Progetto I-DOC Erogazione di Servizi On-Line per cittadini/imprese sul territorio bresciano: un’infrastruttura di Gestione Documentale integrata con strumenti di cooperazione applicativa per gli enti aderenti al CST provinciale
Progetto Esecutivo
Area 3: Sviluppo di servizi di front-office evoluti.
I-DOC: Progetto Esecutivo
Sommario 1
Premessa.................................................................................................................................................... 3
2
Anagrafica di progetto ............................................................................................................................... 4
3
Enti coinvolti .............................................................................................................................................. 4
4
Contesto e obiettivi ................................................................................................................................... 5
5
Soluzioni..................................................................................................................................................... 7 5.1
Sistema di Gestione Documentale sovra-ente per la gestione dei servizi on-line ............................ 7
5.1.1
La nuova architettura applicativa.............................................................................................. 9
5.1.2
Protocolli e Formati della soluzione ........................................................................................ 12
5.1.3
Strutture dati della soluzione .................................................................................................. 13
5.2
Integrazione tra i software di Protocollo Informatico comunali e BresciaGOV .............................. 14
5.3
Timbro digitale................................................................................................................................. 20
6
Piano di lavoro di dettaglio...................................................................................................................... 24
7
Piano formativo ....................................................................................................................................... 41 7.1
Personale tecnico del centro sistema e dei comuni (tipo A)........................................................... 41
7.2
Personale amministrativo dei comuni (tipo B)................................................................................ 41
7.3
Aspetti organizzativi e metodologici ............................................................................................... 42
7.4
Figure coinvolte ............................................................................................................................... 43
7.5
Architettura software ...................................................................................................................... 43
8
Piano di monitoraggio delle attività e per la misurazione degli impatti.................................................. 43
9
Piano di collaudo...................................................................................................................................... 45
10 Piano economico e finanziario................................................................................................................. 45 ALLEGATO A – Gli Enti aderenti al CIT ............................................................................................................. 49
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1 Premessa La Provincia di Brescia intende estendere il processo di razionalizzazione della propria macchina amministrativa attraverso un significativo potenziamento dei propri sistemi informativi, inteso come sviluppo ed estensione dell’utilizzo delle tecnologie informatiche e telematiche, al fine di determinare un significativo miglioramento della qualità, della trasparenza, dell’efficienza e dell’efficacia dei propri servizi. L’intervento si pone l’obiettivo di integrare le tematiche legate alla diffusione della società dell’informazione con quelle riguardanti la modernizzazione e la razionalizzazione dei processi di innovazione territoriali, che da tempo l’Ente Provincia promuove e sostiene attraverso il proprio Centro Innovazione e Tecnologie (CST - Centro Servizi Territoriale); esso rappresenta pertanto una logica evoluzione del sistema di azioni e investimenti messi in atto per il sostegno della cultura della dematerializzazione verso gli enti aderenti. L’area di intervento è la numero 3 - Sviluppo di servizi di front-office evoluti, dal momento che intende sviluppare l’integrazione di procedure complesse che coinvolgono una pluralità di enti. Come viene messo in evidenza nel bando, il perseguimento degli obiettivi presuppone che siano definiti i requisiti legati alla Organizzazione del back-office (Area 1). Infatti, mentre da una parte si intende sviluppare/potenziare l’infrastruttura per l’erogazione dei servizi di Front-Office, il progetto prevede un intervento lato-comuni perché adottino le soluzioni che permetteranno l’integrazione dinamica dei loro sistemi con il Front-Office. In questo contesto, questa proposta progettuale prevede un insieme di azioni legate a: attività di analisi per la riorganizzazione dei processi e delle procedure interne per la gestione dei servizi on-line rivolti a cittadini e imprese (livello 4 UE); adozione di un sistema per la gestione documentale e il work-flow dei processi relativi ai flussi documentali in entrata, in uscita ed interni; utilizzo di tools e metodologie per assicurare una piena coerenza con il nuovo Codice di Amministrazione Digitale e quindi di dematerializzazione dei flussi informativi; realizzazione di applicazioni e servizi per gli enti partecipanti al progetto BresciaGOV. Le attività perciò si configurano non solo come meri interventi tecnologici, ma insisteranno anche sul trasferimento di competenze per la gestione dematerializzata dei documenti (da tradurre in consapevolezze e prassi organizzative interne al proprio ente), attraverso un’azione formativa continua e la valorizzazione delle esperienze avanzate già presenti sul territorio.
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2 Anagrafica di progetto Acronimo
I-DOC
Denominazione
Progetto I-DOC: un’infrastruttura di Gestione Documentale integrata con strumenti di cooperazione applicativa per gli enti aderenti al CST provinciale.
Descrizione
Il progetto I-DOC intende espandere e mettere a sistema il modello di egovernment che il Centro Innovazione e Tecnologie della Provincia di Brescia ha elaborato per l’erogazione dei servizi on-line, con la partecipazione di oltre 190 enti locali del territorio bresciano.Da un lato si intende sviluppare/potenziare l’infrastruttura per l’erogazione dei servizi di Front-Office e, dall’altro, si prevede un intervento lato-comuni perché adottino le soluzioni che permetteranno l’integrazione dinamica dei loro sistemi con il Front-Office.
Data di inizio del Progetto
Provincia di Brescia Sede legale: Palazzo Broletto - Piazza Paolo VI, 29 - 25100 - Brescia Sede operativa: Crystal Palace - Brescia Via Cefalonia, 70 - 25100 - Brescia 7 marzo 2012
Durata
24 mesi
Ente Coordinatore
Tabella 1 – Schede anagrafica di progetto
3 Enti coinvolti La Provincia di Brescia ha costituito e rappresenta l’ente coordinatore di un Centro Servizi Territoriale – denominato Centro Innovazione e Tecnologie (CIT) e qualificatosi, mediante specifico bando nazionale del CNIPA (oggi DigitPA), quale Alleanza Locale per l’Innovazione - finalizzato all'erogazione in forma associata e coordinata di servizi di e-Government, con l’obiettivo di favorire e agevolare il processo di digitalizzazione della PAL bresciana e di supportare gli enti del territorio nello sviluppo di servizi ICT, nonché per coadiuvarli nell’adempimento delle prescrizioni del riformato Codice dell’Amministrazione Digitale, in linea con gli obiettivi del Piano e-gov 2012. A tal fine il Centro Innovazione e Tecnologie: promuove la cooperazione intercomunale; coordina la realizzazione della rete dei Comuni Bresciani; organizza la domanda di servizi di natura informativa e tecnologica (ICT); accoglie e si fa promotore di collaborazioni con gli Enti e le Istituzioni di riferimento in ambito locale, nazionale ed internazionale; eroga ai Comuni aderenti servizi di back office finalizzati allo sviluppo del governo elettronico locale; promuove la cultura dell'e-gov e della gestione associata dei servizi comunali; coordina e promuove azioni di formazione e di informazione sulle tematiche del governo elettronico, rivolte sia agli operatori della Pubblica Amministrazione Locale, sia ai cittadini dei Comuni aderenti. Rispetto alle esperienze maturate nei diversi ambiti locali, il CIT si propone di svolgere un ruolo attivo di valorizzazione delle singole realtà locali e delle loro peculiarità: esso infatti si fa sia promotore di nuove progettualità in favore di tutti i propri aderenti, sia cerca di promuovere interazioni con i progetti portati avanti da una singola aggregazione o forma associativa i cui esiti si traducano in servizi che possano essere di interesse per tutti gli enti del CIT. in quest’ottica, i beneficiari delle soluzioni realizzate nell’ambito del progetto I-DOC saranno tutti gli Enti aderenti al CIT riportati in allegato (ALLEGATOA–GliEntiaderentialCIT). 4
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4 Contesto e obiettivi La Provincia di Brescia ha predisposto la piattaforma BresciaGOV, un nuovo sistema di pubblicazione delle informazioni e servizi sul web e di portali comunali integrati in una logica di sistema di e-government, che metta a disposizione informazioni e servizi on line per cittadini, imprese e pubbliche amministrazioni, in linea con la normativa sull’accessibilità e dotato delle più aggiornate tecnologie di comunicazione. A partire dalla richiesta esplicita di alcuni enti, l’obiettivo che si è perseguito è stato quello di offrire agli enti locali interessati a rinnovare il proprio sito la possibilità di valutare l’opportunità di adottare la soluzione su cui ha investito la Provincia, che traduce in concrete opzioni gli obiettivi di e-government definiti dal Ministero per l’Innovazione e le Tecnologie. Lo stato di sviluppo della piattaforma BresciaGOV nel complesso, già descritto in modo dettagliato nel documento di proposta progettuale, è illustrato sinteticamente nel seguente schema (Figura 1):
Figura 1 - Schema logica dell’infrastruttura AS-IS
Come si può osservare, con l’assetto attuale l’automazione del back-office di BresciaGOV è limitata alle comunicazioni al cittadino sull’avanzamento della pratica attraverso il canale e-mail e l’area riservata MyHome. Se da un lato questa implementazione assicura già maggior efficienza, dal momento che sgrava il back-office del compito di gestire la comunicazione, dall’altro tutte le attività di gestione documentale, protocollazione e archiviazione restano completamente a carico del personale interno all’Ente. Tramite il progetto I-DOC si intende automatizzare (attraverso componenti di cooperazione applicativa) l’interazione tra Back-Office Comunale e il Front-Office basato sull’infrastruttura BresciaGOV, gestire in modo più efficace le pratiche (introducendo tecnologie di Gestione Documentale) e rendere i documenti digitali rilasciati dall’ente, validi anche se riprodotti su supporto cartaceo (Timbro digitale). Il nuovo assetto si configura perciò modificato secondo il seguente schema (Figura 2):
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Figura 2 – Schema logica dell’infrastruttura TO-BE
Con le integrazioni proposte si conseguono indubbi e significativi vantaggi.Si confrontano le attività della fase iniziale di protocollazione nelle due soluzioni: allo stato attuale è necessario che, una volta ricevuta la richiesta del cittadino e aperto un nuovo fascicolo, l’operatore comunichi manualmente a BresciaGOV i dati di registrazione affinché possa essere spedito l’avviso di ricevimento al cittadino. nel flusso progettato invece lo svolgimento manuale di tutti questi passaggi non è più necessario: grazie all’integrazione di BresciaGOV con il Protocollo Informatico (PI) dell’ente e con il sistema di Gestione Documentale (DMS), la registrazione e la fascicolazione saranno automatici. Oltre a questa fase iniziale, il sistema BresciaGOV si occuperà di aggiornare opportunamente il fascicolo per tutto l’iter della pratica. Un altro vantaggio dell’automazione proposta emerge nella parte conclusiva del procedimento: il compito di mandare in conservazione digitale il fascicolo non sarà più dell’operatore, dato che l’operazione verrà automatizzata mediante integrazione con il servizio di conservazione sostitutiva già disponibile in BresciaGOV.
L’Amministrazione Provinciale di Brescia intende perciò realizzare il Sistema Informativo Documentale Integratoper la gestione integrata delle seguenti attività di back office e di front office: Sistema di Gestione Documentale integrato con l’esistente Workflow Management System per l’automazione dei procedimenti amministrativi; Integrazione del sistema di Gestione documentale e di Workflow con il backoffice degli enti territoriali (almeno a livello di Protocollo Informatico); Acquisizione e integrazione della tecnologia abilitante Timbro Digitale.
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5 Soluzioni Qui di seguito è riportata una descrizione dei dettaglio delle soluzioni tecnologiche che verranno realizzate nell’ambito del progetto I-DOC. 5.1 Sistema di Gestione Documentale sovra-ente per la gestione dei servizi on-line Il Sistema di Gestione Documentale ha come cuore operativo la gestione dell’archivio tramite un applicativo dedicato e integrato nella piattaforma di Content Management Valido CMS, già implementata nell’infrastruttura BresciaGOV. Le filiere di produzione/ricezione dei documenti, così come i sistemi di gestione di Autenticazione e Autorizzazione, Firma Digitale, sono integrati con la gestione dell’archivio, mentre il servizio di Conservazione Sostitutiva viene reso disponibile alla gestione dell’archivio dalla piattaforma.Le attuali funzionalità si basano sulla seguente architettura (Figura 3):
Figura 3 – Architettura del sistema AS - IS
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La quasi totalità dell’architettura poggia su di uno stack Java. La maggioranza dei componenti provengono dalla suite di Oracle e comunicano tra di loro attraverso web services. La componente “Modulistica Web” non offre possibilità di integrazione diretta ed è quindi collegata al resto del flusso informativo utilizzando tecniche miste. L’integrazione con il backend avviene invece direttamente attraverso il database, andando ad insistere su specifiche tabelle. Per quanto attiene ai formati e protocolli utilizzati, è possibile affermare che il protocollo di comunicazione è quasi esclusivamente HTTP con l’unica eccezione della PEC. Il documento di descrizione del modulo è in formato XML, con estensione .jxml, creato utilizzando il DTD di Jasper Report e suscettibile quindi a tali regole di composizione. I moduli beneficiano della possibilità di connettersi a data-source/script esterni attraverso alcune convenzioni sintattiche ritagliate all’interno della sintassi .jxml. Le connessioni esterne sono listate in un file XML comune a tutti i moduli e presente all’interno dell’applicazione di modulistica. La soluzione attuale presenta alcuni limiti, su cui è necessario intervenire e si rende necessario operare a livello sistemico, agendo secondo i seguenti criteri: 1. Individuare un nuovo strumento software di gestione dei moduli che permetta un’agile possibilità di gestire la creazione e la manutenzione dei moduli stessi, incentrato su moderni standard (XForm); 2. Porre particolare attenzione allo studio di integrazione dell’applicativo con un software documentale, capace di mantenere ordinate, catalogate e ricercabili le singole pratiche del cittadino e di attivare una tematica di versionamento a supporto della loro memorizzazione; 3. Individuare soluzioni basate su tecnologie open e standard di mercato che siano compatibili con la struttura esistente, operando di preferenza nell’adozione di software già esistenti adatti allo scopo piuttosto che stesura di nuovi applicativi ad-hoc. All’attuale livello di analisi, sono già stati individuati alcuni possibili scenari: A. Orbeon Form e Alfresco La soluzione ipotizza un utilizzo di Orbeon, un prodotto per la creazione, la pubblicazione e la gestione di webform, come piattaforma all’interno della quale costruire un applicativo in tecnologia XForm / XPL / PFC che si interfacci con Alfresco attraverso un backend Java. La soluzione è stata scartata in quanto troppo legata ad un prodotto che, seppur traendo forza da tecnologie open, rappresenta comunque un’implementazione proprietaria e poco portabile. Le tecnologie XPL e PFC sono inoltre poco conosciute e con scarse prospettive di diffusione in futuro. B. Drupal e Alfresco La soluzione ipotizza l’utilizzo del CMF Drupal come strumento all’interno del quale definire specifiche tipologie di contenuto corrispondenti ai moduli da compilare. La connessione con i restanti componenti architetturali viene gestita attraverso l’installazione di moduli sviluppati dalla community o con lo sviluppo di moduli ad-hoc in PHP. La soluzione è stata scartata perché troppo rigida nella gestione dell’interfaccia per l’input dei dati del modulo. Sono stati fattori determinanti alla scelta anche la poca attinenza di questo prodotto con il panorama enterprise e la naturale propensione di Drupal verso lo sviluppo di portali molto distanti dal modello di funzionamento di modulistica web. C. Alfresco StandAlone La soluzione ipotizza l’utilizzo della suite di Alfresco come piattaforma sulla quale sviluppare l’intero applicativo ‘modulistica web’. Questa soluzione beneficia della massima integrazione possibile con il documentale riducendo al contempo il numero di componenti da aggiungere all’infrastruttura esistente. La soluzione è stata scartata in quanto l’environment messo a disposizione da Alfresco mal si presta a circoscrivere in modo convincente l’intero set di features necessarie al progetto. In particolare la gestione delle form è affidata ad un componente interno che segue uno standard proprietario e poco flessibile (le XForm possono essere utilizzate solamente per la creazione di 8
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nuovi contenuti lato amministrazione) in quanto troppo legato al concetto di documento e di metadato. D. Liferay e Alfresco La soluzione ipotizza lo sviluppo all’interno della piattaforma Liferay di tutti gli strumenti necessari all’implementazione della soluzione, beneficiando della nativa integrazione tra Liferay e Alfresco e ricorrendo ad uno sviluppo custom Java per tutto quanto non già disponibile da parte della community. La soluzione si configura come implementativamente corretta e potrebbe essere adottata in una visione a lungo periodo. Nell’immediato è però sconsigliato procedere all’affiancamento di due portali enterprise (Liferay e OraclePortal). Nel capitolo ‘Potenzialità future della soluzione’ tratteremo in dettaglio le modalità di integrazione della soluzione proposta con in vista di una potenziale adozione del portale Liferay. E. Soluzione custom e Alfresco La soluzione ipotizza lo sviluppo di una piattaforma 100% custom, costruita per inserirsi perfettamente all’interno dell’infrastruttura esistente rispondendo nel modo migliore ad ognuno dei requisiti di progetto. L’integrazione con Alfresco viene raggiunta tramite l’utilizzo del protocollo open CMIS, condiviso da una buona fetta di software documentali. La soluzione non tiene conto dei criteri di selezione specificati e propone un percorso di implementazione troppo lungo e dispendioso. La vastità dei temi da sviluppare rende inoltre probabile il rischio di raggiungere una soluzione sub-ottima rispetto a quanto già disponibile ad oggi in commercio. F. Orbeon e Alfresco guidate da un’applicazione di regia custom La soluzione ipotizza la creazione di una applicazione custom con il solo obiettivo di coordinamento e gestione di componenti verticali calate sui singoli temi legati al progetto. L’applicazione, su stack Java, si interfaccia con Alfresco tramite protocollo CMIS e genera XForm, interpretate poi dall’engine di Orbeon e servite sottoforma di HTML all’utente finale. Il workflow è controllato sempre da Alfresco così come, grazie alle transitions, anche le varie e necessarie conversioni tra XML e PDF. Nel corso del progetto (– Attività A2 – Software selection e acquisizione delle tecnologie) ci si propone di svolgere un ulteriore approfondimento dell’analisi, anche prendendo in considerazione esperienze collaudate in altre realtà italiane o straniere, con la finalità di selezionare la soluzione tecnologica più vantaggiosa a parità di obiettivi in termini di funzionalità da realizzare e tempi di sviluppo previsti nella proposta progettuale. Qui di seguito si anticipa la descrizione di dettaglio di una prima ipotesi di soluzione individuata fra quelle sopra citate, al fine di specificaremeglio la tipologia di servizio che sarà realizzato.
5.1.1 La nuova architettura applicativa In questa sezione affrontiamo nel dettaglio il modello architetturale proposto, esponendotecnologie, componenti, protocolli e strategie da implementare. Nello schema seguente (Figura 4) è stata sintetizzata l’architettura che sottende il flusso operativo proposto:
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Figura 4 - Architettura del sistema TO - BE
In Colore Rossosono evidenziati gli attori coinvolti, in Colore Nero sono invece indicate le infrastrutture che compongono il sistema. La Freccia Verde, che parte dall’angolo in altro a sinistra dell’immagine rappresenta le comunicazioni necessarie alla creazione di un nuovo modulo; La Freccia Blu, indica i passi necessari per la visualizzazione delle pratiche attive (supponendo che l’utente sia già stato autenticato presso il SSO);
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La Freccia Porporadenota invece i passi necessari all’inserimento di nuovi modelli di modulo all’interno del sistema; Con la Freccia Aranciosono invece indicate le interazioni tra l’ente comunale ed il sistema di modulistica, necessarie per gestire l’avanzamento di stato della pratica. La soluzione si basa su tre interventi principali: introduzione di un supporto documentale enterprise, che sappia coordinare e gestire sia la parte di moduli sia le pratiche create dai fruitori del servizio e che sia predisposto per futuri utilizzi; adozione di uno standard internet per la gestione dei moduli (XForm) ; creazione di una applicazione ‘regia’ che assolva al duplice compito di presentare una interfaccia web aderente ai principi di usabilità e ottimizzata per la fruizione del servizio e che sappiacoordinare le necessarie integrazioni con i restanti componenti dell’infrastruttura. L’intero progetto è strutturato per beneficiare al massimo di standard già esistenti ed adottati dal mercato, come meglio illustrato nei capitoli successivi, lo stesso ragionamento è stato applicato al comparto software, predilegendo soluzioni già disponibili sul mercato che possano ottimizzare il rapporto aderenza ai requisiti/costo e ottimizzando la stabilità delle features offerte. Componenti della soluzione: La soluzione si configura in tre componenti software: 1. Alfresco Alfresco rappresenta una soluzione ECM riconosciuta ed utilizzata in tutto il mondo. La suite comprende, oltre al servizio di repository documentale, anche funzioni di record management e di virtualization platform su webserver Tomcat. La flessibilità della piattaforma è garantita da una innumerevole disponibilità di metodi di interfacciamento (FTP, WebDAV, SMB, CIFS, CMIS) e dalle potenzialità offerte dai WebScript. Gli oggetti memorizzati nel repository sono facilmente configurabili attraverso la definizione di set, anche articolati, di meta-informazioni. La soluzione è anche dotata di uno strumento per la definizione di workflow operativi e della possibilità di effettuare trasformazioni (es: XML -> PDF) sui documenti depositati. Il sistema, dovendo gestire l’intero ciclo di produzione e gestione di una pratica on-line (come attualmente avviene), dovrà consentire una archiviazione separata di documenti in archivio corrente, sempre disponibili on line, diversamente da quelli in archivio di deposito che potranno risiedere su supporti di memorizzazione anche non in linea. Indipendentemente da questa suddivisione, l’archivio nella sua completezza sarà sempre disponibile grazie ai metadati dei documenti e delle strutture aggregative. La componente di Content Management consentirà di effettuare l’archiviazione dei documenti mettendo a disposizione il software di base a garanzia dell’integrità e dell’immodificabilità dei documenti, fornendo le seguenti principali funzionalità: il check-in ed il check-out dei documenti; l’esibizione e accesso ai documenti, con gestione del versioning; il supporto alla firma digitale; la ricerca dei documenti. La soluzione di Gestione Documentale sarà costituita, nel complesso, da un insieme integrato di moduli funzionali che definiscono la gestione documentale degli Enti, cioè la modalità con cui le funzionalità base della piattaforma saranno utilizzate dagli Enti stessi: back-office: modulo per la definizione della struttura dell’Ente, degli utenti, dei profili, e del diritto di accesso ai documenti; gestione strutture archivio: modulo per la definizione della struttura dell’archivio, del titolario di classificazione e delle strutture aggregative; gestione contenuti: modulo per la gestione delle strutture aggregative dei documenti e per effettuare tutte le operazioni su di esse (ad esempio inserire e prelevare documenti); 11
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gestione smistamento: modulo per consentire lo smistamento dei documenti, inviare e ricevere gli avvisi di comunicazione agli utenti sulla presenza di documenti nel sistema; gestione archivio: modulo per tutte le operazioni proprie della gestione archivio; audit trail: modulo per la registrazione delle operazioni effettuate nel sistema; servizi applicativi: modulo per la definizione dei servizi applicativi richiamabili da procedure software esterne al sistema di gestione documentale.
Figura 5 – Schema del sistema di gestione documentale
2. Orbeon Form Engine La soluzione Orbeon Forms consente di beneficiare di un completo ambiente enterprise per la creazione e la fruizione di moduli definiti attraverso il formato XForm. All’interno dell’architettura proposta è stata inserita soltanto la libreria adibita alla trasformazione XForm => XHTML, estratta da questa soluzione enterprise. I benefici di questa implementazione sono molteplici: supporto di validazioni, campi ripetibili, data source esterni e template offerto dalla specifica XForm, da alcune specifiche ad essa correlate e dal container XHTML e JavaScript. generazione diretta di un documento XML come conseguenza dell’invio del modulo compilato. alte potenzialità di personalizzazione della parte di presentazione. 3. Nuova modulistica (applicazione di regia): L’applicazione, di natura custom, è progettata per essere sviluppata su stack Java con tecnologia JRuby, in modo da poter beneficiare del famoso framework Ruby on Rails.Questo componente gestisce e coordina l’interazione con il repository documentale econtiene il citato Orbeon Form Engine. I benefici di questa scelta sono così riassumibili: pieno e totale controllo nella gestione del layout dell’applicazione e dei percorsidi navigazione, controllo su tutte le integrazioni richieste dall’infrastruttura corrente, potenzialità di futura integrazione con portal engines enterprise.
5.1.2 Protocolli e Formati della soluzione La soluzione poggia su di una selezione di protocolli e formati non proprietari, in modo da garantire una buona compatibilità in caso di futuro cambio dei componenti: •
XForm 1.1
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Le specifiche XForm nascono come evoluzione dell’attuale subset di specifiche HTML utilizzate per descrivere le maschere di input. La nuova sintassi consente di definire una struttura MVC-compliant capace di gestire non solo il layer di presentazione ma anche la strutturazione del dato e le sue regole di validazione e di correlazione. http://www.w3.org/TR/2009/REC-xforms-20091020/ •
Xinclude Queste specifiche consentono di includere un documento XML all’interno di un altro. Grazie all’implementazione di Xinclude i moduli beneficeranno della possibilità di includere templates e parziali. http://www.w3.org/TR/xinclude/
•
CMIS È una specifica sviluppata a supporto dell’interoperabilità tra i vari ECM leader di mercato (tra cui Alfresco). Consente di interfacciarsi ad un server ECM con un protocollo XML derivato dall’ATOM. Tra le sue features la possibilità di eseguire query SQL-like sul repository documentale. http://docs.oasis-open.org/cmis/CMIS/v1.0/os/cmis-spec-v1.0.pdf
•
FDF/XFDF: È una specifica per descrivere un set di dati; Acrobat Reader può interpretare questo formato ed utilizzarlo per l’auto-popolazione dei campi di un PDF. La stessa operazione può essere eseguita anche server-side. http://en.wikipedia.org/wiki/Forms_Data_Format#Forms_Data_Format_.28FDF.29
5.1.3 Strutture dati della soluzione Il repository documentale verrà instrumentato con alcuni oggetti ad-hoc, dotati di un set di metainformazioni adatte a contenere e descrivere le varie relazioni tra essi. In particolare sono previsti i seguenti oggetti (altri potrebbero essere aggiunti in fase di sviluppo): Pratica, Modulo, Ente. La struttura delle cartelle prevede la creazione di una pratica all’interno di tre diversi ‘alberi’ (l’oggetto pratica, rispettando le caratteristiche dell’ECM, resterà comunque unico), di seguito un esempio: •
Per cittadino: o Mario Rossi o Sandro Versi Richiesta cambio di residenza - 12/03/2012 • Per ente: o Comune di Provaglio d’Iseo Sandro Versi • Richiesta cambio di residenza - 12/03/2012 • Per pratica: o Richiesta cambio di residenza Sandro Versi • Richiesta cambio di residenza - 12/03/2012 La singola pratica conterrà un set di documenti variabile in base al modulo compilato, ma fisso nella composizione, ad esempio: •
Richiesta cambio di residenza o dati_inseriti.xfdf 13
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o pratica.edok o modulo_compilato.pdf o allegati_dall_utente allegato_a.pdf allegato_b.doc allegato_c.png o moduli_di_supporto moduloA.pdf moduloB.pdf All’interno del repository è previsto uno spazio per la memorizzazione dei singoli modelli di modulo con una struttura simile alla seguente: •
Moduli o Richiesta assegnazione borsa di studio form.xform.html modA002.pdf modF002.pdf modG002.pdf modH002.pdf In questo modo anche i modelli potranno beneficiare del versionamento garantito dall’ECM. 5.2 Integrazione tra i software di Protocollo Informatico comunali e BresciaGOV Gli interventi del legislatore, volti ad incentivare l’amministrazione digitale, confermano la necessità di organizzare un sistema documentale che gestisca i documenti prodotti sin dalla loro nascita in formato elettronico, per poi garantirne una adeguata conservazione nel tempo. Un moderno sistema di gestione documentale deve disporre di adeguati strumenti di interoperabilità, sia in termini di interazione con le diverse componenti BresciaGOV, sia in termini di comunicazione con sistemi di gestione documentali di altre amministrazioni o organizzazioni. Gli strumenti di interoperabilità sono quindi indispensabili per giungere ad una gestione integrata di documenti informatici, con conseguente riduzione di tempi (di trasmissione, di imputazione, di reperimento delle informazioni, ecc.) e costi, diretti e indiretti (minori consumi di carta, minori costi di stivaggio, minori costi di spedizione/trasmissione, riduzione di errori umani, miglior qualità del lavoro, ecc.). Per questo si è deciso di investire su una soluzione aperta, che consentisse di archiviare in un unico repository documentale qualsiasi documento prodotto o acquisito nell’ambito dell’erogazione dei servizi on-line. A naturale completamento dell’attività di archiviazione si colloca la conservazione digitale dei documenti informatici corredati da adeguati metadati, indispensabili a garantire l’integrità, la non ripudiabilità e l’intelligibilità nel tempo dei documenti informatici. Nell’adottare un sistema di gestione documentale, lo sforzo profuso è quello di individuare soluzioni che rispettino alcuni principi condivisi: •
Standard aperti L’uso di standard aperti per lo sviluppo dellecomponenti applicative consente di sviluppare la comunicazione fra i diversi moduli ed offrire applicazioni distribuite, sicure ed interoperabili. L’uso dell’XML come formato di scambio dei contenuti rappresenta un ulteriore sforzo verso l’adozione di standard aperti.
•
Architettura orientata ai servizi (SOA) e all’integrazione (web services) L’esposizione di uno strato di servizi per accedere alle unità informative(documenti e fascicoli) e per la loro gestione, in modo trasparente e riutilizzabile per le altre applicazioni, migliora la capacità di cooperazione applicativa, facilitando le sinergie fra i diversi sistemi informativi. 14
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•
Architettura Web-based L’architettura del sistema garantisce i principali benefici delle applicazioni web based: facilità di distribuzione ed aggiornamento, accesso multipiattaforma, scalabilità.
•
Rispetto dei canoni archivistici Il sistema rispetterà i requisiti archivistici in termini di classificazione, fascicolazione, tracciabilità, non ripudiabilità dei documenti informatici prodotti nell’ambito di un sistema integrato di gestione documentale. L’obiettivo che ci si pone è quello di praticare l’intero processo di gestione digitale dei documenti sviluppati nei procedimenti Brescia GOV: dalla protocollazione, passando attraverso la fascicolazione e la repertoriazione, per finire con la chiusura del fascicolo e la sua archiviazione. Si parte dalla considerazione che tutti gli Enti hanno acquisito il sw di Protocollo Informatico e dispongono del NUCLEO MINIMO. In verità, attualmente il Protocollo Informatico viene utilizzato quasi esclusivamente per la fase di Registrazione. La Classificazione e la Fascicolazione del documento non vengono sempre praticati, ma anche attraverso un intenso processo di formazione condotto in ambito locale sta nettamente aumentando la sensibilità verso questa dimensione organizzativa e professionale. L’assunto di partenza è che: - per ciascun ente partecipante al progetto BresciaGOV l’utilizzo pieno del Nucleo Minimo del Protocollo Informatico è dimensione coerente, sostenibile dal punto di vista organizzativo e di corretta gestione documentale. - per esplicare al meglio le funzionalità di interoperabilità, il sw di Protocollo debba essere correttamente configurato perché consenta il dialogo tra PI e PEC. Con il presente progetto si intende attuare l’interconnessione tra i sw di protocollo dei diversi enti e la piattaforma di gestione documentale/workflow, attraverso l’espansione delle funzionalità presenti nei software attualmente in funzione presso i comuni, coinvolgendo le sw-house fornitrici dei vari prodotti e ottimizzando su ampia scala gli interventi. Nello stesso tempo si intende sperimentare per un definito target di enti, dotati di una propria soluzione di workflow, l’interconnessione con i sistemi BresciaGOV, in termini di scambio dinamico di informazioni secondo i dettami dell’e-government. Si intende, inoltre, mettere in atto lo scenario più evoluto di modalità di Conservazione Digitale (descritto in precedenza) e quindi di integrare i software in utilizzo presso i Comuni con il sistema di conservazione. Per poter realizzare lo scenario del flusso automatico è necessario provvedere alle opportune modifiche dei sw comunali perché supportino le procedure definite e codificate. I vantaggi di questa azione consistono in: - automazione dei flussi (con conseguente sgravio delle operazioni connesse da parte degli operatori, risparmio di tempo e qualità del dato trattato); - estensione del processo, oltre che al servizio Conservazione, alla gestione automatizzata dell’alimentazione del proprio Albo Pretorio realizzato dal CIT, alla gestione dei servizi online (basati su CRS) erogati dal CIT; - realizzazione di componenti tecnologiche lato-comuni, riutilizzabili per altri enti territoriali. Per sostenere queste attività sono già stati definitiArchitettura e Protocolli da adottare.
Architettura La big picture architetturale all’interno della quale si colloca l’integrazione tra il sistema di protocollo 15
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e la piattaforma Brescia Gov:
Protocollo
Web Services Standard I web services esposti dalla piattaforma BresciaGOV saranno contattabili mediante lo standard WSS (Web Service Security - http://docs.oasis-open.org/wss/v1.1/) che disciplina la modalità con cui si possano introdurre elementi di sicurezza nella chiamata dei WS stessi. In particolare la parte WS-policy, implementata dalla piattaforma, sarà utilizzata per introdurre il livello di sicurezza voluto. Inizialmente si propone di impiegare una policy detta username_token che richiede l’invio di credenziali username/password eventualmente su un canale sicuro (SSL). Segnatura Il documento “BresciaGOVWS.xsd” definisce la struttura dati di chiamata un operazione tipica (ad esempio l’invio di un messaggio di protocollazione avvenuta o di protocollazione annullata). Questo xsd propone un tracciato contenente: l’oggetto BresciaGOV; il tracciato specifico eventualmente richiesto; il documento passato. WSDL dei web services esposti In generale si è definito per ogni processo alcuni web service che racchiudono delle operazioni atomiche opportune secondo la seguente gerarchia (esemplificata per un processo) Processo
WS
Operazione
Trasferimento Abitazione
Protocollazione
Protocollo Annullamento
Istruttoria
PresaInCarico NuovoDocumento 16
I-DOC: Progetto Esecutivo
Decisoria
Rigetto Conclusione
End points Un esempio di endpoint (per il WSDL) attivo sulla piattaforma BresciaGOV è il seguente http://oraclesoa.provincia.brescia.it:7777/soa-infra/services/defaul t/Protocollazione_composite/ProtocollazioneAuto?WSDL Esso si generalizza negli altri casi nel seguente modo: http://<
>:<>/soainfra/services/default/<>/<>?WSDL Di seguito viene descritto il flusso e lo schema dati gestiti nell’ambito del progetto di interoperabilità tra BresciaGOV e i sistemi di protocollazione degli enti. La parte di descrizione formale del progetto viene tralasciata a favore di una descrizione discorsiva ma dettagliata delle diverse parti che lo compongono. Nel seguito BresciaGOV indica il sistema lato-provincia mentre con ente o sistema si indica il software di protocollazione lato-comune. Un metodo di un servizio web è abbreviato in WS. Tutti i WS sono lato BresciasGOV. Flusso dati A partire dall’inserimento di un documento nuovo il flusso dati può essere così schematizzato. Nella sua area riservata del portale BresciaGOV un utente inserisce un documento (generato da un sistema di modulistica). Al documento viene assegnato un ID univoco (ID BresciaGOV). Un documento può avere degli allegati. Viene aperta una pratica che ha come oggetto l’oggetto del documento (oppure uno definito dallamodulistica selezionata dall’utente) e viene assegnato un ID pratica univoco. Il documento viene inviato tramite PEC all’ente destinatario. Il messaggio PEC conterrà il documento e gli eventuali allegati, nonché un file BresciaGOV.xml che ne rappresenti il tracciato e ne permetta la gestione automatica da parte dell’ente. Il file xml definisce inoltre qual è il documento originale e quali sono gli eventuali allegati, nonché i dettagli dell’autore. L’autore del documento è l’utente autenticato da BresciaGOV mentre il mittente è la Provincia attraverso l’indirizzo telematico di PEC. Per l’autore verrà indicato un ID univoco lato BresciaGOV necessario per identificarlo nell’anagrafica dell’ente e per identificarlo tra i destinatari dei protocolli in uscita. I dati dell’autore verranno quindi salvati nell’anagrafica dell’ente: se l’utente esiste già e i dati sono differenti allora verrà visualizzato un messaggio all’operatore che potrà o no autorizzare l’aggiornamento (per il protocollo verranno comunque presentati i dati della provincia). L’ente riceve il messaggio PEC e lo identifica come messaggio BresciaGOV sia dalla casella mittente sia dalla presenza del file Brescia.xml. • •
•
Il messaggio viene preso in carico dal sistema di protocollazione. Il sistema verifica il contenuto della mail ed eventualmente respinge il messaggio (risposta via PEC con motivazione automatica). Esempio: il file xml è vuoto o non valido, oppure il formato dei documenti non è supportato. Naturalmente il sistema dovrà informare gli operatori dell’ente. Il documento verrà protocollato manualmente da un operatore che potrà eventualmente respingerlo (risposta via PEC per rigetto manuale con motivazione inserita dall’operatore). Un possibile caso riguarda ad esempio la presentazione di un valore (esempio la data di 17
I-DOC: Progetto Esecutivo
•
• • •
presentazione) a posto di un altro valore (esempio nell’oggetto), quindi un caso di errore tecnico. Il sistema presenterà all’operatore tutte le informazioni presenti nel BresciaGOV.xml ai fini della protocollazione e in più creerà il fascicolo corrispondente alla pratica a cui verrà assegnato l’ID univoco identificandolo come fascicolo BresciaGOV (necessario per la gestione dei successivi documenti) e l’ID dell’utente (necessario per identificare i documenti in uscita a lui destinati). Il sistema verificherà se il titolario in uso nell’ente corrisponde a quello indicato nel tracciato xml, altrimenti avviserà l’operatore che avrà possibilità di modificarlo. Tutte le informazioni potranno essere modificate dall’operatore (tranne l’oggetto, l’autore e il mittente). L’operatore non potrà eliminare il fascicolo, che deve necessariamente essere utilizzato come contenitore del procedimento BresciaGOV. Il sistema visualizzerà l’ID documento e l’ID pratica/fascicolo a fini di controllo. Per questo motivo si è pensato di scegliere un formato ID documento composto dall’ID della pratica e da un ID progressivo.
L’indirizzo PEC di BresciaGOV è quindi un indirizzo di gestione da non esporre esternamente, ma che va monitorato per verificare la presenza di segnalazioni di errori da parte degli enti. La pratica corrisponde ad un singolo fascicolo lato ente, fascicolo associato a BresciaGOV e che si riempirà dei documenti inerenti il procedimento (comunicazioni dell’ente, integrazioni utente, ecc.). Il sistema riconoscerà il documento protocollato come marcato BresciaGOV e quindi contatterà il WS lato provincia per la comunicazione di avvenuta protocollazione, inviando i dati definiti in BsGov.xml corretti dall’operatore e assegnati dal sistema (segnatura di protocollo). Ad identificare il documento sarà l’ID BresciaGOV creato all’inserimento. Il tracciato BresciaGOV conterrà anche l’ID del fascicolo come ulteriore controllo. Non verranno inviati né il documento principale né gli allegati. In caso di errore, il WS BresciaGOV ritornerà una motivazione che il sistema presenterà all’operatore. Una volta chiarito il problema sarà possibile re-inviare manualmente il documento (questa fase implica naturalmente interazione tra il personale della provincia e il personale dell’ente). Il sistema dovrà quindi tener traccia dei documenti BresciaGOV protocollati ma non correttamente segnalati alla provincia. Successivi documenti protocollati ed assegnati al fascicolo BresciaGOV, e con destinatario l’utente BsGov del fascicolo (identificati entrambi dall’ID), verranno inviati in modo automatico richiamando l’apposito WS lato provincia, a cui verrà inviato il tracciato BresciaGOV.xml, l’eventuale documento e gli eventuali allegati (anche il documento potrebbe non esserci: ad esempio nel caso di riferimento all’invio di un pacco postale). Il WS dovrà rispondere all’ente, in caso di successo, l’ID del documento assegnato internamente, ID che il sistema salverà nel documento per gestire eventuali altre comunicazioni (nonché per identificare il documento come documento BresciaGOV). Per la gestione dei documenti specifici di un procedimento si veda il capitolo dedicato. L’invio da parte dell’utente di documenti inerenti il procedimento (come documenti di integrazione), avverrà sempre tramite posta PEC. L’inserimento avverrà da modulistica all’interno della pratica e quindi il documento otterrà un suo ID univoco BresciaGOV, ma manterrà l’ID della pratica creata con il documento di avvio pratica. Il tracciato xml allegato al messaggio PEC conterrà quindi questo ID pratica nonché l’indicazione che si tratta di un documento integrativo. In questo modo il sistema dell’ente potrà associarlo correttamente al fascicolo già aperto (o segnalare un errore se, ad esempio, non viene trovato un fascicolo con quell’ID: anche in questo caso verrà inviata una mail PEC di rifiuto con risposta automatica). Tipi di documenti Si è deciso di limitare il tipo di documenti informatici accettati alle sole tipologie che garantiscono la non modificabilità: PDF-A e TIFF, nonché le stesse tipologie firmate digitalmente e racchiuse in una 18
I-DOC: Progetto Esecutivo
busta P7M. Il documento originale non deve necessariamente essere firmato dall’utente anche se inviato tramite la PEC della provincia, visto che l’accesso al portale è garantito da autenticazione forte. Annullamento protocollo E’ necessario prevedere un WS per la comunicazione dell’annullamento di un protocollo BresciaGOV da parte dell’ente. Gli argomenti potrebbero essere i seguenti: Argomento
Descrizione
Formato
IdDocumento
ID BresciaGOV del documento.
Stringa
IdPratica
ID BresciaGOV della pratica (quindi del fascicolo BresciaGOV). Stringa
CodiceEnte
Codice IPA dell’ente (per controllo).
Stringa
DenominazioneEnte
Denominazione dell’ente (per controllo).
Stringa
NumeroRegistrazione
Numero di protocollo.
Stringa
DataRegistrazione
Data di registrazione del protocollo.
Data
Motivo
Motivazione descrittiva.
Stringa
Provvedimento
Estremi del provvedimento amministrativo.
Stringa
Schema dati Lo schema dati necessario all’interoperabilità e, si presuppone, alla gestione lato BresciaGOV, è stato definito a partire dal tracciato della segnatura definito dal CNIPA per l’interoperabilità tra sistemi di protocollo. La parte di segnatura risulta utile in particolare per la definizione dei soggetti, della classifica, dei documenti e degli allegati. Vi sono naturalmente delle informazioni aggiuntive specifiche del progetto BresciaGOV (Servizi On Line, Albo pretorio on line, Conservazione Sostitutiva, Portali istituzionali), a partire dagli ID del documento e della pratica. Bisogna inoltre considerare la codifica dell’ente e del titolario in uso presso quell’ente. Configurazione ente A livello ente, è necessario definire e mantenere la seguente configurazione: o Codice ente (assegnato da BresciaGOV e calcolato in base alle specifiche IPA). o Codice ISTAT. o Codice AOO e denominazione. o Indirizzo di PEC BresciaGOV per la identificazione dei messaggi da protocollare. o Riferimento ai WS lato BresciaGOV: WS di protocollazione avvenuta. WS di invio documenti in uscita. WS di protocollazione annullata. Procedimenti/stati della pratica Per ogni procedimento sono stati definiti (o è possibile definire) un insieme di avvisi/comunicazioni che danno luogo alla generazione di un documento protocollato inviato via WS a BresciaGOV e presentato all’utente. Per permettere una maggiore interoperabilità tra BresciaGOV e gli enti (da quelli che utilizzano la protocollazione semplificata a quelli che utilizzano un sistema di gestione documentale), si è pensato di definire un univoco WS a cui inviare il documento protocollato, il tracciato BresciaGOV.xml e un 19
I-DOC: Progetto Esecutivo
tracciato specifico per ogni stato della pratica (che comunque potrebbe essere integrato in BresciaGOV.xml). Di seguito gli avvisi/comunicazioni definiti finora suddivise nelle diverse fasi: - Fase dell’iniziativa o Ricevuta di protocollazione avvenuta o Comunicazione di avvio procedimento - Fase istruttoria e consultiva (o di Valutazione della pratica). o Avviso di istruttoria in corso o N. giorni dal ricevimento di questa comunicazione o Avviso di richiesta correzioni/integrazioni o Avviso di chiusura correzioni/integrazioni o Avviso di istruttoria conclusa - Fase decisoria o costitutiva o Preavviso di rigetto dell’istanza e comunicazione per apertura termini di presentazione osservazioni o Avviso di chiusura termini per presentazione osservazioni o Dichiarazione di conclusione del procedimento o Dichiarazione di rigetto dell’istanza 5.3 Timbro digitale Come è noto, il timbro digitale rappresenta una tecnologia autorizzata da DigitPA in grado di poter mantenere il valore legale di un documento informatico stampato su carta e quindi trasformato in un documento analogico. L’applicazione pratica è immediata: poter richiedere on line un documento, visualizzarlo sul proprio computer e, anche, stamparlo per produrlo al soggetto che ne abbia fatto richiesta, abbattendo, così,la dimensione spazio – temporale e i costi del servizio complessivo. Il timbro digitale rappresenta una soluzione tecnologica in grado di innovare il modo di lavorare nella pubblica amministrazione migliorando i servizi erogati al cittadino perché, garantendo l’integrità dell’atto, il non-ripudio e la sua non modificabilità, non impatta significativamente sulle prassi dell’ente. Se con la tecnologia della Firma Digitale si rende manifesta e verificabile laprovenienza e l'integrità di un documento informatico o di un insieme didocumenti informatici, con la segnatura elettronica (timbro digitale) si assevera in modalità automatica e senza l’intervento di un pubblico ufficiale laconformità tra documento informatico e analogico. Con l’apposizione del timbro digitale il documento viene trasformato in un codice bidimensionale stampabile su carta. Detto codice contiene tuttii dati dell’atto amministrativo cifrati dalla firma digitale apposta su di esso e costituisce il sistema di sicurezza che garantisce la validità del documento originale una volta che viene riprodotto sulla carta. Il documento informatico nel suo formato p7m quindi rappresenta di fatto l’originale firmato dal responsabile dell’emissione, trasformato in un codice grafico riproducibile su carta. Su questa, per facilitare la conoscenzadell’informazione, vengono comunque riportate le informazioni del p7m in “chiaro”, assumendo in questo caso il documento le caratteristiche di una copia analogica di documento originale informatico. Il fondamento giuridico della sperimentazione si basa su due norme: - Art. 15 quinquies del D.L. 28 dicembre 1989 n. 415 convertito con modifiche nella Legge 28 febbraio 1990 n. 38; - Artt. 24 e 35 del D.lgs. 7 marzo 2005. Il flusso, nel suo complesso, è così rappresentabile:
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I-DOC: Progetto Esecutivo
Il sistema che si intende acquisire perciò si configura come un servizio del Centro Innovazione e Tecnologie per un “rilascio in elettronico” basato sul processo di seguito descritto. L’apposizione del timbro digitale avverrà secondo queste seguenti fasi: • •
verifica e sbustamento del file firmato da timbrare; controllo del formato del file ed eventuale conversione nel formato PDF (formato ottimale sia per le sue caratteristiche di portabilità che per l’ammissibilità come formato elettronico per la conservazione digitale); • predisposizione di un XML contenente: o denominazione dell’Ente mittente e, laddove possibile, della UO che ha prodotto il documento; o estremi di registrazione del documento; o impronta del documento elettronico originale (il documento firmato digitalmente); o dati delle firme digitali apposte sul documento; • calcolo del timbro a partire dall’XML firmato prodotto al punto precedente; • apposizione del timbro sul PDF (in un’area predefinita della pagina) ovvero generazione di un nuovo PDF con il timbro calcolato al punto precedente. Dal punto di vista tecnico ci si intende orientare verso una soluzione, ovviamente basata su codifica bidimensionale, che garantisca la migliore ottimizzazione in termini di densità dei dati e della loro ridondanza. Tra le soluzioni disponibili sul mercato si prenderà in considerazione una tecnologia basata su open-source, non solo per l’attenzione ai costi, ma anche alla replicabilità del sistema stesso (nella logica del riuso). Di seguito alcune indicazioni sulla logica delle funzionalità associate alla soluzione e della relativa operatività. La soluzione "Timbro Digitale" sarà sviluppata attraverso un servizio applicativo web-based, descritto in linguaggio Java 1.6, Servlet 2.4 e JSP 2.0. Il servizio sarà integrato con il framework BresciaGov e finalizzato alla generazione di Timbri Digitali, utilizzanti il framework, partendo da documenti sottoscritti dagli enti. La soluzione riceverà, dal framework BresciaGov, informazioni relativamente al documento da trattare e all'identificazione dell'operatore, che potrà procedere alla sua trattazione.
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I-DOC: Progetto Esecutivo
Fase 1 - Il sistema richiede all'operatore di fornire il documento in formato PDF (con testo embedded nel file), ne estrae il contenuto...
Fase 2 - ... e lo propone allo stesso per essere firmato, direttamente via web (utilizzando la Firma Digitale in possesso dell'operatore sulla postazione su cui sta operando).
Fase 3 - L'operatore firma il documento di testo (in alternativa lo scarica, lo firma ed effettua l l'upload del documento firmato). Fase 4 - Il sistema genera il Timbro Digitale (formato DataMatrix) che rappresenta interamente il documento firmato.
Fase 5 - Il sistema inserisce il Timbro all'interno del documento originale e lo propone all'operatore.
Fase 6 - L'operatore conferma il completamento dell'operazione Timbro, il sistema invia il documento finale al framework BresciaGov per il completamento dell'attività di pubblicazione.
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I-DOC: Progetto Esecutivo
Il servizio di verifica verrà erogato tramite una web-application apposita. Il soggetto è in possesso del documento originale contenente il Timbro Digitale. Preleva il contenuto grafico del Timbro DataMatrix e lo memorizza in un file di formato JPG, PNG o TIF.
Il soggetto interessato invoca la web-application e carica il file con l’immagine del Timbro.
Il sistema mostra il contenuto del timbro sotto forma di documento
Il soggetto può visualizzare i dettagli di verifica della Firma Digitale
Nel rispetto dei criteri assunti (replicabilità del sistema nella logica del riuso), la soluzione sarà nativamente installabile su qualsiasi servlet container compatibile. I Vantaggi dell’adozione del timbro digitale sono noti: permette un processo di dematerializzazione graduale. Non tutti gli enti della PAL possono adottare subito sistemi di gestione completamente digitali per ragioni di carattere tecnico, organizzativo ed economico. è possibile stampare il documento più volte e tutte le stampe saranno sicure. Ciò potrebbe rendere inutile la "copia conforme".
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I-DOC: Progetto Esecutivo
rendere sicure le stampe dei documenti elettronici è una soluzione pragmatica al problema della sicurezza nei documenti ufficiali e un fattore abilitante alla diffusione della firma digitale. Nella progettazione del sistema sarà centrale la dimensione della interoperabilità. Il sistema può funzionare se i soggetti coinvolti dispongono di tecnologie compatibili. E' per questo che, configurando un servizio da utilizzare in modalità ASP, crediamo che tutti gli enti aderenti al CIT possano, al livello prescelto dal loro livello organizzativo/tecnologico, proficuamente utilizzare la soluzione, chi attraverso applicazione web dedicata e integrata in BresciaGOV, chi attraverso una interconnessione dinamica dei sistemi. Quindi, pur assicurando il livello base, nel progetto si intende sperimentare per un determinato target la soluzione più avanzata. Il complesso delle tecnologie dispiegate in BresciaGOV inoltre permette alle amministrazioni della PA di avvalersi di sistemi automatizzati per il rilascio diretto al richiedente di un documento, garantendo anche l'assolvimento di ogni imposta o diritto sugli atti emessi, attraverso la piattaforma tecnologica dei Pagamenti on-line (sempre basati su CRS), avendo comunque sistemato gli aspetti organizzativi e di interrelazione con Agenzia delle Entrate.
6 Piano di lavoro di dettaglio Si riporta nel seguito il piano di lavoro del progetto esecutivo (Tabella 2) che, rispetto a quanto presentato in sede di candidatura, intende fornire una programmazione di maggiore dettaglio delle attività, con indicazione puntuale di: WBS: codice relativo all’attività Attività: codice e nome dell’attività Date: di inizio e fine dell’attività Durata: orizzonte temporale di svolgimento dell’attività WBS Attività 0 Progetto I-DOC 1 Analisi di dettaglio Analisi di dettaglio del contesto territoriale (applicativi in uso 1.1 presso i Comuni, progetti in corso) Individuazione dei servizi prioritari da dispiegare e definzione 1.2 dei lotti di sviluppo 1.3 Individuazione del modello di tariffazione dei servizi a regime 1.4 Individuazione dei servizi da realizzare per ciascun Ente 1.5 Individuazione dei Comuni Pilota 1.6 Mx 1 - Rilascio del documento di analisi 1.7 Definizione del piano di dispiegamento presso gli altri Enti 1.8 Mx 2 - Rilascio del piano di dispiegamento 2 Software selection e acquisizione delle tecnologie Valutazione, selezione e acquisizione della soluzione Timbro 2.1 Digitale Valutazione, selezione e acquisizione della tecnologia per la 2.2 realizzazione della piattaforma GeDoc 2.3 Mx 3 - Rilascio del report di software selection 3 Progettazione funzionale e tecnica 3.1 Progettazione di dettaglio del sistema di Gestione
Durata 522 g 105 g
Inizio 7-mar-12 7-mar-12
Fine 6-mar-14 31-lug-12
10 g
7-mar-12
20-mar-12
10 g
7-mar-12
20-mar-12
10 g 15 g 10 g 0g 60 g 0g 45 g
21-mar-12 4-apr-12 25-apr-12 8-mag-12 9-mag-12 31-lug-12 7-mar-12
3-apr-12 24-apr-12 8-mag-12 8-mag-12 31-lug-12 31-lug-12 8-mag-12
45 g
7-mar-12
8-mag-12
45 g
7-mar-12
8-mag-12
0g 60 g 35 g
8-mag-12 9-mag-12 9-mag-12
8-mag-12 31-lug-12 26-giu-12 24
I-DOC: Progetto Esecutivo
WBS
3.2 3.3 3.4 3.5 4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 5 5.1 5.2 5.3 5.4 6 6.1 6.2 6.3 6.4 7 7.1 7.2 7.3 8 8.1 8.2 8.3 8.4 9 9.1 9.2 9.3
Attività Documentale Individuazione degli scenari di integrazione con il Workflow Management System Progettazione delle modalità di integrazione con i Protocollo Informatici Progettazione delle modalità di integrazione della tecnologia Timbro Digitale Mx 4 - Rilascio delle specifiche tecniche Implementazione della piattaforma e del primo lotto di servizi Sviluppo in ambiente test della piattaforma GeDoc integrata Test funzionale della piattaforma Implementazione del primo lotto di servizi Integrazione della tecnologia Timbro Digitale Test funzionale della piattaforma integrata Porting in ambiente di produzione Mx 5 - Rilascio interno della piattaforma e del primo lotto di servizi Integrazione dei Protocolli Informatici dei Comuni pilota Formalizzazione dei protocolli di comunicazione Implementazione con sw-house pilota Rilascio e pubblicazione dei metodi di integrazione Mx 6 - Rilascio interno della piattaforma integrata con i Protocolli Informatici dei Comuni Pilota Formazione e tutoring per il primo lotto di servizi Predisposizione del materiale formativo per il primo lotto di servizi Progettazione delle modalità e delle sessioni di formazione Formazione ai destinatari Mx 7 - Termine delle attività di formazione e tutoraggio del primo lotto Attivazione del primo lotto di servizi Configurazione dei servizi Go live Mx 8 - Rilascio del primo lotto di servizi Comunicazione e promozione del primo lotto di servizi Predisposizione del materiale informativo Implementazione delle azioni di promozione Rilascio della documentazione delle soluzioni per il suo riuso Mx 9 - Termine della campagna di promozione del primo lotto di servizi Implementazione del secondo lotto di servizi Implementazione e integrazione delle nuove procedure Test funzionale delle nuove procedure Porting in produzione delle nuove procedure
Durata
Inizio
Fine
30 g
16-mag-12
26-giu-12
35 g
13-giu-12
31-lug-12
35 g
13-giu-12
31-lug-12
0g 125 g 60 g 40 g 30 g 30 g 10 g 5g
31-lug-12 1-ago-12 1-ago-12 26-set-12 31-ott-12 21-nov-12 2-gen-13 16-gen-13
31-lug-12 22-gen-13 23-ott-12 20-nov-12 11-dic-12 1-gen-13 15-gen-13 22-gen-13
0g
22-gen-13
22-gen-13
97 g 20 g 67 g 30 g
24-ott-12 24-ott-12 21-nov-12 25-gen-13
7-mar-13 20-nov-12 21-feb-13 7-mar-13
0g
7-mar-13
7-mar-13
82 g
16-gen-13
9-mag-13
22 g
16-gen-13
14-feb-13
25 g 45 g
1-feb-13 8-mar-13
7-mar-13 9-mag-13
0g
9-mag-13
9-mag-13
15 g 10 g 5g 0g 105 g 30 g 60 g 60 g
10-mag-13 10-mag-13 24-mag-13 30-mag-13 8-mar-13 8-mar-13 10-mag-13 10-mag-13
30-mag-13 23-mag-13 30-mag-13 30-mag-13 1-ago-13 18-apr-13 1-ago-13 1-ago-13
0g
1-ago-13
1-ago-13
60 g 40 g 30 g 5g
23-gen-13 23-gen-13 27-feb-13 10-apr-13
16-apr-13 19-mar-13 9-apr-13 16-apr-13 25
I-DOC: Progetto Esecutivo
WBS Attività 9.4 Mx 10 - Rilascio interno del secondo lotto di servizi 10 Formazione e tutoring per il secondo lotto di servizi Predisposizione del materiale formativo per il secondo lotto di 10.1 servizi 10.2 Progettazione delle modalità e delle sessioni di formazione 10.3 Formazione ai destinatari Mx 11 - Termine delle attività di formazione e tutoraggio del 10.4 secondo lotto 11 Attivazione del secondo lotto di servizi 11.1 Configurazione dei servizi 11.2 Go live 11.3 Mx 12 - Rilascio del secondo lotto di servizi 12 Comunicazione e promozione del secondo lotto di servizi 12.1 Predisposizione del materiale informativo 12.2 Implementazione delle azioni di promozione 12.3 Rilascio della documentazione delle soluzioni per il suo riuso Mx 13 - Termine della campagna di promozione del secondo 12.4 lotto di servizi 13 Esercizio e monitoraggio dei risultati 13.1 Manutenzione correttiva, conservativa ed evolutiva 13.2 Applicazione modello di calcolo del dividendo di efficienza Mx 14 - Rilascio del report di monitoraggio dei risultati di 13.3 progetto 14 Project Management 14.1 14.2 14.3 14.4 14.5
Redazione del progetto esecutivo Pianificazione, monitoraggio e controllo dei tempi e dei costi delle attività e gestione del rischio Coordinamento attori di progetto (Enti locali e fornitori) Predisposizione stati di avanzamento per gli organi di Governo (Cabina di Regia) e di monitoraggio Mx 15 - Dichiarazione di fine progetto
Durata 0g 82 g
Inizio 16-apr-13 10-apr-13
Fine 16-apr-13 1-ago-13
22 g
10-apr-13
9-mag-13
25 g 45 g
26-apr-13 30-mag-13 31-mag-13 1-ago-13
0g
1-ago-13
1-ago-13
27 g 22 g 5g 0g 159 g 30 g 60 g 60 g
2-ago-13 2-ago-13 3-set-13 9-set-13 17-apr-13 17-apr-13 3-set-13 3-set-13
9-set-13 2-set-13 9-set-13 9-set-13 25-nov-13 28-mag-13 25-nov-13 25-nov-13
0g
25-nov-13
25-nov-13
522 g 200 g 522 g
7-mar-12 31-mag-13 7-mar-12
6-mar-14 6-mar-14 6-mar-14
0g
6-mar-14
6-mar-14
522 g
7-mar-12
6-mar-14
40 g
7-mar-12
1-mag-12
522 g
7-mar-12
6-mar-14
522 g
7-mar-12
6-mar-14
522 g
7-mar-12
6-mar-14
0g
6-mar-14
6-mar-14
Tabella 2 – Gantt progetto I-DOC in forma tabellare
A seguire è riportato il quadro di sintesi delle schede descrittive delle macro-attività, articolate secondo lo schema seguente: ID attività (WBS) e Nome attività Descrizione del lavoro previsto Data inizio e Durata Costi previsti suddivisi per voce di costo Criteri di attivazione Criteri di completamento Prodotti Suddivisione in sotto-attività 26
I-DOC: Progetto Esecutivo
Milestone di riferimento ID attività
Nome attività
A1
Analisi di dettaglio
Descrizione del lavoro
L’attività consiste nell’identificazione puntuale dei fabbisogni degli Enti del territorio bresciano in termini di servizi prioritari da implementare. L’attività prevede inoltre la definizione della modalità più coerente, idonea ed immediata di calcolo del valore da attribuire ai servizi previsti, così da consentire la valutazione dei servizi che ogni Ente coinvolto avrà la facoltà di attivare. Al fine di organizzare lo sviluppo dei servizi per tranche e di consentirne una più efficace ed efficiente gestione, segue una fase nel corso della quale – da un lato - l’intero insieme di servizi facenti parte del progetto viene suddiviso in due gruppi (Primo e Secondo Lotto), dall’altro – si specificano i gruppi di Comuni coinvolti nelle diverse fasi. Nel merito sarà individuato un nucleo di Comuni Pilota che supporterà le fasi di analisi, progettazione e sviluppo dei servizi e successivamente sarà dettagliato un piano di dispiegamento dei servizi presso gli altri Enti del territorio bresciano.
Costi
Data inizio
Durata
7 marzo 2012
105 giorni solari
Costo totale
€ 10.000,00
Costi hardware
€ 0,00
Costi acquisizione e sviluppo software
€ 0,00
Costi formazione
€ 0,00
Costi servizi professionali
€ 10.000,00 - Firma dell’ACI
Criteri di attivazione
Attività propedeutiche
Criteri di completamento
L’attività si ritiene conclusa al rilascio del documento riportante gli obiettivi di dettaglio del progetto e del piano di dispiegamento dei servizi presso gli Enti.
Prodotti/servizi
P1.1 – Documento di analisi di dettaglio P1.2 – Piano di dispiegamento dei servizi presso gli Enti
Sotto-attività
-
- Analisi di dettaglio del contesto territoriale (applicativi in uso presso i Comuni, progetti in corso) - Individuazione dei servizi prioritari da dispiegare e definizione dei lotti di sviluppo - Individuazione del modello di tariffazione dei servizi a regime - Individuazione dei servizi da realizzare per ciascun Ente - Individuazione dei Comuni Pilota - Definizione del piano di dispiegamento presso gli altri Enti
Milestone di progetto
Milestone B – Assessment intermedio di Avanzamento lavori (50%)
27
I-DOC: Progetto Esecutivo
Tabella 3 – Attività A1 – Analisi di dettaglio
ID attività
Nome attività
A2
Software selection e acquisizione delle tecnologie
Descrizione del lavoro
L’attività prevede l’esecuzione di procedimenti di software selection relativamente alla soluzione Timbro Digitale e alla tecnologia per la realizzazione della piattaforma di Gestione documentale (GeDoc). In particolare sarà svolta una analisi delle soluzioni esistenti sul mercato finalizzata ad individuare la soluzione più idonea al contesto bresciano. Nel corso della valutazione, con particolare riferimento alla piattaformaGeDoc saranno prese in considerazioni soluzioni realizzate da altre Pubbliche Amministrazioni nell’ottica di attivare eventuali percorsi di Riuso, se ritenuti convenienti. Le software selection si concluderanno con l’acquisizione delle suddette soluzioni e tecnologie.
Costi
Data inizio
Durata
7 marzo 2012
45 giorni solari
Costo totale
€ 5.000,00
Costi hardware
€ 0,00
Costi acquisizione e sviluppo software
€ 0,00
Costi formazione
€ 0,00
Costi servizi professionali
€ 5.000,00 - Firma dell’ACI
Criteri di attivazione
Attività propedeutiche
Criteri di completamento
L’attività si ritiene conclusa al rilascio dei due documenti di software selection, uno relativo alla soluzione Timbro Digitale e l’altro concernente la tecnologia per la realizzazione della piattaforma GeDoc.
Prodotti/servizi
P2.1 – Report di software selection della soluzione Timbro Digitale P2.2 – Report di software selection della tecnologia per la realizzazione della piattaforma GeDoc
Sotto-attività
-
- Valutazione, selezione e acquisizione della soluzione Timbro Digitale - Valutazione, selezione e acquisizione della tecnologia per la realizzazione della piattaforma GeDoc
Milestone di progetto
Milestone B – Assessment intermedio di Avanzamento lavori (50%) Tabella 4– Attività A2 – Software selection e acquisizione delle tecnologie
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I-DOC: Progetto Esecutivo
ID attività
Nome attività
A3
Progettazione funzionale e tecnica
Descrizione del lavoro
L’attività prevede innanzitutto la progettazione di dettaglio del sistema di Gestione Documentale e la produzione delle relative specifiche tecniche. L’attività consiste inoltre nell’individuazione degli scenari di integrazione con il Workflow Management System e nella progettazione delle modalità di integrazione con i Protocollo Informatici e con la tecnologia Timbro Digitale; tali integrazioni saranno dettagliatamente descritte in un apposito documento di specifiche.
Costi
Data inizio
Durata
9 maggio 2012
60 giorni solari
Costo totale
€ 15.000,00
Costi hardware
€ 0,00
Costi acquisizione e sviluppo software
€ 5.000,00
Costi formazione
€ 0,00
Costi servizi professionali
€ 10.000,00 - A2 – Software selection e acquisizione delle tecnologie
Criteri di attivazione
Attività propedeutiche
Criteri di completamento
L’attività si ritiene conclusa al rilascio del documento contenente le specifiche tecniche del sistema di Gestione Documentale e del documento che descrive gli scenari di integrazione con il Workflow Management System e le modalità di integrazione con i Protocolli Informatici e con la tecnologia Timbro Digitale.
Prodotti/servizi
P3.1 – Specifiche tecniche del sistema di Gestione Documentale P3.2 – Specifiche tecniche delle integrazioni del sistema
Sotto-attività
-
- Progettazione di dettaglio del sistema di Gestione Documentale - Individuazione degli scenari di integrazione con il Workflow Management System - Progettazione delle modalità di integrazione con i Protocollo Informatici - Progettazione delle modalità di integrazione della tecnologia Timbro Digitale
Milestone di progetto
Milestone B – Assessment intermedio di Avanzamento lavori (50%) Tabella 5 – Attività A3 – Progettazione funzionale e tecnica
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I-DOC: Progetto Esecutivo
ID attività
Nome attività
A4
Implementazione della piattaforma e del primo lotto di servizi
Descrizione del lavoro
L’attività prevede lo sviluppo, in ambiente di test, della piattaforma GeDoc e il suo conseguente test funzionale. L’attività prosegue quindi con l’implementazione del primo lotto di servizi e con l’integrazione della tecnologia Timbro Digitale, a cui segue il test funzionale della piattaforma integrata e il rilascio del relativo report. L’attività si conclude, quindi, con il porting della piattaforma in ambiente di produzione.
Costi
Data inizio
Durata
1 agosto 2012
125 giorni solari
Costo totale
€ 72.500,00
Costi hardware
€ 10.000,00
Costi acquisizione e sviluppo software
€ 52.500,00
Costi formazione
€ 0,00
Costi servizi professionali Criteri di attivazione
Attività propedeutiche
€ 10.000,00 - A1 – Analisi di dettaglio - A3 – Progettazione funzionale e tecnica
Criteri di completamento
L’attività si ritiene conclusa al rilascio interno della piattaforma integrata con il Timbro Digitale e del primo lotto di servizi e al conseguente rilascio del report relativo ai test funzionali della piattaforma integrata.
Prodotti/servizi
P4.1 – Report di test della piattaforma e del primo lotto di servizi P4.2 – Verbale di collaudo della piattaforma e del primo lotto di servizi
Sotto-attività
-
- Sviluppo in ambiente test della piattaforma GeDoc integrata - Test funzionale della piattaforma - Implementazione del primo lotto di servizi - Integrazione della tecnologia Timbro Digitale - Test funzionale della piattaforma integrata - Porting in ambiente di produzione
Milestone di progetto
Milestone B – Assessment intermedio di Avanzamento lavori (50%)
Tabella 6 – Attività A4 – Implementazione della piattaforma e del primo lotto di servizi
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I-DOC: Progetto Esecutivo
ID attività
Nome attività
A5
Integrazione dei Protocolli Informatici dei Comuni pilota
Descrizione del lavoro
L’attività di integrazione con i protocolli informatici è un’attività complessa in virtù dell’eterogeneità delle soluzioni di protocollo presenti nei Comuni del territorio bresciano. L’attività di protocollazione, inoltre, è spesso un collo di bottiglia nello svolgimento della maggior parte dei procedimenti amministrativi, la sua automazione rappresenta pertanto una priorità. Alla luce di queste considerazioni obiettivo del progetto sarà abilitare nel modo più esteso possibili i Comuni bresciani ad integrare il proprio protocollo informatico con la piattaforma Bresciagov. Saranno quindi formalizzati dei protocolli di comunicazione tra la piattaforma e i Protocolli Informatici dei Comuni Pilota, a cui seguirà l’implementazione dell’integrazione con i software di Protocollo Informatico più diffusi nei Comuni del bresciano. L’attività si conclude con la pubblicazione di un documento contenente la descrizione dei metodi di integrazione sviluppati e implementati e l’integrazione dei principali software di protocollo.
Costi
Data inizio
Durata
24 ottobre 2012
97 giorni solari
Costo totale
€ 30.000,00
Costi hardware
€ 0,00
Costi acquisizione e sviluppo software
€ 30.000,00
Costi formazione
€ 0,00
Costi servizi professionali
€ 0,00 - A4.1 – Sviluppo in ambiente test della piattaforma GeDoc integrata
Criteri di attivazione
Attività propedeutiche
Criteri di completamento
L’attività si ritiene conclusa al rilascio interno della piattaforma integrata con i Protocolli Informatici dei Comuni Pilota e al rilascio del documento contenente la descrizione dei metodi di integrazione.
Prodotti/servizi
P5.1 – Report di descrizione dei metodi di integrazione P5.2 – Verbale di collaudo della piattaforma integrata con i Protocolli Informatici dei Comuni Pilota
Sotto-attività
-
- Formalizzazione dei protocolli di comunicazione - Implementazione con sw-house pilota - Rilascio e pubblicazione dei metodi di integrazione
Milestone di progetto
Milestone B – Assessment intermedio di Avanzamento lavori (50%) Tabella 7 – Attività A5 – Integrazione dei Protocolli Informatici dei Comuni pilota
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I-DOC: Progetto Esecutivo
ID attività
Nome attività
A6
Formazione e tutoring per il primo lotto di servizi
Descrizione del lavoro
Al fine di favorire la buona riuscita del progetto è necessario che tutti gli utenti coinvolti nella realizzazione e nella gestione del nuovo sistema informativo siano adeguatamente formati in modo tale da ridurre l’impatto dovuto al cambiamento ed agevolare il processo di innovazione dei servizi. A questo scopo saranno organizzati corsi di formazione che coinvolgeranno a più riprese i diversi utenti del sistema, sia a livello di centro servizi, sia a livello di singola amministrazione comunale. Per i dettagli dell’attività si veda lo specifico paragrafo “Piano formativo”.
Costi
Data inizio
Durata
16 gennaio 2013
82 giorni solari
Costo totale
€ 10.000,00
Costi hardware
€ 0,00
Costi acquisizione e sviluppo software
€ 0,00
Costi formazione
€ 10.000,00
Costi servizi professionali
€ 0,00 - A4.5 – Test funzionale della piattaforma integrata
Criteri di attivazione
Attività propedeutiche
Criteri di completamento
L’attività si ritiene conclusa in seguito al rilascio del materiale formativo per il primo lotto di servizi e all’esecuzione di tutte le relative attività formative previste.
Prodotti/servizi
P6.1 – Materiale formativo per il primo lotto di servizi P6.2 – Report delle presenze alle sessioni di formazione
Sotto-attività
-
- Predisposizione del materiale formativo per il primo lotto di servizi - Progettazione delle modalità e delle sessioni di formazione - Formazione ai destinatari
Milestone di progetto
Milestone B – Assessment intermedio di Avanzamento lavori (50%) Tabella 8 – Attività A6 – Formazione e tutoring per il primo lotto di servizi
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I-DOC: Progetto Esecutivo
ID attività
Nome attività
A7
Attivazione del primo lotto di servizi
Descrizione del lavoro
L’attività prevede la configurazione dei servizi appartenenti al primo lotto e il loro conseguente rilascio. In particolare sono previste attività di attivazione egli account degli operatori comunali che gestiranno i servizi, la predisposizione dei collegamenti sui portali dei Comuni e sulla piattaforma BresciaGOV, ... L’attività sarà condotta con riferimento ai Comuni Pilota e ai Comuni individuati nel piano di dispiegamento (Attività A1).
Costi
Data inizio
Durata
10 maggio 2013
15 giorni solari
Costo totale
€ 2.500,00
Costi hardware
€ 0,00
Costi acquisizione e sviluppo software
€ 2.500,00
Costi formazione
€ 0,00
Costi servizi professionali
€ 0,00 - A6 – Formazione e tutoring per il primo lotto di servizi
Criteri di attivazione
Attività propedeutiche
Criteri di completamento
L’attività si ritiene conclusa al rilascio del primo lotto di servizi.
Prodotti/servizi
P7.1 – Verbale di attivazione dei servizi del primo lotto
Sotto-attività
-
- Configurazione dei servizi - Go live
Milestone di progetto
Milestone B – Assessment intermedio di Avanzamento lavori (50%) Tabella 9 – Attività A7 – Attivazione del primo lotto di servizi
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I-DOC: Progetto Esecutivo
ID attività
Nome attività
A8
Comunicazione e promozione del primo lotto di servizi
Descrizione del lavoro
L’attività prevede la predisposizione del materiale informativo relativo al primo lotto di servizi e l’implementazione delle relative azioni promozionali. L’attività prevede inoltre la produzione e il rilascio della documentazione relativa al primo lotto di servizi finalizzata al suo riuso. Con riferimento alle azioni di comunicazioni, infine, potranno essere valutate azione congiunte con Regione Lombardia, se sinergiche ad azioni di comunicazione regionali.
Costi
Data inizio
Durata
8 marzo 2013
105 giorni solari
Costo totale
€ 10.000,00
Costi hardware
€ 0,00
Costi acquisizione e sviluppo software
€ 0,00
Costi formazione
€ 0,00
Costi servizi professionali
€ 10.000,00 - A5 – Integrazione dei Protocolli Informatici dei Comuni pilota
Criteri di attivazione
Attività propedeutiche
Criteri di completamento
L’attività si ritiene conclusa al rilascio del materiale informativo e della documentazione per il riuso relative al primo lotto di servizi.
Prodotti/servizi
P8.1 – Materiale informativo sul primo lotto di servizi P8.2 – Documentazione per il riuso del primo lotto di servizi
Sotto-attività
-
- Predisposizione del materiale informativo - Implementazione delle azioni di promozione - Rilascio della documentazione delle soluzioni per il suo riuso
Milestone di progetto
Milestone C – Assessment intermedio di Avanzamento lavori (80%) Tabella 10 – Attività A8 – Comunicazione e promozione del primo lotto di servizi
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I-DOC: Progetto Esecutivo
ID attività
Nome attività
A9
Implementazione del secondo lotto di servizi
Descrizione del lavoro
L’attività prevede l’implementazione del secondo lotto di servizi e la sua integrazione con la piattaforma, a cui segue il test funzionale della piattaforma integrata e il rilascio del relativo report. L’attività si conclude, quindi, con il porting del secondo lotto di servizi in ambiente di produzione.
Costi
Data inizio
Durata
23 gennaio 2013
60 giorni solari
Costo totale
€ 32.500,00
Costi hardware
€ 0,00
Costi acquisizione e sviluppo software
€ 27.500,00
Costi formazione
€ 0,00
Costi servizi professionali Criteri di attivazione
Attività propedeutiche
€ 5.000,00 - A1 – Analisi di dettaglio - A4 – Implementazione della piattaforma e del primo lotto di servizi
Criteri di completamento
Prodotti/servizi
L’attività si ritiene conclusa al rilascio interno del secondo lotto di servizi e al conseguente rilascio del report concernente i relativi test funzionali. P9.1 – Report di test del secondo lotto di servizi P9.2 – Verbale di collaudo del secondo lotto di servizi
Sotto-attività
-
- Implementazione e integrazione delle nuove procedure - Test funzionale delle nuove procedure - Porting in produzione delle nuove procedure
Milestone di progetto
Milestone C – Assessment intermedio di Avanzamento lavori (80%) Tabella 11 – Attività A9 – Implementazione del secondo lotto di servizi
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I-DOC: Progetto Esecutivo
ID attività
Nome attività
A10
Formazione e tutoring per il secondo lotto di servizi
Descrizione del lavoro
Al fine di favorire la buona riuscita del progetto è necessario che tutti gli utenti coinvolti nella realizzazione e nella gestione del nuovo sistema informativo siano adeguatamente formati in modo tale da ridurre l’impatto dovuto al cambiamento ed agevolare il processo di innovazione dei servizi. A questo scopo saranno organizzati corsi di formazione che coinvolgeranno a più riprese i diversi utenti del sistema, sia a livello di centro servizi, sia a livello di singola amministrazione comunale. Per i dettagli dell’attività si veda lo specifico paragrafo “Piano formativo”.
Costi
Data inizio
Durata
10 aprile 2013
82 giorni solari
Costo totale
€ 10.000,00
Costi hardware
€ 0,00
Costi acquisizione e sviluppo software
€ 0,00
Costi formazione
€ 10.000,00
Costi servizi professionali
€ 0,00 - A9.2 – Test funzionale delle nuove procedure
Criteri di attivazione
Attività propedeutiche
Criteri di completamento
L’attività si ritiene conclusa in seguito al rilascio del materiale formativo per il secondo lotto di servizi e all’esecuzione di tutte le relative attività formative previste.
Prodotti/servizi
P10.1 – Materiale formativo per il secondo lotto di servizi P10.2 – Report delle presenze alle sessioni di formazione
Sotto-attività
-
- Predisposizione del materiale formativo per il secondo lotto di servizi - Progettazione delle modalità e delle sessioni di formazione - Formazione ai destinatari
Milestone di progetto
Milestone C – Assessment intermedio di Avanzamento lavori (80%) Tabella 12 – Attività A10 – Formazione e tutoring per il secondo lotto di servizi
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I-DOC: Progetto Esecutivo
ID attività
Nome attività
A11
Attivazione del secondo lotto di servizi
Descrizione del lavoro
L’attività prevede la configurazione dei servizi appartenenti al secondo lotto e il loro conseguente rilascio. In particolare sono previste attività di attivazione egli account degli operatori comunali che gestiranno i servizi, la predisposizione dei collegamenti sui portali dei Comuni e sulla piattaforma BresciaGOV, ... L’attività sarà condotta con riferimento ai Comuni Pilota e ai Comuni individuati nel piano di dispiegamento (Attività A1).
Costi
Data inizio
Durata
2 agosto 2013
27 giorni solari
Costo totale
€ 2.500,00
Costi hardware
€ 0,00
Costi acquisizione e sviluppo software
€ 2.500,00
Costi formazione
€ 0,00
Costi servizi professionali
€ 0,00 - A10 – Formazione e tutoring per il secondo lotto di servizi
Criteri di attivazione
Attività propedeutiche
Criteri di completamento
L’attività si ritiene conclusa al rilascio del secondo lotto di servizi.
Prodotti/servizi
P11.1 – Verbale di attivazione dei servizi del secondo lotto
Sotto-attività
-
- Configurazione dei servizi - Go live
Milestone di progetto
Milestone C – Assessment intermedio di Avanzamento lavori (80%) Tabella 13 – Attività A11 – Attivazione del secondo lotto di servizi
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I-DOC: Progetto Esecutivo
ID attività
Nome attività
A12
Comunicazione e promozione del secondo lotto di servizi
Descrizione del lavoro
L’attività prevede la predisposizione del materiale informativo relativo al secondo lotto di servizi e l’implementazione delle relative azioni promozionali. L’attività prevede inoltre la produzione e il rilascio della documentazione relativa al secondo lotto di servizi finalizzata al suo riuso. Con riferimento alle azioni di comunicazioni, infine, potranno essere valutate azione congiunte con Regione Lombardia, se sinergiche ad azioni di comunicazione regionali.
Costi
Data inizio
Durata
17 aprile 2013
159 giorni solari
Costo totale
€ 10.000,00
Costi hardware
€ 0,00
Costi acquisizione e sviluppo software
€ 0,00
Costi formazione
€ 0,00
Costi servizi professionali
€ 10.000,00 - A9 – Implementazione del secondo lotto di servizi
Criteri di attivazione
Attività propedeutiche
Criteri di completamento
L’attività si ritiene conclusa al rilascio del materiale informativo e della documentazione per il riuso relative al secondo lotto di servizi.
Prodotti/servizi
P12.1 – Materiale informativo sul secondo lotto di servizi P12.2 – Documentazione per il riuso del secondo lotto di servizi
Sotto-attività
-
- Predisposizione del materiale informativo - Implementazione delle azioni di promozione - Rilascio della documentazione delle soluzioni per il suo riuso
Milestone di progetto
Milestone C – Assessment intermedio di Avanzamento lavori (80%)
Tabella 14 – Attività A12 – Comunicazione e promozione del secondo lotto di servizi
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I-DOC: Progetto Esecutivo
ID attività
Nome attività
A13
Esercizio e monitoraggio dei risultati
Descrizione del lavoro
L’attività prevede l’esecuzione della necessaria manutenzione correttiva, conservativa ed evolutiva sulla piattaforma e sui due lotti di servizi. Durante la fase di esercizio si proseguirà con l’attività di promozione dei servizi sul territorio al fine di diffondere il più possibile le soluzioni realizzate eventualmente anche presso gli Enti che nella fase di avvio del progetto non avevano mostrato interesse. Oltre a ciò verrà effettuato il monitoraggio dei risultati di progetto. L’attività sarà effettuata mediante l’applicazione del “Modello di valutazione impatto costi benefici CST/ALI (ROI)” realizzato dalla Provincia di Brescia nell’ambito del progetto Elistat, appositamente integrato con il modello di calcolo del dividendo dell’efficienza definito da Regione Lombardia (si veda a questo proposito il documento “Progetti ACI Indicatori per la misurazione del dividendo dell’efficienza.ppt” condiviso da Regione Lombardia). In virtù della numerosità dei Comuni coinvolti, l’applicazione del modello per il calcolo del dividendo dell’efficienza sarà effettuata su cluster di Comuni opportunamente selezionati (basati sulla dimensione dell’Ente – driver Numero di abitanti) affinché siano rappresentativi dell’intero territorio.
Costi
Data inizio
Durata
7 marzo 2012
522 giorni solari
Costo totale
€ 60.000,00
Costi hardware
€ 5.000,00
Costi acquisizione e sviluppo software
€ 35.000,00
Costi formazione
€ 0,00
Costi servizi professionali
€ 20.000,00 - Firma dell’ACI
Criteri di attivazione
Attività propedeutiche
Criteri di completamento
L’attività si ritiene conclusa al rilascio del report di monitoraggio dei risultati di progetto.
Prodotti/servizi
P13.1 – Report di monitoraggio dei risultati di progetto sulla base del Modello di valutazione impatto costi benefici CST/ALI (ROI) integrato con il modello di calcolo del dividendo dell’efficienza predisposto da Regione Lombardia
Sotto-attività
-
- Manutenzione correttiva, conservativa ed evolutiva - Raccolta e analisi dei dati sull'utilizzo dei servizi
Milestone di progetto
Milestone D – Verifica finale Tabella 15 – Attività A13 – Esercizio e monitoraggio dei risultati
39
I-DOC: Progetto Esecutivo
ID attività
Nome attività
A14
Project Management
Descrizione del lavoro
L’attività prevede innanzitutto la redazione del Progetto Esecutivo, contenente la pianificazione di dettaglio dei tempi e dei costi delle attività di progetto. L’attività prosegue con il monitoraggio e il controllo dei tempi e dei costi delle attività di progetto e con le necessarie attività di gestione del rischio. All’interno dell’attività è inoltre previsto il coordinamento degli attori di progetto (Enti Locali e fornitori) e la predisposizione dei report di SAL (Stato Avanzamento Lavori) per gli organi di governo e di monitoraggio del progetto. L’attività si conclude, infine, con la dichiarazione di fine progetto.
Costi
Data inizio
Durata
7 marzo 2012
522 giorni solari
Costo totale
€ 30.000,00
Costi hardware
€ 0,00
Costi acquisizione e sviluppo software
€ 0,00
Costi formazione
€ 0,00
Costi servizi professionali
€ 30.000,00 - Firma dell’ACI
Criteri di attivazione
Attività propedeutiche
Criteri di completamento
L’attività si ritiene conclusa al rilascio della dichiarazione di fine progetto.
Prodotti/servizi
P14.1 –Progetto Esecutivo P14.2 – Report degli Stati di Avanzamento Lavori P14.3 – Dichiarazione di fine progetto
Sotto-attività
- Redazione del progetto esecutivo
-
- Pianificazione di dettaglio, monitoraggio e controllo dei tempi e dei costi delle attività di progetto e gestione del rischio - Coordinamento attori di progetto (Enti locali e fornitori) - Predisposizione degli stati di avanzamento per gli organi di Governo (Cabina di Regia) e di monitoraggio Milestone di progetto
Milestone D – Verifica finale Tabella 16 – Attività A14 – Project Management
40
I-DOC: Progetto Esecutivo
7 Piano formativo Al fine di favorire la buona riuscita del progetto è necessario che tutti gli utenti coinvolti nella realizzazione e nella gestione del nuovo sistema informativo siano adeguatamente formati in modo tale da ridurre l’impatto dovuto al cambiamento ed agevolare il processo di innovazione dei servizi. A questo scopo saranno organizzati corsi di formazione che coinvolgeranno a più riprese i diversi utenti del sistema, sia a livello di centro servizi, sia a livello di singola amministrazione comunale. Sono state individuate due aree di competenza alle quali rivolgere la proposta di formazione: A. personale tecnico del centro sistema e dei Comuni, B. personale amministrativo dei Comuni. 7.1 Personale tecnico del centro sistema e dei comuni (tipo A) La formazione del personale tecnico del centro sistema è orientata a migliorare le conoscenze e le competenze di amministrazione delle nuove componenti strutturali sviluppate nel presente progetto. Si tratta, perciò, di mettere a fuoco le problematiche di interscambio tra sistemi, pertanto saranno oggetto di approfondimento gli standard di interoperabilità adottati, le politiche di sicurezza sottese allo scambio di informazioni e le problematiche di interazione con l’ambiente di gestione dei servizi SOA. Sarà inoltre opportuno migliorare la conoscenza degli strumenti di Gestione Documentale, sia in termini di installazione e upgrade della piattaforma che per le funzionalità sottese alla classificazione, caricamento e ricerca delle informazioni. Una specifica formazione sarà inoltre prevista per la gestione della configurazione di un sistema che svolgerà un ruolo in ambito multi-ente. La formazione del personale tecnico dei comuni è orientata invece a far comprendere al meglio l’architettura e le specificità delle varie componenti hardware e software dell’intero sistema. Tali conoscenze sono utili per consentire loro di interfacciarsi meglio con il personale del centro sistema in caso di assistenza, nonché di valutare meglio potenzialità e limiti delle applicazioni sviluppate. 7.2 Personale amministrativo dei comuni (tipo B) L’evolversi della tecnologia ha un conseguente impatto anche sui cosiddetti “utenti”; anch’essi infatti, essendo i destinatari delle migliorie dei software e degli applicativi, devono possedere delle conoscenze di base che permettano loro di adattarsi con maggiore flessibilità ai rapidi sviluppi degli strumenti di lavoro e che rendano realmente proficui gli investimenti fatti. E’ previsto un intervento formativo che metta in evidenza: le complessità organizzative e, quindi, tecnologiche per l’erogazione dei servizi on-line; gli elementi di Codice dell’Amministrazione Digitale e dell’Agenda Digitale Lombarda. Saranno organizzate attività che da una parte consentano ai dipendenti degli Enti Locali di impiegare al meglio i nuovi strumenti informatici e dall’altra alla presentazione delle applicazioni realizzate all’interno del presente progetto, al fine di diffondere le necessarie conoscenze sulle corrette modalità di utilizzo dei servizi interattivi. Riteniamo che tale formazione sia indispensabile per consentire ai dipendenti di gestire con competenza l’evoluzione dei servizi dallo sportello reale allo sportello virtuale costituito dai servizi internet interattivi del sito web dell’ente. A sostegno dell’obiettivo di permettere ai dipendenti di “impiegare al meglio i nuovi strumenti informatici” verranno resi disponibili strumenti di auto-apprendimento che configurano il percorso formativo Tipo B.1 e che contengono i seguenti moduli: Concetti di base ICT e Uso del computer e gestione dei file; 41
I-DOC: Progetto Esecutivo
Elaborazione testi; Foglio elettronico; Reti informatiche. L’esigenza che possiamo costantemente verificare sul campo è l’intrinseca utilità di insistere sulla reale acquisizione di una serie di conoscenze di base equiparate alla Patente Europea di Informatica (ECDL). E’ previsto l’utilizzo della metodologia dell’autoformazione assistita da tutor. I materiali saranno costituiti da dispense, corsi interattivi (da fruire in ambiente e-learning), test. L’assistenza tutoriale sarà basata su incontri in presenza (utili anche all’orientamento allo studio) e servizi on-line. Un’altra attività (tipo B.2) specifica (basata su interventi, assistenza, focus group) è prevista per il sostegno e lo sviluppo del Front-Office Comunale, in modo da favorire l’acquisizione di piena padronanza degli strumenti decisionali ed operativi necessari per governare l’iniziativa dei Servizi on-line e ad affiancare il personale con responsabilità decisionali ed operative nelle diverse fasi di attuazione. 7.3 Aspetti organizzativi e metodologici Per poter fornire una risposta alle seguenti questioni: Omogeneizzazione dei partecipanti all’azione formativa e la possibilità di poter articolare percorsi formativi differenziati; Non disperdere la conoscenza, capitalizzando materiali, procedure e strumenti utilizzati durante le attività di formazione; Ridurre il numero di ore di lezione frontale; Ottimizzare tempi e costi di gestione. Incrementare l’utilizzo di strumenti oggettivi nel monitoraggio e nella valutazione delle attività il modello formativo sarà basato sull’adozione di un modello "misto" in cui è prevista l'alternanza tra moduli di formazione in presenza e moduli di formazione a distanza. Questa metodologia richiede: la definizione delle strategie di articolazione delle sequenze didattiche e di scelta della modalità e del ritmo di alternanza tra moduli; la fisionomia del lavoro basato sull’utilizzo di ambienti diversi,e in particolare, del disegno dell'ambiente virtuale. Sarà particolarmente importante il coordinamento tra apprendimento in "aula" e apprendimento a "distanza". Le strategie che saranno attivate sono: 1. Anticipare in aula “quanti di informazione” e approfondire l'argomento a distanza. E’ la logica del learning on the job. Saranno fornite in aula le conoscenze teoriche indispensabili, la fase a distanza sarà utilizzata per monitorare esperienze di applicazione e di contestualizzazione di quanto appreso; 2. Anticipare a distanza e approfondire in aula. Una strategia consente di precostituire una base comune di partenza rispetto ai contenuti che saranno successivamente affrontati in aula;. Sarà utilizzata soprattutto quando si dovrà omogeneizzare il gruppo di lavoro. 3. Separare i contenuti in aula, di tipo prevalentemente comportamentale e relazionale, da quelli a distanza, focalizzati soprattutto sulle conoscenze. E’ una strategia che sarà applicata per lo più nello studio individuale (fasi di recupero o di approfondimento sui contenuti di determinati moduli). Quanto al disegno dell’ambiente virtuale, si sottolinea che: per facilitare la conservazione della memoria delle fasi precedenti, l'ambiente virtuale sarà mantenuto stabile per tutta la durata del percorso; la "mappa" di navigazione dell'aula sarà chiaramente definita e semplice da utilizzare; 42
I-DOC: Progetto Esecutivo
gli ambienti di discussione "libera" siano distinti da quelli propriamente formativi e di documentazione. Questo ambiente servirà, altresì, a raccogliere i materiali distribuiti/prodotti durante le varie attività didattiche (in FAD o in presenza): lucidi o abstract delle letture consigliate, check-list, questionari di verifica dell'apprendimento, schede o griglie per facilitare la riflessione sul materiale didattico, lavori individuali o di gruppo (due o più persone) di ricerca o di applicazione di particolari procedure operative o pratiche di lavoro. Non è previsto l’utilizzo di strumenti di supporto alle attività di verifica dell'apprendimento (test on-line). 7.4 Figure coinvolte Questa modalità di formazione, insieme alle figure “tradizionali", richiede la presenza di specifiche competenze didattiche-pedagogiche: i docenti e gli esperti di area disciplinare (se possibile, gli stessi che curano gli interventi d’aula); il tutor telematico, che coordina i moduli a distanza, valuta i risultati conseguiti nei lavori individuali e collettivi, ed eventualmente coopera con gli esperti nella selezione/progettazione/produzione dei materiali per la FAD; l'esperto di metodologie didattiche e di ambienti virtuali di apprendimento, con funzioni di consulenza nella progettazione e nell’armonizzazione degli interventi formativi (e che insieme al direttore del corso, ha dirette responsabilità nella progettazione e nella gestione complessiva del percorso). 7.5 Architettura software Le linee guida nell’allestimento della piattaforma tecnologica sono: semplicità di gestione; possibilità di lavoro, per quanto possibile, off line (così da non richiedere elevati costi di connessione); flessibilità e duttilità nella strutturazione delle “classi-virtuali” Sostanzialmente l'architettura software per la Formazione a Distanza sarà dotata di: un sistema per la gestione didattica vera e propria, in grado di supportare funzioni quali: identificazione dei partecipanti, produzione e fruizione di materiali didattici, tracciamento delle fruizioni, analisi statistica dei dati di utilizzo; un sistema di Web Conference che permetterà sessioni interattive di formazione attivabili per utenti connessi da remoto.
8 Piano di monitoraggio delle attività e per la misurazione degli impatti Nel seguito si riporta il dettaglio delle Milestone di progetto proposte. Per ciascuna Milestone sono riportate le seguenti informazioni: ID Milestone: rappresenta il nome identificativo della Milestone; Criteri di raggiungimento: sono i criteri che consentono il conseguimento della Milestone; Data di raggiungimento: è la data in cui è previsto il conseguimento della Milestone; Tranche di cofinanziamento: indica l’eventuale tranche di cofinanziamento prevista al raggiungimento della Milestone.
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ID Milestone
Milestone A – Approvazione Progetto Esecutivo
Criteri di raggiungimento
Validazione del progetto esecutivo da parte della Cabina di Regia.
Data di raggiungimento
7 maggio 2012
Tranche di cofinanziamento
20% del cofinanziamento pari a € 30.000 Tabella 17 – Milestone A - Approvazione Progetto Esecutivo
ID Milestone
Milestone B – Assessment intermedio di Avanzamento lavori (50%)
Criteri di raggiungimento
Completamento di attività progettuali per uno stato di avanzamento lavori pari almeno al 50%. La milestone si intende raggiunta a seguito di verifica positiva dello stato di avanzamento lavori. La suddetta verifica è effettuata attraverso un apposito assessment che attesti, sulla base di evidenze oggettive, il completamento di attività progettuali per uno stato avanzamento lavori pari almeno al 50%. Nello specifico dovranno essere collaudati, da parte della Provincia di Brescia, la piattaforma GeDoc e il primo lotto di servizi per i Comuni Pilota.
Data di raggiungimento
30 maggio 2013
Tranche di cofinanziamento
30% del cofinanziamento pari a € 45.000
Tabella 18 – Milestone B – Assessment intermedio di Avanzamento lavori
ID Milestone
Milestone C – Assessment intermedio di Avanzamento lavori (80%)
Criteri di raggiungimento
Completamento di attività progettuali per uno stato di avanzamento lavori pari almeno all’80%. La milestone si intende raggiunta a seguito di verifica positiva dello stato di avanzamento lavori. La suddetta verifica è effettuata attraverso un apposito assessment che attesti, sulla base di evidenze oggettive, il completamento di attività progettuali per uno stato avanzamento lavori pari almeno all’80%. Nello specifico dovrà essere collaudato, da parte della Provincia di Brescia, il secondo lotto di servizi per i Comuni Pilota.
Data di raggiungimento
25 novembre 2013
Tranche di cofinanziamento
30% del cofinanziamento pari a € 45.000
Tabella 19 – Milestone C – Assessment intermedio di Avanzamento lavori
ID Milestone
Milestone D – Verifica finale
Criteri di raggiungimento
Completamento di tutte le attività progettuali e del periodo di esercizio previsto dal piano operativo.
Data di raggiungimento
6 marzo 2014
Tranche di cofinanziamento
20% del cofinanziamento pari a € 30.000 Tabella 20 – Milestone E – Verifica finale
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I-DOC: Progetto Esecutivo
9 Piano di collaudo Il progetto, come evidenziato nel gantt e nella sezione che descrive dettagliatamente le attività, è strutturato in più fasi e prevede un piano di realizzazione e dispiegamento graduale. Le soluzioni saranno realizzate con il supporto di un numero di Enti pilota ridotto ma rappresentativo del contesto territoriale bresciano. Successivamente le soluzioni realizzate saranno dispiegate presso gli altri Enti del territorio sulla base del piano di dispiegamento definito nel corso dell’attività di analisi. La realizzazione delle soluzioni sarà articolata in quattro fasi: 1. Realizzazione della piattaforma di Gestione Documentale e impostazione delle integrazioni con il workflow management system e le tecnologie Timbro Digitale; 2. Disegno del primo lotto di servizi; 3. Integrazione dei protocolli informatici comunali; 4. Disegno del secondo lotto di servizi. Nella tabella seguente (Tabella 21) si riporta la strutturazione del piano di rilascio proposto, con l’evidenza dei legami con le date delle milestone di progetto previste dal Gantt. Fasi di realizzazione Realizzazione della piattaforma di Gestione Documentale e impostazione delle integrazioni con il workflow management system e le tecnologie Timbro Digitale Integrazione dei protocolli informatici comunali Disegno del primo lotto di servizi Disegno del secondo lotto di servizi
Prodotti
Milestone di riferimento
Data
Collaudo della piattaforma in ambiente di produzione
Mx 5 - Rilascio interno della piattaforma
Collaudo della piattaforma integrata con i protocolli informatici dei Comuni Pilota Go live del primo lotto di servizi Go live del secondo lotto di servizi
Mx 6 - Rilascio interno della piattaforma integrata con i 07-mar-13 Protocolli Informatici dei Comuni Pilota Mx 8 - Rilascio del primo lotto 30-mag-13 di servizi Mx 12 - Rilascio del secondo 09-set-13 lotto di servizi
22-gen-13
Tabella 21 – Piano di collaudo dell’infrastruttura e dei servizi
10 Piano economico e finanziario In questa sezione vengono valutati i costi da sostenere per gli interventi che si intende mettere in atto, attraverso la descrizione della loro natura e degli importi. I costi sono stati classificati sulla base delle seguenti tipologie di voce di costo: Costi hardware: si intendono i costi sostenuti per l’acquisizione e/o l’approvvigionamento (leasing ecc.) di apparecchiature informatiche (personal computer, server, altre tipologie di apparati, servizi connessi all’acquisizione dell’hardware); Costi di acquisizione e sviluppo software:si intendono i costi sostenuti per l’acquisto di programmi informatici (costi di licenze) finalizzati alla realizzazione degli obiettivi di progetto e/o i costi sostenuti per lo sviluppo di software ad hoc per il raggiungimento degli obiettivi di progetto; Costi di formazione: si intendono i costi previsti per attività formative sia di tipo tecnicoinformatico che per quanto attiene gli aspetti organizzativi e di processo che devono essere 45
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affrontati per garantire un corretto trasferimento ed utilizzo delle soluzioni e dei nuovi servizi sviluppati. Possono rientrare in questa categoria sia i costi per la formazione del personale interno agli enti o agli utenti finali per permettere l’effettivo utilizzo dei servizi realizzati; Costi per Servizi professionali:si intendono i costi sostenuti per l’utilizzo di personale esterno all’amministrazione coinvolto a vario titolo nella realizzazione dei contenuti professionali del progetto (con esclusione di quello utilizzato per lo sviluppo software). Qui di seguito (Tabella 22) è riportata una vista per attività di progetto, delle diverse tipologie di costi previsti.
WBS
Attività
Costi hardware
Costi acquisizione e sviluppo software
Costi formazione
Costi servizi professionali
Costo Totale
1
Analisi di dettaglio
-
-
-
10.000,00 €
10.000,00 €
2
Software selection e acquisizione delle tecnologie
-
-
-
5.000,00 €
5.000,00 €
3
Progettazione funzionale e tecnica
-
5.000,00 €
-
10.000,00 €
15.000,00 €
4
Implementazione della piattaforma e del primo lotto di servizi
10.000,00 €
52.500,00 €
-
10.000,00 €
72.500,00 €
5
Integrazione dei Protocolli Informatici dei Comuni pilota
-
30.000,00 €
-
-
30.000,00 €
6
Formazione e tutoring per il primo lotto di servizi
-
-
10.000,00 €
-
10.000,00 €
7
Attivazione del primo lotto di servizi
-
2.500,00 €
-
-
2.500,00 €
8
Comunicazione e promozione del primo lotto di servizi
-
-
-
10.000,00 €
10.000,00 €
9
Implementazione del secondo lotto di servizi
-
27.500,00 €
-
5.000,00 €
32.500,00 €
10
Formazione e tutoring per il secondo lotto di servizi
-
-
10.000,00 €
-
10.000,00 €
11
Attivazione del secondo lotto di servizi
-
2.500,00 €
-
-
2.500,00 €
12
Comunicazione e promozione del secondo lotto di servizi
-
-
-
10.000,00 €
10.000,00 €
13
Esercizio e monitoraggio dei risultati
5.000,00 €
35.000,00 €
-
20.000,00 €
60.000,00 €
14
Project Management Totale
-
-
-
30.000,00 €
30.000,00 €
15.000,00 €
155.000,00 €
20.000,00 €
110.000,00 €
300.000,00 €
Tabella 22 – Costi di progetto per attività
Da un punto di vista progettuale i costi previsti possono essere ripartiti fracosti di sviluppo delle soluzioni e costi di esercizio. I costi di sviluppo si distinguono tra: 1. costi di costruzione (o progettazione/realizzazione) 2. costi di avviamento.
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I-DOC: Progetto Esecutivo
Il costo di costruzione è, ovviamente, il totale dei costi delle attività necessarie a implementare il sistema. In questa componente vengono considerati i costi della analisi organizzativa e dello studio di fattibilità che attengono essenzialmente a: Sensibilizzazione dei responsabili degli enti, quindi sensibilizzazione al progetto, pianificazione del tipo di intervento, creazione di gruppi di progetto, con la definizione di ruoli, tempi e regole e la programmazione delle attività. Rilevazione e analisi: comprende la rilevazione della situazione esistente (struttura organizzativa, tipologie di documenti, processi documentali, sistema di archiviazione) Realizzazione dell'applicazione software: tale fase comprende tutte le fasi inerenti. Nel costo di avviamento si raggruppano i costi delle attività e delle risorse necessarie per mettere in esercizio i sistemi. Comprendono i costi delle attività necessarie all’acquisizione di apparecchiature hardware e di prodotti software aggiuntivi acquisiti per installare e/o mettere in esercizio i nuovi sistemi. Tra queste individuiamo: Acquisizione hardware dedicato: l’acquisizione di apparecchiature hardware specificatamente riconducibili al progetto; Acquisizione infrastrutture hardware: implica le attività inerenti l'acquisizione degli apparati tecnologici utili al funzionamento di un sistema di gestione documentale, tra cui l’adattamento dei software di protocollo in uso presso gli enti locali; Installazione e collaudo, incluso il modello pilota; Acquisizione software: acquisizione del software di base, la realizzazione e personalizzazione di componenti applicative. Acquisizione infrastrutture telecomunicazione:attività inerenti l'acquisizione degli apparati di rete (lato enti locali) e la loro connessione al sistema di gestione documentale. Progettazione e erogazione nei corsi di formazione: progettazione ed erogazione dei moduli relativi ai corsi di formazione del personale coinvolto nella nuova procedura. I costi di esercizio comprendono tutti i costi necessari per il corretto funzionamento dei sistemi e l’utilizzo delle applicazioni da parte degli utenti e si distinguono tra: 1. costi di manutenzione 2. costi di gestione. Il costo di manutenzione rappresenta la somma dei costi delle attività e delle risorse necessarie alla effettuazione delle seguenti attività: Manutenzione hardware Manutenzione software di base Manutenzione delle applicazione software Costi di licenze sw Nel costo di gestione consideriamo i costi delle attività e delle risorse necessarie alla effettuazione di attività generali: gestione dell'hardware, del software, delle reti di telecomunicazione, delle applicazione software, e delle attività di help-desk e supporto all'utenza. In particolare per help-desk si intende l'attività relativa al supporto agli utenti di back office comunali per il corretto uso della soluzione. Per quanto riguarda il Supporto utenza finale, considerata la vasta platea cui ci si rivolge, i costi sono relativi allo sviluppo di eventuali contenuti multimediali che si rendessero necessari per sostenere l’operatività degli interessati alla fruizione dei servizi e alle comunicazioni verso questa utenza.
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I-DOC: Progetto Esecutivo
Qui di seguito (Tabella23) è riportata una vista per fase progettuale dei costi previsti.
CostidiCostruzione Costidisviluppo CostidiAvviamento
Costidimanutenzione Costidiesercizio Costidigestione
Pianificazione,Programmazione,PM AnalisieProgettazione Hardwarededicato Licenzesoftware Sweazioniperl'Integrazioneinfrastrutture InterventiperlaSicurezza Formazioni
30.000,00 60.000,00 10.000,00 56.000,00 60.000,00 4.000,00 20.000,00
€ € € € € € €
Manutenzionehardware Manutenzionesoftwaredibase Manutenzionedelleapplicazionisoftware Costidilicenzesw Gestioneinfrastruttura Supportoutenza Help-deskperoperatoricomunaliesw-house
5.000,00 7.000,00 18.000,00 10.000,00 5.000,00 10.000,00 5.000,00
€ € € € € € €
Totale
300.000,00 € Tabella23–Costidiprogettoperfaseprogettuale
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ALLEGATOA–GliEntiaderentialCIT Gli enti aderenti al CIT sono: Acquafredda Agnosine Alfianello Anfo Angolo Terme Artogne Azzano Mella Bagnolo Mella Bagolino Barbariga Barghe Bassano Bresciano Bedizzole Berlingo Berzo Demo Berzo Inferiore Bienno Bione Borgo San Giacomo Borgosatollo Borno Botticino Bovegno Bovezzo Brandico Braone Breno Brione Caino Calcinato Calvagese della Riviera Capo di Ponte Capovalle Capriolo Carpenedolo Castegnato
Castel mella Castelcovati Castenedolo Casto Cedegolo Cellatica Cerveno Ceto Cevo Cigole Cimbergo Cividate Camuno Coccaglio Collebeato Collio Comezzano Cizzago Concesio Corteno Golgi Dello Desenzano del Garda Edolo Erbusco Esine Fiesse Flero Gambara Gardone Riviera Gardone Val Trompia Gargnano Gavardo Gianico Gottolengo Gussago Idro Incudine Irma
Iseo Isorella Lavenone Leno Limone sul Garda Lodrino Lograto Lonato Longhena Losine Lozio Lumezzane Maclodio Magasa Mairano Malegno Malonno Manerba del Garda Manerbio Marcheno Marmentino Marone Mazzano Milzano Moniga del Garda Monno Monte Isola Monticelli Brusati Montichiari Montirone Mura Muscoline Nave Nuvolento Odolo Offlaga 49
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Ome Ono San Pietro Orzinuovi Orzivecchi Ospitaletto Ossimo Padenghe sul Garda Paderno Franciacorta Paisco Loveno Paitone Palazzolo sull'Oglio Paspardo Passirano Pertica Alta Pertica Bassa Pezzaze Pian Camuno Piancogno Pisogne Polaveno Polpenazze del Garda Poncarale Ponte di legno Pontevico Pontoglio Pozzolengo Pralboino Preseglie Prestine Prevalle
Provaglio d'Iseo Provaglio Val Sabbia Puegnago del Garda Remedello Rezzato Roccafranca Rodengo Saiano Roè Volciano Roncadelle Rovato Rudiano Sabbio Chiese Sale Marasino Salò San Felice del Benaco San Gervasio Bresciano San Zeno Naviglio Sarezzo Saviore dell'Adamello Sellero Seniga Serle Soiano del Lago Sonico Sulzano Tavernole sul Mella Temù Tignale Toscolano Maderno Travagliato
Trenzano Treviso Bresciano Vallio Terme Valvestino Verolanuova Verolavecchia Vestone Vezza d'Oglio Villa Carcina Villachiara Villanuova sul Clisi Vione Visano Vobarno Zone Unione Comuni Alta Valle Camonica Unione Comuni Di Ceto Cimbergo e Paspardo Unione Comuni Valle Del Garza Unione Comuni Valsaviore C.M. Valle Sabbia C.M. Valle Trompia C.M. Parco Alto Garda B.I.M. Vallecamonica C.M. Sebino Bresciano C.M. Valle Camonica
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