General Electric Company Fairfield, Connecticut 06828
Alltid med orubblig integritet
Besök webbplatsen för integritet, integrity.ge.com GE-intranät: endast för anställda Där hittar du mer information, bland annat: • Fullständiga policy, inklusive frågor och svar • Procedurer och riktlinjer General Electric The Spirit & The Letter
• Hur du väcker en fråga • Hur du kontaktar en expert • Webbplatser för affärsintegritet • Efterlevnadsutbildning • Verktyg och resurser
08/05/S&L/5MM/SW
The Spirit & The Letter
INNEHÅLL VÅR INTEGRITET
1
THE SPIRIT & THE LETTER-POLICY
13
THE SPIRIT & THE LETTER: VISAR VÄGEN FÖR HUR VI SKA BEDRIVA VÅR VERKSAMHET
2
UPPFÖRANDEKOD FÖR GE
3
ARBETA MED KUNDER OCH LEVERANTÖRER Otillbörliga betalningar Leverantörsrelationer Internationella handelsregler Förhindra penningtvätt
14 16 18 22 24
DITT PERSONLIGA ÅTAGANDE
4
SEKRETESS
26
VEM MÅSTE FÖLJA GE:S POLICY FÖR EFTERLEVNAD?
5
AFFÄRER MED STATEN Arbeta med regeringar
28 30
VAD DE ANSTÄLLDA MÅSTE GÖRA
6
VAD LEDARE MÅSTE GÖRA
7
KONKURRERA GLOBALT Följa konkurrenslagarna
32 34
VI SOM ARBETAR INOM GE Rättvisa anställningsförhållanden Miljö, hälsa och säkerhet Säkerhet och krishantering
36 38 42 44
SKYDDA GE:S TILLGÅNGAR Immateriella rättigheter Intern kontroll Intressekonflikter Insiderhandel och aktietips
46 48 50 54 56
REGISTER
58
BILAGA: VILKEN LAG GÄLLER?
59
HÖJ DIN RÖST: DIN SKYLDIGHET ATT RAPPORTERA POLICYKRÄNKNINGAR
8
HUR VÄCKER JAG FRÅGOR OM INTEGRITET?
9
VAD HÄNDER NÄR EN FRÅGA OM INTEGRITET VÄCKS?
10
STRAFF FÖR ÖVERTRÄDELSER
11
VERKSAMHETSPOLICY OCH -PROCEDURER
12
Bilaga VILKEN LAG GÄLLER? GE bedriver verksamhet i mer än 100 länder runt om i världen. Våra anställda är medborgare i många olika länder. Det innebär att våra verksamheter lyder under lagar i flera länder, provinser, delstater och samhällen, samt organisationer såsom EU. Det är en viktig utmaning för oss alla att förstå hur dessa lagar kan gälla våra verksamheter. GE, moderbolaget, är ett företag som är baserat i USA. Lagarna i USA gäller ofta GE:s verksamheter och dess närstående bolag i hela världen, såväl som GE-anställdas affärsaktiviteter där de bor och arbetar. Andra länder kan också tillämpa sina egna lagar utanför sina egna gränser för sina medborgare och för bolag som är underordnade deras lagar, såsom GE:s dotterbolag och andra närstående bolag där vi har bestämmande inflytande. Hänvisningen i GE-policyn till lagarna i USA och andra länder där vi bedriver verksamhet, är ett resultat av att ett globalt företag regleras av många olika lagar samtidigt. I en del fall kan det förekomma en konflikt mellan de gällande lagarna i två eller flera länder. När du stöter på en sådan konflikt är det särskilt viktigt att konsultera bolagsjuristen för att förstå hur den konflikten kan lösas på rätt sätt.
©2005 General Electric Company
Denna broschyr är bara en inledning till GE:s policy för efterlevnad. Den fullständiga texten i dessa policy och många andra resurser finns på integrity.ge.com.
Tryckt i USA.
Omslaget till detta dokument trycktes på papper som tillverkats av 30 % återvunnen fiber. Papperet tillverkades med vindkraftsframställd energi och är Green Seal-certifierat. De inre sidorna i detta dokument trycktes på papper som innehåller 10 % återvunnen fiber och tillverkades med grön el i form av elektricitet som genererats från förnybara resurser, inklusive 85 % vattenkraft, 10 % vindkraft och 5 % biogas. GE använde en tryckpress som framställer all sin egen elektricitet och är en certifierad helt sluten enhet som i princip inte orsakar några utsläpp av flyktiga organiska föreningar.
1
VÅR INTEGRITET Under mer än 125 år har GE uppvisat en konstant hängivenhet till prestanda med integritet. Samtidigt som vi har expanderat till nya verksamheter och nya regioner, och byggt en enastående historik med oavbruten tillväxt, har vi skapat ett världsomfattande rykte om lagenligt och etiskt uppförande. Detta rykte har aldrig varit starkare. GE har utsetts till världens mest respekterade och beundrade företag i flera undersökningar där verkställande direktörer deltagit. Vi har rangordnats högst för integritet och styrning av företaget. Men inget av det betyder något om var och en av oss inte fattar de rätta besluten och inte vidtar rätt åtgärd. I en tid då många människor blir mer och mer cyniska i sina synpunkter på affärsvärlden, måste GE försöka göra sig förtjänt av denna höga förtroendenivå varje dag. Det är därför som jag ber varje anställd inom GE personligen att åta sig att följa våra etiska regler. Denna uppsättning med GE-policy om viktiga integritetsfrågor leder oss när vi upprätthåller vårt etiska åtagande. Alla GE-anställda måste inte bara följa ordalydelsen i denna policy, utan även dess andemening. Om du har en fråga eller fundering om vad som är korrekt uppförande för dig eller någon annan, ska du omedelbart ta upp det med din chef, en GE-ombudsman eller använda någon av de andra kanaler som finns tillgängliga inom företaget. Låt inte någonting – inte ”klara kvartalets säljmål”, konkurrensinstinkter eller ens en direkt order från en överordnad – kompromissa ditt åtagande till integritet. GE-ledare är dessutom inte bara ansvariga för sina egna handlingar, utan även för att främja en kultur i vilken efterlevnad av GE-policy och gällande lagar är kärnan i verksamhetsspecifika aktiviteter. Ledare måste snarast ta itu med anställdas frågor om lämpligt uppförande och göra det med omtänksamhet och respekt. Det förekommer ingen konflikt mellan utmärkta, finansiella prestationer och höga standarder avseende intern kontroll och efterlevnad – i själva verket förstärker de två varandra. När vi nu satsar på att bli det mest framstående tillväxtföretaget under 2000-talet, måste vi inse att det bara finns en typ av prestation som kommer att upprätthålla vårt rykte, öka våra kunders förtroende för oss och våra produkter och tjänster, och göra det möjligt för oss att växa: det är prestanda med integritet.
Jeffrey R. Immelt Chairman of the Board & Chief Executive Officer Juni 2005
2 The Spirit & The Letter
The Spirit & The Letter: Visar vägen för hur vi ska bedriva vår verksamhet Varje dag har varje person hos GE förmågan att ha inflytande på vårt företags rykte – på alla platser där vi bedriver verksamhet. The Spirit & The Letter hjälper oss att försäkra oss om att vi fortfarande driver vår verksamhet med orubblig integritet även efter mer än 125 år. Under mer än ett århundrade har GE-anställda arbetat hårt för att upprätthålla den högsta standarden för etiskt uppförande i affärer. Vi vill gå längre än att bara följa lagen – vi anammar integritetsandan. GE:s Uppförandekod beskriver i tydliga ordalag den andan genom att lägga fram allmänna uppförandeprinciper för varje plats, varje dag och för varje GE-anställd.
Everywhere Every day
Everyone
Everywhere: Varjeplats, Every day: Varje dag, Everyone: Varje person.
Uppförandekod för GE Följ de gällande lagar och förordningar som styr vår verksamhet världen över. Var ärlig, rättvis och pålitlig i alla dina aktiviteter och relationer inom GE. Undvik alla intressekonflikter mellan arbetsliv och privatliv. Främja en atmosfär där korrekt anställningspraxis omfattar varje medlem i den mångfaldiga GE-gruppen. Sträva efter att skapa en säker arbetsplats och att skydda miljön. Upprätthåll en kultur där etiskt uppförande erkänns, värderas och är ett exempel för alla anställda genom ledarskap på alla nivåer.
4 The Spirit & The Letter
Ditt personliga åtagande Du kommer att ombedas att bekräfta att du är medveten om att varje GE-anställd måste följa The Spirit & The Letter-policyn, och att du måste väcka frågor om möjliga överträdelser av lagen eller policyn med en GE-chef, bolagsjurist, GE-revisor, GE-ombudsman eller den som är Compliance-ansvarig. Gå till följande GE-webbplats för integritet där de fullständiga policytexterna finns: integrity.ge.com.
5
Vem måste följa GE:s policy för efterlevnad? GE:S DIREKTÖRER, BEFATTNINGSHAVARE OCH ANSTÄLLDA. DOTTERBOLAG OCH NÄRSTÅENDE BOLAG DÄR VI HAR BESTÄMMANDE INFLYTANDE I enheter där GE
äger mer än 50 procent av rösträtten, eller har bestämmande inflytande över enheten, krävs det att GE:s policy för efterlevnad införs och följs. NÄRSTÅENDE BOLAG DÄR VI INTE HAR BESTÄMMANDE INFLYTANDE
När det gäller närstående bolag där vi inte har bestämmande inflytande uppmuntras dessa att införa och följa GE:s policy för efterlevnad.
TREDJE PARTER SOM REPRESENTERAR GE
GE-anställda som arbetar med tredje parter, såsom konsulter, agenter, säljrepresentanter, distributörer och fristående entreprenörer, måste: • kräva att dessa parter samtycker till att följa relevanta aspekter i GE:s policy för efterlevnad • förse dessa parter med utbildning och information om kraven i denna policy • vidta åtgärd efter att ha informerats om att en tredje part inte följt GE:s policy för efterlevnad, upp till och inklusive att säga upp ett kontrakt.
6 The Spirit & The Letter
Vad de anställda måste göra Alla anställda kan bidra till GE:s etiska kultur genom att förstå GE:s policy, anamma GE:s integritetsåtagande och att agera så att man upprätthåller efterlevnaden av policyn och undviker överträdelser av densamma. Den anställdes ansvar är följande: FÖRSTÅ GE-POLICY
• Skaffa en grundläggande förståelse av de policykrav som sammanfattas i den här broschyren. • Lär dig de detaljer i policyn som är relevanta i ditt arbete. • Gå till integrity.ge.com för att läsa vår fullständiga och senaste policy. • Om du har frågor om policyn ska du tala med din chef, bolagsjuristen och / eller andra GE-resurser.
DRA UPPMÄRKSAMHET TILL DINA FRÅGOR
• Rapportera omedelbart frågor som gäller eventuella överträdelser av någon GE-policy. • Förstå de olika kanalerna där du kan väcka frågor om integritet: ombudsmannen, chefen, bolagsjuristen, internrevisorn eller någon inom Compliance-funktionen. • Ge inte upp om du väcker en fråga men inte får någon lösning! Väck den genom någon annan GE-kanal. • Samarbeta med GE-undersökningar som avser integritetsfrågor.
7
Vad ledare måste göra En ledare måste: skapa en god kultur där anställda förstår sitt ansvar och känner att de kan väcka frågor utan risk för vedergällning, uppmuntra god moral och efterlevnad av gällande lagstiftning genom att personligen leda efterlevnadsansträngningar, ta hänsyn till ansträningar att följa policyn vid utvärdering och belöning av anställda, samt se till att anställda förstår att verksamhetens resultat aldrig är viktigare än etiskt uppförande och efterlevnad av GE-policy. Ledare måste också vidta följande åtgärder för att skapa en infrastruktur för att förhindra, identifiera och reagera på integritetsbrott: FÖRHINDRA INTEGRITETSBROTT
IDENTIFIERA INTEGRITETSBROTT
REAGERA PÅ INTEGRITETSBROTT
• Identifiera verksamhetens risker vad gäller efterlevnad.
• Implementera styrningsmått, såsom ”dashboards” och ”scorecards”, i syfte att identifiera ökade risker och / eller överträdelser av policies.
• Vidta omedelbart rättande åtgärder för att korrigera identifierade svagheter inom efterlevnaden.
• Se till att processer, som är anpassade att ta itu med dina specifika riskområden, kommuniceras och implementeras. • Tillhandahålla utbildning om GE-policy och gällande lagar för anställda och (där så är lämpligt) styrelsemedlemmar och tredje parter. • Tilldela tillräckligt med resurser till din verksamhets program för efterlevnad.
• Främja ett effektivt ombudsmanssystem. • Se till att det utförs regelbundna kontroller av efterlevnaden, med hjälp av verksamhetens ledare för Compliance och / eller internrevisorn.
• Vidta lämplig disciplinär åtgärd. • Konsultera GE:s jurister och gör lämpliga uttalanden till de myndigheter som tillämpar lagen.
8 The Spirit & The Letter
Höj din röst: Din skyldighet att rapportera policykränkningar När du påtalar en policykränkning skyddar det GE-gruppen: vårt företag, våra kollegor och våra intressenter. Om du har en fråga som gäller efterlevnad av GE-policyn har du ett ansvar att framföra den frågan. VÄCK FRÅGOR PÅ ETT TIDIGT STADIUM.
Ju längre vi väntar att ta itu med en fråga, desto värre blir den. DU KAN VARA ANONYM.
Men om du identifierar dig kan vi följa upp med dig och ge dig feedback.
KONFIDENTIALITET RESPEKTERAS.
Din identitet och den information som du ger delas endast då så är nödvändigt med dem som är ansvariga för att lösa problemet. VEDERGÄLLNING ÄR EN ÖVERTRÄDELSE MOT GE-POLICY.
GE förbjuder absolut vedergällning mot någon som framför eller hjälper till med att ta itu med en integritetsfråga. Vedergällning är giltigt skäl för disciplinåtgärder som kan omfatta uppsägning.
Du kan väcka en fråga muntligt eller skriftligt. Om du vill kan du göra det anonymt.
9
Hur väcker jag frågor om integritet? GE har flera kanaler där du kan väcka frågor. Använd den kanal som känns bäst för dig. INOM DIN VERKSAMHET I allmänhet är det din arbetsledare eller chef som är i den bästa positionen att snabbt lösa en integritetsfråga. Men din direkta arbetsledare är inte din enda möjlighet. Andra resurser är: • Compliance-ledaren eller internrevisorn • Bolagsjuristen • Nästa nivå i ledningen
• Din verksamhets ombudsman eller hjälpfunktionen för integritet (anges på integrity.ge.com)
GE:S FÖRETAGSOMBUDSMAN Processen med GE-ombudsmannen ger dig möjlighet att tala om dina integritetsfrågor och funderingar. Du kan välja att göra det anonymt, och du kommer att få ett svar. P.O. Box 911 Fairfield, CT 06430 U.S.A.
800-227-5003 (endast USA) eller 8*229-2603 eller +1-203-373-2603
[email protected] GE-STYRELSEN Du kan rapportera farhågor om GE:s redovisning, interna redovisningskontroller eller revisionsärenden, såväl som andra frågor, till styrelsen eller granskningskommittén. GE Board of Directors General Electric Company (W2E) 3135 Easton Turnpike Fairfield, CT 06828 U.S.A.
800-417-0575 (endast USA) (1) 203-373-2652
[email protected]
Tala ut, ställ frågor, få svar. Om du känner att ingen tar itu med din fråga kontaktar du en eller flera av de andra kanalerna.
10 The Spirit & The Letter
Vad händer när en fråga om integritet väcks? Farhågor om efterlevnad av GE-policy kommer att undersökas. GE:s undersökningsprocess omfattar att: 1. UTSE EN UNDERSÖKNINGSGRUPP
Experter med rätt kunskap och objektivitet utses för undersökningen. 2. LEDA EN UNDERSÖKNING
Gruppen fastställer fakta genom intervjuer och / eller granskning av dokument. 3. KORRIGERANDE ÅTGÄRD
Om det behövs rekommenderar gruppen korrigerande åtgärder till lämpliga chefer för implementering. 4. FEEDBACK
Den person som rapporterar en fråga får feedback om resultatet.
11
Straff för överträdelser Anställda och ledare som bryter mot andan eller ordalydelsen i GE-policyn kan utsättas för disciplinär åtgärd som kan leda till uppsägning. Dåligt uppförande som kan resultera i disciplinär åtgärd omfattar: • Begäran att andra ska överträda GE-policy
• Vedergällning mot en annan anställd för rapportering av en integritetsfråga
• Underlåtande att snarast rapportera en känd eller misstänkt överträdelse av GE-policy
• Underlåtande att påvisa ledarskap och arbetsamhet för att garantera efterlevnad av GE:s policy och lag
• Överträdelse av GE-policy
• Underlåtande att samarbeta i GE-undersökningar om möjliga policyöverträdelser
GE förbjuder strängt vedergällning
12 The Spirit & The Letter
Verksamhetspolicy och -instruktioner Din verksamhet kan utfärda sin egen policy och egna procedurer. Du måste följa denna policy och dessa procedurer samt de som beskrivs i denna vägledning.
VIKTIGT Denna vägledning och den policy som beskrivs i den utgör inget anställningskontrakt. GE skapar inte några kontraktsmässiga rättigheter genom att ge ut denna vägledning eller detta policydokument.
Arbeta med kunder och leverantörer Affärer med staten Konkurrera globalt Vi som arbetar inom GE Skydda GE:s tillgångar
The Spirit & The Letterpolicy
Avsnitt Ett
Otillbörliga utbetalningar Leverantörsrelationer Internationella handelsregler Förhindra penningtvätt Sekretess
Arbeta med kunder och leverantörer
15
En kund från ett annat land har inbjudits att besöka vår utbildningsanläggning. GE betalar, men kunden vill utöka resan med ett helgbesök på Universal Studios. Kan vi betala för hela resan?
Din lågkostnadsleverantör erbjuder bra kvalitet och pålitliga leveranser till marknadens bästa priser. Men du tycker inte om de arbets- och levnadsförhållanden som leverantören erbjuder sina arbetare. Ska du ignorera det, eller säga något om det? SE SIDAN 18: LEVERANTÖRSRELATIONER
Arbeta med kunder och leverantörer
SE SIDAN 16: OTILLBÖRLIGA BETALNINGAR
16 The Spirit & The Letter
Otillbörliga betalningar VAD DU BÖR VETA
En otillbörlig betalning för att få fördel i en situation är aldrig acceptabel och utsätter dig och GE för möjligt åtal. GE förbjuder uttryckligen otillbörliga betalningar i alla affärer, i alla länder runt om i världen, både till regeringar och till den privata sektorn. Otillbörliga betalningar ska inte förväxlas med skäliga och begränsade utgifter för gåvor, affärsrepresentation och utgifter för kunders resor och logi som är direkt relaterade till att marknadsföra produkter eller tjänster, eller verkställande av kontrakt. Dessa betalningar är acceptabla, men måste ske enligt specifika GE-riktlinjer avseende företag och verksamhet.
Det beror på många faktorer, inklusive huruvida din kund är en regeringstjänsteman, den lokala lagen, kundens egen policy, din verksamhets riktlinjer och andra faktorer. Du måste tala med bolagsjuristen och med din chef för att fastställa om resan är acceptabel eller ej.
? SVAR PÅ FRÅGAN PÅ SIDAN 15
17
VAD DU BÖR GÖRA
SE TILL ATT POSTER FÖR SÅDANA UTGIFTER exakt motsvarar
transaktionens verkliga beskaffenhet. ERBJUD ALDRIG EN REPRESENTATIONSGÅVA, såsom
en gåva, bidrag eller representation, under omständigheter som kan ge sken av att vara otillbörlig. DU SKA ALDRIG ERBJUDA, LOVA, BETALA FÖR ELLER GODKÄNNA
något av värde (t.ex. pengar, produkter eller tjänster) till en regeringstjänsteman eller en anställd hos en kund i syfte att erhålla eller behålla en oegentlig fördel.
eller någon annan typ avbetalning till regeringstjänstemän eller -anställda i syfte att påskynda en rutinmässig administrativ åtgärd, utan att informera GE-landschefen eller GE:s bolagsjurist. Vissa nationella lagar som förbjuder bestickning utanför det landet inkluderar ett undantag för ”underlättande betalningar” för att påskynda en rutinmässig administrativ åtgärd som en person annars är berättigad till. Dessa betalningar är ofta illegala under lokala lagar mot bestickning, och därför avråder GE starkt från sådana betalningar. Se till att du förstår skillnaden mellan en muta – att korrumperat ge någon annan något av värde i utbyte för att utöva diskretion till din fördel – och en underlättande betalning som involverar betalning av ett litet pengabelopp för att påskynda en rutinåtgärd som du är berättigad till. GE ALDRIG DRICKS
BIDRA ALDRIG MED FÖRETAGETS KAPITAL eller andra företagstill-
gångar till politiska syften i USA, utan tidigare godkännande från GE:s Vice President för Government Relations. Bidra aldrig med företagets kapital eller andra företagstillgångar till politiska syften utanför USA, utan godkännande från både GE:s Vice President för Government Relations och GE:s Vice President för International Law and Policy. DET ÄR ETT KRAV ATT ALLA PERSONER ELLER FIRMOR SOM REPRESENTERAR GE (såsom en
konsult, agent, säljrepresentant, distributör eller entreprenör) följer denna policy och relaterade lagar. FÖLJ DIN VERKSAMHETS VEDERBÖRLIGA OMSORGSFULLA PROCEDURER när du väljer
personer eller firmor som ska representera GE.
VAD DU SKA VARA UPPMÄRKSAM PÅ BAKGRUNDSINFORMATION om
befintliga eller potentiella tredjepartsrepresentanter som indikerar: • anklagelser om oegentlig affärspraxis • rykte om mutor • familje- eller annat förhållande som skulle kunna ha oriktigt inflytande på en kunds eller regeringstjänstemans beslut
ALLA KRAV på
att få en provisionsbetalning före tillkännagivandet av ett beslut om tilldelande av kontrakt
ALLA ÖNSKEMÅL om att utställa
ALLA FÖRSLAG ATT LEDA GE-VERKSAMHET via en specifik
EN PROVISION
representant eller partner på grund av ett ”speciellt förhållande”
, : integrity.ge.com
en betalning i ett land eller till ett namn som inte är relaterat till transaktionen. som inte är i proportion till de tjänster som tillhandahålles
Arbeta med kunder och leverantörer
INNAN DU GER EN GÅVA, ägnar dig åt kundrepresentation eller ersätter en kund för resekostnader ska du försäkra dig om att du förstår gällande juridiska krav, kundens egna regler och GE:s företags- och affärsriktlinjer.
18 The Spirit & The Letter
Leverantörsrelationer VAD DU BÖR VETA
GE:s leverantörsrelationer är baserade på lagenliga, effektiva och korrekta praxis. Vi förväntar oss att våra leverantörer följer de lagar som kräver att de behandlar arbetare korrekt, tillhandahåller en säker och hälsosam arbetsmiljö och skyddar miljöns kvalitet. När vi följer GE:s riktlinjer hjälper det oss att se till att våra leverantörsrelationer inte skadar GE:s rykte.
Ignorera det inte. Det är ett stort problem – GE:s rykte är beroende av att enbart göra affärer med leverantörer som behandlar sina arbetare och sin lokala miljö på ett ansvarsfullt sätt.
? SVAR PÅ FRÅGAN PÅ SIDAN 15
19
VAD DU BÖR GÖRA
med leverantörer som följer lokala och andra gällande juridiska krav och GE-riktlinjer som avser arbetsstyrka, miljö, hälsa och säkerhet. Följ procedurerna som beskrivs i GE:s Supplier Reputational Guidelines, som finns på integrity.ge.com. GÖR ENDAST AFFÄRER
FÖLJ DE STATLIGA UPPKÖPSREGLERNA vid inköp av material och
tjänster som ska användas för statliga kontrakt. GE LEVERANTÖRER EN KONKURRENSMÖJLIGHET
att intjäna en del av GE:s inköpsvolym, inklusive små företag och företag som ägs av missgynnade personer, minoriteter, kvinnor och krigsveteraner.
SKYDDA GE:S KONFIDENTIELLA INFORMATION OCH FÖRETAGSINFORMATION med ett
sekretessavtal och skydda all information som kommer från leverantörersom skyddas av ett sekretessavtal. SKYDDA ”PERSONLIG INFORMATION”
som erhålls från leverantörer (se ”Sekretess” på sidan 26 för anvisningar).
VAD DU SKA VARA UPPMÄRKSAM PÅ på någon annan grund än öppna, konkurrenskraftiga anbud
FARLIGA FÖRHÅLLANDEN i leverantörsanläggningar
POTENTIELLA INTRESSEKONFLIKTER
som verkar vara underåriga och / eller utsatta för tvång
VAL AV LEVERANTÖRER
vid val av leverantör, såsom att acceptera otillbörliga gåvor eller andra värdefulla artiklar STYRA AFFÄRER TILL EN LEVERANTÖR som ägs eller
LEVERANTÖREN HAR ANSTÄLLDA
UPPENBAR NONCHALANS
avseende miljöstandarder i leverantörsanläggningar
leds av en släkting eller annan närstående
, : integrity.ge.com
ANFÖRTROENDE AV ”PERSONLIGA DATA” eller konfidentiell informa-
tion till leverantörer utan att kontrollera att de har lämpliga tekniska, fysiska och organisationsmässiga kontroller som förhindrar ej auktoriserad åtkomst eller användning
Arbeta med kunder och leverantörer
och förordningar som beskriver leverantörsrelationer.
FÖLJ GÄLLANDE LAGAR
20 The Spirit & The Letter
Du söker leverantörer med lägre kostnader inom viktiga områden och har hittat en leverantör utanför ditt eget land som verkar lovande. Kan du skicka tekniska ritningar via e-post för att undersöka om detta nya företag har den kapacitet som behövs? SE SIDAN 22: INTERNATIONELLA HANDELSREGLER
En representant från en potentiell ny kund eller leverantör har gett dig sitt visitkort som innehåller hans namn och kontaktinformation. Är det OK att lägga in den här informationen i en databas där annan GE-personal kan använda den? SE SIDAN 26: SEKRETESS
En långvarig GE-kund har nyligen öppnat ett nytt företag för import / export i den amerikanska delstaten Nevada. Hennes företag vill köpa medicinsk utrustning för en privat klinik i Mellanöstern. Hon erbjuder sig att betala via en pengaöverföring från ett konto vars namn tillhör ett företag i Brittiska Jungfruöarna hos en bank belägen i en nation på en Stillahavsö. Ska jag vara misstänksam? SE SIDAN 24: FÖRHINDRA PENGATVÄTT
Arbeta med kunder och leverantörer
21
22 The Spirit & The Letter
Internationella handelsregler VAD DU BÖR VETA
Lagar om internationella handelsregler (ITC eller International Trade Controls) påverkar överföring av produkter, tjänster och teknologi mellan olika länder. Dessa lagar gäller många aspekter av GE:s verksamhet – inte bara transport av produkter. Utbyte av information över landsgränser, inklusive åtkomst till e-post och webben, lyder under handelsregler. USA styr också utgivningen av teknisk information till dem som inte är amerikanska medborgare inom USA. Det är viktigt att vi noggrant följer de internationella lagarna för handelsreglering i anslutning till dessa aktiviteter.
Det beror på den tekniska informationens exportklassificering och din verksamhetspolicy ”Know Your Supplier” (Känn din leverantör) – tala med din verksamhets expert på internationella handelsregler för specifik vägledning.
? SVAR PÅ FRÅGAN PÅ SIDAN 20
23
VAD DU BÖR GÖRA KONTROLLERA EXPORTKLASSIFICERINGEN FÖR PRODUKTEN, pro-
för alla länder där du bedriver verksamhet. Följ också din egen verksamhets procedurer för internationella handelsregleringar med avseende på import och export av produkter, teknologi, programvara, tjänster och finanstransaktioner.
gramvaran och / eller teknologin före exporten för att fastställa huruvida det behövs speciell auktorisering.
RAPPORTERA ALL RELEVANT INFORMATION till din importchef
för att garantera korrekta och fullständiga importanmälningar. Se till att GE eller dess ombud förser regeringsmyndigheter med korrekt och fullständig information.
KONTROLLERA DINA TRANSAKTIONER mot alla gällande regler
som begränsar transaktioner med vissa länder och personer med sanktioner, samt förbjudna slutanvändare. KONTROLLERA ALLA DINA AFFÄRSPARTNERS, leverantörer och
parter som är inblandade i dina internationella transaktioner mot listor med misstänkta enheter (”watch list”) som tillhandahålls av regeringen.
Följ din verksamhets procedurer för ”Know Your Customer / Know Your Supplier” (Känn din kund / Känn din leverantör). SAMARBETA INTE MED NÅGON RESTRIKTIV HANDELSPRAXIS eller
bojkott som är förbjuden eller straffbelagd under USA:s lagar eller gällande lokala lagar. KONSULTERA DIN CHEF om en transaktion involverar en konflikt mellan USA:s lag och gällande lokala lagar, såsom de lagar som antagits av Kanada, Mexiko och EU-medlemmarna och som blockerar en del av USA:s restriktioner.
VAD DU SKA VARA UPPMÄRKSAM PÅ ALLA FAKTA, SOM IBLAND KALLAS FÖR ”RÖDA FLAGGOR”, som indike-
TRANSAKTIONER SOM INVOLVERAR ETT LAND MED EMBARGO, en
rar att din kund kanske försöker kringgå lagarna för internationella handelsregler (en fullständig lista med röda flaggor (”Red flags”) finns tillgänglig på webbplatsen ”International Law & Policy” som finns på integrity.ge.com)
medborgare eller representant från ett land med embargo eller en individ eller enhet som är föremål för sanktion av regering FAKTUROR FÖR IMPORTERAT GODS
UNDVIKANDE, MOTVILLIGA ELLER PÅ ANNAT SÄTT OTILLFREDSSTÄLLANDE SVAR från en kund när han / hon
där det pris som visas inte återger det fullständiga värdet, ofullständiga godsbeskrivningar och / eller ursprungsland som inte identifierats korrekt
får frågor om slutanvändning, slutanvändare, leveransdatum eller leveransorter
EVENTUELL BETALNING TILL EXPORTÖR eller fördel för
INBLANDNING AV PARTER ELLER AKTIVITETER som misstänks ha
exportör som inte inkluderas i fakturapriset och inte rapporteras på annat sätt
koppling till framställning av biologiska eller kemiska vapen, kärnvapen eller ballistiska missiler , : integrity.ge.com
mellan relaterade parter som inte täcker tillbörliga kostnader och lönsamhet
ÖVERFÖRINGSPRISER
ANVÄNDNING AV EN KLASSIFICERING AV IMPORTTARIFFER som inte
verkar beskriva det importerade godset på rätt sätt UTNÄMNING AV GE SOM REGISTRERAD IMPORTÖR (den part
som är ansvarig för en import) utan att upprätthålla processer som behövs för att följa importlagar INKOMMANDE GODS UNDER ETT PRIORITERAT TULLPROGRAM (GSP, NAFTA OSV.) utan att ha stöd-
jande procedurer som garanterar att programkraven efterlevs
Arbeta med kunder och leverantörer
FÖLJ RELEVANTA FÖRESKRIFTER FÖR INTERNATIONELLA HANDELSREGLER
24 The Spirit & The Letter
Förhindra penningtvätt VAD DU BÖR VETA
Människor som är involverade i kriminella aktiviteter – t.ex. terrorism, narkotikahandel, mutor och bedrägeri – kan försöka ”tvätta” intäkterna från sina brott för att dölja dem eller göra så att de verkar legitima. Mer än 100 länder har nu lagar mot penningtvätt som förbjuder genomförande av transaktioner som omfattar intäkter från kriminella aktiviteter. Ett relaterat problem är att legitimt kapital kan användas för att finansiera terroristaktivitet – vilket ibland kallas för ”omvänd” penningtvätt. GE arbetar för att helt och hållet följa alla lagar i hela världen som gäller penningtvätt och terrorism. GE kommer endast att bedriva verksamhet med ansedda kunder som är inblandade i legitima affärsaktiviteter, med kapital som kommer från legitima källor. Det är ett krav att varje GE-verksamhet implementerar riskbaserade, omsorgsfulla procedurer för ”Know Your Customer” (Känn din kund) som är anpassade till risken ifråga, och att den vidtar skäliga åtgärder för att förhindra och identifiera oacceptabla och misstänkta betalningsformer. Underlåtande att identifiera kundrelationer och transaktioner som försätter GE i riskzonen kan allvarligt skada GE:s integritet och rykte.
Ja, du bör vara misstänksam om en transaktion involverar överföring av kapital till eller från länder som inte är relaterade till transaktionen eller inte är logiska för kunden. Dessutom skapar önskemål om att överföra pengar till tredje part röda flaggor som måste undersökas för att säkerställa legitimiteten hos transaktionen. Konsultera bolagsjuristen eller en GE-specialist på penningtvätt innan du fortsätter.
? SVAR PÅ FRÅGAN PÅ SIDAN 21
25
VAD DU BÖR GÖRA
FÖLJ DIN VERKSAMHETS PROCEDURER FÖR ”KNOW YOUR CUSTOMER” (KÄNN DIN KUND).
Samla ihop och förstå dokumentation om potentiella
kunder, ombud och affärspartners för att säkerställa att de är involverade i legitima affärsaktiviteter och att deras kapital kommer från legitima källor. FÖLJ DIN VERKSAMHETS REGLER
om acceptabla betalningsformer. Lär dig vilka betalningsformer som har blivit associerade med penningtvätt (exempelvis flera postanvisningar eller resecheckar, eller checkar å en kunds vägnar från en okänd tredje part).
OM DU STÖTER PÅ VARNINGSTECKEN
på misstänkt aktivitet, ska du tala om dina farhågor med en särskild GE-specialist som tar hand om efterlevnad av penningtvättslagar eller bolagsjuristen. Se till att du löser din fråga omedelbart, innan du fortsätter med transaktionen. Se till att lösningen dokumenteras väl.
VAD DU SKA VARA UPPMERKSAM PÅ KUND, OMBUD ELLER POTENTIELL AFFÄRSPARTNER, som är motvillig
att ge fullständig information, eller som ger otillräcklig, falsk eller misstänkt information, eller är angelägen om att undvika rapporterings- eller redovisningskrav genom monetära instrument som inte verkar ha någon identifierbar länk till kunden, eller som har identifierats som penningtvättsmekanismer BETALNINGAR
eller föreslagen affärspartner att betala kontant
FÖRSÖK AV EN KUND
TIDIG ÅTERBETALNING av ett lån i kontanter eller kontantmotsvarigheter
ORDER, INKÖP ELLER BETALNINGAR
som är ovanliga eller inte i enlighet med kundens bransch eller verksamhet OVANLIGT KOMPLEXA STRUKTURER FÖR AFFÄRSTRANSAKTIONER, betal-
ningsmönster som inte reflekterar något verkligt affärssyfte, eller ovanligt fördelaktiga betalningsvillkor OVANLIGA KAPITALÖVERFÖRINGAR
till eller från länder som inte är relaterade till transaktionen eller som inte är logiska för kunden TRANSAKTIONER SOM INVOLVERAR PLATSER som identifierats som
paradis för dem som söker absolut sekretess eller områden med känd terroristaktivitet, eller aktiviteter som avser narkotikatrafik eller penningtvätt
, : integrity.ge.com
TRANSAKTIONER SOM INVOLVERAR UTLÄNDSKA SÅ KALLADE SHELL-BANKER ELLER OFFSHORE-BANKER, penningför-
sändelser eller valutakonvertering utan licensiering, eller finansiella mellanhänder som inte är banker STRUKTURERING AV TRANSAKTIONER FÖR ATT UNDGÅ REDOVISNINGS- och / eller rapporterings-
krav (t.ex. flera transaktioner under de rapporterbara tröskelbeloppen) FÖRFRÅGNINGAR OM ATT ÖVERFÖRA PENGAR eller att skicka tillbaka
insättningar till en tredje part eller okänt konto, eller konto som inte känns igen
Arbeta med kunder och leverantörer
FÖLJ ALLA GÄLLANDE LAGAR
och föreskrifter som förbjuder penningtvätt och stöd och finansiering av terrorism, och som kräver rapportering av kontanttransaktioner eller misstänkta transaktioner. Förstå på vilket sätt dessa lagar är tillämpliga för din verksamhet.
26 The Spirit & The Letter
Sekretess VAD DU BÖR VETA
Ett växande antal länder inför strängare regler gällande insamling och användning av konsumenters ”personliga information” (namn, kontaktinformation hemma och på arbetet, och annan information), PUL (Personuppgiftslagen). Dessutom reglerar många länder personlig information för företagsrepresentanter i transaktioner mellan verksamheter. En del länder reglerar t.o.m. sekretessen för information som avser företag. GE arbetar för att hantera personlig information på ett ansvarsfullt sätt och i enlighet med gällande sekretesslagar.
Om du har inhämtat den här informationen i ett land som regleras av en lag med ”skydd av personlig information” – vilket gäller flertalet länder i Europa – kan du enligt lag vara förbjuden att använda eller dela den informationen, om personen som informationen gäller inte har gett sitt uttryckliga tillstånd. Om du är osäker ska du tala med den som är ansvarig för sekretessen i din verksamhet. Den personens namn finns på sekretesswebbplatsen (Privacy) på Support Central.
? SVAR PÅ FRÅGAN PÅ SIDAN 20
27
LÄR DIG OM OCH FOGA DIG EFTER
ANVÄND ”ANONYM” INFORMATION
DU SKA OMEDELBART informera
följande eftersom de gäller personlig information, inklusive:
(namn som tagits bort och inte kan identifieras) eller ”summerad” information (som sammanfattats så att den inte kan identifieras med en individ) i stället för personlig information där så är lämpligt eller ett krav.
din chef, verksamhetens sekretesschef eller bolagsjuristen om du får reda på att personlig information har använts på ett sätt som överträder denna policy eller din verksamhets sekretessimplementerande procedurer, eller om du får reda på att säkerheten i något system eller någon enhet som innehåller personlig information har äventyrats.
• gällande lagar och förordningar i jurisdiktionen där den insamlade personliga informationen kommer från och där den bearbetas och används. • sekretesspolicy som gäller för GE och din verksamhet. • alla kontraktsmässiga skyldigheter som gäller. DU SKA ENDAST SAMLA IN, BEARBETA OCH ANVÄNDA PERSONLIG INFORMATION
för legitima affärssyften.
BEGRÄNSA ÅTKOMST till personlig information till individer som behöver den för ett legitimt affärssyfte. VAR FÖRSIKTIG så att du förhindrar ej auktoriserad åtkomst vid bearbetning av personlig information eller oavsiktlig förlust eller förstörande av personlig information.
VAD DU SKA VARA UPPMÄRKSAM PÅ OTILLRÄCKLIGA ÅTKOMST- ELLER SÄKERHETSKONTROLLER för per-
sonlig information, så som att skicka personlig information med e-post eller på annat sätt distribuera den till en större grupp än vad som rimligen behövs, eller att lämna utskrifter med personlig information vid en skrivare, kopiator eller faxmaskin där andra kan se den
DELA PERSONLIG INFORMATION
med tredje parter som inte är närstående bolag – så som säljare eller leverantörer – som saknar lämpliga säkerhetsanordningar eller -begränsningar gällande användning av information
, : integrity.ge.com
ÖVERFÖRINGAR AV PERSONLIG INFORMATION mellan länder,
utan att ta hänsyn till gällande juridiska krav
Arbeta med kunder och leverantörer
VAD DU BÖR GÖRA
Avsnitt Två
Arbeta med regeringar
Affärer med staten
29
Vi är berättigade till en stor betalning från en statlig kund om vi intygar att projektinstallationen är klar. Vi är inte säkra på huruvida ett fåtal mindre delar har installerats ännu, men de bör snart vara installerade. Det börjar närma sig årsslutet och vi vill gärna registrera betalningen. Kan vi skicka vår faktura och intyget nu?
Affärer med staten
SE SIDAN 30: ARBETA MED REGERINGAR
30 The Spirit & The Letter
Arbeta med regeringar VAD DU BÖR VETA
GE bedriver verksamhet med nationella regeringar och statligt ägda företag. Under vårt arbete är vi ofta i kontakt med myndigheter, regeringstjänstemän och offentliga, internationella organisationer. Vid varje tillfälle måste GE-anställda tillämpa högsta etiska standard och efterleva gällande lagar och förordningar, inklusive vissa specialkrav som är kopplade till statliga transaktioner.
Nej, du kan inte skicka fakturan och intyget förrän du är säker på att hela installationen har slutförts i enlighet med kontraktet. Om du skulle lämna in ett felaktigt intyg kan det utsätta företaget, och dig personligen, för kriminella straff. Därför är det extremt viktigt att alla intyg som skickas till regeringen är aktuella, korrekta och fullständiga.
? SVAR PÅ FRÅGAN PÅ SIDAN 29
31
VAD DU BÖR GÖRA
KRÄV att alla som tillhandahåller
produkter eller tjänster å GE:s vägnar på ett statligt projekt eller kontrakt - såsom konsulter, säljrepresentanter, distributörer eller leverantörer – samtycker till att följa GE-policyn Working with Governments (Arbeta med regeringar).
VAR SANNINGSENLIG OCH KORREKT
när du gör affärer med statliga tjänstemän och myndigheter. INFÖR PROCESSER SOM GARANTERAR att rapporter,
intyg, uppgifter och offerter är aktuella, korrekta och fullständiga, och att kontraktkrav är tillräckligt identifierade och att dessa kommuniceras till de ansvariga parterna.
GÖR INTE NÅGRA EJ AUKTORISERADE UTBYTEN
av produkter och tjänster som ingår i kontrakt, och avvik inte från kraven i kontraktet utan att ha skriftligt tillstånd från den auktoriserade regeringstjänstemannen.
VAD DU SKA VARA UPPMÄRKSAM PÅ SPECIALKRAV som gäller regeringstransaktioner, inklusive kommersiella transaktioner mellan privata parter som finansieras av regeringsmyndigheter (t.ex. EX-IM Bank, U.S. Agency for International Development, EU eller Europeiska utvecklingsbanken (European Bank for Reconstruction and Development)
prissättningsinformation när sådan information är ett krav från regeringen
FELAKTIG ELLER EJ AUKTORISERAD KOSTNADSDEBITERING av statliga
ÖVERTRÄDELSER AV STATLIGA FÖRORDNINGAR som stadfäs-
kontrakt
AVVIKELSER FRÅN KRAV I KONTRAKT
MOTTAGANDE AV INFORMATION
eller ej auktoriserade ersättningar i kontrakt, såsom underlåtande att utföra tester och inspektioner som krävs
om en regerings urval av en leverantör baserat på konkurrenskraft, eller en konkurrents anbud eller offert (såvida inte befattningshavaren eller myndighetschefen som är ansvarig för kontraktet specifikt och lagenligt har auktoriserat utgivningen av den informationen)
INLÄMNANDE AV FELAKTIGA ELLER OFULLSTÄNDIGA kostnads- eller
ter restriktioner avseende dusörer, rekrytering och anställning, och / eller certifieringsprocedurer
, : integrity.ge.com
FÖRHANDLING OM ANSTÄLLNING
med en regeringstjänsteman eller en regeringstjänstemans familjemedlemmar när tjänstemannen har möjlighet att ha inflytande på beslutsfattning om kontrakt med regeringen
Affärer med staten
och förordningar som har att göra med arbete med regeringar, speciellt specialkrav som förknippas med statliga kontrakt och transaktioner.
FÖLJ GÄLLANDE LAGAR
Avsnitt Tre
Följa konkurrenslagarna
Konkurrera globalt
33
Det finns en stor affär som jag tror min verksamhet skulle kunna vinna – men bara om vi ingår partnerskap med en av våra konkurrenter. Kan vi samarbeta utan att bryta mot konkurrenslagarna, eller ska jag låta detta tillfälle passera?
Konkurrera globalt
SE SIDAN 34: FÖLJA KONKURRENSLAGARNA
34 The Spirit & The Letter
Följa konkurrenslagarna VAD DU BÖR VETA
Konkurrens- och antitrustlagar: • Förbjuder avtal eller överenskommelser mellan konkurrenter som underminerar konkurrens, • Reglerar dominanta företags uppförande och • Kräver föregående granskning och i vissa fall godkännande av sammanslagningar, förvärv och vissa andra transaktioner, för att förhindra transaktioner som skulle minska konkurrensen avsevärt. Dessa lagar är invecklade och världsomfattande, och de kan fungera olika i en viss situation. Din verksamhet har specifika riktlinjer om hur du hanterar kontakter med konkurrenter, erhåller och hanterar information om konkurrenter och deltar i handelsorganisationer, professionella föreningar, samt standardiserings- och produktcertifieri ngsorganisationer. Dessutom är det ofta av vikt att du kontaktar juridisk rådgivning tidigt i processen med att utveckla nya affärsinitiativ, med tanke på de många frågor som kan uppstå vid tillämpandet av dessa lagar.
Det kan vara tillåtet att gå ihop med en partner för ett specifikt projekt, när resultatet blir en förbättring i den lösning som erbjuds kunden. Till exempel om företagen tillsammans kan tillhandahålla ett erbjudande som ingen av dem skulle kunna leverera separat. Sök alltid juridiskt råd innan du samtycker till att arbeta med en konkurrent på ett gemensamt anbud.
? SVAR PÅ FRÅGAN PÅ SIDAN 33
35
VAD DU BÖR GÖRA • bestämmelser och / eller villkor för försäljningen
både GE:s och verksamhetspecifik policy och procedurer, och tala med bolagsjuristen om du har frågor och funderingar.
• marknadsandel
föreslå eller ingå avtal eller överenskommelser – uttryckliga eller underförstådda, formella eller informella, skriftliga eller muntliga – med någon konkurrent avseende någon aspekt av konkurrensen mellan GE och konkurrenten. Diskutera inte följande med konkurrent eller konkurrentrepresentant:
• distributionsmetoder
GRANSKA OCH FÖRSTÅ
DU SKA INTE
• priser • anbud • försäljningsområden, allokering av kunder eller produktlinjer
• produktion, säljkapacitet eller volym • kostnader, vinster eller vinstmarginaler • produkt- eller tjänsteerbjudanden • kund- eller leverantörsklassificering
föreslå eller ingå avtal med någon (inklusive konkurrenter, ombud, mäklare eller kunder) avseende huruvida ett anbud ska lämnas in eller villkoren i ett anbud, när det finns ett samförstånd att anbudet skickas in i något annat syfte än att vinna affären.
DU SKA INTE
UNDVIK KONTAKT av alla slag med konkurrenter som skulle kunna ge skenet av opassande avtal eller överenskommelser.
föreslå eller ingå avtal eller överenskommelser med kunder som begränsar priset eller andra villkor där kunden kan sälja vidare eller leasa en produkt eller tjänst till en tredje part.
DU SKA INTE
föreslå eller ingå avtal eller överenskommelser med leverantörer som begränsar priset eller andra villkor där GE kan sälja vidare eller leasa en produkt eller tjänst.
DU SKA INTE
TALA MED bolagsjuristen för att hjälpa till att minska riskerna för brist på efterlevnad vid utvärderingen av något framlagt samgående, förvärv, jointventure eller något annat affärsarrangemang som skulle kunna orsaka problem avseende konkurrenslagen (exempel på arrangemang som måste diskuteras med jurist finns under Vad du ska hålla ögonen öppna för nedan).
VAD DU SKA VARA UPPMÄRKSAM PÅ EXKLUSIVA ARRANGEMANG för inköp och / eller försäljning av produkter eller tjänster BUNTNING
av produkter och
tjänster AVTAL SOM BEGRÄNSAR EN KUNDS VAL att använda eller återför-
sälja en produkt eller tjänst från GE
TEKNOLOGILICENSIERINGSAVTAL
som begränsar friheten för licensinnehavaren och / eller licensgivaren SELEKTIV PRISRABATT
till bara
vissa kunder DISTRIBUTIONSARRANGEMANG
med konkurrenter
, : integrity.ge.com
AVTAL ATT LÄGGA TILL EN GE-ANSTÄLLD i en annan
enhets styrelse
Konkurrera globalt
FÖLJ alla gällande konkurrenslagar och -förordningar, samt förordningar, beslut och avtal för konkurrenslagar med eventuell konkurrensreglerare om hur verksamheten ska bedrivas.
Avsnitt Fyra
Rättvisa anställningsförhållanden Miljö, hälsa och säkerhet Säkerhet och krishantering
Vi som arbetar inom GE
37
Jag är handikappad men det är ett krav att jag deltar i ett möte utanför vår anläggning som jag inte fysiskt kan komma till. Har jag inte rättigheter utanför anläggningen?
Vi som arbetar inom GE
SE SIDAN 38: RÄTTVISA ANSTÄLLNINGSFÖRHÅLLANDEN
38 The Spirit & The Letter
Rättvisa anställningsförhållanden VAD DU BÖR VETA
Rättvisa anställningsförhållanden gör mer än att garantera att GE följer gällande arbetskraftsoch anställningslagar. De bidrar till en kultur med respekt. GE arbetar för att följa alla lagar som gäller friheten för sammanslutningar, sekretess, kollektivavtal, invandring, arbetstider, löner och arbetstider, såväl som lagar som förbjuder tvångsarbete, barnarbete och anställningsdiskriminering. Utöver efterlevnad av lagen, strävar vi efter att skapa en miljö som tar hänsyn till alla anställda på alla platser där GE bedriver verksamhet.
Ja. Skäliga anpassningar ska göras för att ge dig tillång till och underlätta fullt deltagande i mötet, eller så ska andra arrangemang göras åt dig.
? SVAR PÅ FRÅGAN PÅ SIDAN 37
39
VAD DU BÖR GÖRA på jobbkvalificeringar (t.ex. utbildning, tidigare erfarenhet) och meriter. Meriter inkluderar en individs färdigheter, prestationer, värderingar, ledarskap och andra jobbrelaterade kriterier. BASERA ANSTÄLLNINGSBESLUT
FATTA ALLA ANSTÄLLNINGSRELATERADE BESLUT OCH VIDTA ALLA ÅTGÄRDER utan att ta
hänsyn till en persons ras, färg, religion, nationella ursprung, kön (inklusive graviditet), sexuella läggning, ålder, handikapp, krigsveteranstatus eller andra egenskaper som förbjudes enligt lag.
ERBJUD EN ARBETSMILJÖ som är fri från olovliga trakasserier och mobbning. RESPEKTERA ANSTÄLLDAS SEKRETESSRÄTTIGHETER genom
att använda, upprätthålla och överföra personlig information i enlighet med GE:s standarder för dataskydd under anställning (Employment Data Protection Standards) och därtill hörande procedurer. Dessa finns på integrity.ge.com. (Även om GE försöker upprätthålla anställdas sekretess, förbehåller vi oss rätten att övervaka användningen av företagets egendom, inklusive datorer, e-post, telefoner, företagsinformation osv., i enlighet med gällande lag.)
VIDTA LAGLIGA ÅTGÄRDER FÖR POSITIV SÄRBEHANDLING i USA,
och på andra platser om så krävs av lokal lagstiftning, för att öka anställningstillfällen för kvinnor, minoriteter, människor med handikapp och vissa krigsveteraner. TALA MED LEDNINGEN OCH BOLAGSJURISTEN för att faststäl-
la det mest korrekta tillvägagångssättet, om det uppstår en konflikt mellan kraven i den här policyn och lagarna, sederna eller praxis inom ett visst område.
VAD DU SKA VARA UPPMÄRKSAM PÅ
GÖRA OVÄLKOMNA SEXUELLA NÄRMANDEN till annan
anställd eller person som du arbetar med
i ditt land (t.ex. att anställa ett barn under den lagliga minimiåldern)
BRYTA MOT ARBETSLAGAR
eller på annat sätt samarbeta, med vissa individer på grund av deras ras, religion, kön eller annan egenskap som skyddas enligt lag VÄGRA ATT ARBETA,
, : integrity.ge.com
AVSLÖJA ANSTÄLLNINGSINFORMATION för en person
som inte behöver den för sin aktivitet, som inte har auktoritet och / eller inte har medgivande från personen det gäller VIDTA EN OGYNNSAM ÅTGÄRD mot en anställd (t.ex. avskedande) på grund av att den anställde har dragit uppmärksamhet till sig med en fråga om överträdelse av policy eller lag
Vi som arbetar inom GE
EN FIENTLIG ARBETSMILJÖ (t.ex. att skämta om eller visa material som förlöjligar eller väcker anstöt hos en medlem i en viss ras eller etnisk grupp)
40 The Spirit & The Letter
41
Du skickas ut för att dra nya ledningar i en kunds elektriska system som inte längre fungerar. Tyvärr kan kunden inte stänga av systemet för reparationer helt och hållet, enligt planerna. Du genomför det mesta av jobbet i alla fall genom att stänga av olika delar av systemet efter behov. Till slut är allt som finns kvar att göra en enkel ledningsdragning som kräver en mer störande avstängning. Kunden ber dig att som en tjänst göra detta arbete utan avstängning. Du känner att du kan göra det med minimal risk.
SE SIDAN 42: MILJÖ, HÄLSA OCH SÄKERHET
En ny kund vill göra en stor beställning från GE, under förutsättning att utrustningen kan levereras till dem nästa dag. Det ger oss inte tillräckligt med tid att göra den obligatoriska kontrollen mot listan med misstänkta enheter. Kan jag skicka utrustningen idag och kontrollera listorna med misstänkta enheter imorgon? SE SIDAN 44: SÄKERHET OCH KRISHANTERING
Vi som arbetar inom GE
Kan du göra kunden den här tjänsten?
42 The Spirit & The Letter
Miljö, hälsa och säkerhet VAD DU BÖR VETA
Att skydda miljön, och hälsan och säkerheten för anställda regleras enligt lag – och GE är övertygad om att det också är det rätta. Genom ledningens förvaltning och de anställdas åtagande arbetar GE för att bedriva sin verksamhet på ett säkert sätt som minimerar inverkan på miljön. Den här policyn påverkar alla företagsaktiviteter – inte bara att hantera vårt avfall och våra utsläpp, utan allt vi gör, till exempel att sälja produkter, köra bil å företagets vägnar, förvärva en ny verksamhet och / eller att erbjuda våra kunder service.
Absolut inte. Både GE:s policy och praxis för säker arbete kräver att strömförda maskiner görs strömlösa innan arbetet påbörjas.
? SVAR PÅ FRÅGAN PÅ SIDAN 41
43
VAD DU BÖR GÖRA alla gällande lagar och förordningar som avser miljö, hälsa och säkerhet (EHS eller Environment, Health and Safety) och GE:s EHS-policy.
FÖLJ
en säker arbetsmiljö och förhindra personskador på arbetsplatsen.
SKAPA OCH UPPRÄTTHÅLL
UTVÄRDERA JURIDISKA RISKER OCH RISK FÖR NEGATIV EFFEKT på
anseende vad gäller miljö, hälsa och säkerhet, innan du startar en ny aktivitet, ny satsning eller ett nytt projekt, innan du säljer en ny produkt, förvärvar en ny verksamhet eller deltar i en riskfylld aktivitet.
TA HÄNSYN TILL INVERKAN PÅ MILJÖ, HÄLSA OCH SÄKERHET vid
utformningen och produktionen av GE:s produkter och tjänster som en del av att utvärdera ”livscykeln” för våra produkter. ELIMINERA ORIMLIGA RISKER FÖR MILJÖ, HÄLSA OCH SÄKERHET från
GE:s anläggningar, produkter, tjänster och aktiviteter. REDUCERA GIFTIGT OCH VÅDLIGT MATERIAL, förhindra föroreningar
och bevara, återställ och återanvänd material, vatten och energi, enligt vad som är praktiskt genomförbart.
FORTSÄTT FÖRBÄTTRA VÅRA SYSTEM OCH PRESTATIONER AVSEENDE MILJÖ, HÄLSA OCH SÄKERHET
som en ingående del i GE:s driftstrategi. PRESENTERA IDÉER som stöder målen för den här policyn för din chef eller verksamhetschefen för miljö, säkerhet och hälsa (EHS). VARNA OMEDELBART DIN CHEF eller EHS-kontakt om olagliga eller osäkra förhållanden.
VAD DU SKA VARA UPPMÄRKSAM PÅ
• underlåtelse att använda personlig skyddsutrustning (skor, skyddsglasögon, hörselskydd, handskar, kontrollinstrument osv.) • kemikalier utan märkning eller som inte är godkända • exponerad eller osäker elinstallation • blockerade brand- och / eller nödutgångar • osäker körning eller underlåtande att ha säkerhetsbälten på eller inte följa GE:s körpolicy • arbete på höjder utan fallskydd • arbete under tunga, upphängda laster eller använda kranar på fel sätt • arbete på elektrisk eller motordriven utrustning utan att följa säkerhetsprocedurer
• arbete på ett oskyddat sätt på en kundanläggning • potentiell exponering till allvarliga infektionssjukdomar • inaktivering av säkerhetskontroller eller -skydd på utrustning och maskiner UNDERLÅTANDE ATT FÖLJA förordningar och procedurer som gäller hälsa, säkerhet och miljö KLAGOMÅL AVSEENDE MILJÖ, HÄLSA OCH SÄKERHET från anställda,
kunder eller grannar risker eller olyckor avseende miljö, hälsa och säkerhet EJ RAPPORTERADE
UNDERLÅTELSE ATT OMEDELBART REAGERA på farhågor om möj-
liga produktsäkerhetsfrågor MISSADE TILLFÄLLEN att reducera avfall och giftiga material
, : integrity.ge.com
UNDERLÅTELSE ATT FÖLJA GE:S POLICY för hantering, leverans,
transport, import / export och avyttrande av vådliga material och kemikalier RISKER OCH SKADESTÅNDSSKYLDIGHET som förknippas
med nya förvärv, såväl som både nya och befintliga produkter, processer, tjänster och satsningar som innebär ökad skadeståndsskyldighet och riskerar vårt anseende
OTILLRÄCKLIGA SÄKERHETSPROCEDURER OCH -PRAXIS som
kan innebära säkerhetshot för en anläggning och / eller de anställda NYA PRODUKTER, processer, satsningar eller förvärv som kan innebära ökat juridiskt ansvar och en risk för vårt anseende
Vi som arbetar inom GE
OSÄKRA AKTIVITETER OCH FÖRHÅLLANDEN, såsom:
44 The Spirit & The Letter
Säkerhet och krishantering VAD DU BÖR VETA
Under en tid med ökande terroristhot är det livsviktigt att skydda säkerheten för våra människor, våra arbetsplatser, vår information och våra verksamheter. Det börjar med att varje verksamhet implementerar en stark och allomfattande plan för säkerhet och krishantering (SCM eller Security and Crisis Management). GE:s plan för säkerhet och krishantering inkluderar åtgärder som förhindrar terroristhandlingar och andra kriminella handlingar, och som omfattar våra anställda, våra anläggningar, vår information, vår IT-infrastruktur, verksamhetens kontinuitet och krishantering. Dessutom måste anställda vidta varje försiktighetsåtgärd för att undvika att göra affärer med terrorister eller dem som stöder terroristaktivitet.
Nej, skicka inte utrustningen förrän kontrollen är klar. GE kan inte gå med på att göra affärer med en kund, leverantör eller annan tredje part förrän den obligatoriska kontrollen av listan med misstänkta enheter har slutförts.
? SVAR PÅ FRÅGAN PÅ SIDAN 41
45
VAD DU BÖR GÖRA IMPLEMENTERA YTTERST NOGGRANNA PLANER som
tar itu med säkerheten för anställda, anläggningar, information, IT-tillgångar och verksamhetens kontinuitet. din verksamhets planering och övning avseende beredskap.
DELTA I
reglerna för att komma in i och lämna GE-anläggningar, inklusive att bära korrekt identitetsbricka.
FÖLJ
till GE-anläggningar från alla utom auktoriserad personal. SKYDDA TILLGÅNG
en säker arbetsmiljö – detta inkluderar att identifiera och rapportera indikationer på våld på arbetsplatsen.
SKAPA OCH UPPRÄTTHÅLL
FÖLJ globala immigrationsregler
när du reser utomlands och se till att anställda eller besökare som arbetar för dig, eller är nära förbundna med din verksamhet, också följer dessa regler. FÖLJ alla GE-policy för resor
utomlands. Erhåll korrekta klareringar i förväg till länder som kräver det.
UTFÖR korrekta bakgrundskontroller på nyanställda och entreprenörer, där så tillåts enligt lag. SE TILL ATT DET FINNS KORREKTA AFFÄRSKONTINUITETSPLANER
som förberetts för nödfall. KONTROLLERA alla kunder, leverantörer, ombud och återförsäljare mot korrekta listor med misstänkta terrorister (”watch lists”). RAPPORTERA ALLA UPPENBARA
avvikelser i säkerheten till din chef, krishanteringsledaren eller GE-ombudsmannen.
från stöld och / eller förskingring.
SKYDDA IT-TILLGÅNGAR
VAD DU SKA VARA UPPMÄRKSAM PÅ
som inte bär korrekta identitetsbrickor såsom bärbara datorer, servrar osv.
OSKYDDADE IT-TILLGÅNGAR
OTILLRÄCKLIGT SKYDD
av vådligt
OSKYDDADE OMRÅDEN I EN ANLÄGGNING där endast
auktoriserad personal har tillstånd att gå in SÄKERHETSKLAGOMÅL från anställda, kunder eller grannar
material
, : integrity.ge.com
EJ AUKTORISERAT TILLTRÄDE
till anläggning GÖRA AFFÄRER med en kund, leverantör eller någon tredje part utan tillräcklig kontroll
Vi som arbetar inom GE
INDIVIDER PÅ GE-ANLÄGGNINGAR
Avsnitt Fem
Immateriella rättigheter Intern kontroll Intressekonflikter Insiderhandel och aktietips
Skydda GE:s tillgångar
47
En av våra produkter kommer snart att ha en ny funktion som verkligen kommer att göra den bättre än konkurrensens sortiment. En stor kund jag har försöker övertala mig att beskriva den nya funktionen för henne nu, eftersom hon måste fatta sina inköpsbeslut den här veckan. Jag vet att GE vill få patent för funktionen, men jag är inte säker på huruvida ansökan har lämnats in än. Kan jag visa kunden den nya funktionen? Jag skulle vilja övertala min kund att köpa en ny produkt innan de verkligen behöver den, eftersom det skulle hjälpa mig att gå över mina säljmål för kvartalet. Jag skulle kunna erbjuda dem rabatt, och vi skulle kunna behålla produkten i vår anläggning tills de behöver den. Om kunden samtycker, kan jag då göra detta? SE SIDAN 50: EKONOMISKT ANSVARSTAGANDE
Skydda GE:s tillgångar
SE SIDAN 48: IMMATERIELLA RÄTTIGHETER
48 The Spirit & The Letter
Immateriella rättigheter VAD DU BÖR VETA
GE:s immateriella rättigheter är en av dess mest värdefulla tillgångar. Alla anställda måste arbeta för att skydda våra patent, varumärken, upphovsrätter, handelshemligheter och annan företagsinformation. Samtidigt är det viktigt att vi respekterar andras rättigheter vad gäller immateriella rättigheter. Ej auktoriserad användning av andras immateriella rättigheter kan utsätta företaget och t.o.m. enstaka GE-anställda för civilrättsliga processer och skadestånd, inklusive betydande böter och straff. En nyckel till att skydda våra immateriella rättigheter och samtidigt skydda oss mot dessa risker, är tidsenlig och skälig granskning av nya produkter, tjänster, processer och programvara från GE, för möjliga uppfinningar och handelshemligheter och intrång på andras rättigheter avseende immateriella rättigheter.
Nej. Patentjuristen skall konsulteras först eftersom om du visar funktionen för kunden innan patentansökan lämnas in, kan det innebära att GE förlorar sin rättighet att erhålla ett patent.
? SVAR PÅ FRÅGAN PÅ SIDAN 47
49
VAD DU BÖR GÖRA IDENTIFIERA OCH SKYDDA GE:s immateriella rättigheter. FÖLJ KRAVENi
GE:s procedur för inlämnade idéer (Submitted Ideas Procedure) (finns på ge.com/en/subidea) vid hanteringen av eventuella oombedda idéer från utomstående, såväl som eventuella idéer från anställda som inte omfattas av EIPA (Employee Innovation and Proprietary Information Agreement). För mer information, se ledningsproceduren Intellectual Property Rights (Rättigheter avseende immateriella rättigheter) som finns på integrity.ge.com.
bolagsjuristen om nödvändiga licenser eller godkännanden som behövs för att använda skyddad immateriella rättigheter som tillhör andra t.ex. patent, varumärken eller företagsinformation (dvs. information som är i förtroende och inte allmänt känd eller tillgänglig). KONSULTERA
KONSULTERA
bolagsjuristen
innan du: • ber om, mottar eller använder företagsinformation som tillhör utomstående (t.ex. att be om företagsinformation om en konkurrent från en kund)
RESPEKTERA GILTIGA PATENT,
• avslöjar GE:s företagsinformation för utomstående
material med upphovsrätt och andras skyddade immateriella rättigheter.
• ger tillstånd till utomstående att använda GE:s immateriella rättigheter
FÖRSTÅ DITT ANSVAR inför företaget avseende nya uppfinningar, idéer som du kanske utvecklat som GE-anställd och företagets information. Konsultera bolagsjuristen om du har någon fråga om detta ansvar, eller om EIPIA (som undertecknas av ordinarie anställda och andra anställda i en förtroendebefattning eller de som sannolikt kommer att göra uppfinningar).
riktlinjerna för användning av GE:s huvudsakliga varumärken och handelsnamn (finns på gebrandcentral.com) och GE:s ledningsprocedur Intellectual Property Rightssom finns på integrity.ge.com. FÖLJ
VAD DU SKA VARA UPPMÄRKSAM PÅ som tillhör en utomstående, utan att först tala med bolagsjuristen DISKUTERA GE:S FÖRETAGSINFORMATION med kunder
eller leverantörer för att utveckla nya produkter eller ny programvara utan ett skriftligt avtal på plats som omfattar ägarskap och andra rättigheter i den utvecklade intellektuella egendomen
ANVÄNDA ETT ANNAT FÖRETAG
VIDAREBEFORDRAN, för teknisk granskning eller ledningens granskning, av en utomståen-
des förslag på en ny produkt, produktfunktion, tjänst eller namn, utan att följa GE-proceduren för inlämnade idéer (Submitted Ideas) (finns på ge.com/en/subidea)
någon som misstänks göra intrång på någon intellektuell egendom som tillhör GE utan att först konsultera bolagsjuristen
INTRODUCERA ELLER TILLHANDAHÅLLA INFORMATION om en ny
en person som tidigare arbetat för en konkurrent, utan att ha skydd på plats som förhindrar att personen av misstag avslöjar eller använder företagsinformation från den tidigare arbetsgivaren
produkt eller tjänst innan patentansökningar har lämnats in, eller om ett beslut inte har fattats huruvida en ansökan ska lämnas in eller ej eller tjänst, eller nytt produkteller tjänstenamn, före kontroll av intrång på patent eller varumärke LANSERA EN NY PRODUKT
, : integrity.ge.com
HOTA
ANSTÄLLA EN NY PERSON, särskilt
ANSTÄLLA EN PERSON som
inte har undertecknat EIPIA för ett jobb där det är troligt att det görs uppfinningar
Skydda GE:s tillgångar
ACCEPTERA FÖRETAGSINFORMATION
50 The Spirit & The Letter
Intern kontroll VAD DU BÖR VETA
Intern kontroll innefattar tre fundamentala delar: (1) regler som klassificerar transaktioner och saldon på rätt sätt; (2) system och kontroller som skyddar tillgångar och samlar in information konsekvent och korrekt; samt (3) rapportering av finansiella transaktioner som är tidsenlig och objektiv. God intern kontroll skapar den rätta miljön för tidsenlig, tillförlitlig och korrekt information till myndigheter och allmänheten.
Nej. Detta kan vara negativt både ekonomiskt (ge bort vinstmarginalen och utsätta en kundrelation för påfrestningar) och ur redovisningssynpunkt (inte tekniskt en försäljning, eftersom reglerna för intäktsredovisning inte har uppfyllts).
? SVAR PÅ FRÅGAN PÅ SIDAN 47
51
VAD DU BÖR GÖRA FÖLJ GE:S ALLMÄNNA REDOVISNINGSPROCEDURER
och gällande, allmänt accepterade redovisningsprinciper, standarder och förordningar för redovisning och ekonomisk rapportering.
SE TILL ATT EKONOMISK OCH ICKE-EKONOMISK INFORMATION,
och mått på driften, rapporteras noggrant och tidsenligt.
UPPRÄTTHÅLL FULLSTÄNDIGA, NOGGRANNA OCH TIDSENLIGA
poster och konton som korrekt återger alla affärstransaktioner. SKYDDA ALLA FÖRETAGSTILLGÅNGAR (fysiska, ekonomiska
och informationsmässiga). TILLHANDAHÅLL TIDSENLIGA, UPPRIKTIGA PROGNOSER och
utvärderingar. UPPRÄTTHÅLL GRUNDLIGA PROCESSER och kontroller.
FÖLJ GE:S PROCEDURER FÖR DOKUMENTHANTERING (finns
på integrity.ge.com), såväl som alla gällande lagar och förordningar som avser bevarandet av dokument och arkiv.
BEVARA DOKUMENT OCH ARKIV som är relevanta
för väntande eller skäligen förutsebara rättsprocesser, granskningar eller undersökningar, och enligt instruktioner från bolagsjuristen.
VAD DU SKA VARA UPPMÄRKSAM PÅ EKONOMISKA RESULTAT SOM INTE VERKAR VARA I ENLIGHET med
bakomliggande prestationer ORIKTIGA EKONOMISKA POSTER,
FYSISKA TILLGÅNGAR eller andra resurser som skulle kunna användas mer, omallokeras eller avyttras
såsom överdrivna rapporter för utgifter för kunders resor och logi, eller tidkort eller fakturor med fel
KRINGGÅENDE AV GRANSKNINGS-
TRANSAKTIONER SOM INTE ÄR KONSEKVENTA med god
förvärvade verksamheter och på fjärrplatser och / eller platser utan tillräcklig personal
affärsekonomi
och godkännandeprocedurer OTILLRÄCKLIGA RUTINER OCH KONTROLLER på nyligen
som skyddar tillgångar från risk för förlust
dokument (inklusive e-post) för pågående eller rimligen förutsebara rättsprocesser, granskningar och undersökningar utan att veta vad som kastas bort eller huruvida dokumenten lyder under kraven för juridiskt bevarande
AVYTTRANDE AV DOKUMENT
FALSKA ELLER ÖVERDRIVNA UTTALANDEN i e-post, presenta-
tioner eller andra dokument
Skydda GE:s tillgångar
FRÅNVARO AV KONTROLLER
OTILLRÄCKLIGA RUTINER OCH KONTROLLER för att bibehålla
, : integrity.ge.com
52 The Spirit & The Letter
Jag talade med min bror och råkade nämna att jag är på väg på en affärsresa för att avsluta en överenskommelse för GE att förvärva Företaget X. Kan detta skapa ett problem? SE SIDAN 56: INSIDERHANDEL OCH ”STOCK TIPPING”
53
Din kusin äger ett ett företag som förser en GE-verksamhet med råmaterial. Är det en förbjuden intressekonflikt, oavsett vilken GE-verksamhet du arbetar hos?
Skydda GE:s tillgångar
SE SIDAN 54: INTRESSEKONFLIKTER
54 The Spirit & The Letter
Intressekonflikter VAD DU BÖR VETA
På jobbet eller på fritiden ska ingenting av det du gör vara i konflikt med ditt ansvar gentemot GE. Ingen aktivitet på arbetet eller i hemmet får skada GE:s anseende eller goda namn. Felanvändning av GE:s resurser och / eller inflytande är också förbjudet. Även när ingenting är fel, kan skenet av en konflikt få negativa effekter. Det är otroligt viktigt att tänka på hur dina handlingar kan uppfattas, och att undvika situationer som kan uppfattas som en intressekonflikt.
? SVAR PÅ FRÅGAN PÅ SIDAN 53 Detta är inte uttryckligen förbjudet, men policyn för intressekonflikter
kräver att du avslöjar situationen för GE-ledningen, och att du inte försöka utöva inflytande på GE-verksamheten med din kusins företag.
55
VAD DU BÖR GÖRA (skriftligen till din chef och till bolagsjuristen) alla dina utomstående aktiviteter, ekonomiska intressen eller relationer som antingen kan utgöra en konflikt eller ge skenet av en konflikt.
AVSLÖJA
vid alla personliga förbindelser och affärsförbindelser utanför ditt GE-jobb.
ANVÄND GOTT OMDÖME
UNDVIK HANDLINGAR ELLER FÖRHÅLLANDEN som kan orsaka
MISSBRUKA INTE och använd inte GE:s resurser, intellektuella egendom, tid eller anläggningar för personlig vinning – detta omfattar kontorsutrustning, e-post- och datorprogram. UTNYTTJA INTE för din egen personliga vinning sådana tillfällen som GE skulle kunna haft intresse av som upptäcks genom att bruka din befattning inom GE, eller information och / eller egendom som tillhör GE.
potentiella konflikter eller ge skenet av en konflikt med ditt jobb eller GE:s intressen.
innan du accepterar positioner som befattningshavare eller direktör hos en utomstående verksamhet samtidigt som du är anställd hos GE. ERHÅLL GODKÄNNANDEN
ERHÅLL DIN CHEFS GODKÄNNANDE
innan du accepterar befattningar på styrelser för välgörenhetsorganisationer, speciellt om organisationen har en GErelation eller kanske förväntar sig ekonomiskt eller annat stöd från GE.
VAD DU SKA VARA UPPMÄRKSAM PÅ EKONOMISKA INTRESSEN i ett företag där du personligen skulle kunna påverka GE:s verksamhet hos det företaget (t.ex. kund, leverantör eller investering)
som du utför under GE-arbetstid och / eller genom att använda GE:s utrustning och material DELTIDSARBETEN
av annat än nominellt värde från leverantörer, kunder eller konkurrenter, speciellt om du fattar beslut (å GE:s vägnar) som involverar dem
till leverantörer när du vet att de ägs eller leds av dina familjemedlemmar eller nära vänner
STYRA AFFÄRER
ANSTÄLLA, BEFORDRA ELLER VARA DIREKT ÖVERORDNAD CHEF FÖR en
familjemedlem eller nära vän PERSONLIGA RELATIONER som kan vara i konflikt med ditt ansvar hos GE eller kompromissa företagets intressen
din befattning eller ditt inflytande för att främja eller hjälpa till med en extern aktivitet
UTNYTTJA GE-RESURSER,
Skydda GE:s tillgångar
GÅVOR
PERSONLIGA RABATTER eller andra förmåner från leverantörer, tjänsteleverantörer eller kunder som allmänheten eller dina GE-kollegor inte får
, : integrity.ge.com
56 The Spirit & The Letter
Insiderhandel och aktietips VAD DU BÖR VETA
Under arbetets gång kan du få reda på viktig information om GE eller andra företag innan den görs offentlig. Det kan vara så enkelt som att snappa upp en konversation i korridoren eller att du stöter på ett PM som lämnats vid kopiatorn. Om du använder den här informationen för din ekonomiska eller annan personlig vinning eller vidarebefordrar denna information till andra, utgör det en överträdelse av denna policy och kan t.o.m. vara ett brott mot lagen. Detta inkluderar att köpa eller sälja värdepapper för något företag som du har viktig information om som inte är offentlig, och att ge denna ”insiderinformation” till en annan person som kan basera sin finansiella handel på den information som du delat med dig av.
Ja, om Företag X är ett offentligt bolag och det eventuella förvärvet av Företag X inte har tillkännagivits. Om din bror handlar med Företag X-aktier baserat på ditt insidertips, s.k. ”stock tipping”, kan både du och din bror åtalas för insiderhandel.
? SVAR PÅ FRÅGAN PÅ SIDAN 52
57
VAD DU BÖR GÖRA KÖP OCH / ELLER SÄLJ INTE värdepapper för något företag, inklusive GE, varken direkt eller via familjemedlemmar eller andra personer eller enheter, när du är medveten om insideinformation om företaget. (Detta kallas för ”insiderhandel”.)
UPPRÄTTHÅLL KONFIDENTIALITETEN
DU SKA INTE REKOMMENDERA ELLER FÖRESLÅ att någon annan köper
inom verksamheten gör dig ansvarig för ytterligare krav som har att göra med att köpa eller sälja värdepapper (såsom klarering av personlig handel i förväg via Transaction Control Authority, som finns på integrity.ge.com), ska du lära dig och följa alla de kraven.
eller säljer värdepapper i något företag, inklusive GE, när du har insideinformation om företaget. (Detta kallas för ”tipping”.)
hos företagsinformation och vidarebefordra inte information till någon utanför företaget, såvida det inte är nödvändigt för företagets affärsaktiviteter.
konsultera bolagsjuristen före handel med värdepapper eller röjande av företagsinformation.
OM FRÅGOR UPPSTÅR,
OM TYPEN AV VERKSAMHETSAKTIVITET och din befattning
VAD DU SKA VARA UPPMÄRKSAM PÅ ICKE-OFFENTLIG INFORMATION SOM, OM DEN AVSLÖJAS, skäligen
OM DU KÖPER ELLER SÄLJER ETT VÄRDEPAPPER därför att du hör
med släkt och vänner
DISKUTERA GE:S AFFÄRER
skulle förväntas att påverka priset för ett värdepapper eller ha inflytande över ditt beslut att köpa, sälja eller inneha ett värdepapper, såsom ett tillkännagivande om intäkter eller ett tillkännagivande om framtida förvärv (detta kallas för ”insideinformation”)
om eller får reda på information på jobbet som du tror kommer att göra att priset kommer att gå upp eller ner när det tillkännages offentligt
eller vart du ska resa på affärsresa eller vem som har besökt kontoret
TALA OM VAD DU ARBETAR MED
OM DU ÄGNAR DIG ÅT HANDELSAKTIVITET runt tidpunkten för ett
Skydda GE:s tillgångar
viktigt tillkännagivande från företaget
, : integrity.ge.com
58 The Spirit & The Letter
Register A affärer med staten 13, 28-31 allmänt godtagna redovisningsprinciper 51 anställdas ansvarsområden 1, 6, 12, 30, 48, 49, 54, 55 anställning 31, 39, 55 anställningspraxis 3, 11, 31, 36, 37, 38-39 ansvarsområden, anställds 1, 6, 12, 30, 48, 49, 54, 55 ansvarsområden, ledares 1, 3, 7, 11 antitrustlagar 34 arbeta med kunder och leverantörer 13, 14-27 arbeta med regeringar 28, 29, 30-31 B betalningar 14, 15, 16-17, 23, 24, 25, 29 bidrag 17 bilaga 59 bojkotter 23 C chef som är ansvarig för kontrakt 31 D deltidsarbete 55 diskriminering 38 distributörer 5, 17, 31 ditt personliga åtagande 1, 4 dotterbolag 5, 59 dricks 17, 31 E egendom, företagets 39 ekonomisk rapportering 50, 51 ekonomiska poster 51 ekonomiskt ansvarstagande 46, 47, 50-51 entreprenörer 5, 17, 45 etiska standarder 30 etiskt uppförande 1, 2, 3, 7 exporter 21, 22, 23, 43 F familj 17, 31, 55, 57 fientlig arbetsmiljö 39 fristående entreprenörer 5, 17, 45 frågor, integritet 1, 4, 6, 7, 8-10, 11, 39, 43 företagsinformation 19, 39, 48, 49 förhindra pengatvätt 14, 21, 24-25 förvärv 19, 34, 35, 43, 56, 57
G giftiga material 43 gåvor 16, 17, 19, 55 H handelshemligheter 48 handelsnamn 49 handikapp 39 hälsa 18, 19, 36, 41, 42, 43 I i GE-gruppen 13, 36-45 icke-offentlig information 56, 57 immateriella rättigheter 46, 47, 48-49, 55 importer 21, 23, 43
insideinformation 56, 57 Insiderhandel och ”stock tipping” 46, 52, 56-57 internationella handelsregleringar (ITC eller International Trade Controls) 14, 20, 22-23 intressekonflikter 3, 19, 45, 46, 53, 54, -55 J jointventure 35 K kapitalöverföringar 21, 24, 25 konfidentialitet 8, 19, 57 konfidentiell information 8, 19, 57 konflikter mellan lagar 39, 59 konkurrenslagar, efterleva 32-35 konkurrenter 31, 33, 34, 35, 49, 55 konkurrera globalt 13, 32-35 konsulter 5, 17, 31 kontanttransaktioner 25 ”Know Your Customer” (Känn din kund) 23, 24, 25 ”Know Your Supplier” (Känn din leverantör) 22, 23 korrekta anställningspraxis 3, 36, 37, 38-39 kostnadsdebitering 31 krigsveteraner 19, 39 krishantering 36, 41, 44-45 kundrelationer 24, 50 kvinnor 19, 39 L ledarskapsansvar 1, 3, 7, 11 leverantörer 13, 14, 15, 18-19, 20, 22, 23, 27, 31, 35, 44, 45, 49, 55 leverantörsrelationer 14, 15, 18-19 licensavtal 35 licenser 49 lista med misstänkta enheter (watchlist) 23, 41, 44-45 länder med embargo 23 M miljö 3, 18 miljö, hälsa och säkerhet 18, 19, 36, 41, 42-43 minoriteter 19, 39 misstänkta transaktioner 21, 24, 25 mutor 16, 17, 24
personlig information 19, 26, 27, 39 politiska bidrag 17 positiv särbehandling 39 pris 15, 23, 35, 57 procedur för inlämnade idéer (Submitted Ideas) 49 prognoser 51 provision 17 R restriktiv handelspraxis 23 rättighet, immateriell 46, 47, 48-49, 55 röda flaggor 23, 24 S samgående 34, 35 sekretess 14, 19, 20, 26-27, 38, 39 sexuella närmanden 39 skydda GE:s tillgångar 13, 46-57 släktingar 19 specialister, efterlevnad 4, 6, 9, 25 statliga kontrakt 19, 31 ”stock tipping” 46, 52, 56-57 straff för överträdelser 11 styrelsen 9, 35 Supplier Reputational Guidelines (riktlinjer för leverantörers anseende) 19 säkerhet 19, 36, 41, 42, 43 säkerhet och krishantering 27, 36, 41, 43, 44-45 säljrepresentanter 5, 17, 31 T terrorism 24-25, 44-45 tillgångar 13, 17, 45, 46, 48, 50, 51 trakasserier 39 Transaction Control Authority 57 transaktioner 17, 23, 24, 25, 26, 30, 31, 34, 50, 51 tredje parter 5, 7, 17, 24, 25, 27, 35, 44, 45 U underhållning 16, 17 underlättande betalning 17 uppförandekod 1, 2, 3 upphovsrätter 48, 49 utgifter för resor och logi 16, 17, 51 utomstående aktiviteter 55
N närstående bolag 5, 59 närstående bolag med bestämmande inflytande 5, 59 närstående bolag utan bestämmande inflytande 5
V varumärken 48, 49 vederbörligt omsorgsfullt 17, 24 vedergällning 7, 8, 11 verksamhetspolicy och -procedurer 12, 35 vådligt material 43, 45 väcka en fråga 6, 8-10, 11 välgörenhet 55 värdepapper 56, 57
O ombud 5, 17, 23, 25, 35, 45 ombudsman 1, 4, 6, 7, 9, 45 otillbörliga utbetalningar 14, 15, 16-17
W webbplats 4, 6, 9, 60 webbplatsen för integritet 4, 6, 9, 19, 23, 39, 49, 51, 57, 60
P patent 47, 48, 49 pengatvätt 14, 21, 24, 25
Ö överträdelser 4, 6, 7, 8, 11, 12, 27, 39, 56
INNEHÅLL VÅR INTEGRITET
1
THE SPIRIT & THE LETTER-POLICY
13
THE SPIRIT & THE LETTER: VISAR VÄGEN FÖR HUR VI SKA BEDRIVA VÅR VERKSAMHET
2
UPPFÖRANDEKOD FÖR GE
3
ARBETA MED KUNDER OCH LEVERANTÖRER Otillbörliga betalningar Leverantörsrelationer Internationella handelsregler Förhindra penningtvätt
14 16 18 22 24
DITT PERSONLIGA ÅTAGANDE
4
SEKRETESS
26
VEM MÅSTE FÖLJA GE:S POLICY FÖR EFTERLEVNAD?
5
AFFÄRER MED STATEN Arbeta med regeringar
28 30
VAD DE ANSTÄLLDA MÅSTE GÖRA
6
VAD LEDARE MÅSTE GÖRA
7
KONKURRERA GLOBALT Följa konkurrenslagarna
32 34
VI SOM ARBETAR INOM GE Rättvisa anställningsförhållanden Miljö, hälsa och säkerhet Säkerhet och krishantering
36 38 42 44
SKYDDA GE:S TILLGÅNGAR Immateriella rättigheter Intern kontroll Intressekonflikter Insiderhandel och aktietips
46 48 50 54 56
REGISTER
58
BILAGA: VILKEN LAG GÄLLER?
59
HÖJ DIN RÖST: DIN SKYLDIGHET ATT RAPPORTERA POLICYKRÄNKNINGAR
8
HUR VÄCKER JAG FRÅGOR OM INTEGRITET?
9
VAD HÄNDER NÄR EN FRÅGA OM INTEGRITET VÄCKS?
10
STRAFF FÖR ÖVERTRÄDELSER
11
VERKSAMHETSPOLICY OCH -PROCEDURER
12
Bilaga VILKEN LAG GÄLLER? GE bedriver verksamhet i mer än 100 länder runt om i världen. Våra anställda är medborgare i många olika länder. Det innebär att våra verksamheter lyder under lagar i flera länder, provinser, delstater och samhällen, samt organisationer såsom EU. Det är en viktig utmaning för oss alla att förstå hur dessa lagar kan gälla våra verksamheter. GE, moderbolaget, är ett företag som är baserat i USA. Lagarna i USA gäller ofta GE:s verksamheter och dess närstående bolag i hela världen, såväl som GE-anställdas affärsaktiviteter där de bor och arbetar. Andra länder kan också tillämpa sina egna lagar utanför sina egna gränser för sina medborgare och för bolag som är underordnade deras lagar, såsom GE:s dotterbolag och andra närstående bolag där vi har bestämmande inflytande. Hänvisningen i GE-policyn till lagarna i USA och andra länder där vi bedriver verksamhet, är ett resultat av att ett globalt företag regleras av många olika lagar samtidigt. I en del fall kan det förekomma en konflikt mellan de gällande lagarna i två eller flera länder. När du stöter på en sådan konflikt är det särskilt viktigt att konsultera bolagsjuristen för att förstå hur den konflikten kan lösas på rätt sätt.
©2005 General Electric Company
Denna broschyr är bara en inledning till GE:s policy för efterlevnad. Den fullständiga texten i dessa policy och många andra resurser finns på integrity.ge.com.
Tryckt i USA.
Omslaget till detta dokument trycktes på papper som tillverkats av 30 % återvunnen fiber. Papperet tillverkades med vindkraftsframställd energi och är Green Seal-certifierat. De inre sidorna i detta dokument trycktes på papper som innehåller 10 % återvunnen fiber och tillverkades med grön el i form av elektricitet som genererats från förnybara resurser, inklusive 85 % vattenkraft, 10 % vindkraft och 5 % biogas. GE använde en tryckpress som framställer all sin egen elektricitet och är en certifierad helt sluten enhet som i princip inte orsakar några utsläpp av flyktiga organiska föreningar.
General Electric Company Fairfield, Connecticut 06828
Alltid med orubblig integritet
Besök webbplatsen för integritet, integrity.ge.com GE-intranät: endast för anställda Där hittar du mer information, bland annat: • Fullständiga policy, inklusive frågor och svar • Procedurer och riktlinjer General Electric The Spirit & The Letter
• Hur du väcker en fråga • Hur du kontaktar en expert • Webbplatser för affärsintegritet • Efterlevnadsutbildning • Verktyg och resurser
08/05/S&L/5MM/SW
The Spirit & The Letter
