SP3C Servizio Pubblico di Connettività, Collaborazione e Conservazione SPConn
SPColl
SPCons
Raccolta, conservazione sostitutiva e notifica digitali della documentazione legale e tributaria per i cittadini, le imprese e la pubblica amministrazione. PROPOSTA Giulio Beltrami, 2009
Sommario: Premessa...............................................................................................................................................1 Requisiti e obiettivi ..............................................................................................................................2 Soluzione proposta...............................................................................................................................3 Caratteristiche architettoniche..........................................................................................................4 Tecno-struttura .............................................................................................................................4 Info-struttura ................................................................................................................................5 Caratteristiche funzionali .................................................................................................................6 Benefici previsti ...................................................................................................................................7
Premessa Si propone una implementazione a valore aggiunto del SPC (Servizio Pubblico di Connettività e Collaborazione) del CNIPA (http://www.cnipa.it/); per cui la descrizione è finalizzata a illustrare tale valore aggiunto, rimandando alle specifiche SPC per le prestazioni generiche. Le considerazioni e soluzioni formulate si avvalgono della competenza di ITside (http://www.itside.it/) sulle problematiche di conservazione sostitutiva e in particolare sulla integrazione fra sistemi informativi gestionali e documentali.
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Requisiti e obiettivi Ci si continua ad illudere sulla eliminazione della carta negli uffici, con l’adozione di sistemi documentali, in grado di trattare a norma i documenti digitali, derivati dalla scansione dei documenti cartacei, ed i documenti informatici prodotti dai sistemi informativi gestionali, grandi o piccoli che siano (da ERP, CRM, SCM, ecc. fino a Office Business Application):
Ma se le tecnologie di produzione, gestione, memorizzazione, consultazione e trasmissione di documenti informatici (tipicamente Office, XML e PDF)1, stanno riducendo la carta, almeno nei rapporti d’affari correnti fra le imprese, stenta ad affermarsi la pratica della conservazione digitale sostitutiva della documentazione con valore legale, per due motivi: 1. La gestione quotidiana utilizza archivi informatici di lavoro, tipicamente data base e cartelle di file e caselle di posta, sempre più capaci e prestanti, ogni giorno che passa. 2. Il costo di possesso di un sistema di conservazione digitale non è giustificato dalla frequenza di consultazione, a babbo morto, e dai costi e rischi di gestione dell’archivio cartaceo. Solo un sistema pubblico di raccolta, conservazione e notifica digitali della documentazione, con valore legale/tributario, può garantire le economie di scala che permettano di toglierci la carta di torno, una volta per tutte, a favore dei cittadini, delle imprese e della pubblica amministrazione. Invero negli ultimi anni si sono verificate le condizioni tecniche e organizzative: 1. L’infrastruttura di telecomunicazione pubblica, con il Servizio Pubblico di Connettività e Collaborazione (SPConn-SPColl), offre “urbi et orbi” le capacità di integrazione applicativa della Service Oriented Architecture (SOA). 2. Alcune banche (Intesa S.Paolo, ecc.) e imprese di servizi (Info Camere, Poste Italiane, Comdata, ecc.) offrono servizi esternalizzati di gestione documentale alle imprese. 3. I principali prodotti ECMS/EDMS (OpenText, Esker, Alfresco, Filenet-IBM, Stellant-Oracle, Documentum-EMC, ecc.) prevedono SaaS (Software as a Service) ed interfacce standard di accesso ai contenuti (CMIS, JCR, ecc.) e di integrazione ERP (ArchiveLink, ecc.). abilitanti una fattiva collaborazione fra pubblico e privato, che permetta di estendere alle PMI ed ai Cittadini, servizi digitali di gestione della documentazione legale, più semplici ed economici da usare, di quelli tradizionali, rivolti alle grandi imprese ed alla stessa PA. Da ultimo, ma altrettanto importante, il supporto infrastrutturale del SP3C, agli enti e imprese locali ed ai visitatori, sarebbe ideale per Expo 2015.
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“Le tecnologie abilitanti ai processi aziendali di dematerializzazione” ClubTI 2007 “Dematerializzare per innovare - le relazioni digitali tra le imprese e la pubblica amministrazione” ClubTI Milano 2008
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Soluzione proposta “L’architettura SPC e la relativa porta di dominio rivestono un ruolo importante non solo come base delle prossime architetture delle Pubbliche Amministrazioni (PA), sia centrali che locali, ma anche come elemento trascinante verso soluzioni SOA per tutti i sistemi informativi in Italia.”2
Impresa Estesa
Ufficio Casa
SP3C
Impresa Conservatrice
Data Center
E’ quindi possibile sfruttare l’infrastruttura pubblica SPC per veicolare in sicurezza, adattandoli, servizi condivisi (shared services) di conservazione sostitutiva e notifica digitali, offerti “on the cloud” da imprese competenti e autorevoli ed implementati nei loro data-center: alla Pubblica Amministrazione, locale e centrale, come originalmente previsto; alle imprese, di qualsiasi natura e dimensione, anche tramite consorzi, associazioni e studi professionali (es. commercialisti); in prospettiva, ai cittadini ed alle loro famiglie, attraverso gli enti pubblici locali competenti. con l’obiettivo di garantire la massima qualità ed economia di tali servizi, intesi come “comodità”, in un regime di libero mercato per le imprese erogatrici.
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Libro Bianco della SOA – Club TI Milano, 2008
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Caratteristiche architettoniche
Tecno-struttura L’integrazione applicativa nel SPC prevede un primo livello di interoperabilità, assicurato dalla trasmissione di “Buste di e-Government”, fra servizi applicativi attestati alle “Porte di Dominio” ed un secondo livello di Servizi Infrastrutturali di Coordinamento Applicativo (SICA). Pertanto, nell’architettura SPCoop, per instaurare una relazione fra servizi applicativi (linea blu), è necessario definire un Accordo di Servizio (linea rossa), fra i Domini di Cooperazione interessati, nel Registro SICA (Servizi Infrastrutturali di Interoperabilità, Cooperazione e Accesso): Livello di Coordinamento – SICA Supporto di Gestione e Controllo Specifica degli Accordi di Servizio Specifica Regole di Nomenclatura
Servizi di Sicurezza SICA
Servizi di registro SICA
Accordo di Servizio
Indice dei Soggetti
Catalogo Schemi Concettuali / Ontologie
Specifica delle Regole di Sicurezza
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3 PAC1 DSC1
PAC3 PDC 1
DSC3
PAL2
PAL3
PDL2/3
DSL2
PDC 3
DSL3
4
Infrastruttura di Trasporto Erogazione Servizio PAC2 DSC2
PAL1 PDC 2
DSL1
DSC4 PDL1
PDC 4
PAC4
Livello di Interazione – Servizi Applicativi
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Cittadino Impresa
che convenendo fra le parti: Le funzionalità (classi di prestazioni) del servizio erogato Le interfacce di scambio dei messaggi tra erogatore e fruitore I requisiti di sicurezza dell’erogazione/fruizione I requisiti di qualità di servizio dell’erogazione/fruizione permetta alle applicazioni gestionali “front-office”, del cittadino e dell’impresa, di fruire di servizi “back-office” di notifica e conservazione sostitutiva, esposti nel SICA dalle imprese fornitrici, attraverso Porte di Dominio, concesse a enti locali, grandi e medie imprese, consorzi/associazioni di piccole imprese e studi professionali (es. commercialisti). Per garantire la scalabilità del servizio e la rettificazione dei procedimenti (Straight Through Processing), una volta individuate le modalità di trattamento nel Registro SICA, i documenti fluiscono direttamente (peer to peer) dal sistema gestionale dell’utente al sistema di conservazione digitale, e viceversa, attraverso un apposito Service Bus di SPC.
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Info-struttura Nel mondo delle imprese i pacchetti software gestionali da tempo offrono interfacce standard d’integrazione con i sistemi documentali; ad esempio SAP R/3 ha la API proprietaria ALE (Application Linking and Embedding), per scambiare qualsiasi informazione nel formato documentale proprietario IDocs, fra istanze SAP ed anche con applicativi non SAP; inoltre prevede il protocollo applicativo di gestione documentale ArchiveLink, con cui il DMS può avere diverse modalità di interazione con R/3 e di trattamento dei documenti in ingresso; e d’altra parte il DMS può archiviare qualsiasi report (ALF) e tabulato SAP, convertendoli in documenti PDF fincati, con l’opzione COLD (Computer Output Laser Disk). In particolare SP3C implementa un’interfaccia di archiviazione documentale tipo ArchiveLink, implementata in SOA (SOAP/WSDL) e declinabile a qualsiasi livello d’applicazione utente, da ERP a OBA (Office Business Application), in grado di offrire:
Impresa Utente
Impresa Conservatrice
Impresa Utente
Data Center
Data Center
Impresa Conservatrice
ai Fornitori servizi di formazione e conservazione digitale, presso il loro Conservatore, dei documenti interni o da notificare ai Clienti (ciclo attivo), ai Clienti servizi di consultazione e riproduzione (in copia conforme) dei documenti notificati dai Fornitori (ciclo passivo), disponibili presso il Conservatore di quest’ultimi La interoperabilità fra gli archivi dei diversi Conservatori, è garantita dall’adozione dello standard CMIS (Content Management Interoperability Services), mentre la notifica a norma dei documenti (offerte, ordini, fatture, ecc.) ai sistemi gestionali utente è supportata da servizi certificati: Semiautomatici di Posta Elettronica (PEC) e Protocollo Informatico (GEDOC), Automatici di EDI (Electronic Data Interchange), disponibili su SPC.
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Caratteristiche funzionali SP3C garantisce la raccolta e conservazione digitale dei documenti, modulata secondo l’evoluzione tecnologica e delle normative vigenti nei diversi Paesi, in cui anche le PMI si possono trovare ad operare, nella economia globalizzata: Timestamp Authority
Certification Authority Internet
Documenti cartacei scansionati
indici + immagine
Timestamp Authority
Certification Authority Internet
Formazione
Conservazione
(country dependent)
(country dependent)
Responsabile conservazione (Italia)
Documenti digitali HSM Token Smart USB card
HSM Token Smart USB card
Documenti amministrativi Documenti del personale Contratti Fatture Libri e registri, Libro giornale, Libro inventari, Registri Iva, Ordini, Contrattualistica, Libri sociali, Bilanci, Relazione dei sindaci e dei revisori, Relazione sulla gestione, DDT, Corrispondenza, Telegrammi Libro Unico del Lavoro, Cedolini paga, Cedolini riepilogo, Fogli presenza, Contratti, CUD, Modello 770, Modello 730, Libri e registri assicurativi
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Benefici previsti Invero SP3C funge da rete di smaltimento documentale, nell’ecologia dei sistemi informativi pubblici e privati, a beneficio dell’economia e della conformità normativa generali:
SP3C sfrutta le prestazioni native SPConn per veicolare le richieste di archiviazione documentale fra Imprese Utenti ed Imprese incaricate della conservazione digitale sostitutiva. SP3C sfrutta le prestazioni native SPColl per conciliare la interfaccia applicativa API utente standardizzata con quelle dedicate dei servizi commerciali di conservazione digitale sostitutiva. SP3C permette alle Imprese Utenti di condividere la documentazione unificata sulle forniture di propria competenza, come cliente o come fornitore, deduplicando ad esempio le fatture. SP3C prevede un prezzo “politico” al suo servizio di mediazione, fra Imprese Utenti e Imprese di Conservazione; pagato da queste ultime, per operare, in regime di libera concorrenza, con le Imprese Utenti. SP3C facilita la Impresa e il Cittadino utente a reperire la documentazione relative alle proprie forniture di servizi pubblici (telefono, luce, gas, ecc.), ad esempio contratti e bollette, qualora le Imprese eroganti (Utility) interfaccino SP3C, come Utente Fornitore o come Conservatore. SP3C offre un accesso unificato e semplificato al patrimonio documentale dell’impresa, sollevandola da costi di proprietà di sistemi informatici complessi e mutevoli, come quelli che realizzano la fatturazione elettronica e la conservazione digitale sostitutiva. SP3C giustifica sconti fiscali e incentivi economici per l’innovazione tecnologica, a favore delle Imprese servite, favorendone la conformità legale e tributaria. SP3C favorisce la proliferazione di servizi di gestione documentale “on the cloud”, a valore aggiunto rispetto alla mera conservazione digitale sostitutiva, attraverso la medesima infrastruttura pubblica di integrazione applicativa (SPC). Da ultimo, ma altrettanto importante, la partecipazione di privati al SPC favorirebbe il superamento delle secche di autorefenzialità entro cui la PA tende ad arenarsi.
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