Representation Det finns en mängd olika representationsformer. Direkt i lagtexten räknas ett antal exempel på representationsformer upp: • inleda eller upprätthålla affärsförbindelser och liknande (se mer om det längre fram) • jubileum för företaget • personalvård. Jubileer och invigningar är lite speciella former av representation som främst görs i marknadsföringssyfte och som berör alla företagets intressenter, t ex personal, kunder och leverantörer men även t ex representanter för massmedia. Personalvård är intern representation. Intern representation riktar sig mot personer inom det egna företaget, främst företagets anställda och deras anhöriga men även styrelseledamöter, ägare, revisorer samt tidigare anställda. Extern representation riktar sig mot personer utanför det egna företaget, exempelvis kunder, leverantörer, samarbetspartners eller representanter för myndigheter och massmedia.
Extern representation Inleda eller upprätthålla affärsförbindelser Den huvudsakliga formen av extern representation är vad lagtexten anger som utgifter för att inleda eller upprätthålla affärsförbindelser. I Skatteverkets rekommendationer kopplas detta till begreppet affärsförhandlingar, dvs det ska normalt ha förekommit någon slags affärsförhandling i samband med representationen för att representationskostnaderna ska räknas som kostnader för att inleda och upprätthålla affärsförbindelser och liknande. Vad kan då representationskostnader av den här typen bestå av? Ja, den absolut vanligaste formen är måltidsrepresentation. Representationsgåvor är en annan vanlig representationsform. Andra vanliga former är besök på teatrar, idrottstävlingar mm. Förtäring i olika former förekommer även när det inte direkt handlar om måltidsrepresentation. Exempelvis gäller detta vid demonstrationer och visningar.
Moderna representationsformer En rad nya representationsformer har tillkommit på senare år, och de är mer eller mindre vanligt förekommande. Alla syftar de till att uppfylla huvudexemplet på avdragsgill representation enligt lagtexten: att inleda eller upprätthålla affärsförbindelser och liknande. Alltjämt är det dock så att mat och dryck är den absolut vanligaste formen av representation. Affärsluncher, pubbesök, middagar på dansrestauranger, drink och snacks i hotellbarer, ja listan kan göras lång. Men på senare år har mycket av den traditionella representationen bytts ut. Mindre vin och sprit på krogen och istället mer upplevelser och äventyr. Massmedias hårda bevakning av den överdådiga representationen inom framför allt kommunerna, landstingen och fackföreningsrörelsen har säkert bidragit. Men det främsta skälet är nog ändrade värderingar och levnadsvanor i samhället.
Skatte- och ekonomikurs i Thailand 2010
| 1
Representation Forsränning, äventyrsbanor, skärmflygning, segling, gruppmålning, spabesök, vin- eller whiskyprovningar och tävlingar av olika slag är några exempel på moderna representationsformer.
Teambuilding Det blir också vanligare med så kallade teambuilding-aktiviteter, dvs lagtävlingar och problemlösning i grupp, som gör att deltagarna lär känna varandra bättre och lär sig att fungera i grupp. Vid samarbetsprojekt kan teambuilding vara mycket användbart. Ofta innehåller den här typen av aktiviteter även traditionella representationsinslag som mat och dryck.
Vilka riktar sig representationen mot? Utredningen inför lagstiftningen 1963 delade upp de olika kategorier av personer som representationen eller givmildheten riktar sig mot. De kategorier som extern representation normalt riktar sig mot är: • kunder till den skattskyldige eller personer som är anställda hos kunderna • personer anställda av myndigheter med vilka den skattskyldige har eller vill inleda affärsförbindelser • personer i officiell eller därmed jämförlig ställning. § SOU 1962:42 sid 18
Men förutom dessa grupper kan man tänka sig exempelvis • • • • • •
leverantörer experter av olika slag, t ex forskare och vetenskapsmän konkurrenter/samarbetspartners/kollegor eller vad man nu kallar dem journalister och liknande lobbyister sponsringsobjekt (t ex föreningar och kulturarrangörer).
Kunderna vanligast Det är givetvis så att representation mot kunder är den vanligaste representationsformen. Det hör liksom till att bjuda på något, t ex lunch, när man förhandlar med en potentiell köpare eller gör upp om en ny affär med en gammal kund. Koncerner och intresseföretag Observera att även affärsförhandlingar mellan företag inom en koncern eller inom någon annan typ av intressegemenskap (vilket kan vara vanligt inom framför allt större koncerner) räknas som extern representation. Om det däremot handlar om planeringsmöten och liknande inom en koncern eller mellan företag i någon annan typ av intressegemenskap räknas det som intern representation.
Representation i utlandet Representerar du i utlandet finns ingen moms att lyfta (utländsk moms, VAT eller vad det nu kallas räknas inte enligt den svenska momslagen som moms). Därmed blir de belopp som är avdragsgilla inkomstskattemässigt så att säga inklusive moms. Vid exempelvis måltidsrepresentation är det avdragsgilla beloppet därmed 90 kr, inklusive den eventuella utländska momsen. Något lägre avdragsbelopp än vid representation i Sverige alltså.
2 |
Skatte- och ekonomikurs i Thailand 2010
Representation
Lathund vid extern representation Representationsform
Avdrag
Kommentar
Lunch, middag eller supé
Enligt lag och enligt SKV: 90 kr + moms per person
Normalt krävs samband med affärsförhandling och liknande. Observera tids-, plats- och personsambandet.
Andra måltidsutgifter
Enligt lag: skäligt belopp Enligt SKV: 60 kr + moms per person
Exempel: frukost, nattmacka, drink med snacks, fika.
Företagsjubileum
Enligt lag och enligt SKV: måltider 90 kr + moms per person, övriga kostnader med skäligt belopp
Normalt endast 25-, 50- 75och 100-årsjubileum osv. Även massmedia, myndigheter och anställda (samt makar) kan bjudas.
Invigning av anläggning
Enligt lag och enligt SKV: måltider 90 kr + moms per person, övriga kostnader med skäligt belopp
Endast anläggningar som med hänsyn till företagets storlek och omfattning är betydande.
Demonstrationer och visningar
Enligt lag: skäligt belopp nligt SKV: enklare förtäring 60 kr + moms per person
Avdrag vid PR-syfte. Även massmedia mfl kan bjudas. Inte måltidsrepresentation. Enklare förtäring: kaffe och smörgås, öl och macka osv.
Greenfee för golf
Enligt lag: skäligt belopp nligt SKV: 180 kr + moms per person
Normalt krävs samband med affärsförhandling och liknande.Observera tids-, plats och personsambandet. Andra avgifter för idrott omfattas troligen av denna regel.
Teater
Enligt lag: skäligt belopp Enligt SKV: 180 kr + moms per person
Normalt krävs samband med affärsförhandling och liknande. Observera tids-, plats och personsambandet. Andra kulturaktiviteter bedöms troligen på samma sätt, liksom inträden till idrottsarrangemang.
Representationsgåvor
Enligt lag: skäligt belopp Enligt SKV: 180 kr + moms per person
Motsvarande krav som vid t ex måltidsrepresentation. Inte avdragsgillt vid helger, dödsfall eller personliga högtidsdagar. Gränsdragning mot reklamgåvor (enklare presentartiklar).
Lyxrepresentation
Enligt lag och enligt SKV: inget avdrag
Dyrare representationsformer och/eller skilt från verksamheten i tid och rum som jaktutflykter, fiskeresor, hållande av t ex lantställen, båtar och flygplan för representation samt dyra representationsgåvor.
Skatte- och ekonomikurs i Thailand 2010
| 3
Representation
Intern representation Intern representation riktar sig mot personer inom det egna företaget, exempelvis • • • • • •
företagets anställda anhöriga till de anställda styrelseledamöter ägare revisorer tidigare anställda.
Exempel på intern representation Med intern representation menas representation i samband med • personalfester • informationsmöten och liknande (t ex planeringsmöten, budgetmöten och personalmöten) • styrelsemöten • revision • bolagsstämma, föreningsstämma eller liknande.
Ingen förmånsbeskattning Oavsett om kostnaderna är avdragsgilla eller inte vid intern representation, så behöver mottagaren (t ex en anställd) normalt inte skatta för någon förmån. Förmån av fri kost vid representation, både extern och intern, är skattefri för mottagaren om sammankomsten där kostförmånen ges är tillfällig och kortvarig. Med detta menas att sammankomsten får vara högst en vecka (t ex en kurs) och inte hållas oftare än varannan vecka (t ex planeringseller personalmöten). Lyxbetonad representation kan leda till förmånsbeskattning, t ex en allt för luxuös personalfest som kanske förläggs utomlands eller i fjällen. Särskilda regler gäller vid kurser och konferenser, framför allt i samband med resor.
Personalfester Kostnader för personalfester är normalt avdragsgilla, dock inom vissa gränser. Måltidskostnader är avdragsgilla med högst 90 kr + moms per person. Förutom måltidsutgifter kan kringkostnader vara avdragsgilla. Det kan vara lokalhyra och kostnader för musikunderhållning och uppträdanden. Kringkostnader är avdragsgilla med högst 180 kr + moms per person. Tidigare ansåg Skatteverket att även normala reskostnader i direkt anslutning till personalfesten skulle ingå i avdragsbeloppet för kringkostnad. I Skatteverkets senaste rekommendation framgår det inte om det fortfarande gäller, men troligen är det så. Med normala reskostnader i direkt anslutning till festen menas exempelvis kostnader för buss eller taxi från arbetsplatsen till den restaurang eller lokal där personalfesten ska hållas. Andra reskostnader begränsas inte av beloppsramen utan är helt avdragsgilla. Det gäller t ex kostnader för flyg- eller tågresor för att samla personalen från företagets kontor runt om i Sverige för att de ska kunna delta i personalfesten.
4 |
Skatte- och ekonomikurs i Thailand 2010
Representation Logikostnader ligger också utanför beloppsramen och är helt avdragsgilla. En förutsättning för detta är dock att övernattningen är nödvändig, exempelvis på grund av lång resväg hem. Högst två personalfester per år är avdragsgilla. Givetvis kan företaget ordna betydligt fler personalfester än så men då blir kostnaden för dessa inte avdragsgilla. Vid personalfester är även kostnader för de anställdas familj samt tidigare anställda avdragsgilla.
Teaterbiljetter och greenfee En rimlig avdragsgill kostnad för exempelvis en teaterbiljett (och biljetter till andra kulturarrangemang och till idrottsarrangemang och liknande) anser Skatteverket vara 180 kr + moms per person. Detta gäller både vid extern och intern representation (vid intern representation oftast som en kringkostnad vid personalfest). Vid extern representation anser Skatteverket att en rimlig avdragsgill kostnad för greenfee vid golfspel är 180 kr + moms per person. Vid intern representation blir bedömningen en annan eftersom kostnaden då normalt är en del av den totala utgiften för exempelvis en personalfest.
Interna kurser och konferenser En form av intern representation är kurser och konferenser för personalen. Sådana kostnader räknas normalt inte som personalvårdskostnader utan som kostnader för utbildning, resor, logi osv. Därmed gäller inte den beloppsbegränsning som annars gäller vid intern representation, utan hela kostnaden är avdragsgill för företaget. Den anställde beskattas normalt inte för förmånen av resa, kost och logi i samband med interna kurser och konferenser. Inte ens mer eller mindre lustfyllda personalvårdande nöjesmoment beskattas om kostnaden inte är allt för hög. Exempel på sådant är vinprovning, massage, ansiktsbehandlingar och lokala kulturevenemang. Detta gäller dock bara om det verkligen rör sig om en kurs eller en konferens, inte om en stor del av tiden ägnas åt annat arbete. En huvudsaklig del av arbetstiden (minst 75%) under exempelvis en konferensresa måste ägnas åt arbetet, dvs motsvarande 30 timmar under en veckolång konferens. Annars kan hela eller en del av kostnaden bli beskattad som förmån för den anställde och företaget måste betala socialavgifter på förmånsvärdet. För att en dagskonferens verkligen ska räknas som intern konferens och inte bara som ett kortare möte, bör arbetet pågå minst 6 timmar (dvs motsvarande 75% av en normal arbetsdag).
Lyxrepresentation kan leda till förmånsbeskattning Lyxbetonad representation i personalvårdssyfte, dvs i form av intern representation, kan leda till förmånsbeskattning. Ett exempel är inköp av en segelbåt för personalens rekreation. När båten används bör den personal som använder båten förmånsbeskattas för detta nyttjande. Ett annat exempel är en alltför luxuös personalfest som kanske förläggs utomlands eller i fjällen. Åtminstone kan det bli tal om kostförmån och reseförmån i ett sådant fall. Vid extern representation så gäller att de inbjudna gästerna, t ex kunder, inte förmånsbeskattas ens vid lyxiga tillställningar eftersom de saknar anställningsförhållande till det bjudande företaget. Men för företagets egna anställda, ägare, styrelse mfl som deltar i representationen, kan det bli aktuellt med förmånsbeskattning i vissa fall. Särskilt vanligt är det nog inte att sådana här fall prövas av Skatteverket (normalt nöjer sig Skatteverket med att underkänna företagets avdrag för kostnaderna), men det finns en viss risk. Skatte- och ekonomikurs i Thailand 2010
| 5
Representation
Se upp med näringsfrämmande egendom För dig som är ägare till ett fåmansföretag kan vissa former av lyxrepresentation leda till rejäla skattesmällar. Det gäller vid inköp av så kallad näringsfrämmande egendom. Exempelvis kommer en segelbåt som köps in i representationssyfte till ett företag med en verksamhet som inte på något sätt berör segelbåtar, troligen att räknas som näringsfrämmande egendom. Det kan leda till förmånsbeskattning för ägaren, inte bara när båten nyttjas av honom utan eventuellt för hela årets dispositionsrätt. Representation i utlandet Representerar du i utlandet finns ingen moms att lyfta (utländsk moms, VAT eller vad det nu kallas räknas inte enligt den svenska momslagen som moms). Därmed blir det belopp som är avdragsgillt inkomstskattemässigt så att säga inklusive moms. Vid exempelvis måltidsrepresentation är det avdragsgilla därmed 90 kr, inklusive den eventuella utländska momsen. Ett något lägre avdragsbelopp än vid representation inom Sverige alltså.
Lathund vid intern representation Representationsform
6 |
Avdrag
Kommentar
Personalfest
Enligt lag: måltider 90 kr + moms per person, övrigt med skäligt belopp Enligt SKV: måltider 90 kr + moms per person, kringkostnader 180 kr + moms per person
Högst två personalfester per år avdragsgillt. Även anställdas familjemedlemmar samt tidigare (pensionerade) anställda kan bjudas. Kringkostnader är t ex lokal och underhållning.
Informationsmöten och liknande
Enligt lag och enligt SKV: måltider 90 kr + moms per person, övrigt med skäligt belopp
Exempel: personalmöten, avdelningsmöten, utvecklingssamtal, planeringsmöten med andra koncernföretag. Inte för ofta eller regelbundet (inte varje eller varannan vecka).
Interna kurser och konferenser
Enligt lag och enligt SKV: Avdrag för hela utgiften (även för måltider)
Inte för kort (minst en dag), inte för länge (högst en vecka) eller för ofta eller regelbundet (inte varje eller varannan vecka).
Styrelsesammanträde
Enligt lag: skäligt belopp Enligt SKV: enklare förtäring 60 kr + moms per person
Inte måltidsrepresentation enligt SKV och rättspraxis. Enklare förtäring: kaffe och smörgås, öl och macka osv.
Revision
Enligt lag: skäligt belopp Enligt SKV: enklare förtäring 60 kr + moms per person
Inte måltidsrepresentation enligt SKV och rättspraxis. Enklare förtäring: kaffe och smörgås, öl och macka osv.
Bolagsstämma/ föreningsstämma
Enligt lag: skäligt belopp Enligt SKV: enklare förtäring 60 kr + moms per person
Inte måltidsrepresentation enligt SKV och rättspraxis. Enklare förtäring: kaffe och smörgås, öl och macka osv.
Skatte- och ekonomikurs i Thailand 2010
Gåvor till anställda
Gåvor till anställda En gåva till en anställd, t ex en födelsedagspresent, betraktas normalt som en löneförmån (s k remuneratorisk gåva, dvs ersättning för utfört arbete) som den anställde måste skatta för. Företaget måste då också betala arbetsgivaravgifter på värdet. Företaget får dra av kostnaden på samma sätt som en lön. Enklare gåvor, t ex blommor och liknande, kan dock räknas som personalvårdsförmåner och blir därmed inte skattepliktiga. Betalas en gratifikation eller ett tantiem ut från arbetsgivaren till en anställd anses detta vara en ersättning för arbete. Det blir därför skattemässigt en lön som ska beskattas och beläggas med socialavgifter, oavsett om ersättningen betalas ut i kontanter eller i någon annan form.
Marknadsvärdet Det värde som ska beskattas är gåvans marknadsvärde, dvs vad det skulle ha kostat den anställde att köpa varan eller tjänsten. Normalt kan man utgå från att företagets anskaffningskostnad inklusive moms är detsamma som marknadsvärdet. Inte valfritt Ibland hör man tipset att inte dra av kostnaden för en gåva i företagets deklaration, utan betrakta den som en icke avdragsgill kostnad. På så sätt skulle den anställde slippa skatta för gåvan. Någon sådan valmöjlighet finns dock inte. Den anställde måste skatta för gåvan och företaget måste betala socialavgifter oavsett om företaget gör avdrag eller inte. Skattefria gåvor Tre typer av gåvor är skattefria för den anställde, samtidigt som de är avdragsgilla för företaget. Företaget behöver inte heller betala socialavgifter på gåvornas värde. Nedanstående belopp är maximibelopp för att gåvorna ska vara skattefria (gäller inkomståret 2010): • minnesgåvor 10 000 kr • julgåvor 450 kr • jubileumsgåvor 1 350 kr. Beloppen är inklusive moms. Om gåvans värde överstiger gränsen med bara en enda krona blir hela gåvan skattepliktig för mottagaren. Dessutom blir det socialavgifter på hela beloppet. Ingen av gåvorna får, för att vara skattefri, bestå av kontanter. Presentkort jämställs med kontanter bara om presentkortet kan omvandlas till pengar. Gåvan får inte vara en ersättning för utfört arbete, eftersom gåvan då räknas som lön. § IL 11 kap 14§
Minnesgåvor Minnesgåvor är skattefria bara när den anställde fyller 50 eller 60 år, förutsatt att han är varaktigt anställd (sammanhängande arbetat minst 6 år i företaget enligt Skatteverket), eller när han arbetat mycket lång tid (minst 25 år) i företaget. Ett annat tillfälle är när den anställde slutar sin anställning (men även i detta fall måste han sammanhängande ha arbetat minst 6 år i företaget enligt Skatteverket). Vår åsikt är att med varaktigt anställda menas helt enkelt alla tillsvidareanställda. Högst en gåva under anställningstiden plus en gåva när den anställde slutar arbetet är skattefri. Gåvan får kosta högst 10 000 kr inklusive moms för att vara skattefri. Skatte- och ekonomikurs i Thailand 2010
| 7
Gåvor till anställda Om den anställde själv lägger till överskjutande belopp går det bra att ge något som kostar mer. Huvudsaken är att företaget inte ger för mer än 10 000 kr inklusive moms och att den anställde inte får kontanter eller något som kan lösas in mot kontanter. En semesterresa eller ett bidrag till en semesterresa är skattefri bara om biljettpriset betalas direkt av företaget till resebyrån. En minnesgåva måste lämnas i anslutning till den särskilda högtidsdagen. Det går alltså inte att skattefritt ge en minnesgåva på 51-årsdagen bara för att man missade att ge en minnesgåva på 50-årsdagen. Den som får t ex en resa i minnesgåva behöver däremot inte utnyttja gåvan direkt i samband med högtidsdagen, utan det går bra att vänta till ett senare tillfälle. Det räcker med att en utfästelse om gåvan överlämnas i samband med högtidsdagen.
Julgåvor Julgåvor är skattefria bara om de är av mindre värde och ges till samtliga anställda eller en större grupp av de anställda. Högst 450 kr inklusive moms får julgåvan kosta för att vara skattefri. Jubileumsgåvor Jubileumsgåvor är gåvor vid företagsjubileum, dvs när företaget firar 25, 50, 75 år osv. Gåvan får vara värd högst 1 350 kr inklusive moms för att vara skattefri. Gåvor till styrelserepresentanter Styrelserepresentanter räknas som uppdragstagare. Tidigare har detta inneburit att en styrelseledamot inte kunnat få skattefria gåvor. Men Skatteverket har nu ändrat uppfattning och anser att uppdragstagare bör kunna jämställas med anställda när det gäller möjligheten att ta emot gåvor utan att någon skattepliktig förmån uppstår.
Momsen får lyftas Företaget får lyfta momsen på inköpta skattefria gåvor till anställda. Om gåvorna är skattepliktiga får däremot inte momsen lyftas.
8 |
Skatte- och ekonomikurs i Thailand 2010
