2013-11-03
KS 2013-409
KOMMUNSTYRELSEN
Styr- och ledningssystem i Munkedal
Ledningssystemet för Munkedals kommun syftar till att vara verktyget som möjliggör ledning och styrning av kommunens verksamhet.
Lars-Göran Berg Hans Clausen
Ulrika Gellerstedt Maria Strömberg Mariette Lindeberg-Öqvist
Sida 1 av 21
Innehållsförteckning 1. Syfte ........................................................................................................ 2 2. Grundläggande förutsättningar (del 1) .......................................................... 3 2.1 Gemensam värdegrund .......................................................................... 3 2.2 Styrdokument ....................................................................................... 4 2.3 God ekonomisk hushållning .................................................................... 5 2.4 Organisation/ ansvarsfördelning/roller ..................................................... 5 2.4.1 Organisation ................................................................................... 5 2.4.2 Ansvarfördelning ............................................................................. 8 2.4.3 Roller ............................................................................................. 8 3. Omvärldsbevakning/analys (del 2) ..............................................................11 4. Målstyrning (del 3)....................................................................................12 4.1 Vision .................................................................................................12 4.2 Inriktningsmål .....................................................................................13 4.3 Resultatmål .........................................................................................13 4.4 Verksamhetsmål ..................................................................................13 4.5 Aktivitet ..............................................................................................13 5. Uppföljning (del 4) ....................................................................................14 5.1 Valår ..................................................................................................15 5.2 Verksamhetsutveckling/kvalitetsarbete ...................................................16 6. Budgetprocessen ......................................................................................17 7. Årshjul ....................................................................................................18
1
Sida 2 av 21
Styr- och ledningssystem för Munkedals kommun 1. Syfte Kommunen sköter på demokratins grunder och den kommunala självstyrelsen de angelägenheter som anges i kommunallagen eller i särskilda föreskrifter. ( Lag 2002:249) kommunallagen (KL) 1 kap 1 §. Den beslutande församlingen i kommunen är kommunfullmäktige KL 3 kap 1 §. För att säkerställa att de mål kommunfullmäktige sätter upp för verksamheten uppnås (enligt KL), att resurser används på ett effektivt sätt, att verksamheten genomförs med god kvalitet och ständigt arbetar med utveckling och förbättring behövs ett ledningssystem, detta också för att säkerställa ett gemensamt arbetssätt. Ledningssystemet kan ses som ett ramverk för styrning och utveckling av verksamheten. Denna första version av ledningssystem måste ses som just det, en första version. Ett ledningssystem är och måste vara ett levande system som ständigt förbättras och utvecklas. Den uppdaterade styrmodellen tillämpas för första gången på budget 2015. För att komma i fas med mandatperioder (val 2014) så förelås att inriktnings- och resultatmålen för budget 2015 är ettåriga (enligt den nya modellen föreslås de vara fyra- respektive tvååriga). Inför nästa planeringsperiod 2016-2019 kommer modellen att tillämpas fullt ut. Styr- och ledningssystemet innehåller flera olika processer som alla är beroende av och överlappar varandra. I Munkedals modell ingår fyra viktiga delar samt även beskrivning av budgetprocessen och översikt över årshjul:
1. Grundläggande förutsättningar o Gemensam värdegrund o Styrdokument o God ekonomisk hushållning o Organisation/roller/fördelning 2. Omvärldsbevakning 3. Målstyrning o Vision o Inriktningsmål o Resultatmål o Verksamhetsmål o Aktiviteter 4. Uppföljning o Verksamhetsutveckling/kvalitetsarbete Budgetprocessen Årshjul
2
Sida 3 av 21
2. Grundläggande förutsättningar (del 1) Den första delen kallas för grundläggande förutsättningar. I denna del ingår gemensamma grunden för all verksamhet.
Gemensam värdegrund Styrdokument God ekonomisk hushållning Organisation/ansvarsfördelning/roller
2.1 Gemensam värdegrund En gemensam värdegrund är framtagen, denna visar på vilken grund vi är och verkar i Munkedals kommun. Dessa värderingar ska genomsyra det dagliga arbetet inom koncernen såväl skriftligt som muntligt d.v.s. vårt agerande men även genom våra styrdokument. Kommunfullmäktige antog hösten 2013 nedanstående värdegrund: Vårt uppdrag är att: möta alla med respekt och eftertanke stödja människors strävan efter ett gott och tryggt liv göra mesta möjliga nytta för våra brukare arbeta för öppenhet, mångfald och tolerans samarbeta för att nå goda resultat Detta gör vi genom att: se till att god etik råder i alla sorters möten utgå från att alla människor vill och kan ta ansvar för sina liv alltid söka lösningar som stödjer och utvecklar invånare och verksamheter visa respekt för varandras arbete och professionalitet underlätta varandras arbete En modell för införande av värdegrunden tas fram under hösten 2013. Förvaltningens åtagande är att hålla värdegrunden levande och känd t ex vid nyanställningar, arbetsplatsträffar samt för dess uppföljning. En översyn ska ske vart fjärde år.
3
Sida 4 av 21
2.2 Styrdokument Styrdokumenten ska påverka organisationen så att den arbetar i beslutad inriktning. Styrdokumenten ska vara aktuella, kända och regelbundet följas upp. Antagna policydokument revideras med regelbundenhet minst, var fjärde år. Idag finns ett stort antal styrdokument. Den stora mängden innebär att det finns en risk att de inte är styrande och kända. En översyn av dessa dokument pågår som leds av administrativa avdelningen. I översynen ingår att:
Arbeta fram en mall för policydokument (mål och mått, ägare, uppföljning, översyn, giltighetstid, koppling till andra styrdokument) Inventera befintliga dokument Definiera beslutsnivåerna, revidering av dokumenten. Gruppera efter de beslutade nivåerna Minimera antalet
Grunden för ledningssystemet är planering och uppföljning av kommunens resurser kopplat till verksamhetens mål. Nedan beskrivs dessa dokument: Politiska prioriteringar beskriver majoritetens prioriteringar inför den kommande mandatperioden. Denna programförklaring ligger till grund för utformningen av inriktningsmål som kommunfullmäktige fastställer inför den kommande mandatperioden/planeringsperioden. Planeringsförutsättningar, utgör avstampet för arbetet med den kommande budgeten. I planeringsförutsättningar tas en omvärldsbevakning fram, med beskrivning och analys av kommunens utgångsläge. Här ingår finansiella resultatmål (kortsiktiga), tidsplan samt befolkningsprognos. Dessa planeringsförutsättningar antas årligen i november, och är underlaget till det fortsatta arbetet med budgeten. Mål- och resursplan (MRP) är planen för kommunens verksamhet och ekonomi för det kommande kalenderåret samt plan för de därefter kommande två åren. Här ingår sammanfattning av omvärldsanalys, utdebitering, investering, ramar, konsekvenser av mål och ramar. Denna plan tas i två steg: första steget är att nämnderna arbetar fram resultatmål. (Kommunstyrelsen/Byggnadsnämnden (maj budgetår +1 år). Nästa steg är att fullmäktige antar MRP i sin helhet med mål, utdebitering, investering, ramar (juni budgetår +1). Verksamhetsmål, verksamheten utarbetar verksamhetsplaner (kan finnas olika namn på olika sektorer) som innehåller de mål och aktiviteter som ska genomföras under året i syfte att uppnå beslutade resultat- och inriktningsmål. Sektorerna anger här hur de ska uppfylla sitt uppdrag. Dessa planer antas av kommunstyrelse/byggnadsnämnden. (december budgetår +1 år). I samband med beslutet fattas beslut om internkontrollarbetet, dels slutrapport om innevarande års arbete dels antaganda om nästa års internkontrollplaner. Samt även detaljbudget. För innevarande budgetår sker löpande under året uppföljningar av mål samt resursförbrukning. Sammanfattningsvis innehåller styrdokumenten för den grundläggande planering och uppföljning av kommunens resurser kopplat till verksamhetens mål följande:
4
Sida 5 av 21 Politiska prioriteringar
Planeringsförutsättningar
Mål- och resursplan
Verksamhetsplan
Årsredovisning
Inriktningsmål
Finansiella resultatmål
Sammanfattning av omvärldsanalys
Verksamhetsmål
Befolkningsprognos
Resultatmål
Detaljbudget
Uppföljning av årets verksamhet, politiska mål, ekonomiskt utfall Verksamhetsutveckling/kva litetsarbete
Omvärldsbevakning
Ramar
Internkontrollplaner
Tidsplan
Ekonomiska konsekvenser av mål och ramar Skattesats
2.3 God ekonomisk hushållning Utgångspunkten är de antagna riktlinjerna för god ekonomisk hushållning och hantering av resultatutjämningsreserv. Där anges bland annat de finansiella inriktningsmålen (långsiktiga) som gäller över mandatperioden. Avstämning av dessa mål ska genomföras inför den årliga budgetprocessen och uppföljning/analys ske i bokslut samt vid planeringsperiodens slut. Inför varje budgetår kommer i mål- och resursplanen (MRP) att anges finansiella resultatmål (kortsiktiga) utifrån de finansiella inriktningsmålen. Länk till riktlinjerna för god ekonomisk hushållning och hantering av
resultatutjämningsreserv.
2.4 Organisation/ ansvarsfördelning/roller Kommunens organisation är tydlig och känd. I detta avsnitt ingår beskrivning av kommunens roller, men också ansvarsfördelningen mellan tjänstemän och förtroendevalda samt det som benämns som den gyllene zonen. 2.4.1 Organisation Kommunalverksamhet I kommunens verksamhet ingår ansvar för en stor del av den samhällsservicen. Bland de viktigaste uppgifterna kan nämnas förskola, skola, socialtjänst och äldreomsorg. Kommunens verksamhet kan delas in i obligatorisk och frivillig. Nedan beskrivs den obligatoriska verksamheten. Kommunernas obligatoriska åtaganden Förskoleverksamhet och skolbarnsomsorg Förskoleklass, grundskola, gymnasieskola och särskola Kommunal vuxenutbildning Svenska för invandrare Socialtjänst, inklusive individ- och familjeomsorg Omsorg om äldre och funktionshindrade Hälso- och viss sjukvård i särskilt boende
5
Sida 6 av 21
Stadsplanering och byggfrågor Hälso- och miljöskydd (Gemensam nämnd) Renhållning och avfallshantering (Aktiebolag) Räddningstjänst (Kommunalförbund) Vatten och avlopp (Aktiebolag) Bibliotek Krisberedskap (Kommunalförbund) Kollektivtrafik (tillsammans med landstingen) Bostadsförsörjning (Aktiebolag)
Politisk organisation Kommunfullmäktige väljs av kommuninvånarna vid allmänna val och är det högsta beslutande organet. Kommunstyrelsen är kommunens ledande förvaltningsorgan och har ansvar för hela kommunens utveckling och politiska ställning. Därtill kommer byggnadsnämnden och ett antal beredningar kopplade till kommunfullmäktige och utskott under kommunstyrelsen. I takt med att allt fler kommunala verksamheter organiseras i bolag, gemensamma nämnder eller liknande, ökar kraven på samordning, ledning och styrning.
Den politiska organisationen fastställdes 2010-05-26 § 23.
Delar av kommunens obligatoriska verksamhet utförs i gemensamma nämnder, kommunalförbund och kommunala bolag. Vattenverksamheten utförs i AB Munkedal Vatten AB, helägt bolag. Renhållningsverksamheten utförs av Rambo AB. Detta AB ägs gemensamt med Lysekil, Sotenäs och Tanum. IT-verksamheten ingår i en tjänstemannanämnd tillsammans med Lysekil och Sotenäs. Med Lysekil som placeringsort. Miljönämnd utförs i gemensam nämnd med Lysekil och Sotenäs. Där Sotenäs är placeringsort. Räddningstjänst drivs i gemensamt förbund med Lysekil. Tjänstemannaorganisationen Förvaltningen, som är den verkställande organisationen, är indelad i fyra sektorer samt ett kommunledningskontor. Förvaltningens uppdrag är att genomföra politiska beslut, genom att på ett objektivt sätt handlägga ärenden utifrån lagar och egna styrdokument. De olika sektorerna leds av en sektorchef vilka ansvarar inför (rapporterar till) kommunchefen. Kommunchefen ansvarar inför (rapporterar till) den politiska nivån.
6
Sida 7 av 21
Tjänstemannaorganisationen fastställdes i februari 2013
Delar av den kommunala verksamheten drivs i kommunala bolag, tjänstemannanämnd och miljönämnd. Se ovan.
7
Sida 8 av 21 2.4.2 Ansvarfördelning I Munkedal har vi följande ansvarsfördelning mellan förtroendevalda och tjänstemän. Politiken ansvarar för
att de nationella uppdragen till kommunen utförs med god kvalitet inriktningsbeslut resurstilldelning/övergripande prioritering övergripande lokala styrdokument uppföljning och utvärdering
Tjänstemännens ansvar och uppdrag är att
verkställa de politiska direktiven utifrån fattade beslut och inom tilldelade ramar stå för fackkunskap inom sina respektive sakområden ta fram objektiva beslutsunderlag upprätthålla effektivitet och kvalitet ta initiativ till utveckling
Gyllene zonen, mötet mellan förtroendevalda och tjänstemän präglas av
respekt, tillit och förtroende medvetenhet om politikers och tjänstemäns olika roller tydliga ömsesidiga förväntningar kompromissvilja gemensam målbild för verksamheten kommunchefens och kommunalrådets medvetenhet om och förmåga att utöva sina respektive uppdrag som länk mellan politik och förvaltning
Detta kan sammanfattas i bilden nedan.
Roller Politik (vad)
Gyllene zonen
Tjänstemän (hur)
• Mål/riktlinjer • Tydliga beslut • Resurstilldelning • Tolkar folkets vilja • Bildar opinion • Uppföljning/utvärdering
• Dialog • Öppenhet • Förtroende • Tillit • Medvetenhet
• Utföra/verställer • Belyser, beskriver, analyserar, • Objektiv • Expert inom respektive område
2.4.3 Roller Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige är kommunens beslutande församling. Ledamöterna i kommunfullmäktige representerar kommunmedlemmarna utifrån den fördelning som de politiska partierna fått i allmänna val. Ärenden som beslutas i fullmäktige är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt, och kan delas in i tre områden:
Ärenden av principiell beskaffenhet Ärenden av större vikt Speciallagstiftning (Översiktsplan, taxor mm)
8
Sida 9 av 21 Kommunfullmäktige är huvudman för all kommunal verksamhet oavsett om den styrs via kommunallagen eller speciallagstiftning som t ex Plan- och bygglagen, Skollagen, Socialtjänstlagen etc. Kommunstyrelsen Styrelsen har till uppgift att leda och samordna förvaltningen samt ha uppsikt över förvaltningen. Uppsiktsplikten omfattar också kommunal verksamhet som bedrivs i företag samt kommunalförbund som kommunen är medlem i. I detta sammanhang kan nämnas att övervaka att KFs antagna vision och mål samt att kommunens verksamhet hanteras rationellt. På vilket sätt styrningen och uppsikten ska gå till beskrivs i delegation från fullmäktige genom kommunstyrelsens reglemente. I styrelsens uppgifter ingår särskilt att: Ha hand om den ekonomiska förvaltningen Verkställa fullmäktiges beslut Fullgöra de uppdrag som fullmäktige lämnat till styrelsen Byggnadsnämnden Byggnadsnämnden fullgör kommunens uppgifter inom plan- och byggnadsväsendet och har det närmaste ansvar för byggnadsverksamheten enligt plan- och bygglagen (PBL). Nämnden fullgör också de övriga uppgifter som enligt annan lag ska fullgöras av den kommunala nämnden enligt plan- och byggväsendet. Utskott för viss myndighetsutövning Utskottet handlägger ärenden som innefattar myndighetsutövning inom främst socialtjänst och stöd. Utskottet har att fatta beslut i ärenden där beslutanderätten har delegerats till utskottet. Välfärdsutskott Sedan maj månad 2013 finns också ett välfärdsutskott. Utskottets roll är att för sektorerna barn- och utbildning, vård och omsorg samt stöd tydliggöra den politiska styrningen och stödja förvaltningen i tolkning av mål och riktlinjer för verksamheten. Utskottet bereder ärenden från aktuella sektorer inför beslut i kommunstyrelsen. Utskottet ska rutinmässigt rapportera sin verksamhet till kommunstyrelsen. Personalutskott Handlägger och fattar beslut i personalärenden som inte delegerats till anställd. Kommunalrådet Kommunalrådet representerar kommunen vid uppvaktningar hos myndigheter, konferenser och sammanträden om inte annat särskilt beslutats, och är länken mellan politiker och tjänstemän via kommunchef. Revisionen Revisorerna granskar årligen i den omfattning som följer av god revisionssed all verksamhet som bedrivs inom nämndernas verksamhetsområden. De granskar på samma sätt, genom de revisorer eller lekmannarevisorer som utsetts även verksamheten i de företagen. Revisorerna prövar om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt.
9
Sida 10 av 21 Kommunchefen Förvaltningen leds av kommunchefen som ansvarar för den samlade förvaltningen gentemot förtroendemannaorganisationen, vilket innebär ett övergripande ansvar på tjänstemannanivå för ekonomi-, personal-, verksamhet och utvecklingsfrågor. Kommunchefen är chef för kommunens sektorchefer och cheferna inom kommunledningskontoret. Kommunchefen lyder direkt under kommunstyrelsens ordförande. Helhetsansvaret omfattar hela koncernen, idag finns inte fastlagda former för koncernsamverkan, vilket är en brist. Kommunchefen har ansvaret att kontinuerligt följa upp och till den politiska ledningen avrapportera koncerngemensamma frågor. Arbete pågår med att skapa rutiner för detta. Sektorchef Sektorchefer ansvarar för ekonomi, personal, verksamhet och utvecklingsfrågor inom sektorn men har samtidigt ett övergripande ansvar för kommunen och ingår i ledningsgruppen. Chefen svarar för och rapporterar till kc. I det övergripande ansvaret ingår att följa/genomföra antagna styrprinciper. Dessa är alltid överordnade. Sektorchefer ansvarar för att bygga en ändamålsenlig organisation utifrån uppdraget. Enhetschef Enhetscheferna har ansvar för verksamhet, budget och personal för sin enhet. Men har samtidigt ett övergripande ansvar för kommunen och ingår i sektorns ledningsgrupp. I det övergripande ansvaret ingår att följa/genomföra antagna styrprinciper etc. dessa är alltid överordnade. Enhetschefer svarar inför sektorchefen. Medarbetare De krav och förväntningar som ställs på alla medarbetare i Munkedals kommun är: bidra till ständiga förbättringar genom att samarbeta för att uppnå de fastställda målen underlätta andras arbete och delta aktivt i dialogen om uppdrag, mål och resultat, både i grupp och individuellt med närmaste chef ta ansvar för hur du genomför, slutför och överlämnar dina arbetsuppgifter visa respekt, omtänksamhet och engagemang. Att vara anställd i kommunen innebär att agera som en företrädare för Munkedals kommun och stärka förtroendet hos allmänheten.
10
Sida 11 av 21
3. Omvärldsbevakning/analys (del 2) Omvärldsbevakning ingår som en andra byggkloss, för att kommunen ska ha en god handlingsberedskap inför framtiden. Omvärldsbevakning ska ge ett underlag för att bedöma trender och förväntad utveckling. Någon metod för omvärldsbevakning är i dagsläget inte framtagen. Arbete med struktur och form för detta startas upp våren 2014. Viktigt är att tydligt koppla formulering av mål med externa krav. Som externa påverkansfaktorer kan nämnas nationell lagstiftning, samverkan med andra organisationer och regional påverkan. Dessa delar måste vägas samman med de egna målen/visionen.
11
Sida 12 av 21
4. Målstyrning (del 3) Målstyrningen är den tredje delen i ledningssystemet.
Målen anger vad verksamheten ska uppnå samt vilka resurser de har att tillgå för att uppnå målen. Målen måste vara mätbara och uppföljningsbara samt vara av betydelse för god ekonomisk hushållning på kort och lång sikt. Målen ska vara realistiska Målen ska vara accepterade och kända i organisationen
Utifrån vision 2025 antar kommunfullmäktige inriktningsmål. Med dessa mål som utgångspunkt beslutar kommunstyrelsen om ett antal resultatmål. Här konkretiseras fullmäktiges inriktningsmål. Dessa mål visar för förvaltningen vad som ska göras. Därefter arbetar förvaltningen fram hur det ska genomföras genom framtagande av verksamhetsmål. Verksamhetens mål är utgångspunkten för varje arbetsplats arbete inför det kommande året. Varje enhet/arbetsplats tar fram aktiviteter som de måste arbeta med för att uppnå ovanstående mål. Modellen beskrivs enligt bilden nedan.
Vision
• längre än 10 år • kopplas ihop med vision 2025 • beslutas av KF
Inriktningsmål
• utifrån politiska prioriteringar/programförklaring • i dialog med förvaltning och med stöd av omvärldsanalys • gäller över planeringsperioden och antas av KF • kan vara gemensamma eller destinerade till olika sektorer
Resultatmål
• utifrån inriktningsmål och kopplas till resurser • gäller över en två-årsperiod och antas av KS • målen ska följas upp med olika mått • sker i dialog med respektive sektor • kan vara gemensamma eller destinerade till olika sektorer
Förtroendevalda
Verksamhetsmål Aktiviteter
• mål satta uifrån resultatmålen • varje verksamhet kan ha sektorsspecifika mål • målen kan följas upp med olika mått • mål ska göras för varje sektor • kopplas till budgetprocessen • sammanfattas i sektorsvisa verksamhetsplaner
Tjänstemän
• varje enhet/arbetsplats ska ta fram aktiviteter för att uppnå verksamhetsmålen
4.1 Vision Munkedal – mer av livet. En hållbart växande kommun med engagerade invånare. Här tar vi oss an framtidens utmaningar tillsammans! Inför 2014 kommer en revidering av vision 2025 att ske.
12
Sida 13 av 21
4.2 Inriktningsmål Kommunfullmäktige antar inriktningsmål utifrån programförklaring, dessa gäller över mandatperioden. Framtagande av målen sker i den politiska församlingen. Med inriktningsmålen formulerar förtroendevalda en allmän inriktning för verksamheten. Det kan komma konkreta mål ur programförklaringen. Är det regelrätta målsättningar – ärvs dessa ned till nivån – Resultatmål. Inriktningsmålen antas av kommunfullmäktige i november efter varje nytt val. Målen kan vara kopplade till resurser, behov av eventuell förändring av resurstilldelning ska beaktas vid fördelning av de ekonomiska resurserna.
4.3 Resultatmål Kommunstyrelse/byggnadsnämnd fastställer resultatmålen för de kommande två åren. Detta utifrån vision/omvärldsbevakning/inriktningsmålen. Här handlar det om en konkretisering av inriktningsmålen, målen ska vara uppföljnings- och mätbara. Varje mål ska därför kopplas ihop med god mix av olika mått. Mått kan t.ex. delas in i resurs, produktion eller verksamhetsresultat. För att få en god följsamhet tas målen fram i god dialog med verksamhetsföreträdare. Målen kan vara kopplade till tillgängliga resurser, förändringar av ekonomiska förutsättningar kan leda till att målen behöver revideras. Detta ska beaktas vid varje budgetår. Målen och måtten antas av kommunstyrelse/byggnadsnämnd i maj.
4.4 Verksamhetsmål Respektive sektorchef upprättar varje år, utifrån vision, inriktningsmål och resultatmål, verksamhetsmål i sina verksamhetsplaner. I planen ska framgå vilka åtaganden som sektorn måste ta på sig för att uppnå inriktnings- och resultatmålen samt det uppdrag som åvilar sektorn i form av lagar och förordningar. Planen antas av kommunstyrelsen i december i samband med att detaljbudgeten och internkontrollplaner antas. Till varje mål ska kopplas mått eller beskrivning av aktivitet som ska utföras för att uppnå målet. Nedbrytning av resultatmålen sker för; stöd, vård och omsorg, barn och utbildning, samhällsbyggnad och kommunledningskontoret. Totalt 5.
4.5 Aktivitet Utifrån verksamhetsplan ska varje enhet/arbetsplats ta fram aktiviteter för hur man ska uppnå verksamhetsmålen. Dessa antas inte politiskt utan är en intern uppföljning av verksamhetsplanerna. Sammanfattning Vision Inriktningsmål Antas av KF
Antas av KF
Gäller för 10-20 år
Gäller över mandatperioden Utgångspunkt från programförklaring samt omvärldsanalys
Grund för målstyrningsarbetet
Resultatmål Antas av KS/BN/KF Gäller över två år
Verksamhetsmål Antas av KS/BN Gäller 1 år
Utgångspunkt från inriktningsmål
Utgångspunkt från resultatmålen
Kopplas till mix av mått
Målen ska kopplas till mått alternativt aktiviteter
13
Sida 14 av 21
5. Uppföljning (del 4) Den fjärde delen i styr- och ledningssystemet är uppföljning. För att kommunens styrsystem ska fungera måste uppföljningsprocessen skötas på ett systematiskt och regelbundet sätt samt innehålla både ekonomi, prestationer och kvalitetsaspekter. Syftet med uppföljningen är att ge återkoppling av genomfört arbete, visa graden av måluppfyllelse, visa invånarna vad skattepengarna har använts till, ge underlag för förbättring/utveckla nya arbetsmetoder, omfördela resurser mm. Till hjälp att säkra uppföljningen av kommunens styrsystem införs med start 2014 ett systemstöd/beslutsstöd. Munkedals systemstöd, Hypergene, som är ett verktyg för styrning, uppföljning och planering som integreras i en sammanhållen portal. Bild uppföljningsprocess: Förtroendevalda antar inriktningsmål (utifrån programförklaringen) samt resultatmål
Verksamheten upprättar årligen handlingsplan
Nästa mandatperiod nya mål
Uppföljning sker årligen av verksamhetsmål april och augusti samt årsredovisning
Aktiviteter tas årligen fram på respektive arbetsplats
14
Sida 15 av 21 Politisk nivå
KF
Antar vision och övergripande inriktningsmål över mandatperioden samt årligen beslutar om budgetram
Följer upp och utvärderar KS måluppfyllese samt resursutnyttjande
KS
Beslutar om resultatmål, internbudget, internkontrollplan
Följer upp och utvärderar mål, internbudget och internkontrollarbetet
Förvaltningsnivå
Sektorsvis
Tar fram verksamhetsmål där politiska mål och nationell lagstiftning vägs samman
Sektorchef följer upp och rapporterar till KS
Enhet
Per område
Upprättar aktiviteter utifrån verksamhetsmål
Enhetschef följer upp och rapporterar till sektorchef.
5.1 Valår Vid de allmänna valen är det särskilt viktigt att den politiska programförklaringen omsätts till genomförande dvs. att snabbt fånga upp vad som ska åstadkommas under mandatperioden. Detta görs genom att fullmäktige beslutar om inriktningsfinansiella (långsiktiga) mål. Perioden som fullmäktige beslutar om gäller för den kommande mandatperioden med ett års överlappning på nästa mandatperiod med ett år. Se tabell nedan. År 2013
År 2015
År 2016
År 2017
Bokslut 2012 antas
År 2014 VAL Bokslut 2013 antas
År 2019
År 2020
Bokslut 2016 antas
År 2018 VAL Bokslut 2017 antas
Bokslut 2014 antas
Bokslut 2015 antas
Bokslut 2018 antas
Bokslut 2019 antas
Uppföljning budget 2013
Uppföljning budget 2014
Uppföljning budget 2015
Uppföljning budget 2016
Uppföljning budget 2017
Uppföljning budget 2018
Uppföljnin g budget 2019
Uppföljning budget 2020
MRP 20162019 slutförs
MRP 20162019 prövas
MRP 20162019 prövas
MRP 20162019 prövas MRP 2020-2023 påbörjas
MRP 20202023 slutförs
Utvärdering MRP 20162019 MRP 20202023 prövas
Budget 2014 slutförs
Budget 2015 påbörjas
Budget 2015 slutförs
MRP 20162019 påbörjas
15
Sida 16 av 21
5.2 Verksamhetsutveckling/kvalitetsarbete För Munkedal är kvalitetsarbetet ett mycket viktigt område. Strukturer för hur detta arbete kopplas till styr- och ledningssystemet har påbörjats. Avsnittet kommer därför att fyllas på efterhand. Det som kan nämnas nu är: Kvalitetsgrupp Under hösten 2013 har en kvalitetsgrupp startats upp. Gruppen ska vara den sammanhållande länken vad gäller bl a drift/införande av systemstöd för uppföljning/analys, den sammanhållande kommunala funktionen för insamling och rapportering av nyckeltal, ta fram metoder för hur data ska bearbetas och analyseras. Ständiga förbättringar Samtliga ledare gick under 2011-2013 ESF-utbildning tillsammans med Sotenäs kommun, i förbättrad organisation. Tre mål sattes upp efter utbildningen. Ett av målen är: Varje enhet ska effektivisera sin verksamhet genom att genomföra ständiga förbättringar, som ska ske inom ramen för ordinarie kvalitetsarbete. Med minst en förbättring varje år.
16
Sida 17 av 21
6. Budgetprocessen Nedan beskrivs Munkedals budgetprocess där mål och resurser kopplas ihop. Planeringsförutsättningar 1. Budgetår +2 år Under hösten arbetar förvaltningen fram planeringsförutsättningar Dessa antas i november av fullmäktige och blir underlaget för kommande process. I planeringsförutsättningarna ingår; Omvärldsbevakning/analys (ej för år 2015) Kommunfullmäktiges finansiella resultatmål Kommunfullmäktiges inriktningsmål (prövas varje år) Befolkningsprognos Tidsplan Planeringsförutsättningarna ingår som förutsättning i (MRP). Benämningen kommunens budget 20XX med plan 20XX-20XX har ersatts med Kommunens mål-och resursplan (MRP), budget 20XX plan 20XX20XX.
Ramberäkning 2. Budgetår +1 år, februari/mars Utifrån planeringsförutsättningarna som kommunfullmäktige antagit, arbetar förvaltningen fram en preliminär resursberäkning med kommunbidraget föregående år som utgångspunkt. Utöver det tas hänsyn till nedanstående faktorer: Beräkning av skatteintäkter utifrån Sveriges kommuners och Landstings (SKL) skatteprognoser Avsättningar till löner och ev. prisjusteringar Finansiella poster Kapitalkostnader Verksamhetsförändringar Med utgångspunkt från kommunfullmäktiges inriktningsmål tar nämnderna i god dialog med verksamhetsföreträdare fram resultatmål med utgångspunkt av de preliminära ramarna. Målen ska vara kopplade till tillgängliga resurser. Förändringar av ekonomiska förutsättningar kan leda till att målen behöver revideras. Utifrån den preliminära ramen och målsättningar, arbetas konsekvensbeskrivningar fram. I slutet av april lämnar nämnderna in budgetskrivelser med förslag till drift- och investeringsbudget, med konsekvensbeskrivningar utifrån preliminära ramar samt framtagna resultatmål.
Beslut 3. Budgetår +1 år, maj I maj behandlar kommunstyrelsen och byggnadsnämnden sina budgetskrivelser. 4. Budgetår +1 år, juni I juni behandlas kommunens mål- och resursplan (MRP). Kommunfullmäktige fastställer kommunens budget (mål, utdebitering, investering, budgetramar). Här ingår de resultatmål som kommunstyrelsen och byggnadsnämnden arbetat fram.
Åtagande/Verkställa 5. Budgetår +1år, juli/oktober Med utgångspunkt från kommunfullmäktiges fastställda ramar och mål arbetar sektorerna/kommunledningskontor under hösten med att bryta ner nämndens resultatmål i sina verksamhetsplaner samt ta fram detaljbudget. 6. Budgetår + 1år, oktober/december Sektorerna ansvarar för att arbeta fram aktiviteter på respektive enhet. 7. Budgetår + 1år, december Kommunstyrelsen och byggnadsnämnden behandlar sin detaljbudget, verksamhetsplaner samt antagande av internkontrollplan.
Uppföljning 8.
Budgetår innevarande års uppföljning +-0 år, februari-december Månadsavstämningar sker varje månad februari till november. Senaste den 10 månaden efter publiceras månadsavstämningen på intranätet. Två delårsbokslut genomförs dels efter april och dels efter augusti.
Bokslut 9. Budgetår -1 år bokslut, februari-april I februari- mars behandlar kommunstyrelsen och byggnadsnämnden sina bokslut för föregående år. I april överlämnar kommunstyrelsen årsredovisningen till kommunfullmäktige för beslut.
17
Sida 18 av 21
7. Årshjul ÅR budget +2år
Sept Omvärldsbevakning Tjänstemän
November antagande av planeringsförutsättningar och inriktningsmål Kommunfullmäktige
Sept/okt Programförklaringen Politiker
Oktober Planeringsförutsättningar Tjänstemän
Sept/oktober Inriktningsmål Politiker
ÅR budget +1 år
Jan/febr preliminära ramar/bokslutsberedning Dec. Antagande av verksamehetsplan, detaljbudget, IK-planer kommunstyrelse/ byggnadsnämnd
Maj antagande av resultatmål kommunstyrels e /byggnadsnämnd
Okt-dec. Sektorerna arbetar fram på enhetsnivå aktiviteter.
Juni antagande av MRP fullmäktige
Juli-Oktober Sektorerna arbetar fram verksamhetsmål
18
Sida 19 av 21 ÅR budgetår
Månadsuppföljningar av ekonomi
April Antagande av delårsbokslut ekonomi och verksamhet fullmäktige
December Antagande av återredovisning av IK-plan kommunstyrelsen
Augusti Antagande av delårsbokslut ekonomi och verksamhet fullmäktige ÅR budget -1 år
Februari bokslutsberedning
April Antagande av årsredovisning inkl återredovisning intern kontroll fullmäktige
Februari/mars antagande av nämndens bokslut. kommunstyrelsen och byggnadsnämnden
April sammanställning av årsredovining samt beslut om kommunala bolag. För överlämnade till fullmäktige. kommunstyrelsen
19
Sida 20 av 21 Ordlista Budget
Plan som innehåller hur kommunens pengar ska användas under en viss tid, ingår i Mål- och resursplan.
Delegation
Styrelse/nämnd kan delegera, lämna över rätten att besluta om vissa saker till utskott, ledamot i nämnd, anställd i kommunen
Inriktningsmål
Mål som kommunfullmäktige beslutar om och som alla verksamheter i Munkedal ska arbeta mot.
Kommunfullmäktige
Kommunens högsta beslutande församling, där sammansättningen bestäms av det antal röster partierna fått av väljarna i Munkedals kommun.
Kommunstyrelsen
Styrelsen utses av kommunfullmäktige och har till uppdrag att ha överblick, leda och samordna kommunens verksamhet.
Kommunalverksamhet
I kommunens verksamhet ingår ansvar för en stor del av samhällsservicen. Kan delas in i obligatorisk och frivillig.
Mandatperiod
Den period som det största partiet sitter vid makten, perioden är fyra år.
Mål- och resursplan
Plan och budget som fastställs av kommunfullmäktige innehållande; vision, mål och resurser för verksamheten samt utdebitering.
Nämnd
Politisk valda förtroendemän, kan ibland kallas styrelse
Planeringsperiod
Perioden som de långsiktiga inriktningsmålen gäller. Tre år på mandatperiod och ett år in på nästa mandatperiod, nästa planeringsperiod 2016-2019.
Omvärldsbevakning
Skapa underlag för bedömning av trender och förväntad utveckling för att skapa god handlingsberedskap.
Resultatmål
Konkretisering av långsiktiga inriktningsmålen. Tas fram av kommunstyrelsen i dialog med verksamhetsföreträdare.
Reglemente
Kommunfullmäktige beslutar om reglementen med regler för nämndernas verksamhet och arbetsformer.
Styrdokument
Ska påverka organisationen så att den arbetar i beslutad inriktning.
Utdebitering
Visar hur stor andel per intjänad hundralapp som ska betalas i kommunalskatt. För Munkedals del är utdebiteringen 22,83 kronor.
Vision 2025
Polititiska viljeinriktningen och kommunens framtidsbild.
20
Sida 21 av 21
Verksamhetsutveckling/ kvalitetsarbete Utvecklings- och analysarbete i kommunens verksamheter. Värdegrund
Visar kommunens etiska förhållningssätt.
Årsredovisning
Årlig sammanfattning av det ekonomiska resultatet och finansiella ställning för Munkedals kommun koncern.
21
