1 I controlli sulle richieste di rimborso vengono realizzati attraverso tre livelli: 1. fase di esportazione del file excel 2. fase di importazione a ...
I controlli sulle richieste di rimborso vengono realizzati attraverso tre livelli: 1.
fase di esportazione del file excel
2.
fase di importazione a sistema del file excel
3.
controllo degli operatori regionali
Per consentire il controllo nella prima e seconda fase il file excel DEVE SEMPRE essere esportato dal progetto al quale si riferisce
NON SI PUO’ USARE UN FILE EXCEL PER TUTTI I PROGETTI
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Direzione Regionale Formazione
RICHIESTE DI RIMBORSO: I CONTROLLI 1. ESPORTAZIONE FILE EXCEL L’esportazione del file Excel prevede l’alimentazione automatica di alcune tendine (contestualizzazione) legate a tabelle “fisse” che ai dati del progetto. In particolare: Colonna
Contenuto
Modalità di imputazione
Codice di spesa (es. B1.4: Selezione partecipanti |10|1)
Solo voci di spesa presenti a budget (>0)
Selezionare da tendina – NO COPIA E INCOLLA
Soggetto Affidatario (es. Ente Solo soggetto attuatore di prova (1) e partner operativi [ABCDEF12G45H678I]) (budget > 0)
Selezionare da tendina – NO COPIA E INCOLLA
Modalità di gestione
Gestione diretta – partenariato – delega
Selezionare da tendina
Natura Documento
Dominio “fisso”
Selezionare da tendina
Tipo di pagamento
Dominio “fisso”
Selezionare da tendina
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RICHIESTE DI RIMBORSO: I CONTROLLI 1. COMPILAZIONE FILE EXCEL Vanno inoltre osservati i seguenti accorgimenti: Colonna
Contenuto e modalità di imputazione
Numero documento
In caso di cedolini indicare mm/aaaa – in caso di documento senza numero indicare un progressivo
Data documento
Inserire solo date tra 01/01/2007 e 31/12/2015 – NON MODIFICARE IL FORMATO (gg/mm/aaaa)
Soggetto fornitore
Cognome e nome o ragione sociale
Descrizione della fornitura
Indicare la descrizione con la massima precisione
Importo documento al netto di IVA
Importo del DOCUMENTO arrotondato al 2° decimale
IVA Documento
IVA del DOCUMENTO (se presente) arrotondata al 2° decimale
Quota parte dell’importo imputato al progetto quietanzato
Indicare la quota parte del documento imputata al progetto arrotondata al 2° decimale
Eventuale IVA della quota parte imputata al progetto già quietanzata
Indicare la quota parte di IVA (se presente) imputata al progetto arrotondata al 2° decimale
Numero e data pagamento
In caso di bonifico indicare CRO o numero operazione; il pagamento non può essere precedente al documento 3
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RICHIESTE DI RIMBORSO: I CONTROLLI 2. IMPORTAZIONE FILE EXCEL In fase di caricamento del file excel, il sistema effettua una seconda serie di controlli: Controlli formali sul giustificativo
Soluzione
Controllo di corrispondenza del file
Scaricare il file dal progetto su cui viene caricato
Controlli formali sul fornitore
Verificare che tutti i codici fiscali siano presenti e corretti formalmente (lunghezza 11 o 16 caratteri, correttezza cifra di controllo); verificare che sia presente il nominativo del fornitore
Coerenza modalità di gestione
Se il soggetto affidatario è l’attuatore = gestione diretta Se il soggetto affidatario è partner = partenariato
Controlli di completezza sul documento
Verificare che tutti i documenti abbiano data valida e numero
Controlli di completezza del pagamento
Verificare che siano presenti data e numero pagamento e che la data del pagamento sia >= della data del documento
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RICHIESTE DI RIMBORSO: I CONTROLLI 2. IMPORTAZIONE FILE EXCEL In fase di caricamento del file excel, il sistema effettua una seconda serie di controlli: Controlli di capienza
Soluzione
Controllo di capienza budget del soggetto affidatario
Variazione partenariato – modificare il budget assegnato al partner
Controllo di capienza della voce di spesa
Variazioni di budget – modificare l’importo della voce di spesa
Controllo di capienza degli importi del giustificativo
Verificare che l’importo imputato al progetto non superi l’importo del documento – non si applica ai cedolini paga
Capienza del giustificativo presentato più volte
Verificare che il totale degli importi imputati ai diversi progetti sullo stesso giustificativo non superi l’importo del documento – non si applica ai cedolini paga
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RICHIESTE DI RIMBORSO: I CONTROLLI 2. IMPORTAZIONE FILE EXCEL In fase di caricamento del file excel, il sistema effettua una seconda serie di controlli: Controlli di coerenza del giustificativo
Soluzione
Coerenza formale del giustificativo presentato più volte
Verificare che lo stesso giustificativo (cioè stesso numero, anno e CF fornitore) presentato più volte (anche su progetti diversi) abbia stessa data, stesso importo e stessa IVA (se presente)
Controlli sul riepilogo spese
Soluzione
Controllo rapporto costi indiretti forfetari/costi diretti
Verificare che il rapporto costi forfetari (C2)/costi diretti (B) sulla richiesta di rimborso non superi quello del preventivo
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RICHIESTE DI RIMBORSO: I CONTROLLI 3. VALIDAZIONE DEGLI UFFICI REGIONALI Gli operatori regionali verificano in particolare: Controllo
Soluzione
Controllo documentazione cartacea
Verificare che la documentazione cartacea sia conforme al modello regionale e che sia completa (richiesta di rimborso, atto di notorietà, elenco giustificativi) – a breve verrà stampata dal gestionale
Verifica oggetto della fornitura
Verificare che l’oggetto della fornitura sia descritto con la massima precisione e sia coerente con l’attività
Controllo numerazione e date documenti
Verificare i casi “particolari” di numerazione documenti (es. cedolini paga e documenti senza numero)
Controllo gestione ritenute d’acconto
Verificare che gli importi delle ritenute d’acconto siano stati gestiti correttamente (lordo documento)
Controllo CRO
Verificare che in tutti i pagamenti a ½ bonifico sia presente il CRO o il numero operazione
Verifica copertura fidejussoria
Verificare di aver caricato la polizza (se necessaria) e di averla imputata al progetto
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RICHIESTE DI RIMBORSO: IDENTIFICAZIONE DEI PAGAMENTI Tipologia pagamento Altro Ammortamento Giroconto di Tesoreria Carta di credito Vaglia postale Assegno circolare Bonifico bancario RiBa Contanti Mandato di pagamento Carta prepagata Assegno bancario Nota di Liquidazione Conto corrente postale Conto corrente bancario
Numero identificativo 1 o progressivo n. bene libro cespiti n. giroconto n. operazione o n. carta n. vaglia n. assegno CRO o n. operazione n. operazione o n. cc 1 o progressivo n. mandato n. carta n. assegno n. nota n. operazione o n. cc n. operazione o n. cc 8
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RICHIESTE DI RIMBORSO: CASI PARTICOLARI GESTIONE DEI COSTI DEL PERSONALE DIPENDENTE – IPOTESI 1 Retr. diretta, indiretta, differita Lordo percipiente
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RICHIESTE DI RIMBORSO: CASI PARTICOLARI GESTIONE DEI COSTI DEL PERSONALE DIPENDENTE – IPOTESI 2 Retr. diretta, indiretta, differita Lordo percipiente
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Direzione Regionale Formazione
RICHIESTE DI RIMBORSO: CASI PARTICOLARI GESTIONE DELLE RITENUTE D’ACCONTO Esempio: fattura per un’attività di 50 ore di docenza a Euro 78,00/ora lordi, + IVA e contributo previdenziale del 4%
