Return of the Introduction of a Prince 2 Procedure to Manage the IT Projects of the Liege University Hospital
Agenda • • • •
Liege University Hospital Why a Project Management Method ? How did we organize it ? Methodology description & Feedback
Key figures: Staff 31/12/13 Nursing 1 896
Medical 719
Paramedics 680
Total 5 062
925 beds
Admin & others 1 768
Liège CHU Hospitalisations Classical bed-stay (days): 283 487 (2,3 % de plus qu’en 2012) Classical bed-stay (entries): 40 416 (2,6 % de plus qu’en 2012) One day hospitalization: 53 932 (0,72 % de plus qu’en 2012)
Polyclinics Polyclinics entries: 821 680 (3,37 % de plus qu’en 2012) Emergency Room E.R. entries: 87 459 (1,80 % de plus qu’en 2012)
Agenda • • • •
Liege University Hospital Why a Project Management Method ? How did we organize it ? Methodology description & Feedback
Why a project management method? • Increasing project number • Need of a global vision in terms of – Costs – Risks – Delays , ressources
• Quality of the reporting • Unify the communication of the project leaders
Why a project management method? • Standardize documentation – Multi team support
• Clear definition of the perimeter – Stop the never ending projects – Don’t forget the initial requirement
Pourquoi ? • Définition claire du cadre – Éviter l’enlisement – Ne pas dévier de l’objectif de départ
Out of scope • Operational management of the project: – Team meeting definition – Users communications – Ressource management – Provider management Let some « freedom » to the project managers
Agenda • • • •
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PMO • Strategic plan – Creation of a PMO (project management office) in the IT department
PMO
• Mangement of : – Security – Quality – Projects
• Assistance – Project management – Call for tenders 13
Actions achieved • Document management tool (Sharepoint) • Training seminar for project leaders • Definition and set up of the methodology – List of deliverables – Working flow – Adapted from Prince 2 Also used by providers
PRINCE2 structure
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Agenda • • • •
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7 processes , 40 activities
26 document models
Project phases
Adapted to the CHU environment
Realization Initialization Launching
Project Mandate
Request to initiate a project
Request to approve next Stage Plan Exception raised
Closure recommendation
Request to approve Exception Plan
Checkpoint Report
Issue Register Lessons Report
Project Request
Project Request • Return : – Helps the user to fromalize its needs and request – Better structuration and then better understanding of the requests – Easy classification of the requests (needs vs best wishes, return for the hospital) – Initiation of projects regrouping several requests
• Attention point: – Need of PMO assistance
Project Charter
Project Charter • Return : – Help, Support, Guidance for project leaders – Clear perimeter definition (and out of perimeter definition)
• Attention point: – Quality indicators as well as risks are difficult to quantify
Exception report
Exception report • Return : – Focuss on the essential points – Project Leader empowerment
• Attention point : – An exception report is NOT a project failure report !
Project Request
Launching document • Return : – Allow a complete verification before launching (hardware and software tests, user training, support training, available documentation , …)
Exploitation Document
Exploitation Document • Return : – Reorganisation of the support in some places Service support Maintenance contracts
– Support roles and responsibilities information is now centralized and available for each team
Project or stage closure
Stage/Project closure • Return : – Never-ending projects closure List of out of scope points Separation of blocking points vs requests to follow
– Return on experience – Post projet review
Globaly • Returns : – Project Leader visibility – Project follow up
• Attention point : – Continuous work of the PMO
• Success Factor : – PMO – Mix between strictness and flexibility
Cockpit
Abandons Réorientations
Project Closed
Conclusion Glossaire Commun Modèles Refresh pending Portfolio, Programme and Project Management Maturity Model (P3M3™)
Guides Portfolio, Programme and Project Office (P3O®)
Gateway®
M_o_R®
Portfolio Guide (PfM)
MSP™ (programme) PRINCE2™ Maturity Model (P2MM)
PRINCE2™ (project)
ITIL®
Questions ? • PMO : – Noémi Javaux :
[email protected] – Serge Krott :
[email protected] – Christophe Lejeune :
[email protected] – Roselyne Liénard :
[email protected]
Qu’est ce qu’un projet? “Un projet est une organisation temporaire, créée en vue de livrer un ou plusieurs produits d'entreprise conformément à un Cas d’Affaire convenu" Définition PRINCE2
Les caractéristiques du management de projet •
Changement •
•
Temporaire •
•
Un projet se compose de personnes aux compétences différentes qui travaillent ensemble en vue d'introduire un changement dont l'impact se fera sentir hors de l'équipe. (Environnement client – fournisseur)
Unique •
•
les projets sont par nature temporaires. Une fois le changement désiré implémenté, le cours normal des affaires reprend et la nécessité du projet disparaît.
Inter fonctionnel •
•
Les projets sont les moyens par lesquels nous introduisons le Changement
Chaque Projet est unique. Même des projets similaires dans la même organisation auront des différences subtiles sur des facteurs comme le client, le site, l'équipe, qui les rendront unique.
Incertitude •
Contrairement à l'approche du cours normal des affaires, les projets rencontrent plusieurs menaces et opportunités les rendant plus risqués par nature. 37
Les Variables du Chef de Projet
R
C
Q T
P
B
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PRINCE 2
PRojects IN Controlled Environments (projets en environnements contrôlés). Méthode de gestion de projet inspirée des meilleures pratiques Propriété de l’OGC (www.ogc.gov.uk) APMGroup Ltd est l’entité de certification. (www.apmgroup.co.uk) Examen dans plus de 113 pays Plus de 1.000.000 certifications dans le monde en 2012 Utilisé par les multinationales et entreprises nationales et les organisations publiques dans le monde entier Examen en Anglais, Néerlandais, Français , Allemand, Italien, Espagnol, Polonais, Danois, Chinois... Glossaire Commun Modèles Refresh pending Portfolio, Programme and Project Management Maturity Model (P3M3™)
Guides Portfolio, Programme and Project Office (P3O®)
PRINCE2™ Maturity Model (P2MM) © Crown Copyright 2009. Reproduit sous le brevet de l’OGC
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