ÅRSBERETNING 2014 iht
Program for intern overvågning i Langeland Forsyning A/S Langeland Spildevand ApS Langeland Vand ApS Langeland Affald ApS
Gældende for perioden 1.januar – 31.december 2014
Indholdsfortegnelse Overvågningsprogrammets indhold .................................................................................................................. 3 Årsberetningens indhold ................................................................................................................................... 3 Aftaler indgået på markedsvilkår – og skriftligt. ............................................................................................... 4 Kontrol med programmet ................................................................................................................................. 6 Aftaler indgået med kommuner ........................................................................................................................ 6 Programmets organisatoriske forankring.......................................................................................................... 6 Oversigt over mellemværender mellem kommune og vandselskaber ............................................................. 7 Forslag til tilføjelser og ændringer .................................................................................................................... 7 Bilag 1 ................................................................................................................................................................ 8 Program for intern overvågning ........................................................................................................................ 8 Generelt om programmet for intern overvågning .......................................................................................... 10 Intern overvågning i Langeland Forsyning A/S samt datterselskaber ............................................................. 10 Tiltag, der skal sikre, at aftaler indgås på markedsvilkår................................................................................. 11 Tiltag, der skal sikre, at aftaler foreligger skriftligt på aftaletidspunktet. ....................................................... 14 Tiltag, der skal sikre, at prisfastsættelsen i aftaler med kommuner er i overensstemmelse med bekendtgørelsen herom. ................................................................................................................................. 14 De ansattes forpligtelser i forhold til selskabets interne overvågning. ........................................................... 14 Rådgivere og øvrige personers forpligtelser i forhold til selskabets interne kontrol, når de udfører opgaver for selskabet. ................................................................................................................................................... 15 Selskabets kontrol med overholdelse af programmet. ................................................................................... 15 Bilag 2 .............................................................................................................................................................. 19 Revisionsselskabets lovpligtige erklæringer om den interne overvågning ..................................................... 19 Langeland Vand ApS ........................................................................................................................................ 19 Langeland Spildevand ApS ............................................................................................................................... 19 Bilag 3 .............................................................................................................................................................. 22 Redegørelser og erklæringer om vandselskabernes deltagelse i anden virksomhed ..................................... 22 Langeland Vand ApS ........................................................................................................................................ 22 Langeland Spildevand ApS ............................................................................................................................... 22 Bilag 4 .............................................................................................................................................................. 27 Stikprøvejournal .............................................................................................................................................. 27
2
Indledning Lov om vandsektorens organisering og økonomiske forhold (Vandsektorloven) § 19 foreskriver, at Vandselskaber skal opstille et program for intern overvågning, som beskriver vandselskabets tiltag for at sikre, at aftaler indgås på markedsvilkår, samt sikre, at det kontrolleres på passende måde, at aftalerne indgås på markedsvilkår. BEK nr. 298 af 25/03/2010 Bekendtgørelse om program for vandselskabers interne overvågning beskriver de nærmere retningslinjer for, hvad et sådant program skal indeholde. Ifølge bekendtgørelsen skal Langeland Vand ApS og Langeland Spildevand ApS offentliggøre en årsberetning for hvert kalenderår med beskrivelse af programmet. Årsberetningen skal endvidere indeholde en beskrivelse af programmets gennemførelse, herunder den foretagne kontrol af programmet.
Overvågningsprogrammets indhold Selve programmet for intern overvågning, der er en del af Langeland Forsyning A/S kvalitetssikringssystem, beskriver de tiltag
der skal sikre, at aftaler, som selskaberne indgår, indgås på markedsvilkår, jf. lovens § 19, stk. 5, herunder foranstaltninger til afsøgning af markedet for de ydelser, som aftalen vedrører, eller sammenlignelige ydelser,
der skal sikre overholdelsen af kravet om, at aftaler, som selskabet indgår, skal foreligge skriftligt på aftaletidspunktet, jf. lovens § 19, stk. 6, og
der skal sikre, at prisfastsættelsen i selskabets aftaler med kommuner om varetagelse af administrative opgaver er i overensstemmelse med bekendtgørelsen om kommuners varetagelse af administrative opgaver for visse vandselskaber.
Programmet beskriver endvidere de specifikke forpligtelser, som
selskabets ansatte,
rådgivere og øvrige personer, som udfører opgaver for selskabet,
er underlagt som led i gennemførelsen af de tiltag, som er nævnt ovenfor. Endelig indeholder programmet en beskrivelse af, hvordan selskabet gennemfører en passende kontrol med overholdelsen af programmet, hvordan medarbejderne informeres om programmet, samt om rapporteringen til Forsyningssekretariatet.
Årsberetningens indhold Årsberetningen, dvs. nærværende dokument, beskriver primært hændelser og tiltag i Langeland Vand ApS og Langeland Spildevand ApS vedrørende programmet for intern overvågning, der er sket i kalenderåret 2014. Her beskrives endvidere, hvorledes der er ført kontrol med programmet, evt. forslag til tilføjelser og ændringer, beskrivelse af den organisatoriske forankring samt eventuelle klager over manglende ”prisbevidsthed”.
3
Aftaler indgået på markedsvilkår – og skriftligt. Langeland Forsyning A/S ( Langeland Vand ApS og Langeland Spildevand ApS) Markedet for leverancer af ”dag til dag” forbrugsgods til driften i alle selskaber er blevet undersøgt i sidste halvår 2010. Herudover er der løbende indhentet priser fra flere leverandører, idet det samtidigt er undersøgt, hvorledes leverandørernes anvisninger lever op til arbejdsmiljølovgivningen. Ud fra en samlet konkret vurdering er den skriftlige rammeaftale om leverancerne forsat i 2014, idet der er fulgt op på leverandøranvisningerne.
I forbindelse med arbejdet med etablering af SRO-anlæg, dækkende begge vandselskabernes område, er der afholdt fælles, indbudt licitation på bygherrerådgivningsentreprisen i 2011. Der blev indgået entreprisekontrakt med lavestbydende på 1. etape samt indgået rammeaftale for efterfølgende rådgivning. Rammeaftalen gældende maksimalt 4 år er kontrolleret overholdt i 2014. I forbindelse med afholdt fælles, indbudt licitation på SRO-systemleverancerne i 2011 blev der indgået leveringsaftale med lavestbydende. Systemleverancerne er fortsat i 2014. I forbindelse med afholdt fælles, indbudt licitation på El-tavle entrepriserne i 2011 blev der indgået Rammeaftale med den lavestbydende. Rammeaftalen er gældende maksimalt 4 år og kontrolleret overholdt i 2014. I forbindelse med afholdt fælles, indbudt licitation på SRO-entrepriserne blev der i 2011 indgået Rammeaftale med den lavestbydende. Rammeaftalen er gældende maksimalt 4 år og er kontrolleret overholdt i 2014.
Langeland Vand ApS I offentligt udbud er i 2011 indhentet tilbud på en rammeaftale på levering af koldtvandsmålere mm. over en to-årig periode. Tre firmaer afgav pris. Efter evaluering af tilbuddene blev der indgået aftale med leverandøren med det for Langeland Vand ApS mest fordelagtige tilbud. (Tilbuddet var samtidig det laveste). Rammeaftalen er i starten af 2014 fornyet for yderligere 2 år på samme betingelser, på baggrund af den valgte teknologi. Køb i 2014 er kontrolleret i forhold til aftalen. På baggrund af ordreholdende firmas konkurs er der i forbindelse med vedligeholdelse omkring drikkevandsboringer indhentet tre underhåndsbud fra lokale firmaer. Det billigste valgt. Gravearbejde mm. i forbindelse med Nødforsyningsledning i Snaremose er efter indbudt licitation blandt 4 entreprenører overdraget den lavestbydende. Ledningsarbejde udført i eget regi. Gravearbejde mm. i forbindelse med ledningsrenoveringsprojekter i Rudkøbing – bl. a. Toftevej er efter indbudt licitation blandt 4 entreprenører overdraget den lavestbydende. Ledningsarbejdet udført i eget regi, idet der sammen med VandcenterSyd har været samarbejdet omkring et udviklingsprojekt omkring ”ledningsbursting”. .
4
Langeland Spildevand ApS I forbindelse med kloakprojekter med bygherreleverancer og i forbindelse med udskiftning af pumper m.m. har Langeland Forsyning A/S fortsat afsøgt markedet for så vidt angår pumper, styringer og rør- og fittings-leverancer. Der er indhentet tilbud på leverancerne i form af samhandelsaftaler – med kort løbetid. Ud fra den givne situation vælges den til den pågældende opgave mest velegnede komponent – er der flere leverandører af komponenten, vælges den billigste leverandør. Tømningsordning udbudt i EU-regi. To firmaer bød på opgaven for 2013-2015. Billigste valgt. Afregning kontrolleret for 2014. Oversvømmelseskort udbudt blandt tre firmaer i 2013. Leverandør valgt efter evaluering. Afregnes efter præsterede timer. Afregning i 2014 kontrolleret. Spuling og TV-inspektion 2014 udbudt blandt tre firmaer. Billigste valgt. Entreprisesum kr. 190.510. Kloakprojektet Fodslette etape 2 er udbudt i begrænset udbud til fire firmaer, heraf to udenøs. Billigste valgt. Entreprisesum kr. 1.777.332. Regnvandsledning i Biblioteksgården genudbudt efter aflysning i 2013. Efter forhandling er opgaven overdraget lavestbydende på baggrund af aftalte priser. Kloakprojektet Renovering Nørrebro/Fredensvej er udbudt i begrænset udbud til tre firmaer. Billigste valgt. Entreprisesum 342.750. Kloakprojektet Strynø er udbudt i begrænset udbud til fire firmaer, heraf et udenøs. Billigste valgt. Entreprisesum kr. 7.295.000. Regnvandsledning v Havnen er udbudt i begrænset udbud til fire firmaer, heraf et udenøs. Billigste valgt. Entreprisesum kr. 1.138.485. Bassin mm. v. Sommerlyst er udbudt i begrænset udbud til fire lokale firmaer. Billigste valgt. Entreprisesum kr. 530.860. Oprensning af Bassin mm. v. Schnorhrsvej er udbudt i begrænset udbud til fire firmaer, heraf to udenøs. Billigste valgt. Entreprisesum kr. 438.154. Strømpeforing Fredensvej mm. er udbudt i begrænset udbud til tre specialfirmaer. Billigste valgt. Entreprisesum kr. 1.480.534. På levering af fældningskemikalier er indhentet priser til en rammekontrakt blandt tre leverandører. Rammekontraktens årlige anskaffelsessum er på kr. 259.200.
Langeland Affald ApS Affaldsforbrændingen for en fireårig periode med mulighed for forlængelse til maksimalt 6 år blev udbudt i EU-licitation i slutningen af 2011. Tre forbrændingsanlæg afgav tilbud. Tilbudsgiver, der afgav det for Langeland Affald ApS økonomisk mest favorable tilbud efter indregning af kørselsudgifterne, fik overdraget opgaven – foreløbigt for perioden 2012-2015. Kontrakten er kontrolleret overholdt.
5
Levering af nye containere til genbrugsområdet udbudt i licitation i 2013. 5 bud blev modtaget. Billigste leverandør valgt efter evaluering af tilbuddene. Prisindhentningen har dannet baggrund for årets supplerings køb.
Kontrol med programmet Direktøren har, som ansvarlig for den interne overvågning, stikprøvevis – se ovenfor konstateret, at programmet efterleves af de relevante medarbejdere. I den forbindelse kan det konstateres, at der er relevant dokumentation i virksomhedens ESDH-system, der efterviser, at markedet er forsøgt afdækket med henblik på at sikre, at de aftaler, der indgås af den enkelte medarbejder, indgås på markedsvilkår. Revisionsopgavens omfang og pris har sammen med et sammenligningsgrundlag været forelagt bestyrelsen for moderselskabet Langeland Forsyning A/S. Generalforsamlingen har i 2014 besluttet, at revisionsopgaven overdrages BDO Statsautoriseret Revisionsaktieselskab. Med hensyn til aftalernes skriftlighed er det konstateret, at alle væsentlige aftaler er indgået skriftligt på baggrund af foreliggende tilbud. Der er – for så vidt angår mindre køb og tjenesteydelser – i meget stor udstrækning anvendt rekvisitioner, som følger faktureringen. Endvidere har selskabets statsautoriserede revisionsselskab i forbindelse med den almindelige revision af selskabernes regnskaber undersøgt, om det af selskabet opsatte program efterleves. Revisionsselskabets erklæring herom foreligger som bilag 2.
Aftaler indgået med kommuner For så vidt angår Langeland Spildevand ApS og Langeland Vand ApS er der ikke indgået administrative aftaler med kommuner, som relaterer sig til disse selskaber. Al administration – herunder løn, IT, forbrugsafgifter, regnskab mm. - for selskaberne udføres i Langeland Forsyning A/S´regi.
Programmets organisatoriske forankring På de afholdte personalemøder med deltagelse af administrativt og teknisk personale, samt driftsledere er Programmet for intern overvågning blevet drøftet særskilt med henblik på fortsat implementering og ajourføring i hele organisationen. Spørgsmål om fortolkninger af regelsættet er blevet drøftet - og har fundet sin løsning. Kravet om anvendelsen af ESDHsystemet DocuNote til dokumentation for programmets overholdelse er blevet understreget på disse møder. Driftspersonalet er igennem driftsledernes personalemøder blevet informeret om programmet, og i den forbindelse har virksomhedens rekvisitionssystem været indgangsvinkel sammen med klikregistreringen i Navision på de enkelte projekter – både på drifts- og anlægsopgaver.
6
Oversigt over mellemværender mellem kommune og vandselskaber Mellemværender, der er afviklet helt eller delvis på tidspunktet for årsberetningens offentliggørelse, jf. bekendtgørelse om afvikling af mellemværender mellem kommuner og vandselskaber.
Langeland Vand ApS Overtaget under-/overdækning pr. 1/1 2010 - gældsbrev Afdrag 1. januar 2011 Afdrag 1. januar 2012 Afdrag 1. januar 2013 Afdrag 1. januar 2014 Afdrag 1. januar 2015 Saldo 1. januar 2015 Påløbne renter gældsbrev indtil 30/4 2015 I alt - Mellemværende pr. 30/4 2015
9.555.394,00 -825.113,00 -851.682,00 -879.106,00 -907.413,00 -936.632,00 5.155.448,00 55.335,00 5.210.783,00
Der er ingen forfaldne beløb pr. 30/4 2014
Langeland Spildevand ApS Overtaget under-/overdækning pr. 1/1 2010 - gældsbrev Afdrag 1. januar 2011 Afdrag 1. januar 2012 Afdrag 1. januar 2013 Afdrag 1. januar 2014 Afdrag 1. januar 2015 Saldo 1. januar 2015 Påløbne renter gældsbrev indtil 30/4 2015 I alt - Mellemværende pr. 30/4 2015
2.886.890,00 -249.284,00 -257.311,00 -265.597,00 -274.149,00 -282.977,00 1.557.572,00 16.718,00 1.574.290,00
Der er ingen forfaldne beløb pr. 30/4 2014
Forslag til tilføjelser og ændringer Direktøren, der jævnfør det foreliggende program er ansvarlig for programmets opdatering i forhold til lovgivningen, finder på baggrund af programmets anvendelse i perioden 1. januar 31. december 2014, at der ikke er anledning til at foretage ændringer i det vedtagne program, der er vedlagt som Bilag 1 – med de af EU-Kommissionen udmeldte tærskelværdier gældende for 2014/2015 jf. meddelelse 2013/C 366/01. For Langeland Vand ApS og Langeland Spildevand ApS: Humble den 19.3.2015
Signeret:
Peter B. Andreasen, Direktør
7
Bilag 1 Program for intern overvågning
Program for intern overvågning i Langeland Forsyning A/S Langeland Spildevand ApS Langeland Vand ApS Langeland Affald ApS
Gældende fra 1. Juni 2011 – 2. udgave 8
Indholdsfortegnelse Generelt om programmet for intern overvågning .......................................................................................... 10 Intern overvågning i Langeland Forsyning A/S samt datterselskaber ............................................................. 10 Tiltag, der skal sikre, at aftaler indgås på markedsvilkår................................................................................. 11 Tiltag, der skal sikre, at aftaler foreligger skriftligt på aftaletidspunktet. ....................................................... 14 Tiltag, der skal sikre, at prisfastsættelsen i aftaler med kommuner er i overensstemmelse med bekendtgørelsen herom. ................................................................................................................................. 14 De ansattes forpligtelser i forhold til selskabets interne overvågning. ........................................................... 14 Rådgivere og øvrige personers forpligtelser i forhold til selskabets interne kontrol, når de udfører opgaver for selskabet. ................................................................................................................................................... 15 Selskabets kontrol med overholdelse af programmet. ................................................................................... 15
9
Generelt om programmet for intern overvågning Langeland Spildevand ApS og Langeland Vand ApS er begge vandselskaber, der er omfattet af vandsektorlovens § 2 stk. 1. Disse to selskaber skal i henhold til BEK nr 298 af 25/03/2010 Bekendtgørelse om program for vandselskabers interne overvågning opstille et program for intern overvågning. Programmet skal beskrive:
de tiltag, der skal sikre, at aftaler, som selskaberne indgår, indgås på markedsvilkår, jf. lovens § 19, stk. 5, herunder foranstaltninger til afsøgning af markedet for de ydelser, som aftalen vedrører, eller sammenlignelige ydelser,
de tiltag, der skal sikre overholdelsen af kravet om, at aftaler, som selskabet indgår, skal foreligge skriftligt på aftaletidspunktet, jf. lovens § 19, stk. 6, og
de tiltag, der skal sikre, at prisfastsættelsen i selskabets aftaler med kommuner om varetagelse af administrative opgaver er i overensstemmelse med bekendtgørelsen om kommuners varetagelse af administrative opgaver for visse vandselskaber.
Programmet skal endvidere beskrive de specifikke forpligtelser, som
selskabets ansatte,
rådgivere og øvrige personer, som udfører opgaver for selskabet,
er underlagt som led i gennemførelsen af de tiltag, som er nævnt ovenfor. Endelig skal programmet beskrive, hvordan selskabet gennemfører en passende kontrol med overholdelsen af programmet.
Intern overvågning i Langeland Forsyning A/S samt datterselskaber Langeland Spildevand ApS og Langeland Vand ApS er begge vandselskaber, der er 100% ejet af Langeland Forsyning A/S, der er 100% ejet af Langeland Kommune. Langeland Forsyning A/S ejer endvidere affaldsselskabet Langeland Affald ApS. Langeland Forsyning A/S virker samtidigt som serviceselskab for de tre datterselskaber, idet alle medarbejdere er ansat i Langeland Forsyning A/S og udlejes til de enkelte datterselskaber i henhold til indgået aftale efter behov. For at sikre at også aftaler, der indgås internt i koncernen, opfylder bekendtgørelsens bestemmelser, er programmet for intern overvågning opstillet således, at det skal gælde for alle fire selskaber i koncernen. Formålet med, at aftaler skal indgås på markedsvilkår, og at dette skal overvåges internt, er at det enkelte selskabs aftaler alene skal varetage selskabets egne interesser og ikke indebærer diskriminering af kunder eller leverandører. Selskaberne skal drives omkostningseffektivt. Navnlig skal forholdsregler forhindre, at der overføres midler til interesseforbundne selskaber gennem accept af for høje priser ved indkøb eller for lav prissætning ved egne produkter.
10
Tiltag, der skal sikre, at aftaler indgås på markedsvilkår. For at sikre, at aftaler indgås på markedsvilkår påhviler det den medarbejder, der – efter delegering - på virksomhedens vegne indgår en aftale, at overholde nedennævnte retningslinier:
Mellem koncernens selskaber: Alle aftaler mellem koncernens selskaber udarbejdes efter ”arms-længde-princippet”, således at der foreligger skriftlige aftaler om driftsforhold og administrative forhold med basis i markedsbestemte afregningspriser for de købte/leverede ydelser. Aftalerne indgås skriftligt i forbindelse med budgetlægningen for det kommende år, idet markedspriserne undersøges og dokumenteres i samme forbindelse. Aftalerne forelægges for bestyrelsen for Langeland Forsyning A/S med henblik på godkendelse. Aftalerne arkiveres i DocuNote.
Ved varekøb: Medarbejderen skal ved et varekøb, der beløbsmæssigt overstiger kr. 1.000,- gennem tilgængelige prislister på nettet eller ved rekvisition sikre sig at købet foregår til en konkurrencedygtig pris. Prisliste eller uddrag heraf skal forefindes hos medarbejderen eller i DocuNote. Sikringen kan også ske ved, at et af nedennævnte tiltag iværksættes inden aftale indgås. Medarbejderen skal ved et varekøb, der beløbsmæssigt overstiger kr. 10.000,- gennem tilgængelige prislister på nettet eller ved rekvisition sikre sig, at købet foregår til konkurrencedygtig pris. Hvor købet er en tilbagevendende akt, skal medarbejderen undersøge mulighederne for at indgå en rammeaftale. Rammeaftalen skal udtrykke, hvor stor en rabat, der ydes på listepriserne. Rammeaftalen skal forefindes hos medarbejderen og i DocuNote. Medarbejderen skal ved et varekøb, der beløbsmæssigt overstiger kr. 100.000,- gennem tilgængelige prislister på nettet og/eller ved samtidig indhentning af tilbud sikre sig, at købet foregår til konkurrencedygtig pris. Der skal mindst indhentes tre tilbud, såfremt der findes flere leverandører på markedet. Medarbejderen skal afsøge mulighederne for at indgå en rammeaftale, såfremt varekøbet egner sig herfor. Rammeaftalen kan evt. udtrykke, hvor stor en rabat, der ydes på listepriser. Før indgåelse af rammeaftale skal markedet afsøges, og forslag til rammeaftaler fra forskellige leverandører indhentes. De modtagne tilbud vurderes i forhold til pris, kvalitet, leveringsbetingelser og egnethed. Den indgåede rammeaftale samt tilbuddene skal forefindes hos medarbejderen / i DocuNote. Der er intet til hindring for, at en medarbejder, hvor der i ovenstående tilfælde er indhentet tilbud og/eller indgået rammeaftale, kan indgå købsaftale, såfremt denne indgås til samme pris som ved den seneste prisindhentning efter retningslinierne – korrigeret for aktuel prisudvikling. Det forudsættes, at der indhentes dokumentation for prisudviklingen, inden den skriftlig kontrakt/ordre indgås, og at materialet arkiveres i sagen i DocuNote. Medarbejderen skal ved et varekøb, der beløbsmæssigt overstiger EU´s tærskelværdi i 2010-2011 på 2.884.350 kr. for Langeland Vand Vand ApS, lade foretage prisindhentning i overensstemmelse med Forsyningsvirksomhedsdirektivets regler. Ved et varekøb, der beløbsmæssigt overstiger EU´s tærskelværdi i 2010-2011 på 1.438.448 kr. for Langeland Spildevand Aps, Langeland Affald ApS og Langeland Forsyning A/S skal medarbejderen lade foretage prisindhentning i overensstemmelse med Udbudsdirektivets regler. Direktivernes regler finder også anvendelse ved delydelser.
11
Ved tjenesteydelser: Medarbejderen skal ved køb af tjenesteydelser, der beløbsmæssigt overstiger kr. 10.000,gennem tilgængelige prislister på nettet eller ved rekvisition sikre sig at købet foregår til en konkurrencedygtig pris. Prisliste eller uddrag heraf skal forefindes hos medarbejderen eller i DocuNote. Sikringen kan også ske ved, at et af nedennævnte tiltag iværksættes inden aftale indgås. Medarbejderen skal ved køb af tjenesteydelser, der beløbsmæssigt overstiger kr. 100.000,ved samtidig indhentning af tilbud sikre sig, at købet foregår til konkurrencedygtig pris. Der skal mindst indhentes tre tilbud, såfremt der findes flere leverandører på markedet. Medarbejderen kan også afsøge mulighederne for at indgå en rammeaftale, såfremt varekøbet egner sig herfor. Rammeaftalen kan evt. udtrykke, hvor stor en rabat, der ydes på listepriser. Før indgåelse af rammeaftale skal markedet afsøges, og forslag til rammeaftaler fra forskellige leverandører indhentes. De modtagne forslag vurderes i forhold til pris, kvalitet, leveringsbetingelser og egnethed. Den indgåede rammeaftale samt forslagene skal forefindes hos medarbejderen / i DocuNote. Medarbejderen skal ved køb af tjenesteydelser, der beløbsmæssigt overstiger EU´s tærskelværdi i 2010-2011 på 2.884.350 kr. for Langeland Vand ApS lade foretage prisindhentning i overensstemmelse med Forsyningsvirksomhedsdirektivets regler. Ved køb af tjenesteydelser, der beløbsmæssigt overstiger EU´s tærskelværdi i 2010-2011 på 1.438.448 kr. for Langeland Spildevand Aps, Langeland Affald ApS og Langeland Forsyning A/S skal medarbejderen lade foretage prisindhentning i overensstemmelse med Udbuds-direktivets regler. Direktivernes regler finder også anvendelse ved deltkenesteydelser. Tjenesteydelser, som selskabet lovgivningsmæssigt er forpligtiget til at iværksætte - som led i selskabets virksomhed som aktieselskab og som led i den interne kontrol, skal mindst hvert fjerde år udsættes for konkurrence – første gang senest pr. 1.1.2014. Generalforsamlingen er besluttende organ.
Ved bygge- og anlægsarbejder: Medarbejderen skal ved et bygge- og anlægsarbejde, der beløbsmæssigt ikke overstiger kr. 100.000,- sikre sig, at arbejdet udføres til konkurrencedygtig pris. Til en vurdering heraf kan arbejdet sammenlignes med tidligere, aktuelt udførte arbejder. Der udarbejdes grov kalkulation herudfra, hvorefter der indhentes underhåndsbud (1 – 4 afhængig af aktuel sag). Underhåndsbud indhentes ved skiftende kreds af entreprenører, idet det tilstræbes, at man også spørger den ”mest lokale” for at mindske ”startomkostningerne” ved arbejdet. De modtagne bud arkiveres i DocuNote. Medarbejderen skal ved et bygge- og anlægsarbejde, der beløbsmæssigt overstiger kr. 100.000,- ved samtidig indhentning af tilbud sikre sig, at arbejdet udføres til konkurrencedygtig pris. Der skal mindst indhentes tre underhåndsbud eller afholdes indbudt licitation blandt mindst 4 deltagere. De modtagne bud arkiveres i DocuNote. Såfremt bygge- og anlægsarbejdet sker i samarbejde med anden ledningsejer kan antallet af underhåndsbud nedsættes til ét, såfremt det ud fra tidligere entrepriser eftervises, at det modtagne bud svarer til markedsprisen. Medarbejderen kan også afsøge mulighederne for at indgå en rammeaftale, såfremt entreprisen egner sig herfor. Rammeaftalen kan evt. udtrykke til hvilken enhedspris, der afregnes. Før indgåelse af rammeaftale skal markedet afsøges, og forslag til rammeaftaler fra forskellige entreprenører indhentes. De modtagne forslag vurderes i forhold til pris, kvalitet, leveringsbetingelser og egnethed. Den indgåede rammeaftale samt forslagene skal forefindes hos medarbejderen / i DocuNote.
12
Medarbejderen skal ved et bygge- og anlægsarbejde, der beløbsmæssigt overstiger kr. 500.000,- ved samtidig indhentning af tilbud sikre sig, at arbejdet udføres til konkurrencedygtig pris. Der afholdes begrænset udbud blandt mindst 4 deltagere eller offentligt udbud. De modtagne bud arkiveres i DocuNote. Medarbejderen kan også afsøge mulighederne for at indgå en rammeaftale, såfremt entreprisen egner sig herfor. Rammeaftalen kan evt. udtrykke til hvilken enhedspris, der afregnes. Før indgåelse af rammeaftale skal markedet afsøges, og forslag til rammeaftaler fra forskellige relevante entreprenører indhentes. De modtagne forslag vurderes i forhold til pris, kvalitet, leveringsbetingelser og egnethed. Den indgåede rammeaftale samt forslagene skal forefindes hos medarbejderen / i DocuNote. Der er intet til hindring for, at udbud af ovenstående bygge- og anlægsarbejder kan ske i samarbejde med andre anlægsaktører - f. eks. i forbindelse med byggemodninger eller i forbindelse med renoveringsarbejder - såfremt der i forbindelse med udbuddet indhentes bud fra flere aktører i henhold til ovenstående. I forbindelse med opstilling af tildelingskriterier skal medarbejderen sikre sig, at tildelingen sker under iagttagelse af kriterierne – billigst muligt for selskabet og bedste kvalitetsmålopfyldelse for selskabet. Medarbejderen skal ved et bygge- og anlægsarbejde, der beløbsmæssigt overstiger EU´s tærskelværdi i 2010-2011 på 36.110.270 kr. for Langeland Vand ApS lade foretage prisindhentning i overensstemmelse med Forsyningsvirksomheds-direktivets regler. Ved et bygge- og anlægsarbejde, der beløbsmæssigt overstiger EU´s tærskelværdi i 20102011 på 36.110.270 kr. for Langeland Spildevand Aps, Langeland Affald ApS og Langeland Forsyning A/S skal medarbejderen lade foretage prisindhentning i overensstemmelse med Udbuds-direktivets regler. Direktiverne finder også anvendelse på delarbejder.
13
Tiltag, der skal sikre, at aftaler foreligger skriftligt på aftaletidspunktet. Når afdækningen af markedsprisen på de pågældende ydelser i spil er sket i overensstemmelse med ovenstående, arkiveres de indkomne tilbud i DocuNote. Der udarbejdes et responsum, hvor de indkomne tilbud sammenlignes – og evalueres på pris, kvalitet, mm i forhold til udbudsbetingelserne. Dette responsum arkiveres i sagen i DocuNote. Efter en eventuel stand-still periode skrives ordre/accept på opgaven. Accepten skal indeholde oplysninger om leverancens omfang, prissætning, tidsplan og betalingsbetingelser. Ordre/accept arkiveres i sagen i DocuNote. Såfremt ydelsen refererer til indgået rammeaftale udfyldes rekvisition, der arkiveres på sagen.
Tiltag, der skal sikre, at prisfastsættelsen i aftaler med kommuner er i overensstemmelse med bekendtgørelsen herom. Langeland Forsyning A/S har besluttet principielt selv at varetage samtlige de opgaver, der i bekendtgørelsen om kommuners varetagelse af administrative opgaver for visse vandselskaber er åbnet mulighed for. Fra og med 1.7.2010 udfører Langeland Kommune – eller andre kommuner – ingen administrative opgaver i regning for virksomheden eller dens datterselskaber.
De ansattes forpligtelser i forhold til selskabets interne overvågning. Direktøren Ansvaret for intern overvågning i Langeland Forsyning A/S og datterselskaber er placeret hos Direktøren for selskabet, idet denne er den eneste ansatte i vandselskaberne. Det er således Direktøren, der sørger for udarbejdelse og revision af nærværende program, således at det til stadighed er i overensstemmelse med gældende regler. Direktøren og de ansatte Alle ansatte er forpligtet til at følge de retningslinier, der fremgår af dette program for intern overvågning. Såfremt der opstår tvivl om forståelsen heraf rettes henvendelse til direktøren, så en afklaring kan finde sted, inden der indgås nogen aftale. For at sikre at alle ansatte i Langeland Forsyning A/S til stadighed holder fokus på området, er intern overvågning et fast punkt på alle leder-, afdelings- og personalemøder. Mødelederen har ansvaret herfor. Direktøren foretager to gange om året en stikprøvevis kontrol af, om kontrolprogrammet overholdes i de enkelte sager. Der føres journal over kontrollen og dens omfang. Kontrollerne indarbejdes i årsrapporten. Nye medarbejdere Alle nye medarbejdere præsenteres for materialet omkring intern overvågning gennem dette skrift og gennem ”ånden” i arbejdet i løbet af den første uges ansættelse. Ikke favorisering af bestemte selskaber/samarbejdspartnere i kundekontakten Alle medarbejdere er i kundekontakt. Nogle mere end andre. Alle medarbejdere får instruktion i og bekræftet deres kendskab til, at de ikke i deres kundekontakt må favorisere bestemte selskaber, kunder, leverandører, konsulenter, håndværkere m.fl.
14
Alle samarbejdspartnere behandles efter samme princip. Det handler f.eks. i kundehenvendelser både om, at medarbejderne har en grundlæggende forståelse af, at i henvendelser, der er kunde-relateret, er det sagen uvedkommende, f.eks. hvor kunden handler, eller hvilken leverandør/håndværker kunden gør brug af.
Rådgivere og øvrige personers forpligtelser i forhold til selskabets interne kontrol, når de udfører opgaver for selskabet. Når rådgivere og øvrige samarbejdspartnere udfører opgaver for selskabet, skal samarbejdsaftalen, når den bygger på indhentning af tilbud, indeholde bestemmelser om rapportering, således at selskabet løbende kan kontrollere, om aftalen til stadighed opfylder kravet om, at selskabet handler på markedsvilkår. Når rådgivere og øvrige samarbejdspartnere udfører arbejder for selskabet efter indgåede rammeaftaler, skal disse til stadighed aflevere tilstrækkelig dokumentation for de ydelser, der kræves betaling for. For alle ydelser, der ved ordreafgivelse kan beskrives i enheder eller som samlet arbejde, skal der foreligge enten skriftligt tilbud eller rekvisition med angivelse af ydelsesomfang og pris.
Selskabets kontrol med overholdelse af programmet. Selskabets revision skal i forbindelse med den almindelige revision af selskabernes regnskaber gennemføre den i lovgivningen fastsatte lovpligtige revision. Revisorerklæring udarbejdes årligt som selskabets dokumentation for det interne overvågningsprograms etablering og som kontrol med dets overholdelse over for Forsyningssekretariatet. Selskabet udarbejder årsberetning i henhold til bekendtgørelsen – første gang for perioden 1.7.2010 – 31.12.2010. Denne offentliggøres og indberettes til Forsyningssekretariatet, som anført i bekendtgørelsen senest 1. maj året efter. Årsberetningen skal indeholde: En beskrivelse af det interne overvågningsprogram og dets gennemførelse, herunder den foretagne kontrol med programmets overholdelse. En oversigt over de mellemværender, der er afviklet helt eller delvis på tidspunktet for årsberetningens offentliggørelse, jf. bekendtgørelse om afvikling af mellemværender mellem kommuner og vandselskaber. Sammen med årsberetningen skal selskabet efter bekendtgørelse om vandselskabers deltagelse i anden virksomhed end deres hovedvirksomhed endvidere indsende erklæringer fra vandselskabets revisor om følgende forhold: Overholdelsen af vandsektorlovens § 18, stk. 1, om udskillelse af tilknyttede aktiviteter i et selvstændigt selskab. Overholdelsen af kravet i bekendtgørelsens § 2, stk. 2, der opregner de seks former for tilknyttede aktiviteter, som vandselskabet må deltage i: 1. Salg af overskuds- eller biprodukter. 2. Udnyttelse af fysisk overkapacitet i form af udleje eller bortforpagtning af bygninger, lokaler eller fast ejendom i øvrigt. 3. Forsknings-, udviklings- og demonstrationsvirksomhed vedrørende vandforsyningseller spildevandsforsyningsvirksomhed, herunder salg af rettigheder til resultaterne af udvikling og forskning. 4. Drift af vejafvandingsanlæg i eget forsyningsområde. 5. Rottebekæmpelse i eget forsyningsområde. 6. Fortsættelse af hidtidige lovlige tilknyttede aktiviteter. Overholdelsen af omsætningsgrænserne i bekendtgørelsens § 6 som betingelse for vandselskabets deltagelse som ejer eller medejer af selskaber,
15
der udfører tilknyttede aktiviteter omfattet af § 2. Langeland Forsyning A/S bestyrelse får én årlig orientering om programmet for intern overvågning – på førstkommende bestyrelsesmøde efter indsendelse/offentliggørelse af årsberetningen – med henblik på stillingtagen til, om selskabet program for intern overvågning skal revideres. Revision og justering af programmet skal i øvrigt ske efter forslag fra Forsyningssekretariatet.
Tærskelværdier 2014 og 2015 Ved Kommissionens Forordning nr. 1336/2013/EU af 13. december 2013 er tærskelværdierne i EUudbudsdirektiverne ændret med virkning fra 1. januar 2014. Kommissionen har den 14.12.2013 i meddelelse 2013/C 366/01 offentliggjort følgende tærskelværdier: Tærskelværdierne er eksklusive moms. Udbud efter direktiverne:
Udbudsdirektivet
Statslige myndigheder:
Regionale/kommunale myndigheder og offentligretlige organer mv.:
998.019 kr.
1.541.715 kr.
1.541.715 kr.
1.541.715 kr.
1.541.715 kr. 595.832 kr.
1.541.715 kr. 595.832 kr.
Direktiv nr. 2004/18/EF Tjenesteydelser 1. Bilag II A tjenesteydelser (undtaget tjenesteydelser i kategori 8 og de tjenesteydelser i kategori 5 hvis CPV-positioner svarer til CPCnummer 7524, 7525 og 7526): 2. Bilag II A tjenesteydelser i kategori 8 og kategori 5 (kun CPV-positioner der svarer til CPC-nummer 7524, 7525 og 7526): 3. Bilag II B tjenesteydelser: 4. Delydelser:
Direktiv nr. 2004/18/EF
Statslige myndigheder:
Regionale/kommunale myndigheder og offentligretlige organer mv.:
998.019 kr. 595.832 kr. 998.019 kr.
1.541.715 kr. 595.832 kr.
Varer 1. Vareindkøb: 2. Delydelser: 3. Varekøb på forsvarsområdet omfattet af bilag V: 4. Varekøb på forsvarsområdet ikke omfattet af bilag V:
1.541.715 kr.
16
Direktiv nr. 2004/18/EF Bygge- og anlæg
Statslige myndigheder:
Regionale/kommunale myndigheder og offentligretlige organer mv.:
1. Bygge- og anlægsarbejder: 2. Koncessioner: 3. Delarbejder:
38.624.809 kr.
38.624.809 kr.
38.624.809 kr. 7.447.900 kr.
38.624.809 kr. 7.447.900 kr.
Forsyningsvirksomhedsdirektivet Direktiv nr. 2004/17/EF 1. Varer og tjenesteydelser: 2. Bygge- og anlægsarbejder: 3. Delydelser (tjenesteydelser og varer): 4. Delarbejder (bygge- og anlæg):
Forsvarsdirektivet Direktiv nr. 2009/81/EF 1. Varekøb og tjenesteydelser: 2. Bygge- og anlægsarbejder: 3. Delydelser (tjenesteydelser og varer): 4. Delarbejder (bygge- og anlæg):
Statslige/regionale/kommunale myndigheder og offentligretlige organer mv. 3.083.431 kr. 38.624.809 kr. 595.832 kr. 7.447.900 kr.
Statslige/regionale/kommunale myndigheder og offentligretlige organer mv.: 3.083.431 kr. 38.624.809 kr. 595.832 kr. 7.447.900 kr.
Vejledende forhåndsmeddelelser: Gælder for udbudsdirektivet og forsyningsvirksomhedsdirektivet 1. Tjenesteydelser: 2. Varekøb:
Værdien af det samlede indkøb pr. år, finansår eller regnskabsår 5.573.918 kr. 5.573.918 kr. 17
3. Bygge- og anlægsarbejder:
37.245.500 kr.
18
Bilag 2 Revisionsselskabets lovpligtige erklæringer om den interne overvågning
Langeland Vand ApS
Erklæring fra uafhængig revisor vedr. Langeland Vand ApS´ program for intern overvågning
Langeland Spildevand ApS
Erklæring fra uafhængig revisor vedr. Langeland Spildevand ApS´ program for intern overvågning
19
20
21
Bilag 3 Redegørelser og erklæringer om vandselskabernes deltagelse i anden virksomhed
Langeland Vand ApS
Ledelsens erklæring om Langeland Vand ApS´ deltagelse i anden virksomhed
Den uafhængige revisors erklæring om Langeland Vand ApS´ deltagelse i anden virksomhed
Langeland Spildevand ApS
Ledelsens erklæring om Langeland Spildevand ApS´ deltagelse i anden virksomhed
Den uafhængige revisors erklæring om Langeland Spildevand ApS´ deltagelse i anden virksomhed
22
Ledelsens erklæring om Langeland Vand ApS` deltagelse i anden virksomhed. På baggrund af BDO Statsautoriseret Revisionsaktieselskabs anmodning - med henvisning til Revisorinstruks af 15. april 2015 om erklæring om vandselskabers deltagelse i anden virksomhed - kan ledelsen af Langeland Vand ApS oplyse følgende: Selskabet har i 2014 drevet hovedvirksomhed i overensstemmelse med vandsektorloven – således som det er hjemlet i Vandforsyningsloven – med indvinding af grundvand, vandbehandling, transport, distribution og salg af drikkevand samt dertil hørende aktiviteter i overensstemmelse med kommunens vandforsyningsplan, vandforsyningsnormerne og de af kommunalbestyrelsen godkendte vandforsyningsregulativer. Der har i 2014 ikke været drevet tilknyttede aktiviteter i Langeland Vand ApS som anført i § 2 stk. 1 i Bekendtgørelse nr. 1195 af 14/10 2010 med efterfølgende ændringer, og Langeland Vand ApS hverken ejer eller har andel i selskaber, der udfører sådanne tilknyttede aktiviteter. Selskabet kan derfor erklære, at selskabet har overholdt samtlige regler i bekendtgørelse nr. 1195 af 14. oktober 2010 om vandselskabers deltagelse i anden virksomhed.
Den 19.3.2015
For Langeland Vand ApS
Peter Bøgebjerg Andreasen Direktør
23
Ledelsens erklæring om Langeland Spildevand ApS` deltagelse i anden virksomhed.
24
På baggrund af BDO Statsautoriseret Revisionsaktieselskabs anmodning - med henvisning til Revisorinstruks af 15. april 2015 om erklæring om vandselskabers deltagelse i anden virksomhed - kan ledelsen af Langeland Spildevand ApS oplyse følgende: Selskabet har i 2014 drevet hovedvirksomhed i overensstemmelse med vandsektorloven – således som det er hjemlet i miljøbeskyttelsesloven – med transport af spildevand, spildevandsrensning, og slamhåndtering samt dertil hørende aktiviteter i overensstemmelse med kommunens spildevandsplan, afløbsnormerne og de af kommunalbestyrelsen godkendte betalingsvedtægter. Der har i Langeland Spildevand ApS i 2014 alene været drevet følgende tilknyttede aktiviteter, idet der henvises til § 2 stk.1 henholdsvis § 3 stk.2 i Bekendtgørelse nr. 1195 af 14/10 2010. A. §2 stk.1 punkt 2): Udleje af areal for antennemast på renseanlæg. Masten etableret før 1.1.2010. Omsætningen udgjorde i 2014 kr. 20.000. B. §3 stk.2 punkt 2): Varetagelse af den fælles obligatoriske tømningsordning for tømning af bundfældningstanke i henhold til kommunens Regulativ for tømningsordning for bundfældningstanke og for samletanke i Langeland Kommune af 1. januar 2011. Omsætningen udgjorde i 2014 kr. 955.057. Som det fremgår af ovenstående udgør den samlede omsætning i henhold til bekendtgørelsens § 3 stk.1 kr. 20.000,00 excl. moms, idet omsætningen for så vidt angår post B ikke skal indgå i den maksimale samlede årlige omsætning, når henses til bekendtgørelsens § 3 stk.2. Der er således ikke krav om, at de aktuelt tilknyttede aktiviteter skal udskilles i et selvstændigt selskab med begrænset ansvar efter Vandsektorlovens § 18. Udgifter og indtægter for så vidt angår de tilknyttede aktiviteter er regnskabsmæssigt ført på særskilte konti adskilt fra spildevandsforsyningsaktiviteterne i overensstemmelse med bekendtgørelsens §6. Begge de anførte aktiviteter udføres som en naturlig del af hovedvirksomheden og har både arbejdsmæssigt og økonomisk et væsentligt mindre omfang end hovedvirksomheden, hvor den samlede omsætning i 2014 androg ca. kr. 24,3 mio. Selskabet kan derfor erklære, at selskabet har overholdt samtlige regler i bekendtgørelse nr. 1195 af 14. oktober 2010 om vandselskabers deltagelse i anden virksomhed. Det skal bemærkes, at Selskabet har ikke fundet anledning til at indhente juridisk bistand til afklaring af de igangværende tilknyttede aktiviteters lovlighed. Den 19.3.2015
For Langeland Spildevand ApS
Peter Bøgebjerg Andreasen, Direktør
25
26
Bilag 4
Stikprøvejournal
JOURNAL Stikprøver i henhold til
Program for intern overvågning i Langeland Forsyning A/S Langeland Spildevand ApS Langeland Vand ApS Langeland Affald ApS
2014
27
Dato
Ydelse
Spuling + TV 19.01.2014 inspektion 2014
Kloakering af Fordslette 05.03.2014 etape 2
Vedligehold 03.04.2014 boringsomr.
Nødforsyning 27.03.2014 Snaremose mm
Entr. renov. Toftevej, Bryggervej , Chr. 02.06.2014 Kiilgaardsvej
Overslagspris Bydende
361.350 FKSSlamson A/S ISS Svendborg LMJ,NKI
Hans H. 2.022.319 Pedersen Bjarne Kaae A/S Alf jensen A/S Munck Forsyning
Allan Clausen Frode Hansen Rasmus Pihl
Tilbudspris
Valgt leverandør
FKSSlamson 190.510 A/S 574.830 366.760
Bjarne Kaae 1.957.004 A/S 1.777.332 1.851.800
Kontrol ok Bemærknger
OK/PBA 10.02.2014 LS
OK/PBA
LS
11.03.2014
2.314.308
237.750 Allan Clausen OK/PBA LV 322.088 15.04.2014 419.625
Erik Voigt252.155 Petersen Bjarne Kaae A/S Alf Jensen A/S Arthur Pedersen A/S
Bjarne Kaae 224.631 A/S
Bjarne Kaae 741.295 A/S Alf Jensen A/S Arthur Pedersen A/S Erik VoigtPetersen
Arthur 784.072 Pedersen A/S OK/PBA LV 852.000 20.06.2014
161.082 163.026
OK/PBA
LV
04.04.2014
221.384
783.234 Afstod
side 28
Dato
Ydelse
Regnvandsledning mm. fra 14.07.2014 Biblioteksgården
Overslagspris Bydende
Bjarne Kaae 450.000 A/S Arthur Pedersen A/S
26.7.2014
Stik mm Nørrebro Fredensvej
Fældnings28.07.2014 kemikalier
Kloakering af 11.08.2014 Strynø - Etape 1
Oprensning mm. 28.08.2014 Fredsbjerg
Regnvandsledning 02.09.2014 Ørstedspavillonen
Tilbudspris
Valgt leverandør
Kontrol ok Bemærknger
Bjarne Kaae 414.900 A/S OK/ PBA 626.096
Efter aflysning 12.08.2014 og forhandling
Hans Henrik Elnegaard Tullebølle VVS & Blik Arthur Pedersen A/S
Hans Henrik 342.750 Elnegaard OK/PBA
KEMIRA DANKALK NORDISK ALUMINAT
259.200 KEMIRA 278.760
362.100
LS
12.08.2014
477.873
OK/PBA LS Pris pr. år 12.08.2014 Rammeaftale
312.900
Hans H. Alf Jensen 8.600.000 Pedersen ApS 10.830.180 A/S Bjarne Kaae A/S 9.381.940 Alf Jensen A/S 7.295.000 Arthur Pedersen A/S Afstod
Hede HedeDanmark 178.100 Danmark Ole Egemose Afstod
1.217.960 Ollerup Bjarne Kaae A/S Alf Jensen A/S Arthur Pedersen A/S
LS
OK/PBA 12.08.2014
OK/PBA LS 18.09.2014 Inkl. Miljøspg
Bjarne Kaae 11.138.485 A/S OK/PBA 1.138.485 1.601.000
LS
18.09.2014
1.286.832
side 29
Dato
Ydelse
Bassin 25.09.2014 Sommerlyst mm.
Strømpeforing 22.10.2014 Fredensvej mm
Oprensning bassin 31.10.2014 Schnorhsvej
Overslagspris
Bydende
Hans Henrik 626.000 Elnegaard Bjarne Kaae A/S Alf Jensen A/S Arthur Pedersen A/S
1.979.250 Leif M Jensen Villy Poulsen +NCC Per Aarsleff
Forstas Alf Jensen Arthur Pedersen A/S HedeDanmark
Tilbudspris
Valgt leverandør Kontrol ok
Bemærknger
HH 530.860 Elnegaard OK/PBA LS 558.030 03.11.2014 708.000 664.592
Leif M 1.480.534 Jensen 1.937.085 1.575.863
438.154 Forstas 742.900
OK/PBA
LS
03.11.2014
OK/PBA LS 03.11.2014
699.908 1.140.748
side 30
