ACG Vision4 Amministrazione Versione 1.4.0
Highligths
Il programma ACG Vision4 Amministrazione consente di risolvere le problematiche inerenti la Contabilità Generale, IVA, Clienti e Fornitori, Portafoglio Effetti, Rapporti Bancari di Conto Corrente e Castelletto, Contabilità Analitica, Cespiti, Gestione Crediti. All’interno dell’area amministrazione sono disponibili funzionalità che permettono una integrazione diretta con gli strumenti di produttività individuale (ad esempio. Analisi bilancio / Estratto conto bancario /.. su foglio elettronico, Lettera sollecito via mail, ..) Fornisce un punto unico d'accesso da cui immettere, modificare, cancellare, visualizzare e stampare una registrazione contabile, utilizzando formati video diversi per tipo di movimento: contabili con IVA clienti contabili con IVA fornitori contabili senza IVA pura IVA corrispettivi con aggiornamento immediato degli impegni di pagamento (rate). Per consentire una più facile immissione dei dati sono disponibili una serie di strumenti di utilità quali:
Sono inoltre disponibili funzioni di immissione di massa con controlli e liste che consentono di immettere registrazioni contabili, con movimenti bancari collegati e di analitica L'esercizio contabile è gestito nella divisa di conto, e sempre nella divisa di conto sono effettuate tutte le quadrature. Tutti gli importi originariamente in divisa estera sono convertiti in moneta di conto, utilizzando il cambio immesso con la registrazione o memorizzato sul sistema. E' possibile definire una seconda divisa di conto ed avere il controvalore in tale divisa di tutte le registrazioni contabili, siano esse in divisa estera che in divisa di conto, utilizzando il cambio opportunamente definito. Sono presenti le funzionalità che consentono alle aziende di adeguarsi alle normative degli IAS. I partitari Clienti e Fornitori sono gestiti a partite aperte, ma possono essere consultati anche a ripresa di saldo. Le registrazioni possono essere gestite per unità organizzativa (es. Divisione, Filiale,..) con ampia flessibilità nel tipo di gestione: a partire dalla gestione della 'divisione' solo sui Clienti e/o sui Fornitori per arrivare ad una gestione completa che permette di avere una chiusura di esercizio per divisione . La Contabilità Generale ha le seguenti caratteristiche:
immissione da registrazioni predefinite saldaconto clienti saldaconto fornitori saldaconto esigibilità differita Dalla funzione registrazione movimento bancario e' possibile generare il movimento contabile corrispondente e generare automaticamente righe di spesa. Se attivato il collegamento contabile con l’analitica, sarà possibile l'imputazione automatica per voci, centri o/e commesse. Permette di gestire i rapporti con le banche secondo diversi tipi di linee di credito: conti correnti, castelletto, anche in divisa.
partita doppia con quadratura dare/avere conti gestiti sia a ripresa di saldo sia a partite aperte divise estere unità organizzativa (divisione o filiale) per clienti e fornitori e le altre tipologie di conti interrogazioni e stampe di contabilità generale in divisa estera gestione di una seconda divisa di conto gestionale
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Permette la tenuta di scritture e di libri previsti dalla legislazione civilistico-fiscale e l'analisi del risultato di esercizio dell'azienda; consente inoltre la gestione dei rapporti credito/debito verso clienti/fornitori. Per le aziende che hanno necessità di gestire effetti attivi, generati all'interno o acquisiti per cessioni da clienti, anche in divisa estera è possibile l'emissione, la presentazione alla banca e la contabilizzazione di tali documenti. I tipi effetti gestiti sono: Pagherò Tratte accettate Tratte non accettate con spese Tratte non accettate senza spese Ricevute bancarie Ricevute d'incasso diretto E' possibile la gestione a vista per qualsiasi tipologia di effetto. Sono gestiti inoltre gli aspetti relativi alla Contabilità Analitica, che consentono di organizzare e rielaborare i dati sia a livello aziendale che per unità organizzativa, allo scopo di valutare costi e ricavi dei centri di attività e delle commesse, consentendo una gestione dell'azienda "activity based". I centri di attività si distinguono in centri di costo, centri di ricavo e centri di profitto mentre le commesse possono essere ad assorbimento di costi, di riferimento o di investimento. Accanto alle destinazioni primarie, centri e commesse, l’utente ha la possibilità di definire delle destinazioni secondarie denominate Codici Gestionali. Sono gestiti i beni ammortizzabili aziendali in termini di dati anagrafici, movimentazione di valore, procedure di ammortamento fiscale, civilistico e gestionale, registrazioni contabili collegate, reportistica fiscale e gestionale Per velocizzare le attività inerenti alla gestione del credito e migliorare i tempi d'incasso, riducendo lo scostamento fra la liquidità prevista e quella effettiva, l’applicazione propone una soluzione flessibile per organizzare un servizio recupero crediti corrispondente alle esigenze aziendali, grazie alla possibilità di impostare una struttura di pratiche, portafogli e “collector" basate sulle attività atte al recupero del credito. Il responsabile del recupero crediti necessita delle informazioni per una corretta valutazione della situazione creditizia di ogni cliente e per organizzarne le attività Sono proposti gli impegni da svolgere, generandoli automaticamente dalla situazione delle rate scadute. Ogni utente può accedere alla propria agenda per il recupero del credito relativamente ai clienti di competenza.
Un processo automatico mantiene sempre aggiornate le informazioni necessarie alla gestione crediti, prelevandole dalla Contabilità Generale. L'applicazione si può suddividere logicamente in: Contabilità Generale e IVA Contabilità Clienti e Fornitori Portafoglio Effetti Tesoreria: Rapporti di Conto Corrente e Castelletto e gestione Anticipi su Fatture Contabilità Analitica Cespiti Crediti
Funzionalità Contabilità Generale •
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Interrogazione e stampa mastrini di tipo civilistico e statistico, sia a ripresa di saldo che a partite aperte, anche su esercizi chiusi Interrogazione e stampa saldi giornalieri di tipo civilistico e statistico Interrogazione e stampa del bilancio di verifica, sia civilistico che statistico anche su esercizi chiusi; Stampa libro giornale in forma provvisoria e definitiva Gestione registrazioni provvisorie: permette, in modo massivo, di rendere definitive o annulllare o spostare a nuova data, le registrazioni provvisiorie immesse Bilanci Riclassificati, per periodo o a qualsiasi data, basati su schema previsto dalla normativa CEE e/o basati su schemi di riclassifica proposti o liberi Gestione Ratei e Risconti di fine esercizio Bilancio d’esercizio secondo piano dei conti Nota integrativa e Allegati (Saldi Clienti/Fornitori e Effetti) Chiusura e Apertura dell'esercizio, con gestione della sovrapposizione Gestione IAS: o gestione rettifiche manuali ed automatiche o bilancio di esercizio IAS/PCN o prospetto di riconcliazione o rilevazione chiusure e risultato rettifiche IAS Avviamento Caricamento : o registrazioni di installazione, o saldi partitari, o saldi per unità organizzativa, o dati riepilogativi IVA Gestione unità organizzativa Contabilità IVA Stampa registri e riepilogativo IVA in forma provvisoria e definitiva Stampa registri corrispettivi e registro riepilogativo in forma provvisoria e definitiva
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Scorporo giornaliero corrispettivi Liquidazione IVA provvisoria e definitiva Gestione dichiarazioni periodiche Gestione movimenti per Plafond Prospetto mensile Plafond fisso Gestione IVA CEE per gli scambi intracomunitari e redazione elenchi INTRA-1 e INTRA-2 o Gestione documenti INTRA e rettifiche o Gestione elenchi INTRA definitivi o Totalizzazione documenti INTRA o Generazione elenchi INTRA o Estrazione documenti da venditi/acquisti Lista di controllo annuale dati IVA Calcolo pro-rata annuale Riepilogo annuale IVA Liquidazione IVA annuale Comunicazione annuale dati IVA Ventilazione IVA Gestione multi-attività Contabilità Clienti
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Scheda cliente : – estratto conto a partite aperte – estratto conto a ripresa di saldo – scadenzari per cliente Report scheda cliente – estratto conto a partite aperte – estratto conto a ripresa di saldo – scadenzari per data, per cliente e altri elementi significativi Estratto conto consolidato (tutte le divise) Gestione rate Pareggio partite con abbuoni Gestione unità organizzativa Analisi del credito clienti Calcolare i principali indici ed indicatori di valutazione del credito su cui effettuare operazioni di consultazione tramite funzionalità incluse in Vision4.
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Portafoglio Effetti •
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Scheda fornitore : – estratto conto a partite aperte – estratto conto a ripresa di saldo – scadenzari per fornitore Report scheda fornitore – Estratto conto a partite aperte – estratto conto a ripresa di saldo – scadenzari per data, per fornitore , per banca e altri elementi significativi Gestione proposte e pagamenti a fornitori da scadenzario – Stampa lettere di bonifico – Stampa assegni – Stampa lettere di ritiro effetti – Preparazione bonifici elettronici domestici – Preparazione bonifici elettronici esteri – Inoltro Bonifici e Ritiro effetti elettronico Compensazione clienti-fornitori
Immissione, modifica, cancellazione, visualizzazione degli effetti attraverso un'apposita funzione di immissione dati alternativa all'immissione automatica da contabilità; Emissione, Stampa e Contabilizzazione effetti Generazione effetti cumulativi per data scadenza o per data registrazione Gestione e Stampa distinte Gestione RIBA, RID Gestione esito effetti ¾ Interattivo ¾ Collettivo ¾ da Ricevimento Conti Correnti
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Contabilità Fornitori •
La gestione permette di creare una proposta di rispetto compensazione fra soggetti che, all’azienda, ricoprono sia la veste di cliente che fornitore Estratto conto consolidato (tutte le divise) Gestione rate Pareggio partite con abbuoni Gestione unità organizzativa
Estratto conto (interrogazione e stampa) Saldi di conto corrente Sintesi Interessi (interrogazione e stampa) Proiezione saldi Chiusura conto provvisoria o definitiva con stampa dei prospetti di estratto conto capitale, estratto conto scalare, prospetto di liquidazione delle competenze Gestione conto unico Elaborazione movimenti della banca Funzioni che permettono di caricare negli archivi applicativi del prodotto, i movimenti ricevuti elettronicamente dalla banca e di confrontarli interattivamente con i movimenti già presenti Le funzioni di ricevimento dei movimenti bancari, consentono di: ¾ importare i movimenti inviati dalla banca in formato CBI, negli archivi predisposti dall'applicazione ¾ confrontare e riconciliare interattivamente i movimenti ricevuti dalla banca con i movimenti bancari dell'azienda ¾ confrontare e riconciliare automaticamente i movimenti della banca con i movimenti bancari dell’azienda segnalando eventuali differenze nelle stampe previste Castelletto
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Contabilizzazione effetti Distinte di: o sconto o incasso o SBF con: conto anticipi
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conto anticipi e conto di giro conto unico accredito immediato accredito a valuta maturata con tasso legato alla distinta Gestione automatica esito effetti e contabilizzazione distinte Interrogazione e stampa situazione castelletto: o dettaglio di castelletto o proiezione disponibilità
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Anticipi su fatture Le funzioni di quest’area permettono di realizzare e di controllare l’intero processo di anticipo e di generare le registrazioni contabili e bancarie che evidenziano nel sistema aziendale i relativi eventi. • Estrazione distinta ed approvazione • Stampa dei documenti di presentazione • Contabilizzazione ed esito • Situazione anticipi su fatture
Contabilità Analitica •
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Immissione automatica, dalle registrazioni contabili, dei movimenti di analitica con imputazione a centri di attività e/o commessa con dettaglio delle voci / natura di imputazione. Gestione degli schemi di collegamento per le imputazioni automatiche Rateizzazioni / frazionamento di una riga di registrazione Gestione movimenti di pura analitica con possibilità di generare movimenti a partire da schemi di registrazioni predefiniti Generazione movimenti di pura analitica a fronte di movimenti merci (e/o servizi) di magazzino. Immissione di massa movimenti di pura analitica Interrogazione e stampa dei mastrini dei centri di attività, delle commesse, delle voci e dei codici gestionali, con possibilità di scelta fra vari Layout. Analisi, con possibiltà di scendere fino al movimento originale : – dei costi per centri di attività, commesse – per voci di imputazione Gestione piani di ripartizione – a più livelli – su base fissa (percentuali) o dinamica (Actvity based costing) Chiusure mensili con possibilità di ribaltamento dei costi secondo i piani di ripartizione definiti Ripristino del pregresso Verifica quadratura con Contabilità generale Gestione di schemi di stampa, liberamente definibili, per ottenere delle situazioni di sintesi ricavate dai dati di consuntivo e dai valori di budget. Gestione di strutture gerarchiche per impostare delle relazioni gerarchiche tra le varie entità della contabilità analitica e anailisi/stampe dei valori sulla
base delle strutture. Cespiti •
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Calendario cespiti Può essere composto da esercizi di qualsiasi durata, eventualmente diversa da dodici mesi. L’esercizio può essere suddiviso in periodi, le cui date, iniziale e finale, sono definibili liberamente o possono essere calcolate dal sistema in base a criteri come la durata dei periodi, il numero dei periodi e così via. E’ prevista la possibilità di differenziare la suddivisione in periodi dell’esercizio, a seconda del tipo di ammortamento. Tipi di ammortamento E’ consentita la gestione di più tipi di ammortamento (civilistico, fiscale, gestionale, secondo le regole della casa madre, ecc.) Per ciascun tipo di ammortamento sarà possibile specificare differenti regole di calcolo e ripartizione degli ammortamenti e di aggiornamento dei valori ammortizzabili. Parametri della normativa fiscale E’ possibilie impostare i parametri relativi a cespiti materiali, cespiti immateriali, cespiti gratuitamente spese di devolvibili, spese pluriennali, manutenzione e riparazione, cespiti promiscui. Anagrafico cespiti Consente di gestire in modo integrato i dati caratteristici dei cespiti: dati anagrafici, descrittivi, fiscali, contabili e gestionali, criteri di classificazione, misurazioni di attività, dati di contabilità analitica, parametri di ammortamento, quote e saldi di ammortamento per periodo e per anno fiscale. Cespiti globali Rappresentano raggruppamenti logici di singoli cespiti, Movimentazioni di valore Per ciascun cespite registrato sarà possibile gestire le movimentazioni di valore: acquisti, vendite, rivalutazioni, svalutazioni, dismissioni,ecc. Registrazione delle spese di manutenzione ordinarie con associazione ai cespiti cui si riferiscono. Piani di ammortamento Permettono di definire politiche particolare per il calcolo degli ammortamenti Calcolo degli ammortamenti Per ciascun tipo di ammortamento gestito, sarà possibile richiedere il calcolo e la storicizzazione degli ammortamenti, per periodo e per esercizio. Il calcolo verrà effettuato applicando il metodo di ammortamento richiesto, per ciascun cespite, in anagrafico cespiti o sul cespite globale di appartenenza e terrà conto anche di tutti i parametri di ammortamento impostati esternamente a questo. Sono previste funzioni di stampa che consentono di confrontare i diversi tipi
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di ammortamento e di ottenere l’inventario delle variazioni di esercizio-periodo. Le righe contabili relative a cespiti possono essere tradotte in movimenti valore cespite all’atto dell’immissione o in un momento successivo. Sono abilitati 2000 cespiti: oltre tale numero è necessario acquisire il programma ACG Vision4 Cespiti EE.
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Fascicolo cliente Consente di eseguire una stampa riepilogativa delle attività (Task) di recupero Crediti effettuate per un determinato cliente in un determinato periodo
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E’ possibile riorganizzare le pratiche pagamento parziale dello scaduto
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il
Crediti •
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E’ possibile definire diverse politiche di recupero dei crediti e assegnarle ai clienti secondo delle regole flessibili e stabilite dall’azienda usufruendo di parametri definibili a livello generale e/o in modo selettivo sul singolo cliente. Possibilità di definire le politiche di recupero usufruendo di indicatori forniti dalla funzione di Analisi del credito di contabilità Attraverso Aggiornamento rate vengono aggiornate, in modo automatico tramite opportuna schedulazione, le informazioni necessarie al recupero del credito basandosi sui movimenti contabili dei clienti che hanno rate scadute. La fase di Aggiornamento rate si preoccupa, se così definito, di calcolare gli interessi a fronte di rate scadute applicando le regole definite nelle impostazioni generali o, specifiche, sul singolo cliente. E’ altresì possibile generare delle proposte di note di addebito degli interessi maturati.
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L’Agenda del collector propone al responsabile del portafoglio (collector) le attività da svolgere per recuperare il credito.
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La gestione delle lettere di sollecito si avvale di un layout precaricato (con la possibilità di crearne di nuovi secondo le proprie esigenze) con il quale comporre la lettera da inviare al cliente, o ad una lista di distribuzione, in formato pdf o via mail, via postel o fax
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Il documento di sollecito può essere generato in modo riepilogativo per l’agente che segue il/i cliente/i. La gestione per agente permette al collector (che può essere l’agente stesso) di analizzare lo scaduto dei propri clienti e tramite le funzioni di navigazione, verificare la situazione di ciascuna pratica entrando altresì nel dettaglio delle partite, dei documenti e delle rate scadute.
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Funzioni di ausilio per modifiche massive su impegni / clienti / pratiche
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Servizio che rileva gli aggiornamenti avvenuti in contabilità che permette di limitare l’aggiornamento dei dati dei crediti solo ai clienti effettivamente movimentati
Plus Facilità di utilizzo e customizzazione Integrazione con Integration Service Engine (ISE) e strumenti Office Ricchezza aree applicative Integrazione con l’area operativa a garanzia della trasversalità delle informazioni e dell’unicità del dato Gradualità nell’avviamento delle singole aree applicative con possibilità di recupero del pregresso
Prerequisiti ACG Vision4 Service Bus Base prerequisiti hardware e software
e relativi
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