Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund
Detta möte: 2005-04-30--05-01 Föregående möte: 2005-04-08--10
vid protokollet
vid ordförandeklubban
Christer Pettersson
Andreas Grananader
mötessekreterare
mötesordförande
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
justeras
Karolina Staël
Mikael Leisjö justerare
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
2(120)
Dagordning 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
11. 12.
Formalia ............................................................................................................................................................................ 4 Beslut: Arvodering av förbundsordförande ................................................................................................................. 7 Beslut: Anta föreningar ................................................................................................................................................... 9 Beslut: Arvodering av Vice ordföranden.................................................................................................................... 14 Beslut: First Class........................................................................................................................................................... 16 Beslut: Medlemsantal..................................................................................................................................................... 18 Beslut: Praxisdokument ................................................................................................................................................ 20 Beslut: Pressbevakning.................................................................................................................................................. 24 Beslut: Ratificering av attestlista .................................................................................................................................. 27 Beslut: Styrdokument .................................................................................................................................................... 30 Styrdokument: Arbetsledning av ordförande 2005 ................................................................................................... 31 Styrdokument: Arbetssätt för förbundsstyrelsen 2005 ............................................................................................. 33 Styrdokument: Distriktsutveckling 2005 .................................................................................................................... 37 Styrdokument: Drift- och IT-arbetet 2005................................................................................................................. 43 Styrdokument: Ekonomi 2005..................................................................................................................................... 45 Styrdokument: Folkbildning 2005 ............................................................................................................................... 46 Styrdokument: Framtidsarbetet 2005.......................................................................................................................... 48 Styrdokument: Förbundsordförande i Sverok ........................................................................................................... 50 Styrdokument: Föreningsansvar 2005......................................................................................................................... 55 Styrdokument: Ideell samverkan (IS) 2005 ................................................................................................................ 57 Styrdokument: Internetbaserad organisering (IO) 2005........................................................................................... 59 Styrdokument: Jämlikhet och Jämställdhet 2005....................................................................................................... 60 Styrdokument: Marknadsföring 2005.......................................................................................................................... 62 Styrdokument: Massmediaarbete 2005 ....................................................................................................................... 66 Styrdokument: Medlemsundersökningen 2005.......................................................................................................... 68 Styrdokument: Ombudsvalsystem 2005 ..................................................................................................................... 70 Styrdokument: Personal & Kansli samt Arbetsgivarfrågor 2005 ............................................................................ 71 Styrdokument: Riksmöte 2006..................................................................................................................................... 74 Styrdokument: Riksmötesombudsvalet 2005............................................................................................................. 76 Styrdokument: Spelveckan 2005 .................................................................................................................................. 78 Styrdokument: Sverox 2005 ......................................................................................................................................... 81 Styrdokument: Vice ordförande 2005......................................................................................................................... 84 Diskussion: Kontrollrutiner ......................................................................................................................................... 86 Rapporter ........................................................................................................................................................................ 88 Rapport: Arbetet med spelveckan ............................................................................................................................... 89 Rapport: Arbetsledning av ordföranden..................................................................................................................... 90 Rapport: Folkbildning ................................................................................................................................................... 91 Rapport: Framtidsarbetet.............................................................................................................................................. 92 Rapport: Förbundskansliet ........................................................................................................................................... 93 Rapport: Förbundsordförande..................................................................................................................................... 98 Rapport: Ideell samverkan.......................................................................................................................................... 100 Rapport: Internetbaserad Organisering .................................................................................................................... 101 Rapport: Jämlikhet och jämställdhet ......................................................................................................................... 102 Rapport: Massmediakontakt....................................................................................................................................... 103 Rapport: Möten med Ungdomsstyrelsen.................................................................................................................. 104 Rapport: Nytt nätverk för intressepolitiska chefer.................................................................................................. 106 Rapport: Nätverksträff Studiefrämjandet. ................................................................................................................ 109 Rapport: Personal & Kansli samt Arbetsgivaransvar.............................................................................................. 110 Rapport: Ställföreträdande föreningsansvarig.......................................................................................................... 111 Rapport: Sverox ........................................................................................................................................................... 115 Rapport: Utvecklingschefen ....................................................................................................................................... 116 Rapport: Vice ordförande........................................................................................................................................... 120
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
Övriga bilagor (sist i protokollet) Offert från Newsmachine.
Allmänna villkor för pressbevakning med Newsmachine. Avtal Observer. Allmänna villkor Observer. Tänstespecifikation Observer.
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
3(120)
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
1. Formalia Mötet beslutade att 1..... fastställa röstlängden.
2..... förklara mötet behörigt. 3..... välja Andreas Granander och Karolina Staël till mötesordförande. 4..... välja Christer Pettersson till mötessekreterare. 5..... välja Mikael Leisjö till justerare. 6..... fastställa dagordningen. 7..... fastställa adjungeringar.
Handlingar i ärendet Röstlängd.
Dagordningen (sidan 2). Adjungeringar.
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
4(120)
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
Röstlängd Närvarande under hela eller delar av mötet Petra Malmgren
Mattias Emanuelsson Andreas Granander Elin Gustafsson David Gustavsson Martin Kvist Mikael Leisjö Dan Sivnert Karolina Staël Max Valentin Qla Zetterberg
Frånvarande Marcus Clifford
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
5(120)
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
Adjungerade Christer ”Chrisp” Pettersson, funktionär Lars ”Molle” Johansson, funktionär
Personerna kan adjungeras som något av Gäst, med närvarorätt på mötet.
Sakkunnig, med närvarorätt på mötet och yttranderätt i enskild fråga. Föredragande, med närvarorätt på mötet och yttrande- och yrkanderätt i enskild fråga. Funktionär, med närvaro- och yttranderätt på mötet.
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
6(120)
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
7(120)
2. Beslut: Arvodering av förbundsordförande Mötet beslutade att
1..... riva upp beslutet från 2003-06-07--08 att ”Arvoderingen skall beräknas med utgångspunkt i ordförandens levnadsomkostnader. Arvodet skall beräknas på nytt för varje nyvald ordförande”. 2..... Sveroks förbundsordförande arvoderas med 16 500 kronor i månaden i enligt med gällande villkor och styrdokumentet för förbundsordförande. 3..... Förbundsordförandens arvode ska följa samma utveckling som kansliets anställda har genom Arbetsgivaralliansen.
Handlingar i ärendet
Beslutsunderlag: Arvodering av förbundsordförande.
Övrigt
Petra Malmgren anmälde jäv och lämnade mötet under ärendet.
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
8(120)
Beslutsunderlag: Arvodering av förbundsordförande Av Petra Malmgren, Sverok har sedan 1997 en arvoderad förbundsordförande. Förbundsordförande arbetar med att leda förbundsstyrelsens arbete, representera förbundet internt och externt, leda förbundets visionsarbete samt arbete med strategiska projekt. Mer detaljer om förbundsordförandes uppgifter finns i styrdokumentet för förbundsordförande. Det är viktigt att känna till att en arvodering skiljer sig från en anställning på många vis. Till exempel kan styrelsen välja att avsluta den när som helst och det finns ingen uppsägningstid, inte heller omfattas den av de vanliga arbetsrättsliga reglerna och avtal med mera. Arvoderingen är för närvarande på 16 000 kronor i månaden, vilket den varit sedan 2002. Det är baserat på en mängd faktorer och ansågs av förra styrelsen vara rimlig, med tanke på det ansvar, de arbetsuppgifter och arbetsförhållanden som ordföranden arbetar med. Den avgående förbundsstyrelsen tog på sitt möte i februari 2005 beslutet att arvodera den kommande förbundsordförande till och med april månad (2005) med samma summa som då gällde (det vill säga 16 000). Riksmötet har i budgeten för 2004 satt av pengar för att täcka en fortsatt arvodering av samma storlek som förra året. På styrelsemötet 7-8 juni 2003 beslutade förbundsstyrelsen att ” Arvoderingen skall beräknas med utgångspunkt i ordförandens levnadsomkostnader. Arvodet skall beräknas på nytt för varje nyvald ordförande.”
Jag yrkar att
1..... Förbundsordförande Petra Malmgren arvoderas med 16 000 kronor i månaden i enligt med gällande villkor och styrdokumentet för förbundsordförande. 2..... arvoderingen gäller till och med riksmötet 2005.
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
9(120)
3. Beslut: Anta föreningar Mötet beslutade att
1..... föreningar registrerade 2005-01-01--2005-04-29 antas som medlemsföreningar i Sverok.
Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: Anta föreningar.
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
10(120)
Beslutsunderlag: Anta föreningar Av Christer ”Chrisp” Pettersson, kanslichef, Enligt förbundsstadgarna är det förbundsstyrelsen som antar föreningen. Detta har styrelsen delegerat till förbundskansliet, som registrerar föreningarna. Föreningsantagningen regleras i ett styrdokument för antagning av föreningar som förvaltas och utvecklas av föreningsansvarig.
Jag yrkar att
1..... föreningar registrerade 2005-01-01--2005-04-29 antas som medlemsföreningar i Sverok.
Lista över föreningar Sverok GävleDala
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
AFRO, Avesta, 7 medlemmar, Rollspel, Lajv, Datorspel, Brädspel, Kortspel Avesta Pokerförening, Avesta, 42 medlemmar, Kortspel Avesta Spel Sällskap, Avesta, 14 medlemmar, Rollspel, Datorspel, Airsoft EJP, Falun, 7 medlemmar, Lajv, Datorspel, Kortspel Ellwira Lajv/Rollspelsförening, Borlänge, 6 medlemmar, Rollspel, Lajv FAF SOC, Falun, 5 medlemmar, Lajv, Airsoft, Annat Finnskogsordern, Bollnäs, 7 medlemmar, Lajv Flip the Flop, Gävle, 6 medlemmar, Kortspel StarNetwork, Gävle, 1425 medlemmar, Datorspel Tetrapack, Söderhamn, 10 medlemmar, Datorspel Ämblaspelförening, Falun, 17 medlemmar, Rollspel, Lajv, Kortspel, Annat
Sverok Nedre Norrland
12 13 14 15
Guild of Voice Masters, Östersund, 5 medlemmar, Rollspel Score UF, Sollefteå, 5 medlemmar, Datorspel, Kortspel Spelliberalerna, Sundsvall, 10 medlemmar, Rollspel, Datorspel, Brädspel, Kortspel, Figurspel Stars in Rage, Örnsköldsvik, 6 medlemmar, Datorspel
Sverok Ost
16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
Ayo 1900, Jönköping, 5 medlemmar, Rollspel, Kortspel Babylon Spelsällskap, Linköping, 5 medlemmar, Datorspel, Kortspel Hovmantorp Holdén, Lessebo, 75 medlemmar, Kortspel Institutet för Strategiska Studier, Jönköping, 6 medlemmar, Datorspel, Figurspel Krok, Kalmar, 6 medlemmar, Rollspel, Datorspel, Brädspel, Figurspel Ljungby Go-spel Förening, Ljungby, 8 medlemmar, Brädspel Lost Horizon, Växjö, 7 medlemmar, Datorspel, Kortspel Marieholms RC Club, Gnosjö, 5 medlemmar, Annat Monsterhand Pokerclub, Norrköping, 6 medlemmar, Kortspel Mullsjö Nintendo Players, Mullsjö, 12 medlemmar, Brädspel, Annat Paterna, Jönköping, 5 medlemmar, Brädspel, Annat Pokerstarz, Växjö, 12 medlemmar, Kortspel PS, Jönköping, 13 medlemmar, Rollspel, Brädspel, Kortspel SoldS, Söderköping, 17 medlemmar, Annat, Datorspel Spelföreningen Akenkaset, Norrköping, 15 medlemmar, Rollspel, Datorspel, Brädspel, Kortspel, Figurspel
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
31 32 33
11(120)
Succubus RPG, Nybro, 5 medlemmar, Rollspel, Lajv, Datorspel, Brädspel T1, Mullsjö, 5 medlemmar, Rollspel, Datorspel, Brädspel, Kortspel Tallboda Kobold Slayers, Linköping, 6 medlemmar, Rollspel
Sverok SKuD
34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 47 48 49 50
Alter Ego, Eslöv, 5 medlemmar, Rollspel, Lajv, Brädspel, Kortspel Amaranth, Höganäs, 5 medlemmar, Kortspel Den unge Werthers lirare, Lund, 6 medlemmar, Brädspel, Kortspel Familjen Meskalin, Malmö, 10 medlemmar, Rollspel, Brädspel, Figurspel Hasse får spel, Helsingborg, 11 medlemmar, Datorspel, Brädspel Korthajarna, Svedala, 8 medlemmar, Kortspel Lunds Goklubb, Lund, 5 medlemmar, Brädspel MVG, Lund, 5 medlemmar, Datorspel, Brädspel, Kortspel Slamdancers, Kristianstad, 16 medlemmar, Paintball Soläng, Ängelholm, 5 medlemmar, Rollspel, Lajv, Brädspel, Kortspel Svensk-Engelsk Fackordbok, Simrishamn, 5 medlemmar, Rollspel Sölvesborgs IT-Förening, Sölvesborg, 13 medlemmar, Datorspel Terebi Ge-Mu, Malmö, 30 medlemmar, Annat TFT-lan, Sjöbo, 20 medlemmar, Datorspel Vatingarna, Helsingborg, 7 medlemmar, Rollspel, Lajv x200v, Lund, 13 medlemmar, Brädspel, Kortspel
Sverok Stockholm
51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73
ALF, Värmdö, 11 medlemmar, Lajv, Annat Brädspels föreningen SCG, Upplands Väsby, 5 medlemmar, Brädspel Cthulhu Lives Sverige, Stockholm, 5 medlemmar, Rollspel, Lajv Domhanvi, Stockholm, 9 medlemmar, Lajv Dragon´s Lair Föreningen, Stockholm, 201 medlemmar, Rollspel, Datorspel, Brädspel, Kortspel, Figurspel Drakens Tand, Tyresö, 6 medlemmar, Rollspel, Lajv, Datorspel, Brädspel, Kortspel, Figurspel Dusk light, Upplands Väsby, 9 medlemmar, Rollspel, Lajv e-washi, Stockholm, 19 medlemmar, Rollspel, Lajv, Datorspel, Brädspel Getsemane, Stockholm, 5 medlemmar, Lajv Grötsleven, Stockholm, 17 medlemmar, Rollspel, Lajv, Brädspel, Kortspel, Figurspel, Annat Hard Play, Huddinge, 14 medlemmar, Datorspel Imperial Transconglomerated Services, Solna, 5 medlemmar, Rollspel Lagt kort ligger PF, Stockholm, 17 medlemmar, Kortspel Lanfabriken, Österåker, 5 medlemmar, Datorspel Lé Clof, Stockholm, 10 medlemmar, Datorspel, Kortspel Modern Gamers, Stockholm, 5 medlemmar, Lajv, Datorspel, Brädspel, Airsoft Monopolrävarna, Solna, 5 medlemmar, Brädspel Märstagymnasiets spelförening, Sigtuna, 5 medlemmar, Rollspel, Datorspel, Brädspel, Kortspel, Figurspel Oratoriet, Stockholm, 5 medlemmar, Datorspel Slite Roks, Gotland, 9 medlemmar, Rollspel, Brädspel Smileykanalen, Stockholm, 75 medlemmar, Datorspel, Kortspel Stellans stjärnor, Stockholm, 5 medlemmar, Brädspel, Kortspel Stockholmslajv, Stockholm, 5 medlemmar, Lajv
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
74 75 76 77 78 79
12(120)
Svarta krabban, Ekerö, 8 medlemmar, Rollspel, Lajv, Datorspel, Brädspel, Kortspel, Figurspel Svartalf, Täby, 8 medlemmar, Lajv, Airsoft Swedish Weekend Warriors, Nynäshamn, 5 medlemmar, Datorspel Tornérspel, Järfälla, 14 medlemmar, Brädspel, Kortspel Traditionella brädspel, Solna, 5 medlemmar, Brädspel Tullinge Dator Spelar Förening, Botkyrka, 8 medlemmar, Datorspel
Sverok Svealand
80 81 82 83 84 85 86 87
Arch Devils, Örebro, 6 medlemmar, Datorspel Blind Mind, Kristinehamn, 28 medlemmar, Datorspel Blodröda Cirkelns Armé, Västerås, 24 medlemmar, Lajv Bäverns Tand, Örebro, 9 medlemmar, Rollspel, Kortspel Carlstad Poker Club, Karlstad, 5 medlemmar, Kortspel Clanwar.se, Karlstad, 19 medlemmar, Datorspel Duelist Kingdom Katrineholm, Katrineholm, 20 medlemmar, Kortspel Dungeon Masters, Håbo, 7 medlemmar, Rollspel, Lajv, Datorspel, Brädspel, Kortspel, Figurspel 88 Dvärg med dubbeleggad yxa, Uppsala, 5 medlemmar, Datorspel, Brädspel, Kortspel 89 Enköpings Figurspels klubb, Enköping, 5 medlemmar, Figurspel 90 Eskilstuna Paintballförening, Eskilstuna, 9 medlemmar, Datorspel, Paintball 91 Facklans Lajvförening, Västerås, 7 medlemmar, Rollspel, Lajv, Brädspel, Kortspel 92 Färgbollarna, Kumla, 6 medlemmar, Paintball 93 IceMachine, Arboga, 17 medlemmar, Datorspel 94 Katla Grottan, Sala, 10 medlemmar, Datorspel, Brädspel, Kortspel 95 Kunskapskolans Spelförening, Nyköping, 17 medlemmar, Rollspel, Datorspel, Brädspel, Kortspel 96 Mellösa LAN-sällskap, Flen, 6 medlemmar, Datorspel 97 MKV-Poker, Örebro, 9 medlemmar, Kortspel 98 Sayeret Golani, Uppsala, 9 medlemmar, Lajv, Airsoft 99 Skåres Spelklubb, Karlstad, 7 medlemmar, Brädspel, Kortspel 100 Spela Mera, Karlstad, 5 medlemmar, Datorspel 101 Spelföreningen Gränslandet, Uppsala, 6 medlemmar, Datorspel, Figurspel 102 Tysta Gillet, Uppsala, 5 medlemmar, Lajv Sverok Väst
103 1337, Göteborg, 12 medlemmar, Rollspel, Datorspel, Annat 104 Black Sun, Mölndal, 6 medlemmar, Rollspel, Datorspel, Brädspel, Kortspel, Figurspel, Annat 105 Blå Eld, Skövde, 14 medlemmar, Brädspel, Kortspel 106 Chaos Crew, Kungsbacka, 5 medlemmar, Rollspel, Brädspel, Kortspel, Airsoft 107 Foc, Göteborg, 26 medlemmar, Datorspel 108 Ghota Gamers, Lilla Edet, 5 medlemmar, Datorspel 109 HI-Polymer, Falköping, 5 medlemmar, Rollspel 110 Kompani Granbarr, Partille, 16 medlemmar, Lajv 111 Konflikt, Lidköping, 8 medlemmar, Rollspel, Datorspel, Brädspel, Kortspel 112 Kriga Pandorna, Göteborg, 21 medlemmar, Datorspel 113 KöttLAN, Halmstad, 9 medlemmar, Datorspel 114 Lajvsällskapet Katapult, Göteborg, 12 medlemmar, Lajv 115 Memma, Göteborg, 6 medlemmar, Brädspel, Kortspel Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
116 117 118 119 120 121
13(120)
Möllerell PT, Göteborg, 33 medlemmar, Datorspel, Kortspel, Airsoft RELFA, Falköping, 6 medlemmar, Rollspel, Datorspel, Brädspel, Kortspel SF Blotet, Vänersborg, 5 medlemmar, Rollspel, Brädspel, Kortspel Smash Bros spelsällskap, Göteborg, 13 medlemmar, Rollspel, Datorspel Spel och Madrass, Falköping, 7 medlemmar, Datorspel Särimner & Jonathan spelförening, Göteborg, 5 medlemmar, Datorspel, Brädspel, Kortspel
Sverok Övre Norrland
122 123 124 125 126 127 128 129 130 131 132 133 134 135
Battle Wagon, Umeå, 11 medlemmar, Rollspel, Datorspel, Brädspel, Kortspel Chimaera, Umeå, 21 medlemmar, Rollspel, Lajv, Brädspel, Figurspel, Annat Cobra Kai, Luleå, 7 medlemmar, Brädspel, Kortspel Favete Gaming, Åsele, 7 medlemmar, Datorspel Invandrar- och Kulturinformatörs Förening i Umeå, Umeå, 24 medlemmar, Datorspel, Brädspel, Kortspel Norrböle Schack sällskap, Skellefteå, 52 medlemmar, Brädspel Pokerklubben, Umeå, 5 medlemmar, Kortspel Rednex, Skellefteå, 5 medlemmar, Datorspel Ruter Knekt, Umeå, 10 medlemmar, Rollspel, Brädspel, Kortspel Rutterklubben, Umeå, 5 medlemmar, Kortspel Skelleftehamns Spelklubb, Skellefteå, 6 medlemmar, Rollspel Sörfors Lanförening, Umeå, 6 medlemmar, Datorspel Trollpack, Boden, 45 medlemmar, Rollspel, Lajv, Datorspel Umeå Korthajar, Umeå, 13 medlemmar, Kortspel
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
4. Beslut: Arvodering av Vice ordföranden Mötet beslutade att 1..... avslå ärendet.
Handlingar i ärendet
Beslutsunderlag: Arvodering av vice ordförande
Övrigt
Mikael Leisjö anmälde jäv och lämnade mötet under ärendet.
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
14(120)
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
15(120)
Beslutsunderlag: Arvodering av vice ordförande Av Mikael Leisjö,
[email protected] Förbundsordförande arbetar med att leda förbundsstyrelsens arbete, representera förbundet internt och externt, leda förbundets visionsarbete samt arbete med strategiska projekt. Mer detaljer om förbundsordförandes uppgifter finns i styrdokumentet för förbundsordförande. Vice ordförande kompletterar och stödjer ordförande i fall där situationen kräver det. På senare tid har tyngden av förbundets storlek och Sveroks expansiva natur visat att behovet allt oftare finns. Sverok har infunnit sig i rollen som Sveriges största ungdomsorganisation, en ställning som förpliktigar både i ansvar och arbete. Förbundsordförandes ställning kräver att denne finns tillgänglig och insatt i de flesta frågor. Många projekt och delmål kan därför bli åsidosatta p.g.a. prioritering av större projekt och ansvarsområden. Vissa långsiktiga projekt riskerar dessutom att aldrig genomföras då ordinarie ledamöter ofta avsätter sin tid i förhållande till hur mycket jobb och skola denne har. Här har en arvoderad vice ordförande en fördel att kunna ge mer av sin tid för att följa upp beslut och projekt och på så sätt stötta upp förbundsordföranden i dennes arbete. Arvodering av vice ordförande har inte funnits tidigare och i enlighet med gammal Sveroktradition försöker man i regel att undvika att ekonomiskt värdera arbete i förbundet. Men med anledning av rådande omständigheter och arbetsförhållanden finns det behov av en extra person som har tid och ekonomiska förutsättningar för att ge Sverok den uppmärksamhet som krävs. Min avsikt med förfrågan är inte att ekonomiskt optimera min tillvaro i Sverok utan snarare försäkra mig om att min ekonomi som student inte havererar när jag lägger ner mycket av min tid på Sverok. Det är viktigt att känna till att en arvodering skiljer sig från en anställning på många vis. Till exempel kan styrelsen välja att avsluta den när som helst och det finns ingen uppsägningstid, inte heller omfattas den av de vanliga arbetsrättsliga reglerna och avtalen. Förbundsstyrelsen tog på sitt möte i juni 2003 beslutet att heltidsarvodera förbundsordförande med den summa som då gällde (det vill säga 16 000). Det är varken lämpligt eller önskvärt att heltidsarvodera vice ordförande. Riksmötet har i budgeten för 2005 satt av pengar för att täcka en halvtidsarvodering av storlek 8 000 i månaden. I dagsläget finns det därmed utrymme för att minska överbelastningen i förbundsledningens arbete.
Jag yrkar att
1..... förbundsstyrelsen beslutar att halvtidsarvodera den sittande vice ordföranden Mikael Leisjö med 8 000 kronor i månaden i enlighet med det gällande styrdokumentet för vice ordförande. 2..... Arvoderingen gäller till och med riksmötet 2006.
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
5. Beslut: First Class Mötet beslutade att
1..... delegera ärendet till folkbildningsansvariga.
Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: First Class
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
16(120)
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
17(120)
Beslutsunderlag: First Class Av Mattias Emanuelsson,
[email protected] Efter att ha varit på nätverksträff för Studiefrämjandet insåg jag att First Class (FC) kan användas av Sverok också. Jag har tidigare använt mig av programmet när jag studerat distans på Runö Folkhögskola och jag tycker att det är ett väldigt smidigt sätt att arbeta på. Jag tror att vi ar mycket att vinna om vi även kan bedriva cirkelverksamhet över FC i framtiden. Framförallt tror jag att det kommer att underlätta för de föreningar vi organiserar som enbart huserar på Internet. Jag hoppas och tror att detta kommer att öka cirkelverksamheten inom förbundet. Som jag ser det finns det två vägar att gå. Antingen att Sverok sätter upp en egen FC-sever, alternativt att vi använder oss av Folkbildningsnätets nuvarande server. Frågan är hur mycket kraft detta skulle ta från en server. Vi är trots allt 90 000 medlemmar. Beskrivning: First Class First Class är ett konferensprogram som är väldigt enkelt att använda. Man kopplar upp sig mot en server, loggar in med eget användarnamn och lösenord, och kommer därefter till sitt eget skrivbord. Där har man en egen mailbox och där är ikoner till de konferenser på servern som man har blivit tilldelad access. En väldigt fin grej med FC är att man inte riskerar spam (skulle någon börja med spam är det helt ju bara att plocka bort den personens konto). Det är ett säkert system, eftersom man behöver bli tilldelad access för att få tillgång till konferenserna så går det inte att spionera i konferenser som man inte har behörighet till.
Jag yrkar att
1..... det möjliggörs för Sverokmedlemmar att använda sig av First Class som ett alternativ till den traditionella studiecirkelmetoden. 2..... det undersöks ifall Sverok kan få en plats på folkbildningsnätets server eller om vi måste sätta upp en egen FC-server. 3..... det informeras om FC-möjligheterna vi alla kanaler vi har – Sverox, hemsidan, osv.
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
18(120)
6. Beslut: Medlemsantal Mötet beslutade att
1..... Sveroks medlemsantal baseras på antalet registrerade föreningar samt antalet föreningsmedlemmar som genomgått Sveroks kontrollrutiner. 2..... Sveroks medlemsantal fastställs till 2 500 föreningar med 90 000 föreningsmedlemmar varav 89 % är i åldern 7-25 år. 3..... Föreningsansvarig uppdras att i sin rapport regelbundet redogöra för aktuellt medlemsantal.
Handlingar i ärendet
Beslutsunderlag: Sveroks medlemsantal.
Övrigt
Sveroks medlemmar är föreningar och deras medlemmar.
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
19(120)
Beslutsunderlag: Sveroks medlemsantal Av Petra Malmgren, Den sista tiden har det florerat olika uppgifter om Sveroks medlemsantal. Sveroks förbundsstyrelse behöver vara konsekvent då det fäller antalet föreningar och medlemmar. Denna ska gälla tills en ny siffra på något sätt fastställs.
Jag yrkar att
1..... Sveroks medlemsantal baseras på antalet registrerade föreningar samt antalet föreningsmedlemmar som genomgått Sveroks kontrollrutiner. 2..... Sveroks medlemsantal fastställs till 2 500 föreningar med 90 000 föreningsmedlemmar varav 89 % är i åldern 7-25 år. 3..... Föreningsansvarig uppdras att i sin rapport regelbundet redogöra för aktuellt medlemsantal.
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
7. Beslut: Praxisdokument Mötet beslutade att
1..... remittera ärendet till Petra Malmgren.
Handlingar i ärendet
Praxisdokument för förbundsstyrelsens arbete.
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
20(120)
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
21(120)
Praxisdokument för förbundsstyrelsens arbete Detta är en sammanställning av en mängd praxisar för arbetet inom förbundsstyrelsen och förbundet i stort. Det är något som kan justeras löpande under året av förbundsstyrelsen, allt eftersom det så krävs. En del av punkterna är knutet till olika beslut. I de fall då ett tydligt beslut fattats hänvisas det till beslutets datum och paragraf. I vissa fall har kompletteringar eller förändringar skett, då hänvisas det till det senaste beslutet. I övriga fall handlar det troligtvis om något som arbetats in under en längre tid, och det hänvisas då generellt till det mötet då praxisdokumentet som helhet antogs. Några av punkterna nedan tas upp inom t.ex. reglerna för begäran om ersättningar, styrdokument för antagning av föreningar med mera. Detta är en sammanställning som ska ge överblick. Vi kommer troligen bryta ut en delar och behandla för sig själva unde helgens möte. I stort anser jag att de liggande praxis-dokumente är bra och bör vara riktlinje för årets arbete.
Förbundsstyrelsens sammanträden •
Styrelseledamöter bör närvara på alla ordinarie styrelsemöten och visionsmöten.
•
Under det första ordinarie sammanträdet skall den nyvalda styrelsen besluta om en mötesplanering, denna skall distribueras till förbundsstyrelsen, kansliet, distrikten samt revisorerna och finnas tillgänglig på förbundets hemsida.
•
Förbundsstyrelsemöten skall förläggas till Linköping. (FS 2000-06-12, §15)
•
Kanslichefen närvarar under ordinarie förbundsstyrelsemöten och för då protokoll.
•
Alla som vill får närvara vid styrelsens sammanträden efter adjungering.
•
I samband med adjungeringar ska det beslutas om mat- och reseersättning ska utgå till den/de adjungerade.
•
Styrelsen har rätt att besluta om att få diskutera och besluta enskilt om styrelsen så önskar.
•
Styrelseledamöterna får ersättning för sina resor till och från styrelsemötena. Även flyg och X2000 är ok då det anses rimligt. I övrigt gäller: ”Billigaste resan är den bästa resan”. (FS§15, 2000-04-09)
•
Mat för förtroendevalda under förbundsstyrelsesammanträden bekostas av förbundet.
Övrigt styrelsearbete •
Alla i styrelsen skall ha tillgång till en e-postadress och någon form av lättillgänglig Internetuppkoppling. I de fall styrelseledamöterna saknar dator och uppkoppling ska Sverok låna ut maskiner samt tillhandahålla Internetabonnemang.
•
Alla i styrelsen ska, med sin e-postadress, vara anslutna till styrelsens e-postlista och Internetforum samt eventuell arbetsgruppslista och regelbundet läsa de brev och inlägg som inkommit.
•
Då förtroendevalda deltar på arbetsgruppsmöten och andra möten utgår mat- och resersättning, inom rimliga gränser.
•
Styrelseledamöter skall närvara på riksmötet
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
22(120)
Möteshandlingar och protokoll •
Alla möteshandlingar skall vara mötesordförande samt kanslichefen tillhanda senast fredag en vecka innan mötet.
•
Kanslichefen ser till att möteshandlingar och dagordning skickas ut senast måndagen innan förbundsstyrelsesammanträdet.
•
Första utkastet till protokoll bör skickas ut till styrelsen senast 5 dagar efter styrelsemötet.
•
Det färdiga protokollet ska vara revisorerna tillhanda senast 14 dagar efter styrelsemötet. Distrikt och föreningar meddelas om att det finns i elektronisk form på hemsidan. (FS§82, 2000-12-09 -- 12-10)
•
Beslut som rör enskilda föreningar eller privatpersoner ska skickas till berörda parter då protokollet är färdigjusterat.
Protokoll från Sveroks förbundsstyrelsesammanträden ska finnas tillgängliga på Internet.
Per Capsulam-beslut •
Förbundsordförande avgör tillsammans om ett beslut ska tas per capsulam, eller om beslutet måste vänta till ett ordinarie styrelse sammanträde.
•
Ett beslutsunderlag för ett beslut per capsulam ska skickas till förbundsordförande. Denne ser därefter till att alla styrelseledamöter får tillgång till beslutsunderlaget via Internetforumet samt skicka ut information om detta på e-postlistan.
•
Under de tre första dagarna efter att beslutsunderlaget har skickats ut kan ledamöterna lägga in tilläggsyrkanden.
•
Efter tre dagar genomförs omröstning. Omröstningen ska vara klar max sju dagar efter att beslutsunderlaget har skickats ut. För att ett beslut ska äga giltighet måste minst fem av förbundsstyrelsens ledamöter rösta.
•
Sju dagar efter att styrelsen fått beslutsunderlaget avslutas omröstningen. Beslutet som då tagits träder i kraft omedelbart.
•
Varje beslut per capsulam måste ratificeras och protokollföras vid nästkommande ordinarie styrelsesammanträde. Reservationer mot ett beslut taget per capsulam ska inlämnas vid detta möte.
Medlemsföreningar Antagningar • Kansliet antar löpande föreningar och förbundsstyrelsen ratificerar dessa antagningar vid nästkommande förbundsstyrelsesammanträde. •
Om ett föreningsnamn, syfte eller annan skrivelse i den antagande föreningens stadgar av kansliet anses vara stötande, diskriminerande eller på annat sätt dåligt för förbundet kontaktas föreningen för diskussion om ändring. Om föreningen ej finner sig i kansliets bedömning kopplas styrelsen in och beslut fattas vid nästkommande förbundsstyrelsesammanträde.
Bidragskontroll • Kansliet kontrollerar att alla bidragsansökningar är korrekt underskrivna •
Kansliet ska göra kontroller av bidragssökande föreningar genom att begära in relevant material.
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
23(120)
Föreningars adresser • Kansliet får sälja etiketter med föreningars adresser till företag om föreningarna ej sagt ifrån. •
Telefonlistor med föreningars telefonnummer får ej säljas till företag.
•
Kansliet får skicka ut adressetiketter gratis till Sverokrelaterade arrangemang som anordnas ideellt. Till exempel lajv, konvent och turneringar.
Övriga praxisar •
Nationella mästerskap ska ej arrangeras eller auktoriseras av Sverok.
•
Sverok ska inte uttala sig i ärenden som ligger utanför förbundets verksamhetsområde.
•
Förbundet arrangerar inte konvent i samband med förbundets riksmöte.
•
Reklam får, mot ersättning, finnas på Sveroks hemsida. (FS§57, 2000-10-29)
•
Distrikt har möjlighet att låna pengar av förbundet för verksamhet som syftar till att landstingsbidrag ska erhållas. Lånet under lånetiden utgår utan ränta. (FS§83, 2000-12-09 -- 1210)
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
8. Beslut: Pressbevakning Mötet beslutade att
1..... remittera ärendet till Mikael Leisjö.
Ungdomsstyrelsen Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: Pressbevakning
Allmänna villkor för pressbevakning med Newsmachine (sist i protokollet). Offert från Newsmachine (sist i protokollet). Avtal Observer. Allmänna villkor Observer. Tjänstespecifikation Observer.
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
24(120)
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
25(120)
Beslutsunderlag: Pressbevakning Av Mikael Leisjö,
[email protected] I den mån som förbundet expanderat växer också behovet för en fungerande kontaktyta mellan organisationen och massmedia. Sverok har tidigare anlitat pressbevakningsföretaget Observer för att tillgodose förbundet med den omvärldsbevakning som vi behöver. Observer förser förbundet med riktiga pressklipp som skickas till Sverok via posten och som vi sedan kan göra vad vi vill med. Det finns dock undantag. Vi har inte tillåtelse att kopiera artiklar rakt av och skicka till andra delar av förbundet, utan endast citera och hänvisa till artikeln. Fördelarna med detta system är att vi får artiklarna på papper och kan på så sätt tydligare se hur artikeln framställts och hur upplägget sett ut. Vi har också möjlighet att arkivera och spara pressklippen i pärmar, vilket är positivt för efterkommande styrelser. Nackdelar med Observers system är att det tar tid för oss att bli uppmärksammade om aktuella händelser. Skulle en artikel skrivas i slutet av veckan kan det dröja en hel helg innan Sverok får en notis om artikeln. Under våren kontaktade jag ett antal ideella organisationer och fick via deras pressekreterare veta att pressbevakningsföretaget Newsmachine var ett vanligt, prisvärt och effektiv verktyg inom ideell omvärldsbevakning. Vid kontakt med företaget fick jag veta att flera ideella organisationer använder deras tjänster samt ett antal ledande företag. Newmachines tjänster är helt webbaserade vilket innebär att de inte skickar ut pappersklipp till sina klienter. Istället kan man via deras hemsida registrera sig på ett konto och därmed söka och få information om det antal sökord man väljer att ha. Jag tog mig friheten att skriva upp Sverok på ett provabonnemang i tio dagars tid för att testa företagets tjänster. Resultatet var mycket tillfredställande och när jag jämförde urvalet mellan Newmachine och Observers tjänster visade det sig att Newmachine gav uppåt 4 fler träffar än vad Observer gjorde. Detta kan bero på att Newmachine täcker fler lokala storstadstidningar som t.ex. Metro och City. Fördelar med Newsmachines tjänster är att man får svar direkt. Skulle en mediastorm uppstå har man full koll på vilka medier som nämner något av våra sökord. Under provomgången valde jag att belysa följande sökord: Airsoft Brädspel Fantasirollspel Figurspel Kortspel Lajv Levande rollspel Paintball Rollspel Sverok Ungdomsstyrelsen Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
26(120)
Alla dessa tolv agenter behöver inte nödvändigtvis användas, men inom Newsmachines abonnemangserbjudande ingår dessa tolv sökord. Dessa kan vi naturligtvis välja att modifiera. Skulle det dessutom vara så att vi endast vill ha vissa sökord under särskilda perioder kan vi välja att inaktivera några av sökorden under en tid för att sedan aktivera dem vid behov. Vi har också möjlighet att på ett helt annat sätt förmedla information om artiklar och notiser runt om i förbundet. Eftersom vi själva fått länkar via Newsmachine har vi möjlighet att citera samt sätta upp länkar på förbundets hemsida hur vi vill. Vi får däremot inte ta hela artiklar och sätta upp på hemsidan. Nackdelar med Newmachine är att vi inte har samma möjlighet att arkivera gamla artiklar och notiser. Vi kan naturligtvis välja att spara gamla artiklar, men de riskerar att falla i glömska och kan inte sökas upp med samma lätthet som genom vårt nuvarande system. Gamla artiklar kan sparas upp till 5-10 år. Jag kan personligen se övervägande fördelar med de tjänster som Newsmachine tillhandahåller.
Jag yrkar att
1..... förbundsstyrelsen ger förbundets massmediakontakt mandat att förhandla fram och driva igenom ett kontrakt med pressbevakningsföretaget Newsmachine, utifrån förbundsstyrelsen givna direktiv. 2..... Pressbevakningen ska innefatta 12 sökord. Dessa är: Airsoft Brädspel Fantasirollspel Figurspel Kortspel Lajv Levande rollspel Paintball Rollspel Sverok Ungdomsstyrelsen
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
9. Beslut: Ratificering av attestlista Mötet beslutade att 1..... ratificera attestlistan.
2..... valberedningen ska inkomma med en specificerad budget för godkännande på nästa styrelsemöte.
Handlingar i ärendet Attestlista 2005
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
27(120)
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
28(120)
Attestlista 2005 Av David Gustavsson,
[email protected] Nr Benämning
Attest 1
Attest 2
12 Ungdomsstyrelsen
David Gustavsson
Mikael Leisjö
13 Svenska Spel
David Gustavsson
Mikael Leisjö
14 Räntor
David Gustavsson
Mikael Leisjö
19 Intäkter övrigt
David Gustavsson
Mikael Leisjö
22 Föreningsbidrag
Martin Kvist
Petra Malmgren
29 Bidrag övrigt
Martin Kvist
Petra Malmgren
30 Styrelsen allmänt
Petra Malmgren
Mikael Leisjö
31 Arvoderingar styrelsen
Karolina Staël
David Gustavsson
32 Möten
Petra Malmgren
Mikael Leisjö
39 Styrelsen övrigt
Petra Malmgren
Mikael Leisjö
41 Personal
Dan Sivnert
Mattias Emanuelsson
42 Administration
Dan Sivnert
Mattias Emanuelsson
43 Kanslilokal
Dan Sivnert
Mattias Emanuelsson
44 Hemsidearbete
Marcus Clifford
David Gustavsson
45 Drift
David Gustavsson
Marcus Clifford
46 Ekonomi
David Gustavsson
Mikael Leisjö
47 Utbildning kansliet
Dan Sivnert
Mattias Emanuelsson
49 Förvaltning övrigt
Dan Sivnert
Mattias Emanuelsson
1
2
3
4
Intäkter
Bidrag
Styrelsen
Förvaltning
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
5
29(120)
Organisationsutveckling
51 Arvoderingar organisationsutveckling
Andreas Granander
Mikael Leisjö
52 Distriktsträffar
Andreas Granander
Mikael Leisjö
53 Distriktsstöd
Andreas Granander
Mikael Leisjö
54 Grundgaranti
Andreas Granander
Mikael Leisjö
55 Projektfinansiering
Petra Malmgren
Mikael Leisjö
551 Medlemsundersökning
Martin Kvist
Mikael Leisjö
552 Framtidsarbete
Elin Gustafsson
Qla Zetterberg
553 Jämla
Elin Gustafsson
Karolina Staël
554 Nationella föreningar
Martin Kvist
Mikael Leisjö
555 Internetbaserad organisering
Dan Sivnert
Marcus Clifford
56 Folkbildning
Qla Zetterberg
Mattias Emanuelsson
57 Medlemskap/Samarbeten
Petra Malmgren
Mikael Leisjö
58 Arbetsgrupper
Dan Sivnert
Petra Malmgren
David Gustavsson
Mikael Leisjö
Marcus Clifford
Max Valentin
60 Sverox
Karolina Staël
Max Valentin
61 Arvoderingar PR
Max Valentin
David Gustavsson
62 Marknadsföring
Max Valentin
David Gustavsson
63 NSV
Karolina Staël
Petra Malmgren
64 Pressbevakning
Mikael Leisjö
David Gustavsson
69 PR övrigt
Max Valentin
David Gustavsson
71 Arvoderingar riksmöte
Andreas Granander
Petra Malmgren
72 Riksmötet
Andreas Granander
Petra Malmgren
73 Val
Martin Kvist
Andreas Granander
74 Valberedning
David Bergkvist
Tove Gillbring
75 Valpremie
Martin Kvist
Andreas Granander
76 Möteshandlingar
Andreas Granander
Petra Malmgren
79 Riksmöte övrigt
Andreas Granander
Petra Malmgren
581 Databasutveckling 59 Internationellt arbete 6
7
PR
Riksmöte
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
10.Beslut: Styrdokument Mötet beslutade att
1..... fastställa behandlade styrdokument. 2..... remittera Styrdokument: Hemsida till Marcus Clifford. 3..... remittera Styrdokument: Må bra till Mikael Leisjö.
Fastställda styrdokument
Styrdokument: Arbetsledning av ordförande 2005 Styrdokument: Arbetssätt för förbundsstyrelsen 2005 Styrdokument: Distriktsutveckling 2005 Styrdokument: Drift- och IT-arbetet 2005 Styrdokument: Ekonomi 2005 Styrdokument: Folkbildning 2005 Styrdokument: Framtidsarbetet 2005 Styrdokument: Förbundsordförande i Sverok Styrdokument: Föreningsansvar 2005 Styrdokument: Ideell samverkan (IS) 2005 Styrdokument: Internetbaserad organisering (IO) 2005 Styrdokument: Jämlikhet och Jämställdhet 2005 Styrdokument: Marknadsföring 2005 Styrdokument: Massmediaarbete 2005 Styrdokument: Medlemsundersökningen 2005 Styrdokument: Ombudsvalsystem 2005 Styrdokument: Personal & Kansli samt Arbetsgivarfrågor 2005 Styrdokument: Riksmöte 2006 Styrdokument: Riksmötesombudsvalet 2005 Styrdokument: Spelveckan 2005 Styrdokument: Sverox 2005 Styrdokument: Vice ordförande 2005
Övriga handlingar i ärendet Styrdokument: Hemsida 2005 Styrdokument: Må bra 2005
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
30(120)
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
31(120)
Styrdokument: Arbetsledning av ordförande 2005 Ansvarig Karolina Staël,
Syfte
Sveroks arvoderade förbundsordförande är en av förbundets största resurser. Det övergripande syftet med arbetsledningen är att tillsammans med förbundsordföranden ansvara för att förbundsordförandens styrdokument och övriga uppdrag som förbundsstyrelsen lägger på ordföranden efterföljs på ett effektivt sätt.
Mål Tillsammans med förbundsordföranden strukturera upp ordförandens arbete och göra rätt prioriteringar. •
Förbundsordförandens arbete ska planeras i samråd mellan arbetsledare och ordförande samt följas upp regelbundet. En gång varje vecka ska ordföranden skicka en skriftlig kortfattad planering till arbetsledaren, i denna skall det även finnas en rapport om hur tidigare veckas planering har följts. En gång varje månad skall planeringen och rapporteringen vara mer överblickande och innefatta ett mer långsiktigt synsätt.
Tillsammans med förbundsordföranden ansvara för att dennes styrdokument efterföljs. •
Styrdokumentet ska vara det som styr hur arbetet ska läggas upp och vilka arbetsuppgifter som är prioriterade. Arbetsledaren ska i samband med förbundsordförandens planering och rapportering se över att förbundsordförandens styrdokument följs och föra en dialog med förbundsordföranden om detta.
Ge ordföranden stöd i dennes arbete för att säkerställa en hög och långsiktigt hållbar effektivitet. •
Minst två utvecklingsmöten ska hållas under året då arbetet och ordförandens situation utvärderas och planeras mer övergripande. Det första mötet ska hållas under juni och ett uppföljande möte ska hållas under hösten.
Säkerställa ett gott arbetsklimat och en rimlig arbetsbelastning. •
En gång varje månad skall arbetsledaren och förbundsordföranden träffas för att diskutera arbetssituationen och arbetsbelastningen.
Genomförande Arbetsledaren och förbundsordföranden kommer kontinuerligt att ha kontakt med varandra. Planering och rapportering kommer att ske via e-post och kompletteras med telefonkontakt och direkta möten. Inledningsvis kommer förbundsordförande att under en månads tid göra en detaljerad sammanställning av vilka arbetsuppgifter som utförs och hur lång tid dessa tar för att ge arbetsledaren en bättre inblick i arbetet. Vid frågetecken och behov av diskussion om prioriteringar och dylikt, kommer dessa tas direkt mellan arbetsledaren och ordförande.
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
32(120)
Budget Ingen budget avsatt för ändamålet. Eventuella kostnader i samband med möten går in under styrelsen.
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
33(120)
Styrdokument: Arbetssätt för förbundsstyrelsen 2005 Ansvarsområden Förbundsstyrelsen arbetar inom personrelaterade och preciserade ansvarsområden. Inom dessa områden lägger ledamoten själv upp arbetssätt och är ansvarig för att målen i respektive styrdokument uppfylls. Intresse för andras ansvarsområden bör existera och uppmuntras. Ansvaret betyder inte att ledamoten måste göra allt själv, men att den har ansvaret för att arbetet genomförs och att visionen i styrdokumentet eftersträvas. Det är även viktigt att lyssna på andra ledamöters åsikter om ansvarsområdet. Beslut som rör utgifter som inte är specificerade i styrdokument eller är av principiell betydelse skall tas av förbundsstyrelsen. Annars går det att inom sitt område besluta om utgifter. På det interna forumet bör en ”Stödtråd” finnas. I denna kan ledamöter posta behov av arbetshjälp eller efterlysa tips till engagemang inom sina ansvarsområden. Vid verksamhetsårets slut ska för varje ansvarsområde, projekt eller uppgift sammanställas ett överlämningsdokument som bör innehålla arbetssätt, uppnådda mål, problem, kontakter etc. Ansvarsområden Ansvarsområden definieras genom styrdokument antagna av förbundsstyrelsen och har en relativt jämn och löpande verksamhet under verksamhetsåret. Styrdokumenten bör ta upp bakgrund/information, visioner, mål, tidsplan, metod och budget. Projekt/Temporära ansvarsområden Alla ansvarsområden behöver inte löpa hela verksamhetsåret, utan kan tillkomma vid behov. Dessa är tidsbegränsade och kan premieras av samarbeten mellan permanenta ansvarsområden. Det kan vara saker som uppkommer under året eller redan nu definierade projekt där ett samarbete mellan exempelvis marknadsföring, Sverox och distrikt skulle främja projektet. Den ansvariga ska vid projektets uppkomst sammanställa ett styrdokument så att projektet definieras. Styrdokumentets omfattning bör anpassas till projektets storlek.
Styrelsemöten Styrelsemötena kommer, med få undantag (såsom första mötet samt visionsmötet), att hållas på förbundets kansli i Linköping. Detta ska ske 9-11 gånger per år, dvs. 4-5 veckor mellan varje möte. Vi skall hålla ett möte som primärt handlar om halvtidsutvärdering av vårt arbete, planering av den andra halvan samt visionerande på både kort och lång sikt. Vi kommer också att behöva ett till två möten, det sista i samband med motionsstopp, för att förbereda riksmötet där vi beslutar vilka motioner vi ska lägga med mera. När, var och hur Kallelse ska sändas med e-post senast två veckor innan aktuella styrelsemöten. Mötena bör börja på fredag kväll och sluta senast 1600 söndag kväll. På lördagskvällen hålls någon form av frivillig gruppaktivitet.
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
34(120)
Möteshandlingar Handlingar som ska diskuteras på styrelsemötena ska skickas till
[email protected] senast klockan 10.00 måndagen före mötet. Dock bör dokumenten läggas ut på forumet tidigast möjligt. Möteshandlingarna skickas senare samma dag till samtliga ledamöter.
Styrelseintern kommunikation Forum Primära kommunikationsmedlet mellan styrelsemötena är förbundsstyrelsens interna diskussionsforum. Alla ska ha som målsättning att läsa allt samt att besöka forumet minst var tredje dag. Alla möteshandlingar ska postas på forumet så att de kan diskuteras där. Telefon Vid ärenden som endast berör en annan person i styrelsen rekommenderas kontakt via telefon för att främja den personliga kontakten. E-post Alla i styrelsen ska i Sverok-ärenden använda sina officiella Sverok-e-postadresser (
[email protected]). Denna ska läsas minst var tredje dag. Är man frånvarande en längre tid ska frånvaromeddelande användas. Arbetsmöten När behov finns kan enskilda styrelseledamöter träffas och samtala eller arbeta tillsammans. Internet-möten Då förbundet utvecklas är det viktigt att vi som förbundsstyrelse är delaktiga i denna utveckling och testar nya verktyg för möten. Styrelsen ska därför vid några tillfällen ha möten över internet, till exempel i samband med per capsulam-beslut.
Styrelseextern kommunikation
Denna punkt berör förbundsstyrelsen kommunikation med andra parter. Under 2005 bör Media-, Distrikts- och Föreningsansvariga tillsammans se över denna punkt och dra upp relevanta riktlinjer för utveckling av den samma. Nedan följer vad förbundsstyrelsen bör prioritera vid kontakt med andra parter: Enighet Det är viktigt att alla i förbundsstyrelsen är medvetna om officiella svar och uttalanden samt att vår hållning är enhetlig. När styrelsen fattat ett beslut så står samtliga ledamöter för det solidariskt, så till vida någon inte reserverat sig mot det. Det vill säga alla ledamöter ska försvara och motivera det mot omvärlden i de fall det behövs. Om någon av någon anledning inte kan det så hänvisar man till andra i styrelsen. Tydlighet Förbundets arbete kräver tydliga roller – att definiera vilka som ingår i arbetsgrupper och andra sammanslagningar. Inget mer ”han kan nog hjälpa till lite grann”, utan det ska fastslås tydliga roller i projekt och arbeten. Det är lättare att belöna och kritisera om definitionerna av vilka som är delaktiga är tydliga. Dessa uppdragsposter ska klargöras via webben för ökad tydlighet och erkännande åt de som arbetar ideellt.
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
35(120)
Tillgänglighet För ökad professionalism skall förbundsstyrelsen anta kommunikationsrutiner om max 72 timmar innan frågor besvaras. Mail skall i största utsträckning besvaras direkt. Om svar ej kan ges sänds ett mail av typen "din fråga har mottagits och svar kommer.". En särskild rutin bör utarbetas för den e-postadressen som når styrelsen för frågor som inte förbundskansliet ska lägga arbetstid på att besvara (exempelvis ordföranden bär ansvar för adressen) Nyttja webben Förbundsstyrelsen behöver en enkel masskommunikation till hela riket med en homogen bild av styrelse och förbund. Nya kontaktmöjligheter mellan medlemmar och förtroendevalda inom Sverok ska under året ses över, jämför ICQ, MSN, java, irc osv som tänkbara redskap. Ett pressbildsarkiv fyller en viktig funktion i samband med att den nya hemsidan kommer upp. Kontakt gentemot distrikt Styrelsens ambition är att varje ledamot skall ha ett kontaktdistrikt. Ett par gånger per år ska varje distrikt uppmuntras att skicka in en kort standardiserad verksamhetsrapport med saker som gått extra ordinärt bra, saker som gått sämre och problem man anar på horisonten. Denna kontakt med distrikten förs upp som stående punkt på varje förbundsstyrelsemöte, där ledamöter kort och muntligt avrapporterar om sitt distrikts förehavanden. Ansvaret för rutinerna för kontakten gentemot distrikt bör ligga på distriktsansvarig, som även bör formulera den standardiserade verksamhetsrapport distrikten ska avlägga. Kontakt gentemot media Kontakt gentemot media sker främst genom pressmeddelanden. Ansvaret för dessa ligger hos ordförande och mediansvarig. Styrelsen bör informeras om pressmeddelanden innan de publiceras. Officiella pressbilder som relaterar till Sverok och spelhobbyn bör finnas tillgängliga via Sveroks hemsida.
Engagera flera! Det finns flera sätt att engagera sig på nationell nivå inom förbundet Sverok. Ett sätt för Sverok att involvera ideella krafter i förbundets arbete är att knyta aktiva till olika arbetsgrupper. Arbetsgrupper är bara ett av flera uttryck för en organiseringsform som under året kommer att formaliseras och vars roll och funktion inom förbundet klargöras. Arbetsgrupper Arbetsgrupper är en instans inom förbundet som arbetar i direkt anslutning till förbundsstyrelsen. Arbetsgruppen har en beredande samt produktiv funktion och finns för att komplettera delar av förbundsstyrelsens arbete. Utveckling av formen En av förbundsstyrelsen utsedd konstituerar och arbetsleder en nystartad arbetsgrupp. Ansvarig för respektive område beslutar om formen och om arbetsgruppen med tiden skall kunna utvecklas att verka mer självgående eller arbeta mer knutet till ansvarsområdet. Förbundsstyrelsen skall alltid ha en särskild coach-roll i sammanhanget där en eller flera ledamöter tar del av arbetet och fungerar som en kommunikationskanal mellan förbundsstyrelsen och arbetsgruppen.
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
36(120)
Internkommunikation Det interna informationsflödet mellan förbundsstyrelsen och arbetsgruppen är en tvåsidig process där särskilda frågor hamnar på remiss hos arbetsgruppen och sedan bollas tillbaka till förbundsstyrelsen som ger feedback på arbetsgruppens arbete. Arbetsbeskrivning En generell arbetsbeskrivning för arbetsgrupper bör utarbetas där den formella relationen klargörs och ansvaret tydliggörs. Gruppspecifika detaljer och den allmänna utformningen utvecklas av förbundsstyrelseledamoten med ansvar över området.
Solidarisk överenskommelse Överenskommelsen berör främst tre viktiga punkter. Respekt för varandras sätt att arbeta Det är viktigt att gruppdynamiken i förbundsstyrelsen fungerar. Styrelsens arbetssätt och diskussionsklimat kan direkt avgöra huruvida stress och negativa tendenser utvecklas. Det är både en arbetsmiljöfråga men också en fråga som har med psykologiska yttringar att göra. Vid större meningsskiljaktigheter, kritik mot hur ett ansvarsområde sköts, personliga motsättningar och liknande ansvarar alla i styrelsen för att så fort som möjligt lyfta problemet med den som det berör. Den första kontakten i denna typ av frågor ska tas direkt med den ansvariga över telefon eller ett personligt möte (inte över e-post eller andra elektroniska informationsvägar). Förståelse för varandras situation Sverok är en ideell riksorganisation där förbundsstyrelsens ledamöter är spridda över hela Sverige. Detta gör att individernas miljö och bakgrundsförhållanden skiljer sig avsevärt från varandra. Hur mycket tid som vigs åt Sverok är individuellt och ett sådant ställningstagande tas ofta i samband med studieplanering, arbetstider eller ekonomiska förutsättningar. Även underlag och beslut grundar sig i erfarenheter och personliga värderingar hos individuella förbundsstyrelseledamöter. Detta perspektiv bör speglas i alla frågor för att förbundsstyrelsen ska kunna samverka under verksamhetsåret. Acceptans för varandras oliktänkande. Diskussionsklimatet i styrelsen ska vara sådant att alla kan, vill och vågar säga ifrån om de tycker att något är fel eller mindre bra. Alla ska få säga det de vill, och ingen ska känna att de inte lyssnas på. Alla ska samtidigt acceptera att man ibland inte får gehör för sina åsikter fullt ut.
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
37(120)
Styrdokument: Distriktsutveckling 2005 Ansvarig: Andreas Granander,
[email protected] Sverok är ett rikstäckande förbund vars regionala verksamhet i första hand bedrivs genom distrikt. I dagsläget finns det åtta distrikt som tillsammans utgör hela Sveriges yta. Distrikten arbetar självständigt genom distriktsstyrelser och har sin främsta inkomstkälla i landstingsbidrag.
Syfte
Syftet med ansvarsområdet är att stärka och utveckla Sveroks distrikt. En viktig del i distriktens arbete är deras möjlighet att arbeta självständigt, detta är något som i arbetet med distriktsutveckling skall bevaras och utvecklas. Syftet är även att utveckla och stärka verksamheten med distriktsträffar (slag) så att dessa kan bli ett ännu bättre stöd för distriktens regionala arbete och tillsammans med förbundsstyrelsen även det nationella arbetet.
Konkreta Mål
I det löpande arbetet med distrikten är det svårt att formulera konkreta mål. Dock så är det viktigt att ändå skapa en bild av vad man vill åstadkomma. Nedan följer några av de mål som kommer att ingå i arbetet med distrikten. Förbundsstyrelsen • Att göra förbundsstyrelsens ledamöter mer insatta i distriktens situation och funktion. •
Att genom förbundsstyrelsens närvaro på samtliga distrikts årsmöten bevaka händelser och utveckling inom distrikten.
•
Att genom förbundsstyrelsens närvaro på årets samtliga distriktsträffar (slag) bistå med stöd
•
Att samtliga inom förbundsstyrelsen deltar i minst ett av distriktens styrelsemöten för att uppnå ökad förståelse om distriktens arbete.
Utredning och Utveckling • Att starta upp en Arbetsgrupp för Distriktsutveckling. •
Att genom distriktsutredningen kartlägga och avhjälpa de problem som finns i distriktens arbete idag.
•
Att arbetet med distriktsutredningen är väl förankrat i distrikten.
•
Att genom riktade utbildningar, både inom distriktsträffarna och genom andra metoder, ytterligare öka kompetensen hos distriktsaktiva.
•
Att Arbetsgruppen för Distriktsträffar (slaggruppen) blir en permanent arbetsgrupp med syfte att säkerställa distriktsträffarnas kvalité och innehåll.
•
Att tillsammans med ansvarsområdet dokumentation se över och ge förslag på förbättringar inom distriktens dokumentation om så finnes nödvändigt.
•
Att distrikten själv rapporterar till förbundsstyrelsens möten om sin verksamhet för ökad ömsesidig förståelse och insikt.
•
Att tillsammans med distrikten arbeta fram individuella arbetsplaner med distriktens egna behov i centrum.
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
•
38(120)
1 september ska det presenteras en lägesöversikt där alla distrikt, inklusive behov och problem nu och inom det närmaste året, tas upp.
Grundgaranti och Stöd • Att under året utvärdera och se över den ekonomiska grundgarantin för att fastställa både dess funktion och nytta. •
Att de distrikt som behöver stöd genom den ekonomiska grundgarantin får möjlighet till detta.
•
Att distrikten får de stöd de behöver för att på ett gott sätt genomföra sin verksamhet.
•
Att om distrikten så önskar bistå med stöd för genomförande av distriktens årsmöten.
Genomförande
Nedan följer ett antal punkter vilka avser beskriva hur målsättningarna skall kunna genomföras. •
Ansvarig för distriktsutveckling bör kontinuerligt ha kontakt med distrikten genom telefon, epost eller besök för att försäkra sig om distrikten får det stöd som rimligen kan förväntas av förbundsstyrelsen.
•
En Arbetsgrupp för Distriktsutveckling skall sättas samman. Denna skall sammansättas av från distrikten föreslagna personer för att väl förankra det kommande arbetet.
•
Arbetsgruppen för Distriktsutveckling skall under året i första hand arbeta med distriktsutredningen.
•
Arbetsgruppen för Distriktsträffar skall ges stöd för att möjliggöra att gruppen blir en permanent arbetsgrupp som med sin särskilda kompetens kan säkerställa distriktsträffarnas kvalitet och innehåll.
•
Styrdokumentet som idag reglerar Slag skall ses över och omarbetas. Det skall även täcka in Arbetsgruppen för Distriktsträffar. Detta skall göras tillsammans med Arbetsgruppen.
•
Ansvarig för distriktsutveckling bör hålla sig väl insatt i planeringen av distriktsträffar för att på bästa sätt kunna ge sitt stöd.
•
Kontaktdistrikt skall upprättas där förbundsstyrelsens ledamöter håller särskild kontakt med ett distrikt för ökad ömsesidig insikt och förståelse. Det övergripande ansvaret för kontakt och kommunikation ligger på ansvarig för distriktsutveckling.
•
Ansvarig för distriktsutveckling skall delta i lobbyarbetet kring landstingsbidragen hos landstingsförbundet i samverkan med relevanta ansvarsområden.
•
Som del i distriktens utveckling skall en individuell utvecklingsplan framarbetas som tar hänsyn till de problem som distrikten upplever och som beskriver hur förbundsstyrelsen mer specifikt kan stödja ett enskilt distrikt.
Ekonomi
Distriktsarbetet berör flera olika budgetnycklar och det är viktigt att god ordning hålls för att säkerställa att pengar fördelas på rätt sätt. För att klargöra något som tidigare varit föremål för tolkning så skall de resor som förbundsstyrelsen gör till distrikt och slag belasta budgetnyckeln Distriktsstöd. Den ekonomiska grundgaranti som kan fördelas av förbundsstyrelsen till distrikt med särskilt behov av detta skall fördelas på enskilt beslut av förbundsstyrelsen. Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
39(120)
Budget Distriktsträffar Inslaget
35 000kr
Slag Två
30 000kr
Slag Tre
30 000kr
Arbetsgrupp för Distriktsträffar
5 000kr
Summa
100 000kr
Distriktstöd Resor, Förbundsstyrelse
15 000kr
Resor, Distriktsansvarig
10 000kr
Riktade Utbildningar
20 000kr
Arbetsgrupp för Distriktsutveckling
10 000kr
Övrigt
5 000kr
Summa
60 000kr
Ekonomisk Grundgaranti Grundgaranti
190 000kr
Summa
190 000kr
Övrigt
Det resestöd som betalas ut i enlighet med styrdokument för slag skall täckas av de enskilda slagens budget.
Dokumenthistorik
I detta avsnitt redogörs för dokumentets historik för att underlätta uppföljning och utveckling av dokumentet. Antagen 2005-05-01
Mötessekreterarens signatur
Framtagen av Andreas Granander (
[email protected])
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
40(120)
Bilaga 1 - Arbetet med Distriktsutveckling Vad säger verksamhetsplanen för 2005?
Arbetet med distriktsutvecklings grundar sig på verksamhetsplanen: ”Stödet till distrikten genom bland annat fortsatt ekonomisk grundgaranti, finansiering av distriktsträffar och löpande stöd med lobby och mediakontakter ska upprätthållas på en god nivå. Riktade utbildningar för specifika funktioner (exempelvis ordförande, kassör, valberedare) ska erbjudas distrikten. Individuella utvecklingsplaner ska tas fram för de distrikt som så önskar, för att förebygga exempelvis ekonomiska problem. Distriktsträffarna ska i övrigt behållas med den nuvarande satta inriktningen men kvaliteten bör ökas ytterligare genom mer utbildningsinslag. Distrikten ska uppmanas att ta en större roll för genomförandet av dessa träffar. Arbetet med att stärka distrikten ska utvecklas. Förbundets syn på distriktens roll inom förbundet idag ska ses över och förslag på förändringar ska tas fram. Bland annat ska frågor som distriktens roll, deras storlek och finansiering tas upp till diskussion och om det finns behov ska förslag till förändringar lämnas till riksmötet.”.
Löpande Distriktsarbete
Distrikten har under året en löpande verksamhet som de själva beslutar om genom sin distriktsstyrelse eller av denne utsedda organ. Det är viktigt för arbetet att distrikten har möjlighet att arbeta på ett självständigt sätt där de kan sätta sina egna kunskaper om den regionala verksamheten i centrum. I detta arbete skall förbundsstyrelsen i första hand vara en rådgivande resurs. För att på bästa sätt kunna tillse eventuella behov och frågeställningar som uppkommer i distrikten så skall en kontinuerlig kontakt upprätthållas. Denna kontakt kan vara genom besök, telefon, e-post eller annan lämplig form av kommunikation. Förbundsstyrelsen kan ibland ha svårt att sätta sig in i situationen för ett enskilt distrikt i de olika frågor som uppkommer. För att tillse detta och för att skapa en kontinuerlig bild på nationell nivå av distriktens regionala arbete är en god idé att distrikten i lämpliga intervall själva författar rapporter till förbundsstyrelsens möten. Detta för att rapporterna skall bevaras tillsammans med förbundsstyrelsens dokumentation i form av protokoll.
Distriktsutredning
På Sveroks Riksmöte 2005 antogs en motion med syfte att initiera ett utredande och utvecklande arbete i, om och tillsammans med distrikten. Det exakta innehållet i denna utredning och vilken riktning den skall arbeta mot är i skrivande stund inte klart. Dock kan sägas att grundsatsen är att bemöta de problem som förekommer i distrikt generellt. Enskilda problem kan drabba enstaka distrikt. Vi tror att det finns många frågor där vi kommer att upptäcka återkommande problem bland flera distrikt om man ser det ur ett nationellt samordnat perspektiv. Första steget i utredningen kommer att vara insamlande av information om och kartläggning av de problem som i första hand är återkommande men även andra problem i vilket distrikten och förbundet genom bättre beredskap eller organisation skulle kunna vara bättre rustade för. Denna kartläggning kommer att utgå från distriktens egna erfarenheter genom kontakter med nuvarande och tidigare distriktsaktiva. Här kommer den ansvarige från förbundsstyrelsen agera samordnare på ett nationellt plan och kommer även bereda det arbete som kommer att göras. Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
41(120)
Nästa steg blir att tillsammans med de kunniga distriktsaktiva som finns i organisationen börja titta på lösningar på de problem som kan anses mest prioriterade. I vissa fall kan ett distrikt ha en lösning som skulle hjälpa ett annat. Här är det viktigt att arbeta för en öppen kommunikation mellan distrikt och förbundsstyrelsen. Vid implementation av de lösningar som uppkommer skall fokus läggas på den nivå som bäst förväntas kunna lösa problemet. Vissa tillämpningar kommer bäst att kunna införas på regional nivå av distrikten själva och andra på nationell nivå av förbundsstyrelsen. Arbetet förväntas vara långsiktigt men bör kunna ge användbara resultat redan under det innevarande året. God dokumentation skall prioriteras för att säkerställa att problemställningar inte blir bortglömda på längre sikt.
Distriktsträffar (Slag)
Under året genomförs ett antal distriktsträffar kallade slag. Dessa träffar syftar till att utbilda distriktsaktiva och att stärka kommunikation mellan distrikten själva. Distriktsträffarna är en viktig del av det som förbundet i stort kan hjälpa distrikten att genomföra. För att på ett gott sätt genomföra slag med ett innehåll som är relevant för distrikten själva skall distrikten i huvudsak arrangeras av en fristående arbetsgrupp. Arbetsgruppen skall bestå i första hand av distriktsaktiva som med sin erfarenhet kan tillse bra och givande distriktsträffar. Förbundsstyrelsen kommer genom ansvarig för distriktsutveckling att tillse en viss ledning av arbetsgruppen. Detta för att säkerställa god kontinuitet och att förbundets resurser fördelas på bästa sätt kring de distriktsträffar som arrangeras. Ekonomiska riktlinjer för distriktsträffarna och arbetsgruppen kommer att uppdras av förbundsstyrelsen genom detta dokument. Arbetsgruppens arbete kommer att regleras i detalj av enskilt styrdokument.
Kontaktdistrikt
För att vidare öka förbundsstyrelsens insikt och förståelse om distriktens arbete är det lämpligt att alla förbundsstyrelsens ledamöter tilldelas ett kontaktdistrikt med vilket de skall försöka upprätthålla särskilt god kommunikation. Funktionen kontaktdistrikt kan även uppfylla en önskan att distrikten blir mer insatta i förbundsstyrelsens arbete. Detta är avsett för ökad förståelse och kommunikation i båda riktningarna. Kontaktdistrikt tilldelas av ansvarig för distriktsutveckling.
Grundgaranti
På Riksmötet 2005 antogs en ändring i utbetalningsrutinerna gällande den ekonomiska grundgarantin. Denna ändring bör följas upp för att försäkra om att ändringen faller ut så som avsett. Under året bör en översyn av den ekonomiska grundgarantin genomföras för att utreda och se över hur garantin fungerar idag, hur man skulle kunna förändra den och om garantin i sin nuvarande utformning gör nytta.
Utbildning och utveckling
För att hjälpa distrikten att på bästa sätt genomföra sitt arbete så är det tänkt att ansvarig för distriktsutveckling tillsammans med distrikten skall identifiera särskilda behov av utbildning för exempelvis ansvarsområden såsom ekonomi, arbetsledning, ordförandeskap med flera. Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
42(120)
Utbildningarna är i första hand till för att på sikt öka kompetensen inom distrikten men även för att de med särskiljt förtroendeansvar skall kunna känna sig trygga i sitt arbete och på så sätt ge styrelsen som helhet stöd. För att vidare stärka distrikten så kommer individuella utvecklingsplaner att framarbetas tillsammans med distrikten baserade på deras egna behov och önskemål. Här kommer man även att kunna beskriva vilken roll förbundsstyrelsen kan ha för stöd till ett enskilt distrikt.
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
43(120)
Styrdokument: Drift- och IT-arbetet 2005 Ansvarig: David Gustavsson,
[email protected] Sverok har under årens gång byggt upp en relativt omfattande IT-struktur som vuxit fram ur olika projekt, idéer och verksamhetsområden. Det praktiskt löpande arbetet inom detta ansvarsområde sker genom Sveroks driftgrupp medan ansvarig för området ser till att målen uppfylls samt har översikt och ett längre perspektiv på arbetet.
Syfte
Att till föreningar, distriktsaktiva och förbundsaktiva tillhandahålla digitala verktyg för att stödja verksamhet och kommunikation inom förbundet.
Mål •
Organisera driftgruppen så att den har en tydlig struktur och funktion för såväl de som jobbar i den som för Sveroks medlemmar.
•
Upprätta en god dokumentatationsnivå av de IT-system som finns och därtill hörande rutiner för att underlätta generationsväxlingar i driftgruppen.
•
Öka antalet medlemsföreningar som använder sig av förbundets IT-tjänster.
•
Identifiera nödvändiga tillägg till nya webbaserade förbundsdatabasen och beställa dessa från utvecklaren.
•
Med hjälp av ett urval föreningar genomföra skarpa tester av nya webbaserade förbundsdatabasen.
•
Vid årsskiftet 05/06 övergå till den nya webbaserade förbundsdatabasen.
Delmål Ett styrdokument för driftgruppen skall tas fram och skall beskriva hur gruppen ska arbeta, specificera gruppens uppsatta mål för året samt gruppens befogenheter och relation till förbundsstyrelsen. Dokumentet skall godkännas av förbundsstyrelsen senast på styrelsemötet i september.
Genomförande En person är kontrakterad att genomföra en dokumentering av de IT-system som Sverok har samt att programmera vissa gränssnitt. Arvoderingen sträcker sig över 3-6 månader beroende på arbetstakten. Dokumenteringen syftar främst till att underlätta överlämningen mellan avgående och tillträdande medlemmar i driftgruppen. I syfte att öka antalet föreningar som väljer att ha sin hemsida på Sveroks server skall denna tjänst tydligare marknadsföras mot föreningarna. Utvecklandet och implementeringen av den nya webbaserade databasen sker genom företaget Further AB.
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
Budget
Drift- och IT-arbetet berörs av två budgetnycklar, databasutveckling och drift. Drift
Driftgruppen ................................................. 30 000 Datakommunkation, Sthlm......................... 90 000 Datakommunikation, Linkpg...................... 15 000 Avskrivningar hårdvara ............................... 50 000 Arvodering..................................................... 65 000 Summa ......................................................... 250 000 Databasutveckling
Utvecklingskostnad grund......................... 140 000 Utvecklingskostnader tillägg ....................... 50 000 Teknisk specifikation ................................... 20 000 Testarbete ...................................................... 10 000 Övrigt ............................................................. 25 000 Summa ......................................................... 245 000
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
44(120)
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
45(120)
Styrdokument: Ekonomi 2005 Ansvarig: David Gustavsson,
[email protected] Sveroks ekonomi är central i all vår aktivitet, inte som ett mål i sig men som ett verktyg. En välskött ekonomi är en förutsättning för att förbundet skall kunna erhålla statsbidrag och fortsätta bedriva sin verksamhet. Ekonomiansvarig ansvarar ytterst för att göra ekonomin begriplig för förbundsstyrelsen, distrikten, Riksmötet och den enskilde medlemmen så att varje instans kan dra korrekta slutsatser och fatta välgrundade beslut utifrån gällande omständigheter vad gäller förbundets ekonomi.
Syfte
Ansvarig för området ansvarar för kontroll av förbundets löpande ekonomiska styrning.
Mål •
Revisionen av bidragsansökningsunderlaget skall vara väl förberett.
•
De ekonomiska huvuddirektiven skall vara implementerade till fullo
Delmål En revidering av de ekonomiska huvuddirektiven skall vara genomförd senast på styrelsens möte i september.
Genomförande Arbetet med ekonomin sker främst genom anställd personal på förbundskansliet. Inför varje styrelsemöte skall respektive attestansvarig tillhandahållas rapporter för sina resultatenheter.
Budget
Kostnaderna går under budgetnyckel ”Ekonomi” och utgörs främst av revisionskostnaderna samt mindre kostnader i form av fortbildningslitteratur och licens för bokföringsprogramvara.
Övrigt
Se även huvuddirektiven för det ekonomiska arbetet inom förbundet. Sveroks ekonomi är central i all vår aktivitet, inte som ett mål i sig men som ett verktyg. En välskött ekonomi är en förutsättning för att förbundet skall kunna erhålla statsbidrag och fortsätta bedriva sin verksamhet. Ekonomiansvarig ansvarar ytterst för att göra ekonomin begriplig för förbundsstyrelsen, distrikten, Riksmötet och den enskilde medlemmen så att varje instans kan dra korrekta slutsatser och fatta välgrundade beslut utifrån gällande omständigheter vad gäller förbundets ekonomi.
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
46(120)
Styrdokument: Folkbildning 2005 Ansvariga: Mattias Emanuelsson
[email protected], Qla Zetterberg
[email protected]
Inledande tankar Det är vår inställning att vi måste göra en noggrann utredning på hur vi vill att folkbildning ska se ut i framtiden. Vi måste även ta reda på hur vi vill att Sverok ska använda sig av just folkbildning och vilka möjliga samarbetspartners som ska finnas med i bilden. Sveroks folkbildningssatsning har, som vi ser det, tre vägar att gå från nu: 1. Bli medlem i studiefrämjandet eller annat studieförbund 2. Starta ett eget studieförbund 3. Fortsätta som nu, med samarbete med studiefrämjandet och utveckla samarbetet med flera studieförbund
Vägval Oscar För att vi ska veta vilken väg vi bör ta i framtiden så krävs det mycket fakta och prövning. Därför skall tidigare års ”Projekt Akademin” förvandlas till ”Vägval Oscar”, ett projekt vars mål skall vara att utröna hur vi vill att framtidens folkbildningsarbete inom Sverok ska se ut genom att bland annat testa olika konkreta folkbildningsmetoder och undersöka medlemmarnas behov av folkbildning. Samtidigt ska projektet också visa på de olika möjligheter till folkbildning som redan nu finns genom Studiefrämjandet och andra studieförbund. För att göra våra medlemmar så delaktiga i arbetet som möjligt bör mycket av projektet ligga på förenings- och distriktsnivå. Projektet skall testa olika former av folkbildning och skaffa fram en ordentlig grund för de olika vägval som ligger framför oss. En klar och tydlig dokumentation av projektet skall genomföras under projektets samtliga faser för att underlätta för fortsatt arbete och för att kunna lämna en tydlig rapportering. Mål Huvudmålet med Vägval Oscar är att ha en färdig och fungerande plan för folkbildnings verksamhet som kan ge oss en stadig grund till att ta ett beslut angående Sveroks framtid då det gäller folkbildning. •
Färdigställa projektbeskrivning till Vägval Oscar innan maj månads slut
•
Informationsspridning till våra medlemmar om vilka resurser som finns inom folkbildning/studieförbunden för att öka medvetandet om folkbildning som metod
•
Sprida förståelse av Sverok och Sveroks verksamhet inom studiefrämjandet och andra studieförbund
•
Undersöka möjligheter till samarbeten liknande det vi har med Studiefrämjandet med andra studieförbund
•
Utveckla Internetbaserade rapportsystem för studiecirklar
•
Avsluta projekt vägval Oscar till 1 december.
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
47(120)
Genomförande Intresserade av folkbildning ska samlas i en arbetsgrupp som ska arbeta tillsammans med de ansvariga för området. Genomförandet av projektet kommer till en början att handla om att färdigställa en projektbeskrivning. Inom projektet bör olika former av folkbildning prövas för att vi ska kunna hitta ett sätt som passar Sverok. Grundläggande information om de olika vägvalen skall också tas fram för att sedan kunna ligga till grund för en riksmötes motion. Under hela projekttiden skall de övriga målen (se ovan) genomföras i nära samarbete med förbundets medlemmar och föreningar. Workshops skall användas som diskussions- och folkbildningsforum för att ge en tydlig kunskapsbas till distrikten och föreningarna. Detta bör ske på Slag, stora föreningsmöten och dylikt.
Budget Årsmötet har beslutat att ge folkbildning 250.000:- .Budgeten ska gå till resor, möten, informationsmaterial och finansiering av Vägval Oscar uppdelad på följande poster: Vägval Oscar .......................90 000:Workshops ..........................50 000:Arbetsgrupp ........................50 000:Resor ....................................25 000:Internetrapportering ..........20 000:Övrigt ...................................15 000:Då mycket av det som kommer att bedrivas under året är nytt så är det väldigt svårt att lägga en budget. Men all sannolikhet kommer vi att behöva återkomma till denna del för att revidera den.
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
48(120)
Styrdokument: Framtidsarbetet 2005 Ansvarig: Qla Zetterberg,
[email protected], och Elin Gustafsson,
[email protected]
Introduktion
Sveroks Vision 2006 börjar gå mot sin slutgiltiga död och behöver bytas ut mot en ny vision. Ett så stort och växande förbund som Sverok behöver rikta blicken framåt och uppåt för att kunna utvecklas positivt och inte stagnera. För att göra detta behövs en långsiktig strategi och vision med tydliga mål och riktlinjer. Under 2004 lades en bra grogrund för 2005 års arbete som i sin tur ska resultera i ett nytt visionsdokument, Vision 2011. Vision 2011 ska baseras på medlemmarnas egna tankar om förbundets framtid och ska i sitt arbete involvera så många medlemmar som möjligt.
Syfte
Syftet med framtidsarbetet är att se vart Sverok är på väg och att skapa ett dokument med namn vision 2011. Vi har valt att visionera 5 år i framtiden då det är en lagom överskådlig tid som ändå inte är alltför kortsiktig.
Mål
Målet med Framtidsarbetet under 2005 är att göra så många av förbundets medlemmar som möjligt delaktiga i framtidsprojektet, som i sin tur kommer att resultera i Vision 2011. Arbetet ska inte enbart sluta i visionsdokumentet, utan bör verka för att få hela förbundet att rikta blicken framåt. Delmål/tidsplan • April/maj: Skapa dokument med frågor för underlag till skrivarbetet av Vision 2011. •
Maj: Lägga upp frågedokument på hemsidan.
•
Maj - augusti: Deltaga på konvent och sprida frågedokumentet bland övriga deltagare.
•
Maj - augusti: Arrangera workshops och seminarier.
•
Juli: Sammanställa underlag.
•
Augusti: Skrivgrupp klar.
•
5-7 augusti: Visionsmötet, presentera underlag och skrivgrupp.
•
Augusti - januari: Skriva samman Vision 2011.
•
Augusti - januari: arrangera workshops och seminarier.
•
27-29 januari: Förbundsstyrelsen godkänner Vision 2011.
•
10-12 mars: Riksmötet, klubba igenom Vision 2011.
Genomförande
I skapandet av frågeställningsdokumentet, som i sin tur kommer att användas som underlag för skrivandet av Vision 2011, ligger föregående visionsdokument, Vision 2006, som grund tillsammans med resultatet av föregående års framtidsarbete. För att kunna nå ut till så många som möjligt planerar vi att åka ut på konvent och andra medlemsaktiviteter samt hålla i workshops och seminarier för att på så sätt få fäste och ge visionsdokumentet legitimitet bland medlemmar. Vi vill även arbeta för att implementera långsiktigt tänkande och öka engagemanget. Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
49(120)
För skapandet av Vision 2011 kommer vi att använda oss av en skrivgrupp bestående av en grupp headhuntade medlemmar med varierande bakgrund och erfarenhet av Sverok. Denna skrivgrupp bör bestå av max 5 personer, exklusive ansvariga för området. Till förbundsstyrelsens visionsmöte ska underlag för skrivandet av Vision 2011 samt skrivgruppen kunna presenteras. Dokumentet Vision 2011 ska vara färdigt till styrelsemötet 17-19:e februari för att kunna vara med i handlingarna till Riksmötet 2006. Under tiden för sammanställningen av Vision 2011 bör även arbetet med ett ökande långsiktigt tänkande i förbundet och bland medlemmar fortskrida med seminarier, deltagande på aktiviteter och liknande. Samverkan med övriga ansvarsområden Framtidsarbetet bör samarbeta med samtliga ansvarsområden, men framförallt med följande: Distriktsutveckling Då distrikten är en självklar väg ut till föreningar och medlemmar är detta en given samarbetspartner. Jämställdhet och jämlikhet Detta område är en självklar samarbetspartner i framtidarbetet då det är något som bör genomsyra Sveroks hela nutida och framtida organisation. Medlemsundersökning Medlemsundersökningen som ska genomföras under 2005 är ett utmärkt tillfälle att ta reda på åt vilket håll medlemmarna tycker att förbundet ska jobba. Marknadsföring I motionen om framtidsarbetet som antogs på Riksmötet 2005 lyfts vikten av att arbeta för en Sverok-identitet fram. Marknadsföringen är ett ypperligt verktyg för detta.
Budget
Riksmötet har beslutat att budgetera 200 000 kr till framtidsarbetet i år. Under denna post kommer kostnader för workshops, seminarier, skrivgrupp samt resor att ligga. Kostnaderna för de olika posterna är beräknad enligt följande: Workshops/Seminarier ......115.000:Skrivgrupp ..............................30.000:Resor .......................................50.000:Övrigt ....................................... 5.000:-
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
50(120)
Styrdokument: Förbundsordförande i Sverok Detta styrdokument behandlar Sveroks förbundsordförandes arbetsuppgifter och arvoderingsvillkor. Det är baserat på att ordförande är arvoderad och arbetar heltid med Sverok. Styrdokument gäller på lång sikt tills annat anges. Det ska utvärderas inför varje ny mandatperiod.
Syfte Det finns flera syften med att ha en förbundsordförande. Ett är primärt en stödjande funktion. Genom det arbete förbundsordförande bedriver ska effektiviteten öka hos andra delar av förbundet framför att direkt själv producera. Det andra delen av syftet är att fylla funktionen av förbundets ledare och ta huvudansvar för kontinuitet och förnyelse inom det strategiska arbetet samt representera förbundet i olika sammanhang.
Mål Sveroks förbundsordförande har en mängd uppgifter som kan sammanfattas i de tre nedanstående områdena. •
Leda förbundsstyrelsens arbete
•
Representera förbundet
•
Leda förbundets förändrings- och påverkansarbete
Genomförande Här beskrivs målen med förbundsordförandes arbete och hur de ska genomföras. Leda förbundsstyrelsens arbete
Ordförande leder förbundsstyrelsens arbete. I denna uppgift ingår bland annat att: Agera arbetsledare för förbundsstyrelsen – göra löpande prioriteringar så att styrelsen håller fokuset på den verksamhetsplan, och den vision och strategi som riksmötet slagit fast. Här ingår också att se till att folk har en rimlig arbetsbörda och gör det de har åtagit sig, men utan att de bränner ut sig i sitt arbete inom förbundet. Vara stöd och bollplank för idéer och genom uppmuntran och kritisk granskning driva arbetet framåt. Vara en resurs när något arbetsområde behöver extra stöd för att arbetsuppgifterna ska kunna genomföras. Förbereda styrelsens möten. I detta ingår även att se till att relevanta problem och möjligheter inte missas utan hamnar på styrelsens bord. Skapa ett arbets- och diskussionsklimat i styrelsen som gör att problem och konflikter förebyggs alternativt hanteras och löses. Medel för att uppfylla dessa mål är framförallt en kontinuerlig kontakt med styrelsens medlemmar och närvaro i deras arbete. Rent konkret kan det innebära att ha direkt kontakt med var och en av styrelsens medlemmar varje vecka, eller minst en gång varannan vecka. Regelbundna möten ska eftersträvas men stor del av kontakten .
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
51(120)
Representera förbundet
Förbundsordförande är förbundets ansikte utåt samt inåt mot medlemmar och aktiva inom förbundet. Under 2005 ska fokus ligga på den interna representationen. Internt handlar det om att föra förbundsstyrelsens talan mot föreningar och aktiva. Det kan vare att delta på distriktsårsmöten och slag. Närvaro på större evenemang inom spelhobbyn (konvent, lajv etc) ska också ske löpande, både för att visa upp Sverok och för att samla intryck och tankar genom direktkontakt med medlemmar och hobbyn. Målet är att entusiasmera medlemmar och aktiva, att kommunicera ut både vad förbundsstyrelsen gjort och ska göra samt förbundets grundläggande värderingar och visioner. Externt handlar det om att vara förbundets primära språkrör vid kontakt med massmedia, myndigheter, samarbetspartens (t.ex. ideella organisationer och företag). Generellt gäller detta på ett nationellt plan, mot rikstäckande organisationer och vid frågor av stor principiell eller strategisk betydelse. För att kunna uppfylla dessa uppgifter krävs en nära kontakt med dem inom förbundet som arbetar mot aktiva, föreningar samt media och myndigheter och andra externa intressenter. Förbundsordförande måste också synas i en mängd olika sammanhang, i internt och externt orienterade medier och på evenemang. Leda förbundets förändrings- och påverkansarbete
Varje förbund förändras, och måste förändras för att kunna behålla sin styrka. Förbundsordförande ansvarar för att tidigare uppsatta planer, mål och visioner följs upp, och att får genomslag i det löpande arbetet. Det handlar också om att säkerställa att de uppdateras vid behov, samt ersätts eller kompletteras av nya om det skulle behövas. Under 2005 ska en ny vision tas fram. Framtidsarbetet kommer i första hand ledas av styrelsens ansvariga inom området, men ordförande ansvarar för visionsarbetet inom styrelsen. Det handlar också om att leda arbetet med att identifiera möjligheter och hot samt bemötandet av dessa. Det kan handla om finansiering, om medlemsutvecklingen, om lagstiftningsfrågor, om strukturella problem inom förbundet eller hobbyn. Förbudnsordförande leder förbundets påverkansarbete. I detta igår att identifiera de områden vi vill förändra och ta fram strategi för hur detta ska genomföras. För att kunna genomföra detta arbete krävs att ordförande inte isolera sig, utan deltar i olika delar av förbundets arbete, likväl som i olika delar av spelhobbyn. Därigenom kan signaler och intryck fångas upp – och hot och möjligheter uppfattas och mötas på rätt sätt.
Budget Kostnader för resor, mat etc under arbetet tas från förbundsstyrelsens budget. Kostnaden för arvodering.
Övrigt Rapportering och planering
Förbundsordförande ska självklart liksom alla andra i förbundsstyrelsen rapportera om vad som hänt inom dennes område, och även presentera en översiktlig planering för perioden till nästa styrelsemöte. Mellan dessa tillfällen sker en löpande rapportering till, och planering i samråd med, arbetsledaren på ett sätt som passar situationen bäst. Mer angående rapportering och planering kan man hitta i styrdokumentet för arbetsledning av förbundsordförande. Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
Arvoderingsvillkor etc
Se bilaga om arvoderingsvillkor.
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
52(120)
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
53(120)
Arvoderingsvillkor för förbundsordförande I denna bilaga specificeras en del villkor, krav och anda faktorer som hänger ihop med arvoderingen av förbundsordförandeposten.
Bakgrund Posten som Sveroks förbundsordförande är arvoderad, vilket den varit sedan 1997. Arvodering är inte att betrakta som vanligt arbete. Den är alltså inte kopplad till ett specifikt antal timmars arbete eller liknande, man är inte sjuk, har inte semester etc. Arvodet finns främst av två skäl. Uppdraget som Sveroks förbundsordförande går ut över möjligheten till annat arbete. En arvodering kan i princip beskrivas som att köpa loss tid för förbundsordföranden. Förbundsordföranden bär huvudansvaret för organisationen och agerar som organisationens ledare dygnet runt. Förbundsordföranden behöver ofta agera under kvällar, helger, lov, jul och alla andra konstiga tider och ha en mycket hög tillgänglighet. Detta motiverar en arvodering.
Syftet med arvodering Syftet med att ha en arvoderad ordförande är att tillföra resurser till förbundet. Genom att ha en person som kan fokusera på förbundet utan att behöva göra prioriteringar med aktiviteter som ska försörja den samme så frigörs en väldigt stor potentiell resurs för förbundet. Grundtanken är att detta är värt mer än pengarna det kostar.
Tid Förbundsordförande omfattas ej av normala arbetsrättsliga regler för arbetstid, semester och liknande som gäller för en normal anställning. I princip är ordförande alltid i tjänst, och Sverok ska vara dennes primära prioritet under mandatperioden. Arbetstiden är ej fastlagd till ett specifikt antal timmar, utan det handlar om ett antal funktioner som ska upprätthållas. Funktionerna specificeras i styrdokumentet för förbundsordförande. Det ligger i första hand på ordförandes arbetsledare, och i andra hand på förbundsstyrelsen i stort att styra så att de uppsatta målen och uppgifterna uppfylls med en rimlig arbetstid. Arbetsinsatsen fördelas över tiden beroende på behov, och en stor del kommer att behöva utföras på kvällstid och under helger. Arbetstidens mest effektiva fördelning beror helt och hållet på hur förbundet och dess omvärld utvecklas, vilket i princip är omöjligt att fastslå i förväg. Det är därför meningslöst och ineffektivt att precisera arbetstider (totalt och för olika arbetsuppgifter). Det är över huvudtaget meningslöst att reglera tiden som ska läggas ner på uppgiften ”att vara förbundsordförande” eftersom det är en heltidssysselsättning i ordets rätta bemärkelse. Det enda meningsfulla är att reglera vad man vill uppnå, samt att genom den av förbundsstyrelsen instiftade rollen arbetsledare hjälpa förbundsordförande att uppfylla de uppgifter som ålagts denna. Riktlinjerna är dock att det i genomsnitt böra vara 40 arbetstimmar i veckan. Se styrdokument för arbetsledning av ordförande för mer detaljer om tidsplanering.
Tillgänglighet Förbundsordförande är alltid i tjänst. Förbundsordförande ska vara lätt att få tag på för förbundets medlemmar, aktiva samt media och andra externa aktörer. En tillgänglighet dygnet runt på telefon och mejl skulle i princip vara önskvärt men skulle också med största säkerhet påverka förbundsordförandes arbete i övrigt negativt. Av tidigare erfarenhet inom förbundet vet vi att det inte är långsiktigt hållbart att vara tillgänglig dygnet runt. Det finns ett värde i att Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
54(120)
begränsa tillgängligheten för att minska risken för utbränning ut sig, och ge en möjlighet för ordförande att ladda batterierna. Här finns också aspekten att en fullständig tillgänglighet går ut över möjligheten att utföra många uppgifter som kräver koncentration och möjlighet till fokusering samt distans till den dagliga verksamheten. För att underlätta och möjliggöra för såväl ideella som yrkesverksamma att kontakta förbundsordförande ska åtta timmars officiell telefontid användas. Aktuell telefontid tas fram i diskussioner med arbetsledare och tillhandahållas via hemsidan och kansliet. Undantag från detta är under möten och annat som kräver att telefonen slås av. E-post och relevanta forum bör läsas en gång per dygn. I övrigt specificeras tillgängligheten av ordförande och dennes arbetsledare. Dessa begränsningar gäller dock inte under extraordinära förutsättningar då istället förbundsordförandes fullständiga tillgänglighet krävs. Exempel på sådana tillfällen kan nämnas stor negativ uppmärksamhet runt spelhobby/förbund i media.
Ledighet Förbundsordförande har ingen semester i ordets egentliga mening utan är alltid i tjänst. Men för att engagemanget ska hålla över ett helt år eller mer, och för att jämna ut de arbetstoppar som inte är ovanliga, så kan det behöva tas ut ett par dagar då och då av längre sammanhängande ledighet. När detta sker ska det godkännas av arbetsledaren i förväg. Ordföranden ska ha minst två veckors sammanhängande ledighet från Sverok under mandatperioden samt ytterligare en sammanhängande vecka ledigt. Ordföranden ska ha minst en helt Sverok-ledig helg varje månad.
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
55(120)
Styrdokument: Föreningsansvar 2005 Ansvarig: Martin Kvist,
[email protected]
Introduktion Idag består förbundet av många föreningar och alla har olika behov och förutsättningar. Det är viktigt att förbundet hjälper dem att vidareutvecklas och att de kan bedriva sin verksamhet på ett demokratiskt sätt som inbjuder medlemmarna till delaktighet.
Syfte Syftet med arbetet är att utveckla och förenkla Sveroks byråkratiska funktioner så att bildandet av sverokföreningar underlättas samt att den formella kontakten till existerande föreningar utvecklas. Delar av ansvarsområdet är att förbättra kommunikationen mellan medlemmar (föreningar och deras medlemmar) och förbund samt att utveckla föreningarnas ledning, administration och befrämja demokrati. Den handlar också om att uppmuntra och underlätta för bildandet av nya föreningar. Ytterliggare ett ansvar är att utvärdera kontrollsystemet för att legitimera förbundets medlemssiffror.
Mål Sammanfattningsvis är målen att konsolideringsarbetet ska fortsätta genom att: •
Utvärdera kontrollrutinerna och vid behov vidareutveckla dem.
•
Förbättra informationen ut till föreningarna och arbeta för en bättre kontakt mellan föreningarna och förbundet.
•
Utveckla och förbättra relationerna till externa organisationer såsom banker. Idag är relationerna gentemot bankerna inte dåliga, men flera föreningar har problem att skapa föreningskonton. Arbetet ska inriktas mot att ge möjlighet till att samtliga våra föreningar kan skapa föreningskonton hos någon bank.
•
Hjälpa föreningar i kontakten med externa organisationer, till exempel kommuner och studieförbund.
•
Vidareutveckla information om hur man organiserar föreningar.
•
Utvärdera behoven hos föreningarna.
Genomförande Genom kontakt med kanslister, distrikt, föreningar, sammansatta arbetsgrupper samt mycket eget arbete kan förhoppningsvis lösningar på föreningsfrågor sammanställas och förmedlas till medlemsföreningarna. Sveroks forum kan också bistå till arbetet. Arbetsgrupper skall, i enlighet med årets ställningstagande om konsolidering, utvärdera och bedöma förbundets arbete, diskutera föreningsfrågor samt komplettera medlemsundersökningen. Dagsaktuella versioner av ansökningar, blanketter och rapporter skall framställas. Föreningsansvarige skall se över möjligheter och problem kring den stora medlems- och föreningsomsättning som finns i förbundet. Kontakt och eventuellt samarbete väntas initieras med ansvariga för följande arbetsområden: Distrikt Vid problem i föreningars relation till sitt distrikt kan föreningsansvarig fungera som en kommunikationskanal, vid behov tillsammans med distriktsansvarig. Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
56(120)
Hemsida Sveroks hemsida är en informationsmetropol där många nystartade föreningar hämtar hem material som är nödvändiga för att ansluta föreningen till förbundet. Där finns även mycket annat intressant material för föreningarna. Kansli Bra kontakt med kansliet är nödvändigt för att direkt komma i kontakt med föreningarna och uppgifter om föreningar. Kansliet ska även svara på de allmänna frågorna från föreningarna och medlemmarna, medan föreningsutvecklaren tar hand om tveksamheter och frågor på det politiska planet. Medlemsundersökningen Samarbeta med ansvariga för medlemsundersökningen för att få reda på föreningsmedlemmarna och föreningarnas behov.
Budget Det finns ingen avsatt budgetspost för föreningsansvar. För att uppnå några av de uppsatta målen kommer därför budgetnyckeln ”arbetsgrupper” behöva nyttjas. Inom kostnadsplanen ingår resor för föreningsansvarig till/från möten med arbetsgrupper, fika och arbetsmaterial för grupp samt reseersättning i viss mån till medverkande. Övriga resor och omkostnader beräknas belasta budgetnyckeln ”styrelsen”.
Dokumenthistorik I detta avsnitt redogörs för dokumentets historik för att underlätta uppföljning och utveckling av dokumentet. Framtagen av 2005-05-01 Martin Kvist Baserad på styrdokument: Föreningsansvar som antogs 2004-05-16
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
57(120)
Styrdokument: Ideell samverkan (IS) 2005 Av Dan Sivnert, ansvarig för området Ideell samverkan,
[email protected]
Syfte
Ansvarsområdet handlar till stor del om att ta vara på några av de mål och ambitioner som uttrycktes i verksamhetsplanen för i år, mer specifikt de som rör utökandet av ideell medverkan i det nationella arbetet. I takt med att förbundet växer och alltfler arbetsuppgifter läggs på förbundsstyrelsen är det en nödvändighet att vi engagerar fler ideella i det nationella arbetet. Ansvarsområdet handlar huvudsakligen om att hitta engagerade som vill bidra till arbetet men också att ansvara för att dessa krafter kommer till verklig användning. Andra uppgifter som också kommer att ta utrymme inom ansvarsområdet blir att hitta olika sätt att skapa ett mervärde för dem som engagerar sig, samt att utveckla formerna för hur vi organiserar de ideella. I detta innefattas att se över arbetsformen ”arbetsgrupper”.
Mål •
Konstituera och arbetsleda en arbetsgrupp som jobbar med Ideell samverkan (nedanstående mål)
•
Konkretisera vilka områden vi behöver förstärkning inom och vad för slags hjälp som önskas
•
I samarbete med berörda parter lägga upp riktlinjer för samt initiera en informationskampanj med syfte att locka intresserade till att engagera sig i förbundsarbetet, exempelvis genom Sverox, hemsida och utskick.
•
Bidra till skapandet och upprätthållandet av relevanta arbetsgrupper
•
Skapa ett system så att vi på ett enkelt sätt kan förmedla intresserade till rätt person och plats
•
Konstruera intygsmallar samt hitta lämpliga belöningsinstrument för dem som engagerar sig
•
Utveckla och formalisera ”arbetsgrupper” som arbetsform
Genomförande
Arbetet som berör ideell samverkan är vitt och brett och för att det överhuvudtaget ska kunna förverkligas är det bra om området också agerar gott föredöme och inkludera ideella utanför förbundsstyrelsen. Den första uppgiften blir således att hitta intresserade och starta upp en (IS)arbetsgrupp som jobbar med dessa frågor. I början av sommaren är målsättningen att denna grupp ska vara konstituerad och i början av sin arbetsprocess. Arbetet kommer på flera sätt vara beroende av och bidragande till andra ansvarsområden. Således blir ansvariges huvuduppgift, efter att (IS)arbetsgruppen påbörjat sitt arbete, är att bidra till kommunikationen mellan (IS)arbetsgruppen och övriga intressenter. Andra uppgifter blir att arbetsleda (IS)arbetsgruppen samt stödja förbundsstyrelseledamöters i frågor som berör deras arbetsgrupper. I övrigt kommer ansvarig för IS att ha det övergripande ansvaret vid bildandet och initierandet av de arbetsgrupper som inte definieras i andra styrdokument och som inte har någon ansvarig.
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
58(120)
Budget
Ideell samverkan arbetsgrupp..................... 50 000 Jämställdhet jämlikhet.................................. 15 000 Arrangemang arbetsgrupp........................... 25 000 Föreningsutvecklings arbetsgrupp ............. 20 000 Utbildning...................................................... 20 000 Övriga grupper.............................................. 30 000 Övriga kostnader .......................................... 10 000 Summa ......................................................... 170 000 Detta budgetutrymme ska dels täcka de kostnader som kommer direkt av arbetet inom olika arbetsgrupper. I undantagsfall kommer även kostnader som inte passar in under något annat budgetutrymme och som beror på personer utanför förbundsstyrelsen att tas här. Exempelvis om vi skickar en individ att representera förbundet gentemot politiker. Utbildningssatsningar som möten för arbetsgrupper i utbildningssyfte tas under Utbildningsbudgeten. Eftersom det idag är svårt att veta exakt vilka arbetsgrupper det kan upptäckas behov av så finns visst utrymme för ytterligare arbetsgrupper. I övrigt har Ideell samverkan arbetsgruppen utrymme i sin budget att bevilja andra arbetsgrupper mer medel.
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
59(120)
Styrdokument: Internetbaserad organisering (IO) 2005 Av: Dan Sivnert,
[email protected]
Introduktion
Under riksmötet 2005 beslutades att: ”Sverok ska stötta och utveckla formerna för Interbaserad organisering” samt att ” En projektplan upprättas och ett projekt om Internetbaserad organisering inleds tillsammans med externa samarbetsparters”. Anledningarna till att detta är att flera av våra nya föreningar är organiseras med hjälp av internet och deras organisationsform samt demokratiutveckling skulle kunna förbättras med rätt stöd. Ett exempel på frågeställning som blir aktuell är hur ett Internetbaserat årsmöte via Internet skulle kunna ordnas samt hur medlemsregistrering och annan administration skulle kunna fungera.
Mål
Skapa diskussionsmöjligheter för parter som har intresse av att diskutera organisationsformen Konstituera och arbetsleda en arbetsgrupp som jobbar med IO specifikt Påbörja en dialog med andra parter (organisationer, forskare, m.fl. ) som intresserar sig för IO Tillsammans med andra finansiärer initiera ett projekt med syfte att utreda möjligheterna med IO samt utveckla verktyg som underlättar IO för våra föreningar och andra intressenter Agera Sveroks kontaktperson och eventuell arbetsledare till det ovannämnda projektet
Genomförande
Ansvarig har påbörjat en självutbildning med syfte att snarast möjligt lära vad området handlar om och vilka problemområden som har identifierats. Ansvarig har till sin hjälp personer som varit involverad i det tidigare arbetet. Senast under sensommaren ska den arbetsgrupp som ska jobba med området vara konstituerad och bör vid det laget helst vara i full gång med arbetet. Parallellt med detta inleds dialoger med andra parter och individer som intresserar sig för området och under hösten är förhoppningen att ett gemensamt projekt ska kunna initieras. Projektets mål och syfte kommer till stor del influeras av den tillsatta arbetsgruppen samt de andra aktörernas önskningar, men ska ligga nära Riksmötets syfte med den avsatta budgeten.
Budget
Internetbaserad Organisering arbetsgrupp ....................40 000 kr Projektstöd Internetbaserad Organisering...................100 000 kr Övriga kostnader ...............................................................10 000 kr Ovanstående budgetutrymme ska täcka alla omkostnader som kan uppkomma i samband med detta projekt. Dels kostnader i form av resor, mat och hyrandet av lokal i samband med generella möten, dels kostnader för arbetsgruppen. Dock kommer den huvudsakliga kostnaden att gå till omkostnader för det projekt där vi blir medfinansiär. Ansvarig för området ansvarar för alla omkostnader som uppkommer, förutom vid initierandet av det ovannämnda projektet då förbundsstyrelsen godkänner de planerade kostnaderna. Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
60(120)
Styrdokument: Jämlikhet och Jämställdhet 2005 Av Elin Gustafsson,
[email protected]
Introduktion
Inom Sverok, liksom i övriga samhället, är jämställdheten och jämlikheten något som kraftigt går att ifrågasätta. Då vi alla är produkter av vårt eget samhälle är det en självklarhet att vi konstant bär samhällets värderingar med oss i allt vi gör och att det ständigt speglas i våra handlingar, så även inom spelhobbyn. I vilken utsträckning detta existerar inom Sverok är något som bör undersökas och en policy för hur förbundet ska bemöta denna problematik bör arbetas fram.
Syfte
Ansvarsområdets syfte är att ta fram en arbetsgrupp som aktivt kan arbeta med och synliggöra problemen inom detta område, samt senare författa ett policydokument. Arbetsgruppen bör även arbeta med att ta upp frågor, problem och projekt som dyker upp under året och faller under ansvarsområdets ramar.
Mål
Det långsiktiga målet med JämJäm bör vara att arbeta fram en policy för hur Jämställdhet och Jämlikhet kan genomsyra hela förbundet så att ansvarsområdet senare kan minskas i omfattning. Detta mål är dock något som antas ligga längre fram i tiden och det mer kortsiktiga målet är att undersöka förbundets behov av arbete med Jämställdhet och Jämlikhet samt att sammanställa ett policydokument för hur JämJäm i framtiden bör arbeta med problematik som könsfördelning, all form av diskriminering samt maktfördelningen inom förbundet. Delmål/tidsplan •
Arbetets tyngdpunkt kommer i början ligga på att sammanställa en arbetsgrupp vars medlemmar representerar, eller har god kännedom om, den problematik med jämställdhet och jämlikhet som vi i nuläget anser existerar.
•
Arbetsgruppens huvudsakliga uppgift kommer att vara synliggöra problem inom förbundet samt att diskutera och analysera hur dessa bör jobbas med.
•
Detta ska i slutet av året resultera i ett policydokument för hanteringen av jämställdhets- och jämlikhetsfrågor.
•
Arbetsgruppen ska även löpande under året arbeta med ansvarsområdesrelaterade problem och projekt som dyker upp.
Genomförande
I början av året kommer tyngdpunkten ligga på arbetsgruppens sammansättning samt att inom arbetsgruppen arbeta fram en strategi för hur området bör användas inom förbundet i framtiden. Tanken är att arbetsgruppen ska fungera som idéverkstad till en början, för att senare under året, då förbundets behov vidare undersökts, sammanställa policydokument för JämJäms arbete. JämJäm bör även, för största effekt, samverka med ett antal av de övriga ansvarsområdena i dess, och sitt eget, arbete och möjligtvis även ta kontakt med och undersöka hur jämställdhets- och jämlikhetsarbetet ser ut i andra förbund och organisationer.
Budget
Kostnader för arbetsgruppens resor och liknande tas från budgetnyckeln Ideell Samverkan/Arbetsgrupper och kostnader för områdesansvariges resor och eventuellt deltagande Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
61(120)
på konferenser, seminarier och liknande går under budgetnyckeln Styrelsen. Resekostnaderna förväntas i år bli förhållandevis små Budgetnyckel: Ideell samverkan/arbetsgrupper
Resor för arbetsgrupp
6000
Mat för arbetsgrupp
2000
Utbildning/material
3000
Övriga utgifter
4000 Summa
15000
Resor för arbetsgrupp
Då flera av de tilltänkta till arbetsgruppen bor i Stockholmsområdet förväntas de flesta möten läggas däromkring. Det här drar ner resekostnaderna otroligt mycket. Mat för arbetsgrupp
Arbetsgruppens möten kommer med största sannolikhet att ligga över minst en natt. Detta medför matkostnader. Utbildning/Material
För att bättre kunna utforma ett policydokument bör arbetsgruppen ta del av viss utbildning antingen i form av kortare kurser och seminarier eller egenhändigt formade workshops (i form av våra möten) där visst material kan komma att behöva köpas in. Övriga utgifter
Här under hamnar oförutsedda utgifter. Budgetnyckel: Styrelsen Resor
Då jag räknar med att resa mer än till bara arbetsgruppens möten, bland annat för enskilda möten med medlemmar i arbetsgruppen samt resor till tillställningar i syfte att öka kompetensen inom ansvarsområdet, är denna budgetpost stor i förhållande till den som täcker hela arbetsgruppens utgifter. Konferenser/Seminarier/Utbildning
Jag räknar med att öka kompetensen hos områdesansvarig under året, detta genom konferenser, seminarier och eventuella utbildningar för ideellt aktiva som faller in under ansvarsområdets gränser.
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
62(120)
Styrdokument: Marknadsföring 2005 Ansvarig: Max Valentin,
[email protected]
Introduktion
Fokus för marknadsföringen under 2005-2006 är intern. Varumärket Sverok skall stärkas för att bidra till ett ökat engagemang hos medlemmarna samt att öka kunskapen om förbundet. Detta skall i slutändan bidra till en starkare vi-känsla och en stabil organisation. Via marknadsundersökningen kommer viktigt underlag komma förbundet till handa. Styrdokument splittrar upp marknadsföringen i olika funktioner som kan stödja varandra. Vissa av delarna är stora och har egna verksamhetsområden medan andra är mindre men ändå värda att nämna.
Syfte
Via koordinering och samverkan, av och mellan förbundets olika arbetsområden som tangerar marknadsföringen, stärka vi-känslan och varumärket.
Genomförande
Ansvarig skall jobba nära ansvarig för medlemsundersökningen för att få data om vad medlemmarna tycker och tänker idag och hur de bäst kan ta till sig förbundets information samt hur den framtida infrastrukturen skall se ut. Varumärket – Sveroks profil
En arbetsgrupp skall tillsättas med syfte att se över Sveroks varumärke. Detta arbete bör inledas då medlemsundersökningen är genomförd och en analys är gjord samt förbundsstyrelsens visionsmöte är avslutat. Då bör vi ha en ganska tydlig bild av var vi är idag och var vi vill vara om ett par år. Varumärkesgruppens frågeställning blir då att titta på en aktionsplan om hur vi skall nå dit. Grafisk profil
Den grafiska profilen behöver ses över och implementeringen av den i det löpande administrativa arbetet (utskick etc.) granskas. Likaså behöver frågan om distrikten med fleras tillämpning av profilen ses över som en del av det interna marknadsföringsarbetet. Profilprodukter
Attraktiva profilprodukter (olika klädesplagg samt mer eller mindre hobbyrelaterade prylar med Sverok-loggan etc) skall tas fram och vid årets slut skall plagg finns ute och användas. Produkterna skall säljas till självkostnadspris samt ges som belöning till goda initiativ. Produkterna ska kunna visas upp och beställas i en webbshop. Illustrationer
Förbundet har förbeställt ett antal illustrationer från en tecknare, Lucas Thelin. De redan beställda illustrationerna skall användas under året. Film
Sverok är medfinansiär till en film om spelhobbyn som kommer att vara klar under året. Internutbildning i marknadsföring
Inslaget kommer att innehålla föreläsningar kring marknadsföring. Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
63(120)
Detta är ett bra initiativ som bör upprätthållas och kopplas närmare till förbundsstyrelsens ambition. Till något av de nästföljande Slag skall marknadsansvarig ta fram en kortare föreläsning kring varumärket Sverok och hur det operativa arbetet med den interna marknadsföringen skall ske. Innehållsmässigt skulle den kunna lyfta fram den grafiska profilen samt varumärket och vikänslan. Intern marknadsföring
Det effektivaste, men även mest tidskrävande sättet att bygga en stark intern marknadsföring handlar om personliga möten, besök (ex. Slag), samtal i telefon. Sveroks interna skriftliga material skall genomsyras av ledorden innehållsrikedom, kortfattat och lättillgängligt. Genom tydlig och enkel kommunikation kan vi skapa motivation och öka kompetensen i hela organisationen. Kraven på Sverok som organisation förändras i och med den kraftiga tillväxten och då är det extra viktigt att skapa motivation och lojalitet så ingen känner sig utanför eller överkörd. Detta skapas bland annat genom ”arbetsgrupper”. En befintlig organisationsform där individer engageras tidigt i processerna. Att delegera uppgifter ut i organisationen via olika interna samarbeten skapar positiva ambassadörer för respektive process. Verktyg i den interna marknadsföringen
Möte med Sverok – Medlemmarnas arrangemang
Den isär klass viktigaste delen av Sveroks interna marknadsföring står medlemmarna själva för vid varje arrangemang som skapas. I dessa sammanhang är det viktigt att Sverok framstår som den infrastrukturbyggare som är den kugge i att detta blir verklighet. Möte med Sverok – Slag
Slag genomförs tre till fyra gånger årligen och fungerar som samlande organ men även som kickoffer. Att göra saker tillsammans är en av käpphästarna inom Sverok att detta lyfts fram på ett positivt sätt stärker de interna banden. Medlemstidningen – Sverox
En medlemstidning kan både involvera och engagera medlemmarna om vad som händer. Vem vill inte läsa om sig själv och de man känner? Medlemstidningen kan bli (kanske är) kittet, något att prata om. Med det är viktigt att medlemmarna involveras och får komma till tals. Att de känner att de får vara med att påverka. Webplatsen – Sverok.se
Sveroks webplats tar idag ett brett grepp över både extern och intern marknadsföring. Ansvarig ska analysera och utvärdera hur hemsidan används för extern och intern marknadsföring. Utbildningsmaterial – Sverok häftena
I samband med riksmötet 2005 trycktes 4000 exemplar av det informationsmaterial om Sverok som tagits fram för att orientera föreningar och aktiva till förbundet. Ca 3000 exemplar skickades ut till samtliga föreningar, nominerade inför riksmötet och aktiva inom förbundets olika delar. Fortsättningsvis skall: Ett exemplar ska sändas till varje ny förening. Finnas tillgängligt på diverse mässor och andra liknande evenemang. En uppdaterad version skall tas fram efter sommaren – med nya siffror, eventuella nya arbetsgrupper och andra nyheter medtagna – för att räcka till fler föreningar, evenemang och inte minst nationella spelveckan. Ett alternativ till detta eller ett komplement är att göra en ”Sverox Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
64(120)
special” en mer tillgängligt tidning som täcker spelhobbyn och förbundet samt spännande reportage som marknadsföringsmaterial till spelveckan. Extern Marknadsföring
Hur skapar vi och behåller vi effektiv kommunikation med omvärlden? Verktyg i den externa marknadsföringen
Möte med Sverok - Mässor
Sverok skall genom en samlad satsning nationellt, distrikt och förening delta minst på följande mässor Bok- och biblioteksmässan (Göteborg, hösten), Noliamässan (Umeå, augusti), Dreamhack (Jönköping, juni och november-december). Sverok bör här nyttja sin nationella närvaro på lokal nivå och utrusta mässambassadörer med profilkläder och ett bra informationsmaterial för deltagande på mer lokala arrangemang. Denna närvaro bör samordnas på förbundsnivå. Möte med Sverok – Nationella spelveckan
Den nationella spelveckan har en potential att bli en arena för en tydlig profilering av förbundet. Jag har som ambition att ha ett samarbete med ansvarig för detta ansvarsområde och agera som ett stöd. Webplatsen - Sverok.se
Se intern marknadsföring Informationsmaterial – Spelhobbyn
En tryckfärdig pdf med i princip helt nytt presentationsmaterial av hobbyns olika delar har tagits fram och väntar nu på att skickas till tryck. Ca 10 000 exemplar skall tryckas och räcka för användning i under 1-2 år. Tidningarna skulle under tiden lagras på förbundskansliet, 50% av exemplaren skall skickas till distrikten för lokal distribution. Jon Nilsson kommer jobba med att ta fram offerter för tryck så att nya ansvarig kan ta beslut om tryck och upplaga så snart som möjligt. Media – Den snabba breda bilden.
På många olika sätt lever Sverok i ett ganska turbulent media landskap. Bilden är oftast positiv men ibland mindre charmerande. Våra egna kanaler skall användas som pro-aktiva medel för att nyansera bilden och utnyttja momenten av positiva händelser kopplat till spel. Samarbeten med andra ideella organisationer
Runt om finns många organisationer som vi kan liera oss med på marknadsföringsnivå. Ett exempel på potentiellt bra samarbete är föreningen Ung Media, vi kan sprida kunskapen om att rollspelsfanzin kan få ekonomiskt stöd och samordna artiklar och bilder med deras arkiv för spridning till andra ideella tidningar. Ett annonsutbyte mellan våra respektive medlemstidningar skall genomföras för att sprida kunskapen om möjligheten.
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
65(120)
Sveroks marknadsföringsbehov
Layoutkunskap har ofta saknats och förbundet behöver bygga upp ett större kontaktnät av illustratörer och layoutare som vill jobba ideellt (möjligen även mot betalning men det borde gå att hitta ideella krafter). I samarbete med Ung Media och en satsning på fanzinverksamhet bör vi lättare kunna identifiera talanger. Svårigheter att hitta lokala föreningar och aktiva spelare som vill och kan jobba lokalt med t.ex. mässor och andra satsningar. Förbundets vägar ut i landet är för svaga till viss del, samtidigt som det saknas grundläggande material och information samt peppningsmöjligheter för att aktivera lokala förmågor i tillräckligt stor utsträckning. Föreningar som tar initiativ till att delta på mässor skall belönas med exempelvis gratis profilkläder. Arbetet med att ta fram profilprodukter har gått mycket långsammare än väntat av flera skäl. Om leverans inte sker innan sommaren skall en ny handlingsplan för verksamheten framarbetas. Budget och praktisk planering
Köpa loss profilkläder: 30 000 kr Kläderna skall användas som belöningar till föreningar som tar egna initiativ att delta på mässor och andra engagemang. Det vill säga de skall inte behöva betala självkostnadspris. Tryck av foldern ”Spelhobbyn”:
50 000 kr (enligt kommande offert)
Arbetsgrupp varumärke: 25 000 kr Målet är att arbetsgruppen på ett konkret sätt skall ta tag i vi-känsla och intern marknadsföring. Projekt ”Viktor Johan”: 25 000 kr Detta infaller bara om projektet attraherar 200 000 kr i externt kapital. Specialnummer av Sverox för Spelveckan: 80 000 kr Målet är att ge ut en ”Sverox – special” (alternativt en temporär tidskrift som heter Spela!/Gamer eller dylikt) som på ett spännande sätt lockar till att engagera sig i hobbyn med personliga porträtt och berättelser om hur kul det är. Denna skall sedan spridas i samband med spelveckan till allmänheten och skapa en positiv bild av verksamheten. Ospecificerat: 55 000 kr Då en stor del av det som sker inom marknadsföring inte går att planera i förväg så villa jag lämna en stor buffert att möta behoven som uppstår allt eftersom. Aktiviteter av större slag förtjänar att bli beskrivna mer i detalj med sina egna mål och delmål samt budgetar. Vilka detta är kommer att framkomma under året beroende praktiska och strategiska beslut. Viktiga dokument kopplade till Styrdokument: Marknadsföring 2005
Styrdokument marknadsföring 2004 Avtal om profilprodukter Beslutsprotokoll kring projekt ”Viktor Johan”, FS protokoll 2004-12-03--05 Kontakter
Max Valentin,
[email protected] Jon Nilsson,
[email protected] Lucas Thelin – tecknare,
[email protected]
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
66(120)
Styrdokument: Massmediaarbete 2005 Ansvarig: Mikael Leisjö,
[email protected] I den mån som förbundet expanderat växer också behovet för en fungerande kontaktyta mellan organisationen och massmedia. Media är en egensinnig apparat som följer och skapar opinion genom att vinkla och sprida information. Mycket av den massmediala uppmärksamheten främjar Sveroks mål om att sprida förståelse om spelhobbyn och människorna som utövar eller främjar den. Det finns också situationer när massmedia ser en större profit i att verka mot Sveroks mål och i sådana situationer måste det finnas kunniga människor redo att rycka ut i mediastormen.
Syfte •
Massmediakontaktens främsta uppgift är att agera pressbevakare. Se över adekvata artiklar och pressmeddelanden som rapporteras från någon Sveroks inhyrda pressbevakningstjänster.
•
Massmediakontakten sköter det pressadministrativa arbetet genom noggrann kontroll och rapportering av inkommande artiklar.
•
Massmediakontakten fyller även en samordnande funktion tillsammans med förbundsordföranden i situationer där det massmediala intresset för förbundet tilltar.
•
Massmediakontakten ansvarar för att informationen når ut till förbundsstyrelse och distrikt samt att eventuella åtgärder initieras.
Mål •
Massmediakontakten ska utvärdera och detaljgranska förbundets mediaarbete. Mediaarbetet omfattar tre olika områden: Pressbevakning, Arkivering och Samordning.
•
Massmediakontakten ska analysera och bedöma värdet av den traditionella pressbevakningen och under våren presentera ett alternativt Internetbaserat förslag för förbundsstyrelsen.
•
Massmediakontakten ska se över, koordinera och arkivera de pappersartiklar som förbundet genom sitt avtal med pressbevakningsföretaget Observer, tillgodosett sig under tidigare verksamhetsår.
•
Massmediakontakten ska, när situationen kräver det, kunna bistå och komplettera förbundsordföranden i media-sammanhang.
•
Massmediakontakten ska också se över möjligheten till massmediaträning för förbunds- och eventuellt distriktstyrelser.
•
Förbundet ska ha en aktuell kontaktsida för medier på hemsidan med officiella pressmeddelanden och pressbilder.
Genomförande
Mycket av det löpande arbetet sker i samråd med förbundsordföranden samt delar av förbundsstyrelsen. I arbetet ingår att regelbundet övervaka Sveroks bevakningskanaler. Tillsammans med ordförande och vice ordförande planera och genomföra eventuella mediala motåtgärder i form av pressmeddelanden, bemötanden eller svar på frågor. Även diskussioner på relevanta forum och listor inom Sverok är av stor vikt eftersom det är en betydelsefull informationskanal till medlemskåren.
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
67(120)
Inom Sveroks mediaarbete ska särskild hänsyn tas till jämställd- och jämlikhetsperspektiv. Det tjänar Sverok som organisation att bryta fördomarna om den typiske spelaren. Det bör finnas en medveten könsutjämning i exponeringen av hobbyutövare medialt.
Budget
Kostnader för området dras från resultatenheten Pressbevakning [64] som i år ligger på 50 000 :-.
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
68(120)
Styrdokument: Medlemsundersökningen 2005 Ansvarig: Martin Kvist,
[email protected]
Introduktion
Riksmötet 2005 valde att ge förbundsstyrelsen i uppdrag att genomföra undersökningar om medlemmarna och spelhobbyn. Sverok har idag ett stort behov att veta mer om förbundets medlemmar, föreningar och spelhobbyn i stort.
Syfte
Syftet med undersökningarna är att ge bättre underlag till förbundsstyrelsen, förbundets tjänstemän och till andra beslutsfattare i samhället. Det ska även ge bättre underlag till planeringen av förbundets framtida utveckling.
Mål
Målet med undersökningarna är att ge en bild av hur föreningarna, föreningsmedlemmar och spelhobbyn ser ut. Resultatet ska därefter kunna användas som beslutsunderlag till relevanta instanser. Målet med undersökningen mot allmänheten är att få en uppfattning av allmänhetens bild av Sverok och vår hobby. Delmål Medlemsundersökning •
Databas och frågor ska vara klara 15 augusti
•
Undersökningen ska genomföras via Internet från 1:a september till 31:a oktober.
•
Undersökningen ska ta max 10 minuter att genomföra.
•
Analysen av datan ska påbörjas senast 15 november.
•
Resultatet ska redovisas senast 31:a december på i ett elektroniskt format på hemsidan.
Opinionsundersökning •
Frågorna ska vara klara till styrelsemötet 9-11 september
•
12 september ska frågorna lämnas in till, förslagsvis, Statistiska Centralbyrån
•
Resultatet ska redovisas senast 31:a december på Sveroks hemsida.
Genomförande Medlemsundersökning
Undersökningen ska genomföras med hjälp av förbundsstyrelseansvariga och frivilliga inom förbundet, samt en extern statistikexpert. Gruppen ska mötas innan undersökningen för att producera frågorna. Dessa ska därefter implementeras i en databas, byggd av en professionell. Inför undersökningen ska en reklamkampanj genomföras mot distrikten, föreningarna och medlemmarna. Undersökningen ska därefter publiceras på nätet under två månader. Föreningarna ska uppmuntras sina medlemmar att delta i undersökningen genom ett lotteri med kumulativ effekt. Efter att undersökningen slutförts träffas gruppen för att analysera rådatan och sammanställa resultatet.
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
69(120)
Opinionsundersökning
Opinionsundersökningen ska genomföras med en kommersiell aktör, förslagsvis Statistiska Centralbyrån. Frågorna tas fram i förbundsstyrelsen i samråd med aktören. Både medlemsundersökningen och opinionsundersökningen ska sammanställas i en publikation, både en fysisk och elektronisk variant.
Budget
Den totala budgeten är 150 000 kr. Medlemsundersökning
Medlemsundersökningen belastar budgetnyckel 551: Medlemsundersökningen •
Databas 10 000 kronor
•
Projektgrupp 25 000 kronor
•
Lotteri 20 000 kronor
•
Tryck och layout 20 000 kronor
Opinionsundersökning
Opinionsundersökningen belastar budgetnyckel 551: Medlemsundersökningen med 50 000 kronor. Ospecificerat
25 000 kr.
Dokumenthistorik
I detta avsnitt redogörs för dokumentets historik för att underlätta uppföljning och utveckling av dokumentet. Framtagen av 050429 Martin Kvist och Max Valentin
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
70(120)
Styrdokument: Ombudsvalsystem 2005 Ett nytt valsystem för valet av riksmötesombuden har varit önskvärt under en längre tid. Styrelsens förslag till nytt system avslogs av Riksmötet 2005.
Syfte Ansvarsområdet syftar till att förankra och genomdriva ett nytt ombudsvalsystem på Riksmötet 2006.
Mål Ta fram och lägga ett eller flera konkreta förslag till Riksmötet 2006 på nytt ombudsvalsystem. Delmål Att styrelsen senast på styrelsemötet i september skall ha beslutat vilket eller vilka ombudsvalsystem som kommer att föreslås Riksmötet 2006.
Genomförande Ansvarsområdet grundas i det arbete som gjordes av förbundsstyrelsen 2004 och de valsystem som avslogs under Riksmötet 2005. Ansvariga för området skall vid distriktsträffar och på andra lämpliga arenor såsom Sverox och forumet initiera diskussioner kring olika alternativ till ett nytt valsystem. Syftet är främst att identifiera större skiljemeningar och beakta dessa i utformningen av det eller de förslag som styrelsen lägger till Riksmötet 2006. När förbundsstyrelsen lagt sitt förslag skall det föreslagna systemet förankras hos medlemmarna. Strax före Riksmötet 2006 skall en särskild informationskampanj genomföras mot de valda ombuden.
Budget Kostnader för området är resor och möten som hamnar inom ramarna för ordinarie styrelsearbete.
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
71(120)
Styrdokument: Personal & Kansli samt Arbetsgivarfrågor 2005 Ansvarig Dan Sivnert,
[email protected] och Mattias Emanuelsson,
[email protected]
Introduktion
Vi har valt att dela upp detta stora arbetsområde i två övergripande kategorier Personal & Kansli som Dan Sivnert ansvarar för samt Arbetsgivarfrågor som Mattias Emanuelsson ansvar för. De båda områdena kan i sin tur delas upp i flera mindre arbetsområden vilka vi kommer att redogöra för nedan. De båda övergripande kategorierna har flera gemensamma beröringsytor och det är vår mening att vi ska jobba nära varandra och vara varandras stöd och bollplank i frågor som rör den andras område. Vid frånvaro av endera är det den andras uppgift att agera ersättare.
Personal & Kansli (P&K)
Ansvarig Dan Sivnert och Mattias Emanuelsson P&K-ansvariges huvuduppgifter är att: verka som huvudsaklig kommunikationskanal mellan arbetstagarna (våra anställda kanslister) och arbetsgivaren (förbundsstyrelsen), bidra till ett bra arbetsklimat med positiv och tydlig arbetsledning samt att identifiera förbättringsområden och verka för att dessa förverkligas. P&K är två skilda arbetsområden med olika uppgifter och framförallt, skilda budgetar. Således är dessa två områden uppdelade i varsitt stycke där Personal tas upp först. Personal Personalområdet omfattar den mänskliga aspekten av relationen mellan arbetstagarna och arbetsgivarna men även praktiska delar där ansvarig bör ta en direkt funktion. Områdets huvudfrågor är ledarskap, personalutveckling och kommunikation. Mål •
Hålla minst två utvecklingssamtal med arbetstagarna, åtminstone ett ska vara av utvärderingskaraktär
•
Ansvara för implementeringen av den nya förbundsdatabasens i kansliets arbete
•
Mäta, utvärdera och förbättra kansliets effektivitet
•
Vid behov göra eventuella omprioriteringar och omstruktureringar av arbetsrutiner
•
Verka för en god och utvecklande arbetsmiljö samt att förebygga utbrändhet
•
Se till att det råder en god relation samt kommunikation mellan förbundsstyrelse och kansli
•
Vidareutveckla tidsredovisningssystemet.
•
Löpande arbetsleda kanslichefen
•
Föra en dialog med arbetstagarna om hur Friskvårds- och Utbildningspotterna ska fördelas samt ansvara för att syftet med de avsatta medlen uppfylls
•
Se över kommunikationsvägar mellan kansli och förbundsstyrelsen
Genomförande
P&K-ansvarig verkar till huvuddelen via direktkontakt med kanslichefen. Denna förs genom: •
Personliga möten framförallt i samband med styrelsemöten, men gärna så ofta som möjligt
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
72(120)
•
Veckovis telefon och e-postkontakt samt att vara tillgänglig dagligen vid akuta frågor
•
Att tillsammans med kanslichefen skriva rapport som skickas med i möteshandlingar till ordinarie styrelsemöten
•
P&K-ansvarig har det övergripande ansvaret för utvecklingstjänsten men förbundsordföranden ansvarar för arbetsledning
•
P&K-ansvarig ska även finnas tillgänglig för övriga kanslianställda och föra en dialog med dessa
•
Ansvarig ska även vara tillgänglig för alla som har åsikter och idéer rörande kansliet samt informera och diskutera större förändringar med förbundsstyrelsen innan dessa implementeras
Budget
Personal 1 119 000:Utbildning av Personal 40 000:Ovanstående budgetutrymme är antaget av riksmötet och det är under dessa poster kostnader som rör personalen kommer tas. Förutom löner innefattar personalposten även kostnader som friskvård, resekostnader och andra utgifter som kommer i tjänsten. Här finns också ett visst utrymme för inhyrandet av extra arbetskraft vid tillfälliga ”arbetstoppar”. Kansli Kansliområdet omfattar våra arbetstagares arbetsplats och innefattar således arbetsmiljöfrågor av praktiskt slag. Men kansliet är inte bara en arbetsplats för våra arbetstagare utan också en arbetsplats för förbundsstyrelsen samt besöksplats för utomstående. Kansliområdet handlar till stor del i att göra vårt kansli till en plats som kan fungera tillfredställande i dessa, ibland motstridiga, funktioner. Mål •
Tillsammans med kanslichefen ansvara för inköp
•
Verka för en utveckling av kansliet som arbetsplats för arbetstagare och förbundsstyrelse
•
Ansvara för tillgodoseendet av andra funktioner som förbundsstyrelsen anser att kansliet ska ha
Genomförande
P&K-ansvarig ansvarar för inköp samt för att en dialog med förbundsordföranden och kanslichefen påbörjas där målet är att de ovannämnda funktionernas olika behov klargörs och därefter göra en prioritering (specificerad budget). Budget
Kanslilokal 340 000 Administration 230 000 Övrig Administration 8 000 Ovanstående budgetutrymme är antaget av riksmötet och det är under dessa poster kostnader som rör kansliet kommer tas. Kanslilokalens utgifter består till största delen av hyra, men även andra direkta kostnader som följer av lokalen (brandvarnare, sophämtning etc). Administration innefattar kostnader som kommer av arbetstagarnas arbete (telefon, porto etc). Den övriga administrationskostanden ger utrymme för inköp av möbler och andra relevanta inventarier. Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
73(120)
Arbetsgivarfrågor
Ansvarig: Mattias Emanuelsson, Vice Dan Sivnert Syfte Sverok har nu fyra tillsvidareanställningar och har även under åren haft diverse projekt- eller visstidsanställda. Deras avtal har dock ofta saknat arbetsrättsenliga former eller välgrundade formuleringar. Tanken är nu att arbetsgivarfrågor ska ombesörjas och kontrolleras av ansvarig för arbetsgivarfrågor, detta för att Sverok ska bli en så bra arbetsgivare för samtliga anställda och arvoderade som möjligt. Kontakten med Arbetsgivaralliansen är viktig och ska upprätthållas. En annan av arbetsgivaransvariges arbetsuppgifter är att finnas till stöd för distrikts- och föreningsstyrelser vid arbetsgivarfrågor. Såsom att vara konsult vid arbetsgivarfrågor, kollektivavtal och rättsliga frågor. Mål • Hålla en god kontakt med Sveroks arbetsgivarorganisation, Arbetsgivaralliansen. •
Löpande se över samtliga anställningar och arvoderingar inom Sverok på nationell nivå.
•
Finnas som en kontakt och resurs för arbetsgivarfrågor inom hela förbundet.
•
Definiera syftet med Friskvårds- och Utbildningspotten.
•
Utvärdera löneadministrationssystemet.
•
Medverka på träffar och utbildningar med Arbetsgivaralliansen och knyta kontakter där.
•
Undersöka hur andra ideella förbund sköter sina arbetsgivarfrågor och se om det finns något att lära av det.
Delmål till augusti •
Revidera personalens löner.
•
Se över anställningsavtal för samtliga kanslister.
•
Förhandla med Arbetsförmedlingen om Mårtens och Irénes lönebidrag.
Genomförande Arbetsgivaren tänker informera distrikten om att han finns som resurs om någon skulle behöva hjälp med arbetsgivarfrågor. Vidare skall det informeras om arbetsrättsliga regler vid anställningar i förbundet. De distrikt och/eller föreningar som har anställda bör följa Arbetsgivaralliansens avtal, men det kan naturligtvis aldrig påtvingas. Arbetsgivaren ska åka iväg på träffar som kan knytas till uppdraget för att hålla sig tillräckligt uppdaterad inom området. Skall även inleda dialog med andra ideella förbund för att utröna om det finns något att lära av dessa. Budget Kostnader som kommer under arbetsgivaransvaret hamnar under styrelseposten. Det kommer röra sig om kursavgifter för sammankomster med arbetsgivarorganisationen och dylikt. Även resor till och från kansliet när så behövs.
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
74(120)
Styrdokument: Riksmöte 2006 Ansvarig: Andreas Granander,
[email protected] Sveroks Riksmöte är förbundets högsta beslutande organ och därmed något som bör ges stora resurser och särskild uppmärksamhet så att den demokratiska processen inom förbundet bevaras och utvecklas. Det riksmöte som arrangerades i Skövde 2005 får anses vara lyckat då lokalen mycket väl uppfyllde de önskemål som fanns. Dock finns det alltid utrymme för vidare utveckling.
Syfte
Syftet är att säkerställa Riksmötet som en central funktion i Sverok. Samt att tillse en så bra miljö för riksmötet som möjligt och på så sätt främja den demokratiska processen inom Sverok.
Mål
Att till förbundsstyrelsens Juni-möte lägga fram en detaljerad tidplan för det kommande arbetet kring Riksmöte 2006. Att upprätta en generell kravspecifikation och planeringsrutin, med avsikt att bli ett levande dokument för genomförandet av riksmötet. Att möjliggöra ett engagemang i riksmötets genomförande på flera plan så att medlemmarna får möjlighet att påverka förutsättningarna. Att inom ramen för fastställd budget genomföra ett riksmöte som blir en del i att föra förbundet framåt mot nya utmaningar och mål. Att upprätthålla och placera demokrati i centrum. Att Riksmöte 2006 skall bli det bästa riksmötet hittills.
Genomförande
För att uppnå god insikt och påverkan i arbetet skall en forumtråd upprättas där synpunkter på arrangemanget från tidigare år kan postas och diskuteras. I upprättandet av kravspecifikation skall Riksmötet 2005 i Skövde användas för att läggas som baslinje för arbetet. Detta gör att man lättare kan relatera till lokaliteternas egenskaper. Tillse att allt kunnande som samlas dokumenteras och offentliggörs då dokument som inte kan finnas eller läsas inte kommer någon till gagn. Som riktlinjer utöver detta dokument samt tidplan så kommer en detaljbudget att upprättas för att tydligt visa hur pengarna skall fördelas och nyttjas kring riksmötet. Tillsammans med kansliansvarig i god tid gå igenom vad för resurser som behövs från kansliet i samband med riksmötet.
Budget Ett förslag om detaljbudget kommer att läggas inför förbundsstyrelsen så snart det är färdigställt. Nyttan av att vid senare tid färdigställa detaljbudget är för att invänta de första preliminära offerterna kring riksmötet.
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
Dokumenthistorik
75(120)
I detta avsnitt redogörs för dokumentets historik för att underlätta uppföljning och utveckling av dokumentet. Antagen 2005-04-24
Mötessekreterarens signatur
Framtagen av Andreas Granander (
[email protected])
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
76(120)
Styrdokument: Riksmötesombudsvalet 2005 Ansvarig: Martin Kvist,
[email protected]
Introduktion Varje år hålls ett riksmötesombudsval där föreningarna väljer representanter till riksmötet. Detta är en av de viktigaste funktionerna i förbundet. Utan ett korrekt genomfört val, kan inte riksmötet vara demokratiskt legitimt. Under föregående år var det flera delar av proceduren som gick snett. Dessa ska undvikas under kommande riksmötesombudsval.
Syfte Riksmötesombudsvalet ska göras så enkelt för föreningarna så att så många föreningar som möjligt kommer att rösta. Krånglig röstningsprocedur ska inte vara en anledning till att föreningarna inte röstar. Ju fler föreningar som röstar desto större blir den demokratiska förankringen i förbundet och det ökar legitimiteten för förbundets högst beslutande organ: Riksmötet. En valpremie ska även försöka locka fler föreningar till att rösta.
Mål Målet är att alla föreningar röstar, men det är inte realistiskt. Så mer konkreta mål är: •
Att Ingen förening ska avbryta röstningen på grund av krånglig röstningsprocedur.
•
Att dubbelt så många föreningar som tidigare år röstar.
•
Att valet genomförs på ett så robust system som möjligt.
•
Att om något går galet så finns det backup i systemet.
Delmål Till septembermötet ska en handlingsplan för riksmötesombudsvalet vara skapad. Denna ska förutom det konkreta arbetssättet även beskriva vad som händer om något går galet. Till oktobermötet ska systemet vara klart och färdigtestat/stresstestat. Första november ska nomineringssystemet vara uppe, dels online, dels en tjänst via kansliet. Den tolfte december ska röstinformation och en lista på de redan nominerade skickas ut till föreningarna. Lagom till första valdagen ska massutskick via email gå ut till alla föreningar. Även ett massutskick ska skickas ut veckan senare. Söndag den första januari ska valet initieras och sträcka fram till måndagen den 16:de januari. Senast första februari ska alla ombud vara kontaktade
Genomförande Genom samarbete med tidigare ansvariga för riksmötesombudsvalet, revisorer, kansli och externa personer, ska ett underlag skapas för en specifikation av kraven på systemlösningen. Lösningen ska vara både baserad på två olika medier, dels en internetbaserad och dels en postbaserad. Förhoppningsvis kommer den internetbaserade fungera utan problem så att den postbaserade används i så liten grad som möjligt. Den internetbaserade lösning ska, om möjligt, implementeras i den nya medlemsdatabasen. Om detta inte är realistiskt ska en annan lösning inhandlas från professionella aktörer. Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
77(120)
Det är viktigt med mycket reklam inför nomineringsproceduren och framförallt inför själva valet. Därför kommer flera postutskick gå ut till föreningarna. Under själva valet kommer även föreningarna/förtroendevalda få elektroniska brev. Direkt efter att valet genomförts ska kansliet tillsammans riksmötesombudsvalsansvarige sammanställa resultatet. Därefter ska den ideelle revisorn granska valet. Så fort som möjligt ska ombuden kontaktas. Hela tiden ska en backupplan finnas. Den ska bygga på ett worst-case-scenario.
Budget Budgetnyckel för riksmötesombudsvalet är budgetnyckel 73: Valet. Dessutom används budgetnyckel 75: Valpremie på 50 000 kronor.
Dokumenthistorik I detta avsnitt redogörs för dokumentets historik för att underlätta uppföljning och utveckling av dokumentet. Framtagen av 050501 Martin Kvist
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
78(120)
Styrdokument: Spelveckan 2005 Ansvarig: Karolina Staël,
Styrdokument: Spelveckan 2005
Sverok har sedan 2001 årligen arrangerat en spelvecka där framförallt Sveroks föreningar runtom i Sverige aktiverat sig lite extra med att visa upp vår hobby. Till en början var syftet främst att öka Sveroks medlemsantal och synliggöra förbundet, med åren har syftet gradvis fokuserat sig mot att bidra till en starkare kontakt mellan förbundet och medlemmarna samt mellan olika delar av spelhobbyn.
Syfte
Det främsta syftet är att skapa en vi-känsla inom förbundet, engagera våra medlemmar mera och synliggöra förbundet hos våra medlemmar. Syftet med spelveckan är också att dra uppmärksamhet till spelhobbyn och Sverok i synnerhet. Detta för att stärka Sveroks roll som centrum för den svenska spelhobbyn och för att legitimera spel som hobby.
Mål
Arrangera spelveckan under vecka 44 med start måndagen den 31 oktober: •
En arbetsgrupp ska tillsättas som tillsammans med ansvarig från förbundsstyrelsen arbetar med konkreta mål och för en dialog med medlemmar. Denna grupp ska ha minst 5 medlemmar.
Synliggöra Sverok och spelveckan som arrangemang för allmänheten och legitimera spel som hobby: •
Nå ut i media med minst 45 pressklipp som är relaterade till Sveroks hobby under månaden runt spelveckan.
•
Minst 200 föreningar ska aktivt delta i arrangemang under spelveckan.
•
Spelveckan ska ha en tydlig profil genom en egen hemsida med relevant information. Denna ska tas fram i samarbete med hemsidans arbetsgrupp.
Involvera alla våra hobbygranar i spelveckan: •
Varje hobbygren i Sverok skall visas upp av minst fem föreningar var.
Samarbeta med andra organisationer för att visa upp spel som ett medel att uppnå bland annat engagemang och kunskap: •
Sverok skall under och inför spelveckan samarbeta med minst fyra andra organisationer.
Samarbeta med företag eller hobbyintressenter för att ge våra medlemmar ett mervärde och för att främja spel som hobbyutövning: •
Sverok skall under och inför spelveckan samarbeta med minst fyra företag eller hobbyintressenter.
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
79(120)
Skapa vi-känsla samt synliggöra förbundet och spelveckan som arrangemang hos våra medlemmar: •
Efter spelveckan skall en utvärdering skickas ut till de spelveckoföreningarna där det ställs frågor som exempelvis varför de deltog i spelveckan och vad detta har gett dem som förening. Detta kan eventuellt kombineras med medlemsundersökningen.
•
Föreningar ska uppmuntras att samarbeta med varandra. Minst 20 föreningar ska under spelveckan samarbeta med en annan förening.
•
Det ska utnämnas spelveckoambassadörer, minst en ambassadör i varje distrikt.
Genomförande
Största delen av förbundets arbete med spelveckan ska utföras inom en ideell arbetsgrupp. Ansvarig från förbundsstyrelsen kommer ha rollen som arbetsledare i gruppen. Information om gruppen och efterlysning av gruppdeltagare kommer att finnas i Sverox, på vår hemsida och skickas ut till distrikten. Efterlysningen kommer att ske i samråd med ansvarig för ideell samverkan. Gruppen ska bildas under maj och inleda sitt arbete direkt för att vara klar med den första fasen av planering och visionering innan midsommar. Ambitionen är att gruppen ska kunna träffas minst en gång, helst två gånger och utöver detta ha möten via Internet och telefon. Första uppgiften är att försöka ta fram nya idéer kring hur spelveckan kan läggas upp och utvecklas ytterligare. Efter det ska det konkreta arbetet med att förverkliga årets spelvecka tas fram och specificeras. När gruppen avslutar denna fas av arbetet ska eventuellt ett nytt styrdokument tas fram om det behövs för att nya idéer och upplägg ska kunna få plats inom spelveckan. Beroende på hur värvningen av folk till gruppen går och hur gruppen själva ställer sig till det kan gruppen antingen fortsätta arbeta med det praktiska genomförandet eller så kan en ny grupp bildas under sommaren för detta. Ambitionen ska vara att samma grupp visionerar, planerar och genomför spelveckan men att antalet medlemmar i gruppen kan utökas efter första fasen. Spelveckoambassadörerna kommer att ha en samordnande och informerande roll i sina respektive områden, men bör inte ingå i själva arbetsgruppen.
Målgrupp
1. Sveroks medlemmar och föreningsmedlemmar 2. Andra organisationer med visst intresse för spel, hobbyintressenter och spelföretag 3. Allmänheten och spelare som ej är anslutna till Sverok
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
Budget
Föreningsbidrag
80 000
Projektfond
40 000
Profilprylar
30 000
Informationsmaterial
7 000
Arbetsgrupp
15 000
Porto
20 000
Övrigt
8 000
Totalt
200 000
80(120)
Föreningsbidrag
Jag räknar med 200 aktiva spelveckoföreningar som får 400:- i extra bidrag under spelveckan. Detta bidrag ska gå till extra utgifter som uppstår i samband med aktiviteterna. (Förra året var det cirka 130 stycken spelveckoföreningar.)
Projektfond
Denna är till för att ge stöd till större arrangemang som distrikt, föreningar eller samarbetsorganisationer vill genomföra.
Profilprylar
Alla spelveckoföreningar ska få profilprylar. Det kan röra sig om tröjor, tärningar, eller liknande. Detta handlar om material speciellt framtaget för spelveckan. Utöver detta kommer en del av förbundet allmänna markandsförings- och informationsmaterial behöva användas.
Informationsmaterial
För att kunna visa upp spelveckan på ett snyggt sätt för företag, affärer och liknande behöver vi snygga informationsfoldrar.
Arbetsgrupp
För att kunna ha en rörlig och professionell arbetsgrupp krävs resurser. I denna summa ingår det resekostnader, telefon, etc.
Porto
Här ingår det porto för 200 paket, där varje paket kostar cirka 100 kronor att skicka ut.
Övrigt
Oförutsedda utgifter kommer säkert att uppstå.
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
81(120)
Styrdokument: Sverox 2005 Tidningen Sverox är en av förbundets viktigaste service- och informationskanaler. Genom Sverox ges Sverok möjlighet till såväl intern som extern kommunikation. Genom Sverox når förbundet ut direkt till de enskilda medlemmarna. Sverox är också en av förbundets största budgetposter under verksamhetsåret och det är förstås viktigt att tidningens potential utnyttjas maximalt. Under 2005 kommer två personer dela på ansvaret för Sverox. Det ena ansvarsområdet handlar om att vara ansvarig utgivare samt löpande utvecklingsarbete och det andra handlar om långsiktigt utvecklingsarbete. Karolina Staël kommer att vara ansvarig utgivare och ansvara för det löpande utvecklingsarbetet. Max Valentin kommer att ansvara för det långsiktiga utvecklingsarbetet. I detta styrdokument tar vi upp båda dessa ansvarsområden inom Sverox. Först kommer ansvarig utgivare och sedan utvecklingsarbetet.
Sverox: Ansvarig utgivare med löpande utvecklingsarbete Ansvarig: Karolina Staël, Detta område handlar dels om det juridiska ansvaret för att tidningen följer gällande lagar och regler om pressetik. Ansvarig är även den som kommer att ha kontakten med tidningsredaktionen och vara deras officiella kontaktperson i Sveroks förbundsstyrelse. Inom denna funktion ryms även granskning av artiklar och innehållsupplägg. Information och artikelidéer som förbundsstyrelsen vill ha med i tidningen skall också hanteras av ansvarig utgivare. Syfte Det övergripande syftet med arbetet som bedrivs inom ansvarsområdet är att se till att Sverok får en så bra tidning som möjligt enligt de riktlinjer som förbundet satt upp i ”Ramdokument Sverox”. Sverox främsta uppgift under 2005 är att verka inåt mot medlemmarna - för att öka informationsspridningen mellan medlemmar-föreningar-förbund och för att förbättra kommunikationen inom förbundet. Ett sekundärt syfte är att visa upp förbund och hobby mot personer och organisationer utanför förbundet. Mål Utgivning av 6 nummer av Sverox.
• •
Säkerställa att ”Ramdokument Sverox” efterföljs.
•
Genomförande av läsvärdesundersökning inom ramarna för medlemsundersökningen.
Genomförande De konkreta riktlinjerna för hur tidningen ska se ut, och hur text och bild ska formas finns i ”Ramdokument Sverox”. Möte med redaktionen ska hållas löpande, minst en gång inför varje nytt nummer. Tidningen ska i sin helhet granskas och godkännas av ansvarig utgivare innan den skickas till tryck.
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
82(120)
Sverox: Långsiktigt utvecklingsarbete Ansvarig: Max Valentin,
[email protected]
Introduktion I den växande organisationen föds både problem och möjligheter för förbundstidningen. Där av krävs inte bara en löpande översikt utan även översyn av tidningens långsiktiga funktion så att den anpassas för våra kommande behov. Syfte Säkerställa att Sverok har en förbundstidning som passar förbundets behov under 2006. Mål • Om behov finnes genomföra en upphandling av uppdraget som redaktion för förbundstidning. •
Upplagan skall ökas – företrädesvis genom att fler enskilda medlemmar anmäler sig via förbundets hemsida. Målsättningen ska vara att det under året ska tillkomma minst 2000 nya prenumeranter.
•
Se över annonsförsäljningen i Sverox och presentera ett förslag på dess framtid.
•
Se över den nuvarande distributionen Sverox till butiker, föreningar och andra för att se om det går att effektivisera samt höja mervärdet för läsaren.
•
Se över ”Ramdokument Sverox” för att se om denna passar Sveroks behov för framtiden.
Genomförande Till oktobermötet inkomma med ett diskussionsunderlag för vägval för tidningen. Varför Sverok har en förbundstidning? Vad vill vi med förbundstidningen? Skall tidningen finansiera sig själv till större del med hjälp av annonser eller är den en renodlad kommunikationskanal inom förbundet? Till detta arbete skall preliminära siffror från läsvärdesundersökningen viktas in i detta arbete skall en extern konsult anlitas. Till oktobermötet formulera ett måldokument för varför tidningen finns och vart Sverok vill ta den. Detta kan vara underlag för den eventuella upphandlingen av redaktion när det nuvarande avtalet löper ut under hösten 2005. Budget Tidningsproduktion
460 000
Trycksaker
260 000
Porto
100 000
Resor och möteskostnader 15 000 Utvecklingsarbete
10 000
Övrigt
15 000
Totalt 850 000 kronor, enligt riksmötets beslut.
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
83(120)
Tidningsproduktion
Det här är vad vi betalar till redaktionen enligt avtal. Det kan komma att ändras något efter upphandling men i nuläget är detta en tillämplig uppskattning. Trycksaker
Det här är vad det kostar för oss att trycka upp tidningen. Porto
Det här är kostnader för att skicka ut Sverox till våra föreningar och andra intressenter. Resor och möteskostnader
Det här är kostnader för förbundsstyrelsen och övriga engagerade inom Sveroxområdet. Resebudgeten skall även bekosta ett reportage med internationell vinkel. Utvecklingsarbete
Det kan handla om kostnader i samband med upphandling och övrigt upphandlingsarbete alternativ en fördjupad analys av vad förbundets medlemmar vill ha. Övrigt
Här ryms framförallt en eventuell ökad kostnad som kan uppstå i samband med stor ökad upplaga.
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
84(120)
Styrdokument: Vice ordförande 2005 Ansvarig: Mikael Leisjö,
[email protected] Arbetsuppgifter knutna till Sveroks ordförandeskap har ökat i antal allteftersom förbundet växt. I samma takt har organisationens olika intresseområden mångdubblats och det finns ett behov av en god arbetsledning som har övergripande koll på styrelsearbetet och generellt Sveroks angelägenheter.
Syfte
Vice ordförandes funktion och syfte är till stor del baserad på det arbetssätt vilket förbundsstyrelsen väljer att vara verksam under året. Med hänsyn till styrelsens arbetssätt arbetar vice ordförande enbart med uppgifter relaterade till förbundsordförandens arbete och åtar sig inga andra tunga ansvarsområden vid sidan av vice ordförandeskapet. Vice ordförandes främsta funktion är att fylla upp där förbundsordföranden kanske måste bortprioritera eller om ordföranden till exempel har semester eller är sjuk. Den andra delen av syftet är att stödja förbundsordföranden i dennes arbete samt att löpande stödja styrelsen genom att komplettera ordförandens arbete inom styrelsen och till viss del inom förbundet.
Mål
Vice ordförande ska upprätthålla större delen av förbundsordförandes arbetsuppgifter under dennes planerade och eventuellt oplanerade frånvaro. Vice ordförande ska fungera som ett stöd och bollplank till ordföranden gällande den ledande rollen i styrelsearbetet och förbundets övriga strategiska verksamhet. Vice ordförande ska hålla sig uppdaterad om förbundets verksamhet, distriktens aktiviteter samt rådande problemställningar och projekt inom organisationen. Vice ordförande ska bidra till ökad effektivitet inom styrelsen bland annat genom att jobba med utvärdering av ordinarie styrelsemöten och uppföljning av arbetssätt. Vice ordförande ska tillsammans med ordföranden och mötessekreteraren lägga upp rutiner för påminnelse att få in möteshandlingar i tid. Vice ordförande ska tillsammans med ordföranden löpande följa upp beslut. Vice ordförande ska komplettera ordförandes roll vid förbundets representation, t.ex. vid dubbelbokning, arbetstoppar och dylikt representera förbundet i interna eller externa sammanhang. Det finns ingenting som hindrar att förbundsordförande och vice ordförande tillsammans närvarar under vissa representativa eller informativa sammanhang. Vice ordförande ska tillsammans med ordförande verka för att förbundsstyrelsens ledamöter deltar på relevanta externa möten och konferenser. Spridningen av deltagande är viktig för ökad spetskunskap som ger underlag till beslut som fattas i förbundsstyrelsen.
Genomförande
Mycket av det löpande arbetet sker i samråd med förbundsordföranden samt delar av förbundsstyrelsen. I arbetet ingår att regelbundet följa ordförandens planering och arbete för att kunna rycka in vid eventuell frånvaro.
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
85(120)
Tillsammans med ordförande och arbetsledare förbereda och planera en ordnad överlämning under längre ledighet för ordföranden. En stor del av arbetet sker genom direktkontakt med ordföranden samt till viss del med ordförandens arbetsledare. Denna förs med ordföranden genom: E-postkontakt och annan Internetkontakt flera gånger i veckan. Veckovis telefonkontakt. Personliga möten minst en gång i månaden. Utöver detta behövs en bra kontakt med ordförandens arbetsledare och uppdatering kring rapportering till denne. Kommunikationen är en viktig del av ledningsarbetet. Även diskussioner på relevanta forum och listor inom Sverok är av stor vikt eftersom det är en betydelsefull informationskanal till medlemskåren. Vice ordförande ansvarar för att styrelsens arbetssätt utvärderas och förnyas vid behov. Vice ordförande ser även över styrelsens solidariska överenskommelse för hur kontakten inom gruppen ska fungera under året. Överenskommelsen berör viktiga saker som t.ex. respekt för varandras sätt att arbeta, förståelse för varandras situation och acceptans för varandras oliktänkande.
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
11.Diskussion: Kontrollrutiner Mötet diskuterade ärendet.
Handlingar i ärendet
Diskussionsunderlag: Kontrollrutiner
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
86(120)
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
87(120)
Diskussionsunderlag: Sveroks kontrollrutiner Av Petra Malmgren, I en artikel i Dagens Nyheter den 22 april beskrevs bidragsfusk i Sverok. I vilken omfattning detta sker känner vi inte till, men som förbundsstyrelse är det viktigt att vi reagerar på uppgifterna. Vi måste tillsammans diskutera våra kontrollrutiner och deras svagheter och möjligheter till förbättring. Hösten 2004 tog förbundsstyrelsen beslut om nya kontrollrutiner för förbundet. Jag bifogar dem detta diskussionsunderlag. För att motverka att föreningar utnyttjar systemet är de hemligstämplade. Inget annat än huvuddragen i dem ska återges för utomstående.
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
12.Rapporter Mötet beslutade att
1..... lägga behandlade rapporter till handlingarna.
Handlingar i ärendet
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
88(120)
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
89(120)
Rapport: Arbetet med spelveckan Av Karolina Staël, 05-04-24
, ansvarig för spelveckan, Sverox och arbetsledning av ordföranden
Vad har hänt? •
Jag har läst igenom samtliga styrdokument, projektbeskrivningar och utvärderingar om spelveckan som skrivits sedan dess start. Jag har även läst igenom relevanta forumtrådar på spelveckans forum på forum.sverok.se.
•
Styrdokument för ansvarsområdet har skrivits. Arbetet har bollats med flera personer.
•
Arbetet med att hitta aktiva till arbetsgruppen har inletts genom en Sveroxnotis i kommande nummer.
Utgifter? Inga.
Planering •
Aktiva till arbetsgruppen kommer att efterlysas på sverok.se och på Inslaget.
•
Arbetet inom arbetsgruppen sätts igång så fort gruppen bildats. Fram till dess skall en utförlig arbetsbeskrivning skrivas för arbetet i gruppen. Denna ska kunna anpassas till eventuella nya tankar som arbetsgruppen inledande kommer med.
•
Inledande information om spelveckan skall författas för att kunna ges till intresserade, då framförallt samarbetspartners.
•
Inledande kontakt skall tas med eventuella samarbetspartners: företag, hobbyintressenter och organisationer.
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
90(120)
Rapport: Arbetsledning av ordföranden Av Karolina Staël, 05-04-24
, ansvarig för spelveckan, Sverox och arbetsledning av ordföranden
Vad har hänt? •
Styrdokument för ansvarsområdet har skrivits. Arbetet har bollats med framförallt förbundsordföranden.
Utgifter? Inga.
Planering •
Håller ett första möte med förbundsordföranden.
•
Sätta igång planerings- och rapporteringsrutiner.
•
Förbereda ett första utvecklingssamtal.
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
91(120)
Rapport: Folkbildning Av Mattias Emanuelsson,
[email protected]
Vad har hänt?
Styrdokumentet har utarbetats och färdigställts. Nätverksträff Studiefrämjandet Var den 22 april 2005 på träff med Studiefrämjandet. Övriga medverkanden från Sverok var Molle. Petra var anmäld, men var tvungen att utebli p.g.a. en elakartad artikel i DN. Hanna Jonsson berättade om en bok hon har författat: Handbok för nya ordföranden. Den verkade vara väldigt intressant, och den tog upp många frågeställningar från verkliga livet. Britt Larsson från Jägarförbundet berättade om ett nytt material i form av en pärm, som de hade arbetat fram. Den var indelad i tre huvudkapitel: nya förtroendevalda, redan befintliga förtroendevalda och adjungerade i styrelsen. Det framkom snabbt, och det var väl även allmän vetskap, att det är snarare regel än undantag att det är samma folk i styrelsen år efter år efter år. På det sätet är ju Sverok verkligen annorlunda jämte mot andra förbund. Sonja Hedman från Studiefrämjandet Småland diskuterade kring flexibelt lärande med hjälp av datorn. Lite om vad det innebär och hur vi skulle kunna ha användning för det. Det pratades om Folkbildningsnätet och First Class. Vi diskuterade Internetbaserade studiecirklar, vilka oändliga möjligheter det fanns. Under och efter träffen diskuterade Molle och jag lite olika saker. Dels kom vi fram till att Sverok borde kunna använda sig av First Class på ett effektivt sätt för att förenkla studiecirkelverksamheten ute bland föreningarna. Detta blir ju ännu mer aktuellt när vi nu börjar diskutera Internetbaserad organisering och eftersom vi har föreningar som endast existerar på nätet. Dels diskuterade vi kring färdiga studiecirklar i pdf-format, färdiga att ladda hem direkt från nätet. Om vi kunde komma igång med att göra åtminstone en cirkel för varje område vi organiserar, då är vi nog långt på väg. Sen kommer förhoppningsvis folk i föreningarna runt om själva sätta ihop cirklar, som sedan mejlas till oss. På så sätt kommer vi så småningom få ett enormt utbud av färdiga cirklar som kan användas av alla. Detta kan bli hur stort som helst!
Utgifter?
Resa t/r Stockholm för nätverksträffen samt kostnaden för den samme.
Planering •
Möjlig initiering av First Class
•
Försöka upprätta arbetsgrupp som tar fram ”Sverok-cirklar”
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
92(120)
Rapport: Framtidsarbetet Av Elin Gustafsson,
[email protected] och Qla Zetterberg,
[email protected] Områdesansvariga har haft ett möte i Södertälje där vi sammanfattade samt diskuterade kring styrdokumentet. Vi har även blivit tillfrågade av arrangörerna till Inslaget om vi vill hålla i en 5 timmar lång workshop kring Framtidsarbetet, och har tackat ja. Detta innebär att vi nu är i full rullning!
Planering
Under Inslaget, 5-8:e maj, ska vi hålla i en lång workshop kring Framtidsarbete och Vision. Tyngdpunkten nu kommer att ligga kring planering av denna, men vi kommer även att börja undersöka konvent och andra liknande aktiviteter som vi kan besöka samt sammanställa vårt frågedokument så snart som möjligt.
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
93(120)
Rapport: Förbundskansliet Av Christer ”Chrisp” Pettersson, kanslichef, Förbundskansliet är en arbetsplats som fungerar som resurs i förbundsstyrelsens arbete. Det huvudsakliga arbetet kretsar traditionellt kring föreningarna och deras bidrag samt att säkerställa kvalitén i förbundets ansökan om statsbidrag. I övrigt brukar arbetsuppgifterna växla mellan vad olika styrelser väljer att prioritera. Exakt vilken form kanslirapporten har växlar också mellan åren. Fram till nu har den innehållit en lista över alla verksamhetsområden och vad vi arbetat med och planerar att arbeta med under den närmaste tiden inom vart och ett av dem. Nytt i och med denna rapport är att texten som behandlar området föreningsansvar skickades till den ställföreträdande föreningsansvarig som underlag till den rapporten. Rapportdelarna nedan är inte fullständiga och eftersom en del områden är nya eller har nya styrdokument på gång är det inte säkert att delarna egentligen ingår i verksamhetsområdet. I sin roll som Utvecklingschef är Lars ”Molle” Johansson inblandad i arbetet i flera av dessa områden, men detta är inte redovisat här.
Området Arbetsledning ordförande
Detta område brukar kansliet inte göra arbeten inom. Däremot brukar kansliet ha nytta av veta vad ordförande arbetar med, eftersom det är vanligt att söka ordföranden genom kansliet.
Området Distriktsutveckling
Kansliet arbetar inte direkt med distriktsutveckling, men indirekt genom att vi hjälper distrikten med deras landstingsbidragsansökningar. Det gör vi främst genom att vi tar emot, registrerar och granskar uppgifter från föreningarna, men också mer direkt genom att sammanställa dessa uppgifter i samband med ansökningstillfällena. I dagsläget ingår det inte i kansliets uppgifter att ha koll på detta, så denna uppgift initieras alltid av distrikten själva. De anställda på förbundskansliet brukar delta på Inslaget för att lära känna och ge de distriktsvalda ansiktena till rösterna på och e-postkommunikationen med kansliet.
Området Dokumentation
Förbundskansliet har ett arkiv. För tillfället är personalens dokumentation inriktad på protokoll underlag från föreningar och löpande ekonomisk redovisning. Övrig arkivering och dokumentation sker inte alls eller sporadiskt.
Området Drifts- och IT-arbete
Detta område brukar inte kansliet arbeta inom. Tvärtom brukar de som jobbar i området underlätta för kansliet på olika sätt. Det som är på gång är en filserver och att alla datorer på kansliet ska fungera som inloggningsterminaler så att varje användare ska kunna nå sina dokument från den dator personen för tillfället arbetar från.
Området Ekonomi
Det löpande ekonomiarbetet är delegerat till förbundskansliet. Där sköts det allra mesta av Mårten Garner. Christer ”Chrisp” Pettersson utför betalningar av det som Mårten registrerat och fått attesterat.
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
94(120)
Mårten förbereder även bokslutet i början av året. Det är även Mårten som till varje styrelsemöte brukar skriva den delen av ekonomiska rapporten som är utdrag ur bokföringen, tillsammans med motsvarande budgetposter. Kanslichefen sköter utbetalningen av registrerade attesterade underlag. Ekonomiarbetet är eftersatt, men det mesta hinner bli betalt i tid. Detta kommer troligen att komma helt i fas en kort tid efter att Mårtens tjänst ökar från halvtid till heltid den 1 maj.
Området Finansiering
Detta är ett nytt område. Kansliet brukar inte syssla med finansieringsfrågor utanför statsbidragen.
Området Folkbildning
Kansliets uppdrag inom området folkbildning är i princip enbart att förmedla kontakter mellan studieförbunden och föreningarna. Det händer även att vi skickar informationsmaterial och liknande till studieförbundsavdelningar.
Området Framtidsarbete
Kansliet har inte arbetat inom detta område. Dock har vi som varit aktiva länge inom förbundet blivit tillfrågade om att delta i arbetet då och då.
Området Föreningsansvar
Se rapporten från ställföreträdande föreningsansvarig Mikael Leisjö.
Området Hemsideutveckling
Kansliet skickar material, främst blanketter och bidragsinformation, till hemsidegruppen. I övrigt arbetar vi inte inom området.
Området Ideell samverkan/aktivitetsgrupper
Kansliet brukar be distrikten om hjälp med att kontakta föreningar som inte har rapporterat medlemmar eller verksamhet till förbundet. Detta har skett då och då under förbundets historia, men har blivit regelbundet sedan 2001 med projektet Vikraft. En möjlighet för kansliet vore att knyta en ideell nationell administrativ arbetsgrupp till kansliet för sådan och annat administrativt arbete.
Området Internationellt arbete Kansliet har inte arbetat inom detta området.
Området Internetbaserad organisering
Kanslichefen har varit behjälplig inom detta område, men ännu inget regelbundet engagemang.
Området Jämställdhet och jämlikhet
Kansliet har inte arbetat inom detta område utöver statistik och en del råd i samband med de återkommande fördjupade bidragsprövningarna som Ungdomsstyrelsen genomför regelbundet. En sådan bidragsprövning kommer att genomföras under 2005.
Området Kansli- och arbetsgivaransvar Personal Förbundskansliet har fyra anställda. Christer ”Chrisp” Pettersson arbetar på heltid som kanslichef. Lars ”Molle” Johansson arbetar på halvtid som kansliadministratör. Han har även en Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
95(120)
tjänst på halvtid utanför förbundskansliet som utvecklingschef. Iréne Skogh arbetar på heltid som kansliadministratör. Mårten Garner arbetar på halvtid som ekonomiassistent. Han kommer från 1 maj, 2005, att arbeta på heltid, då främst som ekonomiassistent, men även med andra arbetsuppgifter om ekonomiarbetet medger det. Budgeten för personalen är satt till 1 190 000 kr i rena personalkostnader som löner, försäkringar och personalvård. Därutöver finns en budget för personalutbildning på 40 000 kr. Inom området personal är det enligt gällande kollektivavtal aktuellt med en lönerevision som kommer att gälla från och med den 1 maj 2005. Den sker genom en fördelning av en lönepott som är 2,4% av den nuvarande sammanlagda grundlönen för de anställda. Totalt är det i år 1 013 kr som ska fördelas på månadslönerna. Ökningen är individuell, men var och en får minst 230 kr och hela summan måste fördelas. Potten fördelas av kansli- och arbetsgivaransvarig. De reviderade lönerna gäller sedan till den 30 april 2006 då det är dags för nästa lönerevision, som då är 2,5% av den dåvarande sammanlagda grundlönen för de anställda. Arvoderade personer, till exempel förbundsordförande, ingår inte i detta avtal. Administration Kansli- och arbetsgivaransvarig prioriterar personalens arbete i samråd med övriga i förbundsstyrelsen. Budgeten för detta arbete, som främst brukar innebära administrativa uppdrag, är på 238 000 kr. Kanslilokal Förbundet har en kanslilokal i markplan på Klostergatan 5 A i Linköping. Lokalen inhyser arbetsplats för personalen, konferensrum, sovrum för upp till 12 personer, kök, serverrum, tryckeri och arkiv, samt två toaletter och en dusch. I källaren finns ett förråd. Budgeten för kanslilokalen är 340 000 kr. Dessa pengar går till hyra, larm, sophämtning, städning, försäkringar och avskrivningar på lokalens inventarier. Det finns en hel del planerade investeringar till förbundskansliet, främst för konferensrummet, men även inköp av en del andra inventarier. Arbetsledning och arbetsgivarkontakt Den direkta arbetsledningen på förbundskansliet sköter kanslichefen, men vid behov prioriterar kansli- och arbetsgivaransvarig. Kanslichefen sköter för tillfället även den löpande administrationen av personalförsäkringarna, något som tidigare legat på kansli- och arbetsgivaransvarig. Löneadministrationen sköter kanslichefen, men alla löneändringar ligger helt och hållet på kansli- och arbetsgivaransvarig. Nyanställningar går genom förbundsstyrelsen. Semester
De anställda har rätt till 25 dagars betald semester, med möjlighet att spara 5 dagar till senare år. För tillfället har Christer ”Chrisp” Pettersson 40 semesterdagar, Lars ”Molle” Johansson, 25 semesterdagar, Iréne Skogh 30 semesterdagar och Mårten Garner 30 semesterhalvdagar. Semesterplaneringen för 2005/2006 har startat. Kansli- och arbetsgivaransvarig fastställer den slutliga semesterplanen. Inarbetad tid
De anställda förlägger normalt sin arbetstid själv, så länge som det i genomsnitt håller sig runt 40 timmar per vecka. Eftersom arbetsbelastningen är olika under olika delar av året kan det innebära inarbetad tid som ska kvittas mot ledighet senare eller skyldig tid som kvittas mot mer arbete senare. Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
96(120)
Den 17 april 2005 hade Christer ”Chrisp” Pettersson 28h45m inarbetad tid. Lars ”Molle” Johansson hade 93h45m skyldig tid i tjänsten som kansliadministratör och 15h10m inarbetad tid i tjänsten som utvecklingschef. Iréne Skogh hade 11h15 skyldig tid och Mårten Garner 0h35m skyldig tid. Molles stora skyldiga tid beror till största delen på en period som han var sjuk, som han tänkte arbeta in i efterhand, men som visade sig bli mer tid än beräknat. Nytt för i år är att om en anställd vill kvitta inarbetad tid mot en eller fler heldagar ledigt måste det rapporteras i förväg till kansli- och arbetsgivaransvarig. Om det är längre än två dagars ledighet ska ledigheten dessutom godkännas. Arbete på obekväm arbetstid och övertid
När de anställda schemaläggs för arbete på kvällar eller helger kostar det mer än då arbetet schemaläggs till dagtid på vardagar. Förbundet schemalägger normalt arbetstid på kvällar och helger enbart för speciella uppdrag. Förbundskansliet har telefontider på onsdagkvällar och det förekommer också arbete på styrelsemöten, Riksmötet och Inslaget. För utvecklingschefen tillkommer det även en del kvällsarbete på exempelvis konferenser och workshops utanför Linköping. Kanslichefen är normalt schemalagd för protokollsskrivning (samt informationsinhämtning och utbyte) på förbundsstyrelsemöten. Om arbetstiden inte är schemalagd och förbundsstyrelsen vill ha anställdas arbettid till förfogande går det att beordra övertid. Det är ännu dyrare och hittills har det aldrig blivit utnyttjat. Den allmänna schemaläggningen av arbetstiden ska enligt kollektivavtalet normalt anslås senast en månad i förväg och arbete på obekväm tid senast fem arbetsdagar innan, men det är något man kan göra individuella undantag om i anställningsavtal.
Området Massmediakontakt Kansliet arbetat inte inom detta område.
Området Medlemsundersökning
Detta är ett nytt område. Det kan tänkas att kansliet kommer att vara behjälplig med kontaktuppgifter och liknande.
Området Må-bra-uppföljning Kansliet har inte arbetat inom detta område.
Området Nationella spelveckan
Intentionen brukar vara att kansliet inte ska arbeta inom detta område, men i praktiken brukar det bli en hel del stöd till den som har hand om området i form av att motta och sammanställa anmälningar och rapporter, samt vissa utskick.
Området Nya förbundsdatabasen
Kanslichefen är kontaktperson mellan förbundskansliet och databasutvecklingsföretaget Further AB. Kansliet kommer att utföra vissa tester och står för export av data ur den nuvarande databasen. Status för projektet just nu • En testversion av systemet finns klar för leverans till Sveroks server. •
Port 80 jobbar på att få upp Sveroks server som ska inhysa förbundsdatabasen
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
•
97(120)
Export av gammal data till det nya systemet blir klart under morgondagen, lagom till att vi förhoppningsvis har en server att exportera data till
Området Riksmöte
Kansliet brukar arbeta med olika utskick inom området, samt att skriva riksmötesprotokollet. Det brukar även handla om andra praktiska uppdrag på riksmötet. Senast skötte Mårten Garner resebidragen och andra
Området Riksmötesombudsvalssystem
Kanslichefen har varit bollplank inom detta område, efter ett omfattande ideellt engagemang inom området. Det är alltså inte ett område som normalt ingår i kansliarbetet.
Området Riksmötesvalet
Kansliet brukar sköta detta valet helt, men senast skötte kansliet enbart rösträkningen.
Området Sverox
Förbundskansliet ordnar med adresseringen av tidningarna.
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
98(120)
Rapport: Förbundsordförande Av Petra Malmgren, I denna rapport redogör jag för mitt arbete från riksmötet till och med 25 april 2005. Styrelsearbete Inför första mötet hade jag som ambition att träffa alla i styrelsen. Tyvärr hann jag inte med alla, men jag planerar ett besök västerut snart för att hinna träffa alla ordentligt utanför styrelsemötena. Det var mycket att förbereda till första mötet. Jag gjorde flera utskick med information och möteshandlingar som förberedelse inför mötet. Överlämningsdokument från tidigare ansvariga var tyvärr inte färdiga i tid, men nu är de flesta färdiga. Mellan första och andra mötet har jag jobbat för att underlätta skrivdokumentskrivandet. En mall för styrdokument har delats ut och jag har haft diskussioner med folk om hur arbetet ska läggas upp. De sista dagarna inför styrelsemötet kommer jag hjälpa till med att färdigställa och finputsa de styrdokument som ska antas på mötet. Kontakt med Ungdomsstyrelsen Inför den översyn av statsbidragsystemet som Ungdomsstyrelsen gör i år har jag ansvarat för att sammanställa Sveroks åsikter om statsbidragssystemet. Detta tog mycket tid och var svårt att hinna med då deadline var i samband med vårt förra förbundsstyrelsemöte. Den 21 april var jag tillsammans med Jon Nilsson hos Ungdomsstyrelsen för att presentera mig och föredra våra åsikter om statsbidragsystemet. En kunskapsöversikt om datorspel ska göras på uppdrag av Ungdomsstyrelsen av en extern utredare. Utredningen syftar till att sammanställa information om datorspel till oinsatta, till exempel myndigheter och förälrar. Jag har sammanställt viktiga kontaktuppgifter till henne som hon har använt i sitt arbete. Hon har även intervjuat mig över telefon om Sverok och datorspelande i förbundet. På ett LSU-möte kom representanter för Ungdomsstyrelsen och föredrog hur översynen av systemet går och besvarade frågor. Mer om detta redogörs för i separat rapport. I samband med detta träffade jag Staffan och Marina enskilt och beskrev våra kontrollrutiner mer ingående för att de bättre ska förstå hur det går till. Styrelsen ska diskutera kontrollrutinerna ytterligare och de var intresserade av en sammanställning av diskussionen efter vårt möte. Jag erbjöd dem även att låta Ungdomsstyrelsens generaldirektör Per Nilsson och vår handläggare Nada Bucar att besöka kansliet i Linköping för att bilda sig en egen uppfattning om våra kontrollrutiner. Den 8 juni är det en konferens med Ungdomsstyrelsen där jag ska delta. Mediakontakt Precis efter riksmötet skickades pressmeddelande ut till media i Linköping om att en linkingsbo blivit ordförande i Sverok. Östgötacorrespondenten gjorde då en intervju med mig som framställde Sverok i positiv dager. Inför Fricon i Nyköping besökte SVT Östnytt kansliet och intervjuade mig. De planerade även att besöka Fricon, men det besöket genomfördes inte. Intervjun med mig sändes alltså inte. Senare var de intresserade av att besöka rollspelare och filma ett rollspel, men vi hade inte möjlighet att hjälpa dem att hitta intresserade rollspelare. Jag rekommenderade dem att istället besöka LinCon.
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
99(120)
I början av mars ägde en konferens med Ungdomsstyrelsen rum. Jon Nilsson intervjuades då av TV4 om Sverok, vår verksamhet och statsbidragssystemet. Två inslag sändes, men först långt efter riksmötet. Det första hade fokus på statsbidragssystemet och möjligheten till dubbelmedlemskap ifrågasattes. Det senare var ett mycket positivt inslag där vår verksamhet beskrevs som en motvikt till den negativa publicitet SSU har fått. I samband med mediakritiekn mot SSU skickade Sverok ut ett pressmeddelande där vi klargjorde att vi är stolta över våra medlemmar och står för våra medlemssiffror. I samband med detta marknadsförde vi även GothCon. Den 22 april publicerade Dagens Nyheter en stor artikel om Sverok och att det är lätt att fuska med bidrag inom vårt förbund. I artikeln redogordes för en intervju som gjojrts av en journliststudent med vår dåvarande vice ordförande Karolina Staël för ett halvår sedan. Karolina bemötte journaliststudentens frågor bra, men vi hade gärna lämnat aktuella uppgifter och fått möjlighet att bemöta artikeln. Detta fick tyvärr aldrig tillfälle att göra. Ett pressmeddelande skickades ut till de större tidningar där påståendena om fusk bemöttes. SVT Östnytt var intresserade av att göra en TV-intervju om detta, men det gick inte då jag befann mig i Stockholm denna dag. Sverox Inför maj-numret av Sverox har jag skrivit min ledare, presentaiton samt notiser. Tidigare år låg notis-skrivadet på informationsansvarig. Nu har vi inte längre någon informationsansvarig, men det innebär inte att det är jag som ska göra detta. Jag ser hellre att vi utser någon annan i styrelsen om gör detta eller att uppgiften går runt bland oss. Jag har även försökt hitta bilder på alla i styrelsen till presentationerna. Distrikt En arbetsgrupp bestående av distriktare har förberett inslaget som ska äga rum 5-8 maj utanför Linköping. Även driftgruppen och hemsidegruppen är välkomna dit. Jag har följt deras arbete i deras dolda diskussionsforum och det ser bra ut. De har tagit fram ett intressant program. Dock ligger arbetet tyvärr lite efter och med endast två veckor kvar till slaget är det mycket som inte är färdigt. Jag ska under de kommande två veckorna hjälpa till där det behövs samt förbereda de presentationer jag ska hålla. Jag ska ge en introduktion till Sverok, hålla ett föredrag/diskussion om svensk ungdomspolitik samt leda en diskussion om distriktens roll inom Sverok. Jag har deltagit på två distriktsårsmöten, Sverok Stockholm där jag var mötessekreterare och Sverok Ost. Historiska muséet Ett överlämningsmöte har skett där jag, Jon Nilsson, Kristain Berg och Karina Hedman deltog. Vi diskuterade samarbetet mellan Sverok och muséet och hur detta kan utvecklas i framtiden. Vi ska skriva ett ramdokument för vårt samarbete och fortsätta diskussioner om samarbete. En ny chef kommer utses och vi hoppas på fortsatt gott samarbete. En artikel till Sverox diskuteras.
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
100(120)
Rapport: Ideell samverkan Av Dan Sivnert,
[email protected]
Vad har hänt
Denna rapport rör sig om vad som hänt under aprilmånad. Det mesta arbetet har bestått i att skriva styrdokument och i samband med detta föra en diskussion med flera intressenter om möjliga arbetsgrupper samt ”Ideell samverkans arbetsgruppens” funktion och syfte.
Planering
Den stora uppgiften som ligger närmast i tiden består i att skriva ihop en syftesbeskrivning av Ideell samverkan arbetsgruppen och sedan sprida den till intresserade. När tillräckligt många visat intresse, cirka ett femtal, så kommer gruppen konstitueras. Detta ska vara klart till nästa förbundsstyrelsemöte.
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
101(120)
Rapport: Internetbaserad Organisering Av Dan Sivnert,
[email protected]
Vad har hänt
Denna rapport rör sig om vad som hänt under aprilmånad. Det mesta arbetet har bestått i att skriva styrdokument samt att diskutera med tidigare ansvarig och personer som varit involverade i fjolårets arbete.
Planering
Den närmast förestående tiden kommer ansvariga att sätta sig in i den dokumentation som gjordes i samband med ett tidigare möte om Internetbaserad organisering samt att sprida information om att det kommer startas en arbetsgrupp i frågan. Detta ska vara klart innan nästa styrelsemöte och om tillräckligt många intresserade hittas kommer även arbetsgruppen att konstitueras under samma tidsperiod.
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
102(120)
Rapport: Jämlikhet och jämställdhet av Elin Gustafsson,
[email protected] Jag har under tiden sedan förra styrelsemötet haft ett möte i Stockholm med Mikael Leisjö för att diskutera styrdokumentets utformning samt ett kortare möte med en av de personer som kommer att sitta i arbetsgruppen, Sara Israelsson. Arbetet med att sätta ihop arbetsgruppen har gått segt då jag inte har lyckats få tag på riktigt de personer jag hoppades på, detta på grund av felaktiga kontaktuppgifter, men det går i alla fall framåt, om även långsamt. Jämla Projektet Jämla börjar närma sig tiden för avrapportering. Då två möten på två veckor har blivit inställda och projektledaren, Emma Wieslander, nu har blivit temporärt sjukskriven börjar behovet för att undersöka om sista datumet för avrapportering, 1:a maj, kan skjutas upp bli stort. Detta är något som jag ska ta upp med Emma så snart som möjligt.
Planering
Under den närmaste tiden planerar jag att ytterligare försöka kontakta de personer som jag har hoppats på till arbetsgruppen. Jag planerar även att gå på ett seminarium den 10:e maj om Maktfördelning inom organisationslivet som sätts upp i Ideell Arenas regi.
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
103(120)
Rapport: Massmediakontakt Av Mikael Leisjö,
[email protected] Tiden mellan det första och andra förbundsstyrelsemötet har ägnats åt att påbörja arkiveringsarbetet av gamla pressklipp, initiera kontakt med ett nytt pressbevakningsföretag samt att hjälpa till med bemötanden gentemot media i bidragsfrågan Inom arkiveringsdelen har pressklippen för 2005 arkiverats enligt datum. Det finns också utmarkerat ifall artikeln hade en positiv eller negativ vinkling. Pressklippen finns på kansliet och kommer att få en egen plats där alla skall kunna få tillgång till dem. Kontakt med pressbevakningsföretaget Newsmachine har skett. Ett enskilt beslutsunderlag till förbundsstyrelsen är lagt gällande byte av pressbevakningsföretag från Observer till Newsmachine. Mediafrågan kommer att diskuteras enskilt före, under och efter mötestiden.
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
104(120)
Rapport: Möten med Ungdomsstyrelsen Av Petra Malmgren, Jag har träffat representanter för Ungdomsstyrelsen två gånger den senaste tiden. Först var Jon Nilsson och jag på ett överlämningsmöte då vi träffade Marina Tjelving och Nada Bucar. Under detta möte diskuterade vi Sveroks syn på statsbidragssystemet, vår medlemsökning, konferenserna, kunskapsöversikten om datorspel och den konferens vi planerar för landsting och kommuner i höst. De var intresserade av att vara med på konferensen. Veckan efter besökte Marina Tjelving och Staffan Eklund arbetsgruppen för villkoren för ungas organisering på LSU och berättade om sina tankar om statsbidragssystemet och svarade på frågor från ungdomsorganisationerna. Tankar om framtida statsbidragssystem I detta avsnitt redogörs för Ungdomsstyrelsens tankar om statsbidragssystemet. De tycker att det är viktigt med ett långsiktigt och stabilt system och det är synd att denna översyn behöver göras så snabbt, eftersom det skapar en osäkerhet bland organisationerna. Men ska stora förändringar genomföras så kommer det ta några år och därför behövs översynen redan nu. Möjliga system Följande fyra system är möjliga för statsbidragssystemet, antingen självständiga eller som kombination. De säger sig vara öppna för att hitta helt andra lösningar än dagens. •
Organisationsstöd Organisationsstöd är det Ungdomsstyrelsen anser finns idag. Det kan baseras på medlemmar, aktiviteter, föreningar, organisationens ekonomi, hur mycket lokalt stöd organisationens föreningar får. De säger sig vara öppna för att hitta helt andra lösningar än dagens.
•
Målstyrning Med målstyrning ger Ungdomsstyrelsen bidrag i förhållande till hur man uppfyller målen. Staten gör då en subjektiv bedömning baserat på hur väl de tycker att målen uppfylls av organisationens verksamhet. Att få en, i deras ögon, bättre koppling till målen är något de eftersträvar.
•
Olika stöd till olika kategorier En möjlighet är att dela upp organisationerna i olika kategorier som får olika mycket stöd enligt olika regler. Förslag på kategorier är politiska ungdomsorganisationer, etniska organisationer, religiösa organisationer, organisationer som organiserar organisationer, tex elevråd och hobbyorganisationer.
•
Detta kan upplevas som orättvist när olika kategorier har olika regelverk. Detta kräver även högre administration från Ungdomsstyrelsen. Fördel är att regelverket kan anpassas mer efter de olika organisationernas förutsättningar.
•
Verksamhetsstöd Regeringen sätter prioriteringar om vad som ska stödjas och verksamhetsstödet är i princip projektbidrag.
Utvecklingstrend lokalt är att gå från organisationsstöd mot målstyrning och projektbidrag. Kommunen gör kontrakt med förening som åtar sig att göra något. Detta kan innebära både att det är viktigt att det statliga systemet baseras på organisationsstöd eller så kan man anse att den lokala bedömningen ska råda även nationellt. Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
105(120)
Om vi behåller det system som finns idag måste former för kontroll och uppföljning stärkas. Bättre koll på att medlemssiffrorna verkligen stämmer måste skapas. Detta kan kräva lagändringar. 30 oktober ska färdigt förslag lämnas in. Administrativa krav och granskningsfunktion För att bättre kunna sköta handläggningen funderar de på att tidigarelägga ansökningsdagen till 1 september. De vill utveckla granskningsfunktionen, till exempel genom att undersöka möjligheten att myndigheten gör stickprov (även om det inte är tillåtet i dagsläget), att skräpa reglerna för de auktoriserade revisorerna och att ta fram ytterligare någon modell för fördjupad prövning och fler aktiva kontroller under ansökningsprocessen. De funderar även på att införa krav på centralt medlemsregister. Betalande medlemmar Ungdomsstyrelsen är rädd att den nya definitionen på medlemmar har medfört att det medlemmar värvas och skrivs upp på namnlistor utan att vara medvetna om att de är medlemmar. De funderar på om det är dags att återinföra krav på medlemsavgift. De tycker att det är rimligt med någon form av egeninsats. Medlemsavgift tyder på någon form av aktivt ställningstagande och att man tycker att verksamheten är viktig. Dock har ju unga inte samma betalningsförmåga som vuxna och det kan därför vara värt att inte ha medlemsavgift. Min uppfattning är att det är stor risk att krav på medlemsavgift återinförs. Underåriga i styrelser Ett mål är att engagera barn och ungdomar i föreningslivet. Viss reglering i föräldrabalken gör att det inte är möjligt att genomföra. Det är ett problem att underåriga nekas att delta.
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
106(120)
Rapport: Nytt nätverk för intressepolitiska chefer Av Mikael Leisjö,
[email protected] Måndagen 050411 hölls uppföljande möte för ideella intressepolitiska chefer. Temat för dagen berörde strategi och ”hur vi arbetar med strategi i vardagen”. Deltagare under mötet var: Sofia Modigh
IOGT-NTO
Peder Palmsierna
Hyresgästföreningen
Stefan Berg
Riksidrottsförbundet
Thomas Carlson
NTF
Mikael Leisjö
Sverok
Birgitta Nilsson
SUS
Urban Fernqvist
Synskadades riksförbund
Lars-Erik Olsson
Inbjuden sakkunnig/föreläsare
Marie Häglerud
Ideell Arena
Sofia Modigh öppnade med en föreläsning om den strukturella organisationens förhållande till den ideologiska idén och vilka ramar man bör sätta i en organisation för att inte arbetet ska bli luddigt och otydligt. Enligt Sofia lägger fem punkter upp ramarna för en strategi inom en ideell organisation. Målstyrning - Inom organisationer lägger man ofta fram en vision. Denna vision kan bestå av inriktningsmål; mål på längre sikt, samt resultatmål; kortsiktiga delmål som ligger nära konkreta genomföranden. Resultatmålen är viktiga för att inte ett område ska bli ofantligt stort och godtycklighet skall få överhanden. Kompetens internt – Det finns få organisationer som är så uppdaterade som debatten kräver. Det handlar om utbildning och mediahantering. Där lär sig medlemmarna om organisationens resultatmål så att vem som helst skall kunna företräda organisationen medialt eller i andra sammanhang. IOGT-NTO hade lagt fram ett utbildningsmaterial på CD, mycket i likhet med den FS-CD som ger Sveroks FS-ledamöter grundläggande uppfattning i tidigare fattade beslut. IOGT-NTO har å andra sidan en mycket klarare ideologisk ställning vilket gör att de på ett mer konkret sätt kan lära ut organisationens ställning i alkohol- och narkotikapolitiska frågor. En annan del av den interna kompetensen är, vad som kallas, ”learning by doing”. Här handlar det om att plocka med intresserade i verksamheten. Finns det personer som är intresserade av Sveroks politiska arbete skulle dessa kunna involveras som en investering för framtiden. En förhoppning skulle kunna vara att våra kommande arbetsgrupper kan fylla denna funktion på många sätt. Internationalisering – Inom detta område utbildas inom IOGT-NTO ideella lobbyister. Just denna lösning kanske inte är så intressant ur Sveroks perspektiv, även om vi mycket väl i framtiden skulle kunna ha människor som arbetar med överbryggningsfrågor mellan organisationer i olika länder. I takt med organisering, demokratisering och modernisering Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
107(120)
utomlands kan intresset för roll- och konfliktspel som hobby växa internationellt. Även personer som arbetar med internationella finansieringsprojekt kan i framtiden bli aktuellt. Mångfald av OP-metoder – Här diskuterades en hel del om opinionsbildning. Tre punkter belystes som viktiga sätt för organisationer att synas utåt. TPP: ”träffa politiker personligen.” Här läggs också vikt vid utbildning. Kan man få lokalavdelning och distrikt att ta ett större politiskt och medialt ansvar kan man väcka diskussioner på både kommunal, regional och riksdagsnivå. Det viktiga är målstyrda budskap och ett visat förtroende för de aktiva. Skriftliga åsikter: Remisser, kommentarer, insändare och pressmeddelande är viktiga sätt att nå ut till politiker och media. Genom att uttala sig i frågor får folk ett perspektiv och en syn på organisationen. Här kanske inte Sverok har så mycket att erbjuda i frågor som inte rör spelhobbyn eller våra medlemmars rättigheter att organisera sig. Partivägen: Kommer inte politikerna till oss, kommer vi till dem. Sverok har en tradition att hålla sig borta från partipolitik. Samtidigt har vi en styrande regering som består av en socialdemokratisk ledning. Det finns också en opposition som på många sätt visat att de inte tenderar att låta systemet bero den dagen som de inte längre befinner sig i opposition. Det finns många anledningar för Sverok att redan nu, inför valet 2006 informera både samarbetspartier samt oppositionspartier om vad Sverok gör för ungdomar i Sverige. Vi vill väl trots allt att våra medlemmar skall få tillgång till statliga bidrag även efter nästa val? Ett sätt att göra detta på är att finnas på plats under partistämmor, skicka informationsblad till kanslierna och finnas tillhands som företrädare för ungdomsrörelsen. ”Alla gör allt!” – Detta syftade tillbaka till målstyrningen. Förbundsstyrelsen kan inte göra allt. Lyckas vi med en konstruktiv målstyrning kan alla göra allt. Där avslutade Sofia Modigh och Lars-Erik Olsson tog vid om strategier. En strategi kan ibland leda till strategiinflation. Det är lättare att lägga till någonting och skapa en strategi än att ta bort någonting. Enligt Lars-Erik finns det fyra olika kompetenser. •
Det strukturella perspektivet (att organisera och samordna)
•
Human resource (att motivera människor)
•
Det politiska perspektivet (intern och extern politik)
•
Det symboliska perspektivet (ideologin)
”Kontroll ger solidaritet” var ett begrepp som dök upp i samband med nätverksträffen. Detta handlar främst om att följa upp arbete. Det är viktigt för medlemmarna att man omsätter alla delar i verklighet. Det strukturella perspektivet och human resource bör kombineras för att den ideella arbetskraften skall känna sig behövd och att beslut ska följas av resultat. Det politiska perspektivet handlar om en maktdimension. Politik kan föras både inom och utanför den egna organisation där man skaffar och avskaffar allianser för att driva igenom sina frågor. Den sista punkten berör den fundamentala ideologin i en organisation. Idag har många organisationer tappat sitt koncept. Näringslivet har tagit över den ideologiska idén. ”Man säljer inte en Volvo, utan en åkupplevelse!” Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
108(120)
Punkterna är inte dåliga och någonting som vi definitivt skulle kunna arbeta med i förbundet. Jag tror att det är viktigt att vi lägger fram en matris inom förbundet så att vi ser hur vi egentligen fungerar, både ideologiskt kombinerat med organisationens struktur. Detta skulle eventuellt kunna integreras in i visionsarbetet.
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
109(120)
Rapport: Nätverksträff Studiefrämjandet. Av Mattias Emanuelsson,
[email protected] Var den 22 april 2005 på träff med Studiefrämjandet. Övriga medverkanden från Sverok var Molle. Petra var anmäld, men var tvungen att utebli p.g.a. en elakartad artikel i DN. Hanna Jonsson berättade om en bok hon har författat: Handbok för nya ordföranden. Den verkade vara väldigt intressant, och den tog upp många frågeställningar från verkliga livet. Britt Larsson från Jägarförbundet berättade om ett nytt material i form av en pärm, som de hade arbetat fram. Den var indelad i tre huvudkapitel: nya förtroendevalda, redan befintliga förtroendevalda och adjungerade i styrelsen. Det framkom snabbt, och det var väl även allmän vetskap, att det är snarare regel än undantag att det är samma folk i styrelsen år efter år efter år. På det sätet är ju Sverok verkligen annorlunda jämte mot andra förbund. Sonja Hedman från Studiefrämjandet Småland diskuterade kring flexibelt lärande med hjälp av datorn. Lite om vad det innebär och hur vi skulle kunna ha användning för det. Det pratades om Folkbildningsnätet och First Class. Vi diskuterade Internetbaserade studiecirklar, vilka oändliga möjligheter det fanns. Under och efter träffen diskuterade Molle och jag lite olika saker. Dels kom vi fram till att Sverok borde kunna använda sig av First Class på ett effektivt sätt för att förenkla studiecirkelverksamheten ute bland föreningarna. Detta blir ju ännu mer aktuellt när vi nu börjar diskutera Internetbaserad organisering och eftersom vi har föreningar som endast existerar på nätet. Dels diskuterade vi kring färdiga studiecirklar i pdf-format, färdiga att ladda hem direkt från nätet. Om vi kunde komma igång med att göra åtminstone en cirkel för varje område vi organiserar, då är vi nog långt på väg. Sen kommer förhoppningsvis folk i föreningarna runt om själva sätta ihop cirklar, som sedan mejlas till oss. På så sätt kommer vi så småningom få ett enormt utbud av färdiga cirklar som kan användas av alla. Detta kan bli hur stort som helst!
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
110(120)
Rapport: Personal & Kansli samt Arbetsgivaransvar Av: Mattias Emanuelsson,
[email protected]
Vad har hänt?
Mattias, Dan och Karolina hade ett överlämningsmöte i Mattias lägenhet tisdagen den 19e april. Vi diskuterade lite hur det har varit, Karolina berättade om hur hon har skött arbetet föregående år. Diskuterade lönepotten och fördelningen av den. Styrdokument har utformats av Dan och Mattias. Förde ett introduktionsmöte med samtliga kanslister den 29e april på restaurang Mozarella i Linköping. Jag och Dan presenterade oss och berättade om våra tankar kring hur ansvarsområdet skall skötas. Etablerade en grundläggande kontakt och det känns verkligen som om arbetet kommer att fungera bra.
Utgifter?
Resekostnader för Dan och Karolina. Restaurangnota för kansliträffen den 29e
Planering •
Lönesamtal med kanslisterna 20e maj samt revidera deras lön
•
Utvärdering av arbetsmiljön
•
Se över inköpsbehovet för kansliet
•
Revidera samtliga arbetsbeskrivning
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
111(120)
Rapport: Ställföreträdande föreningsansvarig Av Mikael Leisjö,
[email protected] och Christer ”Chrisp” Pettersson, kanslichef, Den största delen av det löpande arbetet har bestått av att besvara mail och samtal från föreningar. Sedan det förra styrelsemötet har runt 4 tveksamma fall i föreningsadministrationen klarats upp. Måndagen den 11 april hölls ett möte på förbundskansliet i Linköping med företrädare för föreningen Lars Factory, en spelförening med mycket av sin verksamhet baserad på Internetorganisering. Deltog gjorde också kontrollant Lars Johansson. Antagningar och avregistreringar av föreningar Antagningar och avregistreringar är delegerat till förbundskansliet. Där sköter heltidskansliadministratören Iréne Skogh det allra mesta. När det behövs tar hon hjälp av Lars ”Molle” Johansson. Antagningar
Vi har börjat anta föreningar för 2005 och har till och med 18 april antagit 114 föreningar. Det verkar som om vi har en svag minskning av ökningstakten, men det är svårt att avgöra ännu. år
jan
feb
mar
apr
2005: 0
60
72
114
2004: 1
46
90
149
2003: 567
2002: 551
maj
jun
jul
aug
sep
okt
nov
dec
211
246
247
327
376
439
500
633
2001: 352
2000: 296
1999: 255
1998: 257
Avregistrerade
Avregistreringarna verkar vara lite fler än förra året, och det beror sannolikt på att det finns många fler föreningar nu. Förra året avregistrerade vi i augusti de föreningar som riksmötet avregistreringshotade. Detta kommer vi att göra redan i maj i år. Fördelen med detta är att de får längre tid på sig att reagera innan statsbidragsansökningen den 1 oktober. För tillfället är det 216 föreningar som kommer att avregistreras av den anledningen. år
jan
feb
mar
apr
2005
5
15
26
34
2004
7
10
13
17
2003: 237
2002: 255
maj
jun
jul
aug
sep
okt
nov
dec
24
32
43
119
152
158
191
197
2001: 390
2000: 356
1999: 165
1998: 194
Livslängden (i dagar) på avregistrerade föreningar
Livslängden på föreningarna har minskat, men en stor anledning är att förbundet sedan 2001 har blivit bättre på att få kontakt med föreningarna och på så sätt få veta att de lagt ner sin verksamhet. Vi har också infört enklare rutiner för hur vi tar emot uppgifter om att föreningen lagt ner. Genom detta har mängden dödkött minskat. 2005: 1238 2004: 1272 2003: 1374 2002: 1719 2001: 1560 2000: 1465 Medel 2005: 1035 2004: 1125 2003: 1221 2002: 1523 2001: 1463 2000: 1330 Median
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
112(120)
Antagningskriterier
Antagningskriterierna är nu klara och de nya anmälningsblanketterna har legat uppe på hemsidan sedan mitten av april. Anmälningsblanketten är i princip samma som årsmötesrapporten, som också är upplagd. Kriterierna bygger på två delar, dels vad vi kräver av en förening för att räknas som förening och dels vad vi kräver för att föreningen ska få bidrag. Föreningsbidrag Bidragsutbetalningar
Förbundet betalar vanligtvis ut bidrag sista måndagen i varje månad, utom under sommarlovet och runt nyår då utbetalningarna kan komma på andra datum. Under 2005 finns 9 500 000 kr i budgeten för föreningsbidragen. Redovisningen är för tillfället i otakt så det går inte enkelt att berätta hur mycket pengar som betalts ut hittills i år. Bidragsutbetalningarna sköts av kanslichefen Christer ”Chrisp” Pettersson. Bidragsgranskningar 2005-04-19
Förbundet genomför granskningar av föreningarnas inlämnade uppgifter av flera skäl. Främst är det för att kunna rapportera korrekta uppgifter till statsbidragsansökningen och distriktens landstingsbidragsansökningar samt för att våra bidrag ska fördelas mellan förbundets föreningar korrekt enligt förbundets bidragsregler. Detta är en mycket omfattande administrativ arbetsuppgift. Granskningsuppdraget genomförs av förbundskansliet. Huvudansvaret för granskningarna bärs av Lars ”Molle” Johansson. Exakt vad som granskas är fastställt av föreningsansvarig i form av granskningsdirektiv. Dessa direktiv ratificeras sedan av förbundsstyrelsen. För att undvika att förbundet ska kunna utnyttjas av fuskare är granskningsdirektiven är hemliga. Det som inte är hemligt är att alla föreningar som rapporterar något som ger bidrag genomgår granskning. Alla bidragsansökningar genomgår först en formgranskning för att kontrollera att rapporterna är regelrätt underskrivna och att alla uppgifter som krävs för bidraget finns med. I den allmänna granskningen, som väljs genom direktiven, stickprov eller misstanke om fusk, gäller att ju mer bidrag en förening har sökt, desto hårdare blir granskningen. Den vanligaste granskningen är att vi begär in föreningens medlemslista. En annan vanlig granskning är telefonkontakt med personer som föreningarna rapporterat är medlemmar, för att höra efter om de själva anser att de är medlemmar. Antal föreningar
2005
2004
2003
Under granskning
21
37
24
Är färdiggranskade
322
1708
1563
Föreningarnas ansökningar för 2003 som är under granskning är egentligen färdiggranskade och har misslyckats med sina granskningar, men föreningsansvarig eller förbundsstyrelsen behöver ta beslut om att avsluta dessa granskningar för det kan inte förbundskansliet göra själva. Kontohantering 2005-04-19
För att en förening ska få bidrag måste den rapportera ett konto till förbundet. För att kontot ska bli godkänt måste det vara ett konto som föreningen äger, så att styrelsen senare kan byta ut vilken eller vilka personer som får ta ut pengar från kontot. Ett konto som någon medlem har privat räcker alltså inte. Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
113(120)
För tillfället finns 357 föreningar som antagits före 2005 som inte har ett godkänt konto. Dessa har tillsammans 965 220 kr i bidrag för 2001, 2002, 2003 och 2004 att vänta sig då de lyckats. Utöver detta finns det 35 föreningar som antagits under 2005 som ännu inte rapporterat något godkänt konto och dessa kan se fram emot 80 880 kr när de gjort det. Statsbidrag Förbundets huvudsakliga intäktskälla är statsbidraget som vi får genom Ungdomsstyrelsen. För 2005 får förbundet 17 256 937 kr, varav 6 012 870 kr från Ungdomsstyrelsen och 11 244 067 kr från Svenska Spel. Bidraget bygger på två bidragsnycklar, ungdomsmedlemmar (medlemsantal i åldern 7-25 år) och verksamma lokalavdelningar (föreningar som rapporterat verksamhet och minst fem medlemmar). Förbundet måste även ha de verksamma föreningarna spridda över landet, det vill säga det ska finnas minst en verksam förening vardera i 10 av landets 21 län och vi måste ha minst 3000 ungdomsmedlemmar. De slutliga medlems- och föreningssiffrorna rapporterar vi till Ungdomsstyrelsen den 1 oktober varje år. Ansökan bygger på sluträknade uppgifter från året innan. Vart tredje år genomgår förbundet även en fördjupad bidragsprövning för att se om vi är berättigad till bidrag alls. Detta gör Ungdomsstyrelsen genom att undersöka hur bra förbundet är på att uppfylla statens mål för statsbidragen; demokratisk fostran, jämlikhet och jämställdhet, engagera unga i föreningslivet samt ge barn och ungdomar en meningsfull fritid. Statsbidrag 2006
Statsbidraget 2006 bygger på underlag från föreningar för 2004. Den 19 april 2005 hade 1 733 föreningar (1 654 den 24 januari 2005) rapporterat verksamhet och minst fem medlemmar. Det finns 686 (771) föreningar som inte rapporterat. Totalt har 1 740 (1 662) föreningar rapporterat 95 375 (63 439) medlemmar varav 84 193 (55 440) i åldern 7-25 år. Av dessa är 17 842 medlemmar i föreningar som är under granskning. Förra året vid samma tid, fast för 2003, hade 1 388 föreningar rapporterat verksamhet och medlemmar. 1 407 föreningar hade rapporterat 58 525 medlemmar varav 52 027 i åldern 7-25 år. Vi har alltså fått in betydligt fler rapporter än 2003. Det lär betyda en ökning men också att föreningarna är snabbare på att rapportera. Det finns 454 föreningar som har rapporterat medlemmar för 2003, men inget för 2004. Dessa hade tillsammans 17 574 medlemmar varav 15 597i åldern 7-25 år. 452 av dessa rapporterade verksamhet under 2003. Det går antagligen att göra en någorlunda analys av hur många av dessa som kommer att rapportera. Hur bra siffror vi till slut får beror mycket på hur mycket arbete vi lägger ner på att få in rapporter från föreningarna. Två sätt vi planerar att använda är dels att fortsätta underlätta rapporteringen för föreningarna genom att skicka med ansökningsblanketter med Sverox och dels att på Inslaget be de distriktsaktiva om hjälp att ta personlig kontakt med föreningarna som inte rapporterat. Det är också troligt att vi kommer att göra ett eller två e-postutskick med påminnelser. Vi skulle kunna skapa en nationell kontaktgrupp med detta uppdrag, för att inte slita på de distriktsaktiva. Statsbidrag 2007
Statbidraget 2007 bygger på underlag från föreningarna för 2005. Hur bra det kommer att gå beror mycket på vad årets styrelse gör.
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
114(120)
Den 19 april 2005 hade 338 föreningar rapporterat både verksamhet och minst fem medlemmar. Totalt har 344 föreningar rapporterat 10 613 medlemmar, varav 9 217 i åldern 7-25 år. Av dessa är 2 986 medlemmar i föreningar som är under granskning. Förra året vid samma tid, fast för 2004, hade 415 föreningar rapporterat verksamhet och minst fem medlemmar. 419 föreningar hade rapporterat 7935 medlemmar varav 6901 i åldern 7-25 år. Det är ännu antagligen lite väl tidigt att dra några slutsatser av detta.
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
115(120)
Rapport: Sverox Av Karolina Staël,
och Max Valentin,
[email protected], 05-04-24
Vad har hänt? •
Styrdokument för ansvarsområdet har påbörjats. Efter ett möte med redaktionen på tisdag (26:e april) kommer detta att fastställas och lämnas till styrelsen för fastställande.
Utgifter? Inga.
Planering •
Inleda arbetet som fastställs i styrdokumentet.
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
116(120)
Rapport: Utvecklingschefen Av Lars ”Molle” Johansson,
[email protected]
Allmänt
Under perioden mellan riksmöte och första/andra styrelsemötet brukar det bli mindre utvecklingsarbete och mer kansliarbete eftersom styrelsen då inte har så mycket direktiv till tjänsten. Under perioden har Petra agerat ansvarig för tjänsten till någon (kanske Petra?) utses av styrelsen.
Riksmötet
Jag deltog och hjälpte till med riksmötet.
Folkbildning
Deltog på Studiefrämjandets medlemsorganisationsträff tillsammans med Mattias Emanuelsson. Det är första gången och normalt ska vi inte inbjudas, men eftersom vårt samarbete tätnat (enligt dom) och vår verksamhet är större än många medlemsorganisationer så ville de ha med oss. Under träffen diskuterade vi förhållandet mellan medlemsorganisationerna och Studiefrämjandet, om en ny bok till stöd för ordföranden skriven av f d ordförande i Sverok Hanna Jonsson, om folkbildningsnätet och möjligheter att ha cirkel över internet. Mattias och jag hann ha en kort diskussion om folkbildningsarbetet för året. Många idéer bollades. Studiefrämjandet vill också träffa oss och se över samarbetsavtalet (det står i avtalet att vi ska se över det varje år) och prata om hur vi ska gå vidare i vårt samarbete. Studiefrämjandets avdelning i Småland/Gotland kommer att genomföra ett projekt tillsammans med Sverok Ost under året kring internetrapportering av cirkelverksamhet samt lite annat. Detta ska följas upp så vi eventuellt kan dra nytta av det nationellt. Vuxenskolan och Studieförbundet Bilda har gjort förfrågningar om att ha samarbetsavtal med Sverok och vad som gäller för lokala samarbeten, något som vi får ta upp i folkbildningsgruppen så fort den är bildad och kommit igång. Vi har också kontaktats av NBV om samarbete/medlemskap.
Remisssvar till US angående bidragen Jag har hjälpt Petra med remissvar till Ungdomsstyrelsen. De ville veta våra åsikter kring det nya bidragssystemet. Allmänt verkar det finnas många kritiker kring systemet eftersom de flesta missgynnas. Sverok skulle ha gynnats ännu mer i det gamla systemet, men det nya är faktiskt bättre och därför gav vi ett relativt gott betyg och tog fram de positiva sidor hos systemet som bland annat stärker Ungdomsstyrelsens mål med bidragen. Långsiktigt måste vi som den största organisationen stödja Ungdomsstyrelsens system mot dess kritiker eftersom det annars antagligen skulle petas på och bytas ut mot ett system som antagligen betyder bökigare administration och som antagligen gynnar små förbund över stora.
Kontoproblematiken
Jag har börjat kolla av olika banker och möjligheten att ha ett centralt avtal med någon bank. Visionen är att kunna ge våra föreningar ett eget konto i samband med att förneingen registreras hos Sverok (om de inte har ett eget konto redan). Än så länge har jag pratat med Föreningssparbankens, SEB:s och Nordeas utvecklingsavdelningar. Alla är mycket intresserade av våra föreningar men det har inte givit något konkret ännu eftersom vi inte bokat några träffar med dem ännu. Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
117(120)
Utökad revisorkontroll
Jag har pratat med vår förbundsrevisor Mona Tolander om att omfördela våra revisorkontroller över året. Normalt genomför revisorfirman KPMG Bohlin sina kontroller i samband med att vi ansöker om statsbidragen i september varje år. Tanken är att vi genomför kontrollerna i samband med att distrikten söker bidrag från sina respektive landsting istället. Därmed kan förbundsrevisorn gå i god för att siffrorna som vi ger distrikten är korrekta. Det kan i sin tur styrka distrikens ansökningar eftersom det uppstått problem kring detta på många håll. Samtidigt gör det att vi sparar många kontroller i den årliga inför statsbidragsansökan. Totalt sett kommer detta att kosta något mer och 20.000 extra har avsatts i budgeten för detta i år. Vi kommer att kartlägga när de 21 landstingen har sina ansökningstider och koncentrera kontrollerna till fyra eller fem tillfällen per år istället för ett tillfälle. Ett första försök ska genomföras veckan innan detta styrelsemöte för fyra landsting. Dock har de flesta distrikten redan ansökt om landstingsbidrag i år och detta handlar snarare om föreberedelser inför nästa år. Kostnaderna för detta kommer därför inte bli så höga i år.
Arbetspraktikant
Vi har haft en arbetspraktikant som jag utnyttjat en del för att samla in bidragsregler för landstingen. Tyvärr har han varit mycket sjuk och har nu slutat varför jag får försöka sammanställa dessa senare på något sätt.
Inslaget
Jag har hjälpt till med att hitta lokaler och gett praktiska råd till arrangörerna om program, metoder och planering.
Validiseringskommisionen
Jag är med i en referensgrupp kring validisering av ideellt arbete via LSU och validiseringskommisionen. Validiseringskommisionen är utsedd av regeringen att ta fram sätt att bedöma och betygsätta ideellt arbete och ska vara klara till slutet av 2007. Det betyder att ideellt arbete ska klassas tillsammans med arbete och utbildningar när man söker till högskolor eller söker jobb. Hur detta ska se ut, fungera i praktiken och så vidare är kommisionens uppdrag att ta fram. Kommisionen har tre referensgrupper, en i näringslivet, en inom skolvärlden och en hos ungdomsorganisationerna via LSU. Referensgruppen som jag ingått i är den från ungdomsorganisationerna, och som nu sökt pengar från kommisionen för gruppens arbete. Beroende på om/när gruppen får pengarna kommer gruppen att träffas fyra till fem gånger per år i tre år tills kommisionens arbete är klart. Detta ligger på is tills äskandet om pengar behandlats.
Folkspel
Jag har haft kontakt med Folkspel som vi är medlemmar i (det gör att våra föreningar har rätt att sälja Bingolotter och Sverigelotter) för att uppdatera vår information på hemsida och vad vi skickar till föreningarna när de antas som medlemmar. De har för övrigt slutat dela ut överskott på överskottet till förbunden. Numera går allt till de föreningar som säljer lotter och de har förenklat avtalen för att fler ungdomsföreningar ska förstå hur enkelt det är.
Hemsideutveckling
Jag ska se över informationen på hemsidan och skriva en del nya texter och information. Texter ska skrivas kring pokerföreningar, styrelsemöte, styrelsearbete, årsmöte, Folkspel (Bingolotto och Sverigelotter), bidragen och hur man deklarerar som förening.
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
118(120)
Långsiktig planering Bidragskonferens med Landstingsförbundet (planering i maj, genomförs i höst)
Vi har pratat med Sveriges Kommuner och Landsting om att ha en konferens tillsammans med Ungdomsstyrelsen kring bidragsfrågor. Det vi vill ta upp till diskussion är definitioner av medlemmar och föreningar, vad händer med de som ”faller mellan stolarna”, ungdomsstyrelsen och statens mål med bidragen (kan det vara något för landstingen att eftersträva?). Dels måste man respektera landstingens självständighet men någonstans måste det också gå en gräns för hur orättvist det får vara mellan olika landsändar. Detta är antagligen också intressant för andra ungdomsförbund. Eventuellt kommer Jon Nilsson att hjälpa till med detta eftersom han var inblandad förra året. Folkbildningsarbetet
Vi bör efter styrelsemötet dra igång en arbetsgrupp kring folkbildningen. Dels finns ett uppdrag från riksmötet om att se över möjligheten att gå med i Studiefrämjandet och dels bör vi se över vår strategi överlag. Vi ska också se över vårt samarbetsavtal och lägga en strategi kring detta. (Avvaktar styrdokumentet) Riksrevisionen. (Avvakta utredaren i maj/juni)
Riksrevisonen kommer att göra en grundlig utredning av Ungdomsstyrelsens kontroller samt vissa ungdomsförbund (bla SSU). Jag har en bra kontakt som gör att vi nog kan komma i fråga om att vara delaktiga i utredningen. Detta kan ge oss värdefulla påverkansmöjligheter. Kartläggning av landstingsregler (Bör göras inför konferensen med Landstingsförbundet)
Vi ska kontakta alla 21 landsting och hämta in alla regelverk för landstingsbidrag, antingen själva eller via distriken. Arbetet har påbörjats och vi har aktuella regler från 7 av 21 landsting. Vi har inte gjort detta på några år och en del är antagligen ändrade. Detta för att få en helhetsbild av bidragsläget för våra distrikt. Vi kan också ge ut dem till respektive distrikt när det är klart. Detta är också ett bra förberedelsearbete inför eventuell konferens med lanstingsförbundet. Funderar på om vi inte aktivt ska hjälpa våra distrikt med deras ansökningar till landstingen. Uppföljning Jämla
Följ upp att detta och se till att redovisning inlämnas. Detta ligger dock i första hand på under ansvarsområdet jämställdhet och jämlikhet.
Generella arbetsuppgifter (dessa ska ses över) •
Stödja förbundsordförande i dennes lobby- och påverkansarbete samt myndighetskontakter.
•
Stödja förbundsstyrelseledamöterna vid behov.
•
Projektstöd. Det handlar om att ge stöd vid uppstart och redovisning i de projekt som Sverok är inblandade i och de som ledamöterna i FS drar igång under året. Det handlar också om gamla projekt som är igång såsom Jämlaredovisningen, Viktor Johan och Folkbildningsprojektet i Ost
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
119(120)
Projekt som ska/kan initieras i år Internetbaserad organisering
Projekt med syfte att hitta/ta fram bra verktyg för att kunna ha årsmöte med upp till 2000 personer samtidigt. Antingen genom att ha verktyg för tremånadresårsmöten eller ett system som kan hantera många samtidigt. Planering och projektansökan: Sommaren 2005 Genomförande/programmering, testperiod: Hösten 2005 Färdigt för användning: Årsskiftet 2005-2006 Detta ligger helt under ansvarsområdet Internetbaserad organisering. Utvecklingschefens kan, vid behov, vara inblandad i detta arbete. Internetrapportering av studiecirklar
Tillsammans med Studiefrämjandet centralt och deras avdelning Småland-Gotland kan vi testa hur det blir om man låter cirklar rapportera över internet. Dels ska programvara tas fram, kanske i samarbete med Further så det kan kopplas ihop med Sveroks nya databas, och dels ska det testas mot ett antal föreningar i Sverok Ost. Vi behöver också ta fram några grundläggande nedladdningsbara cirklar. Pengar tas ur folkbildningsbudgeten tillsammans med pengar från Studiefrämjandet centralt (deras utvecklingspengar från folkbildningsrådet). Avdelningen står för ersättningen för cirkeltimmarna och kan då också redovisa denna till SFR. Hur det ska Planering: Sommaren 2005 Programmering, testperiod: hösten 2005 Utvärdering: vintern 2005
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-04-30--05-01
120(120)
Rapport: Vice ordförande Av Mikael Leisjö,
[email protected] Tiden mellan aprilmötena har gått åt att reflektera över hur man ska strukturera upp arbetsledningen för 2005-2006. Det är viktigt att detta blir fungerande både så att styrelsearbetet i sig förblir löpande men också för att förbundsstyrelsens ledamöter känner att de kan och orkar prestera utifrån de ramar som förbundsstyrelsen har satt upp. Jag och Petra har under denna period haft näst intill daglig telefon- och mailkontakt. Deltog i hanteringen av den artikel som Dagens Nyheter publicerade i slutet av vecka 16. Den 22 april satt jag och förbundsordföranden och lade upp en planering under ett middagsmöte. Vi beslöt att vi skulle delge varandras scheman kontinuerligt för att inte missa viktiga händelser i förbundsarbetet. Främst på dagordningen gäller att få i ordning allas styrdokument i förbundsstyrelsen.
Mötessekreterarens signatur
Justerarens signatur
Utdragsbestyrkande
OFFERT Tjänster för omvärldsbevakning till Sverok NewsMachine DELUXE konto + 2 e-post mottagare för 8,904 kr/år Det offererade priset inkluderar:
NewsMachine DELUXE konto med 12 st. MediaAgent (6,900:-) 128 sökord för varje MediaAgent Personlig telefonsupport 2 st. extra e-post mottagare (2 x 1002:-)
Detta är ett kampanjpris som enbart gäller i samband med denna offert. Priser är exklusive moms. Fakturering sker årsvis i förskott vid beställning. Offerten är giltig en månad. Leverans sker enligt bifogade NewsMachines allmänna leveransvillkor.
Support I supporten ingår kostnadsfri hjälp att skapa, ändra och optimera agenter via telefon eller e-post. Vill du ha hjälp med exempelvis val av sökord kan du kontakta vår kundtjänst för rådgivning och support.
Prislista för tillägg
Extra MediaAgent kostar 794 kr per extra agent och år Extra SiteAgent standard kostar 794 kr per extra agent och år Larm sända via SMS kostar 4,50 per skickat SMS Analysfunktion per konto 4,900 kr per år
Ordinarie priser för ytterligare användare NewsMachine Deluxe konton
1-4
DELUXE konto med 12 agenter
9,500
Tillägg för extra e-post mottagare
1504
5-9
10-24
25-49
50-100
100+
6 333
4 222
2 815
1 877
Offert
1002
792
667
444
Offert
NewsMachine & digital mediabevakning är framtiden! Ett av våra löften till dig som kund är att vi ska vara branschens spjutspets och flytta fram gränserna för vad digital omvärldsbevakning innebär för dig som kund. Vi vill lyssna till era behov och tillsammans utforska de stora möjligheterna som digital mediebevakning innebär. Stockholm den 21 april 2005
____________________ Peter A. Braroe VD, NewsMachine
OFFERT Modul:SiteAgent Omvärldsbevakning än mer än nyheter! NewsMachines teknologi för bevakning har ett brett tillämpningsområde. Vi förespråkar att man tänker bredare på omvärldsbevakning än bara nyheter. Utöver redaktionell text kan NewsMachine bevaka sajter som du själv som användare definierar med en s.k. SiteAgent. Du kan då bevaka konkurrenter, kunder eller myndigheters webb-sajter. Exempel på användningsområden är:
Bevakning av mindre bolag (kunder, partners, konkurrenter etc.) som kanske inte syns i redaktionell text ofta. Då kan det vara bra att bevaka deras sajter. Ny information kan sedan automatisk sändas till kundansvarig eller andra parter.
Hitta information som mycket sällan är tillgänglig redaktionellt från specialkällor, även de som kräver inloggning för Advanced SiteAgent
Som en ”lead generator” för att hitta affärer och bevaka upphandlingar. En rekryteringskonsult vill kanske bevaka hitta nya platsannonser som publiceras på sina kunders sajter.
Hur fungerar det? För att bevaka en URL eller websajt så skapar man som användare ”Sajt agent” i under ”Mina agenter” i användargränssnittet. Detta innebär att om ny information publiceras blir det en träff precis på samma sätt som om man bevakar nyheter. Man kan även välja att filtrera ny information med sökord precis på samma sätt som en vanlig MediaAgent. Då måste informationen både vara ny och innehålla de specificerade sökorden för att generera en träff. Det går att bevaka med olika nivåers djup och även med andra format än HTML och tiotusentals sidor, inloggning etc. om man väljer att använda en Advanced SiteAgent. Typ av agent
Nivåers
Max antal
Spindlingar
Inkluderat
djup som
sidor
per dag
per konto
hämtas SiteAgent Mini
0
1
2
Offert
SiteAgent Standard
2
200
2
Offert
SiteAgent Large
3
1000
2
Offert
SiteAgent Very Large
4
3000
2
Offert
SiteAgent Advanced
5+
10000+
Variabelt*
Offert
*Beroende på hur lång tid det tar att ”spindla” sajten. En timme har bara 3600 sekunder och det finns en övre gräns för hur ofta man kan besöka en sajt utan att störa dess sajtägare & webbmaster.
NewsMachine
Allmänna leveransvillkor 1/2
Get ahead & Stay ahead
1. Allmänna leveransvillkor 1.1. Det här avtalet ("Avtalet") innehåller de kompletta leveransvillkoren som rör en enskild individs eller en enhets användande av omvärldsbevakningstjänsten för Internet. Tjänsterna är NewsMachine FREE eller NewsMachine DELUXE härefter refererade till som "Tjänsterna" som erbjuds av NewsMachine Business Intelligence NMBI AB ("NewsMachine"). När det används i det här avtalet betyder "Vi" NewsMachine och "Du", "Dig" och "Din" syftar på användaren. "Sajt" betyder alla sätt att titta på källorna elektroniskt, inklusive men inte endast World Wide Websites, intranät eller extranät. "Länkar" betyder länkar, rubriker, källnamn, citat och associerad data som levereras av NewsMachine som en del av Servicen. Med "Utgivare" menar vi skaparna av artiklarna till vilka vi länkar. Det finns inga undantag till följande användaravtal.
2. Godkännande 2.1. Genom att klicka "ja" (eller underskrift av pappersavtal) har kunden accepterat leveransvillkoren för Tjänsten som beskrivs i det här avtalet.
6.3. Vi förbehåller oss rätten att rätta till fel eller brister på ett sätt som vi anser lämpligt och vi förbehåller oss också rätten att stänga ner Tjänsten för underhåll eller uppgraderingar. 6.4. Vi garanterar inte att presenterad information kommer att finnas tillgänglig en viss tid eftersom varje källa självständigt från NewsMachine bestämmer hur länge informationen finns tillgänglig. NewsMachine är inte ansvarig för någon information som har insamlats från en källa. 6.5. Vi är inte ansvariga för: i) fel, stop eller andra störningar som Du eller tredje person utsätts för eller andra omständigheter utanför NewsMachines kontroll, ii) försening eller försummelse av Tjänsten beroende av störningar i kommunikationsnätverk (t ex mobil och fast telefoni, elektricitet, Internet eller något annat elektroniskt kommunikationsnätverk) eller delar av ett sådant kommunikationsnätverk. iii) Försening eller försummelse av Tjänsten beroende av någon annan anledning utanför NewsMachines kontroll.
3. Tjänsten
7. Ändringar i Tjänsten
3.1. Tjänsten samlar automatiskt in nytt material från Utgivarna på Internet som Vi har valt. Du kan skapa ett antal sökprofiler s.k. agenter. Det nya materialet jämförs sedan med dina sökprofiler och om det finns några träffar så får du länkar till det nya materialet och ett eller flera citat från materialet. Du kan självständigt formulera och ändra i dina sökprofiler.
7.1. Vi förbehåller oss rätten att göra ändringar i källorna som används för att tillhandahålla Tjänsten och i rutiner för drift, tekniska specifikationer, system, etc. Du är informerad om att Tjänsten är föremål för löpande utveckling och kommer att ändras med tiden.
4. Dina åtaganden 4.1. Du skall välja ett personligt lösenord som sedan används för åtkomst till Tjänstens websajt. Du åtar dig att inte avslöja ditt lösenord till tredje person och att försäkra dig om att eventuella dokument som innehåller ditt lösenord förvaras på ett säkert sätt som hindrar åtkomst till lösenordet från tredje person. 4.2. Om nödvändigt ska du meddela NewsMachine för att spärra ditt lösenord via telefon 08-442 03 31 eller via e-post:
[email protected] 4.3. Du åtar dig att hålla dig till gällande upphovsrättslagar då du använder information som har gjorts tillgänglig med hjälp av Tjänsten. 4.4. Du är informerad om att Tjänsten är personlig och att du inte har tillåtelse att göra Tjänsten tillgänglig för tredje person varken genom att genom att automatiskt publicera Länkarna på en sajt eller automatiskt vidarebefordra e-mail rapporter från NewsMachine. Om du är intresserad av att använda länkarna på det här sättet så var vänlig att kontakta företagsförsäljningen på e-post:
[email protected] Det är dock självklart tillåtet att skriva egna rapporter baserat den information NewsMachine hittat åt dig och att använda de funktioner på sajten som är avsedda för att sända träffar vidare. 4.5. Om du är användare av FREE tjänsten måste du acceptera reklam på tjänsten, i rapporterna och utskick från oss i den omfattning som NewsMachine finner lämpligt.
5. Support för Tjänsten 5.1. NewsMachine tillhandahåller en supportservice som till en rimlig omfattning ska hjälpa dig när frågor eller problem relaterade till användandet av Tjänsten uppstår. Vår support är om inte annat meddelas öppen vardagar under normala kontorstider (09.00-17.00O CET). Supporten är stängd under alla svenska allmänna helgdagar. Du kan kontakta Supporten via telefon 08-442 03 31 eller via e-post
[email protected]
6. Drift av Tjänsten 6.1. Tjänsten är normalt i drift dygnet runt, sju dagar i veckan, året runt men störningar i Tjänsten kan uppstå under den tiden. Driften är övervakad av jourhavande personal och ett automatiskt alarmsystem som signalerar då störningar i Tjänsten har inträffat. 6.2. Vi garanterar inte att Tjänsten är fri från fel eller störningar, men vi åtar oss att rätta till fel inom rimlig tid.
7.2. Antalet källor på Internet som används för att samla information är flera hundra. Vi garanterar inte att en viss källa är i drift vid ett visst tillfälle. Vi är inte ansvariga för någon information som samlas in från en källa. Vi kan när som helst ta bort, lägga till eller ersätta källor.
8. Ansvarsbegränsningar 8.1. NewsMachine är förskonad från ansvar rörande direkt eller indirekt skada eller andra olägenheter som beror av fel i informationen, utebliven eller försenad leverans av Tjänstens resultat. NewsMachine är inte ansvarig för eventuella överträdelser eller skador som tillfogas Dig av en tredje person. 8.2. NewsMachine kommer endast ersätta Dig för verifierade och rimliga kostnader som inträffat som en direkt konsekvens av försumlighet av NewsMachine. Följaktligen har Du inte rätt till ersättning för indirekta kostnader, skador eller förluster, till exempel förlorad vinst, onödiga kostnader och andra påföljande skador, även om NewsMachine har blivit underrättade om möjligheten att sådana kostnader kan uppstå. Vidare ska NewsMachine inte ha något ansvar för skador som uppstår ur omständigheter som beskrivs under punkt 9 nedan. 8.3. Oavsett ovan nämnda så är NewsMachines sammanlagda ansvar begränsat enligt det här avtalet till en summa lika med kostnaden av ett (1) års prenumerationsavgift i enlighet med gällande prislista för Tjänsten. 8.4. Ett yrkande i samband med skador är ogiltigt om fallet inte tas upp i domstol inom ett år från det datum då omständigheterna som stöder yrkandena kom till kundens kännedom eller skulle ha kommit till kundens kännedom. 8.5. Du har inte rätt till någon annan kompensation från NewsMachine än vad som tydligt anges i det här användaravtalet.
9. Anledningar till ansvarsbefrielse 9.1. NewsMachine är inte ansvariga för skador och NewsMachine har inte heller något annat ansvar om NewsMachine kan visa att orsaken för skador eller andra problem är beroende av omständigheter som är utanför NewsMachines kontroll och som NewsMachine rimligtvis inte kan väntas ha förutspått och inte heller undvikit eller undkommit konsekvenserna av dem. Det samma gäller om en entreprenör, konsult eller återförsäljare av NewsMachine förhindras att utföra ett uppdrag på grund av sådana omständigheter.
NewsMachine
Allmänna leveransvillkor 2/2
Get ahead & Stay ahead
10. Betalnings- och faktureringsrutiner 10.1. Du ska betala prenumerationsavgiften årligen i förskott mot faktura från NewsMachine. Vidare ska du betala de leveransavgifter som är relaterade till tjänsten. Sådana leveransavgifter kommer att debiteras i efterskott på det sätt som NewsMachine anser lämpligt om kunden beställer leverans av Tjänsten på andra sätt än genom e-post (t.ex. SMS, MMS eller något annat mobilt meddelandesystem eller brev, fax, etc). 10.2. Betalning ska ske inom tio (10) dagar från faktureringsdatumet. Vi har rätt till dröjsmålsränta i enlighet med svensk lag och en påminnelseavgift om betalningen är försenad. Prenumerationsavgiften och leveransavgifterna ska bestämmas utifrån gällande prislista från gång till gång.
11. Avstängning 11.1. Vi kan stänga av dig från Tjänsten om du trots påminnelse inte har erlagt full betalning för Tjänsten inom den tid som beskrivs i punkt 10, eller om du inte uppfyller dina åtaganden i enlighet med punkt 4 ("Dina åtaganden") eller någon annan bestämmelse i detta avtal.
12. Avstängning i förtid och förlikning 12.1. Prenumerationen träder i kraft när Vi har levererat ett email som innehåller en bekräftelse på lösenord efter att du har beställt Tjänsten av oss. Prenumerationen kommer att vara giltig i 12 månader och kommer att förnyas automatiskt om inte Tjänsten sägs upp skriftligen minst en månad innan slutet av 12-månadersperioden. 12.2. Oavsett vad som sägs i punkt 12.1 så kan båda parter avsluta den här överenskommelsen omedelbart skriftligen via brev eller fax om: i) den andra parten bryter mot det här avtalet och inte kompenserar för överträdelsen inom fjorton dagar efter att kvitto på att skriftligt klagomål har mottagits av den andra parten, eller ii) den andra parten går i konkurs, förlikning, rekonstruktion, hamnar i likvidation eller av någon annan anledning kan antas vara oförmögen att betala. 12.3. Du har inte rätt till någon återbetalning av prenumerationsavgifter om Du avslutar prenumerationen i stil med den här paragrafen.
13. Intellektuella äganderättigheter 13.1. Alla intellektuella äganderättigheter som hänför sig till Tjänsten och de tekniska lösningar som rör Tjänsten är till fullo NewsMachines eller tillhör ägaren av rättigheter för alla sådana intellektuella egendomar som representeras av NewsMachine. 13.2. Du får ej använda sådana intellektuella tillgångar mer än vad som har godkänts av NewsMachine.
14. Överlåtelse av avtal 14.1. Det här avtalet är personligt och du får inte överlåta rättigheterna eller skyldigheterna som nämns i det här avtalet. Du får inte medge tillgång till Tjänsten eller återsälja den eller upplåta underlicenser till den.
14.2. Vi har rätt att överföra alla eller delar av det här avtalets rättigheter och skyldigheter till tredje personer. 14.3. Vi har rätt att utföra skyldigheterna enligt detta avtal genom att använda underkonsulter eller andra tredje personer.
15. Ändring av villkoren 15.1. Ändringar eller tillägg av dessa användarvillkor träder i kraft en månad efter att tillkännagivande av sådana ändringar eller tillägg har skickats till Dig. Vi har däremot alltid rätt att göra ändringar och tillägg som träder i kraft omedelbart om sådana ändringar eller tillägg är nödvändiga med hänsyn till lagen, bestämmelser eller beslut från en svensk myndighet. Om Du inte godtar en sådan ändring eller tillägg, har du rätt att avsluta prenumerationen med omedelbar verkan. Ett sådant avslut ger dig inte rätt att få tillbaka redan erlagd prenumerationsavgift. Om du inte avslutar prenumerationen skall Du anses ha godkänt de nya användarvillkoren.
16. Medgivande att använda persondata 16.1. NewsMachine hanterar persondata som lämnas till oss vid anskaffning av tjänsten enligt den svenska persondatalagen (1998:204). Du ger härmed NewsMachine rätt att använda Din persondata till att administrera prenumerationen, lägga fram erbjudanden och för marknadsföringsändamål. 16.2. Din sökprofil är helt konfidentiell och vi kommer inte att lämna ut någon information som är relaterad till sökprofilerna, såvida inte ett sådant utlämnande tvingas fram av lagen, bestämmelser eller ett beslut av en svensk myndighet. För att ställa frågor till NewsMachine angående hanterandet av persondata, kan du kontakta NewsMachine via telefon 08-442 03 31 eller via e-post:
[email protected]
17. Styrande lag och skiljedom 17.1. Det här avtalet skall styras av svenska lagar. Eventuella tvistemål, dispyter eller krav som uppstår ur det här avtalet eller i samband med avtalet, eller överträdelser, avslut eller ogiltighet av avtalet, ska avgöras av skiljedom i enlighet med Stockholms Handelskammares Skiljedomsinstitut. 17.2. Skiljedomstribunalen skall utgöras av tre skiljedomare. Skiljedomsförhandlingarna ska äga rum i Stockholm och hållas på svenska. Om flera parter utnämns som svarande, ska de tillsammans utse en skiljedomare och skiljedomsförhandlingarna ska utföras på samma sätt som ovan. 17.3. Om vid tvist värdet av vad som yrkas uppetbart inte överstiger tio gånger det vid tiden för påkallande av skiljedom gällande basbeloppet enligt lagen (1962:381) om allmän försäkring skall tvisten avgöras av ensam skiljeman som på parts begäran utses av Stockholms Handelskammare. 17.4. Oavsett vad som sägs i punkt 17.1 så ska NewsMachine ha rätt att välja att inte hänskjuta tvister som uppkommer med anledning av indrivande av betalning till skiljedomsförfarande utan kunna välja att hantera dessa genom betalningsföreläggande eller alternativt allmän domstol.
© NewsMachine 2004
AVTAL Följande avtal har träffats om omvärldsbevakning mellan Sverok och Observer Sverige AB (Observer). Observer skall löpande tillhandahålla Kunden omvärldsbevakning enligt nedan. Kunden kan genom att kontakta Observer avtala om samarbete avseende ytterligare tjänster. Observer bekräftar sådan ytterligare beställning i särskild orderbekräftelse. Avtalet omfattar vad som framgår av detta dokument inklusive under punkten 2 nedan angivna tjänster enligt bifogad tjänstespecifikation samt Allmänna villkor, se bilaga. 1. Kunden Kundnummer: 7652 Namn: Sverok Adress: Sandbäcksgatan 2, 582 25 LINKÖPING Telefonnummer: 013-140600 Organisationsnummer: 802014-5424 2. Tjänsten Tjänstespecifikation inkl priser på pressbevakning, se bilaga. Tjänsteblad, se bilaga. 3. Observers åtagande 3.1 Observer åtar sig att utföra omvärldsbevakning i enlighet med vad som framgår av Tjänstespecifikation och tjänsteblad, se punkt 2 ovan. 3.2 Observers rätt att ändra i Tjänsten framgår av Allmänna villkor. 4. Priser mm 4.1 Priset för tjänsten framgår av Tjänstespecifikation, punkt 2. Ändring av priset kan ske enligt vad som framgår av Allmänna villkor. 4.2 Betalningsvillkor framgår av Allmänna villkor.
5. Avtalstid Detta Avtal har gällt från och med 1993-10-01 och löper på tills vidare med en kalendermånads uppsägningstid. Uppsägning skall ske skriftligen. 6. Meddelanden 6.1 Meddelanden till Kunden skall sändas till adress som anges ovan under punkt 1. Kunden är skyldig att skriftligen meddela ändrad adress. 6.2 Meddelanden till Observer skall sändas till: Observer Sverige AB 114 88 Stockholm 7. Kontaktpersoner Att sköta löpande kontakter och eventuella förfrågningar mellan Kunden och Observer har utsetts följande kontaktpersoner: För Observer Namn: Anna Nyquist Tel: 08-507 411 15 E-mail:
[email protected]
För Kunden Namn: Mikael Leisjö Tel: 013-14-06-00 E-mail:
[email protected]
Detta Avtal har upprättats i två likalydande exemplar, av vilka parterna tagit var sitt. Stockholm den……………………. Observer Sverige AB
Linköping den………………………. Sverok
___________________ Kim Djurberg Försäljningschef
___________________ Mikael Leisjö
Bilagor: Allmänna villkor Tjänstespecifikation Tjänsteblad
Oktober 2003
ALLMÄNNA VILLKOR 1. Allmänt 1.1 Dessa Allmänna villkor gäller tjänster som Kunden abonnerar på från Observer Sverige AB (Observer), avseende omvärldsbevakning/analys (Tjänsten). 1.2 För Tjänsten gäller avtal eller/och orderbekräftelse och dessa Allmänna villkor. Om motstridigheter skulle förekomma mellan dessa dokument, som tillsammans utgör Avtalet, skall de gälla i nämnd ordning. 1.3 Beställning av Tjänsten sker genom att Kunden lämnar en beställning till Observer. Observer tillsänder därefter Kunden ett avtal eller en orderbekräftelse, som senast inom fjorton (14) dagar, från det Observer undertecknat, ska undertecknas av Kunden och returneras till Observer. För det fall Kunden underlåter att returnera undertecknat avtal eller orderbekräftelse inom fjorton (14) dagar förbehåller sig Observer rätten att avsluta Tjänsten. Avtal anses träffat när avtalet/orderbekräftelsen undertecknats av Kunden och kommit Observer tillhanda (Avtalsdatum). 1.4 För det fall Kunden under tiden för detta Avtal avtalar med Observer om abonnemang av ytterligare tjänster som Observer erbjuder gäller dessa Allmänna villkor även för dessa för det fall inte annat avtalas i orderbekräftelse eller i särskilt avtal. 2. Avtalstid m m 2.1 Om annat ej avtalats skriftligen gäller Avtalet ett år från Avtalsdatumet. För det fall Avtalet inte sägs upp senast tre (3) månader innan avtalstidens utgång är Avtalet förlängt med ytterligare ett (1) år åt gången. 3. Observers Åtagande 3.1 Observer åtar sig att leverera Tjänsten. 3.2 Observer har rätt att ändra eller modifiera Tjänsten i enlighet med p 17, med därpå följande förändring av Observers åtaganden. 4. Leverans 4.1 Leverans skall ske genom postbefordran, via e-post eller elektroniskt format enligt vad som angivits i orderbekräftelse/avtal. 5. Omvärldsbevakning/ analys Kunden är medveten om att Observers omvärldsbevakning/analys kan bestå av information som upprättats, sammanställts, omarbetats eller på annat sätt förädlats av Observer. Sådant material benämns i det följande Observers Material. Sådan information som inte bearbetats av Observer och som omfattas av Observers omvärldsbevakning/analys benämnes i det följande Externt Material.
6. Kundens användning av Tjänsten 6.1 Externt Material Utnyttjandet av Externt Material är begränsat enligt upphovsrättslagen (1960:729). Externt Material får endast användas för Kundens personliga, eller om Kunden är näringsidkare, interna bruk. Om Kundens ansvar och skyldigheter gentemot Observer, se punkt 7, nedan. 6.2 Observers Material Kunden förvärvar genom detta Avtal rätt att hos sig och för internt bruk överföra Observers Material som mottagits från Observer till elektroniskt system hos Kunden. Kunden har också rätt att hos sig och för internt bruk samt med de begränsningar som anges nedan, på papper skriva ut information som lagras elektroniskt hos Kunden. Annan användning fordrar särskild överenskommelse med Observer. Detta innebär att Kunden inte får 6.2.1 använda Observers Material i strid med personuppgiftslagen (1998:204) eller datalagen (1973:289), 6.2.2 använda Observers Material i strid med upphovsrättslagen (1960:729), 6.2.3 på elektroniskt medium lagra Observers Material för annans räkning, 6.2.4 tillåta annan att ansluta elektronisk förbindelse till Kundens elektroniska nätverk eller Kundens elektroniska system för mottagning av Observers Material, 6.2.5 distribuera Observers Material till tredje man via elektroniskt medium eller på annat sätt, 6.2.6 kopiera Observers Material - innefattande bl a all lagring på hårddisk eller annat datamedium eller papper i vidare utsträckning än vad upphovsrättslagens bestämmelser om enskilt bruk medger, 6.2.7 publicera Observers Material i skrift eller i elektroniskt medium och ej heller i bearbetad form eller i samlingar. 6.3 Kunden äger inte återförsälja Externt Material eller Observers Material. 7. Kundens ansvar 7.1 Material – såväl Observers Material som Externt Material – som överförts till Kunden kan omfattas av reglerna om behandling av personuppgifter i personuppgiftslagen (1998:204). Kunden är skyldig att iaktta bestämmelserna i den lagen. I vissa fall kan Kunden vara skyldig att iaktta bestämmelserna i datalagen (1973:289). Dessutom kan Kunden vara skyldig att iaktta föreskrifter meddelade av Datainspektionen.
Oktober 2003 7.2 Kunden är medveten om att av Observer utförd omvärldsbevakning/analys sker på uppdrag av Kunden och att utnyttjandet av levererad information är reglerat i lag och i detta Avtal. Kunden förbinder sig därför att följa de föreskrifter för Tjänstens användning som Observer kan komma att meddela och att ersätta Observer all skada, direkt såväl som indirekt, som kan uppkomma för Observer till följd av att Kunden utnyttjat Tjänsten i strid med lag, avtal eller annars på ett felaktigt sätt. Kunden är således ensam ansvarig för att Kunden tar emot och lagrar information på ett sätt som står i överensstämmelse med detta Avtal och lag. Kundens överträdelse av detta Avtal kan medföra att Observer har rätt att omedelbart upphöra med Tjänsten och avbryta förekommande anslutningar för elektronisk distribution av material. 7.3 Observer skall, om särskild skriftlig överenskommelse därom träffas, biträda Kunden med fullgörande av eventuell anmälningsskyldighet till Datainspektionen för behandling av personuppgifter. 7.4 För det fall Avtalet upphört på grund av förfallen fordran som ingivits till inkasso, enligt punkt 10.1, åligger det kunden att efter betalning kontakta Observer för att återaktivera Avtalet.
-
8. Priser 8.1 Kunden skall utge ersättning till Observer för Tjänsten enligt vad som framgår av orderbekräftelse/avtal med eventuell prisjustering enligt p 8.2 och 8.3 nedan. Distributionsavgifter och moms tillkommer. 8.2 Priset för Tjänsten justeras årligen, normalt vid årsskifte. 8.3 Prisjusteringar kan härutöver ske för de fall Observer drabbas av ökade kostnader för utförande av avtalad omvärldsbevakning/analys varvid Kunden skall ersätta Observer motsvarande kostnadsökningen. Sådan prishöjning skall aviseras senast en (1) månad innan höjningen träder i kraft. Rätt till uppsägning följer av p 10.3.
11. Reklamation Reklamation vid fel eller brist på Tjänsten enligt Avtalet skall ske utan oskäligt dröjsmål, dock senast en (1) månad efter det att Kunden har mottagit Tjänsten och således borde ha upptäckt felet eller bristen.
9. Betalningsvillkor Kunden erlägger betalning mot faktura. Faktura förfaller till betalning fjorton (14) dagar efter datum för fakturans utfärdande. Vid dröjsmål med erläggande av betalning skall kunden erlägga ränta på förfallet belopp med 18% över vid var tid gällande referensränta enligt 9 § Räntelagen (1975:625) per påbörjad månad fr o m förfallodagen, dock lägst femtio (50) kr. Vid dröjsmål med betalning svarar kunden för faktureringsavgift om etthundrafemtio (150) kr samt inkassokostnad och indrivningskostnader enligt gällande lag. 10. Förtida uppsägning 10.1 Observer äger rätt att säga upp Avtalet till omedelbart upphörande om Kunden trots påminnelse inte betalat förfallen fordran inom angiven tid, Kunden utnyttjar Tjänsten på sätt som strider mot p 6 eller p 7 ovan,
Kunden försätts i konkurs, inleder ackordsförhandlingar, träder i likvidation, inställer sina betalningar eller eljest kan anses vara på obestånd, Kunden på annat sätt väsentligen försummar att fullgöra sina skyldigheter enligt detta Avtal. 10.2 Kunden äger rätt att säga upp Avtalet till omedelbart upphörande om Observer väsentligen försummar att fullgöra sina förpliktelser enligt Avtalet. Observer skall dock ha rätt vidta rättelse inom fjorton (14) dagar efter det att Observer har mottagit uppmaning härom vilken avsänts till Observer i rekommenderat brev. 10.3 Kunden äger rätt att säga upp Avtalet med en (1) månads uppsägningstid, dock senast till det datum då höjningen träder i kraft, för det fall Observer under Avtalstiden höjer priset enligt p 8.3. 10.4 Om en ändring enligt p 17 är till väsentlig nackdel för Kunden har Kunden rätt att säga upp Avtalet till tidigast den tidpunkt då ändringen träder i kraft, dock inte till en tidpunkt före det att Observer erhållit uppsägningen. Uppsägning skall ske senast två (2) månader från det att Kunden fått information om ändringen. 10.5 Uppsägning skall ske skriftligen för att vara gällande.
12. Preskription Kunden har inte i något fall rätt till ersättning från Observer om krav därom inte kommit Observer tillhanda senast tolv (12) månader efter det att Tjänsten enligt Avtalet har utförts eller borde ha utförts. 13. Ansvarsbegränsning Observer är inte ersättningsskyldig för ren förmögenhetsskada, indirekt skada eller följdskada, såsom produktionsbortfall eller utebliven vinst, och är inte heller i övrigt skyldigt att utge ersättning som överstiger priset för den tjänst som anspråket grundas på. 14. Force majeure 14.1 Observer skall vara fritt från ansvar om någon av följande händelser inträffar och om de förhindrar, fördröjer eller oskäligen betungar Avtalets fullgörande: arbetskonflikt, eller omständigheter som part ej kunnat råda över såsom åsknedslag, eldsvåda, krig, mobilisering eller militärinkallelser av större omfattning, rekvisition, beslag, valutarestriktioner, myndighets bestämmelser och beslut, uppror och upplopp, dataintrång, inskränkningar, fel eller brist ifråga om energiförsörjningen, teleförbindelse eller annan kommunikation, allmän knapphet på transporter, varor och energi samt fel eller försening i leveranser från underleverantör på grund av omständigheter som här angivits. 14.2 Om Avtalets fullgörande till väsentlig del försvåras eller förhindras för längre tid än tre (3) månader på grund av viss ovan angiven omständighet äger Observer, utan ersättningsskyldighet, frånträda Avtalet.
Oktober 2003
Oktober 2003 15. Överlåtelse av Avtalet Kunden har inte rätt att utan Observers skriftliga godkännande överlåta sina rättigheter eller skyldigheter enligt Avtalet. Observer får efter information till Kunden överlåta sina rättigheter och skyldigheter enligt Avtalet. 16. Sekretess 16.1 Observer får inte, under avtalstiden och två (2) år därefter, röja uppgifter om Kunden till för Kunden utomstående personer, om Observer erhållit uppgiften från Kunden inom ramen för Avtalet och uppgiften utgör affärshemlighet hos Kunden. 16.2 Observer får använda sådana hemliga uppgifter som avses i punkt 16.1 ovan för andra ändamål än fullgörandet av Avtalet endast efter Kundens medgivande. 16.3 Observers åtaganden enligt punkt 16.1 och 16.2 ovan omfattar inte uppgifter om Kunden som kommit till Observers kännedom på annat sätt än genom Avtalet. 17 Ändringar och tillägg 17.1 Observer har rätt att ändra eller modifiera Tjänsten. 17.2 Observer har rätt att ändra Allmänna villkor genom att senast en (1) månad innan ändringen träder i kraft skriftligen informera Kunden om ändringen på faktura eller genom brev, fax eller e-post. 17.3 Övriga ändringar i detta Avtal, utöver löpande ändringar i bevakningsprofil och medielista, skall för att vara gällande vara skriftliga och godkännas av båda parter. 18. Meddelanden Meddelanden som avsänds enligt Avtalet skall avges till adresser som anges i orderbekräftelse/avtal. Meddelande skall anses ha kommit mottagaren tillhanda tre (3) dagar efter avsändandet. 19. Marknadsföring Observer har rätt att, under den tid Avtalet gäller, åberopa Kundens namn i reklam och annan marknadsföring av Observers tjänster. 20.
Samtycke enligt Personuppgiftslagen (1998:204) 20.1 Personuppgifter som lämnas till Observer behandlas fortlöpande i Observers register. Behandlingen av personuppgifter hos Observer sker i samband med bokföring, fakturering och övriga administrativa åtgärder för fullgörande av avtal mellan Observer och Observers kunder. Personuppgifterna kan även komma att för angivna ändamål föras över till bolag som ingår i Observerkoncernen, oavsett i vilket land inom eller utom den Europeiska Unionen bolaget finns. Observerkoncernen kommer att iaktta försiktighet vid behandlingen av personuppgifterna för att skydda den registrerades personliga integritet. 20.2 Som registrerad har man rätt att en gång per kalenderår skriftligen begära ett kostnadsfritt besked från Observer om den behandling av personuppgifter som sker. Observer har skyldighet att på begäran av en registrerad rätta, blockera eller utplåna personuppgifterna om dessa behandlats felaktigt.
21. Tvist Tvist angående giltighet, tolkning eller tillämpning av Avtalet, innefattande eventuella anslutande överenskommelser om Observers omvärldsbevakning/analys, anslutning till medium för elektronisk distribution m.m. skall avgöras slutligt genom skiljeförfarandeenligt lagen (1999:116) om skiljeförfarande. Förfarandet skall äga rum i Stockholm. Part skall dock inte i något fall vara förhindrad att vända sig till myndighet för utfående av klar och förfallen fordran.
____________
Tjänstespecifikation Denna tjänstespecifikation är en bilaga till det avtal som tecknats mellan Sverok och Observer Sverige AB. Den innehåller en beskrivning (inkl priser) av de tjänster som ingår i Avtalet. Till specifikationen bifogas Tjänsteblad för respektive tjänst.
Pressbevakning Sökprofil • • • •
Sverok / Sveriges roll- och konfliktspelsförbund Rollspel ej i samband med dataspel Fantasirollspel ej i samband med dataspel Levande rollspel / Lajv
Sökprofilerna går att justera under avtalsperioden. Omfattning Samtliga tryckta medier enligt vår medielista, se www.observer.se. Leverans Leverans sker löpande per post. Media Monitor Report, en månatlig rapport med statistik över pressbevakningen, levereras per e-post.
Pris Månadsavgift Artikel, per styck Nyhetsbyråmaterial, per styck Moms och distributionsavgift tillkommer.
970 kr 23 kr 32 kr