l’OMPI (pour les offices participant au système WIPO CASE). 2-1) Nouvel office participant au portail OPD Tout nouvel office participant doit confirmer l’intention de chaque office fournisseur participant au système WIPO CASE qui utilise déjà le système de liaison sous la coordination de l’Office des brevets du Japon de partager des informations contenues dans les dossiers avec lui. 2-2) Nouvel office participant au système WIPO CASE Tout nouvel office participant doit confirmer l’intention de chaque office fournisseur participant au portail OPD qui utilise déjà le système de liaison sous la coordination du Bureau international de l’OMPI de partager des informations contenues dans les dossiers avec lui. 2-3) Consignation et partage d’informations Les informations concernant les offices participants et les liens confirmés entre les offices fournisseurs et les offices ayant accès sont enregistrées par le Bureau international et par l’Office des brevets du Japon et publiées sur les sites Web de l’OMPI et de l’Office des brevets du Japon dans le format présenté à l’annexe. Les offices s’échangent les informations nécessaires au bon fonctionnement du système de liaison, notamment en ce qui concerne les horaires de service, les coordonnées des correspondants et les modalités de gestion des incidents. 3) Préparatifs en vue de l’utilisation du système de liaison Lorsque les offices susmentionnés acceptent mutuellement de partager des informations contenues dans les dossiers entre eux, le Bureau international de l’OMPI prend les dispositions techniques nécessaires pour mettre en place la passerelle permettant d’utiliser le système de liaison dans les plus brefs délais.
7.
Autre procédure
L’office fournisseur peut refuser l’accès aux informations contenues dans les dossiers pour toute raison qu’il juge acceptable, p. ex. en cas d’utilisation abusive (délibérée ou non) d’un système d’accès, de non-respect par un office ayant accès du principe de réciprocité mentionné à la section 3.1, etc. Les deux offices concernés devraient se consulter par la suite pour déterminer pourquoi l’accès a été refusé.
8.
Règlement des litiges
Tout litige entre des offices résultant de l’utilisation du système de liaison ou relatif à cette utilisation doit être réglé à l’amiable par voie de négociations entre les participants concernés.
(Annexe) 1) Les offices suivants utiliseront le système de liaison en qualité d’office fournisseur après la date indiquée ci-après. - CIPO : après mm/AAAA - IPA : après mm/AAAA - JPO : après mm/AAAA - UKIPO : après mm/AAAA 2) Liste des offices utilisant le système de liaison conformément à la présente directive. Offices participant au portail OPD JPO Offices participant au système WIPO CASE
CIPO
mm/AAAA
IPA
mm/AAAA
UKIPO
mm/AAAA
[Note : le mois et l’année doivent être indiqués dans chacune des cellules pour que deux offices puissent commencer à partager des informations contenues dans les dossiers.]
