CAHIER DES CHARGES
JOINT A L'APPEL D'OFFRES N°
SG/2007 – 01/PO CONCERNANT
Une base de données juridique pour les archives en Europe
Cahier des charges
Appel d’offres – SG/2007 – 01/PO
TABLE DES MATIÈRES I.
CAHIER DES CHARGES ............................................................................................................ 3 I.1 I.2 1.3
I.4
I.5 I.6
II.
Intitulé du marché..............................................................................................................................3 Objectif et contexte du marché..........................................................................................................3 Objet du marché ................................................................................................................................4 I.3.1 Exigences relatives à la base de données ......................................................................4 I.3.2 Caractéristiques conceptuelles de la base de données..................................................5 Éléments à livrer et calendrier ...................................................................................................5 I.4.1 Rôle d’EURBICA et de la Direction des Archives de France .......................................6 I.4.2 Réunions ........................................................................................................................6 I.4.3 Rapports et documents ..................................................................................................7 I.4.4 Calendrier de développement de la base de données....................................................7 I.4.5 Formation technique .....................................................................................................8 Date de début du contrat et durée des tâches.....................................................................................8 Lieu d'exécution des tâches ...............................................................................................................8
CONDITIONS DU CONTRAT .................................................................................................. 10 II.1 II.2 II.3 II.4
Modalités de paiement.....................................................................................................................10 Garanties financières .......................................................................................................................10 Sous-traitance ..................................................................................................................................10 Forme juridique que devra revêtir le groupement de prestataires de services attributaire du marché (le cas échéant) ...................................................................................................................10
III. Forme et contenu de l'offre .......................................................................................................... 12 III.1 III.2
Généralités ......................................................................................................................................12 Structure de l'offre......................................................................................................................... 12 III.2.1 Proposition administrative ..........................................................................................12 III.2.2 Proposition technique..................................................................................................13 III.2.3 Proposition financière..................................................................................................13
IV. PROCEDURE D'EVALUATION ET ATTRIBUTION DU MARCHE..................................... 16 IV.1
IV.2
IV.3 IV.4 IV.5
Étape 1 – Application des critères d'exclusion (exclusion de soumissionnaires)............................16 IV.1.1 Déclaration..................................................................................................................17 IV.1.2 Cas d'exclusion ............................................................................................................16 IV.1.3 Justificatifs...................................................................................................................17 IV.1.4 Sanctions administratives et financières .....................................................................17 Étape 2 – Application des critères de sélection (sélection des soumissionnaires) ..........................17 IV.2.1. Capacité économique et financière du ou des prestataires de services – Pièces justificatives requises...................................................................................................18 IV.2.2. Capacité technique et professionnelle du ou des prestataires de services – Pièces justificatives requises...................................................................................................18 Étape 3 - Application des critères d'attribution (évaluation des offres) ..........................................19 Information des soumissionnaires ...................................................................................................20 Attribution du marché .....................................................................................................................20
ANNEXES 1 2 3 4 5. 6 7 8
Spécifications conceptuelles Projet de contrat de service Identification du soumissionnaire Identification financière Entité légale Tableau pour la proposition financière Déclaration sur l'honneur du soumissionnaire relative aux critères d'exclusion Modèle européen de curriculum vitae 2
22 32 56 58 60 61 63 65
Cahier des charges
I.
CAHIER DES CHARGES
I.1
INTITULÉ DU MARCHÉ
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Une base de données juridique pour les archives en Europe La présente invitation à soumissionner fait suite à la publication de: − l'avis de préinformation 139886 paru au JOUE 2007/ S 114 du 16.06.2007 − l’avis de marché 174130 au JOUE 2007/S 141 du 25.07.2007 I.2
OBJECTIF ET CONTEXTE DU MARCHÉ
La base de données juridique pour l’Europe mettra en place un service paneuropéen d’administration électronique qui fournira un accès transfrontalier aisé au droit national et européen sur la gestion des documents et archives et l’accès à ces documents et archives. Ce service est destiné à promouvoir les meilleures pratiques, à permettre la surveillance et le suivi de la législation applicable ainsi qu'à faire mieux connaître cette législation. Les archivistes et gestionnaires d’archives doivent tenir compte non seulement de la législation en la matière mais aussi de la législation dans des domaines connexes tels que la liberté de l’information, la protection des données, les droits d'auteur et autres droits de propriété intellectuelle. La législation nationale et européenne relative aux archives et aux matières connexes est en outre constamment revue et mise à jour régulièrement. Par ailleurs, le flux croissant d’informations et une coopération transfrontalière accrue nécessite une connaissance approfondie de la législation de divers pays. Il existe manifestement un besoin pour un outil qui permettra aux professionnels des archives et de la gestion d’archives et à d’autres utilisateurs potentiels, comme les administrations publiques, les entreprises et les citoyens, de se tenir informés de la législation applicable et de sa mise en œuvre dans l’UE. La base de données contiendra des informations structurées sur l’ensemble de la législation en matière de gestion d’archives et d’archivage. Elle donnera non seulement une vue d’ensemble, mais aussi une vision comparative des réglementations européennes. De plus, chaque législation étant intimement liée aux traditions juridiques, administratives et culturelles nationales, la base de données juridique contiendra aussi des informations et une analyse qui tiennent compte de ces traditions. La base de données juridique sur les archives contribuera à mettre en œuvre les mesures prioritaires contenues dans la recommandation 2005/835/CE du Conseil du 14 novembre 20051. Le développement de la base de données juridique s'inscrira dans le cadre du programme IDABC2.
1 2
JO L 312 du 29.11.2005, p. 5. JO L 181 du 18.5.2004, p. 23-25 ; décision 2004/387/CE du Parlement européen et du Conseil du 21 avril 2004 relative à la fourniture interopérable de services paneuropéens d'administration en ligne aux administrations publiques, aux entreprises et aux citoyens (IDABC). Voir: http://ec.europa.eu/idabc/en/document/3430/3
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I.3
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OBJET DU MARCHÉ
La base de données juridique sur les archives en Europe a pour objectifs : • la création et la maintenance d’une base de données sur la législation relative aux archives et aux matières connexes, y compris des informations interprétatives et contextuelles, dans l’UE et les États membres qui pourra être utilisée par les administrations publiques, les services d’archives et les citoyens ; • la création d’un cadre européen commun pour l’échange de ce type d’informations ; • la fourniture d’un accès en ligne transfrontalier à ces informations. I.3.1 Exigences relatives à la base de données La base de données juridique se fonde sur quatre principes : − approche analytique et comparative ; − collaboration pour la fourniture et l’édition du contenu ; − système de gestion du contenu basé sur les technologies Open Source ; − accès aisé aux textes juridiques dans les langues officielles des États membres de l’UE grâce à un index bilingue en français et en anglais. a) Approche analytique et comparative •
La base de données fera plus que fournir toute la législation applicable en matière de gestion d’archives et d’archivage, ce qui pourrait être réalisé au moyen de liens vers les sites web juridiques correspondants des États membres. Elle doit également fournir des analyses des textes et des orientations sur la manière dont ils doivent être compris. Cela implique la création de plusieurs sections dans la base de données.
•
L’approche comparative suppose qu'un outil de recherche adapté permettra aux utilisateurs de rechercher des documents fournis dans différentes langues. L’outil de recherche comprendra un moteur de recherche pour des recherches en texte libre et un système de recherche avancée basé sur un index conceptuel bilingue (français et anglais). Cet index doit permettre à l’utilisateur d’obtenir des résultats de recherche appropriés, quelle que soit la langue des textes indexés.
b) Collaboration Les participants au projet, à savoir les États membres et les institutions européennes, se verront attribuer un espace spécifique dans la base de données qu’ils seront chargés de compléter conformément à des lignes directrices et des modèles. Toutes les contributions des membres du projet soumises pour publication dans la base de données seront examinées par un conseil de rédaction qui vérifiera leur conformité aux lignes directrices. Les participants au projet seront responsables de la mise à jour des données et de la fonction de surveillance. Le système doit prévoir les fonctionnalités correspondantes permettant de satisfaire à ces exigences : − possibilité de créer un espace de travail pour chaque membre du projet responsable du contenu, bénéficiant d’un droit d’accès spécifique pour ce seul espace de travail ; − procédure d’autorisation de la publication par un comité de rédaction : les membres du projet proposent leur contribution à travers le système, mais ils ne peuvent les publier directement sur le web sans l’accord préalable du comité de rédaction.
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c) Recours aux technologies «Open Source» Un prototype élaboré par la Direction des archives de France a été conçu sur la base de ces technologies. Il utilise le cadre CPS basé sur la technologie ZOPE, mais il n’est pas obligatoire d’utiliser ce logiciel et cette architecture spécifiques du moment que des technologies Open Source sont proposées. Le contractant proposera pour la base de données un design incluant les logos de l’UE et de l’ICA. d) Accès aux textes dans leur langue originale par un index bilingue La base de données contiendra un texte explicatif (avec plusieurs sections/chapitres) qui donnera aux utilisateurs les informations contextuelles nécessaires pour comprendre le fonctionnement des lois proprement dites. Les textes explicatifs pour chaque pays seront rédigés en français et en anglais. L’index des concepts clés qui fournira des références précises aux éléments correspondants de la législation nationale sera également établi en anglais et en français. Les textes de la législation seront présentés dans la ou les langues officielles du pays concerné, avec une traduction en anglais ou en français au minimum. Dans certains cas, il est possible de fournir les traductions en anglais et en français. De cette manière, la base de données soutient le principe de la diversité linguistique tout en facilitant l’accès. Le but est de permettre aux utilisateurs, s’ils le souhaitent, de trouver la formulation exacte utilisée dans les lois proprement dites. I.3.2 Caractéristiques conceptuelles de la base de données juridique (annexe 1) La recommandation du Conseil du 14 novembre 2005 fait référence aux travaux déjà réalisés par la branche européenne du Conseil international des archives (EURBICA). Le contractant tiendra dûment compte de ces travaux dans le développement de la base de données. Des caractéristiques conceptuelles ont été définies sur la base d’un prototype élaboré par la Direction des Archives de France en coopération avec EURBICA. Ces caractéristiques conceptuelles ainsi que la structure des sections (rubriques) et de l’index de la base de données forment un ensemble clair et cohérent et devront être intégralement respectées par le contractant. Elles sont détaillées à l’annexe 1. Une fois le contrat exécuté, le Conseil international des archives (ICA) sera responsable de la maintenance continue et de l’hébergement de la base de données. Il est impératif que le contractant utilise des logiciels « Open Source » gratuits. Par ailleurs, le contractant se familiarisera avec les outils existants sur le système de l’ICA de manière à garantir une compatibilité technique maximale. I.4
ÉLÉMENTS À LIVRER ET CALENDRIER
Le contractant développera la base de données juridique conformément aux exigences et aux caractéristiques conceptuelles mentionnées à la section I.3 ci-avant et assurera la formation technique à son utilisation conformément au point I.4.5 ci-après.
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Les langues de travail du projet seront l'anglais et le français. Toutes les communications entre le contractant et la Commission s’effectueront en anglais et/ou en français. Le contractant désignera un gestionnaire de projet qui sera responsable, en son nom, de l'exécution du marché. Dans leur offre, les soumissionnaires devront fournir une première version du plan de gestion du projet détaillé. Ce dernier prendra en considération tous les aspects nécessaires à la réalisation du projet dans les délais, notamment une planification des tâches et une feuille de route détaillée pour la production des éléments à livrer et pour la réalisation des activités décrites dans le présent cahier des charges. Il précisera également l’organisation du projet du soumissionnaire et la manière dont le soumissionnaire entend réaliser le projet. Le plan sera examiné lors de la réunion de démarrage (voir ci-dessous) et une version finalisée devra être présentée au plus tard deux semaines après cette réunion. Le plan de gestion de projet sera mis à jour en tant que de besoin pendant toute la durée du contrat. I.4.1 Rôle d’EURBICA et de la Direction des Archives de France La base de données juridique pour les archives en Europe sera développée en étroite coopération avec la branche européenne du Conseil international des archives (EURBICA), une organisation partenaire représentant de nombreuses archives en Europe, et la Direction des Archives de France (DAF) qui a réalisé le projet pilote (cf. I.3.2). Pendant le développement de l’application, la Commission demandera à EURBICA ou un de ses sous-groupes et à la DAF de fournir des conseils sur la base de leur expérience dans le domaine concerné. Cela impliquera également qu’EURBICA et la DAF participeront à l’examen et à l’essai des éléments à livrer intermédiaires conçus par le contractant. Il convient néanmoins de souligner que l'approbation et l'acceptation de tous les éléments à livrer, des rapports, etc. relèvent de la compétence de la Commission européenne. I.4.2 Réunions Une réunion de démarrage sera organisée à Bruxelles, au plus tard deux semaines après la signature du contrat par la Commission, pour examiner le projet de plan de gestion. Lors de cette réunion, le prototype sera présenté en tant que base possible pour un développement ultérieur. Une deuxième réunion sera organisée, probablement en avril 2008, pour examiner la progression du projet et évaluer la première version complète de la base de données. Une réunion finale sera organisée dans les trente jours suivant la présentation de la version finale, probablement en octobre 2008. Un ou plusieurs représentants d'EURBICA et de la DAF participeront à ces réunions. Le contractant sera chargé d'établir les comptes rendus de ces réunions. En principe, les réunions se dérouleront dans les locaux de la Commission à Bruxelles. I.4.3 Rapports et documents 1. Plan de gestion du projet (voir ci-dessus) Le projet de plan de gestion, remis dans le cadre de l’offre, sera examiné lors de la réunion de démarrage et une version finalisée en sera présentée au plus tard deux semaines après cette réunion. Le plan de gestion de projet sera mis à jour en tant que de besoin pendant toute la durée du contrat. 6
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2. Comptes rendus des réunions Le contractant établira les comptes rendus de la réunion de démarrage et des réunions de gestion du projet ultérieures dans les dix jours suivant ces réunions. 3. Rapports mensuels Le contractant présentera des rapports de suivi mensuels, pendant toute la durée du contrat. Ces rapports présenteront de manière concise les progrès réalisés par rapport aux étapes définies pour une période donnée et exposeront les principaux problèmes rencontrés et les solutions mises en œuvre ou proposées. Ils aborderont aussi les éventuelles questions contractuelles ou liées à la gestion. Ces rapports présenteront : − l'état d'avancement du projet, − une liste et une analyse des problèmes éventuellement rencontrés, ainsi que les mesures correctives mises en œuvre ou proposées pour y faire face, − les facteurs favorisant ou freinant la réalisation des objectifs arrêtés, − toute action à mettre en œuvre par la Commission. I.4.4 Calendrier de développement de la base de données Le contractant présentera la solution proposée sous l’angle technique et en démontrera la fonctionnalité en termes de fourniture et d’édition de nouveaux contenus conformément au calendrier ci-après. Le représentant de la Direction des Archives de France (DAF) sera tenu informé de manière détaillée de l'avancement du projet. En particulier, les questions relatives aux caractéristiques conceptuelles et à la structure de la base de données devraient lui être adressées. •
Un nouveau prototype comprenant un index, une interface utilisateur et un dispositif amélioré pour l’ajout de nouveaux contenus sera réalisé par le contractant pour la fin du mois de février 2008.
•
Une première version doit être réalisée et présentée par le contractant lors d’une réunion de suivi intermédiaire à la fin du mois d’avril 2008. Cette version doit comporter toutes les fonctionnalités « d’arrière-guichet » permettant aux utilisateurs autorisés d’éditer les nouveaux contenus et de gérer l’application. Des instructions écrites facilement applicables pour les aider dans cette tâche doivent aussi être fournies à ce stade.
•
Une deuxième version terminée devrait être remise au plus tard fin juin 2008 et proposer une interface et une présentation conviviales. Des instructions écrites facilement applicables permettant aux utilisateurs publics de localiser les informations utiles dans la base de données doivent également être fournies à ce stade, en même temps que la documentation technique relative à la base de données proprement dite.
•
Le contractant apportera des modifications à la base de données en fonction des observations qui lui seront transmises. La version finale doit être prête pour son lancement public au plus tard à la fin du mois de septembre 2008.
Les fonctionnalités précises de la base de données que doit livrer le contractant pour chaque étape définie ci-dessus seront déterminées lors de la réunion de démarrage sur la base du projet de plan de gestion du projet soumis par le contractant dans le cadre de son offre.
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I.4.5 Formation technique La formation technique doit permettre à au moins un représentant de chaque État membre de charger des entrées indexées dans la base de données, de les publier et de les corriger si nécessaire. À la fin de la formation, les représentants doivent être en mesure d’exécuter ces opérations sans assistance et d’expliquer les procédures à leurs collègues. La formation n’a pas pour objet la préparation du contenu destiné à la base de données, qui constituera une opération distincte réalisée par EURBICA. Le contractant devra organiser au minimum quatre sessions de formation avec un maximum de dix participants à chaque session. La formation sera assuré au minimum en anglais et en français. Le contractant illustrera l’utilisation et la manipulation de la base de données à l’aide d’exemples pratiques. Le contractant fournira également la documentation technique en trois langues au minimum (anglais, français, allemand) de manière à permettre aux participants d’approfondir leurs connaissances, puis d‘expliquer les procédures à leurs collègues dans leur pays. Dans cette perspective, les sessions seront de type « formation des formateurs ». Les sessions de formation auront lieu dans un centre de formation informatique mis à disposition par le contractant dans une ou plusieurs villes européennes, facilement accessibles à partir de toute l’Europe. Les participants à la formation prendront en charge leurs frais de déplacement et de séjour. Le projet de plan de gestion du projet contiendra une description précise de la formation. Le contractant mettre en place une assistance téléphonique ou un service d’assistance qui permettra aux participants de poser des questions complémentaires pendant une période prenant fin quatre semaines après le dernier cours de formation. I.5
DATE DE DEBUT DU CONTRAT ET DUREE DES TACHES
Le contrat entre en vigueur à la date de la dernière signature. Il devrait être signé avant la fin de l'année 2007. La durée des tâches ne doit pas dépasser douze mois à compter de la signature du contrat. Cette période est calculée en jours calendrier. La période d'exécution des travaux ne pourra être étendue que moyennant l'accord écrit des parties contractantes avant la fin de la période initialement prévue au contrat. L'exécution des tâches ne peut en aucun cas commencer avant la signature du contrat. I.6
LIEU D'EXÉCUTION DES TÂCHES
Les tâches seront exécutées dans les locaux du contractant. Les sessions de formation auront lieu dans un centre de formation informatique mis à disposition par le contractant dans une ou plusieurs villes européennes, facilement accessibles à partir de toute l’Europe. Des réunions entre la Commission et le contractant pourront avoir lieu dans les locaux de la Commission à Bruxelles.
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II.
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CONDITIONS DU CONTRAT
L'offre sera rédigée en tenant compte des dispositions du projet de contrat de services annexé au présent appel d'offres (annexe 2). Toute restriction, modification ou refus des conditions contractuelles entraînera l'exclusion automatique du soumissionnaire de la procédure de passation du marché. La Commission peut, avant la signature du contrat, soit renoncer au marché, soit annuler la procédure de passation du marché, sans que les soumissionnaires puissent prétendre à une quelconque indemnisation. II.1 MODALITES DE PAIEMENT Les paiements sont effectués conformément aux dispositions figurant dans le projet de contrat de services (annexe 2). II.2 GARANTIES FINANCIERES Non applicable II.3 SOUS-TRAITANCE S'il prévoit de sous-traiter une partie du service, le soumissionnaire doit indiquer dans son offre quelle partie du marché sera sous-traitée et dans quelles proportions (% de la valeur totale du marché). L'offre doit clairement identifier le ou les sous-traitants et établir qu'ils acceptent d'exécuter les tâches conformément aux conditions visées au point 5 de l'appel d'offres, en particulier l'article II.17 du modèle de contrat de services. Le soumissionnaire doit informer le ou les sous-traitants de l'application à leur égard de l'article II.17 du modèle de contrat de services (annexe 2) et l'indiquer dans les documents de sous-traitance. Une fois le contrat signé, l’article II.13 du contrat de services précité régit la sous-traitance. II.4 FORME JURIDIQUE QUE DEVRA REVETIR LE GROUPEMENT DE PRESTATAIRES DE SERVICES ATTRIBUTAIRE DU MARCHE (LE CAS ECHEANT) Les groupements, quelle que soit leur forme juridique, peuvent soumettre une offre. Des soumissionnaires peuvent, après avoir formé un groupement, soumettre une offre commune, sous réserve que les règles de concurrence soient respectées. Ces groupements (ou consortiums) doivent désigner l'entreprise ou la personne qui assumera le rôle de chef de projet et fournir également une copie du mandat autorisant cette entreprise ou cette personne à soumettre une offre. En cas d'attribution, le contrat sera signé par l'entreprise ou la personne qui assumera le rôle de chef de projet, et qui sera, vis-à-vis de la Commission, la seule partie contractante responsable de l'exécution du contrat. Les offres présentées par des consortiums d'entreprises ou des groupements de prestataires de services, de contractants ou de fournisseurs doivent préciser la fonction, les qualifications et l'expérience de chaque membre du consortium ou du groupement. Chaque membre doit fournir tous les documents nécessaires à l'évaluation de l'ensemble de l'offre 9
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au regard des critères d'exclusion, des critères de sélection (dans leur totalité) et des critères d'attribution.
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III. FORME ET CONTENU DE L'OFFRE III.1
GÉNÉRALITÉS
Les offres doivent être rédigées dans une des langues officielles de l'Union européenne. Les offres doivent être claires et concises. Les pages seront numérotées en continu et assemblées de façon cohérente (par exemple, reliées ou agrafées, etc.). Le soumissionnaire étant jugé sur le contenu de son offre écrite, celle-ci doit faire clairement apparaître que le soumissionnaire est en mesure de satisfaire aux exigences du cahier des charges. III.2 STRUCTURE DE L'OFFRE Toute offre doit comprendre trois parties: une proposition administrative, une proposition technique et une proposition financière. III.2.1 Proposition administrative Cette partie doit contenir les informations suivantes, mentionnées sur les formulaires types joints au cahier des charges du présent appel d'offres (annexes 3, 4 et 5): •
Identification du soumissionnaire (annexe 3)
−
Tout soumissionnaire est tenu de fournir une preuve de son inscription, selon les modalités applicables dans le pays d'établissement, dans un registre professionnel ou commercial ou de fournir une déclaration ou un certificat attestant de cette inscription.
−
Si le soumissionnaire est une personne physique, il doit fournir une copie de sa carte d'identité, de son passeport ou de son permis de conduire, ainsi que la preuve de sa couverture sociale en tant que travailleur indépendant.
Tout prestataire de service (y compris les sous-traitants ou tout membre d'un consortium ou d'un groupement) doit remplir et signer le formulaire d'identification figurant dans l'annexe 3 et fournir les documents susmentionnés. Toutefois, les sous-traitants sont dispensés de remplir ou de fournir ces documents lorsque leurs prestations représentent moins de 20 % du marché. •
Identification financière (annexe 4) Un formulaire d’identification bancaire doit être rempli et signé par un représentant mandaté du soumissionnaire ainsi que par son banquier. Un formulaire type est joint dans l'annexe 4 et un formulaire spécifique à chaque État membre est disponible à l'adresse suivante: http://ec.europa.eu/budget/execution/ftiers_fr.htm Dans le cas d'un groupement, ce formulaire ne doit être fourni que par la personne assumant le rôle de chef de projet.
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•
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Entité légale (annexe 5) Le formulaire Entité légale joint dans l'annexe 5 doit être rempli et accompagné d'un certain nombre de justificatifs (dont la liste figure dans le formulaire). Il existe un formulaire pour les personnes physiques, un autre pour les sociétés privées et un troisième pour les entités de droit public. Des formulaires spécifiques à chaque État membre sont disponibles à l'adresse suivante: http://ec.europa.eu/budget/execution/legal_entities_fr.htm Dans le cas d'un groupement, ce formulaire ne doit être fourni que par la personne assumant le rôle de chef de projet.
La Commission se réserve le droit de requérir la production, dans un délai qu’elle précisera dans sa requête, de tout document additionnel relatif à l’offre introduite à des fins d’évaluation et de vérification. III.2.2 Proposition technique Cette partie revêt une importance essentielle pour l'évaluation des offres, pour l'attribution du marché ainsi que pour l'exécution future du contrat éventuel. Certaines lignes directrices sont indiquées ci-dessus, au point I du présent cahier des charges, mais l'attention des soumissionnaires est aussi attirée sur les critères d'attribution, qui définissent les parties de la proposition technique auxquelles ils devront être particulièrement attentifs. La proposition technique doit aborder tous les aspects figurant dans le cahier des charges. Le niveau de détail de l'offre sera extrêmement important pour l'évaluation. Les offres doivent contenir des propositions concernant la méthodologie, la planification et l'organisation des travaux à effectuer ainsi que le projet de plan de gestion du projet mentionné au point I.4. La proposition technique doit répondre aux spécifications techniques détaillées au point I cidessus et contenir, au moins, toutes les informations nécessaires à l'attribution du marché. III.2.3 Proposition financière Toutes les offres doivent contenir une proposition financière (annexe 6). L’attention des soumissionnaires est attirée sur les points suivants: •
les prix doivent être libellés en euros;
•
les prix seront indiqués hors taxes, droits et autres charges, c'est-à-dire également hors TVA, les Communautés en étant exonérées dans l'UE en vertu des articles 3 et 4 du protocole sur les privilèges et immunités des Communautés européennes du 8 avril 1965 (JO L 152 du 13 juillet 1967). Cette exonération est accordée à la Commission par les gouvernements des États membres, soit par voie de remboursement sur présentation de pièces justificatives et a posteriori, soit par voie d'exonération directe. Pour les pays dans lesquels la législation nationale prévoit une exonération par remboursement, le montant de la TVA doit être indiqué séparément. En cas de doute quant au régime de TVA applicable, il appartient au soumissionnaire de prendre contact 12
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avec les autorités de son pays pour obtenir des éclaircissements sur l’exonération de TVA dont bénéficie la Communauté européenne; •
les prix sont fermes et non révisables;
•
le budget maximum disponible (montants a et b ci-dessous) pour le présent projet s'élève à 70 000 euros;
•
le prix servant de référence à l'attribution du marché comporte deux montants : a) le montant rémunérant la totalité des tâches à exécuter, qui est spécifié au point I.3.1 du contrat. L'offre doit faire apparaître, pour chaque catégorie de personnel participant à la réalisation du projet: − le coût total de la main-d'œuvre; − les taux journaliers ainsi que le nombre total de jours (jours/homme) que chaque membre du personnel consacrera au projet; − les autres catégories de coûts, à l'exception des coûts spécifiés au point b) cidessous, en précisant la nature du coût, le montant total, le prix unitaire et la quantité. b) le montant correspondant aux frais remboursables. Ce montant, qui figure au point I.3.2 du projet de contrat de services (annexe 2), correspond aux frais de voyage et aux indemnités journalières qui seront supportés par le contractant en liaison directe avec l'exécution des tâches au titre du contrat. En tout état de cause, ce montant constitue le maximum remboursable pour les frais encourus. Sont remboursables les frais de voyage et les indemnités journalières énumérés dans le cahier des charges conformément aux règles fixées à l'article II.7 du projet de contrat de services (annexe 2). Les barèmes journaliers applicables aux indemnités journalières figurent à l'article I.3.2 du projet de contrat de services. Ce montant sera estimé sur la base des articles du projet de contrat de services précités, ainsi que des données fournies au point I.3 ci-dessus. Il sera obligatoirement séparé du montant mentionné au point a) dans l'offre soumise. Conformément au point I.3.1. du cahier des charges, le contractant sera tenu de participer à 3 réunions dans les locaux de la Commission à Bruxelles : − une réunion de démarrage, − une réunion de suivi complémentaire et − une réunion finale après la remise du produit final.
Les offres impliquant plusieurs prestataires de services doivent détailler, pour chacun de ces prestataires, les montants visés aux points a) et b). Pour formuler leur proposition financière, les soumissionnaires utiliseront le tableau figurant dans l'annexe 6. 13
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Toute proposition doit impérativement contenir toutes les informations ainsi que tous les justificatifs requis par le présent cahier des charges. L'absence des informations ou des documents requis pourrait conduire la Commission à considérer l'offre comme non recevable. La Commission se réserve toutefois le droit de requérir la production, dans un délai qu’elle précisera dans sa requête, de tout document additionnel relatif à l’offre introduite aux fins d’évaluation et de vérification.
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IV.
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PROCEDURE D'EVALUATION ET ATTRIBUTION DU MARCHE
L'évaluation sera basée sur l'offre de chaque soumissionnaire, la Commission se réservant le droit de prendre en compte toute autre information provenant de sources publiques ou spécialisées. Toutes les informations seront évaluées en fonction des critères définis dans le présent cahier des charges, suivant une procédure en trois étapes. Seules les offres satisfaisant aux critères d'une étape seront examinées à l'étape suivante. Chacune de ces étapes tend respectivement à: 1)
vérifier, sur la base des critères d'exclusion, la possibilité pour les soumissionnaires de participer à la procédure de passation de marché;
2)
vérifier, sur la base des critères de sélection, la capacité technique et professionnelle ainsi que la capacité économique et financière de chaque soumissionnaire;
3)
évaluer, sur la base des critères d'attribution, chaque offre ayant passé avec succès les phases d'exclusion et de sélection.
IV.1 ÉTAPE
1
–
APPLICATION SOUMISSIONNAIRES)
DES
CRITERES
D'EXCLUSION
(EXCLUSION
DE
Pour démontrer qu'aucun motif de disqualification reposant sur les critères d'exclusion ne se pose dans leur cas, les soumissionnaires doivent fournir les pièces justificatives précisées au point IV.1.3 ci-dessous et renvoyer le formulaire type figurant dans l'annexe 7. IV.1.1 Déclaration Le soumissionnaire ou son représentant doit remplir et signer le formulaire figurant à l’annexe 7 du présent cahier des charges. Par ce formulaire, le soumissionnaire: − −
indique s’il se trouve ou non dans une ou plusieurs des situations décrites dans le formulaire, et de s’engage à présenter à la Commission tout document additionnel relatif aux critères d’exclusion que la Commission pourrait juger utile de lui demander.
Lorsque l'offre implique plusieurs prestataires de services, chacun d'eux doit fournir les pièces justificatives demandées (voir le point IV.1.3), ainsi que le formulaire. Pour les sous-traitants, seul le formulaire est à fournir, la Commission se réservant le droit de réclamer les pièces justificatives prévues au point IV.1.3. Toute omission, totale ou partielle, imputable à un ou à plusieurs prestataires de services participant à l'offre, pourra conduire la Commission, en application des articles 93 et 94 du règlement financier, à exclure l'offre de la présente procédure.
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IV.1.2 Cas d'exclusion Conformément aux articles 93 et 94 du règlement financier1, les soumissionnaires sont exclus des procédures de sélection et d’attribution s’ils ne satisfont pas aux critères a) à f) visés dans le formulaire type de l’annexe 7. En outre, sont aussi exclus de l’attribution d’un marché les soumissionnaires qui, à l’occasion de la procédure de passation de ce marché, se trouvent en situation de conflit d’intérêts (critère g), se sont rendus coupables de fausses déclarations en fournissant les renseignements exigés par le pouvoir adjudicateur pour leur participation à la procédure de marché ou n’ont pas fourni ces renseignements (critère h). IV.1.3 Justificatifs Le formulaire figurant dans l'annexe 7 indique les pièces justificatives à joindre au formulaire. Le formulaire fera foi pour tous les cas où la déclaration sous serment constitue le seul moyen de preuve, pour autant qu'elle soit réalisée devant une autorité judiciaire ou administrative, un notaire ou un organisme professionnel qualifié du pays d'origine ou de provenance. La Commission se réserve le droit de vérifier ces informations. En renvoyant le formulaire figurant dans l'annexe 7 dûment signé, le soumissionnaire s'engage à faire parvenir à la Commission, dans les sept jours calendrier suivant la réception de la demande de cette dernière, tout document complémentaire jugé utile par la Commission aux fins de vérification. IV.1.4 Sanctions administratives et financières En renvoyant le formulaire de l'annexe 7, dûment signé, le soumissionnaire reconnaît être informé des points suivants. Les soumissionnaires qui se trouvent dans un des cas d'exclusion prévus au point IV.1.2 cidessus peuvent, après avoir été mis en mesure de présenter leurs observations, se voir imposer des sanctions administratives ou financières par la Commission. Ces sanctions sont détaillées à l'article 96 du règlement financier2 et à l'article 133 du règlement établissant les modalités d'exécution du règlement financier3. Les soumissionnaires sont invités à lire attentivement ces dispositions. IV.2 ÉTAPE 2 – APPLICATION SOUMISSIONNAIRES)
DES
CRITERES
DE
SELECTION
(SELECTION
DES
Ce volet de la soumission comprend les critères et éléments relatifs à la capacité technique et professionnelle ainsi qu’à la capacité économique et financière du ou des prestataires de services impliqués dans l’offre. Il devra également comporter tout autre document que le ou les soumissionnaires jugent utile de joindre à leur offre à titre de précision.
1 2 3
JO L 248 du 16.09.2002, p. 1. JO L 248 du 16.09.2002, p. 1 ; JO L 346 du 30.12.2006, p. 1. JO L 357 du 31.12.2002, p. 1 ; JO L 111 du 28.04.2007, p. 13. 16
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Pour que leur offre soit recevable, les soumissionnaires doivent posséder la capacité économique et financière ainsi que la capacité technique et professionnelle requises pour accomplir les tâches visées par le présent appel d'offres. Si plusieurs prestataires de services sont impliqués dans l'offre, chacun d'eux doit posséder et démontrer qu'il possède la capacité économique et financière et la capacité professionnelle et technique requises pour réaliser les tâches qui lui sont attribuées dans l'offre. IV.2.1. Capacité économique et financière du ou des prestataires de services – Pièces justificatives requises Les soumissionnaires doivent posséder une capacité économique et financière suffisante pour garantir l'exécution continue et satisfaisante des tâches tout au long de la durée prévue du contrat. La capacité économique et financière des soumissionnaires sera établie sur la base des documents suivants: les bilans ou extraits de bilans des trois dernières années et une déclaration concernant le chiffre d'affaires global réalisé au cours des trois derniers exercices. Cette règle s'applique à tous les prestataires, quel que soit le pourcentage des tâches qu'ils se proposent de réaliser, dès lors qu'ils choisissent de soumettre une offre. En revanche, si l'offre fait appel à des sous-traitants dont les tâches représentent moins de 20 % du marché, ces soustraitants sont dispensés de fournir la preuve de leur capacité économique et financière. Si, pour une raison exceptionnelle que la Commission estime justifiée, un soumissionnaire n'est pas en mesure de produire l'un ou l'autre des documents mentionnés ci-dessus, il est autorisé à prouver sa capacité économique et financière par tout autre document considéré comme approprié par la Commission. En tout état de cause, cette raison exceptionnelle et sa justification doivent, au minimum, être portées à la connaissance de la Commission par le biais de l’offre. La Commission se réserve le droit de demander tout autre document lui permettant de vérifier la capacité économique et financière du soumissionnaire. IV.2.2. Capacité technique et professionnelle du ou des prestataires de services – Pièces justificatives requises La capacité des prestataires à fournir les services sera évaluée en fonction de leur savoir-faire, de leur efficacité, de leur expérience et de leur fiabilité, notamment sur la base des critères suivants: 1
des ressources adéquates pour développer la base de données juridique décrite dans les spécifications techniques (point I). L'offre doit indiquer les qualifications du personnel composant l'équipe de projet et montrer leur adéquation pour mener à bien le projet.
2
Des ressources adéquates pour la formation technique. L’offre devrait préciser les qualifications des formateurs et la pertinence de la qualifications.
La capacité technique et professionnelle des prestataires participant à l’offre peut être justifiée à l’aide des documents suivants: a)
les titres et qualifications professionnels du prestataire ou du soumissionnaire et/ou des cadres de l'entreprise et, en particulier, du ou des responsables de l'exécution des 17
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tâches. Le modèle européen de curriculum vitæ (annexe 8) sera rempli et signé par toutes les personnes intervenant dans l'exécution des tâches prévues dans l'offre. Le lien précis avec le soumissionnaire et l'implication dans le projet (tâches, responsabilités) devront être décrits (dans le plan de gestion du projet); b)
une liste des principaux services fournis au cours des trois dernières années, indiquant le montant, la date et le lieu des prestations.
c)
une déclaration relative aux effectifs moyens annuels et au nombre de cadres employés par le soumissionnaire au cours des deux dernières années;
d)
une indication de la part du marché que le prestataire de services a éventuellement l'intention de sous-traiter.
En soumettant une offre, chaque prestataire concerné par celle-ci accepte que la Commission vérifie sa capacité technique et professionnelle et, au besoin, les moyens dont il dispose, ainsi que les mesures prises pour contrôler la qualité. L'attention des soumissionnaires est attirée sur le fait que toute omission d'information, totale ou partielle, imputable à un ou à plusieurs prestataires de services participant à l'offre pourra conduire la Commission à exclure l'offre de la suite de la procédure. IV.3 ÉTAPE 3 - APPLICATION DES CRITERES D'ATTRIBUTION (EVALUATION DES OFFRES) Le marché sera attribué à l’offre présentant le meilleur rapport coût-efficacité. Les critères suivants seront appliqués: N°
Critères d'attribution qualitatifs
Pondération (nombre maximal de points)
1
Compréhension des objectifs. Les propositions doivent montrer une compréhension claire des exigences liées à l'élaboration de la base de données juridique et à la formation correspondante.
30
2
Expérience confirmée dans la construction de bases de données à partir de logiciels Open Source répondant aux exigences des utilisateurs
20
3
Capacité technique des personnes qui seront engagées pour développer la base de données, associée à l’aptitude à la communication et à la qualité pédagogique des personnes qui donneront la formation en plusieurs langues
30
4
Clarté, qualité, pertinence et cohérence du projet de plan de gestion de projet en évitant, dans la mesure du possible, toute relation de dépendance vis-à-vis d’un sous-traitant
20
Nombre total de points
100
L'offre retenue sera évaluée en fonction des critères d'attribution qualitatifs ci-dessus et du coefficient de pondération applicable à chaque critère. 18
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Les offres obtenant un total inférieur à 70 % du total des points attribués ou à 50 % des points attribués pour un des critères seront exclues de la suite de la procédure d’évaluation. Critères d’attribution financiers Prix total Les offres dont le prix total est supérieur au montant maximal de 70 000 euros seront exclues de la suite de la procédure d’évaluation. Le contrat sera attribué à l’offre présentant le meilleur rapport coût-efficacité (offre économiquement la plus avantageuse), sur la base du ratio entre le total des points obtenus et le prix. Évaluation finale Total des points au titre de la qualité/Prix L’évaluation des offres portant essentiellement sur la qualité des services proposés, les soumissionnaires développeront tous les aspects abordés par le présent cahier des charges, de manière à obtenir le plus de points possible. Ne reprendre que les exigences exposées dans le présent cahier des charges et dans le rapport de cadrage sans entrer dans les détails ou proposer de valeur ajoutée ne permettra d'obtenir qu'un total de points très médiocre. En outre, si certains éléments essentiels du cahier des charges ne sont pas expressément abordés dans l’offre, la Commission pourra décider d’attribuer la note de zéro pour les critères d’attribution qualitatifs concernés. IV.4 INFORMATION DES SOUMISSIONNAIRES La Commission informera les soumissionnaires des décisions prises concernant l’attribution du marché, y inclus les motifs pour lesquels elle a décidé de renoncer à passer un marché ou de recommencer la procédure. S'il lui en est fait la demande par écrit, la Commission communiquera à tout soumissionnaire écarté les motifs du rejet de son offre et à tout soumissionnaire ayant fait une offre recevable les caractéristiques et les avantages relatifs de l'offre retenue, ainsi que le nom de l'attributaire. Il se peut que certains éléments ne soient pas communiqués, au cas où une telle divulgation ferait obstacle à l’application des lois, serait contraire à l’intérêt public, porterait préjudice aux intérêts commerciaux légitimes d’entreprises publiques ou privées ou pourrait nuire à une concurrence loyale entre celles-ci. IV.5 ATTRIBUTION DU MARCHE Le marché est conclu par un contrat signé par les parties. Les conditions générales applicables aux contrats de services susmentionnées s’appliquent en l'espèce. Après expiration du délai de validité de l'offre, le marché n'est conclu que moyennant l'accord écrit du soumissionnaire. 19
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***************************************** Annexes 1 Spécifications conceptuelles 2 Projet de contrat 3 Identification du soumissionnaire 4 Identification financière 5. Entité légale 6 Tableau pour la proposition financière 7 Déclaration sur l'honneur du soumissionnaire relative aux critères d'exclusion 8 Modèle européen de curriculum vitae
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Annexe 1Spécifications conceptuelles
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ANNEXE 1 Spécifications conceptuelles CONCEPTION DE LA BASE DE DONNEES JURIDIQUES DOCUMENTS EURBICA Cette annexe est composée de documents développés par EURBICA à partir de l’examen du prototype de base de données qui a été réalisé par la direction des Archives de France. Ce prototype n’est pas accessible publiquement, dans la mesure où il reste un outil de travail, mais l’accès en sera facilité au contractant. Les réflexions développées dans l’annexe permettent de préciser l’approche technique générale présentée dans la partie I.3 des cahiers des charges joints à l’appel d’offres. 1. CADRE APPLICATIF : UNE SOLUTION ARTICULEE AUTOUR DE ZOPE ET CPS 3 Le prototype du site EURBICA a été réalisé dans un environnement Zope CPS 3 dont nous présentons ci-après les principales caractéristiques. 1.1. Présentation de la technologie ZOPE est une plate-forme open source (réalisée par la société Zope Corporation) se définissant comme un environnement de développement collaboratif pour créer et gérer des sites web dynamiques. Cette application est essentiellement développée en langages Python et C. ZOPE est un serveur d'applications. Il intègre une base de données objets (ZODB) et a la particularité de gérer la persistance des objets. Très ouvert, il permet de se connecter à des applications externes, à des systèmes de stockage de données externes (SGBD relationnel), à des systèmes de fichiers XML ou à des annuaires LDAP. ZOPE se caractérise par une architecture modulaire particulièrement évolutive. Il suffit d'ajouter des composants métier pour augmenter son potentiel de fonctionnalités. Le CMF (Content Management Framework) est un des meilleurs exemples de composant métier réussi. Très riche en fonctionnalités, il vient compléter admirablement la plate-forme ZOPE, en lui apportant une boite à outil pour la gestion de contenu web. Le Framework CPS (Collaborative Portal Server) est un logiciel libre (licence GPL) fonctionnant sur tous les systèmes d'exploitation, réalisé au-dessus de la plate-forme ZOPE/CMF. CPS étend le CMF en apportant des améliorations d'un point de vue fonctionnel et technique. En natif, le framework CPS propose un grand nombre de fonctionnalités et de possibilités de customisation à adapter en fonction des besoins propres de l'organisation (espaces de travail, rubrique de publication, gestion des rôles et de droits sur des objets, …). L'utilisateur obtient une vue de l'application personnalisée en fonction de son profil.
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1.2. La gestion de contenu Le principe de fonctionnement du framework CPS est de permettre la création d'espaces de travail, accessibles en lecture/écriture suivant un profil donné d'utilisateur(s) ou de groupe(s) d'utilisateurs. Les utilisateurs identifiés créent et stockent des documents dans ces espaces de travail. En général, on identifie et découpe les espaces de travail par entité fonctionnelle ou par projet. Le responsable d'un espace de travail gère les utilisateurs ou membres de son groupe de travail, alloue les rôles qu'il souhaite attribuer à chacun et les droits d'accès aux documents. Lorsqu'un document d'un groupe de travail est validé et doit être diffusé à une population cible autre, l'utilisateur ou le contributeur demande à ce que ce document soit publié dans un ou plusieurs espaces de publication. Dans CPS, un espace de publication correspond à une « section ». Pour chaque section, on définit un responsable de publication. Ce dernier définit la population autorisée à consulter les publications de la section. Il détient également le pouvoir d'autoriser ou non la publication d'un document dans sa section. Pour résumer, il y a donc deux types d'espace distincts : - l'espace de travail dans lequel on fabrique du contenu, - la section dans lequel on consulte le contenu fabriqué. 2. CONCEPTION 2.1. •
Indexation conceptuelle
Approches envisagées
Deux approches ont été examinées pour indexer le contenu à l'aide des concepts : − établir un protocole de publication : les documents sont publiés dans des dossiers qui correspondent à l'implémentation structurelle des concepts / sous-concepts / notion / sous-notion / notions locales. Le moteur de recherche est alors utilisé dans un mode local : on choisit le répertoire dans lequel on effectue la recherche, ce qui revient à choisir un concept. − renseigner un certain nombre de champs qui correspondent pour chacun à un attribut (concept, sous-concept, notion ...) et qui sont rattachés à l'article saisi dans la base : lors de la recherche, l'utilisateur choisit à l'aide de menus déroulants les concepts pour lesquels ils désirent trouver des textes et ensuite effectuer des comparaisons juridiques. •
Mise en oeuvre
L'établissement de protocole de publication ne semble pas envisageable sans modifier l'arborescence déjà établie dans la section «Base juridique». Dans ce cas, Il faudrait créer des sections correspondant aux différents concepts et autres niveaux et abandonner l'arborescence par pays et par « lois & décrets ». De plus, la visibilité s'en trouverait fortement dégradée. Nous considérons que la méthode la plus appropriée est de modifier la structure des documents précédemment créés dans la base juridique, en les enrichissant avec de nouveaux attributs. Il convient ainsi de rajouter autant d'attributs que de niveaux d'indexation. La 22
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sélection de chaque concept se fait à partir d'un menu déroulant qui offre la possibilité de choisir une notion en fonction de la notion-mère précédemment choisie. Lorsqu’un même article de loi doit être rattaché à plusieurs thèmes, lors de la création d'un document, son rédacteur pourra sélectionner plusieurs « concepts» dans une liste à choix multiples, à la place de la liste déroulante initialement proposée. Une nouvelle interface de création des documents est proposée, avec des listes à choix multiples. Plusieurs articles d'une même loi peuvent concerner un même concept : deux cas de figure se présentent : − soit il existe autant de documents dans la base juridique que d'articles pour cette loi : pour chaque document créé, son rédacteur choisit le concept − soit les articles de la loi sont tous regroupés dans le même document et alors il suffit d'affecter le concept à ce seul document. Certains concepts peuvent ne pas faire l’objet d’une référence dans certains textes de lois : dans ce cas, le rédacteur d'un document (texte de loi) ne choisit pas de concept lors de la création du document. Il pourra toutefois modifier le texte de loi ultérieurement pour lui affecter un concept. Enfin, il a été évoqué qu'il est non seulement nécessaire de renvoyer à l'article mais plus précisément à l'alinéa. Cette demande pose certains problèmes pour la conception de l'application. En effet, il est tout à fait normal qu'un même document reprenne l'intégralité d'un article de loi, avec tous ses alinéas. Cependant l'affectation des concepts portent sur l'ensemble du document et non sur une partie. Lorsqu'un alinéa porte sur un thème différent, un nouveau document contenant cet alinéa seul doit être créé et le concept approprié est renseigné. Un nouvel attribut appelé « alinéa » est introduit dans la structure des documents pour fournir les renseignements les plus complets. En opérant de cette manière, la recherche conceptuelle renverra des résultats corrects et exploitables. 2.2. Gestion des concepts Les concepts sont amenés à évoluer dans le temps et principalement avec l'arrivée de nouveaux pays dans le programme d'Eurbica. Chaque pays amène ses traditions en matière d'archives et cela nécessite de pouvoir créer et rajouter de nouvelles notions à partir d'une interface de « gestion de concepts ». Les personnes ayant les droits nécessaires auront accès à la gestion des concepts par un lien dans la boite d'actions (cf. zone grisée dans l'image ci-contre) au niveau des espaces de travail. •
Interface de création / modification
L'administration des concepts nécessite de fournir une interface pour saisir un nouveau concept / notion, le modifier, le supprimer et le traduire.
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Pour rattacher un nouveau concept ou notion à un concept de niveau supérieur, il faut se placer dans ce concept puis choisir « Nouveau » dans la boîte d'actions. Les concepts peuvent être « traduits » dans les langues associées aux membres d'Eurbica. Les langues disponibles correspondent aux langues choisies pour l'outil. L'administrateur du site peut gérer les langues et en ajouter par le menu « Gérer les langues » dans la boite d'actions du portail. Celles-ci viendront se rajouter dans les traductions à renseigner.
•
Ajout d'un niveau d'indexation
En sus des 5 niveaux d'indexation existants, il est possible de créer d'autres niveaux pour affiner le concept rattaché à une loi ou un décret, et ainsi améliorer la recherche comparée. Ce concept doit être créé en se positionnant au niveau 5 et en choisissant le menu « Nouveau » : un nouveau niveau est alors créé comme l'indique la schématisation ci-dessous : Schématisation de l'indexation : Niveau 1 : Concept Niveau 2 : Sous-concept Niveau 3 : Notion Niveau 4 : Sous-notion Niveau 5 : Notions locales Niveaux inférieurs : rattachés au niveau 5 ou inférieur •
Modification des documents
La modification des documents concerne les formulaires de saisie : ceux-ci seront modifiés automatiquement lors de la création de nouveaux niveaux d'indexation, ou même lors de la 24
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modification des concepts existants : pour l'utilisateur final (rédacteur des articles), la gestion des concepts est donc transparente. 2.3. Création de documents Les documents constituent les données de la base juridiques. Leur création s'opère uniquement depuis l'espace de travail (Workspace) et seuls les utilisateurs peuvent publier l'article dans la zone appropriée. Les documents se présentent avec les champs suivants : • un titre • une description • lieu : pays • langue de l'article • le corps de l'article • type d'article • numéro d'alinéa • les niveaux d'indexation : il s'agit de la partie qui diffère par rapport aux attributs des documents existants ; cela remplace le champ « thèmes ».
Afin de faciliter la saisie des concepts, la sélection d'un concept réduit le choix dans la liste des index de niveaux inférieurs. Par exemple, en choisissant « ACCES » comme concept, la 25
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liste des sous-concepts contiendra « Accessibilité/communicabilité », « Service aux usagers », « Recours » et « Secret professionnel » ce qui simplifie le choix de l'utilisateur Ce principe sera également mis en place lors de la recherche de documents. 2.4. Recherche •
Recherche « Plein-texte »
La recherche « Plein-texte » est accessible directement par la boîte de recherche située dans la partie supérieure de chaque page. Elle retourne les résultats pour lesquels les archives (le titre, la description ou le corps de l'article) contiennent le(s) terme(s) à rechercher. L'utilisateur a pour seule filtre dans ce mode la possibilité de choisir à partir de quel endroit s'effectue la recherche : − « sur tout le site », c'est-à-dire dans la base juridique − « ici », c'est-à-dire dans le répertoire courant et dans ses sous-dossiers
Ce mode ne permet à priori que de rechercher des documents portant sur un sujet commun dans une même langue. Il sera nécessaire de connaître plus précisément l'intérêt à y apporter ainsi que son implémentation. •
Recherche conceptuelle
La recherche conceptuelle est utilisée comme un outil de droit archivistique comparé. Elle est accessible par le lien « Recherche avancée » qui apparaît sur chaque page de la base juridique dans la partie « En-tête ». L'utilisateur accède alors à une page de recherche permettant de sélectionner plusieurs filtres : • titre / description • pays • langue • type d'article • concept : cette liste est dynamique, c'est-à-dire mise à jour automatiquement suite aux modifications dans la gestion des concepts Une fois la recherche lancée, les résultats peuvent être ordonnés suivant plusieurs critères (langue, concept, type d'article) : ces critères de tri pourront être sélectionnés dans la page de recherche avancée.
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2.4. Autres développements Le prototype de base juridique représente une des « sections » (non accessible au public) du site www.eurbica.org. À ce titre, elle hérite de tous les paramètres et des aspects communs (charte graphique, modèles de pages, type de documents) du portail. En vue d'une différenciation importante, il faudra établir quels sont les éléments à modifier et ensuite faire les développements adéquats. •
Modification de templates
La modification de la structure des documents « Lois & Décrets » nécessite de revoir l'affichage de ce type de document : Quelle place occupent les nouveaux attributs ? Doit-on les afficher ? Les rubriques « Bibliographie » et « Contact » de la section « Base juridique » n'affichent pas directement le contenu des documents publiés. La modification attendue nécessite de reprendre le modèle de page pour que les références contenues dans les notices bibliographiques ou les contacts soient affichés, sans besoin d'un clic supplémentaire.
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Cahier des charges
•
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Mise à jour dynamique
Une des exigences de la base de données est de disposer d'un contenu le plus à jour possible. Un premier cahier des charges d'Eurbica proposait d'utiliser des liens directs vers les sites fournissant ces actualités, cela au détriment du confort de consultation des articles. Une autre « méthode » repose sur la technologie des canaux RSS : il s'agit d'une méthode de description des actualités publiées sur un site Web ; elle permet de "syndiquer" le contenu publié, en permettant - simplement et de façon automatisée - à d'autres sites Web de republier tout ou partie de ce contenu. L'utilisation des canaux RSS permettrait de résoudre cet inconvénient : en utilisant la syndication de contenu des autres sites, le portail Zope pourrait diffuser les fils RSS correspondant aux articles directement dans la section appropriée sans utiliser de lien vers des sites externes : de plus, il serait alors possible d'intégrer les textes dans les rubriques en y associant la charte graphique de la base juridique. Il faut savoir qu'à l'heure actuelle la plupart des sites n'offrent pas cette technologie de diffusion de l'information. Cependant, il est préférable de ne pas écarter la possibilité d'utiliser les fils RSS, cette technologie de syndication se généralisant sur les portails d'information. •
Création automatique de rubriques
L'arborescence des rubriques pour chaque pays suit un modèle identique, à savoir l'arborescence suivante : • PAYS • [ Subdivision administrative ou territoriale ] (optionnel) • Contexte politique et administratif général • Contexte de l'élaboration des textes • Lois et décrets • Thèmes • Lois • Décrets • Bibliographie • Contact Il pourrait être intéressant de reproduire automatiquement cette arborescence lors de la création d'un nouveau pays, en différenciant les états fédéraux des états centralisés.
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3. PROJET D’INDEX Un projet d’index en français et en anglais basé sur quelques concepts a été élaboré par le groupe de travail EURBICA. Il repose non pas sur une traduction mais sur une définition de concepts archivistiques qui ont été mis en regard. Il ne comporte que deux niveaux. Premier niveau 1. Définitions General definitions
Deuxième niveau générales 1. 2. 3. 4. 5.
2. Structure institutionnelle des Institutional structure for archives
archives 1. 2. 3. 4. 5.
3. Responsabilités, missions, compétences institutions d’archives et des producteurs Responsabilities, missions, competencies archival institutions and producers
des 1. of 2. 3. 4.
4. Propriété Property 5. Protection du patrimoine Protection of archival heritage
Document/archives Records/archives Archives publiques Public records/archives Archives privées Private records/archives Archives audiovisuelles Audiovisuel records/archives Archives électroniques Electronic records/archives Autorité de tutelle Responsible authority Direction des Archives Board of Archives Conseil des archives Advisory board Archives nationales National archives Archives locales Local archives Gestion des archives courantes et intermédiaires Records management Evaluation , sélection et tri des documents Review, appraisal and selection Collecte Acquisition Conservation/préservation Custody/conservation
/ archivistique
6. Accès Access
Droit d’accès Right of access Restrictions d’accès Restricted accès Modalités d’accès Ways of giving access
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4. LISTE DES RUBRIQUES Les rubriques ont été définies comme indiqué ci-dessous : Rubrique 1 Contexte politique et administratif général Political and administrative context Pays/Country Capitale/Capital Superficie/Land Area Population/Population Langue/Language Organisation territoriale et administrative Administrative and territorial organisation Texte libre / 1 page maximum Free text / 1 page maximum Rubrique 2 Contexte légal et réglementaire de la législation des archives Legal Framework for the administration and management of archives Texte libre/ 3 pages maximum Free text/ 3 pages maximum Rubrique 3 Textes Texts Sous-rubriques • Niveau constitutionnel/Constitutional level • Textes primaires/primary législation • Textes secondaires/secondary legislation Rubrique 4 Bibliographie Bibliography Sous-rubriques • Publications/Publications • Références pertinentes/Relevant references • Lien vers les ressources électroniques/Link to web resources Rubrique 5 Contacts Contacts
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Annexe 2 – Projet de contrat de service
PROJET DE CONTRAT DE SERVICE NUMÉRO DE CONTRAT - SG/ – 01/2007 La Communauté européenne (ci-après dénommée «la Communauté»), représentée par la Commission des Communautés européennes (ci-après dénommée «la Commission»), ellemême représentée en vue de la signature du présent contrat par Hubert Szlaszewski, Directeur, SG.B, d'une part, et et de [dénomination officielle complète] forme juridique officielle (supprimer si le contractant est une personne physique ou un organisme de droit public) numéro d’enregistrement légal
(Supprimer si le contractant est un organisme de droit public. Pour les personnes physiques, indiquer leur numéro de carte d’identité ou, à défaut, de leur passeport ou d’un document équivalent.)
[adresse officielle complète] N° du registre de la TVA (effacer si sans objet) (ci-après dénommé(e) «le contractant»), [représenté(e) en vue de la signature du présent contrat par [nom, prénom et fonction]] d'autre part,
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Annexe 2 – Projet de contrat de service
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SONT CONVENU(E)S les conditions particulières et les conditions générales, ainsi que les annexes suivantes: Annexe I –
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Annexe II –
Offre du contractant (n° [compléter] du [compléter])
qui font partie intégrante du présent contrat (ci-après «le contrat»). Les dispositions figurant aux conditions particulières priment sur celles dans d'autres parties du contrat. Les dispositions des conditions générales prévalent sur celles des annexes. Les dispositions du cahier des charges (annexe I) prévalent sur celles de l’offre (annexe II). Sous réserve de ce qui précède, les différents documents formant le contrat sont réputés s’expliquer mutuellement. Toute ambiguïté ou divergence à l’intérieur d’une même partie ou entre parties distinctes sera explicitée ou corrigée par une instruction écrite de la Commission, sans préjudice des droits mentionnés à l’article I.7, si le contractant conteste une telle instruction.
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Annexe 2 – Projet de contrat de service
I - CONDITIONS PARTICULIÈRES
ARTICLE I.1 - OBJET I.1.1. Le contrat a pour objet le développement d’une base de données juridique pour les archives en Europe et la formation technique relative à l’utilisation de la base de données. I.1.2. Le contractant fournit les services qui lui sont confiés conformément au cahier des charges joint en annexe du présent contrat (Annexe 1). ARTICLE I.2 - DUREE I.2.1. Le contrat entre en vigueur à la date de sa signature par la dernière partie contractante. I.2.2. L'exécution des tâches ne peut en aucune circonstance commencer avant la date d'entrée en vigueur du contrat. I.2.3. La durée d'exécution des tâches ne dépassera pas 12 mois. Ce délai et tous les autres délais stipulés dans le contrat sont calculés en jours calendrier. L’exécution des tâches commence à la date d’entrée en vigueur du contrat. Le délai d'exécution des tâches ne peut être prolongé que moyennant l'accord exprès écrit des parties avant l'expiration du délai. ARTICLE I.3 – MONTANT DU MARCHE I.3.1. Le montant total à verser par la Commission en vertu du contrat s'élève à [montant en chiffres et en lettres] euros et couvre l'ensemble des tâches exécutées. I.3.3. Outre le prix total stipulé à l’article I.3.1, les frais de voyage et de séjour sont remboursés conformément à l’article II.7, jusqu’à concurrence de [montant en chiffres et en lettres] euros. L’indemnité journalière visée à l’article II.7.4, point d), se monte à 149,63 euros. 1
ARTICLE I.4 - DÉLAIS ET MODALITÉS DE PAIEMENT
Les paiements au titre du contrat sont effectués conformément à l'article II.4. Il n’est procédé au règlement que si le contractant a rempli toutes ses obligations contractuelles à la date d’envoi de sa facture. Les demandes de paiement sont irrecevables si des paiements dus au titre de périodes précédentes n’ont pas été effectués en raison d’un manquement ou d’une faute du contractant.
1
Les clauses relatives au préfinancement et aux paiements intermédiaires sont facultatives; en revanche, tous les contrats doivent contenir une clause relative au règlement du solde. 33
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Annexe 2 – Projet de contrat de service
I.4.1. Préfinancement : Après la signature du contrat par la dernière partie contractante, dans les 30 jours suivant la réception par la Commission d'une demande de préfinancement, accompagnée de la facture correspondante, un préfinancement d'un montant de [montant en chiffres et en lettres] euros correspondant à 20% du montant total mentionné à l'article I.3.1est versé. I.4.2
Paiements intermédiaires:
Les demandes de paiement intermédiaire du contractant seront admises après la livraison des éléments suivants : • • •
la version finale de la base de données accompagnée du mode d’emploi et de la documentation technique conformément aux instructions du cahier des charges joint au présent contrat, les factures correspondantes, les relevés de frais remboursables au titre de l’article II.7,
à condition que la base de données et son mode d’emploi aient été approuvés par la Commission. La Commission dispose d'un délai de trente jours à compter de la livraison de la base de données et des documents d’accompagnement pour les approuver ou les refuser, et le contractant dispose d'un délai de trente jours pour présenter des informations complémentaires ou une version mise à jour de la base de données. Dans les 30 jours suivant la date d'approbation de la version correspondante de la base de données par la Commission, un paiement intermédiaire de [montant en chiffres et en lettres] EUR, correspondant à 40% du montant total mentionné à l'article I.3.1, est effectué. I.4.3. Paiement du solde: La demande de paiement du solde du contractant sera admise après la livraison des éléments suivants : • • •
les sessions de formation technique et la documentation connexe conformément aux instructions du cahier des charges joint au présent contrat, les factures correspondantes, les relevés de frais remboursables au titre de l’article II.7,
pour autant que les éléments à livrer aient été approuvés par la Commission. La Commission dispose d'un délai de trente jours à compter de la réception pour approuver ou refuser les éléments à livrer, et le contractant dispose d'un délai de trente jours pour présenter des informations complémentaires ou les éléments à livrer adaptés. Dans les 30 jours suivant la date d'approbation des éléments à livrer par la Commission, le paiement du solde, soit [montant en chiffres et en lettres] euros, correspondant à 40 % du montant total mentionné à l'article I.3.1, est effectué. [Pour les contractants établis en Belgique, les dispositions du contrat constituent une demande d’exemption de la TVA n° 450, à condition que le contractant porte la 34
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Annexe 2 – Projet de contrat de service
mention suivante sur sa/ses facture(s): «Exonération de la TVA, article 42, paragraphe 3.3, du code de la TVA» ou une mention équivalente en néerlandais ou en allemand.] [Pour les contractants établis en Italie, les dispositions du contrat constituent une demande d'exemption de la TVA, à condition que le contractant porte la mention suivante sur sa/ses facture(s): «Operazione non imponibile ai sensi dell’articolo 72, comma 3) paragrafo 3 del D.P.R. n. 633 del 26/10/1972 come modificato da ultimo dal D.L. n. 323 del 20/06/1996 convertito in Legge n. 425 dell’8/8/1996».] ARTICLE I.5 – COMPTE BANCAIRE Les paiements sont effectués sur le compte bancaire du contractant, libellé en euros et identifié comme suit: Nom de la banque: [compléter] Adresse complète de l’agence bancaire: [compléter] Identification précise du titulaire du compte: [compléter] Numéro de compte complet, y compris les codes bancaires: [compléter] [Code IBAN2: [compléter]] ARTICLE I.6 – DISPOSITIONS ADMINISTRATIVES GÉNÉRALES Toute communication relative au contrat est effectuée par écrit et mentionne le numéro du contrat. Les courriers ordinaires sont réputés reçus par la Commission à la date de leur enregistrement par le service responsable indiqué ci-dessous. Les communications sont envoyées aux adresses suivantes: Commission: Commission européenne Secrétariat général Direction B – Amélioration de la réglementation et administration Unité B.3 – eDomec et archives BERL 6/298 B-1049 Bruxelles Télécopieur: +32 2 299 0962 Adresse électronique:
[email protected]
Contractant: M./Mme/Mlle [compléter] [Fonction] [Raison sociale] [Adresse officielle complète] ARTICLE I.7 - LOI APPLICABLE ET REGLEMENT DES LITIGES I.7.1. Le contrat est régi par le droit matériel interne belge.
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Code BIC pour les pays sans code IBAN. 35
Appel d’offres – SG/2007 – 01/PO
Annexe 2 – Projet de contrat de service
I.7.2. Tout litige entre les parties résultant de l'interprétation ou de l'application du contrat et ne pouvant être réglé à l'amiable est porté devant les tribunaux de Bruxelles. ARTICLE I.8 – PROTECTION DES DONNEES Les données à caractère personnel mentionnées dans le contrat sont traitées conformément au règlement (CE) n° 45/2001 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données. Elles ne peuvent être traitées qu’aux fins de l’exécution, de la gestion et du suivi du contrat par le Secrétariat général, unité B3 – eDomec et archives, sans préjudice de leur éventuelle transmission aux organes chargés d’une mission de contrôle ou d’inspection en application du droit communautaire. Le contractant dispose d’un droit d’accès aux données à caractère personnel le concernant et de rectification de celles-ci. Pour toute question concernant ces dernières, le contractant s’adresse au Secrétariat général, unité B3 – eDomec et archives. Le contractant a le droit de saisir à tout moment le contrôleur européen de la protection des données.
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Annexe 2 – Projet de contrat de service
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II - CONDITIONS GENERALES ARTICLE II.1 - EXECUTION DU CONTRAT II.1.1. Le Contractant exécute le Contrat selon les meilleures pratiques professionnelles. Le Contractant est seul responsable du respect de toutes les obligations légales qui lui sont applicables, notamment celles découlant du droit du travail, du droit fiscal et du droit social. II.1.2. Les démarches nécessaires à l'obtention de tous permis et autorisations requis pour l'exécution du Contrat, en vertu des lois et règlements en vigueur au lieu où les tâches confiées au Contractant doivent être exécutées, incombent exclusivement au Contractant. II.1.3. Sans préjudice de l'article II.3, toute référence au personnel du Contractant dans le Contrat renvoie exclusivement à des personnes participant à l'exécution du Contrat. II.1.4. Le Contractant doit veiller à ce que toute personne prenant part à l'exécution du Contrat ait les qualifications et l'expérience professionnelles requises pour l'accomplissement des tâches qui lui sont assignées. II.1.5. Le Contractant ne peut pas représenter la Commission ni se comporter d'une manière susceptible de donner cette impression. Il est tenu d'informer les tiers qu'il n'appartient pas à la fonction publique européenne. II.1.6. Le Contractant est seul responsable du personnel exécutant les tâches qui lui sont confiées. Dans le cadre des relations de travail ou de service avec son personnel, le Contractant est tenu de préciser: • que le personnel exécutant les tâches confiées au Contractant ne peut recevoir d'ordres directs de la Commission, • que la Commission ne peut en aucun cas être considérée comme l'employeur dudit personnel et que ce dernier s'engage à n'invoquer à l'égard de la Commission aucun droit résultant de la relation contractuelle entre la Commission et le Contractant. II.1.7. En cas d'incident lié à l'action d'un membre du personnel du Contractant travaillant dans les locaux de la Commission, ou en cas d'inadéquation de l'expérience et/ou des compétences d'un membre du personnel du Contractant avec le profil requis par le Contrat, le Contractant procède à son remplacement sans délai. La Commission a le droit de demander, en exposant ses motifs, le remplacement du membre du personnel en cause. Le personnel de remplacement doit posséder les qualifications nécessaires et être capable de poursuivre l'exécution du Contrat dans les mêmes conditions contractuelles. Le Contractant est responsable de tout retard dans l'exécution des tâches qui lui sont confiées imputable à un remplacement de personnel opéré conformément au présent article. II.1.8. Si un événement imprévu, une action ou une omission entrave directement ou indirectement l'exécution des tâches, partiellement ou totalement, le Contractant, sans délai et de sa propre initiative, l'enregistre et le signale à la Commission. Le rapport contient une description du problème, une indication de la date à laquelle il est apparu 37
Annexe 2 – Projet de contrat de service
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et des mesures prises par le Contractant pour respecter toutes ses obligations contractuelles. Dans un tel cas, le Contractant accorde la priorité à la résolution du problème plutôt qu'à la détermination des responsabilités. II.1.9. Si le Contractant n'exécute pas ses obligations contractuelles conformément aux dispositions du Contrat, la Commission peut - sans préjudice de son droit de résilier ledit Contrat - réduire ou récupérer ses paiements proportionnellement à l'inexécution constatée. La Commission peut en outre appliquer des sanctions, ou des dommagesintérêts comme le stipule l'article II.16. ARTICLE II.2 - RESPONSABILITE II.2.1. Sauf en cas de faute intentionnelle ou de faute grave de sa part, la Commission ne peut être tenue pour responsable des dommages survenus au Contractant à l'occasion de l'exécution du Contrat. II.2.2. Le Contractant est responsable des pertes, dommages et dégâts causés par sa personne lors de l'exécution du Contrat, y compris dans le cadre des sous-contrats prévus à l'article II.13. La Commission ne peut pas être tenue responsable d'actes ou de manquements commis par le Contractant lors de l'exécution du Contrat. II.2.3. Le Contractant assume toute indemnisation en cas d'action, de réclamation ou de procédure engagée par un tiers contre la Commission à la suite de tout dommage causé par le Contractant lors de l'exécution du Contrat. II.2.4. Lors de toute action intentée par un tiers contre la Commission, en relation avec l'exécution du Contrat, le Contractant prête assistance à la Commission. Les frais encourus à cette fin par le Contractant peuvent être supportés par la Commission. II.2.5. Le Contractant souscrit les assurances couvrant les risques et dommages relatifs à l'exécution du Contrat requises par la législation applicable. Il souscrit les assurances complémentaires qui sont d'usage dans son secteur d'activité. Une copie de tous les contrats d'assurance concernés est transmise à la Commission, si elle le demande. ARTICLE II.3 - CONFLIT D'INTERETS II.3.1. Le Contractant prend toutes les mesures nécessaires pour prévenir toute situation susceptible de compromettre l'exécution impartiale et objective du Contrat. Un conflit d'intérêts peut résulter notamment d'intérêts économiques, d'affinités politiques ou nationales, de liens familiaux ou sentimentaux, ou de toutes autres relations ou tous intérêts communs. Tout conflit d'intérêts surgissant pendant l'exécution du Contrat doit être signalé sans délai et par écrit à la Commission. En cas de conflit de cette nature, le Contractant prend immédiatement toutes les mesures nécessaires pour y mettre fin. La Commission se réserve le droit de vérifier que lesdites mesures sont appropriées et d'exiger, le cas échéant, que des mesures complémentaires soient prises dans le délai qu'elle prescrit. Le Contractant s'assure que les membres de son personnel et de ses organes d'administration et de direction ne se trouvent pas dans une situation pouvant donner lieu à un conflit d'intérêts. Sans préjudice de l'article II.1, le Contractant remplace, immédiatement et sans exiger de la Commission une quelconque compensation, tout membre de son personnel qui serait exposé à une telle situation. 38
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II.3.2. Le Contractant s'abstient de tout contact de nature à compromettre son indépendance. II.3.3. Le Contractant déclare • •
qu'il n'a pas fait, et s'engage à ne pas faire, d'offre, de quelque nature que ce soit, dont un avantage pourrait être tiré au titre du Contrat, qu'il n'a pas consenti, recherché, cherché à obtenir ou accepté, et s'engage à ne pas consentir, rechercher, chercher à obtenir ou accepter, d'avantage, financier ou en nature, en faveur ou de la part d'une quelconque personne lorsque cet avantage constitue une pratique illégale ou relève de la corruption, directement ou indirectement, en ce qu'il revient à une gratification ou une récompense liée à l'exécution du Contrat.
II.3.4. Le Contractant répercute par écrit toutes les obligations pertinentes auprès des membres de son personnel et de ses organes d'administration et de direction, ainsi qu'auprès des tiers participant à l'exécution du Contrat. Une copie des instructions données et des engagements conclus à cet égard est envoyée à la Commission, si elle le demande. ARTICLE II.4 - PAIEMENTS II.4.1. Préfinancement: Le Contractant constitue la garantie financière éventuellement exigée à l'article I.4.1, sous la forme d'une garantie bancaire ou d'une garantie équivalente fournie par une banque ou un établissement financier agréé (le garant), pour un montant égal à celui indiqué au même article, afin de couvrir le préfinancement prévu dans le Contrat. Cette garantie peut être remplacée par le cautionnement solidaire d'un tiers. Le garant paie à la Commission, à sa demande, un montant correspondant aux sommes versées par elle au Contractant et non encore couvertes par des prestations équivalentes de ce dernier. Le garant intervient en qualité de garant à première demande et ne peut exiger que la Commission poursuive le débiteur principal (le Contractant). La garantie doit stipuler qu'elle entre en vigueur au plus tard à la date à laquelle le Contractant reçoit le préfinancement. La Commission libère le garant de ses obligations dès que le Contractant a démontré que le préfinancement concerné a été couvert par des prestations équivalentes. La garantie est conservée jusqu'à ce que le préfinancement ait été déduit des paiements intermédiaires ou du paiement du solde au Contractant. Elle est libérée le mois suivant. Les frais occasionnés par la fourniture de cette garantie sont à la charge du Contractant. II.4.2. Paiements intermédiaires: À la fin de chacune des périodes indiquées à l'Annexe I, le Contractant présente à la Commission une demande officielle de paiement, accompagnée de ceux des documents suivants qui sont prévus par les Conditions Particulières: ¾ un rapport technique intermédiaire établi conformément aux instructions de l'Annexe I; ¾ les factures concernées, mentionnant le numéro de référence du Contrat auquel elles se rapportent; ¾ les relevés de frais remboursables au titre de l'article II.7. 39
Annexe 2 – Projet de contrat de service
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Si le paiement est subordonné à la remise du rapport, à compter de sa réception, la Commission dispose du délai stipulé dans les Conditions Particulières, pour: ¾ l'approuver, avec ou sans observations ou réserves, ou suspendre le délai et demander des informations complémentaires; ou ¾ le refuser et demander un nouveau rapport. En l'absence de réponse de la Commission dans le délai prescrit, le rapport est réputé approuvé. L'approbation du rapport n'emporte reconnaissance ni de sa régularité, ni du caractère authentique, complet ou exact des déclarations et informations qui y sont contenues. Si, après avoir refusé le document qui lui a été soumis, la Commission demande un nouveau rapport, celui-ci lui est présenté dans le délai stipulé dans les Conditions Particulières. Le nouveau rapport est également soumis aux dispositions précitées. II.4.3. Paiement du solde: Dans les soixante jours suivant l'achèvement des tâches visées à l'Annexe I, le Contractant présente à la Commission une demande officielle de paiement, accompagnée de ceux des documents suivants qui sont prévus par les Conditions Particulières: ¾ un rapport technique final établi conformément aux instructions de l'Annexe I; ¾ les factures concernées, mentionnant le numéro de référence du Contrat auquel elles se rapportent; ¾ les relevés de frais remboursables au titre de l'article II.7. Si le paiement est subordonné à la remise du rapport, à compter de sa réception, la Commission dispose du délai stipulé dans les Conditions Particulières, pour: ¾ l'approuver, avec ou sans observations ou réserves, ou suspendre le délai et demander des informations complémentaires; ou ¾ le refuser et demander un nouveau rapport. En l'absence de réponse de la Commission dans le délai prescrit, le rapport est réputé approuvé. L'approbation du rapport n'emporte reconnaissance ni de sa régularité, ni du caractère authentique, complet ou exact des déclarations et informations qui y sont contenues. Si, après avoir refusé le document qui lui a été soumis, la Commission demande un nouveau rapport, celui-ci lui est présenté dans le délai stipulé dans les Conditions Particulières. Le nouveau rapport est également soumis aux dispositions précitées. ARTICLE II.5 - DISPOSITIONS GENERALES CONCERNANT LES PAIEMENTS II.5.1. Les paiements sont réputés effectués à la date de débit du compte de la Commission. II.5.2. Les délais de paiement stipulés à l'article I.4 peuvent être suspendus par la Commission à tout moment, par la notification au Contractant que sa demande de paiement n'est pas recevable, soit parce que la créance n'est pas exigible, soit parce qu'elle n'est pas étayée par les pièces justificatives requises. En cas de doute sur l'éligibilité de la dépense mentionnée dans la demande de paiement, la Commission peut suspendre le délai de paiement aux fins de vérifications complémentaires, notamment un contrôle sur place, afin de déterminer, avant le règlement, si la dépense est éligible. 40
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La Commission notifie cette suspension au Contractant par lettre recommandée avec accusé de réception, ou par un moyen équivalent. La suspension prend effet à compter de la date d'envoi de la lettre. Le reste du délai visé à l'article I.4 recommence à courir à la levée de la suspension. II.5.3. En cas de paiement tardif, le Contractant peut demander à bénéficier d'un intérêt de retard, au plus tard deux mois après la date de réception du paiement. L'intérêt est calculé au taux appliqué en dernier lieu par la Banque centrale européenne à ses principales opérations de refinancement ("le taux de référence"), majoré de sept points de pourcentage ("la marge"). Le taux de référence applicable est celui en vigueur le premier jour du mois où le paiement est exigible. Ce taux est publié au Journal officiel de l'Union européenne, série C. L'intérêt porte sur la période écoulée entre le jour calendrier suivant la date limite de paiement et la date du paiement incluse. Une suspension des paiements par la Commission ne peut être considérée comme un retard de paiement. ARTICLE II.6 - RECOUVREMENT II.6.1. Lorsque le total des versements effectués est supérieur au montant effectivement dû au titre du Contrat ou lorsqu'un recouvrement est justifié aux termes du Contrat, le Contractant rembourse le montant correspondant en euros dès la réception de la note de débit, selon les modalités et dans les délais fixés par la Commission. II.6.2. À défaut de paiement dans le délai indiqué dans la demande de remboursement, la somme due porte intérêt au taux mentionné à l'article II.5.3. L'intérêt est dû à compter du jour calendrier suivant la date d'exigibilité jusqu'au jour calendrier où la dette est intégralement remboursée. II.6.3. La Commission peut, après notification au Contractant, recouvrer des créances certaines, liquides et exigibles par voie de compensation lorsque, de son côté, le Contractant détient une créance certaine, liquide et exigible sur les Communautés. Elle peut également les prélever sur la garantie, s'il en est prévu. ARTICLE II.7 - REMBOURSEMENTS II.7.1. Si les Conditions Particulières ou l'Annexe I le prévoient, la Commission rembourse les frais qui sont directement liés à l'exécution des tâches, sur présentation des pièces justificatives originales, notamment les reçus et les tickets utilisés. II.7.2. Les frais de voyage et de séjour sont remboursés, le cas échéant, sur la base de l'itinéraire le plus court. II.7.3. Les frais de voyage sont remboursés comme suit: a) les voyages aériens sont remboursés jusqu'à concurrence du prix maximum d'un billet en classe économique au moment de la réservation; b) les voyages par bateau ou par chemin de fer sont remboursés jusqu'à concurrence du prix maximum d'un billet de première classe; c) les déplacements en voiture sont remboursés au prix d'un seul billet de train en première classe pour le même parcours et dans la même journée; 41
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d) les déplacements en dehors du territoire communautaire sont remboursables aux conditions générales susmentionnées, sous réserve de l'accord préalable écrit de la Commission. II.7.4. Les frais de séjour sont remboursés sur la base d'une indemnité journalière, comme suit: a) pour les déplacements inférieurs à 200 km (aller-retour), aucune indemnité journalière n'est versée; b) les indemnités journalières ne sont dues qu'après réception d'une pièce justificative prouvant la présence de la personne concernée au lieu de destination; c) les indemnités journalières couvrent forfaitairement la totalité des frais de séjour, y compris le logement, les repas, le transport local, les assurances et les menues dépenses; d) les indemnités journalières sont versées, le cas échéant, au taux stipulé à l'article I.3.3. II.7.5 Le coût du transport des équipements ou des bagages non accompagnés est remboursé à condition que la Commission ait donné son autorisation écrite au préalable. ARTICLE II.8 - PROPRIETE DES RÉSULTATS - PROPRIETE INTELLECTUELLE ET INDUSTRIELLE Tous les résultats ou droits y afférents, notamment les droits d'auteur et autres droits de propriété intellectuelle ou industrielle, obtenus dans le cadre de l'exécution du Contrat sont la propriété exclusive de la Communauté, qui peut les exploiter, les publier ou les céder à son gré, sans limitation géographique ou d'une autre nature, sous réserve de l'existence de droits antérieurs à la conclusion du Contrat. ARTICLE II.9 - CONFIDENTIALITÉ II.9.1. Le Contractant s'engage à traiter de manière strictement confidentielle toute information et tout document liés à l'exécution du Contrat, et à ne pas les utiliser ni les divulguer à des tiers. Le Contractant demeure tenu par cet engagement après l'achèvement des tâches. II.9.2. Le Contractant obtient de tous les membres de son personnel et de ses organes d'administration et de direction l'engagement de respecter le caractère confidentiel de toute information liée, directement ou indirectement, à l'exécution des tâches, et de ne divulguer à des tiers, ou d'utiliser pour leur profit personnel ou celui de tiers, aucun document ni aucune information qui n'auraient pas été rendus publics, même après l'achèvement desdites tâches. ARTICLE II.10 - UTILISATION, DIFFUSION ET PUBLICATION D'INFORMATIONS II.10.1. Le Contractant autorise la Commission à traiter, à utiliser, à diffuser et à publier, à toutes fins, par tous moyens et sur tous supports, les données figurant dans le Contrat ou en rapport avec ce dernier, notamment l'identité du Contractant, l'objet et la durée 42
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du Contrat, le montant versé et les rapports. Lorsqu'il s'agit de données à caractère personnel, l'article I.8 est applicable. II.10.2. Sauf disposition contraire des Conditions Particulières, la Commission n'est pas tenue de diffuser ou de publier les documents et informations livrés en exécution du Contrat. Si elle décide de ne pas publier les documents ou informations ainsi livrés, le Contractant ne peut les diffuser ou les faire publier ailleurs qu'avec l'autorisation préalable écrite de la Commission. II.10.3. Toute diffusion ou publication par le Contractant d'informations relatives au Contrat doit être préalablement autorisée par écrit par la Commission et doit mentionner le montant versé par la Communauté. Elle précise que les points de vue qui y sont exposés reflètent exclusivement l'opinion du Contractant et ne constituent pas une prise de position formelle de la Commission. II.10.4. L'utilisation d'informations dont le Contractant a eu connaissance à l'occasion du Contrat à d'autres fins que l'exécution de ce dernier est interdite, sauf autorisation préalable expresse et écrite de la Commission. ARTICLE II. 11 - DISPOSITIONS FISCALES II.11.1. Le Contractant est seul responsable du respect de la législation fiscale applicable. Tout manquement invalide les factures présentées. II.11.2. Le Contractant reconnaît que la Commission est, en principe, exonérée de tous droits et taxes, notamment de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), en application des dispositions des articles 3 et 4 du Protocole sur les privilèges et immunités des Communautés européennes. II.11.3. A cette fin, le Contractant effectue les démarches nécessaires auprès des autorités compétentes afin de s'assurer de l'exemption des droits et taxes, notamment de la TVA, pour les biens et services nécessaires à l'exécution du Contrat. II.11.4. Les factures présentées par le Contractant indiquent son lieu d'assujettissement à la TVA et mentionnent séparément les montants hors TVA et les montants TVA incluse. ARTICLE II.12 - FORCE MAJEURE II.12.1. On entend par "force majeure" toute situation ou tout événement imprévisible et exceptionnel, indépendant de la volonté des parties et non imputable à la faute ou à la négligence de l'une d'elles ou d'un sous-traitant, qui empêche l'une des parties d'exécuter une ou plusieurs de ses obligations contractuelles et qui n'a pas pu être surmonté en dépit de toute la diligence déployée. Les défauts des équipements, du matériel ou des matériaux, leur mise à disposition tardive, les conflits du travail, les grèves et les difficultés financières ne peuvent être invoqués comme cas de force majeure que s'ils sont la conséquence directe d'un cas de force majeure établi. II.12.2. Sans préjudice de l'article II.1.8, si l'une des parties contractantes est confrontée à un cas de force majeure, elle en avertit sans délai l'autre partie par lettre recommandée 43
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avec accusé de réception, ou par un moyen équivalent, en précisant la nature, la durée probable et les effets prévisibles de cet événement. II.12.3. Aucune des parties contractantes n'est considérée comme ayant manqué ou contrevenu à ses obligations contractuelles si elle n'a pu les exécuter en raison d'une force majeure. Lorsque le Contractant est empêché, par un cas de force majeure, de remplir ses obligations contractuelles, son droit au paiement de la rémunération se limite aux tâches effectivement exécutées. II.12.4. Les parties contractantes prennent toutes mesures nécessaires pour réduire au minimum leurs éventuels dommages. ARTICLE II.13 - SOUS-CONTRATS II.13.1. Le Contractant ne peut, sans l'autorisation préalable écrite de la Commission, conclure des sous-contrats ni faire exécuter, de facto, le Contrat par des tiers. II.13.2. Même lorsque la Commission autorise le Contractant à conclure des sous-contrats avec des tiers, il n'est pas libéré pour autant des obligations qui lui incombent envers la Commission en vertu du Contrat et il assume seul l'entière responsabilité de sa bonne exécution. II.13.3. Le Contractant veille à ce que le sous-contrat n'affecte pas les droits et garanties dont la Commission bénéficie en vertu du Contrat, et notamment de son article II.17. ARTICLE II.14 - CESSION II.14.1. Le Contractant ne peut céder tout ou partie des droits et obligations découlant du Contrat sans l'autorisation préalable écrite de la Commission. II.14.2. En l'absence de l'autorisation visée au paragraphe 1 ou en cas de non-respect des conditions dont elle est assortie, la cession effectuée par le Contractant n'est pas opposable à la Commission et n'a aucun effet à son égard. ARTICLE II.15 - RESILIATION PAR LA COMMISSION II.15.1. La Commission peut résilier le présent contrat dans les cas suivants: (a)
si le Contractant est en état ou fait l'objet d'une procédure de faillite, de liquidation, de règlement judiciaire ou de concordat préventif, de cessation d'activité, ou s'il est dans toute situation analogue résultant d'une procédure de même nature existant dans les législations et réglementations nationales;
(b)
si le Contractant a fait l'objet d'une condamnation prononcée par un jugement ayant autorité de chose jugée, pour tout délit affectant sa moralité professionnelle;
(c)
si, en matière professionnelle, le Contractant a commis une faute grave constatée par tout moyen que les pouvoirs adjudicateurs peuvent justifier;
(d)
si le Contractant n’a pas rempli ses obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale ou ses obligations relatives au paiement de ses impôts selon les dispositions légales du pays où il est établi, ou celles du pays dont le droit est applicable au Contrat ou encore celles du pays où le marché doit s'exécuter; 44
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(e)
si le Contractant fait l'objet, de la part de la Commission, de graves soupçons de fraude, de corruption, de participation à une organisation criminelle ou de toute autre activité illégale portant atteinte aux intérêts financiers des Communautés;
(f)
si le Contractant ne respecte pas ses obligations stipulées à l'article II.3;
(g)
si le Contractant s'est rendu coupable de fausses déclarations en fournissant les renseignements exigés par la Commission pour sa participation au marché, ou n'a pas fourni ces renseignements;
(h)
lorsqu'une modification de la situation juridique, financière, technique ou de l'organisation chez le Contractant est susceptible, selon la Commission, d'affecter l'exécution du Contrat de manière substantielle;
(i)
si l'exécution des tâches n'a pas effectivement débuté dans les trois mois1 suivant la date prévue à cet effet et que la nouvelle date proposée, le cas échéant, est considérée comme inacceptable par la Commission;
(j)
si le Contractant ne peut, par sa propre faute, obtenir un permis ou une autorisation nécessaire à l'exécution du Contrat;
(k)
si le Contractant persiste à ne pas remplir ses obligations contractuelles, même après avoir reçu une mise en demeure écrite indiquant la nature du manquement supposé et lui laissant un délai raisonnable pour y remédier.
II.15.2. En cas de force majeure, notifiée conformément à l'article II.12, chaque partie contractante peut résilier le Contrat si son exécution ne peut être assurée pendant une durée correspondant à au moins un cinquième de la durée visée à l'article I.2.3. II.15.3. Préalablement à toute résiliation en application des points e), h) et k), le Contractant aura la possibilité de soumettre ses observations. La résiliation prend effet à compter de la date de réception de la lettre recommandée avec accusé de réception résiliant le Contrat, ou à compter de toute autre date mentionnée dans la lettre de résiliation. II.15.4. Effets de la résiliation: Si la Commission résilie le Contrat conformément au présent article, et sous réserve des autres dispositions du Contrat, le Contractant renonce à réclamer l'indemnisation des préjudices indirects, notamment la perte de bénéfices attendus consécutive à l'inachèvement des travaux. Dès la réception de la lettre de résiliation du Contrat, le Contractant prend toutes mesures nécessaires pour réduire les coûts au minimum, pour éviter les dommages et pour annuler ou réduire ses engagements. Il établit les documents requis par les Conditions Particulières pour les tâches exécutées jusqu'à la date de prise d'effet de la résiliation, dans un délai maximum de soixante jours à compter de celle-ci. La Commission peut exiger l’indemnisation de tout dommage occasionné et peut récupérer toute somme versée au Contractant dans le cadre du Contrat. Après la résiliation, la Commission peut engager tout autre contractant pour achever les travaux. La Commission est en droit de réclamer au Contractant le remboursement de tout coût supplémentaire occasionné par l’achèvement desdits 1
Ce délai peut être modifié dans les Conditions Particulières en fonction de la nature du marché. 45
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travaux, sans préjudice de tout autre droit ou de toute autre garantie stipulé en faveur de la Commission dans le présent Contrat. ARTICLE II.16 - DOMMAGES-INTÉRÊTS Si le Contractant n'exécute pas ses obligations contractuelles dans le délai fixé par le Contrat, la Commission peut décider de lui imposer le paiement de dommagesintérêts équivalents à 0,2%2 du montant stipulé à l'article I.3.1 par jour calendrier de retard, et ce indépendamment de la responsabilité contractuelle réelle ou potentielle du Contractant et du droit de la Commission de résilier le Contrat. Le Contractant peut contester cette décision dans les trente jours de sa notification, par lettre recommandée avec accusé de réception ou par tout moyen équivalent. En l'absence de réaction de sa part ou d'annulation écrite par la Commission dans les trente jours suivant la réception de la contestation, la décision imposant le paiement des dommages-intérêts devient exécutoire. Ces dommages-intérêts ne sont pas appliqués s'il est prévu des intérêts en cas de retard d'achèvement. La Commission et le Contractant reconnaissent expressément que toute somme payable au titre du présent article correspond à des dommages-intérêts et non à une sanction, et qu'elle représente une compensation raisonnable des pertes susceptibles d'être occasionnées par l'inexécution des obligations. ARTICLE II.17- CONTRÔLES ET AUDITS II.17.1. En vertu de l'article 142 du règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes, la Cour des comptes européenne est habilitée à contrôler les documents détenus par les personnes physiques ou morales bénéficiant de paiements issus du budget des Communautés européennes dès la signature du Contrat jusqu'au cinquième anniversaire de la date de paiement du solde. II.17.2. La Commission ou un organe externe de son choix a les mêmes droits que la Cour des comptes européenne en ce qui concerne les vérifications et les contrôles portant sur le respect des dispositions contractuelles dès la signature du Contrat jusqu'au cinquième anniversaire de la date de paiement du solde. II.17.3. En outre, l'Office européen de lutte antifraude est susceptible d'effectuer des contrôles et vérifications sur place, conformément au règlement (CE, Euratom) n° 2185/96 du Conseil et au règlement (CE) n° 1073/1999 du Parlement et du Conseil, dès la signature du Contrat jusqu'au cinquième anniversaire de la date de paiement du solde. ARTICLE II.18 - AVENANTS Toute modification du Contrat doit faire l'objet d'un avenant écrit conclu par les parties contractantes. Aucun accord verbal ne peut lier les parties contractantes à cet effet. ARTICLE II.19 - SUSPENSION DU CONTRAT 2
Le taux journalier des dommages-intérêts peut être modifié dans les Conditions Particulières si l'objet du marché le justifie. 46
Annexe 2 – Projet de contrat de service
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Sans préjudice de son droit de résiliation, la Commission peut, à tout moment et pour toute raison, suspendre l’exécution de tout ou partie des tâches prévues par le Contrat. Cette suspension prend effet à la date à laquelle le Contractant en reçoit notification par lettre recommandée avec accusé de réception ou par tout moyen équivalent, ou à une date ultérieure indiquée dans la notification. À la suite d’une suspension, la Commission peut demander à tout moment au Contractant de reprendre les travaux concernés. Le Contractant ne peut exiger d'indemnisation en cas de suspension de tout ou partie des tâches prévues au Contrat. SIGNATURES Pour le Contractant,
Pour la Commission,
[dénomination sociale/prénom/nom/fonction]
[prénom/nom/fonction]
signature(s): _______________________
signature(s): ______________________
Fait à [Bruxelles], le [date]
Fait à [Bruxelles], le [date]
en deux exemplaires en français.
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Annexe 2 – Projet de contrat de services
Annexe I Spécifications techniques I OBJET DU MARCHE La base de données juridique sur les archives en Europe a pour objectifs : • la création et la maintenance d’une base de données sur la législation relative aux archives et aux matières connexes, y compris des informations interprétatives et contextuelles, dans l’UE et les États membres qui pourra être utilisée par les administrations publiques, les services d’archives et les citoyens ; • la création d’un cadre européen commun pour l’échange de ce type d’informations ; • la fourniture d’un accès en ligne transfrontalier à ces informations. I.1 Exigences relatives à la base de données La base de données juridique se fonde sur quatre principes : − approche analytique et comparative ; − collaboration pour la fourniture et l’édition du contenu ; − système de gestion du contenu basé sur les technologies Open Source ; − accès aisé aux textes juridiques dans les langues officielles des États membres de l’UE grâce à un index bilingue en français et en anglais. a) Approche analytique et comparative •
La base de données fera plus que fournir toute la législation applicable en matière de gestion d’archives et d’archivage, ce qui pourrait être réalisé au moyen de liens vers les sites web juridiques correspondants des États membres. Elle doit également fournir des analyses des textes et des orientations sur la manière dont ils doivent être compris. Cela implique la création de plusieurs sections dans la base de données.
•
L’approche comparative suppose qu'un outil de recherche adapté permettra aux utilisateurs de rechercher des documents fournis dans différentes langues. L’outil de recherche comprendra un moteur de recherche pour des recherches en texte libre et un système de recherche avancée basé sur un index conceptuel bilingue (français et anglais). Cet index doit permettre à l’utilisateur d’obtenir des résultats de recherche appropriés, quelle que soit la langue des textes indexés.
b) Collaboration Les participants au projet, à savoir les États membres et les institutions européennes, se verront attribuer un espace spécifique dans la base de données qu’ils seront chargés de compléter conformément à des lignes directrices et des modèles. Toutes les contributions des membres du projet soumises pour publication dans la base de données seront examinées par un conseil de rédaction qui vérifiera leur conformité aux lignes directrices. Les participants au projet seront responsables de la mise à jour des données et de la fonction de surveillance. Le système doit prévoir les fonctionnalités correspondantes permettant de satisfaire à ces exigences : − possibilité de créer un espace de travail pour chaque membre du projet responsable du contenu, bénéficiant d’un droit d’accès spécifique pour ce seul espace de travail ; 48
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− procédure d’autorisation de la publication par un comité de rédaction : les membres du projet proposent leur contribution à travers le système, mais ils ne peuvent les publier directement sur le web sans l’accord préalable du comité de rédaction. c) Recours aux technologies «Open Source» Un prototype élaboré par la Direction des archives de France a été conçu sur la base de ces technologies. Il utilise le cadre CPS basé sur la technologie ZOPE, mais il n’est pas obligatoire d’utiliser ce logiciel et cette architecture spécifiques du moment que des technologies Open Source sont proposées. Le contractant proposera pour la base de données un design incluant les logos de l’UE et de l’ICA. d) Accès aux textes dans leur langue originale par un index bilingue La base de données contiendra un texte explicatif (avec plusieurs sections/chapitres) qui donnera aux utilisateurs les informations contextuelles nécessaires pour comprendre le fonctionnement des lois proprement dites. Les textes explicatifs pour chaque pays seront rédigés en français et en anglais. L’index des concepts clés qui fournira des références précises aux éléments correspondants de la législation nationale sera également établi en anglais et en français. Les textes de la législation seront présentés dans la ou les langues officielles du pays concerné, avec une traduction en anglais ou en français au minimum. Dans certains cas, il est possible de fournir les traductions en anglais et en français. De cette manière, la base de données soutient le principe de la diversité linguistique tout en facilitant l’accès. Le but est de permettre aux utilisateurs, s’ils le souhaitent, de trouver la formulation exacte utilisée dans les lois proprement dites. I.2 Caractéristiques conceptuelles de la base de données juridique (annexe 1) La recommandation du Conseil du 14 novembre 2005 fait référence aux travaux déjà réalisés par la branche européenne du Conseil international des archives (EURBICA). Le contractant tiendra dûment compte de ces travaux dans le développement de la base de données. Des caractéristiques conceptuelles ont été définies sur la base d’un prototype élaboré par la Direction des Archives de France en coopération avec EURBICA. Ces caractéristiques conceptuelles ainsi que la structure des sections (rubriques) et de l’index de la base de données forment un ensemble clair et cohérent et devront être intégralement respectées par le contractant. Elles sont détaillées à l’annexe 1. Une fois le contrat exécuté, le Conseil international des archives (ICA) sera responsable de la maintenance continue et de l’hébergement de la base de données. Il est impératif que le contractant utilise des logiciels « Open Source » gratuits. Par ailleurs, le contractant se familiarisera avec les outils existants sur le système de l’ICA de manière à garantir une compatibilité technique maximale.
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Annexe 2 – Projet de contrat de service
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II ÉLEMENTS A LIVRER ET CALENDRIER Le contractant développera la base de données juridique conformément aux exigences et aux caractéristiques conceptuelles mentionnées à la section I.3 ci-avant et assurera la formation technique à son utilisation conformément au point I.4.5 ci-après. Les langues de travail du projet seront l'anglais et le français. Toutes les communications entre le contractant et la Commission s’effectueront en anglais et/ou en français. Le contractant désignera un gestionnaire de projet qui sera responsable, en son nom, de l'exécution du marché. Dans leur offre, les soumissionnaires devront fournir une première version du plan de gestion du projet détaillé. Ce dernier prendra en considération tous les aspects nécessaires à la réalisation du projet dans les délais, notamment une planification des tâches et une feuille de route détaillée pour la production des éléments à livrer et pour la réalisation des activités décrites dans le présent cahier des charges. Il précisera également l’organisation du projet du soumissionnaire et la manière dont le soumissionnaire entend réaliser le projet. Le plan sera examiné lors de la réunion de démarrage (voir ci-dessous) et une version finalisée devra être présentée au plus tard deux semaines après cette réunion. Le plan de gestion de projet sera mis à jour en tant que de besoin pendant toute la durée du contrat. II.1 Rôle d’EURBICA et de la Direction des Archives de France La base de données juridique pour les archives en Europe sera développée en étroite coopération avec la branche européenne du Conseil international des archives (EURBICA), une organisation partenaire représentant de nombreuses archives en Europe, et la Direction des Archives de France (DAF) qui a réalisé le projet pilote (cf. I.3.2). Pendant le développement de l’application, la Commission demandera à EURBICA ou un de ses sous-groupes et à la DAF de fournir des conseils sur la base de leur expérience dans le domaine concerné. Cela impliquera également qu’EURBICA et la DAF participeront à l’examen et à l’essai des éléments à livrer intermédiaires conçus par le contractant. Il convient néanmoins de souligner que l'approbation et l'acceptation de tous les éléments à livrer, des rapports, etc. relèvent de la compétence de la Commission européenne. II.2 Réunions Une réunion de démarrage sera organisée à Bruxelles, au plus tard deux semaines après la signature du contrat par la Commission, pour examiner le projet de plan de gestion. Lors de cette réunion, le prototype sera présenté en tant que base possible pour un développement ultérieur. Une deuxième réunion sera organisée, probablement en avril 2008, pour examiner la progression du projet et évaluer la première version complète de la base de données. Une réunion finale sera organisée dans les trente jours suivant la présentation de la version finale, probablement en octobre 2008. Un ou plusieurs représentants d'EURBICA et de la DAF participeront à ces réunions. Le contractant sera chargé d'établir les comptes rendus de ces réunions. En principe, les réunions se dérouleront dans les locaux de la Commission à Bruxelles.
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Annexe 2 – Projet de contrat de service
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II.3 Rapports et documents 1. Plan de gestion du projet (voir ci-dessus) Le projet de plan de gestion, remis dans le cadre de l’offre, sera examiné lors de la réunion de démarrage et une version finalisée en sera présentée au plus tard deux semaines après cette réunion. Le plan de gestion de projet sera mis à jour en tant que de besoin pendant toute la durée du contrat. 2. Comptes rendus des réunions Le contractant établira les comptes rendus de la réunion de démarrage et des réunions de gestion du projet ultérieures dans les dix jours suivant ces réunions. 3. Rapports mensuels Le contractant présentera des rapports de suivi mensuels, pendant toute la durée du contrat. Ces rapports présenteront de manière concise les progrès réalisés par rapport aux étapes définies pour une période donnée et exposeront les principaux problèmes rencontrés et les solutions mises en œuvre ou proposées. Ils aborderont aussi les éventuelles questions contractuelles ou liées à la gestion. Ces rapports présenteront : − l'état d'avancement du projet, − une liste et une analyse des problèmes éventuellement rencontrés, ainsi que les mesures correctives mises en œuvre ou proposées pour y faire face, − les facteurs favorisant ou freinant la réalisation des objectifs arrêtés, − toute action à mettre en œuvre par la Commission. II.4 Calendrier de développement de la base de données Le contractant présentera la solution proposée sous l’angle technique et en démontrera la fonctionnalité en termes de fourniture et d’édition de nouveaux contenus conformément au calendrier ci-après. Le représentant de la Direction des Archives de France (DAF) sera tenu informé de manière détaillée de l'avancement du projet. En particulier, les questions relatives aux caractéristiques conceptuelles et à la structure de la base de données devraient lui être adressées. •
Un nouveau prototype comprenant un index, une interface utilisateur et un dispositif amélioré pour l’ajout de nouveaux contenus sera réalisé par le contractant pour la fin du mois de février 2008.
•
Une première version doit être réalisée et présentée par le contractant lors d’une réunion de suivi intermédiaire à la fin du mois d’avril 2008. Cette version doit comporter toutes les fonctionnalités « d’arrière-guichet » permettant aux utilisateurs autorisés d’éditer les nouveaux contenus et de gérer l’application. Des instructions écrites facilement applicables pour les aider dans cette tâche doivent aussi être fournies à ce stade.
•
Une deuxième version terminée devrait être remise au plus tard fin juin 2008 et proposer une interface et une présentation conviviales. Des instructions écrites facilement applicables permettant aux utilisateurs publics de localiser les informations utiles dans la base de données doivent également être fournies à ce stade, en même temps que la documentation technique relative à la base de données proprement dite. 51
Annexe 2 – Projet de contrat de service
•
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Le contractant apportera des modifications à la base de données en fonction des observations qui lui seront transmises. La version finale doit être prête pour son lancement public au plus tard à la fin du mois de septembre 2008.
Les fonctionnalités précises de la base de données que doit livrer le contractant pour chaque étape définie ci-dessus seront déterminées lors de la réunion de démarrage sur la base du projet de plan de gestion du projet soumis par le contractant dans le cadre de son offre. II.5 Formation technique La formation technique doit permettre à au moins un représentant de chaque État membre de charger des entrées indexées dans la base de données, de les publier et de les corriger si nécessaire. À la fin de la formation, les représentants doivent être en mesure d’exécuter ces opérations sans assistance et d’expliquer les procédures à leurs collègues. La formation n’a pas pour objet la préparation du contenu destiné à la base de données, qui constituera une opération distincte réalisée par EURBICA. Le contractant devra organiser au minimum quatre sessions de formation avec un maximum de dix participants à chaque session. La formation sera assuré au minimum en anglais et en français. Le contractant illustrera l’utilisation et la manipulation de la base de données à l’aide d’exemples pratiques. Le contractant fournira également la documentation technique en trois langues au minimum (anglais, français, allemand) de manière à permettre aux participants d’approfondir leurs connaissances, puis d‘expliquer les procédures à leurs collègues dans leur pays. Dans cette perspective, les sessions seront de type « formation des formateurs ». Les sessions de formation auront lieu dans un centre de formation informatique mis à disposition par le contractant dans une ou plusieurs villes européennes, facilement accessibles à partir de toute l’Europe. Les participants à la formation prendront en charge leurs frais de déplacement et de séjour. Le projet de plan de gestion du projet contiendra une description précise de la formation. Le contractant mettre en place une assistance téléphonique ou un service d’assistance qui permettra aux participants de poser des questions complémentaires pendant une période prenant fin quatre semaines après le dernier cours de formation. III DATE DE DEBUT DU CONTRAT ET DUREE DES TACHES Le contrat entre en vigueur à la date de la dernière signature. Il devrait être signé avant la fin de l'année 2007. La durée des tâches ne doit pas dépasser douze mois à compter de la signature du contrat. Cette période est calculée en jours calendrier. La période d'exécution des travaux ne pourra être étendue que moyennant l'accord écrit des parties contractantes avant la fin de la période initialement prévue au contrat. L'exécution des tâches ne peut en aucun cas commencer avant la signature du contrat.
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Annexe 2 – Projet de contrat de service
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IV LIEU D'EXECUTION DES TACHES Les tâches seront exécutées dans les locaux du contractant. Les sessions de formation auront lieu dans un centre de formation informatique mis à disposition par le contractant dans une ou plusieurs villes européennes, facilement accessibles à partir de toute l’Europe. Des réunions entre la Commission et le contractant pourront avoir lieu dans les locaux de la Commission à Bruxelles.
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Annexe 2 – Projet de contrat de service
Appel d'offres – SG/2007 – 01/PO
Annexe II Offre du contractant L'offre du contractant (N° …. de ….) fait parti intégrale du contrat
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Annexe 3 – Identification du soumissionnaire
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ANNEXE 3 IDENTIFICATION DU SOUMISSIONNAIRE (Chaque prestataire de services, y compris le ou les sous-traitants ou tout membre du consortium ou groupement, est tenu de remplir et de signer le présent formulaire d'identification)
Appel d'offres SG/2007– 01/PO Identité Nom du soumissionnaire Statut juridique du soumissionnaire Date d’enregistrement Pays d’enregistrement Numéro d’enregistrement Numéro de TVA Description de la couverture en matière de sécurité sociale légale (au niveau de l'État membre d'origine) et extralégale (assurances complémentaires pour les risques professionnels)1 Adresse Adresse du siège social du soumissionnaire Le cas échéant, adresse administrative du soumissionnaire pour les besoins du présent appel Personne de contact Nom: Prénom: Titre (par exemple: Dr, M., Mme): Fonction (par exemple: directeur): Numéro de téléphone: Numéro de télécopieur: Adresse électronique:
1
Pour les personnes physiques
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Annexe 3 – Identification du soumissionnaire
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Représentants légaux Nom et fonction des représentants légaux et autres représentants du soumissionnaire autorisés à signer des contrats avec des tiers Déclaration d’un représentant autorisé de l’organisation2 Le soussigné déclare que les informations fournies dans la présente offre sont exactes et que l’offre est valide.
Nom:
Signature:
Prénom:
2
Son nom doit obligatoirement figurer sur la liste des représentants légaux, sous peine de voir la signature de l'offre invalidée.
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Annexe 4 – Identification financière
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Annexe 4 IDENTIFICATION FINANCIERE à remplir par le soumissionnaire et son organisme financier Un formulaire d’identification bancaire doit être rempli et signé par un représentant mandaté du soumissionnaire ainsi que par son banquier. L’attention du soumissionnaire est attirée sur le fait que le présent document est un modèle et qu’un formulaire spécifique à chaque État membre est disponible à l’adresse Internet suivante: http://ec.europa.eu/budget/execution/ftiers_fr.htm
En cas de groupement, le présent formulaire ne doit être fourni que par la personne qui assumera le rôle de chef de projet.
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Annexe 4 – Identification financière
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Annexe 5 – Formulaire "Entité légale"
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Annexe 5 FORMULAIRE «ENTITE LEGALE» À remplir par le soumissionnaire Le formulaire «Entité légale» doit être rempli et accompagné des pièces probantes mentionnées dans le formulaire. Il existe des formulaires distincts pour les personnes physiques, les sociétés privées et les entités de droit public. Des formulaires spécifiques à chaque État membre sont disponibles à l’adresse suivante: http://ec.europa.eu/budget/execution/legal_entities_fr.htm Seuls sont recevables les originaux des documents ou les copies certifiées conformes, à condition qu'ils datent de moins de six mois. En cas de groupement, le présent formulaire ne doit être fourni que par la personne qui assumera le rôle de chef de projet.
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Annexe 6 – Proposition financière
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ANNEXE 6 PROPOSITION FINANCIERE1 (tous les montants doivent être exprimés en euros)
PRIX TOTAL² Ressources humaines
Autres coûts
Sous-total de la partie a)
Sous-total de la partie b)
TOTAL
Remarques: Partie a) Le montant rémunérant la totalité des tâches à exécuter, mentionné à l’article I.3.1 du contrat
•
L'offre doit faire apparaître, pour chaque catégorie de personnel chargé de la réalisation du projet: − le coût total de la main-d’œuvre; − les taux journaliers ainsi que le nombre total de jours que chaque membre du personnel consacrera au projet.
Ressources humaines2
Personne / rôle*
Taux journalier (prix unitaire)
Nombre total de jours
TOTAL * Catégorie de personnel concernée: directeur, consultant, expert, secrétaire, ...
Remarques:
1 2
Voir point III.2.3. du cahier des charges. Ajoutez des lignes si nécessaire 60
Sous-total
Annexe 6 – Proposition financière
•
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L’offre doit faire apparaître les autres catégories de coûts, à l’exception des coûts visés à la partie b) ci-dessous, en précisant la nature du coût, le montant total, le prix unitaire et la quantité.
Estimation des autres frais² Nature du coût
Prix unitaire
Quantité
Sous-total
TOTAL Remarques: Partie b) Le montant correspondant aux frais remboursables Ce montant correspond aux frais de voyage et de séjour supportés par le contractant, en liaison directe avec l'exécution des tâches prévues au contrat. Ces frais seront remboursés conformément aux dispositions de l’article II.7. du projet de contrat de services (annexe 5). Les taux journaliers applicables aux frais de séjour sont indiqués à l’article I.3.2 du projet de contrat de services. Conformément au point I.3.1. du cahier des charges, le contractant sera tenu de participer à 5 réunions dans les locaux de la Commission à Bruxelles. Il sera représenté par deux personnes au maximum. Le contractant devrait en outre présenter MoReq2 lors d’une réunion des membres du forum DLM qui se tiendra à Berlin dans le courant de la période avril-juin 2007 et en Slovénie au cours du premier semestre de 2008.
Frais de voyage et de séjour remboursables (en euros)3
Destination
Catégorie de personnel *
Nbre de personnes
Nbre de déplacem ents
Moyens de transport
TOTAL * **
ex.: directeur, consultant, expert, secrétaire, … sur la base des trajets de retour
Remarques:
3
Ajoutez des lignes si nécessaire
61
Durée totale
Frais de déplaceme nt
Frais de séjour
Total euros
Annexe 7 – Formulaire relatif aux critères d'exclusion
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ANNEXE 7 FORMULAIRE RELATIF AUX CRITERES D'EXCLUSION Je soussigné, Nom de la société ou de l'organisme: Siège: Numéro d'enregistrement: Numéro de TVA: Nom du signataire du formulaire (mandataire autorisé à représenter le soumissionnaire vis-àvis de tiers et agissant pour le compte de la société ou de l'organisme susmentionné):
déclare sur l'honneur que la société ou l'organisme qu'il représente: a)
n'est pas en état ou ne fait pas l'objet d'une procédure de faillite, de liquidation, de règlement judiciaire ou de concordat préventif, de cessation d'activité, ou n'est pas dans une situation analogue résultant d'une procédure de même nature existant dans les législations et réglementations nationales;
b)
n'a pas fait l'objet d'une condamnation prononcée par un jugement ayant autorité de chose jugée pour tout délit affectant sa moralité professionnelle;
c)
n'a pas commis de faute grave en matière professionnelle, constatée par tout moyen que les pouvoirs adjudicateurs peuvent justifier;
d)
a rempli ses obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale ou ses obligations relatives au paiement de ses impôts selon les dispositions légales du pays où il est établi ou celles du pays du pouvoir adjudicateur ou encore celles du pays où le marché doit s’exécuter;
e)
n’a pas fait l’objet d’un jugement ayant autorité de chose jugée pour fraude, corruption, participation à une organisation criminelle ou toute autre activité illégale portant atteinte aux intérêts financiers des Communautés;
f)
n’a pas été déclaré en défaut grave d’exécution en raison du non-respect de ses obligations contractuelles suite à la procédure de passation d’un autre marché ou à la procédure d’octroi d’une subvention financée par le budget communautaire.
La Commission accepte comme preuve suffisante que le soumissionnaire: •
ne se trouve dans aucun des cas mentionnés aux points a), b) ou e) ci-dessus, la production d'un extrait récent du casier judiciaire ou, à défaut, d'un document équivalent récent délivré par une autorité judiciaire ou administrative du pays d'origine ou de provenance faisant apparaître que ces exigences sont satisfaites;
62
Annexe 7 – Formulaire relatif aux critères d'exclusion
•
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ne se trouve pas dans le cas mentionné au point d) ci-dessus, un certificat récent délivré par l’autorité compétente de l’État concerné. Lorsqu’un tel document ou certificat n’est pas délivré par le pays concerné, il peut être remplacé par une déclaration sous serment ou, à défaut, solennelle faite par l’intéressé devant une autorité judiciaire ou administrative, un notaire ou un organisme professionnel qualifié du pays d’origine ou de provenance.
Suivant la législation nationale du pays d’établissement du soumissionnaire, les documents énumérés ci-dessus concernent les personnes morales et les personnes physiques, y compris, lorsque la Commission l’estime nécessaire, les chefs d’entreprise ou toute personne ayant le pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle du soumissionnaire. La Commission se réserve le droit de vérifier les informations fournies. En renvoyant le présent formulaire, dûment signé, le soumissionnaire s’engage à transmettre à la Commission, dans les sept jours calendrier suivant la réception de la demande de cette dernière, tout document complémentaire jugé utile aux fins de vérification. En outre, le soussigné déclare sur l’honneur: g)
h)
qu'à la date de présentation de l'offre, l'entreprise ou l'organisation qu'il ou elle représente et le personnel proposé pour cette offre: −
ne sont affectés par aucun conflit d'intérêts dans le cadre du marché; un conflit d'intérêts peut résulter notamment d'intérêts économiques, d'affinités politiques ou nationales, de liens familiaux ou sentimentaux, ou de tout autre type de relations ou d'intérêts communs;
−
feront connaître au service adjudicateur, sans délai, toute situation constitutive d’un conflit d’intérêts ou susceptible de conduire à un conflit d’intérêts;
−
n'ont pas fait, et s'engagent à ne pas faire, d'offre, de quelque nature que ce soit, dont un avantage pourrait être tiré au titre du présent marché;
−
n'ont pas consenti, recherché, cherché à obtenir, ou accepté, d'avantage, financier ou autre, en faveur ou de la part d'une quelconque personne constituant une pratique illégale ou relevant de la corruption, directement ou indirectement, en tant qu'incitation ou récompense liée à l'attribution du marché;
que les renseignements fournis à la Commission dans le cadre du présent appel d'offres sont exacts, sincères et complets.
En signant le présent formulaire, le soussigné reconnaît avoir pris connaissance des sanctions administratives et financières précisées à l’article 96 du règlement financier (JO L 248 du 16 septembre 2002, p. 1) et à l’article 133 du règlement établissant les modalités d’exécution du règlement financier (JO L 357 du 31 décembre 2002, p. 1), qui pourraient être appliquées si une des situations décrites aux points a) à h) ci-dessus venait à survenir. Nom complet
Date
Signature
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Annexe 8 – Curriculum vitae européen
Appel d'offres – SG/2007 – 01/PO
ANNEXE 8 CURRICULUM VITAE EUROPEEN Pour télécharger le fichier : EUROPass website
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