Side 1 af 321
Navision Stat 5.4.01
ØKO/STO Dato 30.10.13
Brugervejledning til Økonomistyring 5.4.01
Introduktion Økonomistyringsmodulet i Navision Stat 5.4 indeholder udover finans-delen, også de grundlæggende funktioner fra de øvrige moduler, hvor funktionaliteten findes med supplerende funktionalitet beregnet til lige netop det modul. Finans-delen ligger i mappen Finans som en del af Økonomistyringsmodulet. Det er fra dette modul, brugeren får adgang til bl.a. finanskontoplanen, dimensionsanalyserne og kontoskemaer. Budgetteringsfaciliteten findes også i dette modul samt en hel række periodiske aktiviteter såsom momsafregning, beholdningsafstemning, kursreguleringer m.m. Herudover kan der også nævnes funktionalitet vedr. konsolidering, udgiftsfordeling etc., der også foretages fra Finans-mappen. Herudover ligger der i Økonomistyringsmodulet noget generel opsætning i mappen Opsætning, som også kan genfindes i modulet Administration. Det er her muligt at foretage mange af de overordnede opsætninger, såsom oprettelse af nummerserier, kladdetyper eller opsætning af synkroniseringsparametre til SKS og CØSA. Indholdsfortegnelse
Introduktion............................................................................................................................ 1 Målgruppe .............................................................................................................................. 5 Hvorfor er det vigtigt? ........................................................................................................... 6 Seneste ændring ..................................................................................................................... 6 Symboler og typografier .................................................................................................. 8 Opsætninger.................................................................................................................. 10 Virksomhedsoplysninger ........................................................................................... 10 Regnskabsopsætning ................................................................................................. 16 Nummerserie ............................................................................................................ 28 Generelle bogføringsgrupper..................................................................................... 30 Momsbogføringsgrupper ........................................................................................... 35 Bankbogføringsgrupper............................................................................................. 38 Spor .......................................................................................................................... 40 Generelt (Sprog, Lande, Valutaer) ............................................................................. 42 Kladdetyper .............................................................................................................. 48
Side 2 af 321 Opsætning af ændringslog ......................................................................................... 51 Ændringslog .............................................................................................................. 54 Udskrivning af ændringslog ....................................................................................... 55 Slet ændringslogposter .............................................................................................. 55 Statslige opsætninger herunder integration til SKS og CØSA ........................................ 57 Indledning ................................................................................................................. 57 ØDUP integrations opsætning .................................................................................. 57 Datastrømme fra SKS og CØSA ............................................................................... 63 SKS Kontoplan ......................................................................................................... 63 SKS Perioder............................................................................................................. 65 SKS Aktivitets Perioder............................................................................................. 66 SKS Delregnskaber ................................................................................................... 67 SKS Afstemning........................................................................................................ 68 CØSA Formålskode .................................................................................................. 69 Datastrømme fra SLS ................................................................................................ 70 Løngrupper ............................................................................................................... 70 Pai-data ..................................................................................................................... 71 Lønfinans-poster i lønindbakke ................................................................................. 71 Indlæsning af lønfinansposter.................................................................................... 74 Kørslen Indlæs lønposteringer .................................................................................. 74 Rapporter .................................................................................................................. 77 Modtagelse af ikke valide data fra SLS ....................................................................... 78 Lønindbakke fejllog................................................................................................... 78 Typiske fejl................................................................................................................ 79 Kontobroen .............................................................................................................. 81 Dimensionsbro ......................................................................................................... 83 Eksportér valgfri periode........................................................................................... 86 Import Log ............................................................................................................... 90 Eksport Log .............................................................................................................. 91 Import/eksport Log .................................................................................................. 91 Bevillingsposter fra ØDUP ........................................................................................... 92 Bevillings indbakke.................................................................................................... 92 Indlæsning af bevillingsposter fra ØDUP .................................................................. 92 Dimensioner ................................................................................................................. 95 Indledning ................................................................................................................. 95 Sådan oprettes genvejsdimensioner ........................................................................... 95 Dimensions værdier .................................................................................................. 96 Dimensions værdier med informationer .................................................................... 98 Undlad dimensions bogføring ................................................................................... 99 Globale dimensioner ............................................................................................... 101 Sådan opsættes genvejsdimensioner i regnskabsopsætningen................................... 102 Dimensions kombinationer ..................................................................................... 103 Ophæv ugyldige komb. med spærrede dimensioner ................................................. 106 Prioritering af standarddimensioner ........................................................................ 107 Opsætning af dimensionsforslag på finanskonti....................................................... 108 Opsætning af dimensionsforslag på Kreditor og Debitor ........................................ 111 Opsætning af eksportdimensioner til SKS ............................................................... 114 Tilpasning af standard forslaget for eksportdimensionsopsætning ........................... 116
Side 3 af 321 Oprettelse af ny dimensionsopsætning - ved overlappende perioder........................ 118 Sletning af eksportdimensionsopsætning. .............................................................. 120 Aliaskontering ............................................................................................................. 121 Indledning ............................................................................................................... 121 Sådan opsættes aliaskontering.................................................................................. 122 Alias Kontering ....................................................................................................... 123 Opdatér Alias spærringer ......................................................................................... 126 Systemkodefilter på Alias ........................................................................................ 127 Alias Indsæt systemkodefilter .................................................................................. 127 Budgetter .................................................................................................................... 129 Indledning ............................................................................................................... 129 Oprettelse af budgetnavn ........................................................................................ 129 Visning af budgetter ................................................................................................ 131 Budgettering............................................................................................................ 134 Udlæsning af budget til Excel .................................................................................. 139 Indlæsning af budget ............................................................................................... 142 Kopiering af budgetter ............................................................................................ 145 Disponering ................................................................................................................ 149 Anvendelse af disponering ...................................................................................... 149 Budget rapporter ......................................................................................................... 150 Budgetanalyse uden finanskonto visning ................................................................. 150 Budgetanalyse med finanskonto visning .................................................................. 151 Kontoskemaer............................................................................................................. 153 Indledning ............................................................................................................... 153 Oprettelse af kolonneformater ................................................................................ 153 Opsætning af kontoskemaer .................................................................................... 155 Udskrivning, udlæsning af kontoskemaer til Excel samt vis søjlediagram................. 159 Likviditetsrapporter og kontoskemaer ..................................................................... 167 Analyser ...................................................................................................................... 168 Indledning ............................................................................................................... 168 Opsætning af analyser ............................................................................................. 168 Opdatering af analyser............................................................................................. 172 Dimensionsanalyser .................................................................................................... 174 Indledning ............................................................................................................... 174 Visning af dimensionsanalyser ................................................................................. 174 Udlæsning af analyser til Excel ................................................................................ 178 Kassererkladder........................................................................................................... 179 Indledning ............................................................................................................... 179 Indtastning i kassererkladden .................................................................................. 182 Afstemning af kladdelinjer....................................................................................... 184 Kontrol af kladdelinjer ............................................................................................ 185 Klarmelding af kladden ........................................................................................... 186 Bogføring af kladden ............................................................................................... 188 Personadskillelse på kassererkladden – fortolkning af regnskabsbekendtgørelsen .... 189 Et bilagsnummer må kun tilhøre én periode ............................................................ 190 Afstem pr. bilagsnr. - en tvungen opsætning............................................................ 190 Intern dokumenttype .............................................................................................. 191 Tilbageførsel af journal ............................................................................................ 194
Side 4 af 321 Udgiftsfordeling ......................................................................................................... 196 Formålet med udgiftsfordeling ................................................................................ 196 Opsætning af udgiftsfordelingskort ......................................................................... 196 Finans Dimensions Filter ........................................................................................ 198 Udgiftsfordelte finanskonti...................................................................................... 198 Fastholdte dimensioner ........................................................................................... 199 Udgiftsfordeling ...................................................................................................... 201 Udgiftsfordelings journaler ...................................................................................... 203 Placering af udgiftsfordelingsposter ......................................................................... 203 Genberegning af en udgiftsfordeling ....................................................................... 204 Sletning af en udgiftsfordeling ................................................................................. 204 Overfør fordelingsposter til kladde.......................................................................... 204 Udskrivning af udgiftsfordelingsjournal ................................................................... 204 Eksempler på udgiftsfordeling................................................................................. 205 Finansposter ........................................................................................................... 205 Ressourceposter ...................................................................................................... 206 Eksempel 1 ............................................................................................................. 206 Eksempel 2 ............................................................................................................. 207 Eksempel 3 ............................................................................................................. 208 Eksempel 4 ............................................................................................................. 208 Eksempel 5 ............................................................................................................. 209 Udgiftsfordeling med sag ........................................................................................... 210 Formålet med udgiftsfordeling med sag .................................................................. 210 Opsætning af udgiftsfordelingskortet med sag ......................................................... 211 Finans Dimensions Filter ................................................................................................... 212 Udgiftsfordelte finanskonti ................................................................................................ 212 Fastholdte dimensioner ...................................................................................................... 213 Kørslen Udgiftsfordeling med sag ..................................................................................... 214 Det er ikke muligt at overlappe perioder i udgiftsfordelingen ....................................... 215 Filtrering på sager .......................................................................................................... 215 Udgiftsfordelingsjournaler ................................................................................................. 215 Placering af udgiftsfordelingsposter .................................................................................. 217 Genberegning af en udgiftsfordeling ................................................................................. 217 Sletning af en udgiftsfordeling........................................................................................... 217 Overfør fordelingsposter til en kladde ............................................................................... 218 Udskrivning af udgiftsfordelingsjournal ............................................................................ 218 Eksempler på udgiftsfordeling ........................................................................................... 218 Forudsætning.................................................................................................................. 218 Beregningsnøgler til scenarier: .......................................................................................... 219 Udelad sag i fordeling ........................................................................................................ 223 Dimensionsfordeling ................................................................................................... 224 Indledning ............................................................................................................... 224 Opsætning af Dimensionsfordeling ......................................................................... 224 Tilknytning af dimensionsfordeling på finanskontoen ............................................. 226 Anvendelse af dimensionsfordeling ......................................................................... 226 Moms – procedurer mv. .............................................................................................. 233 Formål .................................................................................................................... 233 Forudsætning .......................................................................................................... 234 Opsætning af moms ................................................................................................ 235
Side 5 af 321 Opsætning af momsvirksom-hedsbogføringsgrupper .............................................. 235 Opsætning af momsprodukt-bogføringsgrupper ..................................................... 236 Opsætning af momsbogførings-opsætning .............................................................. 237 Opsætning af momsnumre ...................................................................................... 239 Beregning af moms ................................................................................................. 240 Afregning af moms ................................................................................................. 241 Afregning af toldmoms ........................................................................................... 242 Refusion af ikke-fradragsberettiget købsmoms (IFR-moms).................................... 249 Korrektionsmoms ................................................................................................... 249 Rapporter til afstemning af moms ........................................................................... 250 Sandsynliggørelse af moms ...................................................................................... 250 Listeangivelse om EU-moms til SKAT.................................................................... 252 Afstemning af beholdningskonti ................................................................................. 254 Indledning ............................................................................................................... 254 Opsætning ............................................................................................................... 254 Beholdningsafs.opsætning ....................................................................................... 255 Afstemningskonti .................................................................................................... 256 Afstemningsdimensioner ......................................................................................... 258 Opfølgning på beholdningsafstemningskonti .......................................................... 259 Oprettelse af primo afstemning ............................................................................... 261 Afstemning ............................................................................................................. 263 Igangværende afstemning ........................................................................................ 264 Afsluttede afstemninger .......................................................................................... 267 Eksport af data til rapportering ............................................................................... 269 Indlæsning I MS Excel ............................................................................................ 271 Rapporter til afstemnings funktionaliteten ............................................................... 273 Afstemning af RejsUd- og INDFAK-poster via transaktionsID i NS ...................... 277 Intercompany Bogføringer .......................................................................................... 281 Intercompany bogføringer ...................................................................................... 281 Konsolidering ............................................................................................................. 292 Indledning ............................................................................................................... 292 Oprettelse af lokalregnskab ..................................................................................... 292 Opsætning i lokalregnskab ...................................................................................... 299 Opsætning i koncernvirksomhedsregnskabet........................................................... 304 Konsolidering af regnskaber på samme database ..................................................... 306 Konsolidering af regnskaber fra flere databaser. ...................................................... 309 Journaler ................................................................................................................. 312 Rapporter til konsolidering ...................................................................................... 314
Målgruppe Dokumentet giver en vejledning i forhold til den daglige drift af integrationerne. Det vil sige beskrivelse af opsætning og afvikling af integrationerne samt eventuelle fejlrettelser, der kan håndteres i Navision Stat.
Side 6 af 321 Vejledningen retter sig mod Navision brugere, der enten skal foretage opsætning i forbindelse med integrationer eller skal afvikle integrationer. Vejledningen beskriver ikke teknologier og filformater for data til indlæsning i Navision Stat. For beskrivelse af dataformater henvises til dokumentet ”GIS Systemdokumentation”, og tilhørende bilag.
Hvorfor er det vigtigt? Vejledningen beskriver nogle af den grundlæggende funktionalitet, med tilhørerne opsætninger, indenfor Finans området.
Seneste ændring Publiceret første gang: Seneste ændring: 30. oktober 2013 vedr. Dimensionsbroen
Side 7 af 321
Navigationsruden:
Side 8 af 321
Symboler og typografier I dette afsnit er der angivet, hvilke symboler og typografier, der er anvendt i manualen. I oversigten kan du se, hvordan forskellige typer ord fremhæves.
Element Øverste menu linje Næste menu linje Nederste menu linje Tværgående gule bjælker Gule mapper Undermapper Visning af forms Stier
Rapporter kun med visning Rapporter der også afvikler Rapportens filter og indstillingsvindue Anfordringsbilleder og vinduer inddeles i… Genveje Felter, der figurer i almindelig tekst
Kaldes/Angives som… Menulinje Værkstøjslinje Statuslinje Moduler Mapper Undermapper Vinduer Modul\Mappe\Undermappe\Undermapp e\Vinduer\Menuknap\Menupunkt\Menu punkt fx Sti: Økonomistyring\Mappe Opsætning\ Vindue Virksomhedsoplysninger Rapporter
Bemærkning
Knapper, menu knapper og punkter skrives med fed.
Kørsler Anfordringsbillede Faneblade
Angives i parentes fx (Shift + F5) Angives i citationstegn fx ’kontonr.’
Værdier, der figurer i almindelig tekst
Angives i kursiv fx kontonummer 113000
Look up Drill down Drop down
Klik på pilen for opslag. Klik på pilen for detaljeret data. Klik på pilen for valgmuligheder.
Undtagelse: ved feltbeskrivelser i tabeller/skemaer. Undtagelse: ved feltbeskrivelser i tabeller/skemaer.
Valgmulighederne angives i punktform fx • Resultatopgørel se • Balance
Side 9 af 321 Assist edit Filer Tabeller
Klik på ’…’ for opslag. Angives altid med fil ekstension, fx fin.flf eller budget.xls Som udgangspunkt anvendes autoformatet for Liste 3.
Tabel\Autoformat til tabel…
Side 10 af 321
Opsætninger For at kunne anvende og bogføre i Navision Stat kræves det, at der er defineret en række opsætningsdata. Disse bliver gennemgået i det følgende. Virksomhedsoplysni nger
Sti: Økonomistyring\Opsætning\Virksomhedsoplysninger I virksomhedsoplysninger indtastes institutionens navn, adresse m.m. Det vil være de oplysninger, der står her, som vil fremgå på eksempelvis salgsfakturaer og kvitterings-mails, der indsendes til ØS i forbindelse med en versionsopdatering.
Fanebladet Generelt:
Feltnavn Navn Adresse Adresse 2 Postnr./by
Lande/områdekode
Telefon CVR Nr
Beskrivelse Her kan du angive institutionens navn. Her kan du angive institutionens adresse. I dette felt kan du evt. indtaste postboks. Bemærk: Kan den fulde adresse ikke stå under adresse, fordi den er for lang, kan adresse 2 udfyldes med resten. Her kan du indsætte institutionens postnr., hvorefter systemet automatisk indsætter det tilhørende bynavn. Bemærk: Findes postnr. ikke i posttabellen, kan du ved at trykke på pilen selv oprette det manglende postnr. og by. Her kan du indtaste institutionens landekode. Bemærk: I forbindelse med elektronisk fakturering gøres opmærksom på, at en landekode SKAL være udfyldt. Hvis den ikke er udfyldt vil opkrævninger blive udfyldt med IBAN nummeret og vil således betragte debitoren som en udenlandsk debitor. Her kan du indtaste institutionens telefonnr. Her kan du indtaste institutionens CVR-nr.
Side 11 af 321 Industriklassifikati Her kan du indtaste institutionens on industriklassifikationskode. Koden kan fx være en kode fra en af følgende standarder: NACE: Nomenclature génerale des Activités économiques dans les Communautés Européennes (EU-standard) ISIC: International Standard Industrial Classification of all economic activities (FN-standard)
SE Nr. P Nr.
Her kan du indtaste institutionens SE-nr. Her kan du indtaste institutionens produktions-nr. Bemærk: P Nr. er en underopdeling af CVR Nr., og kan anvendes hvis der er flere lokationer (afdelinger) med forskellige adresser. Knappen Under knappen virksomhed kan der oprettes en række ’Virksomhed’ ansvarscentre. Et ansvarscenter kan være et omkostningscenter, et resultatcenter eller et investeringscenter. Ansvarscentre kan fx være salgskontorer, en indkøbsafdeling for andre afdelinger og et fabriksplanlægningskontor. I Navision Stat opretter du ansvarscentre som en hjælp til at administrere virksomheden. Et ansvarscenter kan fx administrere køb og salg for et eller flere lagre eller distributionscentre, hvor varerne håndteres og oplagres før brug. Du tildeler selv en kode til et ansvarscenter, og du har mulighed for at knytte de globale dimensionsværdier til ansvarscentret. Koden kan bruges i de billeder hvor feltet ”Ansvarscenter” findes. Bemærk: At funktionaliteten ikke er indeholdt i institutionslicensen. Knappen ’Billede’ Herfra kan du indlæse institutionens logo (billedet skal have formatet bmp). Det er også muligt at udlæse logoet eller slette det.
Side 12 af 321 Fanebladet Kommunikation:
Feltnavn Telefon Telefax E-mail Hjemmeside IC-partner kode
Beskrivelse Hvis du på fanebladet Generelt har udfyldt feltet ”Telefon”, ville dette felt automatisk blive opdateret med det pågældende telefonnr. Her kan du angive institutionens Telefaxnr. Her kan du indtaste institutionens E-mail adresse. Her kan du angive institutionens hjemmeside. Feltet viser institutionens IC-partnerkode. Koden vises på de IC-transaktioner, som du sender til partnere, for at identificere din institution som kilde til transaktionen.
IC-indbakketype
ICindbakkeoplysnin ger
Jf. afsnit vedr. intercompany-bogføringer. Feltet angiver typen af din IC-indbakke. Hvis du modtager en fil med IC-transaktioner, står der Filplacering i feltet. Hvis dine partneres regnskaber befinder sig i den samme database som dit eget regnskab, står der Database i feltet. Jf. afsnit vedr. intercompany-bogføringer. Feltet indeholder oplysninger om placeringen af din ICindbakke. IC-indbakken bruges til elektronisk at overføre transaktioner til dit regnskab, så du ikke behøver at angive oplysningerne manuelt. Hvis du modtager IC-transaktioner fra partnere i en fil, viser feltet navn og adresse på filen. Feltet er tomt, hvis dine partneres regnskaber er placeret i den samme database som dit eget regnskab. Jf. afsnit vedr. intercompany-bogføringer.
Side 13 af 321 Fanebladet Betaling
Feltnavn Banknavn
Bankregistrerings nr. Bankkontonr. PBS-nr. Gironr. BIC (SWIFT Adresse) IBAN (PM)
Kortart
Beskrivelse Her kan du indtaste navnet på institutionens bankforbindelse. Bemærk: Oplysningerne bliver bl.a. brugt på salgsfakturaer. Her kan du angive institutionens bankregistreringsnr. Her kan du indtaste institutionens bankkontonr. Her kan du indsætte institutionens PBS-nummer (Pengeinstitutternes Betalings Service). Her kan du indsætte institutionens gironummer. Her kan du indsætte SWIFT adressen for institutionens bank. Her kan du indsætte institutionens IBAN-nr. (International Bank Account Number). Alle betalinger til EU-lande skal indeholde et IBANnummer, som består af følgende: • 2 bogstaver for landekode (fx DK for Danmark) • 2 cifre, som er en kontrolnøgle • 4 cifre for bankens registreringsnummer • 10 cifre for bankkontonummer Et IBAN-nummer kan højst bestå af 34 tal eller bogstaver. Længden af IBAN-numre er forskellige fra land til land. Et dansk IBAN-nummer er på 18 tal eller bogstaver. I dette eksempel er flg. IBAN-nummer anvendt, DK33810910193806. Her kan du indtaste den kortartkode som institutionen anvender ved afsendelse af salgsfakturaer.
Side 14 af 321 FIK/GIK-nr.
Her kan du indtaste det FIK eller GIK-nummer som institutionen anvender ved afsendelse af salgsfakturaer.
Betalingsform
Her kan du angive en standard betalingsformkode, der vil blive anvendt ved afsendelse af salgsfakturaer, med mindre der er foretaget en specifik opsætning på debitorkortet. Der kan vælges mellem flg.: • Bank – i dette tilfælde vil bankregistreringsnr. og bankkontonr. blive overført til salgsfakturaen. • FIK – i dette tilfælde vil kortart og FIK-nr. blive overført til salgsfakturaen. • GIK - i dette tilfælde vil kortart og GIK-nr. blive overført til salgsfakturaen.
Betalingsmetode CVR
Her vælger du den betalingsmetode, der ønskes anvendt til betaling af ukomplette betalinger baseret på CVR-nummer.
Betalingsmetode SE
Her vælger du den betalingsmetode, der ønskes anvendt til betaling af ukomplette betalinger baseret på SE-nummer.
Betalingsmetode CPR
Her vælger du den betalingsmetode, der ønskes anvendt til betaling af ukomplette betalinger baseret på CPR-nummer.
Betalingsmetode P
Her vælger du den betalingsmetode, der ønskes anvendt til betaling af ukomplette betalinger baseret på P-nummer.
Fanebladet Levering:
Oplysningerne på fanebladet Levering anvendes i tilfælde af, at institutionen skal have leveret varer til en anden lokation. Bemærk: Oplysningerne bliver brugt på købsordre.
Side 15 af 321 Feltnavn Leveringsnavn
Beskrivelse Her kan du skrive navnet på den lokation, som virksomhedens varer skal leveres til. Leveringsadresse Her kan du skrive adressen på den lokation, som virksomhedens varer skal leveres til. Leveringsadresse Her kan du skrive endnu en del af den adresse, som varer 2 til virksomheden skal leveres til. Er der tilknyttet en postboks til adressen kan den også tilføjes her. Leveringspostnr./ Her kan du indsætte postnr./by på den lokation, som by virksomhedens varer skal leveres til. Bemærk: Findes postnr. ikke i posttabellen, kan du ved at trykke på pilen selv oprette det manglende postnr. og by. LandeHer kan du indsætte landekoden på den lokation, som /områdekode for virksomhedens varer skal leveres til. levering Leveres attention Her kan du skrive navnet på den kontaktperson, som varer til virksomheden skal leveres til. Lokationskode Her kan du vælge den lokationskode, der svarer til virksomhedens leveringsadresse. Bemærk: Hvis feltet udfyldes med en lokationskode, vil programmet altid foreslå, at varerne leveres til den lagerlokation, hvor koden er oprettet, hver gang der bestilles varer til virksomheden. Ansvarscenter Her kan du indtaste en kode for standardansvarscentret. Dette ansvarscenter vil så blive brugt på alle købs- og salgsdokumenter, kun hvis debitor eller kreditor er opsat med et andet standardansvarscenter, vil det være det der bliver brugt. Bemærk: At funktionaliteten ikke er indeholdt i institutionslicensen. Check beholdn. Feltet indeholder den periode, du har defineret, og som Period programmet udfører disponeringsberegning for. Hvis du ønsker en hurtigere beregning af salgslinjer, kan du afkorte perioden. Bemærk: Retter sig mod lagermodulet og menupunktet lagervare pr. lokation. Check beholdn. I dette felt skal du angive den tidsperiode, hvor Interval programmet skal kontrollere varedisponering i forbindelse med ordrebekræftelser. Programmet vurderer derefter de kendte behov og tilgangssituationen inden for det fastsatte tidsrum. Følgende valgmuligheder forefindes: • Dag • Måned • Kvartal • År
Side 16 af 321 Basiskalenderkode I dette felt kan du angive koden for den basiskalender, som du vil tildele din virksomhed. En basiskalender for et bestemt land ville fx definere weekender og helligdage som fridage. Alle andre dage ville være arbejdsdage. I standardbasiskalenderen forudsættes det, at hver dag er en arbejdsdag, og derfor skal du angive, hvilke datoer der er fridage. Tilpasset kalender Feltet viser, om virksomheden har oprettet en tilpasset kalender. Hvis det er tilfældet, indeholder feltet et Yes. Hvis ikke, indeholder feltet et No. Beregn konv. Dette felt bruges til beregning af datoer baseret på tidsrum kalender- og kalenderrelaterede dokumenter, fx salgs-, købs-, produktions- og overflytningsordrer. Dette felt viser det maksimale tidsinterval, hvor programmet vil søge efter en sammenfaldende dato i den aktuelle kalender. Standardværdien i feltet er ét år, men du kan ændre værdien. Regnskabsopsæt ning
Sti: Økonomistyring\Opsætning\Regnskabsopsætning I regnskabsopsætning defineres det generelle regelsæt for institutionen. Fanebladet Generelt:
Feltnavn Bogf. tilladt fra
Beskrivelse Her kan du skrive startdatoen for, hvornår det er tilladt at bogføre i regnskabet. Bemærk: Ønsker du at styre datoer for hvornår det er tilladt at bogføre fra, kan du ændre datoen her.
Side 17 af 321 Bogf. tilladt til
Registrer tid
Lokalt adresseformat
Personnavn
Her kan du skrive slutdatoen for, hvornår det er tilladt at bogføre i regnskabet. Bemærk: Ønsker du at styre datoer for, hvornår det er tilladt at bogføre til, kan du ændre datoen her. Det kan være en god ide at have opsat indeværende år, så der ikke bogføres med en forkert bogføringsdato, der ligger langt ud i fremtiden, på fx betalinger. Her kan du vælge, om programmet skal registrere tidsforbrug for brugeren. Marker afkrydsningsfeltet, hvis programmet skal registrere hver brugers tidsforbrug. Ved hjælp af tabellen Brugertidsforbrug kan du registrere, hvor meget tid den enkelte bruger anvender på regnskaberne. Når afkrydsningsfeltet ”Registrer tid” er markeret, bliver der automatisk indsat oplysninger (om bruger-id, dato og antal minutter, der er arbejdet) i tabellen Bruger-tidsforbrug, hver gang du går ind og ud af programmet. Her kan du angive, hvilket format adresserne skal vises i på udskrifterne. Hvis der i forvejen er angivet en landekode (under firmaoplysninger), vil det adresseformat, som landekoden er oprettet med, blive valgt i forhold til det format, som er defineret her. Her kan du angive, hvor kontaktpersonens navn skal placeres i adresser. Følgende valgmuligheder forefindes:
• Først. I dette tilfælde skriver programmet kontaktpersonens navn som den første linje i adressen, efterfulgt af firmanavn, adresse osv. • Efter firmanavn. I dette tilfælde skriver programmet firmanavnet på den første linje, efterfulgt af kontaktpersonens navn, adresse osv. • Sidste. I dette tilfælde skriver programmet kontaktpersonens navn som den sidste linje i adressen, altså efter firmanavn, adresse, by osv. Fakturaafrundings Her skal du angive størrelsen af det interval, der skal præcision – RV benyttes ved afrunding af fakturabeløb, eksempelvis: • 1,00 Afrund til hele tal • 0,05 Afrund til et tal deleligt med 0,05 • 0,01 Ingen afrunding Fakturaafrundings Her kan du angive, om fakturabeløb skal rundes op eller retning – RV ned. Oplysningerne sammenholdes med oplysninger angivet i forrige felt. Følgende valgmuligheder forefindes: • Nærmeste; Tal, der er ≥ 5, rundes op. Ellers rundes der ned. • Op; Beløbet rundes op. • Ned; Beløbet rundes ned.
Side 18 af 321 Kontroller brug af Hvis dette afkrydsningsfelt er markeret, betyder det, at de finanskonto finanskonti, der bruges i opsætningstabeller, skal beskyttes mod at blive slettet. Hvis afkrydsningsfeltet er markeret, og du forsøger at slette en finanskonto, kontrolleres det, om kontoen bruges i følgende tabeller: Valuta Debitorbogføringsgruppe Kreditorbogføringsgruppe Sagsbogføringsgruppe Bogføringsopsætning Bankbogføringsgruppe Momsbogf.opsætning Anlægsbogføringsgruppe Varebogføringsopsætning Servicekontraktkontogruppe Finanskladdetype Finanskladdenavn Fordeling Anlægsfordeling Hvis finanskontoen bruges i en af disse tabeller, og afkrydsningsfeltet er markeret, kan finanskontoen ikke slettes. ØMU-valuta Marker afkrydsningsfeltet, hvis regnskabsvalutaen er en ØMU-valuta. Regnskabsvalutak Indtast valutakoden for regnskabsvalutaen. ode
Side 19 af 321 Kont.rabat før moms
Her kan du vælge, om der skal beregnes kontantrabat på grundlag af beløb med eller uden moms. Hvis du har aktiveret feltet ’Reguler moms ved kontantrabat’, kan du ikke markere afkrydsningsfeltet ’Kont.rabat før moms’ (det ville heller ikke give mening, fordi der ikke er behov for regulering, hvis momsen ikke er beregnet for en kontantrabat). Valget i feltet her bestemmer, hvilke felter der bliver brugt til at beregne kontantrabatter. Hvis du markerer afkrydsningsfeltet – dvs. kontantrabatten beregnes af beløb uden moms – bliver følgende felter benyttet: Hvis du opretter ordrer og fakturaer, bruges feltet ’Beløb’ i tabellen Salgslinje. Hvis du indtaster salg i en kladde, bruges feltet ’Salg/køb (RV)’ i tabellen Finanskladdelinje. Hvis du ikke udfylder feltet – dvs. kontantrabatten beregnes af beløb med moms – bliver følgende felter benyttet: Hvis du opretter ordrer og fakturaer, bruges feltet ’Beløb inkl. moms’ i tabellen Salgslinje. Hvis du indtaster salg i en kladde, bruges feltet ’Beløb’ i tabellen Finanskladdelinje. Bemærk: Du skal normalt udfylde feltet ’Salg/Køb (RV)’ for at kunne få statistiske oplysninger. Men hvis du markerer afkrydsningsfeltet ’Kont.rabat før moms’, er det vigtigt at huske at udfylde feltet ’Salg/køb (RV)’, fordi kontantrabatten ellers vil blive lig med 0.
Reguler moms ved kontantrabat
Afkrydsningsfeltet markeres, hvis momsbeløbet skal beregnes igen, når du bogfører betalinger, der udløser kontantrabatter. Ved at klikke i dette felt kan du aktivere funktionen generelt. Hvis du vil bruge denne funktion, skal du aktivere den i feltet ’Reguler moms ved kontantrabat’ for de kombinationer i momsbogføringsopsætningen, som du vil bruge den til. Bemærk: Du kan ikke bruge funktionen ’Reguler moms ved kontantrabat’, hvis du har markeret afkrydsningsfeltet ’Kont.rabat før moms’ (det ville være meningsløst, da der ikke er behov for regulering, hvis der ikke er beregnet moms af en kontantrabat).
Urealiseret moms
I feltet kan du angive, om der skal behandles urealiseret moms. Hvis du ikke bogfører urealiseret moms, skal feltet ikke markeres.
Side 20 af 321 Forudbetaling af urealiseret moms
I dette felt kan du kan markere, om du vil have programmet til at håndtere forudbetaling af urealiseret moms. Du kan få momsbeløb beregnet og posteret på en midlertidig finanskonto, når en faktura bliver bogført, og derefter posteret korrekt på finanskontoen når den endelige faktura bliver bogført. Hvis du ikke bogfører urealiseret moms, skal du blot undlade at markere feltet. Hvis du vælger at markere feltet ’Urealiseret moms’, skal du også markere feltet ’Forudbetaling af urealiseret m.’. Du kan derimod godt markere feltet ’Forudbetaling af urealiseret m.’ uden at markere feltet ’Urealiseret moms’. I dette felt kan du angive det maksimale momskorrektionsbeløb, der er tilladt for den lokale valuta.
Maks. Momsdifference tilladt Momsafrundingst I dette felt kan du vælge, hvordan moms skal afrundes, når ype den beregnes i den lokale valuta. Følgende valgmuligheder forefindes: • Nærmeste; Tal, der er ≥ 5, rundes op. Ellers rundes der ned. • Op; Beløbet rundes op. • Ned; Beløbet rundes ned. Momsbrn. For Feltet indikerer hvorfra momsbogføringsgruppen hentes fakturering/kunde på en ordre eller faktura. Hvis du vælger ’Faktureres til/leverandørnr.’ sker der følgende: • Momsbogføringsgruppe på salgsordre og salgsfaktura hentes fra debitor (Faktureres til kundenr). • Momsbogføringsgruppe på købsordre og købsfaktura hentes fra kreditor (Faktureringsleverandørnr.). Hvis du vælger ’Kunde/leverandørnr.’ sker der følgende: • Momsbogføringsgruppe på salgsordre og salgsfaktura hentes fra debitor (Kundenr). • Momsbogføringsgruppe på købsordre og købsfaktura hentes fra kreditor (Leverandørnr.) Udskriv momsspecifikatio n i RV
Hvis du markerer dette felt betyder det, at en ekstra moms specifikation i lokal valuta vil blive inkluderet i dokumenter i en anden valuta. Dette kan anvendes til at gøre skatteopgørelse nemmere, når man gennemgår momsbetalinger til afregning.
Side 21 af 321
Fanebladet Nummerering:
Feltnavn Bankkontonumre
Beskrivelse Her kan du indtaste koden for den nummerserie, der skal benyttes, hvis du ønsker automatisk at få tildelt numre til dine bankkonti. Er feltet blankt, vælger du selv, hvad dine bankkonti skal hedde, det kunne fx være det kontonr., som du er ved at oprette bankkortet til.
Fanebladet Dimensioner:
Feltnavn Genvejsdimensio n – kode felterne
Beskrivelse Her indsættes de dimensioner, der skal anvendes i regnskabet. Bemærk: Ønsker du at vide mere om opsætning af dimensioner, læs da afsnittet Dimensioner.
Side 22 af 321 Standarddimensio Såfremt der er sat et ”hak” i dette felt, fremkommer en fejl n komb. eller advarsel under indtastning af standard dimensioner til en individuel konto på det relevante kontokort, når kombinationen ikke må anvendes. Feltet anvendes til at undersøge om dimensionskombinationerne er valide (se opsætning under Økonomistyring\Opsætning\Dimensioner\ Dimensionskombinationer). Fanebladet Rapportering:
Feltnavn Ekstra rapporteringsvalut a
Beskrivelse Her kan du angive, hvilken valuta der i givet fald skal bruges som ekstra rapporteringsvaluta i regnskabet. Bemærk: Hvis du angiver en ekstra rapporteringsvaluta i dette felt, registreres beløb automatisk i såvel regnskabsvaluta som i den ekstra rapporteringsvaluta for hver finanspost og for visse andre poster, fx momsposter.
Side 23 af 321 Valutaregulering (moms)
Hvis du bogfører i en ekstra rapporteringsvaluta, kan du her angive, hvordan kontiene til momsbogføring i tabellen Momsbogføringsopsætning skal justeres for kursudsving mellem regnskabsvaluta og den ekstra rapporteringsvaluta. Gevinst og tab på valutakursudsving bliver først bogført, når du udfører kørslen ’Kursreguler valutabeholdninger’. Når du aktiverer kørslen ’Kursreguler valutabeholdninger’, finder programmet reguleringskursen i tabellen Valutakurs og sammenligner derefter beløbet i felterne ’Beløb’ og ’Ekstra valuta (beløb)’ på momsposten for at fastlægge, om der foreligger et kurstab eller en kursgevinst. Kørslen bruger den mulighed, du har valgt i dette felt, til at bestemme, hvordan kursgevinster eller -tab på momsposter skal bogføres. Følgende valgmuligheder forefindes: • Ingen regulering; Dette er standard. Der foretages ingen kursregulering af momskontoen. • Regul.beløb; Med denne mulighed reguleres regnskabsvaluta for eventuelle kursgevinster eller -tab. Eventuelle kursgevinster eller -tab bliver bogført på momskontoen (beløbsfeltet) og på de konti, du har angivet til gevinst og tab i feltet ’Realiseret finansgevinstkonto’ eller ’Realiseret finanstabskonto’ i valutatabellen. • Regul.ekstra valutabeløb; Vælg denne mulighed, hvis den ekstra rapporteringsvaluta skal reguleres for kurstab eller -gevinst. Der bliver bogført et eventuelt tab/gevinst på momskontoen (feltet ’Ekstra valuta (beløb)’) og på de konti, du har oprettet til tab og gevinst i felterne ’Realiseret finansgevinstkonto’ eller ’Realiseret finanstabskonto’ i valutatabellen.
Fanebladet Udligning:
Side 24 af 321 Feltnavn Beskrivelse Udlign.afrundings I dette felt kan du angive det interval, der skal gælde som præcision afrundingsdifference for regnskabsvalutaen, når du udligner poster i regnskabsvalutaen med poster i andre valutaer. Eks. opsættes feltet med en afrundingspræcision på 0,02, hvilket vil sige at der accepteres en difference på 0,02 eller derunder, og de poster der indgår i udligningen lukkes helt. Afrundingsdifferencen bogføres på den Valutaudlign.afrnd.kto der er opsat under enten Debitorbogføringsgrupper eller Kreditorbogføringsgrupper. I Navision Stat er det valutaen i den post, du udligner med en eller flere andre poster, der er afgørende for, hvilket interval der skal gælde som afrundingsdifference. Det kan kun lade sig gøre at beregne og bogføre afrundingsdifferencen, hvis posten, du udligner med en eller flere andre poster, er en betalingspost. Kont.rabattoleran Markeres, hvis du vil modtage en advarsel, når der sker en ce - advarsel udligning mellem kontantrabatdatoen og kontantrabattolerancedatoen. Hvis du rutinemæssigt tillader kontantrabattolerancer, kan du lade dette felt stå tomt. Bogf. af Her kan du angive metoden til bogføring af kont.rabat standardtolerancen, som anvendes til bogføring af tolerance tolerancebeløb. Følgende valgmuligheder forefindes: • Betalingstolerancekonti; Tolerancebeløb bogføres til en bestemt finanskonto, der er oprettet til tolerancer. • Kontantrabatkonti; Tolerancebeløb bogføres som en kontantrabat. KontantrabatHer kan du angive den periode, som en betaling eller respitperiode refusion kan overskride forfaldsdatoen for kontantrabatten med, uden at kontantrabatten mistes. Betalingstolerance Hvis dette afkrydsningsfelt er markeret, betyder det, at der – advarsel vises en advarsel, hver gang en udligning indeholder et saldobeløb inden for den tolerance, der er angivet i feltet ‘Maks. Betalingstolerance’ i tabellen Regnskabsopsætning. Bogf. af Her kan du angive den bogføringsmetode, som anvendes betalingstolerance til bogføring af en betalingstolerance. Følgende valgmuligheder forefindes: • •
Betalingstolerancekonti - Betalingstolerancen bogføres på en bestemt finanskonto, der er oprettet til betalingstolerancer. Kontantrabatbeløb - Betalingstolerancen bogføres som en kontantrabat.
Side 25 af 321 Betalingstolerance Her kan du angive den procentdel, som betalingen eller pct. refusionen kan afvige fra det beløb, der står på fakturaen eller kreditnotaen. Opsætningen sker via menuknap Funktion\menupunkt Skift betalingstolerance. Maks. Her kan du angive det maksimalt tilladte beløb, som Betalinstoleranceb betalingen eller refusionen kan afvige fra det beløb, der er eløb angivet på fakturaen eller kreditnotaen. Opsætningen sker via menuknap Funktion\menupunkt Skift betalingstolerance. Fanebladet Disposition:
Feltnavn Dispositionsdetaljering
Beskrivelse Her kan du angive den tidsinddeling, der skal anvendes for budgettet, når et dispositionsbeløb skal holdes op imod det. Du kan vælge mellem følgende muligheder: • Dag • Uge • Måned • Kvartal • År
Bemærk: Dispositionsdetaljeringen bør være i overensstemmelse med den tidsinddeling, der er valgt på budgettet. Ønsker du at vide mere om disponering, kan du læse i ’Vejledning til Betalingsformidling’. Dispositionsinterv Her kan du angive det interval, der skal anvendes for al budgettet, når et dispositionsbeløb skal holdes op imod det. Følgende valgmuligheder forefindes: • Bevægelse • Saldo til dato
Side 26 af 321 Disponeringsmet ode
Her kan du angive om systemet i forbindelse med budgetadvarsel skal holde disponeringslinjerne fra køb og salg adskilt eller om købs- og salgslinjerne skal holdes samlet. Du kan vælge mellem følgende: • Køb & Salg adskilt • Køb & Salg fælles
Bemærk: Hvis budgetoverskridelsesadvarselsoptionen ”Dimension” under Købs- og Salgsopsætningen benyttes, så bør optionen ”Køb og Salg fælles” vælges, da advarslen kun tager hensyn til budgettering og disponering på Dimensionsniveau og ikke Finanskontoniveau.
Fanebladet Bogf. Opsætning:
Feltnavn Beskrivelse Finanspostbeskriv Her kan du vælge at angive om de bogførte finansposter else skal have tildelt en standard-beskrivelse (ex Faktura xxxx) eller den redigerede beskrivelsestekst fra Købs-/ Salgslinjer. Følgende valgmuligheder forefindes: • Standard - indholdet af feltet ‘beskrivelse’ bliver IKKE overført til finansposttabellen. • Køb-/Salgslinje – indholdet af feltet ‘beskrivelse’ bliver overført til finansposttabellen.
Side 27 af 321 Salgshoved
Feltet indeholder oplysning, om beskrivelsesfeltet på salgshovedet skal udfyldes med debitoroplysningerne: • •
Salgslinje
Standard – Dannes beskrivelse med bilagstypen og bilagsnummer Debitor oplysning – Dannes beskrivelse med debitornavn og bilagsnummer
Feltet indeholder oplysning, om beskrivelsesfeltet på salgslinjerne skal udfyldes med debitor oplysningerne, hvis linjetypen er Finans: • •
Standard – Dannes beskrivelse med bilagstypen og bilagsnummer Debitor oplysning – Dannes beskrivelse med debitornavn og bilagsnummer
Bemærk: Hvis feltet er sat til Debitor oplysning og Købshoved
Finanspost beskrivelse er sat til Standard, så overføres beskrivelsesoplysningerne fra hovederne til finansposterne. Feltet indeholder oplysning, om beskrivelsesfeltet på købshovedet skal udfyldes med kreditor oplysningerne: • •
Købslinje
Standard – Dannes beskrivelse med bilagstypen og bilagsnummer Kreditor oplysning – Dannes beskrivelse med kreditornavn og bilagsnummer
Feltet indeholder oplysning, om beskrivelsesfeltet på købs salgslinjerne skal udfyldes med kreditor oplysningerne, hvis linjetypen er Finans: • •
Standard – Dannes beskrivelse med bilagstypen og bilagsnummer Kreditor oplysning – Dannes beskrivelse med kreditornavn og bilagsnummer
Bemærk: Hvis feltet er sat til Kreditor oplysning og Finanspost beskrivelse er sat til Standard, så overføres beskrivelsesoplysningerne fra hovederne til finansposterne.
Bemærk: hvis købsbilaget oprettes via accept af bilag fra indbakken for modtagelse af elektroniske bilag, oprettes disse med indholdet fra indbakken.
Bemærk: Hvis salgsbilaget oprettes via ekstern webservice integration fra fagsystem, bibeholdes oplysningerne sendt fra fagsystem ved oprettelse af salgsbilaget.
Side 28 af 321 Nummerserie
Sti: Økonomistyring\Mappe Opsætning\Vindue Nummerserie
Ny nummerserie opretter du ved at stå i feltet Kode og trykke på F3, herefter udfyldes felterne på følgende måde: Feltnavn Kode Beskrivelse Startnr. Slutnr. Sidst anvendt dato Sidst anvendt nr. Standardnumre
Manuel nummerering
Beskrivelse Her skal du indtaste en entydig kode for nummerserien. Her skal du skrive en sigende tekst til nummerserien. Feltet indeholder det første nummer i serien og hentes automatisk fra tabellen Nummerserielinjer (jf. nedenstående). Feltet indeholder det sidste nummer i serien og hentes automatisk fra tabellen Nummerserielinjer (jf. nedenstående). Feltet viser datoen, hvor der sidst blev tildelt et nummer fra nummerserien. Datoen hentes automatisk fra tabellen Nummerserielinjer (jf. nedenstående). Feltet indeholder det sidste nummer, der er anvendt fra nummerserien. Nummeret hentes automatisk fra tabellen Nummerserielinjer (jf. nedenstående). Her kan du angive, om denne nummerserie skal bruges til automatisk tildeling af numre. Marker afkrydsningsfeltet, hvis nummerserien skal bruges til automatisk tildeling af numre. Det vil sige at der tildeles et nummer ved at trykke på tasten Enter i feltet ’Nummer’ eksempelvis på et kreditorkort. Bemærk: Hvis du ikke markerer afkrydsningsfeltet, tildeles der ingen nummer fra nummerserien, du skal selv hente et nummer ved at trykke på ’…’. Hvis feltet er markeret, kan du angive numre manuelt i stedet for at anvende nummerserier. Bemærk: Markeringen har ikke nogen betydning for de nummerserier, der anvendes i kladderne.
Side 29 af 321 Datorækkefølge
Her kan du angive, at programmet skal kontrollere, at numre tildeles kronologisk. Hvis du markerer afkrydsningsfeltet, udfører programmet en automatisk test i forbindelse med bogføringen, der sikrer at dokumenter og kladdelinjer tildeles numre i stigende orden i forhold til tidspunktet for bogføringen.
Ved opslag i feltet ’Startnr.’ får du vinduet Nummerserielinjer.
Feltnavn Startdato Startnr. Slutnr. Sidst anvendt dato Sidst anvendt nr. Advarselsnr. Forøg med Åben
Beskrivelse Her kan du indtaste en startdato for den pågældende linje. På den opsatte startdato, skiftes der automatisk til den nye serie. Her skal du indtaste det første nummer i serien. Bemærk: Det anbefales at numrene starter med årstallet, fx 08 for år 2008. Her skal du indtaste det sidste nummer i serien. Feltet viser datoen, hvor der sidst blev tildelt et nummer fra nummerserien. Feltet viser det sidste nummer, der er anvendt fra nummerserien. Her kan du angive, hvornår du vil have en advarsel om, at nummerserien er ved at udløbe. Her kan du angive, hvor stort et interval der skal være mellem numrene i nummerserien. Dette felt angiver, om nummerserielinjen er åben. Den er åben, indtil det sidste nummer i serien er brugt. Markeringen fjernes automatisk, når oplysningerne i feltet ’Sidst anvendt nr.’ svarer til oplysningerne i feltet ’Slutnr.’.
Side 30 af 321 Generelle bogføringsgrup per
Sti: Økonomistyring\Opsætning\Bogføringsgrupper\Generelt Bogføringsgrupper bruges til styring af automatisk bogføring og kan desuden anvendes ved specifikation af dataudtræk. Bogføringsgrupper anvendes ved indirekte bogføring, dvs. bogføring, hvor man ikke eksplicit peger på den finanskonto, der skal bogføres på. Det sker fx når man bogfører på en kreditor, en bankkonto eller registrerer køb og salg af varer. Bogføringsgrupper er med andre ord det, der binder Navision Stats enkelte forretningsområder sammen rent bogføringsmæssigt. Et andet meget væsentligt område, der styres af bogføringsgrupper, er bogføring og beregning af moms. Virksomheds- og produktbogføringsgrupper anvendes kun fuldt ud, når modulerne Lager og Ressourceplanlægning anvendes. Virksomhedsbogføringsgrupper opsættes på kreditorkort, debitorkort og finanskontokort. Produktbogføringsgrupper opsættes på varekort, ressourcekort og finanskontokort. Kombinationen af virksomheds- og produktbogføringsgrupper i en given transaktion afgør, til hvilke finanskonti, salg, køb, rabatter, forbrug, lagerregulering mm. bogføres. Sti: Økonomistyring\Opsætning\Bogføringsgrupper\Generelt\Virksomhed Virksomhedsbogføringsgrupper knyttes til kreditorer, debitorer og finanskonti.
Feltnavn Kode
Beskrivelse Her skal du indtaste en entydig kode for bogføringsgruppen. Beskrivelse Her skal du indtaste en beskrivelse af gruppen. Stand.momsvirk.b Her kan du angive en ogf.gruppe momsvirksomhedsbogføringsgruppe, der automatisk skal indsættes på nye debitor- og kreditorkort, når den tilsvarende virksomhedsbogføringsgruppe vælges.
Side 31 af 321 Indsæt auto.standard
Er der sat hak i feltet bevirker det, at programmet automatisk indsætter den momsvirksomhedsbogføringsgruppe, der er angivet i feltet ”Stand.momsvirk.bogf.gruppe”, når den tilsvarende virksomhedsbogføringsgruppe indsættes på nye debitor- og kreditorkort.
Sti: Økonomistyring\Opsætning\Bogføringsgrupper\Generelt\Produkt Produktbogføringsgrupper tilknyttes varer, ressourcer og finanskonti.
Feltnavn Kode
Beskrivelse Her skal du indtaste en entydig kode for produktbogførings-gruppen. Beskrivelse Her skal du indtaste en beskrivelse af gruppen. Momsprod.bogf.g Her skal du angive en momsproduktbogføringsgruppe, der ruppe (stand.) skal indsættes på nye vare- og ressourcekort, når den aktuelle produktbogføringsgruppe vælges. Indsæt auto. Er der sat hak i feltet, bevirker det, at programmet standard automatisk indsætter den momsproduktbogføringsgruppe, der er angivet i forrige felt, når den tilsvarende produktbogføringsgruppe indsættes på nye vare- og ressourcekort.
Side 32 af 321 Sti: Økonomistyring\Opsætning\Bogføringsgrupper\Generelt\ Bogføringsopsætning Kombinationen af virksomheds- og produktbogføringsgruppe i en given transaktion afgør som nævnt til hvilke finanskonti, der vil blive bogført i forbindelse med lager- og ressourcetransaktioner. Den konkrete opsætning sker i tabellen Bogføringsopsætning.
Feltnavn Beskrivelse Virksomhedsbogførin Her skal du angive den virksomhedsbogføringsgruppe, gsgruppe der i sammenhæng med produktbogføringsgruppe skal opsættes kontering for. Produktbogføringsgru Her skal du angive den produktbogføringsgruppe, der i ppe sammenhæng med virksomhedsbogføringsgruppe skal opsættes kontering for. Salgskonto Her skal du angive den finanskonto, hvortil programmet skal bogføre salgstransaktioner med den aktuelle kombination af virksomheds- og produktbogføringsgruppe. Salgskreditnotakonto Her skal du angive den finanskonto, hvortil programmet skal bogføre transaktioner i forbindelse med salgskreditnotaer med den aktuelle kombination af virksomheds- og produktbogføringsgruppe. Salgslinjerabatkonto Her skal du angive den finanskonto, hvortil der skal ske bogføring af salgslinjerabatter med den aktuelle kombination af virksomheds- og produktbogføringsgruppe. Salgsfakturarabatkont Her skal du angive den finanskonto, hvortil der skal o ske bogføring af salgsfakturarabatter med den aktuelle kombination af virksomheds- og produktbogføringsgruppe.
Side 33 af 321 Salgskont.rabatdebetk Her skal du angive den finanskonto, hvortil der skal onto bogføres ydede salgskontantrabatter med den aktuelle kombination af virksomheds- og produktbogføringsgruppe. Salgskont.rabatkreditk Her skal du angive den finanskonto, hvortil der skal onto bogføres reduktioner af salgskontantrabatter med den aktuelle kombination af virksomheds- og produktbogføringsgruppe. Salgstolerance – Her skal du indtaste nummeret på den finanskonto, der debetkonto skal bogføres betalingstolerance på, når du bogfører betaling for salg med denne specielle kombination af virksomheds- og produktbogføringsgruppe. Bemærk: Dette felt skal kun udfyldes, hvis du har aktiveret feltet ’Reguler moms ved kontantrabat’ i vinduet Regnskabsopsætning. Salgtolerance – kreditkonto
Her skal du indtaste nummeret på den finanskonto, der skal bogføres betalingstolerance på, når du bogfører betaling for salg med denne specielle kombination af virksomheds- og produktbogføringsgruppe. Bemærk: Dette felt skal kun udfyldes, hvis du har aktiveret feltet ’Reguler moms ved kontantrabat’ i vinduet Regnskabsopsætning.
Forudbetalingskonto for salg
Her kan du indtaste nummeret på den finanskonto, der skal bogføres forudbetalingsbeløb til, når du bogfører forudbetalingsfakturaer fra en salgsordre med den aktuelle kombination af virksomheds- og produktgruppe. Feltet skal udfyldes for alle de kombinationer af bogføringsgrupper, der skal bruges i forbindelse med salg med forudbetaling.
Købskonto
Her skal du angive den finanskonto, hvortil programmet skal bogføre købstransaktioner med den aktuelle kombination af virksomheds- og produktbogføringsgruppe. Købskreditnotakonto Her skal du angive den finanskonto, hvortil programmet skal bogføre transaktioner i forbindelse med købskreditnotaer med den aktuelle kombination af virksomheds- og produktbogføringsgruppe. Købslinjerabatkonto Her skal du angive den finanskonto, hvortil der skal ske bogføring af købslinjerabatter med den aktuelle kombination af virksomheds- og produktbogføringsgruppe. Købsfakturarabatkont Her skal du angive den finanskonto, hvortil der skal o ske bogføring af købsfakturarabatter med den aktuelle kombination af virksomheds- og produktbogføringsgruppe.
Side 34 af 321 Købskont.rabatdebet konto Købskont.rabatkredit konto Købstolerancedebetkonto
Købstolerancekreditkonto
Forudbetalingskonto for køb
Forbrugskonto
Lagerreguleringskont o
Her skal du angive den finanskonto, hvortil der skal bogføres reduktioner af købskontantrabatter med den aktuelle kombination af virksomheds- og produktbogføringsgruppe. Her skal du angive den finanskonto, hvortil der skal bogføres modtagede købskontantrabatter med den aktuelle kombination af virksomheds- og produktbogføringsgruppe. Dette felt indeholder nummeret på den finanskonto, der skal bogføres betalingstolerance på, når du bogfører betaling for køb med denne specielle kombination af virksomheds- og produktbogføringsgruppe. Bemærk: Dette felt skal kun udfyldes, hvis du har aktiveret feltet ’Reguler moms ved kontantrabat’ i vinduet Regnskabsopsætning. Dette felt indeholder nummeret på den finanskonto, der skal bogføres betalingstolerance på, når du bogfører betaling for køb med denne specielle kombination af virksomheds- og produktbogføringsgruppe. Bemærk: Dette felt skal kun udfyldes, hvis du har aktiveret feltet ’Reguler moms ved kontantrabat’ i vinduet Regnskabsopsætning. Her kan du skrive nummeret på den finanskonto, der skal bogføres forudbetalingsbeløb til, når du bogfører forudbetalingsfakturaer fra en købsordre med den aktuelle kombination af virksomheds- og produktgruppe. Feltet skal udfyldes for alle de kombinationer af bogføringsgrupper, der skal bruges i forbindelse med køb med forudbetaling. Her skal du angive den finanskonto, hvortil der skal ske bogføring i forbindelse med registrering af vareforbrug med den aktuelle kombination af virksomheds- og produktbogføringsgruppe. Her skal du angive den finanskonto, hvortil der skal ske bogføring af lagerreguleringer (opad/nedad) med den aktuelle kombination af virksomheds- og produktbogføringsgruppe.
Bemærk: I en institution, hvor der ikke bogføres køb og salg af varer eller salg af ressourcer, er det kun nødvendigt at udfylde de mulige kombinationer af Virksomhedsbogføringsgruppe og Produktbogføringsgruppe. Angivelse af finanskonti for de pågældende kombinationer behøves ikke, da der bogføres direkte på finanskonti.
Side 35 af 321 Momsbogføring Sti: Økonomistyring\Opsætning\Momsbogføringsgruppe sgrupper
Navision Stat indeholder faciliteter til styring og afregning af moms. En del institutioner har ved siden af den ordinære virksomhed, aktiviteter som er af ”forretningsmæssig karakter”, og som derfor er momspligtige. I en sådan situation, er der behov for at kunne håndtere såvel refusionsberettiget købsmoms, som toldmoms inden for samme regnskab. Beregning og bogføring af moms i Navision Stat sker med angivelse af momsvirksomheds- og moms-produktbogføringsgrupper i forbindelse med bogføring (i kladder og købs- og salgslinjer). Ved bogføring vil Navision Stat ud over at beregne og bogføre moms på de relevante finanskonti, også vedligeholde momsoplysninger i en særskilt momstabel. Det er denne tabel, der danner grundlaget for momsangivelse og momsafregning i Navision Stat. Det er derfor vigtigt, at moms altid bogføres og beregnes ved hjælp af momsbogføringsgrupper. Samme princip gælder for momsbogføringsgrupper som for almindelige bogføringsgrupper: Moms-virksomhedsbogføringsgrupper: knyttes til kreditorer, debitorer og finanskonti Moms-produktbogføringsgrupper: knyttes til varer, ressourcer og evt. finanskonti. Kombinationen af moms-virksomheds- og moms-produktbogføringsgrupper i en given transaktion afgør, hvilken finanskonti momsen bogføres på samt momsbeløbets størrelse.
Sti: Økonomistyring\Opsætning\Momsbogføringsgruppe\Virksomhed Momsvirksomhedsbogføringsgrupper afledes normalt altid fra kreditor-, debitoreller finanskonto.
Feltnavn Kode
Beskrivelse Her skal du indtaste en entydig kode for momsvirksomhedsbogføringsgruppen.
Side 36 af 321 Beskrivelse
Her skal du indtaste en beskrivelse af koden.
Sti: Økonomistyring\Opsætning\Momsbogføringsgruppe\Produkt Nedenfor ses et eksempel på momsproduktbogføringsgrupper.
Feltnavn Kode Beskrivelse Refusionsberettig et
Beskrivelse Her skal du indtaste en entydig kode for momsproduktbogføringsgruppen. Her skal du indtaste en sigende tekst for momsproduktbogføringsgruppen. Et hak i dette felt betyder, at den aktuelle momsproduktbogføringsgruppe er refusionsberettiget. Det vil sige, Staten refunderer refusionsberettiget købsmoms.
Side 37 af 321 Sti: Økonomistyring\Opsætning\Momsbogføringsgruppe\Bogføringsopsætning Kombinationen af momsvirksomheds- og momsproduktbogføringsgruppe i en given transaktion afgør som nævnt, til hvilke finanskonti, der skal ske en automatisk kontering i forbindelse med bogføring.
Feltnavn Beskrivelse Momsvirksomhed Her skal du angive den sbogf.gruppe momsvirksomhedsbogføringsgruppe, der i sammenhæng med momsproduktbogføringsgruppe skal opsættes kontering og momssats for. Momsproduktbog Her skal du angive den momsproduktbogføringsgruppe, f.gruppe der i sammenhæng med momsvirksomhedsbogføringsgruppe skal opsættes kontering og momssats for. Moms-id Her kan du angive en kode for at gruppere forskellige momsbogføringsopsætninger. Du kan fx gruppere et antal momsbogføringsopsætninger med en fælles momsprocent på 25 ved at give hver bogføringsopsætning moms-id’et ’MOMS25’. Du kan ikke tilknytte samme moms-id til to momsbogføringsgrupper med forskellige momsprocenter inden for samme momsproduktionsbogføringsgruppe. Momspct. Her skal du angive den momssats der gælder for den aktuelle kombination af momsvirksomhedsbogføringsgruppe og momsproduktbogføringsgruppe. Bemærk: Udfyldes kun med tal, ikke procenttegn.
Side 38 af 321 Momsberegningst Her kan du angive, hvordan momsberegningen skal ype gennemføres. Der forefindes følgende valgmuligheder, • Normal moms: Denne kode anvendes, når der skal beregnes almindelig dansk moms. (Toldmoms og refusionsberettiget moms) • Modtager moms: Denne kode anvendes til beregning af købsmoms ved handel med EU-lande, hvor køber selv beregner moms og afregner med myndighederne. Husk endvidere at udfylde feltet ’Modtagermomskonto’. Når man køber varer, beregner programmet momsbeløbet og debiterer købsmomskontoen og krediterer samtidig modtagermomskontoen. • Momskorrektion: Dette valg bevirker, at det fulde beløb, der bogføres fx i en kladde, bliver betragtet som moms. Funktionen anvendes til at korrigere allerede bogførte momsposteringer, hvor almindelig ompostering ikke giver det korrekte resultat. • Sales tax: Denne indstilling kan kun bruges i forbindelse med amerikansk sales tax. Salgsmomskonto Her skal du angive den finanskonto, hvortil bogføring af salgsmoms skal ske med den aktuelle kombination af momsvirksomheds- og momsproduktbogføringsgruppe. Købsmomskonto Her skal du angive den finanskonto, hvortil bogføring af købsmoms skal ske med den aktuelle kombination af momsvirksomheds- og momsproduktbogføringsgruppe. Modtagermomsko Her skal du angive den finanskonto, hvortil bogføring af nto modtagermoms skal ske med den aktuelle kombination af momsvirksomheds- og momsproduktbogføringsgruppe. EU-tjeneste For at kunne opdele sin handel med andre EU lande i varer og tjenesteydelser, skal der sættes hak i feltet ’EU tjeneste’ i Momsbogf.opsætning ud for de nye ydelser.
Bemærk: Se afsnittet vedrørende Moms i denne vejledning for yderligere uddybning. Bankbogførings grupper
Sti: Økonomistyring\Opsætning\Bogføringsgrupper\Bankkonto
Bankbogføringsgrupper anvendes til at styre automatisk bogføring på finanskonti, når der registreres en post på den tilhørende bankkonto. Ligesom bogføringsgrupper i al almindelighed i Navision anvendes disse ved indirekte bogføring, dvs. bogføring, hvor man ikke eksplicit peger på den finanskonto, der skal bogføres på.
Side 39 af 321 Sti: Økonomistyring\Opsætning\Bogføringsgrupper\Bankkonto
I tabellen bankbogføringsgrupper oprettes de bankbogføringsgrupper, der skal anvendes i regnskabet, med relation til den tilhørende finanskonto. Feltnavn Kode Finansbankkonto nr.
Gebyrkontonr.
Beskrivelse Her skal du indtaste en entydig kode for bankbogføringsgruppen. Her skal du vælge den finanskonto, som bankbogføringsgruppen skal pege på, når der skal dannes en finanspost. (Når der bogføres på en bank, dannes en bankpost og en finanspost.) Her skal du angive den finanskonto, som skal anvendes til at bogføre gebyrer, der knytter sig til den pågældende bankkonto.
På selve bankortet tilknyttes bankbogføringsgruppen. Dermed dannes en relation mellem bankkortet og finanskontoen. Sti: Økonomistyring\Likviditetsstyring\Bank\Faneblad Bogføring og feltet ’Bankbogføringsgruppe’. Tryk på pilen (eller F6) i feltet og hent relevant gruppe.
Side 40 af 321
Spor
Sti: Økonomistyring\Opsætning\Spor
I ovenstående mappe opsættes Kildespor, Kildesporsdefinition og Årsagskoder, de tre punkter bliver beskrevet i de følgende afsnit. Sti: Økonomistyring\Opsætning\Spor\Kildespor
Kildespor anvendes til at identificere hvor en bogført post er oprettet. Det vil sige, har du bogført en post i en købskladde, vil der i feltet kildespor stå købkld. Du kan enten i vinduet Journaler eller ved at anvende funktionen Naviger se kildespor. Feltnavn Kode
Beskrivelse
Beskrivelse I kolonnen kode er der automatisk defineret og opsat en række kildesporskoder. Koden er entydig. Bemærk: Du har dog mulighed for at oprette nye kildesporskoder og det anbefales at være en forkortelse af beskrivelsen. I kolonnen Beskrivelse er der automatisk defineret og opsat en række kildespor. Bemærk: Du har dog mulighed for at oprette nye kildespor. Har du oprettet nye kildespor skal de opsættes i billedet ”Kildesporsdefinition”
Side 41 af 321 Sti: Økonomistyring\Opsætning\Spor\Kildesporsdefinition
Vinduet Kildesporsdefinition benyttes til at angive kildespor. Vinduet indeholder en fane for hvert forretningsområde. Hver fane indeholder kildesporskoder, der kan anvendes til det pågældende område. Et kildespor angiver, hvor en post er oprettet. Der oprettes poster, når kladder og fakturaer bogføres, og når visse kørsler udføres. Der er et bestemt kildespor for hver bogføringstype og kørsel, og det tilknyttes, når der oprettes individuelle poster. Bemærk: Har du selv oprettet kildespor, skal de opsættes i det felt det hører til. Sti: Økonomistyring\Opsætning\Spor\Årsagskoder
Feltnavn Kode Beskrivelse
Beskrivelse Her kan du indtaste en entydig årsagskode. Her kan du indtaste en sigende tekst til årsagskoden.
Side 42 af 321 Generelt (Sprog, Lande, Valutaer)
Sti: Økonomistyring\Opsætning\Generelt eller Sti: Administration\Programopsætning\Generelt I forbindelse med handel med udlandet, er der i Navision Stat mulighed for at opsætte sprog-, lande/områder- og valutakoder. Disse opsætninger er dem der vælges, når der registreres udenlandske fakturaer, og når der foretages betalinger. Opsætning af sprog-, lande/områder- og valutakoder foretages fra henholdsvis modulerne Økonomistyring og Administration.
Bemærk: I de følgende afsnit beskrives kun punkterne Sprog, Lande/områder og Valutaer. Sti: Administration\Programopsætning\Generelt\Sprog
Side 43 af 321 Feltnavn Kode
Beskrivelse Her angives en sigende entydig sprogkode, evt. en forkortelse af navnet. Bemærk: Der kan oprettes flere sprogkoder til hvert sprog, fx: • ENA; svarende til Engelsk (Australsk) • ENC; svarende til Engelsk (Canadisk) • ENI; svarende til Engelsk (Irland)
Navn Windows-sprogid
Her angives navnet for det pågældende land/sprog. Her kan du indsætte et Windows-sprog-id, der kan knyttes til den sprogkode, som du har oprettet på den pågældende linje. Bemærk: Du bør altid vælge et sprog-id der er defineret i Navision, tryk derfor på pilen og vælg det sprog-id du ønsker. Feltet udfyldes automatisk, når der indsættes et Windowssprog-id i foregående felt. Eksempel: Windows-sprog-id ”1030” er lig med Windows-sprog ”Dansk”.
Windows-sprog
Ved opslag i feltet “Windows-sprog-id” fås følgende vindue:
Bemærk: Du bør kun vælge et Windows-sprog, der er installeret i Navision.
Side 44 af 321 Sti: Administration\Programopsætning\Generelt\Lande/områder Ved brug af landekode er det lettere at overskue, hvilket land der handles med. Landekode kan også bruges, når der er særlige toldregler, der skal tages hensyn til. Landekode knyttes til de debitor- og kreditorkort, du har oprettet til udland.
Feltnavn Kode Navn Adresseformat
Personnavn
Beskrivelse Her angives en entydig landekode, brug altid de officielle landekoder. I dette felt indtastes navnet på landet. Her kan du angive det adresseformat, der skal benyttes på udskrifter for det pågældende land. Følgende valgmuligheder forefindes: • Postnummer+by • By+postnummer • By+amt+postnummer • Tomlinje+postnr.+by Her kan du angive, hvor kontaktpersonens navn skal placeres i adresser. Følgende valgmuligheder forefindes: • Først; Kontaktpersonens navn bliver indsat som den første linje i adressen, efterfulgt af firmanavn, adresse osv. • Efter virks.navn; Virksomhedsnavnet bliver indsat på den første linje, efterfulgt af kontaktpersonens navn, og derefter adresse osv. • Sidst; Kontaktpersonens navn bliver indsat som den sidste linje i adressen, altså efter firmanavn, adresse, by osv.
Bemærk: Ved at markere en linje og trykke på knappen Land/område, kan du angive formater for landets SE/CVRnr.
Side 45 af 321 Sti: Økonomistyring\Opsætning\Generelt\Valutaer I dette billede opsætter du valutakoder for de lande, du handler med.
Bemærk: Er dine valutakoder opsat rigtigt, det vil sige svarende til de koder der er oprettet i Danske Bank, kan du automatisk få opdateret kurserne. Du opdaterer kurserne under stien: Økonomistyring\Opsætning\Betalingsformidling\Periodiske aktiviteter\Indlæs Valutakurser. Inden første opdatering skal Valutakursfilen bestilles hos Danske Bank. Feltnavn Kode
Beskrivelse ØMU-valuta
Realiseret gevinstkonto Realiseret tabskonto Urealiseret gevinstkonto
Beskrivelse Her kan du angive en entydig valutakode, skal svare til den officielle ISO-kode. Bemærk: Det kan være en ide at udskrive en liste over alle ISO-koderne og kurserne i henhold til Danske Bank. Her kan du indtaste en beskrivelse svarende til valutaen. Marker afkrydsningsfeltet, hvis valutaen er en ØMUvaluta. Bemærk: Er der markeret i feltet, beregnes DKK om til euro og euro omregnes til den valuta det land har, der skal have pengene. Her kan du indtaste nummeret på den finanskonto, som de realiserede kursgevinster skal bogføres på. Her kan du indtaste nummeret på den finanskonto, som de realiserede kurstab skal bogføres på. Her kan du indtaste nummeret på den finanskonto, hvor de urealiserede kursgevinster skal bogføres, når kørslen ’Kursreguler valutabeholdninger’ udføres. Når betalingen senere bogføres og udlignes, sker der følgende: • Den urealiserede kursgevinst modposteres på den urealiserede gevinstkonto. • Eventuelle realiserede gevinster/tab bogføres på de konti, der er angivet i feltet ’Realiseret gevinstkonto’ eller i feltet ’Realiseret tabskonto’ i valutatabellen.
Side 46 af 321 Urealiseret tabskonto
Her kan du indtaste nummeret på den finanskonto, hvor de urealiserede kurstab skal bogføres, når kørslen ’Kursreguler valutabeholdninger’ udføres. Når betalingen senere bogføres og udlignes, sker der følgende: • Det urealiserede kurstab modposteres på den urealiserede tabskonto. • Eventuelle realiserede gevinster/tab bogføres på de konti, der er angivet i feltet ’Realiseret gevinstkonto’ eller i feltet ’Realiseret tabskonto’ i valutatabellen. Afrundingspræcisi Her kan du angive størrelsen på det interval, der skal on bruges til afrunding af beløb i denne valuta. Beløbsdecimalpla Her kan du angive det antal decimaler, der bliver vist, fx på dser fakturaer og i rapporter, for beløb i denne valuta. Standardværdien 2:2 angiver, at beløb i udenlandsk valuta bliver vist med to decimaler. I dette felt kan antal decimaler angives som: • en fast værdi. • laveste og højeste antal (adskilt af kolon). Eksempelvis angiver værdien 2:4, at beløbene bliver vist med mindst 2 decimaler og højst 4 decimaler (fx 150,00 og 117,1429). Fakturaafrundings Her kan du angive størrelsen på det interval, der skal præcision bruges til afrunding af beløb i denne valuta. Du kan angive en fakturaafrunding for hver valuta i valutatabellen. Angives eksempelvis værdien 0,25 i feltet, afrundes hvert fakturabeløb i denne valuta til et tal, der er deleligt med 25. Fakturaafrundings Her kan du angive, om fakturabeløb skal rundes op eller retning ned. Oplysningerne sammenholdes med oplysningerne om afrundingsintervallet, der er angivet i feltet ”Fakturaafrundingspræcision”. Følgende valgmuligheder forefindes: • Nærmeste; Tal, der er ≥=5, rundes op. Ellers rundes der ned. Det vil sige 1,25 rundes ned til 1.0 og 1,75 rundes op til 2,0. • Op; Beløbet rundes op. • Ned; Beløbet rundes ned. Reguleret den Feltet viser, hvornår den seneste kursjustering blev udført, dvs., hvornår kørslen ’Kursreguler valutabeholdninger’ sidst blev udført. Rettet den Feltet viser den dato, hvor oplysningerne i valutatabellen sidst blev ændret.
Side 47 af 321 Sti: Økonomistyring\Opsætning\Generelt\Valutaer\Knappen Kurser I vinduet Valutakurser skal du angive kursen for den pågældende valutakode.
Feltnavn Startdato
Valutakode Associeret valutakode Valutakursbeløb
Associeret valutakursbeløb
Regul. Valutakursbeløb
Beskrivelse Her kan du angive, hvilken dato valutakursen på den pågældende linje skal træde i kraft. Valutakursen er gyldig fra denne dato og indtil, der indtastes en ny dato i feltet ’Startdato’ på næste linje. Feltet viser koden for den udenlandske valuta. Bemærk: Feltet udfyldes automatisk med den kode, der er valgt i vinduet Valutaer. I dette felt vælger du koden for den valuta, du vil omregne til den valuta, du har opsat i feltet ’Valutakode’. Hvis du vil associere valutakursen for en ØMU-valuta til euroen, skal du vælge Euro i feltet. I dette felt og feltet ’Associeret valutakursbeløb’ kan du angive de beløb, som skal bruges til beregning af valutakurser for den udenlandske valuta på den pågældende linje. Det beløb, som du indtaster i feltet, relaterer til valutaen i feltet ’Valutakode’. I dette felt og feltet ’Valutakursbeløb’ kan du indtaste beløb, som skal bruges til beregning af valutakurser for den udenlandske valuta på den pågældende linje. Det beløb, som du indtaster i dette felt, relaterer til valutaen i feltet ’Associeret valutakode’. I dette felt og feltet ’Ass. regul. Valutakursbeløb’ kan du indtaste beløb, som bliver brugt til beregning af de valutakurser, der bruges i kørslen ’Kursreguler valutabeholdninger’. Kørslen bruger den regulerede valutakurs til at regulere valutabeholdninger (gevinster og tab) i finans-, debitor-, kreditor- og bankposter. Det beløb, som du indtaster i feltet, relaterer til valutaen i feltet ’Valutakode’.
Side 48 af 321 Ass. Regul. Valutakursbeløb
Fastsæt valutakursbeløb
Kladdetyper
I dette felt og i feltet ’Regul. Valutakursbeløb’ kan du indtaste beløb, som bliver brugt til beregning af de valutakurser, der bruges i kørslen ’Kursreguler valutabeholdninger’. Kørslen bruger den regulerede valutakurs til at regulere valutabeholdninger (gevinster og tab) i finans-, debitor-, kreditor- og bankposter. Det beløb, som du indtaster i feltet, relaterer til valutaen i feltet ’Associeret valutakode’. Her kan du angive, om valutaens kurs kan ændres på fakturaer og kladdelinjer. Den pågældende valutakurs indsættes automatisk på fakturaer og kladdelinjer på baggrund af oplysningerne i felterne ’Valutakode’ og ’Bogføringsdato’ på fakturaer eller kladdelinjer og vinduet Valutakurs. Du kan vælge mellem følgende indstillinger: • Valuta; Valutaen i feltet ’Valutakode’ er fast. På fakturaer og kladdelinjer kan du ændre beløbene i feltet ’Associeret valutakursbeløb’ i vinduet Ret valutakurs. • Associeret Valuta; Valutaen i feltet ’Associeret valutakode’ er fast. På fakturaer og kladdelinjer kan du ændre beløbene i feltet ’Valutakursbeløb’ i vinduet Ret valutakurs. • Begge; Hvis du vælger denne indstilling, kan kursen for denne valuta ikke ændres i vinduet Ret valutakurs. Vælg denne indstilling, hvis du vil registrere en valutakurs mellem euro og én af de tidligere nationale valutaer (for ØMU-lande) pga. af deres faste kurs.
Sti: Økonomistyring\Opsætning\Generelt\Kladdetyper Alle former for registreringer i Navision Stat kan foretages i kladder. Fx kan kassebilag registreres i kassererkladden, omposteringsbilag i finanskladden (også kaldet omposteringskladde), betalinger af købsbilag indlæses i udbetalingskladden osv.
Side 49 af 321 Feltnavn Navn
Beskrivelse Her skal du angive navnet på den kladdetype, du vil oprette. Beskrivelse Her skal du indtaste en sigende tekst til kladdetypen. Type Her skal du indsætte kladdens type. Typen bestemmer vinduets udseende. Vinduets udseende afhænger af, hvad der skal udføres i vinduet. Følgende valgmuligheder forefindes: • Generelt; Kassekladder • Salg; Salgskladder • Køb; Købskladder • Indbetalinger; Indbetalingskladder • Betalinger; Udbetalingskladder • Anlæg; Anlægskladder • Intercompany; Intercompanykladder • Sager; Sagskladder • Kasserer; Kassererkladder Elektroniske Feltet angiver, hvorvidt kladden skal anvendes til betalinger elektroniske betalinger. Bemærk: Feltet kan kun markeres, hvis der i feltet ’Type’ er valgt betalinger. Samtidig skal det være en udbetalingskladde, der skal bruges til at udsøge og sende betalinger til banken. Udbetalingskladden ligger under Økonomistyring\Gæld\Udbetalingskladder, ønsker du at vide mere om udbetalingskladder, kan du læse vejledningen til Betalingsformidling. Gentagelseskladde Her skal du vælge, om kladdetypen skal være en gentagelseskladde. Bemærk: Gentagelseskladden kan være en stor hjælp, når der er mange næsten ens poster, der skal bogføres igen og igen, eksempelvis husleje, abonnementer, el eller varme. Med gentagelseskladder skal poster, der bogføres regelmæssigt, kun indtastes én gang. Det vil sige, at de konti, beløb, dimensioner og dimensionsværdier osv., som angives, bevares i kladden efter bogføringen. Du har altid mulighed for at ændre, inden du bogfører. I Udbetalingskladden under knappen Betaling og menupunktet Betalingsforslag og punktet Opsætning, kan du knytte gentagelseskladden hvis den anvendes til kreditorbetalinger. Når du efterfølgende laver dit betalingsforslag, vil du på den dato, gentagelseskladden skal bogføres, blive mindet om, at den ligger klar til bogføring.
Side 50 af 321 Modkontotype
Modkonto
Nummerserie
Bogføringsnumm erserie
Kildespor Årsagskode
Afstem pr. bilag
Her skal du vælge, hvilken modkontotype der skal benyttes i forbindelse med denne finanskladdetype. Den modkontotype, du vælger, vil blive kopieret til de kladdenavne og kladdelinjer, du opretter med denne kladdetype. Følgende valgmuligheder forefindes: • Finans • Debitor • Kreditor • Bank • Anlæg Her kan du vælge nummeret på den modkonto, der skal bruges i forbindelse med denne finanskladdetype. Den modkonto, du vælger, vil blive kopieret til de kladdenavne og kladdelinjer, du opretter med denne kladdetype. Bemærk: Anvender du flere modkonti i kladden skal du ikke udfylde feltet. Her kan du hente koden for den nummerserie, der skal bruges til at tildele bilagsnumre til kladdelinjerne i den finanskladdetype, du er ved at oprette. Bemærk: Hvis der også findes en nummerseriekode i feltet ’Bogføringsnummerserie’, anvendes nummerserien i feltet ’Nummerserie’ kun til at forhåndstildele et nummer. Dette nummer erstattes ved bogføring af et nummer fra den nummerserie der er valgt i feltet ’Bogføringsnummerserie’. Hvis du ønsker at anvende en bogføringsnummerserie, kan du angive koden på nummerserie her. Det forhåndstildelte bilagsnummer vil så ved bogføring af kladden blive ændret til et nummer fra den bogføringsnummerserie du har angivet. Kildesporskoden bliver automatisk indsat på alle linjer, der oprettes under kladdetypen. Kildespor bruges til at se, i hvilken kladdetype en post er oprettet. Her kan du vælge en årsagskode, der skal indsættes på kladdelinjerne. Årsagskoder kan bruges som yderligere supplement til Kildespor. Her kan du vælge, om dokumenter, der er bogført i denne finanskladdetype, skal stemme pr. bilagsnummer og -type. Når der udføres automatisk afstemning af kladdetyper, sker det altid på basis af dato. Hvis du markerer afkrydsningsfeltet ’Afstem pr. bilag’, tillader du kun bogføring af bilag, der også stemmer pr. bilagsnummer og type. Bemærk: Såfremt der er integration til SKS (Jf. ØDUP integrations opsætning), så vil der automatisk blive sat en markering i feltet ’Afstem pr. bilag’ på kladdetyperne.
Side 51 af 321 Kopier momsopsæt. t.kld.linje
Tillad momsdifference Opsætning af ændringslog
Marker feltet, hvis programmet skal beregne moms af konti og modkonti på kladdelinjerne for de valgte kladdetyper. Hvis du markerer feltet, kopieres momsoplysninger for en konto eller modkonto til felterne ’Momsvirksomhedsbogf.gruppe’ og ’Momsproduktbogf.gruppe’ eller til felterne ’Modkontos momsvirks.bogf.gr.’ og ’Modkontos momsprod.bogf.gr.’. Markér feltet, hvis manuel regulering af momsbeløb er tilladt i kladderne.
Et almindeligt problem i et administrativt computersystem er at finde årsagen til fejl og ændringer i data. Funktionaliteten i ændringsloggen giver dig mulighed for at spore alle ændringer i data som en bruger har foretaget i databasen. Du skal selv opsætte de tabeller og felter som du ønsker der skal opsættes en logning på. Vælg stien: Administration\Programopsætning\Generelt\Opsætning af ændringslog. Fanebladet generelt:
Inden du aktiverer ændringsloggen, skal tabeller og felter opsættes. Tryk på menuknappen Opsætning og vælg menupunktet Tabeller. Du bør nøje overveje, hvilke tabeller der skal logges på, og om det giver mening at logge hele tabellen, eller kun nogle enkelte felter, da loggen hurtigt bliver stor. Som minimum anbefales det imidlertid at opsætte logning på nedenstående tabeller: Tabel – id 79 91 98 402 403
Navn Virksomhedsoplysninger Brugeropsætning Regnskabsopsætning Opsætning af ændringslog Opsætning af ændringslog (tabel)
Side 52 af 321
404 5603 5604 5611 5612 6006862 6006972 6006988 6006989 6007347 6007675 6007688 6007693 6007694 6007702 6007715 6007758 6016812 6016813 6016814 99008512
Opsætning af ændringslog (felt) Anlægsopsætning Anlægsbogf.typeopsætning Afskrivningsprofiler Anlægsafskrivningsprofiler Eksport Dimension Opsætning DCA opsætning -lokal Godkendelsesopsætninger - bestillinger Godkendere - bestillinger Brugerkontrolliste - opsætning Integrationsdatastrøm Feltværdimapning Tabelvalideringsopsætning Feltvalideringsopsætning Integrationsopsætning GIS Excel Opsætning GIS NAS Instans Bank-prokurabruger Bank-prokuragruppe Bank-prokuraopsætning E-bilag styringsopsætning
Bemærk: Aktiverer du ændringsloggen inden du har foretaget opsætningen, vil opsætningen stå i loggen, og du vil skulle slette loggen for at fjerne opsætningerne. I dette billede kan du vælge alle tabeller og felter i Navision Stat for fremtidig logning.
Feltnavn Id Navn
Beskrivelse Feltet viser Id-nummeret for tabellen. Feltet viser Navnet på tabellen.
Side 53 af 321 Logfør indsættelse Her kan du vælge, om der i loggen skal registreres indsættelser foretaget i den pågældende tabel. Følgende valgmuligheder forefindes: • Blank • Nogle felter • Alle felter Bemærk: Vælges ”Nogle Felter” kan der yderligere klikkes på knappen med de 3 prikker ud for feltet. Der kan herefter vælges felter ud fra den pågældende tabel, som man ønsker at føre en log over. Se billedet længere nede. Logfør ændring Her kan du vælge om der i loggen skal registreres ændringer foretaget i den pågældende tabel. Følgende valgmuligheder forefindes: • Blank • Nogle felter • Alle felter Logfør sletning Her kan du vælge om der i loggen skal registreres sletninger foretaget i den pågældende tabel. Følgende valgmuligheder forefindes: • Blank • Nogle felter • Alle felter Ønsker du kun at logge enkelte felter, og ikke hele tabellen, skal du vælge ”Nogle felter” og klikke på knappen med de 3 prikker , for at få vist alle felterne for tabellen. Herefter kan du markere feltet ’Logfør indsættelse’ ud for de feltnumre, som du ønsker, der skal logges på. Nedenstående eksempel viser at man på tabellen Sagsopgave ønsker logning på ændring og sletning af sagsopgavenummeret.
Side 54 af 321 Når alt er opsat skal loggen aktiveres. Fanebladet Generelt:
For at aktivere ændringsloggen skal der markeres i feltet ”Ændringslog er aktiveret”. Bemærk: At Navision-klienten skal lukkes ned og der skal logges på igen for at aktivere ændringsloggen. Ændringslog
Sti: Administration\Programopsætning\Generelt\Ændringslog Når en bruger efterfølgende foretager nogle ændringer (i dette tilfælde i debitortortabellen), vil ændringen kunne ses ved opslag i vinduet Ændringslog.
I dette billede kan du se, at bruger med bruger-ID Super har ændret adresse oplysninger på debitor 10000 (sidste linje). Feltnavn Beskrivelse Dato og tidspunkt Feltet indeholder den dato og det tidspunkt, hvor ændringslogposten blev oprettet. Bruger-id Feltet indeholder bruger-id'et for den bruger, der har ændret feltet. Tabelnr. Feltet indeholder nummeret på den tabel, der indeholder det ændrede felt.
Side 55 af 321 Tabel Primærnøgle Feltnr. Feltnavn Ændringstype
Gammel værdi Ny værdi
Udskrivning af ændringslog
Feltet indeholder navnet på den tabel, der indeholder det ændrede felt. Feltet indeholder primærnøglen eller -nøglerne for det ændrede felt. Feltet indeholder feltnummeret på det ændrede felt. Feltet indeholder feltnavnet på det ændrede felt. I dette felt vises den type ændringer, der er foretaget i feltet. Der er følgende ændringstyper: • Indsættelse; En bruger har indsat data. • Ændring; En bruger har ændret data. • Sletning; En bruger har slettet data. Feltet indeholder den værdi, feltet indeholdt, før en bruger ændrede feltet. Feltet indeholder den nye værdi, efter at en bruger ændrede feltet.
Sti: Administration\Programopsætning\Generelt\Ændringslog\Knap Udskriv
Ændringslogposterne kan udskrives ved at vælge knappen Udskriv. I det følgende er vist et udsnit af rapporten.
Bemærk: Du bør altid udskrive ændringsloggen, inden du sletter den. Slet ændringslogpos ter
Sti: Administration\IT-administration\Sletning af data\Kørsel ‘Slet ændringslogposter’ Vejledningen i opsætning af ændringsloggen bør følges, da en uhensigtsmæssig opsætning af ændringsloggen enten giver for få informationer eller alt for mange oplysninger. Herved bliver det meget svært at få et overblik over de logninger, som der bør kontrolleres. Det anbefales derfor, at loggen jævnligt kontrolleres, eventuelt udskrives og slettes.
Side 56 af 321
Fanebladet Ændringslogpost:
Feltnavn Beskrivelse Dato og tidspunkt Her kan du afgrænse uddata på den dato og tidspunkt, hvor ændringslogposten blev oprettet. Tabelnr. Her kan du afgrænse på de tabeller, der indeholder ændringslogposter.
Bemærk: Ved sletning af records i ændringsloggen, logges sletningen også som en selvstændig record.
Side 57 af 321
Statslige opsætninger herunder integration til SKS og CØSA Indledning
I dette afsnit gennemgås datastrømme, opsætninger og funktionalitet, som vedrører integrationen mellem SKS, CØSA, SLS og Navision. Der er 3 typer af datatrømme mellem de centrale systemer og Navision. • ”Kontroldata” - Kommer fra SKS. Styrer hvornår og på hvilke konti og delregnskaber der må bogføres. Styrer desuden hvornår årsafslutning skal/må finde sted. • Data fra de centrale systemer – Består af lønfinansposter og personaleoplysninger fra SLS, bevillingsposter fra SKS samt formålskontoplan fra CØSA. • Data til de centrale systemer - Alle bogførte finansposter afleveres fra Navision til SKS hvor de sammen med alle andre institutioners data opsamles og medtages i statsregnskabet. I tilfælde af at der er integration til CØSA, eksporteres forbrugsdata og årsrapportdata til CØSA. Disse data synkroniseres til og fra den lokale Navisiondatabase via Koncern-, SLS-databasen, synkroniseringsjobbet og ØDUP (Økonomistyrelsens Data Udvekslingspunkt).
ØDUP integrations opsætning
Sti: Økonomistyring\Opsætning\Generel Integration\ØDUP Integration\ØDUP integrations opsætning eller Administration\Programopsætning\Generel Integration\ØDUP Integration\ØDUP integrations opsætning. Faneblad Generelt:
Side 58 af 321
Feltnavn Bogføringskreds
Beskrivelse Her skal du angive regnskabets bogføringskredsnummer. Værdien i feltet kontrolleres op imod følgende datastrømme fra SKS: • SKS Konteringsperioder • SKS Delregnskaber • SKS aktivitetsperider
Lokal kontolængde
..og følgende datastrøm fra SLS: • Lønfinansposter Bemærk: Indholdet kan ikke ændres efter, at der er bogført poster. Her skal du angive længden af det lokale kontonummer. Værdien bestemmer længden på kontonumrene i den lokale Navision Stat kontoplan.
Konsolideringsregnskab
Du skal sætte hak i dette felt, hvis regnskabet skal benyttes enten som et konsolideringregnskab eller et lokalt regnskab, som ikke har nogen forbindelse til det statslige regnskab. Bemærk: Et lokalt regnskab skal ikke integreres med SKS, CØSA eller SLS. Er der sat hak i dette felt, betyder det derfor, at der ikke skal synkroniseres data ind fra SKS, CØSA eller SLS. Ligeledes skal der heller ikke eksporteres data fra et lokalt regnskab. Ved bogføring i et lokalt regnskab er du ikke underlagt de sædvanlige restriktioner fra SKS mht. konteringsperioder og delregnskabsværdier.
Koncern Database
Her er angivet navnet på den database, hvorfra koncerndata synkroniseres ind i Navision. Første gang der synkroniseres data til Navision, udfylder synkroniseringsjobbet feltet med navnet på Koncerndatabasen. Her er angivet navnet på den database, hvorfra koncerndata synkroniseres ind i Navision. Første gang der synkroniseres data til Navision, udfylder synkroniseringsjobbet feltet med navnet på SLS-databasen. I feltet ses den aktuelle kontoplansversion.
SLS Database
Kontoplanversion
Side 59 af 321
Faneblad SKS opsætning:
Feltnavn Import SKS kontoplan
Beskrivelse Her kan du angive, om du ønsker at modtage og anvende SKS kontoplan. SKS Kontoplanen anvendes til opbygning af den lokale kontoplan i henhold til de retningslinjer, der er angivet i feltet ‘lokal kontolængde’ som angivet på Generelt fanebladet. Samtidig foretages et check ved oprettelse af ny konto.
Bemærk:
Import SKS delregnskab
Oplysningerne i tabellen SKS kontoplan vedligeholdes centralt og replikeres til lokale installationer, hvor oplysningerne ikke kan ændres. Her kan du angive, om du vil modtage og anvende SKS delregnskab. Tabellen SKS_Delregnskaber indeholder lovlige kombinationer af bogføringskreds og delregnskab. Når bogføringskredsen angives lokalt i tabellen ØDUP integrations opsætning, checker programmet om den indtastede kombination eksisterer i tabellen SKS_Delregnskaber.
Import SKS aktiviteter
Bemærk: Oplysningerne i tabellen SKS Delregnskaber vedligeholdes centralt og replikeres til lokale installationer, hvor oplysningerne ikke kan ændres. Her kan du angive om du ønsker at modtage og anvende SKS Aktiviteter for en styring af årsafslutningsperioden.
Side 60 af 321 Import SKS perioder
Her kan du angive om du ønsker at modtage og anvende SKS Periodestyring. Hvis du ikke vælger SKS Periodestyring, anvendes de almindelige regnskabsperioder. Tabellen SKS Periode indeholder definitioner af regnskabsperioder for kombinationerne af bogføringskreds og delregnskab med specifikation af lovlig konteringsperiode indenfor den enkelte regnskabsperiode. Programmet anvender tabellen til at checke, at bogføring sker i åbne perioder samt ved oprettelse af regnskabsår.
Bemærk: Oplysningerne i tabellen SKS Periode vedligeholdes centralt og replikeres til lokale installationer, hvor oplysningerne ikke kan ændres. Import bevillinger Her kan du angive, om du ønsker at modtage og anvende SKS Bevillingsdata (Indberettet via Statens Budgetsystem, SB). Bevillingsposterne indlæses pr. bogføringskreds og delregnskab på artskontoniveau. Kørslen tilføjer automatisk efterstillede nuller i henhold til den frie specifikation.
Import SKS Afstemning
Eksport af finansposter til SKS
Kørslen anvendes til at overføre bevillingsposter som budgetposter i et Navision Stat budget. Efter indlæsning kan budgetposterne efterbehandles og fx fordeles på interne dimensioner og/eller underliggende konti. Eksempelvis via udlæsning til Excel direkte fra budgettet. Her kan du angive, om du ønsker at modtage og anvende SKS afstemningsdata, leveret fra SKS. Efter hver periode sender SKS en datastrøm med summer for den periode, der netop er afsluttet til ØDUP. Dette felt kan kun aktiveres, hvis Import af SKS Kontoplan, import af SKS Delregnskaber og import af SKS Perioder er aktiveret. Her kan du angive, om der skal eksporteres finansposter fra Navisionregnskabet til Statens Koncern System. Såfremt feltet er markeret, vil det opsatte SQL eksportjob automatisk dagligt overføre bogførte finansposter til databasen angivet i feltet ”Koncern Database”.
Side 61 af 321 Eksport af ultimoposter til SKS
Her kan du angive om der skal eksporteres ultimoposter sammen med de ordinære finansposter til SKS.
Bemærk: at feltet først må udfyldes efter forudgående aftale med Økonomistyrelsen. Ultimoposter skal pt. ikke eksporteres. For at være sikker på, at de ikke bliver eksporteret, så kontroller opsætningen i Navision. Sørg for at afkrydsningsboksen er blank – dette betyder, at der ikke eksporteres. Ultimoposter dannes af årsafslutningskørslen. Det er ikke muligt selv at markere en post som ”Ultimopost”.
Fanebladet CØSA opsætning: Bemærk: Anvendes kun af selveje-institutioner under Undervisningsministeriet.
Feltnavn Beskrivelse Import CØSA Her kan du angive, om der skal importeres CØSA Formålskontoplan Formålskontoplan. CØSA Formålskontoplan vedligeholdes af undervisningsministeriet og replikeres via ØDUP til lokale installationer, hvor oplysninger ikke kan rettes. Eksport Her kan du angive om der skal overføres forbrugsdata til forbrugsdata til CØSA via LDV integration CØSA Eksport Her kan du angive om der skal overføres årsrapportdata til årsrapportdata til CØSA via LDV integration CØSA
Side 62 af 321
Fanebladet Løn opsætning:
Feltnavn Import SLS Pers. Stamdata
Beskrivelse Her kan du angive om du ønsker at modtage stamdata oplysninger fra SLS. Bemærk: denne datastrøm kun kan bestilles såfremt SLS anvendes som lønleverandør. Import SLS Her kan du angive om du ønsker at modtage konteringsdata lønkonteringsdata fra SLS. Bemærk: denne datastrøm kun kan bestilles, hvis der ligeledes abonneres på SLS Personale stamdata Import Her kan du angive om du ønsker at modtage og anvende lønforbrugsdata lønforbrugsdata, leveret fra SLS eller anden løn dataleverandør. Løn Her skal du angive en finanskonto til automatisk omposteringskont ompostering. Kontoen benyttes, såfremt Navision Stat o modtager lønfinansposter fra SLS (eller anden lønleverandør) på finanskonti, hvor der ikke kan bogføres. Bemærk: Feltet skal være udfyldt, ellers kan der ikke indlæses lønposter. Løn omposterings Her skal du angive en delregnskabskode til automatisk delregnskab ompostering. Delregnskabskoden skal benyttes, såfremt Navision Stat modtager lønfinansposter fra SLS (eller anden lønleverandør) på delregnskabskoder, hvor der ikke kan bogføres. Bemærk: Feltet skal være udfyldt, ellers kan der ikke indlæses lønposter.
Side 63 af 321 Eksportér Lokale Dimensioner
Datastrømme fra SKS og CØSA
En markering i feltet angiver, at der eksporteres dimensioner og dimensionsværdier fra NS via ØDUP til det centrale system HR-løn. Dette under forudsætning af at der er foretaget en SLS-Segment/NS-Dimensionsopsætning i SLS-dimensionsbro under stien Administration\Programopsætning\ØDUP Integration\ SLS\Dimensionsbro.
I det følgende gennemgås de data, som synkroniseres ind i Navisionregnskabet fra Statens Koncern System, SKS og CØSA (Centrale Økonomi- og Studie Administrations system). Disse data lægges i 5 forskellige tabeller i Navision, nemlig SKS Kontoplan, SKS perioder, SKS Aktivitetsperioder, SKS Delregnskaber og CØSA Formålskoder. Alle disse tabeller kan findes under Økonomistyring\Opsætning\Generel Integration\ØDUP integrations opsætning:
Disse 5 datastrømme kommer alle fra databasen angivet under Økonomistyring\Opsætning\Generel Integration\ØDUP Integration\ØDUP integrations opsætning\fanebladet ’Generelt’\feltet ”Koncern Database”. SKS Kontoplan
Sti: Økonomistyring\Opsætning\Generel Integration\ØDUP Integration\SKS Kontoplan
Side 64 af 321
Bemærk: Under menuknappen Funktion er det muligt hhv. at udskrive og indrykke SKS-kontoplanen.
Feltnavn Nummer
Beskrivelse Dette felt viser artskontoen, som SKS opsamler finansposter på. I Navisionkontoplanen kan du kun oprette konti med en art, som findes i SKS-kontoplanen. Dvs de 4 første cifre i en Navisionkonto skal eksistere i SKS Kontoplanen. Navn Dette felt viser navnet på kontoen. Kontotype Dette felt viser kontotypen. Kontotypen antager en af følgende værdier: • Konto • Sum • Fra-sum • Til-sum Type Feltet viser, om kontoen er en konto til resultatopgørelsen eller til balancen. Årsafslutni Feltet viser det kontonummer, som kontoen skal afsluttes til i ngskonto forbindelse med årsafslutningen. Dette felt er bestemmende for hvilken årsfslutningskonto, du kan tilknytte en navisionkonto Sidste Feltet viser sidste dato for postering på kontoen. Efter denne bogførings dato kan du ikke bogføre på Navisionkonti, som har den dato pågældende hovedart. Spærringsd Dette felt viser datoen for spærringen af kontoen. ato Spærret Dette felt angiver om en konto er spærret for direkte bogføring. Du kan ikke bogføre på en Navisionkonto, som har en spærret hovedart. Direkte Dette felt angiver om du må bogføre direkte på en konto. Du bogføring kan ikke bogføre direkte på en navisionkonto, som har en hovedart, hvor der ikke er hak i direkte bogføring.
Side 65 af 321
SKS Perioder
Sti: Økonomistyring\Opsætning\Generel Integration\ØDUP Integration\SKS Perioder. Økonomistyrelsen bruger tabellen SKS Perioder til central styring af, hvornår institutionerne kan bogføre i de enkelte regnskabsperioder. Der skelnes her mellem den periode, der må registreres posteringer for (Perioden) og den fysiske udstrækning – altså det tidsrum i hvilket, der må registreres posteringer med en bogføringsdato, der falder inden for perioden (Konteringsperioden).
Feltnavn Bogføringskreds
Periode PeriodeStart PeriodeSlut
Beskrivelse Feltet viser den bogføringskreds, konteringsperioder er gældende for. Bemærk: Hvis denne bogføringskreds ikke er overensstemmende med bogføringskredsen angivet under Økonomistyring\Opsætning\Generel Integration\ØDUP Integration\ØDUP integrations opsætning\fanebladet Generelt, kan der ikke bogføres i regnskabet, idet systemet konstaterer, at der ingen gyldige perioder er for den pågældende bogføringskreds. Feltet viser den regnskabsperiode, som linjen vedrører. Datoformatet er ååååmm. Feltet viser den første bogføringsdato i regnskabsperioden. Feltet viser den sidste bogføringsdato i regnskabsperioden.
Side 66 af 321 KonteringStart
KonteringSlut
Lukket
SKS Aktivitets Perioder
Feltet viser den tidligste dato for bogføring i regnskabsperioden. Dvs. hvornår du tidligst kan bogføre poster med bogføringsdato omfattet af intervallet Periodestart - PeriodeSlut Feltet viser den seneste dato for bogføring i den pågældende periode. Dvs. hvornår du senest kan bogføre poster med bogføringsdato omfattet af intervallet Periodestart – PeriodeSlut Feltet viser, om perioden er lukket. Hvis der er et hak i dette felt, kan der ikke bogføres i den pågældende periode, SELVOM konteringsintervallet er gyldigt i fht. Arbejdsmaskinens dato. Dette er en ekstra kontrol af, om konteringsintervallet overholdes..
Sti: Økonomistyring\Opsætning\Generel Integration\ØDUP Integration\SKS Aktivitets Perioder. Økonomistyrelsen bruger tabellen SKS Aktivitetsperioder til central styring af hvornår institutionerne kan årsafslutte.
Feltnavn Bogføringskreds
Beskrivelse Feltet viser den bogføringskreds, konteringsperioder er gældende for. Hvis denne bogføringskreds ikke er overensstemmende med bogføringskredsen angivet under Økonomistyring\Opsætning\Generel Integration\ØDUP Integration\ØDUP integrations opsætning\fanebladet Generelt, kan regnskabet ikke årsafsluttes.
Side 67 af 321 Aktivitet
PeriodeStart PeriodeSlut KonteringStart KonteringSlut Lukket
SKS Delregnskaber
Feltet viser den aktivitet, der skal udføres. Pt. drejer dette sig kun om årsafslutning. Bemærk: Koden angivet i feltet skal svare til kildesporsdefinitionen for Årsafslutning. Sti: Økonomistyring/Opsætning/Spor/Kildesporsdefinition/f anebladet Generelt. Feltet viser den første dato i den periode, som aktiviteten omhandler. Dvs. den første dato i det år som skal årsafsluttes Feltet viser den sidste dato i den periode, som aktiviteten omhandler. Dvs. den sidste dato i det år som skal årsafsluttes Feltet viser datoen fra hvornår der kan årsafsluttes. Feltet viser datoen hvor der senest kan årsafsluttes. Feltet viser, om aktiviteten er tilladt eller lukket. Hvis der er hak i dette felt kan aktiviteten ikke udføres uanset indholdet i de resterende felter.
Sti: Økonomistyring\Opsætning\Generel Integration\ØDUP Integration\SKS Delregnskaber. Delregnskaberne synkroniseres ud fra SKS og opdateres her i tabellen. Tabellen indeholder således en oversigt over de delregnskaber/registreringsnumre, der er åbne for den pågældende bogføringskreds. Når regnskabet åbnes, vil de delregnskabsværdier, der ikke fremgår af denne tabel, blive spærret i tabellen Dimensionsværdier (Sti: Økonomistyring\Opsætning\Dimensioner\Dimensioner\vælg DELREGNSKAB\Tryk på knappen Dimension\menupunktet Dimensionsværdier). Du kan ikke bogføre på spærrede delregnskaber, og spærringerne kan ikke ophæves manuelt.
Side 68 af 321
Feltnavn Bogføringskreds
Beskrivelse Feltet viser den bogføringskreds, delrengskabskode er gældende for. Hvis denne bogføringskreds ikke er i overensstemmelse med bogføringskredsen angivet under ØDUP integrations opsætningen, vil der ikke være nogle åbne delregnskaber i regnskabet. Delregnskabskode Feltet viser en delregnskabskode/værdi tilknyttet bogføringskredsen. Beskrivelse Feltet viser en beskrivelse af den aktuelle kombination af bogføringskreds og delregnskab.
SKS Afstemning Ved periodeafslutning skal du afstemme periodens bevægelser i Navision i
forhold til SKS. Hvis saldo, år-til-dato og periodens bevægelser i Navision svarer til de samme summer fra SKS, er status korrekt i de to systemer. Til dette formål er der lavet 2 rapporter, der viser hvis der er afvigelser - dette vil blive vist ud for de konti, hvor afvigelsen er. Fejlen kan evt. skyldes, at der er poster, der ikke er modtaget i SKS. Disse skal i så fald gensendes. Efter hver periode sender SKS en datastrøm med summer for den periode, der netop er afsluttet til ØDUP. Sti: Økonomistyring\Opsætning\Generel Integration\ØDUP Integration\SKS\Afstemningsoversigt. Her kan du se en oversigt, over de perioder som er kommet fra SKS. Data fra tidligere filer bliver liggende i afstemningsoversigten (indbakken), så det er muligt at gå tilbage i tiden og foretage afstemning. Til dette findes der 2 rapporter, som ligger under Økonomistyring\Finans\Rapporter\Regnskabsopgørelse\SKS. Rapporten SKS Afstemning; her kan du foretage en automatisk afstemning. Rapporten viser saldo og bevægelse på alle konti. Rapporten SKS Afstemning Detaljeret; her kan du foretage en automatisk afstemning. Rapporten viser det samme som ’SKS Afstemning’, men med gruppetotal pr. delregnskab.
Bemærk: Ultimoposter vil ikke fremgå af rapporterne, og i tilfælde af at der ikke er nogen differencer, fås en linje i rapporterne med teksten ”Der er ikke fundet afstemningsdifferencer indenfor det angivne filter”. Bemærk: rapporterne forudsætter, at du abonnerer på datastrømmen ’SKS afstemning’, og at du både importerer: SKS Konto, SKS Periode, SKS Delregnskab, SKS afstemning og eksporter finansposter til SKS via en
Side 69 af 321 tilsvarende opsætning på Økonomistyring\ Opsætning\ Generel integration\ ØDUP integration\ ØDUP integrationsopsætning. CØSA Formålskode
Såfremt der er markeret i feltet ’Import CØSA formålskontoplan’ under ØDUP Integrationsopsætning, vil denne tabel indeholde CØSA formålskoder (Centrale Økonomi- og Studieadministrations System). Bemærk: Tabellen anvendes kun af selveje-institutioner under Undervisningsministeriet. Sti: Økonomistyring\opsætning\Generel Integration\ØDUP integration\CØSA Formålskoder
Feltnavn Kode Navn Dimensionsværdit ype Spærret Overført
Feltnavn Type
Beskrivelse Feltet viser CØSA formålskoden. Feltet viser navnet på CØSA formålskoden Feltet viser dimensionsværditypen for CØSA formålskoden, dvs. standard, overskrift, Til-Sum, Fra-Sum eller Sum. Feltet viser om den pågældende CØSA formålskode er spærret. Feltet viser om den pågældende CØSA formålskode er overført til dimensionstabellen. Sti: Økonomistyring\opsætning\dimensioner\dimensioner\v ælg ’formål’\tryk på knappen ’dimension’\menupunktet ’dimensionsværdier’.
Beskrivelse Feltet viser, om data er/kommer fra: • Koncern data (leveret fra Koncerndatabasen) • SLS-data (leveret fra SLS databasen) • Eksport data (sendes til Koncern databasen)
Side 70 af 321 Starttid Sluttid Beskrivelse
Gennemført
Datastrømme fra SLS
Feltet viser, hvornår jobbet startede. Feltet viser, hvornår jobbet sluttede. Såfremt jobbet er gennemført succesfuldt, indsættes følgende besked afhængig af værdien i feltet Type: • Synkronisering af koncerndata gennemført • Synkronisering af SLS-data gennemført • Eksportering af finansposter gennemført Såfremt jobbet fejlede indsættes en besked, som beskriver fejlen. Feltet er et statusfelt og viser, om jobbet er gennemført succesfuldt.
I det følgende gennemgås de data, som synkroniseres ind i Navision Stat regnskabet fra Statens Løn System, SLS. Der modtages 2 typer af datastrømme fra SLS. • Lønfinansposter – Institutionens samlede lønudgifter. - Synkroniseres ind via koncerndatabasen angivet under Økonomistyring\Opsætning\Generel Integration\ØDUP integration\ØDUP integrations opsætning\faneblad ’Generelt’\feltet ”Koncern Database”. • Pai-data – Individuelle personaleoplysniner. - Synkroniseres ind via SLS-databasen opsat under Økonomistyring\Opsætning\Generel Integration\ØDUP integration\ØDUP integrations opsætning\faneblad ’Generelt’\feltet ”SLS Database”.
Løngrupper
For at kunne modtage Lønfinansposter fra SLS er det nødvendigt at opsætte institutionens løngrupper. Sti: Personale\Opsætning\SLS\Løngrupper:
Feltnavn
Beskrivelse
Side 71 af 321 Løngruppe Beskrivelse Egen Løngruppe
Her skal du indtaste nummeret på løngruppen. Her skal du indtaste en evt. beskrivelse af løngruppen. Indlæses data fra flere bogføringskredse i et regnskabs Personalemodul, skal der sættes hak i feltet 'Egne Løngrupper' ud for de løngrupper som er egne løngrupper. Herved undgår man at dimensioner og finanskonti for egne løngrupper bliver slettet.
Bemærk: Hvis man ikke sætter hak i feltet 'Egne Løngrupper', vil samtlige dimensioner og finanskonti som tilhører de indlæste løngrupper blive slettet. Pai-data
Pai-data er Stam- og konteringsoplysninger for den enkelte medarbejder. Disse synkroniseres ind via SLS-databasen opsat under Økonomistyring\Opsætning\Generel Integration\ØDUP integration\ØDUP integrations opsætning\faneblad ’Generelt’\feltet ”SLS-Database”. Ønsker du at læse mere om Pai-data, kan du gøre dette i ’Brugervejledning til Personalemodulet’.
Lønfinansposter i lønindbakke
Lønfinansposter er institutionens samlede lønudgifter samlet på finanskonti og dimensioner (= segmenter i SLS). Lønfinansposterne synkroniseres ind i Navision via koncerndatabasen angivet under Økonomistyring\Opsætning\Generel Integration\ØDUP Integration\ØDUP integrations opsætning\fanebladet ’Generelt’\feltet ’Koncern database’. Synkroniseringen placerer lønfinansposterne i Navisions lønindbakke. Fra lønindbakken skal du via kørslen ”Indlæs lønposteringer” overføre lønfinansposterne til en kladde, hvorfra de skal bogføres. Du finder lønfinansposter i lønindbakken under Økonomistyring\Opsætning\Generel Integration\ØDUP Integration\SLS\Lønindbakke:
Side 72 af 321
Feltnavn Løngeneration
Beskrivelse Feltet indeholder en dato med formatet ååååmm og angiver sammen med feltet kørselsart hvilken lønkørsel recorden tilhører. Løngeneration 200806 og Kørselsart 2 indeholder eksempelvis data vedr. bagudlønnedes April løn og forudlønnedes Maj løn Regnskabsperiode Feltet indeholder oplysninger om bogføringsdatoen. dato Kørselsart Feltet viser kørselsarten og kan således antage værdierne 1 eller 2, hvor 1 angiver timelønnen og 2 angiver månedslønnen. Individtype Feltet indeholder individtypen, som altid vil være ”SLS” på lønfinansposterne. Bilagsnr. Feltet indeholder nummeret XXXXXYYZZZZZZZÆ, hvor X er et gruppenr. med evt. foranstillede nuller, Y er styrelse med evt. et foranstillet nul, Z er et fortløbende nr. med evt. foranstillede nuller og Æ er en systemkode.
Bemærk: Sammen med Felterne ”Individtype”, ”Løngeneration” og ”Kørselsart”, vil dette felt udgøre lønbilagsnummeret på den tilhørende finanspostering, som dannes i forbindelse med indlæsning og bogføring af lønfinansposter. Bogføringskreds Feltet indeholder postens bogføringskreds. Delregnskab Feltet indeholder postens delregnskabsværdi. Finansår Feltet angiver det finansår posten tilhører. Regnskabsperiode Feltet angiver hvilken regnskabsperiode posten tilhører. Kontonummer 1 Feltet indeholder det 4-cifrede SKS/Navision kontonummer.
Side 73 af 321 Segment 1
Feltet indeholder den frie specifikationsværdi. Bemærk: I forbindelse med indlæsning af lønfinansposterne i en kladde vil posten som default blive konteret på den lokale Navision-konto, som består af ”Kontonummer 1” + ”Segment 1”. Ønsker man at ”oversætte” den frie specifikation til en anden værdi, kan dette gøres via tabellen ’SLS-kontobro’. Segment 2 Feltet indeholder den værdi, der er blevet indtastet i feltet Segment 2 i SLS. Bemærk: Via tabellen Dimensionsbro (sti: Økonomistyring\Opsætning\Generel Integration\ØDUP integration\SLS\Dimensionbro) skal du udpege hvilken Navision Dimension dette segment svarer til Segment 3 Feltet indeholder den værdi, der er blevet indtastet i feltet Segment 3 i SLS. Bemærk: Via tabellen Dimensionsbro skal du udpege hvilken Navision Dimension dette segment svarer til Segment 4 Feltet indeholder den værdi, der er blevet indtastet i feltet Segment 4 i SLS. Bemærk: Via tabellen Dimensionsbro skal du udpege hvilken Navision Dimension dette segment svarer til Segment 5 Feltet indeholder den værdi, der er blevet indtastet i feltet Segment 5 i SLS. Bemærk: Via tabellen Dimensionsbro skal du udpege hvilken Navision Dimension dette segment svarer til Segment 6 Feltet indeholder den værdi, der er blevet indtastet i feltet Segment 6 i SLS. Bemærk: Via tabellen Dimensionsbro skal du udpege hvilken Navision Dimension dette segment svarer til Beløb debet Feltet indeholder postens eventuelle debet beløb Beløb kredit Feltet indeholder postens eventuelle kredit beløb Timer debet Feltet indeholder eventuelle antal debet timer. Timer kredit Feltet indeholder eventuelle antal kredit timer. Tekst Feltet indeholder en beskrivelse fra oplysningssedlen, eksempelvis teksten Forud, Bagud/efterregulering eller Fejlpostering. S74 Feltet indeholder oplysningerne i rubrik S74 fra oplysningssedlen Skatteår Feltet angiver, hvilket skatteår posten tilhører. Betalingsdelregns Feltet indeholder kombinationen af kab bogføringskredsnummeret samt delregnskabsværdien. Disponibelt Felt 1 Feltet anvendes ikke pt. Disponibelt Felt 2 Feltet anvendes ikke pt. Disponibelt Felt 3 Feltet anvendes ikke pt. Dannelsesdato Feltet angiver den dato, posten er dannet i SLS.
Side 74 af 321 Indlæsning af lønfinansposter
Der overføres lønfinansposter fra SLS til Navision Stat to gange om måneden – hhv. timeløn og månedsløn. Via synkronisering fra Koncernbasen lægges lønfinansposterne i tabellen LønIndbakke, hvorfra brugeren kan indlæse posterne i en finanskladde efter eget valg og derefter bogføre dem. Inden brugeren indlæser posterne, kan der genereres en rapport, der viser, om der er problemer med linjerne i LønIndbakke. Problemerne vil typisk vedrøre konti eller dimensionskoder, der ikke findes i Navision Stat. Disse problemer kan som hovedregel løses via hhv. Kontobroen eller dimensionsbroen (de opsættes under: Økonomistyring\Opsætning\Generel Integration\ØDUP Integration\SLS). Inden bogføring trækkes en kontrolrapport ’SLS afstemning, kld. kontrol’ (sti: Økonomistyring\Finans\Rapporter\Poster), som sammenholdes med udtrækket U914 fra SLS. Hvis kontrolrapporten og U914 stemmer overens, kan kladden bogføres. Posterne skal altid indlæses i en åben periode. Hvis den oprindelige bogføringsdato på posterne ikke ligger i en åben periode, indsættes ”Dags dato”. Hvis lønfinansposterne ikke stemmer for en given kombination af Bogføringsdato, Løngeneration og Kørselsart, vil der blive indsat en modkonto med det balancerende beløb. Der er mulighed for at trække en afstemningsrapport ’SLS afstemning, bogførte poster’ (sti: Økonomistyring\Finans\Rapporter\Poster), som viser de lønfinansposter, der er bogført. Disse kan ligeledes afstemmes mod U914. I forbindelse med den automatiske eksport af finansposter overføres de bogførte lønfinansposter til SKS sammen med de øvrige finansposter.
Kørslen Indlæs lønposteringer
Fra Lønindbakken lægges lønfinansposterne over i en kladde via kørslen ”Indlæs lønposteringer”. Sti: Økonomistyring\Finans\Periodiske aktiviteter\SLS\’Indlæs lønposteringer’
Side 75 af 321
Feltnavn Finanskladdetype
Beskrivelse Her skal du angive den finanskladdetype, som linjerne skal overføres til. Finanskladdenavn Her skal du angive det finanskladdenavn, som linjerne skal overføres til. Bilagsnr. Her skal du angive det bilagsnr., som posterne skal bogføres med. Bilagsnummeret indsættes automatisk, når der vælges kladdenavn. Bemærk: Udover dette bilagsnr., påsættes lønposten et lønbilagsnr. bestående af følgende felter fra lønindbakken: Individtype + Løngeneration + Kørselsart + Bilagsnr. Bogføringsbeskriv Her skal du indtaste den tekst, som posterne skal bogføres else med. Modkonto Her skal du indtaste nummeret på den finanskonto, hvorpå eventuelle modposter skal posteres. Bemærk: Der bliver kun anvendt en modkonto såfremt lønfinansposter ikke stemmer pr. kombination af dato, løngeneration og kørselsart. Modkonto Her skal du indtaste det delregnskab, som du ønsker Delregnskab eventuelle modposteringer bogført med. Løn generations Her kan du vælge en løngeneration. Klik på pilen til højre filter (F6) for at se mulige valg. Kørselsart filter
Her kan du vælge at sætte et filter for kørselsart: • Alle kørselsarter • Kørselsart 1 (Timeløn) • Kørselsart 2 (Månedsløn)
Side 76 af 321 Slet nul posteringer Rapporterings Mulighed
Hvis feltet er markeret, så vil der i tilfælde af at der er blevet leveret 0-beløbslinjer i lønfinanspostfilen, ske en sletning af disse linjer, i forbindelse med indlæsning af lønfinansposter. Fx ompostering på timer. Her kan du vælge, om du blot vil kontrollere lønposterne, eller om du vil indlæse dem i en kladde: • Kontroller – alle lønfinansposterne gennemgås og for hver fejl oprettes, der en linje i fejlloggen. • Dan kladdelinjer – dette lægger posterne i den valgte kladde. Posterne kan kun lægges i kladden, såfremt, der ingen fejl er. Det er derfor en fordel at kontrollere lønfinansposterne før du forsøger at lægge dem i kladden Afsnittet ”Typiske fejl” gennemgår, hvilke typer af fejl, der kan opstå i forbindelse med indlæsning af lønfinansposterne, og hvordan disse kan løses.
Side 77 af 321 Rapporter
Inden bogføring af lønfinansposter, kan du trække rapporten ’SLS Afstemning, kld kontrol’, der anvendes til afstemning sammen med SLS uddata 914. Sti: Økonomistyring\Finans\Rapporter\Poster. Bemærk: Rapporten indeholder kun SLS og SP poster på saldoniveau (posteringer fra Pensionssystemet uddata B 914).
Er der efter finansposterne er bogført i Navision, et behov for at checke, om der er overensstemmelse mellem de finansposter, der er registreret I SLS (uddata 914) og dem der er bogført i Navision kan rapporten ’SLS afstemning, bogførte poster’ anvendes. Sti: Økonomistyring\Finans\Rapporter\Poster.
Feltet ‘løngeneration’ og ‘kørselsart filter’ skal udfyldes. Bemærk: Afstemningen sker på sumniveau hvilket betyder at det ikke er muligt at skelne mellem forud- og bagudløn.
Side 78 af 321 Modtagelse af ikke valide data fra SLS
Silkeborg Data og KMD sender til tider ikke validerede data. Det kan derfor ske, at institutionen modtager ikke-valide finanskonti eller delregnskaber i Navision Stat. En ikke-valid finanskonto defineres som en finanskonto, der ikke findes i SKSkontoplanen eller som er spærret. En ikke-valid delregnskabskode defineres som en delregnskabskode, der ikke findes i SKS-delregnskabstabellen eller som er spærret. Kontoen 9891 aftemn. Diff ØS der opsættes under: Økonomistyring\Opsætning\Generel Integration\ØDUP integration\ØDUP integrations opsætning\fanebladet ’Lønopsætning’, til fejlkonteringer i Navision af data fra SLS eller andre lønsystemer. Her skal du også vælge et delregnskab, som du kan mappe ikke-valide delregnskabskoder til. Brugeren får meddelelse om, at ændringerne er logget og at institutionen skal sørge for at få rettet fejlen. Der skal rettes en henvendelse til ØS (SLS og evt. SKS) eller den pågældende lønleverandør om fejlen. SLS eller den pågældende lønleverandør omkonterer. Næste lønkørsel indeholder fejlen igen, men med modsat fortegn.
Bemærk: Hvis du vælger at slette kladden, vil loggen af mapningen ligeledes blive slettet. Lønomposteringsoversigt findes under Økonomistyring\Opsætning\Generel Integration\ØDUP integration\SLS.
Bemærk, problemet med ikke-valide konti kan også optræde ifm. UVM’s formålskontoplan. Dette kan dog håndteres inden for eksisterende funktionalitet via ordinære mapninger.
Lønindbakke fejllog
Har du valgt Rapporteringsmuligheden ”Kontrollér” ved indlæsning af lønfinansposter, kan du enten vælge at få udskrevet fejlloggen i forlængelse af kørslen (systemet vil give dig mulighed for at vælge dette), eller du kan efterfølgende åbne fejlloggen. Sti: Økonomistyring\Opsætning\Generel Integration\ØDUP Integration\SLS\Lønindbakkefejllog
Side 79 af 321
Bemærk: Lønindbakkefejlloggen vil kun indeholde fejl vedrørende den nyeste opdatering af lønfinansposter. Loggen bliver således slettet i forbindelse med en ny indlæsning. Feltnavn Løbenr. Informations Type
Dato Tid Lønindbakke Bilagsnr. Løngeneration Kørselsart Beskrivelse
Typiske fejl
Beskrivelse En fortløbende nummerering af de fundne fejl. Bemærk: Hvis der er flere fejl i en lønfinanspost vil der blive oprettet en linje for hver af disse fejl. Indeholder information om typen af fejl. Følgende værdier er mulige: • Fejl • Oplysning • Opdatering afbrudt Viser datoen for oprettelse af fejlloggen. Viser tidspunktet for oprettelse af fejlloggen. Dette felt viser bilagsnummeret på den lønpost som fejlen er fundet på. Dette felt viser hvilken løngeneration, den pågældende lønfinanspost tilhører. Dette felt viser hvilken kørselsart, den pågældende lønpost tilhører. Dette felt viser, hvori den fundne fejl består. I næste afsnit ”Typiske fejl ” gennemgås de fejl, som hyppigst opstår i forbindelse med indlæsningen af lønfinansposterne.
Dette afsnit gennemgår de typer af fejl, du kan støde ind på i forbindelse med indlæsningen af dine lønfinansposter, og hvordan disse løses. I Navision Stat er der 2 broer, nemlig Dimensionsbroen og Kontobroen, som kan bruges til at løse de fleste af de indlæsningsfejl, man får i forbindelse med indlæsningen. Disse broer gennemgås i de efterfølgende afsnit.
Eks. på Fejlmeddelelse
Årsag
Løsning(er)
Side 80 af 321 Kontonummer 1: 1811 & Segment 1: finder Finanskonto: 181100, som ikke eksisterer. Kontonummer 1: 1811 & Segment 1: 3 finder Finanskonto: 18113, som ikke eksisterer.
Lønpostering ignoreret, da Dimensionbro opsætningen: STED – 38 ikke eksisterer.
Lønpostering ignoreret, da Dimensionbro opsætningen: – 38 ikke eksisterer.
Segment 1 i lønbakken er blank. SKS-kontoen tilføjes derfor ikke en fri specifikation og den resulterende finanskonto 181100 findes ikke i Navisionkontoplanen. SKS-kontoen tilføjes den frie specifikation 3 og den resulterende finanskonto: 18113 findes ikke i Navisionkontoplanen
Opret og tilknyt konto 1811 en Navisonkonto i tabellen Kontobroen.
Hvis ikke SKSkontoen 1811 er oprettet i kontobroen, oprettes denne og i den underliggende kontobro mapping opsættes en mapping fra kode 3 til den ønskede frie spec. fx 03 Det SLS-Segment, som er Fra linjen i udpeget til at blive dimensionsbroen mappet til dimensionen som indeholder STED, indeholder en den relevant værdi, som ikke findes Segmentsom STED-værdi i Dimensions bro, Navision. foretages via menupunktet Dim. Mapping en mapping fra værdien 38 til en gyldig Stedkode værdi. Det SLS-Segment, som I indeholder værdi 38, har dimensionsbroen ikke fået tildelt en tilknyttes SLSdimensionstype i segmentet den Navision. ønskede Dimensionstype. Det kan evt. blive nødvendigt at lave yderligere mapping nede på værdi niveau.
Side 81 af 321 Kontobroen
Sti: Økonomistyring\Opsætning\Generel Integration\ØDUP Integration\SLS\Kontobro Kontobroen bruges, hvis der ønskes en anden fri specifikation end den, den enkelte lønpost har med sig fra SLS.
Feltnavn SKS kontonr.
Beskrivelse Her skal du vælge et SKS kontonummer (4-cifret arts kontonr.), der modtages lønfinansposter på. Navision kontonr. Her skal du vælge det lokale Navision kontonummer, der som standard skal konteres på, når der modtages lønfinansposter på det SKS kontonummer, du har angivet på den aktuelle linje. Dette standard Navision kontonummer vil kun blive anvendt såfremt, der for en given lønfinanspost ikke er angivet en fri specifikation. Dvs feltet Segment 1 er blankt i SLS og dermed i lønindbakken.
Side 82 af 321 For den enkelte SKS-konto er der mulighed for at oprette en kontobromapning. Formålet med denne er at ”overstyre” de frie specifikationer, der modtages fra SLS. Sti: Økonomistyring\Opsætning\Generel Integration\ØDUP Integration\SLS\Kontobro\vælg den relevante SKS-konto\Tryk på knappen ”Funktion”/punktet Kontobro Mapning
Feltnavn Beskrivelse Delregnskabskode I dette felt skal du angive det delregnskab, som mappingen skal være gældende for. Hvis feltet er blankt gælder mappingen for alle delregnskaber, som ikke eksplicit er angivet. I ovenstående eksempel vil den frie specifikation 1 blive ændret til fri specifikation 00 for delregnskab 1, mens den vil blive ændret til 01 for de resterende delregnskaber. Fra kode Her skal du indtaste den fri specifikation modtaget fra SLS. Indholdet i feltet segment 1 i lønindbakke vil således blive tjekket op i mod dette felt for en given Navision konto (artskonto). Til kode Her kan du indtaste den fri specifikation, du ønsker anvendt på den givne Navision konto (artskonto). Bemærk: I dette felt kan du kun taste værdier, som i kombination med den givne SKS konto danner en konto, som er oprettet i Navision kontoplanen.
Side 83 af 321 Gennemløbet for en given lønfinanspost mht. konto er følgende: 1. SKS-kontoen findes i tabellen ’Kontobro’. 2. Er den frie specifikation (= Segment 1 i lønindbakken) blank, anvendes det Navisonkontonr., der er opsat som standard for SKS-kontoen i kontobroen 3. Er den frie specifikation ikke blank, undersøges det om kombinationen af lønfinanspostens delregnskab og frie specifikation findes i kontoens mapninger. Findes denne kombination, indsættes den derved fundne Navision konto i kladdelinjen. Findes kombinationen ikke, indsættes den Navisionkonto som SKS-kontoen og den frie specifikation tilsammen danner.
Dimensionsbro
Sti: Økonomistyring\Opsætning\Generel Integration\ØDUP Integration\SLS\Dimensionsbro. For hvert Segment i lønindbakke, som indeholder data, kan du enten udpege, hvilken Navision dimension, Alias, Sag/Sagsopgave denne skal transformeres til eller angive, at du ikke ønsker værdier i dette segment indlæst i Navision. I tabellen SLS-dimensionsbro opsætter du disse regler for oversættelse af SLS's segmenter til Navision Stat.
Feltnavn Beskrivelse Delregnskabskode I dette felt skal du angive det delregnskab, som mapningen skal være gældende for. Hvis feltet er tomt, skal mapningen gælde for alle delregnskaber. Du kan undtage et delregnskab fra den generelle mapning ved eksplicit at angive en mapning for dette. SLS Segment Her skal du angive SLS segmenttypen. Valgmulighederne Type er Segment 2 til 6. Disse refererer til de tilsvarende kolonner i Lønindbakken. Type Her skal du vælge hvilken type dimensionsbroen skal mappes til. Det er muligt at mappe til en Dimension; Alias; Sag eller Sagsopgave. Bemærk: Mapper du til Alias, Sag eller Sagsopgave så kan feltet Dimension Type ikke udfyldes.
Side 84 af 321 Dimension Type
Her skal du vælge Navision Stats Dimension Type. Lader du feltet være blankt, bliver værdien i det tilhørende Segment ikke lagt i Navision. Bemærk: Modtages der data i et segment som ikke er opsat i dimensionsbroen vil lønfinansposterne ikke kunne indlæses.
Bemærk: Ovenstående eksempel illustrerer at Segment 2 værdier for posteringer på alle andre delregnskaber, end specificerede, lægges over i dimensionen Sted, og alle Segment 3 værdier lægges over i dimensionen Formål. Segment 4 værdier lægges over i dimensionen Aktivitet. Segment 5 værdier bliver overført til Sag, og Segment 6 værdier lægges over i Sagsopgave, for delregnskab. Segment 2, hvis lønposteringen er sket på delregnskab 1, lægges over i dimensionen Aktivitet. Segment 3, hvis lønposteringen er sket på delregnskab 1, lægges over i dimensionen Formål. Segment 4, hvis lønposteringen er sket på delregnskab 1, bliver overført til Alias. Segment 5, hvis lønposteringen er sket på delregnskab 1, lægges over i dimensionen Projekt, og så fremdeles.
Hvis man mapper til Alias skal man kun skulle benytte ét segment, hvorimod hvis man skal mappe til sag/sagsopgave skal man benytte to segmenter. Man kan Ikke mappe til både sag og Alias samtidig indenfor samme delregnskab.
Bemærk: Hvis du vælger at ændre i en eksisterende opsætning, så vil nedenstående meddelelse fremkomme.
Tryk på knappen Ja, hvis du er helt sikker på at ændringen skal gennemføres. Tryk på knappen Nej, hvis du vil afbryde handlingen.
Side 85 af 321 For den enkelte dimensionsbro er der mulighed for at oprette en værdimapning. Formålet med denne er at ”overstyre” de segmentværdier, der modtages fra SLS. Sti: Økonomistyring\Opsætning\Generel Integration\ØDUP Integration\SLS\Dimensionsbro\vælg den relevante linje\Tryk på knappen ”Funktion” og vælg menupunktet ”Mapninger”:
Feltnavn Fra værdi Til ’dimensions værdi’ Til Alias
Til Sag
Beskrivelse Her kan du indtaste den SLS segmentværdi, som posteringen har fra SLS systemet. Her kan du indtaste den værdi, som SLS-segmentværdien skal mappes til i Navision Stat. Du har kun mulighed for at vælge værdier, der tilhører Typen, som er indvalgt ind på den aktuelle dimensionsbro. Her kan du indtaste/indvælge den værdi som SLSsegmentværdien skal mappes til i Navision Stat. Tryk på Assist Button for at slå op i Alias konteringstabellen for at se de Aliaskoder som du kan indvælge. Bemærk: Det er ikke muligt at mappe til værdier der er over 10 karakterer, da SLS segmentværdier ikke kan være over 10 karakterer. Her kan du indtaste/indvælge den værdi som SLSsegmentværdien skal mappes til i Navision Stat. Tryk på Assist Button for at slå op i Sagsoversigten for at se de sagsnumre som du kan indvælge. Bemærk: Det er ikke muligt at mappe til værdier der er over 10 karakterer, da SLS segmentværdier ikke kan være over 10 karakterer.
Side 86 af 321 Til Sagsopgave
Sagsnr.
Her kan du indtaste/indvælge den værdi som SLSsegmentværdien skal mappes til i Navision Stat. Tryk på Assist Button for at slå op i Sagsopgavelisten for at se de sagsopgaver der er til gængelige inden for den valgte sag. Inden du kan udfylde feltet ’Til Sagsopgave’ skal du vælge en sag ind i feltet Sagsnr. For at foretage en mapning fra en SLS segmentværdi til en sagsopgave, skal du i feltet Sagsnr., indvælge et sagsnr., således at du rammer den rigtige sagsopgave. Bemærk: Feltet Sagsnr., vises kun, hvis når du vil foretage en mapning til Sagsopgave. Bemærk: Det er ikke muligt at mappe til værdier der er over 10 karakterer, da SLS segmentværdier ikke kan være over 10 karakterer.
Bemærk: Det er muligt i hovedbjælken at se, hvilket filter der er sorteret efter. I ovenstående eksempel er det på Delregnskab 1, Segment 3, og typen Dimension.
Eksportér valgfri periode
Sti: Økonomistyring\Finans\Periodiske aktiviteter\SKS\’Eksportér valgfri periode’ Det er muligt at eksportere finansposter fra en valgfri periode. Det kan fx være aktuelt, hvis en tidligere overførsel ikke er lykkedes. Et eksempel er, hvis udtræksjobbet af en eller anden årsag har været ude af drift i slutningen af en måned og hen over månedsskiftet. Hvis jobbet først kommer i gang efter at den gamle periode er lukket, vil der være poster i den gamle periode, som slet ikke bliver eksporteret (jobbet udtrækker poster m. bogføringsdato i indeværende periode). Dette vil vise sig som en difference, når institutionen afstemmer Navision med SKS.
Side 87 af 321
Bemærk at: det ikke længere er nødvendig at slette en tidligere valgt periode, før der opsættes en ny. Den nye periode erstatter blot den tidligere valgte periode. Så længe Navision Stat er sat op til at sende en gammel periode, vil kørslen være markeret ’ Eksport af gammel periode er sat op’. Når periode data ER afsendt til SKS, ændres markeringen på kørslen til ’Kun nye finansposter i åbne periode eksporteres’.
Bemærk at: Kørslen er kun aktiv, såfremt der er valgt ’Eksport af finansposter til SKS’ på ØDUP integrationsopsætningen. Feltnavn SKS Konterings Periode Periode start Periode slut
Beskrivelse Feltet udfyldes af systemet med den periode, der skal eksporteres finansposter for. Det er en forudsætning, at den ønskede periode findes i tabellen ”SKS Perioder”. Feltet udfyldes automatisk gennem valg af SKS Periode. Feltet udfyldes automatisk gennem valg af SKS Periode.
Side 88 af 321 Sådan opsættes eksport af valgfri periode: Sti: Økonomistyring\Finans\Periodiske aktiviteter\SKS\Eksportér valgfri periode • Tryk på knappen ’Funktion’ og vælg ’opsæt eksport periode’. • Tryk ’Ja’ til meddelelsen: ’opsæt eksportperiode i tabellen: Eksport valgfri periode’. Formen SKS Konteringsperiode åbnes:
• Vælg den konteringsperiode, der skal eksporteres. Du får meddelelsen: Næste eksport vil omfatte åbne perioder samt alle poster i periode: 200807’. • Tryk OK Formen eksportér valgfri periode, viser den valgte periode, start- og slutdato for den valgte periode samt teksten: Perioden bliver nu eksporteret næste gang eksportjobbet på serveren kører. Jobbet kører automatisk om natten. Det er også muligt at afvikle jobbet manuelt med det samme (bed ITdriftsmedarbejderen om hjælp til dette).
Bemærk: Når denne eksport af ”valgfri periode” sker efter at den gamle periode er lukket, vil ØDUP angive at datafilen er betinget korrekt. Der kan findes en fejlbesked på ØDUP med nærmere forklaring. De poster, som tidligere er eksporteret, vil blive noteret som gengangere der afvises. De poster, som ikke tidligere er eksporteret, bliver modtaget men lægges ind i SKS med en dato i den periode, der er åben, når de ankommer til SKS. Det betyder, at de to perioder skal afstemmes samlet. Bemærk: Du kan ikke opsætte eksport af ”valgfri periode” for periode 13.
Side 89 af 321
Bemærk: Eksportdimensionsopsætningen kan ikke ændres for poster, der allerede er eksporteret og indlæst i SKS. Hvis poster er kommet ind i SKS tidligere, vil de ikke kunne komme ind igen, selvom eksportdimensionsopsætningen er ændret efterfølgende.
Side 90 af 321 Import Log
Sti: Økonomistyring\Opsætning\Generel Integration\ØDUP Integrations\SKS\Import SKS Log Systemet fører en log over synkroniseringen af SKS-datastrømmene fra koncerndatabasen. Du kan således overvåge synkroniseringen og blive informeret om eventuelle fejlkilder. Du kan læse om loggen i afsnittet Synkroniseringslog. Bemærk: Hvis synkroniseringen ikke er blevet gennemført med succes, vil dette blive meddelt når regnskabet åbnes.
Side 91 af 321 Eksport Log
Sti: Økonomistyring\Opsætning\Generel Integration\ØDUP integration\SKS\Eksport SKS Log
Systemet fører en log over eksporten/synkroniseringen af finansposter. Du kan således overvåge synkroniseringen af finansposter og blive informeret om eventuelle fejlkilder.
Bemærk: Hvis eksporten ikke er blevet gennemført med succes, vil dette blive meddelt når regnskabet åbnes.
Import/eksport Log
I Navision Stat 5.4 findes en log over dagens synkroniseringer til og fra hhv. Koncern- og SLS-databasen. Nedenstående tabel viser en oversigt over hvilke stier, der giver adgang til synkroniseringsloggen, og hvilke datastrømme de enkelte stier vedrører.
Side 92 af 321
Sti Økonomistyring\Opsætning\Generel Integration\ØDUP Integration\SKS\Import Log
Økonomistyring\Opsætning\Generel Integration\ØDUP Integration\SKS\Eksport Log Økonomistyring\Opsætning\Generel Integration\ØDUP Integration\SLS\Import Log
Datastrømme SKS Kontoplan SKS Perioder SKS Aktivitetperioder SKS Delregnskaber Bevillingsposter Lønforbrugsdata CØSA Formålskoder Finansposter SLS pers.stamdata SLS konteringsdata
Bevillingsposter fra ØDUP Bevillings indbakke
Sti: Økonomistyring\Opsætning\Generel Integration\ØDUP integration\SKS\Bevillingsindbakke Bevillingsposter bliver overført fra SKS via ØDUP og placeres i Koncerndatabasen, hvorfra de overføres til tabellen Bevillingsindbakke i det relevante Navision Stat-regnskab. Posterne kan herefter overføres til et budget vha. kørslen ”Indlæs bevillingsposter”.
Indlæsning af bevillingsposter fra ØDUP
Sti: Økonomistyring\Finans\Periodiske aktiviteter\SKS\Indlæs bevillinger
Side 93 af 321 Herved åbnes anfordringsbilledet til kørslen der kan indlæse bevillingsposter.
Feltnavn Budgetnavn
Beskrivelse Her skal du vælge det budgetnavn, som bevillingsposterne skal indlæses i. Som budgetnavn kan evt. oprettes et der antyder at der er tale om bevillingsposter fra finansloven. Finansår Her skal du angive det finansår, som posterne vedrører. Valget filtrerer hvilke af de modtagne bevillingsposter fra ØDUP, der lægges over i det valgte budget. Rapporteringsvalg Her kan du vælge, om bevillingsposterne blot skal kontrolleres, eller om der skal dannes budgetposter. Følgende valgmuligheder forefindes: • Kontroler – Alle bevillingsposterne gennemgås, og for hver fejl oprettes, der en linje i fejlloggen. • Dan budgetposter – posterne bliver lagt i det valgte budget. Posterne vil kun blive lagt ind i budgettet såfremt, der ikke er nogen fejl. Det er således en fordel at kontrollere bevillingsposterne, før du forsøger at danne budgetposter.
Side 94 af 321 Herefter trykker du på knappen ”OK”, hvorefter posterne bliver lagt over i det valgte budget.
Bemærk: Kørslen ”Indlæs bevillinger” forudsætter at budgetposterne skal oprettes på finanskonti, som ikke er Til-Sums konti. I modsat fald fås fejl. Det skal endvidere bemærkes, at en post ikke kan indlæses mere end én gang i samme budget. Fejlhåndtering Poster, der er fejlbehæftede, skal ikke indlæses, men markeres i BevillingIndbakke. Kørslen skal gå videre til næste post og forsøge at indlæse denne. Herefter bliver de fejlmarkerede poster ignoreret - fx hvis bevillingsposterne ønskes indlæst i et andet budget i Navision Stat. Når kørslen registrerer fejlen, skrives fejlen dels i feltet Fejlbeskrivelse i BevillingIndbakke og dels som en meddelelse på skærmen til brugeren. Følgende fejlsituationer, bliver håndteret: •
Bogfoeringskredsnr i BevillingIndbakke stemmer ikke med Navision regnskabet.
•
Navision_kontonummer i BevillingIndbakke er blankt,
•
Navision_kontonummer i BevillingIndbakke findes ikke i Kontoplan_Navision (jf NS00003)
•
Navision_kontonummer i BevillingIndbakke er spærret i Kontoplan_Navision (jf NS00003),
•
Navision_kontonummer i BevillingIndbakke er en Til-Sum i Kontoplan_Navision (jf NS00003)
•
Delregnskab i BevillingIndbakke findes ikke i Navision Stat.
•
Delregnskab i BevillingIndbakke er spærret i Navision Stat.
Poster, der er behæftede med en eller flere af ovennævnte fejl, bliver markeret som nævnt ovenfor. Du har mulighed for at se de fejlbehæftede poster i BevillingIndbakke og logtabellen
Side 95 af 321
Dimensioner Indledning
Fra og med Navision Stat 5.0 er det muligt at have forskellige dimensions opsætninger pr. regnskab på samme database. Du kan oprette lige så mange Dimensioner, du ønsker på databasen, og ud af dem kan du vælge 8 Dimensioner ind i hvert regnskab. I Navision Stat hedder dimensionerne genvejsdimensioner, hvert regnskab kan have tilknyttet 8 genvejsdimensioner. To af genvejsdimensioner, opsættes også som ’Globale Dimensioner’, det svarer til to faste dimensioner. Du kan læse mere om globale dimensioner under afsnittet Globale Dimensioner. For at anvende Dimensioner skal de opsættes i regnskabsopsætningen, læs hvordan under afsnittet ’Sådan opsættes genvejsdimensioner’.
Sådan oprettes genvejsdimensi oner
Sti: Økonomistyring\Opsætning\Dimensioner\Dimensioner Alle Dimensioner oprettes i dette billede for det pågældende regnskab (dimensioner er regnskabsspecifikke).
For at oprette en ny dimension skal du trykke på F3. Feltnavn Kode Navn Kodetekst
Beskrivelse Her indtaster du navnet på den dimension du ønsker at oprette. Feltet udfyldes automatisk med det indhold du har angivet i feltet ”Kode”. Indholdet kan dog overskrives med et navn efter eget valg. Feltet udfyldes automatisk med det indhold du har angivet som navn i feltet Kode. Indholdet kan dog overskrives med en kodetekst efter eget valg. Bemærk: Ændrer du kodeteksten, omdøbes dimensionsfeltnavnene på de forskellige skærmbilleder, der er knyttet til denne dimension, med denne tekst.
Side 96 af 321 Filtertekst
Beskrivelse Spærret
Dimensions værdier
Feltet udfyldes automatisk med det indhold, du har angivet som navn i feltet ”Kode”. Indholdet kan dog overskrives med en tekst efter eget valg. Bemærk: Ændrer du filterteksten, omdøbes alle filterfelter med denne tekst. Her kan du beskrive formålet med dimensionen. Hvis du fortsat ikke ønsker at anvende en dimension, sætter du hak i feltet ”Spærret”. Bemærk: Dimensionen ’delregnskab’ kan ikke spærres, hvis der i ØDUP integrations opsætningen er valgt ’Ja’ i feltet ’Import SKS delregnskab’.
Sti: Økonomistyring\Opsætning\Dimensioner\Dimensioner\knappen ”Dimension”\menupunktet ”Dimensionsværdier”. Når du har oprettet de dimensioner, du ønsker at anvende, kan du under ovenstående sti tilknytte de dimensionsværdier, du ønsker i din kontering, dog bliver dimensionsværdier for delregnskab styret fra centralt hold. Dimensionsværdier er en yderligere opdeling under en dimension. Der kunne fx være en dimension, der er oprettet som en sted dimension og under denne oprettes dimensionsværdier, der svarer til de kontorer, der er i institutionen.
Bemærk: Det er ikke muligt, at bogføre på en dimensionsværdi der er oprettet med typen Til-Sum, Fra-Sum, Sum eller Overskrift.
Feltnavn Kode Navn
Beskrivelse Her skal du udfylde feltet med en entydig kode. Feltet kan kun bestå af tal. Her skal du indtaste navnet på Dimensionsværdien.
Side 97 af 321 Dimensionsværdi Type
Her har du mulighed for at opsætte forskellige typer. • Standard; værdien bruges til generel bogføring. • Overskrift; overskrift for en gruppe af dimensionsværdier. • Sum; anvendes til at sammentælle en række saldi. • Fra-sum; er starten på en serie dimensionsværdier, der sammentælles og sluttes med dimensionsværdien i tilsum. • Til-sum; er slutningen på en serie dimensionsværdier.
Bemærk: Fra-sum og Til-sum anvendes til at gruppere Sammentælling
Spærret
dimensionsværdier, hvis du ønsker sammentællinger på dine dimensionsværdier. Her opsættes dimensionsværdierne, du ønsker sammentalt. Det vil typisk være indenfor Fra-sum og Til-sum. Bemærk: Anvendes Fra- og Til-sum opsættes de værdier der skal sammentælles ved at trykke på knappen Funktion og derefter ved at vælge punktet Indryk dimensionsværdier. Anvendes Sum skal værdierne opsættes manuelt. Skal en dimensionsværdi ikke anvendes, kan du sætte hak i spærret.
Side 98 af 321 Dimensions værdier med informationer
Sti: Økonomistyring\Opsætning\Dimensioner\Dimensioner\Knappen ”Dimension”\menupunktet ”Dimensionsværdier med informationer”
Vinduet indeholder de samme informationer som vinduet ’Dimensionsværdier’, blot er der tilføjet flg. felter på formen: Feltnavn Bevægelse
Beskrivelse Feltet viser bevægelsen på den aktuelle dimensionsværdi for den periode, der er indsat i feltet Datofilter. Saldo Feltet viser saldoen på den aktuelle dimensionsværdi. Budgetteret beløb Feltet viser enten dimensionsværdiens samlede budget eller - hvis man har defineret et filter i feltet Budgetfilter, vises et afgrænset budget. Disponeret Køb Feltet viser saldoen for disponeret køb på den aktuelle dimensionskode. Programmet beregner og opdaterer automatisk feltet på baggrund af feltet Disponeret Beløb (DKK) i tabellen Dokumentdimension. Disponeret Salg Feltet viser saldoen for disponeret salg på den aktuelle dimensionskode. Programmet beregner og opdaterer automatisk feltet på baggrund af feltet Disponeret Beløb (DKK) i tabellen Dokumentdimension.
Side 99 af 321 Undlad dimensions bogføring
Sti: Økonomistyring\Finans\Kontoplan\knappen ’Konto’ og menupunktet ’kort’\fanebladet Bogføring. Eftersom det i en del tilfælde, ikke er hensigtsmæssigt, at der foretages en dimensionskontering på lokale dimensioner, pga utilsigtet udsaldering af dimensionssaldoen (bevægelsen går i 0), er det muligt på den enkelte finanskonto at fravælge dimensionskontering ved at sætte hak i feltet ’Undlad dimensionsbogføring’. Denne mulighed anvendes fx ved: • •
Bogføring med konto og modkonto på samme linje, hvor der standard kun kan konteres med en dimensionskontostreng. Forskellige reguleringskørsler, hvor der flyttes mellem finanskonti, og hvor reguleringen standard tager fat i den oprindelige dimensionskontering ved flytning.
Uden undladelse af dimensionsbogføring på enten konto eller modkonto, udligner dimensionskonteringen sig selv, og går i 0. Undtagelser fra udeladelse af dimensionskontering: DELREGNSKAB dimensionen medtages, såfremt ’Import SKS Delregnskab’ er slået til på ØDUP integrationsopsætningen.
Bemærk at ved afvikling af kørsler med indirekte bogføring, herunder lagerregulering, er det ikke muligt at foretage posteringer uden angivelse af delregnskabskode, når der er valgt ’Import SKS Delregnskab’ i ØDUP integrationsopsætningen. FORMÅL dimensionen medtages såfremt ’Import CØSA formålskontoplan’ er slået til på ØDUP integrationsopsætningen. •
Ved valg af ’Undlad dimensionsbogføring’ på en finanskonto af typen resultat konto og ’Import af CØSA formålskontoplan’ = JA i ØDUP integrationsopsætningen, fjernes alle standarddimensioner på finanskontoen, undtagen formålsdimensionen, ved indtastning af finanskontoen i en kladde, uanset hvilken rækkefølge finanskontoen indtastes i kladden.
•
Ved valg af ’Undlad dimensionsbogføring’ på en finanskonto af typen balance konto og ’Import af CØSA formålskontoplan’ i ØDUP integrationsopsætningen, fjernes alle standarddimensioner på finanskontoen inklusiv formålsdimensionen ved indtastning af finanskontoen i en kladde, uanset hvilken rækkefølge finanskontoen indtastes i kladden.
Side 100 af 321 Hvis både ”Import af delregnskab” og ”Import af Formål” er opsat, så er det kun delregnskabsdimensionen, der bliver bogført på kontoen. Alle andre dimensioner vil blive udeladt. Hvis hverken ”Import af delregnskab” og ”Import af Formål” er opsat, så vil ingen dimensioner blive bogført på kontoen.
Bemærk at ’Undlad dimensionsbogføring’ overstyrer en eventuel opsætning af ’ ’Tvungen kode’ på standard dimensionsopsætningen for samme finanskonto. Hvis du ikke sætter et hak i feltet vil alle dimensioner blive bogført på kontoen.
Side 101 af 321 Globale dimensioner
Sti: Økonomistyring\Opsætning\Regnskabsopsætning\fanebladet ’Dimensioner’\knappen ”Funktion”\menupunktet ”Rediger globale dimensioner...” Som nævnt under indledningen kan hvert regnskab have opsat 8 genvejsdimensioner, to af genvejsdimensionerne er globale dimensioner. Det vil sige, at de globale dimensioner er to faste dimensioner, der vil kunne ses som faste filtre på bla. købs- og salgshoved, budgetter, og på en del standard rapporter. De globale dimensioner opsættes i regnskabsopsætningen. Se hvordan de opsættes under afsnittet Opsætning af genvejsdimensioner.
Bemærk: Den ene globale dimension er en SKS dimension og vil altid indeholde dimensionen Delregnskab. Når feltet ”Global dimension 1-kode” er udfyldt, kan det ikke ændres. Valget af den anden globale dimension er frivillig, og kan ændres via en kørsel.
Her ser du opsætningsbilledet for de globale dimensioner, der er opsat i dette regnskab.
Side 102 af 321 Sådan opsættes genvejsdimensi oner i regnskabsopsæt ningen
Sti: Økonomistyring\Opsætning\Regnskabsopsætning\fanebladet ’Dimensioner’ Under ovennævnte sti ses det vindue, hvor alle 8 genvejsdimensioner opsættes. Vinduet viser først de to globale dimensioner, der er opsat under menuknappen Funktion og menupunktet Rediger globale dimensioner. Efterfølgende ses felterne hvor genvejsdimensionerne opsættes.
Bemærk: Genvejsdimension 1 og 2 er automatisk udfyldt med de dimensioner, der er opsat under Globale dimensioner. De resterende 6 genvejsdimensioner, opsættes i den rækkefølge du ønsker, på følgende måde: Tryk på pilen i feltet ud for kolonnen ”Genvejsdimension-3 kode”, vælg den ønskede genvejsdimension og tryk OK. Gentag proceduren indtil du har knyttet alle de dimensioner, du ønsker at bruge i dit regnskab. Fanebladet Dimensioner:
Bemærk: Som nævnt tidligere skal feltet ”Global dimension 1-kode” altid være udfyldt med delregnskab. Feltnavn Global dimension 1-kode Global dimension 2-kode
Beskrivelse Feltet indeholder delregnskab og kan ikke ændres. Her angiver du den frivillige dimension, du ønsker at anvende som Global dimension 2. Bemærk: Overvej hvilken dimension du vælger her, da den kun kan ændres ved en kørsel.
Side 103 af 321 Standarddimensio Ved oprettelse af standard dimensioner undersøges det om n komb. kombinationerne er valide, jf. opsætning under Finans\Opsætning\Dimensioner\Dimensionskombinatio ner. Feltet sættes som udgangspunkt til Ja. Såfremt der er sat et ”hak” i dette felt fremkommer en fejl eller advarsel under indtastning af standard dimensioner til • en individuel konto på det relevante kontokort. • en særlig gruppe konti med en kontotype vha. menupunktet ”Standarddimensioner – flere” på en kontooversigt, fx kreditoroversigten. • For en hel kontotype, i vinduet Kontotype standarddimension. Kontotypestandarddimensioner kan fx bruges til at sikre, at en virksomheds defineret dimension, fx Delregnskab, altid bruges til ovenstående tabeller.
Dimensions kombinationer
Sti: Økonomistyring\Opsætning\Dimensioner\Dimensionskombinationer Dimensionskombinationer er en funktionalitet, der giver dig mulighed for at opsætte dimensionskombinationer og derved kontrollere den måde dimensioner kombineres på i en post, og derved bliver valideret ved bogføring. Der er to kombinationsmuligheder: • Spærret; vælger du denne kombination spærres der helt, så der ikke kan bogføres på to dimensioner samtidig. • Begrænset; vælger du denne kombination kan du begrænse spærringen på dimensionsværdierne, så der ikke bogføres på en kombination af to dimensionsværdier samtidig.
Bemærk: Som udgangspunkt er alle kombinationer lovlige, og du skal derfor kun angive de kombinationer, der ikke er lovlige.
Side 104 af 321
Skærmbilledet bliver vist som en matrix, det vil sige, at dimensioner vises både nedad og henad. I det viste eksempel er der opsat fuld spærring på dimensionerne Aktivitet og Kontoansvar, der vil derfor ikke kunne bogføres, hvis begge dimensioner er udfyldt på samme linje. Samtidig er der opsat begrænset spærring på dimensionsværdier under dimensionerne Disponent og Budgetansvar, der vil derfor heller ikke kunne bogføres, hvis de pågældende dimensionsværdier for dimensionerne Byggesag og Budgetansvar er udfyldt på samme linje. I det følgende beskrives, hvordan du opsætter en fuld spærring på to dimensioner Aktivitet og Kontoansvar.
Step 1 2 3
4
Beskrivelse Find dimensionen ”Kontoansvar” i kolonnen kode, som skal indgå i kombinationen sammen med en anden dimension. Du skal nu finde dimensionskolonnen ”Aktivitet”. I dimensionskolonnen ”Aktivitet” skal du stå i feltet ud for linjen med koden Kontoansvar, det vil sige der hvor de krydser hinanden. Du skal nu trykke på pilen og vælge punktet ”spærret”. Når du forlader feltet, vil der ud for kombinationen af de to dimensioner stå spærret. Bemærk: På skærmbilledet ovenover kan du se hvordan spærringen ser ud. Forsøger du at bogføre med den spærrede kombination, kommer der en fejlmeddelelse.
På ovenstående skærmbillede ser du den fejlmeddelelse, der fremkommer, hvis der forsøges bogført på en spærret kombination. I dette tilfælde er der forsøgt bogført en finanskladde, hvor dimensionerne Aktivitet og Kontoansvar blev anvendt i samme kladdelinje.
I det følgende beskrives hvordan du opsætter en delvis spærring på dimensionsværdierne Disponent 1 og Budgetansvar 20.
Side 105 af 321 Sti: Økonomistyring\Opsætning\Dimensioner\Dimensionskombinationer
Skærmbilledet bliver vist som en matrix, det vil sige nedad ser du dimensionsværdierne på den ene dimension, og henad ser du dimensionsværdierne på den anden dimension.
Bemærk: Øverst i venstre hjørne ser du navnet på de to dimensioner, du er ved at sætte begrænset spærring på. Den første dimension ”Disponent” vises nedad og den anden dimension ”Budgetansvar” vises henad. I det viste eksempel er der opsat spærring på dimensionsværdierne, Disponent 1 og Budgetansvar 10, der vil derfor ikke kunne bogføres hvis begge dimensionsværdier er anvendt på samme linje. Sted 1 2 3
4 5
Beskrivelse Find dimensionen ”Disponent” i kolonnen kode, som du ønsker skal indgå i kombinationen sammen med en anden dimension. Du skal nu finde dimensionskolonnen ”Budgetansvar”. I dimensionskolonnen ”Disponent” skal du stå i feltet ud for linjen med koden Budgetansvar, det vil sige der hvor de krydser hinanden. Du skal nu trykke på pilen og vælge punktet ”Begrænset”. Når du forlader feltet, vil der ud for kombinationen af de to dimensioner stå begrænset. Tryk derefter på knappen med de tre prikker ”…”. Du skal stå i feltet ’begrænset’. Du ser nu disponentværdierne nedad og budgetansvarværdierne henad. I dimensionsværdikolonnen ”20” skal du stå i feltet ud for linjen med dimensionsværdikoden ”1”, det vil sige, der hvor de krydser hinanden. Du skal nu trykke på pilen og vælge punktet ”spærret”. Når du forlader feltet vil der ud for kombinationen af de to dimensionsværdier stå spærret. Bemærk: På skærmbilledet ovenover kan du se, hvordan spærringen ser ud. Ønsker du at se navne i dimensionsværdikolonnerne, skal du markere med et hak i feltet ”vis kolonnenavne”.
Side 106 af 321 6
Prøver du at bogføre med den spærrede kombination af dimensionsværdier, kommer der en fejlmeddelelse.
På ovenstående skærmbillede ser du den fejlmeddelelse, der fremkommer, hvis der forsøges bogført på en spærret kombination af dimensionsværdier. I dette tilfælde er der forsøgt bogført en finanskladde, hvor dimensionen Budgetansvar med dimensionsværdi 20 og dimensionen Disponent med dimensionsværdi 1 er anvendt i samme kladdelinje.
Ophæv ugyldige komb. med spærrede dimensioner
Sti: Økonomistyring\Opsætning\Dimensioner\Dimensionskombinationer\Funktio ner\’Ophæv ugyldige komb. med spærrede dimensioner’ Med denne kørsel er det muligt at rydde op i ugyldige dimensionskombinationer. Kørslen virker på følgende måde: •
Hvis der findes en opsat ugyldig dimensionskombination, der inkluderer mindst een spærret dimension, slettes den ugyldige dimensionskombination, da dimensionsspærringen, gør opsætningen af kombinationsugyldigheden overflødig.
•
Hvis der findes en opsatte ugyldig dimensionskombination, der inkluderer mindst een spærret dimensionsværdi, slettes den ugyldige dimensionskombination, da dimensionsværdispærringen, gør opsætningen af kombinationsugyldigheden overflødig.
Kørslen kan afvikles enten som ’Kontrollér’, hvor der kun udskrives en rapport, eller som ’Ophæv spærring’, hvor ophævelsen effektueres. Som standard afvikles kørslen med ’Kontrollér’.
Side 107 af 321 Prioritering af standarddimens ioner
Sti: Økonomistyring\Opsætning\Dimensioner\Prioritering af standarddim. Der er mulighed for at prioritere dimensionsforslag i Navision Stat 5.0. Det kan med fordel anvendes, hvis der er opsat faste dimensioner på konti i kontoplanen, eller på kreditor og debitor. Det skal bla. sikre, at det er de rigtige dimensioner der bogføres med, og at der ikke opstår konflikter. I det følgende beskrives hvordan prioritering af dimensioner på kildesporsniveau opsættes.
Dimensionsprioriteringer opsættes på de enkelte kildespor. I dette eksempel ser du hvordan prioritering opsættes i kildespor KØBKLD, som er købskladden. Ved at prioritere finanskontoen først, sikrer du, at det er de rigtige dimensioner, der bliver konteret med på finanskontoen.
Feltnavn Kildespor
Tabel-id Tabel
Beskrivelse Her kan du vælge det kildespor, som du vil opsætte en dimensionsprioritering for. Tryk evt. på pilen og vælg koden i oversigten. Bemærk: Kildespor anvendes til at identificere hvor en bogført post er oprettet. Det vil sige, har du bogført en post i en købskladde, vil der i feltet kildespor stå købkld. Du kan enten under menupunktet journaler eller ved at anvende naviger se kildespor. Her kan du angive tabel-id for den kontotype, som du ønsker at prioritere. Tryk evt. på pilen og vælg den ønskede tabel i oversigten. Systemet opdaterer feltet med tabelnavnet for den kontotype, som du vil prioritere.
Side 108 af 321 Prioritet
Her kan du angive prioriteten for den kontotype. Du skal angive hele tal, hvor den højest mulige prioritet er 1. Bemærk: Flere kontotyper kan godt have samme prioritering, i de tilfælde er den sidst angivne konto der prioriteres først.
Når der opstår en konflikt mellem standarddimensioner, der ikke løses ved hjælp af en prioritet, du har oprettet i Navision, følges disse regler: •
• •
Opsætning af dimensionsforslag på finanskonti
Hvis der opstår en konflikt i forbindelse med to kontis dimensionsværdier for standarddimensioner, og de begge er prioriteret lige højt eller tilhører samme kontotype, løses konflikten ved, at den sidst angivne konto prioriteres højest. Ikke-tomme dimensionsværdier er normalt prioriteret højere end tomme dimensionsværdier. Når der er konflikt mellem opsætning af standarddimensionsværdierne på en individuel konto og værdierne i kontotabellen, prioriteres den individuelle kontos Standarddimensionsværdi. Det skyldes, at standarddimensions-værdier, der angives på en individuel konto, normalt er angivet med et bestemt formål. Standarddimensionsværdier i kontotabellen sættes op med mere generelle formål.
Sti: Økonomistyring\Finans\Kontoplan\Konto\Dimensioner\Dimensioner flere. I kontoplanen er det muligt at opsætte dimensionsforslag på flere måder. Det kan opsættes på den enkelte konto, på flere konti hvis de er markerede, eller på hele kontoplanen på en gang. I de nedenstående tre eksempler ser du, hvordan dimensionsforslag opsættes. Bemærk: Anvender du dimensionsforslag, vil de dimensioner, der er opsat på kontoen, automatisk være udfyldt, når kontoen eksempelvis vælges i en kladde.
Side 109 af 321 Opsætning af dimensionsforslag på en konto kan du foretage på følgende måde:
Markér linjen med det kontonr., der skal have opsat faste dimensioner. Tryk på menuknappen Konto og vælg menupunktet Dimensioner og underpunktet Dimensioner – enkelt (Skift+Ctrl+D). Opsætter du dimensionsforslag i dette billede, er det kun på den enkelte konto, det slår igennem, når du bogfører.
Bemærk: I venstre hjørne kan du se den finanskonto, der er markeret i kontoplanen.
Side 110 af 321
Feltnavn Beskrivelse Dimensionskode Udfyld feltet med den dimension du ønsker som standarddimension. Tryk evt. på pilen og vælg dimensionskoden i oversigten. Dimensionsværdi Udfyld feltet med den dimensionværdi du ønsker som kode standarddimension. Tryk evt. på pilen og vælg dimensionsværdikoden i oversigten. Værdibogføring Her kan du angive, hvordan dimensionen og dimensionsværdien skal bruges. Du har følgende valgmuligheder. • Blank; Den valgte dimension kan bogføres med alle dimensionsværdier eller uden en dimensionsværdi. (Gælder dog ikke delregnskabsdimensionen). • Tvungen kode; Der skal angives en dimensionsværdi for at kunne bogføre på denne konto (kreditor, debitor o.lign.), men det er uden betydning hvilken dimensionsværdi der angives. • Samme kode; Der kan kun bogføres, hvis kontoen har den dimensionsværdi, som er angivet i feltet. • Ingen kode; Vælges i tilfælde af at der ikke ønskes anvendt dimensionsværdier til denne konto. Opsætning af dimensionsforslag på en gruppe af konti, kan du foretage på følgende måde:
Side 111 af 321 Tryk på Ctrl, samtidig med at du markerer de linjer, du ønsker skal indgå i gruppen. Tryk på menuknappen Konto og vælg menupunktet Dimensioner og underpunktet Dimensioner – flere. Du får nu dette billede frem, hvor du kan opsætte de dimensioner, du ønsker at knytte til din gruppe.
Bemærk: Se beskrivelse af kolonnerne under afsnittet ’Opsætning af dimensionsforslag på en konto’. Opsætning af dimensionsforslag på Kreditor og Debitor
Sti: Køb\Kreditorer\KreditorOversigt(F5)\menuknap Kreditor\menupunkt Dimensioner\underpunkt ’Dimensioner – flere’. I de fleste moduler kan der opsættes dimensionsforslag, det kan opsættes på bla. Kreditorer, Debitorer, Anlæg, Varer og Sager. For disse menupunkter skal opsætningen foretages under oversigten. I det følgende eksempel beskrives, hvordan dimensioner – flere, opsættes via kreditoroversigten. Bemærk: Anvender du dimensionsforslag vil de dimensioner der er opsat, automatisk være udfyldt, når fx kreditor eller debitor vælges i en kladde. Opsætning af dimensionsforslag på de enkelte kort, svarer til den fremgangsmåde, der er beskrevet under ”Opsætning af dimensionsforslag på en konto”.
Side 112 af 321 Først skal du vælge Køb\Kreditorer\Kreditoroversigt (tryk på knappen kreditor og vælg punktet Oversigt (F5)). I oversigten skal du trykke på menuknappen Kreditor og vælge menupunktet Dimensioner og underpunktet Dimensioner – flere.
I dette billede opsætter du de dimensioner, som du ønsker skal indgå i dit dimensionsforslag på samtlige kreditorer.
Feltnavn Dimensionskode
Beskrivelse Her skal du angive den dimension, som du ønsker at tilknytte kreditorkortet. Dimensionsværdi Her skal du angive den dimensionsværdi for den kode pågældende dimension, som du ønsker at tilknytte kreditorkortet.
Side 113 af 321 Værdibogføring
Her kan du angive, hvordan dimensionen og dimensionsværdien skal bruges. Du har følgende valgmuligheder. • Blank; Den valgte dimension kan bogføres med alle dimensionsværdier eller uden en dimensionsværdi. (Gælder dog ikke delregnskabsdimensionen). • Tvungen kode; Der skal angives en dimensionsværdi for at kunne bogføre på denne konto (kreditor, debitor o.lign.), men det er uden betydning hvilken dimensionsværdi der angives. • Samme kode; Der kan kun bogføres, hvis kontoen har den dimensionsværdi, som er angivet i feltet. • Ingen kode; Vælges i tilfælde af at der ikke ønskes anvendt dimensionsværdier til denne konto.
Bemærk: Ved opsætning af dimensionsforslag på et kort bliver der valideret op imod tabellen Dimensions Kombination. Eksempelvis kan der i dette regnskab ikke anvendes dimensionerne Formål og Aktivitet samtidig. Sti: Økonomistyring\Gæld\Kreditorer\knappen Kreditor\menupunktet ’Dimensioner’.
Side 114 af 321 Opsætning af eksportdimensi oner til SKS
Sti: Økonomistyring\Opsætning\Generel Integration\ØDUP Integration\SKS\Eksportdimensionsopsætning\knappen ’Funktion’\vælg menupunktet ’Dan ny dim. eksportperiode’.
Eksport af finansposter med dimensionskontering sker dagligt til ØDUP og SKS. Posterne eksporteres på bilagsniveau, med oplysning om bilagsnummer, beløb, konto, fri specifikation, delregnskab mv. Disse oplysninger vil være tilgængelige i SKS.
Bemærk: Denne opsætning af eksportdimensioner skal gennemføres. Sammen med opsætning af delregnskab kan der opsættes og eksporteres op til 10 lokale dimensioner, som dermed også eksporteres til SKS. Institutionen kan trække rapporter fra SKS, som viser regnskabsdata med de lokale dimensioner – på institutions-, koncern- og ministerniveau. SKS kan dog kun modtage op til 10 forskellige dimensioner. Hvis institutionen kontrer på flere dimensioner vil disse ikke blive vist.
Side 115 af 321 Som minimum skal delregnskab opsættes. Delregnskab får altid tildelt værdien 0 automatisk. Desuden skal brugeren tildele nummeret 9 den til dimension, som instituionen anvender til at registrere indkøb på. Dette skal brugeren gøre manuelt. I dette afsnit vises, hvordan denne opsætning foretages. Opsætningen foregår i to trin. Det første trin er at vælge den periode, hvorfra opsætningen skal gælde. Det sker fra stien Finans\Periodiske aktiviteter\SKS\’Dan ny dim. eksportperiode’.
Bemærk: Eksportperioden skal være tilgængelig i tabellen SKS Perioder. Den periode, der vælges, vil angive startdatoen for eksportdimensionsopsætningen. Valget drejer sig derfor ikke om valg af periode, der skal eksporteres poster for men derimod et valg af den dimensionsopsætning, der skal eksporteres. Man kan derfor passende vælge fx periode 200807. Markøren stilles på den ønskede posteringsperiode (200807) og der trykkes på [OK]. Formen ”Eksportdimensionsopsætning” er nu åbnet. Dimensionerne for den valgte periode vises. De eneste værdier, man kan rette i er værdier i feltet ”Nummer”.
Feltnavn Kode Navn Nummer DatoStyringsfelt
Beskrivelse Her listes automatisk koderne for de dimensioner der er oprettet i regnskabet Dimensionens navn Det aliasnummer der knyttes til den enkelte dimension ved eksport af finansposter Startdatoen for den periode hvorfra dimensionsaliasopsætningen skal gælde. Datoen er startdatoen for den periode der blev valgt tidligere i processen.
Side 116 af 321
Nummereringen af dimensionerne skal følge en bestemt struktur: • Delregnskab skal altid nummereres med 0 og bliver altid eksporteret. • Dimensionskoderne ud over Delregnskab kan nummeres manuelt – Økonomistyrelsen anbefaler at anvende 1 til 10. Eller man kan vælge at anvende default-værdierne fra 11 og op efter. SKS vil anvende de 10 laveste numre i rappoerter fra SKS. • Det samme nummer kan kun forekomme én gang pr. eksportdimensionsopsætningsperiode. Nummereringen af dimensionskoderne kan ændres. Men man skal være opmærksom på, at dette vil betyde, at et nummer på en dimensionskode i SKS kan henvise til forskellige dimensioner på forskellige tidspunkter. Tilpasning af standard forslaget for eksportdimensi onsopsætning
Som udgangspunkt foreslår systemet, at de lokale dimensioner (i ovenstående tilfælde Aktivitet, Formål, Indkoebskategori, Ny test, Relation, Specification, Sted, Test_indkoeb) bliver nummereret fra 11 og op efter. De har derfor fået nummer 11-18. Dimensionen som institutionen anvender til indkøb skal have nummer 9.
Bemærk: Hvis der efterfølgende oprettes en ny dimension i regnskabet i 2008, vil denne automatisk blive medtaget i eksportdimensionsopsætningen. Hvis man i 2009 opretter en ny dimension i regnskabet og den sidst dannede eksportperiode er fra 2008, vil den nyoprettede dimension ikke blive medtaget.
Side 117 af 321
Stå i kolonnen ”Nummer” og tilpas værdien så den ligger i et interval fra 1 til 10. Én angivelse kan kun anvendes én gang i samme opsætningsperiode.
Bemærk: Standardforslaget tildeler et nummer fra 11 og opefter, dvs. at standardforslaget altid skal tilpasses, hvis man senere ønsker at kunne anvende dimensionerne i SKS.
Bemærk: Da eksport af finansposter sker dagligt bør tilpasning af opsætningen ske med det samme.
Bemærk: Hvis man forsøger at rette i en eksportdimensionsopsætning, som er i brug, dvs. at der er eksporteret finansposter med bogføringsdato indenfor opsætningens gyldigheds periode iht. DatoStyringsfeltet, fås en advarsel.
Advarslen betyder, at hvis man godkender, vil den aktive opsætning vise noget andet og dermed være ude af trit med de poster, der hidtil er eksporteret med denne opsætning. Samtidig vil dimensionskonteringen i SKS for poster inden for samme periode være ”blandet” sammen, hvorfor rapportering af dimensionerne næppe vil give mening. Normalt bør man ikke ændre i opsætningen for den aktuelle eksportdimensionsopsætning, men i stedet oprette en ny opsætning der er gyldig fra næste periode.
Side 118 af 321 Eksportdimensionsopsætning og rapportering på tværs af regnskaber Hvis man ønsker at anvende de overførte lokale dimensionskoder til rapportering på tværs af en koncern eller virksomhed i SKS, kræver det en koordinering fra centralt hold, hvilket betyder: • Koncernen skal bestemme, hvordan dimensionsstruktur og nummerering af dimensionskoder skal se ud • Dimensionskoderne behøver ikke at være ens på tværs af koncernen (men det vil være lettere) – blot numrene på dimensionskoderne er ens i Eksportdimensionsopsætningen. Dvs. ’Aktivitet’ i Styrelse 1 kan sammenkobles med ’Akt.’ i Styrelse 2, hvis bare de begge har samme nummer i feltet ”Nummer” i dimensionsopsætningen. • SKS kan pt. ikke validere om opsætningen er valid – idet der jo er tale om lokale dimensionskontoplaner
Bemærk: at det ikke er muligt at slette en dimensionskode i opsætningen. Oprettelse af ny dimensionsopsætning - ved overlappende perioder
Det er nødvendigt at danne en ny dimensionsopsætning (med en ny startdato), hvis man ønsker at køre med forskellige opsætninger i forskellige perioder. Dette vil være gældende, hvis en ny dimension skal indgå i eksporten ved en overlappende periode og den nye dimension skal have en anden placering end standardforslaget angiver. Den typiske situation er ændret anvendelse af dimensioner ved årsskifte. Nedenfor vises opsætningen i et eksempel hvor ’Aktivitet2008’ skal afløses af ’Aktivitet2009’ pr. 01-01-2009. Dvs. ved overlappende periode 13 og periode 1. Gyldigheden af opsætningen af eksportdimensioner kan illustreres således: 2008
P1
Dim ension: Aktivitet2008 Datostyring: 01 -01-2008
P13
2009 P1
D im ension : Aktivitet2009 D atostyring: 01 -01-2009
Side 119 af 321
I eksemplet skal kun Aktivitet2008 og Formål eksporteres i perioden 01-012008 til 01-01-2009. Aktivitet2009 har i opsætningen automatisk fået nr. 11, da man oprettede dimensionstypen.
Opsætning gældende fra 01-01-08 Af datostyringsfeltet fremgår det, at eksportdimensionsopsætningen er gældende fra d. 01-01-08. • Aktivitet2008 og Formål har hhv nummer 1 og 2 (Nummer 1 og 2 eksporteres). Nummereringen stammer fra en tidligere tilpasning af standardforslaget. • Aktivitet 2009 har nummer 11 (fra nummer 11 eksporteres ikke). Nummeret stammer fra standardforslaget. 11 var ledigt på det tidspunkt dimensionen blev oprettet i Navision. Når en dimension oprettes indskrives den automatisk i eksportdimensionsopsætningen med det næste ledige nummer (11 eller højere). Opsætning gældende fra 01-01-09 Det fremgår, at fra d. 01-01-09 er en ny eksportdimensionsopsætning gældende. Fra 01-01-2009 skal Aktivitet2008 ikke eksporteres mere. I stedet skal Aktivitet2009 eksporteres. Opsætningen for Datostyringsfelt 01-01-09 er derfor flg.: • Aktivitet2009 og Formål skal have nummer 1 og 2 (Nummer 1 og 2 eksporteres) •
Aktivitet2008 skal have nummer 11 (fra nummer 11 eksporteres ikke)
Bemærk: Standardforslaget skal tilrettes, da de lokale dimensioner jo får nummer 11 og opefter.
Side 120 af 321
Sletning af eksportdimensi onsopsætning.
Det er muligt at slette en eksportdimensionsopsætning. Det sker fra stien: Økonomistyring/Opsætning/Generel Integration/ØDUP integration/SKS/Eksportdimensionsopsætning.
Under menuknappen ”Funktioner” vælges ”slet eksport periode”. Her har du mulighed for at slette et eller flere sæt af opsætninger i eksportdimensioner. Vælg det sæt at eksportdimensionsopsætning du vil slette, og tryk på knappen ”Funktioner” og ”Slet markerede eksport dim. opsætninger”. Bemærk! Slettes den seneste eksportdimensionsopsætning, så kan der blive eksporteret forkert.
Side 121 af 321
Aliaskontering Indledning
Funktionaliteten tilbyder en enkelt indgang til kontering samtidig med en effektiv styring af indbyrdes sammenhænge mellem: finanskonti, sager og dimensioner. Aliaskontering/ Konteringshjælp kan benyttes både med og uden integration til sagsmodulet.
Side 122 af 321 Sådan opsættes aliaskontering
Sti: Økonomistyring\Opsætning\Alias\Alias Opsætning Her opsættes det om man vil benytte Aliaskontering/ Konteringshjælp, om funktionaliteten skal gælde i samspil med sager, samt hvilke dimensioner som konteringen skal bestå af. Fanebladet Generelt
Feltnavn Benyt Aliaskontering Benyt Alias på sager Opbyg Aliasbeskrivelsen af dimensionskontostreng. Skilletegn Opbyg Aliasbeskrivelsen af sag-/sagsopgavenavn. Angiv længden på sagsnavn Angiv længden på sagsopgavenavn
Beskrivelse Dette felt indikerer om der benyttes aliaskontering eller ej. Dette felt indikerer om der benyttes aliaskontering på sager eller ej. Dette felt indikerer om beskrivelsesfeltet på Aliaskonteringslinjen skal opbygges af de opsatte dimensioner. Dette felt indikerer, hvilket tegn man vil benytte som skilletegn i opbygningen af dimensionskontostrengen. Dette felt indikerer om beskrivelsesfeltet på Aliaskonteringslinjen skal opbygges af sagsbeskrivelsen og sagsopgavebekrivelsen. Dette felt indikerer hvor mange tegn af sagsnavnet beskrivelsen skal opbygges af. Dette felt indikerer hvor mange tegn af sagsopgavenavnet beskrivelsen skal opbygges af.
Side 123 af 321
Opbygning af Aliaskode
Alias nummerserie
Alias Kontering
Dette felt indikerer hvordan Aliaskoden bliver opbygget. Der kan vælges mellem nummerserie og manuel oprettelse. Vælges nummerserie, anvendes almindelig nummerserielogik. En Aliaskode der er tilknyttet en sag bliver automatisk opbygget af sagsnummer/sagsopgavenummer. Her ses den nummerserie som du har valgt at opbygge Aliaskoden med.
Sti: Økonomistyring\Opsætning\Alias\Alias Kontering
Eksempel på Alias-konteringstabellen
I Alias-konteringstabellen opsættes konteringsstrengen, som vil være styrende for bogføring af poster. Benyttes Aliaskonteringen uden integration til sager, så skal man selv indtaste den ønskede information i tabellen, og benyttes funktionaliteten med integration til sager, så skal man anvende kørslen ’Opdatér Alias konteringstabel’, som vil opdaterer værdierne fra sagsmodulet.
Side 124 af 321
Feltnavn Alias
Beskrivelse
Sagsnr.
Sagsopgavenr.
Dimension kode1…8
Kontotype
Kontonr.
Beskrivelse I dette felt angives en aliaskode, som du ved senere indtastning af konteringslinjer i kladder skal angive, hvorefter de opsatte dimensioner, finanskonti, sager etc. automatisk afledes på konteringslinjen. I dette felt kan du selv indtaste en beskrivelse som er sigende for konteringsstrengen. Bemærk, at hvis du i opsætningen har sat hak i opbyg Aliasbeskrivelsen af dimensionskontostreng eller opbyg Aliasbeskrivelsen af sag-/sagsopgavenavn, så vil du automatisk få beskrivelsen udfyldt. Dette felt udfyldes automatisk med det sagsnummer, som den enkelte aliaskonteringslinje er tilknyttet. Bemærk, at ovenstående forudsætter at man benytter sig af Alias på sager. Dette felt udfyldes automatisk med den tilknyttet sagsopgavenummer. Bemærk, at ovenstående forudsætter at man benytter sig af Alias på sager. Disse felter viser de i regnskabsopsætningen opsatte dimensionskoder 1…8. Der kan i felterne vælges de dimensionsværdier, der skal afledes ved valg af den pågældende Alias-kode. Afledningen af dimensionerne i Aliaskonteringstabellen sker på følgende vis: • Ikke udfyldt felt: En dimensionsværdi i kladden beholdes, og overskriver Alias. • felt: Dimensionen overtrumfer kladden, og der bogføres uden dimension. I dette felt kan der vælges mellem flg.: • Finans • Vare • Ressource • Debitor • Kreditor • Bank • Anlæg • IC-partner Valget i dette felt er afgørende for, hvilke konti du kan vælge i feltet Kontonr.. I dette felt kan der vælges det kontonummer, som Aliaskoden skal aflede på en kladdelinje. Valget i dette felt er afhængig af den kontotype, der er valgt i feltet Kontotype..
Side 125 af 321 Spærret
Hvis feltet spærret er markeret i aliaskonteringstabellen, er det ikke muligt at vælge linjen ind på en kladdelinje. Er aliaslinjen tilknyttet en sag, er det ikke muligt at ændre i feltet Spærret fra Aliaskonteringstabellen, idet denne vedligeholdes fra sagen via kørslen Opdater Alias Kontering. Momsvirksomhedsbog I dette felt kan du indvælge den f.gruppe momsvirksomhedsbogføringsgruppe, som du ønsker. Momsproduktbogf.gru I dette felt kan du indvælge den ppe momsproduktbogføringsgruppe, som du ønsker. Sagsbeskrivelse Dette felt indeholder den beskrivelse, som er på det aktuelle sagskort. Sagsopgavebeskrivelse Dette felt indeholder den beskrivelse, som er på det aktuelle sagsopgavekort. Afsendersystem Feltet benyttes til at holde en reference til et eksternt fagsystem. Feltet er skrivebeskyttet og bliver automatisk udfyldt af den Generiske Integrationssnitflade (GIS). Afsender ID Feltet benyttes til at holde en unik identifikation af recorden i et eksternt fagsystem. Feltet er skrivebeskyttet og bliver automatisk udfyldt af den Generiske Integrationssnitflade (GIS). Der kan tilknyttes yderligere dimensioner (dvs. udover de 8 genvejs-dimensioner) på en Alias-kode under menuknap Alias/menupkt. Dimensioner i vinduet Alias Kontering.
I Alias konteringstabellen er det muligt at filtrere på felterne global dimension 1 og 2. Du kan filtrere ved hjælp af felt-, tabel- og flowfilter. I forbindelse med bogføring er Aliaskontering/ Konteringshjælp indgangen til konteringen. Derfor indeholder funktionaliteten mulighed for at indsætte en Alias i diverse kladder, der afleder de opsatte dimensioner, finanskonti, sager osv. på linjen.
Side 126 af 321
Eksempel på Alias indsat i en købsfaktura med afledte dimensioner osv.
Ønsker du mere information om aliaskontering jf. da dokumentet ’Brugervejledning til Sager 5.4’. Opdatér Alias spærringer
Sti: Økonomistyring\Opsætning\Alias\Periodiske aktiviteter\Opdater Alias spærringer Med kørslen er det muligt at opdatere aliaskonteringstabellen mht. spærrede og ikke-spærrede alias-koder. Det er således muligt at foretage flg.: •
Spær aliaskoder: Hvis denne option vælges, tjekkes alle aktive aliaskoder for spærrede underdimensioner. Hvis Aliaskoden indeholder blot en spærret underdimension, vil Aliaskoden blive spærret.
•
Ophæv spærring af Aliaskoder: Hvis denne option vælges tjekkes alle spærrede aliaskoder. Hvis de underliggende dimensioner ikke er spærrede vil Aliaskoden få ophævet spærringen.
Kørslen kan afvikles med filter angivelse, så kørslen kun afvikles indenfor det angivne filter. Dette i form af felterne ”Alias spærringsfilter” og ”Alias ophæv spærringsfilter”.
Kørslen kan afvikles både manuelt fra Periodiske aktiviteter
Side 127 af 321 Sti: Økonomistyring/ Opsætning/Alias/Periodiske Aktiviteter) eller uden brugerinvolveringen via et Batch-job i Batch-menuen Sti: Administration/Programopsætning/Batch/Job Systemkodefilte r på Alias
Sti: Økonomistyring\Opsætning\Alias
Det er muligt med feltet ”Systemkodefilter” at begrænse udsøgningen af aliaskoder til et eksternt system. Eksempelvis kan et eksternt system kun have behov for at hente en delmængde af de aliaskoder, der er oprettet i Navision Stat regnskabet. Det er derfor muligt på en aliaskode, at angive et systemkodefilter.
Feltet ”Systemkodefilter” laver opslag i tabellen System integrationer, hvori der angives de systemer, som regnskabet integrerer med, og som også anvender Alias værdier fra tabellen Alias Kontering. Tabellen System integrationer kan eksempelvis opsættes på flg. vis:
Tabellen kan tilgås fra flg. Sti: Programopsætning\Generel Integration\Opsætning\System integrationer Alias Indsæt systemkodefilte r
Sti: Økonomistyring\Opsætning\Alias\Periodiske aktiviteter\Alias Indsæt systemkodefilter
Med kørslen er det muligt at påføre systemkoder på udvalgte aliaskoder og intervaller af aliaskoder, så man slipper for at påføre systemkoderne manuelt på hver enkel aliaskode.
Side 128 af 321
På kørslens fane Aliaskontering kan angives de aliaskoder, der skal have påført et systemkodefilter. På kørslens fane Indstillinger kan angives de systemkoder der skal påføres de i fanen Aliaskontering angivne aliaskoder.
Side 129 af 321
Budgetter Indledning
Budgetfunktionaliteten er en integreret del af Navision Stat og ligger i Økonomistyringsmodulet under Finans. Samtidig er budgetfunktionaliteten integreret med Excel, du har derfor mulighed for at udlæse budgetter, rette budgetter, indlæse dem igen i enten samme budget eller i et nyt budget. Et budget kan kopieres, du kan fx flytte budgettet med 12 måneder og efterfølgende indlæse budgetposterne i et nyt budget. Det er også muligt at kopier realiserede poster, hvis du ønsker de skal danne grundlag for dit budget. I de følgende afsnit vil der blive beskrevet, hvor et budget oprettes, hvordan der budgetteres på finanskonti og dimensioner, visninger af det indlagte budget, hvordan du ud- og indlæser til Excel og hvordan du kopierer et budget.
Oprettelse af budgetnavn
Sti: Økonomistyring\Finans\Budgetter Du opretter et nyt budget under Økonomistyring\Finans, ved at vælge ”Budgetter”. Du har mulighed for at budgettere på op til 4 budgetdimensioner udover de 2 globale dimensioner. Det vil sige, at de 2 globale dimensioner er automatisk med i budgettet, hvor imod de 4 budgetdimensioner tilknyttes budgettet under budgetnavn. Det er herudover muligt at spærre det pågældende budget for yderligere budgettering. Budget billedet.
For at oprette et nyt budget skal du trykke på pilen i feltet ”Budgetnavn” (F6).
Side 130 af 321
Du får nu dette billede op, hvor du ser en oversigt over alle de budgetter der er oprettet i regnskabet.
Feltnavn Navn Beskrivelse Budgetdimension 1-kode – 4-kode
Fra dato
Til dato
Spærret Udelad i analyser
Beskrivelse I dette felt angiver du det nye budgets navn. I dette felt angiver du en sigende tekst for budgettet. Her angiver du de budgetdimensioner, der skal anvendes i budgettet. Det er muligt at angive op til 4 budgetdimensioner. Bemærk: De globale dimensioner er automatisk medtaget i budgettet og kan derfor ikke vælges ind i budgetdimensionsfelterne. Under fanebladet filtre kan du se at filtrene til de globale dimensioner er aktive. I feltet angives en startdato for hvorfra budgettet er aktivt. Systemet vil ved bogføring af bilag kontrollere op imod denne dato i tilfælde af at disponering på det pågældende budget er slået til i købs- og salgsopsætning. I feltet angives en slutdato for hvortil budgettet er aktivt. Systemet vil ved bogføring af bilag kontrollere op imod denne dato i tilfælde af at disponering på det pågældende budget er slået til i købs- og salgsopsætning. Her kan markeres om budgettet skal spærres for yderligere budgettering. En markering i feltet angiver, at budgettet ikke medtages i analyseopdateringen, uanset om budgettet er spærret eller ej.
Bemærk: Hvis et budget skifter værdi i feltet ’Udelad i analyser’, slettes analysebudgetposterne for alle budgetter af konsistenshensyn.
Side 131 af 321 Visning af budgetter
Sti: Økonomistyring\Finans\Budgetter
Indholdet der vises i dette billede, vises på baggrund af det der er valgt i felterne ”Vis som linjer” og ”Vis som kolonner” på fanebladet Generelt. Nedenunder beskrives alle felterne i budgetbilledet.
Feltnavn Budgetnavn
Beskrivelse af budgethoved Feltet skal udfyldes med budgetnavn, du kan hente navnet ved at trykke på pilen og vælge det ønskede budget i oversigten. Vis som linjer I dette felt har du mulighed for at vælge mellem følgende: • Finanskonto • Periode • Dimensioner Bemærk: Det du vælger at få vist i dette felt, ser du i kolonnen kode i nederste del af skærmbilledet. Det vil sige, har du valgt finanskonto, ser du kontoplanen i kode, og den vises nedad. Vis som kolonner I dette felt har du mulighed for at vælge mellem følgende: • Finanskonto • Periode • Dimensioner Bemærk: Det du vælger at få vist i dette felt, ser du i kolonnerne i nederste del af skærmbilledet. Det vil sige, har du valgt periode, ser du perioderne i kolonerne henad. Feltnavn Beskrivelse af den nederste del af budgettet Kode Indholdet i dette felt, afhænger af hvad der er valgt i feltet ”Vis som linjer”. Er der eksempelvis valgt finanskonto, vises kontiene fra kontoplanen etc.
Side 132 af 321 Navn
Indholdet i dette felt, afhænger af hvad der er valgt i feltet ”Vis som linjer”. Er der eksempelvis valgt finanskonto vises navnet på kontoen. Budgetteret beløb Feltet viser det samlede budget for dimensionsværdierne eller finanskontoen. Feltet beregnes automatisk på baggrund af de indtastede finansbudgetposter. Bemærk: Ønsker du at se de finansbudgetposter, der ligger til grund for det samlede budget, kan du via drill down, trykke på pilen. Kolonner Indholdet i dette felt afhænger af hvad der er valgt i feltet ”Vis som kolonner”. Er der eksempelvis valgt periode, vises perioderne henad. Bemærk: Nederst i venstre hjørne kan du ændre periodiseringen, du kan vælge mellem dag, uge, måned, kvartal og år. Fanebladet Filtre:
Feltnavn Datofilter Finanskontofilter
Delregnskab Filter (Global dimension-1)
Beskrivelse af budgethoved Udfylder du dette felt med en start- og slutdato, vises bevægelserne på en konto i den pågældende periode. I dette felt kan du afgrænse på finanskonti, hvis du ikke ønsker at se hele kontoplanen. Bemærk: Hvis budgettet kun skal lægges på dimensioner kan du udfylde feltet med ”000000” for resultatopgørelse. I dette felt kan du afgrænse på delregnskabsværdier. Bemærk: Dette felt er et fast felt i budgettet, da det svarer til ’Global dimension 1’, og vil altid indeholde delregnskabsværdier.
Side 133 af 321 Sted Filter (Global dimension-2)
Budgetdimension 1-kode … Budgetdimension 4-kode
I dette felt kan du afgrænse på de dimensionsværdier, du har oprettet på den dimension, som du har valgt som ’Global dimension 2’. Bemærk: Dette felt er et fast felt i budgettet, og vil altid indeholde de dimensionværdier der er opsat som Global dimension 2. Der kan tilknyttes op til 4 budgetdimensioner. Ikke alle felter er nødvendigvis aktive, det kommer an på hvor mange budgetdimensioner, der er knyttet til det valgte budget. I feltet kan du angive et filter for en budgetdimension, så beløbene i budgetfelterne kun beregnes på grundlag af de dimensionsværdier, der er omfattet af filteret.
Fanebladet Indstillinger:
Feltnavn Afrundingsfaktor
Vis kolonnenavn
Beskrivelse I dette felt kan du vælge, om du ønsker en automatisk afrunding af beløbene i kolonnerne. Du kan vælge mellem følgende: • Ingen • 1 • 1000 • 1000000 Er feltet markeret, vises kolonneoverskrifter med de navne, som du har givet dine dimensionsværdier og dine finanskonti, i stedet for koderne. Har du valgt periode i feltet ”Vis som kolonner”, vil du se navnet på månederne.
Side 134 af 321 Budgettering
Sti: Økonomistyring\Finans\Budgetter Budgetlægningen foretages samme sted både for finans- og dimensionsbudgettering. Når der budgetteres kræver Navision Stat, at finanskonto skal være udfyldt, der kan derfor ikke budgetteres på dimensioner alene. Det er dog muligt at budgettere på fra-sums konti, eller der kan budgetteres på resultatopgørelseskontoen ”000000” sammen med dimensionsværdier. Som nævnt tidligere vises indholdet i dette billede på baggrund af det, der er valgt i felterne ”Vis som linjer” og ”Vis som kolonner”. Der er flere muligheder for at indtaste budgetposter, i de viste eksempler nedenfor ser du, hvordan du indtaster budgetposter direkte i budgetbilledet, og hvordan du kan indtaste flere linjer i samme billede - svarende til en kladde. Eksempel 1. Budgettering på Finanskonti. Fanebladet Generelt:
I dette eksempel er budgettal indtastet direkte i budgetbilledet, og der er i periodiseringen valgt 31 svarende til måned. Skal budgettet lægges direkte på en finanskonto uden dimensioner, kan du taste direkte i periodefelterne ud for den finanskonto, som du ønsker at budgettere på. Skal du derimod budgettere på dimensionsværdier, skal det gøres under fanebladet Filtre. Dette bliver beskrevet efterfølgende. Bemærk: Den ønskede periodisering vælges i nederste venstre hjørne, du har mulighed for at vælge mellem dag, uge, måned, kvartal, år.
Side 135 af 321 Eksempel 2. Budgettering på Finanskonti og dimensioner. Fanebladet Filtre:
Skal dit budget lægges på finanskonti og dimensionsværdier, udfyldes filtrene øverst i billedet med de ønskede værdier, og budgetbeløbet tastes ud for finanskontoen i den ønskede periode. Eksempel 3. Budgettering på dimensioner.
Skal budgettet lægges udelukkende på dimensionsværdier, kan du vælge at lægge budgettet på fra-sums kontoen ”100000” der i kontoplanen har navnet resultatopgørelse. Der vil så summeres over hele resultatopgørelsen til til-sums kontoen ’Resultatopgørelse i alt’ (Alle konti i kontoplanen med type resultatopgørelse).
Side 136 af 321 Eksempel 4. Budgettering på Fra-sums konti.
Du kan også vælge generelt at budgettere på fra-sumskonti, det gør du i selve budgetbilledet, på sammen måde som der budgetteres på Finanskonti (se beskrivelse i eksempel 1 og 2). Du har mulighed for i feltet ”Finanskontofilter” at afgrænse på kontiene, så du kun får vist de fra-sums konti du skal budgettere på. Bemærk: Du afgrænser ved at hente fra-sumskontiene en af gangen og indtaste en lodret streg mellem dem (symbolet ’|’ svarer til og). Eksempel 5. Budgettering på flere linjer. Ønsker du at indtaste dine budgettal i det der svarer til en kladde, skal du trykke på pilen ud for en periode. (I efterflg. vindue ser du pilen ud for periode 010108.)
Side 137 af 321 Ved tryk på pilen fås flg. vindue, hvor du har mulighed for at indtaste flere linjer. Dette eksempel viser budgetposter, der er indtastet på kontoen ”100000” resultatopgørelse og på dimensionerne delregnskab og formål.
Bemærk: Indtaster du linjer med forskellige finanskonti og dimensionsværdier, kan det se ud som om at linjerne forsvinder, når du hopper ned på næst linje. Ønsker du at se de indtastede budgetposter, er det nødvendigt at lukke vinduet og se budgetposterne i budgetbilledet. At alle linjer ikke er synlige skyldes, at du trykker på et tilfældigt felt for at få billedet frem. Bemærk: Når du hopper ned på næste linje, er den forgående linje registreret som en budgetpost (hvis linjen får et løbenummer). Oprettelse af flere poster på én gang. Under knappen ’Funktion’ og menupunktet ’Opret poster’, har du mulighed for at danne flere budgetposter på én gang.
Ovenstående vil bevirke, at der dannes 12 budgetposter for året 2008 på hver 50.000,00 kr. på finanskonto 111000, Delregnskab 1, Sted 10 og med beskrivelsen ’standard budget for 2008’.
Side 138 af 321
Eksempel 6. Rettelser i budgettet. I de tilfælde hvor der skal foretages en rettelse i en budgetpost, det kunne fx være en budgetpost der skal nedskrives, skal du finde den konto, der skal rettes og trykke på pilen i det felt, hvor rettelsen skal foretages. Du ser nu budgetposten, der skal rettes. For at rette posten skal du indtaste en ny linje med det beløb, som du ønsker at nedskrive budgetposten med.
Bemærk: I dette eksempel er der budgetteret 10.000,00 kr. i periode 010308, og beløbet nedskrives med – 5.000,00 kr. i periode 010808. Ved at foretage ændringer på denne måde bevares historikken.
Side 139 af 321 Udlæsning af budget til Excel
Sti: Økonomistyring\Finans\Budgetter\menuknappen ”Funktion”\menupunktet ”Udlæs til Excel...” Budgetfunktionen er integreret med Excel, det er derfor muligt at udlæse et budget, rette eller tilføje nye budgetposter og efterfølgende indlæse de rettede budgetposter i samme budget eller i et nyt budget. Dette afsnit beskriver, hvordan du udlæser et budget til Excel. Det ønskede budget vælges ved at trykke på pilen i feltet ”Budgetnavn” (F6).
Tryk på menuknappen Funktion og vælg menupunktet ’Udlæs til Excel…’. Fanebladet Finansbudgetpost:
Side 140 af 321 Feltnavn Budgetnavn
Beskrivelse Feltet er automatisk udfyldt med det aktuelle budgetnavn, der kan dog vælges et andet budgetnavn, det vil så være det budget, der udlæses. Konc. I tilfælde af at der skal overføres et budget for bestemte virksomhedkode koncernvirksomheder, skal koden for den pågældende koncernvirksomhed indsættes i dette felt. Finanskontonr. I dette felt kan du angive, hvilke finanskonti du ønsker overført til Excel. Udfylder du ikke feltet, udlæses hele kontoplanen. Delregnskabskode I dette felt kan du angive, hvilke delregnskabskoder du (Globaldimension ønsker overført til Excel. 1-kode) Globaldimension I dette felt kan du angive, hvilke ’Global dimension 2’2-kode kode du ønsker overført til Excel. Budgetdimension I disse felter kan du angive, hvilke ’Budgetdimension 1-kode koder’ du ønsker udlæst til Excel, forudsat at det valgte … budget har tilknyttet budgetdimensioner. Budgetdimension 4-kode Fanebladet Indstillinger:
Feltnavn Startdato Antal perioder Periodelængde
Beskrivelse I dette felt skal du angive startdatoen for første periode, du ønsker overført til Excel. Feltet skal udfyldes. I dette felt skal du angive, hvor mange perioder du ønsker overført. Det vil sige, ønsker du at udlæse et helt år, skal der stå 12. Feltet skal udfyldes. I dette felt angives periodens længde. Længden på perioden er afhængig af, hvordan budgettet er oprettet. Periodelængden kunne være 1M (1 måned), 1K(kvartal) etc.
Side 141 af 321 Kolonnedimensio I dette felt angiver du de dimensioner, der skal vises som ner kolonner, når budgettet udlæses til Excel. Hvis du medtager en dimension som en kolonnedimension, kan du i Excel se, hvilke dimensionsværdier en finansbudgetpost har for den pågældende dimension. Bemærk: hvis du har angivet filtre for dimensioner under fanebladet Finansbudgetpost, skal de samme dimensioner vælges i dette felt. Hvis du ikke gør det, går dimensionsoplysninger tabt, hvis du genindlæser et budget fra Excel til Navision Stat 5.3 Her ser du et udsnit af et budget der er udlæst til Excel.
I ”hovedet” ses de valgte filtre. Finanskonto/kolonnedimensioner/periodematrix’en viser de fuldt opdaterede budgetposter indenfor de valgte filtre. Der kan oprettes budgetlinjer med alle de finanskonti og dimensionskombinationer, der er relevant, og som du ønsker at indlæse igen.
Side 142 af 321 Du opretter nye budgetlinjer ved at trykke på indsæt og vælge række, indtast den ønskede kontostreng og budgetbeløb i periodekolonnerne.
Når alt er indtastet, gemmer du regnearket evt. på skrivebordet til indlæsning i Navision Stat. Bemærk: Hvis du vælger at indsætte nye rækker, skal dimensionsfelterne og beløbsfelterne formateres, inden du udfylder felterne. Den bedste måde at formaterer på er ved at starte med at markere en af de linjer, du har udlæst, og trække markeringen ned over det område, der skal formateres, det kunne fx være dimensionsfelterne, der skulle formateres samlet. Efterfølgende skal du trykke på punktet Formater og vælge menupunktet Celler, er det dimensionsfelterne, der skal formateres, skal du vælge tekst og trykke OK. Er det beløbsfelterne, der skal formateres, vælger du tal og trykker OK. Indlæsning af budget
Når budgettet er rettet til, skal det indlæses igen. Indlæsning af budget beskrives i det følgende. Sti: Økonomistyring\Finans\Budgetter\menuknap ”Funktion”\menupunkt ”Indlæs fra Excel…”
Side 143 af 321
Tryk på menuknappen Funktion og vælg menupunktet ”Indlæs fra Excel…”. Fanebladet Indstillinger:
Bemærk: Udover at angive Excel-filnavnet er der også mulighed for at angive, hvilket regneark i den pågældende fil, der skal indlæses. Det er endvidere muligt at angive, om de nye poster skal tilføjes det eksisterende budget, eller om de skal erstatte posterne i det eksisterende budget.
Side 144 af 321 Feltnavn Indlæs fra Projektmappe -filnavn Regneark Indlæs til Budgetnavn Indstilling
Beskrivelse
Beskrivelse Her angives navnet på den Excel-projektmappefil, som de pågældende budgetdata skal indlæses fra. Bemærk: Du kan trykke på knappen ”…” og via opslag hente projektmappen via stifinderen. Her vælger du navnet eller nummeret på regnearket i projektmappen ved at trykke på knappen ”…”. Budgetdata indlæses herefter automatisk fra det valgte regneark. Her vælges det budget, som posterne skal indlæses til. Det aktuelle budget er automatisk valgt, men du har mulighed for at vælge et andet budget ved at trykke på pilen. I dette felt vælger du, hvordan budgetposter fra Excel skal indlæses af programmet. Der er følgende 2 valgmuligheder: • Erstat poster; Budgetposter i Navision Stat erstattes automatisk af de budgetposter, der indlæses fra Excel. • Tilføj poster; De budgetposter, der indlæses fra Excel tilføjes automatisk de budgetposter, der er i det aktuelle budget. Beskrivelsen ”Indlæst fra Excel” påføres alle budgetlinjer ved indlæsningen, du kan dog frit ændre teksten.
Har du valgt ’Erstat poster’, får du følgende meddelelse, når du indlæser budgetposterne.
Tryk ’Ja’.
Bemærk: De nye budgetposter erstattet de poster, der er i det pågældende budget.
Side 145 af 321 Har du valgt ’Tilføj poster’, får du følgende meddelelse, når du indlæser budgetposterne.
Tryk ’Ja’.
Bemærk: De nye poster bliver tilføjet det pågældende budget. Kopiering af budgetter
Sti: Økonomistyring\Finans\Budgetter\menuknappen ”Funktion”\menupunktet ”Kopier budget …” Udover at kopiere de budgetterede poster er det også muligt at kopiere de realiserede poster. Fx kan sidste års forbrugsposter kopieres over og danne grundlag for det efterfølgende års budget. Der er mulighed for at forskyde et budget med perioder og foretage nedskrivninger/opskrivninger af et budget el. en periodes forbrug med en reguleringsfaktor. Ved kopiering af et budget til et nyt budget er det muligt at datokomprimere budgettet. Det vil sige, er det oprindelige budget eksempelvis lagt pr. måned, er det muligt, når du kopierer budgettet til et nyt budget, at foretage en datokomprimering pr. kvartal eller pr. år. Dette betyder, at budgetposterne bliver summeret pr. kvartal el. pr. år afhængig af valget.
Side 146 af 321 Når du kopiere et budget, skal du vælge menuknappen Funktion og menupunktet ”Kopier budget…”.
Du får nu dette skærmbillede, som bliver beskrevet nedenunder. Fanebladet Indstillinger:
Side 147 af 321 Feltnavn Kopier fra Kilde
Beskrivelse
I dette felt kan du vælge den type poster, der skal kopieres til et nyt budget. Du har mulighed for at vælge mellem følgende: • Finanspost; Det nye budget baseres på det realiserede forbrug, der er bogført som finansposter. • Finansbudgetpost; Det nye budget baseres på en tidligere periode, fra det budget du vælger i feltet Budgetnavn. Budgetnavn Hvis du har valgt finansbudgetposter i feltet ”Kilde”, skal du angive navnet på det budget, du vil kopiere fra. Finanskontonr Hvis ikke alle finanskonti skal kopieres, kan du afgrænse i . dette felt, ved at udfylde de finanskonti, du ønsker at kopiere. Dato I dette felt kan du angive datointervallet for den periode, posterne skal kopieres fra. Det kan fx være, at du kun vil kopiere de sidste seks måneder af forrige års budget. Ultimoposter Her kan du angive, om der skal medtages ultimoposter. Dimensioner I dette felt kan du vælge, hvilke dimensioner der skal kopieres til det nye budget. Hvis der er knyttet dimensioner til finansposter eller budgetposter, kan de kopieres til det nye budget. Kopier til Budgetnavn Her skal du angive navnet på det budget, du ønsker at kopiere til. Finanskonton Hvis en eller flere poster skal kopieres til ét r. finanskontonummer, kan nummeret indtastes her. Anvend Ganges med I dette felt kan du angive en reguleringsfaktor, som Navision Stat anvender til at gange de beløb med, som skal kopieres. Hvis der angives en reguleringsfaktor, kan de beløb, der automatisk vil blive kopieret til det nye budget, forøges eller mindskes. Det kan fx være nyttigt, hvis der skal oprettes et nyt budget med tal fra et tidligere år, hvor budgettet skal nedskrives med 10 %. Sådan angiver du reguleringsfaktorer: Reguleringsfaktor: Forøg/Formindsk • 1; En reguleringsfaktor på 1 betyder, at posterne bliver kopieret uændret. • 1,15; En reguleringsfaktor på 1,15 betyder, at posterne bliver kopieret, og beløbene vil blive forøget med 15%. • 0,90; En reguleringsfaktor på 0,90 betyder, at posterne bliver kopieret, og beløbene vil blive reduceret med 10%.
Side 148 af 321 Afrundingsme tode
Flyt datoer med Datokomprim ering
Her kan du vælge en kode for den afrundingsmetode, som skal knyttes til de poster, der kopieres til et nyt budget. Hvis du fx har valgt at kopiere finansposter og har brugt en reguleringsfaktor, der ikke er 1, er de kopierede poster måske ikke pænt afrundede beløb. I sådanne tilfælde kan du vælge en afrundingsmetode, før kørslen afvikles. Her kan du angive, hvordan datoerne på de poster, der kopieres, skal ændres ved at opsætte en datoformel. Hvis fx budgettet fra sidste år skal kopieres til dette år, skal datoformlen 1Å (ét år) anvendes. Her kan længden på den periode, hvor posterne komprimeres, angives. Du har mulighed for at vælge mellem følgende: • Ingen • Dag • Uge • Måned • Kvartal • År • Regnskabsperiode
Side 149 af 321
Disponering Anvendelse af disponering
Man anvender disponering til at få et samlet overblik over, hvordan de købs- og salgstransaktioner, der endnu ikke er realiserede, vil påvirke et givent budget. Herved bliver det muligt alene at acceptere købs- og salgstransaktioner, der ligger inden for en given budgetramme eller afvise transaktioner, der vil overskride budgetrammen. Ønsker man at anvende disponering i sit regnskab, skal man udover at foretage opsætning under køb- og salgsmodulerne foretage opsætning under Økonomistyring\Opsætning\Regnskabsopsætning\Faneblad ’Disposition’.
Bemærk: Du kan læse mere om disponering i vejledningen ’Statslig brugervejledning til Betalingsformidling’.
Feltnavn Beskrivelse Dispositionsde I feltet angives den tidsinddeling, der skal anvendes for taljering budgettet, når et dispositionsbeløb skal holdes op imod det. Der er flg. valgmuligheder: • Dag • Uge • Måned • Kvartal • År Dispositionsint I feltet angives det dispositionsinterval, der skal anvendes for erval budgettet, når et dispositionsbeløb skal holdes op imod det. Der er flg. valgmuligheder: • Bevægelse • Saldo til dato
Side 150 af 321 Disponerings metode
I feltet kan vælges en af følgende to muligheder: • Køb & Salg adskilt • Køb & Salg fælles Der er hermed mulighed for at holde disponeringen fra købsog salgsmodulet adskilt i forbindelse med budgetadvarsel eller der kan vælges at medtage disponeringen fra begge moduler i forbindelse med budgetadvarsel.
Budget rapporter Budgetanalyse uden finanskonto visning
I tilknytning til budgetteringsfaciliteten kan du udskrive to budgetrapporter. Disse er kort beskrevet nedenfor. De brugere der ønsker at budgettere uden finanskonto, det kunne fx være at der er budgetteret på fra-sums konti på forskellige niveauer, vil være interesseret i at fortage en summering pr. dimension. Sti: Økonomistyring\Finans\Rapporter\Regnskabsopgørelse\Dimensionsbudgetan alyse I
Side 151 af 321
Bemærk: At der skal angives en dimensionsanalyse på rapportens anfordringsbillede. Det vil være hensigtsmæssigt at anvende en analyse, der anvender samme dimensioner som det valgte budget.
Budgetanalyse med finanskonto visning
Sti: Økonomistyring\Finans\Rapporter\Regnskabsopgørelse\Dimensionsbudgetan alyse II Formålet med rapporten er, at de brugere, der vælger at budgettere mere finmasket, kan i denne rapport tage udgangspunkt i budgettet på den enkelte finanskonto og eventuelt budgettet på fra-sumskonti. Rapporten fordeler således budgettering iht. intervalangivelsen på til-summen. Rapporten er opbygget, så det er muligt at vælge mellem at få vist kolonnerne på konto-niveau eller sumkonto-niveau (detaljeringsgrad).
Side 152 af 321 Nedenfor ses et rapportudsnit, hvor detaljeringsgraden ses pr. kontoniveau.
Nedenfor ses et rapportudsnit, hvor detaljeringsgraden ses pr. sumkontoniveau.
Side 153 af 321
Kontoskemaer Indledning
Sti: Økonomistyring\Finans\Analyse & rapportering\Kontoskemaer Et kontoskema er en lille rapportgenerator, hvor du kan definere dine egne rapporter. Det er muligt at oprette et kontoskema med op til fire dimensioner, eller du kan tilknytte en dimensionsanalyse. Kontoskemaet vil da indeholde det antal dimensioner, der er knyttet til analysen. Følgende emner vil blive gennemgået: • Oprettelse af kolonneformater • Opsætning af kontoskemaer • Udlæsning af kontoskemaer til Excel Her ser du et eksempel på et kontoskema, skemaet bliver beskrevet under afsnittet ’Opsætning af kontoskemaer’.
Oprettelse af kolonneformater
Sti: Økonomistyring\Opsætning\Generelt\Kolonneformater. For at kunne benytte et kontoskema skal der være defineret et kolonneformat. I kolonneformatet defineres de kolonner, der er synlige i kontoskemarapporterne. Du kan oprette lige så mange kolonneformater som du ønsker. Ligesom du har mulighed for at vælge frit mellem dem, inden du udskriver kontoskemaet, alt efter hvad du ønsker at få med ud i kontoskemarapporten. Bemærk: Kolonneformat kan også oprettes under Økonomistyring\Finans\Analyse & rapportering\Kontoskemaer ved at trykke på menuknappen Funktion og vælge menupunktet Opsæt kolonneformat. Kolonneformaterne bruges også i mange af rapporterne. Nyt kolonneformat oprettes under feltet ”Navn”.
Side 154 af 321
Feltnavn Navn Beskrivelse Analysenavn
Beskrivelse Udfyld feltet med et entydigt og sigende navn. Udfyld feltet med en sigende beskrivelse, det gør det lettere at vælge det rigtige kolonneformat. Her kan du skrive navnet på den analyse, som kolonnelayoutet skal være baseret på. Hvis du vælger et analysenavn her, bruger kolonnelayoutet analyseposter fra den valgte analyse. Hvis du lader feltet være tomt, bliver kontoskemaet baseret på finansposter.
Herefter vælges det pågældende kolonneformat og følgende felter opsættes:
Side 155 af 321 Feltnavn Kolonnenr. Kolonnehove d Kolonnetype Posttype Beløbstype
Medtag ultimodato Formel
Beskrivelse Udfyldes med bogstav eller tal. Kolonnenr. anvendes til opsætning af formlen. Derfor skal kolonnen være udfyldt i de linjer, der skal indgå i formlen. Her indtastes kolonnens overskrift, det kunne eksempelvis være bevægelser, budget, restbudget m.fl. I feltet defineres kolonnens type. Der kan vælges mellem Formel, Bevægelse, ’Saldo til dato’ etc. Her kan du vælge mellem finansposter eller budgetposter. Her kan der vælges mellem følgende typer: • Nettobeløb indeholder både kredit- og debetposter. • Kreditbeløb indeholder kun kreditposter • Debetbeløb indeholder kun debetposter. Hvis feltet er markeret, bliver poster, der er bogført på ultimodatoen, medtaget i kontoskemakolonnerne, såfremt ultimodatoen ligger én dag før den periode, som der er angivet i feltet ”Datofilter”. Her opsættes eventuelle beregningsformler. I ovenstående eksempel ønskes restbudgettet beregnet ud fra differencen mellem Budget Kolonne B og Bevægelse kolonne A. Formlen er derfor opsat med B-A.
Bemærk: I eksemplet ovenfor er der oprettet 4 kolonner (A, B, C og D), der angiver bevægelse, budget, restbudget og ’saldo til dato’. Disse kolonner vil fremgå af kontoskema-udskriften. Se hvordan udskriften ser ud under afsnittet ’Udskrivning samt udlæsning af komtoskemaer til Excel’. Opsætning af kontoskemaer
Sti: Økonomistyring\Finans\Analyse & rapportering\Kontoskemaer Selve opbygningen af et kontoskema svarer til en lille rapportgenerator. Du kan anvende kontoskema til at analysere tal eller til at sammenligne finansposter med finansbudgetposter. Til dit kontoskema kan du knytte dimensionsanalyser og burgerdefinerede kolonneformater. Du opretter et nyt kontoskema ved at trykke på pilen i feltet ”Navn”.
Side 156 af 321 Under feltet ”Navn”, får du dette billede, som er en oversigt over alle de kontoskemaer, der er oprettet i regnskabet.
Feltnavn Navn Beskrivelse Standard kolonnefor mat Analyse
Beskrivelse Udfyld feltet med et sigende navn, da navnet ses i kontoskemaudskriften. Udfyld feltet med en sigende beskrivelse, da beskrivelsesteksten ses i kontoskemaudskriften. Her knytter du det kolonneformat, du ønsker at anvende i kontoskemaet. Tryk evt. på pilen og vælg kolonneformater i oversigten. Bemærk: Læs afsnittet ’Oprettelse af kolonneformat’, hvis du ønsker af vide mere om kolonneformat. Her har du mulighed for at knytte en analyse til dit kontoskema. Tryk evt. på pilen og vælg analysen i oversigten. Bemærk: Knytter du analyser i dit kontoskema, er det de data der beregnes ud fra, og der vises kun de dimensioner, der er knyttet til analysen. Det er vigtigt, hvis budgettet skal fremgå af kontoskemaet, at der i analysen er markeret med et hak i feltet ”Medtag budgetter”, og at analysen er opdateret.
Side 157 af 321 Når navnet er oprettet, skal kontoskemaet opsættes, og følgende felter udfyldes:
Feltnavn Rubriknr.
Beskrivelse Her skal du indtaste et tal. Tallet anvendes i den formel, der opsættes i sammentællings-kolonnen. Beskrivelse Her indtaster du den beskrivelse, som du ønsker medtaget i rapporten. Bemærk: Ønsker du en overskrift på rapporten tastes den øverst i beskrivelsesfeltet. Får at lave lidt afstand, kan det være en ide, at lade et par linjer stå tomme. Sammentæll I dette felt kan du vælge mellem følgende sammentællingstyper: ingstype • Kontosum; Summen bliver sammentalt på baggrund af de konti der er opsat i kolonnen sammentælling, hvor kontiene har kontotype konto i kontoplanen. • SumSum; Summen bliver sammentalt på baggrund af de kontogrupper der er opsat i kolonnen sammentælling, hvor kontogrupperne har kontotype sum, til-sum eller fra-sum i kontoplanen. • Formel; Summen beregnes ud fra beløbene i andre rubrikker i kontoskemaet. • Angiv grundlag for procent; Du kan bruge denne indstilling, hvis du vil indsætte en kolonne, der viser procenten af en total. Hvis række 1-4 fx viser Salg for fire forskellige kontorer, og række 5 viser Salg i alt, kan du indsætte en kolonne, der viser Procent af Salg i alt for hver række. Indsæt en række, hvor Sammentællingstype = Angiv grundlag for procent for at definere totalen. Formlen i feltet Sammentælling på denne linje bruges til at beregne totalen, som procentsatserne baseres på. Linjen vises ikke i Kontoskema-rapporter.
Bemærk: Formlen indtastes i feltet ”Sammentælling”. Har du eksempelvis tre linjer, som du ønsker at samle i en total, skal der i feltet ”Sammentælling” vælges det første rubriknr. og det sidste rubriknr. (1..3)
Side 158 af 321 Sammentæll Her kan du evt. selv indtaste de konti, du ønsker udskrevet, eller ing du kan via menuknappen ”Funktioner” indsætte kontoplanen. Det er også i dette felt, at du opsætter en formel. Formlen beregner totaler på baggrund af de rubriknumre, der er opsat på de forskellige linjer, det vil sige, at du vælger rubriknr. fra og til for at få dannet totaler i rapporten.
Rækketype
Bemærk: Et eksempel på et filter i sammentællingsfeltet kunne være flg: 2110*..215599|2210*..222099|2590* 2110* indikerer at filteret vil indeholde konti bestående af eksempelvis 2110xx, 2110xxx eller 2110xxxx afhængig af den frispecifikation, der anvendes i regnskabet. Dog kan der tilsvarende ikke anvendes 2155* som intervallets slut konto, da kontoen 215599 dermed ikke vil blive medtaget. Derfor vil institutioner der anvender en frispecifikation forskellig fra 2 være nødsaget til at tilpasse de kontoskemaer, der leveres fra Moderniseringsstyrelsen. Kontoskemaer fra Moderniseringsstyrelsen bygger på en frispecikation på 2. Her angiver du rækketypen til kontoskemarækken. Typen er afgørende for, hvordan beløbene i rækken beregnes. Beløb beregnes for den periode, der er angivet i feltet Datofilter på rapporten eller i vinduet, på følgende måde: Bevægelse – Rækken viser bevægelsen i kontosaldi for perioden. Saldo til dato – Rækken viser kontosaldi pr. sidste dag i perioden. Startsaldo – Rækken viser kontosaldi pr. første dag i perioden.
Feltet Kolonnetype i tabellen Kolonneformat fungerer på en lignende måde som dette felt. Hvis der er konflikt i værdierne i en række og en kolonne, vil den mest begrænsede type blive anvendt. Hvis fx Bevægelse er standardværdi i dette felt, vil den blive tilsidesat af enhver anden værdi i feltet Kolonnetype Dimensions Ønsker du at have dimensioner med i kontoskemaet, skal du filter udfylde de kolonner, der svarer til de dimensioner, du vil have med i rapporten. Du kan vælge at knytte en dimensionsværdikode eller et dimesionsværdikodeinterval. Bemærk: Er der knyttet en Analyse til kontoskemaet, er det de dimensionsværdikoder, der er knyttet til Analysen, som man kan vælge. Fed Ønsker du, at nogle af linjerne skal fremhæves i rapporten, markerer du med et hak i feltet ud for linjen. Kursiv Ønsker du, at nogle af linjerne skal stå som kursiv i rapporten, markerer du med et hak i feltet ud for linjen. Understrege Ønsker du en understregning efter en linje, skal du markere t med et hak i feltet ud for linjen, der skal understreges.
Side 159 af 321 Vis modsat fortegn Sideskift
Feltet markeres, hvis debetposter skal vises som negative beløb og kreditposter som positive beløb i rapporten. Her kan du markere med et hak, hvis der ved udskrivning af kontoskemaet skal laves et sideskift lige efter den aktuelle linje.
Bemærk: Hvis du bruger funktionen ’Indsæt konti’, tildeles konti med kontotype ’Sum’ eller ’Til-sum’ i kontoplanen, sammentællingstypen ’SumSum’ på kontoskemaet. Alle andre linjer tildeles automatisk sammentællingstypen ’Kontosum’. Skal hele kontoplanen indlæses via menuknappen Funktion og menupunktet Indlæs konti, skal du i kontoplanen i venstre hjørne markere alle linjer og trykke OK.
Udskrivning, Når et kontoskema er opsat korrekt, og der er tilknyttet et kolonneformat, kan udlæsning af du vælge at udskrive en kontoskemarapport, eller du kan udlæse kontoskemaet kontoskemaer til Excel. I det følgende beskrives: til Excel samt • Udlæsning af en kontoskemarapport. vis søjlediagram
• •
Udlæsning af kontoskema til Excel, herunder drilldown på bevægelserne i oversigten. Vis søjlediagram
Side 160 af 321 For at udskriv kontoskemaet, skal du trykke på knappen Udskriv, på selve kontoskemaet. Der er flere muligheder for at afgrænse inden rapporten udskrives, hvor der bla. kan sættes datofilter, budgetfilter og dimensionsfilter. Faneblad Kontoskemanavn:
Feltnavn Kontoskem anavn Kolonnefor matnavn Datofilter
Beskrivelse Her kan du angive navnet på det kontoskema, der skal med i rapporten. Her kan du angive navnet på det kolonneformat, som skal bruges i rapporten. Her kan du indsætte en dato eller et datointerval svarende til de data, der skal med i rapporten.
Side 161 af 321 Budgetfilter Koncernvir k.filter Delregnska bsfilter Dimsionsfil tre 1.-4. kode
Vis fejl
Vis beløb I ekstra rapporterin gsvaluta Vis opsætning af kontoskema
Her indsætter du det budget, der skal indgå i beregningen. Bemærk: Udfyldes feltet ikke, sker beregningen ikke ud fra et budget, men alle budgetter vil indgå i beregningen. I dette felt kan du indsætte et koncernvirksomhedsfilter, som skal med i rapporten. I dette felt kan du afgrænse på en delregnskabsværdi. Indholdet af feltet Kontoskemanavn bestemmer, hvilke dimensionsfiltre der er tilgængelige. Hvis der er knyttet en analyse til kontoskemanavnet, kan du filtrere efter de dimensioner, der er tilknyttet analysen. Hvis der ikke er tilknyttet en analyse til kontoskemaet, kan du filtrere på de 2 globale dimensioner fra regnskabsopsætningen. I disse felter kan du afgrænse på de øvrige dimensionsværdier, som er anvendt i regnskabet/’den tilknyttede dimensionsanalyse’. Dette felt angiver, hvilke fejl der skal vises i tilfælde af division med nul eller ved periodefejl. Der er følgende muligheder: • Ingen; Der bliver ikke vist fejl. • Division med nul; Hvis der findes en formel i kontoskemaet, der resulterer i division med nul, vises meddelelsen "FEJL" i stedet for et beløb. • Periodefejl; Hvis der er forskel på længden af perioderne, bliver meddelelsen "Ikke tilgængelig" vist i stedet for et beløb. • Begge; Programmet kontrollerer både for fejl i forbindelse med division med nul og periodefejl. Afkrydsningsfeltet markeres, hvis rapportbeløbene skal vises i den ekstra rapporteringsvaluta. Bemærk: Ekstra rapporteringsvaluta opsættes under følgende sti: Økonomistyring\Opsætning\Regnskabsopsætning\Faneblad Rapportering. Marker feltet, hvis du ønsker at se opsætningen i det kontoskema, du er ved at udskrive. Funktionen er nyttig, hvis du vil have vist de filtre, der er brugt til at oprette rapporten.
Side 162 af 321 Nedenfor vises et udsnit af kontoskemarapporten:
I dette eksempel beskrives, hvordan et kontoskema udlæses til Excel. Stå i kontoskemaet, som du ønsker at udlæse. Tryk på menuknappen Skema og vælg menupunktet ”Oversigt…”.
Side 163 af 321 Du får nu dette billede, der viser det indhold, der vil blive udlæst til Excel.
I dette billede har du også en mulighed for at afgrænse, inden du udlæser til Excel. Du kan eksempelvis afgrænse på dato og budget. I eksemplet er der anvendt datofilteret ’01-01-08..25-08-08’ og et budgetfilter ’Budgettest’.
Bemærk: Ønsker du at se de underliggende poster inden udlæsning, kan du via Drilldown foretage et opslag i kontoplanen. Tryk på pilen i det felt du ønsker at se. I dette eksempel, ser du posterne indenfor de valgte filtre på rejse og befordring.
Side 164 af 321 Tryk på menuknappen Funktion og vælge menupunktet ”Udlæs til Excel…”.
Du får nu dette vindue op, hvor du kan vælge at oprette en ny projektmappe eller opdatere en allerede eksisterende projektmappe, der er gemt på drevet under et filnavn.
Side 165 af 321 Vælger du ’Opdater projektmappe’, bliver kolonnerne redigerbare.
Feltnavn Indstilling
Beskrivelse Her kan du angive, om der skal oprettes en ny projektmappe for data, der er udlæst til Excel, eller om en eksisterende projektmappe skal opdateres. Der kan vælges mellem følgende indstillinger: • Opret projektmappe; Der oprettes en ny projektmappe i Excel til de data, du udlæser. • Opdater projektmappe; Data udlæses til en eksisterende Excel-projektmappe. Bemærk: Hvis indstillingen ’Opdater prj.mappe’ vælges, skal felterne ”Projektmappe – filnavn” og ”Regneark” udfyldes med oplysninger om den projektmappe, der udlæses til.
Projektmapp e-filnavn
Feltet bruges kun, hvis indstillingen ’Opdater prj.mappe’ er valgt i feltet Indstilling. Der kan her angives navnet på den Excel-projektmappefil, hvor de udlæste data skal gemmes. Bemærk: For at finde den rigtige fil kan du trykke på knappen ”…”, du får nu et søgebillede, hvor du kan finde den rigtige placering ved at klikke på AssistButton til højre. Er der endnu ikke oprettet en bestemt projektmappe til udlæsning af kontoskemaet, er feltet deaktiveret.
Regneark
Feltet kan kun anvendes, hvis indstillingen ’Opdater prj.mappe’ er valgt i feltet ”Indstilling”. Du får nu et billede op, hvor du skal vælge, hvilken ark du ønsker at gemme dine data i. Bemærk: Du ser kun det antal ark, du har oprettet i dit Excelregneark.
Side 166 af 321 Nedenfor er vist et udsnit af det dannede Excel-regneark:
Bemærk: Fordelen ved at udlæse kontoskemaet til Excel er, at du har mulighed for at knytte nogle bemærkninger, inden du nemt videresender skemaet.
Du kan også vælge at få kontoskema’et vist i et søjlediagram, ved at trykke på knappen ’Funktion’ og vælge punktet ’vis søjlediagram…’.
Side 167 af 321 Likviditetsrapp orter og kontoskemaer
Pr. 1.1.2011 nedlægges finansunderkonti til FF4. Fremover skal SKB-bankkonto FF4 derfor stemme overens med SKS konto 8621 - SKB FF4 langfristet gæld, som igen skal modsvare den selvfinansierede andel af ikke-finansielle anlægsaktiver. Dog skal der gøres opmærksom på at for SEA-institutioner (Statens Ejendoms Administration) fortsat gælder flg.: Rapporten 'Igangværende arbejde FF7 - FF6' tager i beregningen af allerede foretagne flytninger højde for, at der også dannes debetposter på FF6 kontoen (kto:8641), når der flyttes fra FF4 (kto:8627) til FF6. Periodens flytninger fra FF4 til FF6 indgår ikke i beregningen af saldoen på FF6. Pr. 01.01.2009 trådte et nyt cirkulære i kraft, der bevirker, at overtræk på FF7 kontoen (kto:6231), ikke skal indgå i beregningen af trækket på lånerammen. Derfor er det i rapporten 'Låneramme år til dato' muligt at vælge om FF7 kontoen skal medregnes. Derudover er den samlede pakke af kontoskemaer fra Moderniseringsstyrelsenudvidet med nedenstående. Virksomhederne skal udarbejde en ny hoved- og nøgletalsoversigt i deres årsrapport. Rapporten systemunderstøttes pt. i SKS (Statens Koncernsystem) men ikke i ØS LDV. Det er blevet vurderet hensigtsmæssigt, at oversigten også systemunderstøttes i virksomhedernes lokale økonomisystem – Navision Stat. Dette sker i form af det nye kontoskema 'HOVEDTAL' i Navision Stat. I Moderniseringsstyrelsen ”Vejledning om udarbejdelse af årsrapporter af 18.12.2009” fremgår det af beretningsdelen (afsnit 2.3 Årets økonomiske resultat), at virksomhederne skal indsætte en ny hoved- og nøgletalsoversigt. Ud over hovedtal fra resultatopgørelse og balance indeholder kontoskemaet seks obligatoriske nøgletal, som vurderes at være relevante i forhold til det statslige regelsæt og belysning af virksomhedens økonomistyring. Hensigten med skemaet er, at virksomhederne på baggrund af denne udarbejder en samlet vurdering af regnskabet og eventuelt knytter kommentarer til, hvordan udviklingen har været de seneste par år samt kommenterer på de nøgletal, der er præsenteret i kontoskemaet. Vurdering af regnskabet skal derfor udvides med kommentarer til de præsenterede nøgletal.
Side 168 af 321
Analyser Indledning
Analyserne bruges til at definere og danne datavarehuse. På baggrund af angivne kriterier lægges finansposterne med tilhørende dimensioner i én tabel og budgetposterne med tilhørende dimensioner i en anden. Det genererede datagrundlag anvendes i dimensionsanalyser, kontoskemaer og rapporter. Der kan oprettes et uendeligt antal analyser, men af plads- og performancemæssige hensyn bør der kun oprettes analyser målrettet institutionens analyse- og rapporteringsbehov.
Bemærk: En analyse kan indeholde op til 4 dimensioner. Hvis du vil anvende flere dimensioner skal der oprettes flere analyser. Opsætning af analyser
Sti: Økonomistyring\Opsætning\Dimensioner\Analyser.
Fanebladet Generelt:
Feltnavn Kode Navn Finanskontofilter
Beskrivelse Her skal du indtaste en entydig kode for analysen. Koden kan fx angive formålet med analysen eller navnet på den afdeling, der skal bruge den. Her skal du indtaste navnet på analysen. Her kan du afgrænse analysen på finanskonti. Hvis du sætter et filter her, vil analysen kun generere data for de angivne finanskonti.
Side 169 af 321 Datokomprimerin Her kan du vælge, om du for den enkelte finanskonto g ønsker at få summeret poster med ens dimensionskombination indenfor den angivne datakomprimeringsperiode. Bogføringsdatoen for disse komprimerede poster vil være den første dato i det interval, posten tilhører. Der er følgende valgmuligheder: • Ingen – Der sker ingen summering. Alle poster indenfor de angivne filtre, vil fremgå eksplicit af analysen. • Dag – Poster med samme bogføringsdato og ens dimensionskombination vil blive summeret til én post i analysen. • Uge – Poster bogført i en given uge med ens dimensionskombination vil blive summeret til en post i analysen. Dvs for hver uge, vil der for hver dimensionskombination – der er bogført på – være en postering. • Måned – Poster bogført i en given måned med ens dimensionskombination vil blive summeret til én post i analysen. Dvs. for hver måned, vil der for hver dimensionskombination - der er bogført på - være én postering. • Kvartal – Poster, som er bogført i det samme kvartal, og som har ens dimensionskombination, vil blive summeret til én post i analysen. Dvs. for hvert kvartal, vil der for hver dimensionskombination - der er bogført på - være én postering. • År – Poster bogført i samme år med samme dimensionskombination vil blive summeret til én post i analysen. Dvs. for hvert år, vil der for hver dimensionskombination - der er bogført på - være én postering. • Regnskabsperiode – Poster, bogført i samme regnskabsperiode med samme dimensionskombination, vil blive summeret til én post. Dvs. for hver regnskabsperiode, vil der for hver dimensionskombination være én postering. Startdato Hvis du angiver en dato i dette felt, vil alle poster, der er bogført på denne dato eller efter denne dato blive medtaget i analysen samt blive komprimeret til det niveau, som du har angivet i feltet Datokomprimering. Posteringer med bogføringsdato tidligere end denne dato komprimeres til én post pr. dimensionskombination og tildeles den dato, som ligger lige før startdatoen Opdateret den Feltet opdateres af systemet og viser datoen for den sidste opdatering af analysen. Sidste løbenr. Feltet opdateres af systemet og viser løbenummeret på den sidst bogførte finanspost analysen omfatter. Budgetløbenr. Feltet opdateres af systemet og viser løbenummeret på den sidst registrerede budgetpost analysen omfatter.
Side 170 af 321 Opdater ved bogføring
Du skal markere feltet med et flueben, hvis du ønsker analysen opdateret hver gang, der bogføres. Hvis der er hak i dette felt, vil analysen altid være fuldt opdateret med alle finansposter omfattet af analyseopsætningen. Bemærk: Hvis du vil opdatere analysen med budgetposter, skal du klikke på knappen ”Opdater” eller bruge kørslen ”Opdater analyser” under Økonomistyring\Finans\Periodiske aktiviteter\Opdater analyser... Medtag budgetter Du skal sætte hak i dette felt, hvis du ønsker at analysen skal indeholde budgetposter. Ved opdatering af analysen vil alle budgetposter omfattet af analyseopsætningen blive lagt i analysebudgetposttabellen. Rettes der i budgettet, skal du manuelt opdatere Analysen for at få de nyeste tal med. Bemærk: Det er ikke muligt at vælge automatisk opdatering af analyserne ved budgetændringer. Skal du bruge en analyse til budgetanalyse, er det derfor vigtigt at sikre sig, at denne er fuldt opdateret. Spærret Markér dette felt, hvis du ønsker at spærre analysen. Er en analyse spærret, kan denne ikke opdateres.
Fanebladet Dimensioner:
Side 171 af 321 På fanebladet ’Dimensioner’, skal du angive, hvilke dimensioner du ønsker, analysen skal medtage. Her kan du vælge en af fire dimensioner, som du kan medtage i en analyse. Når du angiver en dimension her, får du mulighed for at filtrere poster i vinduet Dimensionsanalyse, hvilket igen giver dig mulighed for at undersøge og overvåge relationer mellem poster og de dimensionsoplysninger, som er knyttet til dem.
Bemærk: Du kan vælge blandt alle de dimensioner, der er opsat under Finans/Opsætning/Dimensioner/Dimensioner. Man kan således vælge dimensioner, som ikke er aktuelle pt. (de optræder ikke som genvejsdimensioner og der bogføres således ikke nye poster på disse). Dette kan være nyttigt, hvis du vil lave en analyse, som går tilbage i tiden. Du kan sætte filtre på de indvalgte dimensioner via menuknappen ”Analyse”. Menuknappen Analyse:
• Oversigt – via dette menupunkt kan du få en oversigt over alle oprettede analyser. Fra denne oversigt har du adgang til de samme menupunkter, som fra analysekortet. • Filter – via dette menupunkt kan du sætte filtre på de dimensioner, der er indvalgt på analysen:
Side 172 af 321
De analysedimensioner, du ønsker at sætte et filter på, vælges ind i kolonnen Dimensionskode. I kolonnen Dimensionsværdifilter sætter du det ønskede filter. I ovenstående eksempel, er man kun interesseret i at analysere på Delregnskab 10, 11..21 og Sted 10 er ikke relevant.
Bemærk: Filtrene på dimensionskoder er af typen ”både…og”. En post som ikke opfylder samtlige af disse kriterier udelades af analysen.
Opdatering af analyser
Opdatering af analyserne kan foretages på følgende måder: • Opdatering ved bogføring (kun finanspostopdatering): Ved bogføring vil de analyser, hvor der er sat hak i feltet ”Opdater ved bogføring”, automatisk bliver opdateret. Bemærk: Hvis man har oprettet et stort antal analyser, som alle opdateres ved bogføring vil dette have performancemæssige konsekvenser. • Opdatering af en enkelt analyse: Sti: Økonomistyring\Finans\Opsætning\Dimensioner\Analyser. Via knappen ”Opdater” opdateres den aktuelle analyse. Dette kan gøres enten fra de enkelte analysekort eller fra analyseoversigten. • Opdatering af udvalgte analyser: Sti: Økonomistyring\Finans\Periodiske aktiviteter\’Opdater analyser…’
Side 173 af 321
Afviklingen af ovenstående kørsel vil opdatere analyserne ALLEDIM og TEST. Ønsker man en automatisk opdatering af alle regnskabets analyser, kan man sætte en batchkørsel op, som afvikler kørslen ”Opdater analyser”. Dette gøres under Administration\Programopsætning\Batch\Job. På fanebladet ”Indstillinger” har du mulighed for at vælge om du ønsker en besked når kørslen er færdig. Markeres feltet ”Kørselsadvisering” kommer der ingen besked, men markeres feltet derimod ikke, så kommer der en besked når kørslen er færdig. Bemærk, ved opdatering af analyser, hvor der er sat markering i feltet ’Medtag budgetter’ bliver de spærrede budgetter ikke medtaget i opdateringskørslen.
Side 174 af 321
Dimensionsanalyser Indledning
En Dimensionsanalyse er en kikkert ned i data genereret via den enkelte analyse. Dimensionsanalyser vises som en matrix og giver via forskellige kombinationer af filtre og visninger mulighed for hurtigt og fleksibelt at få vist og analyseret data udfra forskellige synsvinkler. Fra dimensionsanalysen kan man udlæse data til en pivottabel i Excel, hvorfra der kan arbejdes videre med data.
Visning af dimensionsanal yser
Sti: Økonomistyring\Finans\Analyse & rapportering\Dimensionsionsanalyser.
Fanebladet Generelt:
Bemærk: I hvert beløbsfelt kan du ved tryk på få vist de analyseposter, som summer til den pågældende beløb.
Feltnavn Analysekode Vis som linjer
Beskrivelse Her vælger du en analyse. I dimensionsanalysen vil du nu få vist de analyseposter, som er genereret på baggrund af kriterierne i den pågældende analyse. Her vælger du, hvad der skal vises som linjer i dimensionsanalysen. Du kan vælge mellem dimensionerne, der er tilknyttet den valgte analyse, Periode eller Finanskonto. I ovenstående billede er Finanskonto valgt til at blive vist i linjerne.
Side 175 af 321 Vis som kolonner Her vælger du, hvad der skal vises som kolonner i dimensionsanalysen. Du kan vælge mellem dimensionerne, der er tilknyttet den valgte analyse, Periode eller Finanskonto. I ovenstående billede er Periode valgt til at blive vist i kolonnerne. I nedenstående billede er delregnskab valgt som kolonner, mens formål er valgt som linjer:
Fanebladet Filtre:
Feltnavn Datofilter
Beskrivelse Her kan du indsætte et datofilter, således at kun analyseposter inden for dette filter bliver vist.
Side 176 af 321 Finanskontofilter
I dette felt kan du indsætte et filter, der angiver hvilke finanskonti, der skal vises i vinduet Dimensionsanalyse. Det er kun posteringer bogført på de angivne konti, der bliver vist i matrixvinduet.
Budgetfilter
I dette felt kan du angive et budgetfilter, så værdierne i beløbsfelterne baseres på de valgte budgetter. Dette filter er ikke relevant hvis du på fanebladet ’Indstillinger’ har valgt at få vist faktiske beløb (eller hvis den valgte analyse ikke omfatter budgetposter). For hver dimension tilknyttet den valgte analyse, er der mulighed for at sætte et filter. Således at der kun vises de poster med udvalgte dimensionsværdier. Der kan tilknyttes ialt 4 dimensioner til en analyse.
Dimensionsfilter 1-4
Fanebladet Indstillinger:
Side 177 af 321
Feltnavn Vis
Beskrivelse I dette felt kan du vælge, hvilken type beløb der skal vises i matrixvinduet. Uanset hvilken beløbstype, der vælges, er disse filtreret i henhold til kriterierne i hhv. dimensionsanalysen og den underliggende analyse. Der er følgende muligheder • Faktiske beløb - Beløbene i matrixvinduet, er finansposteringer. • Budgetterede beløb – De beløb, der vises i matrixvinduet, er budgetposteringer. • Afvigelse – De beløb, der vises i matrixvinduet, viser afvigelsen mellem faktiske beløb og budgetterede beløb. Et negativt tal angiver, at de faktiske beløb er mindre end de budgetterede beløb. • Afvigelsesprocent - Matrixvinduet viser afvigelsen i procent mellem faktiske beløb og budgetterede beløb. Et negativt tal angiver, at de faktiske beløb er mindre end de budgetterede beløb. • Indeks pct. - Matrixvinduet viser afvigelsen i procent mellem faktiske beløb og budgetterede beløb som et indeks. En indeksprocent på 100 betyder, at faktiske beløb svarer til budgetterede beløb. En indeksprocent på over 100 betyder, at faktiske beløb er større end budgetterede beløb. En indeksprocent på under 100 betyder, at faktiske beløb er lavere end budgetterede beløb. Vis feltet Beløb I dette felt kan du vælge, hvordan beløbene skal vises i matrixvinduet. Der er følgende valgmuligheder: • Beløb - Beløbene vises som summen af debet- og kreditbeløb. • Debetbeløb - Kun debetbeløb vises. • Kreditbeløb - Kun kreditbeløb vises. Ultimoposter I dette felt kan du angive om de viste beløb skal medtage eller udelade ultimoposter. Dvs. at der er mulighed for at medtage eller udelade nulstillingen af dine finanskonti i dimensionsanalysen. Der er følgende valgmuligheder: • Medtag • Udelad Afrundningsfakto Der er følgende valgmuligheder: r • Ingen – der sker ingen afrunding. • 1 – Beløbene vises i hele tal (181.888,5 = 181.889). • 1000 – beløbene vises i 1000 med en betydende decimal (181.888,50 =181,9). • 1000000 – beløbene vises i millioner med en betydende decimal (181.888,50 = 0,2).
Side 178 af 321 Vis beløb i ekstra rapporteringsvalut a Vis kolonnenavn
Vis modsat fortegn
Udlæsning af analyser til Excel
Marker afkrydsningsfeltet, hvis det rapporterede beløb skal vises i den valuta, som er valgt som ekstra rapporteringsvaluta. Sæt hak i feltet hvis du ønsker at få vist hhv. dimensionsnavn, finanskontonavn eller månedsnavn i stedet for hhv. dimensionskode, finanskontonummer eller dato. Marker dette afkrydsningsfelt, hvis debetposter skal vises som negative beløb (dvs. med et minustegn), og kreditposter skal vises som positive beløb.
Sti: Økonomistyring\Finans\Analyse & rapportering\Dimensionsanalyser Der er mulighed for at udlæse enten det faktiske eller det budgetterede beløb til MS Excel som pivottabel. Det giver mulighed for at opbygge et regneark, som man ønsker, det skal se ud. I vinduet ”Dimensionsanalyse” trykker du på menuknappen Funktion, vælg menupunktet Udlæs til Excel. På nedenstående figur er vist et udsnit af en udlæst dimensionsanalyse til MS Excel som pivottabel.
Bemærk: Det kan være en god ide at have MS Excel åben inden udlæsningen, da det sparer tid.
Side 179 af 321
Kassererkladder Indledning
Sti: Økonomistyring\Finans\Kassererkladde Kassererkladden er udviklet for at kunne håndtere personadskillelse. Kladden anvendes bla. til at registrere kassebilag, rejseafregninger, bankopfyldninger, kassedifferencer i forbindelse med transaktioner, der påvirker likvide midler. Kassebilaget tastes i kassererkladden. Kontroludskrift udskrives, og kladden klarmeldes af bruger 1. Bruger 2 kontrollerer kladden. I tilfælde af fejl, skal bruger 1 rette fejlen og klarmelde igen. Når kladden er korrekt, bogfører bruger 2 kassererkladden. Kassererkladden anvendes også i forbindelse med automatisk bankkontoafstemning. Når der indlæses en kontopostfil fra banken, overføres de poster, der ikke automatisk bliver udlignet, til kassererkladden. Bemærk: Ønsker du at vide mere om håndtering af åbne kontopostfiler, kan du læse derom i vejledningen ’Statslig brugervejledning til Betalingsformidling’ i afsnittet Automatisk Bankkontoafstemning.
Feltnavn
Beskrivelse
Side 180 af 321 Bogføringsdato
Feltet udfyldes med den dato, du ønsker at bogføre med.
Bemærk: Hvis kladdetypen er en gentagelseskladde, og
Bilagsdato
Bilagstype
Bilagsnr.
Kontotype
Kontonr. Beskrivelse
der er blevet defineret et gentagelsesinterval, vil datoen blive opdateret med det anførte interval (fx 1 måned frem i forhold til datoen i feltet), hver gang du åbner kladden for at bogføre den. Hvis datoen i dette felt ligger senere end arbejdsdatoen, så kan linjen ikke bogføres. Feltet skal udfyldes med den dato, hvorfra bla. forfaldsdato beregnes udfra. Bemærk: Specielt hvis det er debitoropkrævninger eller kreditorbetalinger, er det vigtigt at bilagsdatoen er den samme, som står angivet på fakturaen. Feltet kan udfyldes med følgende: • Blank; anvendes til almindelige finansposter • Betaling; anvendes til ind- og udbetalinger • Faktura; anvendes til faktura • Kreditnota; anvendes til kreditnota • Rentenota; anvendes til rentenota i forbindelse med køb og salg • Rykker; anvendes til rykker i forbindelse med køb og salg • Refusion; anvendes til betaling til en debitor eller fra en kreditor. Feltet bliver automatisk udfyldt med næste bilagsnummer fra den nummerserie, der er tilknyttet kladden. Bemærk: Er feltet blankt, er der ikke opsat nummerserie, du kan i dette tilfælde tildele bilagsnumre manuelt. Feltet kan udfyldes med følgende typer: • Finans – giver opslag i kontoplanen i feltet “Kontonr.”. • Debitor – giver opslag i debitorregistret i feltet “Kontonr.”. • Kreditor – giver opslag i kreditorregistret i feltet “Kontonr.”. • Bank – giver opslag i bankkontooversigten i feltet “Kontonr.”. • Anlæg – giver opslag i anlægskartoteket I feltet “Kontonr.”. • IC-partner – giver opslag i IC-partneroversigt i feltet ”Kontonr.”. Udfyld feltet med den konto du skal bogføre på. Bemærk: Du kan trykke på pilen I feltet, og få en oversigt, alt efter hvilken kontotype du har valgt. Feltet udfyldes automatisk med navnet på den konto, du har valgt i feltet ”Kontonr.”, feltet kan dog overskrives med din egen tekst.
Side 181 af 321 Dimensionskolon I disse kolonner vælger du de dimensionsværdier, du ner ønsker at bogføre på. Bemærk: Du kan via ’Vis kolonne’ hente det antal dimensionskolonner ind, der svarer til det antal dimensioner, der er opsat i regnskabsopsætningen. Fordeling I dette felt kan du angive en fordelingsnøgle, hvis du ønsker at fordele beløbet på flere dimensioner. Bemærk: Ønsker du at anvende dimensionsfordeling, opsættes denne under stien: Finans\Opsætning\Dimensioner\Dimensionsfordeling.
Bogføringstype
I feltet kan du udfylde med en af følgende: • Blank; anvendes hvis transaktionen er uden moms • Køb; anvendes hvis posten er en købstransaktion, til beregning af den korrekte købsmoms og til bogføring på købsmomskontoen. • Salg; anvendes hvis posten er en salgstransaktion, til beregning af den korrekte salgsmoms og til bogføring på salgsmomskontoen. • Afregning; feltet bruges internt i programmet Virksomhedsbogf Feltet kan udfyldes med en kode. Vælges en finanskonto i øringsgruppe kladdelinjen og der på kortet for denne konto er opsat en virksomhedsbogføringsgruppe, er feltet automatisk udfyldt. Det er dog muligt at ændre værdien i feltet. Bemærk: Virksomhedsbogføringsgruppe kan bruges til at definere grupper af debitorer og kreditorer i fx geografiske områder. Virksomhedsbogføringsgruppe sammenholdes med produktbogføringsgruppe. Produktbogføring Feltet kan udfyldes med en kode. Vælges en finanskonto i sgruppe kladdelinjen, og der på kortet for denne konto er opsat en produktbogføringsgruppe, er feltet automatisk udfyldt. Det er dog muligt at ændre værdien i feltet. Bemærk: Produktbogføringsgruppe angiver, hvilken type produkt du sælger eller køber. Produktbogføringsgruppe sammenholdes med Virksomhedsbogføringsgruppe. Beløb I dette felt indtastes det ønskede beløb på følgende måde: • Debetbeløb skal indtastes uden fortegn. • Kreditbeløb skal indtastes med negativt fortegn Momsbeløb I dette felt ses momsbeløbet, som bliver beregnet på baggrund af værdien i feltet ”Beløb” samt den anvendte momsprocent.
Side 182 af 321 Modkontotype
Feltet kan udfyldes med følgende typer: • Finans • Debitor • Kreditor • Bank • Anlæg • IC-partner Modkonto Udfyld feltet med den konto du ønsker som modkonto i din bogføring. Registrerer du over to linjer, hvilket anbefales, skal feltet ikke udfyldes. Bemærk: Du kan trykke på pilen i feltet og få en oversigt, alt efter hvilken modkontotype du har valgt. Modkontos I feltet kan du udfylde med en af følgende: bogføringstype • Blank; anvendes hvis transaktionen er uden moms • Køb; anvendes hvis posten er en købstransaktion, til beregning af den korrekte købsmoms og til bogføring på købsmomskontoen. • Salg; anvendes hvis posten er en salgstransaktion, til beregning af den korrekte salgsmoms og til bogføring på salgsmomskontoen. • Afregning; feltet bruges internt i programmet Modkontos Feltet kan udfyldes med en kode. Vælges en modkonto virksomhedsbogf. som på finanskontokortet er opsat med en grp virksomhedsbogføringsgruppe, vil feltet automatisk blive udfyldt. Det er dog muligt at ændre værdien i feltet. Bemærk: Virksomhedsbogføringsgruppe kan bruges til at definere grupper af debitorer og kreditorer i fx geografiske områder. Modkontos virksomhedsbogf.grp sammenholdes med modkontos produktbogf.grp. Modkontos Feltet kan udfyldes med en kode. Vælges en modkonto produktbogf.grp som på finanskontokortet er opsat med en produktbogføringsgruppe, er feltet automatisk udfyldt. Det er dog muligt at ændre værdien i feltet. Bemærk: Produktbogføringsgruppe angiver, hvilken type produkt du sælger eller køber. Modkontos produktbogf.grp. sammenholdes med modkontos virksomhedsbogf.grp. Indtastning i Sti: Økonomistyring\Finans\Kassererkladder kassererkladden I det følgende beskrives to eksempler:
• •
Indtastning hvor der registreres over to linjer. Indtastning hvor der registreres samlet på en linje.
Side 183 af 321 Dette eksempel tager udgangspunkt i et frokostmøde. I forbindelse med mødet er der indkøbt smørrebrød til i alt kr. 518,00. Kassereren udbetaler beløbet og laver et bilag.
I dette eksempel er bilaget registreret over en linje. Dvs at de anvendte dimensioner bliver både påført debet- og kreditposten. Denne metode at registrere på anbefales ikke, da der efterfølgende ikke kan ses, hvad forbruget på dimensionerne har været.
Bemærk: Der kan dog sættes hak i feltet ’Undlad dimensionsbogføring’ på bankkortet. Det efterfølgende eksempel tager også udgangspunkt i et frokostmøde, hvor der er indkøbt smørrebrød til i alt kr. 518,00. Kassereren udbetaler beløbet og laver et bilag.
I dette eksempel er bilaget registreret over to linjer, hvilket er den mest anvendte metode at registrere et bilag på. Af eksemplet ses at dimensionerne er konteret på udgiftslinjen. Dog skal delregnskabs-dimensionen være påført på både debetog kreditposten.
Side 184 af 321
Bemærk: Udgiften til smørrebrød er i dette tilfælde konteret på finanskonto 222001. I feltet ”Kontotype” er valgt Finans, hvilket medfører, at du i feltet ”Kontonr.” slår op i finanskontoplanen. De relevante dimensionskoder udfyldes. Bogføringsgrupperne udfyldes, hvis disse ikke allerede er opsat på de enkelte finanskonti på finanskontoplanen. Husk især at udfylde feltet ’Moms-produktbogf.gruppe’ – det er den, der (sammen med ’Moms-virksomheds-bogf.gruppe’) bestemmer størrelsen af momsen. Modkontoen i begge eksempler er ’øvrig bank’. I feltet ”Kontotype” er der valgt Bank, hvilket medfører, at du i feltet ”Kontonr.” slår op i bankoversigten (Øvrig bank er oprettet som en Bank, hvilket gør, at det bliver lettere at afstemme denne.). I modpost-linjen udfyldes delregnskab, men derudover behøver dimensioner og bogføringsgrupper ikke at blive udfyldt. Dette hvis der skal kunne forespørges på forbruget på de anvendte dimensioner. Teksten i feltet ”Beskrivelse” kan ændres til en mere sigende tekst. Hvis kassereren har flere kassebilag, indtastes disse i de efterfølgende linjer. Der tildeles et nyt bilagsnr., når bilag stemmer med hensyn til debet og kredit. Afstemning af kladdelinjer
Det er muligt at afstemme bank- og kassebeholdningerne for at se den effekt, bogføring af kladden vil have. Du skal vælge knappen Bogføring og menupunktet Afstemning.
Du får nu det viste billede, der viser afstemningen af de finanskonti, der bliver berørt, når kassererkladden bogføres. Afstemningen giver mulighed for at se konsekvensen af posteringerne, før de bogføres.
Side 185 af 321 Feltnavn Konto
Navn Bevægelse i kladden Saldo efter bogføring
Beskrivelse I dette felt ser du det kontonr. der automatisk bogføres på, når banken vælges. Bemærk: Den konto, der vises her, vises på baggrund af den opsætning, der er på bankkortet i feltet ”Bankbogføringsgruppe”. I dette felt, ser du det navn eller den beskrivelse kontoen har i kontoplanen. I dette felt ser du bevægelsen på den pågældende konto, som bogføring af kassererkladden vil medføre. Feltet viser hvad saldoen vil være på kontoen efter kassererkladden er bogført.
Bemærk: Konti med √ i feltet ’Afstembar’ på finanskontokortet vil også blive vist i Afstemningsvinduet. Kontrol af kladdelinjer
Kontrolrapporten bruges til at kontrollere kladdelinjer, så eventuelle fejl kan rettes. Du vil få advarselslinjer, hvis der er fejl i kladden, det kunne fx være at bilagene ikke stemmer. Kontrolrapporten vil bogholderen typisk bruge til at kontrollere at indtastningen er sket korrekt på de rette finanskonti og dimensioner. Kontrolrapporten udskriver du ved at vælge menuknappen Bogføring og menupunktet ”Kontroller…”.
Side 186 af 321 Det er endvidere muligt at få udskrevet totaler pr. kontotype. Dette ved markering i feltet Udskriv total pr. kontotype på fanen ’Indstillinger’ på rapportens anfordringsbillede.
Klarmelding af kladden
Når kladden er kontrolleret og afstemt, skal den klarmeldes. Med funktionen ’Klarmeld’ angives det, at posteringerne er færdige og klar til bogføring.
Side 187 af 321 Du klarmelder ved at vælge menuknappen Funktion og menupunktet Klarmeld.
Den samme person kan godt have både kasserer- og bogholder-profilen, dog må samme person ikke både klarmelde og bogføre kladden. Dette kan kontrolleres ved rapporten ’Kontrol af funktionsadskillelse’. Hent standardkladder..; du bruger funktionen til at kopiere standardkladdelinjer til kladden, når du har brug for at udfylde en kladde med linjer, som du har gemt som en standardkladde. Gem som standardkladde; når du har oprettet kladdelinjer, som du ved, at du sandsynligvis skal oprette igen senere, kan du vælge at gemme dem som en standardkladde, inden du bogfører kladden.
Side 188 af 321
Tryk OK. Kladden er nu klar til, at bruger 2 kan kontrollere den. Hvis bruger 2 finder fejl, skal bruger 1 rette dem i kassererkladden. Klarmelding bliver automatisk annulleret ved ændring i kladden. Når kladden er rettet for fejl, skal bruger 1 klarmelde kladden igen. Bemærk: Du kan se om kassererkladden er klarmeldt under feltet Status, samt få information om hvilken bruger, der har foretaget klarmeldingen. Bogføring af kladden
Når kladden er helt fejlfri, skal bruger 2 bogføre kassererkladden, og det gøres på følgende måde:
Side 189 af 321
Du bogfører ved at trykke på menuknappen Bogføring og vælge enten menupunktet Bogfør (F11) eller menupunktet Bogfør og udskriv (Shift+F11).
Bemærk: Når kassererkladden er bogført, er der dannet en journal, hvor du kan Personadskillels e på kassererkladden – fortolkning af regnskabsbeke ndtgørelsen
se alle de data, der er indtastet i kladden. Der modtages hvert år modsat rettede ønsker om henholdsvis stramning og løsning af funktionaliteten i kassererkladden. Derfor er der foretaget en gennemgang af regnskabsbekendtgørelsen for en nedbrydning af de eksisterende fortolkningsmuligheder. Dette udmønter sig i flg.: •
Hvis man som institution IKKE har kontantkasser, og derfor betaler alle sine kreditorer via en udsøgning i udbetalingskladden med dobbeltprokura, er der IKKE noget krav om anvendelse af kassererkladden. Institutionen kan således foretage alle finanskonteringer i en almindelig finanskladde, der ikke kræver funktionsadskillelse
•
Hvis man som institution fortsat HAR kontantkasser, og dermed foretager udbetalinger, der registreres via kassererkladden, må man imødese en stramning på logikken i kassererkladden.
Det er muligt at trække rapporter, der viser om klarmelding og bogføring for en transaktion har været placeret på 2 forskellige brugere. Derudover er der indført en kontrol, der gør, at det er umuligt for den bruger, der har klarmeldt en kassererkladde, at foretage den efterfølgende bogføring for linjer i kladden, som brugeren selv har klarmeldt.
Side 190 af 321 Et bilagsnummer må kun tilhøre én periode
Et bilagsnummer må ikke længere bogføres på tværs af perioder, dvs. ét bilag kan kun høre til én periode. Det betyder, at poster på et bilagsnummer kun kan bogføres inden for samme periode. Der er indført kontrol, således at der ikke kan bogføres på et bilagsnummer på tværs af forskellige åbne SKS perioder. Der er tilsvarende indført en ændring i indlæsning af lønfinansposter, således at forskellige datoer i filen får forskellige bilagsnumre. Rettelsen er foretaget under hensynstagen til SKS, ved overgangen til indrapportering på bilagsniveau, da SKS ikke kan modtage poster med samme bilagsnummer ad forskellige omgange. Alle kladdetyper er underlagt denne begrænsning. I Finans- og købskladden har du mulighed for at renummerer bilagsnummerne under knappen ”Funktion” og ”Renummerér”.
Afstem pr. bilagsnr. - en tvungen opsætning
Hidtil har det været valgfrit om der for registreringer, i en given kladde, skal afstemmes pr. bilagsnummer eller blot indenfor den enkelte dato. Denne valgfrihed erstattes nu af en tvungen opsætning, der betyder, at der altid skal afstemmes pr. bilagsnummer. Denne ændring sker af hensyn til valideringsreglerne i SKS, der netop forudsætter at posteringer modtaget (når der eksporteres finansposter) altid stemmer pr. bilag. Såfremt regnskabet er sat op med hak i ’Eksport af Finansposter’, er det således ikke muligt at fravælge ’Afstem pr. bilag’, der opsættes for den enkelte kladdetype. Hvis regnskabet IKKE er sat op med hak i feltet ’Eksport af Finansposter’, og der senere sættes et ’hak’, vil dette automatisk medføre, at alle kladdetyper i regnskabet markeres med en markering for afstemning pr. bilagsnummer, via feltet ’Afstem pr. bilag’.
Side 191 af 321
Intern dokumenttype
Når poster bogføres markeres de dannede finansposter med en intern dokumenttype. Dokumenttypen overføres til SKS sammen med de øvrige oplysninger om de enkelte bilag. Ved almindelig bogføring er de mulige værdier for feltet ”Intern dokumenttype”: ”Normal”, ”Primo” eller ”Fejl”. Derudover bliver der i forbindelse med en årsafslutning dannet poster af typen ”Efterpostering” og ”Ultimopost”.
Side 192 af 321 Poster af typen ”Normal”, ”Primo” eller ”Fejl”. Feltet Intern dokumenttype kan hives ind som kolonne i kassekladden og kassererkladden. Sti: Økonomistyring\Finans\Kassererkladde (eller Finanskladder)
Kolonnen skal ikke bruges ved almindelige daglig bogføring. Den bør kun hentes frem i kladden (vha. Vis\’Vis kolonne’) såfremt typerne ’Fejl’ eller ’Primo’ skal anvendes. • Alle poster oprettes som standard med typen ”Normal”, og dette må kun ændres efter aftale med Moderniseringsstyrelsen. Disse poster bliver eksporteret. Bemærk: Hvis der har været posteret på en fejlagtig SKS konto, og posterne derfor skal omposteres, så er det stadig typen ”Normal”, der skal bruges. • Typen ”Fejl” anvendes til at opdatere Navision med rettelser, som allerede er foretaget i SKS – det kan fx være åbningsbalance eller omposteringer. Posterne bliver eksporteret; men ikke konsolideret i statsregnskabet. Bemærk: ”Fejl” må kun bruges efter aftale med Moderniseringsstyrelsen.. • Typen ”Primo” anvendes til primokorrektioner, fx til flytning af anlæg fra en bogføringskreds til en anden. Posterne bliver eksporteret; men ikke konsolideret i statsregnskabet. Bemærk: ”Primo” må kun bruges efter aftale med Moderniseringsstyrelsen. Bemærk: At ved anvendelse af ’Intern dokumenttype’ lig ’Fejl’ eller ’Primo’ i finanskladden, skal der skiftes til nyt bilagsnr. mellem hver type. Dette skal sikre, at der ikke opstår differencer i SKS ved den efterfølgende eksport af finansposter til SKS.
Side 193 af 321 Poster af typen ”Efterpostering”. Det er ikke muligt ved almindelige bogføring manuelt at markere en post som ”Efterpostering”. Typen ”Efterpostering” anføres automatisk på poster, der er bogført efter at året er lukket i Navision Stat. Efterposteringer er altså normale poster. Markeringen af efterposter bruges til at afstemme periode 13. Poster af typen ”Ultimopost”. Det er ikke muligt selv at markere en post som ”Ultimopost”. Ultimoposter dannes af årsafslutningskørslen. Ultimoposter skal pt. ikke eksporteres. For at være sikker på at de ikke bliver eksporteret, så kontroller opsætningen i Navision. Sti: Økonomistyring\Finans\Opsætning\Generel Integration\ØDUP integration\ØDUP integrations opsætning\Fanebladet ’SKS opsætning’. Kontroller at feltet ”Eksport af ultimoposter til SKS” ikke er markeret. Se nærmere under ØDUP integrations opsætning.
Side 194 af 321 Tilbageførsel af journal
Alle poster - undtagen anlægsfinansposter - som er bogført i en kladde, kan tilbageføres. Der bliver oprettet en ny kladde med identiske poster men med modsat fortegn. Kladden får tildelt et særskilt kildespor ’Tilbageførsel’, når den bliver bogført. Sti: Økonomistyring\Finans\Oversigt\Journaler. Såfremt den oprindelige bogføringsdato er ældre end dags dato, skal du angive en bogføringsdato for modposteringen. Navision foreslår standard arbejdsdatoen, som typisk er dags dato. Hvis der på ØDUP Integrations opsætningen er valgt ‘Import SKS periode’: • • • • • •
Så kan arbejdsdatoen kun ændres til en dato i en åben SKS Periode. Så kan der IKKE tilbageføres årsafslutningsposter. Så kan der kun tilbageføres på konti der findes i SKS kontoplanen. Så kan der kun tilbageføres på konti, der ikke er spærrede og som tillader direkte bogføring i SKS kontoplanen. Så tildeles der samme bilagsnummer som oprindelige poster, hvis de oprindelige poster er bogført i den åbne periode. Så tildeles der nyt bilagsnummer fra oprindelig nummerserie, hvis de oprindelige poster stammer fra en lukket periode.
Hvis der på ØDUP Integrations opsætningen ikke er valgt ‘Import SKS periode: • •
Så tildeles der samme bilagsnummer som oprindelige poster, uanset om de oprindelige poster er bogført i en åben eller lukket periode. Så kan der vælges en ny bogføringsdato i åben periode, hvorefter der tildeles nyt bilagsnr. fra oprindelig nummerserie.
Uanset ØDUP Integrations opsætning, kan du genindlæse lønfinansposter, som efter første indlæsning og bogføring er blevet tilbageført. Du kan også genoverføre udgiftsfordelingsposter, som efter første overførsel og bogføring er blevet tilbageført.
Bemærk/Vigtigt: Vær meget opmærksom på, at lønfinansposter skal bestilles igen via ØDUP. Dette kan kun lade sig gøre i max. 3 måneder, da de herefter ikke vil være tilgængelige i ØDUP mere.
Side 195 af 321 I kladderne kan der indhentes kolonnerne ”Tilbageført”, ”Tilbageført af løbenr” og ”Tilbageført løbenr” via ”vis kolonne”.
Dimensioner på posterne bliver taget med ved tilbageførsel. Hvis det ikke er hele journalen som skal tilbageføres, vælges ”journal/finansposter” under journaler, og der kan man stå på den linje (post) som skal tilbageføres og trykke ”Funktion / tilbagefør transaktion”. Der kan ikke tilbageføres: - Anlægsfinansposter; posten skal annulleres eller manuelt omposteres - Bankposter, der er lukket eller er knyttet til en checkpost - Lukkede momsposter - Kladdeposter fra en transaktion, der ikke er afstemt. - Poster, der er blevet datokomprimeret. Hvis en post eller en journal tilbageføres, hvor bilagsnr. er tildelt manuelt, dvs. hvor posten enten kommer fra et fagsystem, hvor bilagsnr. medsendes, eller hvor bilagsnr. indtastes direkte i en kladde, sker der følgende ved en tilbageførsel: • •
Er posten bogført i en åben periode, tilbageføres posten med det samme bilagsnr. som posten havde ved bogføring. Er posten bogført i en gammel periode som er lukket, tilbageføres posten i åben periode med det samme bilagsnr., med tilføjelse af ’_Tilbf’. Dette sikrer, at posterne ikke går på fejl i SKS, samt garanterer en sammenhæng mellem den oprindelige postering og tilbageførslen.
Side 196 af 321
Udgiftsfordeling Formålet med udgiftsfordeling
Det kan være hensigtsmæssigt at kunne henføre visse udgifter fx lønugifter til bestemte dimensionsværdier fx projekter, i det forhold ressourcerne har registreret på dimensionerne. Formålet med udgiftsfordelingen er for en given periode at foretage en dimensionsomfordeling for udvalgte finansposteringer, således at disse dimensionsposteringer er proportionale med ressourcernes dimensionsposteringer i perioden. Udgiftsfordelingen berører ikke de oprindelige finans- eller dimensionsposteringer. Udregningen foregår ved - for hver dimensionskombination, der er bogført ressourceposter på - at udregne dimensionskombinationens andel af periodens samlede ressourceomkostninger. Denne udregning bruges herefter som omfordelingsnøgle på de udvalgte finanskontis posteringer i perioden.
Bemærk: Se eksempler sidst i afsnittet. Selve udgiftsfordelingen foregår fra udgiftsfordelingskortet, hvor der er mulighed for valg af datoer, filtrering på ressourcer mm. Resultatet af en Udgiftsfordeling placeres i en udgiftsfordelingsjournal, som efterfølgende kan overføres til en kladde hvor den bogføres. Udgiftsfordelingsposter får et specielt kildespor. Du kan således anvende dimensionsanalyser, kontoskemaer og rapporter til at analysere de udgiftsfordelte data. Rapporten Udgiftsfordelingsjournal, bygger på udgiftsfordelingskoder. Den anvendes til ikke bogførte udgiftsfordelingsposter og ligger under: Økonomistyring\Finans\Rapporter\Poster. Rapporten ’Finanspost m. dimensioner’ kan anvendes til at filtrere på de bogførte udgiftsfordelingsposter, da det her er muligt at filtrere på kildesporet. Ligger under: Økonomistyring\Finans\Rapporter\Poster.
Opsætning af udgiftsfordeling skort
Sti: Økonomistyring\ Opsætning\Udgiftsfordeling\Udgiftsfordeling m. ressourcer.
Side 197 af 321
Nedenfor gennemgås de felter, der har direkte relevans for udgiftsfordelingenskortet. Feltnavn Kode Navn
Beskrivelse Her skal du angive en kode til udgiftsfordelingskortet. Her kan du angive et navn for det aktuelle udgiftsfordelingskort. Datokomprimerin I dette felt kan du angive længden på den periode, hvor g poster med ens dimensionskombinationer skal lægges sammen. Programmet tilknytter datoen for den første bogførte post til perioden som helhed. Ultimoposter tildeles dog datoen for den sidst bogførte post i perioden. Der kan vælges mellem: Ingen, Dag, Uge, Måned, Kvartal, År samt Regnskabsperiode. Startdato Her kan du angive en startdato for hvornår kortet er oprettet. Antal Feltet viser det antal udgiftsfordelinger, der er kørt i den udgiftsfordelinger aktuelle analyse. Ved opslag i feltet får du vist en liste over udgiftsfordelingsjournalerne. Spærret Her kan du spærre udgiftsfordelingskortet.
Side 198 af 321
Finans Dimensions Filter
Sti: Økonomistyring\ Opsætning\Udgiftsfordeling\Udgiftsfordeling m. ressourcer\ Knappen udgiftsfordeling\menupunktet ”Finans Dimensions Filter”. I vinduet kan du angive detaljerede kriterier mht. dimensioner, som den enkelte finanspost skal opfylde for at blive medtaget i en udgiftsfordeling. Du kan bruge Dimensionskodefilter til at angive, at kun finansposter med eksempelvis dimensionen Delregnskab og de herunder angivne dimensionsværdier skal inkluderes i den pågældende udgiftsfordeling.
Udgiftsfordelte finanskonti
Sti: Økonomistyring\ Opsætning\Udgiftsfordeling\Udgiftsfordeling m. ressourcer/ Knappen udgiftsfordeling\menupunktet ”Udgiftsfordelte finanskonti”. I tabellen ’Udgiftsfordelte finanskonti’ udpeger du de finanskonti, der skal udgiftsfordeles.
Side 199 af 321
Efter udgiftsdeling vil alle posteringer på de ovenstående konti have samme relative dimensionskombination som ressourceposteringerne. Det kunne være at lønposter er bogført på én konto (ex 181100), men at man vil have udgiftsfordelingsposterne samlet på en anden konto (ex 1811XX) – dette anføres i feltet ’Til Finanskonto Nr.’.
Bemærk: Resultatet af udgiftsfordelingen fremgår af udgiftsfordelingensjournalen. De oprindelige finansposteringer bevares. Fastholdte dimensioner
Sti: Økonomistyring\ Opsætning\Udgiftsfordeling\Udgiftsfordeling m ressourcer\Knappen Udgiftsfordeling\menupunktet ”Fastholdte dimensioner”. I tabellen ’Fastholdte dimensioner’, udpeger du de dimensioner, der enten helt eller delvis skal fastholdes under udgiftsfordelingen. Fastholdes en dimension vil summen af udgifterne på denne dimension ikke blive berørt af fordelingen.
Side 200 af 321
Feltnavn Dimensionskode Beskrivelse
Beskrivelse I dette felt indtaster du den kode, der skal fastholdes i forbindelse med udgiftsfordelingen. Dette felt indeholder beskrivelsen af den dimensionskode, du har indtastet i feltet Dimensionskode.
Dimensioner og dimensionsværdier. På dimensioner, som findes under: Økonomistyring\Opsætning\Dimensioner\Dimensioner er der mulighed for at udelade en dimension samt specifikke dimensionsværdier ved udgiftsfordelingen, ved at markere feltet ’udelad i udgiftsfordeling’
Og ligeledes på enkelte dimensionsværdier – findes under knappen ‘dimension\dimensionsværdier’:
Bemærk: Dette gælder kun for ressourceposter.
Side 201 af 321 Udgiftsfordelin g
Udgiftsfordelingen kan foretages fra: Sti: Økonomistyring\Opsætning\Udgiftsfordeling\udgiftsfordel m. ressourcer.
På det første faneblad ‘Ressourcepost’ kan du vælge at filtrere på ressourcenumre samt angive bogføringsdato for at filtrere på tidsregistreringsposter. Bemærk: Der skal stå noget i bogføringsdatofilteret, hvis du vil begrænse ressourceposterne. Det er ikke nok kun at angive ressourcenr.
Indstillings-fanebladet:
Feltnavn Udgiftsfordeling Periode startdato Periode slutdato
Beskrivelse Her skal du vælge den udgiftsfordeling, du ønsker at udgiftsfordele. Her skal du angive startdatoen for den periode, du vil udgiftsfordele i. Her skal du angive slutdatoen for den periode, du vil udgiftsfordele i.
Side 202 af 321 Fordel kun lønposter Udskriv journal
Her skal du angive, om det kun er lønfinansposter, der skal udgiftsfordeles. (Lønfinansposter identificeres ved at indholdet i feltet ’Lønbilagsnr.’ altid begynder med ”SLS”.) Du skal markere afkrydsningsfeltet, hvis du vil have udskrevet en journal.
Det er ikke muligt at lave overlappende udgiftsfordelinger. Udgiftsfordelingskørslen kontrollerer, at den angivne periode ikke overlapper med en tidligere kørt udgiftsfordeling. Overlapper intervallet omfattet af din periode startdato og din periode slutdato med tidligere udgiftsfordelinger, vil du derfor blive spurgt, om du ønsker at slette disse udgiftsfordelinger.
Svarer du Ja til dette, slettes alle overlappende udgiftsfordelinger. Svarer du Nej afbrydes kørslen. Udgiftsfordelingskørslen vil kontrollere, om der findes hhv. ressourceposter og finansposter i den pågældende periode. Er der ingen ressourceposter i perioden, afbrydes udgiftsfordelingskørslen, og du får følgende meddelelse:
Er der ingen finansposter i perioden, afbrydes udgiftsfordelingskørslen, og du får følgende meddelelse:
Side 203 af 321 Udgiftsfordelin gs journaler
Sti: Økonomistyring\Opsætning\Udgiftsfordeling\Udgiftsfordeling m. ressorucer\knappen Udgiftsfordeling\menupunktet ”Udgiftsfordelingsjournaler”. Hver gang der foretages en udgiftsfordeling i en analyse, oprettes der en Udgiftsfordelingsjournal.
Feltnavn Journalnummer Udgiftsfordelings kode Beregningsdato Bruger-ID Periode start Periode slut Kun fordelt lønposter
Placering af udgiftsfordeling sposter
Beskrivelse Her kan du se nummeret på den pågældende udgiftsfordelingsjournal. Her kan du se navnet på udgiftsfordelings koden. Her kan du se datoen for udgiftsfordelingens beregning. Her kan du se den bruger, der har kørt udgiftsfordelingen. I dette felt kan du se den første dato i den periode, der er udgiftsfordelt. I dette felt kan du se den sidste dato i den periode, der er udgiftsfordelt. I dette felt kan du se, om der kun er beregnet på grundlag af finansposter, som stammer fra lønoverførsler. Dvs lønfinansposter.
Resultatet af en udgiftsfordeling placeres i udgiftsfordelingsjournalen som efterfølgende kan overføres til en kladde, hvor posterne bogføres. Disse poster får tildelt et særskilt kildespor. Derudover kan du fra den enkelte Udgiftsfordelingsjournal få vist hvilke fordelingsposter, der blev beregnet i forbindelse med den pågældende udgiftsfordeling. Sti: Økonomistyring\Opsætning\Udgiftsfordeling\Udgiftsfordeling m. ressourcer\knappen Udgiftsfordeling\menupunktet Udgiftsfordelingsjournaler\knappen Journal\menupunktet ’fordelingsposter’.
Side 204 af 321
Fra menuknappen Funktion i tabellen ’Udgiftsfordelingsjournaler’ kan flg. foretages: Genberegning af en udgiftsfordeling
Sti: Økonomistyring\Opsætning\Udgiftsfordeling\Udgiftsfordeling m. ressourcer\ knappen Udgiftsfordeling\menupunktet Udgiftsfordelingsjournaler\ Knappen Funktion\Menupunktet ’Genberegn fordeling’ Fra menuknappen Funktion på de enkelte Udgiftsfodelingsjournaler kan du vælge at genberegne udgiftsfordelingen og således inkludere evt. nye finans- eller ressourceposteringer indenfor perioden i beregningen.
Sletning af en udgiftsfordeling
Sti: Økonomistyring\Opsætning\Udgiftsfordeling\Udgiftsfordeling m. ressourcer\ knappen Udgiftsfordeling\menupunktet Udgiftsfordelingsjournaler\ Knappen Funktion\Menupunktet ’Slet fordeling’ Fra menuknappen Funktion på de enkelte Udgiftsfodelingsjournaler kan du vælge at slette journalen. Dette vil slette alle poster genereret i forbindelse med den pågældende udgiftsfordeling, både Journalen samt Journalens udgiftfordelingsposter.
Overfør fordelingsposter til kladde
Sti: Økonomistyring\Opsætning\Udgiftsfordeling\Udgiftsfordeling m. ressourcer\ knappen Udgiftsfordeling\menupunktet Udgiftsfordelingsjournaler\ Knappen Funktion\Menupunktet ’Overfør fordelingsposter til kladde’ Fra menuknappen Funktion på de enkelte Udgiftsfodelingsjournaler kan du vælge at overføre fordelingsposterne til en kladde, hvor de kan bogføres.
Udskrivning af udgiftsfordeling sjournal
Det er muligt at udskrive en udgiftsfordelingsjournal. Dette foretages under Sti: Økonomistyring\Finans\Rapporter\Poster\Udgiftsfordelingsjournal
Side 205 af 321 Eksempler på udgiftsfordeling
I dette afsnit er vist 5 eksempler på, hvordan en udgiftsfordeling beregnes. Eksempel 1 – Ingen fastholdte dimensioner. Eksempel 2 – Én fast dimension (delregnskab). Eksempel 3 – Delregnskab er fastholdt og der er sket en udeladelse af sted 2008. Eksempel 4 – Der er sat filter på delregnskab 10, udeladelse af sted 2008 samt en filtrering på ressourcepostdatoer. Eksempel 5 – Der er sat filter på delregnskab 10, der er sket en fastholdelse af sted, en udeladelse af sted 2008 samt filtrering på ressourcepostdatoer. I alle 5 eksempler optræder der udligningsposter for de oprindelige finansposteringer. Alle 5 eksempler er baseret på de samme finans- og ressourceposteringer. Der er udpeget én finanskonto nemlig konto 181101. Bemærk: For fastholdte dimensioner gælder at det konterede beløb på dimensionskode skal være den samme før og efter udgiftsfordeling.
Finansposter
Der er registeret følgende finansposter i perioden 01.09.2007 til 30.09.2007.
I samme periode er følgende tidsregistreringer (summeret pr. ressourcedimensionskomb.) foretaget:
Side 206 af 321 Ressourceposte r
Eksempel 1
En udgiftsfordeling for perioden 01.09.07 – 30.09.2007 på finanskonto 181101 med ingen fastholdte dimensioner vil resultere i følgende fordelingsposter.
Kreditposterne fremkommer ved modkontering af de oprindelige poster. Debetposterne fremkommer ved følgende beregning: (ressourcedimensionskomb. %-andel af samlede ressourceomkostninger) x (summen af lønudgifterne).
Side 207 af 321 Eksempel 2
Her fastholdes delregnskab, således at den samlede lønsum for hvert delregnskab fordeles ud fra tidsregistreringer på det pågældende delregnskab.
Kreditposterne fremkommer ved modkontering af de oprindelige poster. Debetposterne fremkommer ved følgende beregning: (ressourcedimensionskomb. %-andel af samlede ressourceomkostninger for delregnskabet) x (summen af lønudgifter for delregnskabet).
Side 208 af 321 Eksempel 3
Delregnskab fastholdes, således at den samlede lønsum for hvert delregnskab fordeles ud fra tidsregistreringer på det pågældende delregnskab. Tidsregistreringer for sted 2008 er i eksemplet en fællesomkostning, der ønskes fordelt på øvrige steder og aktiviteter inden for delregnskabet.
Kreditposter fremkommer ved modkontering af de oprindelige poster. Debetposter fremkommer ved følgende beregning: (ressourcedimensionskomb. %-andel af samlede ressourceomkostninger for delregnskabet – sted 2008 indgår ikke i summen) x (summen af lønudgifterne for delregnskabet). Der foretages ikke udgiftsfordeling for sted 2008. Eksempel 4
Der opsættes et filter på delregnskab 10 således at lønsummer på øvrige delregnskaber udeholdes af udgiftsfordelingen. Tidsregistreringer for sted 2008 er i eksemplet en fællesomkostning, der ønskes fordelt på øvrige steder og aktiviteter indenfor delregnskab 10. Det antages, at tidsregistreringer for hhv. delregnskab 10 og 20 er bogført med forskellige datoer, fx hhv 30/9 og 29/9 og der ønskes udelukkende en fordeling af tidsregistreringer på delregnskab 10.
Side 209 af 321 Kreditposterne fremkommer ved modkontering af de oprindelige poster. Debetposterne fremkommer ved følgende beregning (ressourcedimensionskomb. %-andel af samlede ressourceomkostninger for delregnskab 10 – sted 2008 indgår ikke i summen) x (summen af lønudgifterne for delregnskab 10.) Der foretages ikke udgiftsfordeling for delregnskab 20 og sted 2008. Eksempel 5
Der opsættes et filter på delregnskab 10 således at lønsummer på øvrige delregnskaber udeholdes af udgiftsfordelingen. Sted fastholdes, således at den samlede lønsum for hvert sted fordeles ud fra tidsregistreringer på det pågældende sted. Tidsregistreringer for sted 2008 er i eksemplet en fællesomkostning, der ønskes fordelt på øvrige steder og aktiviteter indenfor delregnskab 10. Det antages, at tidsregistreringer for hhv. delregnskab 10 og 20 er bogført med forskellige datoer, fx hhv 30/9 og 29/9 og der ønskes udelukkende en fordeling af tidsregistreringer på delregnskab 10.
Kreditposterne fremkommer ved modkontering af de oprindelige poster. Debetposterne fremkommer ved følgende beregning: (ressourcedimensionskomb. %-andel af samlede ressourceomkostninger for delregnskab 10 og stedet – sted 2008 indgår ikke i summen) x (summen af lønudgifterne for delregnskab 10 og stedet). Der foretages ikke udgiftsfordeling for delregnskab 20, sted 2008 samt steder, hvor der ikke er foretaget tidsregistreringer. ______________________________________________________________
Side 210 af 321
Udgiftsfordeling med sag Formålet med udgiftsfordeling med sag
Formålet med denne kørsel er at kunne fordele finansposteringer (fx løn) med udgangspunkt i fordelingsnøgler dannet af sagsposter af typen ressource, og at fordelingen af finansposteringer (fx løn) sker med sag og sagsopgave, så der også dannes sagsposter. Grundlæggende fastholdes mulighederne for at definere fordelingsgrundlaget på finanskonti og dimensioner, men der ændres så det valgte fordelingsgrundlag sker med udgangspunkt i de sager og sagsopgaver som ressourceregistreringen er sket på. Såfremt fordelt finanslønposter skal indgå i beregning af medfinansiering, overhead og indtægtsføring i sagsmodulet skal fordelingen således være gennemført før kørslerne aktiveres.
Side 211 af 321 Opsætning af udgiftsfordeling skortet med sag
Sti: Økonomistyring\Opsætning\Udgiftsfordeling\Udgiftsfordeling med sag.
Nedenfor gennemgås de felter, der har direkte relevans for udgiftsfordelingskortet for sag. Fanebladet Generelt
Navn Kode Navn Datokomprimering
Startdato Antal udgiftsfordelinger Spærret Ignorér Udelad sag i fordelingskørsel.
Beskrivelse Her skal du angive en kode til udgiftsfordelingskortet. Her kan du angive et navn for det aktuelle udgiftsfordelingskort. I dette felt kan du angive længden på den periode, hvor poster med ens dimensionskombinationer skal lægges sammen. Programmet tilknytter datoen for den første bogførte post til perioden som helhed. Ultimoposter tildeles dog datoen for den sidste bogførte post i perioden. Der kan vælges mellem: ’Ingen’, ’Dag’, ’Uge’, ’Måned’, ’Kvartal’, ’År’ og ’Regnskabsperiode’. Her kan du angive en startdato for, hvornår kortet er oprettet. Feltet viser det antal udgiftsfordelinger, der er kørt i den aktuelle analyse. Ved opslag i feltet får du vist en liste over udgiftsfordelingsjournalerne. Her kan du spærre udgiftsfordelingskortet. Feltet afgør om fordelingen skal udelade en sag i beregningen af en fordelingsnøgle.
Side 212 af 321
Bemærk: Hvorvidt sagen indgår i beregningen afhænger af værdien i feltet ’Udelad sag i fordeling’ i tabellen Sag. Alle sager indenfor filteret medtages uanset opsætning i feltet på sagskortet. Ved på sagskortet at kunne påsætte, om sagen skal medtages i en fordeling, samtidig med at Udgiftsfordelingskørsel med sag giver mulighed for at kørslen ikke kigger i denne værdi, kan der oprettes to fordelingskort, hvor den ene fordeler til alle sager, og den anden ikke medtager fx sager defineret som fællesomkostninger – og derved overvælter disse omkostninger på andre sager
Finans Dimensions Filter Et filter på Finans dimensioner skal begrænse de finansposter der medtages i fordelingen. Sti: Økonomistyring\Opsætning\Udgiftsfordeling\Udgiftsfordeling m. sag\Knappen Udgiftsfordeling\Menupunktet Finans Dimensions Filter.
I vinduet kan du angive detaljerede kriterier mht. dimensioner, som den enkelte finanspost skal opfylde for at blive medtaget i en udgiftsfordeling. Dimensionskodefilteret kan bruges til at angive, at kun finansposter med eksempelvis dimensionen STED og de herunder angivne dimensionsværdier skal inkluderes i den pågældende udgiftsfordeling.
Udgiftsfordelte finanskonti Her opsættes de finanskonti der skal udgiftsfordeles op, samt evt. afvigende konto. Sti: Økonomistyring\Opsætning\Udgiftsfordeling\Udgiftsfordeling m. sag\Knappen Udgiftsfordeling\Menupunktet Udgiftsfordelte finanskonti.
Side 213 af 321
Her udpeger du de finanskonti, der skal udgiftsfordeles. Efter udgiftsfordelingen vil alle posteringer på de indvalgte konti have samme relative dimensionskombination som sagsposteringerne. Det kunne være at lønposter er bogført på én konto (fx 181100), men at du vil have udgiftsfordelingsposterne samlet på en anden konto (fx 1811XX) – dette anføres i feltet ’Til Finanskonto Nr.’. Bemærk: Resultatet af udgiftsfordelingen fremgår af udgiftsfordelingsjournalen. De oprindelige finansposteringer bevares.
Fastholdte dimensioner Her indtaster du de dimensioner som skal fastholdes under udgiftsfordelingen. Fastholdes en dimension vil summen af udgifterne på dimensionsværdier indenfor denne dimension ikke blive berørt af fordelingen. Sti: Økonomistyring\Opsætning\Udgiftsfordeling\Udgiftsfordeling m. sag\Knappen Udgiftsfordeling\Menupunktet Fastholdte dimensioner.
Feltnavn Dimensionskode Beskrivelse
Beskrivelse I dette felt indtaster du den kode, der skal fastholdes i forbindelse med udgiftsfordelingen. Dette felt indeholder beskrivelsen af den
Side 214 af 321 dimensionskode, du har indtastet i feltet ’Dimensionskode’.
Kørslen Udgiftsfordeling med sag Sti: Økonomistyring\Opsætning\Udgiftsfordeling\Udgiftsfordeling m. sag.
Fanebladet Sagspost Navn Sagsnr. Bogføringsdato
Nummer
Beskrivelse Her kan du filtrere på sagsnr. Her kan du angive en bogføringsdato for at filtrere på sagsposter. Her kan du filtrere på ressourcenummer.
Fanebladet Indstillinger Navn Beskrivelse Udgiftsfordeling Her kan du vælge den udgiftsfordeling, du ønsker at udgiftsfordele. Periode startdato Her kan du angive startdatoen for den periode, du vil udgiftsfordele i.
Side 215 af 321 Periode slutdato Fordel kun lønposter Udskriv journal
Her kan du angive slutdatoen for den periode, du vil udgiftsfordele i. Her skal du angive, om det kun er lønfinansposter, der skal udgiftsfordeles. Du skal markere afkrydsningsfeltet, hvis du vil have udskrevet en journal.
Det er ikke muligt at overlappe perioder i udgiftsfordelingen Udgiftsfordelingskørslen kontrollerer, at den angivne periode ikke overlapper med en tidligere kørt udgiftsfordeling. Overlapper intervallet omfattet af din periode startdato og din periode slutdato med tidligere udgiftsfordelinger, vil du derfor blive spurgt, om du ønsker at slette disse udgiftsfordelinger.
Svarer du Ja til dette, slettes alle overlappende udgiftsfordelinger. Svarer du Nej, så afbrydes kørslen.
Filtrering på sager Ved et filter på sagsnumre skal der kun medtages sager indenfor filteret ved beregning af fordelingen. Filtrering på ressource (nummer) Ved et filter på Nummer skal der kun medtages ressourcer indenfor filtreret ved beregning af fordelingen. Filtrering på bogføringsdato Ved et filter på bogføringsdato skal der kun medtages sagsposter indenfor filtreret ved beregning af fordelingen. Det er muligt at specificere flere sæt datoer eksempelvis 011012|311012.
Udgiftsfordelingsjournaler Sti: Økonomistyring\Opsætning\Udgiftsfordeling\Udgiftsfordeling m. sag\knappen Udgiftsfordeling\Menupunktet Udgiftsfordelingsjournaler.
Side 216 af 321
Hver gang der foretages en udgiftsfordeling, oprettes der en udgiftsfordelingsjournal.
Navn Journal nr. Udgiftsfordelingskode Beregningsdato BrugerID Periode start Periode slut Kun fordelt lønposter
Beskrivelse Her kan du se nummeret på den pågældende udgiftsfordelingsjournal. Her kan du se navnet på udgiftsfordelingskoden. Her kan du se datoen for udgiftsfordelingens beregning. Her kan du se den bruger, der har kørt udgiftsfordelingen. I dette felt kan du se den første dato i den periode, der er udgiftsfordelt. I dette felt kan du se den sidste dato i den periode, der er udgiftsfordelt. I dette felt kan du se, om der kun er beregnet på grundlag af finansposter, som stammer fra lønoverførsler. Dvs. lønfinansposter.
Side 217 af 321
Placering af udgiftsfordelingsposter Resultatet af en udgiftsfordeling placeres i en udgiftsfordelingsjournal som efterfølgende kan overføres til en kladde, hvor posterne bogføres. Disse poster får tildelt et særskilt kildespor. Derudover kan du fra den enkelte Udgiftsfordelingsjournal få vist, hvilke fordelingsposter, der er blevet beregnet i forbindelse med den pågældende udgiftsfordeling. Sti: Økonomistyring\Opsætning\Udgiftsfordeling\Udgiftsfordeling m. sag\knappen Udgiftsfordeling\Menupunktet Udgiftsfordelingsjournaler\knappen Journal\Menupunktet Fordelingsposter.
Fra menuknappen Funktion i vinduet Udgiftsfordelingsjournaler kan følgende foretages:
Genberegning af en udgiftsfordeling Sti: Økonomistyring\Opsætning\Udgiftsfordeling\Udgiftsfordeling m. sag\knappen Udgiftsfordeling\menupunktet Udgiftsfordelingsjournaler\Knappen Funktion\menupunktet Genberegn fordeling. Fra menuknappen Funktion på de enkelte udgiftsfordelingsjournaler kan du vælge at genberegne udgiftsfordelingen og således inkludere evt. nye finans- eller sagsposteringer indenfor perioden i beregningen.
Sletning af en udgiftsfordeling Sti: Økonomistyring\Opsætning\Udgiftsfordeling\Udgiftsfordeling med sager\knappen Udgiftsfordeling\menupunktet Udgiftsfordelingsjournaler\Knappen Funktion\menupunktet Slet fordeling. Fra menuknappen Funktion på de enkelte udgiftsfordelingsjournaler kan du vælge at slette journalen. Dette vil slette alle poster genereret i forbindelse med den pågældende udgiftsfordeling, både journal og journalens udgiftsfordelingsposter.
Side 218 af 321
Overfør fordelingsposter til en kladde Sti: Økonomistyring\Opsætning\Udgiftsfordeling\Udgiftsfordeling med sager\knappen Udgiftsfordeling\menupunktet Udgiftsfordelingsjournaler\Knappen Funktion\menupunktet Overfør fordelingsposter til kladde. Fra menuknappen Funktion på de enkelte udgiftsfordelingsjournaler kan du vælge at overføre fordelingsposter til en kladde, hvor der kan bogføres. Udgiftsfordelingsjournalen slettes ved bogføring.
Udskrivning af udgiftsfordelingsjournal Det er muligt at udskriv en udgiftsfordelingsjournal. Du kan tilgå rapporten fra sti: Økonomistyring\Finans\Rapporter\Poster\Udgiftsfordelingsjournal eller du kan vælge at sætte hak i feltet ’Udskriv journal’ på fanebladet Indstillinger når du opsætter kørslen Udgiftsfordel m. sag. Bemærk: Rapporten er ikke tilrettet til vise sag/sagsopgave posterne.
Eksempler på udgiftsfordeling I dette afsnit er vist 4 eksempler på, hvordan en udgiftsfordeling med sager beregnes. Scenarie 1 – Ingen fastholdte dimensioner. Scenarie 2 – Én fastholdt dimension – Sted. Scenarie 3 – Èn fastholdt dimension og en udeladt sag. Scenarie 4 – Èn fastholdt dimension og en udeladt sag (men hvor udeladelsen ignoreres) Alle 4 eksempler er baseret på de samme finans- og sagsposteringer. Der er udpeget én finanskonto 181101. Bemærk: For fastholdte dimensioner gælder det at det konterede beløb på dimensionsværdier indenfor en dimensionskode skal være det samme før og efter udgiftsfordelingen.
Forudsætning Der er registreret følgende finansposter i perioden 01.09.12 til 30.09.12. Finanskonto
181101 181101 181101 181101 181101 Sum
Dato 01.09.1130.09.11 01.09.1130.09.11 01.09.1130.09.11 01.09.1130.09.11 01.09.1130.09.11
Delregnskab
Sted
Beløb
Debet
10
11
10.000
10.000
10
15
20.000
20.000
20
11
20.000
20.000
10
15
20.000
20.000
10
15
20.000 90.000
20.000 90.000
Kredit
Sum Sted 11
Sum Sted 15
10.000 20.000 20.000 20.000
30.000
20.000 60.000
Side 219 af 321 Følgende sager/sagsopgaver er oprettet: Sag
Sagsopgave
10 10 10 20 20 30
100 200 100 200 100
Dimension Delregnskab 10 Delregnskab 20 Disponent 2 Delregnskab 10 Delregnskab 10 Delregnskab 10
Dimension Sted 11 Sted 15 Sted 11 Sted 11 Sted 15
Dimension Formål 2 -
Følgende sagsposter med ressourcer er oprettet fra en sagskladde. Ressource nr.
Dato
Sagsnr.
Sags opgavenr.
Delregn -skab
Sted
Kostbeløb
X
01.09.1130.09.11
Sag 10
100
10
11
1000
X
01.09.1130.09.11
Sag 10
200
20
15
1000
X
01.09.1130.09.11
Sag 20
100
10
11
5000
Y
01.09.1130.09.11
Sag 20
200
10
11
10.000
X
01.09.1130.09.11
Sag 30
100
10
15
3000
Sum
Eks 1
Eks 2
Eks 3
5%
6,25 %
6,25 %
5%
25 %
100 %
25 %
31,25 %
31,25 %
50 %
62, 5 %
62, 5 %
15 %
75 %
0%
20.000
Bemærk: Der er kun vist dimensioner Sted og Delregnskab – på posterne vil også være Formål og Disponent jf. opsætning på sag 10.
Beregningsnøgler til scenarier: Scenarie 1 Beregningsnøglen til scenarie 1 er beregnet ud fra kostbeløb på linje / sum af kostbeløb. (1.000/20.000) = 0.05 (5%) Hvis der er flere posteringer er formlen følgende: Sum for hver sag/sagsopgave / den totale sum for alle sager/sagsopgaver. Scenarie 2 Beregningsnøglen er beregnet ud fra Kostbeløb på linje / sum af kostbeløb på dimension STED. (1.000/16.000) = 0.0625 (6.25%) Hvis der er flere posteringer er formlen følgende: Sum af kostbeløb for hver sag/sagsopgave på STED / den totale sum kostbeløb på STED. Scenarie 3 Beregningsnøglen er beregnet ud fra Kostbeløb på linjen / sum af kostbeløb på dimensionen STED minus Sag 30.
Side 220 af 321 (1.000/16.000) = 0.0625 (6.25%) Scenarie 1 Der fastholdes ikke dimensioner. Den samlede sum på finanskonto 181101 fordeles derfor på sag og sagsopgave med de nøgler som sagsposteringerne giver. Dimensioner afledes på baggrund af dimensionsopsætning på sag og sagsopgave. En udgiftsfordeling med sager for perioden 01.09.12 – 30.09.12 på finanskonto 181101 med ingen fastholdte dimensioner vil resulterer i følgende fordelingsposter. Finans.konto
Dato
Sagsnr.
Sagsopgave nr.
Delregn
Sted
Beløb
Debet
Kredit
Lønfordel sag
181101
01.09.1230.09.12
10
11
10.000
10.000
Ja
181101
01.09.1230.09.12
10
15
20.000
20.000
Ja
181101
01.09.1230.09.12
20
11
20.000
20.000
Ja
181101
01.09.1230.09.12
10
15
20.000
20.000
Ja
181101
01.09.1230.09.12
10
15
20.000
20.000
Ja
181101
01.09.1230.09.12
Sag 10
100
10
11
4.500
4.500
Ja
181101
01.09.1230.09.12
Sag 10
200
20
15
4.500
4.500
Ja
181101
01.09.1230.09.12
Sag 20
100
10
11
22.500
22.500
Ja
181101
01.09.1230.09.12
Sag 20
200
10
11
45.000
45.000
Ja
181101
01.09.1230.09.12
Sag 30
100
10
15
13.500
13.500
Ja
0
90.000
Sum
90.000
Bemærk: Der er kun vist dimensioner Sted og Delregnskab – på posterne vil også være Formå og Disponent jf. opsætning på Sag 10. Kreditposterne tilbagefører de oprindelige finansposteringer. Debetposterne fremkommer ud fra følgende beregning: (sag/sagsopgave kostbeløb andel af samlede kostbeløb på sager) * (summen af finansudgifter). (0.05 * 90.000) = 4.500
Side 221 af 321
Scenarie 2 Scenarie 2 omhandler det at fastholde én dimension, i dette tilfælde STED. Anvendes fx hvis medarbejderne er sat op med STED i SLS og fordelingen ikke skal ændre på lønsummen fordelt på STED.
Finanskonto
181101 181101 181101 181101 181101 181101 181101 181101 181101 181101 Sum
Dato
01.09.1230.09.12 01.09.1230.09.12 01.09.1230.09.12 01.09.1230.09.12 01.09.1230.09.12 01.09.1230.09.12 01.09.1230.09.12 01.09.1230.09.12 01.09.1230.09.12 01.09.1230.09.12
Sagsnr.
Sagsopgavenr.
Delregn
Sted
10
11
Beløb
Debet
Kredit
Lønforde l sag
10.000
Ja
20.000
Ja
20.000
Ja
20.000
Ja
20.000
Ja
-10.000 -20.000 10
15 -20.000
20
11 -20.000
10
15 -20.000
10
15
Sag 10
100
10
11
1.875
1.875
Ja
Sag 10
200
20
15
15.000
15.000
Ja
Sag 20
100
10
11
9.375
9.375
Ja
Sag 20
200
10
11
18.750
18.750
Ja
Sag 30
100
10
15
45.000 0
45.000 90.000
Ja 90.000
Kreditposterne tilbagefører de oprindelige finansposteringer. Debetposterne fremkommer ved følgende beregning: (sag/sagopgave kostbeløb andel af samlede kostbeløb på sager for stedet) * (summen af finansudgifter for stedet) (0,0625 * summen af beløb på finanskonto 181101 på Sted 11.) (0,0625 * 30.000) = 1.875 Bemærk: Sag 30 er opsat til at skulle indgå i fordeling, feltet ’Udelad sag i fordeling’ på sagskortet er ikke udfyldt.
Scenarie 3 Som i scenarie 2 fastholdes dimensionen STED, samtidig opfattes Sag 30 som en fællesomkostning for STED 15, hvorfor alle omkostninger overvæltes på en anden sag der er på STED 15 (ved at kostbeløb på Sag 30 ikke indgår i beregningssummen til fordelingsnøglen, da feltet ’Udelad sag i fordeling’ på sagskortet er udfyldt). Finanskonto
181101 181101 181101 181101 181101
Dato
01.09.1230.09.12 01.09.1230.09.12 01.09.1230.09.12 01.09.1230.09.12 01.09.1230.09.12
Sagsnr.
Sags opga venr .
Delregn
Sted
10
11
Beløb
Debet
Kredit
Lønfordel sag
10.000
Ja
20.000
Ja
20.000
Ja
20.000
Ja
20.000
Ja
-10.000 -20.000 10
15 -20.000
20
11 -20.000
10
15 -20.000
10
15
Side 222 af 321
181101 181101 181101 181101 181101 Sum
01.09.1230.09.12 01.09.1230.09.12 01.09.1230.09.12 01.09.1230.09.12 01.09.1230.09.12
Sag 10
100
10
11
1.875
1.875
Ja
Sag 10
200
20
15
60.000
60.000
Ja
Sag 20
100
10
11
9.375
9.375
Ja
Sag 20
200
10
11
18.750
18.750
Ja
Sag 30
100
10
15
0 0
0 90.000
Nej 90.000
Bemærk: Der er kun vist dimensioner Sted og Delregnskab – på posterne vil også være Formål og Disponent jf. opsætning på Sag 10. Kreditposterne tilbagefører de oprindelige finansposteringer. Debetposterne fremkommer ved følgende beregning: (sag-sagsopgave kostbeløb andel af samlede kostbeløb på sager for stedet – dog ikke sag30) * (summen af finansudgifter for stedet) (0,0625 * summen af beløb på finanskonto på sted 11) (0,0625 * 30.000) = 1.875 Bemærk: I dette tilfælde er der ikke nogen sag som fraregnes. På sted 11 bliver beregningen derfor som i scenarie 2.
Scenarie 4 Som i scenarie 3 fastholdes dimensionen STED, og Sag 30 er opsat til ikke at skulle indgå i fordelingen, hvorfor alle omkostninger overvæltes på en anden sag der er på STED 15 (ved at kostbeløb på Sag 30 ikke indgår i beregningssummen til fordelingsnøglen). Det er imidlertid muligt at kunne oprette en alternativ fordeling, hvor alle sager medregnes i fordelingen uafhængigt af opsætningen på sagerne. (hvis man fx både vil have en fordeling der afspejler omkostninger til udadrettede formål, og en anden der afspejler både udadrettede formål og hjæpefunktioner, administration og ledelse). På udgiftsfordelingskortet sættes hak i feltet ’Ignorer Udelad sag i fordeling’. Finanskonto
181101 181101 181101 181101 181101 181101
Dato
01.09.1230.09.12 01.09.1230.09.12 01.09.1230.09.12 01.09.1230.09.12 01.09.1230.09.12 01.09.1230.09.12 01.09.12-
Sagsnr.
Sagsopgavenr.
Delregn
Sted
10
11
Beløb
Debet
Kredit
Lønforde l sag
10.000
Ja
20.000
Ja
20.000
Ja
20.000
Ja
20.000
Ja
-10.000 -20.000 10
15 -20.000
20
11 -20.000
10
15 -20.000
Sag 10
100
10
15
10
11
1.875
1.875
Ja
Side 223 af 321 181101 181101 181101 181101 Sum
30.09.12 01.09.1230.09.12 01.09.1230.09.12 01.09.1230.09.12
Sag 10
200
20
15
15.000
15.000
Ja
Sag 20
100
10
11
9.375
9.375
Ja
Sag 20
200
10
11
18.750
18.750
Ja
Sag 30
100
10
15
45.000 0
45.000 90.000
Ja 90.000
Bemærk: Der er kun vist dimensioner Sted og Delregnskab – på posterne vil også være Formål og Disponent jf. opsætning på Sag 10. Kostbeløb på alle de sager der medtages i beregningen danner baggrund for nøgleberegning uanset om nogle sager er opsat til ikke at skulle indgå i fordeling. Resultatet vil derfor blive som i scenarie 2. Kreditposterne tilbagefører de oprindelige finansposteringer. Debetposterne fremkommer ved følgende beregning: (sag/sagopgave kostbeløb andel af samlede kostbeløb på sager for stedet) * (summen af finansudgifter for stedet) (0,0625 * summen af beløb på finanskonto 181101 på Sted 11.) (0,0625 * 30.000) = 1.875
Udelad sag i fordeling
Hvis du benytter dig af ’Udgiftsfordelingen med sager’, kan du foretage en filtrering, ved at sætte hak i feltet ’Udelad sag i fordeling’ på sagskortet, hvorved at den enkelte sag skal udelades i beregningen af fordelingsnøglen i Udgiftsfordelingen med sager.
Side 224 af 321
Dimensionsfordeling Indledning
Opsætning af Dimensionsforde ling
Fra Navision Stat 5.0 er der mulighed for at anvende dimensionsfordelinger, som er en fordeling på de dimensionsværdier der er knyttet til en dimension. Dimensionsfordeling anvendes når du ønsker at fordele, på købs- og salgslinjer. I Finans-modulet foretages opsætning af dimensionsfordelingsnøgler, hvor der kan fordeles procentvis på dimensionsværdier. Det vil sige, at når der fx i en kladde vælges en dimensionsfordeling, og der er indtastet et beløb, kan beløbet fordeles ud på baggrund af den opsætning, der er opsat på dimensionsfordelingsnøglen. Dimensionsfordelingsnøglerne kan opsættes direkte på et finanskontokort, når finanskontoen vælges i kladderne, er feltet ”Fordeling” automatisk udfyldt med den dimensionsfordelingsnøgle, der er valgt ind på finanskontokortet. Der kan kun fordeles på konti med kontotype konto. Den fordeling, der opsættes på fordelingsnøglerne, skal altid give 100 % i alt. Sti: Økonomistyring\Opsætning\Dimensioner\Dimensionsfordeling.
I billedet Dimensionsfordeling kan du oprette lige så mange fordelingskort, som du ønsker at anvende i dit regnskab. Som nævnt tidligere kan der kun fordeles på dimensionsværdier med samme dimensionskode.
Side 225 af 321
Feltnavn Kode
Beskrivelse Fordelingssum Afrunding Dimensioner 1. – 8. kode
Beskrivelse Her skal du angive en kode for fordelingsnøglen. Bemærk: Koden du angiver her, er den der kan vælges ind på finanskontokortet på fanebladet ’Generelt’ og feltet ’Std. Fordeling’, og automatisk bliver udfyldt i feltet ”Fordeling” på købs og salgslinjer for den specifikke konto. Den kan også vælges ind ved opslag direkte på linjen i kladder/købs- og salgslinjer. Her kan du angive en beskrivelse for fordelingsnøglen. Dette felt tilskrives automatisk af systemet. Det viser fordelingssummen, som skal være 100. Her kan du se om der er valgt en afsrundinglinje for denne nøgle. Feltet bliver automatisk beregnet, og kan ikke editeres. I disse felter vælger du den dimension, du ønsker at fordele på.
Når du har opsat dimensionsfordelingen, skal du trykke på knappen Fordeling og menupunktet ’Fordelingsnøgle’, for at opsætte fordelingen på dimensionsværdierne. Fordelingsnøgle:
Feltnavn Dimensionsværdi Fordelingspct.
Beskrivelse I disse felter skal du angive de dimensionsværdier, du ønsker at fordele på. I dette felt angiver du en procent, der svarer til den andel, du ønsker fordelt på dimensionsværdien. Bemærk: Den totale fordelingsprocent pr. fordeling skal give 100% ialt.
Side 226 af 321 Afrunding
Tilknytning af dimensionsford eling på finanskontoen
Her kan du angive, om en eventuel afrundingsdifference skal placeres på denne linje.
Sti: Økonomistyring\Finans\Kontoplan\knappen Konto\menupunktet ’kort’. Ønsker du at få foreslået en dimensionsfordeling, hver gang du vælger en bestemt finanskonto, kan du i kontoplanen på finanskontokortet knytte en dimensionsfordeling. • •
Vælg kontoplan i finansmodulet. Vælg den konto dimensionsfordelingen skal opsættes på.
Fanebladet Generelt:
Tryk på pilen i feltet ”Std. fordeling” og vælg den dimensionsfordeling du ønsker, der skal fordeles på, når finanskontoen vælges i kladderne. Anvendelse af dimensionsford eling
Dimensionsfordeling kan bla. anvendes i købs/salgsordre, købs/salgsfaktura eller i kladderne. Det er muligt at indtaste flere linjer med dimensionsfordeling på samme bilag. Fortryder du dimensionsfordelingen, kan den slettes igen.
Side 227 af 321 Eksempel 1. Dette eksempel viser en købsfaktura, hvor der er opsat en fordeling på finanskonto 228001.
Side 228 af 321 Når konteringslinjen er indtastet, skal den udfoldes, inden der kan bogføres. Tryk på knappen Funktion og vælg punktet Fordeling og menupunktet Udfold dimensionsfordeling.
Side 229 af 321 Du ser nu en købsfaktura, hvor der er foretaget en dimensionsfordeling.
Bemærk: Hvis du har dimensionsfeltet for den dimension, hvor fordelinger er opsat, vist på købs eller salgslinjen, kan du se værdierne, der er opsat under Fordelingsopsætningen. I dette eksempel er fordelingen opsat på Sted, og du kan i feltet ”Sted Kode” se værdierne 10, 100 og 50, der i dimensionsfordelingen var opsat med hhv. 30, 20 og 50 %.
Side 230 af 321 Eksempel 2. Dette eksempel viser, hvordan dimensionsfordeling foretages i kassererkladden. I det viste eksempel er der opsat en dimensionsfordeling på konto 228001 og konto 118007. Det vil sige, at der skal foretages to dimensionsfordelinger, en fordeling på modkontolinjen til kreditor (AA000000045) (debetposten) og en fordeling på modkontolinjen til debitor (10001) (kreditposten) i samme kassererkladde.
Bemærk: Kreditorposten eller debitorposten skal altid indtastes før finanskonteringen, og hele konteringen skal foretages over to linjer. Fordelingen foretages efterfølgende på finanskontoen. Når konteringslinjerne er indtastet, skal dimensionsfordelingen udfoldes, inden der kan bogføres. Tryk på knappen Funktion og vælg punktet Fordeling og menupunktet Udfold alle dimensionsfordelinger.
Side 231 af 321 Du ser nu kassererkladden med begge dimensionsfordelinger udfoldet.
Bemærk: Hvis du har den dimensionskolonne, hvor fordelingen er opsat, vist på købs eller salgslinjen, kan du se værdierne, der er opsat under Fodelingsopsætningen. I dette eksempel er fordelingen opsat på Sted, og du kan i feltet ”Sted Kode” se værdierne 10, 100 og 50, der i dimensionsfordelingen var opsat med hhv. 30, 20 og 50 %. Eksempel 3. Dette eksempel viser, hvordan du sletter en dimensionsfordeling, der er foretaget. Tryk på knappen Funktion og vælg punktet Fordeling og menupunktet Slet dimensionsfordeling.
Bemærk: Er der flere dimensionsfordelinger i fx kladden, der skal slettes, vælger du menupunktet Slet alle dimensionsfordelinger.
Side 232 af 321
Dimensionsfordelingsposterne er nu slettet, og der er kun købs og salgslinjen tilbage.
Side 233 af 321
Moms – procedurer mv. Formål
Dette afsnit har til formål at beskrive forudsætninger for styring af momsafregningen i Navision Stat. Afsnittet har taget udgangspunkt i en generel opsætning af moms. Denne opsætning kan se anderledes ud i de enkelte institutioner. Afsnittet beskriver forskellige former for beregning af moms, samt hvordan man afregner moms – herunder både toldmoms (almindelig Købs- og Salgsmoms) og IFR-moms (ikke-fradragsberettiget købsmoms).
Side 234 af 321 Forudsætning
En forudsætning for at kunne styre momsafregningen i Navision Stat er en korrekt momsbogføringsopsætning. •
•
Du skal definere en række momsvirksomheds-bogføringsgrupper, der ordner institutionens samhandelspartnere efter lokation (fx Danmark, EU og Øvrig udland). Du skal fastlægge en række momsprodukt-bogføringsgrupper, der klassificerer produkter efter momstype og -sats. Overordnet skal denne klassifikation sondre mellem 2 typer: o Toldmoms (svarer til almindelig købs-/salgsmoms) o Ikke-fradragsberettiget købsmoms. Under hver af disse kategorier skal du skelne mellem forskellige momssatser. Endelig skal du for hver sats oprette en gruppe til normale posteringer og en til korrektionsposteringer. Momsopsætningen skal kunne skelne handel med andre EU lande og øvrig udland i varer og tjenesteydelser.
•
For hver kombination af momsvirksomheds-bogføringsgrupper og momsprodukt-bogføringsgrupper skal du udpege moms-konti til brug ved henholdsvis køb og salg. Derudover kan du angive en moms-id. Du kan gruppere et antal momsbogføringsopsætninger med ensartede attributter (fx momspct.), men bemærk at momsbogføringsopsætninger, der tilknyttes samme moms-id, skal have samme momsprocent. Den kode, du vælger i feltet ”Moms-id” må højst være på 10 tegn..
•
Når debitorer og kreditorer oprettes i købs- og salgsmodulerne knyttes de til momsvirksomheds-bogføringsgrupper. Tilsvarende gælder varer, når disse oprettes i lagermodulet, vil de blive tilknyttet momsproduktbogføringsgrupper.
Side 235 af 321 Du skal endvidere i opsætningen angive momsnummer/momsnumre - og ud for hver momsnummer angive hvilket – eller hvilke delregnskaber, der indgår heri. Hvis der indgår flere delregnskabskoder i et momsnummer, skal du også angive hvilken delregnskabskode, der skal benyttes ved bogføringen på momsafregningskontoen.
Bemærk: at selve opsætningen af moms, som er foretaget ved selve opstarten af Navisionregnskabet vil være en standardopsætning. I det følgende foretages en kort gennemgang af selve momsopsætningen.
Bemærk: Det er muligt, under stien: Økonomistyring\Finans\Periodiske Aktiviteter\Generel data ind- og udlæsning\Ind- og udlæs momsangivelse, at indlæse en opsætning til momsangivelseslisten. Selve filen findes på Moderniseringsstyrelsen hjemmeside. Opsætning af moms
For at kunne indrapportere og afregne moms skal du først have indtastet de betingelser, der er gældende for indrapportering og afregning af moms i Jeres institution. Opsætning af moms består af fire faser. • • • •
Opsætning af momsvirksomheds-bogføringsgrupper Opsætning af momsprodukt-bogføringsgrupper Opsætning af momsbogføringsopsætning Opsætning af momsnumre
Hver fase er opdelt i en række trin. Følg vejledningen på de næste sider for at opsætte de rette betingelser. Opsætning af momsvirksomhedsbogførings grupper
Til brug for styring af momsregnskaber skal du definere to grupper. I den første fase af opsætningen af moms viser vi dig, hvordan du definerer den første gruppe, din momsvirksomhedsbogføringsgruppe. Gruppen bruges til at beregne og bogføre moms efter den lokation, som debitor eller kreditor tilhører. Procedure Følg trinene i skemaet for at få opsat momsvirksomhedsbogføringsgrupperne:
Trin 1
Handling Vælg Økonomistyring\Opsætning\Momsbogføringsgruppe\Virkso mhed.
Side 236 af 321 2
Opsætning af momsproduktbogføringsgrup per
Udfyld Kode samt Beskrivelse. Nedenfor er vist forslag til koder:
I den anden fase af opsætningen af moms viser vi dig, hvordan du definerer den anden gruppe til at styre dit momsregnskab, nemlig din momsproduktbogføringsgruppe. Gruppen bruges til at beregne og bogføre moms efter den type varer der købes eller sælges. Procedure Følg trinene i skemaet for at få opsat Momsproduktbogføringsgrupperne:
Trin 1
Handling Vælg Økonomistyring\Opsætning\Momsbogføringsgruppe\Produk t
Side 237 af 321 2
Opsætning af momsbogføring s-opsætning
Udfyld Kode samt Beskrivelse. Bemærk: Ud for hver IFR sættes et ’hak’ i kolonnen ’Refusionsberettiget’. Dette bevirker, at koden ikke bliver medtaget i kørslen ’Afregn moms’.
I den tredje fase skal du kombinere de to grupper, du har defineret. Dette foretages via momsbogføringsopsætning.
Trin 1 2
Handling Vælg Økonomistyring\Opsætning\Momsbogføringsgruppe/Bogføri ngsopsætning. Udfyld vinduet med de kombinationer af Momsvirksomhedsbogføringsgrupper og Momsproduktbogføringsgrupper der ønskes og tilknyt (som minimum) • Momsprocent. • Momsberegningstype. Her er der følgende muligheder: - Normal moms: Når programmet skal beregne moms for varer, der er købt eller solgt med denne kombination af momsvirksomheds- og momsprodukt-bogføringsgruppe vælger du denne kode. - Modtagermoms: Når du handler med EU-lande, hvor køber selv beregner moms og afregner med myndighederne, skal du benytte modtagermoms. Når du bruger Modtagermoms, skal du også udfylde feltet
Side 238 af 321 Modtagermomskonto. Når du sælger varer med modtagermoms, skal du hverken beregne eller tilbageholde moms. Når du køber varer, beregner programmet momsbeløbet og debiterer købsmomskontoen og krediterer modtagermomskontoen. - Momskorrektion: Skal kun benyttes hvis du ikke har mulighed for at rette de fejlagtigt benyttede momsbogføringsgrupper via en ompostering. Og kun kan rette ved direkte bogføring på momskontiene. Typen momskorrektion bevirker, at posteringen også vil blive opfattet som en momspost og ikke kun som en finanspost. - Sales Tax: Anvendes ikke. • Momskonto (salgsmomskonto/købsmomskonto). • Moms-id. Denne kan du angive, som tidligere beskrevet. • EU-tjeneste. Feltet markeres ud for de kombinationer, der angiver, at der er tale om handel af tjenesteydelser med andre EU lande.
Bemærk: Den øverste linje med den blanke kombination i momsbogføringsopsætnings-tabellen er nødvendig, hvis du vælger at postere uden at benytte momsbogføringsopsætningen.
Side 239 af 321 Momsbogf.opsætning:
Bemærk: at repræsentationsmomsen har en momssats på 5,26316 %. Hvis udgifterne til repræsentation er af streng erhvervsmæssig karakter, kan der fratrækkes 25 % af momsen. Der er i det følgende givet et eksempel på udregning af denne. Beløb inkl. moms: 125,00 kr. Fradragsberettiget beløb: (25,00 kr.*25%) = 6,25 kr. Momsgrundlag: 125,00 kr. – 6,25 kr. = 118,75 kr. Momssats: (6,25 kr./118,75 kr.)*100 = 5,26316% På samme måde kan hotelovernatning, hvis udgifter hertil er af streng erhvervsmæssig karakter, fratrækkes. Udregningseksempel på denne momssats gives tilsvarende: Beløb inkl. moms: 125,00 kr. Fradragsberettiget beløb: (25,00 kr.*50%) = 12,50 kr. Momsgrundlag: 125,00 kr. – 12,50 kr. = 112,50 kr. Momssats: (12,50 kr./112,50 kr.)*100 = 11,11111%
Opsætning af momsnumre
Fjerde fase skal du især igennem, hvis din institution opererer med flere adskilte momsregnskaber. I dette tilfælde viser vi her, hvordan du foretager specielle opsætninger med hensyn til evt. flere momsnumre i et regnskab og/eller flere delregnskabskoder under et momsnummer. Procedure Følg trinene i skemaet for at få opsat momsnumre og tilknyttet delregnskabskoder:
Side 240 af 321 Trin 1 2 3 4 5
Beregning af moms
Handling Vælg Økonomistyring\Opsætning\Momsbogføringsgruppe\Momsn umre Opret de momsnumre du har i regnskabet. Angiv evt.en beskrivelse. Tryk på menuknappen ”Momsnr.” og vælg menupunktet ”Momsnumre pr. delregnskab”. Angiv delregnskabskoder og tilføj hvilket momsnummer hvert enkelt delregnskab hører under. Hvis flere delregnskabskoder angives under et momsnummer, vil der blive sat et hak i kolonnen ”Bogfør på afregningskonto” ved den sidst oprettede delregnskabskode. Dette kan du ændre ved at fjerne hakket og sætte det på den ønskede delregnskabskode.
Beregningen af moms vil foregå ud fra de opsætninger, som du har valgt, således at hver gang du registrerer en linje i en kladde, vil der blive bogført momsposter på de konti, som du har angivet i momsbogføringsopsætningen.
Side 241 af 321 Løbende transaktioner Hvis din opsætning af moms er foretaget korrekt, vil konteringen af moms foregå automatisk, idet der tilknyttes en momskonto til hver kombination af momsvirksomheds-bogføringsgruppe og momsprodukt-bogføringsgruppe. For at synliggøre hvad der sker med momsen, anbefaler vi, at du: • lader momsvirksomheds-bogføringsgruppe samt momsproduktbogføringsgruppe fremgå af finanskontoplanen. • lader kolonnerne med momsvirksomheds-bogføringsgruppe samt momsprodukt-bogføringsgruppe vises, hvor det er muligt i kladder og fakturaer.
Afregning af moms
Afregning af moms med SKAT skal foretages hver måned, hvert kvartal eller halvårligt, alt efter hvor stor omsætningen er. Typisk vil det være hver måned.
Type Toldmoms (alm. købs- og salgsmoms)
Ikkefradragsberettiget købsmoms (IFRmoms)
Beskrivelse • Salg af varer og ydelser (udgående moms). • Køb af varer, maskiner og inventar til brug for produktion af de momspligtige varer og ydelser (indgående moms). Bemærk: I forbindelse med afregningen skal tilsvaret dvs. differencen mellem ind- og udgående moms opgøres. • Refusionsudbetaling vil ske automatisk måneds- eller kvartalsvis fra MODST. Dette sker ved aflæsning af institutionens bogføring, sådan som den fremtræder efter eksport til koncernsystemet.
Bemærk: Ønsker du mere information viser vi i de følgende afsnit, hvordan du afregner til SKAT, samt procedure for refusion af Ikke fradragsberettiget købsmoms, se yderligere herom på Moderniseringsstyrelsen hjemmeside.
Side 242 af 321 Afregning af toldmoms
Selve momsafregningen sker under flg. sti: Økonomistyring\Finans\Periodiske aktiviteter\Moms. Her findes en række kørsler, som skal gennemføres i forbindelse med momsafregningen. Afregningen af toldmoms består af tre faser. • Omposter moms • Momsangivelse • Afregn moms Hver fase er opdelt i en række trin. Følg vejledningen på de næste sider for at få afregnet. Omposter moms Anvendes kun i forbindelse med Lagermodulet. I forbindelse med købs- og salgstransaktioner vil der kunne opstå situationer, hvor du på købstidspunktet har valgt at momspostere på én dimensionsværdi, men hvor salget sker på en anden dimension. Denne kørsel overfører alle momsposterne til samme dimension. Når kørslen er gennemført, kan du udarbejde en momsangivelse eller foretage en momsafregning. Trin 1 2
3
Handling Vælg Økonomistyring\Finans\Periodiske aktiviteter\Moms\Ompostér moms. • Udfyld startdato og slutdato for perioden, der ønskes omposteret for. • Bilagsnr. skal udfyldes med det bilagsnummer, som omposteringen skal have (tildeles ikke automatisk). • Udfyld bogføringsdatoen. Markér feltet Bogfør, hvis du ønsker, at der skal ske en bogføring af omposteringen. Hvis feltet Bogfør er blankt, kan du se, hvilke omposteringer, der vil blive foretaget, når kørslen efterfølgende afvikles med bogføring. Klik på knappen Udskriv for at foretage ompostering. Resultat: Du har nu samlet dine momsposter på den dimension, som salget er foregået fra.
Side 243 af 321
Momsangivelse Anden fase i afregning af toldmoms er momsangivelse. Det er en rapport, der hjælper dig med at overskueliggøre de oplysninger, der skal indrapporteres (på bagsiden af girokortet) til SKAT. Med rapporten kan du udregne dit mellemværende med SKAT for en given periode. Det kaldes også afgiftstilsvaret. Dvs., at du kan definere en opsætning, der svarer til SKATs udsendte girokort (eller på blanket på deres hjemmeside), og få beløbene defineret klar til overførsel (manuelt) til girokortet. Bemærk: De institutioner, der har flere momsnumre, har nu mulighed for at køre Momsangivelsen pr. momsnummer. Procedure for at definere en Momsangivelse Følg trinene i skemaet for at få defineret momsangivelsen:
Trin 1 2 3
Handling Vælg Økonomistyring\Finans\Periodiske aktiviteter\Moms\Momsangivelse. Klik på pilen i feltet Navn. Tast F3 for at oprette en ny Momsangivelse.
Side 244 af 321 4
Felterne udfyldes med følgende: • Rubriknr.: Udfyld med valgfrit nummer (feltet kan kun udfyldes med tal). • Beskrivelse: Udfyld med den tekst, der fremgår af skemaet fra SKAT. • Type: Udfyld med den sammentællingsform, som skal styre linje-indholdet. • Kontosammentælling: Udfyld med den/de konti, du ønsker sammentalt. Skal udfyldes hvis Type = Kontosammentælling. • Bogføringstype: Udfyld med den type momsposter, du ønsker sammentalt. Skal udfyldes hvis Type = Momspostsammentælling. • Beløbstype: Udfyld med den type beløb, du ønsker sammentalt (momsbeløb eller momsgrundlag). Skal udfyldes hvis Type = Momspostsammentælling • Momsvirksomheds-bogføringsgruppe: Skal udfyldes med en af de koder, der er oprettet i vinduet Momsvirksomhedsbogføringsgruppe hvis Type = Momspostsammentælling • Momsprodukt-bogføringsgruppe: Skal udfyldes med en af de koder, der er oprettet i vinduet Momsproduktbogføringsgruppe hvis Type = Momspostsammentælling. • Rubriksammentælling: Udfyld for at definere de rubriknumre, som skal sammentælles på linjen. • Beregn med: Her kan du vælge, om programmet i sine interne beregninger skal kunne vende fortegnet. Feltet kan bruges, når du vil have sammentalt momsposter med forskelligt fortegn - fx salgsmoms og moms af EU-varekøb. • Udskriv: Her kan du vælge om linjen skal udskrives eller kun bliver brugt til at beregne på. Sæt ’hak’ hvis linjen skal udskrives. • Udskriv med: Her kan du vælge, om beløbene på momsangivelsen skal udskrives med fortegn. Ved at vælge ’modsat fortegn’ i dette felt får man udskrevet alle beløb på momsangivelsen med positivt fortegn. • Sideskift: Her kan du vælge, om der ved udskrivning af momsangivelsen skal være et sideskift. Sæt et hak i afkrydsningsfeltet, hvis der skal være sideskift efter denne linje. Resultat: Du har nu lavet en linje til en opsætning af en momsangivelse. Nedenfor kan du se et forslag til en opsætning af en momsangivelse. Opsætningen skal tilpasses den enkelte institution, idet institutionens momsbogføringsgrupper kan være forskellige fra skabelonen. Ligeledes skal de enkelte Energiafgiftskonti tilpasses institutionens kontoplan.
Side 245 af 321
Nedenfor kan du se et eksempel på hvordan en momsangivelse kan se ud, hvis du trykker på menuknappen Angivelse og vælger menupunktet Vis. Momsangivelsen kan du også få pr. momsnummer.
Bemærk: Den senest opdaterede momsangivelse kan hentes fra Moderniseringsstyrelsen’s hjemmeside og indlæses i regnskabet via stien Finans\Periodiske aktiviteter\’Generel data ind- og udlæsning’\’Ind- og Udlæs Momsangivelse’. Nedenfor kan du se et eksempel på, hvordan en momsangivelse ser ud, hvis du trykker på menuknappen Funktion og vælger menupunktet Udskriv. Herefter skal du overføre beløbene til SKATs angivelseskabelon.
Side 246 af 321
Afregn Moms Tredje fase i afregning af toldmoms er selve afregningen. Denne kørsel lukker alle åbne momsposter og overfører posterede beløb på købs- og salgsmomskonti til momsafregningskontoen. Det er muligt at bruge kørslen til enten at sætte bogføring i gang eller til at udskrive en kontrolrapport inden selve bogføringen. Når du vælger at bogføre din momsafregning (Toldmoms) medfører det, at de posteringer, som ligger inden for den valgte periode på kontiene 9724, 9725 og 9722/9728, bliver overført til konto 9726 (momsafregningskontoen), dermed bliver de 4 konti nulstillet. Bemærk: Hvis du sammen med Momsvirksomheds-bogføringsgrupperne EU eller Udland har brugt Momsprodukt-bogføringsgruppen IFR-moms, bliver de poster, der i den forbindelse er dannet på konto 9722/9728, talt med i den samlede opsummering til SKAT. Bemærk: Du kan også vælge, om du vil have nul-stillet konto 9723 ’Energiafgifter’ automatisk ved bogføringen af momsafregning (Toldmomsafregning). Procedure for momsafregning Følg trinene i skemaet for at få afregnet toldmoms:
Side 247 af 321
Trin 1
2
Handling • Vælg Økonomistyring\Opsætning\Momsbogføringsgruppe\ Produkt. • Tjek at der ud for de koder, der er refusionsberettiget, er ’hak’ i feltet Refusionsberettiget.
•
Vælg Økonomistyring\Finans\Periodiske aktiviteter\Moms\Afregning moms NS På fanebladet ’Momsbogføringsopsætning’ udfyldes Momsvirksomhedsbogføringsgruppe samt Momsproduktbogføringsgruppe. Klik på fanebladet ’Indstillinger’ og udfyld (som minimum): • Startdato med den dato fra hvilken poster skal medtages (Afregningsperiodens startdato). • Slutdato med den dato til hvilken poster skal medtages (Afregningsperiodens slutdato). • Bogføringsdato med den dato for, hvornår overførslen til momskontoen skal bogføres. • Bilagsnr. med et bilagsnummer. Bemærk at nummeret ikke tildeles automatisk. • Afregningskonto med momsafregningskonto 9726.
Side 248 af 321 3
Tag stilling til om følgende skal udfyldes • Vis momsposter kan udfyldes. Hvis du udfylder denne, indeholder rapporten, der udskrives efter kørslen, de enkelte momsposter. • Bogfør kan udfyldes. Hvis du udfylder denne, bogføres der automatisk på momsafregningskontoen. Hvis du ikke udfylder feltet udskrives en kontrolrapport med teksten: ’Kontroludskrift (er ikke bogført)’. • Afregn pr. momsnr. udfyldes, hvis du ønsker at afregne pr. momsnr.. Hvis du ønsker at foretage momsafregningen for hele regnskabet samlet, skal feltet ikke udfyldes. • Vis beløb i ekstra rapporteringsvaluta, her kan du markere afkrydsningsfeltet, hvis rapporteringsbeløb skal vises i den ekstra rapporteringsvaluta. • Du skal udfylde Momsnr., hvis Afregn pr. momsnr. er udfyldt. • Dimensionskode udfyldes automatisk med "DELREGNSKAB", når du sætter hak i feltet Afregn pr. momsnr.. • Dimensionsværdikodefilter udfyldes automatisk med de delregnskabsværdier, som er tilknyttet det momsnummer, du har valgt i feltet Momsnr.. • Dimensionsværdi til afregningskonto kan opsættes med de dimensionsværdier, der skal konteres på afregningskontoen. Feltet udfyldes automatisk med den delregnskabsværdi, som har hak i feltet Bogfør på momsafregningskonto i tabellen Momsnummer pr. delregnskab. Opsætningen er gældende for både Momsafregningen og Energiafregningen. • Energiafgifter skal opgøres til SKAT. Sæt hak i feltet Afregn energiposter, hvis du ønsker at medtage energiafgifterne i afregningen. Energiafgifterne vil blive nulstillet og fremgå af rapporten. • I feltet Energikontonr. skal du angive det 4-cifrede SKSkontonummer, som energiafgifter bogføres på. Er der sat hak i feltet Afregn energiposter, vil poster bogført på disse konti i den angivne periode blive nulstillet til afregningskontoen og fremgå af afregningen.
4
Klik på knappen Udskriv for at foretage afregning. Resultat: Du har nu lukket alle åbne momsposter og overført beløb på købs- og salgsmomskonti til momsafregningskontoen.
Side 249 af 321 Refusion af ikkefradragsberettig et købsmoms (IFR-moms)
I dette afsnit viser vi nogle af de ting du skal tage højde for, når du skal have refunderet Ikke-fradragsberettiget moms. Når du skal kontere ikke-fradragsberettiget moms, kan du benytte den samme procedure, som for kontering af toldmoms. Se afsnittet ’Opsætning af Momsbogføringsopsætning’. Bemærk: Du skal benytte kontiene 6121, 6122 og 6123. Bemærk: Der må i løbet af året ikke nul-stilles på disse konti. Hvis der sker en nul-stilling i løbet af året, vil Moderniseringsstyrelsens aflæsning i Koncernsystemet være forkert, og der vil blive refunderet for lidt. Overblik over arbejdsgang Arbejdsgangen ved Ikke-fradragsberettiget købsmoms består af en række faser. Brug nedenstående skema til at danne dig et overblik over, hvem der sørger for hvad, når der skal afregnes ikke-fradragsberettiget købsmoms: Fase 1
Hvem Institutionen
2
Institutionen
3
Moderniseringsst yrelsen Moderniseringsst yrelsen
4 5
Korrektionsmo ms
Institutionen
Handling Bogfører på konto 6121 og/eller 6122 for ikkefradragsberettiget købsmoms. Eksporterer dagligt fra Navision Stat til Koncernsystemet. Aflæser saldoen på konto 6121 og/eller 6122. Anviser beløbet til institutionen måneds- eller kvartalsvis, med dispositionsdato 1 uge efter månedsafslutning i Koncern-systemet. Bogfører (krediterer) det modtagne beløb på konto 6123 ’Momsafregning fra ØS’ og debiterer på SKB konto.
I dette afsnit giver vi dig nogle retningslinjer for hvordan du anvender korrektionsmoms. Bemærk: Hvis du posterer direkte på en momskonto, skal du altid benytte momsprodukt-bogføringsgruppen vedr. korrektionsmoms. Hvis du ikke gør det, vil posterne kun blive opfattet som finansposter og ikke også som momsposter. Posterne vil så ikke blive medtaget i forbindelse med momsafregningen.
I det følgende beskrives retningslinjer:
Side 250 af 321
Hvis du… både har ikke-fradragsberettigetkøbsmoms og toldmoms, og du ikke umiddelbart kan definere, hvor meget der skal konteres som toldmoms
står overfor alle andre typer rettelser eller omposteringer af moms
Rapporter til afstemning af moms
Så… kan du i samråd med SKAT midlertidigt kontere alt som ikke-fradragsberettigetkøbsmoms på konto 6121/6122. Bemærk: Du definerer i samråd med SKAT selv %-fordelingen, som skal overføres fra konto 6121/6122 til toldmoms. Ved denne ompostering skal du benytte momsprodukt-bogføringsgrupperne vedr. korrektionsmoms. Men kun i dette tilfælde. skal du, hvis det er muligt, benytte samme kombination af momsvirksomhedsbogføringsgruppe og momsproduktbogføringsgruppe som ved den oprindelige indrapportering.
Navision Stat indeholder et par rapporter til brug for afstemning af moms. Se nedenfor.
Brug skemaet til at få et overblik over rapporterne til afstemning af moms:
Sandsynliggørel se af moms
Emne Sandsynliggørelse af moms
Rapportens navn Finans – Kontokort
Sti Økonomistyring\Finans\Ra pporter\Poster
Listeangivelse om EUmoms til SKAT
Moms – listeangivelse TS
Økonomistyring\Finans\Ra pporter\Momsrapportering
Her beskrives, hvordan du kan sandsynliggøre momsen. Bemærk: Rapporten viser ikke hvilke Momsvirksomheds-bogføringsgrupper og Momsprodukt-bogføringsgrupper, der er blevet anvendt. Derfor viser den heller ikke en samlet sum for, hvad der er købt i EU eller Udland.
Trin 1
Handling • Vælg Økonomistyring\Finans\Rapporter\Poster\Finans – kontokort og klik på knappen Udskriv.
Side 251 af 321 2
På fanebladet ’Finanskonto’ sættes flg. filtre: • Nummer = 6121(+fri specifikation)|6122(+fri specifikation), hvor | angiver og/eller. • Datofilter = her indtastes den periode, som sandsynliggørelsen vedrører.
3
• Udskriv rapporten ’Finans–kontokort’. I eksemplet ses saldo på henholdsvis konto 612100 på kr. 775,00 og konto 612200 på kr. 34,00. Når denne rapport er udskrevet, skal du definere hvilke finanskonti momsbeløbet vedrører. Det gør du som beskrevet nedenfor: • Vælg Økonomistyring\Finans\Oversigt\Journaler\knappen Journal\menupunkt Momspost Når momsposterne er fremme, trykker du på knappen ’Vis alle’ øverst i menubjælken. Derved kommer samtlige momsposter frem på skærmen. Tryk derefter på knappen Tabelfilter (CTRL+F7). I tabelfilter sætter du følgende filter: Momsprodukt-bogføringsgruppe: IFR6121|IFR6121YD|IFR6122|IFR6122YD|KOR6121|KOR6121 YD|KOR6122|KOR6122YD|REPRÆ6121 Bemærk: at nævnte filter er aktuelt, hvis der anvendes en standard momsproduktbogføringsgruppe opsætning.
4 5 6
Bogføringsdato: Angiv den periode, som der skal vises momsposter for. Tryk på knapperne Anvend og OK.
Side 252 af 321 7
Listeangivelse om EU-moms til SKAT
Nu kommer de poster frem, som opfylder ovennævnte filter. Disse poster kopieres over i Excel. Marker alle posterne med ’CTRL+A’, og tryk ’CTRL+C’ (kopier). Åben Excel, stil markøren i feltet A1 og tryk ’CTRL+V’ (indsæt). Nu er alle posterne kopieret over til Excel. Da momsprocenten ikke er ens for alle Momsproduktbogføringsgrupper, er det nødvendigt at redigere i posterne. Sortér kolonnen med Momsprodukt-bogføringsgrupperne. Indsæt derefter en sumformel for hver gruppe på beløbskolonnen. Se nedenfor: I eksemplet fremkommer beløbene 775,00 kr. og 34,00 kr.
Her beskrives, hvordan du danner en listeangivelse til SKAT vedr. EU-moms.
Trin 1
2
Handling • Vælg Økonomistyring\Finans\Rapporter\Momsrapportering\Moms – listeangivelse TS’ På fanebladet ’Momspost’ sætter du relevante udskrivningskriterier. Se eksempel nedenfor.
Side 253 af 321 3
Derefter udskrives rapporten. Rapporten viser det samlede beløb, der er blevet solgt for til hvert enkelt EU-land i en given periode opdelt i vare og tjenesteydelser.
Side 254 af 321
Afstemning af beholdningskonti Indledning
Dette afsnit beskriver, hvordan du afstemmer finanskonti vha. afstemningsfunktionen. Inden du går igang med at afstemme kontiene, skal der bl.a. opsættes nogle afstemningsregler. De konti, der skal afstemmes, skal opsættes, og første afstemning pr. konto skal oprettes. Dette gennemgåes i de efterflg. afsnit.
Opsætning
Sti: Økonomistyring\Opsætning\Afstemning • • •
Opsætning Afstemningskonti Opret primoafstemning
Side 255 af 321 Beholdningsafs. opsætning
Sti: Økonomistyring\Opsætning\Afstemning\Opsætning I dette billede skal du opsætte den periodisering, du ønsker at afstemme efter. I eksemplet er valgt løbende måned og afstemningen er baseret på SKS konteringsperiode. Generelt fanebladet
Feltnavn Hent poster automatisk
Beskrivelse Er der en markering i feltet, vil systemet automatisk foreslå åbne poster fra tidligere perioder sammen med poster for den aktuelle periode. Afstemning Her opsættes en formel fx LM + 14D. Formlen bruges Deadline sammen med Periode Type til at beregne seneste datoformel opfølgningsdato for afstemningen. Standard Her kan vælges en bruger, der vil skulle følge op på, om opfyldningsansvar afstemningen på de enkelte konti er foretaget. lig
Side 256 af 321 Afstemningsko nti
Sti: Økonomistyring\Opsætning\Afstemning\Afstemningskonti. I dette billede opsættes de konti, der ønskes afstemt, og de ansvarlige personer knyttes til kontoen under knappen Funktion. Billedet indeholder følgende felter: • • •
•
•
• • • • • • •
Finanskonto; i dette felt vælger du en eller flere finanskonti, der skal afstemmes. Finanskontonavn; feltet bliver automatisk udfyldt med finanskontoens navn. Medtag Ultimo Poster, sætter du en markering her, medtages ultimoposter. Feltet bruges udelukkende til afstemning der anvendes til statistikker. Der er samtidig et check på at en afstemning ikke kan startes midt i et år, da dette ikke vil give mening. Afstemning i åben periode; sætter du en markering her, har du mulighed for at anvende løbende afstemning. Det er muligt at hente poster ind på den samme igangværende afstemning. Eksisterende linjer på afstemningen bevares, og nye finansposter tilføjes. Tjekket på om SKS Periode er lukket, sker når afstemningen afsluttes. Valgte afstemningsdimensioner: Feltet viser det antal dimensioner, der er markeret og som vil indgå i afstemningen på den enkelte afstemningskonto. Dimensioner til afstemning hentes fra Dimensioner og indlæses under knappen Funktion, og punktet Afstemningsdimensioner. Se afsnittet Afstemningsdimensioner. Hent poster automatisk; sætter du en markering her, hentes der automatisk poster for denne afstemningskonto, når der oprettes en ny afstemning. Primo afstemning; i dette felt kan der indsættes en startdato for primoafstemning. Når primoafstemning oprettes, vil der blive foreslået linjer fra denne dato og frem til den valgte slut dato. Sidste afstemning; feltet indeholder perioden for sidste afstemning. Sidste afstemnings start dato; feltet indeholder første dag i den periode, der sidst er afstemt. Sidste afstemnings slut dato; feltet indeholder sidste dage i den periode, der sidst er afstemt. Sidst afstemt af; feltet indeholder en brugerID, der svarer til den bruger, der har foretaget sidste afstemning. Lukket; en markering i feltet angiver, at kontoen ikke længere bliver afstemt.
Side 257 af 321
Når du har valgt en afstemningskonto i feltet ”Finanskonto”, skal du knytte nogle kontoansvarlige, og det gør du ved at vælge knappen Funktion og punktet Konto ansvarlige. Tryk på pilen i feltet ”Afstemningsansvarlig”, her vælger du det brugerID, der svarer til den person, der skal afstemme kontoen. Er der opsat en Opfølgningsanvarlig i tabellen ”Beholdningsafst. Opsætning” bliver feltet automatisk udfyldt med den pågældende brugerID. Ønsker du en anden bruger som opfølgningsanvarlig, kan brugerID ændres til en anden.
Side 258 af 321 Afstemningsdi mensioner
Sti: Økonomistyring\Opsætning\Afstemning\Afstemningskonti\menuknap Funktion\menupkt. Afstemningsdimensioner De dimensioner, der skal indgå i beholdningsafstemningen, vælges ind via menupunktet Afstemningsdimensioner.
Det er kun muligt at hente aktive dimensioner ind. For at dimensionerne indgår i afstemningen, skal der sættes markering ud for de relevante dimensioner Bemærk: at de spærrede dimensionskoder ikke medtages automatisk, men ved behov for at afstemme på en spærret dimension kan denne hentes ind manuelt.
Side 259 af 321
Opfølgning på beholdningsafst emningskonti
Det er muligt at få vist status på beholdningsafstemninger for konti opsat under Afstemningskonti vha. en rapport. Rapporten kan udskrives via menuknappen Udskriv\Menupkt. ’Opfølgning på beholdningsafstemningskonti’.
Der kan filtreres på fanebladet ’Afstemningskonto’ på bl.a. flg. felter: • Finanskonto: Her kan angives hvilke finanskonti, der skal med i rapporten. • Sidste afstemning: Her kan filtreres på en bestemt SKS-periode. • Sidst afstemt af: Her kan angives et brugerID.
Der kan filtreres på fanebladet Indstillinger på flg. felter: Vis afstemningsansvarlige: • Ingen – Ingen værdier vedr. afstemningsansvarlige vil fremgå af rapporten. • Alle - Alle værdier fra Konto Ansvarlige vedr. afstemningsansvarlig og denne brugers evt. udløbsdato for den enkelte konto vil fremgå af rapporten. • Kun aktuelle – Her vises brugere, der er påstemplet en udløbsdato, ikke i rapporten. Filteret følger dags dato.
Side 260 af 321
Vis lukkede afstemningskonti: Når dette felt er afmærket, medtages de konti, man ikke længere afstemmer, i rapporten.
Side 261 af 321 Oprettelse af primo afstemning
Sti: Økonomistyring\Opsætning\Afstemning\Opret primoafstemning. I dette billede skal du oprette en primoafstemning for hver af de konti, der skal afstemmes. Her vælges en finanskonto sammen med en slut periode. Bemærk: Primo afstemning kan kun oprettes af de brugere, der er opsat under punktet Konto ansvarlige i feltet ”Afstemningsansvarlig” (i billedet Afstemningskonti). Billedet indeholder følgende felter: • •
Finanskonto; her vælger du den finanskonto, du ønsker at afstemme. Slut periode; her vælger du ”ultimo” periode for primoafstemning.
Når konto og periode er valgt, kommer denne meddelelse, som du svarer Ja til. Meddelsen viser start- og slutdato for den periode, der dannes afstemningsposter for. Står der “…” er der ikke opsat en dato i feltet “Primo afstemning” under billedet afstemningskonti, derfor vil alle poster frem til “Slut perioden” blive dannet i afstemningen.
I tilfælde af, at der er ikke afstemte poster før den periode du har valgt, vil du få denne meddelelse:
Side 262 af 321 •
Når du svarer Ja til ovenstående billede, fås flg. meddelse:
Side 263 af 321 Afstemning
De løbende afstemninger foretager du i kontoplanen under menuknappen Konto og menupunktet Afstemning. • • •
Igangværende afstemninger, - her ses nye afstemninger, der ikke er afsluttet. Afsluttede afstemninger, - her vises afsluttede afstemninger. Opret primo afstemning, - her kan du oprette en primo afstemning.
____________________________________________________________
Side 264 af 321 Igangværende afstemning
Sti: Økonomistyring\Finans\Kontoplan, tryk på menuknappen Konto og vælg menupunktet Afstemning. En nyoprettet afstemning viser alle åbne poster, inden for den valgte Periode Start og Periode Slut, på den valgte konto.
Følgende Menupunkter skal du anvende, når du afstemmer: •
Knappen Beholdningsafstemning; Her ser du en oversigt over igangværende afstemninger.
•
Knappen Linje; Her ser du følgende punkter: 1. Dimensioner; Her ses finanspostens dimensioner 2. Udlignede poster; Her ses de poster, der er udlignede med finansposten.
•
Knappen Funktion; Her ses følgende punkter: 1. Opret ny afstemning; Her opretter du en ny afstemning for næste periode. 2. Hent poster; Denne funktion bruger du, hvis der ikke er sat en markering i feltet ”Hent poster automatisk” i billedet ’Beholdningsafst.opsætning’. 3. Sæt udlignings-id(F9); Dette punkt bruger du til at markere de poster, der kan udlignes med hinanden, inden afstemningen afsluttes. 4. Automatisk Rejse udligning; Se afsnittet ’Afstemning af RejsUdog INDFAK-poster via transaktions ID’. 5. Afstem udligning (F11); Her foretager du bogføring af de poster, der er markeret med udlignings-id. 6. Annuller udligning; Er en udligning bogført, men afstemningen er endnu ikke afsluttet, kan du annullere udligningen. 7. Afslut Afstemning; Denne funktion bruger du til at afslutte afstemningen.
Side 265 af 321 Du har mulighed for at ændre sortering, inden du afstemmer. Dette giver dig mulighed for nemmere at se, hvilke poster der skal udlignes med hinanden. Du ser sorteringsmulighederne ved at trykke på Sortér-knappen trykke Shift+F8.
• •
• • • •
eller ved at
Afstemningsnr, Linienr., Finanskonto; Denne sortering er valgt default og er sorteret efter Linienr.. Afstemningsnr.,Finanskonto,Åben,Lukket af Bruger-ID; Denne sortering viser først de åbneposter, derefter de udlignede poster. Dvs. på en igangværende afstemning, vil linjer, der udlignes med hinanden, blive flyttet løbende ned i bunden af afstemning. Absolut beløb; Denne sortering viser alle ens beløb. Det kan i mange tilfælde være en fordel, når beløb skal udlignes med hinanden. Finanspost beskrivelse; Denne sortering sorterer posterne efter det, der står i beskrivelsesfeltet. Linjer med ens beskrivelse står under hinanden, samtidig er sorteringen alfabetisk. Finanspost Bogf.Dato; Denne sortering sorterer efter bogføringsdato, og det kan være en fordel at anvende denne, når der er startet op, og der er rigtig mange poster at udligne. RejsUd ID; Denne sortering sorterer efter RejsUd ID, og anbefales, når der skal afstemmes rejseafregningsposter fra RejsUd.
Er en regnskabsperiode ikke lukket, og du prøver at oprette en ny afstemning, kommer nedenstående meddelelse, og du får ikke lov at afstemme.
Bemærk, meddelelsen optræder ikke, hvis kontoen er sat til ’Afstemning i åben periode’ under vinduet Afstemningskonti.
Side 266 af 321
•
Knappen Udskriv
Her er eksempel på rapport, der viser afstemningen, inden den afsluttes.
Side 267 af 321 Afsluttede afstemninger
Sti: Økonomistyring\Finans\Kontoplan, tryk på menuknappen Konto og vælg menupunktet Afstemning\Afsluttede afstemninger. I dette billede ser du de afstemninger, der er afsluttet.
Nedenunder kan du se en beskrivelse af de menupunkter, der ligger under knapperne. •
Knappen Beholdningsafstemning; Her kan du se en oversigt over alle de afstemninger, der er afsluttet samt de igangværende. • Knappen Funktion; Skal en afsluttet afstemning rettes, kan du her vælge 1. Ret afstemning (ny) hvor du starter helt forfra eller 2. Ret afstemning (kopi) som indeholder de udligninger der har været foretaget tidligere – dvs du kan arbejde videre med den ’gamle’ afstemning.
Side 268 af 321
•
Knappen Linje; 1. Dimensioner; Her ser du finanspostens dimensioner. 2. Udlignede poster; Her ser du de poster, der er udlignede med finansposten.
Bemærk: at den Afsluttede Afstemning viser RejsUD id. Det kan blandet andet bruges til at søge i RejsUd.
Side 269 af 321 Eksport af data til rapportering
Sti: Økonomistyring\Finans\Periodiske aktiviteter\Afstemning\’Eksporter til rapportering’
I dette billede kan du udlæse en fil, der indeholder de afsluttede afstemninger. De eksporterede filer kan indlæses i Excel og kan sendes rundt som dokumentation til videre behandling.
Side 270 af 321 Fanebladet ’Afsluttet beh. Afstemningslinje’. Fanebladet indeholder følgende felter, som du kan filtrere på: • • •
Afstemningsnr.; Her kan du vælge et nr. svarende til den afstemning, der skal eksporteres data fra. Finanskonto; Her vælges evt. en finanskonto. Åben; Der kan sættes filter på, om det kun er åbne eller lukkede poster, der skal eksporteres. Filteret udfyldes med en af nedenstående værdier: 1. Blank; alt udlæses 2. Ja; åbneposter udlæses 3. Nej; udlignede/afstemte poster udlæses
Fanebladet ’Indstillinger’. Fanebladet indeholder følgende felt: • Indstillinger; Her vælger du en placering for, hvor filen skal gemmes. Tryk på knappen ”…” og find den rette placering. Tryk OK.
Side 271 af 321 Indlæsning I MS Excel
For at indlæse filen i Excel, skal du starte med at åbne Excel. Derefter skal du trykke på knappen Åbn.
Når billedet er åben, finder du filen fra den placering, som du har gemt den i. Markér filen og tryk på Åbn.
Der fremkommer nu dette billede. Ret evt. filoprindelse til Central-europæisk og tryk på Næste.
Sæt en markering i feltet ”Semikolon” og tryk på Næste.
Side 272 af 321
Sæt en markering i feltet ”Semikolon” og tryk på Næste.
Derefter vælger du knappen Udfør. Du kan udvide kolonnerne efter behov. Bemærk: Der er et mindre problem mht. bogstaverne æ, ø og å, som bliver erstattet med andre tegn i overskrifterne.
Side 273 af 321 Rapporter til afstemnings funktionaliteten
Sti: Økonomistyring\Finans\Periodiske aktiviteter\Afstemning. I dette billede kan du udskrive eller få vist følgende tre rapporter: Aktive afstemninger; Rapporten viser de igangværende afstemninger. Afsluttede afstemninger; Rapporten viser de afsluttede afstemninger. Udestående afstemninger; Rapporten viser de udestående afstemninger.
Rapporten ’Aktive afstemninger’ viser en igangværende afstemning. Du kan filtrere på disse felter på fanebladet ’Beholdningsafstemning’: Afstemningsnr.; Tryk evt. på pilen for at hente afstemningsnr. ind i oversigten. Finanskonto; Tryk evt. på pilen for at hente kontonummer fra kontoplanen. Konteringeperiode; Du kan indtaste den ønskede periode i feltet.
På fanebladet ’Beh.afstemningslinje’ kan du filtrere på feltet ”Åben”. I dette felt kan du sætte et filter med værdierne: • Blank; Alt fra den igangværende afstemning vises • Ja; Alle åbne poster vises • Nej; Alle udlignede/afstemte poster vises.
Side 274 af 321
På indstillings-fanebladet, kan du angive om der skal udskrives dimensioner.
I det følgende ses et udsnit af rapporten.
Side 275 af 321 Rapporten ’Afsluttede afstemninger’ viser de afsluttede afstemninger. Du kan filtrere på disse felter på fanebladet ’Afsluttede beholdningsafst.’: • • •
Afstemningsnr.; Tryk evt. på pilen for at hente afstemningsnr. ind i oversigten. Finanskonto; Tryk evt. på pilen for at hente kontonr. fra kontoplanen. Konteringeperiode; Du kan indtaste den ønskede periode i feltet.
På fanebladet ’Afsluttet Beh.afstemningslinje’ kan du filtrere på feltet ”Åben”. I dette felt kan du sætte et filter med værdierne: • Blank; Alt fra den igangværende afstemning vises. • Ja; Alle åbne poster vises. • Nej; Alle udlignede/afstemte poster vises.
I det følgende ses et udsnit af rapporten.
Side 276 af 321
Rapporten ’Udestående afstemninger’ viser de udestående afstemninger. Du kan filtrere på disse felter på fanebladet ’Afstemningskonto’: • •
Finanskonto; Tryk evt. på pilen for at hente kontonummer fra kontoplanen. Sidst afstemt af; Her kan du vælge den bruger som sidst har afstemt kontoen.
I det følgende ses et udsnit af rapporten:
Side 277 af 321 Afstemning af RejsUd- og INDFAKposter via transaktionsID i NS
I forbindelse med overgang til RejsUd, er det muligt at modtage et transaktionsID på de poster som Danske Bank genererer til REJS-UD og til INDFAK til brug for afstemning i Navision Stat. REJS-UD filer indeholder et transaktions ID, når data modtages fra REJS-UD via GIS integrationen i Navision Stat. Der findes et felt ’RejsUd ID’ i købskladden, som kan hentes ind via Vis kolonne. Feltet opdateres automatisk med det transaktions ID, som REJS-UD sender med posterne. Sti: Økonomistyring\ Gæld\ Købskladder
I finansposttabellen findes tilsvarende feltet ’RejsUd ID’. Feltet opdateres automatisk med transaktions ID, ved bogføring af købskladden og ved bogføring af købsfakturaen. Sti: Økonomistyring\Finans\Kontoplan\Konto\Menuknap Konto\Menupkt. Poster
I indbakken ved åbning af dokumentet findes feltet ’RejsUd ID’. Feltet opdateres automatisk med transaktions ID på linjeniveau. Sti: Køb\ Ordrebehandling\ E-bilag\ Indgående købsdokument
Side 278 af 321
På købsfakturaens linjer ses feltet ’RejsUd ID’. Feltet opdateres automatisk ved accept af dokument i indbakken. Sti: Økonomistyring\ Gæld\ Fakturaer
På købskreditnota linjer ses feltet ’RejsUd ID’. Feltet opdateres automatisk ved accept af dokument i indbakken. Sti: Økonomistyring\ Gæld\ Kreditnotaer Afstemning med transaktionsID Feltet ’RejsUd ID’ ses på linjeniveau i den Igangværende afstemning. Feltet indeholder det transaktionsID, som posterne er bogført med. Sti: Økonomistyring\ Kontoplan\ Konto\ Afstemning
Side 279 af 321
Der er i eksemplet valgt at afstemme konto 615001. Inden der foretages udligning af posterne med transaktionsID, anbefales det at sortere på feltet ’RejsUd ID’.
Det er muligt at foretage et Automatch på indholdet i feltet ’RejsUd ID’. Ved automatch bliver felterne ’Lukket af’ og ’Lukket d.’ automatisk udfyldt med brugerId. Automatch foretages via menuknappen Funktion og menupunktet ’Automatisk Rejse udligning’. Feltet RejsUd ID fremgår også på linjeniveau i den afsluttede afstemning. Feltet indeholder det transaktionsID, som posterne er bogført med. Sti: Økonomistyring\ Kontoplan\ Konto\ Afstemning\Afsluttede afstemninger
Side 280 af 321
Side 281 af 321
Intercompany Bogføringer Intercompany bogføringer
Intercompany-bogføringer er udviklet til de brugere, som ex. har oprettet flere regnskaber (bogføringskredse) for at adskille regnskabsfunktionerne for hver af disse enheder. Med Intercompany-bogføringer kan du gøre forretningsgange og transaktioner mellem disse enheder lettere og mere strømlinede. Du kan spare tid og undgå de fejl, der sædvanligvis opstår ved manuel indtastning af oplysninger, ved at overføre transaktioner mellem dig og dine partnere elektronisk. Du fjerner overflødig dataangivelse og afsendelse, modtagelse, udskrivning og arkivering af salgs- og købsbilagene på papir. Konteringen sker med udgangspunkt i en mapning fra hver af de involverede regnskaber op imod en fælles Intercompany kontoplan og en fælles Intercompany dimensionskontoplan. Hvis alle regnskaber er placeret på samme database, kan du skrive direkte til øvrige regnskabers indbakke. Hvis regnskaberne er placeret på forskellige databaser og forskellige lokationer, kan du fremsende en fil, der kan indlæses i indbakken af en bruger i det modtagne regnskab. Alle konteringer i et regnskab, modtages i en indbakke hos de øvrige involverede regnskaber, hvorfra konteringerne skal accepteres. Du kan også afvise et bilag, der er sendt til dig, og på denne måde tilbageføre forkerte bogføringer. Alle udgående transaktioner til andre regnskaber afsendes fra udbakken.
Side 282 af 321 Opsætning af et regnskab som IC-partner sker under Sti: Økonomistyring\Opsætning\Virksomhedsoplysninger\Faneblad ’Kommunikation’\Feltet ”IC-partner kode”. Eksempelvis kan indtastes ICP + bogf.kreds.nr.
Bemærk: For at modtage IC-bilag skal der for det modtagende regnskab, være opsat en IC-partner kode, der identificere regnskabet.
Opsætning af IC-partnere: Sti: Økonomistyring\Opsætning\Intercompany-bogføringer\Partnere
Side 283 af 321
Bemærk: For at kunne foretage IC-bogføringer på tværs af regnskaber, skal de pågældende regnskaber opsættes som IC-partnere i regnskaberne. I feltet ”Indbakketype” kan vælges mellem Filplacering, Database, Email og ’Ingen IC-overflytning’. Feltet angiver, hvilken type indbakke IC-partneren har. Hvis du skal sende partneren en fil med IC-transaktioner, viser feltet Filplacering. Hvis partneren er oprettet som et andet regnskab i den samme database, står der Database i feltet. Hvis du skal sende transaktionerne til partneren med e-mail, står der E-mail i feltet. I feltet ”Indbakkeoplysninger” indtastes afhængig af valget i feltet ”Indbakketype” en stiangivelse, et andet regnskab i samme database eller emailadresse.
Opsætning af IC-kontoplan: Opsætning af IC-kontoplan sker under Sti: Økonomistyring\Opsætning\Intercompany-bogføringer\Kontoplan
Hvis den fælles kontoplan (IC-kontoplan) ligner finanskontoplanen kan der som udgangspunkt startes med at kopiere finanskontoplanen. Dette foretages ved menuknappen Funktion\menupunktet Kopiér fra kontoplan.
Side 284 af 321
Tilkobling af IC-kontoplan: Tilknytning af finanskontonummeret til IC-kontonummeret sker fra to steder i Navision. 1. Under IC-kontoplanen i feltet ”Finanskontonr. for tilknytning”. Der kan her bruges funktionen Kobl til konto med samme nr. under menuknappen Funktion. 2. Under Økonomistyring\Finans\Kontoplan\Feltet ”IC-stand.partners finanskt.nr.”, hvor det tilsvarende IC-kontonummer tilknyttes. Dette bevirker at der ved bogføring af fakturaer også ses det tilsvarende IC-kontonummer, som er koblet på det tilsvarende finanskontonummer. Punkt 2 er vigtig og afgørende.
Opsætning af IC-dimensioner: Opsætning af IC-dimensioner sker under Sti: Økonomistyring\Opsætning\Intercompany-bogføringer\Dimensioner IC-dimensionen oprettes uafhængigt af de allerede eksisterende dimensioner.
Tilkobling af IC-dimensioner: Tilknytning af dimensionskoden til IC-dimensionskoden sker fra to steder i Navision. 1. Under IC-dimensioner i feltet ”Dim.kode for tilknytning”. Der kan her bruges funktionen Kobl til dimension med samme kode under menuknappen Funktion.
Side 285 af 321
2. Under Økonomistyring\Opsætning\Dimensioner\Feltet ”IC-dim.kode med samme kode”, hvor den tilsvarende IC-dimensionskode tilknyttes. Dette bevirker at der ved bogføring af fakturaer også ses den tilsvarende ICdimensionskode, som er koblet på den tilsvarende dimensionskode. Punkt 2 er vigtig og afgørende.
Side 286 af 321
Tilknytning af IC-partner kode på kreditor/debitor: Tilknytning af IC-partnerkode på kreditor sker under Sti: Køb\Ordrebehandling\Leverandører\faneblad ’Kommunikation’\felt ”ICpartner kode”
Bemærk: Kreditorkortet ikke er opdateret med fanebladet ’Lokal integration’. Tilknytning af IC-partnerkode på debitor sker under Sti: ’Salg & marketing’\Ordrebehandling\Debitorer\faneblad ’Kommunikation’\felt ”IC-partner kode”
Bemærk: Debitorkortet ikke er opdateret med fanebladet ’Lokal integration’.
Side 287 af 321
Opsætning af IC-finanskladder: Opsætning af IC-finanskladder sker under Sti: Økonomistyring\Opsætning\Generelt\Kladdetyper\Feltet ”Type”
I feltet ”Type” vælges ’Intercompany’. Denne opsætning er relevant i det modtagende regnskab, når et IC-dokument skal accepteres.
Oprettelse af en salgsfaktura: Oprettelse af en salgsfaktura kan ske fra Sti: Økonomistyring\Salg & marketing\Ordrebehandling\Fakturaer
Bemærk: At ved indtastning af finanskontonummer 2255 bliver kontonummeret 2205 automatisk indsat i feltet ”Reference for IC-partner”.
Side 288 af 321 Transaktionen vil fremgå af udbakken ved bogføring af faktura. Sti: Økonomistyring\Finans\Intercompany-bogføringer\Udbakketransaktioner.
Der er nu mulighed for at foretage en række handlinger.
For at sende IC-dokumentet skal der vælges menuknappen Funktion\menupunktet Angiv linjehandling\Send til IC-partner. Herefter vælges menuknappen Funktion\menupunktet Fuldfør linjehandlinger.
Side 289 af 321
Afhængig af opsætningen på IC-partnerens Indbakketype, får denne en mail med xml-filen, eller filen gemmes på den angivne sti eller modtages direkte i det modtagende regnskabs indbakke.
Modtagelse af et IC-dokument: I det nedenstående er vist et eksempel på modtagelse af en xml-fil via mail.
XML-filen gemmes og kan hentes ind i det modtagende regnskabs indbakke under Sti: Økonomistyring\Finans\Intercompany-bogføringer\Indbakketransaktioner
Side 290 af 321
For at indlæse filen modtaget via email eller i tilfælde af at denne er gemt på et fælles drev vælges menuknappen Funktion\menupunktet ’Indlæs transaktionsfil’.
Dokumentet accepteres ved at benytte knappen ’Funktion’\menupunktet ’Angiv linjehandling’\Accepter. Herefter vælges menuknappen Funktion\menupunktet Fuldfør linjehandlinger, hvorefter flg. billede fås.
Side 291 af 321
På fanebladet ’Indstillinger’ skal der angives en IC-finanskladdetype, der har typen Intercompany. Denne skal angives selvom der skal overføres til en faktura.
Bemærk: Salgsfaktura modtages som købsfaktura, selvom der vælges en kladde. Salgskladdelinjer modtages i den valgte kladde som kladdelinjer. Når der trykkes OK, bliver fakturaen oprettet. Fakturaen ses under Sti: Køb\Ordrebehandling\Fakturaer
Bemærk: at IC-Partner finanskontonr. ikke virker automatisk i IC-finanskladde. Bemærk endvidere, at der ikke kan modtages IC-bilag med anlægskontering.
Side 292 af 321
Konsolidering Indledning
Mange virksomheder indgår som en del af en koncern. Man har derfor behov for at kunne konsolidere de forskellige virksomheders regnskaber til ét samlet lokalregnskab. I Navision Stat skal der oprettes et lokalregnskab, der udelukkende anvendes til konsolidering. I dette regnskab kan totalbeløbene for alle konti i koncernen regnes sammen. Der kan konsolideres for alle regnskaber, der er på samme database, på en gang. Det er muligt gennem en batchkørsel at indlæse flere regnskaber fra forskellige databaser. I denne manual bruges begreberne Lokalregnskab og koncernvirksomhedsregnskab. • Lokalregnskabet; er det regnskab, hvortil de konsoliderede regnskaber indlæses. • Koncernvirksomhedsregnskabet; er det regnskab, man udlæser lokalt til konsolidering i lokalregnskabet. Det svarer til et regnskab fra et datterselskab.
Oprettelse af lokalregnskab
Inden der kan foretages en konsolidering, skal der oprettes et nyt regnskab. Det nye regnskab skal kun indeholde de tabeller der skal anvendes til konsolidering. I dette afsnit beskrives hvordan et regnskab, der skal anvendes til konsolidering, oprettes og hvordan de tabeller, der er behov for, kopieres.
Bemærk: Der er en række funktionaliteter, der er frakoblet i Lokalregnskabet. Det er fx ikke muligt at eksportere eller importere SKS/SLS poster. Der vil i lokalregnskabet heller ikke blive foretaget de generelle statslige tjek, som i et ”normalt” regnskab vil blive foretaget i forbindelse med bogføring. Den synkronisering, som foregår i et normalt produktionsregnskab, er slået fra.
Side 293 af 321 For at oprette et nyt regnskab, skal du trykke på ’Filer’ og vælge punktet Regnskab og menupunktet Nyt.
Du får nu vist dette vindue. Udfyld feltet med det navn du ønsker konsolideringsregnskabet skal hedde og tryk OK.
Nu kommer denne meddelse. Feltet ‘Company Type’, skal IKKE udfyldes. Tryk OK.
Regnskabet er nu oprettet.
Side 294 af 321
For at åbne det nye regnskab, skal du trykke på ’Filer’ og vælge punktet Regnskab og menupunktet ’Åbn…’.
•
Markér regnskabet og tryk OK.
Nu mangler der en opsætning i ØDUP integrations opsætningen, der fortæller, at det er et konsolideringsregnskab. • Vælg Økonomistyring\Opsætning\Generel Integration\ØDUP integration\ØDUP integrations opsætning\fanebladet Generelt. Her skal feltet ”Lokalt regnskab” markeres.
Når du markerer feltet Lokalt regnskab får du denne meddelelse, som du svarer Ja til.
Regnskabet er nu oprettet som lokalt regnskab.
Side 295 af 321
Bemærk: Når et regnskab oprettes som lokalt regnskab, må der ikke være opsat synkroniserings parametre, derfor kan felterne ikke udfyldes. Har man ved en fejl sat hak i feltet Lokalt regnskab, kan hakket godt fjernes igen, men kun hvis der ikke er bogført poster i regnskabet. Et lokalt regnskab skal ikke integreres med SKS eller SLS. Ligeledes skal der heller ikke eksporteres data fra et lokalt regnskab. Ved bogføring i et lokalt regnskab er du ikke underlagt de sædvanlige restriktioner fra SKS mht. konteringsperioder og delregnskabsværdier. Da der ikke synkroniseres til et lokalt regnskab, skal feltet ”Global dimension 1kode” manuelt opsættes til delregnskab. Tryk på knappen Funktion og vælg punktet ’Rediger globale dimensioner…’. Udfyld feltet ”Global dimension 1-kode” med delregnskab, tryk evt. på pilen og hent delregnskabs dimensionen ind.
Side 296 af 321 Under Administration\Programopsætning\Generelt\Opsætningstjekliste kopierer du de data, du har brug for ind i regnskabet.
Du ser nu opsætningstjeklisten, og i kolonnen ”Antal records” er kun regnskabsopsætningen udfyldt med en record. Det vil sige, at regnskabet er tomt. For at kopiere data skal du trykke på menuknappen Funktion og vælge menupunktet Kopier data….
Side 297 af 321 Du ser nu alle tabellerne fra de andre regnskaber i databasen. De tabeller, du har brug for i forbindelse med konsolidering, er ”Finanskonto”, der indeholder kontoplanen, og ”Dimension”, der indeholder Dimensionskontoplanen. Markér de ønskede linjer ved at holde knappen ’Ctrl’ nede og tryk OK.
Bemærk: Er koncernvirksomhedsregnskaberne opsat med forskellige dimensionsværdier, kan der manuelt oprettes dimensionsværdier i det lokale regnskab og i koncernvirksomhedsregnskabet mappes til dimensionsværdierne i lokalregnskabet. Skal der foretages eliminering af poster i finanskladden, skal bogførings- og momsbogføringsgrupperne også kopieres.
Side 298 af 321 Du får nu følgende meddelelse, som du svarer Ja til.
Efterfølgende får du denne meddelelse. Tryk på knappen OK.
Inden regnskabet kan tages i brug, skal regnskabsår oprettes, og det kan du oprette ved at markere linjen ”Regnskabsperiode” og trykke på menuknappen Opsætning og vælge menupunktet Tabel.
Side 299 af 321 Du får nu dette billede. Tryk på knappen Nyt år….
Fanebladet Indstillinger:
Feltnavn Startdato Antal perioder Periodelængde
Beskrivelse I dette felt indtaster du den ønskede startdato for regnskabsåret. Feltet udfyldes med det antal perioder, du ønsker i dit konsolideringsregnskab. Feltet udfyldes med 1M, svarende til en måned.
Når felterne er udfyldt, skal du trykke OK. Opsætning i lokalregnskab
Sti: Økonomistyring\Finans\Periodiske Aktiviteter\Konsolidering\Koncernvirksomheder Under Koncernvirksomheder angiver du de regnskaber, der skal medtages i konsolideringen.
Side 300 af 321 Koncernvirksomhedskort:
Feltnavn Kode
Navn Regnskabsnavn Valutakode Valutakurstabel
Beskrivelse Her kan du indtaste en kode for koncernvirksomheden. Bemærk: I forbindelse med indlæsningen bliver indholdet i feltet ”Kode” brugt til at finde det pågældende regnskab. Koden anvendes også i koncernregnskabet og i nogle rapporter. Her kan du indsætte navnet på det regnskab (den koncernvirksomhed), der skal indgå i lokalregnskabet. Tryk evt. på pilen og hent navnet fra regnskabsoversigten. Her kan du indtaste en kode for den valuta, som koncernvirksomheden bruger. Feltet angiver den valutakurstabel, som programmet skal bruge ved indlæsning af konsolideringsoplysninger. Lokal – angiver, at det er valutakurstabellen i det aktuelle (lokale) regnskab, som skal bruges.
Koncernvirksomhed – angiver, at det er valutakurstabellen i koncernvirksomhedens regnskab, som skal bruges. Anvend opr. Hvis dette felt markeres, bevares de oprindelige bogføring… bogføringsdatoer når der indlæses konsolideringsposter. Konsolideres Når du har valgt et regnskab bliver feltet automatisk udfyldt, og regnskabet vil indgå i konsolideringen. Bemærk: I vinduet ”Koncernvirksomheder” kan du oprette alle regnskaber fra de virksomheder, der indgår i koncernen. Ved hjælp af feltet ’Konsolideres’ kan du så for hver konsolidering afgøre, om du vil have det aktuelle regnskab med i konsolideringen. Konsolideringspct Her kan du angive, hvor stor en procentdel af regnskabets . konti, der skal indgå i konsolideringen. Hvis feltet ikke udfyldes, indlæses 100% af hver konto fra regnskabet. Startdato Her kan du skrive startdatoen for regnskabets regnskabsår. Startdatoen skal kun indsættes i feltet, hvis regnskabets regnskabsår afviger fra regnskabsåret i lokalregnskabet.
Side 301 af 321 Slutdato Datakilde
Filformat
Her kan du skrive slutdatoen for regnskabets regnskabsår. Slutdatoen skal kun indsættes i feltet, hvis regnskabets regnskabsår afviger fra regnskabsåret i lokalregnskabet. Feltet angiver, om oplysningerne fra koncernvirksomhedens regnskab skal hentes i dennes regnskabsvaluta (RV) eller i den ekstra rapporteringsvaluta (EV). Feltet angiver det filformat, som koncernvirksomheden sender oplysninger i. Hvis virksomheden har programversion 3.70 eller ældre, sender de en .txt.fil. Hvis de har version 4.00 eller nyere, sender de en .xml.fil.
Side 302 af 321
Feltnavn Beskrivelse Kursgevinstkonto Her kan du angive den finanskonto, som eventuelle kursgevinster skal bogføres på. Kurstabskonto Her kan du angive den finanskonto, som eventuelle valutakurstab skal bogføres på. Komp. Feltet viser nummeret på den finanskonto, som der Kursgevinstkonto automatisk bogføres eventuel kursgevinst på i forbindelse med konsolidering af konti, for hvilke der står Sammensat i feltet Konsol. oversættelsesmetode.
Komp. Kurstabskonto
Hvis feltet er tomt, bruges kontoen i feltet Kursgevinstkonto. Feltet viser nummeret på den finanskonto, som der automatisk bogføres eventuelle kurstab på i forbindelse med konsolidering af konti, for hvilke der står Sammensat i feltet Konsol. oversættelsesmetode.
Kursgevinskt. for aktier
Hvis feltet er tomt, bruges kontoen i feltet Kurstabskonto. Feltet viser nummeret på den finanskonto, som der automatisk bogføres eventuel kursgevinst på i forbindelse med konsolidering af konti, for hvilke der står Aktie i feltet Konsol. oversættelsesmetode.
Kurstabskt. for aktier
Hvis feltet er tomt, bruges kontoen i feltet Kursgevinstkonto. Feltet viser nummeret på den finanskonto, som der automatisk bogføres eventuelle kurstab på i forbindelse med konsolidering af konti, for hvilke der står Aktie i feltet Konsol. oversættelsesmetode.
Afrundingskonto
Hvis feltet er tomt, bruges kontoen i feltet Kurstabskonto. Her kan du skrive nummeret på den finanskonto, som
Side 303 af 321
Kursgevinstkt. for minoritet
Kurstabskt. for minoritet
eventuelle resterende beløb skal bogføres på. Brug dette felt, hvis koncernvirksomhedens Konsolideringspct. er mindre end 100. Feltet viser nummeret på den finanskonto, som der automatisk bogføres kursgevinst på i forbindelse med konsolidering af konti fra en koncernvirksomhed med en minoritetsaktiepost. Det beløb, der bogføres på kontoen, er lig med:Det samlede regulerede beløb x (100 % - din ejerandel i %) x 1. Hvis feltet er tomt, bruges kontoen i feltet Kursgevinstkonto. Brug dette felt, hvis koncernvirksomhedens Konsolideringspct. er mindre end 100.Feltet viser nummeret på den finanskonto, som der automatisk bogføres kurstab på i forbindelse med konsolidering af konti fra en koncernvirksomhed med en minoritetsaktiepost. Det beløb, der bogføres på kontoen, er lig med: Det samlede regulerede beløb x (100 % - din ejerandel i %) x -1 Hvis feltet er tomt, bruges kontoen i feltet Kurstabskonto.
Side 304 af 321 Ønsker du at oprette dimensioner manuelt, skal du gøre det under Økonomistyring\Opsætning\Dimensioner\Dimensioner.
Bemærk: Ønsker du at vide mere om hvordan dimensioner og dimensionsværdier oprettes, kan du læse afsnittet Dimensioner i denne vejledning. Vælg menuknappen Dimension og menupunktet Dimensionsværdier. Her opretter du de værdier, du ønsker at have i dit lokalregnskab. Efterfølgende skal dimensionsværdierne opsættes i koncernvirksomhedsregnskaberne, så der automatisk bliver mappet til dem, når der konsolideres.
Opsætning i koncernvirksom hedsregnskabet
Før udlæsningen af koncernvirksomhedens regnskab kan foretages, skal de to felter Kons.debetkonto og Kons.kreditkonto udfyldes i finanskontoplanen, og feltet Konsolideringskode udfyldes i vinduet Dimensionsværdier. I Finans\Kontoplan hentes felterne Kons.debetkonto og Kons.kreditkonto frem ved at vælge punktet Vis og menupunktet Vis kolonne. I de to kolonner skal du indtaste den konto, som den enkelte konto i koncernvirksomhedens kontoplan skal overføres til.
Side 305 af 321
Bemærk: Der kan kun konsolideres, hvis lokalregnskabets konti er angivet i felterne Kons.debetkonto og Kons.kreditkonto i koncernvirksomhedernes regnskaber. Er felterne ikke udfyldt, stopper udlæsningen. Det er derfor afgørende, at man ved, hvilken kontoplan lokalregnskabet indeholder, før koncernvirksomhedernes regnskaber udlæses.
Sti: Økonomistyring\Opsætning\Dimensioner\Dimensioner og knappen ”Dimension” og punktet Dimensionsværdier. I dimensionskontoplanen opsættes ”Konsolideringskode”. Her udfyldes den kode, som den enkelte dimensionskode i koncernvirksomhedens regnskab skal overføres til i lokalregnskabet.
Bemærk: Er dimensionsværdikoderne ikke ens i lokalregnskabet og koncernvirksomhedsregnskabet, sker der automatisk en mapping, når du foretager en konsolidering. Udfyldes feltet ikke, bliver poster fra koncernvirksomhedens regnskab overført til Lokalregnskabet uden denne dimensionsværdi.
Side 306 af 321
Konsolidering af regnskaber på samme database
Sti: Økonomistyring\Finans\Periodiske aktiviteter\Konsolidering\Koncernvirksomheder Under denne sti indlæses regnskaber fra samme database via en kørsel i lokalregnskabet. Inden indlæsning af poster fra regnskaberne kan du kontrollere, om alt er opsat korrekt. Når du skal kontrollere, om data er rigtige, skal du markere regnskabet, vælge knappen Funktion og menupunktet Kontroller database….
Fanebladet Koncernvirksomhed:
Feltnavn Kode
Beskrivelse I dette felt vælger du den kode, du har opsat dit regnskab med under koncernvirksomhed. Bemærk: Har alle regnskaber på databasen samme opsætning, kan du kontrollere alle regnskaber på en gang. Det gør du ved at vælge første kode og sidste kode adskilt med to prikker. (10..11)
Side 307 af 321
Fanebladet Indstillinger:
Feltnavn Startdato Slutdato Kopier dimensioner
Beskrivelse Feltet udfyldes med den dato, der skal konsolideres fra. Feltet udfyldes med den dato, der skal konsolideres til. I dette felt vælger du de dimensioner, der skal medtages i konsolideringsregnskabet. Tryk på knappen ”…” og markér de ønskede dimensioner og tryk OK. Bemærk: Vær opmærksom på at feltet skal være udfyldt med de dimensioner, du har markeret i oversigten.
Når felterne er udfyldt, kan du vælge knappen Udskriv eller knappen Vis udskrift. Når kontrollen af databasen er foretaget, og der ikke er fundet fejl, kan du konsolidere posterne på følgende måde: Tryk på menuknappen Funktion og vælg menupunktet Indlæs database….
Side 308 af 321 Har du flere regnskaber på samme database, kan de konsolideres samlet. Faneblad ’Koncernvirksomhed’:
Feltnavn Kode
Beskrivelse I dette felt vælger du den kode, du har opsat dit regnskab med under koncernvirksomhed. Bemærk: Har alle regnskaber på databasen samme opsætning, kan du konsolidere alle regnskaber på en gang. Det gør du ved at vælge første kode og sidste kode adskilt med to prikker. (10..11)
Fanebladet Indstillinger:
Feltnavn Startdato Slutdato Kopier dimensioner
Bilagsnr.
Beskrivelse Feltet udfyldes med den dato, der skal konsolideres fra. Feltet udfyldes med den dato, der skal konsolideres til. I dette felt vælger du de dimensioner, der skal medtages i konsolideringsregnskabet. Tryk på knappen ”…” og markér med et hak de ønskede dimensioner og tryk OK. Bemærk: Vær opmærksom på at feltet skal være udfyldt med de dimensioner, der er markeret i oversigten. Feltet udfyldes manuelt med et bilagsnr.
Side 309 af 321 Overordnet valutakode
Hvis feltet er markeret, ordnes posterne efter dato, når de overføres. Bemærk! Hvis Startdato og Slutdato indeholder ultimodatoer, er det ligegyldigt, om feltet er markeret.
Når du har trykket OK, får du følgende meddelelse:
Er perioden rigtig, trykker du på knappen Ja. Konsolidering af regnskaber fra flere databaser.
Skal flere regnskaber, der ikke ligger på samme database, konsolideres, kan der kun konsolideres et regnskab af gangen. Det vil sige, at i koncernvirksomhedsregnskaber, der skal konsolideres fra, udlæses en fil, der efterfølgende indlæses i lokalregnskabet. Dette afsnit beskriver, hvordan en fil udlæses fra koncernregnskabet og indlæses i lokalregnskabet. Koncernvirksomhedsregnskab Sti: Økonomistyring\Finans\Periodiske aktiviteter\Konsolidering\Udlæs konsolideringsposter…
Side 310 af 321
Fanebladet Indstillinger:
Feltnavn Filformat
Filnavn Startdato Slutdato
Anvend opr. Bogføringsdato
Kopier dimensioner
Overordnet valutakode
Beskrivelse Feltet angiver det filformat, som koncernvirksomheden sender oplysninger i. Hvis virksomheden har programversion 3.70 eller ældre, sender de en .txt-fil. Hvis de har version 4.00 eller nyere, sender de en .xml-fil. I feltet angiver du den sti, som filen skal gemmes på. Tryk på knappen ”…” for opslag via stifinderen. Feltet udfyldes med den dato, der skal konsolideres fra. Feltet udfyldes med den dato, der skal konsolideres til. Perioden, der er angivet i felterne Startdato og Slutdato, må ikke være på mere end 500 dage. Hvis du anvender en ultimodato, skal startdatoen og slutdatoen være den samme. Er der et flueben i feltet betyder det at bogføringsdatoen på den oprindelige post overføres til konsolideringsposten. Hvis feltet ikke er markeret, tages der i stedet for den sidste konsolideringsperiodes slutdato som bogføringsdato for konsolideringsposten. Hvis konsolideringsperioden eksempelvis er fra 1.1.2008 til 31.12.2008 vil posterne få dato 31.12.2008. I dette felt vælger du de dimensioner, der skal medtages i konsolideringsregnskabet. Tryk på knappen ”…” og markér med et hak, de ønskede dimensioner og tryk OK. Bemærk: Vær opmærksom på at feltet skal være udfyldt med de dimensioner, du har markeret i oversigten. Her kan du vælge valutakoden for det virksomhedsregnskab, hvor konsolideringen skal udføres.
Når felterne er udfyldt, skal du trykke OK.
Side 311 af 321
Lokalregnskabet Sti: Økonomistyring\Finans\Periodiske aktiviteter\Konsolidering\Koncernvirksomheder Indlæsning af konsolideringsposter. Når du skal kontrollere om data er rigtige, skal du vælge knappen Funktion og menupunktet Kontroller fil….
Fanebladet Indstillinger:
Inden du vælger ’Udskriv’ eller ’Vis udskrift’, skal du vælge den sti, hvor du gemte den udlæste fil. Tryk på knappen ”…” for opslag på drevet.
Bemærk: Er der ikke noget at udskrive, er filen klar til indlæsning.
Side 312 af 321 •
Vælg menuknappen Funktion og menupunktet Indlæs fil….
Fanebladet Indstillinger:
Feltnavn Filformat
Filnavn Bilagsnr.
Beskrivelse Feltet angiver det filformat, som koncernvirksomheden sender oplysninger i. Hvis virksomheden har programversion 3.70 eller ældre, sender de en .txt-fil. Hvis de har version 4.00 eller nyere, sender de en .xml-fil. Feltet udfyldes med den sti, hvor du gemte den udlæste fil. Tryk på knappen ”…” for opslag på drevet. Feltet udfyldes manuelt med et bilagsnr.
Når du har trykket på knappen OK, får du følgende meddelelse:
Er perioden rigtig, trykker du på knappen Ja. Journaler
Sti: Økonomistyring\Finans\Oversigt\Journaler Efter hver konsolidering dannes der en journal, der indeholder de poster der er konsolideret.
Side 313 af 321 Under Journaler ser du en oversigt over alle de journaler, der er dannet. Markér en journal, og tryk på menuknappen Journal og vælg menupunktet Finansposter.
Du ser nu alle de konsoliderede poster på finanskonti.
Bemærk: I beskrivelsesfeltet kan du se den dato, konsolideringen er foretaget.
Side 314 af 321 Ønsker du at se finansposterne med tilhørende dimensioner, skal du trykke på menuknappen Post og vælge menupunktet Finansdimensionsoversigt.
Vinduet Finansdimensionsoversigt er delt i to. Den ene halvdel viser finansposter og beløb, og den anden halvdel viser de tilhørende dimensionsværdier.
Rapporter til konsolidering
Sti: Økonomistyring\Finans\Rapporter\Konsolidering I forbindelse med konsolidering kan der udskrives tre rapporter. • Konsolideret • Konsolideret råbalance • Kons. Råbal.- 4 virksomhed
Side 315 af 321 I vinduet Koncernvirksomheder finder du menuknappen Rapporter, hvorfra de tre rapporter kan udskrives.
Rapporten ’Konsolidering (Arbejdskladde o. kons. Råbal.)’ viser arbejdskladden over en konsolideret råbalance. Fanebladet Finanskonto:
Feltnavn Nummer
Beskrivelse Feltet kan evt. udfyldes med konti fra finanskontoplanen. Bemærk: Skal alle konti fra kontoplanen med i rapporten skal feltet ikke udfyldes. Delregnskab filter Ønsker du at afgrænse på ”Delregnskab”, kan du vælge det ønskede delregnskab her. Tryk evt. på pilen. Bemærk: Skal alle delregnskaber med i rapporten, skal feltet ikke udfyldes.
Side 316 af 321 Global dimension Ønsker du at afgrænse på ”Globaldimensions 2”, kan du 2-filter her vælge de dimensionsværdier, du ønsker medtaget i rapporten. Tryk evt. på pilen. Bemærk: Skal alle dimensionsværdierne fra globaldimensions 2 med i rapporten, skal feltet ikke udfyldes. Fanebladet Indstillinger:
Feltnavn Startdato
Beskrivelse I dette felt angiver du den første dato for den periode, du ønsker udskrevet i rapporten. Slutdato I dette felt angiver du den sidste dato for den periode, du ønsker udskrevet i rapporten. Konc.virksomhed Dette felt udfylder du med den kode, du har oprettet i skode tabellen koncernvirksomheder. Tryk evt. på pilen og hent koden fra oversigten. Kladdetypenavn I dette felt vælger du en finanskladdetype. Kladdenavn I dette felt vælger du det kladdenavn, der er tilknyttet kladdetypenavnet. Vis I dette felt kan du vælge at få vist følgende: • Bevægelse • Saldo
Side 317 af 321 I det følgende ses et udsnit af rapporten Konsolidering.
Bemærk: I en finanskladde på konto 111001 er der registreret elimineringsposter, der ikke er bogført endnu. Rapporten ’Konsolideret råbalance’ anvendes, når du ønsker at se råbalancen for et koncernregnskab, hvor der indgår flere end fire koncernvirksomheder. Fanebladet Finanskonto:
Feltnavn Nummer
Beskrivelse Feltet kan evt. udfyldes med konti fra finanskontoplanen. Bemærk: Skal alle konti fra kontoplanen med i rapporten, skal feltet ikke udfyldes.
Side 318 af 321 Global dimension Ønsker du at afgrænse på ”Global dimension 1”, kan du 1-filter her vælge de dimensionsværdier, du ønsker medtaget i rapporten. Bemærk: Skal alle dimensioner med i rapporten, skal feltet ikke udfyldes. Global dimension Ønsker du at afgrænse på ”Global dimensions 2”, kan du 2-filter her vælge de dimensionsværdier, du ønsker medtaget i rapporten. Tryk evt. på pilen. Bemærk: Skal alle dimensioner med i rapporten, skal feltet ikke udfyldes. Fanebladet Indstillinger:
Feltnavn Startdato Slutdato Vis beløb i hele 1000
Beskrivelse I dette felt angiver du startdatoen for perioden. I dette felt angiver du slutdatoen for perioden. Markér feltet hvis du ønsker at se beløbene i hele 1000.
Side 319 af 321 I det følgende ses et udsnit af rapporten Råbalance.
Rapporten ’Kons. Råbal. (4)’ viser råbalancen for koncernregnskabet. Rapporten kan kun benyttes, hvis der højst er fire koncernvirksomheder, der skal konsolideres. Fanebladet Finanskonto:
Feltnavn Nummer
Beskrivelse Feltet kan evt. udfyldes med konti fra finanskontoplanen.
Bemærk: Skal alle konti fra kontoplanen med i rapporten, skal feltet ikke udfyldes. Global dimension Ønsker du at afgrænse på ”Globaldimensions 1”, kan du 1-filter her vælge de dimensionsværdier, du ønsker medtaget i rapporten. Tryk evt. på pilen. Bemærk: Skal alle dimensionsværdierne fra globaldimensions 1 med i rapporten, skal feltet ikke udfyldes.
Side 320 af 321 Global dimension Ønsker du at afgrænse på ”Globaldimensions 2”, kan du 2-filter her vælge de dimensionsværdier, du ønsker medtaget i rapporten. Tryk evt. på pilen. Bemærk: Skal alle dimensionsværdierne fra globaldimensions 2 med i rapporten, skal feltet ikke udfyldes. Koncernvirksomh I dette felt kan du indsætte et filter for edsfilter koncernvirksomheder, så værdierne i felterne Bevægelse, Saldo til dato, Saldo, Budg. beløb til dato og Budgetteret beløb kun viser saldoen for de valgte koncernvirksomheder. Fanebladet Indstillinger:
Feltnavn Startdato Slutdato Vis
Vis beløb i hele 1000
Beskrivelse I dette felt angiver du startdatoen for perioden. I dette felt angiver du slutdatoen for perioden. I dette felt kan du vælge at få vist følgende: • Bevægelse • Saldo Markér feltet hvis du ønsker at se beløbene i hele 1000.
Side 321 af 321 I det følgende ses et udsnit af rapporten Kons. Råbal. -4 virksomheder.
